Manuel Letterbox

Service Informatique

Reprographie Téléphonie GUIDE LETTERBOX

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Maarch LetterBox/Guide utilisateur




Sommaire

1 Se connecter à l'application

2 Enregistrement du courrier

2.1 Les différents modes d'enregistrement du courrier

2.1.1 L'enregistrement unitaire

2.1.2 L'enregistrement via Maarch ScanSnap Connector

2.1.3 L'enregistrement de masse

2.2 Les formulaires de qualification et d'enregistrements

2.2.1 Création d'une nouvelle affaire ?

2.2.2 Le type du courrier

2.2.3 Le sens du courrier

2.2.4 Émetteurs et expéditeurs

2.2.5 Service traitant et liste de diffusion

2.2.6 Particularité : les courriers sortants rattachés à une affaire

2.2.7 Et finalement, enregistrer le courrier !

3 Validation des courriers

4 Traitement du courrier

4.1 La bannette "Mes courriers à traiter"

4.2 Le formulaire de traitement

4.2.1 Liste des émetteurs

4.2.2 Les réponses !

4.2.3 Les redirections

4.2.4 Les annotations

4.2.5 Terminer le traitement de votre courrier

4.3 Les notifications

5 La fiche détaillée d'une affaire

6 Aperçu des bannettes

7 Trouver une affaire

7.1 Formulaire de recherche

7.2 L'enregistrement des recherches

8 Vue d'ensemble sur les statistiques

9 Gérer mon profil

9.1 Gestion des absences




Se connecter à l'application

Avant d'entrer dans Maarch LetterBox, vous devez vous connecter. Voici la page de

connexion :

Vous devrez saisir votre identifiant et votre mot de passe pour accéder à votre compte. Pour

vous connecter, cliquez sur le bouton "Envoyer".

Enregistrement du courrier

Il y a plusieurs modes d'enregistrement du courrier dans Maarch LetterBox

Les différents modes d'enregistrement du courrier

L'enregistrement unitaire

Ce mode est très utile pour de très faibles volumes de courrier à enregistrer.

Il s'agira généralement :

de pièce jointe d'emails,

de courriers sortants rédigés dans un logiciel de traitement de texte ou une solution

métier,

de réponses apportées aux courriers sortants,

du courrier interne,

des fax




C'est également dans ce mode qu'il sera possible d'enregistrer un courrier généré à partir d'un

modèle prédéfini (notes de services, etc...).

Si vous avez le droit d'enregistrer des courriers, vous pourrez y accéder en cliquant sur le lien

enregistrer un document sur la page d'accueil ou dans le "Menu".

L'enregistrement via Maarch ScanSnap Connector

Pour les petits volumes de courriers (jusqu'à une cinquantaine de courriers à enregistrer par

personne qui enregistre).

Ce procédé fonctionne avec tous les scanners capables de lancer un programme à l'issue du

scan. Maarch Scansnap Connector se charge alors d'envoyer le document scanné dans Maarch

LetterBox et ouvre le formulaire d'enregistrement.

L'enregistrement de masse

Ce mode permet d'injecter en une seule fois un grand nombres de courrier dans l'application

avec Maarch AutoImport.

Contrairement aux autres modes, on ne passe plus par le formulaire d'enregistrement : le

courrier est alors accessible dans la bannette des courriers à qualifier, où il sera possible de

renseigner leurs index.

Les formulaires de qualification et d'enregistrements

Ces deux écrans sont très semblables. Selon le mode d'enregistrement du courrier, ils ne

proposeront pas forcéments les mêmes champs, mais les index essentiels (emetteur, date

d'arivée, objet, affectation du traitement, etc.) se retrouvent dans les deux.

L'écran est divisé en deux parties :

la partie de gauche présente les champs de saisie des informations sur le courrier en

cours,

la partie de droite affiche l'image du document.

Seuls les champs de saisie lesz moins explicites seront détaillés ici, les autres vont de soi.

Création d'une nouvelle affaire ?

La première chose qui vous est demandée est si le courrier en cours d'enregistrement (ou de

qualification) doit créer une nouvelle affaire.

Si au contraire, il se rapporte à une affaire en cours, vous pouvez le rattacher à cette affaire.

Choisissez "non". Un formulaire vous est alors proposé pour rechercher l'affaire principale.




Le type du courrier

Vous devrez ensuite choisir le type du courrier en cours d'enregistrement.

C'est une donnée très importante. Entre autre c'est de ce type que dépend le calcul de la date

limite de traitement. En mode d'enregistrement unitaire, c'est également lui qui déterminera si

vous dvrez choisir le courrier fichier à indexer ou si vous pourrez générer le courrier à partir

d'un modèle.

Le sens du courrier

C'est là que vous pourrez choisir si il s'agit d'un courrier entrant ("arrivée") ou sortant

("départ").

Les index demandés par la suite seront différents selon le sens du courrier.

Émetteurs et expéditeurs

Vous pourrez ici renseigner, selon le cas, l'émetteur d'un courrier entrant ou l'expéditeur d'un

courrier sortant.

L'application gère une base d'émetteurs et d'expéditeurs. C'est ceux-ci vous seront proposés

dans le menu déroulant. Ces contacts sont plutôt des contacts qui vous écrivent de manière

très fréquente. Il s'agit juste d'un raccourcis pour éviter de ressaisir leurs information à chaque

fois.

Si le contact voulu n'est pas présent dans cette liste, vous aurez toujours la possibilité de les

définir.

Les contacts ainsi définis ne seront mémorisés que pour ces courriers. Cela évite d'une part d'éviter de surcharger cette base, et d'autre part d'éviter la présence de doublons ("Mairie de Nanterre", "Municipalité de Nanterre", "mairie de nanterre", etc...)

Dans le cas d'un courrier sortant, vous aurez également la possibilité de choisir un utilisateur

de Maarch en tant qu'expéditeur.

Service traitant et liste de diffusion

L'étape suivante consiste à choisir le service propriétaire du courrier, c'est le service traitant.

À chaque service traitant est affecté une liste de distribution. Celle du service choisi

s'affichera dans le cadre "liste de diffusion".

Dans cette liste de diffusion, le destinataire principal sera la personne chargée du traitement

de ce courrier : c'est dans la bannette des courriers à traiter de cette personne que s'affichera le

courrier. Les destinataires en copie pourront visualiser l'affaire, suivre son traitement, mais

n'auront pas à le traiter directement.




Vous pouvez modifier la liste de diffusion en cliquant sur le lien "modifier la liste de

diffusion" sous le cadre. Il vous sera alors possible de changer le destinataire principal et

d'éditer la liste des destinataires en copie. La liste d'utilisateurs peut être filtrée grâce aux

champs de recherche situés en haut de la fenêtre. Quand vous êtes satisfaits de la nouvelle

liste, cliquez sur valider pour l'enregistrer.

Les modifications de la liste de diffusion pour un courrier ne concernent que ce courrier et ne sont pas reportées sur la liste par défaut du service concerné

Particularité : les courriers sortants rattachés à une affaire

Lors de l'enregistrement, si vous choisissez de rattacher un courrier sortant à une affaire, un

autre choix vous sera proposé : vous pourrez choisir de rattacher le courrier en tant que

réponse plutôt qu'en tant que nouvelle pièce du dossier.

Et finalement, enregistrer le courrier !

Après avoir rempli le formulaire, vous aurez trois possibilités :

Faire entrer le courrier dans le circuit de traitement : cliquez sur "Enregistrer"

Envoyer le courrier en validation (seulement pour les nouvelles affaires) pour vérifier

les informations rentrées, donner des directives de traitement, etc...

tout annuler

Validation des courriers

Cette étape n'est pas forcément obligatoire, elle dépend du processus propre à chaque

organisation.




Elle permet au valideur...

de vérifier les informations saisies,

de donner des directives de traitement,

de modifier le service destinataire et la liste de diffusion (destinataire principal et

copies),

etc.




La personne en charge de la validation du courrier a accès à la liste des courriers à valider en

ouvrant la banette " Mes Courriers à valider" soit à partir de la page d'accueil, soit en

choisissant la bannette dans la barre de navigation.

Une fois le courrier validé, il rentre dans le processus de traitement.

Traitement du courrier

C'est là le cœur de l'activité courrier ! Vous pourrez accéder à la liste de vos courriers à traiter

à partir de la bannette "Mes courriers à traiter".

La bannette "Mes courriers à traiter"




Cette bannette affiche toutest les affaires que vous devrez traiter, quelque soit l'avancée de

leur traitement (commencé ou non, en retard ou non, etc.)

Vous pourrez ouvrir la page de traitement d'un courrier en cliquant sur sa ligne dans le

tableau.

Le formulaire de traitement

Ce formulaire contient toutes les informations nécessaires au traitement d'une affaire.

L'écran est séparée en deux parties :

la partie gauche contient le formulaire de traitement,

la partie droite contient le document numérisé et permet de consulter les autres

documents rattachés à l'affaire.




La première partie vous permet de consulter les infos saisies lors de l'enregistrement.

Liste des émetteurs

Quand vous cliquez sur le lien, une popup s'ouvre. celle-ci à deux fonctions :

Elle vous présente la liste des destinataires en copie de l'affaire,

Elle vous permet d'ajouter des destinataires en copie.

Dans le second cas une fenêtre similaire à celle de modification de la liste de diffusion

s'ouvrira. Elle vous permettra de choisir les utilisateurs de l'application à ajouter en copie.

Les réponses !

La gestion des réponses occupe la majeure partie du formulaire de traitement. Vous pourrez :

Spécifier quel type de réponse vous avez apporté à la demande (Fax, email, courrier,

etc.),

Déposer des notes de traitement,

Attacher une réponse, à partir d'un fichier disponible sur votre ordinateur (issu d'un

traitement de texte, d'une aplication métier...)




générer une réponse à partir d'un modèle (par exemple un accusé de réception ou une

réponse type)

Le nombre de réponse est illimité. Cela permet, par le jeu des redirection (voir ci-dessous),

d'aboutir à une réponse finale rédigée par plusieurs utilisateurs.

Les redirections

Les redirections vous permettent de faire circuler une affaire entre les utilisateurs, que ce soit

juste pour obtenir des informations supplémentaires, demander une validation de la réponse,

transférer l'affaire à un autre service pour répondre à une autre demande contenue dans le

même courrier, etc...

Selon les droits que vous a accordé l'administrateur et le paramétrage de l'application, vous

aurez la possibilité de rediriger soit vers un utilisateurs, soit vers un service, avec

éventuellement la possibilité de modifier la liste de diffusion de ce service.

Une troisième possibilité reste disponible, même en l'absence de droits de redirection : c'est la

redirection vers le service courrier. Elle permet, en cas d'erreur d'attribution du courrier (ce

n'est pas à vous de le traiter, mais vous l'avez reçu quand même). Le service courrier recevra

alors ces affaires dans une bannette spéciale : "retour affaires".

Les annotations

Tout au long du processus de traitement, vous pourrez, depuis le formulaire de traitement,

déposer des annotations sur l'affaire et lire celles qui ont été écrites. C'est un remplacement du

post-it.

Elle permettent, comme lors de la validation, de donner des directives de traitement,

d'expliquer pourquoi le traitement d'une affaire est au point mort (utile pour ceux qui sont en

copie), expliquer à la personne vers qui vous redirigez le courrier la raison pour laquelle vous

le lui transmettez, ou tout commentaire sur le courrier.




Tant que le courrier n'est pas clôt, vous aurez la possibilité d'éditer et de supprimer vos

propres annotations.

Selon le paramétrage de l'application, un email peut être envoyé aux destinataires de l'affaire

pour les informer d' l'ajout d'une note.

Terminer le traitement de votre courrier

Enfin, vous avez traité le courrier. vous avez le choix entre simplement enregistrer les

modifications et reprendre le traitement plus tard, ou clore l'affaire.

Une fois l'affaire close, plus aucune modification ne peut être apportée à l'affaire. Si cela est

vraiment nécessaire, il est alors possiqble de demander à un administrateur de la réouvrir (voir

ci-dessous).

Les notifications

Selon le paramétrage de l'administration, vous pourrez recevoir jusqu'à trois alertes pour un

courrier :

La notification de courrier à traiter, le courrier vient d'être enregistré,

La relance, pour vous rappeler que la date limite de traitement approche,

L'alerte de retard, la limite est passée, vous devez terminer le traitement de l'affaire au

plus vite.

La fiche détaillée d'une affaire

Vous retrouvez dans la page de détails toutes les informations entrées lors de l'enregistrement

et lors du traitement :

les informations de l'affaires,

pièces jointes et réponses apportées,

les annotations de l'affaire,

historique de l'affaire.




En bas de page, vous aurez accès aux différentes actions que vous avez le droit de réaliser sur

l'affaire. Le bouton "imprimez la fiche détail" vous permet d'avoir une mise en page plus

agréable que si vous utilisiez la fonction imprimer de votre navigateur.

Aperçu des bannettes

Les bannettes sont au cœur de l'application. C'est en effet le couple bannettes/redirection qui

permet la circulation des courriers au sein de l'organisation.

Ce sont des vues sur la base documentaire : les documents qui y apparaissent sont

sélectionnés selon certains de leurs index (statut, destinataire, etc...). Les possibilités sont

quasiment infinies. Selon le paramétrage de l'application, vous pouvez avoir accès à plusieurs

bannettes.

Parmi celles définies par défaut dans Maarch LetterBox :




Mes courriers à traiter : c'est la liste des courriers que vous devez traiter (voir

Traitement du courrier).

Mes courriers à valider : ce sont les courriers entrants qui vous ont été envoyés pour

validation (voir Validation des courriers).

Courriers en retard : il s'agit de vos courriers en retard de traitement. Ils sont donc à

traiter en priorité.

Mes courriers en copie : Ces courriers vous ont été envoyés pour information. Vous

pourrez suivre l'avancée de leur traitement grâce à cette bannette.

Services autorisés : c'est une bannette de pilotage. Elle permet de voir les courriers

dans présents dans l'application par statut (en cours de traitement, en retard, etc.) et par

services (seulement ceux que vous êtes autorisés à voir.)

Courriers sortants : ce sont toutes les affaires sortantes que vous avez enregistré.

Retour affaires : cette bannette est destinée au service courrier. Tous les utilisateurs

ont la possibilité de rediriger leur courrier vers le service courrier en cas d'erreur

d'aiguillage. C'est ici que ces courriers arrivent.

Courriers à qualifier : suite à un import de masse, Les informations relatives aux

courriers doivent être renseignées. C'est ici que ça se passe (voir Les formulaires de

qualification et d'enregistrements)

Trouver une affaire

Formulaire de recherche

Le formulaire de recherche vous permet de retrouver facilement un courrier à partir d'un de

ses index.




Initialement, seuls les champs de recherche les plus courants sont affichés. Vous pouvez

cependant ajouter des critères plus spécifiques grâce au menu déroulant "ajouter des critères".

L'enregistrement des recherches

Si vous effectuez souvent la même recherche, vous avez la possibilité de sauvegarder les

critères de recherche et leurs valeurs associées.

Pour faire cela, dans la liste de résultats, cliquez sur le bouton "enregistrez ma recherche",

donnez-lui un nom et validez. Vous pourrez par la suite la recharger à partir du formulaire de

recherche.




Vue d'ensemble sur les statistiques

Le lien "Statistiques" du menu permet de visualiser les différentes statistiques proposées dans

Maarch LetterBox. L'accès aux statistiques est un droit particulier, par défaut les simples

agents n'y ont pas accès. Toutes les statistiques sont dynamiques, c'est-à-dire qu'elles sont

calculées en temps réel en fonction des données disponibles dans la base de données et des

options que vous choisissez.

Exemple d'histogramme :




Exemple de camemberts :

Les statistiques disponibles actuellement sont les suivantes :




Délai moyen de traitement par type d'affaire (histogramme)

Typologie des affaires arrivées par période (camembert)

Typologie des affaires traitées par service (un camembert par service)

Evolution du délai moyen de traitement des affaires (courbes)

Volume d'affaires par service (histogramme)

Volume des affaires en retard du jour par service (histogramme)

Les statistiques sont calculées à la volée, elles sont donc constamment remises à jour. Chaque

graphique est une image facilement copiable et intégrable dans n'importe quel document

Word ou PowerPoint.

Gérer mon profil

La page profil vous permet de modifier vos informations personnelles telles que :

Le nom

Le prénom

Votre adresse mail

Votre numéro de téléphone

Votre fonction

Votre mot de passe

La partie droite du document vous informe sur vos services autorisés.

La partie inférieur vous indique le type et le nombre d'actions effectuées dans la journée de

travail.




Vous pourrez aussi, via cette page, gérer vos absences, redirigeant ainsi vos documents vers

un autre utilisateur.

Gestion des absences

Vous pouvez rediriger automatiquement les affaires qui pourraient vous être attribuées durant

vos congés vers une personne de votre service.

Pour ce faire, placez-vous sur « Menu » puis sélectionnez « Mon Profil ». Dans la nouvelle

fenêtre cliquez sur « Gérer mes absences ».

Attention : cette manipulation est à effectuer juste avant de quitter Maarch LetterBox

car la redirection va couper votre connexion.

La fenêtre suivante vous demandera de sélectionner la personne de votre choix :

Cliquez sur la première lettre du nom de la personne que vous avez choisie. La liste des

utilisateurs correspondants apparaitra.

Cliquez ensuite sur le bouton correspondant à ligne de la personne désignée. Le nom

s’affichera alors dans la liste « rediriger vers ». Puis valider votre choix en cliquant sur le

bouton .

Vous êtes alors automatiquement déconnecté de votre session et pouvez fermer votre fenêtre

internet.

A votre retour de congés, connectez-vous normalement. Un message d’avertissement

apparaitra alors pour vous indiquer qu’une gestion d’absence est activée :




Cliquez sur « continuer » ce qui désactivera la redirection.

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