3 quyết định quan trọng trong thư tín thương mại

Toàn cầu hóa đã tạo nên nhiều thay đổi trong việc giao dịch thương mại. Nhân viên của một

tập đoàn có thể sinh sống trên nhiều quốc gia trên thế giới và nói những ngôn ngữ khác nhau.

Vậy thì các thương gia trên toàn cầu sẽ giao dịch với nhau như thế nào? Chìa khóa chính

là tiếng anh thương mại quốc tế. Ngày nay, ngôn ngữ giao dịch quốc tế thông dụng nhất chính

là Tiếng Anh.

Cách bắt đầu và kết thúc email trong tiếng anh

Làm thế nào để viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp

Tên tiêng anh của bạn là gì

Học cách viết thư thương mại bằng tiếng Anh đòi hỏi nhiều kĩ năng hơn việc học cách viết thư tiếng Anh

thông thường. Học viên cần nắm vững không chỉ các hình thức và cách tổ chức của một lá thư thương

mại mà còn cả việc áp dụng văn phong và ngữ điệu phù hợp cho bài viết.

Sau đây là ba bước quan trọng mà bạn cần quyết định trước khi bắt

tay vào việc viết một bức thư thương mại bằng tiếng Anh: Bước 1: Mỗi bức thư tiếng anh thương mại thường mang một ý đồ riêng của người

viết. Vì vậy, trước khi viết, bạn cần xác định nhiệm vụ bức thư cần truyền tải là gì.

Những nhiệm vụ thường thấy gồm:

Đặt hàng sản phẩm (Product order)

Yêu cầu thông tin (Request for information)

Thư thảo luận về ý tưởng, vấn đề và các giải pháp hợp lý (E-mail discussion about ideas, problems,

possible solutions)

Báo cáo hoặc phân tích thông tin (Report or analysis of information)

Thông báo điều lệ (Policy announcement)

Báo cáo tiến độ (Progress report)

Đề xuất (Proposa l)

Khuyến nghị (Recommendation)

Báo cáo chính thức (Formal report)

Bước 2: Lựa chọn hình thức viết thư phù hợp với nhiệm vụ và tình huống thực tế.

Letter

E-mail

Fax

Memo

Formal report

Slide presentation

Bước 3: Lựa chọn nội dung (content), ngữ điệu (tone) và văn phong (style) thích

hợp. Lựa chọn “cách” bạn viết cũng quan trọng không kém “những gì” bạn viết. Sau

đây là một số điểm người viết cần lưu ý:

Mối quan hệ người viết – người đọc (relationship of writer and reader)

Văn phong và kì vọng của người đọc (style and reader’s expectation)

Chọn lựa ngôn ngữ đặc thù (specific language choices)

Mức độ trang trọng cần thiết (level of formality needed)

Lượng và loại thông tin (amount and type of information)

Salutation – Chào hỏi

Dear Mr. …./ Ms… (Nếu bạn biết tên người nhận)

Dear Sir or Madam (Nếu bạn không biết tên người nhận)

Starting – Mở đầu

I am writing – Tôi viết e-mail nhằm…

to inform you that … – thông báo với bạn rằng…

to confirm … – xác nhận…

to request/ enquire about … – yêu cầu

I am contacting you for the following reason… – Tôi liên hệ với bạn vì…

I recently read/heard about ….. and would like to know …. – Tôi được biết rằng…. và tôi muốn biết…

Referring to previous contact – Khi muốn nhắc tới việc liên lạc trước đó

Thank you for your e-mail of March 15. – Cám ơn e-mail bạn gửi ngày 15 tháng 3.

Thank you for contacting us. – Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.

In reply to your request, … – Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…

Thank you for your e-mail regarding … – Cám ơn e-mail của bạn về việc…

With reference to our telephone conversation yesterday… – Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại

ngày hôm qua,…

Further to our meeting last week … – Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước,…

It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở London

vào tháng trước…

I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday. – Tôi muốn xác nhận về các nội

dung chúng ta đã thảo luận vào thứ 3.

Making a request – Đưa ra lời yêu cầu

We would appreciate it if you would … – Chúng tôi đánh giá cao nếu bạn có thể…

I would be grateful if you could … – Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể…

Could you please send me … – Bạn có thể gửi cho tôi…

Could you possibly tell us / let us have … – Bạn có thể cho chúng tôi biết…

In addition, I would like to receive … – Ngoài ra, tôi muốn nhận được….

It would be helpful if you could send us … – Nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi…thì thật tốt quá

Please let me know what action you propose to take. – Xin cho tôi biết phương hướng giải quyết của bạn

Offering help – Đưa ra lời giúp đỡ

Would you like us to …? – Bạn có muốn chúng tôi…?

We would be happy to … – Chúng tôi sẽ rất hân hạnh được…

We are quite willing to … – Chúng tôi rất sẵn sàng…

Our company would be pleased to … – Công ty chúng tôi rất sẵn lòng…

Giving good news – Thông báo tin tốt

We are pleased to announce that … – Chúng tôi rất vui được thông báo rằng…

I am delighted to inform you that .. – Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng…

You will be pleased to learn that … – Bạn sẽ rất vui khi biết rằng…

Giving bad news – Thông báo tin xấu

We regret to inform you that … – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…

I’m afraid it would not be possible to … – Tôi e là không thể….

Unfortunately we cannot / we are unable to … – Rất tiếc chúng tôi không thể…

After careful consideration we have decided (not) to … – Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết

định sẽ không…

Complaining – Phàn nàn

I am writing to express my dissatisfaction with … – Tôi viết nhằm bày tỏ sự không hài lòng với…

I am writing to complain about … – Tôi viết nhằm than phiền/ khiếu nại về….

Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. – Xin lưu ý rằng hàng chúng tôi

đã đặt ngày ….vẫn chưa đến.

We regret to inform you that our order number …. is now considerably overdue. – Chúng tôi rất tiếc phải

thông báo với bạn rằng đơn hàng số…. của chúng tôi đã bị quá hạn khá lâu.

GỬI EMAIL CHO BẠN BÈ

Bắt đầu:

Hello (Name) – Chào (Tên)

Hi (Name) – Chào (Tên)

How are you? (Name) – Cậu khỏe không (Tên)?

Hey (Name) – Này (Tên),

Hey there – Chào cậu

Kết thúc:

Cheers – Chào thân ái

See ya = see you – Hẹn gặp lại cậu

See you soon – Hẹn gặp lại

Best, (Name) – Chúc mọi điều tốt đẹp

Your Friend - Bạn của cậu

Love from (Your name) – Với tình yêu từ (Tên bạn)

GỬI EMAIL TRONG KINH DOANH

Việc lựa chọn những lời chào phù hợp khi bắt đầu một bức thư chính là chìa khóa của việc trao đổi/ liên

lạc trong kinh doanh. Hãy bắt đầu bức thư của bạn với một lời chào thật chuyên nghiệp. Một lỗi thông

thường mà các bạn mắc phải khi kết thúc bức thư bằng “ Bye” hoặc “Bye Bye”. Nếu bạn đang viết một

lá thư bàn công việc, bạn nên bắt đầu bằng:

Bắt đầu:

Dear Mr (Name) – Ngài/ Ông (Tên) kính mến

Hello Mr (Name) – Xin chào ngài/ ông (Tên)

Dear Sir/ Madam – Ông/ Bà kính mến

Ladies and Gentleman – Gửi các quý bà và quý ông (khi viết thư gửi nhiều người)

Dear (Name) – (Tên) thân mến (khi gửi cho một đồng nghiệp hoặc đối tác làm ăn quen thân)

To Whom It May Concern – Gửi đến những ai quan tâm/ có liên quan (Nếu bạn không biết rõ đó là ai)

Kết thúc:

Sincerely, (Your full name) – Trân trọng/ Chân thành, (Tên đầy đủ của bạn)

Thank You, – Cảm ơn,

Regards, – Kính thư/ xin gửi tới anh những lời chúc mừng chân thành của tôi

Yours faithfully – Chân thành/ Trân trọng

GỬI EMAIL CHO THẦY CÔ HOẶC GIÁO SƯ

Hãy gọi giáo viên của bạn một cách trang trọng. Diễn đạt một cách rõ ràng và cụ thể về khó khăn hay

thách thức mà bạn gặp phải.

Cố gắng đừng lặp từ nếu có thể và ĐỪNG BAO GIỜ bắt đầu với “Hey” hay những từ có ý nghĩa tương

tự.

Bắt đầu:

Dear Mr (Name)/Professor – Thầy (Tên)/ Giáo sư kính mến

Hello Mr/Professor – Em chào thầy/ Giáo sư

Kết thúc:

Thank you in advance – Em xin cảm ơn thầy trước ạ

Thank You, – Em cảm ơn thầy,

GỬI EMAIL CHO NGƯỜI LẠ

Bắt đầu:

Dear Sir or Madam – Ông hoặc Bà kính mến

To whom it may concern – Gửi tới những ai quan tâm (Nếu bạn ko biết rõ đó là ai)

Các mẫu câu thường dùng để viết mail bằng tiếng Anh

Trong tiếng anh giao tiếp hằng ngày thì việc viết email bằng tiếng anh cũng là một trong

những kĩ năng quan trọng cần thiết đối với người đi làm. Tuy nhiên viết mail sao cho

hay cho đúng luôn là một câu hỏi lớn của nhiều bạn, dưới đây là một số mẫu câu tiếng

Anh thông dụng dùng trong viết mail mà bạn có thể tìm thấy trong đó sự hữu ích cho

mình!

Chào hỏi ngắn gọn ban đầu

Dear Mr. …./ Ms… (Nếu bạn biết tên người nhận)

Dear Sir or Madam (Nếu bạn không biết tên người nhận

I hope you are enjoying a fine summer. (Tôi hi vọng ngài đang có một mùa hè thú vị)

Thank you for your kind letter of January 5th. (Cảm ơn ngài vì bức thư ngày 5/1). trung

tam hoc tieng anh giao tiep

I came across an ad for your company in The Star today. (Tôi vô tình nhìn thấy quảng

cáo của công ty anh trên tờ The Star ngày hôm nay).

It was a pleasure meeting you at the conference this month. (Rất hân hạnh vì đã được

gặp ngài tại buổi hội thảo vừa qua)

I appreciate your patience in waiting for a response. (Tôi đánh giá cao sự kiên nhẫn chờ

đợi hồi âm của ngài).

Nêu rõ mục đích viết mail

I am writing – Tôi viết e-mail nhằm… to inform you that … – thông báo với bạn rằng…

I am contacting you for the following reason… – Tôi liên hệ với bạn vì…

I recently read/heard about ….. and would like to know …. – Tôi được biết rằng…. và tôi

muốn biết…

Referring to previous contact – Khi muốn nhắc tới việc liên lạc trước đó

Thank you for your e-mail – Cám ơn bạn đã gửi mail luyện giao tiếp tiếng anh

Thank you for contacting us. – Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.

In reply to your request, … – Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…

Thank you for your e-mail regarding … – Cám ơn e-mail của bạn về việc…

With reference to our telephone conversation yesterday… – Như chúng ta đã trao đổi

qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,…

Further to our meeting last week … – Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước,…

It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui vì có cuộc gặp gỡ với

bạn ở London vào tháng trước…

I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday. – Tôi muốn xác

nhận về các nội dung chúng ta đã thảo luận vào thứ 3.

Các câu kết thúc email ấn tượng

I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm

ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)

If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu

ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)

I look forward to… (Tôi rất trông đợi…) những câu tiếng anh giao tiếp thông dụng

Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).

Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc

thư bằng cụm sau: Yours sincerely, (kính thư)

Tuy nhiên, nếu bạn bắt đầu lá thứ bằng Dear Sir, Dear Madam, hay Dear Sir or Madam,

hãy dùng câu sau: Yours faithfully, (kính thư)