Master-Thesis Aufbau eines Rechtsmanagements einer Gesundheitseinrichtung zur ... · 2019. 11....
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Master-Thesis
Aufbau eines Rechtsmanagements einer Gesundheitseinrichtung zur Erfüllung der Anforderungen der ISO 50001
Verfasser/Verfasserin: Beta Vincetic, 1230 Wien, Gregorygasse 16A/2/3 Matr. Nr.: 1465395 Universitätslehrgang: Management für Technik im Gesundheitswesen Anzahl der Wörter: 13.106 Abgabedatum: 10.01.2017
zur Erlangung des akademischen Grades Master of Science
am Zentrum für Management im Gesundheitswesen der Donau-Universität Krems
Fachbetreuer/in DI Martin Krammer, MSc
Begutachter/Opponent Ass.- Prof. i.R. Dr. Albin Krczal, DUK bzw. Begutachter (Opponent)
Ich versichere: 1. dass ich die Master-Thesis selbstständig verfasst, andere als die angegebenen Quellen
und Hilfsmittel nicht benutzt und mich auch sonst keiner unerlaubten Hilfe bedient habe. 2. dass ich dieses Master-Thesis Thema bisher weder im In- noch im Ausland (einer
Beurteilerin/einem Beurteiler zur Begutachtung) in irgendeiner Form als Prüfungsarbeit vorgelegt habe.
3. dass diese Arbeit mit der vom Begutachter beurteilten Arbeit übereinstimmt.
Datum der Einreichung: 10.01.2017 Unterschrift
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II
Danksagung
An dieser Stelle möchte ich mich ganz herzlich bei all denen bedanken, die mich
während meines Studiums und bei der Erstellung meiner Masterthese unterstützt
haben.
Besonderer Dank gilt meiner Familie, die während meines Studiums oft auf mich
verzichten musste und mir auch die Freiräume gegeben hat, die ich gebraucht habe.
Sie haben mich mit viel Verständnis, Motivation und ihrer grenzenlosen Geduld
unterstützt. Nur durch ihre Rücksichtnahme in den letzten beiden Jahren ist ein
berufsbegleitendes Studium möglich gewesen.
Einen großen Dank an Herrn DI Martin Krammer, MSc, der mich fachlich beim
Schreiben dieser Arbeit betreut hat und immer mit Rat und Tat zur Seite gestanden
ist. Seine wertvollen Hinweise, die moralische Unterstützung und das kritische
Hinterfragen haben einen großen Teil zur Vollendung dieser Arbeit beigetragen.
Mein Dank gilt auch meinem Chef Ing. Mag. Armin-Rudolf Weinrath, der mich in
dieser Zeit oft fachlich und moralisch unterstützt hat.
Ebenso möchte ich meinen Korrekturlesern danken, die sich für mich und meine
Arbeit Zeit genommen haben und mich mit ihren Ratschlägen tatkräftig unterstützt
haben.
Mein Dank gilt auch der Firma SANTESIS, technisches Gebäudemanagement und
Service GmbH, die mich finanziell und zeitlich unterstützt hat.
Und zuletzt gilt mein Dank meinen Eltern und Schwiegereltern, die mich während
meines ganzen Studiums bei den Haushaltstätigkeiten und der Kinderbetreuung
unterstützt haben.
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III
Abstract
Die Uhr unserer Natur tickt unabänderlich. Unsere fossilen Ressourcen werden
immer knapper und das Klima verschlechtert sich zunehmend. Wenn die Menschheit
nicht anfängt umzulenken, drohen zahlreiche Katastrophen, gefolgt von einem
Klimakollaps.
Nach unzähligen Klimakonferenzen, Vorträgen von Klimaexperten und publizierter
Literatur, einigten sich die Mitgliedsstaaten der EU auf eine Richtlinie, die eine
Senkung des Energieverbrauchs zum Ziel hat. Diese Richtlinie wurde auf nationales
Recht umgesetzt. Die Einhaltung dieses Gesetzes ist für Unternehmen zu einer
großen Herausforderung geworden. Dies führte zur folgenden Forschungsfrage:
Wie kann eine Gesundheitseinrichtung sicherstellen, dass sie alle relevanten
Normen, Vorschriften und Gesetze bezogen auf ein Energiemanagementsystem (am
Beispiel ISO 50001) kennt und die daraus resultierenden Verpflichtungen einhält?
Die für die Arbeit zusätzlich relevanten Fragen waren, welche Werkzeuge geeignet
sind, um die oben angeführte Aufgabenstellung zu unterstützen und wie die
Prozesse und die Verantwortlichkeiten gestaltet werden sollten, um ein optimales
Ergebnis für ein Unternehmen zu erreichen.
Die Methodik setzte sich aus Literaturrecherche, Expertenbefragungen und Vergleich
der Best Practice Beispiele zusammen. Die Befragungen der Experten zeigten
deutlich, dass die Erfüllung der Rechtskonformität nicht klar standardisiert und
abgegrenzt ist.
Um diese Forschungsfragen beantworten zu können, wurden in dieser Arbeit zwei
Varianten zur Erfüllung der Rechtskonformität entwickelt und mit ihren Vor- und
Nachteilen gegenübergestellt.
Um eine optimale Erfüllung der Rechtskonformität gewährleisten zu können, wurde
die Variante mit der internen Besetzung empfohlen und mit den Werkzeugen
erläutert.
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Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung................................................................................................................ 4
1.1 Problemstellung ................................................................................................... 4
1.2 Forschungsfrage .................................................................................................. 5
1.3 Ziel der Arbeit ...................................................................................................... 5
1.4 Methodik .............................................................................................................. 6
1.4.1 Theoretischer Teil – eingehende Literaturrecherche ......................................... 6
1.4.2 Empirischer Teil – Befragungen bzw. Interviews mit 11 Experten .................... 6
1.4.3 Literaturrecherche ............................................................................................. 6
2. Theoretischer Hintergrund ...................................................................................... 8
2.1 Definitionen Normen und Gesetze ....................................................................... 8
2.1.1 Normen .............................................................................................................. 8
2.1.2 Gesetze .............................................................................................................. 8
2.2 Entstehung und Wirkung von Normen und Gesetzen .......................................... 9
2.2.1 Nationale Normen .............................................................................................. 9
2.2.2 Europäische Normen ......................................................................................... 9
2.2.3 Internationale Normen ...................................................................................... 10
2.2.4 Entstehung der Bundes- und Landesgesetze .................................................. 11
2.2.4.1Bundesgesetze .............................................................................................. 11
2.2.4.2Landesgesetze .............................................................................................. 12
2.3 Energieeffizienzgesetz ....................................................................................... 12
2.3.1 Ausgangssituation ............................................................................................ 12
2.3.2 ISO 50001 ........................................................................................................ 14
3. Rechtsmanagement Theorie ............................................................................... 21
3.1 Definitionen „Rechtsmanagement“ bzw. „Compliance Management“ ................ 21
3.2 „Rechtsmanagement ist Chefsache“ ................................................................. 23
3.3 Vergleich diverser Studien zum Thema Rechtsmanagement ............................ 23
4. Aufbau eines Rechtsmanagements in einer Gesundheitseinrichtung ......... 25
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2
4.1 Variante 1 – „Rechtsmanagement INTERN“ auf die verantwortlichen Bereiche
delegieren ................................................................................................................. 26
4.2 Variante 2 – „Rechtsmanagement EXTERN“ (Outsourcing) .............................. 36
5. Fallbeispiel Vinzenz Gruppe bzw. SANTESIS ..................................................... 44
5.1 Vinzenz Gruppe - Firmenportrait und geschichtliche Entwicklung ..................... 44
5.2 Fallbeispiel SANTESIS, Technisches Gebäudemanagement und Service GmbH
..................................................................................................................... 48
5.3 Rechtsmanagement der Firma SANTESIS – IST Zustand ................................ 49
5.3.1 Allgemein ......................................................................................................... 49
5.3.2 Fallbeispiel Linz – Share Point Lösung „Bescheidwesen“ ............................... 51
5.3.3 Fazit „IST-Zustand“ .......................................................................................... 52
5.4 Umsetzungsmöglichkeiten in der Vinzenz Gruppe bzw. SANTESIS ................. 52
6. Fazit „SOLL – Konzept“ ........................................................................................ 54
6.1 Funktionsbeschreibungen - „Die Prozessverantwortlichkeiten“ ......................... 55
6.2 Prozesse ............................................................................................................ 55
6.2.1 Information ....................................................................................................... 55
6.2.2 Kommunikation ................................................................................................ 56
6.2.3 Dokumentation ................................................................................................ 56
6.3 Werkzeuge ........................................................................................................ 57
6.3.1 Das Rechtsregister ........................................................................................... 57
6.3.2 Schulungen zum Thema „Rechtsmanagement“ .............................................. 61
6.3.3 Share Point – „Rechtsmanagement“ ............................................................... 61
6.3.4 CAFM – System „MT/BT-DATA“ ...................................................................... 61
7. Empirischer Teil: Auswertung und Darstellung von Fragebögen zur Erfüllung der
Rechtskonformität am Beispiel der ISO 50001 .................................................... 62
7.1 Tabellarische Darstellung des Gesamtergebnisses ........................................... 64
7.2 Tabellarische Darstellung und Interpretation der einzelnen Ergebnisse ............ 65
8. Zusammenfassung und Schlussfolgerung mit Zukunftsaspekten ......................... 73
8.1 Zusammenfassung allgemein ............................................................................ 73
8.2 Reflexion ............................................................................................................ 74
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8.3 Zukunftsaspekte und Ausblick für die Vinzenz Gruppe..................................... 74
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1. Einleitung
1.1 Problemstellung
Durch die Verknappung bzw. Endlichkeit der natürlichen Ressourcen nimmt die
Energieeffizienz in Unternehmen einen immer höheren Stellenwert ein. Der Schutz
von Umwelt und Natur wird aus diesem Grund immer wichtiger. Je mehr der
Umweltschutzgedanke in unserer Gesellschaft Platz einnimmt, umso mehr Gesetze
und Normen werden eingeführt und die entsprechenden Rahmenbedingungen für
Unternehmen werden komplexer.
Normen und Gesetze sind überall und allgegenwärtig. Sie begleiten uns im Alltag,
geben Sicherheit im Straßenverkehr oder gewisse Standards in der Qualität unserer
Lebensmittel vor usw. Ohne sie würde unsere Gesellschaft nicht so gut funktionieren,
denn sie regeln viele unserer Abläufe, geben hohe Standards vor und sichern die
Ressourcenschonung nachhaltig.
Die in den letzten Jahren immer größer werdende Normen- und Gesetzesflut zu
kennen und einzuhalten, ist für Unternehmen, egal ob sie als Personen oder
Kapitalgesellschaften geführt werden, eine große Herausforderung. Die Fristen und
Pflichten, die die zuständigen Behörden vorschreiben, müssen vom jeweiligen
Unternehmen herausgefiltert und entsprechend umgesetzt werden. Unter
Umständen kann die Nichteinhaltung von gesetzlichen Vorgaben strafrechtliche
Konsequenzen haben bzw. können Schadenersatzanforderungen geltend gemacht
werden oder enorme Imageschäden entstehen.
Am 01. Jänner 2015 trat das Bundes - Energieeffizienzgesetz1 in Kraft, das genaue
Ziele bis zum Jahr 2020 definiert hat.
„Mittelbar soll jedoch auch die Versorgungssicherheit durch einen geringeren
Energieverbrauch verbessert, der Anteil erneuerbarer Energien im Energiemix erhöht
und eine Reduktion von Treibhausgasemissionen erzielt werden.“2
1 Langtitel: Bundesgesetz über die Steigerung der Energieeffizienz bei Unternehmen und dem Bund
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Nachhaltig bringt dieses Energieeffizienzgesetz den Unternehmen viele Vorteile.3 Sie
sind aber gezwungen, neue Methoden, Werkzeuge und Prozesse einzuführen, damit
sie am Markt bestehen können.
Um dieses Gesetz einzuhalten, sind Umstrukturierungen in den Unternehmen
notwendig. Durch Maßnahmen, wie eine klare Aufgabenverteilung (Organigramme)
und Strukturierung der Prozesse kann die Umsetzung des Gesetzes innerhalb eines
Unternehmens nachhaltig gelebt werden.
1.2 Forschungsfrage
Wie kann eine Gesundheitseinrichtung sicherstellen, dass sie alle relevanten
Normen, Vorschriften und Gesetze, bezogen auf ein Energiemanagementsystem
(am Beispiel ISO 50001) kennt und die daraus resultierenden Verpflichtungen
einhält?
Zusätzlich relevante Fragen:
Welche Werkzeuge sind geeignet, die oben angeführte Aufgabenstellung zu
unterstützen?
Wie sollten die Prozesse und Verantwortlichkeiten gestaltet werden, um ein
optimales Ergebnis zu erzielen?
1.3 Ziel der Arbeit
Das Hauptziel dieser Arbeit ist es, durch ausführliche Literaturrecherche und
Auswertung der Ergebnisse der Befragungen ein Konzept auszuarbeiten, welches
nachhaltig garantiert, dass alle Standards, Pflichten und Fristen erkannt und
eingehalten werden.
Dies soll durch die Ergebnisse, die aus der Auswertung der Interviews ausgearbeitet
werden, unterstrichen werden.
2 [online]
http://www.bmwfw.gv.at/EnergieUndBergbau/Energieeffizienz/Documents/Kerninhalte%20des%20EEFFG%20barrierefrei.pdf [Zugriff am 15.05.2016] 3 Im Kapitel 2.3 wird auf das Energieeffizienzgesetz näher eingegangen.
http://www.bmwfw.gv.at/EnergieUndBergbau/Energieeffizienz/Documents/Kerninhalte%20des%20EEFFG%20barrierefrei.pdfhttp://www.bmwfw.gv.at/EnergieUndBergbau/Energieeffizienz/Documents/Kerninhalte%20des%20EEFFG%20barrierefrei.pdf
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Dabei sollen die Struktur und Organisation des Rechtsmanagements dargestellt, die
notwendigen Prozesse beschrieben und die verwendeten Werkzeuge und
Instrumente vorgestellt werden.
1.4 Methodik
1.4.1 Theoretischer Teil – eingehende Literaturrecherche
Zu Beginn dieser Arbeit (Kap. 2) werden Normen und Gesetze im Allgemeinen,
hinsichtlich ihrer Entstehung und Unterschiede beschrieben und gegenübergestellt.
1.4.2 Empirischer Teil – Befragungen bzw. Interviews mit 11 Experten
Tabellarische Darstellung der Ergebnisse bzw. Relevanz und ihre Interpretationen
Befragt wurden:
Experten aus den Branchen des Gesundheitswesens, der Industrie und der
Normungsinstitute.
Qualifikationen der befragten Experten reichten von leitenden QM Managern
bis zu technischen Leitern, Energiemanagern und Leitern der
Rechtsabteilungen.
1.4.3 Literaturrecherche
Im Zeitraum von Juli 2016 bis Oktober 2016 wurde in den Datenbanken von
STATISTA und der Suchmaschine Google Scholar und Google Books mittels
definierter Suchbegriffe eine Literaturrecherche durchgeführt. Für die Recherche
wurden folgende Suchbegriffe verwendet: „Energiemanagement“, „ISO 50001“,
„Rechtsmanagement“, „legal compliance“, „Rechtsregister“ und „Rechtskataster“,
„Normen“, „Gesetze“ und viele mehr. Weiters wurde in den Büchereien der FH Wien,
Hauptbücherei Wien, Bücherei der Donau Uni Krems und Bücherei Uni Graz nach
geeigneter Literatur geforscht.
Für die Literatursuche der Best Practice Beispiele wurden folgende Suchbegriffe
verwendet: „Best Practice“, „EMAS“, „ISO 50001“ usw. Bei den Best Practice
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Beispielen war es nicht wichtig, sich nur auf Energie oder auf die ISO 50001 zu
fokussieren, weil sich die Empfehlungen und gute Erfahrungen der Unternehmen
genauso auf die Erfüllung der Rechtskonformität der ISO 50001 umlegen lassen.
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2. Theoretischer Hintergrund
In diesem Kapitel werden Normen und Gesetze einander gegenübergestellt, um den
Unterschied zwischen diesen Begriffen bzw. deren Überschneidungen zu zeigen.
2.1 Definitionen Normen und Gesetze
2.1.1 Normen
Normen sind anerkannte, unverbindliche Regeln bzw. Empfehlungen. Das bedeutet,
dass ihre Anwendung freiwillig ist. Nur in Ausnahmefällen werden Normen durch
Gesetze, Verordnungen und (privatrechtlich) Verträge verbindlich.
Der Rechtswissenschaftler und Verfassungsexperte Hans Kelsen hat den Begriff
„Norm“ folgend definiert: „Norm im allgemeinsten Sinne bedeutet, dass etwas sein
soll. Man kann die Norm als den Sinn eines Willensaktes kennzeichnen.“4
Der Vorteil oder Sinn von Normen ist: Sie sind gesichertes Fachwissen und
dokumentieren den aktuellen Stand der Technik, Wissenschaft und Gesellschaft.
Hohe Qualitätsstandards und Lebensqualität, Schutz vor Unfällen, Stärken der
Wettbewerbsposition am Markt, globaler Marktzugang und sinnvolle Planung von
Projekten sind nur einige Vorteile von einem breiten Spektrum an Funktionen der
Normen.
2.1.2 Gesetze
Anders als Normen sind Gesetze verbindlich und werden vom Gesetzgeber
entwickelt und vorgeschrieben. Nach der Wortherkunft bedeutet „Gesetz“ etwas
„Gesetztes oder Festgelegtes“5. Im Allgemeinen regeln sie menschliches Verhalten
und jede durch den Staat beschlossene, bindende Vorschrift. Es gibt keine
eindeutige Übereinstimmung wie Gesetze definiert werden. Das Gabler
Wirtschaftslexikon definiert ein Gesetz nach folgenden Gesichtspunkten:
4 Walter (1999:20)
5 Vgl. [online] http://www.wissen.de/wortherkunft/gesetz [Zugriff am 15.08.2016]
http://www.wissen.de/wortherkunft/gesetz
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„1. Im formellen Sinn: Alle in einem förmlichen, meist in der Verfassung vorgeschriebenen Gesetzgebungsverfahren von den gesetzgebenden Körperschaften beschlossene Rechtsvorschriften. 2. Im materiellen Sinn: Neben den Gesetzen im formellen Sinn auch Rechtsverordnungen, Satzungen und das Gewohnheitsrecht.“6
„Nach § 9 ABGB behalten die Gesetze so lange ihre Kraft, bis sie vom Gesetzgeber
abgeändert oder ausdrücklich aufgehoben werden“7. Sie werden immer in der
ursprünglichen Fassung des Kundmachungsdatums widergegeben.
2.2 Entstehung und Wirkung von Normen und Gesetzen
2.2.1 Nationale Normen
Das österreichische Normungsinstitut mit Sitz in Wien wird durch das neutrale und
unabhängige Dienstleistungsunternehmen ASI (englisch: Austrian Standard Institute)
vertreten. Sein Wirkungsbereich umfasst die nationalen Normen mit der Bezeichnung
ÖNORM.
2.2.2 Europäische Normen
CEN (englisch, European Committee for Standardization) ist eine der drei
europäischen Normungsorganisationen, die für die Entwicklung der europäischen
Normen auf allen Fachgebieten, außer für Telekommunikation und Elektrotechnik,
zuständig ist. Diese europäische Normungsorganisation wird in Österreich durch das
ASI vertreten.8
CENELEC (englisch, European Committee for Electrotechnical Standardization) ist
das europäische Komitee für elektrotechnische Normung. Das österreichische
Mitglied für Elektrotechnik ist das Österreichische Elektrotechnische Komitee, aber
Normen und Normentwürfe werden durch das ASI angeboten. Das CENELEC-
Komitee wurde 1972/73 durch die Zusammenschließung von CENEL und
6 [online] http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/gesetze.html#definition [Zugriff am 06.08.2016]
7 [online]
http://www.jusline.at/index.php?cpid=ba688068a8c8a95352ed951ddb88783e&lawid=1&paid=9 [Zugriff am 06.08.2016] 8 Vgl. [online] https://www.austrian-standards.at/infopedia-themencenter/infopedia-artikel/cen/ [Zugriff
am 15.08.2016]
http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/rechtsverordnungen.htmlhttp://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/satzung.htmlhttp://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/gewohnheitsrecht.htmlhttp://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/gesetze.html#definitionhttp://www.jusline.at/index.php?cpid=ba688068a8c8a95352ed951ddb88783e&lawid=1&paid=9https://www.austrian-standards.at/infopedia-themencenter/infopedia-artikel/cen/
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CENELECOM, gegründet. Mitglieder waren vorerst die EG- und EFTA Staaten, eine
Osterweiterung wurde aber schon geplant. 9
ETSI (englisch, European Telecommunications Standards Institute) ist das
europäische Komitee für die Entwicklung von Normen in der Informations- und
Kommunikationstechnologie. 10
Das europäische Komitee für Entwicklung der Normen besteht aus 33 nationalen
Mitgliedern und hat seinen Sitz in Brüssel. Sein Wirkungsbereich erstreckt sich
europaweit und die Normenbezeichnung ist EN.
2.2.3 Internationale Normen
Die ISO (englisch, International Organization for Standardization) ist das
internationale Komitee für Normung und setzt sich mittlerweile aus 162
Mitgliedsländern zusammen. Dieses Komitee wurde 1947 gegründet und hat den
Sitz in Genf. Die Normbezeichnung ist ISO, stammt aus dem griechischen Wort
“isos” und bedeutet “gleich”. Der Wirkungsbereich dieses Komitees ist international.
2.2.3.1 Entstehung und Wirkung der nationalen Normen
Jede Person (private Personen, Behörden, Interessensvertretungen), die auf einem
bestimmten Gebiet ausreichend Erfahrung und Fachkenntnis besitzt, kann einen
schriftlichen Vorschlag an das jeweilige nationale Normungsinstitut richten, um zu
bestehenden Normen oder Normentwürfen Stellung zu nehmen. Diese Vorschläge
und Stellungnahmen werden anschließend vom Fachnormenausschuss
ausgearbeitet und unter einstimmigem Beschluss ratifiziert.
Es bestehen auch zahlreiche Möglichkeiten, aktiv an Normungen mitzuarbeiten.
Fachexperten können sich von ihren Unternehmen oder Organisationen für die
Normungsarbeit nominieren lassen. Das Normungskomitee entscheidet dann über
die Aufnahme, die kostenpflichtig ist. Die Mitwirkung der Fachexperten an der
Normung bringt viele Vorteile mit sich. Einerseits entlastet es den Gesetzgeber und
andererseits bringt es den Unternehmen viele Wettbewerbs- und Wissensvorteile.
9 Vgl. [online] https://www.ove.at/normung-oek/elektrotechnische-normung/historisches/ [Zugriff am
15.08.2016] 10
Vgl. [online] https://www.austrian-standards.at/infopedia-themencenter/infopedia-artikel/elektrotechnik-telekommunikation/ [Zugriff am 15.08.2016]
https://de.wikipedia.org/wiki/Englische_Sprachehttps://www.ove.at/normung-oek/elektrotechnische-normung/historisches/https://www.austrian-standards.at/infopedia-themencenter/infopedia-artikel/elektrotechnik-telekommunikation/https://www.austrian-standards.at/infopedia-themencenter/infopedia-artikel/elektrotechnik-telekommunikation/
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Die Geltungsdauer der Normen richtet sich nach dem Bedarf der jeweiligen Bereiche.
Mindestens alle drei Jahre werden die Normen von ihren Gremien auf Gültigkeit
überprüft und bei Bedarf geändert. Besteht kein Änderungsbedarf, ist der Standard
weiterhin aktuell und die Norm bleibt unverändert gültig. Besteht ein Bedarf an
Änderung, können die Normen jederzeit geändert werden. In manchen Bereichen
bestehen Normen schon seit Jahrzehnten unverändert.11
2.2.4 Entstehung der Bundes- und Landesgesetze
2.2.4.1 Bundesgesetze
Grundsätzlich kann in Österreich jede Person einen Gesetzesvorschlag einbringen.
Die Voraussetzung dafür ist ein Volksbegehren (100.000 wahlberechtigte Stimmen
müssen im Parlament vorgelegt werden).
Im Regelfall wird ein Gesetzesvorschlag durch die Mitglieder des Nationalrats, von
der Bundesregierung oder durch den Bundesrat eingebracht.
Nach dem Einlangen des Gesetzesantrages im Nationalrat werden sie meistens an
den zuständigen Ausschuss zur Prüfung und Beratung geschickt. Im Ausschuss
sitzen Abgeordnete, die sich mit ihren Fachexperten beraten, den Gesetzesantrag
prüfen und nötigenfalls verbessern.
Nachdem der Ausschuss den Gesetzesantrag entweder abgelehnt hat oder eine
Empfehlung abgegeben hat, wird der Gesetzesentwurf im Plenum des Nationalrats
von allen Abgeordneten diskutiert. Am Ende entsteht ein Gesetzesentwurf des
Nationalrates.
Im nächsten Schritt steht die Beratung vom Bundesrat an und am Ende entsteht
entweder eine Zustimmung oder aufschiebendes Veto (Einspruch). Kommt es zur
Zustimmung des Bundesrates, wird der Gesetzesbeschluss an den
Bundespräsidenten zur Beurkundung weitergeleitet.
Abschließend unterschreiben der Bundespräsident und der Bundeskanzler das neue
Gesetz und es wird im Bundesgesetzblatt veröffentlicht.12
11
Vgl. [online] https://www.google.at/?gws_rd=ssl#q=normen+geltungsdauer [Zugriff am 15.08.2016] 12
Vgl. [online] https://www.demokratiewebstatt.at/wissen/alles-ueber-gesetze/wie-entsteht-ein-gesetz-fuer-oesterreich/ [Zugriff am 13.08.2016]
https://www.google.at/?gws_rd=ssl#q=normen+geltungsdauerhttps://www.demokratiewebstatt.at/wissen/alles-ueber-gesetze/wie-entsteht-ein-gesetz-fuer-oesterreich/https://www.demokratiewebstatt.at/wissen/alles-ueber-gesetze/wie-entsteht-ein-gesetz-fuer-oesterreich/
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2.2.4.2 Landesgesetze
Der Weg der Entstehung der Landesgesetze erfolgt im Groben ähnlich wie bei den
Bundesgesetzen durch Anträge der Landesregierung in Form einer
Regierungsvorlage oder Anträge des Landtages und in Form eines Volksbegehrens.
„Manche Länder sehen ein Begutachtungsverfahren vor, ähnlich dem der Bundesgesetzgebung. Dabei werden verschiedene Institutionen ersucht, ihre Stellungnahme zum Gesetzesvorschlag abzugeben. Andere Länder gehen dabei weiter und sehen ein Begutachtungsrecht der Bürgerinnen und Bürger vor, z.B. das Burgenland.“13
Nach Beschlussfassung werden die Gesetze den Bestimmungen des jeweiligen
Landesverfassungsgesetzes beurkundet, unterzeichnet und durch den
Landeshauptmann im Landesgesetzblatt kundgemacht.14
2.3 Energieeffizienzgesetz
2.3.1 Ausgangssituation
Die Ressourcen an fossilen Energien werden immer knapper und in Folge auch
teurer. Der Gehalt an Kohlendioxid in der Atmosphäre steigt an.
„Ohne hier auf die physikalischen Grundlagen näher einzugehen, sei festgehalten, dass durch die Antreibung dieses Treibhausgases in der Luft das Gleichgewicht zwischen Energieeinstrahlung von der Sonne und Energieabstrahlung in das Weltall gestört und in der Folge der globale Wärmehaushalt unseres Planeten verändert wird.“15
Es droht sowohl eine Klimakatastrophe (Klimaerwärmung und ihre Folgen) als auch
ein Ansteigen möglicher Energieversorgungsprobleme, die durch uns Menschen
verursacht werden, wenn wir nicht rechtzeitig einlenken.
Basierend auf der EU Richtlinie 2012/27/EU vom 25. Oktober 2012 trat in Österreich
am 01. Jänner 2015 das Energieeffizienzgesetz (genauer Wortlaut: Bundes-
Effizienzgesetz EEffG) in Kraft.
13
[online] https://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/223/Seite.2230001.html [Zugriff am 15.08.2016] 14
Vgl. [online] https://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/223/Seite.2230001.html [Zugriff am 15.08.2016] 15
Kopetz (2010:22)
https://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/223/Seite.2230001.htmlhttps://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/223/Seite.2230001.html
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„Der Zweck dieses Gesetzes liegt in der Umsetzung der Energieeffizienzrichtlinie
2012/27/EU als auch in der Erreichung der unionsrechtlich vorgegebenen Zieltrias,
dem sog. "20-20-20 Ziel".16 Nach Paragraph 9 (neun) Punkt 3 (drei) können zufolge
mittlere (Unternehmen mit höchstens 249 Beschäftigten und mit einem Umsatz von
höchstens 50 Millionen Euro oder einer Bilanzsumme von höchstens 43 Millionen
Euro, soweit sie nicht kleine Unternehmen sind17) und große (Unternehmen, die nicht
kleine oder mittlere Unternehmen sind – ab 250 Beschäftigte18) Unternehmen
entweder ein Energiemanagementsystem (ISO 50001) einführen oder alle vier Jahre
ein externes Energieaudit (EN 16247) durchführen lassen.
Ziele dieses Gesetzes bis zum Jahr 2020:
Eine Reduktion von Treibhausgasen bzw. Emissionen
Die Energieeffizienz um 20 Prozent steigern
Den Anteil an erneuerbaren Energien im Energiemix erhöhen
Die Versorgungssicherheit verbessern und die Nachfrage an Atomenergie
zurückzudrängen
Energiekosten in den Haushalten zu senken
Rund 6.400 neue Arbeitsplätze zu schaffen und die Wirtschaft voranzutreiben
Der Begriff „Effizienz“ ist in der Literatur weit verbreitet und bietet verschiedene
Definitionen. Die Wortherkunft wird aus dem lateinischen Wort „efficiens“ abgeleitet.
Im Grunde ist es ein Begriff für Wirtschaftlichkeit und zugleich Sparsamkeit an
Kosten, Zeit und Energie.19
16
[online] http://www.bmwfw.gv.at/EnergieUndBergbau/Energieeffizienz/Documents/Kerninhalte%20des%20EEFFG.pdf [Zugriff am 12.08.2016] 17
[online] https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20008914 - §5 [Zugriff am 24.10.2016] 18
Vgl. [online] https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20008914 - §5 [Zugriff am 24.10.2016] 19
Vgl. [online] http://www.duden.de/rechtschreibung/effizient [Zugriff am 12.08.2016]
http://www.bmwfw.gv.at/EnergieUndBergbau/Energieeffizienz/Documents/Kerninhalte%20des%20EEFFG.pdfhttp://www.bmwfw.gv.at/EnergieUndBergbau/Energieeffizienz/Documents/Kerninhalte%20des%20EEFFG.pdfhttps://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20008914https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20008914https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20008914https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20008914http://www.duden.de/rechtschreibung/effizient
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Abbildung 1: Effizienz (Quelle: http://www.unterschied-zwischen.net/effizienz-und
effektivitat/ [Zugriff am 08.08.2016])
2.3.2 ISO 50001
Die EN ISO 50001 ist eine internationale Norm und sie ersetzt die Norm EN
16001:2009.
„Diese internationale Norm legt die Anforderungen zur Einführung, Verwirklichung, Aufrechterhaltung und Verbesserung eines Energiemanagementsystems fest, mit dem Ziel, eine Organisation in die Lage zu versetzen, durch einen systematischen Ansatz eine kontinuierliche Verbesserung der energiebezogenen Leistung, einschließlich der Energieeffizienz, des Energieeinsatzes und des Energieverbrauchs, zu erzielen.“20
Dabei ist es nicht wichtig, welches Managementsystem die Organisation anwendet,
aber auch nicht, welche energiebezogene Leistung der Organisation verbessert
werden soll. Sie beinhaltet nur die Vorgaben zur Einführung eines
Energiemanagementsystems und muss nicht der Öffentlichkeit zugänglich gemacht
werden. Für eine positive Darstellung des Unternehmens wäre es aber auf jeden Fall
sinnvoll.21
Abbildung 2 zeigt einen beispielhaften, schematischen Aufbau eines
Energiemanagementsystems nach EN ISO 50001. Das EnMS soll den Einsatz der
vorhandenen Potenziale zur Verbesserung der Energieeffizienz und zur Senkung der
20
Austrian Standards Institute (Wien:2012) 21
Vgl. BMU (2012:16)
http://www.google.at/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjK2fvD_rHOAhUHuhQKHe59ArAQjRwIBw&url=http%3A%2F%2Fwww.unterschied-zwischen.net%2Feffizienz-und-effektivitat%2F&psig=AFQjCNEdtexykwX3qgFNA-jYZtHGwJDKwA&ust=1470751427696717http://www.google.at/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjK2fvD_rHOAhUHuhQKHe59ArAQjRwIBw&url=http%3A%2F%2Fwww.unterschied-zwischen.net%2Feffizienz-und-effektivitat%2F&psig=AFQjCNEdtexykwX3qgFNA-jYZtHGwJDKwA&ust=1470751427696717http://www.unterschied-zwischen.net/effizienz-und%20effektivitat/http://www.unterschied-zwischen.net/effizienz-und%20effektivitat/
-
15
Kosten aufzeigen und dokumentieren.22 Letztendlich sollen die Ergebnisse zu
Empfehlungen führen, aus welchen Maßnahmen entwickelt und Energie und Kosten
eingespart werden können.23
Abbildung 2: Für diese Norm verwendetes Modell eines
Energiemanagementsystems (Quelle: EN ISO 50001:2011 (D))
PDCA-Zyklus
Der PDCA-Zyklus, auch bezeichnet als Deming - Kreis, ist der kontinuierliche
Verbesserungsprozess, auf dem die EN ISO 50001 basiert. Er wird auch als
Problemlösungsprozess bezeichnet.24 Dieses Instrument zur nachhaltigen
Verbesserung der Prozesse ist die Grundlage aller Qualitätsmanagementsysteme. Er
ist der grundlegende Bestandteil der ISO DIN EN ISO 9000, ISO 14000, ISO/IEC
20000 und ISO/IEC 27001.
22
[online] http://www.eor.de/fileadmin/downloads/2012/KMU-Beratertag_1_2012/03_Caria_Fechner_TUEV.pdf [Zugriff am 15.09.2016] 23
[online] http://www.eor.de/fileadmin/downloads/2012/KMU-Beratertag_1_2012/03_Caria_Fechner_TUEV.pdf [Zugriff am 15.09.2016] 24
Vgl. Weigert (2004:68)
https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_EN_ISO_9000https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_14000https://de.wikipedia.org/wiki/ISO/IEC_20000https://de.wikipedia.org/wiki/ISO/IEC_20000https://de.wikipedia.org/wiki/ISO/IEC_27001http://www.eor.de/fileadmin/downloads/2012/KMU-Beratertag_1_2012/03_Caria_Fechner_TUEV.pdfhttp://www.eor.de/fileadmin/downloads/2012/KMU-Beratertag_1_2012/03_Caria_Fechner_TUEV.pdfhttp://www.eor.de/fileadmin/downloads/2012/KMU-Beratertag_1_2012/03_Caria_Fechner_TUEV.pdfhttp://www.eor.de/fileadmin/downloads/2012/KMU-Beratertag_1_2012/03_Caria_Fechner_TUEV.pdf
-
16
Abbildung 3: PDCA – Zyklus nach Deming (Quelle: http://www.smart-qm-
borchert.de/was-ist-was.html [Zugriff am 08.08.2016])
Jeder dieser Buchstaben beschreibt eine Phase:
P-Plan (Planung): Dieser Buchstabe bezieht sich auf die Analyse des IST-
Zustands/Problemursache und Entwicklung eines neuen Konzeptes bzw.
Zielsetzung.25 Darunter fallen Aufgaben wie Datenerfassung, Aufarbeitung &
Dokumentation, gesetzliche Vorschriften, Energieziele,
Energiemanagementprogramm und Aktionsplan.26
D-Do (Umsetzung): Beschreibt die Umsetzung festgelegter Methoden und
Strategien27 und meint damit die Ressourcen, Sensibilisierung und Training der
Mitarbeiter, Kommunikation, Dokumentation und Ablauflenkung der Prozesse.
C-Check (Überprüfung): Die Überprüfung, ob die Umsetzung erfolgt ist und welche
Ergebnisse dabei erzielt wurden.28 Beispiele hierfür könnten sein: Überprüfung der
Dokumentation, Einhaltung von Rechtsvorschriften, Messung und Überwachung und
interne Audits.
A-Act (Verbesserung): ob die Verbesserung erzielt wurde, zukünftige Vorbeugungs-
und Korrekturmaßnahmen setzen.29 In dieser Phase wären die typischen Beispiele
Überprüfung durch die Geschäftsleitung und Verbesserungsmaßnahmen setzen.30
25
Vgl. Weigert (2004:69) 26
Vgl. Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit (2012:20) 27
Vgl. Weigert (2004:70) 28
Vgl. Weigert (2004:69) 29
Vgl. Weigert (2004:70) 30
Vgl. Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit (2012:20)
http://www.smart-qm-borchert.de/was-ist-was.htmlhttp://www.smart-qm-borchert.de/was-ist-was.htmlhttp://www.smart-qm-borchert.de/was-ist-was.htmlhttp://www.smart-qm-borchert.de/was-ist-was.html
-
17
Im Kapitel 5 wird auf die einzelnen Phasen der PDCA-Analyse in Form eines
Fallbeispiels Vinzenz Gruppe näher eingegangen und auf die technische Abteilung
angepasst.
Im Folgenden werden die Anforderungen der ISO 50001, fokussiert auf die Erfüllung
der Rechtskonformität, dargestellt und anhand der drei gewählten Beispiele aus der
Praxis interpretiert. Aus den Antworten der Experten wird des Weiteren versucht, die
Relevanz der Gesetze und Empfehlungen mit direktem und indirektem Bezug zur
Energie zur Aufnahme ins Rechtsregister abzugrenzen.
2.3.2.1 Anforderungen an ein Energiemanagementsystem31
Verantwortung des Managements
Stellenbeschreibung Energiemanagement
Energiepolitik
Rechtliche Vorschriften und andere Anforderungen
Energetische Bewertung
Energetische Ausgangsbasis
Energieleistungskennzahlen
Strategische und operative Energieziele sowie Aktionspläne zum
Energiemanagement
Ad „Rechtliche Vorschriften und andere Anforderungen“
„Die Organisation muss geltende rechtliche Vorschriften und andere Anforderungen, zu denen sich die Organisation bezüglich ihres Energieeinsatzes, ihres Energieverbrauchs und ihrer Energieeffizienz verpflichtet hat, ermitteln, umsetzen und Zugang zu diesen haben.
Die Organisation muss bestimmen, wie diese Anforderungen auf ihren Energieeinsatz, ihren Energieverbrauch und ihre Energieeffizienz anzuwenden sind, und muss sicherstellen, dass diese rechtlichen Vorschriften und andere Anforderungen, zu denen sich die Organisation verpflichtet hat, bei Einführung, Verwirklichung und Aufrechterhaltung des EnMS berücksichtigt werden.
Rechtliche Vorschriften und andere Anforderungen sind in festgelegten Zeitabständen zu überprüfen.“32
31
Vgl. DIN EN ISO 50001 (2011:11ff) 32
Energiemanagementsysteme – Anforderungen mit Anleitung zur Anwendung (ISO 50001:2011); Deutsche Fassung EN ISO 50001:2011 (2011:13)
-
18
Die ISO 50001 fordert von Unternehmen die Einführung einer Systematik, wodurch
die Einhaltung der Rechtsvorschriften jederzeit überprüft werden kann. Die meisten
Unternehmen führen ein Rechtsregister in Form einer Excel-Tabelle ein. Die Führung
dieses Rechtsregisters ist mit sehr hohem personellen und zeitlichen Aufwand
verbunden, da es sehr viele gültige Rechtsnormen berücksichtigt.33 Der Fokus liegt in
der Interpretierung der Relevanz der Pflichten und Empfehlungen. Das
Rechtsregister soll für jeden Mitarbeiter verständlich bzw. leicht handhabbar sein und
vor allem als gelebte Praxis im Unternehmen verankert sein.
Ob dabei eine Sammlung von Normen und Gesetzen mit nur direktem Bezug zu
energierelevanten Themen oder auch zusätzlich eine Sammlung von Normen und
Gesetzen, die einen indirekten Bezug zu Energie haben, ist nicht genau definiert.
Anhand der nächsten drei Praxisbeispiele, die keinen direkten Bezug zu Energie
haben, wird versucht zu erläutern, wieso es für ein Unternehmen wichtig ist, dies zu
definieren. Im Kapitel A.4.2 Rechtliche Vorschriften und andere Anforderungen
dieser Norm, sind einige Beispiele aufgezählt. Beispiele für rechtliche Vorschriften
wie nationale Energieeinsparverordnungen und -gesetze wären Gesetze und
Empfehlungen mit direktem Bezug zur Energie. Ob diese drei gewählten Beispiele
aus der Praxis zu den anderen Anforderungen der Norm wie freiwillige Prinzipien
oder Verhaltensregeln, freiwillige Programme und anderes dazugehören, ist nicht
genau definiert. In der letzten Frage der Interviews wird erläutert, wie gut diese
Normanforderungen von den Organisationen verstanden und erfüllt werden und wie
die Berater und Auditoren die Abgrenzung gestalten würden.
Interpretation „der rechtlichen Vorschriften und anderer Anforderungen“
anhand einiger Beispiele aus der Praxis
Die folgenden drei Beispiele haben in ihrem Normungs- bzw. Gesetzestext keinen
direkten Bezug zur Energie, beeinflussen diese durch ihre Vorgaben jedoch indirekt.
Die Frage ist, ob diese Normen und Gesetze in das Rechtsregister für das ENMS
aufgenommen gehören bzw. wie die Abgrenzung zu Normen und Gesetzen erfolgen
soll, die einen direkten Bezug zur Energie haben. Auf diese Problemstellung wird
auch in Frage 7 der Interviews eingegangen.
33
Vgl. [online] https://www.weka.de/fachbeitrag/rechtskataster-nach-din-en-iso-50001/ [Zugriff am 15.09.2016]
https://www.weka.de/fachbeitrag/rechtskataster-nach-din-en-iso-50001/
-
19
1. Beispiel: „H 6020 Lüftungstechnische Anlagen für medizinisch genutzte
Räume: Projektierung, Errichtung, Betrieb, Instandhaltung, technische und
hygienische Kontrollen“34: In dieser Norm geht es darum, wie man
lüftungstechnische Anlagen für medizinisch genutzte Räume plant, errichtet
und in Betrieb nimmt. Weiters werden technische und hygienische
Anforderungen und die gesetzlichen, empfohlenen Überprüfungen in dieser
Norm festgelegt. Diese Norm hat keine direkte Erwähnung von
Energieeffizienzmaßnahmen im Normungstext, ist aber trotzdem
energierelevant. Indirekt beeinflusst die Norm die Energieeffizienz, da z.B.
Temperaturvorgaben für OP-Räume festgelegt sind, wobei die
Hygienerelevanz im Krankenhaus der Energierelevanz höher gestellt ist.
2. Beispiel: „BGBl. II Nr. 304/200135 Trinkwasserverordnung, ÖNORM B5019:
Hygienerelevante Planung, Ausführung, Betrieb, Überwachung und Sanierung
von zentralen Trinkwasser-Erwärmungsanlagen“36. Die nationale
Trinkwasserverordnung gibt die Qualität des Trinkwassers vor. Sie schreibt
vor, dass das Trinkwasser ohne gesundheitsgefährdende Verkeimungen beim
Endverbraucher ankommen muss. Diese Verordnung hat wie das Beispiel H
6020 direkt nichts mit Energieeffizienz zu tun. Lediglich wenn in den Befunden
Legionellen oder sonstige gesundheitsgefährdende mikrobielle Belastungen
nachgewiesen werden, müssen Maßnahmen wie Heißwasserspülungen in
den Leitungen durchgeführt werden. In diesem Fall beeinflusst diese
Verordnung den Energieeinsatz negativ. Wie oft gespült werden muss, hängt
von einigen Faktoren ab, ob das Gebäude neu gebaut wurde oder sehr alt ist,
wie gut die Wasserzirkulation funktioniert, verwendetes Leitungsmaterial der
Leitungen usw.
34
Titel der ÖNORM H6020 35
[online] https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20001483 [Zugriff am 07.09.2016] 36
[online] https://www.austrian-standards.at/infopedia-themencenter/infopedia-artikel/legionellen/ [Zugriff am 01.12.2016]
https://www.ris.bka.gv.at/Dokumente/BgblPdf/2001_304_2/2001_304_2.pdfhttps://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20001483https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20001483https://www.austrian-standards.at/infopedia-themencenter/infopedia-artikel/legionellen/
-
20
3. Beispiel: Lebensmittelsicherheits- und Verbraucherschutzgesetz – LMSVG:
„Grundsätze und Anforderungen an Lebensmittel, Wasser für den
menschlichen Gebrauch, Gebrauchsgegenstände und kosmetische Mittel“37.
Dieses Bundesgesetz regelt die Anforderungen an Lebensmittel, Wasser,
kosmetische Artikeln und Gebrauchsgegenstände der Unternehmer. Die
Lagerung und Hygiene spielen hier eine wesentliche Rolle. Auch bei diesem
Beispiel ist bezüglich der Energieeffizienz im BGBL nichts festgehalten. Nur
indirekt hat dieses Bundesgesetz mit Energie zu tun, weil die Lagerung für
gewisse Lebensmitteln vorgeschrieben ist, um die Hygienevorschriften
einzuhalten.
37
[online] https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20004546 [Zugriff am 01.12.2016]
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20004546https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20004546
-
21
3. Rechtsmanagement Theorie
In diesem Kapitel werden die Begriffe Compliance und Rechtsmanagement
vorgestellt und erläutert. Weiters werden Studien zum relevanten Thema erläutert.
In der heutigen Zeit ist die Einführung eines Rechtsmanagements, auch „Compliance
Management“ genannt, für jedes Unternehmen sehr empfehlenswert. In diesem
Kapitel werden die Begriffe Rechtsmanagement und Compliance, sowie die
relevanten Themen wie Motivation für die Einführung eines Compliance-Systems,
Compliance-relevante Bereiche, Herausforderungen und Probleme bei der
Umsetzung, Instrumente und Erfolge bei der Umsetzung und zuletzt nach der
Unterstützung durch externe Unternehmen durch verschiedene Studienvergleiche
erläutert und dargestellt.
3.1 Definitionen „Rechtsmanagement“ bzw. „Compliance Management“
In der Fachliteratur wird hauptsächlich der Begriff „Compliance Management“
anstelle von „Rechtsmanagement“ verwendet. Im Folgenden wird der Begriff
Compliance Management und als Synonym für Rechtsmanagement verwendet.
„Ziel eines Compliance-Managements sollte sein, eine Compliance-Kultur im Unternehmen zu etablieren, also Unternehmenskultur und Compliance-Bewusstsein zur Deckung zu bringen und die Mitarbeiter vom Sinn rechtskonformen Handelns zu überzeugen“38
In Österreich gibt es noch keine gesetzliche Definition des Themas „Compliance“.
Die Wortherkunft kommt aus dem englischen „to comply“ und bedeutet entsprechen.
Damit wird ein bestimmtes Wohlverhalten verstanden. 39 Dieser Begriff bezieht sich
nur auf die Einhaltung oder Befolgung der Regeln und Gesetze und ist somit sehr
allgemein. Er lässt sich auf alle Unternehmen und Bereiche einer Organisation
anwenden und erfüllt je nach Branche andere Anforderungen.40 Im Grunde wird aus
unternehmerischer Sicht Rechtsmanagement als ein Instrument zur Haftungs- und
Risikovermeidung verwendet. Somit überschneidet sich das Rechtsmanagement mit
38
Gogarn (2015:113) 39
Vgl. Lewisch (2012:16) 40
Vgl. Becker (2011:45)
-
22
dem Risikomanagement, weil in ihren Bereich auch die Risikoerkennung und
Vermeidung fallen.
Das Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland, definiert das Wort Compliance wie
folgt: „Unter Compliance ist die Einhaltung von Regeln zu verstehen (gesetzliche
Bestimmungen und unternehmensinterne Richtlinien).“41
Anders als das deutsche Institut der Wirtschaftsprüfer erwähnt das österreichische
Corporate Governance Kodex den Begriff „Compliance“ nur im Zusammenhang mit
der Emmitence-Compliance-Verordnung.42 Diese Verordnung regelt die Weitergabe
der Informationen an Dritte und vermeidet den Missbrauch durch Emittenten. Sie
bezieht sich auf die Börsengeschäfte im jeweiligen Land.
Unter den meisten „Compliance“ Begriffen wird in der Literatur in erster Linie über
Corporate Compliance gesprochen und bezieht sich auf die Geschenkannahme und
Korruption in den Organisationen.
Da sich die Normen und Gesetze ständig verändern, ist es ein Ziel dieses Kapitels,
einheitliche Prozesse zu schaffen, um die Sicherheit zu haben, gesetzliche Vorgaben
rechtzeitig zu erkennen und sie auch optimal einzuhalten. Gesetzeswidrige Vorfälle
und normwidriges Verhalten werden nicht nur strafrechtlich verfolgt, auch die
ethischen Grundsätze werden damit verletzt. Es kann dadurch enormer Imageverlust
für das Unternehmen entstehen.
Positive PR-Wirkung auf Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Öffentlichkeit
Kaum reparable Vertrauensschäden, wenn Verstöße in Presse und
Öffentlichkeit berichtet und kommentiert werden
Frühwarnsystem zum rechtzeitigen Gegensteuern bei regel- und
normabweichendem Verhalten
Der Wert des Unternehmens wird nachhaltig erhöht
Verpflichtung auf Compliance in der gesamten Wertschöpfungskette und
damit ggf. notwendige Voraussetzung der Teilnahme an Auftrags- und
Vergabeverfahren43
Dies sind einige wichtige Gründe, die für die Einführung eines Rechtsmanagements
in einem Unternehmen sprechen. Ebenso sollen die ständig entstehenden und
41
Lewisch (2012:16) 42
Lewisch (2012:16) 43
Vgl. Depré (2011:12)
-
23
verbesserten Richtlinien dokumentiert und eingehalten, die Mitarbeiter sensibilisiert,
motiviert und eingeschult werden.
3.2 „Rechtsmanagement ist Chefsache“
Das Rechtsmanagement ist Chefsache. Es funktioniert nur, wenn es in der obersten
Führungsebene gelebt und ganz klar nach unten kommuniziert wird, sonst ist das
Projekt „Rechtsmanagement“ zum Scheitern verurteilt. Ein „sauberes Unternehmen“
ohne Ausnahmen sollte das Motto jedes Chefs sein.
Die Haftung in möglichen Streitfällen liegt bei der Geschäftsführung. Es ist möglich,
diese Überwachungspflichten und operative Aufgaben an „Vertrauenspersonen“ zu
delegieren, aber die Einhaltung der Normen, Richtlinien und Gesetze ist und bleibt
Chefsache. 44
3.3 Vergleich diverser Studien zum Thema Rechtsmanagement
Die Studie „Compliance im Mittelstand“ von CBCI befasst sich mit dem Thema
Rechtsmanagement in mittelständischen Unternehmen. Hier werden nur die für die
Arbeit relevanten Fragen erläutert, da auch diese Studie den Fokus auf „Criminal
Compliance“ gelegt hat. Befragt wurden Unternehmen, die eine Mitarbeiteranzahl
von Null bis über 20.000 (zwanzigtausend) aufweisen. Die Beteiligung der großen
Organisationen, auf die sich diese Arbeit bezieht, war bei 18 Prozent. Bezüglich
Branche, Größe, Mitarbeiteranzahl und Umsatz wiesen diese Unternehmen eine sehr
hohe Heterogenität auf.45
Bei der Frage nach den „Compliance-relevanten Bereichen“ gaben 97 Prozent der
Unternehmen gesetzliche Anforderungen, 95 Prozent interne Verhaltensstandards
und Richtlinien, 78 Prozent Werte- und Unternehmenskultur und 65 Prozent
freiwillige externe Standards an.46 Mit diesen Antworten wird deutlich vor Augen
geführt, was oben schon erwähnt wurde, dass es keine eindeutige Definition an die
Anforderungen ein Rechtsmanagement gibt, weil die Unternehmen verschiedene
Sichtweisen haben.
44
Vgl. Depré (2011:14ff) 45
Vgl. CBCI (2011:10) 46
Vgl. CBCI (2011:10)
-
24
Als Beispiel für Probleme, die sich bei der Umsetzung ergaben, gaben 48 Prozent
der Unternehmen das Entstehen einer „Compliance Bürokratie“, 42 Prozent
mangelndes Verständnis der Mitarbeiter, 35 Prozent Unklarheiten bei der Festlegung
der Verantwortlichkeiten, 33 Prozent hohen Aufwand für den Aufbau eines
Rechtsmanagement Systems, 32 Prozent mangelnde Kenntnis der Anforderungen
und Regelungen und 27 Prozent hohe Kosten eines Rechtsmanagement Systems
an.47
Bei der Frage nach den wichtigen Instrumenten bei der Umsetzung gaben 97
Prozent der Befragten das Vorleben durch die Geschäftsleitung an. In diesem Fall,
wie in diversen Literaturkapiteln kommt die Vorbildwirkung durch den Vorgesetzten
bzw. Führungskraft besonders zur Geltung. Darauf folgen Risikoanalyse,
Unternehmensleitbild, Schulungen und Seminare, schriftliche Information, E-
Learning, Berichtswesen, usw.
In der für diese Arbeit letzten relevanten Frage nach der Bedeutung von externen
Unterstützungen für die Einführung eines Rechtsmanagements haben 84 Prozent
die Prozessberatung (Risikoanalyse und Organisation), 77 Prozent Prüfungen über
die Umsetzung eines Rechtsmanagement Systems, gefolgt von Rechtsberatung mit
67 Prozent, interne Kommunikation mit 58 Prozent usw. angegeben.48
47
Vgl. CBCI (2011:34) 48
Vgl. CBCI (2011:45)
-
25
4 Aufbau eines Rechtsmanagements in einer Gesundheitseinrichtung
In diesem Kapitel werden zwei mögliche Varianten zum Thema Aufbau eines
Rechtsmanagements in einer Gesundheitseinrichtung vorgestellt und mit möglichen
Funktionsbeschreibungen tabellarisch dargestellt.
Der Aufbau und die Einführung eines Rechtsmanagements kann auf den Best
Practice Beispielen anderer Unternehmen und Organisationen basieren. Klare
Richtlinien, normative Vorgaben oder gar rechtliche Rahmenbedingungen zum
Aufbau eines Rechtsmanagementsystems fehlen. Dieser wird beeinflusst von
Faktoren wie Unternehmenskultur, Größe, Organisationen und Branche. Anhand der
gewählten Best Practice Beispiele im Anhang wird ersichtlich, dass es nur einen
Orientierungsrahmen gibt und keine genauen Vorgaben, wie der Aufbau sein muss.
„Compliance-Maßnahmen als Aufsichtsmaßnahmen sind für das jeweilige Unternehmen risikoadäquat einzuführen und hängen ebenfalls von Unternehmensspezifika, wie etwa Branche und Unternehmensgröße ab. Derzeit lässt sich auch vor diesem Hintergrund nicht sagen, dass es bereits feste Standards bzw. eine klare Best Practice gibt, welche Compliance-Maßnahmen einzuführen und unter welchen Umständen diese als effizient einzustufen sind“49.
Die Best Practice Beispiele, die für diese Arbeit verwendet wurden, zeigen, dass die
Verantwortlichkeiten und Aufgaben zur Erfüllung der Rechtsvorschriften in den
Unternehmen verschieden geregelt sind. Diese befinden sich im Anhang und im
Quellenverzeichnis.
In den folgenden Beispielen werden Ratgeber auch von anderen
Rechtsmanagement Systemen als Inspiration für den Aufbau eines eigenen
verwendet und auf die Bedürfnisse der eigenen Organisation angepasst.
In der Vergangenheit hat sich bewährt, dass sich Einführungen neuer Strukturen,
Anforderungen und Innovationen am besten als Projekt umsetzen lassen. So lautet
auch in diesem Fallbeispiel die Empfehlung.
Deprè meint, dass es in der Einführungsphase des Projektes sehr ratsam und
sinnvoll wäre, die Abteilung durch externe, erfahrene Experten oder Berater
begleiten zu lassen:
49
Rosinus (2015:196)
-
26
„Die Einschaltung von Beratern macht Sinn, wenn es um die Einführung eines Compliance-Systems geht, insbesondere bei der umfassenden Evaluierung, wenn ein Compliance-Kodex verfasst werden soll, sowie bei der nachfolgenden Kommunikation und intensiven Schulung.“50
4.1 Variante 1 – „Rechtsmanagement INTERN“ auf die verantwortlichen Bereiche delegieren
Abbildung 4: Variante Rechtsmanagement INTERN – Organigramm der technischen
Organisation in der Vinzenz Gruppe auf das Energiemanagement fokussiert (Quelle:
Eigene Darstellung)
Folgende Funktionsbeschreibungen bzw. Prozessverantwortlichkeiten wurden
anhand der Vergleiche der Best Practice Beispiele und Literaturhinweise
ausgearbeitet. Laut Sartor/Freiler-Waldburger zeigt die Erfahrung, dass am Anfang
oft zu wenige Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, und dass sich ein
funktionierendes Rechtsmanagementsystem nicht nebenbei aufbauen lässt.51
Hier soll aus wirtschaftlichen Gründen das „Rechtsmanagement INTERN“ an
betroffene und bestehende Bereiche delegiert werden. Die Best Practice Beispiele
50
Depré (2011:15) 51
Vgl. Sartor/Freiler-Waldburger (2015:37)
Recht GF/GL
Vinzenz Gruppe
Recht GF/GL
SANTESIS
TSB
Datenschutz-beauftragter
Energiemanager
Brandschutz-beauftragter
Arbeitssicherheit
Energiemanagement Team
Betriebsstätten Leitungen
Mitarbeiter
-
27
zeigen, dass es machbar ist, die Erfüllung der Regeln und Gesetze an die
betroffenen Bereiche zu delegieren. Sartor/Freiler-Waldburger meinen, dass es
besser ist, das Recht an eine eigene Rechtsabteilung zu übertragen, es aber aus
wirtschaftlichen und finanziellen Ressourcenknappheit in der Praxis meist an
bestehende Abteilungen übertragen wird.
4.1.1 Sollkonzept Position Geschäftsführung der Vinzenz Gruppe
Tabelle 1: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten der Geschäftsführung
Vinzenz Gruppe zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene Darstellung)
Position - Geschäftsführung
VG
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und Befugnissen
1 Gesamtverantwortung
2 Bereitstellung der finanziellen, technischen, personellen und anderen Ressourcen
3 Delegation der Aufgaben an SANTESIS zur Erfüllung der ISO 50001
4 Delegation der Teilverantwortung an SANTESIS zur Erfüllung der ISO 50001
Grundsätzlich liegt die oberste Verantwortung für die Einhaltung und Wirksamkeit der
EnMS bei der Geschäftsführung der VG. Energiemanagement ist eine übergreifende
Aufgabe. Die Teilverantwortung und die Ausführung der Aufgaben können an ihre
Mitarbeiter weiter delegiert werden, jedoch nicht die Gesamtverantwortung. Das Top-
Management der VG stellt alle erforderlichen Ressourcen zur Verfügung, die für die
Erfüllung notwendig sind.52
4.1.2 Sollkonzept Position Geschäftsführung Firma SANTESIS
Tabelle 2: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten der Geschäftsführung
SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene Darstellung)
52
Vgl. VG Energiemanagement Handbuch gemäß ÖNORM EN ISO 50001 (2016:10)
-
28
Position –Geschäftsführung
SANTESIS
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und Befugnissen
1 Werte- und Ziele bestimmen und Ansprechpartner nach Außen
2 Festlegung von Verfahren
3 Entscheidungen bei Unklarheiten der Vorgänge
4 Delegation der Aufgaben an Energiemanagement zur Erfüllung der ISO 50001
5 Delegation der Teilverantwortung an Energiemanagement zur Erfüllung der ISO 50001
6 Freigabe des erstellten Rechtsregisters zur Erfüllung der ISO 50001
7 Vorbildfunktion
8 Bereitstellung der finanziellen und zeitlichen Ressourcen an Energiemanager
9 Unterstützung des Energiemanagers bei der Risikoanalyse
10 Unterstützung des Energiemanagers bei der Interpretation der Gesetze und Empfehlungen
11 Unterstützung des Energiemanagers bei der Interpretation der Gesetze und Empfehlungen
Werte und Ziele sind wichtigste Faktoren einer gut funktionierenden Organisation.
Sie sind nicht beliebig austauschbar und müssen durch „Übersetzung“ z.B. über
Standards und Verpflichtungen leb- und erlebbar gemacht werden. Dies ist ganz klar
Aufgabe der Unternehmensleitung.
Um in einem Umsetzungsprozess die Mitarbeiter an Bord zu holen, ist es wichtig,
einen Change Management Prozess zu planen und konsequent umzusetzen. Die
mangelnde Akzeptanz der Mitarbeiter und ein schlechtes Betriebsklima, wenn sich
die Mitarbeiter bedroht fühlen, stellen möglicherweise ein Problem bei der Einführung
des Rechtsmanagements in einem Unternehmen dar. Der Erfolg der Einführung
eines Projektes lässt sich in eine einfache Formel übersetzen:
Erfolg= Qualität x Akzeptanz53
53
[online] https://www.seminarboerse.de/seminar_detail.php?ok=&hk=&uk=&sid=5509759 [Zugriff am 18.12.2016]
https://www.seminarboerse.de/seminar_detail.php?ok=&hk=&uk=&sid=5509759
-
29
Klare und leicht verständlich formulierte Ziele, Motivation und Begeisterung, die von
oben gelebt werden, und Förderung der Mitarbeiter sind die wesentlichen Aufgaben
des Topmanagements, um die Bereitwilligkeit unter den Mitarbeitern, ein Vorhaben
oder Projekt zu unterstützen, zu erhöhen. Es ist vor allem am Anfang wichtig,
Projektmarketing zu betreiben.
Weitere wichtige Aufgaben, die die Geschäftsführung zu erfüllen hat, wären
Festlegung von Verfahren und Entscheidungen bei Unklarheiten der Vorgänge.
Genauso wie bei der Geschäftsführung der Vinzenz Gruppe, lässt sich auch hier ein
gewisser Teil der Verantwortung und Aufgaben an die Mitarbeiter delegieren. Die
Gesamtverantwortung liegt aber auch hier bei der Geschäftsführung und
Geschäftsleitung. In der technischen Organisation der Vinzenz Gruppe ist die
Position des Energiebeauftragten an einen der vier Geschäftsleiter vergeben.
-
30
4.1.3 Sollkonzept Position Energiemanager
Tabelle 3: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten des Energiemanagers
SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene Darstellung)
Position - Energiemanager
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und Befugnissen
1 Ansprechpartner nach Außen
2 Risikoanalyse
3 Schulung oder Weiterbildung zum Rechtsbeauftragten
4 Rechtspflichten herausfinden und interpretieren
5 Rechtsregister in Excel-Form erstellen
6
Über externe Anbieter Informationen über Gesetze und Normen einholen und im Rahmen der im Quartal stattfindenden Besprechungen mit dem Energiemanagement Team besprechen
7 Energiemanagement Team festlegen und die Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar definieren und festlegen
8 Termine für regelmäßige Treffen festlegen
9 Kommunikationsplattform einrichten
10 Unterstützung des Energiemanagement Teams
11 Planung der Schulungen und Sensibilisierung des Energiemanagement Teams
12 Dokumentation, Pflege der Termine, Archivierung der Dokumente
13 Regelmäßige Kontrollen und Überprüfungen über die Einhaltung der Gesetze und Regeln
14 Laufende Verbesserungen in Schritten kommunizieren und einfordern
Der Energiemanager erfüllt operative Aufgaben aus einer Mischung zwischen
Organisation, Koordination und Kontrolle. Er ist auch gleichzeitig mit der
Geschäftsleitung der Ansprechpartner nach außen.
Diese Aufgaben lassen sich auch an andere Mitarbeiter delegieren, sollte der
Energiemanager zeitlich ausgelastet sein. Hier ist noch anzumerken, dass sich die
Interpretation der Rechte und Pflichten besonders zu Beginn und ohne die
notwendigen rechtlichen Vorkenntnisse als sehr aufwendig gestalten kann. Aus
diesem Grund wird entweder eine Weiterbildung zum Rechtsbeauftragten, die von
externen Experten angeboten werden, oder eine Begleitung durch einen externen
-
31
Experten am Anfang empfohlen. Im Qualitätsmanagement Handbuch der Firma
existiert eine Stellenbeschreibung zum Tätigkeitsbild des Energiemanagers.
Im Rahmen einer Risikobewertung wäre es sehr ratsam, zusammen mit dem
Energiemanagement Team die Risiken im Falle einer Nichteinhaltung der Regeln
und Pflichten zu erfassen. „Zu bedenken gilt es aber, dass eine Risikoerhebung in
den seltensten Fällen 100 Prozent der Risiken zutage fördern wird.“54
Eine der drei goldenen Compliance-Regeln besagt, dass man bei der
Risikobewertung auch die Abteilungen miteinbeziehen soll, die tagtäglich damit zu
tun haben.55 Die vorhandenen Kompetenzen und Erfahrungen dieser Bereiche
sollten nach Sartor/Freiler-Waldburger unbedingt genutzt werden, da sie aufgrund
ihrer Tätigkeiten einen sehr breiten Fokus haben oder auf eine sehr lange Historie
zurückblicken.56
Da die Geschäftsführung die größte Haftung trägt und als Vorbildfunktion dienen
sollte, wäre es notwendig, sie über jeden „nötigen“ Vorgang zu informieren sowie
regelmäßig Feedbacks über die eingeführten Schritte der Einhaltung zu geben. „Die
gesamten Ziele lassen sich nur erreichen, wenn im Übrigen „das System lernen
kann“; wenn es also entsprechende Feedback-Mechanismen gibt“57.
Durch regelmäßige Treffen zwischen Geschäftsführung, Energiemanager und
seinem festgelegtem Energiemanagement Team (Abfallbeauftragter und
Umweltbeauftragter) gehört die Einhaltung der Regeln und Gesetze zugewiesen und
delegiert. Die Aufgaben, Befugnisse und Verantwortungen gehören klar definiert und
durch Leitlinien vom Energiemanager und der Geschäftsführung verständlich
ausgearbeitet, damit sein Energiemanagement Team klare Vorgaben hat und bei
Unklarheiten einen Ansprechpartner. Die Kommunikationsstruktur spielt bei der
Einführung sowie bei der Umsetzung eine wesentliche Rolle.
Termine für regelmäßige Unterstützung des Energiemanagement Teams,
Rückmeldungen, Schulungen, Kontrollen sowie Teambesprechungen und die
Planung der Schulungen und Sensibilisierungen des Energiemanagement Teams
54
Sartor/Freiler-Waldburger (2015:13) 55
Vgl. Sartor/Freiler-Waldburger (2015:15) 56
Vgl. Sartor/Freiler-Waldburger (2015:13) 57
Lewisch (2012:12)
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32
obliegen dem Energiemanager. Er sollte nach bereitgestellten finanziellen und
zeitlichen Ressourcen die Schulungen selbst durchführen oder durch externe
Anbieter je nach Thematik durchführen lassen.
Die Dokumentation, Pflege der Termine sowie Archivierungen der Dokumente
kommen als Aufgaben hinzu. Die Dokumente sollten für jeden Mitarbeiter als
Information zugänglich sein. Wie schon im Kapitel 5.3 IST-Zustand erwähnt, arbeitet
die Firma SANTESIS mit dem CAFM System namens MT/BT-DATA. In diesem
System gäbe es die Möglichkeit, die Gesetze, Normen, Bescheide oder
Verordnungen einzeln einzupflegen und mit Terminen und Zuständigkeiten zu
versehen. In diesem CAFM-System besteht die Möglichkeit, offene Termine
auszuwerten. Somit wäre eine Kontrollmöglichkeit vorhanden. Genauso wie bei der
Geschäftsführung wäre es möglich, einige dieser Aufgaben und Verantwortlichkeiten
an das Energiemanagement Team zu delegieren, wie oben erwähnt.
Zusätzliche Möglichkeit:
Um sich den Zeitaufwand für die Interpretation der Gesetze und Empfehlungen zu
sparen, gäbe es auch die Möglichkeit, das Rechtsregister durch eine externe und
erfahrene Beratungsfirma erstellen zu lassen. In der heutigen Zeit haben sich sehr
viele Unternehmen, die Juristen in den verschiedenen Bereichen beschäftigen, auf
das Thema Rechtskonformität spezialisiert und können mit kleinerem Aufwand die
wesentlichen Rechtsquellen aus der Gesamtheit die gesetzlichen Vorschriften
herausfiltern und die daraus resultierenden Pflichten darstellen.
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33
4.1.4 Sollkonzept Position Energiemanagement-Team
Tabelle 4: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten des Energiemanagement
Teams SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene Darstellung)
Position - Energiemanagement
Team
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und Befugnissen
1 Unterstützung des Energiemanagers bei der Interpretation der Gesetze und Empfehlungen
2 Betriebsstätten Leitungen schulen und sensibilisieren
3 Kontrolle und Aufsicht über die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften
4 Unterstützung der Betriebsstätten Leiter und Mitarbeiter
5 Beratung der Betriebsstätten Leiter und Mitarbeiter
6 Laufende Verbesserungen kommunizieren und einfordern
Das Energiemanagement Team setzt sich aus dem Umweltbeauftragten und
Abfallbeauftragten zusammen. Deren Aufgaben setzen sich aus operativen und
informativen Funktionen zusammen.
Nachdem regelmäßige Treffen vom Energiemanager fixiert, die Ziele,
Verantwortungen und Befugnisse gemeinsam ausgearbeitet wurden, liegt es am
Bereichsverantwortlichen, selbst die Leitungen der Betriebsstätten zu schulen und für
die eigene Thematik zu sensibilisieren. Auch die Bereichsverantwortlichen haben die
Aufgabe zur Aufsicht und Kontrolle, ob die Empfehlungen und Rechtsvorschriften
ordnungsgemäß eingehalten und dokumentiert wurden. Andererseits haben sie auch
einen informativen Charakter, da sie den Leitern der Betriebsstätten und den
Mitarbeitern zu Rat stehen sollen.
Die Abgrenzung zwischen Umwelt und Energie ist schwierig, da die ISO 50001 zu
den jüngeren Normen gehört. Selbst die externen Berater und Auditoren, die aus
dem Umweltmanagement Bereich kommen, verwechseln Umwelt- und Energierecht
zum Teil. Diese Feststellung ist aus diversen Beobachtungen entstanden.
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34
4.1.5 Sollkonzept Position Betriebsstätten Leiter
Tabelle 5: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten der Betriebsstätten Leiter
SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene Darstellung)
Position - Betriebsstätten
Leiter
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und Befugnissen
1 Information an Mitarbeiter über die Einführung des Rechtsmanagements
2 Einweisung bzw. Schulungen der Mitarbeiter
3 Klar formulierte Ziele, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Befugnisse und Kompetenzen setzen
4 Verbesserungsvorschläge über die Einhaltung und Umsetzung von allen Mitarbeitern einholen
5 Einbindung aller Mitarbeiter in die Prozesse
6 Rückmeldungen über die Einhaltung einholen
7 Kontrolle der Dokumentation
8 Laufende Verbesserungen kommunizieren und von den Mitarbeitern einfordern
9 Mitarbeitermotivation
10 Rückmeldungen über die Einhaltung, Herausforderungen und sonstiges an die zuständigen des Energiemanagement Teams weiterleiten
Im Rahmen der monatlichen Teambesprechungen sollten alle Mitarbeiter über die
gesetzlichen Änderungen, Einführungen informiert und Verbesserungsvorschläge
über die Einhaltung und Umsetzung eingeholt werden. Letztendlich sollten die
Informationen an das Energiemanagement Team weitergegeben werden.
Weiter sollten klar formulierte Ziele in Schritten an die Mitarbeiter gesetzt und in Form
der Teambesprechungen Rückmeldungen über die Umsetzung eingeholt werden.
Die Motivation und Sensibilisierung der Mitarbeiter sind wichtige Faktoren, da die
Mitarbeiter am Anfang sehr verunsichert sind. Durch regelmäßige Termine für
Einweisungen bzw. Einschulungen sollten die Mitarbeiter sensibilisiert werden.
Regelmäßige Termine für Überprüfungen über die Einhaltung der Rechtspflichten
sollten gesetzt bzw. laufende Verbesserungen einfordert werden.
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4.1.6 Sollkonzept Position Mitarbeiter
Tabelle 6: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter
SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene Darstellung)
Position - Mitarbeiter
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und Befugnissen
1 Aktive Mitarbeit bei der Umsetzung der Rechtspflichten
2 Rückmeldung an Betriebsstätten Leiter über die Umsetzung
3 Dokumentation, Archivierung, Pflege der Termine
Die Hauptaufgaben der Mitarbeiter wären eventuell die Umsetzung der
Rechtspflichten und Empfehlungen, sowie Rückmeldungen über die Einhaltung an
die Betriebsstätten Leiter. Die Dokumentation, Archivierung und Pflege der Termine
kommen als Aufgaben hinzu.
In diesem Unterkapitel ist noch anzumerken, dass der Erfolg eines
Rechtsmanagements von der Mitwirkung aller Mitarbeiter abhängt. Aus diesem
Grund müssen sie motiviert und auf das Thema sensibilisiert werden, ihr Wissen
weiter zu geben aber auch ihr Können anzuwenden.
Es ließen sich noch viele Funktionen und Aufgaben bis ins kleinste Detail darstellen.
Darauf wird verzichtet, um den Rahmen dieser Arbeit nicht zu sprengen und um die
Relevanz nicht aus den Augen zu verlieren. Das Ziel war, einen
Orientierungsrahmen zu schaffen. Es können aber im Laufe der Einführung neue
Aufgaben, Befugnisse und Verantwortungen definiert werden, um sie so an die
Bedürfnisse der Organisation anzupassen.
Der Einschätzung der Autorin zufolge können sich folgende Vor- und Nachteile durch
eine interne Besetzung ergeben.
Mögliche Vorteile:
Das Wissen bleibt im Unternehmen – so steigert sich der Wert des
Unternehmens nachhaltig
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36
Der Mitarbeiter kennt das Unternehmen bereits – somit
Zeiteinsparungspotenzial beim Kennenlernen des Unternehmens
Die Ablehnung und Angst kontrolliert zu werden, wird durch die interne
Besetzung geringer als durch externe Experten
Mögliche Nachteile:
Förderung der sogenannten Betriebsblindheit – die Fehler bleiben unerkannt
Höherer Ressourcenaufwand durch eigene Interpretation, da noch keine
Erfahrungen im Recht
Höherer Aufwand der sich durch die Schulungen und Weiterbildungen
ergeben könnte
In diesem Kapitel spielen die Zeitressourcen eine wesentliche Rolle.
Implementierung von Prozessen und Strukturen erfordern eine genaue Zeitplanung.
Erfahrungsgemäß dauert es einige Monate, strukturierte Prozesse und
Anforderungen einzuführen. Empfehlenswert wäre es auch, die Organisation in der
Einführungsphase durch externe, erfahrene Berater und Experten begleiten zu
lassen, um die Vorteile ihrer Erfahrungen zu nutzen.
4.2 Variante 2 – „Rechtsmanagement EXTERN“ (Outsourcing)
In der zweiten Variante (Betreuung durch ein externes Unternehmen oder Person)
wurden die Aufgaben und Verantwortlichkeiten in Anlehnung an Best Practice
Beispiele und Fachliteratur erarbeitet. Da sich die Aufgaben ausschließlich auf die
Beratung und Aufarbeitung des Energierechts beziehen, unterscheiden sich die
Aufgaben der Geschäftsführung VG, Geschäftsführung SANTESIS, Betriebsstätten
Leiter und Mitarbeiter kaum von den Aufgaben der ersten Variante.
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37
Abbildung 5: Variante externe Betreuung – Organigramm der technischen
Organisation in der Vinzenz Gruppe auf das Energiemanagement fokussiert (Quelle:
Eigene Darstellung)
4.2.1 Sollkonzept Position Geschäftsführung Vinzenz Gruppe
Tabelle 7: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten der Geschäftsführung
Vinzenz Gruppe zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene Darstellung)
Position - Geschäftsführung
VG und VGS
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und Befugnissen
1 Gesamtverantwortung
2 Bereitstellung der finanziellen, technischen, personellen und anderen Ressourcen
3 Delegation der Aufgaben an SANTESIS zur Erfüllung der ISO 50001
4 Delegation der Teilverantwortung an SANTESIS zur Erfüllung der ISO 50001
Recht GF/GL
Vinzenz Gruppe
Recht GF/GL
SANTESIS
TSB
Datenschutz-beauftragter
Energiemanager
Brandschutz-beauftragter
Arbeitssicherheit
Energiemanagement Team
Betriebsstätten Leitungen
Mitarbeiter
Externer Rechtsbeauftragter
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Auch in dieser Variante liegt die oberste Verantwortung für die Einhaltung und
Wirksamkeit der EnMS bei der Geschäftsführung der Vinzenz Gruppe. Wie in der
Variante durch interne Besetzung, können auch in dieser nur die Teilverantwortung
und die Ausführung der Aufgaben an ihre Mitarbeiter delegiert werden, aber nicht die
Gesamtverantwortung. Das Top Management der Vinzenz Gruppe stellt alle
erforderlichen Ressourcen zur Verfügung, die für die Erfüllung notwendig sind. Dies
wurde im Vinzenz Gruppe Energiemanagement Handbuch gemäß ÖNORM EN ISO
50001 festgehalten.
4.2.2 Sollkonzept Position Geschäftsführung Firma SANTESIS
Tabelle 8: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten der Geschäftsführung
SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene Darstellung)
Position - Geschäftsführung
SANTESIS
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und Befugnissen
1 Werte- und Ziele bestimmen
2 Festlegung von Verfahren
3 Entscheidungen bei Unklarheiten der Vorgänge
4 Delegation der Aufgaben an Energiemanagement zur Erfüllung der ISO 50001
5 Delegation der Teilverantwortung an Energiemanagement zur Erfüllung der ISO 50001
6 Freigabe des erstellten Rechtsregisters zur Erfüllung der ISO 50001
7 Vorbildfunktion
8 Bereitstellung der finanziellen und zeitlichen Ressourcen an Energiemanager
9 Ansprechpartner für den externen Rechtsbeauftragten und Energiemanager
10 Ansprechpartner nach Außen (mit Energiemanager)
11 Unterstützung des externen Rechtsbeauftragten in verschiedenen Gelegenheiten
Auch in dieser Variante ist es besonders wichtig, Produktmarketing von der
Geschäftsführung zu betreiben und zu unterstützen, um die Mitarbeiter nicht zu
verunsichern. Widerstand und Ablehnung der Mitarbeiter sind in jeder
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39
Projekteinführung die wesentlichen Faktoren des Misserfolgs. Die Geschäftsführung
und der Energiemanager sind je nach Bedarf die direkten Ansprechpartner des
externen Rechtsbeauftragten und die Ansprechpartner nach außen.
4.2.3 Sollkonzept Position Externer Rechtsbeauftragter
Tabelle 9: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten externer
Rechtsbeauftragter zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene Darstellung)
Position - externer Rechts-
beauftragter
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und Befugnissen
1 Teilverantwortung
2 Absolute Geheimhaltung und Datenschutz gegenüber Dritten
3 Gründliche Untersuchung des IST- Zustands, Datenanalyse und Bewertung
4 Risikoanalyse
5 Gründliche Planung, nötige Vorbereitungen, Potenzialschätzung
6 Planung der finanziellen und zeitlichen Ressourcen
7 Erstellung des Rechtsregisters
8 Darstellung der Pflichten in einer leicht verständlichen Sprache
9 Regelmäßige Aktualisierung des Rechtsregisters
10 Abstimmung und Vergleich über die möglichen Prozesse und Lösungsvorschläge
11 Beratung der Geschäftsführung und Energiemanagement über die Verantwortlichkeiten und Aufgaben
12 Regelmäßige Schulungen der einzelnen Bereiche
13 Regelmäßige Überprüfungen und Kontrollen über die Einhaltung, gegebenenfalls Verbesserungsvorschläge und Lösungen an die Bereiche
14 Beratende Funktion in rechtlichen Fragen
Die Position externer Rechtsbeauftragter trägt zum Teil die Verantwortung für die
Erfüllung der Rechtskonformität. Letztendlich liegt es an der Firma SANTESIS ob
und wie die durch den externen Rechtsbeauftragten vorgeschlagenen Maßnahmen
ausgeführt werden. Der externe Rechtsbeauftragte muss absolute Geheimhaltungs-
und Datenschutzpflicht der Organisation gegenüber erfüllen.
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Anhand erhaltener Informationen erfolgen die Definition und die Relevanz der
Gesetze und Normen auf die Vinzenz Gruppe. Die Handlungspflichten werden
anhand der relevanten Rechtsquellen mit der Geschäftsführung und dem
Energiemanager ausgearbeitet und die Pflichten in leicht lesbarer und verständlicher
Form an die zuständigen Bereiche übergeben. Weiters hat der externe Beauftragte
die Aufgabe, eine gründliche IST-Analyse und anschließend eine Risikoanalyse
durchzuführen. Gründliche Planung, Beratung, eventuell Schulungen in rechtlichen
Angelegenheiten und Kontrollen der Einhaltung sind weitere Aufgaben, die den
externen Rechtsbeauftragten betreffen.
4.2.4 Sollkonzept Position Energiemanager
Tabelle 10: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten des Energiemanagers
SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene Darstellung)
Position - Energiemanager
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und Befugnissen
1 Ansprechpartner nach Außen
2 Unterstützung des Rechtsbeauftragten bei der Erfassung der Daten für die IST-Analyse
3 Unterstützung des externen Rechtsbeauftragten bei der Risikoanalyse
4
Nach der Übernahme des Rechtsregisters das Energiemanagement Team festlegen und Aufgaben sowie Verantwortlichkeiten mit der Geschäftsführung und dem Energiemanagement Team klar definieren und festlegen
5 Regelmäßige Aktualisierung der Dokumentation über die Erfüllung der Pflichten und Fristen
6 Termine für regelmäßige Treffen (einmal im Quartal) festlegen
7 Kommunikationsplattform einrichten
8 Unterstützung des Energiemanagement Teams
9 Planung der Schulungen und Sensibilisierung des Energiemanagement Teams
10 Dokumentation, Pflege der Termine, Archivierung der Dokumente
11 Regelmäßige Kontrollen und Überprüfungen über die Einhaltung der Gesetze und Regeln
12 Laufende Verbesserungen in Schritten kommunizieren und einfordern
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Durch die Besetzung der Rechtsabteilung durch einen externen Rechtsbeauftragten
werden sowohl die Geschäftsführung als auch der Energiemanager und das
Energiemanagement Team wesentlich entlastet.
4.2.5 Sollkonzept Position Energiemanagement Team
Tabelle 11: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten des
Energiemanagement Teams SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle:
Eigene Darstellung)
Position - Energiemanagement
Team
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und Befugnissen
1 Unterstützung des Rechtsbeauftragten und der Geschäftsführung zur Feststellung des IST-Zustandes
2 Unterstützung des Rechtsbeauftragten und der Geschäftsführung bei der Abstimmung über Verantwortlichkeiten und Aufgaben
3 Klar formulierte Ziele in Schritten an die Betriebsstätten Leiter setzen
4 Regelmäßige Treffen mit den Betriebsstätten Leitern zur Beratung, Abstimmung, Dokumentation, Überprüfung der Einhaltung festlegen
5 Schulung und Sensibilisierung der Betriebsstätten Leiter und Mitarbeiter
6 Laufende Verbesserungen in Schritten kommunizieren und einfordern
Um die Betriebsstätten Leiter nicht zu überfordern gehören die Erfüllungs- und
Verbesserungsprozesse in Schritten gesetzt. Kleine Schritte führen zu kleinen
Erfolgen. Die Erfolge sollte man vor allem am Anfang der Teambesprechungen
präsentieren, damit die Mitarbeiter motivierter sind.
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4.2.6 Sollkonzept Position Betriebsstätten Leiter
Tabelle 12: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten der Betriebsstätten
Leiter SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene Darstellung)
Position - Betriebsstätten
Leiter
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und Befugnissen
1 Information an Mitarbeiter über die Einführung des Rechtsmanagements
2 Einweisung bzw. Schulungen der Mitarbeiter
3 Klar formulierte Ziele, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Befugnisse und Kompetenzen setzen
4 Verbesserungsvorschläge über die Einhaltung und Umsetzung von allen Mitarbeitern einholen
5 Einbindung aller Mitarbeiter in die Prozesse
6 Rückmeldungen über die Einhaltung einholen
7 Kontrolle der Dokumentation
8 Laufende Verbesserungen kommunizieren und von den Mitarbeitern einfordern
9 Mitarbeitermotivation
10 Rückmeldungen über die Einhaltung, Herausforderungen und sonstiges an die Zuständigen des Energiemanagement Teams weiterleiten
Die Aufgaben, Verantwortungen und Befugnisse der Betriebsstätten Leiter und
Mitarbeiter sind mit der Funktionsbeschreibung der ersten Variante identisch. Somit
wird nicht näher darauf eingegangen.
4.2.7 Sollkonzept Position Mitarbeiter
Tabelle 13: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter
SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene Darstellung)
Position - Mitarbeiter
Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und Befugnissen
1 Aktive Mitarbeit bei der Umsetzung der Rechtspflichten
2 Rückmeldung an Betriebsstätten Leiter über die Umsetzung
3 Dokumentation, Archivierung, Pflege der Termine
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Es ließen sich noch viele Funktionen und Aufgaben bis ins