MDS-Gestão de processosna Certificação de Entidades Beneficentes de Assistência Social
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Gestão de processos na Certificação de Entidades Beneficentes de
Assistência Social
BPM Day Brasília
Justificativa do projeto
Razões de escolha da Certificação de Entidades Beneficentes de Assistência Social (CEBAS)
• Gestão por processos numa organização funcional: mudança de paradigma
• Existência de elevado passivo na área
• Escopo restrito com definição clara dos atores envolvidos
• Patrocínio da liderança
SETEMBRO/14 OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO JANEIRO
Cronograma do projeto
Planejamento
S1 Entendimento da Situação Atual
S2 Análise de Alinhamento
S3 Análise de Melhorias
S6 Plano de Implantação
S5 Desenho da Situação Futura
S4 Análise de Quantidade de Recursos
De jan/2015 a ago/2015 ocorre o período de monitoramento mensal e calibração das melhorias.
Recapitulando – Objetivo do Trabalho
A partir da visão de futuro construída junto ao Secretário Executivo do MDS, definimos os objetivos e norte do trabalho
Objetivo Central: Cumprir o tempo de
decisão previsto por lei (6 meses)
Objetivo para o Legado: Reduzir o tamanho do
Passivo
Objetivo para o Futuro: Reduzir a quantidade de
Diligências
Norte do ProjetoAumentar a agilidade,
transparência e segurança do processo
Diagnóstico de Tempo para Decisão
O tempo médio para decisão de um requerimento, desconsiderando o passivo, era de 10 meses.
Acrescentando o período que um processo aguarda para entrar na análise, aumentaria para 47 meses
Solicitar
CertificaçãoRealizar Triagem
Analisar
Solicitações
Solicitação
Recebida
Solicitação
vira
Processo
Processo
entra
na Análise
Retorno
de
Diligência
Término
da Análise
Apreciação
e
Decisão
3 meses 37 meses
Expedição
de
Diligência
3 meses2 semanas 2 semanas 3 meses
TEMPO MÉDIO ATUAL PARA DECISÃO 47 meses10 meses
sem passivo com passivo
3. A arrecadação da cota patronal é o grande risco do CEBAS
4. A política pública é o grande nortedo CEBAS
2. Não depender de mudanças na legislação
1. Não depender do aumento do quantitativo de pessoas
Premissas das Soluções
Para a construção das soluções, utilizamos algumas diretrizes como premissas, para que o trabalho realizado fosse efetivo e as soluções fossem implantadas com maior facilidade
Esforço Realizado
Durante os dois meses iniciais do trabalho, a equipe realizou diversas reuniões com diferentes atores do processo afim de entender a realidade interna e externa do problema
- Entrevista qualitativa com 9 Entidades
- Reunião do CNAS
- 3 Reuniões com MS
- Reunião com o MEC
- Reunião com um Órgão Gestor e CMAS
- 300+ horas de reunião com a Equipe da DRSP
- Grupos de Trabalho para o desenho das soluções
- Pesquisa quantitativa com Entidades com e sem CEBAS
Processo de Análise As Is
Havia duplicidade de atividades entre pré-análise e análise. Além disso, o ciclo de apreciação e decisão era longo e se repetia na Coordenação, Departamento e Secretaria. Por último, o tratamento de denúncias era desconexo com os demais processos
AnálisePré-Análise
ChecklistDocumental
Análise Parecer
Apreciação eDecisão
Tratar denúncias
Processo de Análise To Be
Eliminação de atividades sobrepostas e uso de bases de dados relacionadas às entidades de assistência social para a apreciação e decisão, além da definição de parâmetros de supervisão.
Requisitos Legais
ChecklistDocumental
Análise de Atividade Parecer
Apreciação eDecisão
Parecer
Análise de Alto Risco Apreciação eDecisão
Análise de Baixo Risco
Classificaçãodo Risco
Análise de Atividade
Supervisão
Recurso
SISCCENSO SUAS
Resumos das Melhorias
A partir do diagnóstico e redesenho, estas melhorias foram implementadas com êxito e estão agrupadas entre incrementais e disruptivas.
Solicitar Certificação
Realizar Triagem
Analisar Solicitações
Analisar Recursos
Tratar Denúncias
ã
Melhorias Incrementais
Melhorias Disruptivas
Criação da Cartilha CEBAS e ativação de
canais de comunicação
Simplificação do Modelo de Parecer e Ofício de Diligência
Utilização de Painel de Gestão à Vista
Criação de Ritos de gestão da equipe
Instauração do Processo de Supervisão
Apreciaçãofundamentada em
cruzamento de dados
Criação do e-mail diligência CEBAS
Revisão do Processo de Análise de Recursos
Resultados
Decisões de 2014 a mai/2015. Com o piloto a partir de novembro/2014, nota-se a evolução do processo com o incremento no número de decisões entre publicações, encaminhamentos e arquivamentos.
jan aset/14
out/14 nov/14 dez/14 jan/15 fev/15 mar/15 abr/15 mai/15
decisões 333 333 363 308 692 51 668 978 675
média protocolos 138 138 138 138 138 138 138 138 138
333 333363
308
692
51
668
978
675
0
100
200
300
400
500
600
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
1000
Processos decididos CEBAS MDS
PILOTO
IMPLEMENTAÇÃO
Estoque de processos publicados
Próximos passos
Automação do processo de certificação (SCNEAS)
Supervisão ativa das entidades certificadas
Integração entre CEBAS e CNEAS
Difusão da experiência dentro e fora do MDS
JAMES THEODORO DA SILVA
Obrigado.
DOUGLAS G. CARNEIRO