Material de Computacion III - Temas N° 05
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Planificacin de Proyectos con MS Project
2013
Tema N 05: Esquematizacin del Proyecto
5.1 Esquematizacin del Proyecto
5.2 Niveles de Tareas
5.3 Tipo de programacin de tareas
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1. Organiza adecuadamente los tipos de tareas en el Ms- Proyect2013
2. Identifica los niveles de las tareas en el Ms- Proyect2013
Capacidad del Tema
1. Conocer el entorno del Software del Ms- Proyect2013
2. Conocer sobre las tareas y sub tareas.
Conocimientos Previos
1. Diferencia entre aplicar y anular sangra a la Tarea.
2. Diferencia entre unidades fijas, Duracin fija, Trabajo fijo
Conflicto Cognitivo
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1.1 ESQUEMATIZACIN DEL PROYECTO
La forma de organizar, agrupar y generar niveles a las tareas se le llama
esquematizar, al organizar las tareas de un proyecto, puede agrupar aquellas tareas
que compartan caractersticas o que se van a completar en el mismo intervalo de
tiempo bajo una tarea de resumen. Las tareas de resumen se pueden usar para
mostrar las fases y subfases principales del proyecto. Las tareas de resumen
esquematizan los datos de sus subtareas, que son las tareas agrupadas en un nivel
inferior. Tambin puede aplicar la sangra a las tareas en todos los niveles que sea
necesario para reflejar la organizacin del proyecto.
1.1. Niveles de Tareas
En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas,
por lo tanto el programa est preparado para organizar las tareas con una
estructura jerrquica desde la perspectiva ms amplia a la detallada:
Tarea de Resumen
Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente
estas tareas representan los captulos en los que se compone el
proyecto. Ejemplo: preliminares, fases, procesos, concretos, etc.
Sangras Resumen
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SubTarea
Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son
tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden
ser tareas de resumen de otras subtareas, Ejemplo: Marcar terrreno,
Comprar producto, Colocar caeras.
Sub tareas
1. Seleccionar
tareas 2. Clic insertar
tarea resumen
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Sangras
Aplicar y anular sangras permite tambin mostrar jerarquas: es decir ,
para convertir la lista de tareas en un esquema. Una tarea con sangra
se convierte en una subtarea de la tarea inmediatamente superior a ella,
que a su vez se convierte en una tarea resumen.
o Aplicar sangra.
Esta tarea se vuelve una subtarea. Crea una jerarqua y permite
a organizar mejor las tareas.
o Anular sangra.
Esta tarea se vuelve una tarea resumen. Crea una jerarqua, te
permite a organizar mejor las tareas.
1. Seleccionar
tareas
2. Clic aplicar
sangra
1. Seleccionar
tarea o tareas
2. Clic en anular
sangra
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1.2. Tipo de programacin de tareas
Acaba de asignar una tarea a unas cuantas personas y resulta que la tarea
durar ms de lo esperado; o al revs. Sea como sea, no sabe lo que hacer.
Hay tareas, como el curado del cemento, que tardan una cantidad de tiempo
determinada, independientemente de cmo los trabajadores deban verter el
cemento. Hay otras, como la construccin de software o de carreteras, que
tardarn ms o menos en funcin de la gente y los recursos de los que se
disponga.
Para cambiar los tipos de tareas para que reflejen mejor estas realidades, haga
doble clic en Tarea, luego en informacin de la Tarea, ir a la pestaa
Avanzado y cambie el Tipo de tarea.
1. Doble clic en
Tareas
2. Pestaa
Avanzado
3. Cambiar Tipo de
Tara
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La influencia de los tipos de tareas en la programacin Project utiliza una
frmula de programacin que relaciona los tres valores de trabajo, duracin y
unidades de asignaciones:
Trabajo = Duracin x Unidades
Establecer un tipo de tarea permite fijar uno de estos valores (es decir, hacer
que sea inalterable). Fijar uno de estos valores equivale a hacer que sea
prioritario dicindole a Project que no lo cambie si cambian los otros dos. Esto
se aplica tanto a las tareas programadas automticamente como a las
programadas manualmente.
Esta prctica tabla lo ayudar a tener siempre en mente las partes mviles de
la frmula de programacin.
EN UNA SI SE REVISAN
LAS UNIDADES
SE SE REVISAN LA
DURACIN
SI SE REVISAN EL
TRABAJO
Tarea de
unidades fijas
Se vuelve a calcular
la duracin.
Se vuelve a calcular
el trabajo.
Se vuelve a calculas
la duracin.
Tarea de
trabajo fijo
Se vuelve a calculas
la duracin.
Se vuelve a calcular
las unidades
Se vuelve a calculas
la duracin.
Tarea de
duracin fija
Se vuelve a calcular
el trabajo.
Se vuelve a calcular
el trabajo.
Se vuelve a calcular
las unidades
Vamos a analizar en mayor detalle los tres tipos de tareas. La posibilidad de
fijar uno de los valores ofrece un alto nivel de control sobre la programacin.
Antes de seguir leyendo, asegrese de comprender la diferencia entre los tres
pilares de las programaciones de Project, trabajo, duracin y unidades, y de
entender la forma en que se relacionan entre s. Si necesita un repaso rpido,
vea Cmo programa tareas Project: entre bastidores.
Todo el mundo tiene problemas en este tema, as que no se preocupe si no
consigue asimilarlo inmediatamente. Una vez lo domine y sepa controlar las
duraciones y tipos de tareas, su capacidad como jefe de proyectos aumentar
considerablemente.
En la siguiente tabla se resumen los tipos de tareas y su influencia sobre la
programacin.
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TIPO DE
TAREA
INFLUENCIA SOBRE LA PROGRAMACIN
Unidades
fijas
En esta configuracin, se parte de la premisa de que el nmero de
personas asignadas a la tarea (unidades) se conoce y no se desea
modificar aunque cambie la duracin. Si cambia el trabajo de una tarea,
cambiar la duracin, pero no el nmero de personas. Este tipo de tarea
refleja la realidad de la mayora de las tareas de cualquier proyecto.
Ejemplo: usted tiene una persona asignada a la elaboracin de un
informe que normalmente llevara tan solo dos horas. Si decide que la
realidad del trabajo de este informe es que las dos horas deben
distribuirse entre dos das del calendario, puede modificar la duracin a
dos das sin cambiar el nmero de personas asignadas a la redaccin del
informe. De hecho, es probable que no quiera tener a ms de dos
personas redactando el informe. En otras palabras: quiere que el nmero
de unidades (una sola persona) permanezca fijo.
Trabajo
fijo
En esta configuracin, se parte de la premisa de que el trabajo no
cambia aunque se modifiquen las duraciones o se agreguen ms
personas. Utilice esta configuracin si desea controlar la duracin
de las tareas agregando o quitando personas.
Ejemplo: se necesitan 300 horas para disear un jardn de gran tamao
como parte de un proyecto de urbanizacin y usted desea que el jardn
est terminado lo antes posible, as que asigna ms jardineros al trabajo
(tarea). La duracin de la tarea (la construccin del jardn) disminuir a
medida que agregue ms personas.
Duracin
fija
En esta configuracin, se parte de la premisa de que la duracin no
cambia aunque se asignen ms personas a la tarea. Utilice esta
configuracin si tiene en mente una duracin concreta para la tarea antes
de contar con ms informacin sobre dicha tarea.
Ejemplo : una reunin semanal sobre el estado de un trabajo puede
durar una hora. Configure la reunin como una tarea de duracin fija, ya
que, de lo contrario, al asignar ms personas, la duracin de la reunin
disminuir. Y, como todos sabemos, agregar personas a una reunin no
contribuye precisamente a limitar su duracin (ms bien lo contrario!).
Un ejemplo real sobre cmo controlar los intervalos de las tareas
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Los siguientes tres escenarios demuestran el "efecto domin" (y, por tanto, el
control) que tienen los tipos de tarea sobre los intervalos de las tareas a lo
largo de la programacin:
Escenario 1: cambiar tipos de tareas a unidades fijas
Supongamos que tiene una tarea de unidades fijas, con 1 persona a tiempo
completo disponible durante 8 horas al da. Adems, ha configurado la tarea
con una duracin de 10 das y 80 horas de trabajo.
QU CAMBIA
USTED
QU HACE PROJECT
Agregar un
recurso de tiempo
completo
Project vuelve a calcular la duracin de la tarea. Ahora, la
tarea tiene asignadas dos unidades de 5 das de duracin
y 40 horas de trabajo.
Aumentar la
duracin
Si dispone de 8 das para finalizar la tarea en lugar de 10,
Project vuelve a calcular el trabajo de la tarea, que ahora
tendr una duracin de 8 das, con 64 horas de trabajo y
1 unidad de recurso.
Cambiar el trabajo Si la tarea durar 20 horas de trabajo adicional, Project
vuelve a calcular la duracin de la tarea. Esta ahora tiene
100 horas de trabajo, con una duracin de 12,5 das y 1
unidad de recurso.
Antes de los cambios Unidades Fijas
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Agregar un recurso de tiempo completo
Cambio la Duracin 10 das a 5 das.
Cambio el Trabajo de 80 h. a 40 h (repartido)
Aumentar o disminuir la duracin
Al cambiar la Duracin a 8 das
El trabajo cambia de 80 h. a 64 h.
1. Aadir nuevo
recurso
Se cambia la
duracin a 5 Das
Trabajo cambio a
40h. y se reparti
1. Cambiar la
Duracin 8 das
Trabajo cambia a
64h.
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Cambiar el trabajo
Al cambiar al trabajo de 80h. a 100h.
La Duracin cambia de 10 das a 12.5 das.
1. Cambiar Trabajo
a 100 h.
Se cambia la
Duracin a 12.5
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Escenario 2: cambiar tipos de tareas a trabajo fijo
Ahora va a hacer que la misma tarea sea una tarea de trabajo fijo. Esto
significa que la tarea solo puede llevar la cantidad de trabajo que haya
especificado, ni ms ni menos. Recuerde que la tarea dispone de 1 persona a
tiempo completo para 8 horas al da, cuya duracin es de 10 das y 80 horas de
trabajo.
QU CAMBIA
USTED
QU HACE PROJECT
Agregar un
recurso de tiempo
completo
Project vuelve a calcular la duracin. Ahora la tarea tiene
2 unidades asignadas, dura 5 das y 40 horas de trabajo
repartido en dos.
Aumentar la
duracin
Si dispone de 8 das para finalizar la tarea en lugar de 10,
Project vuelve a calcular las unidades de recurso de la
tarea. Para finalizar la tarea en 80 horas y 8 das, hay que
asignar 1,25 unidades de recurso. La unidad de recurso
actualmente asignada a la tarea tiene una
sobreasignacin del 125%. Debe asignar otra persona
para dar cuenta de la asignacin adicional del 25%.
Cambiar el trabajo Si la tarea durar 20 horas de trabajo adicional, Project
vuelve a calcular la duracin de la tarea. Esta ahora tiene
100 horas de trabajo, con una duracin de 12,5 das y 1
unidad de recurso.
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Agregar un recurso de tiempo completo
La Duracin cambia de 10 das a 5 das.
El trabajo de 80 h cambia a 40 h (repartido entre los dos recurso)
Aumentar la duracin
Cambiar la Duracin de 10 das a 8 das
El trabajo se cambi de 80 h a 64 h.
1. Aadir un nuevo
recurso
Se cambia la
duracin a 5 Das
Trabajo cambio a
40h. y se reparti
1. Cambiar la
Duracin 8 das El trabajo se
mantienen 80h.
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Cambiar el trabajo
Cambiar de trabajo de 80h. a 100h
La duracin se mantiene en 10
Escenario 3: cambiar tipos de tareas a duracin fija
Por ltimo, supongamos que crea la misma tarea como tarea de duracin fija.
Esto significa que la tarea debe completarse en la duracin que especifique. De
nuevo, la tarea tiene disponible una persona a tiempo completo durante 8 horas
al da y una duracin de 10 das con 80 horas de trabajo.
QU CAMBIA
USTED
QU HACE PROJECT
Agregar un
recurso de tiempo
completo
Project recalcular el trabajo asignado a cada recurso.
Cuando solo haba 1 persona asignada a la tarea, el
recurso tena 80 horas de trabajo que completar. Al
asignar otra persona a la tarea, cada recurso tendr 40
horas de trabajo que completar en la misma duracin de
10 das, con un total de 80 horas de trabajo. Al agregar
otra unidad de recurso, tambin podr ajustar la
1. Cambiar Trabajo
a 100 h.
Se mantiene la
Duracin a 10 Das
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asignacin de ambas unidades al 50%, con lo que ambas
quedarn disponibles para trabajar al 50% en otras
tareas.
Aumentar la
duracin
Si dispone de 8 das para finalizar la tarea en lugar de 10,
Project vuelve a calcular el trabajo de la tarea, que ahora
tiene una duracin de 8 das, con 64 horas de trabajo y 1
unidad de recurso.
Cambiar el trabajo Si la tarea durar 20 horas de trabajo adicional, Project
vuelve a calcular las unidades de recurso de la tarea, de
forma que el trabajo adicional igual se lleve a cabo en los
10 das asignados. La tarea ahora tiene 100 horas de
trabajo, con una duracin de 10 das y 1,25 unidades de
recurso. La unidad de recurso actualmente asignada a la
tarea tiene una sobreasignacin del 125%. Debe asignar
otra persona a la tarea para dar cuenta de la asignacin
adicional del 25%.
Agregar un recurso de tiempo completo
La Duracin se mantiene en 10 das.
El trabajo de 80 h cambia a 40 h (repartido entre los dos recurso)
Se mantiene la
duracin en 10 d
1. Aadir un nuevo
recurso
Trabajo cambio a
40h. y se reparti
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Aumentar la duracin
Cambiar la Duracin de 10 das a 8 das.
Cambiar el trabajo
Cambiar de trabajo de 80h a 100h
La duracin se mantiene en 10 das
1. Cambiar la
Duracin 8 das
El trabajo se
cambi a 64 h
1. Cambiar el
Trabajo a 100 h.
La duracin se
mantiene en 10 das
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Autoevaluacin sesin 05
Leer detenidamente cada una de las preguntas y marcar la respuesta correcta.
1. La esquematizacin es un proyecto es?
a. Organizar
b. Agrupar
c. Generar niveles
d. Ninguna
e. Todas
2. Qu opciones tenemos para generar niveles?
a. Insertar una tarea resumen
b. Insertar un hito
c. Insertar una tarea
d. Aplicar sangra
e. Solo a y d
3. No es un tipo de programacin de tareas?
a. Unidades fijas
b. Trabajo fijo
c. Duracin fija
d. Tarea fija
e. Ninguna
4. La ecuacin que define la programacin de tareas es:
a. Trabajo=Duracin X Unidades
b. Tarea=Duracin X Unidades
c. Proyecto=Trabajo X Unidades
d. Trabajo=Tarea X Unidades
e. Ninguna
5. Indicar la ruta para acceder a cambiar la programacin de tareas
a. Seleccionar tarea, doble clic, Avanzado en Informacin de la tarea, Tipo
de tarea.
b. Doble clic, Seleccionar tarea, Avanzado en Informacin de la tarea, Tipo
de tarea.
c. Avanzado en Informacin de la tarea, Seleccionar tarea, doble clic, Tipo
de tarea.
d. Tipo de tarea Seleccionar tarea, doble clic, Avanzado en Informacin de
la tarea.
e. Ninguna.
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Practica propuesta sesin 05
Leer detenidamente cada una de las preguntas y desarrollar en el programa Microsoft
Project 2013.
En el curso Proyecto de Tesis, el docente est solicitando que realicen la planificacin
del desarrollo de su proyecto, considerando los siguientes puntos:
Crear un archivo de MS Project y guardar en mis documentos con el nombre de Mi
Proyecto5
Poner como fecha de inicio del proyecto el 20 de mayo del 2014. (1 Pto)
Ingresar las siguientes Tareas (para cada tarea considerar 5 das de trabajo)
(2 Ptos)
Plan General de la empresa I. Resumen ejecutivo II. Presentacin a) Datos del autor. b) Inters del plan III. Anlisis del mercado a) Delimitacin del negocio b) Situacin del entorno econmico c) Producto d) Clientes y tamao del mercado e) La Competencia IV. Plan de Comercializacin a) Estrategia de precios b) Plan de ventas anual c) Estrategia comercial d) Poltica de distribucin V. Plan de operaciones a) Localizacin de la empresa b) Equipos y maquinaria c) Estrategia de operaciones d) Distribucin de la empresa e) Mecanismos de control y seguridad f) Necesidad de recursos humanos g) Plan de organizacin y funciones VI. Anlisis econmico a) Detalle de inversin en activo fijo (inmueble, maquinaria y equipo) b) Inversin inicial de capital de trabajo c) Presupuesto para ventas y marketing d) Presupuesto para recurso humano e) Presupuesto para gastos administrativos f) Presupuesto para gastos financieros g) Anlisis de costos fijos y variables h) Flujo de caja i) Estado de resultados j) Balance general k) Evaluacin del proyecto
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l) Fuente de financiacin VII. Conclusiones VIII. Recomendaciones
Esquematizar las tareas (2 Ptos)
o Niveles
Vincular tareas (2 Ptos)
o Tareas
o Tareas principales
Dependencia de tareas (2 Ptos)
o Datos del autor Inters del plan (CC)
o Clientes y tamao del mercado La Competencia (FF)
o Presupuesto para ventas y marketing - Presupuesto para recurso
humano (FC), adems posponer 2 dias.
o El resto por defecto (FC)
Recursos (2 Ptos)
o Material
Carlos Cueva S/. 22 S/. 25
Carmen Snchez S/. 25 S/. 30
Juan Prez S/. 30 S/. 35
Computadora S/. 2 S/. 4
Impresora S/. 2 S/. 4
Scaner S/. 2 S/. 4
Papel S/. 22
Almuerzo S/. 300
Desayuno S/. 200
Asignacin de recursos ( 2 Ptos)
o Datos del autor Carlos Cueva, Computadora, Impresora, Papel.
o Inters del Plan Carmen Snchez, Computadora, Impresora,
Papel.
o Delimitacin del negocio Juan Prez, Computadora, Scaner,
Impresora, Papel.
Cambiar Tipo de tareas ( 3 Ptos)
o Datos del autor Asignar un recurso ms (Carmen Snchez) con el
Tipo de tarea Unidades fijas.
o Inters del Plan Cambiar la Duracin de trabajo a 3 dias, con el
Tipo de tarea Duracin fija.
o Delimitacin del negocio Cambiar el trabajo de 40 h a 60, con el
Tipo de tarea Trabajo fijo.
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Referencias Bibliogrficas del Tema
Conocimineto Aditivo. (12 de Agosto de 2013). Obtenido de
http://conocimientoadictivo.blogspot.com/2013/06/descargar-office-2013-links-
oficiales.html
Hurtado, M. (17 de Agosto de 2013). Penn Engineering. Obtenido de
http://www.ese.upenn.edu/seniordesign/resources/MS_Project_Tutorial.pdf
Microsoft. (19 de Agosto de 2013). Microsoft IT Academy Program. Obtenido de
https://itacademy.microsoftelearning.com/eLearning/courseDetail.aspx?courseI
d=192480
Microsoft Office. (15 de Septiembre de 2013). Obtenido de
http://office.microsoft.com/en-us/project-help/training-courses-for-project-2013-
HA104032117.aspx
Microsoft Project 2013: The Missing Manual. (12 de Septiembre de 2013). Obtenido de
http://books.google.com.pe/books?id=nwJVPQJvtbcC&pg=PT934&lpg=PT934&
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G6&sig=rMAXLZma9WRbozsBcj015xrCJ88&hl=es&sa=X&ei=SwhgUs2dAovU
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ect%202
Microsoft Project Tutorial. (13 de Octubre de 2013). Obtenido de
http://msproject2013.org/: http://msproject2013.org/
Windows Tecnico. (20 de Mayo de 2013). Obtenido de
http://www.windowstecnico.com/archive/2013/01/21/manual-de-microsoft-
project-2013-conceptos-b-225-sicos-parte-ii.aspx