Marco Vinicio Lenci Seminario Internacional Cero Papel
100
1 Consultoría Capacitación Gerencia de Proyectos Consultoría Capacitación Gerencia de Proyectos Como implementar un proyecto de cero papel en una organización?
-
Upload
fabian-ballen -
Category
Documents
-
view
76 -
download
56
Transcript of Marco Vinicio Lenci Seminario Internacional Cero Papel
1
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Como implementar
un proyecto de cero
papel en una
organización?
2
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Agenda de la conferencia Como implementar un proyecto de cero papel en una organización:
• Cuál es la Visión del Gobierno en Línea 3.1 y en Cero Papel? • Cuáles son los retos en Organizaciones Colaborativas Inteligentes? • Cuáles son los retos en Administración Inteligente de Información y
Documentos? • Cuáles son los retos en Metas y Mejores Prácticas para proyectos en
Cero Papel? • Cuáles son los retos en Planeación Estratégica de Arquitectura
Empresarial Estatal, de Información y Cero Papel? • Cuáles son los retos en Administración de Proyectos de Cero Papel? • Caso: Sistema Nervioso Digital para Gobierno Departamental y
Municipal en Línea en el Valle del Cauca - Año 2000 • Reflexión y Conclusiones • Preguntas
3
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Cuál es la Visión del Gobierno
en Línea 3.1 y en Cero Papel?
4
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Copyright Quino
5
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
GOBIERNO INDUSTRIAL GOBIERNO COLABORATIVO
INTELIGENTE
GOBIERNO POR POCO TIEMPO
DEMOCRACIA PARTICIPATIVA
PAPELEO ARCHIVO PRESTACION ELECTRONICA DE SERVICIOS – CERO PAPEL
TRANSFERENCIAS MANUALES
TRANSFERENCIA ELECTRONICA DE FONDOS
BUROCRACIA EMPODERAR AL CLIENTE
NUEVO ORDEN MUNDIAL
CONTROL EXPLICITO CONTROLES Y APROBACION
IMPLICITA
Alineación con tendencias globales en Gobierno Colaborativo Inteligente
6
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Alineación del Gobierno en Línea 3.1 de Colombia con
tendencias globales
7
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
MINTIC – Estrategia Gobierno en Línea 3.1 en Colombia – Visión a 2015 / 2016 / 2017
En el año 2015 la ciudadanía en general tendrá acceso de forma oportuna a más y mejor información bajo un esquema de comunicación en doble vía y de rendición de cuentas permanente y en tiempo real, lo cual permitirá una mejor participación en el proceso de toma de decisiones y un mejor ejercicio del control social. De igual forma, la ciudadanía no tendrá la necesidad de hacer filas ni asistir personalmente a las entidades para llevar a cabo sus trámites y recibir los servicios del Estado, generando una relación más fácil, con menores costos y que genere mayor confianza y satisfacción. Lo anterior será logrado gracias a que las entidades se habrán transformado en entidades digitales abiertas, pues habrán incorporado las TIC de forma transversal en su operación tradicional, transformando su funcionamiento interno y la relación con sus usuarios.
8
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
MINTIC – Estrategia Gobierno en Línea 3.1 en Colombia – Visión a 2015 / 2016 / 2017
Para esto las entidades contarán con sedes electrónicas, en donde se dispondrá de acceso multicanal a toda la información, así como a la gestión en línea de trámites y servicios, observando permanentemente las condiciones de accesibilidad, usabilidad, calidad, seguridad, reserva y privacidad. Igualmente, se habrá creado una cultura de colaboración y participación, en donde se intercambiará activamente información por medios electrónicos entre entidades, se construirán políticas y estrategias con la participación electrónica de actores clave, y existirán las condiciones para que terceros creen nuevos servicios que generan valor a la ciudadanía. Asimismo, la entidad habrá reducido al menos el 30% de su consumo de papel a la vez que aumentará su eficiencia debido a la optimización y uso de medios electrónicos en sus procesos y procedimientos. Lo anterior estará sustentado en el conocimiento de las necesidades de los usuarios, la adopción de nuevas tendencias tecnológicas y la implementación de buenas prácticas, generando así un esquema de innovación y mejoramiento permanente.
9
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
De conformidad con las Bases del Plan Nacional de Desarrollo 2010 - 2014, es propósito del Gobierno Nacional tener una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz. Dentro de las estrategias principales para la implementación de esta política, se encuentra la denominada "Cero Papel" que consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones. Esta estrategia, además de los impactos en favor del ambiente, tiene por objeto incrementar la eficiencia administrativa. Con el fin de avanzar en la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración Pública, los organismos y entidades destinatarias de la presente directiva deberán identificar, racionalizar, simplificar, y automatizar los trámites y los procesos, procedimientos y servicios internos, con el propósito de eliminar duplicidad de funciones y barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz prestación del servicio en la gestión de las entidades.
Lineamientos de la Política Cero Papel y Eficiencia Administrativa en la Administración Pública
10
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Acceso a la información
Transparencia
Competitividad, colaboración servicios, calidad de vida,
Eficiencia
Capacidad de innovación,
Participación
Seguridad. Gestión del TI, Cultura El
usuario como centro
Visión – Metas de Entidad Digital Abierta del Gobierno en Línea 3.1 de Colombia
Índice GEL
Información en línea
Interacción en línea
Transacción en línea
Transformación (Cero Papel)
Herramientas de apoyo para implementar Gobierno en Línea
Democracia en línea
Elementos Transversales
Políticos y de regulación: comprende la definición de lineamientos, metodologías, estándares y desarrollos normativos que se requieran para que las entidades comprendan e implementen acciones. Capacitación y acompañamiento: hace referencia a las acciones que deben ser impulsadas desde el Ministerio TIC para difundir la Estrategia, fortalecer la industria de TI, acompañar y orientar su ejecución en las diferentes entidades y la capacitación de servidores públicos y ciudadanos para la apropiación y uso de los servicios implementados. Infraestructura tecnológica: implica el desarrollo y administración de las soluciones comunes y plataformas tecnológicas transversales para el uso de las entidades dispuestas por el Ministerio de Tecnologías de la Información a las Comunicaciones.
11
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
• Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en línea.
• Centrar la atención en el usuario.
• Implementar un sistema de gestión de Tecnologías de Información.
• Implementar un sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI).
1- Elementos Transversales
• Publicación de información.
• Publicación de datos abiertos. 2- Información en línea
• Habilitar espacios electrónicos para interponer peticiones,
• Habilitar espacios de interacción. 3- Interacción en línea
• Formularios para descarga y/o diligenciamiento en línea,
• Expedición en línea de certificaciones y constancias,
• Automatización de trámites y servicios,
• Ventanillas Únicas Virtuales,
• Pagos en línea,
• Uso de firmas electrónicas y digitales, entre otros.
4- Transacción en línea
• Actividades para hacer uso de medios electrónicos en procesos y procedimientos internos,
• Actividades para intercambiar información entre entidades.
5- Transformación
(política de Cero Papel)
• Definir la estrategia de participación;
• Construir participativamente las políticas y planeación estratégica;
• Abrir espacios para el control social;
• Abrir espacios de innovación abierta.
6- Democracia en línea
Fases de la Estrategia de Gobierno en Línea 3.1 en Colombia
12
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Plazos para implementar la Estrategia establecidos en el Decreto de Gobierno en Línea 3.1
13
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Plazos para implementar la Estrategia establecidos en el Decreto de Gobierno en Línea 3.1
14
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Modelo de Madurez en Gobierno en Línea 3.1 en Colombia para 2012 – 2015 - 2017
La Estrategia de Gobierno en línea da respuestas satisfactorias a los siguientes interrogantes: 1. ¿Cómo hacer más fácil la
relación del Estado con la ciudadanía?
2. ¿Cómo hacer más eficiente la gestión pública?
3. ¿Cómo mejorar la satisfacción de los usuarios?
4. ¿Cómo proteger y optimizar los recursos públicos?
5. ¿Cómo innovar ante los retos institucionales?
6. ¿Cómo promover y hacer más y mejor control social?
Nivel en el cual se cuenta con las condiciones institucionales
Nivel en el cual hay evidencia de prestación de trámites y servicios en línea
Nivel en el cual se masifica la prestación de trámites y servicios en línea de acuerdo con las necesidades identificadas de los ciudadanos y usuarios
Nivel en el cual hay interiorización, innovación y réplica de experiencias exitosas en cuanto al Gobierno en línea
15
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Cuáles son los retos en
Organizaciones Colaborativas
Inteligentes?
16
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Economía Inteligente
= + +
instrumentada, interconectada e inteligente
Una Economía Inteligente hacia un crecimiento inteligente, sostenible, colaborativo e integrador
Fuente: LaValle - Una revolución para las empresas inteligentes - 2009
17
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: crecimiento veloz en volumen, variedad y granularidad de información = complejidad inusual
Fuente: TED 2007: Predicting the Next 5000 Days of the Web. IBM analysis
La Información y documentos se están duplicando cada 18 meses
18
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: La 3ra parte de los ejecutivos toma decisiones importantes con información incompleta o no fiable!
Fuente: LaValle - Una revolución para las empresas inteligentes - 2009
Más del 95% de decisiones de negocio están basadas en un documento
19
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Organización Actual vs. Organización Colaborativa Inteligente
Organización Actual Organización Inteligente
Recopila datos procedentes de sus propios sistemas
de transacciones y fuentes internas, y genera datos
Internamente.
Se nutre de datos de todas partes: internos, externos,
sociales e incluso no instrumentados y tiene capacidad para
analizarlos.
Distintas personas y departamentos interpretan la
información de forma diferente, con niveles de detalle
limitados.
Posee una única versión de la información a lo largo y
ancho de toda la empresa, con el nivel de precisión
adecuado.
Procesa grandes bases de datos que le proporcionan
una “foto fija” del pasado.
Procesa una ingente cantidad de datos de la que extrae
conclusiones en tiempo real o cuando se necesite.
Utiliza la experiencia personal y la intuición para tomar
decisiones.
Construye modelos de simulación que prevean los efectos
de las decisiones, basándose en datos fidedignos.
Reacciona a los riesgos una vez que estos ya son una
realidad. Gestiona de forma reactiva.
Esta informada acerca de las oportunidades y los riesgos y
posee de antemano una respuesta táctica en cada suceso
antes de que fuera necesario realizar alguna acción.
El trabajo no fluye fácilmente a lo largo de la
organización por las barreras organizativas o
tecnológicas.
Las personas, los sistemas tecnológicos, los socios
externos están “conectados” de tal manera que el trabajo
fluye fácilmente.
Proporciona volúmenes de datos
descontextualizados.
Proporciona sólo los datos que se precisan para tomar una
decisión.
20
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
“Son organizaciones colaborativas sanas y sostenibles que crean
un sistema nervioso digital inteligente que les permite reaccionar, cambiar y
mantener en su gestión gerencial y operativa
el esencial balance interno y externo con flexibilidad, rapidez y eficiencia. Son organismos vivos, con todas sus
partes interconectadas e interrelacionadas
en una perfecta síntesis entre personas, procesos, información y
tecnología” James Martin, CyberCorp, 1996
Reto: Organizaciones Digitales u Organizaciones Colaborativas Inteligentes
21
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Retos de una Organización Inteligente…
Predice y se prepara para el futuro, y en lugar de simplemente reaccionar o realizar acciones correctivas, conduce y evalúa las transacciones.
Organización Inteligente
Atenta
Interconectada
Precisa
Anticipada
Potenciadora
Interrogativa
Fuente: LaValle - Una revolución para las empresas inteligentes
Recoge, asume y utiliza la información estructurada y sin estructurar de cada nodo, persona y sensor de su entorno.
Conecta globalmente las funciones internas y externas por todas las zonas geográficas de acuerdo con los resultados empresariales deseados.
Utiliza exclusivamente la información más relevante para dar soporte a las acciones y decisiones en el momento adecuado.
Mejora y amplía las perspectivas, el alcance y la memoria de los empleados, así como la autoridad para decidir y actuar .
Se reserva el derecho de ser más inteligente interrogándose sobre su estado actual mientras se crean nuevas oportunidades.
22
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Manejo de Complejidad en los Niveles de Gerencia
en Administración de Organizaciones Inteligentes
NIVELES GERENCIALES
Gerencia Gobernabilidad,
Cumplimiento Jurídico y
Regulatorio
Gerencia Estratégica
Gerencia Operativa
Visión, Estructura y Cultura de Proyectos
Filosofía, Cultura, Estructura y Dinámica Sistémica
Problemas del Cliente Creatividad Solución
Posición Competitiva Capacidad Tecnológica, Experiencia, Fact. Crit. Éxito
Retorno de Inversión, Riesgo Costos, Beneficios al Cliente, Sociales y Ecológicos
Flujo Caja, Ingresos, Productividad, Ventas
DESARROLLO SOSTENIBLE
SOLVENCIA LIQUIDEZ
VIABILIDAD
NUEVOS VALORES POTENCIALES
POTENCIAL DE VALORES VIGENTES
GENERACIÓN Y PROTECCIÓN DE VALOR (RENTABILIDAD)
NIVEL DE RESULTADOS
LEGITIMIDAD
EFECTIVIDAD
EFICIENCIA
C O M P L E J I D A D
OBJETIVOS / PARÁMETROS ORIENTADORES
Tiempo
23
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Implementar un Buen Gobierno Colaborativo Inteligente en cada Unidad de las Organizaciones
Dirección
Evaluación
Monitoreo
Gobierno
Estrategia del Negocio
Riesgos del Entorno
Proyectos Procesos
Pla
nes
Po
líticas
Pro
pu
esta
s
Desem
peñ
o
6 principios del buen Gobierno • Conformidad • Comportamiento Humano
• Adquisición • Desempeño
• Responsabilidad • Estrategia
Acti
vid
ad
es
Dir
ec
tiva
s
Ac
tivid
ad
es
O
pera
tiva
s
Operaciones
24
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Diseñar e Implementar una Arquitectura de Procesos, Controles y Métricas de mejor práctica
Sistema Abastecimiento
(Proveedores, Empresas,
Instituciones)
Insumos & Recursos
$, Infraestructura, Humanos, TICs, Información, Documentos
Procesos, Controles y Métricas Resultados
Sistema de Demanda
(Mercados: Personal, Hogar, Comunidad
Corporativo y Sociedad)
Productividad
Competitividad / Equidad
Eficacia, Oportunidad, Cumplimiento
Costo, Resiliencia
Eficiencia: Funcionales De Actividad
Calidad e Innovación
Productos, Servicios,
Información, Documentos
Entradas SLAs SLAs
Clientes
Imp
acto
& C
ob
ertu
ra
Proveedores
Efe
ctiv
idad
Para qué lo hacemos? Para quién lo hacemos? Qué producimos?
Cómo lo hacemos?
¿Con qué lo hacemos?
¿Con quién lo hacemos?
Pr
oc
es
o
A
Pr
oc
es
o
B
Pr
oc
es
o
C
EN
TR
AD
A
A
CL
IE
NT
ES
E
XT
ER
NO
S
PR
OV
EE
DO
RE
S
EX
TE
RN
OS
EN
TR
AD
A
C
EN
TR
AD
A
B
EN
TR
AD
A
E
EN
TR
AD
A
D
Sa
li
da
A
Sa
li
da
B
SA
LI
DA
E
SA
LI
DA
D
Pr
oc
es
o
E
Pr
oc
es
o
D
Sa
li
da
C
Pr
oc
es
o
A
Pr
oc
es
o
B
Pr
oc
es
o
C
EN
TR
AD
A
A
CL
IE
NT
ES
E
XT
ER
NO
S
PR
OV
EE
DO
RE
S
EX
TE
RN
OS
EN
TR
AD
A
C
EN
TR
AD
A
B
EN
TR
AD
A
E
EN
TR
AD
A
D
Sa
li
da
A
Sa
li
da
B
SA
LI
DA
E
SA
LI
DA
D
Pr
oc
es
o
E
Pr
oc
es
o
D
Sa
li
da
C
Pr
oc
es
o
A
Pr
oc
es
o
B
Pr
oc
es
o
C
EN
TR
AD
A
A
CL
IE
NT
ES
E
XT
ER
NO
S
PR
OV
EE
DO
RE
S
EX
TE
RN
OS
EN
TR
AD
A
C
EN
TR
AD
A
B
EN
TR
AD
A
E
EN
TR
AD
A
D
Sa
li
da
A
Sa
li
da
B
SA
LI
DA
E
SA
LI
DA
D
Pr
oc
es
o
E
Pr
oc
es
o
D
Sa
li
da
C
Misionales
Apoyo y Evaluación
Directivos Gerenciales
SLAs = Acuerdos de Nivel de Servicio OLAs = Acuerdos de Nivel de Operación
KPIs
OLAs OLAs
KGIs = Indicadores de Gestión de Objetivos KRIs = Indicadores de Gestión de Riesgos KPIs = Indicadores de Gestión de Objetivos
KPIs
KPIs
Objetivos Alineados con 4 Perspectivas Estratégicas del BSC - KGIs + KRIs
25
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
ES
TR
AT
EG
ICO
Y
GE
RE
NC
IAL
M
ISIO
NA
L
AP
OY
O
GESTION DE OPERACIONES
CADENA DE ABASTECIMIENTO
ADMINISTRACIO Y DESARROLLO
TALENTO HUMANO
ADMINISTRACION RECURSOS
FINANCIEROS
ADMINISTRACION DE SERVICIOS Y
TECNOLOGIA INFORMATICA
ADMINISTRACION SEGURIDAD Y
SALUD LABORAL, AMBIENTAL
Y ENERGÉTICA
ADMINISTRACION JURIDICA
ADMINISTRACION SEGURIDAD
FISICA Y LOGICA
COMERCIAL
ADMINISTRACION ESTRATEGICA
Y OPERACIONES
ADMINISTRACION ARQUITECTURA EMPRESARIAL,
PROCESOS Y CALIDAD
ADMINISTRACION PROYECTOS
PROGRAMAS Y PORTAFOLIO
DE INICIATIVAS
ADMINISTRACION RELACIONES CON STAKEHOLDERS Y RESPONSABILIDAD
SOCIAL
ADMINISTRACION CAMBIO
ORGANIZACIONAL
ADMINISTRACION GOBIERNO,
RIESGOS Y CUMPLIMIENTO
REGULATORIO
Reto: Crear Macroproceso de Administración Inteligente del Desempeño y de Información en Mapa de Procesos
COMPETITIVIDAD, INNOVACION Y CONOCIMIENTO
ADMINISTRACION DEL DESEMPEÑO,
INTELIGENCIA ANALITICA Y ADMON. DE INFORMACION
EV
AL
UA
CIO
N
ADMINISTRACION DE AUDITORÍA, Y CONTINUIDAD
DE LOS NEGOCIOS
26
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Alineación Estratégica con Administración Inteligente del Desempeño
GOBIERNO
CORPORATIVO
FORMULACIÓN ESTRATÉGICA
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
ALINEACIÓN ORGANIZACIONAL
PLANEACIÓN OPERATIVA
EJECUCIÓN ESTRATEGICA
VERIFICACION, PRUEBA Y
ADAPTACION ESTRATEGICA
PLAN
ESTRATEGICO
Y OPERATIVO
ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN
(DATOS Y DOCUMENTOS)
ADMINISTRACIÓN DEL DESEMPEÑO
ADMINISTRACIÓN DE INTELIGENCIA
ANALITICA
ADMINISTRACIÓN INTELIGENTE DEL
DESEMPEÑO
ADMINISTRACIÓN DE ARQUITECTURA
EMPRESARIAL PROCESOS, Y
CALIDAD
ADMINISTRACIÓN DE PORTAFOLIO DE
INICIATIVAS, PROGRAMAS Y
PROYECTOS
INNOVACIÓN Y DESARROLLO DEL CICLO DE VIDA DE
NEGOCIOS, PRODUCTOS Y
SERVICIOS
ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA Y
OPERATIVA
ADMINISTRACIÓN DE GOBIERNO,
RIESGO Y CUMPLIMIENTO
GOBIERNO Y ESTRATEGIA CORPORATIVA
27
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
LENGUAJES DE PROCESOS &
ESPECIFICACIONES
Lean Six Sigma
UML
BPMN
Rational Unified Process (RUP)
Business Rules Extension
CUMPLIMIENTO REGULATORIO Y
JURIDICO
Basel II
FDA
MiFID
COSO
Sarbanes Oxley
Leyes, Normas y Directivas Estatales
FRAMEWORKS DE
ARQUITECTURA EMPRESARIAL
Zachman
TOGAF
SOA (OASIS)
FEAF
DODAF
FRAMEWORKS DE MEJOR
PRACTICA
APQC, KPI Library
CobIT
eTOM
ITIL
SCOR
ESTANDARES ISO/IEC
ISO/IEC 9001
ISO/IEC 20000
ISO/IEC 27001
ISO/IEC 19770
ISO/IEC 30300
ISO/IEC 15489
ISO TR 13208
ESTANDARES DE GOBIERNO Y
CONTABLES
Australian Code of Governance
Belgium Code of Governance
FSA
IFRS
Códigos de Buen Gobierno
Reto: Cumplimiento de Cartografía y requerimientos en regulaciones y estándares de mejor práctica
28
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
G E S T I O N T R A N S A C C I O N A L
G E S T I O N C O L A B O R A T I V A
G E S T I O N A N A L I T I C A
Reto: Integración en el Gobierno y la Gestión Colaborativa Inteligente Operativa y Gerencial
G E S T I O N
G E R E N C I A L
G E S T I O N
O P E R A T I V A
Infraestructura
Gobierno y Organización
29
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Retos de Desempeño Inteligente = Administración Inteligente + Información Inteligente + Decisiones Inteligentes
DESEMPEÑO INTELIGENTE
ADMINISTRACION INTELIGENTE
DATOS
INFORMACION
CONOCIMIENTO INFORMACIÓN
ANALÍTICA
INFORMACIÓN INTELIGENTE
ADMINISTRACION INTELIGENTE
Gobierno y Organización
30
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Modelo Colaborativo de Administración Inteligente del Desempeño en Organizaciones Inteligentes
PROCESOS ROLES / RESPONSABILIDADES / TICs / RECURSOS
MACROPROCESO ADMON. INTELIGENTE DEL DESEMPEÑO
LÍNEA DE NEGOCIO STAFF COMITE GEOGRAFIAS
Director Gerente Analista Líder Supervisor Gerencia Local Nal.
1.1 Admon. del Desempeño
1.2 Admon. de Inteligencia Analítica
1.3 Admon. Inteligente de Información
MACROPROCESOS GERENCIALES
Gobierno, Riesgos y Cumplimiento Regulatorio
Admón. Estratégica y Operacional
Admón, Inteligente del Desempeño
Admón. Arquitectura Empresarial, Procesos y Calidad Admón. de Proyectos, Programas e Iniciativas Admón. Relaciones con Stakeholders y Responsabilidad Social
Admón. del Cambio Organizacional
La matriz REVIA plasma las
responsabilidades que tienen
que asumir los roles en cada
uno de los procesos de
Gestión de Proyectos
Responde Ejecuta Verifica Informado Aprueba
31
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Generar y Preservar Valor con Decisiones Inteligentes en el Gobierno en Línea
•¿Cómo podemos alinear los datos con el negocio? •¿Cómo podemos hacer que los datos con la calidad correcta este disponible cuando y donde se necesita? •¿Cómo podemos soportar una mejor toma de decisiones a través de la organización? •¿Cómo transformamos, creamos, integramos, analizamos, administramos, gobernamos y entregamos Información Confiable? •¿Cómo podemos aprovechar las Decisiones basadas en Información y Análisis, en Tiempo Real en el Punto de Contacto? •¿Cómo podemos Modelar escenarios y entender en tiempo real el impacto financiero de las posibles decisiones? •¿Cómo podemos controlar y optimizar el desempeño del negocio?
DECISIONES INTELIGENTES
32
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
BSC y Dashboards
Problemas, Riesgos, Cambios
Valor Generado
Indicadores KPIs
Recursos
Presupuesto
Proyectos Procesos
Operaciones
Clientes
Procesos
Financiera
Aprendizaje y
Crecimiento
F1. Aumentar la rentabilidad neta del negocio
C1. Asegurar la satisfacción de los
clientes
C2. Proveer servicios
innovadores a los clientes
P2. Construir relaciones a largo plazo con los
clientes
P3. Optimizar los procesos claves del
negocio
A.2 Seleccionar colaboradores con las mejores competencias
y experiencia
A.3 Contar con un clima laboral favorable que apoye los objetivos
estratégicos
A.1 Gestionar las
competencias en Relaciones Humanas
P1. Entregar servicios de mayor calidad al menor
costo posible
Reto: Medir Desempeño con Mapas Estratégicos, Balanced Scorecard y Dashboards
33
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Madurar como una Organización que Administra Inteligentemente el Desempeño y la Información
Estabilización y Reducción de
Riesgos
Generación y Protección de
Valor
Proyección de Valor
Inteligencia Competitiva con Inteligencia Analítica
¿Cómo podemos lograr el mejor resultado, incluyendo los efectos de la variabilidad? ¿Cómo podemos alcanzar el mejor resultado?
¿Qué será lo próximo que podría pasar? ¿Qué pasará si esta tendencia continua? ¿Qué pasará después si…?
¿Qué acciones son necesarias? ¿Cuál es el problema exactamente? ¿Por qué está pasando?
¿Cuánto, cuántas veces, dónde? ¿Qué pasó?
Medición del Desempeño Consistente
Alineación Estratégica del
Desempeño
Pronósticos de Desempeño
Optimización de las Decisiones y el Desempeño
Descriptiva Predictiva
Gestión del Valor y Capacidad de Inteligencia Analítica
Optimizada
Conocimiento
Información
Datos
Sabiduría
Consolidación Estratégica de
Desempeño
Integrada ¿Qué acciones integradas son necesarias? ¿Cuáles son las áreas involucradas en el problema exactamente?
Integración de Valor
Gra
do
de
Co
mp
lejid
ad
34
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Desarrollo Integral de Competencias Gerenciales y de Administración Inteligente del Desempeño
Competencias
Metodológicas Y
Herramientas
Informáticas
Competencias
Personales,
Relacionales Y
Gerenciales
Competencias En
Procesos Y Mejores
Prácticas
Competencias
Funcionales
Competencias en
Administración de
Información,
Analíticas y de
Desempeño
35
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: lograr beneficios al Transformarse en una Organización Inteligente
Crecimiento rentable
inteligente • Las organizaciones inteligentes tienen más oportunidades para ganar clientes, mejorar las relaciones, identificar nuevos mercados y desarrollar nuevos productos y servicios.
Eficacia y ahorro de
costos
• Las organizaciones inteligentes optimizan el despliegue de recursos y capital para ser más eficaces, consiguiendo gestionar los costos de forma paralela a sus objetivos estratégicos.
Gestión proactiva
de riesgos
• Las organizaciones inteligentes son menos vulnerables y tienen mayor seguridad en los resultados futuros, gracias a su capacidad de predicción e identificación de riesgos, junto con su mayor preparación para responder adecuadamente a ellos.
Las organizaciones líderes están
invirtiendo en el desarrollo de la
madurez de la gestión de la información y de
la inteligencia analítica para optimizar
inteligentemente su desempeño y obtener
resultados sostenibles
36
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Cuáles son los retos en
Administración Inteligente de
Información y Documentos?
37
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
38
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Publicar la Información mínima de las Organizaciones Estatales de Colombia
Trámites y Servicios
Contratación Normatividad, políticas y lineamientos
Planeación, Gestión y Control
Servicios de Información
Información Financiera y Contable
Información General de la Entidad
Recurso Humano
Datos de Contacto
39
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Evaluar
Recuperar
Clasificar Transformar
Analizar
Destruir Generar
y/o capturar
Utilizar
Qué se hace con la Información transaccional, colaborativa y analítica?
Clasificar
Sintetizar
Proteger
Validar
Almacenar
Distribuir
INFORMACIÓN ANALÍTICA
INFORMACIÓN INTELIGENTE
40
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Dinámicos
Transaccionales
Fijos
Referenciales
Semi-Estructurados
Estructurados
No-Estructurados
Bases de Datos, Workflow
Email & Mensajeria
La Retención de los datos es manejada por Políticas
La Diversidad de Estructuras de la Información Digital
Información: -Analítica -De Resultados
Información Colaborativa Información Transaccional
Información De Gestión
41
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Implementar la IMO - Oficina de Administración (Gobierno y Gestión) de Información y Documentos
Gobernabilidad
y Políticas
Principios y Valores
Políticas
Objetivos
Servicios
Procesos y Controles
Tecnología Informática
Métricas de Desempeño
Metodologías y Estándares
Roles y Responsabilidades
Misión y Visión Competencias
Técnicas y Humanas
Seguridad
Calidad
Continuidad y Resiliencia
Generación y Protección
de Valor
Disponibilidad
Integración
42
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Gestión Institucional Procesos Gerenciales - Procesos Misionales, Procesos Relacionales
Procesos de Apoyo
Reto: Alineación Estratégica e Implementación de la Gestión de Información y Documentos - IMO
Gobierno Institucional Misión y Visión
Mapa y Objetivos Estratégicos
Gestión Información y Documentos
Gestión de Recursos
Gobierno de Gestión Información y Documentos
Gestión de Operaciones
Gestión de Talento Humano
Gestión de Infraestructura
Qué entrega, Qué hace , Donde lo hace, Cuando lo hace y Cómo lo hace?
Quién lo hace?
Con Qué lo hace?
Sobre Qué lo hace?
Para Qué y Para Quién lo hace?
Seguridad
Calidad
Continuidad y Resiliencia
Generación y Protección
de Valor
Disponibilidad
Integración
43
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Implementar el Modelo de Gestión de Datos en Colombia
44
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Para cada tipo de proceso, la entidad debe tener en cuenta la información que está siendo generada: Procesos Misionales: En los procesos misionales la entidad debe verificar la información relacionada con los trámites, servicios y procesos que soportan el “día a día” de su trabajo, de acuerdo con sus funciones y competencias. La entidad debe incluir acá la información particular relacionada con los actores involucrados en dichos trámites y servicios así como los sujetos y dominios de negocio soportados. Procesos Estratégicos: La entidad deberá revisar dentro de su esquema de procesos, aquellos encaminados en la mejora continua y en el cumplimiento de sus objetivos estratégicos, que incluya información por ejemplo relacionada con la prestación de los servicios de la entidad, la atención a los usuarios, etc. Procesos de Apoyo: La entidad debe revisar la información que es generada y que soporta los procesos de apoyo relacionados con la contratación, el recurso humano, la información financiera y contable. Procesos de Evaluación: Se debe revisar la información que soporte la toma de decisiones y los procesos de monitoreo y evaluación dentro de la entidad.
Reto: Verificar, clasificar y revisar la Información de los Procesos en cada Entidad en Colombia
45
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Administración Inteligente = Gobierno Inteligente + Gestión Inteligente basada en CobIT V5 + ISO 38500
45
Gobierno
Retroalimentación Gerencial
Gestión
Evaluación
Planeación Ejecución Operativa
Servicios Control
Dirección Monitoreo
. . .
46
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Definición
Estratégica
Preservación
de Valor
Generación
de Valor
Cosas buenas
por suceder
Cosas malas
que no suceden
Resolución de
problemas
Mejoramiento
Continuo
Medición
de resultados
Gestión
de Riesgos
Gestión
de Valor
Gestión
de Recursos
Alineación
Estratégica
Gestión
del Desempeño
¿Hacemos
las cosas
correctas?
¿Obtenemos
los
beneficios?
¿Las
hacemos en
la forma
adecuada?
¿Logramos
hacerlas
“bien hechas”
Reto: Generación y Preservación de Valor en Administración de Información y Documentos - IMO
47
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Cuáles son los retos en Metas
y Mejores Prácticas para
proyectos en Cero Papel?
48
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
49
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Cumplimiento de Metas y Métricas de Política de Cero Papel
50
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Implementación de Cero Papel a través de buenas prácticas, Procesos y Documentos Electrónicos
51
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Implementar el marco para interoperabilidad del Gobierno en Línea según el modelo de madurez
Nivel de Madurez
Dominio
Inicial
Definido
Optimizado
Político-Legal
Sociocultural
Organizacional
Semántico
Técnico
52
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Funciones de los Datos Management
Metas y Principios
Actividades
Entregables
Roles y Responsabilidades
Herramientas Tecnológicas
Prácticas y Técnicas
Organización y Cultura
Elementos del Entorno
DAMA – DMBOK – Framework de Gobernabilidad, Administración y Servicios de Datos
53
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
1. Gobernabilidad de los datosDefinición: Es el ejercicio de la autoridad y el control (planificar, monitorear y forzar el cumplimiento) sobre la gestión de los activos de datos.
Objetivos:1. Definir, aprobar y comunicar estrategias, políticas, estándares, arquitectura, procedimientos y métricas de los datos.
2. Realizar el seguimiento y forzar el cumplimiento y la conformidad reguladora de las políticas, estándares, arquitectura y procedimientos de los datos.
3. Patrocinar, hacer seguimiento y supervisar los entregables de los proyectos y servicios de la gestión de datos.
4. Gestionar y resolver los asuntos o problemas relacionados con los datos.
5. Comprender y promover el valor de los activos de datos.
Actividades:1. Planeación de la Gestión de los Datos (P)
Insumos: 1. Comprender las necesidades de datos del plan estratégico corporativo Entregables Primarios:- Objetivos del negocio 2. Desarrollar y mantener la estrategia de datos - Políticas de datos
- Estrategias del negocio 3. Establecer los roles y las organizaciones de los profesionales de datos - Estándares de datos
- Objetivos de TI 4. Identificar y nombrar los administradores de datos - Asuntos resueltos
- Estrategias de TI 5. Establecer las organizaciones de gobernabilidad y administración de los datos - Proyectos y servicios
- Necesidades de datos 6. Desarrollar y aprobar las políticas, estándares y procedimientos sobre los datos de gestión de datos
- Asuntos o problemas de datos 7. Revisar y aprobar la arquitectura de datos - Datos e información con calidad
- Requerimientos regulatorios 8. Planear y patrocinar los proyectos y servicios de gestión de datos - Valor reconocido de los datos
9. Estimar el valor de los activos de datos y los costos asociados
Proveedores: 2. Control de la Gestión de los Datos (C) Consumidores:- Ejecutivos del negocio 1. Supervisar las organizaciones y el personal profesional de datos - Productores de datos
- Ejecutivos de TI 2. Coordinar las actividades del gobierno de los datos - Trabajadores del conocimiento
- Administradores de datos 3. Gestionar y resolver los asuntos relacionados con los datos - Gerentes y ejecutivos
- Organismos reguladores 4. Monitorear y asegurar el cumplimiento regulador - Profesionales de datos
5. Monitorear y velar por el cumplimiento de las políticas, los estándares - Clientes
y la arquitectura de los datos
6. Supervisar los proyectos y servicios de gestión de datos Métricas:Participantes: 7. Comunicar y promover el valor de los activos de datos - Valor de los datos
- Ejecutivos de administración de datos - Costos de gestión de datos
- Administradores de coordinación de datos Herramientas: - Logro de objetivos
- Administradores de datos del negocio - Sitio Web de Intranet - Herramientas de gestión de asuntos - # de decisiones hechas
- Profesionales de datos - Correo electrónico - Tablero de control de los indicadores - Representación / cubrimiento
- Ejecutivo de DM - Herramientas de Meta-data de gobernabilidad de datos de la administración
- CIO (o director de TI) - Repositorio de Meta-data - Plantilla de profesionales de datos
- Madurez del proceso de
gestión de datos
Actividades: P) Planeación, C) Control, D) Desarrollo, O) Operacional
Gobernabilidad de Datos del DAMA-DMBOK©
54
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
8. Gestión de documentos y contenidosDefinición: Planificar, implementar y controlar las actividades para almacenar, proteger y acceder a los datos que se
encuentren en archivos electrónicos y registros físicos (incluyendo texto, gráficas, imágenes, audio y video).
Objetivos:
1. Salvaguardar y asegurar la disponibilidad de activos de datos almacenados en formatos menos estructurados.
2. Habilitar la recuperación y el uso efectivo y eficiente de los datos e información almacenada en formatos no estructurados.
3. Cumplir con las obligaciones legales y expectativas de los clientes.
4. Asegurar la continuidad del negocio a través de la retención, recuperación y conversión de los documentos críticos.
5. Controlar los costos de operación para el almacenamiento de documentos.
Actividades:
1. Gestión de documentos / registros
Insumos: 1. Elaborar el plan para gestionar los documentos / registros (P) Entregables Primarios:- Documentos de texto 2. Implementar sistemas de gestión de documentos / registros para - Registros gestionados en múltiples
- Reportes adquisición, almacenamiento, acceso y controles de seguridad (O, C) medios y formatos
- Hojas de cálculo 3. Efectuar el backup y la recuperación de documentos / registros (O) - Registros E-discovery
- Correos electrónicos 4. Retener y disponer de documentos / registros (O) - Cartas y correos de salida
- Mensajes instantáneos 5. Auditar la gestión de documentos / registros (C) - Contratos y documentos
- Faxes 2. Gestión de contenido financieros
- Correos de voz 1. Definir y mantener las taxonomias a nivel de empresa (P) - Políticas y procedimientos
- Imágenes 2. Documentar / indexar la Meta-data de contenido de información (O) - Pistas de auditoria
- Registros de video 3. Proveer el acceso y la recuperación del contenido (O) - Minutas de las reuniones
- Registros de audio 4. Gobernar los contenidos con calidad (C) - Reportes formales
- Archivos impresos - Memorandos significativos
- Microfichas
- Gráficas Consumidores:- Usuarios de negocio y de TI
Proveedores: - Agencias regulatorias del gobierno
- Empleados - Gerentes senior
- Partes externas Herramientas: - Clientes externos
- Documentos almacenados
Participantes: - Herramientas de productividad de oficina Métricas:- Todos los empleados - CIO - Herramientas de gestión de imágenes y flujos de trabajo - Retorno de inversión
- Administradores de datos - CKO - Herramientas de gestión de registros - Indicadores de desempeño
- Profesionales de DM - Otros gerentes de TI - Herramientas de desarrollo XML claves (KPI)
- Personal de gestión de registros - Herramientas de colaboración - Cuadro de mando integral
- Otros profesionales de TI - Internet
- Ejecutivo de gestión de datos - Sistemas de correo electrónico
Actividades: P) Planeación, C) Control, D) Desarrollo, O) Operacional
Gestión de Documentos y Contenidos del DAMA-DMBOK©
55
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
ISO 30300 – Gobierno de Documentos y Otras Normas de Gestión Documental como ISO 15489, ISO TR 13208
56
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Aseguramiento de la Calidad de Información
Mejora Continua de la Calidad de Información
Pla
nea
ció
n d
e la
C
alid
ad d
e In
form
ació
n C
on
trol d
e la C
alidad
d
e Info
rmació
n
Procesos de Almacenamiento
Tecnología Informática de
Almacenamiento, Seguridad e Integración
PR
OC
ESO
S G
EREN
CIA
LES,
M
ISIO
NA
LES
Y
DE
AP
OYO
FUEN
TES
DE
INFO
RM
AC
ION
TR
AN
SAC
CIO
NA
L C
OLA
BO
RA
TIV
A,
A
NA
LITI
CA
Y G
EREN
CIA
L
BI BSC RM KM
CRM ERP SCM HRM RUC
Procesos de Movimiento y
Reestructuración
Procesos de Uso
Procesos de Continuidad
Procesos de Entrada
MUNDO REAL
“VISTAS” DE LA
REALIDAD
NEGOCIO
Procesos – Ciclo de Vida de Información
Modelo Wolman Group
57
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
PR
OC
ESO
S G
EREN
CIA
LES,
M
ISIO
NA
LES
Y
DE
AP
OYO
FUEN
TES
DE
INFO
RM
AC
ION
TR
AN
SAC
CIO
NA
L C
OLA
BO
RA
TIV
A,
A
NA
LITI
CA
Y G
EREN
CIA
L
BI BSC RM KM
CRM ERP SCM HRM RUC
Procesos de Movimiento y
Reestructuración
Procesos de Uso
Procesos de Continuidad
Procesos de Entrada
MUNDO REAL
“VISTAS” DE LA
REALIDAD
NEGOCIO
Métricas – Ciclo de Vida de Información
Modelo Wolman Group
58
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Desarrollar el Modelo de Madurez en Cero Papel Cultural, Tecnológico, Organizacional y Político/Legal
59
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Cuáles son los retos en Planeación
Estratégica de Arquitectura
Empresarial Estatal, de Información
y Cero Papel?
60
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Planear e Implementar el Gobierno en Línea 3.1 en los 4 nodos del sistema nervioso digital estatal
Administración de Información
Administración de Gobierno
Electrónico
Administración de Telecomunicación
Administración de Tecnología Informática
ITO Information Technology
Office
TMO Telecommunication Management Office
IMO Information Management Office
eGO Electronic Government Office
61
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Planear e Implementar la Arquitectura Empresarial para Gobierno en Línea
Arquitectura de Negocio
Arquitectura de Tecnología
Arquitectura de Información
Arquitectura de Aplicaciones
62
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Implementar un Framework de Arquitectura Estatal Empresarial Ej. Federal Enterprise Architecture (FEAF)
Business Reference Model (BRM)• Lines of Business• Agencies, Customers, Partners
Service Component Reference Model (SRM)• Service Domains, Service Types, Components• Access, Delivery Channels
Technical Reference Model (TRM)
• Technologies, Standards, Specifications• Component Framework
Data Reference Model (DRM)• Business-focused data standardization • Cross-Agency Information Exchanges
Bu
sin
ess &
Pe
rform
an
ce-D
rive
n A
pp
roa
ch
Performance Reference Model (PRM)
• Government-wide Performance Measures & Outcomes• Line of Business-Specific Performance Measures & Outcomes
Federal Enterprise Architecture (FEA)Federal Enterprise Architecture (FEA)
Co
mp
on
en
t-Ba
se
d A
rch
itectu
re
63
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Planear e Implementar la Arquitectura de Información Empresarial basada en Framework DMBOK
Arquitectura de Información
Gobierno de Información
Gestión de Arquitectura de Información
Gestión de Inteligencia Analítica y Bodegas de Datos
Gestión de Calidad de Datos
Gestión de Metadatos
Gestión de Seguridad de Datos
Modelamiento y Diseño de Datos
Co
ord
ina
ció
n d
e In
form
ació
n
Serv
icio
s d
e G
esti
ón
de
In
form
ació
n
Gestión de Almacenamiento y Operaciones de Datos
Gestión de Datos Maestros y de Referencia
Gestión de Integración e Interoperabilidad de Datos
Gestión de Documentos y Contenidos
64
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Planear el Mapa de Ruta de Evolución de la Arquitectura Empresarial para Gobierno en Línea 3.1
Estado Actual (AS-IS) de la
Arquitectura Empresarial
Estado Futuro (TO-BE) de la
Arquitectura Empresarial
Proyecto
Proyecto
Tiempo
Madurez
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Mapa de Ruta de Evolución
65
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Metodología para el Roadmapping Estratégico de Arquitectura Empresarial incluye Información y Documentos
Modelo Actual (AS-IS)
Arquitectura Negocio
Arquitectura Información
Arquitectura Aplicaciones
Arquitectura Tecnología
Modelo de Referencia
(TO-BE)
Arquitectura Negocio
Arquitectura Información
Arquitectura Aplicaciones
Arquitectura Tecnología
Motivadores de Negocio
Sugerencias de Mejora
Estándares de la Industria
Regulaciones y Restricciones
Diagnóstico según
Mejores Prácticas
Análisis de Brechas, Riesgos,
Impactos y Prioridades
Diseño de Arquitectura
Formulación, Priorización y
Alineación Estratégica
de Iniciativas
Roadmap de Iniciativas de Arquitectura
66
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Tiempo
Roadmap Iniciativas a Corto, Mediano y Largo Plazo de
Arquitectura Empresarial GEL 3.1
Inic
iati
va
s p
ara
ce
rra
r b
rec
ha
s
Elementos Transversales
Información en línea
Arquitectura
Negocio
Arquitectura
Información
Arquitectura
Aplicaciones
Arquitectura
Tecnología
Cultura y Cambio
Organizacional
Gobernabilidad y Alineación estrategica
Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto
Proyecto
Interacción en línea
Transacción en línea
Transformación – Cero Papel
Democracia en línea
Proyecto Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto
Proyecto
2012-2013 2014 2015
67
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Tiempo
Roadmap Iniciativas a Corto, Mediano y Largo Plazo de
Arquitectura de Información Empresarial GEL 3.1
Inic
iati
va
s p
ara
ce
rra
r b
rec
ha
s
Elementos Transversales
Información en línea
Interacción en línea
Transacción en línea
Transformación – Cero Papel
Democracia en línea
2012-2013 2014 2015 Tiempo
Gobierno de Información
Gestión de Arquitectura de
Información
Gestión de Inteligencia
Analítica y Bodegas de Datos
Gestión de Calidad de Datos
Gestión de Metadatos
Gestión de Seguridad de
Datos
Modelamiento y Diseño de
Datos
Gestión de Almacenamiento
y Operaciones de Datos
Gestión de Datos Maestros y
de Referencia
Gestión de Integración e
Interoperabilidad de Datos
Gestión de Documentos y
Contenidos
Cultura y Cambio
Organizacional
Proyecto
Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
68
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Tiempo
Roadmap Iniciativas a Corto, Mediano y Largo Plazo de
Arquitectura de Cero Papel en GEL 3.1
Inic
iati
va
s p
ara
ce
rra
r b
rec
ha
s
Inicial Básico Avanzado Mejoramiento Permanente
2012-2013 2014 2015 Tiempo
Socio-Cultural
Tecnológico
Organizacional
Político-Legal
Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto
69
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Cuáles son los retos en
Administración de Proyectos
de Cero Papel?
70
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Por qué necesitamos optimizar la Administración de Proyectos?
El 31% de los proyectos
se cancelan antes de
terminarse.
El 53% de los proyectos
costarán un 189% de los
estimativos originales.
El promedio de exceso
en tiempo es 222% del
estimativo original.
Por cada 100 proyectos
iniciados, hay 94 que se
reinician de nuevo.
En compañías grandes
(Fortune 500), apenas el
9% de los proyectos se
completan a tiempo y
dentro del presupuesto. The Standish Group, CHAOS Report
71
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Matricular el Proyecto en el Estado
• Identificación del proyecto • Objetivo general del proyecto • Antecedentes • Descripción del Problema o Necesidad • Justificación • Alineación del proyecto con planes • Requerimientos funcionales y de
Información • Información interna, externa y de salida
para la solución al problema o necesidad • Dependencia con otros proyectos • Impacto a procesos de la Entidad • Descripción de alternativas tecnológicas
para dar solución al problema o necesidad • Comparación de alternativas tecnológicas • Alternativa Seleccionada • Objetivos general y específicos
Indicadores de Gestión • Indicadores de Producto • Alcance • Bienes y/o servicios que se van a entregar
• Desglose de Trabajo a ejecutar • Fuentes de financiación y distribución del
flujo de fondos por vigencias • Desglose de costos • Costos de sostenibilidad • Plan de calidad de bienes y/o servicios • Recursos Humanos del proyecto TIC • Plan de las Comunicaciones del proyecto • Plan de gestión del cambio y capacitación
a usuarios • Plan de divulgación y promoción • Plan de manejo de riesgos administrativos
y técnicos de la ejecución del proyecto TIC • Plan de Ingeniería del proyecto • Validez de la información contenida en el
documento • Vigencias Anteriores • Información de logros • Bienes y/o servicios
entregados/completados • Diagramas de Arquitectura TIC
72
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Gerenciar Proyectos usando Procesos bajo estándares del PMI – PMBOK
Caso de Negocio
Gestión de Propuesta
Inicio del Proyecto
Planeación del Proyecto
Ejecución del Proyecto
Seguimiento y Control del Proyecto
Cierre del Proyecto
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
ROI-Beneficios del Proyecto
Comunicación
Adquisiciones
Calidad
Recs. humanos
Costo
Riesgo
Alcance
Tiempo
Integración
73
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Grupos de Procesos
Iniciación (2) Planeación (20) Ejecución(8) Seguimiento & Control (10) Cierre (2)
Integración (6)
Desarrollar el Acta
de Constitución del
Proyecto
Desarrollar el Plan para la Dirección
del Proyecto
Dirigir y Gestionar la Ejecución del
Proyecto
Monitorear y Controlar el Trabajo del
Proyecto Realizar control Integrado de Cambios
Cerrar el
Proyecto o la Fase
Alcance (5)
Recopilar los Requisitos Definir el Alcance Crear la EDT (WBS)
Verificar el Alcance Controlar el Alcance
Tiempo (6)
Definir las Actividades Secuenciar las Actividades Estimar los Recursos Estimar la Duración Desarrollar el Cronograma
Controlar el Cronograma
Costo (3) Estimar los Costos
Determinar el Presupuesto
Controlar los Costos
Calidad (3) Planificar la Calidad Realizar el Aseguramiento de la
Calidad
Realizar el Control de Calidad
Recursos
Humanos (4)
Desarrollar el plan de Recursos
Humanos
Adquirir el Equipo del Proyecto Desarrollar el Equipo del Proyecto Gestionar el Equipo del Proyecto
Comunicaciones
(5)
Identificar a los
Interesados
Planificar las Comunicaciones Distribuir la Información Gestionar las Expectativas de los
Interesados
Informar el Desempeño
Riesgo (6)
Planificar la Gestión de Riesgos Identificar los Riesgos Realizar Análisis Cualitativo de
Riesgos Realizar Análisis Cuantitativo de
Riesgos Planificar la Respuesta a los Riesgos
Dar seguimiento y Controlar los
Riesgos
Adquisiciones
(4)
Planificar las Adquisiciones Efectuar las Adquisiciones Administrar las Adquisiciones Cerrar las
Adquisiciones
Áre
as
de
Co
no
cim
ien
to
Reto: Aplicar gradualmente los Grupos de Procesos vs. Áreas de Conocimiento en Gerencia de Proyectos PMI
74
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Gestionar con los Stakeholders clave el Acta de Constitución y el Plan de Administración del Proyecto
75
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Desarrollar Competencias en Gerencia de Proyectos y Admón. de Información y Documental
76
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Caso: Sistema Nervioso
Digital para Gobierno
Departamental y Municipal en
Línea en el Valle del Cauca -
Año 2000
77
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
El Sistema Nervioso Humano - Metáfora
78
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
El Sistema Nervioso Digital de las Organizaciones Inteligentes
Cerebelo
Radar de Inteligencia
Órganos de los Sentidos
Datos
79
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Gestión Digital Gerencial y Operativa en las Organizaciones Inteligentes
MISIONAL
FINANCIERO
ADMINISTRATIVO
DIRECTIVO
GERENCIAL
OPERATIVO
MISIONAL
APOYO
DIRECTIVA-GERENCIAL
80
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
GESTION DIRECTIVA
GESTION DEL DESARROLLO
GESTION DEL FLUJO DE TRABAJO
CONTROL DE GESTION DEL DESEMPEÑO
GESTION TERRITORIAL
GESTION DE PROYECTOS Y GESTIÓN DE
RIESGOS
GESTION COLABORATIVA Y COMUNICACIONES
GESTION DE CALIDAD
GESTION DE COMPETITIVIDAD
Gestión Gerencial y Directiva
81
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
MISIONAL
FINANCIERO
ADMINISTRATIVO
EL SISTEMA NERVIOSO PERIFERICO
Gestión Operativa
DIRECTIVO
GERENCIAL
OPERATIVO
MISIONAL
APOYO
82
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
GESTION DE LA EDUCACION
GESTION DE LA SALUD
GESTION DE SEGURIDAD Y CONTROL PUBLICO
GESTION DE LA INFRAESTRUCTURA
GESTION DE TRIBUTOS E INGRESOS
FISCALES GESTION DE MEDIO AMBIENTE
GESTION AGROPECUARIA
GESTION DE CULTURA RECREACION Y TURISMO
GESTION DE TRANSPORTE Y TRANSITO
GESTION DEL DESARROLLO EMPRESARIAL
GESTION DE LOS SERVICIOS BASICOS
Gestión Misional de Gobierno (Ej. Regional, Departamental y Municipal)
83
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Gestión Misional Operativa Relacional
84
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
GESTION PRESUPUESTAL
GESTION FINANCIERA
GESTION DE CREDITO
GESTION DE TESORERIA
GESTION CONTABLE
Gestión Operativa de Apoyo Financiero
85
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
GE
ST
ION
DE
R
EC
UR
SO
S
HU
MA
NO
S G
ES
TIO
N
JUR
IDIC
A
GE
ST
ION
DE
S
EG
UR
IDA
D Y
C
ON
TR
OL
IN
TE
RN
O
GE
ST
ION
DE
R
EC
UR
SO
S
FIS
ICO
S
GESTION DOCUMENTAL
& INFORMACION
GESTION DE SERVICIOS TIC
Gestión Operativa de Apoyo Administrativo
86
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Modelo Cibernético de Administración, Gestión
Gerencial y Operativa Colaborativa Inteligente
ENTORNO
SECTORIAL
ENTORNO
FINANCIERO
ENTORNO ADMINISTRATIVO
- TECNOLOGICO
MACROENTORNO
GESTION OPERATIVA MISIONAL
GESTION OPERATIVA DE APOYO
FINANCIERO
GESTION
OPERATIVA
DE APOYO
ADMINISTRATIVO
GESTION GERENCIAL MISIONAL
GESTION GERENCIAL DE APOYO
FINANCIERO
GESTION
GERENCIAL
DE APOYO
ADMINISTRATIVO
DESEMPEÑO INTELIGENTE
GOBIERNO,
OBJETIVOS, PLANES,
POLITICAS
ENTORNO
POLITICO
REGULATORIO
Y COMPETITIVO
COORDINACION DE OPERACIONES
INTEGRACIÓN
Y AUDITORIA
ADMINISTRACION
87
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Cluster Territorial
Departamento Individual
Municipios Individual
Solución Territorial para Gobierno Colaborativo Inteligente
88
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
ORGANISMOS
GUBERNAMENTALES
NACIONALES / REGIONALES
ORGANISMOS
GUBERNAMENTALES
DEPARTAMENTALES
ORGANISMOS
GUBERNAMENTALES
MUNICIPALES
Integración Institucional en eGovernment 3.1
89
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Vertical abajo
COMUNIDAD
MUNICIPIO
Transversal atrás
P R O V E E D O R
E M P R E S A
Transversal adelante
I N S T I T U C I Ó N
C I U D A D A N O
Vertical arriba
REGIONAL
NACIONAL
Sistema Nervioso Digital: Gobierno del Valle
90
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
CLIENTE
CIUDADANO
FAMILIA
GREMIOS ASOCIACIONES
NEGOCIOS
INSTITUCIONES PRIVADAS PUBLICAS
Visión integral del cliente del estado
91
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
DATOS INFORMACION
TECNOLOGIADATAMARTS &
INDICADORES DE GESTION
WORKFLOW
MANAGEMENT
GEOGRAPHIC
INFORMATION
SYSTEMS
ONLINETRANSACTIONAL
PROCESSING
G E S T I O N O P E R A T I V A G E S T I O N G E R E N C I A L
CONOCIMIENTOBODEGAS DE DATOS
& ESTADISTICAS
MISION CRITICA
APOYO FINANCIERO
APOYO ADMINISTRATIVO
PROCESAMIENTO
TRANSACCIONAL
FLUJOS DETRABAJO
CARTOGRAFIA
PROJECT
MANAGEMENT
GESTION DE
PROYECTOS
CUSTOMER
RELATIONSHIP
MANAGEMENT
RELACIONESCON CLIENTES
OFFICE
AUTOMATION
SYSTEMS
TEXTOS, E-MAILS
HOJAS ELECTRO-
NICAS, GRAFICOS
DOCUMENT
MANAGEMENT
SYSTEMS
GESTION DEDOCUMENTOS
NETWORK, SECURITY
& SYSTEM DEVELOP-
MENT& MANAGEMENT
GESTION DESISTEMAS TELEMATICOS
SUBSISTEMA
Arquitectura Telemática
92
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Estadísticas Necesidades de Información
DESCRIPCION NECESIDADES DE INFORMACION NECESIDA
INFORMAC. E S I N D M TRAN HIST SINT COMP PROY ESTA EXEP INME DIAR SEMA QUIN MENS TRIM SEME
1 GESTION POLITICA 166 106 59 0 163 162 162 58 67 138 55 144 52 20 11 20 58 42 14 70 38
2 GESTION DE DESARROLLO SOCIOECONOMICO 154 84 70 0 150 149 151 28 94 153 93 153 86 84 0 0 0 33 33 119 119
3 GESTION DE FLUJO DE TRABAJO -WORKFLOW 99 46 50 0 4 94 94 51 74 85 25 50 25 4 0 29 18 16 64 8 14
4 CONTROL DE GESTION 327 153 99 0 2 181 181 181 181 181 181 181 181 65 1 181 181 181 134 134 134
5 GESTION DE COMPETITIVIDAD 77 41 36 39 77 77 77 75 61 64 74 72 69 2 66 65 65 65 75 74 75
6 GESTION TERRITORIAL 213 116 134 3 7 155 144 71 105 201 33 35 18 77 100 55 42 0 78 3 5
7 GESTION PROYECTOS DE DESARROLLO 459 278 262 51 61 458 458 45 212 449 238 248 200 7 8 29 113 1 424 2 1
8 GESTION CALIDAD INTEGRAL 153 68 85 0 3 149 149 8 54 152 152 152 11 5 0 152 152 0 152 0 0
9 GESTION DE RELACIONES CON EL CLIENTE 83 48 36 0 2 83 83 13 59 43 65 68 65 24 16 45 39 4 60 31 4
10 GESTION DE INGRESOS FISCALES 59 31 29 0 0 59 59 51 39 37 42 45 44 26 27 51 44 18 49 39 18
11 GESTION AGROPECUARIA 82 49 35 0 4 82 82 69 25 56 25 50 27 23 75 5 5 1 59 7 18
12 GESTION EDUCACION 140 71 72 0 35 141 141 98 56 89 23 57 37 37 116 31 29 25 48 32 72
13 GESTION SALUD 250 143 160 1 34 201 177 46 107 212 54 47 75 16 137 14 28 0 73 4 0
14 GESTION TURISMO-CULTURA Y RECREACION 66 30 41 0 6 66 66 43 26 50 20 30 18 20 62 16 9 6 26 15 80
15 GESTION SEGURIDAD Y CONTROL PUBLICO 169 130 41 0 80 152 154 0 145 133 113 123 90 10 55 76 38 32 128 109 107
16 GESTION DESARROLLO EMPRESARIAL 203 127 83 2 2 207 207 22 75 204 201 204 4 8 0 95 79 88 178 186 203
17 GESTION SERVICIOS BASICOS 67 32 40 0 7 67 67 42 21 26 15 45 35 5 46 4 8 4 28 8 29
18 GESTION INFRAESTRUCTURA 224 129 105 26 224 224 222 131 159 39 90 86 102 54 40 112 21 19 215 24 24
19 GESTION MEDIO AMBIENTE Y REC.NATURALES 234 130 139 3 16 218 201 60 70 221 39 35 66 68 159 1 13 0 124 6 0
20 GESTION TRANSPORTE Y TRANSITO 294 218 83 0 157 265 264 290 260 225 238 115 227 4 75 146 31 29 153 138 137
21 GESTION CREDITO PUBLICO 97 53 44 52 58 96 96 54 82 92 96 77 2 2 0 91 91 91 91 91 91
22 GESTION PRESUPUESTO 100 68 33 2 100 100 100 95 79 13 13 78 83 52 96 96 96 95 96 96 96
23 GESTION TESORERIA 231 141 90 2 0 231 231 181 123 112 119 115 29 56 135 138 54 58 185 82 82
24 GESTION CONTABLE 136 61 76 2 70 132 133 116 118 98 107 41 66 10 18 59 7 4 47 13 1
25 GESTION FINANCIERA 79 51 26 4 16 79 78 8 18 50 27 10 11 12 0 51 4 3 52 13 13
26 CONTROL INTERNO 168 101 69 10 15 168 163 145 166 106 1 150 8 3 6 34 34 33 168 146 168
27 GESTION JURIDICA 237 272 272 7 79 273 273 86 259 85 67 78 21 3 264 8 9 5 10 15 18
28 GESTION RECURSOS HUMANOS 152 151 151 8 64 151 151 116 151 20 30 45 21 10 120 50 32 25 10 11 8
29 GESTION DE RECURSOS FISICOS 179 174 174 9 45 169 174 18 84 173 1 20 10 10 82 20 30 26 27 14 9
30 GESTION INFORMACION Y DOCUMENTAL 208 107 100 2 18 205 204 107 14 125 33 60 10 8 127 29 3 3 42 1 8
31 GESTION SISTEMAS TELEMATICOS 244 161 98 5 12 247 247 37 97 228 224 236 21 10 9 118 101 90 201 188 213
32 GESTION COMUNICACIONES 265 137 126 1 3 261 261 128 212 237 28 118 91 58 42 80 64 15 78 4 4
X TOTAL NECESIDADES DE INFORMACION 5615 3507 2918 229 1514 5302 5250 2473 3293 4097 2522 2968 1805 793 1893 1901 1498 1012 3122 1683 1789
PROPOSITO NEC. DE INF. FRECUENCIA DE LA NECESIDAD CONTEXTO FLUJO
93
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
DESCRIPCION NECESIDADES DE ALMACENAMIENTO DE INFORMACION ENTIDADES TABLAS DE HECHO DIMENSIONES JERARQUIAS
1 GESTION POLITICA 76 5 17 28
2 GESTION DE DESARROLLO SOCIOECONOMICO 77 5 21 26
3 GESTION DE FLUJO DE TRABAJO -WORKFLOW 77 4 16 21
4 CONTROL DE GESTION 88 5 28 34
5 GESTION DE COMPETITIVIDAD 74 4 16 25
6 GESTION TERRITORIAL 86 5 29 34
7 GESTION PROYECTOS DE DESARROLLO 92 6 22 42
8 GESTION CALIDAD INTEGRAL 69 4 14 23
9 GESTION DE RELACIONES CON EL CLIENTE 93 6 25 30
10 GESTION DE INGRESOS FISCALES 91 9 14 30
11 GESTION AGROPECUARIA 76 4 14 21
12 GESTION EDUCACION 93 5 26 33
13 GESTION SALUD 77 4 14 32
14 GESTION TURISMO-CULTURA Y RECREACION 99 4 17 34
15 GESTION SEGURIDAD Y CONTROL PUBLICO 78 4 14 33
16 GESTION DESARROLLO EMPRESARIAL 65 5 13 22
17 GESTION SERVICIOS BASICOS 67 4 19 28
18 GESTION INFRAESTRUCTURA 75 6 21 29
19 GESTION MEDIO AMBIENTE Y REC.NATURALES 91 4 14 30
20 GESTION TRANSPORTE Y TRANSITO 361 12 84 115
20-1 TRANSPORTE MARITIMO 122 4 28 38
20-2 TRANSPORTE AEREO 121 4 28 38
20-3 TRANSPORTE TERRESTRE 118 4 28 39
21 GESTION CREDITO PUBLICO 56 6 16 22
22 GESTION PRESUPUESTO 51 6 17 20
23 GESTION TESORERIA 77 6 14 19
24 GESTION CONTABLE 61 9 15 18
25 GESTION FINANCIERA 61 4 12 16
26 CONTROL INTERNO 66 4 14 23
27 GESTION JURIDICA 107 7 24 36
28 GESTION RECURSOS HUMANOS 93 7 19 25
29 GESTION DE RECURSOS FISICOS 72 7 15 20
30 GESTION DE INFORMACION Y DOCUMENTAL 56 5 13 20
31 GESTION SISTEMAS TELEMATICOS 85 5 19 28
32 GESTION COMUNICACIONES 110 4 20 24
X TOTAL MODELO DATOS INFORMACION Y CONOCIMIENTO 2800 175 636 941
Estadísticas Necesidades de Almacenamiento Información
94
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
9.1 PLANEACION GESTION DE
RELACIONES CLIENTE
G.GERENCIAL
G.OPERATIVA
9.11 ANALISIS CANALES DE DISTRIBUCION
DE SERVICIOS
9.2 MODELAMIENTO ORGANIZACIONAL
DIRIGIDO AL CLIENTE
9.5 SERVICIO AL CLIENTE
9.4 ANALISIS DE CAMPAÑAS Y
PROMOCIONES
9.3 ANALISIS PERFIL DEL
CLIENTE
9.9 ANALISIS DE NECESIDADES DEL CLIENTE ESTATAL
9.6 INGENIERIA DE SERVICIO AL CLIENTE
9.12 CONTROL RELACIONES CON
EL CLIENTE
9.10 ADMINISTRACION QUEJAS, RECLAMOS
SUGERENCIAS
9.7 ATENCION AL CLIENTE
9.8 ADMINISTRACION ATENCION AL
CLIENTE
Macroproceso de Gestión de Relaciones con el Cliente
95
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
DESCRIPCION NECESIDADES DE INFORMACION
E S IN T N A L. D PTA L. M PA L. TR A N HIST SIN T C OM P PR OY ESTA EX EP IN M E D IA R SEM A QU IN M EN S TR IM SEM E A N U A ESPO
9. GESTION DE RELACIONES CON EL CLIENTE
9.1 PLANEACION DE GESTION DE RELACIONES CON EL
CLIENTE
9.1.1 ESTABLECER POLITICAS Y NORMAS DE LA GESTION DE
RELACIONES CON EL CLIENTE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ATENCIÓN AL PÚBLICO X X X X X X X X X X X
DECRETOS ORIENTADOS A LA ATENCIÓN AL PÚBLICO X X X X X X X X X X X
ANALISIS ESTABILIDAD DE REGLAMENTO DE ATENCIÓN AL
PÚBLICO X X X X X X X X X X X
9.1.2 DISEÑAR PLAN DE GESTION DE RELACIONES CON EL
CLIENTE
PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO X X X X X X X
ANÁLISIS DE NECESIDADES DE ATENCIÓN X X X X X X
CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE ATENCIÓN AL PÚBLICO X X X X X X X X
PLAN DE GESTIÓN DE RELACIONES CON EL CLIENTE X X X X X X X X X X
9.1.3 DEFINIR VISIÓN Y MISIÓN DEL SERVICIO DE LA
ADMINISTRACION
PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO X X X X X X
ANÁLISIS DE NECESIDADES DE ATENCIÓN X X X X X
CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE ATENCIÓN AL PÚBLICO X X X X X X X X X
VISIÒN Y MISIÓN DEL SERVICIO DE LA ADMINISTRACIÓN X X X X X X X X X
9.1.4 PROGRAMAR CRONOGRAMA DE GESTION DE
RELACIONES CON EL CLIENTE
TIEMPO DE RESPUESTA A LA ATENCIÓN X X X X X X X X
DETEMINACIÓN DE RECURSOS X X X X X X X
CRONOGRAMA DE GESTIÓN DE RELACIONES CON EL CLIENTE X X X X X X X X X X
FLU JO IN F . C ON TEX TO P ROP OS I TO NECES I DADES I NFORM ACI ON FR EC U EN C IA D E LA N EC ESID A D
Necesidades de Información de Gestión de Relaciones con el Cliente
96
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
1 GESTION POLITICA 71 KBM DES 3 20 180 76 17 5 12 10 35 4 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
2 DESARROLLO SOCIOECONOMICO 50 KBM DES 3 11 131 77 21 5 12 11 35 3 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
3 GESTION FLUJO DE TRABAJO-WORKFLOW 279 WFM ADA 7 32 175 77 16 4 28 12 35 3 3 IP 70 720 70 720 70 1440
4 CONTROL DE GESTION 53 DHW DES 3 20 311 88 28 5 12 5 35 3 3 IP 28 288 28 288 28 288 28 288 28 1152
5 GESTION COMPETITIVIDAD 15 QCM DES 4 22 157 74 16 4 21 13 35 3 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
6 GESTION TERRITORIAL 29 GIS ADA 11 43 275 86 29 5 44 72 35 4 3 IP 70 720 70 720 70 1440
7 GESTION PROYECTOS DE DESARROLLO 41 PM ADA 12 76 452 92 22 6 48 15 35 3 3 G 14 654 14 654 14 1308
8 GESTION CALIDAD INTEGRAL 48 QCM ADA 3 22 135 69 14 4 12 26 35 4 3 G 14 654 14 654 14 1308
9 GESTION RELACION CON EL CLIENTE 30 CRM ADA 8 21 118 93 25 6 32 22 35 3 3 G 14 654 14 654 14 1308
10 GESTION INGRESOS FISCALES 16 OLTP DES 3 14 118 91 14 9 12 12 35 3 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
11 GESTION AGROPECUARIA 38 OLTP DES 7 32 218 76 14 4 28 19 35 3 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
12 GESTION EDUCACION 61 OLTP DES 8 36 229 93 26 5 32 24 35 3 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
13 GESTION SALUD 27 OLTP DES 8 44 287 77 14 4 33 24 35 4 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
14 GESTION TURISMO-CULTURA-REGRACION 28 OLTP DES 4 17 105 99 17 4 16 14 35 3 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
15 GESTION SEGURIDAD Y CONTROL PUBLICO 17 OLTP DES 5 21 138 78 14 4 20 14 35 3 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
16 GESTION DESARROLLO EMPRESARIAL 41 OLTP DES 7 28 198 65 13 5 28 11 35 3 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
17 GESTION SERVICIOS BASICOS 13 OLTP DES 4 18 135 67 19 4 16 21 35 3 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
18 GESTION INFRAESTRUCTURA 44 OLTP DES 7 36 245 75 21 6 28 13 35 3 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
19 GESTION MEDIO AMBIENTE-REC.NATURAL. 13 OLTP DES 8 45 317 91 14 4 32 14 35 3 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
20 GESTION TRANSPORTE Y TRANSITO 22 OLTP DES 9 37 249 361 84 12 36 10 35 3 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
21 GESTION CREDITO PUBLICO 40 OLTP DES 5 23 154 56 16 6 20 14 35 4 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
22 GESTION PRESUPUESTO 64 OLTP DES 4 15 108 51 17 6 16 19 35 4 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
23 GESTION TESORERIA 46 OLTP DES 7 45 318 77 14 6 28 11 35 3 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
24 GESTION CONTABILIDAD 37 OLTP DES 4 15 126 61 15 9 16 13 35 3 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
25 GESTION FINANCIERA 47 OLTP DES 3 15 109 61 12 4 14 10 35 3 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
26 CONTROL INTERNO 42 IAS DES 5 21 101 66 14 4 20 14 35 3 3 IP 28 288 28 288 28 288 28 288 28 1152
27 GESTION JURIDICA 28 OLTP DES 10 58 369 107 24 7 40 16 35 3 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
28 GESTION RECURSOS HUMANOS 14 OLTP DES 6 29 182 93 19 7 24 20 35 3 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
29 GESTION RECURSOS FISICOS 26 OLTP DES 6 40 376 72 15 7 24 18 35 4 3 G 14 654 14 654 14 654 14 654 14 2616
30 GESTION DOCUMENTAL 343 DM ADA 8 61 275 56 13 5 32 20 35 4 3 IP 70 720 70 720 70 1440
31 GESTION SISTEMAS TELEMATICOS 333 SMDT ADA 6 38 282 85 19 5 24 24 35 4 3 IP 70 720 70 720 70 1440
32 GESTION COMUNICACIONES 356 OA ADA 7 96 617 110 20 4 28 30 35 4 3 IP 70 720 70 720 70 1440
2312 195 1051 7190 2800 636 175 788 571 1120 106 96 756 20526 364 14964 364 14964 756 20526 756 70980
205
91
141
65
156
21
26
179
244
265
208
50
21
96
555
245
93
102
170
44975615
188
588
204
209
154
47
20
109
166
124
44
86
66
59
112
217
67
237
152
100
231
136
79
224
234
250
166
154
99
327
294
97
66
169
203
67
TOTALES
83
168
77
213
459
153
59
82
140
I
N
F
O
R
M
A
C
I
O
N
P
R
O
C
E
S
O
S
D
A
T
A
M
A
R
T
S
U
B
P
R
O
C
E
S
O
S
E
N
T
I
D
A
D
E
S
D
I
M
E
N
S
I
O
N
E
SSISTEMAS TELEMATICOS
T
I
P
O
T
E
C
N
O
L
O
G
I
A
*
E
N
F
O
Q
U
E
S
O
L
U
C
I
O
N
F
U
N
C
I
O
N
E
S
N
U
M
E
R
O
D
E
U
S
U
A
R
I
O
S
N
E
C
E
S
I
D
A
D
E
S
D
E
M
A
X
M
I
N
H
/
S
N
E
C
E
S
I
D
A
D
E
S
D
E
C
O
M
U
N
I
C
A
C
I
Ó
N
F
A
C
T
O
R
C
R
I
T
I
C
O
É
X
I
T
O
A
G
E
N
T
E
S
E
X
T
E
R
N
O
S
A
C
E
L
E
R
A
D
O
D
I
S
E
Ñ
O
R
O
L
E
S
H
/
S
A
G
E
N
T
E
S
I
N
T
E
R
N
O
S
R
E
Q
U
E
R
I
M
I
E
N
T
O
S
P
L
A
N
E
A
C
I
O
N
D
E
R
O
L
E
S
G
R
U
P
O
D
E
T
R
A
B
A
J
O
T
A
M
A
Ñ
O
P
R
O
T
E
C
T
O
A
C
E
L
E
R
A
D
A
C
O
N
S
T
R
U
C
C
I
O
N
H
/
S
R
O
L
E
S
I
M
P
L
E
M
E
N
T
A
C
I
O
N
R
O
L
E
S
H
/
S
E
N
F
O
Q
U
E
H
/
S
A
C
E
L
E
R
A
D
A
R
O
L
E
S
T
O
T
A
L
E
S
Estadísticas de la Arquitectura Telemática
97
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Conclusiones y
Reflexión
98
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reconozca que el Gobierno en línea es un medio para lograr sus objetivos misionales de forma más eficiente.
Acuda al Comité de Gobierno en línea de su entidad para organizar y dinamizar la implementación de la Estrategia.
Si no ha leído el capítulo de Estrategia de Gobierno en línea de este documento, Leerlo le tomará 10 minutos.
1 Reconozca el valor que tiene cada uno de los seis Componentes para su entidad.
Para esto imagine su entidad a través de los Objetivos que se plantean en los capítulos correspondientes a cada Componente
No olvide incluir, en la planeación anual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea, la visión de cómo ve a su entidad un año más adelante.
Recuerde que para tener un mayor nivel de madurez en la implementación de la Estrategia no solo basta con implementar lo establecido en este Manual.
Sus estrategias deben estar generando un impacto positivo en términos de transparencia, prestación de servicios, eficiencia, y participación.
2 Identifique la meta a alcanzar en cada año por cada Componente.
Defina cómo va a alcanzar esa meta. Para esto identifique que cada Componente tiene una serie de Actividades Eje. Cada Actividad Eje tiene un peso porcentual dentro del Componente, el cual está conformado por la suma de los porcentajes que implica cumplir con una serie de Criterios.
Si usted logra obtener esos porcentajes por el cumplimiento de los Criterios irá avanzando en la implementación de la Estrategia
3 Priorice y seleccione las Actividades y Criterios a desarrollar. Para esto sigua tres criterios principales:
· Cuál es el valor generado para la entidad y para sus usuarios. Para esto piense cómo la tecnología aporta en el desarrollo de las actividades que su entidad realiza.
· Cuáles recomienda el Manual 3.1 por ser estratégicas. Reconózcalas por tener una estrella.
· Cuáles le aportan el porcentaje indicado para cumplir con la meta de cada año en cada uno de los Componentes.
• Recuerde que lo que su entidad ha implementado hasta le fecha cuenta y que su planeación de este año sigue siendo válida.
Pero tenga en cuenta que para una implementación óptima de la Estrategia es posible que requiera algunos ajustes.
.
4 Identifique cómo puede desarrollar las Actividades y cumplir con los Criterios que ha priorizado.
Para esto diríjase al ANEXO 1 y ubíquelas por Componente, allí encontrará la descripción de lo que debe hacer. Tenga en cuenta que algunos Criterios estan divididos en sub criterios, por lo que deberá cumplir con éstos para obtener el puntaje total.
• Identifique que cada Criterio cuenta con una lista de herramientas que usted puede utilizar relacionadas con temas como normatividad, lineamientos, metodologías y formatos entre otros.
Ese espacio también le indica si ese criterio tiene relación directa con otro en el Manual.
5 Si tiene dudas comuníquese con:
El Centro de Contacto Ciudadano a la línea 100 (desde Bogotá o dispositivos móviles)
Y al 018000 952525 (desde cualquier lugar del país).
6
Conclusiones: 6 Consejos para que logre implementar la Estrategia del Gobierno en Línea 3.1 en Colombia
99
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Reflexión: Cuál es la brecha entre lo que sabe y lo que hace?
Qué
Hacer?
Qué
Mantener?
Qué
Eliminar?
Qué
Reducir?
Qué
Aumentar?
Qué Hacer
Nuevo?
Cómo
Hacerlo? Con qué ? Dónde? Cuándo? Cuánto? Con Quién?
Para qué
Hacerlo? Para quién? Cómo Medir?
Cuál es el
resultado? Por qué?
Qué pasa si no
se hace?
100
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Marco Vinicio Lenci,
Consultor Gerencial
Cel. 310-5670604
Email: [email protected]
Skype: mvlsbs
Preguntas?
