Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Penyerahan : 25...
Transcript of Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Penyerahan : 25...
1
Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Penyerahan : 25 September 2013
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS) Batas Penyerahan : 4 Oktober 2013
PERBEDAAN INSOURCING DAN OUTSOURCING DALAM
PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI
Oleh :
Jauhar Samudera Nayantakaningtyas (P056121891.50)
Angkatan R50
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2013
i
DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR ISI ........................................................................................................... i
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. ii
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... ii
I. PENDAHULUAN .......................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang ......................................................................................... 1
1.2. Tujuan Penulisan ...................................................................................... 1
II. PEMBAHASAN ............................................................................................. 2
2.1. Pendekatan Insourcing ............................................................................. 2
2.1.1. Pengertian Insourcing ...................................................................... 2
2.1.2. Penerapan Insourcing ...................................................................... 2
2.1.3. Keunggulan dan Kelemahan Insourcing ......................................... 3
2.2. Pendekatan Outsourcing ........................................................................... 4
2.2.1. Pengertian Outsourcing ................................................................... 4
2.2.2. Penerapan Outsourcing ................................................................... 5
2.2.3. Keunggulan dan Kelemahan Outsourcing ....................................... 6
III. PENUTUP ....................................................................................................... 9
3.1. Kesimpulan ............................................................................................... 9
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 11
LAMPIRAN ......................................................................................................... 12
ii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1. Jenis Penerapan Outsourcing ................................................................ 6
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Komentar di http://jhohandewangga.wordpress.com ....................... 12
Lampiran 2. Komentar di http://pakpid.wordpress.com ....................................... 12
Lampiran 3. Komentar di http://ferry1002.blog.binusian.org ............................... 13
1
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dalam menghadapi persaingan dunia usaha yang ketat, organisasi dituntut
untuk melakukan peningkatan manajemen organisasi atau perusahaan. Hal ini
membuat organisasi harus mampu mengelola organisasinya secara efektif dan
efisien. Organisasi selalu berusaha semaksimal mungkin untuk menggunakan
sumberdaya secara optimal untuk mencapai hasil yang maksimal. Salah satu
caranya adalah dengan membangun teknologi informasi dan sistem informasi
menjadi teknologi sistem informasi yang medukung bisnis organisasi, proses
bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari
organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis.
Pengelolaan organisasi yang semakin efektif, efisien, dan responsif dalam
sistem informasi, maka dapat memberi kemudahan bagi perusahaan untuk
mengetahui apa yang menjadi kebutuhan dalam lingkungan bisnisnya, mulai dari
proses produksi dan operasi, finance, accounting, hingga pemasaran. Dalam
mengoptimalkan pengambangan dan implementasi teknologi sistem informasi,
setiap perusahaan dapat melakukan melalui 2 (dua) metode, yaitu insourcing, dan
outsourcing. Setiap perusahaan harus peka dan berhati-hati dalam menentukan
pilihan dari kedua metode tersebut untuk meningkatkan implementasi dari sistem
informasi yang telah dibangun. Karena masing-masing metode memiliki
kelebihan dan kekurangan, sehingga perusahaan harus memutuskan pilihan yang
sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. Kesalahan dalam menentukan pilihan akan
memberikan dampak yang buruk bagi kehidupan bisnis perusahaan.
1.2. Tujuan Penulisan
Tujuan dari penulisan makalah ini adalah :
1. Menjelaskan pengertian insourcing dan outsourcing.
2. Menjelaskan penerapan insourcing dan outsourcing.
3. Menjelaskan keunggulan dan kelemahan insourcing dan outsourcing
dalam pengembangan dan implementasi sistem informasi.
2
II. PEMBAHASAN
2.1. Pendekatan Insourcing
2.1.1. Pengertian Insourcing
Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk
dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu
sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja
di luar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi yang
diterima juga mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh
oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya
atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009).
Insourching adalah pemanfaatan sumber daya yang terdapat didalam suatu
organisasi atau suatu perusahaan, seperti sumberdaya manusia, sumberdaya
teknologi, sumberdaya sistem informasi, sumberdaya hardware, sumberdaya
software, sumberdaya jaringan, sumberdaya data, sumberdaya ekonomi, yang
diubah melalui berbagai proses bisnis (pemrosesan) menjadi barang atau jasa,
sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk
pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem
bertukar input dan output dengan lingkungannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa
insourcing adalah model pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan
sumberdaya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Dalam model ini,
perusahaan mempertahankan dan mengelola semua peralatan IT secara langsung
dan in-house.
2.1.2. Penerapan Insourcing
Menurut Zilmahram (2009), insourcing dapat terjadi karena hal-hal
sebagai berikut:
1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam
perusahaan.
2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu
tidak dibutuhkan lagi di dalam perusahaan.
3
3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar
perusahaan.
2.1.3. Keunggulan dan Kelemahan Insourcing
Menurut Anonim (2011) beberapa keunggulan dari pengelolaan SI dan TI
dengan sistem insourcing antara lain:
1. Perusahaan memiliki kendali yang besar terhadap SI/TI-nya sendiri.
2. Mengurangi biaya tenaga kerja karena biaya untuk pekerja dalam
perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya yang dikeluarkan untuk
pekerja outsource.
3. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi perusahaan secara optimal.
4. Memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proses pengembangan
SI.
5. Sistem Informasi yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur sesuai
dengan kebutuhan perusahaan.
6. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance)
terhadap SI karena proses pengembangannya dilakukan oleh internal
perusahaan tersebut.
7. Lebih mudah dalam mengintegrasikan SI yang dikembangkan oleh
perusahaan dengan sistem yang sudah ada.
8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta
dikontrol keamanan aksesnya (security access).
9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif (competitif advantage)
perusahaan dibandingkan pesaing.
Selain keunggulan di atas, Anonim (2011) menyebutkan bahwa
pengelolaan SI dan TI dengan sistem insourcing juga memiliki kelemahan,
diantaranya:
1. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem
harganya sangat mahal.
2. Pengembangan SI dapat memakan waktu yang lama karena harus
merancangnya dari awal.
4
3. Adanya communication gap antara IT Specialist dan user.
4. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhan users sehingga menyulitkan
spesialis TI dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI
yang dibuat kurang memenuhi kebutuhan user.
5. Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi
masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi.
6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan
memiliki skill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang
harus ditanggung sendiri oleh perusahaan.
7. Perusahaan belum tentu mampu melakukan adaptasi dengan
perkembangan TI yang sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang
digunakan kurang up to date.
2.2. Pendekatan Outsourcing
2.2.1. Pengertian Outsourcing
Menurut O’Brien dan Marakas (2010), istilah outsourcing dalam arti luas
adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh
internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan
sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsourcing digunakan untuk
menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan
eksternal.
Greaver (1999) memandang outsourcing sebagai tindakan mengalihkan
beberapa aktivitas perusahaan dan hak pengambilan keputusannya kepada pihak
lain (outside provider), dimana tindakan ini terikat dalam suatu kontrak
kerjasama. Beberapa pakar serta praktisi outsourcing dari Indonesia juga
memberikan definisi mengenai outsourcing, antara lain menyebutkan bahwa
outsourcing dalam bahasa Indonesia disebut sebagai alih daya, adalah
pendelegasian operasi dan manajemen harian dari suatu proses bisnis kepada
pihak luar (perusahaan jasa outsourcing).
Amant (2010) dalam Wiriadinata dan Sembiring (2012) menyatakan
bahwa definisi dari IT outsourcing adalah suatu bentuk pendelegasian melalui
pengaturan kontrak dari sebagian atau semua sumberdaya teknis, sumberdaya
5
manusia, dan tanggung jawab manajemen yang berkaitan dengan pemberian
layanan IT dari sebuah vendor eksternal. Tujuan utama suatu organisasi
melakukan IT outsourcing adalah mengembangkan sistem informasi untuk
menghasilkan sistem informasi yang lebih baik, memanfaatkan IT untuk mencapai
hasil bisnis yang lebih baik, dan mengeksploitasi aset IT secara eksternal.
2.2.2. Penerapan Outsourcing
Dewangga (2010) menyatakan bahwa ada beberapa alasan perusahan
melakukan outsourcing, yaitu:
1. Membagi resiko operasional, karena resiko operasional perusahaan bisa
terbagi kepada pihak lain.
2. Sumberdaya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan
yang lainnya
3. Mengurangi biaya karena dana yang sebelumnya digunakan untuk
investasi bisa difungsikan sebagai biaya operasional
4. Memperkerjakan sumberdaya manusia yang berkompeten karena tenaga
kerja yang disediakan oleh perusahaan outsourcing adalah tenaga yang
sudah terlatih dan kompeten dibidangnya
5. Mekanisme kontrol menjadi lebih baik.
6. Meningkatkan fokus bisnis karena telah melimpahkan sebagian
operasionalnya kepada pihak lain
Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang
sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan
juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifkasi sistem yang sudah
ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource
untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga
lewat out-sourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem
informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.
6
Gambar 1. Jenis Penerapan Outsourcing Sumber: Anonim (2010)
Carrie dan Indrajit dalam Pasaribu (2010) membedakan IT outsourcing
kedalam 4 bagian, yaitu :
1. Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak
lain, baik hardware, software, dan brainware.
2. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang
dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu.
3. Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di
serah ke pada pihak lain, dan bagian yang tidak diberikan tersebut akan
dikelola oleh perusahana sendiri.
4. De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke
perusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah.
2.2.3. Keunggulan dan Kelemahan Outsourcing
Menurut Dewangga (2010), keunggulan pengembangan Sistem Informasi
melalui outsourcing, antara lain:
1. Manajemen IT yang lebih baik, IT dikelola oleh pihak luar yang telah
berpengalaman dalam bidangnya, dengan prosedur dan standar operasi
yang terus menerus dikembangkan.
2. Fleksibiltas untuk meresponse perubahan ITyang cepat, perubahan
arsitektur IT berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan. Biasanya
7
perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang
kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi
terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource.
Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem yang dibangun telah
dibundle dengan teknologi yang terbaru.
3. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan
atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
4. Akses pada pakar IT yang lebih baik.
5. Biaya yang lebih murah. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem
secara outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara
keseluruhan dengan pendekatan in-sourcing ataupun self-sourcing, out-
sourcing termasuk pendekatan dengan biaya yang rendah.
6. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.
7. Fokus pada inti bisnis, perusahaan tidak perlu memikirkan bagaimana
sistem IT-nya bekerja. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain,
karena proyek telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.
8. Pengembangan karir yang lebih baik untuk pekerja IT.
Selain keunggulan diatas, menurut Dewangga (2010) pendekatan
outsourcing juga memiliki beberapa kelemahan, kelemahan-kelemahan itu seperti:
1. Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi,
karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami
persoalan yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap.
Misalnya terjadi kasus-kasus tertentu, karyawan outsource merasa dirinya
bukan bagian dari perusahaan pengguna.
2. Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang
dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian
kontrak.
3. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang
sistem informasi akan terbentuk.
8
4. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa
dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang
mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.
5. Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.
6. Perubahan dalam gaya manajemen.
7. Proses seleksi kerja yang berbeda.
8. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang
diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting
juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila
bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.
9
III. PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Pemilihan mengenai pendekatan mana yang akan digunakan dalam suatu
perusahaan, sebenarnya tergantung dari ruang lingkup, budget, resiko, tingkat
kegunaan, dan sejauh mana perusahaan memerlukannya. Kalau ruang lingkup itu
tidaklah terlalu besar dan sangat sederhana, maka pendekatan insourcing adalah
langkah yang terbaik yang ada. Tetapi kalau sudah mencakup area yang lebih luas
lagi, mungkin outsourcing adalah jalannya, sehingga fokus kegiatan bisnis
perusahaan bisa lebih difokuskan daripada kita menyibukkan diri untuk
mengurusi sesuatu yang membuat kita menjadi kesusahan dalam menjalankan inti
bisnis.
Dilihat dari budget yang ada, kalau budget yang perusahaan miliki
terbatas, atau masih kalangan menengah ke bawah, ada baiknya kalau
menggunakan insourcing, karena tidak terlalu memakan biaya yang begitu besar.
Disebabkan orang-orang yang ada, itu masih berada di dalam 1 perusahaan. Tidak
memakan banyak biaya salah satunya biaya gaji atau biaya kerja. Jadi lebih
menguntungkan daripada harus menggunakan outsourcing. Dan kalau perusahaan
tersebut tergolong perusahaan besar, sebaiknya menggunakan tenaga outsourcing
karena pengaruhnya bisa lebih besar untuk membantu mengurangi biaya IT tetapi
memiliki kualitas kinerja yang baik. Dan dapat membantu perusahaan tersebut
untuk lebih fokus dalam mengembangkan inti bisnisnya, tetapi tetap memiliki
kualitas ICT yang baik.
Dilihat dari segi resiko dan tingkat kegunaannya, ini tergantung dari
bentuk dan kegiatan bisnis perusahaan. Jika resiko yang di hadapi dan tingkat
kegunaannya tidak terlalu mengkhawatirkan maka ada baiknya hanya
menggunakan insourcing. Sehingga tidak terlalu mengurangi biaya untuk masalah
IT, tetapi jika resiko yang di hadapi dan tinggkat kegunaan tinggi, sebaiknya
menggunakan outsourcing, dengan artian perusahaan dapat lebih konsentrasi
dalam menghadapi resiko yang ada, dan perusahaan terlindungi dari segala
ancaman, dan tindakan pencurian data dan segalanya.
10
Begitu juga dengan tingkat kegunaan, jika kegunaan dari ICT memang
sangat dibutuhkan, ada baiknya jika perusahaan menggunakan outsourcing,
sehingga mereka dapat membuat sesuai dengan permintaan dari perusahaan
didasarkan kepada pengendalian resiko yang diharapkan. Dikarenakan
outsourcing memiliki tenaga yang lebih ahli dalam bidangnya tersebut. Dan yang
terakhir jika di lihat dari keperluannya, cukup bisa dipikir secara logika. Karena
jika kegunaan dari ICT tidak terlalu penting atau biasa saja, maka insourcing
sudahlah cukup untuk menjalankan permintaannya tersebut, tetapi jika keperluan
akan ICT dikatakan sangan membantu, maka tenaga outsourcing memang
menjadi pilihan terbaik. Dikarenakan mereka memang ahli didalamnya. Tenaga
outsourcing memiliki keahlian tersendiri dikarenakan bidang yang mereka hadapi
memang berada pada daerah itu juga. Sehingga sebaiknya pilihan jatuh kepada
outsourcing. Mana yang lebih baik, tidaklah menjadi pertanyaan bagi perusahaan.
Tetapi faktor-faktor diataslah yang menentukan mana yang menjadi pilihan
terbaik perusahaan. Juga bukan hanya tergantung itu saja, untuk bagian
outsourcing, perlu diperhatikannya bentuk kontrak kerjasama yang dibuat. Agar
kinerja dan kualitas kerja dari pihak vendor outsourcing dapat seperti yang
diharapkan.
11
DAFTAR PUSTAKA
[Anonim]. 2010. Self-Sourcing, In-Sourcing, and Out-Sourcing dalam
http://pakpid.wordpress.com [Diakses pada 23 September 2013]
[Anonim]. 2011. Membandingkan Pengembangan Sistem Informasi Secara
Outsourcing dan Insourcing dalam http://www.scribd.com [Diakses pada
23 September 2013]
Dewangga, J. 2010. Outsourcing dalam http://jhohandewangga.wordpress.com
[Diakses pada 23 September 2013]
Greaves, Maurice F. 1999. Strategic Outsourcing, a Structured Approach to
Outsourcing Decisions and Initiatives. USA: Amerika Management
Association.
O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Management Information System :
Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise, 10th
Edition. McGraw-Hill.
Pasaribu, FTP. 2010. Outsourcing, Insourcing & Selfsourcing dalam
http://ferry1002.blog.binusian.org [Diakses pada 23 September 2013]
Wiriadinata, R. P. A. dan Sembiring, J. 2012. Perancangan Model Pengambilan
Keputusan IT Outsourcing dalam Enterprise Architecture. Jurnal Sarjana
Institut Teknologi Bandung Bidang Teknik Elektro dan Informatika
Volume 1, Number 2, Juli 2012
Zilmahram, T. 2009. Outsourcing dan Insourcing dalam
http://habahate.blogspot.com [Diakses pada 23 September 2013]
12
LAMPIRAN
Lampiran 1. Komentar di http://jhohandewangga.wordpress.com
Lampiran 2. Komentar di http://pakpid.wordpress.com