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MANUAL DE GESTIN OPERATIVO DELVICERRECTORADO ACADMICOCOORDINACIN DE BIBLIOTECA

MANUAL OPERATIVO DE LA COORDINACIN DE BIBLIOTECADE LA UMC

2008

MANUAL OPERATIVO DE LA BIBLIOTECA AL FUENMAYOR RUIZ


Fecha: Marzo 2008AUTORIZACIN

A partir de la presente fecha se autoriza la utilizacin del Manual de gestin de Calidad (MAN-VAC-BIB-001) de este servicio bibliotecario. El documento esta constituido por La lista maestra de lasnormas internacionales y nacionales, de las formas, registros, procesos y procedimientosdesarrollados en este servicio.Cualquier cambio o modificacin que un usuario considere necesario efectuar a dicho documentodebe notificarlo al Coordinador de Gestin de la Calidad y el Coordinador de la Biblioteca quienesson los nicos autorizados para realizarlos.

Queda responsable del presente manual el Coordinador de la Biblioteca, quin se convierte en elguardin y custodio del mismo.

Revisado por:

Lic. Belkis CorderoCoord. De Biblioteca

Autorizado por:

Vctor MolinaVicerrector Acadmico



Fecha: Marzo 2008INTRODUCCIN

El presente manual operativo, es una segunda edicin del Manual Operativo de la Biblioteca, debidoa que se estn realizando ajustes en los formatos, editados por la Coordinacin de Calidad de laUMC, tiene como propsito brindar una visin general del funcionamiento diario de la Biblioteca AlFuenmayor Ruiz, un servicio dirigido de a la Comunidad Universitaria y a usuarios de la comunidaden general.

La Biblioteca Al Fuenmayor Ruiz de la UMC, es una unidad de informacin adscripta linealmente alVicerrectorado Acadmico, nuestra misin es apoyar las actividades acadmicas, de investigacin yextensin de la comunidad universitaria, con los recursos tecnolgicos, de informacin y humanosque posee.

La prestacin de servicio de la biblioteca esta regida por un reglamento que permite regular laprestacin de los servicios que ofrece, de all que el presente manual describe todas las actividadesque se desarrollan en este servicio tomando en consideracin dicho reglamento.



TITULO:

Manual Operativo de la Biblioteca Al Fuenmayor Ruiz (MAN-VAC-BIB-001)

ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIN:

Este documento ha sido elaborado siguiendo los lineamientos emanados de la Coordinacin deCalidad de la Universidad Nacional Experimental Martima del Caribe y esta enlazado con laspolticas y objetivos de calidad del Sistema de Gestin de la Calidad de la organizacin y elreglamento interno que rige esta biblioteca para ser aplicado en la prestacin de los servicios deinformacin para apoyar la docencia, la investigacin y los cursos de extensin de esta universidad.

EMISIN DEL MANUAL OPERATIVO:

El Vicerrector de la Universidad Nacional Experimental del Caribe revis y aprob la segundaedicin de este manual, el cual lleva como cdigo: MAN-VAC-BIB-001 y se estableci como fechade vigencia Marzo del 2008.

Este manual esta constituido por las siguientes partes:

oooo

Listas Maestras de documentos, formas, registros, procedimientos y procesosProcedimientos utilizados en el funcionamiento de la BibliotecaProcesos utilizados en el funcionamiento de la BibliotecaCopias de formas y registros utilizados en el funcionamiento diario del servicio bibliotecario.

Toda la documentacin queda establecida por medio de las siguientes firmas:

Revisado Por

Lic. Belkis CorderoCoordinadora de Biblioteca

Autorizado por:

Prof. Vctor MolinaVicerrector Acadmico

SIPNOSIS:

La transformacin de la Escuela Nutica de Venezuela en Universidad Nacional Experimental delCaribe se hace realidad el 7 de Julio del 2000, esto trajo consigo la necesidad de dar paso a laintroduccin de servicios estudiantiles que se ajustaran a la nueva demanda estudiantil y queadems cumplieran con los parmetros establecidos por los organismos rectores de la EducacinSuperior, considerando esto se emprendi la tarea de conformar y desarrollar las colecciones demateriales bibliogrficos y no bibliogrficos necesarios para satisfacer las necesidades deinformacin de las carreras ofertadas, haciendo nfasis en el rea martima, por ser nuestra rea



de exclusiva competencia y en donde debemos ser referencia tanto a nivel nacional comointernacional.A finales del ao 2001, se comienzan a dar los primeros pasos de transformacin de la Biblioteca,se logra asignar personal especializado en el rea de la informacin, se asigna presupuesto parainiciar la actualizacin de las colecciones, las cuales se someten a procesos tcnicos normalizadosinternacionalmente.Para el ao 2002, dentro del proceso de automatizacin y aplicacin de tecnologas de informacinque se esta desarrollando en la Universidad, se propuso la necesidad de adquirir un software degestin documental, que permitiera atender las necesidades de gestin y operacin de la Biblioteca,con el fin de optimizar los recursos e iniciar la produccin de productos propios en la red, esentonces cuando se adquiere el software Documanager un producto que permite gestionar todo losprocesos de biblioteca, se destaca el catlogo en lnea el cual se pueden acceder a travs deInternet y permite que nuestros usuarios puedan consultar de manera remota a nuestra coleccinhasta el nivel de ndices, gestin de prstamos tanto en sala como circulante, controles estadsticosde movimientos de obras e ingreso a la base de datos.

Objetivo General:

Apoyar al Estudiantado, Profesores e Investigadores de la Universidad con informacin relevante,rpida y oportuna a travs de servicios cnsonos con una Biblioteca Universitaria Especializada.

Objetivos Especficos:

1.02.03.0

Desarrollar de manera permanente programas de formacin de usuariosNormalizar tcnicamente las colecciones de la biblioteca.Automatizar los procesos de gestin bibliotecaria.

FUNCIONAMIENTO DE LA COORDINACIN DE BIBLIOTECA:

La Coordinacin de Biblioteca tiene como funcin principal garantizar el desarrollo de las actividadestcnicas y administrativas de las Unidades de Informacin de la UMC. Sus funciones abarcan labiblioteca de la sede de Pregrado, Al Fuenmayor Ruiz, ubicada en Catia La Mar y la de Postgrado,Moros Parada ubicada en la Direccin de Investigacin y Postgrado, en Los Palos Grandes, Caracas.

La Biblioteca Al Fuenmayor Ruiz, esta constituida de la siguiente manera:

Coordinacin de Biblioteca:

o

oo

Dirige y coordina las actividades tcnicas y administrativas de las Unidades deInformacin de la UMC.Supervisa las tareas del personal a su cargo.Coordina el inventario general de los bienes de la Biblioteca o Centro de Informacin y

Documentacin.



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o

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o

o

o

ooo

Evala al personal a su cargo.Promueve programas de Adiestramiento para el Personal a su cargo.Planifica los programas a desarrollar por la Biblioteca a su cargo y vela por la ejecucinde los mismos.Coordina y supervisa la elaboracin tcnica de catlogos, ndices bibliogrficos,resmenes de artculos y otras publicaciones.Determina los sistemas y polticas para la ejecucin de los procesos tcnicos yadministrativos.Elabora y modifica los estatutos y reglamentos manuales de sistemas y procedimientosde las Bibliotecas y/o Centro de Informacin y Documentacin.Mantiene contacto con Bibliotecas y/o Centro de Informacin y Documentacin a nivelnacional e internacional para realizar intercambio de material bibliogrfico y deexperiencias.Mantiene contacto con editoriales, libreras e instituciones afines tanto nacionales comoextranjeras, para mantener actualizada la Biblioteca y/o Centro de Informacin yDocumentacin.Determina sistemas y polticas para la coleccin bibliogrfica.Prepara el proyecto de presupuesto anual.Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.

Unidad de Procesos Tcnicos:

o

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oo

Se encarga de organizar, normalizar y realizar el procesamiento tcnico del materialbibliogrfico de la Biblioteca, a fin de ponerlo al servicio de los usuarios. Esteprocesamiento implica tanto labores manuales como automatizadas, tales comoclasificacin y catalogacin de los libros e ingreso y mantenimiento de los registrosbibliogrficos de la base de datos Documanager.Lleva controles estadsticos de los ingresos a la base de datos mensualmente.Lleva el control de los materiales ingresados por los diferentes conceptos: compra,donacin y canje de libros.Llevar control de inventario del fondo bibliogrfico y no bibliogrfico.Participa en la poltica de formacin de colecciones de las unidades de informacin

Unidad de Atencin al Usuario:

o

oo

Esta Unidad se encarga de brindar Informacin a los usuarios sobre la Biblioteca y susservicios, brinda asesoramiento sobre dnde y cmo localizar la informacin y da asistenciaen el manejo de las fuentes consultadas: catlogo en lnea de la Biblioteca y bases dedatos.Lleva los controles estadsticos de usuarios atendidos y obras consultadas mensualmente.Formacin de usuarios de la Biblioteca.



o

Participar en la realizacin del inventario general de la biblioteca.

FUNCIONES DEL PERSONAL DE LA COORDINACIN DE BIBLIOTECA:

Desde el punto de vista de la conformacin del personal de la biblioteca, esta conformada por elCoordinador de Biblioteca, Supervisor de Biblioteca, Asistente de Biblioteca y Auxiliar de Biblioteca,cuyas funciones son las siguientes:

Coordinador de Biblioteca:Dirige y coordina las actividades tcnicas y administrativas de una Biblioteca o Centro deInformacin y Documentacin.

Orienta a los usuarios en el manejo y uso de las fuentes de informacin.

Supervisa las tareas del personal a su cargo.

Coordina el inventario general de los bienes de la Biblioteca o Centro de Informacin yDocumentacin.

Evala al personal a su cargo.

Califica al personal a su cargo.

Promueve programas de Adiestramiento para el Personal a su cargo.

Elabora el proyecto de necesidades de la Biblioteca y/o Centro de Informacin yDocumentacin.

Planifica los programas a desarrollar por la Biblioteca a su cargo y vela por la ejecucin delos mismos.

Coordina y supervisa la elaboracin tcnica de anuncios, catlogos, ndices bibliogrficos,resmenes de artculos y otras publicaciones.

Promueve planes de informacin para los usuarios, a fin de aumentar el nmero de lectoresy dar publicidad a la Biblioteca y/o Centro de Informacin y Documentacin y al materialdisponible.

Determina los sistemas y polticas para la ejecucin de los procesos tcnicos yadministrativos.

Elabora y modifica los estatutos y reglamentos manuales de sistemas y procedimientos delas Bibliotecas y/o Centro de Informacin y Documentacin.

Mantiene contacto con Bibliotecas y/o Centro de Informacin y Documentacin a nivelnacional e internacional para realizar intercambio de material bibliogrfico.

Vela por el cumplimiento de los estatutos y reglamentos vigentes.



Mantiene contacto con editoriales, libreras e instituciones afines tanto nacionales comoextranjeras, para mantener actualizada la Biblioteca y/o Centro de Informacin yDocumentacin.

Atiende consultas de carcter tcnico.

Disea programas tcnicos de orientacin al pblico, respecto al contenido del materialbibliogrfico existente en la Biblioteca y/o Centro de Informacin y Documentacin.

Participa con trabajos editados por la Biblioteca, en eventos nacionales e internacionales,representando a la misma.

Decide la adquisicin de material bibliogrfico y equipo para la Biblioteca y/o Centro deInformacin y Documentacin.

Determina sistemas y polticas para la coleccin bibliogrfica.

Prepara el proyecto de presupuesto anual.

Administra los recursos financieros generados y asignados a la Biblioteca y/o Centro deInformacin y Documentacin.

Elabora la memoria y cuenta de la unidad a su cargo.

Opera el microcomputador para accesar informacin.

Realiza bsquedas bibliogrficas en base de datos, manuales y automatizadas, nacionales einternacionales.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por

la organizacin.

Supervisor de Biblioteca:

Evala al personal a su cargo.

Supervisa actividades del personal a su cargo.

Controla la asistencia del personal a su cargo.

Adiestra al personal en las normas y tcnicas establecidas para el proceso y ordenamientodel material bibliogrfico.

Orienta al usuario sobre los servicios de la Biblioteca y/o Centro de Informacin yDocumentacin, manejo del fichero y material existente en la misma.

Atiende consultas de carcter tcnico.

Analiza artculos de publicaciones peridicas.



Participa con el Consejo de Biblioteca, en la planificacin del proyecto de necesidades de laBiblioteca y/o Centro de Informacin y Documentacin.

Selecciona y recomienda la adquisicin del material bibliogrfico y equipo para la Bibliotecay/o para el Centro de Informacin y Documentacin.

Procesa tcnicamente el material bibliogrfico.

Supervisa y participa en la elaboracin tcnica de boletines, catlogos e ndicesbibliogrficos.

Lleva control de obras procesadas.

Actualiza el Kardex sobre las publicaciones.

Elabora lista de bibliografas recomendadas.

Vela por la conservacin y restauracin del material bibliogrfico.

Opera el microcomputador para accesar la informacin contenida en el mismo ysuministrarla al usuario de la Biblioteca y/o Centro de Informacin y Documentacin deacuerdo a sus requerimientos.

Lleva control estadstico de obras consultadas y de usuarios atendidos.

Participa en el inventario general de la unidad.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos porla organizacin.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.

Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.

Asistente de Biblioteca:

Orienta al usuario sobre el servicio y manejo del catlogo pblico y el fichero.

Distribuye el material bibliogrfico que va a los diferentes departamentos.

Cataloga el material bibliogrfico segn el sistema de clasificacin SDD

Participa en la elaboracin tcnica de catlogos, boletines e ndices bibliogrficos, anuariosy otras publicaciones similares.

Asigna materias segn clasificacin de la la Tabla de Encabezamiento de Materias

Codifica y sella el material bibliogrfico que ingresa a la Biblioteca o Centro de Informacin

y Documentacin.



Coloca nmero de inventario

Pega etiquetas, tarjetas y bolsillos.

Transcribe las fichas faltantes en el catlogo pblico o ficheros.

Recibe publicaciones peridicas.

Restaura material bibliogrfico existente en la unidad.

Elabora estadsticas de usuarios del servicio.

Lleva el control del material bibliogrfico procesado.

Elabora solvencias de biblioteca.

Participa en el inventario general de la Biblioteca o Centro de Informacin yDocumentacin.

Transcribe datos bibliogrficos en equipos de computacin.

Accesa informacin bibliogrfica en el microcomputador y la suministra al usuario segn susrequerimientos.




Auxiliar de Biblioteca:

Suministra al usuario informacin sobre el uso del servicio, manejo del catlogo pblico ofichero y sobre el material existente.

Recibe del usuario solicitud de prstamo de material bibliogrfico.

Entrega al usuario el material bibliogrfico solicitado.

Recibe del usuario el material bibliogrfico devuelto.

Mantiene ordenado el material bibliogrfico en la estantera.

Controla segn las normas establecidas, el material bibliogrfico solicitado en prstamo.

Recibe las solicitudes de carnets.

Ordena segn nmero de Cdula de Identidad los carnets plastificados.



Recibe del usuario solicitud de solvencias de Biblioteca.

Entrega al usuario solvencia de Biblioteca.

Vela por el orden y disciplina del saln de lectura.

Realiza inventario general de la Biblioteca.

Remite material bibliogrfico a usuarios que lo soliciten telefnicamente a travs deagencias de envo.

Aplica sanciones a usuarios morosos.

Transcribe y accesa informacin bibliogrfica operando un microcomputador.




ORGANIZACIN TCNICA DE LA BIBLIOTECA:

La biblioteca esta organizada bajo el Sistema Decimal Dewey (SDD), es un sistema declasificacin de bibliotecas, desarrollado por Melvil Dewey, basado en la ordenacin delconocimiento a travs de dgitos, a un grupo principal se le asigna un dgito, del 0 al 9, y a cadanivel que deba ser creado dentro del grupo se le aade un nuevo dgito.Adems, adems se utiliza la Tabla del Cutter, en su versin Sanborn, que es una combinacinalfabtica del apellido del autor con nmeros, la combinacin del SDD, el cutre, el ao de edicindel libro y el nmero de volumen y ejemplar permiten que se almacenamiento correctamente loslibros en la estanteras.

Desde el punto de vista tcnico tambin es importante considerar la catalogacin de los libros, paralo estamos regidos por las Tablas de Encabezamiento de Materia, de la Biblioteca Josngel Arango, de Santa Fe de Bogot, la cual permite asignar palabras claves a cada ttulo conel fin de garantizar su rpida recuperacin, de igual manera se manejan las Reglas deCatalogacin Angloamericana, que son las que permiten una descripcin exhaustiva de loslibros, con el fin de poder conformar catlogos de consulta que permitan a los usuarios larecuperacin inmediata de la informacin.Es importante mencionar que desde el punto de vista de clasificacin y catalogacin, la BibliotecaAl Fuenmayor Ruiz, se encuentra manejada bajo estndares internacionales, lo cual le permitemanejar la informacin de manera normalizada.



LISTAS MAESTRAS



Pg.: 1/2Fecha: 11/03/08Cambio: 00PRO-REC-CAL-001FORMULARIO: 001 CAL

LISTA MAESTRA DE NORMAS NACIONALES E INTERNACIONALES

MANUAL OPERATIVO DE LA BIBLIOTECA AL FUENMAYOR RUIZIDENTIFICACIONPROCEDENCIAUSOESPECIFICOEDICINRGANOEMISORUBICACINFISICA DELDOCUMENTOFECHA DEVIGENCIAREGLAMENTO DE LABIBLIOTECA CAP./ALT.AL FUENMAYOR RUIZCONSEJOUNIVERSITARIO DELA UMCNormativaInternaNormas de usode los serviciosque ofrece laBibliotecaEn procesoConsejoUniversitario de laUMCBibliotecaACTUALLEY DE UNIVERSIDADESCONGRESO DE LAREPUBLICANormativaExternaGaceta OficialExtraordinaria1.42908/09/1970AsambleaNacionalBibliotecaENREVISIONCONSTITUCINBOLIVARIANA DEVENEZUELACONGRESO DE LAREPUBLICANormativaExternaGaceta Oficial5.45324/03/2000AsambleaNacionalBibliotecaACTUALREGLAS DECATALOGACIONANGLOAMERICANASAMERICAN LIBRARYASSOCIATIONNormativaExterna1997AMERICANLIBRARYASSOCIATIONBibliotecaACTUAL



MANUAL OPERATIVO DE LA BIBLIOTECA AL FUENMAYOR RUIZSISTEMA DECIMAL DEWEYON LINE COMPUTERLIBRARY CENTER,INC.NormativaExterna2000ON LINECOMPUTERLIBRARY CENTER,INCBibliotecaACTUALLISTA DEENCABEZAMIENTO DEMATERIAS PARABIBLIOTECASBIBLIOTECA LUISANGELARANGO(SANTA FEDE BOGOTA,COLOMBIA)NormativaExterna1997ROJAS EBERHARDEDITORESBibliotecaACTUALCUTTER THREE FUGUREAUTHOR TABLELIBRARY OFCONGRESSNormativaExterna1969AMERICANLIBRARYASSOCIATIONBibliotecaACTUALGACETA UNIVERSITARIAUNIVERSIDADMARITIMA DELCARIBENormativaInterna2001(Ago-Dic.)UNIVERSIDADMARITIMA DELCARIBEBibliotecaACTUALREGLAMENTOESTUDIANTILCONSEJOUNIVERSITARIO DELA UMCNormativaInterna2003(30 de Julio)UNIVERSIDADMARITIMA DELCARIBE.BibliotecaACTUAL


Pg.: 1/2Fecha: 11/03/08Cambio: 00PRO-REC-CAL-001FORMULARIO: 001 CALLISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS-REGISTROS

MANUAL OPERATIVO DE LA BIBLIOTECA AL FUENMAYOR RUIZREQUISITODESCRIPCINDEL REGISTROUBICACINTIEMPO DERETENCIN/DESTINO/FINALRESPONSABLEIDENTIFICACIN7.2ESTADISTICAS DEMATERIASCONSULTADAS ENSALACOORDINACIN DEBIBLIOTECA2 AOS/ARCHIVO SEMI-ACTIVOCOORDINACIN DEBIBLIOTECAREG-VAC-BIB-0017.2ESTADISTICAS DEUSUARIOSATENDIDOS ENSALACOORDINACIN DEBIBLIOTECA2 AOS/ARCHIVO SEMI-ACTIVOCOORDINACIN DEBIBLIOTECAREG-VAC-BIB-0027.2REPORTEMATERIASCONSULTADASPOR PRESTAMOCIRCULANTECOORDINACIN DEBIBLIOTECA2 AOS/ARCHIVO SEMI-ACTIVOCOORDINACION DEBIBLIOTECAREG-VAC-BIB -0037.2REPORTEUSUARIOSATENDIDOS PORPRESTAMOCIRCULANTECOORDINACIN DEBIBLIOTECA2 AOS/ARCHIVO SEMI-ACTIVOCOORDINACIN DEBIBLIOTECAREG-VAC-BIB -004



MANUAL OPERATIVO DE LA BIBLIOTECA AL FUENMAYOR RUIZCLUSULA ISO9001DESCRIPCIN DELREGISTROUBICACINTIEMPO DERETENCIN/DESTINO/ FINALRESPONSABLEIDENTIFICACIN8.1INVENTARIO DECOLECCINBIBLIOGRFICAPERSONAL DELABIBLIOTECA2 AOS/ ARCHIVOSEMI-ACTIVOCOORDINACIN DEBIBLIOTECAREG-VAC-BIB -0068.1LIBRO DEINVENTARIOCOORDINACIN DEBIBLIOTECAPERMANENTECOORDINACIN DEBIBLIOTECAREG-VAC-BIB -0078.1COORDINACIN DEBIBLIOTECABIANUALCOORDINACIN DEBIBLIOTECAREG-VAC-BIB -0088.1IINVENTARIO DECOLECCINBIBLIOGRAFICADESINCORPORADACOORDINACIN DEBIBLIOTECA2 AOS/ ARCHIVOSEMI-ACTIVOCOORDINACIN DEBIBLIOTECAREG-VAC-BIB -005


Pg.: 1/2Fecha: 11/03/08Cambio: 00PRO-REC-CAL-001

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS-PROCESOS


FORMULARIO: 001 CALCODIGO DELDOCUMENTONOMBRE DELDOCUMENTOFECHA DEPUBLICACIONNO. DECAMBIOFECHA DECAMBIORESPONSABLEDE APROBACIONUSUARIODELDOCUMENTOUBICACINFISICA DELDOCUMENTOPSO-VAC-BIB-001PRESTAMO EN SALAMARZO-2008---------------------------------------COORDINACINDE BIBLIOTECAUSUARIOSLDE LABIBLIOTECACOORDINACINDE BIBLIOTECAPSO-VAC-BIB-002PRESTAMO CIRCULANTEMARZO-2008COORDINACINDE BIBLIOTECAUSUARIOSLDE LABIBLIOTECACOORDINACINDE BIBLIOTECAPSO-VAC-BIB-003DEVOLUCION DE LIBROSMARZO-2008COORDINACIONDE BIBLIOTECAUSUARIOSLDE LABIBLIOTECACOORDINACINDE BIBLIOTECAPSO-VAC-BIB-004PROCESOS TECNICOS:CATALOGACIN YCLASIFICACINMARZO-2005001MARZO-2008COORDINACINDE BIBLIOTECAPERSONAL DELABIBLIOTECACOORDINACINDE BIBLIOTECAPSO-VAC-BIB-005INVENTARIOCOORDINACINDE BIBLIOTECAPERSONAL DELABIBLIOTECACOORDINACINDE BIBLIOTECAPSO-VAC-BIB-006DEVOLUCIN DE LIBROSAUTOMATIZADOMARZO-2008COORDINACINDE BIBLIOTECAPERSONAL DELABIBLIOTECACOORDINACINDE BIBLIOTECA


MANUAL OPERATIVO DE LA BIBLIOTECA AL FUENMAYOR RUIZPSO-VAC-BIBI-007PRESTAMO SALAAUTOMATIZADOMARZO-2008COORDINACINDE BIBLIOTECAPERSONAL DELABIBLIOTECACOORDINACINDE BIBLIOTECAPSO-VAC-BIBI-008PRESTAMO EN CIRCULANTEAUTOMATIZADOCOORDINACINDE BIBLIOTECAPERSONAL DELABIBLIOTECACOORDINACINDE BIBLIOTECA


Pg.: 1/2Fecha: 11/03/08Cambio: 00PRO-REC-CAL-001FORMULARIO: 001 CALLISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS-PROCEDIMIENTOS

MANUAL OPERATIVO DE LA BIBLIOTECA AL FUENMAYOR RUIZCODIGO DELDOCUMENTONOMBRE DEL DOCUMENTOFECHA DEPUBLICACIONNO. DECAMBIOFECHA DECAMBIORESPONSABLE DEAPROBACIONUSUARIODELDOCUMENTOUBICACINFISICA DELDOCUMENTOPRO-VAC-BIB-001PRESTAMO EN SALAENERO -2002COORDINACIN DEBIBLIOTECAUSUARIOSLDE LABIBLIOTECACOORDINACIN DEBIBLIOTECAPRO-VAC-BIB-002PRESTAMO CIRCULANTEJUNIO-2002COORDINACION DEBIBLIOTECAUSUARIOSLDE LABIBLIOTECACOORDINACIN DEBIBLIOTECAPRO-VAC-BIB-003DEVOLUCION DE LIBROSJUNIO-2002COORDINACIN DEBIBLIOTECAPERSONAL DELABIBLIOTECACOORDINACIN DEBIBLIOTECAPRO-VAC-BIB-004PROCESOS TECNICOS:CATALOGACIN YCLASIFICACINDICIEMBRE-2001COORDINACIN DEBIBLIOTECAPERSONAL DELABIBLIOTECACOORDINACIN DEBIBLIOTECA


Pg.: 2/2Fecha: 11/03/08Cambio: 00

Artculo I.

PRO-REC-CAL-

001FORMULARIO: 001 CALLISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS-PROCEDIMIENTOS

MANUAL OPERATIVO DE LA BIBLIOTECA AL FUENMAYOR RUIZCODIGO DELDOCUMENTONOMBRE DEL DOCUMENTOFECHA DEPUBLICACIONNO. DECAMBIOFECHA DECAMBIORESPONSABLEDEAPROBACIONUSUARIODELDOCUMENTOUBICACINFISICA DELDOCUMENTOPRO-VAC-BIB-005INVENTARIOCOORDINACINDE BIBLIOTECAPERSONAL DELABIBLIOTECACOORDINACIN DEBIBLIOTECAPRO-VAC-BIB-006DEVOLUCIN DE LIBROSAUTOMATIZADOENERO-2004COORDINACINDE BIBLIOTECAPERSONAL DELABIBLIOTECACOORDINACIN DEBIBLIOTECAPRO-VAC-BIBI-007PRESTAMO SALAAUTOMATIZADOENERO -2004COORDINACINDE BIBLIOTECAPERSONAL DELABIBLIOTECACOORDINACIN DEBIBLIOTECAPRO-VAC-BIBI-008PRESTAMO CIRCULANTEAUTOMATIZADOENERO -2004COORDINACINDE BIBLIOTECAPERSONAL DELABIBLIOTECACOORDINACIN DEBIBLIOTECA


PROCESOS

MANUAL OPERATIVO DE LA COORDINACIN DE BIBLIOTECA


Pg. 1/2Fecha:11/03/2008Cambio:00PRO-VAC-BIB-001FORMA:001CALDESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCESO: PRSTAMO EN SALA (MANUAL)

1.0

2.0

3.0

4.0

PROPSITO:Servicio de prstamo interno, que permite la consulta de libros dentro del recinto de labiblioteca, se establecen pautas para su prestacin.

ALCANCE:Aplicable todos los usuarios que asistan a la biblioteca.

RESPONSABILIDAD DE AUTORIDAD:Coordinacin de Biblioteca.Comunidad Universitaria.Comunidad en GeneralDESCRIPCIN DEL PROCESO:

ENTRADAUsuariosTRANSFORMACIN:1.- El usuario solicita la obra o tema a consultar2.- El funcionario de la biblioteca busca la obra, si no esta notifica al usuario, si se encuentra, laobra el usuario llena la ficha de prstamo en sala3.-El usuario le entrega la ficha a el funcionario, con su documento de identificacin.4.-El funcionario verifica los datos de la ficha, si no estn completos le notifica al usuario, siesta completa, el funcionario, revisa la obra, firma la ficha y la entrega al usuario.5.- El funcionario archiva la ficha y el documento del usuario, en el fichero por orden alfabtico.6.- El usuario consulta la obra7.- El usuario entrega la obra consultada8.-El funcionario verifica el estado de la obra, si no se encuentra en buen estado, notifica alusuario y aplica sanciones, si esta en buen estado, coloca el sello devuelto a la ficha y entregadocumento de identificacin al usuario.9.- El funcionario coloca el libro para ser intercalado en la estantera.SALIDALibro ConsultadoUsuario Atendido



Pg. 2/2Fecha: Fecha: 11/03/2008Cambio:00PSO-VAC-BIB-001FORMA:001CALDESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCESO: PRSTAMO EN SALA (MANUAL)

5.0

6.0

7.0

8.0

9.0

DEFINICIONES

REFERENCIAS

REGISTROS

ANEXOS:Flujograma

REGISTROS DE CAMBIOS

MANUAL OPERATIVO DE LA COORDINACIN DE BIBLIOTECAUBICACIN DELCAMBIO/SECCIN/PAGNATURALEZA DEL CAMBIOFECHA DELCAMBION DEL CAMBIO


PROCESO: PRSTAMO EN SALA (MANUAL)

ENT RAD A/USU AR IO T R AN SFO R M AC I NBIBLIO T EC AR IOINICIO

Fecha: 11/03/2008Cambio:00PSO-VAC-BIB-001SALID A

U SU ARIOSO LICIT ALIBR O

R EC IB ES O LIC IT UD

NO TIFIC A

NO

B US CA LAO B RA

SILLE N A FICH A(FO R M A 001-B IB )P O R DU P LICA D O

E N TRE G A FICH A

C O N DO C U M EN TODEID EN TIFICA CI N

RE C IB ESO LICITU D

N O TIFICA

CO NS U LTA O B RA

DE V U ELV E O B R A

RE C IBEDO CU M E NT O

REG -VAC -BIB-001

NO

V E R IFIC AD A TO S

RE V IS A LA O B R A YFIR M A LA FIC HA

E N TRE G A LAOBRA

C O LO C A LA FICH A E N E LA R CH IVO C O ND O C U M EN TO D EID E NTIFICA C I NR E V IS A O B RA YS E LLA FIC HA

D E VU E LV E D O C .ID EN TIFIC A CI N

C O LO CA PA R AINTE R CA LAR ENE S TA NTE R A

LIB R OC O N SU LT AD O

R EVISAD O PO R :

REG -VAC -BIB-002BELKIS C O R DER O



Pg. 1/2Fecha: 11/03/2008Cambio: 00PSO-VAC-BIB-002FORMA: 001 CALDESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCESO: PRSTAMO CIRCULANTE (MANUAL)

1.0

2.0

3.0

4.0

PROPSITO:Servicio de prstamo de libros, que permite la consulta de libros fuera del recinto de labiblioteca, se establecen pautas para su prestacin, de acuerdo a lo establecido en elreglamento de la Biblioteca Al Fuenmayor Ruiz.

ALCANCE:Aplicable los usuarios internos que asistan a la biblioteca.

RESPONSABILIDAD DE AUTORIDAD:Coordinacin de Biblioteca.Comunidad Universitaria.DESCRIPCIN DEL PROCESO:

ENTRADAUsuariosTRANSFORMACIN:1.- El usuario solicita la obra para prstamo circulante.2.- El funcionario de la biblioteca busca la obra, si no esta notifica al usuario, si seencuentra, la obra el usuario llena la ficha de prstamo circulante por duplicado.3.- El usuario le entrega la ficha a el funcionario, con su documento de identificacin.4.-El funcionario verifica los datos de la ficha, si no estn completos le notifica al usuario, siesta completa, el funcionario revisa la obra, firma la ficha.5.- El funcionario coloca la fecha de vencimiento.6.- El funcionario la entrega al usuario la obra.7.- El funcionario entrega copia de la ficha de prstamo circulante.8.- El funcionario intercala ficha original en archivo por fecha de vencimiento.SALIDALibros prestadosUsuarios atendidos



Pg. 2/2Fecha: 11/03/2008Cambio:00PSO-VAC-BIB-002FORMA:001CAL

DESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCESO: PRSTAMO CIRCULANTE (MANUAL)

5.0

6.07.0

8.0

9.0

DEFINICIONES:Usuarios Internos:a) Estudiantes regulares de la UMC.b) Personal Docente, Investigador, Administrativo y Obrero que presta sus serviciosen la UMC.c) Estudiantes regulares de la UMC.Personal Docente, Investigador, Administrativo y Obrero que presta sus servicios en laUMC, fijo o en calidad de contratado. (Tomado: Art. 4. del Reglamento de la Biblioteca)

REFERENCIAS:REGISTROS:REG-VAC-BIB-003REG-VAC-BIB-004ANEXOS:FlujogramaREGISTRO DE CAMBIOS



PROCESO DE PRSTAMO CIRCULANTE (MANUAL)

Fecha: 11/03/2008Cambio: 00PSO-VAC-BIB-002

ENTRADA/USUARIO

TRANSFORMACIN

SALIDA

BIBLIOTECARIOINICIO

USUARIOSOLICITA OBRA

RECIBESOLICITUD

NOTIFICA

NO

BUSCALA

OBRA

SILLENA FICHA (FORMA:002-BIB)POR DUPLICADO

ENTREGA FICHACON DOCUMENTODE IDENTIFICACIN

RECIBESOLICITUD

NOTIFICA

REG-VAC-BIB-003REG-VAC-BIB-004

SI

VERIFICALISTA DEMOROSOS

NOREVISA LAOBRA

COLOCA LAFIRMA YFECHA DEVENCIMIENTOENTREGA LAOBRA Y FICHAAL USUARIOSY DOC. DEIDENTIF.INTERCALAFICHAORIGINAL ENARCHIVO

LIBRO PRESTADO

REVISADO POR:BELKIS CORDERO

COORD. BIBBLIOTECA



Pg. 1/2Fecha: 11/03/2008Cambio:00PSO-VAC-BIB-003FORMA:001CALDESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCESO: DEVOLUCIN DE LIBROS (MANUAL)

1.0

2.0

3.0

4.0

5.06.0

PROPSITO:Determinar los pasos a seguir para la devolucin de libros dado por el servicio de PrstamoCirculante.

ALCANCE:Aplicable los usuarios internos que asistan a la biblioteca.

RESPONSABILIDAD DE AUTORIDAD:Coordinacin de Biblioteca.Comunidad Universitaria.DESCRIPCIN DEL PROCESO:ENTRADAUsuariosTRANSFORMACIN:1.- El usuario devuelve la obra y entrega Forma:002-BIB.2.- El funcionario revisa el estado fsico de la obra, si se encuentra en buen estado procedea revisar la ficha de prstamo circulante (Forma:002-BIB), la ubica la copia en el fichero yverifica la fecha de entrega, si esta dentro del lapso de vencimiento, le coloca el sello dedevuelto y archiva la ficha la copia y devuelve el original al usuario.3.-Si la entrega se encuentra fuera del lapso de lo establecido, le coloca el sello de devueltoy le informa al usuario, sobre la sancin que corresponde de acuerdo a lo establecido en elReglamento de la biblioteca en el artculo 15, numeral 15.2.SALIDALibro(s) devuelto(s)Usuario(s) atendido(s)DEFINICIONES:REFERENCIAS:




7.0

8.09.0

REGISTROS:REG-VAC-BIB-003REG-VAC-BIB-007ANEXOSREGISTRO DE CAMBIOS



PROCESO DE DEVOLUCIN DE LIBROS POR

PRSTAMO CIRCULANTE (MANUAL)

Fecha: 11/03/2008Cambio: 00PSO-VAC-BIB-003

ENTRADA/USUARIO

TRANSFORMACIN

SALIDA

BIBLIOTECARIO

INICIO

USUARIO

ENTREGA LAOBRA

RECIBE LAOBRA

APLICANSANCIONES

APLICANSANCIONES

REG-VAC-BIB-003

NO

SI

VERIFICA EDO.DE LA

SIBUSCAFICHA

VERIFICAESTAMOROSO?

NOCOLOCASELLO DEDEVUELTOEN LA FICHA

COLOCAFICHA PARACONTROLESTADISTICO

COLOCA OBRAPARAINTERCALARENESTATANTERIA

LIBRO DEVUELTO

REVISADO POR:

REG-VAC-BIB-007BELKIS CORDERO



Pg. 1/3Fecha: 11/03/2008Cambio: 00PSO-VAC-BIB-004FORMA:001CALDESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCESO: PROCESOS TCNICOS: CLASIFICACIN Y CATALOGACIN DE LIBROS

1.0

2.0

3.0

4.0

A.

PROPSITO:Garantizar la adquisicin y organizacin tcnica de las colecciones bibliogrficas.ALCANCE:Aplicable a todos los libros que ingresen a la biblioteca

RESPONSABILIDAD DE AUTORIDAD:Coordinacin de BibliotecaUnidad de Procesos TcnicosProveedoresCoordinadores DocentesDocentesDESCRIPCIN DEL PROCESO:ENTRADALibrosTRANSFORMACIN:SELECCIN DE LIBROS:

1.- Verificacin bianual de los programas sinpticos de las carreras dictadas en la UMC.(REG-VAC-008), a los fines de actualizar la coleccin.2.-Entrega de catlogos actualizados a los profesores para la seleccin de los materialespara apoyar sus ctedras.3.- Solicitud de materiales seleccionados y/o sugeridos por los profesores4.- La Coordinacin solicita materiales solicitados a la Coordinacin de comprasSALIDA:Libro seleccionado



Pg. 2/3Fecha: 11/03/2008Cambio:001PSO-VAC-BIB-004FORMA:001CALDESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCESO: PROCESOS TCNICOS: CLASIFICACIN Y CATALOGACIN DE LIBROSB. RECEPCIN DE LIBROS:7.- El Proveedor entrega los libros con su respectiva lista8.- El Bibliotecario verifica la lista, si coincide con el material entregado, sella la factura conel control perceptivo, si no concuerda la lista con el material entregado se informa a laUnidad de Compras para que realice el reclamo correspondiente al Proveedor y haga lascorrecciones pertinentes.SALIDA: Factura revisada

C.

5.0

CLASIFICACIN Y CATALOGACIN:9.- Al ingresar el libro a la biblioteca, este es revisado hoja por hoja para detectar cualquieranomala que se pueda presentar, falta de hojas, pginas sueltas, mal encuadernado,infectado, entre otros, si el material se encuentra en buen estado es pasado a ser sellado,en la primera hoja, pagina N 15 y en los laterales por el lado de las pginas, si no esta enbuen estado se devuelve al proveedor.10.- Una vez sellado, pasa a la asignacin del nmero de inventario consecutivo quecorresponda de acuerdo al libro de inventario REG-VAC-SER-006.11.- El funcionario realiza la bsqueda del libro en la base de datos por autor, ttulo,materia o/y ISBN, para verificar la existencia del libro en la base de datos, si se encuentra,lo agrega a la existencia en el mdulo correspondiente y coloca la clasificacin que seala labase de datos, en la portada del libro y lo pasa a trabajo mecnico ( etiqueta, protectores)posteriormente es almacenado en la estantera, si no se encuentra en la base de datos,debe ser procesado tcnicamente, asignndole la clasificacin, catalogacin y Cuttercorrespondiente y posteriormente debe ser pasado al trabajo mecnico.12.-Posteriormente es ingresado a la base de datos, para lo cual se deben llenar los camposque corresponda.SALIDALibro procesadoDEFINICIONES:



Pg. 3/3Fecha: 11/03/2008Cambio:001PSO-VAC-BIB-004FORMA:001CALDESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCESO: PROCESOS TCNICOS: CLASIFICACIN Y CATALOGACIN DE LIBROSProveedor: Es el que hace entrega de los libros a la biblioteca, en calidad de vendedor,donador o por cualquier otra razn que ingrese el libro a la biblioteca.Catalogacin: Es el proceso por el cual se describen los elementos informativos quepermiten identificar un documento, as como establecer los puntos de acceso quepermitirn recuperarlo por el ttulo, autor o materia, que se conocen de antemano.Clasificacin: La Clasificacin Decimal Universal es un sistema de clasificacin delconocimiento que nace de la necesidad de ordenar y catalogar las obras en las bibliotecas.Se utiliza para la identificacin, agrupacin y distribucin sistemtica de documentos ocosas semejantes, con caractersticas comunes o sistema determinado y que pueden sercon posterioridad diferenciales segn su tipologa fundamental.La Clasificacin Decimal Universal es un sistema de clasificacin del conocimiento que nacede la necesidad de ordenar y catalogar las obras en las bibliotecas.Cutter: Clasificacin alfanumrica que se le asigna al libros considerando el autor de este.Trabajo Mecnico: Es un proceso que consiste en la colocacin de la etiqueta del libro enel lomo, colocacin de cdigo de barras y de informacin en lpiz grafito en la portadarelativa a: fecha de ingreso, costo y el nombre del proveedor

6.07.08.09.0

REFERENCIAS:REGISTROSANEXOSREGISTROS DE CAMBIOS

UBICACIN

DEL

NATURALEZA DEL CAMBIO

FECHA

DEL

N DEL CAMBIO

CAMBIO/SECCIN/

Proceso de seleccin de

CAMBIO

PAG: 01

libros

11/03/2008

01



SELECCIN DE LIBROS

Repblica Bolivariana de VenezuelaUniversidad Nacional Experimental Martima del CaribeVicerrectorado AcademicoCOORDINACIN DE BIBLIOTECAPROCESOS TCNICOS-SUB-PROCESO SELECCIN DE LIBROSENTRADA TRANSFORMACIN SALIDAPROVEEDOR-12BIBLIOTECA DOCENTES COORD. COMPRASARECEPCINDE CATALOGOLIBROS/CATALOGOSY/OMUESTRAS

ENTREGA CATALOGOS YRECIBE CATALOGOSMUESTRAS A DOCENTESY MUESTRAS

SELECCIONAOBRAS

SIMARCA EN ELCATLOGO ELMATERIALRECIBEENTREGA ELSOLICITUDCATLOGOLIBROSOLICITADO.REQUISICINREALIZACOORD.REQUISICINCOMPRAS

Fecha: 11/03/2008Cambio:001PSO-VAC-BIB-004



MANUAL DE GESTIN OPERATIVO DELVICERRECTORADO ACADMICO

COORDINACIN DE BIBLIOTECA

Fecha: 11/03/2008Cambio:001

PSO-VAC-BIB-004

RECEPCIN DE LIBROS

ENTRADA

TRANSFORMACIN

SALIDA

B

BIBLIOTECA

UNID. DE COMPRAS

PROVEEDOR

LIBROS

VERIFICALAS LISTAS

NO

SOLICITACAMBIO APROVEEDOR

REALIZA ELCAMBIO

SI

SELLA NOTADE ENTREGA

ENVIA A UNID. DECOMPRAS

FACTURAREVISADA



Fecha: 11/03/2008


CLASIFICACIN Y CATALOGACIN

Cambio:001PSO-VAC-BIB-004

ENTRADA

TRANSFORMACIN

PROVEEDOR

SALIDA

BIBLIOTECAC

LIBROS

REVISON DELLIBRO

NO

LO RECIBE ELPROVEEDOR

SI

SE

SELLA

SE ASIGNA N DEINVENTARIO

BUSQUEDAEN BASE DEDATOS

SE CLASIFICA

NO

SISE AGREGA AEXISTENCIA

SE CATALOGA

TRABAJOMECNICO

SE INGRESA

LA BASE DEDATOS


REVISADO POR: BELKIS CORDERO

LIBROPROCESADO



DESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCESO: INVENTARIO DE LA COLECCIN BIBLIOGRFICA

1.0

2.0

3.0

4.0

PROPSITO:Determinar el estado de la coleccin, su enriquecimiento y su tamao tanto en ttulos comoen volmenes.ALCANCE:Aplicable a toda la coleccin bibliogrfica.

RESPONSABILIDAD DE AUTORIDAD:Todo el personal de la Coordinacin de Biblioteca..DESCRIPCIN DEL PROCESO:

ENTRADALibrosTRANSFORMACIN:1. Ordena las fichas topogrficamente2. Ordena las estanteras3. Inicia trabajo cotejo de ficha con libro:1. Coloca en el adverso de la ficha la fecha2. Verifica la existencia de la estantera con la existente en la ficha, si haydiferencia marca con un clip la ficha, y seala en N de ejemplarque no se encuentra en la estantera, si no la hay coloca una V.3. Verifica el nmero de inventario del libro Vs. el nmero asignado en laficha, si hay diferencia pasa el material a correccin del grupo B,quien debe corregir de manera inmediata el error y pasar nuevamenteel libro al grupo A, por ltimo remarque el nmero de inventariocon bolgrafo negro sobre el libro.4. Pase las fichas marcadas con clip al grupo B de manera progresiva,este verificar si el libro se encuentra en prstamo, esta extraviado porun estudiante, para lo cual el grupo B colocar al lado del ejemplarextraviado p.c. si esta extraviado por prstamo circulante y e si estaextraviado y actualizar en la base de datos la existencia colocandouna nota al ejemplar extraviado su condicin.4. Una vez finalizado el trabajo con las fichas proceda a:

1.

Vaciar informacin de fichas marcadas con clip en formato de LIBROS

EXTRAVIADOS, llene los formatos organizados por materia, totalice,no quite el clip a la ficha.



Pg. 2/2Fecha: 11/03/2008Cambio:00PSO-VAC-BIB-005FORMA:001 CALDESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCESO: INVENTARIO DE LA COLECCIN BIBLIOGRFICA

2.

3.4.

5.

Posteriormente debe trabajar con el formato INVENTARIO, el cual setrabajar tambin por rea, en este formato debe indicar en cadarecuadro el nmero de ejemplares que indica en cada ficha que existeen existencia en estantera ( existencia real), para lo cual debe tomarficha por ficha, cada recuadro representa un ttuloTotalice por reas del conocimiento.Coloque los totales por reas del conocimiento en el REGISTRO REG-VAC-BIB-006 .Se actualiza en la base de datos, con las fichas marcadas con clip.

SALIDAInforme de Inventario

5.06.07.0

8.0

9.0

DEFINICIONES:REFERENCIAS:REGISTROS:REG-VAC-BIB-005REG-VAC-BIB-006REG-VAC-BIB-007ANEXOS:FlujogramaREGISTROS DE CAMBIOS

UBICACIN

DEL


FECHA

DEL

N DEL CAMBIO

CAMBIO/SECCIN/

CAMBIO

PAG



INVENTARIO DE LA COLECCIN BIBLIOGRFICA

Fecha: 11/03/2008Cambio:00PSO-VAC-BIB-005

ENTRADA

TRANSFORMACINBIBLIOTECA

SALIDA

LIBROS

ORDENA ESTANTERIATOPOGRAFICAMENTE

VERIFICAESTADOFSICO DE LACOLECIN

DESIN.SI FORMA.004-BIB

INTERCALA FICHA

TOPOGRAFICA ENLIBRO

SE COLOCAFECHA DEINVENTARIO

NO

VERIFICAEXISTENCIAESTANTERIAVs. FICHAS

SI

NO

SE MARCA FICHA(FORMA:007)

SE COLOCAFECHA Y VISTOBUENO

SE LLENAFORMA:006

SE TOTALIZAEXISTENCIA DE TIT.Y EJ.REG-VAC-BIB-006

ACTUALIZAREN B.D

INFORME DEINVENTARIO

REG-VAC-BIB-005REG-VAC-BIB-006

FORMA:006FORMA:007

APROBADO POR:BELKIS CORDERO



Pg. 1/2Fecha: 11/03/2008Cambio:00PSO-VAC-BIB-006FORMA:001CALDESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCESO: PRSTAMO EN SALA (AUTOMATIZADO)

1.0

2.0

3.0

4.0

PROPSITO:El proceso de Prstamo en sala es el que permite a los usuarios tanto internos comoexternos la consulta de libros dentro del recinto de la biblioteca de manera automatizada.ALCANCE:Aplicable los usuarios internos y externos que asistan a la biblioteca.

RESPONSABILIDAD DE AUTORIDAD:Coordinacin de Biblioteca.Comunidad Universitaria.DESCRIPCIN DEL PROCESO:ENTRADAUsuariosTRANSFORMACIN:1.- El usuario solicita la obra para prstamo en sala2.- El funcionario de la biblioteca verifica, si no hay disponibilidad de la obra notifica al

usuario y hace recomendaciones de otra bibliografa,

si hay disponibilidad de la obra

solicita el carnet al usuario e lo busca o lo ingresa a la base de datos

3.- El funcionario verifica el estado de cuenta del usuario, si esta solvente,

procede a

realizar el prstamo, si no esta solvente, le notifica al usuario, que el prstamo no procede.4.- El funcionario procede a realizar el prstamo en la base, incluye el nmero de inventariodel libro en el campo especificado para tal fin.5.- El Funcionario recibe la obra, lo devuelve en la base de datos y le entrega suidentificacin.6.- El funcionario entrega la (s) obra(s) al usuarioSALIDALibros prestadosUsuarios atendidos

5.0

DEFINICIONES:




DESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCESO: PRSTAMO EN SALA (AUTOMATIZADO)

6.07.08.09.0

REFERENCIAS:REGISTROSANEXOSREGISTRO DE CAMBIOS

UBICACIN

DEL


FECHA

DEL

N DEL CAMBIO

CAMBIO/SECCIN/

CAMBIO

PAG


MANUAL DE GESTIN OPERATIVO DELVICERRECTORADO ACADMICOCOORDINACIN DE BIBLIOTECAFecha: 11/03/2008Cambio:

PRSTAMO EN SALA AUTOMATIZADO

PSO-VAC-BIB-006

ENTRADA/USUARIO

TRANSFORMACIN

SALIDA

BIBLIOTECARIOINICIO

USUARIOSOLICITA OBRA YENTREGA SUIDENTIFICACIN

RECIBE SOLICITUDE IDENTIFICACIN

NOTIFICA YRECOMIENDA OTRA

NO

BUSCA LAOBRA

OBRASIBUSCA OINGRESA LOSDATOS DELUSUARIO

LE NOTIFICA QUE ELPRSTAMO NOPROCEDE

RECIBE LA OBRA ENPRSTAMO

NO

VERIFICA EL EDO.DE CUENTA

SIPROCEDE AREALIZAR ELPRSTAMOINCLUYE EL NDEINVENTARIO

ENTREGA LA OBRA

RECIBE LA OBRA, LA DEVIELVE

LIBROPRESTADO,

CONSULTA LA OBRAEN PRSTAMO

EN EL SISTEMA Y ENTREGAIDENTIFICACIN

USUARIOATENDIDO

DEVUELVE LA OBRAEN PRSTAMO

REVISADO POR:

BELKIS CORDERO

COORD. BIBBLIOTECA




DESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCESO: PROCESO PRESTAMO EN SALA (AUTOMATIZADO)

1.0

PROPSITO:

El proceso de Prstamo en sala es el que permite a los usuarios tanto internos como externosla consulta de libros dentro del recinto de la biblioteca de manera automatizada.

2.0

3.0

4.0

ALCANCE:Aplicable solo a los usuarios que asistan a la sala de consulta de la UMCRESPONSABILIDAD DE AUTORIDAD:Coordinacin de BibliotecaUsuariosDESCRIPCIN DEL PROCESO:

ENTRADAUsuariosTRANSFORMACIN1.- El usuario solicita la obra para prstamo en sala2.- El funcionario de la biblioteca verifica, si no hay disponibilidad de la obra notifica al usuario yhace recomendaciones de otra bibliografa, si hay disponibilidad de la obra,solicita el carnet al usuario e lo busca o lo ingresa a la base de datos3.-El funcionario verifica el estado de cuenta del usuario, si esta solvente, procede a realizar elprstamo, si no esta solvente, le notifica al usuario, que el prstamo no procede.4.-El funcionario procede a realizar el prstamo en la base, incluye el nmero de inventario dellibro en el campo especificado para tal fin.5.- El funcionario entrega la (s) obra(s) al usuario

6.- El usuario realiza la consulta y devuelve la(s) obra(s)7.- El Funcionario recibe la obra, lo devuelve en la base de datos y le entrega suidentificacin.SALIDALibros prestadosUsuarios atendidos

5.0

DEFINICIONES:



6.0

REFERENCIAS:

Pg. 2/2Fecha: 11/03/2008

6.16.2

Reglamento de la Biblioteca Al Fuenmayor Ruiz.Plan anual 2004 de la Biblioteca

Cambio:00PSO-VAC-BIB-007FORMA:001CAL

7.0

8.0

REGISTROS:

7.1 Registros del mdulo de estadstica de prstamo (base de datos), reportes diarios,semanales y mensuales de obras consultadas y usuarios atendidos.

ANEXOS:

UBICACIN

DEL


FECHA

DEL

N DEL CAMBIO

CAMBIO/SECCIN/

CAMBIO

PAG



Fecha: 11/03/2008

PROCESO PRESTAMO EN SALA (AUTOMATIZADO)

Cambio:00PSO-VAC-BIB-007

ENTRADA/USUARIO

TRANSFORMACIN

SALIDA

BIBLIOTECARIOINICIO

USUARIOSOLICITA OBRA YENTREGA SUIDENTIFICACIN

RECIBE SOLICITUDE IDENTIFICACIN


NO

BUSCA LAOBRA



RECIBE LA OBRA ENPRSTAMO

NO



ENTREGA LA OBRA

CONSULTA LA OBRAEN PRSTAMO

RECIBE LA OBRA, LA DEVIELVEEN EL SISTEMA Y ENTREGAIDENTIFICACIN

LIBRO PRESTADO

DEVUELVE LA OBRAEN PRSTAMO

REVISADO POR:

BELKIS CORDERO

COORD. BIBBLIOTECA



Pg. 1/2Fecha: 11/03/2008Cambio:00PSO-VAC-INV-BIB-

DESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCESO: PRSTAMO CIRCULANTE (AUTOMATIZADO)

008

1.0

PROPSITO:

El proceso de Prstamo Circulante es el que permite a los usuarios internos la consulta de librosfuera del recinto de la biblioteca de manera automatizada, que no estn sujeto a lasrestricciones establecidas en el Reglamento de la Biblioteca.

2.0

3.0

4.0

ALCANCE:Aplicable solo a los usuarios internos de la UMCRESPONSABILIDAD DE AUTORIDAD:Coordinacin de BibliotecaComunidad UniversitariaDESCRIPCIN DEL PROCESO:

ENTRADAUsuariosTRANSFORMACIN1.- El usuario solicita la obra para prstamo circulante2.- El funcionario de la biblioteca verifica, si no hay disponibilidad de la obra notifica al usuario yhace recomendaciones de otra bibliografa, si hay disponibilidad de la obra,solicita el carnet al usuario e incluye el nmero de C.I. o apellido y nombre del usuario en elsistema.3.-El funcionario verifica el estado de cuenta del usuario, si esta solvente y su lmite de prstamo

lo permite (segn Reglamento, art. 15, ordinal 15.2)

procede a realizar el prstamo, si no esta

solvente o su lmite de prstamo se encuentra en el mximo de obras a prestar, le notifica alusuario, que el prstamo no procede.4.-El funcionario procede a realizar el prstamo en la base, incluye el nmero de inventario dellibro en el campo especificado para tal fin5.- El funcionario entrega la obra al usuario y le indica la fecha de vencimiento delprstamo.



Pg. 2/2Fecha: 11/03/2008Cambio:00

SALIDALibros prestadosUsuarios atendidos

PSO-VAC-BIB-008

5.0

6.0

DEFINICIONES:

REFERENCIAS:

1.11.2


7.0

8.0

REGISTROS:

7.1 Registros del mdulo de estadstica de prstamo (base de datos), reportes diarios deobras consultadas y usuarios atendidos.

ANEXOS:

UBICACIN

DEL


FECHA

DEL

N DEL CAMBIO

CAMBIO/SECCIN/

CAMBIO

PAG

Fecha: 11/03/2008PSO-VAC-BIB-008



ENTRADA/USUARIO

TRANSFORMACIN

SALIDA

BIBLIOTECARIOINICIO

USUARIO

SOLICITA OBRA YENTREGA SUIDENTIFICACIN

RECIBESOLICITUD


NO

BUSCA LAOBRA



RECIBE LA OBRA EN



ENTREGA LA OBRA,DOCUMENTO DE

PRSTAMO

IDENTIFICACIN Y LE

LIBRO PRESTADO

INDICA LA FECHA DEVENCIMIENTO DELPRSTAMO

REVISADO POR:

BELKIS CORDERO

COORD. BIBBLIOTECA



PROCEDIMIENTOS

Pg. 1/2Fecha: 11/03/2008Cambio:00PRO-VAC-BIB-001



1.0

PROPSITO:

Servicio de prstamo interno, que permite la consulta de libros dentro del recinto dela biblioteca ,se establecen pautas para su prestacin.

2.0

ALCANCE:

DESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCEDIMIENTO: ATENCIN DE USUARIOAplicable todos los usuarios que asistan a la biblioteca

3.0

4.0

RESPONSABILIDAD DE AUTORIDAD:Coordinacin de BibliotecaComunidad UniversitariaDESCRIPCIN DEL PROCESO:

ENTRADAUsuariosPROCEDIMIENTO:1.- El usuario solicita la obra o tema a consultar2.- El funcionario de la biblioteca busca la obra, si no esta notifica al usuario, si se encuentra, laobra el usuario llena la ficha de prstamo en sala3.-El usuario le entrega la ficha a el funcionario, con su documento de identificacin.4.-El funcionario verifica los datos de la ficha, si no estn completos le notifica al usuario, siesta completa, el funcionario, revisa la obra, firma la ficha y la entrega al usuario.5.- El funcionario archiva la ficha y el documento del usuario, en el fichero por orden alfabtico.6.- El usuario consulta la obra7.- El usuario entrega la obra consultada8.-El funcionario verifica el estado de la obra, si no se encuentra en buen estado, notifica alusuario y aplica sanciones, si esta en buen estado, coloca el sello devuelto a la ficha y entregadocumento de identificacin al usuario.9.- El funcionario coloca el libro para ser intercalado en la estantera.SALIDALibro ConsultadoUsuario Atendido

5.06.0

DEFINICIONES:REFERENCIAS:

3.13.2

Plan anual 2008Reglamento de la Biblioteca Al Fuenmayor Ruiz.



Pg. 2/2

7.0

REGISTROS:


3.33.4

REG-VAC-BIB-001.REG-VAC-BIB-002

PRO-VAC-BIB-001

8.0

ANEXOS:

UBICACIN

DEL


FECHA

DEL

N DEL CAMBIO

CAMBIO/SECCIN/

CAMBIO

PAG




DESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCEDIMIENTO: PRESTAMO CIRCULANTE

1.0

PROPSITO:

Servicio de prstamo interno, que permite la consulta de libros dentro del recinto dela biblioteca ,se establecen pautas para su prestacin.

2.0

3.0

4.0

ALCANCE:Aplicable todos los usuarios internos que asistan a la bibliotecaRESPONSABILIDAD DE AUTORIDAD:Coordinacin de BibliotecaComunidad UniversitariaDESCRIPCIN DEL PROCESO:

ENTRADAUsuariosPROCEDIMIENTOServicio de prstamo circulante, que permite la consulta de libros fuera del recintode la biblioteca ,se establecen pautas para su prestacin.

SALIDALibros prestadosUsuarios atendidos

5.0

6.0

DEFINICIONES:

REFERENCIAS:

6.16.2

Reglamento de la Biblioteca Al Fuenmayor Ruiz.Plan anual 2002 de la Biblioteca.



Pg. 2/2

7.0

REGISTROS:


7.17.27.3

REG-VAC-BIB-002REG-VAC-BIB-003REG-VAC-BIB-004

PRO-VAC-BIB-002

8.0

ANEXOS:

UBICACIN

DEL


FECHA

DEL

N DEL CAMBIO

CAMBIO/SECCIN/

CAMBIO

PAG




DESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCEDIMIENTO: DEVOLUCIN DE LIBROS ( MANUAL)

1.0

PROPSITO:

Determinar los pasos a seguir para la devolucin de libros dado porel servicio de Prstamo Circulante, se involucra en este procedimiento el personalbibliotecario y el usuario.

2.0

3.0

4.0


ENTRADAUsuariosTRANSFORMACIN:1.- El usuario devuelve la obra.2.- El funcionario revisa el estado fsico de la obra, si se encuentra en buen estado procede a incluirel nmero de inventario de la obra o el apellido y nombre del usuario en el campo establecido en labase de datos, si la obra no se encuentra en buen estado el usuario tendr que dar cumplimiento alo establecido en el Reglamento de la biblioteca, en su artculo 31.4.-El funcionario procede ha descargar el prstamo de la base de datos, si la(s) obra(s) entregadasse encuentran dentro de los lmites de tiempo, el sistema har una sola operacin de devolucin, sila(s) obra(s) son entregadas fuera del lapso establecido, elsistema suspender automticamente al usuario del servicio de prstamo circulante de acuerdo alo establecido en el Reglamento de la biblioteca en el artculo 15, numeral 15.2.5.-El Funcionario notifica al usuario de la suspensin y de los das que estar inactivo segn loestablecido en el reglamentoSALIDA:Libros devueltos



4.0

5.0

DEFINICIONES:

REFERENCIAS:

5.15.2


6.0

REGISTROS:

6.1

REG-VAC-BIB-007

7.0

ANEXOS:

UBICACIN

DEL


FECHA

DEL

N DEL CAMBIO

CAMBIO/SECCIN/

CAMBIO

PAG




DESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCEDIMIENTO: PROCESOS TECNICOS: CLASIFICACIN Y CATALOGACIN

1.0

2.0

3.0

4.0

A.

PROPSITO:Garantizar la adquisicin y organizacin tcnica de las colecciones bibliogrficas.ALCANCE:Aplicable a todos los libros que ingresen a la biblioteca

RESPONSABILIDAD DE AUTORIDAD:Coordinacin de BibliotecaUnidad de Procesos TcnicosProveedoresCoordinadores DocentesDocentesDESCRIPCIN DEL PROCESO:ENTRADALibrosTRANSFORMACIN:SELECCIN DE LIBROS:

1.- Verificacin bianual de los programas sinpticos de las carreras dictadas en la UMC.(REG-VAC-008), a los fines de actualizar la coleccin.2.-Entrega de catlogos actualizados a los profesores para la seleccin de los materialespara apoyar sus ctedras.3.- Solicitud de materiales seleccionados y/o sugeridos por los profesores4.- La Coordinacin solicita materiales solicitados a la Coordinacin de comprasSALIDA:Libro seleccionado



Pg. 2/4Fecha: 11/03/2008Cambio:00

B.

RECEPCIN DE LIBROS:

PRO-VAC-BIB-004

7.- El Proveedor entrega los libros con su respectiva lista8.- El Bibliotecario verifica la lista, si coincide con el material entregado, sella la factura conel control perceptivo, si no concuerda la lista con el material entregado se informa a laUnidad de Compras para que realice el reclamo correspondiente al Proveedor y haga lascorrecciones pertinentes.SALIDA: Factura revisada

C.

CLASIFICACIN Y CATALOGACIN:

9.- Al ingresar el libro a la biblioteca, este es revisado hoja por hoja para detectar cualquieranomala que se pueda presentar, falta de hojas, pginas sueltas, mal encuadernado,infectado, entre otros, si el material se encuentra en buen estado es pasado a ser sellado,en la primera hoja, pagina N 15 y en los laterales por el lado de las pginas, si no esta enbuen estado se devuelve al proveedor.10.- Una vez sellado, pasa a la asignacin del nmero de inventario consecutivo quecorresponda de acuerdo al libro de inventario REG-VAC-SER-006.11.- El funcionario realiza la bsqueda del libro en la base de datos por autor, ttulo,materia o/y ISBN, para verificar la existencia del libro en la base de datos, si se encuentra,lo agrega a la existencia en el mdulo correspondiente y coloca la clasificacin que seala labase de datos, en la portada del libro y lo pasa a trabajo mecnico ( etiqueta, protectores)posteriormente es almacenado en la estantera, si no se encuentra en la base de datos,debe ser procesado tcnicamente, asignndole la clasificacin, catalogacin y Cuttercorrespondiente y posteriormente debe ser pasado al trabajo mecnico.



Pg. 3/4Fecha: 11/03/2008Cambio:00PRO-VAC-BIB-00412.-Posteriormente es ingresado a la base de datos, para lo cual se deben llenar los camposque corresponda.SALIDALibro procesado

6.0

7.0

DEFINICIONES:Proveedor: Es el que hace entrega de los libros a la biblioteca, en calidad de vendedor,donador o por cualquier otra razn que ingrese el libro a la biblioteca.Catalogacin: Es el proceso por el cual se describen los elementos informativos quepermiten identificar un documento, as como establecer los puntos de acceso quepermitirn recuperarlo por el ttulo, autor o materia, que se conocen de antemano.Clasificacin: La Clasificacin Decimal Universal es un sistema de clasificacin delconocimiento que nace de la necesidad de ordenar y catalogar las obras en las bibliotecas.Se utiliza para la identificacin, agrupacin y distribucin sistemtica de documentos ocosas semejantes, con caractersticas comunes o sistema determinado y que pueden sercon posterioridad diferenciales segn su tipologa fundamental.La Clasificacin Decimal Universal es un sistema de clasificacin del conocimiento que nacede la necesidad de ordenar y catalogar las obras en las bibliotecas.Cutter: Clasificacin alfanumrica que se le asigna al libros considerando el autor de este.Trabajo Mecnico: Es un proceso que consiste en la colocacin de la etiqueta del libro enel lomo, colocacin de cdigo de barras y de informacin en lpiz grafito en la portadarelativa a: fecha de ingreso, costo y el nombre del proveedor

ANEXOS:




8.0

REFERENCIAS:

8.18.2

Sistema Decimal Dewey .Lista de Encabezamiento de Materias

9.0

10.0

REGISTROS:

REG-VAC-BIB-008: Libro de inventarioREG-VAC-BIB-006

ANEXOS:

UBICACIN

DEL


FECHA

DEL

N DEL CAMBIO

CAMBIO/SECCIN/

CAMBIO

PAG




DESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCEDIMIENTO: INVENTARIO DE COLECCIONES

1.0

PROPSITO:

El inventario de la coleccin de la biblioteca Cap./ Alt. Al Fuenmayor Ruiz, se debe realizar segnel artculo 11 del Reglamento de este servicio una vez al ao durante el mes de julio, con cierreparcial del servicio, El propsito es poder verificar la presencia del total de libros que componen elfondo bibliogrfico de la biblioteca, esta tarea es primordial en toda la biblioteca, porque losresultados que se desprenden de esta actividad permiten tomar las acciones preventivas ycorrectivas para resguardar este patrimonio institucional y gestionar la informacin existente.

2.0

ALCANCE:

Aplicable todos los materiales bibliogrficos y no bibliogrficos que ingresen a la biblioteca3.0 RESPONSABILIDAD DE AUTORIDAD:Coordinacin de Biblioteca

4.0

DESCRIPCIN DEL PROCESO:

ENTRADALibros

TRANSFORMACIN1. Ordenar las fichas topogrficamente2. Ordenar las estanteras3. Verificar el estado de los libros, si existe libros deteriorados proceder a su desincorporacin,utilizando FORMA:004-BIB4. Intercalar fichas topogrficas en los libros que correspondiente5. Iniciar trabajo cotejo de ficha con libro:5. Colocar en el adverso de la ficha topogrfica la fecha6. Verificar la existencia de la estantera con la existente en la ficha, sihay diferencia marca con un clip la ficha, y seala en



Pg.2/3Fecha: 11/03/2008Cambio:00PRO-VAC-BIB-005N de ejemplar que no se encuentra en la estantera, si no lahay coloca una V.7. Verificar el nmero de inventario del libro Vs. el nmero asignado en laficha, si hay diferencia se debe corregir de manera inmediata el error,por ltimo se debe remarcar el nmero de inventario conbolgrafo negro sobre el libro.8. Verificar si el libro se encuentra en prstamo, si esta extraviado por unestudiante, colocar al lado del ejemplar extraviado p.c. si estaextraviado por prstamo circulante y e si esta extraviado y actualizaren la base de datos la existencia colocando una nota al ejemplarextraviado su condicin. (Forma-007: Libros Extraviados)6. Una vez finalizado el trabajo con las fichas proceda a:

6.

7.

8.

Vaciar informacin de fichas marcadas con clip en formato de LIBROSEXTRAVIADOS, llene los formatos organizados por materia, totalice,no quite el clip a la ficha.Posteriormente debe trabajar con el formato INVENTARIO, el cual setrabajar tambin por rea, en este formato debe indicar en cadarecuadro el nmero de ejemplares que indica en cada ficha que existeen existencia en estantera ( existencia real), para lo cual debe tomarficha por ficha, cada recuadro representa un ttuloTotalice por reas del conocimiento.

(Coloque los totales por reas del conocimiento en el REGISTRO REG-VAC-BIB-006.)

9.

Totalice los libros desincorporados en la FORMA:004-BIB, en REG-VAC-BIB-005

5.0

DEFINICIONES:

Ficha topogrfica: Es el documento fsico que contiene informacin normalizada del materialingresado (datos bibliogrficos, fecha de ingreso, N de inventario e informacin relativa a laexistencia en ejemplares del material).PRODUCTO.Informe de inventario de coleccin bibliogrfica



Pg. 3/3Fecha: 11/03/2008Cambio:00

6.0

REFERENCIAS:

PRO-VAC-BIB-005

3.53.63.7

Reglamento de la Biblioteca Al Fuenmayor RuizPolticas de desarrollo de colecciones de la UMCEstndares nacionales para realizar inventario. (Biblioteca Nacional de Venezuela)

7.0

REGISTROS:REG-VAC-BIB-005: Inventario de coleccin bibliogrfica desincorporada

REG-VAC-BIB-006: Inventario de coleccin bibliogrfica.

UBICACIN

DEL


FECHA

DEL

N DEL CAMBIO

CAMBIO/SECCIN/

CAMBIO

PAG



Pg. 1/2Fecha: 11/03/2008Cambio:00PRO-VAC-BIB-006DESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCEDIMIENTO: DEVOLUCIN DE LIBROS AUTOMATIZADO

1.0

PROPSITO:

Determinar los pasos a seguir para la devolucin de libros dado porel servicio de Prstamo Circulante, se involucra en este procedimiento el personalbibliotecario y el usuario.

2.0

3.0

4.0


ENTRADAUsuariosTRANSFORMACIN:1.- El usuario devuelve la obra.2.- El funcionario revisa el estado fsico de la obra, si se encuentra en buen estado procede a incluirel nmero de inventario de la obra o el apellido y nombre del usuario en el campo establecido en labase de datos, si la obra no se encuentra en buen estado el usuario tendr que dar cumplimiento alo establecido en el Reglamento de la biblioteca, en su artculo 31.4.-El funcionario procede ha descargar el prstamo de la base de datos, si la(s) obra(s) entregadasse encuentran dentro de los lmites de tiempo, el sistema har una sola operacin de devolucin, sila(s) obra(s) son entregadas fuera del lapso establecido, el



Pg. 2/2Fecha: 11/03/2008Cambio:00PRO-VAC-BIB-006sistema suspender automticamente al usuario del servicio de prstamo circulante de acuerdo alo establecido en el Reglamento de la biblioteca en el artculo 15, numeral 15.2.5.-El Funcionario notifica al usuario de la suspensin y de los das que estar inactivo segn loestablecido en el reglamentoSALIDA:Libros devueltos

5.0

6.0

DEFINICIONES:

REFERENCIAS:

6.1

Reglamento de la Biblioteca Al Fuenmayor Ruiz.

7.0

REGISTROS:

7.1

Reporte de la base de datos de libros devueltos diariamente

8.0

ANEXOS:

UBICACIN

DEL


FECHA

DEL

N DEL CAMBIO

CAMBIO/SECCIN/

CAMBIO

PAG




DESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCEDIMIENTO: PROCESO PRESTAMO EN SALA (AUTOMATIZADO)

2.0

PROPSITO:

El proceso de Prstamo en sala es el que permite a los usuarios tanto internos como externosla consulta de libros dentro del recinto de la biblioteca de manera automatizada.

3.0

4.0

5.0

ALCANCE:Aplicable solo a los usuarios que asistan a la sala de consulta de la UMCRESPONSABILIDAD DE AUTORIDAD:Coordinacin de BibliotecaUsuariosDESCRIPCIN DEL PROCESO:

ENTRADAUsuariosTRANSFORMACIN1.- El usuario solicita la obra para prstamo en sala2.- El funcionario de la biblioteca verifica, si no hay disponibilidad de la obra notifica al usuario yhace recomendaciones de otra bibliografa, si hay disponibilidad de la obra,solicita el carnet al usuario e lo busca o lo ingresa a la base de datos3.-El funcionario verifica el estado de cuenta del usuario, si esta solvente, procede a realizar elprstamo, si no esta solvente, le notifica al usuario, que el prstamo no procede.4.-El funcionario procede a realizar el prstamo en la base, incluye el nmero de inventario dellibro en el campo especificado para tal fin.5.- El funcionario entrega la (s) obra(s) al usuario

6.- El usuario realiza la consulta y devuelve la(s) obra(s)7.- El Funcionario recibe la obra, lo devuelve en la base de datos y le entrega suidentificacin.SALIDALibros prestadosUsuarios atendidos



Pg. 2/2Fecha: 11/03/2008Cambio:00

6.0

7.0

8.0

DEFINICIONES:

REFERENCIAS:

7.1Reglamento de la Biblioteca Al Fuenmayor Ruiz.

REGISTROS:

PRO-VAC-BIB-007

7.1 Registros del mdulo de estadstica de prstamo (base de datos), reportes diarios,semanales y mensuales de obras consultadas y usuarios atendidos.

9.0

ANEXOS:

UBICACIN

DEL


FECHA

DEL

N DEL CAMBIO

CAMBIO/SECCIN/

CAMBIO

PAG




DESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECAPROCEDIMIENTO: PRESTAMO CIRCULANTE (AUTOMATIZADO)

1.0

PROPSITO:

El proceso de Prstamo Circulante es el que permite a los usuarios internos la consulta de librosfuera del recinto de la biblioteca de manera automatizada, que no estn sujeto a lasrestricciones establecidas en el Reglamento de la Biblioteca.

2.0

3.0

4.0

ALCANCE:Aplicable solo a los usuarios internos de la UMCRESPONSABILIDAD DE AUTORIDAD:Coordinacin de BibliotecaComunidad UniversitariaDESCRIPCIN DEL PROCESO:

ENTRADAUsuariosTRANSFORMACIN1.- El usuario solicita la obra para prstamo circulante2.- El funcionario de la biblioteca verifica, si no hay disponibilidad de la obra notifica al usuario yhace recomendaciones de otra bibliografa, si hay disponibilidad de la obra,solicita el carnet al usuario e incluye el nmero de C.I. o apellido y nombre del usuario en elsistema.3.-El funcionario verifica el estado de cuenta del usuario, si esta solvente y su lmite de prstamo

lo permite (segn Reglamento, art. 15, ordinal 15.2)

procede a realizar el prstamo, si no esta

solvente o su lmite de prstamo se encuentra en el mximo de obras a prestar, le notifica alusuario, que el prstamo no procede.4.-El funcionario procede a realizar el prstamo en la base, incluye el nmero de inventario dellibro en el campo especificado para tal fin5.- El funcionario entrega la obra al usuario y le indica la fecha de vencimiento delprstamo.



Pg. 1/2Fecha: 11/03/2008Cambio:00PRO-VAC-BIB-008SALIDALibros prestadosUsuarios atendidos

5.0

6.0

DEFINICIONES:

REFERENCIAS:

9.19.2


7.0

8.0

REGISTROS:

7.1 Registros del mdulo de estadstica de prstamo (base de datos), reportes diarios deobras consultadas y usuarios atendidos.

ANEXOS:

UBICACIN

DEL


FECHA

DEL

N DEL CAMBIO

CAMBIO/SECCIN/

CAMBIO

PAG



BIBLIOTECA JOS S. MOROS PARADA

2008



Pg.: 1/1Fecha: 11/03/08Cambio: 00

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS-PROCEDIMIENTOS

PRO-REC-CAL-001

FORMA 001-CAL

MANUAL OPERATIVO DE LA COORDINACIN DE BIBLIOTECACODIGO DELDOCUMENTONOMBREDELDOCUMENTOFECHA DEPUBLICACIONNO. DECAMBIOFECHA DECAMBIORESPONSABLE DEAPROBACIONUSUARIODELDOCUMENTOUBICACINFISICA DELDOCUMENTOCONTROLADONOCONTROLADO (NC)PRO-VAC-INV-BIB-001SELECCINDE LIBROS2002---------------------------------------SUPERVISINDEBIBLIOTECAFUNCIONARIOS DE LABIBLIOTECASUPERVISINDEBIBLIOTECAPRO-VAC-INV-BIB-002PROCESOSTECNICOSCLASIFICACINYCATALOGACIN2002SUPERVISINDEBIBLIOTECAFUNCIONARIOS DE LABIBLIOTECASUPERVISINDEBIBLIOTECAPRO-VAC-INV-BIB-003PRESTAMOINTERNO2002SUPERVISINDEBIBLIOTECAUSUARIOSLDE LABIBLIOTECASUPERVISINDEBIBLIOTECAPRO-VAC-INV-BIB-004PRESTAMOCIRCULANTE2002SUPERVISINDEBIBLIOTECAUSUARIOS DELABIBLIOTECASUPERVISINDEBIBLIOTECA


Pg.: 1/1Fecha: 11/03/08Cambio: 00PRO-REC-CAL-001FORMA 001-CAL

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS-PROCESOS

MANUAL OPERATIVO DE LA COORDINACIN DE BIBLIOTECACODIGO DELDOCUMENTONOMBREDELDOCUMENTOFECHA DEPUBLICACIONNO. DECAMBIOFECHA DECAMBIORESPONSABLE DEAPROBACIONUSUARIODELDOCUMENTOUBICACINFISICA DELDOCUMENTOCONTROLADONOCONTROLADO (NC)PSO-VAC-INV-BIB-001SELECCINDE LIBROS2002---------------------------------------SUPERVISINDEBIBLIOTECASUPERVISINDEBIBLIOTECASUPERVISINDEBIBLIOTECAPSO-VAC-INV-BIB-002CLASIFICACINYCATALOGACIN2002SUPERVISINDEBIBLIOTECASUPERVISINDEBIBLIOTECASUPERVISINDEBIBLIOTECAPSO-VAC-INV-BIB-003PRSTAMOEN SALAJUNIO-2002SUPERVISINDEBIBLIOTECASUPERVISINDEBIBLIOTECASUPERVISINDEBIBLIOTECAPSO-VAC-INV-BIB-004PRESTAMOCIRCULANTE-2001SUPERVISINDEBIBLIOTECASUPERVISINDEBIBLIOTECASUPERVISINDEBIBLIOTECA


Fecha: 11/03/08Cambio: 00PRO-REC-CAL-001FORMA 001-CAL

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS-REGISTROS

MANUAL OPERATIVO DE LA COORDINACIN DE BIBLIOTECACODIGO DELDOCUMENTONOMBREDELDOCUMENTOFECHA DEPUBLICACIONNO. DECAMBIOFECHA DECAMBIORESPONSABLE DEAPROBACIONUSUARIODELDOCUMENTOUBICACINFISICA DELDOCUMENTOCONTROLADONOCONTROLADO (NC)REG-VAC-INV-BIB-001ESTADISTICAS PRESTAMOINTERNOENERO- 2002---------------------------------------SUPERVISINDEBIBLIOTECAPERSONALDE LABIBLIOTECASUPERVISINDE LABIBLIOTECAREG-VAC-INV-BIB-002ESTADISTICAS PRSTAMOCIRCULANTEENERO -2002SUPERVISINDEBIBLIOTECAPERSONALDE LABIBLIOTECASUPERVISINDE LABIBLIOTECA


PROCESOS




PSO-VAC-INV-BIB-001

PROCESO DE SELECCIN DE LIBROS

ENTRADA

TRANSFORMACIN

SALIDA

PROVEEDOR

BIBLIOTECA

COORDINADOR DOCENTE

DOCENTES

DIR. POSTGRADO

INICIO

LIBROS/CATALOGOS

RECEPCINDE CATALOGOY/OMUESTRAS

ENTREGA CATALOGOS YMUESTRAS A DOCENTES

RECIBECATALOGOS YMUESTRAS ACOORDINADOR

RECIBE CATALOGOSY MUESTRAS

NOTIFICA

RECIBESOLICITUDLLENA

NO

SELECCIONAOBRAS

SILLENA LASOLICITUDFORMA:001-BIB(INV.)

RECIBESOLICITUD

CONSOLIDAREQUISICIN

ENTREGASOLICITUD

REQUISICINDE MATERIALAADMINISTRACIN DEPOSTGRADO

REVISADO POR:



PSO-VAC-INV-BIB-002

PROCESO CLASIFICACIN Y CATALOGACIN

MANUAL OPERATIVO DE LA COORDINACIN DE BIBLIOTECAENTRADATRANSFORMACINSALIDAINICIOLIBROSBIBLIOTECALIBROPROCESADOINICIOLIBROSSE ASIGNA NDEINVENTARIOSE CATALOGANOBUSQUEDAEN BASE DESISE AGREGA ASE CLASIFICADATOSLAB.DEXISTENCIASE INGRESAELABORAETIQUETAACTIVIDADMECANICASE PASA AESTANTERALIBROPROCESADOREVISADO PORSE ASIGNA NDEINVENTARIOSE CATALOGANOBUSQUEDAEN BASE DESISE AGREGA ASE CLASIFICADATOSLAB.DEXISTENCIASE INGRESAELABORAETIQUETAACTIVIDADMECANICASE PASA AESTANTERALIBROPROCESADOREG-VAC-BIB-005


PROCESOS PRSTAMO EN SALAENTRADA/USUARIO TRANSFORMACINBIBLIOTECARIOINICIO

USUARIO GUARDASUSPERTENENCIAS

SE DIRIGE A LAESTANTERA

PSO-VAC-INV-BIB- 003SALIDA

BUSCA LAOBRA

SI

CONSULTA LAOBRA

DEVUELVE LAOBRA AL SITIOINDICADO

NO

SI

SOLICITAORIENTACIN

REALIZA LABUSQUEDA

NOREMITE ALUSUARIO A OTROSERVICIO

CONTABILIZAOBRASCONSULTADAS(REG-VAC-INV-BIB-001)

RETIRAPERTENENCIAS

INTERCALAOBRAS ENESTANTERIA

LIBROCONSULTADO

REVISADO POR:REG-VAC-BIB-001ROSACARMEN FARIAS



PROCESOS PRSTAMO CIRCULANTE PSO-VAC-INV-BIB- 004

REVISADO POR:ROSACARMEN FARIAS

MANUAL OPERATIVO DE LA COORDINACIN DE BIBLIOTECAENTRADA/USUARIOTRANSFORMACINSALIDAINICIOUSUARIO TOMALA OBRA DE LAESTANTERIALLENA FICHA (FORMA:002)LLENA FICHA CONDE PRESTAMONOTIFICABIBLIOTECARIOVERIFICASILISTA DEMOROSOS YNOINTERCALAFICHA DEPRESTAMOENTREGA LAOBRA ALUSUARIOLIBRO PRESTADO


PROCEDIMIENTOS




Pg. 1/2Fecha: 11/03/2008Cambio:00PRO-VAC-INV-BIB-0011.0 PROPSITO:Permite decidir el tipo de material que conformar la coleccin de la Bibliotecade acuerdo a las necesidades de informacin de la comunidad universitaria, con la participacinde docentes, alumnos y bibliotecarios2.0 ALCANCE:Aplicable todos los libros que ingresen a la biblioteca3.0 RESPONSABILIDAD DE AUTORIDAD:Supervisin de BibliotecaDirectores de EscuelasCoordinadores DocentesDocentes4.0 DESCRIPCIN DEL PROCESO:ENTRADALibros y catalogoTRANSFORMACIN1.- Coordinacin de Biblioteca recibe los catlogos y muestras de libros de los proveedores2.- Coordinacin de Biblioteca entrega los catlogos y muestras de libros a los Coordinadoresy Directores de Escuela3.- Coordinadores y Directores de Escuela reciben los catlogos y muestras de los libros deacuerdo a su rea4.- Coordinadores y Directores de Escuela entregan los catlogos y muestras a los docentesCon su respectiva forma:001-BIB(INV)5.- Docentes reciben los catlogos y muestran, si hay libros de su inters en los catlogos omuestras para su ctedra o requiere alguna otra obra independiente de lo entregado, llena laFORMA:001-BIB(INV), si no existen libros de su inters lo notifica a su Coordinador o Directorde escuela.6.- Directores de Escuela y/o Coordinadores docentes avalan la solicitud (FORMA:005-BIB), la sellany la entregan a la Coordinacin de Biblioteca, adicionalmente deben enviar copia digital de lasolicitud7.- Coordinacin de Biblioteca procesa la solicitud ante la Unidad de Compra



Pg. 2/2Fecha: 11/03/2008

SALIDALibro solicitado: Requisicin Servicios Generales5.0 DEFINICIONES:

6.0 REFERENCIAS:

7.0 REGISTROS:8.0 ANEXOS:

Cambio:00PRO-VAC-INV-BIB-001

9.0

REGISTROS DE CAMBIOS



Pg. 1/2Fecha: 11/03/2008Cambio:00PRO-VAC-INV-BIB-002

1.0

PROPSITO:

Organizar los libros para su fcil almacenamiento, recuperacin y controlar el ingreso de estosa la biblioteca

2.0

3.0

4.0

ALCANCE:Aplicable todos los libros que ingresen a la bibliotecaRESPONSABILIDAD DE AUTORIDAD:Supervisin de la BibliotecaDESCRIPCIN DEL PROCESO:

ENTRADALibrosTRANSFORMACIN1.- El funcionario de la biblioteca le asigna el nmero de inventario acorde con nmeroconsecutivo que corresponda de acuerdo al libro de inventario2.-El funcionario realiza la bsqueda del libro en la base de datos por autor, ttulo, materia o/yISBN3.-El funcionario verifica la existencia del libro en la base de datos, si se encuentra, agrega aexistencia en el mdulo correspondiente y coloca la clasificacin correspondiente en laportada del libro y lo pasa a trabajo mecnico ( etiqueta, protectores) y pasa a estantera, si nolo pasa a catalogacin y clasificacin, para su posterior ingreso a la base de datos4.- El funcionario elabora etiqueta y lo pasa a actividad mecnica5.- El funcionario copia la clasificacin con lpiz grafito en la portada del libro, le pega elprotector al lomo y/o a la etiqueta segn lo requiera el caso y lo intercala en estantera

5.0

DEFINICIONES: Clasificacin de libros: es la tarea que se realiza para asignarle la

signatura topogrfica a los libros, segn el Sistema Decimal DEWEY. que nos permite ubicar elmaterial en estantera.Catalogacin de Libro: es la descripcin fsica del libro, de acuerdo a las ReglasAngloamericanas de catalogacin.



Pg. 2/2Fecha: 11/03/2008Cambio:00PRO-VAC-INV-BIB-002

Actividad mecnica del libro: se refiere al trabajo que se realiza al libro despus de sus clasificaciny catalogacin (etiquetado, sellado, colocacin de clasificacin en la portada a lpiz , etc.)

5.0

REFERENCIAS: Sistema Decimal Dewey, Reglas Angloamericanas de Catalogacin 2, Lista

de encabezamiento de materias para bibliotecas, Tabla de Cutter

PRODUCTO.Libro procesado

6.0

7.08.0

REGISTROS

ANEXOS:REGISTROS DE CAMBIOS

MANUAL OPERATIVO DE LA COORDINACIN DE BIBLIOTECAUBICACIN

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