MARIJA TUS INFORMACIJSKI SUSTAV KAO …oliver.efri.hr/zavrsni/787.B.pdf1 1. UVOD Poslovno...
Transcript of MARIJA TUS INFORMACIJSKI SUSTAV KAO …oliver.efri.hr/zavrsni/787.B.pdf1 1. UVOD Poslovno...
SVEUČILIŠTE U RIJECI
EKONOMSKI FAKULTET
MARIJA TUS
INFORMACIJSKI SUSTAV KAO POTPORA SKUPNOM ODLUČIVANJU
DIPLOMSKI RAD
Rijeka, 2014.
SVEUČILIŠTE U RIJECI
EKONOMSKI FAKULTET
INFORMACIJSKI SUSTAV KAO POTPORA SKUPNOM
ODLUČIVANJU
DIPLOMSKI RAD
Predmet: Teorija odlučivanja
Mentor: Prof dr. sc. Alemka Šegota
Student: Marija Tus
Studijski smjer: Menadžment
JMBAG: 0081123831
Rijeka, rujan 2014.
SADRŽAJ:
1. UVOD
1.1. Problem i predmet istraživanja.................................................................................1
1.2. Svrha i cilj istraživanja.............................................................................................1
1.3. Metode istraživanja..................................................................................................2
1.4. Struktura rada...........................................................................................................2
2. POSLOVNO ODLUČIVANJE.......................................................................................3
2.1. Pojam odluke i odlučivanja......................................................................................3
2.2. Vrste odluka.............................................................................................................5
2.3. Načini odlučivanja....................................................................................................8
2.3.1. Skupno odlučivanje...................................................................................9
2.3.1.1. Klasične tehnike skupnog odlučivanja.....................................11
3. INFORMACIJE I INFORMACIJSKI SUSTAVI...........................................................12
3.1. Informacije i podaci...............................................................................................12
3.2. Određenje informacijskog sustava.........................................................................14
3.3. Razvoj i koncept životnog ciklusa informacijskog sustava...................................16
3.4. Komponente informacijskog sustava.....................................................................19
3.5. Uloga informacijskih sustava u poslovnom odlučivanju.......................................20
3.6. Vrste informacijskih sustava..................................................................................21
4. INFORMACIJSKI SUSTAV ZA POTPORU SKUPNOM ODLUČIVANJU..............25
4.1. Pojam i značenje sustava za potporu odlučivanju..................................................25
4.2. Obilježja i prednosti GDSS-a.................................................................................27
4.3. Komponente GDSS-a.............................................................................................29
4.4. Vrste sustava za potporu skupnom odlučivanju.....................................................31
4.5. Ciljevi i učinci sustava za potporu skupnom odlučivanju......................................32
4.6. Aplikacije za potporu skupnom radu u menadžerskom odlučivanju.....................33
4.7. Softveri za potporu skupnom radu.........................................................................34
5. PRIMJENA INFORMACIJSKOG SUSTAVA ZA POTPORU SKUPNOM
ODLUČIVANJU U INI d.d.....................................................................................................38
5.1. Profil poduzeća-INA d.d........................................................................................38
5.2. Aplikacije za potporu skupnom odlučivanju u INI d.d..........................................39
5.3. SAP- softver za potporu skupnom odlučivanju u INI d.d......................................40
5.4. Vrste GDSS-a u INI d.d.........................................................................................47
6. ZAKLJUČAK.................................................................................................................48
LITERATURA....................................................................................................................49
POPIS ILUSTRACIJA.......................................................................................................50
1
1. UVOD
Poslovno odlučivanje je vrlo važan segment u poslovanju svakog poduzeća ili organizacije.
Odlučivanje u organizacijama se donosi na više nivoa, ali to ne znači da su odluke na nižim
nivoima manje važne od onih na najvišem.
Današnje globalno turbulentno okruženje nameće potrebu svakom poduzeću, odnosno
njegovoj upravljačkoj strukturi, donošenja različitih odluka koje mogu imati različite utjecaje
na opstanak poduzeća na tržištu. Razvoj informacijsko-komunikacijskih tehnologija
predstavlja pretpostavku svakom poduzeću za izgradnju informacijskog okruženja koje
zasigurno doprinosi bržem i efikasnijem donošenju odluka. Dinamičnost globalnog
ekonomskog razvoja i želja za postizanjem kontinuirane konkurentnosti na lokalnom,
regionalnom i globalnom tržištu, nezamisliv je bez primjene informacijskih sistema koji
predstavljaju temeljnu podršku u procesu odlučivanja. Velika poduzeća i transnacionalne
kompanije već odavno donošenje poslovnih odluka temelje na primjeni informacijskih
sistema.
1.1. PROBLEM I PREDMET ISTRAŽIVANJA
Problem istraživanja u ovom radu biti će ispitati, analizirati i na kraju prikazati primjenu
informacijskog sustava za potporu skupnom odlučivanju u stvarnom poduzeću. Predmet rada
usko je vezan za samu problematiku rada, te i iz njega proizlazi, a definiramo ga odgovorom
na pitanje: što je poslovno odlučivanje i kakva je njegova uloga u poduzeću, te što je
informacijski sustav za potporu skupnom odlučivanju i koliko on može poboljšati poslovanje
poslovnog subjekta.
1.2. SVRHA I CILJ ISTRAŽIVANJA
Na temelju prikupljenih informacija, iz teoretskog i praktičnog dijela, svrha istraživanja je
znanstvenim metodama istražiti primjenjivost informacijskog sustava (GDSS-a) u praksi
poduzeća.
Cilj je iznijeti teoretski dio već spomenutog informacijskog sustava, te na temelju toga
prikazati uspješnost njegove primjenjivosti u INI d.d.
2
1.3. METODE ISTRAŽIVANJA
Prilikom izrade (istraživanja i formuliranja) diplomskog rada proučena je stručna literatura te
su korištene sljedeće znanstvene metode: metoda analize i sinteze, metoda klasifikacije,
metoda kompilacije, komparacije, dokazivanja i deskriptivna metoda.
1.4. STRUKTURA RADA
Rad je sastavljen od šest povezanih cjelina. Prva, uvod, obuhvaća problem i predmet, kao i
svrhu i cilj istraživanja, znanstvene metode korištene pri izradi kao i strukturu rada.
U drugom djelu polako se ulazi u teoretski dio rada, definira se i analizira važnost odluka i
poslovnog odlučivanja. Treći se dio dotiče informacija i ulazi se u analizu informacijskih
sustava, kao i njihove uloge i svrhe u poslovanju poduzeća. U četvrtoj cjelini definira se i
objašnjava GDSS koji ujedno i predstavlja najvažniji dio rada da bi se njegova
implementacija u zadnjem (petom) poglavlju mogla prikazati.
Zaključak, kao zadnji, šesti dio rada predstavlja pregled cjelokupnog diplomskog rada,
činjenica i spoznaja do kojih se došlo upotrebom literature.
3
2. POSLOVNO ODLUČIVANJE
Odlučivanje je staro koliko i civilizacija. Svaka naša aktivnost posljedica je nekog ranijeg
procesa odlučivanja, dakle sve što radimo u određenom trenutku ili je odlučivanje ili
realizacija ranijeg procesa odlučivanja. Donošenje odluka se obavlja svakodnevno u
poslovnom i privatnom životu.
Tijekom sljedećeg poglavlja pobliže će se pojasniti pojmovi odluke i odlučivanja, kao i načini
odlučivanja, te na posljetku skupno odlučivanje koje je od ključne važnosti za razumijevanje
problematike ovog rada.
2.1. POJAM ODLUKE I ODLUČIVANJA
Cilj donošenja odluke je da se sistem dovede u željeno stanje. U realnim sistemima odluke se
donose u različitim uvjetima i pri različitim ograničenjima. To je najčešće posljedica prirode
sistema, ograničenosti resursa, tehničkih ili tehnoloških karakteristika sistema, bioloških
granica, ljudskih mogućnosti ili stanja okruženja. (Bahtijarević i suradnici, 1991:303)
Nezavisno od načina pripremanja, donošenja i priopćavanja odluka mora biti: pravovremena,
svrsishodna, jasna, ostvariva, zapisana i zaštićena od zloupotrebe.
Odlučivanje kao pojam je u vrlo širokoj uporabi, od odlučivanja u osobnom životu, obitelji pa
do odlučivanja u poduzećima, raznim organizacijama i ustanovama, odnosno državi i
njezinim institucijama. Čovjek se svakodnevno nalazi u situacijama u kojima mora donositi
određene odluke.
U suvremenim uvjetima rada i života, s obzirom da se živi brže i intenzivnije, i odlučivanje je
neusporedivo brže, intenzivnije i češće.
Za razliku od odlučivanja u privatnom životu, odlučivanje u poduzećima, bankama,
ustanovama i raznim drugim institucijama naziva se poslovno odlučivanje. Stoga se
poslovnim odlučivanjem smatra svako odlučivanje koje nije u domeni privatnosti. Kod
privatnog odlučivanja posljedice donesenih odluka osim donosioca odluke osjećaju i svi
članovi njegove obitelji, dok kod poslovnog odlučivanja odluke utječu na veći ili manji broj
djelatnika poduzeća odnosno organizacije, a ponekad i na sve djelatnike (ovisno o veličini
4
poduzeća, razini odlučivanja i mjestu odlučivanja). To je glavni razlog zbog kojeg je potrebno
poslovnom odlučivanju posvetiti puno više pažnje.
Potreba za donošenjem odluka postoji u svim vrstama poslova i u svim organizacijama. Može
se reći da se od svakog zaposlenika traži donošenje odluka u domeni poslovanja koje on
obavlja. Odlučivanje je prisutno na svim radnim mjestima i u svim profesijama, što znači da
nema ni jednog radnog mjesta na kojem se ne donose odluke.
Postoje razne definicije što je to odlučivanje, a prema prof. dr. Velimiru Srića: ''Odlučivanje
je proces utvrđivanja i izabiranja načina rješavanja nekog problema u skladu s ciljevima
organizacije i okolnostima u kojima ona djeluje''.
Sikavica (1999:12) je na sljedeći način sistematizirao brojne definicije odlučivanja:
1) Autori Koontz i Wierich odlučivanje definiraju kao izabiranje smjera odnosno načina
djelovanja između više inačica te s odlučivanjem povezuju i davanje odgovora na
sljedeća pitanja:
Gdje se neki posao mora obaviti?
Kada se određeni posao mora obaviti?
Kako se taj posao mora obaviti (način)?
Tko će obaviti taj posao?
2) Autori Gordon, Mondy, Sharplin i Premeaux odlučivanje određuju kao proces
stvaranja i procjenjivanja inačica, kao i proces izbora između više inačica. Prema
njima odlučivanje je najvažniji dio menadžerskog posla.
3) Daft odlučivanje definira kao proces identifikacije problema, pod kojom
podrazumijeva fazu u procesu odlučivanja, u kojoj se prati kakvi su uvjeti u
organizaciji i okolini kako bi izvedba bila zadovoljavajuća te kako bi se
dijagnosticirali uzroci smetnji, i kao proces rješavanja problema, koji određuje kao
fazu u kojoj se razmatraju inačice i načini djelovanja te se odabire jedna inačica koja
se i provodi.
4) Durham i Pierce odlučivanje vide kao skup aktivnosti koji započinje s identifikacijom
problema, a završava izborom inačice.
5) Gorupić odlučivanje definira kao izbor između više mogućih rješenja nekog problema,
odnosno izbor između različitih mogućnosti ponašanja.
5
6) Baračkai odlučivanje vidi kao proces rješavanja problema- onaj tko odlučuje mora
vidjeti problem.
Kod svih prethodno navedenih definicija zajedničko je to što se radi o izboru između više
inačica pa bismo odlučivanje mogli definirati kao proces izbora između dvije ili više
mogućnosti rješavanja nekog problema.
Mogli bismo reći da je svako odlučivanje izbor- npr. kupiti čips ili smoki ili uraditi nešto
danas ili sutra. Teškoća odlučivanja jest što svaki od izbora u pravilu ima različite posljedice.
Poslovno odlučivanje u informacijskom dobu kojeg karakteriziraju brze, iznenadne i česte
promjene nije moguće bez jake informacijske potpore. U suvremenim poduzećima jako su
bitne pravodobno kvalitetne informacije kako bi menadžeri mogli donositi ispravne odluke.
Odlučivanje se smatra jednom od ključnih funkcija menadžmenta. Dapače, nije jedina
funkcija menadžmenta (uz odlučivanje funkcije menadžmenta su i planiranje, organiziranje,
vođenje i kontroling), ali je zasigurno osnovna funkcija. Potreba za donošenjem poslovnih
odluka odnosno odlučivanjem toliko je raširena da je odlučivanje postalo sinonim za
upravljanje. Stoga se može reći da menadžment ostvaruje svoju ulogu upravo kroz donošenje
odluka odnosno kroz proces odlučivanja.
Danas sve više poduzeća nastoji organizirati poslovne procese na način kako bi imali što veću
tržišnu prednost i kako bi se što više isticali od konkurencije. Kako bi ostvarili što veći tržišni
uspjeh i postali što efikasniji u svoje svakodnevne procese uključuju nove informacijske
tehnologije koje značajno olakšavaju rad i menadžmentu i zaposlenicima.
2.2. VRSTE ODLUKA
Brojne su podjele prema vrstama odluka, npr. prema vremenu potrebnom za njihovo
donošenje, ponavljanju, prirodi problema koji se rješava, razini na kojoj se donose, donose li
se pojedinačno ili skupno itd. (Mrkonjić, 2007:20)
Odlučivanje je po svojoj definiciji proces koji traje određeno, duže ili kraće vrijeme, a
završava donošenjem odluke.
Tako se npr. odluka o tome što obući danas, može donijeti u jednom trenutku, dok odluku o
tome koji novi proizvod lansirati na tržište ili koju tehnologiju izabrati za odvijanje određenog
procesa traje znatno duže.
6
Ako se radi o odlukama koje se koriste za rješavanje rutinskih problema u poduzeću i to u
poznatim situacijama, koje se ponavljaju govorimo o programiranim odlukama. Suprotno
njima u situacijama koje nisu redovite, uobičajene i koje se ne ponavljaju govorimo o
neprogramiranim odlukama. Radi se o novonastalim situacijama koje se javljaju prvi put. Kod
donošenja takvih odluka nema poznatih postupaka ili metoda za donošenje odluka, a svaka
situacija je posebna sama po sebi i treba se riješiti individualno.
Jedna od čestih podjela je i podjela odluka na rutinske i nerutinske odluke. Rutinske odluke se
obično donose na operativnoj razini odlučivanja, dok nerutinske odluke donosi uglavnom top
menadžment. Srednja razina menadžmenta donosi u jednakoj mjeri rutinske i nerutinske
odluke.
Slika 1: Odnos pojedinih razina menadžmenta i vrsta odluka po njihovom značaju
Izvor: Mrkonjić, Utjecaj infomacijskih sustava za podršku odlučivanju na uspješnost poslovanja poduzeća", 2007, str. 21
S obzirom na razinu na kojoj se donose odluke možemo govoriti o strateškim, taktičkim i
operativnim odlukama.
Strateške odluke ubrajaju se među najznačajnije i najvažnije odluke u poduzeću. Kao što ime
govori o njima ovisi strategija poduzeća, kao i ciljevi budućeg razvoja poduzeća. Zbog svog
značaja njih donosi top menadžment poduzeća i imaju dugoročni utjecaj na poslovanje i
budućnost poduzeća. Od njih se očekuje da podignu razinu efektivnosti i uspješnosti
poduzeća.
7
Taktičke odluke su odluke koje se donose na nižoj razini menadžmenta odnosno njih donosi
uglavnom srednji menadžment. Putem njih se realiziraju strateške odluke. Od njih se očekuje
povećanje djelotvornosti poslovanja poduzeća, tj. što veći output u odnosu na input.
Operativne odluke su odluke najnižeg reda, koje se uglavnom donose na najnižim razinama
menadžmenta. Putem operativnih odluka se realiziraju taktičke odluke. Operativne odluke se
najčešće donose u poznatim okolnostima i situacijama koje se ponavljaju, pa se govori o
rutinskim odnosno programiranim odlukama.
Odlučivanje je kontinuirani proces kako u poduzeću, tako i u privatnom životu.. Mnoge
odluke zahtijevaju od donositelja puno vremena, pripreme i znanja, za razliku od većine
odluka koje su dio naše svakodnevice, koje donosimo spontano i bez puno razmišljanja pa
gotovo i ne primjećujemo da odlučujemo.
U svim situacijama kada se donose odluke govori se o procesu odlučivanja koji može trajati
duže ili kraće vrijeme. Kad je riječ o svakodnevnim, operativnim i rutinskim odlukama, taj
proces traje znatno kraće, dok donošenje strateških odluka zahtjeva znatno više vremena što
se očituje kroz ozbiljnu pripremu i veliko znanje o problemu o kojem se odlučuje, kao i
određeno vrijeme potrebno za ocjenjivanje mogućih varijanti.
Međutim često se javlja problem manjka vremena pa se opasnost od donošenja pogrešne
odluka uvećava upravo zbog nedostatka potrebnog vremena.
Odluke od najveće važnosti za poduzeće moraju biti vrlo ozbiljno i temeljito pripremljene, za
razliku od svakodnevnih, rutinskih odluka koje se donose na mnogo slobodniji i opušteniji
način.
2.3. NAČINI ODLUČIVANJA
S obzirom na probleme o kojima se odlučuje, možemo govoriti o programiranom i
neprogramiranom odlučivanju. Što se pak tiče subjekata odlučivanja, odnosno odgovora na
pitanje tko odlučuje, možemo govoriti o pojedinačnom i skupnom odlučivanju na što u ovom
radu stavljamo poseban naglasak.
Programirano odlučivanje koristi se za rješavanje rutinskih problema. Dakle, u svim onim
situacijama odlučivanja kad se donositelj odluka suočava s poznatim, svakodnevnim,
rutinskim problemima, koristit će se programiranim odlučivanjem.
8
Takvo odlučivanje karakterizira poznata procedura, postupak odnosno koraci u odlučivanju.
Na takav način rješavaju se problemi koji se ponavljaju.
Programirano odlučivanje koristi se na svim razinama odlučivanja. Dok se više razine
managmenta koriste njime u manjoj mjeri, kod nižih razina je ovakav tip odlučivanja
dominantan.
Ovakvo odlučivanje se koristi za rješavanje strukturiranih problema, koji su poznati i jasni pa
ne predstavljaju nikakve teškoće donositelju odluka.
Za razliku od programiranog odlučivanja neprogramirano odlučivanje se primjenjuje u
situacijama koje nisu redovne i koje se ne ponavljaju.
Proces neprogramiranog odlučivanja karakteriziraju nepoznati postupci, procedure i modeli
odlučivanja, svaka situacija je nova, slučaj za sebe i treba je rješavati pojedinačno. Naravno
da je za donositelja odluka neusporedivo teže neprogramirano odlučivanje, međutim ono mu s
druge strane može pružiti ne samo veći napor u iznalaženju rješenja i donošenju najboljih
odluka, već i prostor i vrijeme za stvaralački poticaj i kreativnost.
Ključna razlika između ova dva načina odlučivanja temelji se na tome rješavaju li se
odlučivanjem strukturirani ili nestrukturirani problemi, a time je i definirana razina
odlučivanja na kojoj se odlučuje o pojedinim vrstama problema.
Bez obzira je li odlučivanje programirano ili neprogramirano, sa strukturiranim ili
nestrukturiranim problemima, svaki donositelj odluka nastoji iz procesa odlučivanja izaći sa
pozitivnim efektima i posljedicama.
Odluke u poduzeću kao uostalom drugdje u životu, mogu donositi pojedinci ili skupine. U
većini poduzeća pojedinci su u pravilu zaduženi za donošenje odluka. Najveći broj odluka
donose manageri, koji se nalaze na različitim organizacijskim razinama u poduzeću. Tako
odluke donosi direktor poduzeća ili predsjednik kompanije, ali i manageri po svim
organizacijskim razinama u poduzeću. Međutim, odluke donose i izvršni radnici na svojim
radnim mjestima. Isto tako svi oni mogu biti sudionici odnosno subjekti skupnog odlučivanja.
(Sikavica i suradnici, 1999:154)
Način odlučivanja ovisi i o vrstama odluka pa tako razlikujemo odlučivanje o strateškim,
taktičkim ili operativnim odlukama odnosno rutinskim odlukama. O taktičkim, a posebno
strateškim će se odlučivati skupno, dok će rutinske i operativne u pravilu biti pojedinačne.
9
Hoće li odlučivanje biti pojedinačno ili skupno ovisi i o složenosti problema o kojima se
odlučuje. Kod jednostavnijih problema odlučivanje će biti pojedinačno, za razliku od
složenijih kod kojih će dominirati skupno odlučivanje.
Odgovor na pitanje kada je bolje koristiti pojedinačno, a kada skupno odlučivanje teško je dati
precizan odgovor i to iz nekoliko razloga. On ovisi o: a) vrsti odluka koje se donose b) znanju
i sposobnosti onih koji odlučuju c) vremenu koje stoji na raspolaganju donositelju odluka i d)
tipu odnosno vrsti procesa odlučivanja.
2.3.1. SKUPNO ODLUČIVANJE
Skupno odlučivanje predstavlja način poslovnog odlučivanja ili odlučivanja uopće u kojemu
odluke donose skupine ljudi strukturirane po različitim osnovama. Osnova za formiranje
skupina može biti vlasništvo, managerske funkcije, zajednički rad na nekom poslu i slično.
Skupno odlučivanje angažira veći broj sudionika u procesu odlučivanja, a u pravilu i traje
duže od pojedinačnog baš zbog većeg broja sudionika u procesu. Veći broj sudionika u
skupnom odlučivanju s jedne strane demokratizira odlučivanje, a s druge strane ga čini
sporijim i skupljim. (Sikavica i suradnici, 1999:159)
Osnovna je značajka skupnog odlučivanja to što odluke donose dvije ili više osoba odnosno
manja ili veća skupina. Te osobe povezuju zajednički interesi i to što članovi skupine moraju
međusobno komunicirati; članovi skupine dijele međusobno uloge za ostvarivanje zajedničkih
ciljeva skupine; svaka je skupina u pravilu podskupina neke veće skupine, a isto tako može
imati i svoje podskupine; radi krajnjeg uspješnog rezultata odlučivanja u skupini članovi
skupine moraju se pridržavati utvrđenih normi ponašanja u skupini.
Da bi članovi skupine mogli djelotvorno odlučivati, moraju biti informirani o problemu o
kojem se odlučuje. Koliko će skupina biti uspješna u odlučivanju, ovisi o ponašanju njezinih
članova, a posebno vođe, koji mora biti u mogućnosti koordinirati njihovim pojedinačnim
snagama i skupiti ih u jednu zajedničku snagu orijentiranu na ostvarivanje zajedničkog cilja.
Za uspjeh vrlo je važan i sastav skupine koja donosi odluke, veličina te skupine, norme
ponašanja u skupini te postojanje kohezije između članova skupine koja odlučuje o nekom
problemu. Svaki od ovih čimbenika u većoj ili manjoj mjeri određuje uspješnost i kvalitetu
skupnog odlučivanja.
Iako sporiji i složeniji način odlučivanja, radi podjele odgovornosti na cijelu skupinu, a ne
pojedinca ujedno je i lakši.
10
Odlučivanje ovisi i o tipovima ljudi koji čine skupinu, s obzirom na to jesu li slični ili isti po
karakteru, odnosno stilu odlučivanja i načinu gledanja na problem. Istovrsni tip ljudi olakšava
odlučivanje, dok različiti tipovi ljudi usporavaju proces odlučivanja.
Odlučivanje u skupini ima svojih prednosti, ali i nedostataka. Prednosti donošenja odluke u
skupini su:
· Više sudionika predstavlja i raznovrsnije znanje,
· Skupina može sagledati više aspekata odluke,
· Sudionici se međusobno potiču i inspiriraju
Nedostaci odlučivanja u skupini su:
· Zbog razlika u znanju, karakteru i motivima sudionika može doći do neslaganja pa čak
i sukoba među sudionicima,
· Skupine obično razmatraju svega nekoliko opcija.
· Dugotrajno i skupo odlučivanje u većini slučajeva,
· Na sastancima može se dovesti do smanjenja aktivnosti sudionika koji su mlađi ili niži
po rangu.
2.3.1.1. KLASIČNE TEHNIKE SKUPNOG ODLUČIVANJA
Među brojnim tehnikama skupnog odlučivanja najpoznatije su: a) Brainstorming (oluja
mozgova) b) Tehnika nominalne skupine c) Delphi tehnika.
a) Brainsorming predstavlja tehnika se temelji na intezivnoj diskusiji, tj raspravi među
članovima skupine. To je, zapravo, tehnika stvaranja ideja u kojoj članovi skupine
generiraju inačice rješenja problema bez obzira na to jesu li one realne odnosno praktički
izvedive. Problem se iznosi na ploču, a učesnici iznose svoje ideje. Postoji moderator
skupine koji vodi sastanak i potiče članove na razmišljanje. Inačica ove metode je
brainwriting pri kojoj se ideje umjesto usmeno iznose na papiru. Napisani prijedlozi onda
se sakupljaju i ispisuju na ploči.
Brainstorming je najkorisniji na samom početku procesa odlučivanja, kada se želi
generirati puno različitih ideja za rješavanje problema.
11
b) Tehnika nominalne skupine je pogodna za sve faze procesa odlučivanja i zato ima
prednost pred brainstormingom. I tehnika nominalne skupine ohrabruje pojedinačnu
kreativnost članova skupine. Članovi skupine djeluju neovisno, čak ni ne moraju biti
zajedno na istom mjestu, a skupine formiraju samo imenom, pa otuda i proizlazi naziv
«nominalna». U ovoj tehnici ideje generiraju pojedinci zapisujući ih na papir, a skupina
samo pomaže u objašnjavanju prezentiranih ideja, zatim ih ocjenjuje (rangira) i na kraju
izabire najbolju.
c) Delphi tehnika jedna je od tehnika skupnog odlučivanja koja se temelji na postizanju
konsenzusa između stručnjaka - donositelja odluka uporabom serije upitnika. Na temelju
upitnika stručnjaci upisuju odgovore koji se analiziraju. Postupak odlučivanja kod Delphi
tehnike sličan je kao kod tehnike nominalne skupine, samo što se članovi skupine ne
susreću licem u lice na jednom mjestu, a idealno je kad međusobno ni ne znaju tko je sve
uključen u proces odlučivanja.
12
3. INFORMACIJE I INFORMACIJSKI SUSTAVI
Sukladno danas najčešće primjenjivanom sistemskom pristupu,. pojave u stvarnom pa i u
zamišljenom svijetu shvaćaju se i promatraju kao cjeline (sustavi). Jedna od takvih pojava su i
informacijski sustavi. Kako 21. stoljeće obilježavaju brze i diskontinuirane promjene koje
nastaju u okruženju poslovnog sustava, one tjeraju poslovni sustav da se informacijski
obrazuje, odnosno da stvari informacijski sustav za potporu poslovanju. Pod pojmom
informacijskog sustava podrazumijeva se onaj dio stvarnoga (organizacijskog) sustava koji
služi pretvorbi ulaznih u izlazne informacije, te također omogućuje donošenje odluka u vezi s
prilagođavanjem poslovnog sustava brzim promjenama u okolini.
3.1. INFORMACIJE I PODACI
Poslovno odlučivanje u doba brzih i diskontinuiranih promjena, što je obilježje kraja
dvadesetoga stoljeća, nije moguće bez jake informacijske potpore. U suvremenim poduzećima
pravodobno su potrebne kvalitetne informacije kako bi manageri uopće mogli donositi valjane
odluke. U zadnjih četrdesetak godina informacija je postala ravnopravni šesti informacijski
resurs uz onih pet tradicionalnih: ljude, strojeve, novac, materijale i management. Danas je
značenje informacije kao organizacijskog resursa mnogo veće nego prošlog stoljeća i svakim
danom sve više raste.
Podatkom zapisujemo određenu činjenicu. On se može zapisati na različitim medijima, npr.
papiru (knjiga, notes), filmu (fotografija, filmski zapis), magnetskom mediju (datoteka na
disketi ili disku u računalu, videozapis na videokaseti i sl.) itd., tehnikom zapisivanja koja je
primjerena mediju. Možemo reći da je podatak skup znakova zapisanih na nekom mediju.
Zapisani skup znakova, tj. podatak, moramo znati pročitati i interpretirati. Nakon što ga
pročitamo i interpretiramo radi neke svrhe dobivamo informaciju, odnosno obavijest.
Obrnuto, informaciju zapisujemo u obliku podatka.
Kada bi definirali informaciju ona bi bila podatak obrađen u obliku koji je smislen njezinom
primatelju i koji ima stvarnu vrijednost za njegove sadašnje i buduće akcije i odluke. Riječ
informacija potječe od latinske riječi informare što znači obavjestiti. (Galičić, Šimunić,
2006:36)
13
Kao resurs ona se ne troši uporabom niti smanjuje raspodjelom. Njome se otklanja određena,
veća ili manja, količina neizvjesnosti; na taj se način njezin korisnik dovodi u povoljniju
situaciju nego što je bio prije primitka informacije. (Sikavica i suradnici, 1999:287)
Informacija obavještava o nečemu, donosi novost.
Informacija je potrebna pri odlučivanju, jer se odlučivanje temelji na dobivenoj informaciji.
Ljudska odluka ne može biti bolja od informacije na kojoj se temelji, pa su za kvalitetno
odlučivanje potrebne kvalitetne informacije.
Kvalitetna informacija je:
• točna (istinito opisuje),
• potpuna (u cijelosti opisuje),
• primjerena, odnosno relevantna (odgovara problemu odlučivanja i osobi koja odlučuje),
• pravovremena (dobivena na vrijeme).
Stoga, upotrebljiva poslovna informacija osigurava pouzdanu sliku stvarnosti, raspoloživa je u
pravo vrijeme, mora biti kompletna i konzistentna i što je najvažnije relevantna za domenu
poslovnog odlučivanja.
Vrijednost informacije je općenito teško utvrditi, ali najčešće se određuje posredno, preko
odluke koja je temeljena na promatranoj informaciji, tada bi vrijednost informacije
odgovarala razlici u vrijednosti rezultata odluke koja se temeljila na informaciji i vrijednosti
rezultata odluke koja se nije temeljila na informaciji. Vrijednost je informacije, dakle, usko
povezana s odlučivanjem i rezultatima odlučivanja. Može se reći da je ista informacija
vrijedna ako se na njoj temelje "vrijedne" odluke, ali i bezvrijedna ako nije upotrijebljena za
odlučivanje.
Zbog svoje važnosti u poslovanju podaci i informacije smatraju se važnim resursom, odnosno
imovinom nužnom u modernom poslovanju – govori se o informacijskoj imovini.
U sve većoj neizvjesnosti poslovne okoline uloga informacija i dalje raste; njezino relativno
značenje u poslovnoj organizaciji postaje veće od drugih "opipljivih resursa". Da bi
turbulenciju okoline pretvorili u strateške mogućnosti za svoja poduzeća, manageri moraju
poboljšati proces svog odlučivanja, a to je moguće putem učinkovitog upravljanja
raspoloživim podacima i informacijama. Manageri će više tražiti rješenja problema na temelju
novih analitičkih i integrirajućih znanja i vještina te informacijskih sustava, a sve manje
očitovanjem formalne moći i intuicije. (Sikavica i suradnici, 1999:288)
14
3.2. ODREĐENJE INFORMACIJSKOG SUSTAVA
U poduzećima ne postoji jedan, jedinstveni tip informacijskog sustava koji može pokrivati
različite aspekte kompjutorske obrade podataka, već više različitih informacijskih sustava koji
pokrivaju različita funkcionalna i organizacijska područja. Svi oni zajedno čine ono što
nazivamo poslovni informacijski sustav. Poslovni informacijski sustav pomaže procesu
odlučivanja u poduzeću na način da pomaže menadžerima u donošenju odluka opskrbljujući
ih odgovarajućim informacijama i dajući im optimalna rješenja.
Poslovni sustav dobiva informacije iz raznih izvora, vanjskih ili unutarnjih, a informacijski
sustav ih obrađuje u korisne informacije. Informacije su poslovnom sustavu potrebne za:
izvođenje poslovnog procesa, te upravljanje poslovnim sustavom i odlučivanje.
Kvaliteta i učinkovitost informacijskog sustava najviše ovisi o menadžmentu organizacije.
(Čičin-Šain i suradnici, 2008:3)
Informacijski sustav je jedan od podsustava organizacijskog sustava (poduzeća), a svrha mu je
prikupljanje, obrada, pohranjivanje i distribucija informacija, koje su potrebne za praćenje
rada i upravljanje tim organizacijskim sustavom ili nekim njegovim podsustavom.
On je dio svakog poslovnog sustava čija je funkcija neprekidna opskrba svih razina
upravljanja, odlučivanja i svakodnevnog poslovanja potrebnim informacijama. (Klasić,
Klarin, 2009)
Može se reći da informacijski sustav predstavlja skup svih resursa (podataka, metoda,
organizacije, tehničkih sredstava) za pružanje informacija (na koji način: prikupljanjem,
arhiviranjem, obradom, komunikacijom) potrebnih za donošenje poslovnih odluka u cilju
boljeg funkcioniranja organizacijskog sustava . (Načinović, Odobažić, 2011:4)
Cilj je informacijskog sustava dostava prave informacije u pravo vrijeme na pravo mjesto u
organizaciji uz minimalne troškove (Srića i suradnici, 1999:3-4).
On predstavlja skup elemenata (podaci, kadrovi, oprema, metode, informacije) i djelatnosti
koje osiguravaju transformaciju podataka u informacije i prezentaciju informacija korisniku.
Također ga možemo definirati kao sustav koji prikuplja, pohranjuje, čuva, obrađuje i
isporučuje informacije važno za organizaciju i društvo, tako da budu dostupne i upotrebljive
za svakog tko se želi njima koristiti, uključujući poslovodstvo, klijente, osoblje i ostale.
(Načinović, Odobašić, 2011:4)
15
Informacijski sustavi su «krvotoci» suvremene organizacije, jer pružaju «hranu»
donositeljima odluka u rješavanju problemskih situacija. (Sikavica i suradnici, 1999:288)
Također, informacijski sustav može se odrediti kao strukturirani međusobno povezani
kompleks ljudi, strojeva, procedura, predviđen za generiranje kontinuiranog toka
odgovarajućih informacija, prikupljenih iz unutarnjih i vanjskih izvora poduzeća, za uporabu
istih, kao baze pri donošenju poslovnih odluka. (Vukmirović, Čapko, 2009:11)
On obavlja pet grupa aktivnosti koje se odnose na:
1. Unošenje podataka, koje se sastoji od tzv. ulaznih aktivnosti, kao što su zapisivanje i
sređivanje podataka.
2. Obradu podataka, koja se sastoji od aktivnosti kao što su kalkuliranje, kompariranje,
sortiranje, klasificiranje i sumiranje. Ovim se aktivnostima organiziraju, analiziraju i
manipuliraju podaci, tako da ih se konvertira u informacije za krajnjeg korisnika.
3. Izlazne aktivnosti, koje predstavljaju informacijske produkte namjenjene krajnjem
korisniku, a sastoje se od poruka, izvještaja, obrazaca i grafičkih prikaza koji se mogu
osigurati pomoću videospleja, audio odgovora, papirnog produkta ili multimedije.
4. Pohranjivanje, koje kao temeljna komponenta informacijskog sustava predstavlja
aktivnost čuvanja podataka i informacija na organizirani način za kasniju upotrebu.
5. Kontroliranje, aktivnost kojom se preko povratne veze utvđuje funkcionira li sistem u
okviru zadanih performansi ili treba izvršiti određene korekcije. (Vukmirović, Čapko,
2009:12)
Potreba izgradnje učinkovitog poslovnog informacijskog sustava, koji bi omogućavao
prikupljanje, obradu i pristup informacijama kad je to potrebno, kao i potporu donošenju
poslovnih odluka, nameće se kao imperativ. Pritom se ne smije zaboraviti kako se suvremeni
informacijski sustavi ne mogu projektirati bez računalne podrške. Premda je u razvijenom
svijetu informacijska tehnologija postala dio svakodnevnice, uporaba računala kao pomoćnog
sredstva za naše managere u njihovim planskim i kontrolnim zadacima, kao i procesu
poslovnog odlučivanja, ne prihvaća se odveć lako. (Sikavica i suradnici, 1999:288)
Morat ćemo savladati otpor i strah od računala ako želimo povećati uspješnost poduzeća.
Uvođenje računalnog sustava koji nam pomaže pri prikupljanju i distribuciji informacija,
pretpostavlja usvajanje posve različitoga managerskog stila u procesu poslovnog odlučivanja.
16
3.3. RAZVOJ I KONCEPT ŽIVOTNOG CIKLUSA INFORMACIJSKOG SUSTAVA
Izgradnja informacijskog sustava je opsežan i kompleksan postupak koji se može usporediti s
izgradnjom inženjerskog proizvoda. Praksa pokazuje da izgradnja informacijskog sustava
može trajati godinama, da se on dorađuje i nakon što je izgrađen, da je njegova izgradnja
skupa i neizvjesna i da će mnogi projekti izgradnje biti neuspješni. Iskustvo graditelja ukazuje
na to da se izgradnji sustava mora pristupiti ozbiljno i studiozno kao što se izgrađuju
kompleksni proizvodi inžinjerskih struka.
Razvoj informacijskog sustava treba planirati, detaljno analizirati potrebe za sustavom, zatim
ga oblikovati, izraditi, odnosno proizvesti, uvesti u rad, a kasnije tijekom rada i održavati.
Takav pristup izgradnji sustava naziva se vodopadnim ili linearnim razvojem, jer se sustav
izgrađuje po fazama, onim redom kojim faze prirodno slijede. U svakoj se fazi izgrađuju
rezultati (specifikacija sustava, dijagrami, programi, dokumentacija i sl.) koji predstavljaju
ulaz u sljedeću fazu. Razvoj je vodopadan, jer rezultati "teku" s jedne stepenice na drugu.
Takav slijed daje mogućnost da se nakon svake faze razvoja ocijene rezultati projekta i odluči
o njegovoj daljnjoj sudbini.
U praksi se faze često djelomično preklapaju, a projektanti često vraćaju na neku od
prethodnih faza da bi otklonili dosad učinjene pogreške. Bez obzira na sve poteškoće ovog
pristupa, on predstavlja čest način izgradnje informacijskih sustava. (Čerić, Varga, 2004:44)
17
Slika 2: Vodopadni ili linearni razvoj sustava
Izvor: izradio autor
Upravljanje poslovnim informacijskim sustavom danas polazi od općeg koncepta životnog
ciklusa sustava (engl. System Life Cycle). Bit koncepta životnog ciklusa poslovnog
informacijskog sustava jest da sustav u nekoj točki u vremenu nastaje, potom se razvija
sukladno određenim zakonitostima da bi nakon određenog vremena nestao, odnosno bio
zamijenjen nekim novim sustavom.
U "grubom", općem prikazu, životni ciklus poslovnog informacijskog sustava karakteriziraju
četiri osnovne razvojne faze:
1. faza inicijalizacije (nastajanja),
2. faza ekspanzije (rasta)
3. faza konsolidacije (sazrijevanja),
4. faza zrelosti sustava.
Planiranje/strategija
informacijskog
sustava
Analiza poslovnog
sustava
Oblikovanje
informacijskog
sustava
Izrada informaciskog
sustava
Uvođenje u rad informacijskog
sustava
Održavanje informacijskog
sustava
18
Grafikon 1: Životni ciklus informacijskog sustava
Izvor: Panian, Poslovna informatika za ekonomiste, 2005, str. 51
Faza inicijalizacije (nastajanja) sustava započinje davanjem poticaja za razvitak novog
poslovnog informacijskog sustava. Takve poticaje daju menadžeri i djelatnici poslovnog
sustava (poduzeća, kompanije itd.) koji se intuitivno osjećaju nedovoljno informiranima,
dakle posljedično nesposobnima za učinkovito upravljanje sustavom i ostvarivanje optimalnih
rezultata svojega rada u okvirima sustava. U ovoj fazi obavljaju se opsežne konzultacije i
razgovori, te pripreme za izgradnju novoga poslovnog informacijskog sustava. Premda
faktički još ne postoji, sustav ipak već u ovoj fazi počinje "živjeti", odnosno počinju se
ocrtavati njegovi budući obrisi.
Nakon određenog vremena, ulaganjem odgovarajućih sredstava, znanja i truda poslovni se
informacijski sustav dovodi u fazu ekspanzije, kada je uočljiv pretežito kvantitativan rast
sustava u svim njegovim segmentima. Nabavljaju se strojevi i oprema, pripremaju se
programi, obrazuju se djelatnici, razvijaju organizacijske metode i pribavljaju, odnosno
razvijaju mrežne komponente sustava.
Krivulja životnog ciklusa sustava u ovoj je fazi eksponencijalne prirode i izrazito strmo
rastuća. To, međutim, obično dovodi do određenih problema u funkcioniranju sustava i
njegovu razvoju. Oni se ogledaju u nedovoljno ostvarivom stupnju kontrole nad radom
sustava i suboptimalnim mogućnostima upravljanja njime.
Kada je dosegnuta određena razvojna razina poslovnog informacijskog sustava, koja na
krivulji životnog ciklusa predstavlja točku infleksije, njegov se daljnji rast svjesno usporava,
kako bi se ostvarila prijeko potrebna kontrola nad njegovim radom i uspostavile željene
mogućnosti upravljanja.
19
Time se sustav dovodi u fazu konsolidacije (sazrijevanja). Naglasak je pritom na
standardizaciji aktivnosti, procesa i procedura, usklađivanju rada komponenata i tzv. " finom
podešavanju" poslovnog informacijskog sustava.
Nakon što je poslovni informacijski sustav zadovoljio postavljene kriterije kvalitete,
učinkovitosti i djelotvornosti, prevodi ga se u fazu zrelosti, kada on počinje davati optimalne
rezultate rada i stvarati očekivanu poslovnu vrijednost. Nastojat će se da ova faza životnog
ciklusa poslovnog informacijskog sustava potraje što duže, kako bi se što više iskoristila
dotadašnja ulaganja u njegov razvitak, no na tome ipak ne treba pretjerano "tvrdo" inzistirati
kako sustav ne bi u međuvremenu tehnološki i "moralno" zastario te zapravo postao
kontraproduktivnim sa stajališta poslovanja tvrtke. (Panian, 2005:51)
Međutim, unatoč svemu, iz raznoraznih razloga (promjene u okolini sustava, zaostajanje za
najsuvremenijim tehnološkim i ostalim rješenjima, nepažnja i nebriga) sustav će pomalo,
katkad čak isprva i neprimjetno, početi zastarijevati, odnosno davati neželjene rezultate rada i
iznevjeravati očekivanja. To su prvi signali da valja inicirati novi životni ciklus sustava,
odnosno životni ciklus novog poslovnog informacijskog sustava.
3.4. KOMPONENTE INFORMACIJSKOG SUSTAVA
Na današnjoj razini razvijenosti tehnologije suvremenim se poslovnim upravljačkim
informacijskim sustavom naziva onaj sustav koji se sastoji od sljedećih komponenata:
1. materijalno- tehničke komponente
2. nematerijalne komponente
3. ljudske komponente
4. prijenosne komponente
5. organizacijske komponente. (Panian, 2005:35)
20
Slika 3: Strukturne komponente informacijskog sustava
Izvor:
http://besplatniseminarski.com/INFORMATIKA/FizickaLogickaOrganizacijaPodataka.html,
7.6.2014.
Materijalno-tehničku komponentu (hardver) poslovnih upravljačkih sustava čine svi strojevi,
uređaji i sredstva namijenjeni isključivo ili pretežito obradi podataka, odnosno informacija .
Nematerijalna komponenta (softver) se javlja u obliku programskih rješenja i paketa, rutina ili
metoda na kojima se temelji primjena hardvera, te predstavlja ukupnost ljudskog znanja
ugrađenog u strojeve, opremu i uređaje.
Lajfver ili ljudsku komponentu čine svi ljudi koji u bilo kojoj funkciji i s bilo kakvom
namjerom sudjeluju u radu poslovnog sustava i koriste rezultate obrade podataka, odnosno
informacija.
Prijenosnu komponentu čine telekomunikacijska sredstva i veze za prijenos podataka.
Organizacijsku komponentu predstavljaju sve mjere, metode i propisi kojima se usklađuje
(koordinira) rad prethodno navedenih četiriju komponenata, kako bi one tvorile skladnu
cjelinu.
3.5. ULOGA INFORMACIJSKIH SUSTAVA U POSLOVNOM ODLUČIVANJU
U suvremenim uvjetima poslovanja u informacijskom dobu kojeg karakterizira primjena
informacijske tehnologije, telekomunikacija, i globalizacije poslovanja i odlučivanje postaje
21
sve teže i sve složenije. Informacijski se sustavi projektiraju radi stvaranja kvalitetnih
informacija koje pomažu rješavanju poslovnih problema.
Da bi donio pravilnu odluku menadžer mora posjedovati pravu bazu informacija za donošenje
odluka, odnosno razlikovati tip informacija koje su potrebne za donošenje odluka od tipova
informacija koje su nepotrebne za donošenje odluka. Donošenje odluka može biti jednostavno
primjena ili simulacija stvarnih uslova, građena na poznatim ili pretpostavljenim odnosima.
(Mahmutović H. i suradnici, Konvergencija rasta malih i srednjih preduzeća u BIH i razine
primjene informacijskih sistema za podršku u procesu odlučivanja)
Različite promjene s kojima se organizacija susreće dovode do raznih problema. To mogu biti
promjene u okolini poduzeća, u ciljevima i željama managerskog sloja, u funkcioniranju
poslovanja organizacije i pojedinih podsustava te odnosa u vezi s organizacijskim ulogama.
Poslovni informacijski sustav pomaže odlučivanju na dva načina: pomaže managerima u
donošenju odluke opskrbljujući ih potrebnim informacijama, a s druge strane takav sustav
može čak i samostalno donositi odluke u situacijama koje se ponavljaju. Informacijska
tehnologija je u vrlo kratkom roku umrežila cijeli svijet i dovela do sužavanja izbora najbolje
poslovne odluke, uglavnom zato jer znanje pojedinca čini sve manji udio u ukupnom
globalnom znanju čovječanstva.
Informacijska odnosno internetska tehnologija kao i elektroničko povezivanje kompanija
dovode do novih oblika organizacija, stvaranja mrežnih, virtualnih i T - oblika organizacije,
što zahtjeva redefiniranja procesa i načina odlučivanja, a posebno menadžerskog odlučivanja,
koje u tim novonastalim uvjetima poslovanja postaje sve decentraliziranije, demokratskije i
grupno, jer se u proces odlučivanja uključuje sve više subjekata odlučivanja. (Mrkonjić,
2007:14)
3.6. VRSTE INFORMACIJSKIH SUSTAVA
Osnovni razlog uvođenja i korištenja informacijskih sustava je potreba i usmjerenost
poduzeća na iskorištenost informacija koje proizlaze kao rezultat transakcijskih obrada
podataka s ciljem povećanja produktivnosti poduzeća i uspjeha poduzeća na tržištu.
Donošenje poslovnih odluka predstavlja važan segment poslovanja koji se odvija
svakodnevno na svim razinama odlučivanja i područjima poslovanja.
22
Da bi se menadžerima olakšalo odlučivanje, danas se primjenjuju razni programi, alati i
informacijski sustavi. Pravovremene i kvalitetne odluke zasnivaju se na kvalitetnim
informacijama te na raznim modelima koji pomažu pri izboru najbolje opcije odnosno
rješenja, stoga zaključujemo da je primjena informacijskih sustava i informacijske tehnologije
vrlo važna u potpori poslovnom odlučivanju.
Mogli bismo reći da informacijski sustav upravlja tijekom podataka i informacija od mjesta
njihovog nastajanja do menadžera koji će ih koristiti. Informacijske sustave razlikujemo s
obzirom na razinu primjene informacijske tehnologije i vrste informacija koje poslovni sustav
koristi.
S obzirom na hijerarhijsku razinu, postoje tri razine informacijskih sustava koji odgovaraju
razinama menadžmenta u poduzeću.
Na strateškoj razini informacijski sustavi koji se pretežno koriste su sustavi za podršku
odlučivanju (DSS) i sustavi za podršku vrhovnom rukovodstvu (ESS).
Na taktičkoj razini odnosno na srednjoj razini menadžmenta informacijski sustavi služe za
menadžersku kontrolu i upravljanje ili za posebnu podršku odlučivanju u problemskim
područjima, odnosno koriste se upravljački informacijski sustavi (MIS) i sustavi za podršku
odlučivanju (DSS), uz potporu s ekspertnim sustavima (ES).
Na operativnoj ili najnižoj razini menadžmenta koriste se aplikacije upravljačkog
informacijskog sustava (MIS), a na temelju postojećih sustava za transakcijsku ili
elektroničku obradu podataka (TPS).
Sustavi za transakcijsku obradu podataka (TPS) služe za svakodnevnu obradu podataka i
obavljanje rutinskih poslovnih transakcija. Oni podržavaju izvođenje poslovnih procesa, a to
se prije svega odnosi na informacije o stanju robe na zalihama, obradu plaća, fakturiranje,
primanje narudžbi i sl. Iako predstavljaju početnu fazu razvoja informacijskih sustava, njihova
uloga u odlučivanju se ne smije zanemariti.
Iako se oni koriste na najnižoj razini odlučivanja kratkoročno odlučivanje ima vrlo veliki
značaj u odvijanju poslovnog procesa jer osigurava poduzeću trenutno informacije o stanju
određenog procesa ili aktivnosti. Npr, informacija o stanju zaliha u određenom trenutku je
važna kako bi se moglo na vrijeme pristupiti nabavi nove robe.
Iako korisnici transakcijskog informacijskog sustava imaju hijerarhijski najniže ovlasti u
odlučivanju te je vidljivo da ti sustavi nisu direktna potpora poslovnom odlučivanju, njihove
23
svakodnevne operacije i aktivnosti su osnova za daljnje odlučivanje na taktičkim i strateškim
razinama odlučivanja i upravljanja. Oni povezuju organizaciju i glavni su izvor informacije za
druge vrste informacijskih sustava.
Tablica 1: Vrste informacijskih sustava i veza u potpori poslovnom odlučivanju
Informacijski sustavi Nazivi na engleskom jeziku i skraćenice
Potpora poslovnom odlučivanju
1. Sustavi za transakcijsku obradu podataka
Transaction Processing Systems (TPS)
Neizravna
2. Sustavi za automatizaciju uredskog poslovanja
Office Automation Systems (OAS)
Neizravna
3. Upravljački informacijski sustavi
Management Information Systems (MIS)
Izravna
4. Menadžerski sustavi za podršku Managerial Support System (MSS)
4.1. Sustavi za podršku odlučivanju
Decision Support Systems (DSS)
Izravna
4.2. Sustavi za podršku grupnom odlučivanju
Group Decision Support Systems (GDSS)
Izravna
4.3. Ekspertni sustavi Expert Systems (ES) Izravna
4.4. Sustavi za podršku vrhovnom vodstvu
Executive Support Systems (ESS)
Izravna
Izvor: Sikavica, 1999, Poslovno odlučivanje, str. 291
Informacijske sustave s obzirom na vrstu možemo podijeliti na:
· Klasične ili transakcijske sustave,
· Sustave za potporu odlučivanju,
· Ekspertne sustave.
Klasični ili transakcijski informacijski sustav je osnovni dio svakog informacijskog sustava i
pruža potporu tekućem odvijanju poslovnog procesa i transakcija. Ima tri opće funkcije:
vođenje evidencije, izdavanje i izvještavanje.
Sustavima za potporu odlučivanju primarna je zadaća pomoći pri odlučivanju te pored sirovih
podataka posjeduju i baze modela, dokumenta, prognoza i statistika koji su menadžerima od
koristi. Sustavi za potporu odlučivanju imaju napredniju mogućnost obrade informacija na
24
osnovu čega stvaraju baze modela. Ovi sustavi daju mogućnost simulacije i predviđanja
događaja i procesa, analize različitih scenarija i podržavaju dugoročno, odnosno strategijsko
odlučivanje.
Ekspertni sustavi imaju mogućnost pohrane i uporabe znanja stručnjaka iz određenog
područja, te stvaranje novog znanja. Ekspertni sustavi su najviša faza razvoja informacijskog
sustava jer u sebi imaju ugrađeno ekspertno znanje, stoga ih koriste top menadžeri.
Prilikom donošenja odluke o vrsti informacijskog sustava koji će se nabaviti za poduzeće
potrebno je sagledati slijedeće kriterije: vrijeme, cijena, vrijeme, kvaliteta i kvantiteta sustava
koji se nabavlja. Kvaliteta je važna zbog sigurnosti cjelokupnog sustava. Bez obzira na
kvalitetu sustava menadžment treba biti spreman na prilagodbu sustava potrebama poduzeća.
Isto tako važno je znati hoće li se dobavljač informacijskog sustava pridržavati rokova
isporuke, odnosno hoće li odjel/osoba unutar poduzeća koji će izrađivati informacijski sustav
poštivati zadane rokove. Također bitno je znati je li dobavljač/programer dostupan i za
održavanje nabavljenog informacijskog sustava, hoće li nabavljeni informacijski sustav biti
kompatibilan s postojećim informacijskim sustavima koji se koriste u poduzeću, kao i
mogućnosti proširivanja sustava.
Kod menadžera je bitno da pokuša usuglasiti ljudsku stranu informacijskog sustava s
računalom, što predstavlja izazov upravljanja informacijskom tehnologijom.
Tajna poslovnog uspjeha u informatičkom dobu leži u uspjehu informacijskog sustava. Tajna
uspjeha informacijskog sustava je suvremena, fleksibilna infrastruktura utemeljena na
primjeni suvremene informacijske tehnologije i interneta.
25
4. INFORMACIJSKI SUSTAV ZA POTPORU SKUPNOM ODLUČIVANJU (GDSS)
U sljedećem poglavlju razmatrati će se metode i tehnologije koje služe za potporu
međusobnoj komunikaciji i interaktivnoj suradnji menadžera, a sve u svrhu rješavanja
problema odlučivanja, čime se ujedno i ubrzava sam proces odlučivanja, povećava
produktivnost donošenja odluka te poboljšava kvaliteta donesenih odluka.
4.1. POJAM I ZNAČENJE SUSTAVA ZA POTPORU SKUPNOM ODLUČIVANJU
Poznato je da je timski rad postao preduvjet uspješnosti, pa je upravo zbog toga i razvijen
sustav za potporu odlučivanju u smislu potpore kolektivnog odlučivanja. Istraživanja
pokazuju da neki menadžeri troše više od polovice svog vremena u procesu odlučivanja na
komunikaciju. Donošenju odluka uglavnom prisustvuje više sudionika pa su sastanci timova
menadžera iz različitih područja elementarna potreba za postizanje bilo kakvog dogovora ili
rezultata. Tim može biti direktno uključen u donošenje odluka i u stvari vezane za odlučivanje
(stvaranje liste prihvatljivih alternativa ili odlučivanje o kriterijima mogućih alternativa).
GDSS je interaktivni kompjuterski sustav koji olakšava rješavanje problema donositeljima
odluka. Komponente GDSS-a su hardware, software, procedure i ljudi.
Slika 4: Konfiguracija sustava za potporu skupnom odlučivanju (GDSS)
Izvor: Vukmirović, Čapko, 2009, Informacijski sustavi u menadžerskom odlučivanju, str. 111
26
GDSS, također nazivan sustav grupne potpore koji je ujedno i kompjuterizirani sustav
suradnje u radu sastoji se od većine elemenata DSS-a. GDSS se može koristiti učinkovito u
većini djelatnosti, primjerice u arhitekturi gdje arhitekti sve više koriste GDSS kao pomoć za
suradnju s drugim arhitektima i građevinarima kako bi najbolje odradili projekt na kojem su
trenutno zaposleni.
Caterpillar, veliki proizvođač građevinskih strojeva i opreme koristi GDSS za povezivanje s
dobavljačima sirovina. Caterpillarov sustav suradnje spaja dobavljače na svoju mrežu kako bi
uspjeli smanjiti troškove i kako bi poboljšali proces nabavljanja sirovina u svoje tvornice.
(Stair, Reynolds, 2003:240)
Postoje mnogi razlozi za pojavu sustava za podršku skupnom odlučivanju kod suvremenih
poslovnih subjekata. Prvenstveni je razlog činjenica da se neovisno o postojećoj hijerarhiji, u
suvremenim korporacijama najčešće odlučuje u skupini odgovornih izvršitelja, managera i
njihovih savjetnika. Štabno-linijska i projektna organizacija stvaraju potrebu za posebnom
vrstom sastanaka na kojima odgovorne osobe u poduzeću razmatraju probleme i donose
odluke. Na takvim sastancima do izražaja dolaze različiti pristupi problemima koji su
posljedica različitoga iskustva, različitih pogleda i odgovornosti nazočnih sudionika. Uz to u
takvim poslovnim timovima svaki od članova vjerovatno ima neku važnu informaciju koju
drugi u skupini nemaju. Na sastancima se razmjenjuju takve informacije i stvara se potpora
donošenju odluke od zajedničkog interesa za poduzeće ili neki od njegovih dijelova. (Sikavica
i suradnici, 1999:309)
Da bi se takvo odlučivanje podržalo, potrebno je izgraditi informacijski sustav koji će imati
ulogu sustava za podršku odlučivanju, a koji će se moći primjeniti kod grupnog odlučivanja.
Sustav za podršku grupnom odlučivanju mora omogućavati komunikaciju među sudionicima i
sa sustavom, jer od toga ovisi učinkovitost pristupa. Očito je da ovi sustavi nemogu biti
primjenjivani u svakodnevnom poslovnom odlučivanju, a najveću korist imaju u situacijama
kada se utvrđuje politika poduzeća, kao i kod većih iznenadnih problema koji se javljaju zbog
promjena u poslovnoj okolini.
27
4.2. OBILJEŽJA I PREDNOSTI GDSS-a
Obično se kaže da dvije glave znaju više nego jedna. GDSS-ove jedinstvene karakteristike
vode ka boljim odlukama. Tvorci tih sustava pokušavaju ih izgraditi na prednostima
individualnih sustava podrške shvaćajući da su novi i dodatni pristupi nužni u okruženju
grupnog donošenja odluka. Npr. neki GDSS-i omogućavaju razmjenu informacija i iskustva
među ljudima bez sastanaka ili kontakta licem u lice.
Neke od značajki koje mogu poboljšati i unaprijediti donošenje odluka u skupnom
odlučivanju su:
1. Poseban dizajn- kod GDSS pristupa nužne su posebne procedure, pristupi i oprema
koji unaprijeđuju kreativno mišljenje, komunikaciju i učinkovite tehnike grupnog
donošenja odluka.
2. Lakoća korištenja- kao i individualan DSS i GDSS mora biti jednostavan za naučiti i
koristiti. Sustavi koji su kompleksni koriste se rijetko.
3. Fleksibilnost- ako se radi o dva ili više donositelja odluka koji rade na nekom
problemu oni radi različitoga karaktera mogu imati različite stilove odlučivanja. Svaki
menadžer donosi odluke na svoj način zbog različitih iskustava i načina razmišljanja.
Učinkoviti GDSS ne samo da mora podržati različite pristupe odlučivanja, nego mora i
pronaći način da integrira njihove različite perspektive u jedno zajedničko rješenje.
4. Potpora donošenju odluka- GDSS može podržati različite pristupe odlučivanja
uključujući delphi pristup, u kojemu grupa donositelja odluka nije na istom mjestu.
Kod ovog pristupa je bitno što podržava razlike između članova grupe, te potiče
kreativnost i originalno razmišljanje. Brainstorming, također potiče kreativnost i
slobodno razmišljanje, dok jednoglasni konsenzus obuhvaća donošenje jednoglasne
odluke. U tehnici nominalne grupe svaki donositelj odluke može sudjelovati, te se
ovdje potiču povratne informacije od individualnih članova grupe, a konačna odluka
se donosi glasovanjem.
5. Anonimni input- Osoba koja daje input nije poznata drugim članovima grupe. Neke
organizacije koriste GDSS za pomoć rangiranju performansi menadžera. Svi inputi
imaju jednako značenje bez obzira tko ih je dao. Npr. inputu koji je dao neki zaposleni
pridaje se jednako značenje kao onom koji je dao glavvni menadžer. Istraživanja su
pokazala da grupe koje koriste anonimni input donose bolje odluke i imaju bolje
rezultate za razliku od grupa koje ih ne koriste.
28
6. Smanjenje negativnog ponašanja grupe- Bitno obilježje svakog GDSS-a je mogućnost
eliminiranja štetnog grupnog ponašanja. Na grupnim sastancima pojednici mogu biti
dominantni i preuzeti raspravu što dovodi do toga da drugi članovi grupe nemogu doći
do izražaja ili dva člana grupe mogu odvesti raspravu u područje koje ne pomaže
rješavanju problema. Ponekad grupa može pretpostaviti da je donijela pravu odluku
bez ispitivanja alternativa- to je fenomen zvan grupno razmišljanje. Također ako
sastanci nisu dobro isplanirani predstavljaju čisto gubljenje vremena. Danas mnogi
prizvođači GDSS-a razvijaju sustave softvera i hardvera koji bi smanjili ovakve
probleme.
7. Paralelna komunikacija- GDSS omogućava da svaki član grupe pokrene neku temu ili
komentira postojeću istovremeno jednostavnim upisivanjem u računalo. To se tada
pojavi na računalima svih ostalih članova. Ovakva vrsta komunikacije ubrzava
sastanke i dovodi do boljih odluka jer svaki pojedinac sudjeluje u potpunosti.
8. Automatsko snimanje sastanka- Kod većine GDSS-a sastanak se može automatski
sastanak. Svaki komentar bilo kojeg člana grupe može biti anonimno snimljen. To
može poslužiti za buduću analizu i pregledavanje. Dodatno, GDSS može imati
automatsko glasanje i mogućnost rangiranja. Nakon glasanja GDSS snimi svaki glas i
prema tome napravi rang listu.
Uz bitne karakteristike, istaknuti će se i sljedeće prednosti GDSS-a:
· Funkcionira kao memorija cijele skupine- izbjegava se ponovno procjenjivanje
ideja od članova skupine
· Pomaže identifikaciji primjenjivih alternativa
· Alternative se stvaraju nakon pažljivijeg razmatranja
· Podiže sposobnost skupine u međusobnom komuniciranju i širenju ideja
· Služi kao sredstvo za interakciju između zainteresiranih strana za donošenje
odluka u poduzeću (Senn, 1990:558)
29
Slika 5: Prednosti GDSS-a
Izvor: Licker P. S.,1997
4.3. KOMPONENTE GDSS-a
Komponente ove vrste sustava su zajedničke za sve sustave za podršku skupnom
odlučivanju. U nastavku biti će navedene i objašnjene, a to su: 1) interativni
komunikacijski interfejs, 2) baza podataka, 3) baza modela.
Interaktivni komunikacijski interfejs korisnicima omogućava postavljanje pitanja te
davanje i primanje upita. Pomoću njega oni mogu razmjenjivati mišljenja, ideje i
komentare. Ova vrsta komunikacije najbitnija je uopće za uspješnost sastanka koji se
zasniva na takvoj vrsti komunikacije. Ovakav on-line pristup je nužan kako bi se
donošenje odluka moglo dalje procesirati.
Kod projektiranja bitno je odrediti uključuju li se sudionici izravno u raspravu. Kad
donositelji odluka rade uz potporu sustava za podršku skupnom odlučivanju, onda se
sastanci upravljaju pod vođenjem jednog sudionika koji preuzima ulogu moderatora.
30
Baze podataka koje koriste sustavi za podršku skupnom odlučivanju obično su relacijske
baze podataka. Budući da je nemoguće definirati koje će nam točno informacije trebati
niti unaprijed predvidjeti način na koji će se potrebne baze podataka razviti, relacijski
sustav organizacije podataka osigurava i pristup i stvaranje baze ovisno o potrebama
procesa odlučivanja.
Baze modela sustava za podršku odlučivanju (GDSS) identične su kao one koje koristi
DSS. Nužno je imati čitav niz različitih alata i modela koji donositeljima odluka mogu biti
od pomoći radi upotrebe dobivenih informacija.
Slika 6: Konfiguracija GDSS-a
Izvor: Sistematizacija informacijskih sustava i vrste informacijskih sustava s motrišta
potpore razinama odlučivanja, ppt materijali
4.4. VRSTE SUSTAVA ZA POTPORU SKUPNOM ODLUČIVANJU
GGSS može obuhvaćati brojne mrežne konfiguracije, ovisno o potrebama grupe, vrsti odluka
koje se donose i geografskoj lokaciji članova grupe.
31
U nastavku biti će objašnjene sljedeće vrste GDSS-a:
1) Soba za odlučivanje. Idealna je za situacije u kojima su donositelji odluka locirani u
istoj zgradi ili geografskom području. GDSS pristup se povremeno koristi, a u takvim
slučajevima određena je jedna ili više soba koja će se koristiti. Soba za odlučivanje
pretpostavlja direktnu verbalnu komunikaciju.
2) Mreža odlučivanja na lokalnom području. Primjenjuje se kada su članovi grupe
locirani u istom geografskom području ili u istoj zgradi. Za razliku od soba za
odlučivanje ovdje je grupno donošenje odluka česta pojava. U tim slučajevima je
oprema i tehnologija GDDS-a smještena u uredima članova grupe. Njihovi uredi
povezani su pomoću mreže lokalnog područja (local area network, LAN).
3) Telekonferencija. Kod ovog pristupa odlučivanje je rjetka pojava i lokacija između
članova grupe je velika. Ovdje se radi o udaljenim i povremenim sastancima grupa
koji povezaju više GDSS soba za odlučivanje u zemlji ili diljem svijeta. Koristeći
tehnologiju za udaljenu kominikaciju te sobe za odlučivanje su elektronički povezane
u telekonferencije i videokonferencije, gdje je prisutan visok stupanj fleksibilnosti.
GDSS sobe za odlučivanje se mogu koristiti lokalno za sastanke grupa ili globalno
kada su donositelji odluka locirani diljem svijeta.
4) Mreža odlučivanja na širokom području. Mreža odlučivanja na širokom području
se koristi kada je učestalost odlučivanja velika, a članovi grupe su udaljeni. U tom
slučaju GDSS pristup se koristi često. Donositelji odluka diljem zemlje ili inozemstva
moraju biti povezani elektronički preko WAN-a, mreže širokog područja. (wide area
network).
4.5. CILJEVI I UČINCI SUSTAVA ZA POTPORU SKUPNOM ODLUČIVANJU
Osnovni ciljevi GDSS-a su povećati produktivnost donositelja odluka, na način da se ubrza
proces odlučivanja ili da se poboljša kvaliteta donesenih odluka ili oboje. To se postiže
podupiranjem razmjene mišljenja, ideja i sklonostima tima.
GDSS poboljšava učinke proces odlučivanja, a isto tako smanjuje ili otklanja gubitke.
Učinci GDSS-a su: (Marakas, 2003:164)
· Usporedno podupire procesiranje informacija i stvaranje ideja svih sudionika procesa
odlučivanja,
32
· omogućava većim grupama da s većim rasponom informacija, znanja i vještina
sudjeluju na istom sastanku,
· dopušta timu da korsiti strukturne i nestrukturne metode i tehnike,
· nudi brz i lak pristup vanjskim informacijama,
· omogućava nepovezane komjutorske diskusije,
· u tren prikazuje rezultate anonimnog glasovanja,
· stukturira proces planiranja što tim drži na okupu,
· omogućava korisnicima simultanu interakciju,
· automatski snima sve informacije koje prolaze kroz sustav za buduće analize.
Za potporu ostvarenju ciljeva i učinaka GDSS-a važne su sljedeće značajke (Vukmirović,
Čapko, 2009:118):
· Izrađen je sa ciljem da podupre tim donositelja odlukau njihovom radu,
· lako se nauči i koristi, opskrbljuje korisnika različitim razinama težine korištenja
ovisno o njegovom znanju,
· može biti dizajniran za jednu vrstu problemaili za različite razine odluka,
· potiče generiranje ideja i slobodu izražavanja,
· sadrži ugrađene mehanizme koji suzbijaju negativno ponašanje u timu, kao što su
destruktivni sukobi, nekomuniciranje i "timsko razmišljanje"
· to je posebno dizajniran informacijski sustav, a ne samo dio već postojećeg
sustava.
4.6. APLIKACIJE ZA POTPORU SKUPNOM RADU U MENADŽERSKOM
ODLUČIVANJU
Aplikacije su usmjerene na probleme koji su povezani sa procesima međuljudske suradnje.
Kada se ispravno razvijaju i koriste, pozitivno utječu na ljudsku komunikaciju, te rezultiraju
poboljšanjima u načinu na koji ljudi rade i na koji donose odluke.
One predstavljaju dodatak tradicionalnim alatima radnog mjesta. Znanje stečeno u procesu
obavljanja poslova mora biti pohranjeno na način da se omogući jednostavan pristup tom
znanju pri donošenju odluka u sadašnjosti i budućnosti, tj. organizacijska memorija mora biti
očuvana.
33
Aplikacije za potporu skupnom radu nastavljaju svoj razvoj kao odgovor na sve veću brzinu
kojom odluke moraju biti donesene i kojom poslovi moraju biti vođeni. Ta brzina zahtijeva
neposredan, simultani i potpuni pristup sustavu za potporu skupnom radu od strane menadžera
i djelatnika na svim razinama organizacije. Mnoge funkcije i klase aplikacija za potporu
skupnom radu posebno su dizajnirane da olakšaju pristup sustavu za potporu skupnom radu
koristeći različite pristupe. (Vukmirović, Čapko, 2009:125)
Skupina autora predložila je podjelu aplikacija za potporu skupnom radu od kojih se ističu:
· Sustavi poruka- tehnologija koja olakšava kretanje poruka. E-mail je najčešći primjer.
Ovakva poruka može biti upućena bilo kojem broju primatelja u svijetu bez obzira na
lokaciju u samo nekoliko sekundi. Glavne prednosti e-maila au neformalnost, brzina,
dostupnost i jednostavnost upotrebe koje ga čine idelanim za upite i traženje savjeta u
vezi s donošenjem odluka. Korisni u početku odlučivanja tako što pomaže pri
prikupljanju informacija i znanja potrebnih za donošenje odluke.
· Konferencijski sustavi- omogućavaju elektronički sastanak licem u lice te time
predvladavaju asinkrona (vremenska neusklađenost) ograničenja e-maila. Svaki
sudionik je na prikladnoj lokaciji te se komunicirati može iz privatnog radnog prostora
kao i iz posebno opremeljene sobe za sastanke koristeći video, audio ili oba medija.
· Sustavi inteligentnih agenata- ovakav sustav zahtjeva korištenje umjetne inteligencije
za obavljanje niza koraka pojedinih zadataka. Funkcije koje su dostupne kroz ovakav
sustav mogu biti od najjednostavnijih do složenijih poput "osobnih asistenata" koji
može planirati sastanke, usmjeravati poruke, itd. Sustav inteligentnih agenata još je u
ranim fazama razvoja s namjerom da postane značajan faktor u podršci odlučivanju.
· Koordinacijski sustavi- olakšavaju integraciju sudionika aktivnosti s postizanjem
zajedničkih ciljeva. Ovaj sustav informira jednog sudionika o stupnju dovršenosti
drugih aktivnosti i sugerira da li je ta dovršenost dovoljna za početak sljedeće faze.
Također, može informirati radnika o rokovima.
34
4.7. SOFTVERI ZA POTPORU SKUPNOM RADU
Softver za potporu skupnom radu pomaže u grupnom planiranju, komuniciranju i
menadžmentu. Kao dodatak samostalnim proizvodima, GDSS softver se sve više ugrađuje u
postojeće softverske pakete. Danas neki paketi obrade transakcija i ERP paketi uključuju
softvere za korištenje u grupi. Sap, popularni ERP paket, je razvio mySap tehnologiju kako bi
olakšao suradnju i omogućio korisnicima SAPa da integriraju aplikacije drugih proizvođača u
SAP sustav programa. (Vukmirović, Čapko, 2009:126)
SAP (Systems, Applications and Products) je program za kompletno praćenje procesa rada
kompanije. To je softver za planiranje resursa kompanije sposoban da integrira različite
poslovne aplikacije koje predstavljaju zasebne poslovne celine i to u realnom vremenu, prema
potrebama posla. (https://poslovi.infostud.com/zanimanje/SAP-konsultant/128, 16.6.2014.)
Sap sustav je kreiran 1972. godine od strane njemačke tvrtke SAP koju su osnovali bivši
zaposlenici IBM-a.
Primarni cilj SAP aplikacija je pružanje mogućnosti za:
upravljanje financijama,
upravljanje imovinom,
upravljanje troškovnim računovodstvom,
upravljanje proizvodnim operacijama i materijalima,
upravljanje ljudskim resursima,
upravljanje pogonima i
arhiviranje dokumenata.
Sekundarni cilj SAP aplikacije je praćenje rada u navedenim područjima i izvješćivanje o
istima.
SAP ERP nudi kompletno rješenje dizajnirano za podršku međunarodnim operacijama, kako
bi tvrtke mogle učinkovito i uspješno poslovati i konkurirati na globalnoj razini. Također,
pruža podršku za upravljanje procesima kao što su administracija korisnika, upravljanje
konfiguracijom, administracija korisnika, centralizirano upravljanje podacima i upravljanje
Web uslugama. SAP ERP omogućuje integraciju s ostalim sustavima što ubrzava izvršavanja
poslovnih strategija.
Ostale prednosti su: (http://www.king-ict.hr/?tabid=723, 16.6.2014.)
35
· Brže donošenje odluka - pristup informacijama u stvarnom vremenu omogućuje
pravovremeno suočavanje s izazovima i proaktivno iskorištavanje svih poslovnih
mogućnosti.
· Povećana produktivnost, učinkovitost i razumijevanje - prošireni doseg poslovnih
procesa omogućuje uključivanje više ljudi u stvarnom vremenu, od djelatnika tvrtke
do vanjskih suradnika. Također, omogućuje jednostavan, konsolidiran i konzistentan
pogled na vaše procese.
· Smanjivanje rokova putem veće fleksibilnosti - korištenje dodatnih poslovnih
funkcionalnosti sukladno razvoju vaših potreba i zahtjeva. SAP ERP je temeljen na
SAP NetWeaver tehnološkoj platformi, što omogućuje integraciju SAP aplikacija s
aplikacijama drugih dobavljača i time štiti i maksimalno koristi prijašnje IT
investicije.
· Prilagodljivost poslovnim promjenama - neograničena integracija cjelokupnih procesa
i iskorištavanje najnovijih Web tehnologija.
· Smanjen rizik - implementacija SAP ERP rješenja s minimalnim poremećajima
tekućih poslovnih procesa te korištenje SAP-a kao strateškog partnera za dugoročni
rast i razvoj.
· Bolje financijsko i korporativno upravljanje - veća transparentnost organizacije i
pridržavanje globalnim i lokalnim zakonskim regulativama kao što su međunarodni
računovodstveni standardi i lokalni obračuni plaća.
· Optimiziran IT trošak - eliminiranje visokog troška integracije i potrebe za nabavom
dodatnih IT rješenja te nadogradnja rješenja ovisno o potrebama i zahtjevima.
· Brži i veći ROI - instalacija SAP ERP rješenja korištenjem brzih implementacijskih
tehnika omogućuje veće uštede od tradicionalnih pristupa.
· Povećana produktivnost zaposlenika - SAP ERP rješenje pruža zaposlenicima
samouslužne aplikacije, što povećava produktivnost zaposlenika.
Sap je sve više razvijen, te podržava sve vodeće jezike poslovanja,a među njima je i hrvatski
jezik. Na temelju rješenja za prevođenje SAP-a nadograđuju se jezični elementi koji
predstavljaju interakcije korisnika s računalom. Za suradnju s poslovnim partnerima SAP
omogućuje izrade dokumenata i izvješća na svim jezicima svijeta. Stranim je revizorima na
jednostavan način omogućen da na sustavu rade engleskom ili njemačkom jeziku, dok je
hrvatskim revizorima omogućen i na hrvatskom. SAP prati zakonske propise i verificira
36
njihovo značenje i praksu radi izrade i održavanja programskih segmenata za podršku
elementima poslovanja.
Također, funkcioniranje GDSS softvera može se ilustrirati i na primjeru softverskog paketa
Lotus Notes koji sprema, čuva, manipulira i distribuira bilješke i komunikacije koje su
ostvarene grupnim projektima.
Svjetlo dana ugledao je 1989. godine. Čelništvo tvrtke Price Waterhouse proglasilo ga je
„softverom koji će promijeniti način na koji radimo posao“ i kupilo 10.000 licenci još prije
službenog predstavljanja. (http://www.bug.hr/mreza/tekst/ibm-lotus-notes--domino-
7/70841.aspx, 16.6.2014.)
Lotus Notes idealna je platforma za koordiniranje timskog rada, povezivanje odjela i
poslovnica, te organiziranje baze svih vrsta informacija. Ovo je softver koji unaprijeđuje
efikasnost i kvalitetu svakodnevnih radnih zadataka. On također osigurava brz protok
informacija i u do sada zanemarenim "uskim grlima" poduzeća i čini ga djelotvornijim i
konkurentnijim. On je klijent/server platforma, gdje korisnici komuniciraju putem lokalne
mreže (LAN) ili telekomunikacijske veze- s bazama podataka, smještenim na jednom ili više
Notes servera. Čak i pokretni korisnici s prijenosnim računalima mogu dijeliti iste
informacije, jer se one usklađuju pri svakom uspostavljanju veze. (Vukmirović, Čapko,
2009:127)
Postoje stvari za koje ga definitivno ne treba koristiti. No, za pohranu i serviranje
„informacija“, za suradnju, workflow i messaging teško da mu postoji konkurent. Mnogi su
pokušavali, no Lotus Notes & Domino još uvijek ostaje jedinstven.
37
Slika 7 : Lotus Notes home
Izvor: http://www.ioncannon.net/linux/316/running-lotus-notes-8-on-linux-with-newer-
xulrunner/, 16.6.2014.
38
5. PRIMJENA INFORMACIJSKOG SUSTAVA ZA POTPORU SKUPNOM
ODLUČIVANJU U INI d.d.
U sljedećem poglavlju biti će prezentirane aplikacije, softver i vrste GDSS-a koje su
implementirane u navedenom poduzeću.
5.1. PROFIL PODUZEĆA INA d.d.
INA-Industrija nafte, d.d. (INA, d.d.) je srednje velika europska naftna kompanija. INA Grupa
ima vodeću ulogu u naftnom poslovanju u Hrvatskoj te značajnu ulogu u regiji u istraživanju i
proizvodnji nafte i plina, preradi nafte te distribuciji nafte i naftnih derivata. INA je osnovana
1. siječnja 1964. spajanjem Naftaplina (tvrtke za istraživanje i proizvodnju nafte i plina) s
rafinerijama u Rijeci i Sisku.
INA d.d. je dioničko društvo čiji su najveći dioničari naftna kompanija MOL i Republika
Hrvatska, a manji dio dionica nalazi se u vlasništvu privatnih i institucionalnih investitora. Od
1. prosinca 2006. godine Inine su dionice izlistane na Londonskoj i Zagrebačkoj burzi.
U području istraživanja i proizvodnje nafte i plina, INA danas posluje, osim u Hrvatskoj, u
Angoli i Egiptu. U Ininim rafinerijama nafte: RN Rijeka i RN Sisak, proveden je opsežan
razvojni program s kapitalnim ulaganjem od više od 5 milijardi kuna te danas Inine rafinerije
proizvode visokokvalitetna goriva u skladu s europskim standardima.
INA upravlja regionalnom mrežom od 445 benzinskih postaja u Hrvatskoj i u susjednim
zemljama. Ukupan broj zaposlenih u INA Grupi na dan 31.12.2013. bio je 13.460.
INA se opredijelila za poslovanje u skladu s održivim razvojem, što znači da teži integraciji
gospodarskih, okolišnih i društvenih čimbenika u svakodnevno poslovanje. Nastojeći energiju
učiniti dostupnom, INA želi biti pokretač društvenog i gospodarskog razvoja, vodeći brigu o
ljudima i okolišu, njegujući odgovorno poslovanje i lokalna partnerstva.
39
5.2. APLIKACIJE ZA POTPORU SKUPNOM ODLUČIVANJU U INI d.d.
Na temelju prethodnog poglavlja i već navedenih aplikacija koje se koriste kao podrška
odlučivanju, u INI d.d. nazastupljenija je prva razina klasifikacije tzv. sustavi poruka. Unutar
tvtke zaposlenici se koriste Intranet-om za poboljšanje i olakšavanje vlastite komunikacije,
kao i za međusobno savjetovanje i protok informacija.
Intranet je privatna računalna mreža neke organizacije koja rabi internetski protokol, mrežnu
povezanost i mogućnosti javnih telekomunikacijskih sustava kako bi omogućila svojim
zaposlenicima sigurnu razmjenu informacija ili obavljanje nekih radnji vezanih za
organizaciju. Ponekad se termin intranet odnosi na svoju najuočljiviju uslugu, interne web
stranice. Za izgradnju intraneta koriste se isti koncepti i tehnologije potrebne i za Internet, kao
što su klijenti i serveri koji koriste internetski protokol (IP).
Pojednostavljeno, intranet se može objasniti kao privatni oblik Interneta ili kao oblik interneta
ograničen na jednu organizaciju.
(http://en.wikipedia.org/wiki/Intranet, 18.6.2014.)
40
Slika 8: Intranet-home page
Izvor: STSI d.d.- ppt materijali, 2014.
Također, u upotrebi su i konferencijski sustavi koji omogućavaju elektroničku verziju
sastanka licem u lice.
U poduzeću postoji i mogućnost e-kolegija, koji bi se opisao kao umreženi SAP način ili mail
glasanja za donošenje nekih hitnih odluka.
5.3. SAP- SOFTVER ZA POTPORU SKUPNOM ODLUČIVANJU U INI d.d.
Sap je vodeći svjetski proizvođač poslovnog softvera. Više od 35 000 korisnika u više od 120
zemalja koristi Sap-ove aplikacije-od rješenja koja odgovaraju na potrebe malih i srednjih
tvrtki do poslovnih rješenja za velike i globalne korporacije. SAP-ov portfelj rješenja
podržava jedinstvene poslovne procese u više od 25 industrija, uključujući visoke tehnologije,
41
maloprodaju, financijske usluge, zdravstvo i javni sektor. Sa podružnicama u više od 50
zemalja, SAP je kotiran na nekoliko burzi, uključujući Frankfurtsku i Njujoršku.
SAP korisnika u Hrvatskoj ima mnogo, a najbitniji su: Adris grupa, Agrokor, Atlantic grupa,
Ericsson Nikola Tesla, Podravka, ABB, Pliva, HŽ infrastruktura, Fina, Croatia Airlines, HRT,
T-Hrvatski telekom, VIPnet, Carlsberg Croatia, Zagrebačka pivovara, Generali osiguranje,
Meggle, Dukat, Lidl, Kaufland, Spar i naravno INA.
SAP sustav nije gotov “proizvod” koji se samo instalira. Svaka tvrtka koja odluči
implementirati SAP konfigurira ga prema svojim poslovnim zahtjevima.
INA d.d. implementirala je SAP 2006. godine.
SAP moduli i procesi koji su u obuhvatu su financije, nabava i upravljanje skladištima,
prodaja, ljudski resursi i izvještavanje (iz SAP IS-OIL i HR sustava).
Na sljedećoj slici biti će prikazana prijava na INI-n sustav za rad.
Slika 9: Prijava na sustav
Izvor: Osnove SAP-a i procesa održavanja, INA d.d.- ppt materijali, 2011.
Ukoliko je prijava uspješna otvara nam se ljedeći prozor. Na taj način je korisniku omogućeno
korištenje osnovne funkcionalnosti SAP Enterprise Portala a to je jednostruko prijavljivanje
na SAP sustave. Korisnik se može prijaviti u sve SAP sustave (za koje ima prava pristupa)
42
pomoću jedinstvenog ID-a, tj. korisničkog imena te lozinke jednostavnim klikom na link
prijava.
Slika 10: INA SAP Enterprise Portal
Izvor: Osnove SAP-a i procesa održavanja, INA d.d.- ppt materijali, 2011.
Sljedeća slika će nam prikazati SAP ekran sa izbornikom/glavnim područjem na lijevoj strani
koja sadrži grane izbornika koje omogućuje brzo dolaženje do zadatka , te sa statusnom
trakom na dnu koja sadrži područje za poruke, te u donjem desnom kutu adresu servera ili
klijenta koji prima poruku.
43
Slika 11: SAP ekran
Izvor: Osnove SAP-a i procesa održavanja, INA d.d.- ppt materijali, 2011.
Poruke sustava se mogu pojavljivati kao jedan redak na statusnoj traci i/ili dijaloškom okviru
SAP sustav prikazuje dijaloške okvire ukoliko:
· treba dodatne informacije prije nastavka rada
· daje obavijesti, kao npr. poruke ili određene informacije o vašem
trenutnom zadatku
44
Slika 12: Statusna traka na dnu
Izvor: Osnove SAP-a i procesa održavanja, INA d.d.- ppt materijali, 2011.
U statusnoj traci na dnu možete odabrati da se prikazuje sustav-ako koristite više klijenata,
ovo je dobar način za provjeru radite li u ispravnom sustavu. Druga opcija je klijent –ako
radite u Produkciji, ali i vježbate u Sandboxu, ovdje to možete provjeriti, treća korisnik koja
prikazuje tko je prijavljen u SAP, obično samo jedna osoba ima dozvolu koristiti neku
jedinicu, no u slučaju da dvije osobe koriste istu jedinicu, ovo će vas upozoriti na to tko je
trenutno prijavljen. Od ostalih, transakcija je podatak važan za siguran rad ukoliko imate više
otvorenih sesija.
Šifra transakcije je vrlo bitna, ona je alfanumerički prečac koji se može koristiti umjesto
kretanja putem izbornika. Svaki ekran u SAP-u ima dodijeljenu šifru transakcije. SAP se
pokreće pomoću šifri transakcija, a korisnik šifre transakcija koje su mu potrebne mora imati
u svom profilu. U profilu se obično nalazi niz šifri transakcija. Svakoj se osobi, sukladno
njezinoj ulozi i radnim zadacima, dodjeljuje jedinstveni profil.
45
Slika 13: Prikaz šifre transakcije
Izvor: Osnove SAP-a i procesa održavanja, INA d.d.- ppt materijali, 2011.
Više je načina za pokretanje transakcija: šiframa transakcija, putem izbornika i njegovih grana
i favoritima.
Favorit je transakcija ili zadatak u kojem korisnik sustava često radi. Koje su prednosti
favorita?
· Stvaranjem favorita ne treba više svaki puta prolaziti granama izbornika
· Transakcija se neće izbrisati iz običnog izbornika, već će biti u obje mape.
· Sljedeći puta kada otvorite SAP favoriti će biti sačuvani
· Za izravan ulazak u transakciju dvaput kliknite na jedan od vaših favorita
Šifra transakcije
46
Slika 14: Mapa favoriti
Izvor: Osnove SAP-a i procesa održavanja, INA d.d.- ppt materijali, 2011.
SAP ima preko 2000 gumba. Previše, ali opet je na nekoliko načina moguće prilagođavati rad
i izgled sustava:
· prikazivati šifre transakcija u Izborniku
· mijenjati način organizacije izbornika
· automatski započeti s radom u često korištenoj transakciji
· postaviti predefinirani SAP pisač i vremensku zonu
Svrha je tih značajki da korisnicima omoguće lakše kretanje sustavom te brže obavljanje
posla.
Iz prezentiranog proizlazi da SAP kao softverski program uvelike poboljšava i koordinira rad
spomenutog poduzeća. Pomoću SAP-a tvrtke posluju bolje (povezivanje s informacijskim
sustavima partnera, bolje informacije o zahtjevima kupaca, znatno smanjenje zaliha, brži
opticaj financijskih sredstava).
On osnažuje četiri konkurentske prednosti: poboljšanu suradnju, kvalitetno odlučivanje,
profitabilnije operacije i prilagodljivost operacije.
Dinamički
izbornik
Mapa Favoriti
47
Osim SAP-a, softverski, vođenje firme ide preko Uprave koja svoju strategiju bazira na tzv.
LODO proceduri koja definira način donošenja odluka, odgovornosti i zaduženja. Zbog
povjerljivosti dokumenta u nemogućnosti je iznijeti više podataka o tome.
5.4. VRSTE GDSS-a u INI d.d.
Princip vođenja rada ovako organiziranog poduzeća ide preko tjednih užih kolegija na kojima
osim članova uprave sudjeluju direktori operativnih sektora (inženjering, građevina,
strojarstvo, elektrika) i stožernih službi (financije, kvaliteta, zaštita na radu, kadrovska,
pravna, nabava) te se kao zaključci donose određene odluke koje se zatim potvrđuju na
Sjednicama Uprave (također tjedno).
Takve Odluke se zatim stavljaju na server preko Službe kvalitete, na koji mogu doći
zaposlenici koji imaju takva ovlaštenja.
Prema dobivenim podacima vidljivo je da se koristi oblik sobe odlučivanja u kombinaciji s
mrežom odlučivanja na lokalnom području, što zbog geografske lokacije, što zbog čestog
(tjednog) odlučivanja. Intanet bi predstavljao primjer mreže odlučivanja na lokalnom
području, dok tjedni sastanci Uprave i direktora upućuju na oblik sobe za odlučivanje.
S obzirom na veličinu tvrtke nebi nam trebalo biti čudno da se koristi kombinacija više oblika
GDSS-a koji im zasigurno pomažu pri donošenju ključnih odluka kojih ima količinski više
nego u manjim poduzećima. Vidljivo je da tvrtka polučuje pozitivne poslovne rezultate, a to
zasigurno proizlazi iz pravilno posloženih "redova" na samom dnu, iz discipline, dobre
strategije i vođenja.
48
6. ZAKLJUČAK
Način na koji poduzeće donosi pravilne poslovne odluke osnova je za razlikovanje uspješnih
od neuspješnih poslovnih subjekata. Da bi poduzeće što bezbolnije prošlo kroz takav proces,
potrebno je razviti sustavan pristup prilagodbe novim uvjetima obavljanja poslovnih
aktivnosti. Na temelju rečenog investiranje u informacijsku tehnologiju danas predstavlja
neizbježan trošak. Značenje informatike i tehnologija prožimaju cjelokupno poslovanje
automatizacijom cjelokupnog poslovanja i na taj način kompanija stječe prednost na tržištu.
SAP kao tržišni lider u aplikacijskim softverima za poduzeća omogućuje tvrtkama svih
veličina poslovati brže i bolje. On osposobljava ljude i organizacije da zajednički rade
učinkovitije i da imaju bolji uvid u poslovanje kako bi ostali ispred konkurencije.
SAP-ove aplikacije i usluge omogućuju profitabilno poslovanje, stalno prilagođavanje, i
održiv rast za preko 230.000 korisnika u svijetu. Kako SAP-ovi informatičari kontinuirano
prate svjetske trendove i uvode novitete u svoje poslovanje za očekivati je da će njihovo
znanje i tehnologije osigurati gospodarski rast mnogih korisnika u Hrvatskoj, kao što je INA
d.d. osigurala visoki stupanj integracije povezanosti sa partnerima i kupcima.
Kako informacijski sustav predstavlja skup elemenata i djelatnosti koje osiguravaju
transformaciju podataka u niformacije i prezentaciju informacija korisniku, svako bi se
poduzeće trebalo okrenuti prioritetima u smislu da na prvo mjesto stave informacijsku i
komunikacijsku tehnologiju s težištem na softveru i usmjeravanjem na mrežne aplikacije,
uslugu i protokole.
49
LITERATURA
Knjige:
1. Bahtijarević, Borović, Buble, Dujanić, Kapustić, 1991, "Organizacijska teorija",
Informator, Zagreb
2. Čapko Z., Čičin Šain, Vukmirović S., 2008, "Informatika za informatičko poslovanje",
Ekonomski fakultet u Rijeci, Rijeka
3. Čerić V., Varga M., 2004, "Informacijska tehnologija u poslovanju", Ekonomski
fakultet-Zagreb, Zagreb
4. Galičić V., Šimunić M., 2006, "Informacijski sustavi i elektroničko poslovanje u
turizmu i hotelijerstvu", Fakultet za turistički i hotelski menadžment u Opatiji, Rijeka
5. Klasić K., Klarin K., 2009, "Informacijski sustavi", Visoka škola za informacijske
tehnologije, Zagreb
6. Klepac G., 2001, "Primjena inteligentnih računalnih metoda u managementu",
Sinergija, Zagreb
7. Licker P. S., 1997, "Management Information systems-a strategic leadership
approach", The Dryden Press, Sea Harbor Drive, SAD
8. Marakas G. M., 2003, "Decision support systems in the 21st century", Prentice Hall,
Uper saddle river, New York
9. Panian Ž., 2005, "Poslovna informatika za ekonomiste", Masmedia, Zagreb
10. Senn J., 1990, "Information systems in management", Waldforth publishing, SAD
11. Sikavica P., Bebek B., Skoko H., Tipurić D., 1999, "Poslovno oodlučivanje",
Informator, Zagreb
12. Srića V. I suradnici, 1999, "Menadžerska informatika", HITA poslovna akademija,
Zagreb
13. Stair R. M., Raynolds G. W.,2003, "Fundamentals of Information Systems", Course
tehnology, Thompson Learning Inc
14. Vukmirović S., Čapko Z., 2009, "Informacijski sustavi u menadžerskom odlučivanju",
Ekonomski fakultet sveuilišta u Rijeci, Rijeka
50
Web:
1. http://besplatniseminarski.com/INFORMATIKA/FizickaLogickaOrganizacijaPodatak
a.html, 7.6.2014.
2. https://poslovi.infostud.com/zanimanje/SAP-konsultant/128, 16.6.2014.
3. http://www.king-ict.hr/?tabid=723, 16.6.2014.
4. http://www.bug.hr/mreza/tekst/ibm-lotus-notes--domino-7/70841.aspx, 16.6.2014.
5. http://www.ioncannon.net/linux/316/running-lotus-notes-8-on-linux-with-newer-
xulrunner/, 16.6.2014.
6. www.wikipedia.com, 18.6.2014.
Ostalo:
1. Mahmutović H. i suradnici, Konvergencija rasta malih i srednjih preduzeća u BIH i
razine primjene informacijskih sistema za podršku u procesu odlučivanja- pregledni
rad
2. Mrkonjić M., 2007, Utjecaj informacijskih sustava za podršku odlučivanju na
uspješnost poslovanja poduzeća-magistarski rad, Sveučilište u Zagrebu, Zagreb
3. Načinović I., Odobašić A., 2011, Informacijski sustavi i proces odlučivanja u fokusu
informacijskih sustava- seminarski rad, Sveučilište u Rijeci, Rijeka
4. Osnove SAP-a i procesa održavanja, INA d.d.- ppt materijali, 2011.
5. Sistematizacija informacijskih sustava i vrste informacijskih sustava s motrišta potpore
razinama odlučivanja, ppt materijali
6. STSI d.d.- ppt materijali, 2014.
POPIS ILUSTRACIJA:
Slike:
Slika 1: Odnos pojedinih razina menadžmenta i vrsta odluka po njihovom značaju............6
Slika 2: Vodopadni ili linearni razvoj sustava....................................................................17
Slika 3: Strukturne komponente informacijskog sustava....................................................20
51
Slika 4: Konfiguracija sustava za potporu skupnom odlučivanju.......................................25
Slika 5: Prednosti GDSS-a..................................................................................................29
Slika 6: Konfiguracija GDSS-a...........................................................................................30
Slika 7: Lotus Notes home..................................................................................................37
Slika 8: Intranet-home page................................................................................................40
Slika 9: Prijava na sustav....................................................................................................41
Slika 10: INA SAP Enterprise Portal..................................................................................42
Slika 11: SAP ekran............................................................................................................43
Slika 12: Statusna traka na dnu...........................................................................................44
Slika 13: Prikaz šifre transakcije.........................................................................................45
Slika 14: Mapa favoriti.......................................................................................................46
Tablice:
Tablica 1: Vrste informacijskih sustava i veza u potpori poslovnom odlučivanju.............23
Grafikoni:
Grafikon 1: Životni ciklus informacijskog sustava.............................................................18
52
52