Kuldīgas Tehnoloģiju un tūrisma profesionālā vidusskola

profesionālās vidējās izglītības programma “Tūrisma pakalpojumu komercdarbinieks”

un “Skaistumkopšanas speciālists”

Mācību priekšmets

“lietvedības pamati”

2013.gads Skolotāja Taiga Eida

2

1.LIETVEDĪBA – DOKUMENTU PĀRVALDĪBA – DATORIZĒTA LIETVEDĪBA

Lietvedība –pierasts un zināms, vienkāršs un labskanīgs termins, lai apzīmētu ar dokumentiem saistītas darbības.

Dokumentu pārvaldība –aptver visu organizācijā veidoto un saņemto dokumentu pilnvērtīgas izmantošanas nodrošināšanu.

Datorizēta lietvedība – termins parādījies līdz ar datoru aizvien plašāku ieviešanu sadzīvē un darbā.

2

33

Nepieciešamība nodot informācijuNepieciešamība

nodot informāciju

Psiholoģiskā iedarbība, vairojam draugus vai

ienaidniekus

Psiholoģiskā iedarbība, vairojam draugus vai

ienaidniekus

Dators palīdz strādāt ātrāk un noformēt glītāk

Dators palīdz strādāt ātrāk un noformēt glītāk

Juridiskais spēks, lai var lietot kā

pierādījumu

Juridiskais spēks, lai var lietot kā

pierādījumu

DOKUMENTS________________________________________________________________________________

_____________

DOKUMENTS________________________________________________________________________________

_____________

4

Lietvedība = DOKUMENTU PĀRVALDĪBA

Dokumenta vēl nav

•Zināšanas par dokumentu pārvaldību

•Dokumentu pārvaldības principi organizācijā

•Pilnvaras un atbildība

Dokuments top

•Prasības noformējot

•Rekvizīti un juridiskais spēks

•Teksta veidošana

•Parakstīšana

Dokuments ir parakstīts

•Darbs ar to izdevējiestādē

•Dokuments nonāk citā organizācijā

•Pilnvaras un atbildība

55

LIETVEDĪBAS PAMATUZDEVUMI

Dokumentu sagatavošana un

noformēšana atbilstoši

pastāvošajām prasībām

Dokumentos fiksēto uzdevumu izpildes termiņu ievērošanas

kontrole

Dokumentu saglabāšana, izmantošana

un iznīcināšana

Dokumentu saņemšana, uzskaite un uzkrāšana

66

4. Dokumentu izpildes kontrole

5. Iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu izskatīšana 6. Lietu nomenklatūras sastādīšana un

lietu veidošana7. Lietu sakārtošana un

noformēšana turpmākai glabāšanai un izmantošanai 8. Iestādes arhīva darba organizēšana

1. Dokumentu izstrādāšana un noformēšana

3. Dokumentu apgrozības nodrošināšana

2. Dokumentu reģistrācija un numurēšana

LIETVEDĪBAS PROCESA SASTĀVDAĻAS

77

LIETVEDĪBAS PROCESU VAR ORGANIZĒT

CENTRALIZĒTI visu veic vienā

vietā organizācijā

DECENTRALIZĒTI visu veic

organizācijas struktūrvienībās

JAUKTIorganizācijas

centrā un struktūrvienībās

8

Iestādes darba dokumentēšanā sagatavotos un noformētos dokumentus nosacīti var grupēt četrās daļās.

Katra no tām varētu būt atsevišķa lietvedības sastāvdaļa:

• Dokumenti, kas saistīti ar iestādes pamatdarba jautājumiem (dienesta vēstules, akti, protokoli, rīkojumi par pamatdarba jautājumiem, pārskati, izziņas u.c.).

• Dokumenti, kas saistīti ar personālsastāvu (rīkojumi par personālsastāvu, darba līgumi, iesniegumi, personu kontu kartītes, algu saraksti, darba grāmatiņas, nodokļu grāmatiņas u.c.).

• Dokumenti par fizisko un juridisko personu iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu izskatīšanu.

• Dokumenti, kuros ietverta informācija, kas uzskatāma par valsts vai dienesta noslēpumu (sevišķā lietvedība).

8

9

Lietvedības dienests ir iestādes organizatoriskās struktūras sastāvdaļa

Atkarībā no iestādes apjoma un dokumentu apgrozības

lietvedības dienesta funkcijas var veikt, piemēram:

• lietvedības departaments;

• lietvedības nodaļa;

• kanceleja;

• atsevišķa darbinieku grupa;

• lietvedis, vadītāja sekretārs, arhivārs.

9

10

LIETVEDĪBU REGLAMENTĒJOŠIE NORMATĪVIE AKTI

Administratīvā procesa likumu 15. panta 2. daļā teikts, ka

“iestāde un tiesa ievēro šādu ārējo normatīvo aktu juridiskā spēka hierarhiju:

• Satversme;• Likumi ;• Ministru Kabineta noteikumi;• Pašvaldību saistošie noteikumi”.

10

11

Administratīvā procesa likuma 16. pants regulē iekšējo normatīvo aktu piemērošanu:

“Iekšējais normatīvais akts ir saistošs tam publisko tiesību subjektam, kas šo aktu izdevis, kā arī tam padotajām institūcijām.

Fiziskām un juridiskām personām iekšējais normatīvais akts nav saistošs.”

Svarīgi!Iekšējo normatīvo aktu izdošanas kompetenci, saturiskos noteikumus, spēkā stāšanos un spēkā esamību nosaka to saturs, nevis nosaukums

11

12

Organizācijām ir nepieciešami šādi iekšējie normatīvie akti:

• statūti (sabiedriskajās, politiskajās un privātajās organizācijās) vai nolikums (valsts iestādēs);

• iestādes lietvedības instrukcija.

Var izstrādāt arī atsevišķas lietvedības procesa sastāvdaļas reglamentējošus noteikumus vai instrukcijas, piemēram:

• iestādē saņemto dokumentu aprites noteikumus;• iestādes rīkojumu sagatavošanas un izpildes kontroles

noteikumus;• iestādes dokumentu izstrādāšanas un virzības noteikumus.

Pie iekšējiem normatīvajiem aktiem pieder arī iekšējie kārtības, darba drošības, uguns drošības noteikumi, amata instrukcijas u.c.

12

13

LIETVEDĪBU REGLAMENTĒJOŠO NORMATĪVO AKTU SARAKSTS

1. “Arhīvu likums”, 11.02.2010. (spēkā no 01.01.2011.)

2. Latvijas Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas norādījumi “Likvidējamo un reorganizējamo valsts iestāžu, organizāciju, uzņēmumu, pašvaldību, to institūciju, sabiedrisko, konfesionālo organizāciju un citu juridisko personu arhīva fondu saglabāšanas kārtība”, 21.02.1994.

3. Latvijas Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas instrukcija “Instrukcija par juridisko personu arhīvu dokumentu uzkrāšanu, uzskaiti, saglabāšanu un izmantošanu”, 10.10.1995. (nav spēkā, bet izmantojama kā palīglīdzeklis praktiskajā darbā).

4. Latvijas Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas apstiprinātais “Valsts institūciju tipveida dokumentu glabāšanas termiņu saraksts”, 27.12.1996.

5. Latvijas Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas “Rekomendācijas dokumentu noformēšanai – papīra un informācijas pierakstīšanas līdzekļu izvēlei”.

6. LVS ISO 9706:1994 “Informācija un dokumentācija. Dokumentu papīrs. Ilgizturības prasības.”

13

14

7. Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas dienesta informācija Nr. 10-6.4/220 “Pamat termini arhīvu terminoloģijā”, 07.05.2003.

8. LR “Civillikums”, 1937.

9. „Dokumentu juridiskā spēka likums”, 06.05.2010. ( spēkā no 01.07.2010.)

10.LR MK noteikumi Nr. 916 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtībai”, 28.09.2010. (DINK). (spēkā ar 15.10.2010.)

11.LR likums „Elektronisko dokumentu likums”, 31.10.2002.

12.LR MK 28.06.2005. noteikumi Nr. 473, „Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtības valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskām un juridiskām personām”.

13.LR MK 02.04.2002. noteikumi Nr. 141, „Informācijas sistēmās esošo dokumentēto datu un elektronisko dokumentu arhivēšanas noteikumi”.

14.LR likums “Iesniegumu likums”, 27.09.2007. (spēkā no 01.01.2008.).

15.LR likums “Valsts valodas likums”, 09.12.1999.

14

15

16. LR MK noteikumi Nr. 286 “Noteikumi par svešvārdu lietošanu zīmogu, spiedogu un veidlapu tekstā.” 22.08.2000.

17. LR MK noteikumi Nr. 288 “Noteikumi par tulkojumu nodrošināšanu pasākumos”. 22.08.2000.

18. LR MK noteikumi Nr. 291 “Kārtība, kādā apliecināmi dokumentu tulkojumi valsts valodā”, 22.08.2000.

19. LR MK noteikumi Nr. 130 “Noteikumi par valodu lietošanu informācijā”, 15.02.2005.

20. LR MK noteikumi Nr. 114 “Noteikumi par personvārdu rakstību un lietošanu latviešu valodā, kā arī identifikāciju”. 02.03.2004.

21. LR likums “Pasta likums”, 12.05.1994.

22. LR MK noteikumi Nr. 265 “Pasta noteikumi”, 21.06.2005.

23. LR likums “Par valsts noslēpumu”, 17.10.1996.

24. LR “Informācijas atklātības likums”, 29.10.1998.

25. LR likums “Par valsts ģerboni”, 19.02.1998. (Grozījumi 31.10.2002.).

26. LR “Darba likums”, 20.06.2001.

15

16

27. LR “Administratīvā procesa likums”, 25.10.2001.

28. LR “Komerclikums”, 13.04.2000.

29. LR “Fizisko personu datu aizsardzības likums”, 23.03.2000.

30. LR MK noteikumi Nr. 40 “Personas datu apstrādes sistēmas aizsardzības obligātās tehniskās un organizatoriskās prasības”.

31. LR likums “Par grāmatvedību”, 14.10.1992.

32. LR MK 21.10.2003. noteikumi Nr. 585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju”

33. LR likums “Valsts pārvaldes iekārtas likums”, 06.06.2002.

34. LR likums „Par likumu un citu Saeimas, Valsts prezidenta un Ministru kabineta pieņemto aktu izsludināšanas, publicēšanas, spēkā stāšanās kārtību un spēkā esamību”, 08.06.2004.

35. "Paziņošanas likums" 01.01.2011.

16

17

2. DOKUMENTS UN DOKUMENTĒŠANA

„Dokumentu juridiskā spēka likums” – turpmāk tekstā – DJSP) ir teikts”: Dokuments ir jebkura rakstveida informācija, ko rada jebkurš publisko vai privāto tiesību subjekts (piemēram, valsts vai pašvaldības institūcija, privāto tiesību juridiskā persona, fizisko vai juridisko personu apvienība, notārs, tiesu izpildītājs) (turpmāk — organizācija) vai fiziskā persona.

“ Arhīvu likumā”: Dokuments - objektīvās īstenības priekšmetu un cilvēka domas informācijas fiksējums ar rakstu zīmju, grafikas, fotogrāfijas, skaņu ierakstu un citu līdzekļu palīdzību uz jebkura informācijas nesēja (papīra, filmas, disketes utt.).

17

18

Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas dienesta informācija Nr. 10-6.4/220 „Pamattermini arhīvu terminoloģijā”: Dokuments – informācija, kas radusies un/ vai saņemta uz jebkura informācijas nesēja, ierosinot, turpinot, mainot vai izbeidzot kādu darbību, un kas apliecina šo darbību. Dokumentu veido saturs, konteksts, struktūra.

S.Ruskule grāmatā „Lietvedības praktikums” piedāvā: Dokuments - juridiski atbilstoši rakstveidā noformēts apliecinājums, kas ir pierādījums, dod kādas tiesības, par kaut ko informē vai konstatē faktu vai notikumu.

Apkopojot vienkārši secinām, ka dokuments ir informācija, kas ierakstīta uz informācijas nesēja. Tātad, dokuments pilda noteiktas funkcijas.

18

19

DOKUMENTA PAMATFUNKCIJAS

Atbilstoši 28.09.2010 MK not. Nr. 916 „Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” (turpmāk tekstā – DINK) 5. punktam „Dokumentu izstrādā tā, lai visu tā glabāšanas laiku nodrošinātu dokumenta juridisko spēku un informatīvo funkciju, kā arī iespēju radīt dokumenta atvasinājumu”.

Informatīvā funkcija Dokumenta juridiskais spēks

Juridiskā spēka (juridiskās funkcijas) realizēšanai dokumentā jābūt juridiski nepieciešamajām sastāvdaļām (rekvizītiem), un tam jābūt juridiski pamatotam.

19

20

Lai dokuments iegūtu juridisku spēku:

Juridiskai personai, izstrādājot, izdodot vai pieņemot dokumentu un amatpersonai parakstot, apstiprinot, saskaņojot vai apliecinot dokumentu jāievēro:

savas pilnvaras (kompetence), piemēram, organizācijas pilnvaras ir noteiktas likumos, MK noteikumos, nolikumos, statūtos vai dibināšanas līgumos;

dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas, apliecināšanas un reģistrācijas (dokumentēšanas) prasības.;

prasības visu nepieciešamo rekvizītu noformēšanā.

Fiziskai personai, izstrādājot un parakstot dokumentus, ir jāievēro savas pilnvaras un likumu, MK noteikumu prasības nepieciešamo rekvizītu noformēšanā.

20

21

REKVIZĪTS – dokumenta noformējuma būtiska sastāvdaļa, ar noteiktu funkcionālu nozīmi

REKVIZĪTI apliecinās, ka dokuments ir oriģināls vai autentisks, - tas būs ar juridisku spēku.

Dokumenti, kuriem nav juridiskā spēka, citām organizācijām un fiziskām personām nav saistoši.

21

22

REKVIZĪTI, KAS IETEKMĒ DOKUMENTA JURIDISKO SPĒKU

Četri obligātie rekvizīti, kas ietekmē juridisko spēku absolūti visiem dokumentiem:

dokumenta autora nosaukums; dokumenta datums; paraksts; adresāts.

Rekvizīti, kuri normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos ietekmē juridisko spēku: dokumenta izdošanas vietas nosaukums; zīmoga nospiedums; dokumenta apstiprinājuma uzraksts un atzīme par dokumenta

apstiprinājumu; dokumenta reģistrācijas numurs.

22

23

Dokumenti, kam nav juridiska spēka, citām juridiskām un fiziskām personām nav obligāti ievērošanai un izpildei (nav saistoši).

Dokuments ir juridiski pamatots, ja jautājumi tajā izklāstīti tā, kā tas noteikts:

• likumos;

• augstākā likumdevēja lēmumos;

• augstākās izpildvaras lēmumos, noteikumos, rīkojumos;

• pārējo valsts varas un pārvaldes institūciju un pašvaldību normatīvajos aktos;

• organizācijas statūtos vai iestādes nolikumā;

• dokumentos, kas reglamentē iestādes iekšējo darbību.

23

24

Likuma nezināšana neatbrīvo Jūs no atbildības!

(LR likums “Par likumu un citu Saeimas, Valsts prezidenta un Ministru kabineta pieņemto aktu izsludināšanas, publicēšanas, spēkā stāšanās kārtību un spēkā esamību”, 18.06.1994.).

24

25

Kas ir dokumentēšana?

• Dokumentēšana ir iestādes darbības fiksēšana (parasti rakstveidā) atbilstoši pastāvošajiem noteikumiem un iestādes darbības un rīcības pamatošana ar dokumentiem.

Tas ir dokumentu sagatavošanas process, informācijas pierakstīšana un fiksēšana šādos veidos:

• mutvārdu - dokumenta saturs netiek fiksēts uz ārēja informācijas nesēja, bet tikai darījuma dalībnieku vai klātesošo atmiņā;

• rakstiskais - dokumenta saturs tiek fiksēts uz ārējā informācijas nesēja;

• notariālais vai tam pielīdzinātais – dokumenta saturs tiek sagatavots rakstveidā, turklāt valsts pilnvarota persona apliecina dokumenta sagatavošanas faktu, saturu, kā arī dalībnieku tiesībspēju un rīcībspēju.

25

2626

DOKUMENTU GRUPĒŠANA PĒC DAŽĀDĀM PAZĪMĒM

DOKUMENTUS VAR IEDALĪT

pēc dokumenta veida

pēc dokumenta virzības

pēc dokumentā ietvertās

informācijas apjoma

pēc dokumenta uzrakstīšanas

tehnikas

pēc dokumentasagatavošanas

stadijām

pēc dokumenta darbības formas

pēc dokumenta darbības un

glabāšanas laika

pēc dokumenta satura

pēc dokumenta atklātības pakāpes

pēc dokumentam paredzētā uzdevuma

pēc dokumenta noformēšanas līmeņa pēc dokumenta

informācijas nesēja

27

DOKUMENTU IEDALĪJUMS PĒC TO VEIDA

Biežāk lietotie dokumenti:

27

Rīkojums

Protokols

Pārskats

Akts

Izziņa

Iesniegums

Priekšlikums

Pieprasījums

Atsauksme

Paskaidrojums

Nolikums

Paziņojums

Pasūtījums

Pilnvara

Galvojums

Līgums

Statūti

Slēdziens

Referāts

Plāns

Ziņojums

28

DOKUMENTU IEDALĪJUMS PĒC PAREDZĒTĀ UZDEVUMA

• Organizatoriskie dokumenti – nosaka uzņēmuma, organizācijas, iestādes vai kāda pasākuma organizēšanas kārtību, struktūru, funkcijas, tiesības, darbību, dibināšanas, reorganizācijas un likvidēšanas noteikumus. (nolikumi, statūti, līgumi, instrukcijas u.c.)

• Publisko tiesību līgumi ir vienošanās, ko publisko tiesību subjekti Valsts pārvaldes iekārtas likumā noteiktajā kārtībā valsts pārvaldes jomā slēdz ar citiem publisko tiesību subjektiem vai privātpersonām, lai nodrošinātu valsts pārvaldes funkciju efektīvu izpildi.

• Rīkojuma dokumenti – nosaka noteiktu kārtību, rīcību, darbību, veicamos darbus, kas jāievēro un jāizpilda juridiskām un fiziskām personām norādītajā laikā vai pastāvīgi (lēmumi, pavēles, rīkojumi, noteikumi u.c.)

28

29

• Personāla dokumenti – ir dokumenti, ar kuru palīdzību organizācija kārto un noformē darba attiecības ar saviem darbiniekiem vai ierēdņiem. (rīkojumi par darbinieku pieņemšanu darbā, atvaļinājumu vai atbrīvošanu no darba, darba līgumi, iesniegumi, dzīves apraksti, motivācijas vēstules u.c.)

• Sarakstes dokumenti (korespondence) – ir dokumenti, ar kuru palīdzību informācija tiek nodota adresātam (dienesta vēstules, telegrammas, telefonogrammas u.c.)

• Faktus fiksējošie dokumenti – fiksē kādus noteiktus faktus, notikumus, pasākumu norisi, personu rīcību, dod to aprakstu un apliecinājumu. ( akti, protokoli, pārskati, izziņas, uzziņas, uzskaitījumi, saraksti, ziņojumi u.c.)

30

DOKUMENTU IEDALĪJUMS PĒC DOKUMENTA VIRZĪBAS

• saņemtie dokumenti – atsūtīti no citām iestādēm, iestādes struktūrvienībām vai arī tos iestādei iesniegušas fiziskas personas;

• nosūtāmie dokumenti – sagatavoti iestādē iesniegšanai citām iestādēm vai nosūtīšanai fiziskām personām;

• iekšējās lietošanas dokumenti – ir sagatavoti un paliek iestādē tās iekšējās darbības jautājumu risināšanai.

30

31

DOKUMENTU IEDALĪJUMS PĒC DOKUMENTĀ IETVERTĀS

INFORMĀCIJAS APJOMA

• vienkārši, īsi dokumenti (tie var būt gan ar pielikumiem, gan bez tiem);

• plaši, sarežģīti dokumenti (ar pielikumiem vai bez tiem).

31

32

DOKUMENTU IEDALĪJUMS PĒC DOKUMENTAUZRAKSTĪŠANAS TEHNIKAS

• dokumenti rokrakstā

Tie ir uzrakstīti rokrakstā, parasti uz balta papīra gaismas noturīgā krāsā (zilā, melnā vai violetā), dokumentus neraksta ar zīmuli vai citā tehniski viegli pārlabojamā veidā.

• dokumenti mašīnrakstā

Tie ir uzrakstīti ar rakstāmmašīnu vai datoru, vienā (parasti melnā) krāsā, uz balta papīra.

• tipogrāfiski iespiesti dokumenti

Tie ir vienā (parasti melnā) krāsā uz balta papīra.

32

33

DOKUMENTU IEDALĪJUMS PĒC DOKUMENTASAGATAVOŠANAS STADIJĀM

• Dokumenti reti tiek veidoti tīrrakstā uzreiz. Bieži vien vispirms tiek izveidots dokumenta projekts. Tas ir līdz dokumenta parakstīšanai, apstiprināšanai vai pieņemšanai sagatavotais iespējamais variants vai varianti: (dokumenta projekta uzmetums; dokumenta projekta melnraksts; dokumenta projekta tīrraksts.)

• Manuskripts – iespiešanai un izdošanai sagatavots dokuments vai dokumenti, kas var būt arī vairākos eksemplāros.

• Dokumenta oriģināls – dokuments, kas pretstatā atdarinājumam tiek pašrocīgi parakstīts, un uz tā ir redzams neatdarināts zīmoga nospiedums (ja tāds ir attiecīgajam dokumentam nepieciešams).

• Dokumenta oriģināla atvasinājums – pilnībā vai daļēji atveidots dokumenta oriģināls.

33

34

Dokumenta oriģināla atvasinājumi sīkāk tiek iedalīti:

• dokumenta noraksts – dokumenta oriģināla atvasinājums, kurā dokumenta oriģināla teksts un rekvizīti atveidoti, pilnībā pārrakstot dokumenta oriģināla pamatinformāciju jebkurā tehniskā veidā (rokrakstā, mašīnrakstā vai tipogrāfiski);

• dokumenta kopija - dokumenta oriģināla atvasinājums, kurā dokumenta oriģināla teksts, rekvizīti un dienesta atzīmes atveidoti faksimilā (izmantojot fotokopēšanu, kserokopēšanu vai kā citādi);

• dokumenta izraksts - dokumenta oriģināla atvasinājums, kurā pilnībā atveidoti visi dokumenta oriģināla rekvizīti, bet no teksta – tikai nepieciešamā daļa.

34

35

DOKUMENTU IEDALĪJUMS PĒC DARBĪBAS FORMAS

• Individuālie dokumenti – tajos aplūkots tikai kāds viens konkrēts jautājums, parādība, tie paredzēti kādai vienai konkrētai fiziskai vai juridiskai personai. Piemēram, konkrētas iestādes nolikums, konkrēta cilvēka personības dokuments.

• Tipveida dokumenti – paredzēti viena tipa iestādēm, uzņēmumiem, organizācijām, specialitātēm, tajos parasti aplūkota kāda viena tipa (viena veida) parādību grupa. Piemēram, sanitārie noteikumi ēdināšanas iestādēm.

• Paraugdokumenti – kalpo par paraugu tipveida vai individuālo dokumentu sagatavošanai, piemēram, ar Latvijas Republikas Ministru padomes 31.07.1992. lēmumu Nr. 302 apstiprinātais darba līguma paraugs, Latvijas Republikas Ministru kabineta 1994. gada 31. maija ieteikumi Nr. 2 “Pašvaldību domes (padomes) paraugnolikums”.

35

36

DOKUMENTU IEDALĪJUMS PĒC TO DARBĪBAS UN GLABĀŠANAS LAIKA

• Pastāvīgi glabājamie dokumenti – darbojas un ir glabājami pastāvīgi.

• Ilgtermiņa glabājamie dokumenti – darbības un glabāšanas laiks ir ilgāks par 10 gadiem, bet ne vairāk kā 75 gadi.

• Īslaicīgi glabājamie dokumenti – darbības un glabāšanas laiks līdz 10 gadiem ieskaitot.

36

37

DOKUMENTU IEDALĪJUMS PĒC TO SATURA

• Privātie dokumentiTie attiecas uz atsevišķu cilvēku vai cilvēku grupu, pieder atsevišķam

cilvēkam, ģimenei, dzimtai.

• Dienesta dokumentiTie attiecas uz valsts varas un pārvaldes, pašvaldību un citu iestāžu,

uzņēmumu un organizāciju, to pārvaldes, ražošanas, sabiedrisko, politisko vai reliģisko darbību.

Tos sīkāk iedala:• valsts dokumenti;• pašvaldību dokumenti;• uzņēmējsabiedrību dokumenti;• sabiedrisko, politisko un reliģisko organizāciju dokumenti.

37

38

DOKUMENTU IEDALĪJUMS PĒC DOKUMENTANOFORMĒŠANAS LĪMEŅA

• līmenis – primitīvie dokumenti, kuru noformēšanā nepieciešami tikai četri rekvizīti, t.i. dokumenta autora nosaukums, dokumenta datums, paraksts, adresāts.

• līmenis – normālie dokumenti , kuru izstrādāšanā ievēro DINK visus noteiktos juridiskā spēka nodrošinošos rekvizītus, bet nepievērš uzmanību to izvietojumam.

• līmenis – ideālie dokumenti. Šie dokumenti tiek noformēti atbilstoši visām DINK prasībām un dokumentu noformēšanas kultūras tradīcijām.

38

39

DOKUMENTU IEDALĪJUMS PĒC INFORMĀCIJAS NESĒJA

• dokumenti uz cietā informācijas nesēja (papīra, kartona, plēves u.c.);

• elektroniskie dokumenti (disketē, diskā u.c.);

• dokumenti uz magnētiskās lentes u.c.

39

40

DOKUMENTU IEDALĪJUMS PĒC ATKLĀTĪBAS PAKĀPES

• Publiskie dokumenti, kas pieejami un skatāmi visiem;

• Dienesta dokumenti, kas pieejami tikai dienesta darbiniekiem;

• Slepenie (konfidenciālie) dokumenti. Atklātībai nav pieejami;

• Sevišķas nozīmes dokumenti.

40

41

3.DOKUMENTA ORIĢINĀLS

Dokumenta sastāvdaļas:rekvizīti;dienesta atzīmes;organizācijas veidlapa.

Dokumenta atvasinājumi

42

Rekvizīti, kuri ietekmē dokumenta juridisko spēku

• dokumenta autora nosaukums

• dokumenta datums• paraksts• adresāts

Zemnieku saimniecība„Gundegas”

01.02.2011. SIA „Veiksme”

direktorei

Vadītāja G.Lapa G.Lapa

Zemnieku saimniecība„Gundegas”

01.02.2011. SIA „Veiksme”

direktorei

Vadītāja G.Lapa G.Lapa

43

Rekvizīti ar juridisku nozīmi atsevišķos dokumentos

• dokumenta izdošanas vietas nosaukums

• zīmoga nospiedums

• dokumenta apstiprinājuma uzraksts un atzīme par dokumenta apstiprinājumu

• dokumenta reģistrācijas numurs

Zemnieku saimniecība„Gundegas”

Kuldīgā APSTIPRINU

Rekvizīts parakstsDatums

01.02.2011. Nr. 15

SIA „Veiksme”direktorei

Vadītāja G.Lapa G.Lapa

Zemnieku saimniecība„Gundegas”

Kuldīgā APSTIPRINU

Rekvizīts parakstsDatums

01.02.2011. Nr. 15

SIA „Veiksme”direktorei

Vadītāja G.Lapa G.Lapa

44

DOKUMENTA VEIDLAPA Juridiskas personas dokumenta veidlapa

Fiziskas personas dokumenta veidlapa

Zemnieku saimniecība „Gundegas”Reģ. Nr. 11111111111

„Gundegas”, Kurmāles pag., Kuldīgas nov., LV-3301Tālrunis 63322222, fakss 63322111, e-pasts Janis.Ozolins@apollo.lv, www.gundegas.lv

Zemnieku saimniecība „Gundegas”Reģ. Nr. 11111111111

„Gundegas”, Kurmāles pag., Kuldīgas nov., LV-3301Tālrunis 63322222, fakss 63322111, e-pasts Janis.Ozolins@apollo.lv, www.gundegas.lv

Saulcerīte ZvaigznePersonas kods 111111 – 11111

Dzīv. Mēness ielā 11, Kuldīgā, Kuldīgas nov., LV-3301, tālr. 22211122

Saulcerīte ZvaigznePersonas kods 111111 – 11111

Dzīv. Mēness ielā 11, Kuldīgā, Kuldīgas nov., LV-3301, tālr. 22211122

45

4.DOKUMENTA ATVASINĀJUMI

• DINK 5.punktā ir teikts, ka dokumenta atvasinājums ir dokuments, kas pilnībā vai daļēji atveido dokumenta oriģinālu.

• Dokumenta atvasinājumu izstrādā dokumenta noraksta, izraksta vai kopijas veidā. Dokumenta atvasinājumu var izstrādāt arī no dokumenta oriģināla noraksta, izraksta vai kopijas, ja tie izstrādāti un apliecināti normatīvos aktos noteiktā kārtībā.

• Dokumenta atvasinājumam ir juridisks spēks tikai tad, ja attiecīgā dokumenta oriģinālam ir juridisks spēks. Dokumentu atvasinājumu pareizību var apliecināt gan organizācija, gan fiziska persona.

46

Dokumenta KOPIJA

• Dokumenta kopiju izstrādā, nokopējot vai citādā tehniskā veidā iegūstot oriģināla faksimilattēlu ar visām oriģināla dokumenta grafiskām un citām īpatnībām.

47

Dokumenta NORAKSTS

• Dokumenta norakstu izstrādā, pilnībā pārrakstot dokumenta oriģināla informāciju vai aizpildot īpašu noraksta veidlapu.

48

Dokumenta IZRAKSTS

• Dokumenta izrakstu izstrādā, pārrakstot dokumenta oriģināla teksta daļu, kas satur nepieciešamo

informāciju vai īpašo izrakta veidlapu.

49

• Nedrīkst apliecināt pasu un citu personas apliecinošu dokumentu (piemēram, autovadītāja, mednieka, pensionāra, deputāta apliecība) kopijas, norakstus, izrakstus.

• Dokumenta kopija, noraksts vai izraksts iegūst juridisku spēku tikai, ja to pareizība ir apliecināta.

• Tikai pareizi apliecinātam dokumenta atvasinājumam ir juridiskais spēks.

• Nedrīkst izjaukt cauršūtu vai caurauklotu dokumenta atvasinājumu.

• Dokumenta atvasinājuma apliecinājuma uzrakstā vairs nelieto zīmoga nospiedumu (kā tas bija noteikts 23.04.1996. MK noteikumu Nr. 154 „Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi 72.puntā).

DER IEGAUMĒT !

50

PĀRVALDES DOKUMENTU TEHNISKĀ NOFORMĒŠANA • Dokumentu raksta vienā vai abās lapas pusēs uz A4, A5 vai A3 formāta

rakstāmpapīra.• Lai aizsargātu tekstu un rekvizītus, dokumentā atstāj brīvās malas. Dokumenta

laukums, kas atrodas starp malām, ir darba laukums. • Darba laukumā ir šādas zonas: veidlapas rekvizītu zona, pirmsteksta zona,

teksta zona, paraksta zona.• Dokumenta rekvizītus citu no cita un no dokumenta teksta atdala ar ne vairāk kā

diviem starprindu intervāliem.• Tekstu raksta ar labi un skaidri salasāmiem burtiem, izmantojot teksta izcēlumus

( burtu biezinājumus un retinājumus, slīprakstu un LIELOS BURTUS, kā arī pasvītrojumus.

• Ja dokumentu noformē uz vienas lapas vai lappuses, to nenumurē. Ja dokumentu noformē uz divām vai vairāk lapām (lappusēm), tās attiecīgi numurē ar arābu cipariem, sākot ar otro lapu (lappusi). Lapas (lappuses) numuru izvieto lapas (lappuses) augšējās vai apakšējās malas vidū.

• Dokumenti rakstāmi uz labas kvalitātes un formātam atbilstoša rakstāmpapīra, ar gaismas un mitrumnoturīgu tinti. Raudzīsimies, lai biroja tehnika, kuru lieto dokumentu sagatavošanai, būtu labā darba kārtībā, nebojātu papīru un nepasliktinātu drukas kvalitāti.

• Dokumenti ir katras organizācijas vizītkarte!

51

PĀRVALDES DOKUMENTA SASTĀVDAĻAS

Rekvizītu zona •ģerboņa, organizācijas emblēmas, reģistrētās preču zīmes vai pakalpojumu zīmes attēls;•dokumenta autora nosaukums;•organizācijas reģistrācijas numurs;•dokumenta autora juridisko adrese;•dokumenta autora faktisko adrese;

Pirmsteksta zona •norāde par dokumenta lietošanas ierobežojumu;•dokumenta apstiprinājuma uzraksts vai atzīmi par dokumenta apstiprinājumu;•dokumenta veida nosaukumu;•dokumenta izdošanas vietas nosaukumu;•dokumenta datumu;•dokumenta reģistrācijas numuru;•saņemtā dokumenta datumu atbildes dokumentā;•saņemtā dokumenta reģistrācijas numuru atbildes dokumentā;•adresātu;•teksta satura atklāstu.

52

Teksta zona •dokumenta tekstu;•norādi par pievienotajiem dokumentiem.

Paraksta zona •parakstu;•zīmoga nospiedumu;•norādi par dokumenta izstrādātāju un viņa sakaru līdzekli (līdzekļiem);•vīzu;•dokumenta saskaņojuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta saskaņojumu;•dokumenta atvasinājuma pareizības apliecinājuma uzrakstu.

53

Dokumenta sastāvdaļu izvietojums

54

Zināšanu un prasmju apguvei izmantojiet:• lietvedību reglamentējošos normatīvos aktus

(www.likumi.lv; www.arhivi.gov.lv)

• skolotāja sagatavotos mācību materiālus;

• autoru izdevumus, periodiku;

• Internetu;

• ja iespējams, vērojiet lietvedības darbu klātienē.

Zināšanu pārbaudei - kontroldarbi, praktiskie uzdevumi.

Veiksmi mācībās!

Skolotāja Taiga Eida

E-pasts: taiga.eida@gmail.com

54