Manuali Per Menaxhimin Finaciar Dhe Kontrollin 243 1

MANUAL PËR MENAXHIMIN FINANCIAR

DHE KONTROLLIN

Miratuar me Urdhër të Ministrit të Financave, Nr. 8980, dt. 15.07.2010

MINISTRIA E FINANCAVE

NJËSIA QËNDRORE E HARMONIZIMITPËR MENAXHIMIN FINANCIAR DHE KONTROLLIN (NJQH/MFK)

MANUAL PER MENAXHIMIN FINANCIAR DHE KONTROLLIN

Botimi u përgatit nga:Stafi i Njësisë Qëndrore të Harmonizimit për MFK:

Anila Çili, Donika Qesja, Tatiana Kondi, Drinalda Ajazi

Me asistencën e projektit PIFC 2Zyra Kombëtare e Auditimit të Mbretërisë së Bashkuar:

Gurdip Bhambra, Drejtues i Projektit Janet Thomas, Konsulent

Ministria e Financave të Polonisë: Slawomir Kacprzak, Konsulent Agnieszka Mazurek, Konsulent

Stafi i NJQH për MFK falenderon të gjithë menaxherët dhe stafin e drejtorive të Ministrisë së Financave, Ministrisë së Brendshme

dhe Bashkisë së Tiranës për bashkëpunimin dhe ndihmesën gjatë proçesit të shkrimit dhe testimit në praktikë të koncepteve të reja

mbi MFK-në.

Financuar nga Bashkimi Evropian

Reformat e ndërmarra nga Qeveria në proçesin e Integrimit Europian të Shqipërisë, kërkojnë krijimin dhe zhvillimin e një sistemi të qëndrueshëm dhe modern të Menaxhimit Financiar dhe Kontrollit në institucionet e sek-torit publik . Ligji “Për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin (MFK)”, që u miratua nga Kuvendi i Shqipërisë në datën 8 Korrik 2010, dhe Manuali “Për MFK”, të cilët sot po vihen në dorën Tuaj nëpërmjet këtij botimi, janë nga dokumentet më të rëndësishëm të veprimtarisë së menaxhimit financiar dhe kontrollit ne institucionet publike.Ministria e Financave, nëpërmjet Njësisë Qendrore të Harmonizimit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin dhe mbështetjen e Bashkimit Europi-an në kuadrin e Projektit PIFC, ka ofruar mbështetjen dhe bashkëpunimin për krijimin e kuadrit të plotë ligjor të kryerjes së veprimtarisë së Menax-himit Financiar dhe Kontrollit në përputhje me standardet dhe praktikat më të mira të kësaj fushe.Manuali për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin prezanton një model të strukturuar për të orientuar institucionet publike drejt krijimit të një mjedisi të afirmuar kontrolli. Ai synon të japë siguri të arsyeshme se transaksionet janë në përputhje me parimet e mirë-menaxhimit financiar, të transpar-encës, efiçencës, efektivitetit dhe të ekonomisë si dhe me kuadrin ligjor në fuqi. Ky Manual, i cili paraqet në formë të përmbledhur parimet e një kuadri modern të qeverisjes publike, shpresohet të shërbeje si udhërrëfyes, apo madje si busull orientuese për punonjësit e sektorit publik.

Të nderuar lexues!

RIDVAN BODE

Përmbajtja e ManualitKapitulli IHyrje ............................................................................................................................. 91.1. Qëllimi i Manualit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin (MFK) ....................... 101.2. Përdoruesit e këtij Manuali ................................................................................... 101. 3. Struktura e Manualit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin ............................ 111. 4. Stili i Manualit ....................................................................................................... 12

Kapitulli IIMFK – Rregulla të përgjithshme ....................................................................... 132.1. Kontrolli i Brendshëm Financiar Publik .................................................................. 142.2. Përgjegjshmëria Menaxheriale .............................................................................. 142.3. Menaxhimi Financiar dhe Kontrolli ........................................................................ 152.4. Kufizimet e Kontrollit të Brendshëm ...................................................................... 162.5. Komponentët e Menaxhimit Financiar dhe Kontrollit ............................................ 162.6 Ndërlidhja ndërmjet komponentëve të MFK-së ................................................... 45

Kapitulli IIIProçesi i implementimit të Menaxhimit Financiar dhe Kontrollit .......... 473.1 Parimet e përgjithshme për implementimin e sistemeve të MFK-së ...................... 483.2 CIKLI I MFK-së ....................................................................................................... 493.3. Deklarata mbi cilësinë e MFK-së ........................................................................... 703.4. Raporti vjetor mbi cilësinë e MFK-së ..................................................................... 72

Kapitulli IVZBATIMI I MFK-së .................................................................................................. 754.1. Përgjegjshmëria Menaxheriale .............................................................................. 764.2. Rolet dhe Aktorët e Sistemit MFK-së .................................................................... 764.3. Sistemi i Kontabilitetit Financiar............................................................................. 994.4. Menaxhimi i Aktiveve ............................................................................................. 994.5 Mashtrimet dhe korrupsioni .................................................................................. 103

Kapitulli VSHTOJCAT .............................................................................................................. 109SHTOJCA 1: Standardet e Kontrollit të Brendshëm të Komisionit Europian ............. 110SHTOJCA 2 – Pyetësori i vetë-vlerësimit për komponentët e MFK-së: .................... 112SHTOJCA 3 – Lista/harta e Proçeseve të Punës ....................................................... 124SHTOJCA 4 – Udhëzime për Menaxhimin e Riskut ................................................... 128SHTOJCA 5 –Gjurma e Auditimit ................................................................................ 135SHTOJCA 6– Deklarata për Cilësinë dhe Gjendjen e Kontrollit të Brendshëm në Njësinë Publike .............................................................................. 146SHTOJCA 7 - Formulari për Raportin vjetor mbi Cilësinë dhe Gjendjen e Kontrollit të Brendshëm në Njësinë Publike ............................................. 147SHTOJCA 8 – Listat e verifikimit (checklists) ............................................................. 150SHTOJCA 9 - Përgjegjësi të veçanta të Ministrit të Financave ................................. 158SHTOJCA 10- Përgjegjësi të veçanta të Nëpunësit të Parë Autorizues në procesin e buxhetimit........................................................................... 163

Shtojca 11 – Përgjegjësi të veçanta të Nëpunësve Autorizues ................................. 168Shtojcat 12– Përshkrimi i punës standard (nëpunësi zbatues) .................................. 171

Kapitulli VIRASTE STUDIMORE ............................................................................................ 177Rasti studimor 1 – Tabela e Renditjes për Parandalimin e Mashtrimit ...................... 178Rasti Studimor 2 ........................................................................................................ 180Rasti Studimor 3 ........................................................................................................ 182Rasti Studimor 4 – Shembull rregulloreje për menaxhimin e aktiveve ...................... 187Rasti Studimor 5 – Një Shembull i Strategjisë së Menaxhimit të Riskut .................... 190

Kapitulli VIIFJALORTH .............................................................................................................. 199

BAZA LIGJORE .................................................................................................... 209LIGJI NR 10296, date 08/07/2010, Për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin ........... 210

8

AB Auditimi i BrendshëmBE Bashkimi EvropianCOSO Komiteti për Sponsorizimin e Njësive të Komisionit TreadwayGBS Grupi për Menaxhimin StrategjikIAB Instituti i Audituesve të BrendshëmINTOSAI Organizata profesionale e Institucioneve Supreme të Auditimit në vendet që i përkasin të Kombeve të Bashkuara ose agjencitë e specializuara të saj.KE Komisioni EvropianKBFP Kontrolli i Brendshëm Financiar PublikLigji për AB: Ligji nr.9720, i datës 23.04.2007 “Mbi Auditimin e Brendshëm në Sektorin Publik”Ligji për MSB: Ligji nr.9936, date 26.06.2008 “Per Menaxhimin e Sistemit Buxhetor ne RSH” Ligji për MFK Ligji nr. 10296, date 8.07.2010 “Per Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin”OLAF Zyra Europiane e Luftes Kunder MashtrimitMFK Menaxhimi Financiar dhe KontrolliMF Ministria e FinancaveNPA Nëpunësi i Parë AutorizuesNA Nëpunësi AutorizuesNZ Nëpunësi ZbatuesNjQH Njësia Qëndrore e HarmonizimitNjQH/MFK Njësia Qëndrore e Harmonizimit për Menaxhimin Financiar dhe KontrollinNjQH/AB Njësia Qëndrore e Harmonizimit për Auditimin e BrendshëmNjësi Organi qëndror i njësisë publike dhe njësitë e vartësisë të konsideruara secili me vehteNJQQ Njësi e Qeverisjes QëndroreNJQV Njësi e Qeverisjes Vendore

LISTA E SHKURTIMEVE

Kapitulli I

9

KAPITULLI IHYRJE

Hyrje

10

1.1. Qëllimi i Manualit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin (MFK)Ky manual për MFK-në, së bashku me shtojcat e tij, synon të shpjegojë thelbin e sistemit të menaxhimit financiar dhe kontrollit dhe të komponentëve të tij. Ma-nuali është dokument referues në ndihmë të titullarëve të njësive publike për të zhvilluar dhe ruajtur sisteme të përshtatshme të KBFP-së në njesitë publike që mbulojnë, në përputhje me kërkesat e Ligjit Nr.10296, datë 8.07.2010 “Për Me-naxhimin Financiar dhe Kontrollin”, për të lehtësuar përmbushjen e qëllimeve të njësisë.

1.2. Përdoruesit e këtij Manuali Titullarët e njësive publike, të përcaktuara në nenin 3 të Ligjit të MFK-së nr.10296, datë 8.07.2010, krijojnë dhe vlerësojnë sistemet e menaxhimit financiar dhe kon-trollit, në referencë me metodologjinë që jepet në këtë Manual. Gjithashtu në zba-tim të Ligjit për MFK, neni 6, Ministri i Financave nxjerr udhëzime të veçanta për aspekte të ndryshme të menaxhimit financiar dhe kontrollit.Titullarët e njësive publike mund të shtojnë gjithashtu të tjera udhëzime të hol-lësishme në fushën e MFK-së, për rastet kur karakteri i veçantë i detyrave të një njësie publike, apo struktura e saj, e kërkon një qasje të tillë. Njësia Qëndrore e Harmonizimit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin (NjQH/MFK) mund të këshillojë dhe të japë udhëzime për këtë, atëherë kur është e nevojshme.

Ky manual u drejtohet:• Titullarëve të njësive të sektorit publik – të cilët janë përgjegjës për kri-

jimin e një sistemi të përshtatshëm, efektiv dhe efiçent të menaxhimit fi-nanciar dhe kontrollit.

• Nëpunësve Autorizues – të cilët janë përgjegjës për zbatimin e sistemeve të menaxhimit financiar dhe kontrollit, në të gjitha njësitë, strukturat, pro-gramet, aktivitetet dhe proçeset e drejtuara prej tyre.

• Nëpunësve Zbatues – të cilët janë përgjegjës për zbatimin e rregullave të menaxhimit financiar dhe kontrollit në strukturat që drejtojnë, mbajtjen e kontabilitetit, përgatitjen e raporteve për vendimmarrjen dhe të pasqyrave financiare të njësisë, si dhe japin llogari përpara nëpunësit autorizues të nivelit përkatës.

• Menaxherëve të tjerë në njësitë e sektorit publik – të cilët janë përgjegjës për garantimin e funksionimit të MFK-së në njësitë vartëse apo strukturat që drejtojnë.

• Të gjithë punonjësve të njësisë – të cilët, kontribuojnë në zbatimin e MFK-së në përputhje me kompetencat e tyre funksionale dhe për këtë arsye duhet të njihen me rolin dhe përgjegjësitë e tyre në kuadër të MFK-së.

• Audituesve të brendshëm – të cilët luajnë një rol të veçantë në vlerësimin e efektivitetit të sistemeve të menaxhimit financiar dhe kontrollit (përfshirë dhe menaxhimin e riskut) në përputhje me Ligjin për Auditimin e Brend-

Kapitulli I

11

shëm në Sektorin Publik.

• Audituesve të jashtëm – njësitë publike janë subjekt i auditimit të jashtëm nga Kontrolli i Lartë i Shtetit, që është i përgjegjshëm jo ndaj pushtetit ekzekutiv, por ndaj Parlamentit në cilësinë e përfaqësuesve të zgjedhur nga populli.

Ky manual nuk ka për qëllim që çdonjërin prej përdoruesve të përmendur më sipër, ta bëjë ekspert në fushën e menaxhimit financiar dhe kontrollit, por të rrisë ndërgjegjësimin e tyre rreth konceptit të MFK-së. Ky manual ka për qëllim të shërbejë si ndihmesë për të gjithë aktorët e përfshirë në ngritjen dhe përmirësimin e sistemeve të MFK-së në njësitë e sektorit publik.

1. 3. Struktura e Manualit për Menaxhimin Financiar dhe KontrollinKy Manual ndahet në gjashtë kapituj, përfshirë shtojcat.

Kapitulli i parë i Manualit, që titullohet “Hyrje”, përshkruan qëllimin e MFK-së, përdoruesit e këtij Manuali, strukturën e tij, stilin dhe detyrimin e titullarit të një-sisë për përdorimin e këtij manuali.

Kapitulli i dytë i Manualit, i titulluar “MFK – Rregulla të Përgjithshme”, për-kufizon konceptin e menaxhimit financiar dhe kontrollit. Theks i veçantë është vënë mbi shpjegimin e roleve dhe aktorëve të njësisë të përfshirë në ngritjen e një sistemi të shëndoshë të menaxhimit financiar dhe kontrollit. Përveç kësaj, kompo-nentët e sistemit të menaxhimit financiar dhe kontrollit theksojnë aspektet praktike të krijimit të kuadrit të kontrollit.

Kapitulli i tretë i Manualit, i titulluar “Proçesi i Zbatimit të MFK-së”, përshkru-an proçesin e metodologjisë së ciklit të zbatimit të MFK-së në njësitë e sektorit publik. Ky kapitull përshkruan gjithashtu përgjegjësitë e përgatitjes së deklaratës për cilësinë e sistemit të MFK-së dhe të raportit vjetor, të cilat kontribuojnë në hartimin e raportit të konsoliduar që Ministri i Financave i paraqet Këshillit të Ministrave dhe Kontrollit të Lartë të Shtetit.

Kapitulli i katërt i Manualit mbi “Rregullat Teknike të MFK-së” përkufizon për-gjegjësitë e veçanta të aktorëve kryesorë për funksionimin e MFK-së në sekto-rin publik, me theksin kryesisht tek proçeset buxhetore. Ai përshkruan gjithashtu rrjedhën e proçeseve kryesore që lidhen me menaxhimin e fondeve buxhetore.

Kapitulli i pestë dhe i gjashtë përfshijnë një numër shtojcash dhe raste studimore të cilat ofrojnë shembuj standard, të cilat kanë për qëllim t’u vijnë në ndihmë titul-larëve të njësive në kuptimin dhe përgatitjen e proçedurave të brendshme.

Së fundmi në Manual jepen perkufizimet e termave të përdorur dhe referenca me aktet ligjore në fuqi.

Hyrje

12

1. 4. Stili i ManualitÇdo kapitull nis me një prezantim të përgjithshëm, që synon të jetë lehtësisht i kuptueshëm nga lexuesit jo-specialistë. Më shumë detaje mund të gjenden në se-cilin kapitull dhe në shtojcat përkatëse. Disa prej shtojcave mund të përdoren si udhëzues të veçantë jo vetëm për çështje që lidhen me kontrollin e brendshëm, por edhe në aktivitetin e auditimit të brendshëm. Manuali i MFK-së nuk është një dokument i pandryshueshëm – në të ardhmen, mund të shtohen shtojca të reja, ose mund të ndryshohen ato ekzistuese. Ky Manual duhet të pasurohet vazhdimisht – kontrolli i brendshëm ndryshon çdo ditë, pasi çdo ditë sjell ndryshime – prandaj edhe metodologjia duhet ti përgjigjet këtyre ndryshimeve.

13

KAPITULLI IIMFK – rregulla të përgjithshme

14

2.1. Kontrolli i Brendshëm Financiar PublikKontrolli i brendshëm financiar publik (KBFP) është tërësia e sistemit të kontrol-lit të brendshëm që ushtrohet nga njësitë publike, për të garantuar se menaxhimi financiar dhe kontrolli i njësive të sektorit publik është në përputhje me legjisla-cionin përkatës, kërkesat e buxhetit, si dhe me parimet e menaxhimit financiar me transparencë, efektivitet, efiçencë dhe ekonomi. Kontrolli i brendshëm finan-ciar publik përfshin të gjitha veprimtaritë, me qëllim kontrollin e të ardhurave, shpenzimeve, aktiveve dhe detyrimeve të njësive publike. Ai, gjithashtu, përfshin harmonizimin qëndror dhe koordinimin e menaxhimit financiar dhe kontrollit, si dhe të auditimit të brendshëm.Sistemet e Kontrollit të Brendshëm Financiar Publik (KBFP) kanë për qëllim të ofrojnë metoda të përshtatshme e transparente, ndërsa njësite publike tesigurojne garanci te aresyeshme per titullaret e tyre se fondet publike po përdoren për realizi-min e objektivave të caktuara nga autoritet publike(.p.sh Qeveria dhe Parlamenti). Kontrolli i Brendshëm Financiar Publik është një shprehje dhe koncept i formu-luar nga Komisioni Evropian për të lehtësuar kuptimin dhe zbatimin e sistemeve efektive të kontrollit gjatë proçesit të aderimit në BE. Qëllimi i tij ka qenë të sigu-rojë që fondet publike (qoftë kombëtare, qoftë të BE-së dhe donatorëve të tjerë) të mirë-menaxhohen dhe të kontrollohen nga pikëpamja e kostos efektive. Sistemi i KBFP-së përbëhet nga tre shtylla kryesore:

Sistemet e shëndosha të Menaxhimit Financiar dhe Kontrollit (MFK), për të ndërmarrë detyra të planifikimit, programimit, buxhetimit, konta-bilitetit, raportimit, arkivimit dhe monitorimit.

Një shërbim objektiv dhe funksionalisht i pavarur i Auditimit të Brend-shëm (AB), që mbështet titullarin dhe që ofron këshilla e jep garanci të arsyeshme se sistemet e menaxhimit të riskut, kontrollit dhe të qeverisjes janë krijuar në përputhje me rregullat dhe standardet si dhe me parimet e një menaxhimi financiar të shëndoshë, me qëllim përmirësimin e arritjes së objektivave.

Shërbimet Qëndrore në Ministrinë e Financave për zhvillimin dhe zba-timin e një metodologjie të harmonizuar dhe të një cilësie të standardi-zuar për sistemet e MFK-së dhe të shërbimit të auditimit të brendshëm (të njohura si Njësitë Qëndrore te Harmonizimit ose NJQH)

2.2. Përgjegjshmëria MenaxherialeTre shtyllat e sipërpërmendura mbështeten në parimin e përgjegjshmërisë me-naxheriale të sanksionuar me Ligjin per MFK-në: (i) detyrimin e të gjithë me-naxherëve të njësive që në kryerjen e veprimtarive të respektojnë parimet e me-naxhimit të shëndoshë financiar, të ligjshmërisë dhe të transparencës në menaxhi-min e fondeve publike, si dhe (ii) dhënien llogari për veprimet e tyre dhe rezultatet që burojnë prej tyre, përpara organit që i ka emëruar ose i ka deleguar përgjegjë-sinë. Përgjegjshmëria menaxheriale është themeli mbi të cilin ngrihet dhe funksio-non efektivisht sistemi i kontrollit të brendshëm në njësitë publike.

Kapitulli II

15

Ligji për MFK-në, nëpërmjet nenit 15, përcakton rregullat e përgjithshme për de-legimin e të drejtave dhe detyrave tek nëpunësit e nivelit menaxherial dhe punon-jësve të stafit, në përputhje me objektivat dhe detyrat e njësisë. Në një rast të tillë, punonjësit e stafit janë përgjegjës ndaj zyrtarit që u ka deleguar kompetencat, sipas nivelit hierarkik deri tek titullari i njësisë, lidhur me kryerjen efektive të detyrave të tyre. Por zyrtari që delegon kompetencën duhet të jetë i ndërgjegjshëm se ai vazhdon të mbetet përgjegjës për funksionimin e sistemeve të menaxhimit finan-ciar dhe kontrollit brenda njësisë, pavarësisht nga shkalla e delegimit të këtyre detyrave dhe kompetencave.

2.3. Menaxhimi Financiar dhe KontrolliMenaxhimi financiar dhe kontrolli përfshin dy koncepte: (i) menaxhimin financiar dhe (ii) kontrollet. Modeli i kontrollit të brendshëm më i njohur ndërkombëtarisht është modeli COSO. Në vitin 1992, Komiteti i Sponsorizimit të Organizatave (COSO) i Komisionit Kombëtar për Raportimin e Mashtrimit Financiar ne SHBA (i njohur gjithashtu dhe si Komisioni Tradeway) publikoi një dokument: Kontrolli i Brendshëm – Kuadri i Integruar, i cili përcaktonte kontrollin e brendshëm si “një proces, i ndërmarrë nga bordi i drejtuesve të një organizate,, titullarët apo nga punonjës të tjerë, i cili është konceptuar për të ofruar garanci të arsyeshme për arritjen e objektivave, sipas katër kategorive të mëposhtme:

• Efektivitetin dhe efiçencën e operacioneve.

• Pajtueshmërinë me ligjet dhe rregulloret në fuqi.

• Besueshmërinë e raportimit financiar dhe menaxherial

• Mbrojtjen e aktiveve”.Kuadri COSO përbëhet nga pesë komponentë të ndërlidhur me njëri tjetrin. Pesë komponentët bazë dhe grupimet e tyre ofrojnë një kombinim të kontrolleve “të buta”, të tilla si krijimi i një mjedisi ku kontrolli i brendshëm të mund të funksio-nojë dhe të lulëzojë me forma të tjera më tradicionale dhe rigoroze të kontrolleve “të ashpra” të transaksioneve financiare dhe të kontabilitetit.Pesë komponentët e MFK-së janë:

• mjedisi i kontrollit,

• menaxhimi i riskut,

• aktivitetet e kontrollit,

• informacioni dhe komunikimi,

• monitorimi.

Sistemi i menaxhimit financiar dhe kontrollit duhet të jetë konform legjislacionit në fuqi, në mënyrë të veçantë konform dispozitave që përmban Ligji për MFK, Ligji për MSB, si dhe me parimet e menaxhimit të shëndoshë financiar si trans-parenca, efektiviteti, efiçenca dhe ekonomia. Sistemi i MFK-së përfshin tërësinë e masave për menaxhimin dhe kontrollin e të gjitha të ardhurave, shpenzimeve, aktiveve dhe detyrimeve financiare të Qeverisë. Sistemi i MFK-së në sektorin publik mbulon të gjitha sistemet e kontrollit të brendshëm të ngritura në njësitë e

MFK – rregulla të përgjithshme

16

sektorit publik, për të garantuar se fondet publike do të shpenzohen në mënyrë që të përmbushen objektivat e caktuara.Një sistem i integruar i MFK-së duhet të jetë i “fiksuar” në strukturën e njësisë. MFK efektiv do të arrihet vetëm atëherë kur ato të jenë pjesë e detyrave të për-ditshme të kryera nga punonjësit në çdo nivel të strukturës së njësisë.

Sipas Ligjit për Menaxhimin e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqipërisë, Mi-nistri i Financave mban përgjegjësinë e ngritjes së sistemit të kontrollit të brends-hëm financiar publik për të gjitha njësitë e qeverisjes së përgjithshme.

2.4. Kufizimet e Kontrollit të Brendshëm

Një sistem i kontrollit të brendshëm mund të ofrojë vetëm garanci të arsyeshme – dhe jo absolute për titullarin lidhur me arritjen e objektivave të njësisë publike. Garancia e arsyeshme nënkupton një nivel të kënaqshëm sigurie, duke patur në konsideratë kostot, përfitimet dhe risqet. Përcaktimi se kur garancia bëhet e arsy-eshme varet nga gjykimi i titullarit. Në ushtrimin e këtij gjykimi drejtuesit duhet të identifikojnë risqet që janë pjesë e pandashme e aktiviteteve, programeve dhe projekteve; të bëjnë vlerësimin e këtyre risqeve dhe të vendosin nivelin e pranue-shëm të riskut sipas rrethanave të ndryshme.

2.5. Komponentët e Menaxhimit Financiar dhe Kontrollit

2.5.1. Mjedisi i Kontrollit (ose mjedisi i brëndshëm i njësisë)

Kuadri Ligjor Sipas nenit 20 të Ligjit për MFK, Mjedisi i kontrollit përmban:

a) integritetin personal dhe etikën profesionale të nivelit menaxhues dhe punonjësve të tjerë te njësisë publike;

b) politikat menaxheriale dhe stilin e punës;c) strukturën organizative, garantimin e ndarjes së detyrave, hierarkinë

dhe rregulla të qarta, të drejtat, përgjegjësitë dhe linjat e raportimit;ç) politikat dhe praktikat e menaxhimit të burimeve njerëzore;d) aftësitë profesionale të punonjësve.

PërkufizimiGrupi i parë i komponentëve të kontrollit të brendshëm përshkruan kushtet bazë të nevojshme për krijimin e një mjedisi të përshtatshëm kontrolli (brëndshëm) në një njësi të caktuar. Mjedisi i kontrollit i jep tonin njësisë, duke influencuar vetëdijen kontrolluese të njerëzve të saj. Ai përbën themelin ku ngrihen të gjithë komponen-tët e tjerë të kontrollit të brëndshëm, pasi ai ngre strukturën dhe vendos disiplinën. Faktorët e mjedisit të kontrollit të brëndshëm përfshijnë integritetin, vlerat etike

Kapitulli II

17

si dhe profesionalizmin e punonjësve të njësisë; filozofinë dhe stilin e punës së titullarit, mënyrën se si drejtuesi shpërndan detyrat dhe ngarkon përgjegjësitë apo si organizon dhe zhvillon punonjësit në njësi, si dhe përkushtimin dhe orientimet që jep bordi i menaxherëve .

Të gjithë këta faktorë kontribuojnë në atmosferën në një njësie dhe kulturën e saj. Menaxheret e të gjitha niveleve duhet ta krijojnë këtë dhe të inkurajojnë punon-jësit të krijojnë së bashku një kulturë organizative, e cila mbështet njësinë publike drejt arritjes së objektivave të saj si dhe ndihmon në formimin e një qëndrimi pozitiv në menaxhimin e të gjitha niveleve, si dhe të gjithë stafit ndaj sistemit të kontrollit financiar. Veç kësaj titullarët dhe menaxherët e tjerë të njësisë duhet të tregojnë dedikim për praktikat e mira të menaxhimit dhe të nxisin standarde të larta në punë dhe sjellje të ndershme në të gjitha veprimet dhe vendimet e tyre të përditshme.

Mjedisi i kontrollit ndikohet më tej nga struktura organizative e njësisësi dhe nga marrëdhëniet e llogaridhënies. Mjedisi i kontrollit ka një ndikim të gjithanshëm në vendimet dhe aktivitetet e një njësie dhe hedh themelet e të gjithë sistemit të kontrollit të brendshëm. Nëse këto themele nuk janë të forta, nëse mjedisi i kon-trollit nuk është pozitiv, i gjithë sistemi i kontrollit të brendshëm nuk do të jetë aq efektiv, sa duhet.Më poshtë përshkruhen në detaje aspektet më të rëndësishme të mjedisit te kon-trollit.

Integriteti dhe Vlerat EtikeIntegriteti dhe vlerat etike janë elementë thelbësorë që kontribuojnë në krijimin e një mjedisi të mirë kontrolli. Titullari i njësisë publike dhe të gjithë anëtarët e stafit duhet të udhëhiqen nga integriteti personal dhe profesional në marrjen e vendimeve dhe në kryerjen e detyrave të tyre. Ata duhet të kuptojnë se besnikëria ndaj këtyre vlerave mund të ndihmojë njësinë në arritjen e objektivave të saj. Detyrat e nëpunësit civil janë përshkruar në Ligjin Nr. 8549, mbi “Statusin e Nëpunësit Civil” (Neni 19). Kuadri i sjelljes së menaxherëve dhe stafit duhet të përcaktohen nga titullari i njësisë pub-like në një Kod të brendshëm Etike, ose në një Kod Sjelljeje. Ndërsa përgjegjësia e menaxherëve qëndron në vendosjen dhe komunikimin e vlerave të etikës, përgje-gjësia e gjithsecilit qëndron në demonstrimin e integritetit.

Titullari trajton çështjet që lidhen me vlerat etike, sa herë që inkurajon:• Zotimin për të qenë korrekt dhe i ndershëm;• Njohjen dhe respektimin e ligjeve dhe politikave;• Respektin për njësinë;• Udhëheqjen nëpërmjet shembullit;• Zotimin ndaj ekselencës;• Respektin për autoritetin;• Respektin për të drejtat e punonjësve dhe• Përputhshmërinë me standardet profesionale.


18

KËRKESAT THEMELORETitullari inkurajon integritetin duke:

• Formuluar dhe publikuar një kod sjelljeje;• Respektuar vlerat etike të njësisë dhe kodin e sjelljes;• Shpërblyer besnikërinë e punonjësit ndaj vlerave etike të njësisë

duke marrë parasysh këtë besnikëri gjatë proçesit të vlerësimit;• Përcaktuar metodat për raportimin e shkeljeve të vlerave etike; dhe• Ndërmarrë në mënyrë sistematike praktika disiplinore për të gjitha

shkeljet e etikës.

MoraliMorali është qëndrimi që njerëzit mbajnë ndaj punës së tyre, që shpaloset në be-simin, disiplinën dhe gatishmërinë e tyre për të përmbushur detyrat. Menaxherët duhet të njohin rëndësinë e moralit të lartë në një mjedis kontrolli efektiv. Qën-drimi i punonjësve për punën e tyre, mjedisi i punës dhe njësia kanë ndikim në cilësinë e punës së tyre. Titullari duhet të monitorojë nivelin e moralit të stafit për të siguruar që punonjësit janë të angazhuar për të ndihmuar njësinë që të përmbus-hë objektivat e saj.

QeverisjaQeverisja përfaqëson mënyrën në të cilën njësitë drejtohen dhe kontrollohen. Ajo përcakton shpërndarjen e të drejtave dhe përgjëgjesive mes palëve të interesua-ra dhe punonjësve; përcakton rregullat dhe proçedurat për marrjen e vendimeve të përbashkëta, duke përfshirë proçesin nëpërmjet të cilit vendosen objektivat e njësisë, dhe siguron mënyrat e arritjes së këtyre objektivave dhe performancën monitoruese. Lidershipi, masat dhe toni i vendosur dhe i praktikuar nga organi qeverisës/ekzekutiv mund të kenë një ndikim të thellë, mbi mënyrën se si punon-jësit zbatojnë përgjegjësitë e tyre në një njësi publike të caktuar, gjë që influencon përmbushjen e misionit të njësisë.

Kapitulli II

19

KËRKESAT THEMELOREFushat kritike apo më të rëndësishme janë:

•Miratimi dhe monitorimi i misionit dhe planit strategjik të njësisë;

•Formulimi, implementimi dhe monitorimi i vlerave të njësisë dhe i kodit të etikës;

•Mbikëqyrja e vendimeve dhe veprimeve të menaxherëve të lartë;

•Miratimi i politikave të nivelit të lartë dhe i strukturës organizative;

•Garantimi i përgjegjshmërise para aktorëve të interesuar;

•Krijimi i një stili të përgjithshëm menaxhimi, i filozofisë dhe “tonit” të tij;

•Fokusimi i mbikëqyrjes së menaxherit ndaj proçeseve kryesore të punës.

Stili i të Vepruarit dhe Filozofia e MenaxhimitStili i të vepruarit dhe filozofia e menaxhimit reflektojnë pikëpamjet kryesore të drejtuesit rreth mënyrës se si duhen organizuar punonjësit dhe aktivitetet e një njësie. Çdo drejtues ka një filozofi (qasje) dhe një stil pune të veçantë, nëpërmjet të cilit ai/ajo menaxhon punonjësit, demonstron dhe nxit kompetencën dhe sjelljen etike. Angazhimi personal dhe shembulli vetjak që shfaq titullari i njësise publike, e krijojnë “modelin nga lart” dhe inkurajojnë punonjësit të respektojnë me ndër-gjegjshmëri kontrollet ekzistuese.


20

KËRKESAT THEMELORE:Filozofia dhe stili i manaxhimit mund të demonstrohen në fusha të tilla si:• Mënyra se si identifikohen dhe reagohet ndaj risqeve (si të brend-

shme, ashtu edhe të jashtme);

• Pranimi i kontrolleve rregullatore të vendosura nga të tjerët;

• Qëndrimi kundrejt raportimit të brendshëm dhe të jashtëm;

• Zbatimi i parimeve të kontabilitetit;

• Qëndrimi i Manaxhimit ndaj teknologjisë së informacionit dhe funk-sioneve kontabël si dhe;

• Mbështetja që jep Manaxhimi dhe gatishmëria që tregon për t’iu përgjigjur vlerësimeve dhe auditimeve të jashtme dhe të brendshme.

Titullari i njësisë publike duhet të :• Mbështesë kontrollin e brendshëm dhe të vendosë rregulla dhe

proçedura të qarta dhe të përshtatshme si dhe të monitorojë zbatimin e tyre;• Të mbajë rregullisht takime me menaxheret operacionalë dhe

me drejtuesit e njësive të vartësisë;• Të krijojë dhe të ruajë kushtet për zhvillimin e auditimit të

brendshëm, i cili do të raportojë drejtpërdrejt tek Nëpunësi Autorizues dhe Titullari i njësisë publike.

Qëndrimi mbështetësQëndrimi mbështetës është një predispozitë që nxit rezultatet e pritshme. Meqenë-se menaxhimi financiar dhe kontrolli i brendshëm i jep menaxhimit garanci të arsyeshme se misioni i njësisë do të përmbushet, menaxhimi duhet të ketë një qëndrim mbështetës ndaj kontrollit të brendshëm që përshkon tej për tej njësinë.

KËRKESAT THEMELORE:• Menaxherët duhet t’i japë tonin një sjelljeje që thekson rëndë-

sinë e kontrollit të brendshëm. Ky ton duhet të karakterizohet nga: • Minimizimi në mënyrë të kontrolluar i kontrolleve që mund

të shmangen në hapa të caktuara. (me dokumentim të plotë të arsyeve për shmangien e kontrolleve);• Mbështetja për të kryer kontrollet e vetë-vlerësimit dhe auditi-

met e jashtme dhe të brendshme;• Gatishmëria për të marrë në konsideratë çështjet e ngritura nga

auditimet, apo nga vlerësimet si dhe;• Edukimi i vazhdueshëm për të garantuar se të gjithë e kuptojnë

sistemin e kontrollit të brendshëm dhe rolin që kanë në të.• Theksimi i parimeve të ligjshmerise, manaxhimit të shëndoshë

financiar dhe transparencën e fondeve publike.

Kapitulli II

21

Struktura organizativeTitullari i çdo njësie publike duhet të ngrejë një strukturë organizative që të bëjë të mundur arritjen e objektivave dhe të jetë në pajtim me funksionet e ngarkuara sipas kuadrit ligjor. Struktura organizative është korniza me anë të cilës planifiko-hen, zbatohen, kontrollohen dhe raportohen aktivitetet e njësisë. Struktura duhet të jetë në harmoni me përmasat dhe me natyrën specifike të njësisë dhe misionin e saj; duhet të vlerësohet kohë pas kohe dhe të modifikohet në rast se gjykohet e nevojshme.

KËRKESAT THEMELORE:Struktura e njësisë duhet të përfshijë:• Rregulla të qarta që përcaktojnë ndarjen e të drejtave, detyrimeve dhe përgjegjësive, duke përfshire rregullat për delegimin e tyre;

• Një hierarki të përshtatshme;

• Linja të qarta raportimi.Struktura e njësisë: • Duhet të reflektohet në një dokument (akt administrativ) të shkruar, ose rregullore të brendshme që u vihet në dispozicion të gjithë punonjësve;• I bëhet e ditur të gjithë anëtarëve të stafit dhe t’i ndihmojë ata të kuptojnë marrëdhëniet ndërmjet strukturave administrative të veçanta dhe vendin që ato zënë në njësi;• Mund të paraqitet në formë të ilustruar nëpërmjet një grafiku (organigra-me), që tregon marrëdhëniet ndërmjet strukturave administrative të veçanta;• vendos një sistem të përshtatshëm për delegimin e detyrave aty ku është e nevojshme. • Duhet të vendosë linja të përshtatshme raportimi.

Shihni Rastin Studimor 4 i cili përmban një model të një rregulloreje të brendsh-me, që specifikon strukturën organizative.

Politikat dhe praktikat që lidhen me burimet njerëzorePolitikat e burimeve njerëzore dhe praktikat e ngjashme lidhen me rekrutimin, emërimin, trajnimin, vlerësimin e performancës, avancimin në detyrë dhe vepri-met disiplinore. Ato përbëjnë një pjesë të rëndësishme të kontrollit të brendshëm.


22

KËRKESAT THEMELORE:Politikat e burimeve njerëzore duhet të garantojnë:

• Një proçedurë transparente për rekrutimin dhe emërimin e punonjësve;

• Kritere dhe kërkesa të përshtatshme në drejtim të kualifikimit dhe për-vojës profesionale në proçesin e rekrutimit dhe të emërimit të stafit, që synojnë të fuqizojnë kapacitetin administrativ të njësisë dhe të krijojnë një ekip pune të besueshëm dhe kompetent;

• Një sistem trajnimi dhe kualifikimi që synon t’i përgatisë punonjësit për kryerjen e detyrave në nivelin e pritur;

• Një sistem për vlerësimin e performancës që të inkurajojë zhvillimin profesional të punonjësve dhe të ofrojë mundësi për ngritje të merituar në detyrë dhe të ndëshkojë në rast të kundërt;

• Një sistem stimujsh për punonjësit për t’i nxitur të rrisin cilësinë e kry-erjes së detyrave të caktuara;

• Një sistem për qarkullimin e punonjësve për të lejuar punonjësit të përftojnë një eksperiencë të gjerë në njësinë ku punojne;

• Një sistem transparent sanksionesh, që të përcjellë një ide të qartë të qëndrimit të titullarit të njësisë ndaj shkeljes së rregullave të vendosura dhe një tolerancë zero ndaj sjelljeve të tilla.

• Zhvillimin dhe miratimin e politikave, rregullave dhe proçedurave të zbat-ueshme, që janë në harmoni me dispozitat ligjore të vlefshme për rekru-timin, emërimin, vlerësimin, trajnimin, shpërblimin dhe motivimin e stafit;

Profesionalizmi i stafitProfesionalizmi është një karakteristikë e punonjësit që nënkupton se ai ka aftë-sinë, dijen dhe zotësinë e duhur për të kryer detyrat qe i ngarkohen. Sa mirë duhet të kryhen këto detyra është përgjithësisht një vendim i titullarit, i cili duhet të vendosë mbështetur në objektivat e njësisë si dhe në strategjitë e politikat që ai ka përcaktuar për përmbushjen e këtyre objektivave.

Kapitulli II

23

KËRKESAT THEMELORE:Përgjegjësia e menaxhimit në garantimin e profesionalizmit të punonjësve të tij fillon me miratimin e politikave dhe praktikave të duhura që lidhen me burimet njerëzore dhe që reflektojnë angazhimin për:• Caktimin e nivelit të njohurive dhe aftësive që kërkohen për çdo pozicion

pune;• Verifikimin e kualifikimeve të kandidatëve për vendet e punës;• Marrjen në punë dhe ngritjen në detyrë vetëm të atyre personave që kanë

njohuritë dhe aftësitë në nivelet më të larta;• Futjen e programeve të trajnimit që ndihmojnë punonjësit të zgjerojnë

njohuritë dhe aftësitë e tyre.• Kryerjen e analizave periodike për njohuritë dhe aftësitë e kërkuara për

çdo pozicion pune dhe mbështetur në këto analiza, hartimin e planeve periodike për trajnimin e punonjësve;

• Zhvillimin e profesionalizmit menaxherial nëpërmjet trajnimeve dhe mar-rjes në konsideratë të aftësive menaxhuese gjatë proçesit të vlerësimit.

Delegimi i detyraveNivelet e ndryshme të menaxhimit të njësisë publike mund t’u delegojnë detyra punonjësve të caktuar të stafit, në përputhje me objektivat dhe detyrat e njësisë. Fusha dhe shkalla e delegimit të detyrave duhet të jetë në përputhje me rëndësinë e vendimeve që do të merren si dhe me nivelin e riskut që lidhet me to. Delegimi i detyrave tek vartësit mund ta lehtësojë punën e menaxherëve të njësisë publike, në veçanti të titullarit të saj, lidhur me vendim-marrjen e përditshme dhe t’u japë mundësinë atyre të përqëndrohen në vendimet strategjike. Titullari i njësisë duhet të kujdeset që të ruajë barazpeshën ndërmjet detyrave të deleguara punonjësve të niveleve më të ulëta dhe përfshirjes së menaxherëve të njësisë. Menaxheret duhet të kenë gjithnjë parasysh se ata mbeten përgjegjës për funksionimin e sistemit të menaxhimit financiar dhe kontrollit tek Titullari i njësisë publike dhe ky i fundit përpara organit të emërtesës, pavarësisht shkallës së delegimit të kompetencave dhe përgjegjësive.

Qëllimi i delegimit të detyrave të menaxhimit të lartë është përshkruar në nenin 15 të Ligjit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin, i cili specifikon si vijon:

1. Gjatë ushtrimit të përgjegjësive të tyre sipas përcaktimeve në këtë ligj nëpunë-si i parë autorizues, nëpunësit autorizues kanë të drejtën të delegojnë disa nga të drejtat dhe detyrat e tyre tek punonjësit e nivelit manaxherial në varësi direkte, me përjashtim të delegimit tek nëpunësit zbatues, duke specifikuar kërkesat për raportimin mbi realizimin e detyrave të deleguara.

2. Nëpunësit zbatues dhe menaxherët e tjerë kanë të drejtën të delegojnë disa nga të drejtat dhe detyrat e tyre tek vartësit funksionale, duke specifikuar kër-kesat për raportimin mbi realizimin e detyrave të deleguara.

3. Nuk mund të delegohen të drejtat dhe detyrat, për të cilat ndalohet shprehi-misht delegimi në këtë ligj apo në ligje të tjera.

4. Delegimi i të drejtave dhe detyrave nuk cënon të drejtat e menaxherit dhe


24

nuk e shkarkon atë nga përgjegjshmëria për realizimin e detyrave përkatëse, apo për përzgjedhjen e vartësit tek i cili delegohen të drejtat dhe detyrat.

KËRKESAT THEMELORE:

Të gjithë punonjësit duhet të kuptojnë detyrat dhe përgjegjësitë që lidhen me punën që ata kryejnë rregullisht, si dhe të kuptojnë përgjegjësitë e tyre në lidhje me menaxhimin financiar dhe kontrollin që jane:

• Delegimi i kompetencave dhe detyrave në formë të shkruar, p.sh. në formën e një shkrese autorizimi, apo referuar neneve të veçanta të rregulloreve të brendshme të njësisë;

• Mbajtja e regjistrave të autorizimeve që janë lëshuar ;

• Autorizimi përcakton në mënyrë të saktë dhe të qartë fushën e kompe-tencave që jepen, p.sh. llojin e vendimeve që lihen në kompetencë të stafit, vlerën/kufirin deri në të cilën nëpunësit i lejohet të marrë ven-dime financiare, periudhën brenda së cilës autorizimi është i vlefshëm, mundësinë që autorizimi të përcillet më tej plotësisht, ose pjesërisht, tek një punonjës tjetër i stafit, etj;

• Punonjësi konfirmon, nëpërmjet firmës, marrjen përsipër të kompeten-cave ose përgjegjësive,;

• Punonjësit, të cilët ngarkohen me detyra ose kompetenca duhet të përzgjidhen në mënyrë të kujdesshme për të siguruar përmbushjen me seriozitet të detyrave të besuara. Para marrjes së vendimit lidhur me delegimin, Nëpunësi autorizues apo menaxherët e tjerë të njësisë mar-rin në konsideratë kualifikimet e tyre, aftësitë, përvojën, verifikojnë si kanë zbatuar këta punonjës detyra të ngjashme në të shkuarën, a janë ndëshkuar ndonjëherë për shkelje të disiplinës së financave publike, etj;

• Titullari i njësisë, Nëpunësi autorizues, Menaxheri përkatës ndërmerr masa efektive për monitorimin e zbatimit të detyrave dhe kompeten-cave të deleguara, në përputhje me shkallën e delegimit, p.sh. kërkon paraqitjen e raporteve mujore, ose tre-mujore mbi realizimin e aktivi-teteve – në një rast të tillë, ai duhet t’i kushtojë vëmendje të posaçme ngjarjeve jo të zakonshme, p.sh. nëse ka patur një rritje të menjëher-shme të shpenzimeve;

Kapitulli II

25

2.5.2. Menaxhimi i Riskut

Përkufizimi

Risku dhe Menaxhimi i Riskut janë përkufizuar në Nenin 21 të Ligjit për Menaxhi-min Financiar dhe Kontrollin, i cili specifikon si vijon:

1. Menaxhimi i riskut përmban identifikimin, vlerësimin dhe kontrollin mbi ato ngjarje apo situata të mundshme që kanë efekt të dëmshëm mbi përmbushjen e objektivave të njësisë publike dhe kryhet për të dhënë si-guri të arsyeshme se këto objektiva do të realizohen. Risku matet sipas efektit të tij dhe shkallës së probabilitetit të ngjarjes.

2. Për t’i zbatuar veprimtarite e parashtruara në paragrafin 1, titullari i njësisë publike miraton një strategji e cila azhornohet çdo tre vjet, ose, sa herë që ka ndryshime thelbësore të mjedisit të riskut. Nëpunësi auto-rizues analizon dhe azhornon kontrollet që synojnë minimizimin e riskut të paktën një herë në vit.

3. Për të minimizuar riskun e mashtrimit dhe të parregullsive, nepunesit autorizues te njësive publike regjistrojnë dhe raportojnë masat e marra për parandalimin e mashtrimit dhe parregullsive.

Risku është përcaktuar si pasiguria e rezultatit qoftë kjo mundësi pozitive apo kërcënim negativ i veprimeve dhe i ngjarjeve. Ai është probabiliteti i ndodhjes së një ngjarjeje të caktuar, që do të kishte impakt në përmbushjen e objektivave të një njësie. Risku matet sipas shkallës së probabilitetit të ndodhjes dhe sipas impaktit që ai sjell.

Menaxhimi i Riskut është proçesi i identifikimit, vlerësimit, kontrollit dhe mo-nitorimit të atyre ngjarjeve ose situatave potencialisht të dëmshme për arritjen e objektivave të të gjithë njësisë publike dhe konceptohet për të dhënë garanci të arsyeshme se këto objektiva do të arrihen.

Titullari i njësive publike është përgjegjës për hartimin e politikave, miratimin dhe monitorimin e strategjisë për menaxhimin e risqeve brenda njësisë së tij. Nëpunë-si Autorizues është përgjegjës për zbatimin e sistemeve të menaxhimit financiar; është Koordinatori i Riskut dhe përgjigjet për monitorimin e kontrolleve për mi-nimizimin e risqeve brenda njësisë. Sidoqoftë, sipas Nenit 10 të Ligjit mbi Me-naxhimin Financiar dhe Kontrollin, Nëpunësi autorizues mund të delegojë detyra që kane lidhje me koordinimin e riskut, një menaxheri tjeter te njësisë në vartesi direkte prej tij.

Më në detaje Neni 10 specifikon detyrat e koordinatorit të riskut:

a) koordinimin e aktiviteteve qe lidhen me identifikimin dhe vlerësimin e risqeve që vënë në rrezik arritjen e objektivave të njësive dhe ngritjen e sistemit për menaxhimin e riskut në përpjestim me përmasat e tij;

b) këshillimin dhe dhënien e instruksioneve menaxherëve të tjerë të njësisë


26

publike në bashkëpunim me Njësinë Qëndrore të Harmonizimit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin;

c) paraqitjen e raportit të përgjithshëm të risqeve të njësisë publike tek titullari i njësisë publike dhe grupi i menaxhimit strategjik të njësisë publike.

Veç kësaj, të gjithë menaxherët e një njësie duhet të jenë përgjegjës për indentifi-kimin, vlerësimin, menaxhimin dhe dokumentimin e riskut brenda fushës së tyre të punës, nën udhëzimet e Koordinatorit të Riskut.

Identifikimi i RisqeveTitullarët duhet fillimisht të sigurohen se në të gjithë njësinë janë hartuar objekti-vat strategjike operacionale dhe të kontrollit. Objektivat e kontrollit përgjithësisht burojnë nga katër qëllimet e kontrollit të brendshëm dhe formulohen duke reflek-tuar përgjegjësitë e strukturave apo njësive shpenzuese të njësisë publike.

Menaxherët sipas nivelit hierarkik identifikojne risqet në nivel tërësor të njësisë dhe në nivel aktiviteti duke bërë pyetjet e mëposhtme:

•Çfarë mund të shkojë gabim?•A mund të dështojmë?•Çfarë duhet të funksionojë, që të arrijmë objektivat tona?•Cilat janë aktivet që duhet të mbrojmë?•Si do të mundte ndokush të përvetësonte prej njësive shpenzuese/drej-

torive/sektorëve?•Si do të mundte ndokush ose diçka (si p.sh. mungesa e furnizimit me

energji, apo dëmtimi i një aparature të caktuar) të cënonte aktivitetet dhe operacionet tona?

•Si mund të dimë nëse jemi duke përmbushur objektivat tona?•Cilat janë informacionet, tek të cilat mbështetemi më shumë?•Cilat aktivitete janë më komplekse?•Cilat aktivitete janë të rregulluara?

Pasi të kenë identifikuar të gjitha objektivat strategjike, operacionale dhe të kon-trollit, Manaxherët nën drejtimin e Nëpunësit Autorizues duhet të identifikojnë të gjitha risqet që shoqërohen me secilin nga objektivat (p.sh. ngjarjet që do të mund të vinin në rrezik përmbushjen e çdo objektivi, duke përfshirë edhe rastin kur shanset nuk shfrytëzohen në maksimumin e tyre). Këto risqe mund të jenë si të brendshme (p.sh. gabimi njerëzor, mashtrimi, prishja e sistemit) ashtu dhe të jashtme (p.sh. ndryshime në legjislacion, fatkeqësi natyrore, etj). Është thelbë-sore që menaxherët e të gjitha niveleve brenda njësisë të identifikojnë risqet që shoqërohen me objektivat përkatëse dhe të raportojnë tek NA. Ky i fundit raporton tek Titullari i njësisë publike.

Kapitulli II

27

KËRKESAT THEMELORE:• Miratimi i një strategjie për menaxhimin e riskut, e cila përditësohet rreg-

ullisht;• Ndërgjegjësimi i stafit të njësisë për strategjinë e miratuar të menaxhimit

të riskut;• Ndarje e qartë e përgjegjësive të menaxhimit të riskut, duke përfshirë ra-

portimin për përmbushjen e tyre tek titullari i njësisë;• Raportimi i risqeve që lidhen me mos-respektimin e legjislacionit ose të

proçedurave në fuqi që rregullojnë aktivitetet buxhetore, financiare, eko-nomike dhe kontabël.

Proçesi i Vlerësimit të RiskutMenaxherët e të gjitha niveleve duhet të vlerësojnë secilin nga risqet e identifikua-ra në drejtim të impaktit dhe të mundësisë së ndodhjes, si më poshtë vijon:

• Impakti është efekti që një ngjarje e pafavorshme do të kishte mbi njësinë, nëse ngjarja do të ndodhte vërtet. Një efekt i tillë do të ishte ose një lloj dëmi, ose një lloj shansi i humbur. Nëse është e mundur, efekti duhet të përllogaritet në formë sasiore. Por minimalisht, efekti duhet të përshkruhet në mënyrë aq konkrete, sa të tregojë rëndësinë e riskut.

• Mundësia që risku të ndodhë, lidhet me probabilitetin që ngjarja e pafa-vorshme të ndodhë, nëse nuk ka aktivitete kontrolli që do ta parandalonin, ose do të pakësonin riskun (ashtu siç përshkruhet në seksionin pasardhës). Mundësia që risku të ndodhë duhet të vlerësohet për secilin nga risqet e identifikuar.

Gjatë vlerësimit të riskut duhen marrë parasysh raporti i kostos për pre-zantimin e aktiviteteve të kontrollit ndaj përfitimeve lidhur me reduktimin e riskut. Hapi i mëtejshëm është marrja e vendimit nga menaxhimi lidhur me reagimin e duhur ndaj riskut.

Ka katër përgjigje (reagime) të mundshme ndaj riskut: • Trajtimi me qëllim kufizimin ose pakësimin e riskut – kjo është përgjigja më

e përhapur që aplikohet prej menaxherëve. Kjo për faktin, se ndodh shumë rrallë që risku të shmanget/transferohet plotësisht. Prandaj, duhen zhvilluar aktivitete kontrolli, që japin një garanci të arsyeshme se risku do të kufizohet në parametra të pranueshëm, në varësi të rëndësisë së riskut dhe kostove për futjen e kontrolleve. Risqet që trajtohen në këtë formë duhet të monitorohen rregullisht.

• Transferimi i riskut – manxhimi mund ta vlerësojë riskun si tepër të lartë, që duhet “transferuar” në një njësi tjetër. Mënyra klasike e transferimit të riskut është sigurimi. Në rastet e sigurimit, do të ketë kosto shtesë, por treguesi “im-pakti i riskut” do të ulet ndjeshëm. Një mënyrë tjetër për transferimin e riskut


28

është lidhja e marrëveshjes me një njësi tjetër, tek e cila transferohet aktiviteti, nëpërmjet një marrëveshjeje të përbashkët të palëve.

• Tolerimi i riskut – kjo lloj përgjigjeje është e mundur vetëm nëse risqe të caktuara kanë një ndikim të kufizuar (të papërfillshëm) në arritjen e qëllimeve dhe objektivave, ose kur kostot për marrjen e masave nuk janë në përpjestim me përfitimet e mundshme. Në një rast të tillë, tolerimi mund të ishte një për-gjigje ndaj riskut. Megjithatë, risqe të tilla duhen monitoruar në vazhdimësi, pasi mund të ndodhë që faktorë të brendshëm, ose të jashtëm të rrisin shkallën e probabilitetit të riskut, apo të impaktit të tij, duke e çuar riskun në një kate-gori më të lartë.

• Ndërprerja e riskut – disa risqe mund të pakësohen ose të kufizohen në nivele të pranueshme, vetëm nëse mbyllet aktiviteti. Mosmarrja e masave mund të përbëjë një risk në vetvete, pasi mund të mos arrihen qëllimet dhe objektivat e njësisë. Në sektorin publik, mundësitë e ndërprerjes së riskut janë shumë të kufizuara, pasi në shumicën e rasteve, qëllimet strategjike të njësisë përfshi-hen në programet e qeverisë.

KËRKESAT BAZË

Dokumentimi i proçesit të menaxhimit të riskut në një regjistër risku, duke përfshirë informacionin e mëposhtëm:

• Impakti dhe probabiliteti i riskut mund të kategorizohen si të lartë, mesatarë dhe të ulët.

• Risku duhet rivlerësuar dhe rimatur çdo vit si pjesë e një proçesi të veprimtarisë së njësisë.

• Përgjigjia ndaj çdo risku duhet të identifikohet.

Trajtimi i riskut

Risqet e identifikuara mund të reduktohen ose pakësohen nëpërmjet futjes së akti-viteteve të kontrolleve të përshtatshme. Këto kontrolle mund të jenë:

• Kontrolle parandaluese të konceptuara për të reduktuar mundësinë që risku të ndodhë (të tilla, si p.sh. ndarja e detyrave, kufij të qartë të delegi-meve të autorizuara, etj);

• Kontrolle korrigjuese, të konceptuara për të korrigjuar rezultatet e padës-hiruara (si p.sh. kur tërhiqen pagesat e kryera gabimisht);

• Kontrolle drejtuese të konceptuara për të garantuar arritjen e një rezultati të caktuar (si p.sh. masat e sigurisë, apo kërkesat për ruajtjen e shëndetit

Kapitulli II

29

dhe të jetës); ose

• Kontrolle zbuluese të konceptuara për të identifikuar rastet kur rezultat e padëshiruara tashmë kanë ndodhur (p.sh. kontrolle të rezervave, apo të aktiveve, apo proçedurat e rakordimit).

Shih gjithashtu seksionin 2.5.3 të këtij manuali (shembuj të këtyre aktiviteteve të kontrollit) dhe gjithashtu Shtojcën 4 për një model të Regjistrit të Riskut si dhe shembuj të plotësuar.

Monitorimi i proçesit të menaxhimit të riskutMenaxhimi i riskut nënkupton jo vetëm identifikimin dhe vlerësimin e riskut si dhe identifikimin dhe zbatimin e kontrolleve të përshtatshme, por edhe monitori-min e vazhdueshëm dhe raportimin mbi kushtet e tij. Kjo ndihmon për të ndjekur proçesin, nëse risqet janë menaxhuar me sukses, pra nëse aktivitetet (veprimta-ritë) e kontrollit i kanë minimizuar risqet korresponduese si dhe nëse objektivat e rrezikuara, janë përmbushur. Monitorimi evidenton gjithashtu, cilat risqe janë bërë më kërcënuese dhe cilat janë pakësuar. Në këtë mënyrë jo vetëm garantohet transparenca dhe përgjegjshmëria për aktivitetet e njësisë por gjithashtu raportimi sistematik mbi statusin e risqeve i mundëson menaxhimit të njësisë të dallojë prio-ritetet në trajtimin e risqeve.

Grupi për Menaxhimin Strategjik duhet të verifikojë si janë menaxhuar risqet brenda një njësie publike, si dhe të përgatisë një raport vjetor lidhur me këtë.

KËRKESAT THEMELORE:

Për të mbështetur monitorimin e rregullt, titullarët e njësisë duhet të ngrenë një sistem për raportimin e brendshëm të risqeve të identifikuara, sipas udhëzime-ve të Koordinatorit të Riskut duke garantuar një raportim në afat, të shpeshtë (p.sh. çdo tremujor) dhe të detajuar.

Sistemi duhet të garantojë se strukturat e njësisë do të raportojnë rregullisht mbi risqet e identifikuara dhe mbi veprimet e ndërmarra si kundërpërgjigje ndaj riskut.

Linja e raportimit duhet të ngrihet në mënyrë që të garantojë se informacioni për identifikimin dhe monitorimin e të gjitha risqeve i raportohet titullarit të njësisë publike.

Strategjia e RiskutÇdo njësi e qeverisjes qëndrore dhe vendore duhet të përgatisë dhe të miratojë një strategji të menaxhimit të riskut, e cila duhet të përditësohet rregullisht (të pakten një herë në tre vjet) si dhe sa herë kur mjedisi i riskut pëson ndryshime të rëndë-


30

sishme. Kjo strategji duhet të përgatitet nga Nëpunësi Autorizues në cilësinë e Koordinatorit të Riskut. Titullari i njësisë publike miraton strategjinë për menaxhi-min e riskut. Nëpunësi autorizues analizon dhe përditëson kontrollet që synojnë minimizimin e riskut, të paktën një herë në vit.

Strategjia e riskut përkufizohet si qasja e njësisë për menaxhimin e riskut e për-caktuar nga titullari i njësisë dhe e pasqyruar në politikat e nivelit të lartë të njësisë publike dhe më tej. Strategjia e riskut përcakton mënyrën se si sillet njësia ndaj risqeve dhe vendos kuadrin e përgjithshëm të proçesit të menaxhimit të riskut. Strategjia e riskut të një njësie duhet të miratohet nga titullari i njësisë dhe duhet t’u vihet në dispozicion punonjësve dhe të njihet prej tyre.

Strategjia e riskut të njësisë duhet të përcaktojë në mënyrë të qartë strukturat për menaxhimin dhe për kontrollimin e risqeve (të ashtuquajturit pronarë të risqeve); si duhet të trajtohen risqet në nivel strategjik, në nivel programi dhe në nivel ak-tiviteti; strukturat për monitorimin dhe vlerësimin e tij; kriteret për përcaktimin e risqeve madhore; mekanizmat e regjistrit të riskut si dhe kriteret për matjen e riskut. Strategjia e riskut e një njësie duhet gjithashtu të jetë në përqasje me doku-mentet e politikave sektoriale dhe kombëtare.

Strategjia e riskut duhet po ashtu të përcaktojë oreksin e riskut të njësisë në nivel strategjik. Oreksi i riskut lidhet me nivelin e riskut që një njësi është e gatshme të lejojë (që do të thotë pranon t’i ekspozohet), në përputhje me misionin, vizionin dhe objektivat e veta, në çdo kohë, para se të vendosë nëse duhet të ndërhyjë. Oreksi i riskut ndikohet nga mjedisi i jashtëm dhe i brendshëm i kontrollit, nga njerëzit, nga sistemet e punës dhe nga politikat.

Për risqet që janë cilësuar më të lartat (më kritiket), duhet të hartohet një plan afat-gjatë veprimi. Nëse risku mund të ndikojë në aktivitetin e dy, ose më shumë njësive publike qëndrore, ky plan duhet të miratohet nga Këshilli i Ministrave. Po ashtu, në rastin e njësive publike vendore, kur risqet janë të përbashkëta për dy ose më shumë prej tyre, plani i veprimit mund të miratohet nga Këshilli i Qarkut.

Një shembull të strategjisë së riskut në sektorin publik mund ta gjeni në Rastin studimor 5.

2.5.3. Aktivitetet e Kontrollit

PërkufizimiAktivitetet e kontrollit janë rregullat, proçedurat dhe veprimet, që synojnë reduk-timin e risqeve me synim përmbushjen e objektivave të njësisë si dhe për të nxitur zbatimin e vendimeve të menaxherit. Në vendosjen e aktiviteteve të kontrollit, titullarët e njësive duhet të marrin parasysh përfitimet që këto aktivitete pritet të japin, sikurse dhe kostot për futjen dhe zbatimin e tyre. Aktivitetet e kontrollit duhet të ingranohen tek proçeset dhe sistemet, në momentin që këto proçese dhe sisteme krijohen. Futja e aktiviteteve të kontrollit në një stad të mëvonshëm, do të ishte më e kushtueshme dhe më pak efiçente.

Kapitulli II

31

KËRKESAT THEMELORE:Për të qenë efektive, aktivitetet e kontrollit duhet të jenë:

• Të përshtatshme (kontrolli i duhur në vendin e duhur në nivelin e du-hur dhe në përpjesëtim me riskun e përfshirë);

• Efektive nga pikëpamja e kostos (kostot për vënien në zbatim të kon-trollit nuk duhet t’i tejkalojnë përfitimet);

• Të gjithanshme, të kuptueshme dhe të lidhura drejtpërdrejt me objek-tivat e kontrollit;

• Të dokumentuara qartë;• Në përputhje me planin e zbatimit të tyre për një periudhë të caktuar.

Kategoritë e aktiviteteve të kontrollit

Aktivitetet e kontrollit shërbejnë si mekanizma për arritjen e objektivave dhe janë pjesë e rëndësishme e arritjes së këtij qëllimi. Ato mund të ndahen në kategoritë e mëposhtme:

• Kontrolli para faktit ose parandalues,

• Kontrolli pas faktit ose zbulues,

• Kontrolli drejtues ose menaxherial.

Kontrollet para faktit (parandaluese)

Lloji më i zakonshëm i kontrollit është kontrolli parandalues – i konceptuar për parandalimin e dështimeve, paaftësive, gabimeve dhe dobësive. Për këtë arsye, kontrollet parandaluese janë kontrolle pro-aktive që gjejnë zbatim në kohën e zhvillimit të aktivitetit, apo gjatë kryerjes së detyrave të punonjësit. Për krahasim, kontrollet parandaluese janë më të favorshme nga kontrollet e tjera, në aspektin e kostove të tyre, pasi ato parandalojnë humbjet dhe kufizojnë risqe të caktuara. Shembujt përfshijnë: ndarjen e detyrave, autorizimin dhe miratimin, kontrollin e aksesit tek aktivet, verifikimin e saktësisë së veprimeve matematike para kryerjes së pagesave, apo çdo lloj tjetër kontrolli para- faktit (ex-ante).

Autorizimi është delegimi i autoritetit; ai mund të jetë i përgjithshëm, ose i veçan-të. Aprovimi i një transaksioni nënkupton se aprovuesi e ka shqyrtuar dokumenta-cionin mbështetës dhe është i bindur se transaksioni është i përshtatshëm, i saktë dhe në pajtim me ligjet, normat, politikat dhe proçedurat në fuqi. Aprovuesit duhet ta marrin në shqyrtim dokumentacionin mbështetës, të vënë në diskutim zërat/çës-htjet jo të zakonshme si dhe të sigurohen që gjithë informacioni i nevojshëm është i përfshirë, para se ta nënshkruajnë transaksionin. Aprovuesi nuk duhet në asnjë rrethanë të nënshkruajë dokumente/formularë bosh. Aprovuesi nuk duhet në asnjë rrethanë t’i thotë dikujt tjetër të hedhë firmën e aprovuesit, në emër të aprovuesit.


32

Aprovuesi që ka autoritetin e firmës elektronike, nuk duhet në asnjë rrethanë ta ndajë fjalëkalimin me një person tjetër.

Kontrollet pas faktit (zbuluese)Kontrollet zbuluese jane të konceptuara për të zbuluar dhe korrigjuar dështimet, paaftësitë, gabimet dhe dobësitë. Ato vihen në zbatim, pasi një ngjarje ka ndodhur apo një pasojë është shkaktuar dhe synojnë të ulin riskun e pasojave të padëshiru-eshme, pasi mundësojnë marrjen e masave korrektuese. Disa kontrolle zbuluese shërbejnë për të kontrolluar reagimin – ato ndjekin proçesin dhe japin alarmin kur zbulojnë shmangie nga një vlerë e planifikuar, apo vlerë standarde. Kontrol-let zbuluese përdoren për të përmirësuar proçedurat ose kontrollet parandaluese. Shembujt përfshijnë: inspektimin e mallit të dorëzuar, verifikimin e pagesave të kryera, verifikimin e rezervave dhe rakordimet me bankën dhe çdo kontroll tjetër para dhe pas -faktitTitullari garanton se njësia publike mban informacione të përshtatshme financiare, apo të një natyre tjetër, në mënyrë që të prodhojë pasqyra financiare në formën e parashikuar nga Ligji për “Menaxhimin e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqipërisë” dhe nga udhëzimet e tjera në këtë fushë. Transaksionet regjistrohen mundësisht sipas të dhënave që figurojnë në dokumentet origjinalë. Titullari i ve-rifikon transaksionet në kohën e duhur. Verifikimet kryhen nga punonjës të pava-rur nga ata që kryejnë aktivitetet. Radha e verifikimeve provohet nga dokumente të para-numëruara. Bëhen krahasime ndërmjet një grupi dokumentesh apo regji-strash kontabël me të tjerë, p.sh. faturat e marra të porosive dhe të mallrave, kon-trollet totale. Raportet financiare prodhohen për të përmbushur nevojat e njësisë si dhe për t’ju dhënë mundësinë titullarëve të marrin vendime racionale. Raportet financiare përgatiten mbështetur në linjat e përgjegjësisë. Titullari verifikon nga e para vetëm për raste të përzgjedhura.

Kontrollet drejtuese (menaxheriale)Kontrollet drejtuese jane konceptuar për të ndikuar ngjarje që janë të domosdosh-me për arritjen e objektivave. Në shembuj perfshihen: përkufizim i qarte i politika-ve, vendosja e objektivave të qarta dhe punësim e trajnim i përshtatshëm.

Në praktikë, kategoritë e mësipërme mund të mos jenë lehtësisht të dallueshme dhe një kontroll i vetëm mund të mbulojë dy, ose më shumë funksione. Për shem-bull, mbikëqyrja përfshin kontrolle parandaluese, zbuluese dhe drejtuese.

Kapitulli II

33

KËRKESAT BAZË:Kontrollet parandaluese dhe zbuluese

Këto proçedura duhet :• Të vendosin nën kujdesin e duhur pasuritë fizike dhe intelektuale si

dhe regjistrat • Të vendosin sigurinë apo ruajtjen fizike• Të vendosin mbajtjen dhe mirëmbajtjen e regjistrave të përhershëm• Të kryejnë në mënyrë periodike numërime/inventarë fizikë• Të bëjne krahasime ndërmjet numërimeve/inventarëve me regjistrat • Të vendosin proçedura për identifikimin dhe analizimin e diferen-

cave dhe marrjen e masave të përshtatshme për korrigjimin, ose eli-minimin e tyre

• Të vendosin në funksionim kontrolle aksesi (të të drejtave të hy-rjes), të tilla si fjalëkalimet, kartat e identitetit, rojet, mbrojtjen e kompjuterave

• Të ndajnë funksionet dhe detyrat, me qëllim shmangien e konflik-teve të interesit.

Kontrollet drejtuese (menaxheriale)

Këto proçedura duhet të përfshijnë:• miratimin e organigramës së njësisë, e cila rifreskohet në mënyrë të

vazhdueshme, për të reflektuar ndryshimet në njësi;• hartimin, nxjerrjen dhe miratimin e manualeve si dhe udhëzimeve e

orientimeve të shkruara që rifreskohen në mënyrë të vazhdueshme;• përkufizimin në mënyrë të qartë dhe të dokumentuar të përgjegjësive

të individëve dhe grupeve të individëve (ekipeve) lidhur me burimet, aktivitetet; programet, projektet, objektivat dhe qëllimet;

• dhënien e autoritetit të qartë menaxherëve të niveleve më të ulëta, që këta ta kryejnë punën në mënyrë efektive;

• ndarjen sa më të mirë të punës ndërmjet individëve dhe grupeve të individëve (ekipeve) në njësi;

• mosdhënien e besimit të tepruar një personi të vetëm;• garantimin e linjave më efektive të komandës;• garantimin e mjeteve më efektive të komunikimit brenda njësisë dhe

ndërmjet niveleve të njësisë shpenzuese me qendrën e njësisë pub-like ;

• vendosjen e linjave të qarta të raportimit.


34

Ndarja e detyravePër të minimizuar rrezikun e gabimeve, parregullsive dhe shkeljeve si dhe mos-zbulimin e tyre, titullarët duhet të vendosin rregulla që e shpërndajnë tek punonjës të ndryshëm përgjegjësinë e zbatimit të dy, ose më shumë fazave kyçe të një ope-racioni, proçesi, apo aktiviteti. Për të garantuar kryerjen e kontrolleve efektive, si dhe për të ruajtur ekuilibrin në zbatimin e një operacioni/transaksioni, përgjegjës-itë duhet të ndahen në mënyrë të tillë, që përjashton mundësinë që një punonjës i vetëm të jetë njëherësh përgjegjës për miratimin (marrjen e vendimit), zbatimin, kontabilitetin dhe kontrollin.

Në njësi të vogla kjo ndarje është më e vështirë të arrihet. Në të tilla raste, titullari duhet të marrë në konsideratë mundësinë e kombinimit të dy aktiviteteve të veçan-ta dhe të kompensojë mos-zbatimin e këtij mekanizmi kontrolli me një tjetër, p.sh. me rotacionin (lëvizjen) e punonjësve, rotacionin e detyrave, apo me verifikime shtesë, etj. Kështu, risku që një person i vetëm, të angazhohet në më shumë se një aspekt themelor të operacionit, proçesit, apo aktivitetit për një periudhë kohe tepër të gjatë, do të reduktohet. Nisur nga sa më lart një njësi publike duhet të përbëhet nga të paktën tre nëpunës publike.

KËRKESAT BAZË:

shembuj të ndarjes së detyrave për një transaksion financiar

• Personi, i cili bën kërkesën për blerjen e mallit, apo porosit shërbimin, nuk është i njëjti person që aprovon blerjen, ose shërbimin,• Përgatitja, autorizimi dhe kryerja e pagesave bëhet nga persona të ndryshëm,

• Personi, i cili aprovon blerjen e mallit, apo të shërbimit nuk është i njëjti person që rakordon raportet financiare mujore.

Sistemi me dy firmaSistemi me dy firma (me të paktën dy firma) është një proçedurë e cila kryhet për të vërtetuar saktësinë e të dhënave të përfshira në dokument. Detyrimet financiare si nënshkrimi i kontratave, përfshirë edhe shitjen e pronës, urdhër-shërbimet, dhe kryerja e pagesës, (urdhërpagesa etj) autorizohen pas hedhjes së firmës nga:

•Nëpunësi zbatues ose nëpunësi i deleguar përgjegjës për rregjistrimet në kontabilitet ;

• Titullari i njësisë/Nëpunësi Autorizues, apo një nëpunës tjetër i dele-guar, përgjegjës për kryerjen e shpenzimeve dhe mbledhjen e të ard-hurave,.

Qëllimi i kësaj proçedure është të garantojë se personi përgjegjës për rregjistrimet

Kapitulli II

35

në kontabilitet është i informuar për detyrimin financiar që do të merret përsipër apo që do të paguhet dhe do të kryejë saktë veprimet e kontabilitetit. Sistemi i firmës së dyfishtë jep garancinë se marrja përsipër e detyrimit financiar apo pagesa bëhet nga personi i autorizuar dhe se nuk ka shkelje të disiplinës financiare apo buxhetore.

Proçedurat e kontabilitetit të plotë, të vërtetë, të saktë dhe në kohën e duhur për të gjitha operacionet

Këto proçedura duhet të hartohen në përputhje me parimet e sanksionuara ne Li-gjin për Kontabilitetin dhe me udhëzimet e nxjerra nga Ministri i Financave. Ato synojnë të regjistrojnë dokumentacionin financiar në një moment të caktuar, me një volum të caktuar dhe sipas kërkesave të detyrueshme, për të garantuar marrjen e vendimeve të duhura te cilet prodhojnë pasoja financiare.

Proçedurat e mbikqyrjesProçedurat e monitorimit duhet të kryhen çdo ditë nga menaxherët e të gjitha ni-veleve të njësisë publike mbi cilësinë e përmbushjes së detyrave të caktuara pu-nonjësve të vartësisë. Menaxherët, të cilët ngarkojnë detyrat stafit, nuk janë të përjashtuar nga përgjegjësia për performancën e punës dhe dhënia e llogarisë sipas nivelit të hierarkisë. Ata duhet t’u japin punonjësve udhëzimet dhe orientimet e duhura, për tu siguruar se ata i kanë kuptuar detyrat, si dhe për të shmangur gabimet dhe mashtrimet në kryerjen e këtyre detyrave.Menaxherët duhet gjithashtu t’i zbatojnë këto proçedura për t’u siguruar vetë se detyrat e ngarkuara prej tyre, do të kryhen në mënyrën e duhur.

KËRKESAT BAZË:

Proçedurat duhet të parashikojnë monitorimin e performancës (niveli i përmbushjes së detyrave), si pjesë të aktiviteteve rutinë të kontrollit.

Vlerësimi dhe Rishikimi i proçedurave, aktiviteteve dhe operacioneve Vlerësimi dhe rishikimi i efektivitetit të përmbushjes së operacioneve në një struk-turë të caktuar duhet të kryhet në kuadrin e aktiviteteve rutinë të kontrollit. Këto vlerësime janë të ndara nga puna e auditimit të brendshëm si dhe nga monitorimi i përgjithshëm i njësisë, i cili është një komponent i veçantë i MFK-së dhe trajtohet në seksionin 2.4.5. të këtij manuali.

Proçedurat antikorrupsionTitullarët e njësive kanë përgjegjësi për vendosjen e rregullave dhe proçedura-ve për njoftimin, shqyrtimin, zbulimin dhe raportimin e dobësive administrative, mospërputhjeve dhe shkeljeve, që krijojnë terren për korrupsion, mashtrime, apo parregullsi. Rasti Studimor nr.1 në këtë manual ka të bëjë me Dokumentin e Pa-


36

randalimit të Mashtrimit përdorur nga Zyra Europiane Anti-Mashtrim (OLAF) për të vlerësuar efektivitetin e masave parandaluese.

Procedurat antikorrupsion dhe antimashtrim duhet të bazohen nëLigjin nr.9508, datë 3.4.2006 “Për bashkëpunimin e publikut në luftën kundër korrupsionit”, Li-gjin për MFK-në, Ligjin Nr.10294, datë 1.7.2010 “Për Inspektimin Financiar Pub-lik”, e të tjera akte ligjore në fuqi.

KËRKESAT BAZË:Proçedurat anti-korrupsion, përfshijnë:•Kontrollet parandaluese; •Një sistem për investigim të brendshem të paralajmërimeve të hersh-

me për korrupsion, mashtrime dhe parregullsi;•Një sistem për zbulimin e mashtrimeve dhe parregullsive;•Një sistem për raportimin e parregullsive të gjetura, që duhet të për-

shkruajë qartësisht linjën e brendshme dhe të jashtme të raportimit, pa rënë ndesh me të drejtën kushtetuese të individit. Duhen parashikuar rastet dhe kushtet kur punonjësit mund të raportojnë tek titullari i njësisë nëpërmjet eprorit të drejtpërdrejtë, ose kur raportojnë direkt (p.sh. në rastin e sjel-ljeve të dyshimta të eprorit të drejtpërdrejtë) si dhe rastet kur audituesit e brendshëm raportojnë tek titullari i njësisë per zbulim të parregullsive gjatë kryerjes së punës audituese. Titullarët aprovojnë marrëveshje me Ministrin e Financave përrzgjedhjen dhe vënien përkohësisht në dispozicion të MF, nëpunësit publikë të zgjedhur në rolin e inspektorit financiar. Si pjesë e si-stemit për raportimin e jashtëm është raportimi në autoritetet kompetente (Prokurori i Përgjithshëm, Nëpunësi i Parë Autorizues në MF për fondet publike ku ndodhet dhe Njësia Qëndrore e Koordinimit të Luftës kundër Shkeljeve që Cënojnë Interesat Financiare të BE-së, etj).

•Proçedura sinjalizimi (shih seksionin 5 të këtij manuali)

Rregullat që lidhen me të drejtën e hyrjes (aksesin) tek aktivet dhe informacioniProçedurat që aprovojne Titullarët duhet të sigurojnë se vetëm personat e autorizu-ar që janë përgjegjës për ruajtjen dhe/ose përdorimin e aktiveve dhe informacionit kanë akses tek to. Kufizimet që lidhen me të drejtën e hyrjes/përdorimit (aksesin) tek aktivet, ulin riskun e keqpërdorimit apo shfrytëzimit të tyre të paligjshëm si dhe mbrojnë njësinë nga humbjet. Shkalla e këtyre kufizimeve varet nga vlera dhe lloji i aktiveve. Gjatë përcaktimit të vlerës, rëndësisë së aktiveve specifike të konsideruara të pambrojtura, titullari i njësisë duhet të konsideroje transportuesh-mërinë dhe riskun e humbjes së tyre. Për një shembull të rregulloreve të brendshme në fushën e ruajtjes së aktiveve, shih rastin studimor nr.3.

Rregullat për menaxhimin e burimeve njerëzoreProçedurat duhet të mbulojnë proçeset e rekrutimit, emërimit, trajnimit, vlerësimit

Kapitulli II

37

të performancës, ngritjes/uljes në detyrë dhe shpërblimit, ri-emërimit si dhe ndër-prerjes së marrëdhënieve ligjore me punonjësit.Një kuadër standard ekziston në këtë fushë ku mund të referohen të gjitha njës-itë publike qëe mbulon Ligji për MFK-në. Ky është kuadri ligjor dhe nënligjor mbi statusin e nëpunësit civil dhe rregullat e vendosura brenda njësisë mund ta shtjellojnë më tej atë, duke patur në vëmendje natyrën e veçantë të aktiviteteve të njësise publike.

Proçedurat për dokumentimin, arkivimin dhe ruajtjen e informacionit Proçedurat për dokumentimin, arkivimin dhe ruajtjen e informacionit duhet të vendosen për të mbështetur kryerjen e operacioneve dhe kontrollimin e proçeseve në njësinë publike.Dokumentimi përfshin hartimin e provave të shkruara për vendimet e marra, ngjarjet e ndodhura, veprimet dhe transaksionet e kryera, etj. Dokumentimi duhet të jetë i plotë, i saktë dhe në kohën e duhur.Proçedurat e dokumentimit përfshijnë proçedurat që lidhen me qarkullimin e do-kumentacionit, të cilat përmbajnë urdhrin për qarkullimin dhe përdorimin e doku-menteve të prodhuara dhe të marra.Proçedurat e dokumentimit duhet të mundësojnë ndjekjen e çdo dokumenti, vepri-mi, apo proçesi në njësi ku të tregohet saktësisht se kush ka kryer çfarë, kur dhe ku, qëllimin dhe llojin e aktit/dokumentit që është lëshuar me këtë rast.

Rakordimi i të dhënaveTitullari duhet gjithashtu të garantojë se të dhënat nga dokumente, apo burime të ndryshme krahasohen për t’u siguruar për përputhshmërinë e tyre. Për shembull: rregjistrimet e kontabilitetit që pasqyrojnë llogaritë bankare rakordohen me dekla-ratat e bankës; të dhënat e faturës krahasohen me ato që figurojnë në fletëhyrjen e magazinës, etj.

Aktivitetet e kontrollit që lidhen me teknologjinë e informacionitMe zhvillimin e teknologjive të informacionit (TI) dhe zbatimin e tyre në gjener-imin, përpunimin, qarkullimin, përdorimin dhe ruajtjen e informacionit në njësitë e sektorit publik, është e domosdoshme të merret parasysh nevoja e parashikimit të aktiviteteve të kontrollit të posaçme lidhur me funksionimin dhe mirëmbajtjen e sistemeve të TI-së. Sistemet e TI-së kërkojnë lloje specifike të kontrollit, që duhet të miratohen nga titullarët e njësive. Mekanizmat për kontrollin e sistemeve të informacionit konsistojnë në dy grupe kryesore: mekanizma të kontrollit të përgjithshëm dhe mekanizma për kontrollin e programeve kompjuterike (kon-trollet e aplikacioneve).

Mekanizmat e Kontrollit të Përgjithshëm zbatohen për të gjitha operacionet dhe kontribuojnë për zbatimin e duhur të tyre. Mekanizmat e kontrollit të progra-meve përfshijnë si proçedurat e programuara në vetë produktin e software-it por edhe proçedurat që duhet të vihen në zbatim manualisht, për të ushtruar kontroll mbi mënyrën si përpunohen operacione të ndryshme. Mekanizmat e kontrollit të


38

përgjithshëm janë të domosdoshëm për funksionimin e mekanizmave të kontrollit të programeve. Pamjaftueshmëria e kontrolleve të përgjithshme nuk mund të zbu-tet nga prania e kontrolleve të programeve.

Zakonisht, mekanizmat e kontrollit të përgjithshëm përdoren në qendrat e ana-lizës dhe përpunimit të informacionit, për instalimin dhe mirëmbajtjen e produk-teve industriale të software-it, për përcaktimin e të drejtave të hyrjes (aksesit) tek informacioni:• kontrollet për qendrat e analizës dhe përpunimit të informacionit – ato përf-

shijnë organizimin dhe planifikimin e punëve/ndërhyrjeve të administra-torëve/operatorëve përkatës, proçedurat për ruajtjen dhe përdorimin e mëte-jshëm të informacionit, plane për mbështetjen rezervë (back-up plans) dhe kontigjencën (raste të mundshme për të ndodhur por të pasigurta).

• kontrollet industriale të softwarë-ve – këto i referohen blerjes, instalimit dhe mirëmbajtjes së produkteve të softwarë-ve, që janë të domosdoshme për mirëmbajtjen e të gjithë sistemit si dhe për përpunimin e programeve të software-ve;

• kontrollet e përcaktimit të aksesit – këto garantojnë mbrojtjen kundër ak-sesit të paautorizuar. Përcaktimi i aksesit i kufizon përdoruesit duke u dhënë atyre mundësinë të përdorin dhe kryejnë operacione, vetëm me produkte të veçanta software-i, duke siguruar kështu ndarjen e përgjegjësive.

Kontrollet e përgjithshme industriale të software-ve, të vendosura gjatë zhvillimit të sistemit kërkojnë testime të hollësishme të programit dhe lejojnë verifikimin e për-shtatshmërisë së arsyetimit të programit dhe nëse të gjitha gabimet do të zbulohen. Pasi sistemi është ndërtuar, kontrollet për aksesin dhe mirëmbajtjen e sistemit, japin garancinë se askush nuk mund të përdorë, ose të bëjë ndryshime në program, pa patur autorizimin e duhur dhe se të gjitha ndryshimet e nevojshme bëhen në përputhje me proçedurat e parashikuara për autorizimin dhe aprovimin. Mekanizmat e kontrollit të programeve mbështesin kontrollin e brendshëm, duke parandaluar hedhjen në sistem të të dhënave të gabuara si dhe duke bërë të mundur zbulimin dhe korrigjimin e gabimeve, bazuar në proçedurat automatike për kontrollin e formës dhe përmbajtjes së të dhënave. Parandalimi dhe zbulimi i këtyre gabimeve është i programuar në programet përkatëse. Mekanizmat e kontrollit të programeve analizojnë të dhënat on-line (në çastin që ato hidhen në sistem), japin informacion të vazhdueshëm për gabimet e zbuluara dhe mundësojnë korrigjimin e menjëhershëm.Përdorimi i të dy llojeve të kontrollit jep garanci se informacioni analizohet dhe për-punohet në mënyrë të plotë, të drejtë dhe të saktë.

2.4.4. Informacioni dhe KomunikimiKomponenti i katërt i kontrollit të brendshëm lidhet me çështjet e informacionit dhe të komunikimit. Komunikimi është shkëmbimi i informacioneve të dobishme ndërmjet punonjësve të të gjitha niveleve të njësisë publike si horizontalisht dhe vertikalisht dhe ndërmjet njësive publike për të mbështetur vendimet dhe për të koordinuar aktivitetet. Informacioni i duhet komunikuar menaxhimit dhe pu-nonjësve në përgjithësi, në formën dhe në kohën e duhur, për t’i ndihmuar ata të

Kapitulli II

39

përmbushin përgjegjësitë e tyre. Komunikimi me taksapaguesit, furnitorët e shër-bimeve, kreditoret, donatorët, ligjvënësit dhe palë të tjera të jashtme, ka rëndësi themelore për një kontroll të brendshëm efektiv. Informacioni është baza e komu-nikimit që nevojitet për kryerjen efektive të detyrave të ngarkuara.

Sistemet e menaxhimit të informacionitNjësite kanë nevojë për informacion domethënës (të përshtatshëm) që është iden-tifikuar, kapur, proçesuar, dhe raportuar nga sistemet e informacionit. Informa-cioni domethënës përfshin industrinë, informacionin ekonomik dhe rregullator të përftuar nga burime të jashtme, si dhe informacion i gjeneruar nga brenda. Me-naxhimit duhet t’i jepen raporte të nevojshme mbi performancën (përmbushjen e detyrave) e njësisë në raport me objektivat e caktuara, për të bërë të mundur që ata të marrin përsipër përgjegjësitë e tyre me efiçencë dhe efektivitet. Zhvillimi ose rishikimi i sistemeve të informacionit duhet të bazohet në një plan strategjik për sistemet e informacionit të lidhur me strategjinë e njësisë dhe që ti pergjigjet përmbushjes së objektivave si në nivel aktiviteti ashtu edhe objektivave të për-gjithshme të mbarë njësisë publike. Mbështetja e menaxhimit për zhvillimin e sistemeve të nevojshme të informacionit duhet të shfaqet me angazhimin e buri-meve të përshtatshme njerëzore dhe financiare.

Informacioni është i dobishëm vetëm nëse arrin në kohën e duhur, përmban hol-lësi të mjaftueshme dhe është i përshtatshëm për përdoruesin.


40

KËRKESAT BAZË:Proçedurat duhet të vendosin një sistem efiçent informimi, i cili të garantojë se informacioni i ofruar është:

• Në kohën e duhur – informacioni ose të dhënat e duhura, dhënë per-sonit të duhur në kohën e duhur (psh; raportet mujore të zbatimit të buxhetit)

• Domethënës/I përshtatshëm – ka lidhje me aktivitetin përkatës;• I përditësuar – informacioni më i fundit i disponueshëm;• I saktë – përmban parametra faktikë sasiorë dhe cilësorë;• I vërtetë – pasqyron në mënyrë objektive fakte dhe rrethana;• I disponueshëm – mund të merret nga përdoruesit, që kanë nevojë

për të.

Proçedurat duhet të parashikojnë kanale komunikimi të cilat duhet të:• Ofrojnë informacione në kohën e duhur;• Mund të përpunohen sipas nevojave individuale;• Informojnë punonjësit për detyrat dhe përgjegjësitë e tyre;• Mundësojnë raportimin për çështje të ndjeshme;• Tu krijojnë mundësinë punonjësve të sugjerojnë përmirësime;• Ofrojnë informacione të nevojshme për të gjithë punonjësit për zba-

timin efektiv të përgjegjësive;• Transmetojnë mesazhin e titullarit se përgjegjësitë që lidhen me kon-

trollin e brendshëm janë të rëndësishme dhe duhen marrë seriozisht;

• Përcjellë dhe mundësojnë komunikimin me njësi të tjera publike dhe palë të treta.

KomunikimiKomunikimi luan një rol të rëndësishëm në menaxhimin dhe kontrollin e aktivi-teteve të njësisë.

Komunikimi i brendshëmNjë prej kanaleve më të rëndësishme të komunikimit në një njësi është ai ndër-mjet titullarit, menaxherëve dhe punonjësve të tij (komunikimi vertikal). Të gjithë punonjësit duhet të njihen me sistemin e komunikimit të brendshëm dhe të kup-tojnë rolin e tyre, detyrimet dhe përgjegjësitë që çdonjëri ka në këtë sistem. Falë komunikimit ata bëhen më të ndërgjegjshëm për rolin dhe përgjegjësitë që kanë në lidhje me arritjen e qëllimeve dhe objektivave të njësisë. Prandaj, titullari dhe pu-nonjësit janë pjesë e rrjetit të komunikimit. Titullari duhet të marrë informacione të sakta, të vërteta, të përshtatshme dhe në kohën e duhur mbi të gjithë aktivitetin e njësisë. Transmetimi i informacionit nga poshtë-lart, sipas hierarkisë, është meto-da më e përhapur e komunikimit. Nga ana tjetër, titullari duhet t’u japë punonjësve informacionet e duhura, që këta të marrin vendimet e duhura si dhe të formulojë

Kapitulli II

41

mesazhe dhe detyra të qarta e direkte për punonjësit, që këta të fundit t’i zbatojnë ato në mënyrën e duhur. Ekzistenca e një komunikimi horizontal efektiv është e një rëndësie esenciale për të marrë informacionin e nevojshëm për kryerjen e detyrave. Kjo kërkon një ndër-veprim të mirë dhe shkëmbimin në kohë të informacionit ndërmjet strukturave, njësive dhe punonjësve të ndryshëm që gjenden në të njëjtin nivel të hierarkisë së njësisë.

Komunikimi i jashtëmKomunikimi i jashtëm ndërmjet titullarit të njësisë me njësi të tjera, ose me palë të treta, kërkon një balancim të interesave; nga njëra anë, ai bëhet për të plotësuar disa nevoja dhe për t’iu përgjigjur disa qëndrimeve të publikut; por nga ana tjetër, ai duhet të jetë në përputhje me standardet dhe/ose ligjet që rregullojnë aksesin e lirë dhe mbrojtjen e informacionit.Komunikimi i jashtëm jep një pikëpamje të ndryshme mbi funksionimin e sisteme-ve të kontrollit të brendshëm dhe arritjen e qëllimeve dhe objektivave të njësisë. Në këtë kuptim, këndvështrimi i jashtëm i aktivitetit të një njësie dhe misionet dhe objektivat e saj, mund të jenë të dobishme për titullarin, gjatë analizimit të të gjithë faktorëve, përfshirë edhe risqet që ndikojnë në aktivitetin e njësisë.

Sinjalizimi

Sistemet e komunikimit duhet të përfshijnë proçedura efektive për sinjalizimin, të cilat bëjnë të mundur që punonjësit t’i raportojnë shqetësimet dhe dyshimet e tyre për parregullsi pa patur frikën e kundërpadisë. Detaje të mëtejshme për këtë, duke përfshirë edhe një shembull për politikën e sinjalizimit, mund të gjendet ne seksionin 5 të këtij manuali.

2.4.5. Monitorimi

Komponenti i pestë i kontrollit të brendshëm mbulon vlerësimin e efektivitetit të sistemeve të kontrollit të brendshëm. Sistemi dhe komponentët e tij të veçantë mund të vlerësohen nëpërmjet proçesit të vazhdueshëm të monitorimit dhe nëpër-mjet një sistemi vlerësimesh të shkëputura. Monitorimi është tërësia e proçeseve të rishikimit të aktivitetit të njësisë, i cili synon të ofrojë garanci të arsyeshme se aktivitetet e kontrollit funksionojnë sipas qëllimit për të cilin janë krijuar dhe mbeten efiçente me kalimin e kohës. Në kry-erjen e monitorimit, titullari i njësisë, Nëpunësi autorizues dhe menaxherët e tjerë, duhet t’i kushtojnë vëmendje gjendjes së MFK-së dhe objektivave të arritura.

Proçedurat e vendosura për monitorimin duhet të jenë në përputhje me kulturën e njësisë dhe me rregullat e brendshme të vendosura, si dhe të garantojnë përshtatsh-mërinë me rregullat.

Vlerësimi i vazhdueshëm i sistemit të kontrollit të brendshëm dhe komponentëve të tij duhet të jetë detyrë e titullarit të njësisë, nëpunësit autorizues dhe menaxherë-


42

ve të tjerë. Ky vlerësim mund të kryhet ose nëpërmjet monitorimit të vazhdues-hëm të komponentëve të sistemit të kontrollit, ose nëpërmjet mekanizmave indi-viduale të kontrollit dhe zbatimit të tyre gjatë punës së përditshme. Gabimet, par-regullsitë dhe defektet e identifikuara nga titullari ose nga stafi, mund të jenë një burim shumë i mirë të dhënash mbi cilësinë dhe efikasitetin e sistemit të kontrollit të brendshëm. Monitorimi i kontrollit të brendshëm duhet të garantojë se të gjitha problemet e identifikuara, trajtohen që në momentin në të cilin zbulohen, por edhe se rezultatet dhe rekomandimet e auditimit të brendshëm apo vetë-vlerësimit mer-ren në konsideratë dhe analizohen nga ana e titullarit.Vlerësime periodike të shkëputura të sistemit të kontrollit të brendshëm nëpër-mjet metodave të ndryshme të vetë-vlerësimit, të tilla si pyetësorë, apo workshope vlerësimi, janë të rekomandueshme. Vlerësime periodike të pavarura dhe objekti-ve të kontrollit të brendshëm duhen zhvilluar po ashtu nga audituesit e brendshëm. Duhet theksuar qe veprimtaria e auditit të brendshëm nuk është pjesë e sistemit të menaxhimit financiar dhe kontrollit. Funksioni i auditimit të brendshëm rregullo-het me ligjin për auditimin e brendshëm në sektorin publik.

Rolet në Proçesin e MonitorimitStafi – Fokusi primar i stafit duhet të jetë monitorimi i vetë punës së tyre, për t’u siguruar se e kanë kryer atë në mënyrën e duhur. Ata duhet të korrigjojnë gabimet që arrijnë t’i kapin, para se puna e tyre të përcillet për shqyrtim në nivelet më të larta. Stafi duhet të trajnohet lidhur me aktivitetet e kontrollit të brendshëm dhe të nxiten të jenë të vëmendshëm ndaj parregullsive dhe t’i raportojnë ato. Për shkak të përfshirjes së tij në detajet e punës së përditshme, stafi është në pozitë më të favorshme për të zbuluar çfarëdo problemi që ekziston në aktivitetet e kontrollit. Menaxheri duhet gjithashtu t’i kujtojë stafit të mbajë shënim të gjitha ndryshimet që ndodhin në mjedisin e tyre më të afërt, të brendshëm, ose të jashtëm, të identi-fikojnë çdo risk si dhe të raportojnë çdo sugjerim për mundësinë e përmirësimit.

Menaxherët e nivelit të ulët – Mbikëqyrja është një element thelbësor i monito-rimit.

Përgjegjësit e sektorëve duhet të monitorojnë të gjitha aktivitetet dhe transak-sionet në sektorët e tyre, për të garantuar se:

• Punonjësit po i zbatojnë përgjegjësitë e ngarkuara me efektivitet;

• Aktivitetet e kontrollit po funksionojnë siç duhet;

• Mjedisi i kontrollit në sektor është i përshtatshëm;

• Komunikimi është i hapur dhe i mjaftueshëm;

• Risqet dhe shanset identifikohen dhe gjejnë trajtimin e duhur;

• Njësia po i arrin objektivat.

Menaxherët e Nivelit të Mesëm (Drejtorët dhe Drejtorët e Përgjithshëm) – duhet të vlerësojnë sa mirë funksionojnë kontrollet në të gjithë sektorët/drej-

Kapitulli II

43

toritë që mbulojnë në njësinë ku punojnë si dhe sa mirë sektorët monitorohen nga menaxherët përkatës. Fokusi i këtyre menaxherëve do të jetë i ngjashëm me atë të menaxherëve të nivelit të ulët, por që përfshin të gjithë sektorët/drejtoritë, për të cilët ata janë përgjegjës.

Menaxherët e Nivelit të Lartë (titullarët e njësive publike/ nëpunësit autori-zues) –

duhet të kenë në fokus të aktiviteteve të tyre monitoruese, departamentet kry-esore të njësisë. Për shkak të këtij fokusi më të gjerë, monitorimi nga me-naxherët e lartë duhet të përqëndrohet veçanërisht në arritjen e qëllimeve të njësisë. Drejtuesit e lartë duhet të monitorojnë gjithashtu risqet dhe shanset që ekzistojnë si në mjedisin e brendshëm, ashtu edhe të jashtëm, të cilat mund të sugjerojnë nevojën e ndryshimeve në planet e njësisë. Titullari duhet të marrë masat e duhura për t’iu përgjigjur rezultateve të monitorimit. Për shembull, titullari mund të vendosë të caktojë objektiva dhe qëllime të reja, për të shfry-tëzuar shanset e identifikuara rishtazi, mund të këshillojë dhe orientojë stafin për të korrigjuar gabimet proçedurale, apo mund të rregullojë aktivitetet e kontrollit me qëllim minimizimin e risqeve.

Roli i Auditimit të BrendshëmPërveç monitorimeve të vazhdueshme, titullari i njësisë dhe nëpunësi autorizues mund të përdorin auditimin e brendshëm për efekt të vlerësimit të kontrollit të brendshëm që ekziston në njësinë publike. Auditimi i brendshëm konsiston në një aktivitet që ofron garanci objektive ose këshilla, i konceptuar për t’i shtuar vlerën dhe përmirësuar operacionet e njësise publike. Ai i vjen në ndihmë njësise perarrijen e objektivave te veta, duke sjellë një qasje sistematike dhe të disiplinuar për të vlerësuar dhe përmirësuar efektivitetin e menaxhimit të riskut, kontrollit dhe proçeseve qeverisëse të njësisë publike. Vlerësimi i menaxhimit financiar dhe i sistemeve të kontrollit që kryhet nga audituesit e brendshëm, i ofron informa-cion titullarit të njësisë dhe nëpunësit autorizues, lidhur me efikasitetin dhe për-shtatshmërinë e sistemit të MFK-së. Kështu, veprimtaria e auditimit të brendshëm mbështet titullarin e njësisë/nëpunësin autorizues në monitorimin e sistemeve të menaxhimit financiar dhe kontrollit.

Reagimi ndaj të metave të zbuluara

Për të reaguar në kohën dhe mënyrën e duhur, ndaj të metave të zbuluara, duhet të ekzistojnë politika dhe proçedura të caktuara. Të gjitha rezultatet e monitorimeve të kryera, përfshirë edhe të metat e zbuluara gjatë monitorimit të vazhdueshëm, gjatë vlerësimeve të shkëputura apo auditimit të brendshëm, duhet t’u raportohen drejtuesve, që mund të marrin masat e nevojshme për t’u dhënë zgjidhje proble-meve të identifikuara. Titullari dhe/ose Nëpunësi Autorizues, që kanë mundësinë të marrin masat e nevojshme, duhet të organizojnë brenda afateve të caktuara, marrjen e të gjithave masave të nevojshme dhe të mundshme për të korrigjuar apo për t’i zgjidhur problemet e vëzhguara.


44

KËRKESAT BAZË:

Në fushën e monitorimit të sistemeve të MFK-së, titullari i njësisë duhet të garantojë:• Krijimin e një sistemi për monitorimin e menaxhimit financiar dhe kon-trollit;• Vlerësime periodike të sistemeve të MFK-së;• Vendosë linja të qarta raportimi tek nëpunësi autorizues, dhe ky i fudit tek titullari i njësisë mbi funksionimin e sistemit të MFK-së;• Marrjen e informacioneve të përshtatshme në kohën e duhur lidhur me të metat e zbuluara në sistemin e menaxhimit financiar dhe kontrollit; • Krijimin e një sistemi për marrjen e masave korrektuese dhe raportimin e rezultateve;• Kryerjen e vlerësimeve të pavarura dhe objektive mbi sistemin e MFK-së nga audituesit e brendshëm;• Shqyrtimin e gjetjeve të audituesve të brendshëm dhe e jashtëm.

Për detaje të mëtejshme, shihni Shtojcën 2 të këtij Manuali – Pyetësori i Vetëvlerë-simit për komponentët e MFK-së.

27

2.6 Ndërlidhja ndërmjet komponentëve të MFK-së

Këta komponentë janë të ndërlidhur, plotësojnë njëri-tjetrin dhe zbatohen jo vetëm në raport me të gjithë njësinë, por edhe në raport me strukturat përbërëse të saj, aktivitetet dhe proçeset.

Ka një sinergji dhe lidhje ndërmjet 5 komponentëve që formojnë një sistem të integruar i cili reagon në mënyrë dinamike ndaj ndryshimit të kushteve. Kjo sinergji tregohet në figurën 1 më poshtë.

figura 1

Monitorimi

Aktivitetet e Kontrollit

Menaxhimi i Riskut

Mjedisi i Kontrollit

Informacioni dhe Komunikimi

SEKTORI

A

AKTIVITETI

1

Përputhsh mëriame ligjet

Besueshmëria

Efektivitet, Eficence, Ekonomi

Mbrojtja e aktiveve

Kapitulli II

45

2.6 Ndërlidhja ndërmjet komponentëve të MFK-së Këta komponentë janë të ndërlidhur, plotësojnë njëri-tjetrin dhe zbatohen jo vetëm në raport me të gjithë njësinë, por edhe në raport me strukturat përbërëse të saj, aktivitetet dhe proçeset.

Ka një sinergji dhe lidhje ndërmjet 5 komponentëve që formojnë një sistem të in-tegruar i cili reagon në mënyrë dinamike ndaj ndryshimit të kushteve. Kjo sinergji tregohet në figurën 1 më poshtë.

figura 1

27

2.6 Ndërlidhja ndërmjet komponentëve të MFK-së

Këta komponentë janë të ndërlidhur, plotësojnë njëri-tjetrin dhe zbatohen jo vetëm në raport me të gjithë njësinë, por edhe në raport me strukturat përbërëse të saj, aktivitetet dhe proçeset.

Ka një sinergji dhe lidhje ndërmjet 5 komponentëve që formojnë një sistem të integruar i cili reagon në mënyrë dinamike ndaj ndryshimit të kushteve. Kjo sinergji tregohet në figurën 1 më poshtë.

figura 1

Monitorimi


Menaxhimi i Riskut


Informacioni dhe Komunikimi

SEKTORI

A

AKTIVITETI

1

Përputhsh mëriame ligjet

Besueshmëria

Efektivitet, Eficence, Ekonomi

Mbrojtja e aktiveve


46

Komponentët e MFK-së zbatohen për të gjitha njësitë e sektorit publik në për-gjithësi. Titullari i çdo njësie do të përdorë një qasje individuale në zbatimin e komponentëve të kontrollit të brendshëm, në bazë të kushteve konkrete të njësisë (strukturës së saj organizative, mjedisit të punës, përmasave dhe kompleksitetit të veprimtarisë, shkallës së rregullimit në akte normative, etj). Kjo qasje duhet të jetë konform legjislacionit që ekziston në fushën specifike si dhe në funksion të rapor-tit kosto/përfitim, që rezulton nga vendosja e aktiviteteve të kontrollit. Titullari i njësisë është përgjegjës për marrjen e vendimit se cilat rregulla, proçedura apo aktivitete duhen parashikuar, ose si do të përditësohen ato ekzistuese që të jenë në një linjë me kërkesat e ligjit për zbatimin e komponentëve të MFK-së.

Të gjithë komponentët e MFK (Mjedisi i kontrollit, Manaxhimi i Riskut, Aktivi-tetet e Kontrollit, Informacioni dhe komunikimi, Monitorimi) të cilat duhet të re-spektojnë çdo kategori parimesh të MFK (Përputhshmëria, Besueshmeëria, EEE, Mbrojtja), për realizimin e objektivave strategjike të njësisë dhe objektivave operacionale të caktuara për çdo Sektor dhe Aktivitet. Nëse shohim një kategori çfarëdo, për shembull, efektivitetin dhe efiçencën e operacioneve, të pesë kompo-nentët duhet të jenë të pranishëm dhe të funksionojnë efektivisht për të gjykuar se MFK për operacionet është efektiv dhe i shërben realizimit të objektivave të vendosura për sektorin A, Aktivitetin 1.

Një sistem efektiv i menaxhimit financiar dhe kontrollit duhet të ofrojë garanci të arsyeshme se objektivat e përgjithshme do të realizohen. MFK duhet të rrisë pro-babilitetin e zbulimit të mashtrimeve, të parandalimit të veprimeve të parregullta, të rritjes së përputhshmërisë me ligjin dhe të ulë probabilitetin e shpërdorimeve, të abuzimeve, apo gabimeve.

47

KAPITULLI IIIPROÇESI I IMPLEMENTIMIT Të MENAXHIMIT FINANCIAR

DHE KONTROLLIT

48

3.1 Parimet e përgjithshme për implementimin e sistemeve të MFK-sëDetyrimi për të implmentuar sistemet e menaxhimit financiar dhe kontrollit në njësitë e sektorit publik përfshihet në Ligjin për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin dhe në Ligjin mbi Menaxhimin e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqipërisë. Implementimi me sukses i sistemeve të MFK-së në njësitë publike ndihmon në përmbushjen optimale te objektivave që janë caktuar për to. Titullari i njësisë duhet të garantojë që sistemi i MFK-së që implementohet, është menduar mirë dhe kostot e funksionimit të tij nuk tejkalojnë përfitimet që priten prej tij.

Përgjegjësia kryesore për zbatimin me efektivitet te sistemeve te MFK-se rëndon mbi nëpunësit autorizues dhe mbi menaxherët e tjerë, por dhe të gjithë punonjësit duhet të jenë angazhuar fuqimisht në këtë proçes.

Përkushtimi i menaxhimit të lartë dhe mbështetja Nëse menaxhimi i lartë (titullari dhe nëpunësi autorizues) është i ndërgjegjshëm se kontrolli i brendshëm është i rëndësishëm, stafi i njesisë do ta perceptojë dhe do të përgjigjet duke respektuar me ndërgjegjshmëri kontrollet e vendosura. Nga ana tjetër, nëse stafi vëren se kontrolli nuk bën pjesë në preokupimet kryesore të menaxhimit të lartë dhe se ai trajtohet në mënyrë të përciptë dhe nuk i jepet mbështetje e gjerë, është pothuaj e sigurt se edhe stafi do të veprojë në të njëjtën mënyrë. Ndaj, përkushtimi i menaxhimit të lartë është thelbësor për zbatimin e suksesshëm të sistemeve të MFK-së.

Trajnimi dhe ndërgjegjësimiTrajnimi i përshtatshëm dhe ngritja e përgjegjshmërisë së menaxherëve dhe stafit në fushën e zbatimit të menaxhimit financiar dhe kontrollit, është çelësi i suksesit në këtë fushë. Aktivitetet e trajnimit duhet të përfshijnë sa më poshtë:• Konceptet dhe parimet bazë të menaxhimit financiar dhe kontrollit si dhe të

auditimit të brendshëm;

• Rolet dhe përgjegjësitë e aktorëve të ndryshëm të përfshirë në menaxhimin financiar dhe kontrollin;

• Caktimin e objektivave të efektshme, të matshme dhe të përshtatshme, produkteve dhe treguesve të performancës;

• Vlerësimin dhe menaxhimin e riskut;

• Identifikimin dhe vlerësimin e kontrolleve të brendshme;

• Përgatitjen e gjurmëve të auditimit;

• Rolet, objektivat, përfitimet dhe kufizimet e funksionit të auditimit të brend-shëm.

Kapitulli III

49

RaportimiZhvillimi i ndërgjegjësimit mbi dokumentimin dhe raportimin është tepër i rëndë-sishem dhe duhet të përfshijë: Raportet financiare mujore/tremujore dhe raportet e performancës; Monitorimet e auditimit të brendshëm dhe raportin vjetor mbi performancën

të auditimit të brendshëm; Pyetësorët e vetë-vlerësimit për të gjitha njësitë; Deklaratën vjetore mbi cilësinë e menaxhimit financiar dhe kontrollit; Raportin vjetor mbi funksionimin e MFK-së; Raportin vjetor të Ministrit të Financave mbi funksionimin e Sistemit të

MFK-së në sektorin publik (përgatitur nga NjQH për MFK-në dhe NjQH për Auditimin e Brendshëm)

3.2 CIKLI I MFK-sëMetoda e përgjithshme e rekomanduar për krijimin, vlerësimin dhe raportimin e menaxhimit financiar dhe kontrollit përfshin 9 hapa kryesore:

• Hapi 1 Organizimi i proçesit• Hapi 2 Hartimi i deklaratës së vizionit dhe misionit si

dhe i objektivave themelore të punës• Hapi 3 Vlerësimi i pesë komponentëve të kontrollit

të brendshëm• Hapi 4 Lista ose harta e proçeseve të punës• Hapi 5 Gjurmët e Auditimit• Hapi 6 Proçesi i Menaxhimit të Riskut• Hapi 7 Analiza e kontrolleve ekzistuese dhe të pritshme• Hapi 8 Masat korrigjuese• Hapi 9 Raporti përmbledhës i kontrollit të brendshëm

Hapi 1 – Organizimi i proçesit

Krijimi/Zhvillim i njësisëNjë njësi e krijuar dhe organizuar mirë është një faktor thelbësor për zbatimin e suksesshëm të kontrollit të brendshëm. Kujdesi që do të tregohet në këtë hap do të jetë i paçmueshëm për t’ju afruar hapave të tjerë, më të hollësishëm, si dhe për të mbajtur sistemin.

Krijimi i njësisë ose fuqizimi i një njësie ekzistuese është një funksion menaxhe-rial i cili siguron se burimet janë shpërndarë siç duhet, detyrat janë ndarë dhe janë deleguar në mënyrë të tillë që të sigurohet përmbushja e objektivave afatgjatë. Çështjet thelbësore që lidhen me krijimin e një njësie kanë të bëjnë me hierarkinë e vendimarrjes, fuqizimin e stafit, linjat e raportimit, ndarjen e detyrave, përcak-timin e aktiviteteve të kontrollit, strukturën organizative, etj.

Proçesi i implementimit të menaxhimit financiar dhe kontrollit

50

Caktimi i detyrave

Një sistem i kontrollit të brendshëm nuk është një sistem i shkëputur dhe i veçuar brenda njësisë, por mishërimi i të gjitha proçedurave dhe sistemeve që garantojnë kontrollin e operacioneve në mënyrë të arsyeshme. Kjo do të thotë, se përgjegjësia finale për një kontroll të brendshëm të mirë, i takon titullarit të çdo njësie dhe jo organizmave të jashtëm.

Caktimi faktik i detyrave mund të variojë në mënyrë të konsiderueshme ndërmjet niveleve te ndryshme të njësive si dhe ndërmjet strukturave të një njësie, në bazë të faktorëve të tillë si: objektivat dhe detyrat konkrete, struktura e njësisë dhe për-masat e saj, faktorët ligjorë si dhe mjedisi në të cilin ata veprojnë, etj. Sidoqoftë, caktimi i detyrave të mëposhtme, meriton vëmendjen e duhur:

Menaxhimi i Lartë (Titullari/Nëpunësi Autorizues)

Titullari i njësisë duhet të jetë përgjegjës për koordinimin e aktiviteteve që lidhen me zhvillimin e kontrollit të brendshëm. Ai gjithashtu mund të autorizojë nëpunë-sin autorizues me koordinimin e detyrave në gjithë njësinë, që lidhen me zhvilli-min e kontrolleve të brendshme. NA duhet të ketë autoritetin e mjaftueshëm për të vepruar në emër të njësisë për të garantuar zbatimin e suksesshëm dhe monitorimin e sistemit të kontrollit të brendshëm. Ai duhet të mbulojë aspekte si:

• Hartimi i planit për vendosjen e sistemit të menaxhimit financiar dhe kon-trollit;

• Koordinimi dhe monitorimi i krijimit dhe zhvillimit të menaxhimit finan-ciar dhe kontrollit;

• Koordinimi për vendosjen e proçesit të identifikimit dhe analizës së riskut, që përfshin objektivat specifike të njësisë dhe monitorimin e performancës;

• Koordinimi i përgatitjes dhe përpunimit të rregulloreve të brendshme, proçedurave si dhe udhëzimeve përfshirë përshkrimet e punës;

• Vendosja e sistemit të monitorimit dhe raportimit mbi funksionimin e kon-trollit të brendshëm;

• Koordinimi i proçesit të monitorimit dhe vlerësimit të sistemit të kontrollit të brendshëm në tërësi;

• Pjesëmarrja në hartimin e raporteve mbi gjendjen dhe progresin e menaxhi-mit financiar dhe kontrollit si dhe në hartimin e raportit vjetor mbi sistemin e menaxhimit financiar dhe kontrollit;

• Propozimi i trajnimeve të përshtatshme mbi menaxhimin financiar dhe kon-trollin, duke patur parasysh nevojat e njësisë dhe të punonjësve të saj;

• Kujdesi për rifreskimin e informacionit në raport me hartat e proceseve të punës dhe të regjistrit të risqeve.

Kapitulli III

51

Menaxherët e tjerë të njësisë publike

Menaxherët e të gjitha niveleve duhet të jenë përgjegjës për themelimin dhe moni-torimin e kontrollit të brendshëm brenda strukturës që drejtojnë.

Përgjegjësitë e menaxherëve përfshijnë:• Mbështetjen e fuqishme në proçesin e ngritjes së sistemeve të kontrol-

lit të brendshëm • Nxitjen e përkushtimit të stafit;• Kryerjen e identifikimit dhe vlerësimit të riskut në sektorin përkatës;• Rishikimin e kontrolleve ekzistuese në kuadër të proçeseve dhe opera-

cioneve, për të cilat ata janë përgjegjës;• Zbatimin e aktiviteteve të kontrollit;• Monitorimin e përshtatshmërisë, efektivitetit dhe efiçencës së funksio-

nimit të kontrolleve të brendshme;• Inicimin e përmirësimeve në aktivitetet e kontrollit; • Mbajtjen e dokumentacionit për kontrollet, vlerësimet e riskut, moni-

torimet e MFK dhe përmirësimet e tij;• Zhvillimin e një sistemi për raportimin e brendshëm brenda sektorit

përkatës;• Mbajtja e një sistemi efektiv komunikimi dhe informimi.

PersoneliSistemi i MFK është efektiv në masën në të cilën personeli i njësisë e zbaton atë. Personeli duhet të kuptojë rolin e tij në MFK dhe rëndësinë që kanë veprimet e tyre për funksionimin e sistemit.

Personeli prodhon informacione që përdoren në sistemin e MFK-së, apo ndërmar-rin një veprim tjetër që rezulton në kontroll. Po ashtu, i gjithë personeli duhet të jetë përgjegjës për komunikimin tek instancat eprore të problemeve, dështimeve, gabimeve, dobësive të aktiviteteve, apo operacioneve, mos-respektimit të ligjeve dhe proçedurave, apo të shkeljeve të tjera të politikave dhe veprimeve të paligjsh-me.

Përgatitja e Planit të Veprimeve

Ky hap është një prej hapave më esencialë në të gjithë proçesin e zbatimit të MFK, pasi ai hedh bazat edhe për hedhjen e hapave të mëtejshëm.

Titullari i njësisë duhet të miratoje një plan për ngritjen e sistemit të menaxhi-mit financiar dhe kontrollit si dhe një metodologji për zbatimin e tij, te propo-zuar nga nëpunësi autorizues i njësisë publike.

Plani duhet të përmbajë detyrat që janë të domosdoshme për zbatimin e sistemit të menaxhimit financiar dhe kontrollit, afatet për kryerjen e tyre si dhe personat


52

përgjegjës për përmbushjen e detyrave.

Hapi 2 – Hartimi i deklaratave të vizionit dhe misionit si dhe i objektivave themelore të punës

Vizioni dhe MisioniDeklarata e vizionit parashtron një drejtim afatgjatë dhe përshkruan se çfarë dëshi-ron të arrijë njësia. Kjo deklaratë cakton tonin për të gjithë menaxherët dhe stafin. Deklarata e vizionit duhet të jetë ambicioze, por realiste në të njëjtën kohë. Ajo duhet të shkruhet, rishikohet dhe miratohet nga titullari i njësisë, para se të pub-likohet.

Misioni i një njësie të sektorit publik zakonisht formulohet mbështetur në ofrimin e shërbimit më të mirë ndaj publikut, nëpërmjet menaxhimit efektiv, efiçent dhe me ekonomi të burimeve publike.

Misioni është arsyeja e ekzistencës dhe funksionimit të një njësie dhe përfshin aspekte të aktiviteteve, vlerave dhe objektivave të saj. Misioni përshkruan “kush jemi ne”, “çfarë bëjmë ne”, “pse ekzistojmë ne”, dhe “kujt i shërbejmë ne”.Deklarata e misionit e kthen deklaratën e vizionit në një qëllim. Ai nuk përmban afate kohore, prandaj ekziston aq gjatë sa edhe njësia.

Titullari i njësisë është përgjegjës për proçesin e zhvillimit të deklaratës së misio-nit dhe vizionit të njësisë.

Në fund të këtij seksioni jepen dy shembuj të deklaratës së vizionit dhe misionit: nga Ministria e Ekonomisë, Tregtisë dhe Energjitikës së Republikës së Shqipërisë dhe nga Zyra Europiane e Anti-Mashtrimit (OLAF).

Vendosja e ObjektivaveProçesi i caktimit të objektivave të përbashkëta për gjithë njësinë publike duhet të kontrollohet prej titullarit dhe më pas të komunikohet nga lart poshtë në te gjitha nivelet e njësisë publike. Të gjitha strukturat organizative (drejtoritë dhe sektorët) duhet të vendosin objektivat e tyre dhe t’i harmonizojnë ato me objektivat e ven-dosura nga nivelet më lart. Këto objektiva operacionale të vendosura, duhet të dëshmojnë qartë se cili është qëllimi që do të përmbushë njësia dhe se si do të matet progresi.

Kapitulli III

53

Caktimi i Objektivave duke respektuar parimet e MFK

Kategoria e parë e parimeve të MFK trajton çështjen e respektimit të atyre lig-jeve, rregulloreve, politikave, planeve dhe proçedurave, të cilave u nënshtrohet njësia. Vlen të theksohet se ligjet dhe aktet e tjera normative përmbajnë një lloj autorizimi që i jepet njësisë në raport me mënyrën e mbledhjes dhe shpenzimit të fondeve kombëtare dhe atyre të BE-së. Paralelisht, planet, politikat, objekti-vat dhe proçedurat hartohen në këndvështrimin e zbatimit të tyre praktik dhe përputhjes me dispozitat e parashtruara në ligjet dhe në aktet e tjera normative.

Kategoria e dytë e parimeve të MFK lidhet me përgatitjen e informacionit të përshtatshëm, të besueshëm dhe të dobishëm financiar dhe menaxherial, duke përfshirë përgatitjen e deklaratave financiare që përmirësojnë proçesin e ven-dim-marrjes dhe krijojnë kushtet për transparencë dhe monitorim efektiv. Infor-macioni do të përmirësojë proçesin e vendim-marrjes, vetëm nëse ai hartohet, mbahet, ruhet dhe vihet në dispozicion nëpërmjet paraqitjes së tij me vërtetësi, në raporte të përgatitura në afat, me një strukturë dhe përmbajtje të përshtatsh-me për drejtuesit dhe stafin e njësisë si dhe për aktorët e jashtëm.

Kategoria e tretë e parimeve të MFK lidhet me objektivat bazë të përdoruesve të buxhetit, duke përfshirë qëllimet, produktet dhe rezultatet e punës dhe të per-formancës. “Efektiviteti” i referohet përmbushjes së objektivave ose koeficien-tin ndërmjet efektit të planifikuar dhe atij të arritur nga një aktivitet. “Efiçenca” i referohet marrëdhënies ndërmjet burimeve të përdorura dhe produkteve e rezultateve të marra për arritjen e objektivave. Kjo nënkupton ose minimumin e burimeve që përdoren për të arritur një produkt me cilësi dhe sasi të caktuar, ose produktin maksimal të arritshëm nëpërmjet përdorimit të burimeve me sasi dhe cilësi të caktuar.

Kategoria e katërt e parimeve të MFK mbulon mbrojtjen e aktiveve të një-sise nga keqpërdorimi, humbja, dëmtimi për shkak të shpërdorimit, abuzimit, keqmenaxhimit dhe gabimeve. Një çështje themelore që lidhet me ruajtjen e aktivave është menaxhimi i këtyre aktiveve, përkatësisht: blerja, përdorimi dhe eliminimi i tyre.

Pa patur objektiva të përcaktuara qartë, punonjësit do të punonin pa efiçencë, pa efektivitet dhe/ose në drejtime kontradiktore. Të gjitha objektivat duhet të jenë të shkruara. Menaxherët e njësive duhet t’u vënë punonjësve në dispozicion ob-jektiva të punës të shkruara, si dhe deklaratën e misionit. Menaxherët e njësive duhet të garantojnë se të gjithë punonjësit i kuptojnë objektivat dhe rolin e tyre në arritjen e tyre.


54

Objektivat duhet të jenë SMART: Specific (konkrete), Measurable (të matshme), Achievable (të arritshme), Realistic (realiste), Timely (në afatin e duhur)

Së fundi, ashtu sikurse ndryshimet në mjedis mund të ndikojnë tek përshtatsh-mëria dhe vlefshmëria e deklaratës së misionit, po ashtu të njëjtët faktorë mund të ndikojnë objektivat e njësisë. Në mënyrë që njësia të funksionojë në mënyrë efektive, ajo duhet të rivlerësojë periodikisht objektivat e saj operacionale dhe organizative.Lidhja ndërmjet deklaratave të vizionit dhe misionit, vendosjes së objektivave, zbatimit të strategjisë dhe parimeve udhërrëfyese si dhe 5 komponentëve të kon-trollit të brendshëm është dhënë në figurën e mëposhtme:

Figura Nr. 2.

2010-07-18 33

Measurable (të matshme), Achievable (të arritshme), Realistic (realiste), Timely (në afatin e duhur)

Së fundi, ashtu sikurse ndryshimet në mjedis mund të ndikojnë tek përshtatshmëria dhe vlefshmëria e deklaratës së misionit, po ashtu të njëjtët faktorë mund të ndikojnë objektivat e njësisë. Në mënyrë që njësia të funksionojë në mënyrë efektive, ajo duhet të rivlerësojë periodikisht objektivat e saj operacionale dhe organizative. Lidhja ndërmjet deklaratave të vizionit dhe misionit, vendosjes së objektivave, zbatimit të strategjisë dhe parimeve udhërrëfyese si dhe 5 komponentëve të kontrollit të brendshëm është dhënë në figurën e mëposhtme:

Figura Nr. 2.

Shëmbull 1:

Vizioni Zhvillimi Afatgjatë

Misioni

Zbatimi i Strategjisë

Parimet Bazë

Synimet dhe qëllimet kryesore

Objektivat Organizativë dhe Operacionalë

Garantimi i zbatimit të ligjeve dhe rregulloreve

Garantimi për besueshmërinë e

informacionit financiar dhe menaxherial

Garantimi për eficencën dhe efektivitetin e operacioneve

Garantimi i mbrojtjes së aktivit

Vlerësimi i Riskut


Informacioni dhe Komuniktimi në drejtim horizontal dhe vertikal në të

gjithë organizatën

Ligjet, rregulloret, standardet, politikat, procedurat

Mjedisi i kontrollit

MMOO

NNII TT OO

RRII MM

II

Mjedisi i kontrollitDeklarata e Organizatës

Kapitulli III

55

Shëmbull 1:

Deklarata e vizionit dhe misionit

Misioni i Ministrisë së Ekonomisë, Tregtisë dhe Energjitikës së Republikës së Shqipërisë

Harton dhe zbaton politika që nxisin rritjen dhe stabilitetin ekonomik, që mundësojnë zhvillimin e biznesit vendas dhe tërheqjen e investimeve të huaja, që garantojnë konkurrencën dhe një treg të sigurtë, që sigurojnë një zhvillim të qëndrueshëm e perspektiv të burimeve energjetike të vendit, që nxisin bash-këpunimin ekonomik dhe tregtar, që realizojnë mirë administrimin e pronës publike në funksion të privatizimit të saj në sektorët strategjikë dhe ndërmarrjet e vogla dhe të mesme.

Vizioni i Ministrisë së Ekonomisë, Tregtisë dhe Energjitikës

Shqipëria - vendi i preferuar për biznesin në Evropë!

Ky Vizion reflekton faktin që Shqipëria:

1. Ka një mjedis politik të qëndrueshëm,

2. është pjesë e hapësirës tokësore kontinentale Evropiane (dhe eventualisht, anëtare e BE)

3. Ka një vijë bregdetare të shtrirë - që lejon tregtinë detare

4. Lidhje ajrore dhe hekurudhore të mundshme në pikat kryesore

5. Forcë punëtorë të kualifikuar dhe konkuruese

6. Siguron furnizim me energji dhe ujë si dhe lloje të tjera infrastrukture të nevojshme për biznesin

7. Klimë të butë të shkëlqyer.

Prioritetet strategjike të Ministrisë së Ekonomisë

1. Mbështetja e sipërmarrjes, inovacionit dhe konkurrueshmërisë

2. Akte më të mira ligjore dhe nën-ligjore.

3. Partneriteti për rritjen dhe zhvillimin ekonomik

4. Aktivitetet në tregjet ndërkombëtare

5. Siguria ekonomike e shtetit.

6. Administratë eficente.


56

Shembulli 2

Deklarata e vizionit dhe misionit

Zyra Evropiane kundër Mashtrimeve (OLAF)

Me qëllim që të forcojë instrumentet për parandalimin e mashtrimeve, Komis-ioni Europian themeloi Zyrën Evropiane kundër Mashtrimeve (OLAF), me anë të Vendimit të KESK të KE-së nr.1999/352, të datës 28 prill 1999. Zyrës iu ngarkua përgjegjësia për kryerjen e hetimeve administrative kundër mashtri-meve, duke i dhënë asaj një status të pavarur të veçantë.

Misioni

Misioni i Zyrës Evropiane kundër Mashtrimeve (OLAF) është të mbrojë inte-resat financiare të Bashkimit Evropian, të luftojë mashtrimet, korrupsionin dhe çdo aktivitet tjetër të parregullt, përfshirë edhe sjelljen e pahijshme brenda Institucioneve Evropiane. Në zbatimin e këtij misioni në mënyrë transparente dhe të përgjegjshme OLAF synon të ofrojë një shërbim cilësor për qytetarët e Evropës.

Vizioni

Luftë korrupsionit!

Metodat

OLAF e përmbush misionin e vet, duke kryer në pavarësi të plotë hetime të jashtme dhe të brendshme. Ai gjithashtu organizon bashkëpunime të ngush-ta dhe të rregullta me autoritetet kompetente të Shteteve Anëtare, me qëllim koordinimin e aktiviteteve të tyre. OLAF u jep Shteteve Anëtare mbështetjen e nevojshme dhe njohuri teknike (know-how), duke i asistuar ato në aktivitetet e tyre kundër mashtrimeve. OLAF kontribuon në hartimin e strategjisë kundër mashtrimeve të BE-së dhe ndërmerr nismat e duhura për të fuqizuar legjisla-cionin në këtë fushë.

Parimet

Aktivitetet e OLAF kryhen me integritet, paanshmëri dhe profesionalizëm duke respektuar në çdo kohë të drejtat dhe liritë e individëve, si dhe janë plotësisht konform ligjit.

Hapi 3 - Vlerësimi i kontrollit të brendshëm ekzistues

Nje nga format e monitorimit te sistemeve te MFK nga titullari i nje njësie eshte Pyetësori për Vetë-Vlerësimin e Komponentëve të MFK (Shtojca 2 e këtij manu-ali). Ky pyetësor është një metodë e dobishme dhe efiçente për titullarin e njësisë dhe menaxherët e tjerë, për të shqyrtuar dhe vlerësuar proçedurat e kontrollit që janë ngritur dhe zbatuar brenda njësisë. Formati i pyetësorit përfshin udhëzimet për aplikimin dhe interpretimin e tij.

Kapitulli III

57

Pyetësori përqëndrohet në pesë komponentët e ndërlidhur të sistemit të MFK: (1) mjedisi i kontrollit, (2) vlerësimi i riskut, (3) aktivitetet e kontrollit, (4) informa-cioni dhe komunikimi dhe (5) monitorimi.

Pyetjet kanë të bëjnë me ekzistencën e kontrolleve të përshtatshme, me faktin nëse këto kontrolle funksionojnë. Këto pyetje duhet të diskutohen në një forum të hapur me menaxherët dhe stafin. Një përgjigje me “Jo” ndaj çdo pyetje tregon se ekziston një dobësi, së cilës i duhet dhënë zgjidhje.

Vlerësimi i sistemit të MFK nuk është një ushtrim që zhvillohet vetëm një herë, por një aktivitet i vazhdueshëm. Mundësia e përmirësimit të kontrollit të brends-hëm, si në strukturë, ashtu edhe në funksionim, duhet të përbëjë shqetësim të va-zhdueshëm për palët përgjegjëse. Pyetësori ofron një bazë solide për identifikimin dhe korrigjimin e dobësive në sistemet e kontrollit.

Proçesi i Vetë-Vlerësimit të MFK përbëhet nga dy faza:

• Një Vlerësim Paraprak – Situata ekzistuese meriton fillimisht të identi-fikohet, gjë që kërkon një vetë vlerësim të asaj çka ekziston në fushën e MFK.

• Një Monitorim i Vazhdueshëm – Një monitorim i përvitshëm vetë vlerësi-mi duhet zhvilluar për të vlerësuar ecurinë dhe efektivitetin e zbatimit të MFK.

Sistemet e MFK të një njësie do të vlerësohen si më poshtë:

• Të shkëlqyera – kur risqet e operacioneve janë përcaktuar në mënyrë të saktë dhe proçedurat e kontrollit janë efiçente;

• Të mira – kur risqet e operacioneve janë identifikuar në mënyrë të sak-të dhe procedurat e kontrollit janë efiçente, por kanë disa kontradikta të papërfillshme;

• Të kënaqshme – kur risqet e operacioneve janë përcaktuar, por proçe-durat e kontrollit paraqesin të meta;

• Të dobëta – kur proçedurat e kontrollit nuk kanë arritur të përcaktojnë të gjitha risqet dhe proçedurat e kontrollit paraqesin të meta të duksh-me.

Hapi 4 - Lista e proçeseve të punës

Hartimi i një liste (harte) me proçeset e punës garanton uniformitetin në kryerjen e proçeseve të punës, identifikimin e aktiviteteve të kryera, përgjegjësitë për kryer-


58

jen e një aktiviteti, si dhe afatet brenda të cilave këto aktivitete duhet të kryhen së bashku me një pamje të përgjithshme të veprimtarive të kontrollit që identifikohen brenda një proçesi dhe që garantojnë përmbushjen e objektivave të proçesit. Pamja e përgjithshme e proçesit përmban një vështrim të përgjithshëm të aktiviteteve dhe proçedurave që parashikojnë mënyrën e realizimit të proçeseve të veçanta, sikurse dhe dokumentacionin që përdoret gjatë ecurisë së tyre.

Ligji për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin (Neni 16) kërkon që proçeset kry-esore të punës të dokumentohen me anë të gjurmës së auditimit, konkretisht:

Detyrimi për përgatitjen dhe dokumentimin e gjurmës së auditimitMinistri i Financave është përgjegjës për miratimin e gjurmëve standarte të au-ditimit që lidhen me proçedurat e unifikuara për të gjitha njësitë e sektorit publik. Titullarët e njësive publike miratojnë gjurmët e auditimit të detajuara për proçe-durat kryesore dhe sigurojnë që të gjitha operacionet e njësisë publike dokumen-tohen në atë formë që u mundëson audituesve të brendshëm, të jashtëm dhe auto-riteteve mbikëqyrëse të kuptojnë mjedisin e kontrollit.Gjurma e auditimit arkivohet sipas dispozitave ligjore në fuqi.

Mënyra më e mirë për të identifikuar proçeset kryesore është të merret si pikënisje lista e objektivave të njësisë. Më pas mund të identifikohen proçeset kryesore që kontribuojnë në arritjen e këtyre objektivave. Ravijëzimi i një harte proçesesh përfshin identifikimin dhe përshkrimin e këtyre proçeseve bazë të punës. Kjo do të rezultojë në dhënien e një tabloje të përgjithshme të mënyrës se si njësia i arrin objektivat e veta të punës.

Burimet që duhet të përdoren për të hartuar një listë me proçeset e punës, mund të përfshijnë:

Skemat organizative,

Përshkrimin e proçeseve,

Informacione mbi buxhetin dhe planin financiar,

Rregulloret, duke përfshire rregulloret dhe udhëzimet e brendshme

Manualet,

Sistemet e informacionit për menaxhimin.

Formulari i identifikimit të proçesit mund të përdoret për grumbullimin e të dhëna-ve mbi proçeset dhe aktivitetet e tyre kryesore (shih Shtojcën 3 të këtij manuali). Mund të lindë gjithashtu nevoja të shihen me vëmendje përshkrimet e proçesit të identifikuar, dmth mund të jetë e domosdoshme të garantohet se aktivitetet e veçanta të të njëjtit proçes nuk përkufizohen si proçese më vete. Po ashtu, duhen identifikuar proçeset e përbashkëta për të gjithë njësinë si për shembull, marrja

Kapitulli III

59

e postës, regjistrimi i dokumentit, dërgimi i postës dhe arkivimi nuk janë katër proçese të shkëputura, por një proçes i vetëm që përfshin të gjitha aktivitetet e sipërpërmendura. Akoma më tej, një proçes që lidhet me hartimin e një projekt-ligji, ose të një projekt-vendimi është një proçes i cili pak a shumë i përshkon të gjitha strukturat organizative të një ministrie, ose të një njësie të administratës shtetërore. Prandaj, një proces i tillë, duhet të përfshihet në hartën e proçeseve vetëm një herë per t’u ndjekur nga e gjithë njësia. Me fjalë të tjera, një proçedurë e vetme duhet të shërbejë për të përshkruar mënyrën në të cilën të gjitha strukturat e njësisë duhet të proçedojnë për zbatimin e proçesit. Si rezultat i kësaj pune, duhet të ekzistojë një listë (një hartë) me të gjitha proçeset kryesore që ekzistojnë në një njësi. Në rastin e njësive më të mëdha mund të paraqiten në formën e një libri me proçeset e punës.

Ka disa shembuj të formularëve që dokumentojnë proçeset kryesore të punës në Shtojcen 3 të këtij manuali. Sidoqoftë, nëse njësia e ka tashmë një proçedurë të përshtatshme dhe/ose një formular për dokumentimin e proçeseve kryesore të punës, ajo mund të përdorë ekzistueset në vend të formularit të dhënë në Shtojcën 3, për të realizuar këtë hap të proçesit të futjes se MFK-së.

Hapi 5 – Gjurma e Auditimit

Gjurma e auditimit është një instrument menaxhimi që mundëson nga njëra anë ndjekjen e ecurisë së një proçesi nga fillimi në fund dhe në anën tjetër, ndjekjen e ecurisë së këtij proçesi përgjatë strukturave të njësisë, apo ndërmjet vetë njësisë dhe isntitucioneve të jashtme. Përveç kësaj, gjurma e auditimit jep informacione për të rindërtuar transaksione dhe operacione të veçanta në kuadër të një proçesi të caktuar si dhe për t’i verifikuar këto transaksione dhe operacione.

Ministri i Financave është përgjegjës sipas Ligjit per MFK (neni 16 i cituar më lart) për miratimin e gjurmëve standarte të auditimit që lidhen me proçedurat standarde të unifikuara për të gjitha njësitë e sektorit publik.

Përgjegjësia për miratimin e e gjurmës së auditimit i takon titullarit. Gjurmët e auditimit duhet të përgatiten nga manaxherët për proçeset kryesore të punës së njësisë (shih nenin 16 të Ligjit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin). Është përgjegjësi e Nëpunësit Autorizues të njësisë të sigurojë titullarin se këto proçese janë identifikuar dhe janë përgatitur gjurmët e auditimit për to.

Paketa e gjurmëve të auditimit duhet të përfshijë të paktën proçeset kryesore që kontribuojnë në arritjen e objektivave të njësisëdhe që përfshijnë zbatimin e akti-viteteve, programeve dhe projekteve më të rëndësishme të saj. Gjurma e auditimit duhet të rifreskohet në mënyrë të vazhdueshme, për të garantuar pasqyrimin e ecurisë së aktiviteteve dhe dokumentave që përmban një proçes.


60

Gjurma e auditimit e pajis manaxhimin e lartë me një vizion të qartë për:

• Ecurinë e proçeseve

• Objektivat e proçeseve

• Strukturat brenda njësisë që përfshihen në proçes

• Strukturat jashtë njësisë që përfshihen në proçes

• Aktivitetet e ndryshme të proçesit

• Sistemet e TI-së që mbështesin proçeset

• Afatin e zbatimit të aktiviteteve që janë pjesë e proçeseve

• Burimet e përdorura dhe produktet e përftuara

• Boshllëqet e mundshme të kontrolleve dhe/ose kontrollet e mbiven-dosura

• Dokumentet ligjore, financiare, ose të një natyre tjetër, që rregullojnë dhe mbështetin aktivitetet që janë pjesë e këtyre proçeseve.

Qëllimi i përgjithshëm i gjurmës së auditimit është të ndihmojë menaxhimin të vlerësojë përshtatshmërinë e sistemeve të menaxhimit financiar dhe kontrollit në kuadër të një proçesi të caktuar si dhe, të identifikojë boshllëqet, mbivendosjet, ose dublimet ndërmjet strukturave të ndryshme të njësise. Kjo gjurmë ndihmon të kuptuarit e funksionimit të proçeseve nëpër nivele të ndryshme të njësisë. Gjurma e auditimit përbën një grup të dhënash, që regjistrojnë aktivitetet dhe ngjarjet që ndodhin në një njësi sidomos lidhur me lëvizjen e fondeve. Gjurma e auditimit përdoret gjithashtu nga audituesit (të brendshëm dhe të jashtëm) për të përshkruar fushën që mbulohet nga auditimi (nga ku ka marrë dhe emrin ky dokument).

Informacioni i marrë nga gjurma e auditimit i jep mundësinë titullarit, ose auditu-esit të përcaktojë radhën e ngjarjeve që ndodhin brenda çdo procesi. Një gjurmë auditimi bën të mundur identifikimin e aktiviteteve, të personave që i zbatojnë ato dhe të personave që janë përgjegjës për to.

Ndërtimi dhe përgatitja e një gjurme auditimi mbështetet në analizën e proçesit dhe synon përshkrimin dhe paraqitjen narrative dhe grafike të ecurisë së aktivi-teteve, dokumenteve dhe të dhënave si dhe identifikimin e qartë të operacioneve që zbatohen, strukturave të përfshira në këto proçese (struktura që mund të jenë brenda ose jasht njësisë), si dhe të burimeve të përdorura dhe rezultateve të arri-tura. Gjurma e audititmit përbëhet nga simbole uniforme dhe pëshkrime narrative sqaruese.

Kapitulli III

61

Përgatitja e Gjurmëve të Auditimit kërkon:

Identifikimin e proçesit (p.sh. prokurimi publik, mbledhja e taksave, etj);

Identifikimin e nën-proçeseve (p.sh. prokurimi publik i mallrave apo shër-bimeve, ose prokurimi publik i punimeve në ndërtim, mbledhja e taksës mbi të ardhurat, etj), për rastet kur gjen zbatim;

Identifikimi i të gjitha aktiviteteve që përbëjnë këtë proçes (p.sh. shprehja e interesit për prokurimin publik, përgatitja e dokumenteve të tenderit, pa-raqitja e deklaratës së pagimit të taksave, etj);

Identifikimi i të gjitha strukturave të brendshme të përfshira në proçes;

Identifikimi i të gjitha strukturave të jashtme të përfshira në proçes;

Identifikimi i të gjithë bazës së të dhënave si dhe të gjitha dokumenteve ligjore, financiare, apo të një natyre tjetër që normojnë dhe mbështesin zbatimin e aktiviteteve.

Informacioni i nevojshëm për përgatitjen ose rifreskimin e gjurmëve të auditimit merret kryesisht nga intervistat me stafin e secilës prej strukturave të përfshira në të, lidhur me proçedurat e ndjekura, por edhe nëpërmjet shfletimit të manualeve proçedurale, skemave ekzistuese, apo dokumenteve standarde dhe të tjera që janë të detyrueshme në proçesin e shqyrtuar.

Punonjësit pyeten lidhur me detyrat e tyre specifike. Këto intervista mund të zhvil-lohen në të njëjtën kohë me shqyrtimin e performancës së transaksioneve, sidomos nëse ka skema dhe grafikë. Paraqitja skematike është një mënyrë e favorshme për përgatitjen e gjurmës së auditimit pasi jep në formë të përmbledhur dhe koncize proçesin dhe ndihmon në identifikimin e dobësive, duke lehtësuar të kuptuarit e funksionimit të një proçesi. Disavantazhet e skemave dhe grafikëve lidhen me kohën e gjatë që duhet për ti përfunduar, miratuar dhe rifreskuar.

Për hollësi të mëtejshme lutemi shikoni Shtojcënt 5, e cila jep më shumë informa-cione mbi gjurmët e auditimit dhe shembuj gjurmësh auditimi standarde.

Hapi 6 – Proçesi i Menaxhimit të Riskut

Përgjegjësitë

Ministri i Financave është autoriteti përgjegjës për futjen e sistemit të efektshëm të menaxhimit të riskut si pjesë e sistemit të menaxhimit financiar dhe kontrollit në sektorin publik. Raporti mbi sistemet e menaxhimit financiar dhe kontrollit në njësitë e qeverisjes së pergjithshme që i dorëzohet çdo vit Këshillit të Ministrave


62

dhe Kontrollit të Lartë të Shtetit, duhet të përfshijë një vlerësim të efektivitetit të menaxhimit të riskut. Nëpunësi i Parë Autorizues është pëgjegjës ndaj Ministrit të Financave për monitorimin e sistemit të menaxhimit të riskut në njësitë e qeve-risjes së përgjithshme.

Titullarët e njësive të qeverisjes qëndrore janë përgjegjës për miratimin e strate-gjisë së riskut dhe për sistemin efektiv të menaxhimit të riskut brenda njësisë së tyre. Nëpunësit autorizues hartojnë një raport vjetor mbi MFK-në dhe e dërgojnë nëpermjet titullarit tek Nëpunësi i Parë Autorizues, në të cilin të përfshihet efek-tiviteti i menaxhimit të riskut. NA, në rolin e Koordinatorit të riskut, mund të delegojnë sipas ligjit për MFK, neni 10, bashkërendimin e sistemit të menaxhimit të riskut tek një nëpunë i nivelit manaxherial në vartësi direkte te tij.

Titullarët e njësive të qeverisjes vendore janë përgjegjës për miratimin e strategjisë dhe për sistemin efektiv të menaxhimit të riskut brenda njësive të pushtetit ven-dor dhe janë përgjegjës ndaj Këshillit përkatës. Nëpunësit Autorizues, të caktuar prej tyre duhet të hartojnë një raport vjetor për Nëpunësin e Parë Autorizues mbi MFK-në ku të përfshihet efektiviteti i menaxhimit te riskut. NA, në rolin e Koordi-natorit të riskut, mund të delegojnë sipas ligjit për MFK, neni 10 bashkërendimin e sistemit të menaxhimit të riskut tek një nëpunës i nivelit menaxherial në vartësi direkte të tij.

Nëse një Koordinator Risku i deleguar është caktuar, ai/ajo duhet të jetë përgjegjës për ti dorëzuar NA draftin e strategjisë dhe për bashkërendimin dhe dokumentimin e veprimtarisë së përditshme të menaxhimit të riskut. Koordinatori i Riskut është gjithashtu përgjegjës për këshillimin dhe udhëzimin mbi menaxhimin e riskut në bashkëpunim me Njësinë Qëndrore të Harmonizimit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin.

NA e njësive janë përgjegjës për veprimtarinë e përditshme të sistemit të menaxhi-mit të riskut. Ata janë gjithashtu propozues te nivelit të pranueshëm të riskut tek Grupi i Menaxhimit Strategjik i cili merr vendimin perfundimtar. Së fundi, me-naxhimi i riskut ështe një proçes në vazhdimësi i cili duhet të jetë pjesë integrale e proçesit të menaxhimit si i tërë dhe është përgjegjësi e të gjithë stafit.

Njësia Qëndrore e Harmonizimit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin është përgjegjëse për mbikqyrjen e zbatimit dhe funksionimit të sistemit të me-naxhimit të riskut si dhe për këshillimin dhe udhëzimin.

Audituesi i Brendshëm duhet të shqyrtojë në bazë vjetore efektivitetin e proçe-seve të kontrollit të menaxhimit të riskut dhe mirëqeverisjes si dhe këshillon dhe i raporton titullarit të njësise se cilat fusha kanë nevojë për përmirësim. Audituesi i brendshëm duhet të ndihmojë menaxherin pa marrë pjesë drejtpërdrejt në me-naxhimin e riskut dhe pa shkarkuar menaxherin nga përgjegjësitë e tij/saj në këtë fushë.

Grupi i Menaxhimit Strategjik duhet të veprojë si një komitet, ku diskutohen

Kapitulli III

63

dhe merren masa mbi çështjet kryesore dhe mangësitë serioze në kuadrin e me-naxhimit të riskut. Ai duhet të këshillojë Nëpunësin Autorizues mbi përmbajtjen e raportit vjetor për efektivitetin e sistemit të menaxhimit të riskut.

Identifikimi i risqeve

Risku duhet të vlerësohet dhe të ketë përparësi në lidhje me objektivat e njësisë, të përcaktuara në zbatim të strategjive sektoriale dhe të lidhura ngushtë me proçesin e buxhetimit afatmesëm. Këtu përfshihen tërë objektivat, objektivat për veprimtari të veçanta dhe risku i reputacionit.

Duhet të identifikohet risku që vjen nga burime të jashtme. Këtu përfshihen furni-torët, ndryshimet e teknologjisë, kushtet ekonomike dhe politike, dispozitat legjis-lative dhe rregullatore, kushtet ambjentale dhe ngjarjet natyrore.

Duhet të identifikohen risqet që vijnë nga burime të brendshme. Këtu përfshihen burimet njerëzore, financa dhe çështjet buxhetore, mardhëniet e punës dhe siste-met e teknologjisë së informacionit si dhe siguria e të dhënave.

Titullari i njësisë me ndihmesën e stafit, është përgjegjës për identifikimin e risqe-ve në punën e tij/saj. Risqet duhet të identifikohen dhe/ose të shqyrtohen të paktën një herë në vit. Ky aktivitet mund të bashkërendohet nga Koordinatori i Riskut. Risku i identifikuar duhet të dokumentohet në Regjistrin e Riskut. Emri i per-sonit përgjegjës për çdo risk duhet të regjistrohet në Regjistrin e Riskut. Regjistri i Riskut duhet të publikohet dhe të jetë i disponueshëm për të gjithë punonjësit. Formulari për regjistrin e riskut dhe shembulli i një regjistri risku të plotësuar, gjenden në Shtojcën nr.4 të këtij manuali.

Vlerësimi i Riskut

Çdo risk i identifikuar duhet të vlerësohet nga menaxherët nga pikpamja e mun-dësisë së ndodhjes si dhe impaktit që sjell. Shkalla e vlerësimit mund të jetë “e lartë, mesatare, e ulët” si për mundësinë dhe për impaktin, në një matricë risku 3x3. Vlerësimi i secilit risk duhet të regjistrohet në Regjistrin e Riskut. Vlerësimi i secilit risk duhet të rishqyrtohet të paktën një herë në vit, por edhe më shpesh në vartësi të impaktit qe ka në realizimin e objektivave .

Adresimi i riskut

Titullari i njësisë, i cili vepron si menaxher risku, është përgjegjës për përcaktimin e reagimit ndaj çdo risku të vlerësuar. Reagimi ndaj çdo risku duhet të shqyrtohet të paktën një herë në vit. Reagimi ndaj çdo risku mund të jetë tolerimi ndaj tij, trajtimi i tij (me anë të kontrolleve parandaluese, korrigjuese, drejtuese ose dallu-ese), transferimi i tij dhe/ose përfundimi i riskut. Përgjigjia përfundimtare do të regjistrohet në regjistrin e riskut.

Risku minimal mund të tolerohet. Titullari i njësisë është përgjegjës për aprovimin


64

e nivelit të tolerimit të riskut.

Shumë nga risqet do të trajtohen me zbatimin dhe operimin e kontrolleve të për-shtatshme. Këto mund të jenë:

√ Kontrolle parandaluese të krijuara për të minimizuar mundësinë e riskut që po ndodh (si ndarja e detyrave)

√ Kontrolle korrigjuese të krijuara për të korrigjuar rezultatet e padëshiruesh-me (si rimarrja e shumave të paguara gabim)

√ Kontrolle drejtuese të krijuara për të siguruar se një rezultat i veçantë është arritur (si kërkesat e sigurisë dhe shëndetësore ose masat e sigurisë); ose

√ Kontrolle dalluese të krijuar për të identifikuar kur rezultate të padëshiruara kanë ndodhur (si kontrollet e magazinës apo aktiveve, ose proçesi i rakor-dimit).

Kontrollet duhet të pëshkruhen në Regjistrin e Riskut. Përshkrimi duhet të përfs-hijë emrin e personit përgjegjës për kontrollin.Tranferimi i riskut do të thotë sigurimi ndaj mundësisë së verifikimit të një risku, dmth pagesa e një pale të tretë (Agjenci Sigurimesh) për ta marrë riskun përsipër. Risku mund të transferohet vetëm nëse njësia që merr riskun përsipër është më e aftë për ta menaxhuar efektivisht.Përfundimi i riskut do të thotë përfundimi i veprimit që mbart risk. Kjo është e mundur vetëm në raste të veçanta, kur risku është aq i madh sa nuk mund të arri-hen rezultatet e dëshiruara.

Shqyrtimi dhe raportimi i riskut

Identifikimi, vlerësimi dhe reagimi ndaj riskut duhet të shqyrtohen çdo vit nga Koordinatori i Riskut dhe me pas nga titullari i njësisë. Regjistri i Riskut duhet të përditësohet pas çdo shqyrtimi. Koordinatori i riskut duhet të japë informacion për atë seksion të Raportit Vjetor që i referohet Cilësisë dhe Gjendjes së Kontrollit të Brendshëm (shih Hapin 7 - Raporti përmbledhës për Kontrollin e Brendshëm) pra që lidhet me raportin vjetor mbi efektivitetin e menaxhimit te riskut në njësinë e qeverisjes i cili i dërgohet për aprovim Nëpunësit Autorizues (në rastin kur ka Koordinator Risku të deleguar).

Audituesi i brendshëm duhet të shqyrtojë efektivitetin e menaxhimit të riskut si një element i sistemit të kontrollit të brendshëm dhe jep këshillim dhe i raporton manaxhimit të lartë të njësisë publike për fushat të cilat kanë nevojë për përmirë-sim. Audituesi i brendshëm duhet të ndihmojë manaxhimin e lartë pa marrë pjesë drejtpërdrejt në menaxhimin e riskut dhe pa e lehtësuar atë nga përgjegjësitë e tij/saj në këtë fushë. Njësia Qëndrore e Harmonizimit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin duhet të japë këshillim dhe udhëzime mbi menaxhimin e riskut. Duhet gjithashtu të këshillojë Nëpunësin e Parë Autorizues mbi përmbajtjen e raportit vjetor për efektivitetin e sistemit të menaxhimit të riskut.

2010-07-18 40

Figura Nr 3. Cikli i Menaxhimit të Riskut


Nën-hapi Nr 1: Analiza e Mjedisit të Kontrollit

Nën-hapi Nr 2: Identifikimi i Objektivave

Nën-hapi Nr 3: Vlerësimi i Riskut

Identifikimi i Riskut

Klasifikimi i Riskut

Matja e Riskut

Nën-hapi Nr 4: Menaxhimi i Riskut

Monitorim

ii përgjithshëmOreksi i Riskut

Analiza e Kontrollit

Nën-hapi Nr 5: Reagimi ndaj Riskut

dhe Monitorimi

Kapitulli III

65


2010-07-18 40



Nën-hapi Nr 1: Analiza e Mjedisit të Kontrollit

Nën-hapi Nr 2: Identifikimi i Objektivave

Nën-hapi Nr 3: Vlerësimi i Riskut

Identifikimi i Riskut

Klasifikimi i Riskut

Matja e Riskut

Nën-hapi Nr 4: Menaxhimi i Riskut

Monitorim

ii përgjithshëmOreksi i Riskut

Analiza e Kontrollit

Nën-hapi Nr 5: Reagimi ndaj Riskut

dhe Monitorimi


66

Hapi 7 – Raporti përmbledhës mbi Cilësinë dhe Gjendjen e Kontrollit të Brendshëm

Udhëzime mbi përgatitjen e raportit

Hyrje

Çdo vit, Nëpunësi Autorizues (ose Titullari aty ku nuk ka NA) i çdo njësie publike duhet të ndërmarrë një detyrë vetëvlerësimi mbi kushtet dhe cilësinë e sistemit të kontrollit të brendshëm të njësisë publike që mbulon dhe ti dorëzojë një raport mbi gjetjet, Titullarit të Njësisë publike dhe Nëpunësit të Parë Autorizues në Ministrinë e Financave. Kjo është kërkesë e Nenit 18 (paragrafi 1) të Ligjit mbi Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin. Më në detaj ky nen specifikon:

Neni 18

Deklarata për cilësinë e Menaxhimit Financiar dhe Kontrollit.1. Nëpunësi Autorizues i njësisë publike sipas percaktimit te pikes 1 dhe

2 te nenit 3 te ketij ligji, mbi bazën e vetë-vlerësimeve, depoziton tek titullari i i njësisë publike dhe Nëpunësi i Parë Autorizues një deklaratë dhe raportin përkatës për cilësinë dhe gjendjen e sistemeve te kontrolleve të brendshme të i njësisë publike që mbulon, për vitin e mëparshëm jo më vonë se fundi i muajit shkurt të vitit aktual. Për të realizuar detyri-min e tij, Nëpunësi Autorizues i njësisë publike duhet të implementojë një sistem të brendshëm raportimi për të marrë informacion nga njësitë e vartësisë për të mbështetur deklaratën sipas këtij ligji.

2. Nëpunësi i Pare Autorizues përgatit dhe depoziton tek Ministri i Finan-cave Raportin Vjetor të Konsoliduar jo më vonë sesa fundi i muajit prill, duke u mbështetur në raportet sipas paragrafit (1), për kontrollin e brendshëm të sektorit publik. Ky raport është përmbledhje e raporteve vjetore për menaxhimin financiar dhe kontrollin dhe auditimin e brends-hëm në sektorin publik.

3. Ministri i Financave i paraqet Këshillit të Ministrave dhe Kontrollit të Lartë të Shtetit, brenda muajit maj te çdo viti, deklaratën dhe raportin vjetor për cilësinë dhe funksionimin e kontrollit te brendshëm financiar publik për vitin paraardhës, përfshirë edhe gjetjet e rëndësishme dhe re-komandimet për përmirësimin e sistemit.

Raporti duhet të dorëzohet brenda muajit Shkurt dhe mbulon vitin e mëparshëm financiar (Janar-Dhjetor). Raporti dorëzohet së bashku me Deklaratën e Cilësisë dhe Gjendjen e Sistemeve të Kontrollit të Brendshëm, që është gjithashtu kërkesë e Nenit 18 (paragrafi 1). Udhëzimet mbi plotësimin e Deklaratës gjenden në sek-sionin 3.3 të këtij manuali dhe formulari për Deklaratën në shtojcën 6.

Informacioni i dhënë në Raport duhet të jetë në përputhje me Deklaratën. Në fakt, Deklarata jep një pëmbledhje të konkluzioneve të Raportit.

Kapitulli III

67

Nëpunësi Autorizues i njësisë publike duhet të ndërmarrë veprime për mbledhjen e informacionit për Raportin. Në varësi të përmasave të njësisë ka tre mënyra se si mund të proçedohet:

a. Zbatimi i një sistemi deklaratash dhe raportesh të brendshme nga Drejtoria e Përgjithshme brenda njësisë publike për t’iu dorëzuar Nëpunësit Autorizues. Më pas, çdo Drejtori e Përgjithshme ndjek njerën nga mënyrat (b) ose (c) për të siguruar informacion. Raporti dhe Deklarata mund të dorëzohen gjithashtu nga drejtuesit e njësive shpenzuese. Kjo metodë është më e përshtatshme për njësi të mëdha publike si Ministritë dhe Bashkitë e mëdha.

b. Nëpunësi Autorizues mund tu shpërndajë një pyetësor vetëvlerësimi (shih shtojcën 2 të manualit) strukturave dhe niveleve të ndryshme të njësisë dhe t’i përmbledhë përgjigjet në Raport. Kjo metodë është më e përshtatshme për njësi me përmasa mesatare si bashkitë dhe njësitë shpenzuese me disa nivele.

c. Nëpunësi Autorizues mund të organizojë takime të veçanta me menaxherët e strukturave të ndryshme të njësisë ku, duke përdorur pyetësorin e Shtojcës 2 si udhëzues, mund të diskutohet mbi progresin e shënuar dhe fushat për zhvillim të mëtejshëm. Informacioni i mbledhur në këto takime formon bazën e Raportit. Kjo metodë është më e përshtatshme për bashki/komuna të vogla dhe të tjera njësi me dimensione të vogla dhe pa njësi shpenzuese.

Udhëzime mbi formularin e raportit

Formulari për Raportin mbi Cilësinë dhe Gjendjen e Komponentëve të Kontrollit të Brendshëm në njesitë publike jepet në Shtojcën 7 të këtij manuali.

Formulari përmban disa tekste standarde (për përmbledhjen dhe hyrjen e raportit) dhe një sërë titujsh e nën-titujsh. Këto janë kryesisht vetëshpjegues por udhëzimi i mëposhtëm mund të jetë i dobishëm.

UDHEZIME PER SRUKTUREN E RAPORTIT

Struktura e Raportit për çdo njësi të qeverisjes së përgjithshme është e njëjtë me Raportin Vjetor Përmbledhës mbi cilësinë dhe gjendjen e KBFP për sektorin pub-lik, i cili paraqitet nga Ministria e Financave në Këshillin e Ministrave dhe Kon-trollin e Lartë të Shtetit.

Përmbledhja

Qëllimi i Përmbledhjes është tu paraqesë shkurtimisht menaxherëve gjetjet kry-esore. Ajo konsiston në një paragraf me tekst standard i cili shpjegon bazën ligjore për raportin, kujt i dorëzohet dhe kur. Do të ishte mirë që Përmbledhja të hartohej e fundit, pasi të jetë plotësuar raporti. Përmbledhja duhet të përmbajë:

Një vlerësim të përgjithshëm në formë të shkurtuar mbi gjetjet, arritjet kry-


68

esore dhe drejtimet për zhvillim të mëtejshëm.

Një përmledhje të gjetjeve mbi:

o Sistemet e MFK-së

o Rekomandimet e Auditimit të Brendshëm

o Rekomandimet e Auditimit te Jashtëm (nëse ka)

o Rekomandimet e NJQH-ve te MF (nëse ka)

Gjatë hartimit të këtij seksioni është mirë të plotësohet seksioni i dytë në fillim, mbi përmbledhjen e gjetjeve, dhe më pas të përdoret ky informacion për të nxjerrë arritjet kryesore (komponentët e kontrollit të brendshëm që jane zbatuar mirë dhe nuk kërkojnë vëmendje të menjëhershme) dhe fushat për zhvillim ku kërkohet më shumë punë për t’i sjellë në standardet e duhura. Një përmbledhje e pikave të forta dhe fushave për zhvillim mund të hartohen më tej për të gjithë pjesën vlerësuese.

Hyrja

Është një tekst standart, siç është dhënë në formular, me emrin e njësisë publike dhe vitin në fjalë.

Gjetje dhe Rekomandime: të përgjithshme

Ky seksion përmban detajet kryesore të raportit. Ai jep një përmbledhje të gjetjeve mbi sistemet e menaxhimit financiar dhe kontrollit, çfarëdo gjetje të auditimit të brendshëm dhe të jashtëm, dhe çdo koment i bërë ose gjetje nga Njësitë Qëndrore të Harmonizimit në Ministrinë e Financave. Përmbledhja e gjetjeve në secilën nga këto fusha duhet të ndiqet nga një përshkrim i shkurtër i rekomandimeve për veprim, të rëna dakort në rastet kur ka fusha të cilat kërkojnë zhvillim.

Gjetje dhe Rekomandime: sistemet e MFK-së

Ky seksion duhet të bazohet mbi pesë komponentët e kontrollit të brendshëm; Mjedisi i kontrollit Menaxhimi i riskut Aktivitetet e kontrollit Informimi dhe komunikimi Monitorimi

Seicili nga këta seksione duhet të përfshijë: Një përmbledhje të pikave të forta dhe fushave për zhvillim (duke për-

dorur informacionin e përftuar nga pyetësori dhe/ose nga takimet për diskutim)

Një përmbledhje të rekomandimeve që janë dhënë për përmirësimin e çdo fushë ku kërkohet zhvillim i mëtejshëm

Kapitulli III

69

Gjetje dhe Rekomandime: auditimi i brendshëm

Ky seksion duhet të japë një përshkrim të shkurtër të Njësisë së Auditimit të Brendshëm për njësinë dhe më pas të përmbledhë gjetjet kryesore të çdo raporti auditimi të brendshëm të përfunduar gjatë vitit dhe rekomandimet kryesore për përmirësime të dhëna nga audituesit. Nëse ka ndonjë mospërputhje ndërmjet gjet-jeve të Auditimit të Brendshëm dhe atyre të titullarëve, duhet të jepen shpjegime.

Gjetje dhe Rekomandime: auditimi i jashtëm

Ky seksion duhet të përmbledhë gjetjet kryesore të çdo raporti të auditimit të jashtëm të përfunduar gjatë vitit (nga Kontrolli i Lartë i Shtetit) dhe rekomandimet kryesore për përmirësim të dhëna nga audituesit. Nëse ka ndonjë mospërputhje ndërmjet gjetjeve të Auditimit të Brendshëm me Auditimin e Jashtëm dhe/ose të titullarëve, duhet të jepen shpjegime.

Nëse nuk ka patur raporte të auditimit të jashtëm është e mjaftueshme të citohet “Nuk ka patur raporte të Auditimit të Jashtëm në këtë njësi për vitin (vendos vi-tin)”.

Gjetje dhe Rekomandime: NJQH/MFK dhe NJQH/AB

Nëse NJQH/MFK ose NJQH/AB kanë dhënë ndonjë rekomandim që ndikon në sistemet e kontrollit të brendshëm të një njësie publike, ato duhet të përmblidhen në këtë seksion. Nëse nuk ka patur rekomandime, është e mjaftueshme të citohet: “Nuk ka patur rekomandime të dhëna nga Njësia Qëndrore e Harmonizimit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin dhe Njesia Qëndrore e Harmonizimit për Auditimin e Brendshëm për këtë njësi publike për vitin (vendos vitin)”.

Përmbledhja e veprimtarive

Ky seksion duhet të përmbledhë veprimtaritë kryesore që do të merren ose janë ndërmarrë, për zbatimin e rekomandimeve të dhëna në seksionin e mësipërm. Këto veprimtari lidhen me përmirësimet e ardhshme në fushat ku ka nevojë për zhvillim të mëtejshëm. Shembuj të veprimtarive përfshijnë:

Nevojat për trajnime dhe se si do të përmbushen Zbatimi i veprimtarive të reja ose të prmirësuara të kontrollit Përmirësime në menaxhimin e riskut dhe raportimin Sigurimi i dokumentacionit të shkruar ose udhëzimeve

Nëse ka pak veprimtari për t’u ndërmarrë, mund të përmblidhen shkurtimisht në këtë seksion. Por në njësi publike të mëdha siç mund të jetë një ministri, mund të ketë një listë më të gjatë veprimtarish, dhe këto mund të përmblidhen më së miri në formën e një plan veprimi ose tabele që mund të përfshihet në një shtojcë të raportit. Cilado qoftë metoda e përdorur, është e rëndësishme të citohet qartë për secilën veprimtari:


70

Çfarë veprimesh do të ndërmerren,

Pse është e nevojshme dhe cili është qëllimi i tij,

Kur do të përfundojë,

Kush është përgjegjës per kryerjen.

Konkluzionet

Konkluzionet duhet të jenë konçize, duke shmangur shumë detaje dhe duhet të përmbajnë komente mbi objektivat e MFK-së të përmbushura deri tani, duke për-mendur çdo problem të mundshëm që mund të parashikohet (psh: burimet njerëzo-re, probleme të TI-së). Nëse ka komente të përgjithshme mbi efektivitetin e legjis-lacionit dhe/ose të MFK-së ose AB-së (përfshirë edhe komente dhe udhëzime të këtij manuali), mund të përfshihen këtu për veprim nga NJQH-të përkatëse.

Raporti duhet të nënshkruhet nga Nëpunësi Autorizues i njësisë publike me emër, mbiemër, pozicion, emri i njësisë publike dhe datë.

3.3. Deklarata mbi cilësinë e MFK-së

Çdo NA (ose Titullari aty ku nuk ka NA) i njësisë së sektorit publik duhet të përgatisë çdo vit një deklaratë (Deklarata për cilësinë dhe gjendjen e kontrollit të brendshëm” – shih Shtojcën 6 për formularin) në të cilën të pohojë se si sistemi i kontrollit të brendshëm mbështet arritjen e objektivave, politikave dhe qëllimeve të njësisë, duke ruajtur në të njëjtën kohë aktivet e saj dhe duke garantuar fondet publike. Kjo deklaratë duhet të mbulojë vitin financiar pararendës. Në deklaratë, NA i njësisë publike (ose Titullari aty ku nuk ka NA) duhet të përshkruajë dobësitë e sistemit të kontrollit si dhe planet për trajtimin e tyre. Çdo NA/Titullar i njësisë do të vërë personalisht firmën dhe datën mbi deklaratë, në të cilën ai/ajo:

• Merr përsipër përgjegjësinë për menaxhimin efiçent të burimeve finan-ciare dhe jo-financiare të cilat janë në dispozicion të njësisë të tij/të saj;

• Pohon se sistemi i kontrolli të brendshëm, që ekziston në njësinë e tij/të saj, garanton përdorimin e ligjshëm dhe efiçent të burimeve.

Duke nënshkruar deklaratën, NA i njësisë publike merr përsipër përgjegjësinë për vërtetësinë e informacionit të përfshirë në të. Qëllimi i kësaj deklarate është të rrisë përgjegjshmërinë e drejtuesve si dhe të nxisë përpjekjet për përmirësimin e sistemit të kontrollit të brendshëm.

Kapitulli III

71

Deklaratat e NA të njësive të sektorit publik mbi kontrollin e brendshëm, do të përfshijnë elementët e mëposhtëm:

• shtrirjen e përgjegjësisë së menaxhimit te larte në fushën e kontrollit të brendshëm

• qëllimin e sistemit të kontrollit të brendshëm

• një përshkrim të kuadrit të riskut dhe kontrollit brenda njësisë

• një vështrim të efektivitetit të kuadrit të riskut dhe të kontrol-lit, që përmban edhe një pasqyrë të masave të marra, apo të propozuara për të trajtuar çdo lloj çështjeje me rëndësi që i referohet kontrollit të brendshëm.

Deklarata duhet ti dorezohet NPA–së në fund të Shkurtit. Kjo deklarate përbën një element të raportit vjetor të performancës dhe do t’i nënshtrohet shqyrtimit nga shërbimi i Auditimit të Brendshëm të njësisë dhe Kontrolli i Lartë i Shtetit.

Udhëzime rreth plotësimit të Deklaratës mbi cilësinë dhe gjendjen e kon-trolleve të brendshme

Formulari i deklaratës është përfshirë në Shtojcën 6 të këtij manuali. Teksti është standard dhe duhet të përfshihet në çdo Deklaratë. Teksti që është shkruar me të zezë (i njëjtë me këtë shkrim) tregon seksionet që janë të veçanta për secilën njësi.

Deklarata përmban 5 seksione:

• Fusha e përgjegjësive (tekst standard, në të cilin kërkohet vetëm të sh-kruhet emri i njësise dhe nëse Deklaratën e nënshkruan Titullari i Njësisë, apo Nëpunësi Autorizues); Nëse ka patur ndryshim të Titullarit të Njësisë gjatë vitit, duhet të shkruhet kjo gjë.

• Qëllimi i sistemit të kontrollit të brendshëm (tekst standard);

• Kapaciteti i përballimit të riskut (këtu duhet bërë një përshkrim i traj-nimit të stafit për të menaxhuar riskun në përputhje me nivelin e autori-tetit dhe detyrat e tyre);

• Kuadri i riskut dhe i kontrollit (këtu duhen përshkruar elementët kry-esorë të strategjisë së menaxhimit të riskut, duke përfshirë mënyrën e identifikimit, vlerësimit (që përfshin nivelin e riskut të tolerueshëm, ose


72

‘oreksin e riskut’) dhe kontrollimit të riskut. Rolet dhe përgjegjësitë në proçesin e menaxhimit të riskut duhet të përshkruhen në mënyrë të qartë. Nëse ka aktorë publikë, të përfshirë në menaxhimin e riskut, kjo gjë du-het theksuar dhe shpjeguar);

• Verifikimi i efektivitetit (këtu fillon me një tekst standard, por plotëso-het duke përshkruar mënyrën se si proçesi i menaxhimit të riskut është zbatuar me qëllim ruajtjen dhe verifikimin e efektivitetit të sistemit të kontrollit të brendshëm. Në të shpjegohet roli i koordinatorit të riskut dhe i audituesit të brendshëm si dhe jepen në formë të përmbledhur rezultatet e çdo vetë-vlerësimi të kryer mbi kontrollin e brendshëm. Shpjegohet çdo dobësi e vërejtur gjatë procesit të vetë-vlerësimit si dhe përshkruhen të gjitha masat e marra, ose të propozuara për t’i ndrequr ato. Çdo çështje me rëndësi që lidhet me kontrollin e brendshëm (shih shembujt e paraqi-tur më poshtë), që kanë ndodhur gjatë vitit që mbulohet në Deklaratë duhet të përshkruhet së bashku me masat e marra, apo të propozuara për t’i trajtuar ato.

Shembuj të çështjeve me rëndësi që lidhen me kontrollin e brendshëm dhe që duhen përmendur në Deklaratën për cilësinë dhe gjendjen e kontrolleve të brendshme”

• Çështjet cënojnë seriozisht ose parandalojnë arritjen e një synimi, apo të një objektivi;

• Çështjet që kanë një ndikim material mbi llogaritë financiare;• Çështjet që zhvendosin burimet nga një aspekt tjetër i rëndësishëm i

punës;• Çështjet që sipas këshillës së Grupit për Menaxhim Strategjik janë të

rëndësishme;• Çështjet që auditimi i brendshëm ose i jashtëm i konsideron të rëndë-

sishme;• Çështjet, ose efektet e tyre, që kanë tërhequr ose mund të tërheqin

vëmendjen e publikut, ose që mund të dëmtojnë në mënyrë serioze reputacionin e njësisë publike.

NA/Titullari i njësisë publike i paraqet NPA-së çdo vit, brenda muajit shkurt, deklaratën, mbi të cilën ai vendos personalisht firmën dhe datën. Para se të paraqitet, deklarata duhet të verifikohet nga Grupi për Menaxhimin Strategjik.

3.4. Raporti vjetor mbi cilësinë e MFK-së

Detyrimi për NA e njësive publike

Titullarë e njësive publike duhet të plotësojë pyetësorin vjetor të vetëvlerësi-mit për MFK-në dhe tia dërgojnë atë Ministrisë së Financave (NjQH/MFK-në).

NA, nëpërmjet Titullarit të njësive të sektorit publik duhet t’i raportojnë

Kapitulli III

73

Nëpunësit të Parë Autorizues mbi funksionimin me ekonomi, efiçencë dhe efektivitet të sistemeve ekzistuese të menaxhimit financiar dhe kontrollit si dhe mbi çdo të metë dhe masat e marra nga njësia për zgjidhjen e tyre. Kjo është përshkruar në Hapin 7 të proçesit të implementimit të MFK-së.

Nëpunësi i Parë Autorizues duhet t’i raportojë Ministrit të Financave mbi fun-ksionimin, me ekonomi, efiçencë dhe efektivitet të sistemeve ekzistuese të menaxhimit financiar dhe kontrollit si dhe mbi çdo të metë dhe masat e marra nga njësii për zgjidhjen e tyre.

Këto detyrime janë vendosur në Ligjin për Menaxhimin Financiar dhe Kon-trollin.

Roli i Njësisë Qëndrore të Harmonizimit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin në përgatitjen e raportit vjetor

Sipas Ligjit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin, Ministri i Financave i pa-raqet Këshillit të Ministrave dhe Kontrollit të Lartë të Shtetit, çdo vit, deri në fund të muajit Maj, një raport për vitin parardhës mbi zbatimin dhe funksionimin e sistemeve të menaxhimit financiar dhe kontrollit si dhe mbi funksionimin e auditi-mit të brendshëm në njësitë e qeverisjes së përgjithshme, duke përfshirë përfundi-met dhe rekomandimet e rëndësishme të Auditimit të Brendshëm.

Njësitë Qëndrore të Harmonizimit përgatisin raportin e konsoliduar vjetor mbi sistemin e kontrollit të brendshëm financiar publik. Raporti për vitin parardhës miratohet nga NPA dhe i paraqitet Ministrit të Financave në fund të muajit prill të vitit aktual. Raporti duhet të përmbajë një vlerësim të përgjithshëm të sistemit të menaxhimit financiar dhe kontrollit në sektorin publik, së bashku me informacio-ne mbi gjetjet e rëndësishme dhe masat që duhen marrë për fuqizimin e sistemit të menaxhimit financiar dhe kontrollit.

Raporti vjetor mbështetet në:

• Raportet e marra prej Nëpunësit të Parë Autorizues, nga titullarët e njësive, lidhur me funksionimin me ekonomi, efiçencë dhe efektivitet të sistemeve ekzistuese të menaxhi-mit financiar dhe kontrollit si dhe mbi çdo të metë dhe masat e marra nga njësia publike për zgjidhjen e tyre,

• Deklaratat e NA/Titullarëve të njësive,

• Gjetjet e audituesve të brendshëm dhe të jashtëm,

• Pyetësorët vjetorë të vetë-vlerësimit mbi MFK-në, të paraqi-tura në Ministrinë e Financave (NjQH/MFK).


75

KAPITULLI IVZBATIMI I MFK-së

76

4.1. Përgjegjshmëria Menaxheriale

Përgjegjshmëria menaxheriale është baza e një sistemi të fortë kontrolli të brends-hëm në sektorin publik. Sipas Ligjit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin, përgjegjshmëria menaxheriale është detyrim i titullarëve të njësive të sektorit pub-lik për të respektuar dhe zbatuar parimet e menaxhimit të shëndoshë financiar, si dhe ligjshmërinë në administrimin e fondeve publike dhe në të tjera aktivitete që lidhen me to.

Titullarët e njësive të qeverisjes qëndrore dhe vendore janë përgjegjës respekti-visht para Këshillit të Ministrave, Parlamentit, apo Këshillit të njësive vendore, në drejtim të përmbushjes së objektivave të këtyre njësive, duke i përdorur fondet publike, në mënyrë ligjshme, ekonomike, efektive dhe efiçente.

Drejtuesit e njësive të vartësisë (shpenzuese), shoqërive tregtare, dhe njësive të tjera, që përdorin fonde publike janë përgjegjës para organit që i ka emëruar ata, në drejtim të përmbushjes së objektivave të njësisë, duke përdorur fondet publike, në mënyrë të ligjshme, ekonomike, efiçente dhe efektive.

Në zbatimin e programeve, të cilat përfshijnë dy, ose më shumë njësi, apo struktu-ra të sektorit publik, titullarët e njësive në fjalë, lidhin marrëveshje ose udhëzime të përbashkëta mbi fushën e përgjegjshmërisë menaxheriale, që do të ketë secili prej tyre.

4.2. Rolet dhe Aktorët e Sistemit MFK-së

Sistemi MFK-së i administratës publike në Shqipëri ka shumë aktorë të ndryshëm, me objekt të ndryshëm përgjegjësish. Më poshtë paraqiten aktorët më të rëndë-sishëm për funksionimin e duhur të sistemit te MFK, përgjegjësitë specifike të së cilëve rregullohen me anë të ligjeve, akteve nënligjore dhe udhëzimeve.

4.2.1 Roli Organizativ

Ministria e Financave

Ministria e Financave (MF) është elementi kyç i sistemit aktual të KBFP në Shqipëri. Sipas Ligjit Nr. 9936 datë 26.06.2008 “Për Menaxhimin e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqipërisë” dhe Ligjit Nr.9720 datë 23.04.2007, “Për Auditimin e Brendshëm në Sektorin Publik”, Ministria e Financave, ndërmjet të tjerave, trajton të gjitha ato çështje që lidhen me planifikimin dhe zhvillimin; zba-timin dhe realizimin e Buxhetit të Shtetit; çështjet e kontabilitetit të Qeverisë; huamarrjen e Republikës së Shqipërisë në tregun shqiptar dhe atë të huaj; çështjet që lidhen me sistemet dhe politikat tatimore dhe doganore. Ligji “Për Menaxhimin e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqipërisë” i parashikon të gjitha proçedurat që kanë lidhje me monitorimin; menaxhimin financiar dhe kontrollin në të gjitha njësitë e pushtetit qendror dhe vendor; auditimin e brendshëm dhe inspektimin financiar.

Kapitulli IV

77

Ligji i lartpërmendur ka hyrë në fuqi në qershor të vitit 2008 dhe është parashikuar që do të duhen rreth 3 vjet përpara se dispozitat e tij të plotësohen tërësisht. Një prej ndryshimeve më të mëdha është që “Nëpunësi Autorizues” tashmë është për-gjegjës për zbatimin e kontrollit te brendshëm – më parë, përgjegjës ishte Titullari (p.sh Ministri) – dhe ndoshta do të duhet kohë derisa ky rol i ri të kuptohet dhe të zbatohet plotësisht. Brenda Ministrisë së Financave, Nëpunësi i Parë Autorizues (Sekretari i Përgjithshëm i Ministrisë së Financave) përgjigjet para Ministrit të Financave për menaxhimin e sistemit buxhetor dhe për zbatimin e kontrollit të brendshëm financiar publik.

Strukturat kryesore të Ministrisë së Financave që përfshihen drejtpërdrejt në si-stemet KBFP janë: (i) NjQH/MFK; (ii) Drejtoria e Përgjithshme e Buxhetit; (iii) Drejtoria e Përgjithshme e Thesarit; (iv) NJQH/AB; (v) Drejtoria e Përgjithshme e Tatimeve; (vi) Drejtoria e Përgjithshme e Doganave.

4.2.2.Roli i Ministrit të Financave në sistemin e MFK-së

Ministri i Financave është përgjegjës për krijimin e sistemit të kontrollit të brends-hëm financiar publik në të gjitha njësitë e qeverisjes së përgjithshme. Sistemi KBFP përfshin:

• Sistemet e menaxhimit financiar dhe kontrollit në të gjitha njësitë publike;

• Funksionin e pavarur dhe të decentralizuar të auditimit të brendshëm në njësitë publike;

• Njësitë Qëndrore të Harmonizimit në Ministrinë e Financave për harmo-nizimin dhe koordinimin e zbatimit dhe funksionimit të sistemeve të me-naxhimit financiar dhe kontrollit, si dhe të auditimit të brendshëm.

Ministri i Financave, si autoriteti përgjegjës për funksionimin në tërësi të sistemit të MFK-së në sektorin publik, i paraqet çdo vit një raport Këshillit të Ministrave dhe KLSH-së (Kontrollit të Lartë të Shtetit) mbi sistemin e Menaxhimit Financiar dhe Kontrollit në njësitë e qeverisjes së përgjithshme. Raporti përmban edhe një seksion që lidhet me zbatimin dhe funksionimin e veprimtarisë së auditimit të brendshëm në njësitë e qeverisjes së përgjithshme, në të cilin janë përfshirë gje-tjet dhe rekomandimet e rëndësishme, që kanë rezultuar nga puna e auditimit të brendshëm. (Shih seksionin 3.4 të këtij Manuali)

4.2.3 Udhëzimet dhe instruksionet e Ministrit të Financave në fushën e sistemit të MFK-së

Ministri i Financave, sipas Ligjit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin, është autoriteti përgjegjës për miratimin e udhezimeve dhe manualeve për menaxhimin financiar dhe kontrollin në njësitë e sektorit publik, dhe në mënyrë të veçantë për:

• Miratimin e metodologjisë për krijimin dhe funksionimin e sistemeve

Zbatimi I MFK-së

78

të menaxhimit financiar dhe kontrollit në linjë me standardet e njohura ndërkombëtare të kontrollit të brendshëm.

• Miratimin e formatit, përmbajtjes dhe afateve të fundit për vlerësimin e funksionimit, përshtatshmërisë, efiçencës dhe efektivitetit të siste-meve ekzistuese të menaxhimit financiar dhe kontrollit dhe veprimet e ndërmarra për te adresuar cdo të metë.

• Miratimin e formatit dhe të përmbajtjes së deklaratës vjetore dhe rap-ortin mbi kontrollin e brendshëm për t’u plotësuar nga njësitë e sek-torit publik.

• Miratimin e metodologjisë për përgatitjen e gjurmëve të auditimit dhe formularët që lidhen me proçedurat e unifikuara në të gjitha njësitë e sektorit publik,

• Miratimin e metodologjisë për përgatitjen e proçedurave për një kont-abilizim të plotë, të vërtetë, të saktë dhe në kohën e duhur të të gjitha operacioneve në njësitë e sektorit publik,

• Miratimin e udhëzimeve për mbajtjen dhe arkivimin e të dhënave dhe të dokumenteve financiare në njësitë publike,

• Miratimin e udhëzimeve për mbajtjen, dokumentimin, qarkullimin dhe daljen jasht përdorimit të aktivave në njësitë e sektorit publik,

• Miratimin e udhëzimeve të përbashkëta,bazuar ne kërkesat e tit-ullareve te njësive publike, lidhur me fusha specifike të menaxhimit financiar dhe kontrollit,

Në të gjitha këto funksione, Ministri mbështetet nga Njësia Qëndrore e Harmonizimit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin (shih seksionin 4.2.5 për përshkrimin e hollësishëm të këtyre përgjegjësive).

4.2.4 Përgjegjësitë e veçanta në proçesin buxhetor

Sipas Ligjit për Menaxhimin e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqipërisë, Ministri i Financave është autoriteti përgjegjës që vendos një sistem rregullash, standardesh dhe proçedurash të cilat sigurojnë menaxhimin ekonomik, efiçent dhe efektiv të burimeve financiare publike. Ministri i Financave ka një rol thelbësor në proçeset buxhetore.

Më hollësisht, detyrat e Ministrit të Financave në këtë fushë, janë paraqitur në Shtojcën 9 ttë këtij manuali.

4.2.5 Roli i Njësisë Qendrore të Harmonizimit për sistemin e

Kapitulli IV

79

MFK-sëMinistri i Financave në përmbushjen e detyrave dhe përgjegjësive të tij në fushën e MFK-së në sektorin publik mbështetet nga Njësia Qëndrore e Harmonizimit për Menaxhimin Fiannciar dhe Kontrollin (NjQH/MFK), e krijuar në Ministrinë e Fi-nancave. Drejtori i NjQH/MFK-së raporton drejtpërdrejt tek Ministri i Financave dhe Nëpunësi i Parë Autorizues.

Nëpunësi i Parë Autorizues miraton kriteret që duhen plotësuar nga stafi i NjQH/MFK për pozicionet përkatëse.

Misioni i përgjithshëm i NjQH/MFK është të sigurojë koordinimin dhe harmonizi-min e metodologjisë dhe të udhëzimeve për menaxhimin financiar dhe kontrollin në të gjithë sektorin publik.

Këto përgjegjësi përfshijnë sipas Ligjit per MFK, neni 26:

1. Njësia Qëndrore e Harmonizimit për MFK brenda Ministrisë së Financave është përgjegjëse për: a) Përgatitjen e ligjeve, udhëzimeve, urdhrave, dhe manualeve për fushën e

menaxhimit financiar dhe kontrollit; b) Përgatitjen, shpërndarjen dhe azhornimin e strategjive dhe udhëzime-

ve metodologjike për menaxhimin financiar dhe kontrollin në pajtim me standardet ndërkombëtare të pranuara për kontrollin e brendshëm, rreg-ulloret e zbatueshme dhe praktikat e mira të Bashkimit Evropian;

c) Percaktimin e nevojave dhe udhëheqjen e trajnimeve dhe trajnimeve në vijueshmëri në fushën e menaxhimit financiar dhe kontrollit dhe të për-gjegjshmërisë menaxheriale në njësitë e sektorit publik;

d) Koordinimin e ngritjes dhe zhvillimit të sistemit të kontrollit të brendshëm financiar publik;

e) Ndërgjegjësimin për KBFP-në me anë të seminareve dhe krijimit të faqes së internetit.

2. Njësia Qëndrore e Harmonizimit siguron monitorimin sistematik të sistemeve të menaxhimit financiar dhe kontrollit në njësitë e sektorit publik me qëllim mbledhjen e informacionit për të përmirësuar metodologjinë dhe standardet e punës.

3. Njësia Qëndrore e Harmonizimit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin ndihmon Nëpunësin e Parë Autorizues dhe Ministrin e Financave për moni-torimin e sistemeve të menaxhimit financiar dhe kontrollit dhe për përgatitjen e raportit vjetor për gjendjen e menaxhimit financiar dhe kontrollit publik, ku përmblidhet informacioni i marrë në përputhje me dispozitat e nenit 18.

4. Njësia Qëndrore e Harmonizimit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin në Ministrinë e Financave, bashkëpunon me Njësinë Qëndrore të Harmoni-zimit për Auditimin e Brendshëm gjatë përgatitjes së raportit vjetor për Kon-trollin e Brendshëm Financiar Publik (KBFP).

NjQH/MFK mund të ofrojë gjithashtu këshilla per menaxherët lidhur me:

Zbatimi I MFK-së

80

• Vlerësimin dhe menaxhimin e riskut;

• Vetë-vlerësimin për kontrollin e brendshëm. Me kërkesë të Titullarëve të njësive publike dhe në emër të tyre NJQH/MFK mund të kryeje vlerë-sime për sistemet e kontrollit të brendshëm të njësisë, të cilat janë të vlefshme veçanërisht në proçeset e aplikimit të njësive publike për pro-jekte zhvillimi që mund të financohen nga buxheti i shtetit ose donatorë tëndryshëm në të ardhmen;

• Vënien në zbatim të rekomandimeve të auditimit të brendshëm;

• Hartimin dhe përpunimin e proçedurave lidhur me menaxhimin financiar dhe kontrollin, që përfshijnë dhe hartimin e gjurmëve të auditimit;

• Trajnimin e menaxherëve dhe stafit të administratës publike që është për-gjegjës për menaxhimin financiar dhe kontrollin;

• Bashkërendimin e punëve midis menaxherëve të sektorëve të ndryshem për menaxhimin financiar dhe kontrollin;

• Bashkëpunimin me njësi dhe organe të tjera shtetërore si dhe me shoqata profesionale.

NJQH/MFK i jep këshillim dhe udhëzime administratës publike dhe vepron si pikë kontakti për çështjet e kontrollit të brendshëm financiar publik. Në përmbus-hjen e këtij roli është e rëndësishme që NjQH/MFK të bashkëpunojë me NjQH per Auditimin e Brendshem përsa i takon udhëzimeve dhe standardeve në fus-hën e auditimit të brendshëm. Një bashkëpunim i mirë ndërmjet dy njësive u jep mundësinë atyre të kuptojnë dhe të vlerësojnë më mirë efektivitetin e kontrollit të brendshëm, duke përfshirë dhe menaxhimin e riskut.

NjQH/MFK është gjithashtu përgjegjëse për monitorimin sistematik të sistemeve të MFK-së në njësitë e sektorit publik. Ajo e kryen këtë monitorim nëpërmjet aktiviteteve që realizon vetë; në bashkëpunim me njësi të tjera të administratës publike, si dhe bashkërisht me NjQH/AB. Ky monitorim kryhet për dy qëllime:

• Grumbullimin e informacioneve me qëllim përmirësimin e vazhdueshëm të metodologjisë, standardeve dhe udhëzimeve;

• Përgatitjen e raportit vjetor për Nëpunësin e Parë Autorizues dhe Mini-strin e Financave mbi statusin e përgjithshëm të menaxhimit financiar dhe kontrollit.

Raporti vjetor duhet të shpjegojë formën, funksionimin dhe të bëjë vlerësimin e cilësisë së sistemit të kontrolleve të brendshme, shoqëruar me informacione lidhur me veprimet e ndërmarra me qëllim fuqizimin e sistemit të menaxhimit

Kapitulli IV

81

financiar dhe kontrollit si dhe me rekomandime nëse ka, për përmirësimin e tij të mëtejshëm. Ky raport do të mbështetet në raportet e dorëzuara nga Titullarët e njësive tek Nëpunësi i Parë Autorizues, brenda muajit shkurt të çdo viti si dhe në rezultatet e monitorimit dhe vlerësimit të ndërmarrë nga vetë NjQH/MFK. NjQH/MFK përgatit raportin e konsoliduar për Nëpunësin e Parë Autorizues, në mënyrë që ky i fundit t’ia paraqesë atë Ministrit të Financave, brenda muajit prill të çdo viti. Ministri i Financave ia paraqet raportin Këshillit të Ministrave dhe Kontrollit të Lartë të Shtetit brenda muajit maj të çdo viti. Raporti diskutohet në Këshill të Ministrave dhe në Kontrollin e Lartë të Shtetit, me qëllim që t’i përcillen reagime Ministrit të Financave. Raporti përfundimtar publikohet në faqet e internetit të NjQH/MFK dhe të Ministrisë së Financave. (shih gjithashtu seksionin 3.4 të këtij manuali).

4.2.6. Nëpunësi i Parë Autorizues (NPA)

Sipas Ligjit për Menaxhimin e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqipërisë dhe Ligjit për Statusin e Nëpunësit Civil, Nëpunësi i Parë Autorizues është nëpunësi i nivelit më të lartë në Ministrinë e Financave, përgjegjës për përgatitjen, zbatimin, kontrollin e brendshëm financiar, monitorimin, raportimin, kontabilitetin dhe au-ditimin e brendshëm të Buxhetit të Shtetit (Neni 3, pika 41 e Ligjit për Menaxhi-min e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqipërisë)

Sekretari i Përgjithshëm i Ministrisë së Financave është NPA për buxhetin dhe njësitë e pushtetit qëndror, fondet speciale dhe transfertat drejt njësive të qeveri-sjes vendore.

Roli i NPA-së

Nëpunësi i Parë Autorizues përgjigjet tek Ministri i Financave për monitorimin e progresit të ngritjes e të zbatimit të sistemit buxhetor dhe kontrollin e brendshëm financiar publik, sipas Ligjit per MFK dhe Ligjit per MSB.

Nëpunësi i Parë Autorizues paraqet në komisionin përkatës parlamentar raporte periodike, pasqyra financiare dhe raportin vjetor për zbatimin e buxhetit në Re-publikën e Shqipërisë. Me kërkesë të komisionit, ai/ajo raporton gjatë vitit edhe për çështje të tjera, që kanë lidhje me zbatimin e buxhetit dhe kontrollin e brends-hëm financiar publik.

NPA i raporton Ministrit të Financave për funksionimin, përshtatshmërinë, efiçen-cën dhe efektivitetin e sistemeve të vendosura të MFK-së, për dobësitë dhe vepri-met përkatëse për rregullimin e tyre.

NPA merr raporte periodike nga njësitë e sektorit publik mbi gjendjen e si-stemeve të menaxhimit financiar dhe kontrollit, riskun për mashtrime dhe par-regullsi, si dhe mbi çdo të metë tjetër serioze në arritjen e objektivave, si dhe për risqet që nuk janë trajtuar nga njësia, mbi masat korrigjuese të ndërmarra dhe të zbatuara nga titullarët përkatës të njësisë.

Zbatimi I MFK-së

82

NPA-ja merr nga titullarët e njësive të sektorit publik deklaratat së bashku me raportet për gjendjen e sistemeve të menaxhimit financiar dhe kontrollit për vitin paraardhës (deri në fund të muajit shkurt të vitit aktual).

NPA-ja i dorëzon Ministrit të Financave (deri në fund të prillit të vitit aktual) Raportin Vjetor të Konsoliduar mbështetur në raportet e marra nga titullarët e njësive të sektorit publik mbi menaxhimin financiar dhe kontrollin në sektorin publik. Ky Raport përmbledh raportet vjetore mbi menaxhimin financiar dhe kontrollin si dhe auditimin e brendshëm në sektorin publik.

Emërimi i NPA-së

Funksioni i NPA-së ushtrohet nga Sekretari i Përgjithshëm i Ministrisë së Fi-nancave, emërimi i të cilit kryhet sipas rregullave të përcaktuara në Statusin e Nëpunësit Civil.

4.2.7 Roli i Bordit Menaxhues për KBFP-në

Sipas Nenit 28 të Ligjit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin, do të krijohet një Bord Menaxhues brenda Ministrisë së Financave per KBFP. Përgjegjësitë e këtij Bordi kanë të bëjnë me vëzhgimin e çështejve të kontrollit të brendshëm financiar publik në të gjithë sektorin publik. NJQH/MFK do jetë sekretariati për Bordin.

Anëtarët e Bordit Menaxhues për KBFP janë:

Ministri i Financave (që do të jetë Kryetari i Bordit Menaxhues)

Zëvendës Ministrat e Financave

Nëpunësi i Parë Autorizues

Drejtori i NJQH/MFK

Drejtori i NJQH/AB

Drejtori i Përgjithshëm i Buxhetit

Drejtori i Përgjithshëm i Thesarit

Tre anëtarë të tjerë me kualifikime të përshtatshme në fushën e menaxhi-mit financiar dhe kontrollit. Këta tre anëtare mund të jenë nëpunës të sek-torit publik ose anëtarë të jashtëm (për shembull nga njësite profesionale ose akademike apo nga kompani private).

Bordi Menaxhues do të mblidhet rregullisht katër herë në vit, për të diskutuar mbi

Kapitulli IV

83

çështje të përgjithshme që lidhen me KBFP-në. NjQH/MFK do të ofrojë shërbimet mbështetëse për Bordin (organizimin e takimeve, përgatitjen dhe shpërndarjen e dokumentacionit, shpërndarjen e axhendës, mbajtjen e protokollit të mbledhjeve dhe ndjekjen në vijimësi të çështjeve/problemeve që ngrihen gjatë mbedhjeve). Bordi menaxhues shqyrton veçanërisht raportet periodike dhe vjetore, përpara se këto të miratohen nga Ministri. Ai shqyrton gjithashtu nevojën për ligje ose udhëzime të reja, ose për përmirësime të kuadrit të MFK-së në sektorin publik dhe ia paraqet rekomandimet e veta NjQH-ve për MFK-në dhe për AB-në. Bordi mund t’i paraqesë gjithashtu rekomandimet e veta Titullarit të ndonjë njësie, lidhur me çdo çështje që ndikon njësinë në fjalë. Komiteti për Auditimin e Brendshëm (i ngritur sipas përcaktimeve të Ligjit “Mbi Auditimin e Brendshëm në Sektorin Publik”, vepron si një organ këshillimor për Bordin Menaxhues të KBFP, duke sjellë në vëmendjen e tij çdo çështje që lidhet me rolin dhe gjetjet e auditimit të brendshëm në sektorin publik.

4.2.8.Titullarët e Njësive Publike

Titullarët e njësive të sektorit publik janë përgjegjës për vendosjen e qëllimeve dhe objektivave të njësisë, identifikimin në të gjitha nivelet e njësisë të risqeve që kanë ndikim në përmbushjen e tyre, si dhe për ngritjen e një sistemi të përshtatshëm dhe efektiv të MFK-së, konform kërkesave të ligjeve, akteve nënligjore, udhëzimeve dhe orientimeve përkatëse.

Titullari i njësisë (ose Nëpunësi Autorizues) mban përgjegjësi përpara NPA-së për monitorimin dhe vlerësimin në kohën e duhur të sistemit të MFK-së në përputhje me dispozitat ligjore për MFK-në.

Përgjegjësitë e Titullarëve të Njësive të Sektorit PublikTitullarët e njësive të sektorit publik janë përgjegjës për:

a) hartimin e politikave, miratimin dhe monitorimin e objektivave të njësive publike që ata drejtojnë, të planeve strategjike e vjetore, përfshirë strategjinë e menaxhimit të riskut dhe të plan-veprimeve për arritjen e objektivave. Një udhëzim për vendosjen e objektivave gjendet tek seksioni 3.2. i këtij manua-li – nën Hapin 2 të ciklit të MFK-së. Në funksion të menaxhimit të riskut, titullaret miratojnë një strategji, e cila duhet rishikuar çdo tre vjet, ose sa herë që mjedisi i kontrollit pëson ndryshime të rëndësishme. (Udhëzimi për hartimin e strategjisë së menaxhimit të riskut gjendet në seksionin 2.5.2. të këtij manuali, ndërkohë që një shembull i strategjisë së riskut, është përfs-hirë në Rastin Studimor 5);

b) Ngritjen e Grupit për Menaxhimin Strategjik të njësisë publike, (një udhëzues për këtë jepet në seksionin 4.2.9. të këtij manuali),

c) miratimin e sistemeve të menaxhimit të informacionit që garantojnë qarkul-limin efiçent të informacionit përgjatë gjithë strukturës së njësisë publike dhe shkëmbimin efektiv të informacionit me institucionet e jashtme. (Një udhëzim mbi sistemet e komunikimit dhe të inforacionit është dhënë në seksionin 2.4.4.

Zbatimi I MFK-së

84

të këtij manuali);

ç) miratimin e sistemit të rregullave e të proçedurave për ruajtjen, mbrojtjen e nxjerrjen jashtë përdorimit të aktiveve të njësisë publike, sipas udhëzimeve të nx-jerra nga Ministri i Financave;

d) miratimin e një strukture të përshtatshme organizative dhe vendosjen e lin-jave të raportimit, që mundësojnë kryerjen efektive të përgjegjësive të tyre. (Një udhëzues për këtë është përfshirë në seksionin 2.5.1. të këtij manuali);

dh) rregullimin e funksionit të auditimit të brendshëm dhe garantimin e pavarë-sisë funksionale të tij;

e) futjen e proçedurave antikorrupsion, bazuar në legjislacionin në fuqi, e cila përfshin proçedurën e regjistrimit dhe raportimit tek strukturat kompetente mbi masat që janë marrë për parandalimin e mashtrimeve dhe të parregullsive;

ë) sigurimin, nëpërmjet akteve të brendshme administrative, të zbatimit të rregul-lave për kontrollin e brendshëm;

f) Miratimin e aktiviteteve të kontrollit, duke përfshirë dhe proçedura e po-litika të shkruara, të cilat garantojnë në një masë të arsyeshme, se risqet që janë identifikuar gjatë proçesit të menaxhimit të riskut, janë pakësuar në një nivel të pranueshëm. (Një udhëzues për aktivitetet e kontrollit është dhënë në seksionin 2.5.3 të këtij manuali);

g) Miratimin e proçedurave dhe mënyrës për ushtrimin e kontrolleve ex-ante dhe ex-post në përputhje me udhëzimet e Ministrit të Financave;

gj) Ngritjen dhe zbatimin e një sistemi për monitorimin e MFK-së, me qëllim vlerësimin e funksionimit të tij në mënyrën e duhur, si dhe rifreskimin e tij në kohën e duhur kur ndryshojnë rrethanat. (Një udhëzues mbi monitorimin e sistemit të MFK-së është dhënë në seksionin 2.4.5 të këtij manuali).

4.2.9. Grupi për Menaxhimin Strategjik

Çdo Titullar i njësisë publike duhet të krijojë Grupin për Menaxhimin Strategjik me pjesëmarrjen e nivelit menaxherial ekzistues të njësisë. Grupi për Menaxhimin Strategjik është një element integral i përgjegjshmërisë dhe qeverisjes publike. Neni 27 i Ligjit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin përcakton:

Neni 27Takime Periodike midis Menaxherëve të Njësisë së Sektorit Publik

1. Çështjet që lidhen me Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin duhet të diskuto-hen gjatë takimeve periodike midis menaxherëve të niveleve të ndryshme në një-sinë e sektorit publik. Çështjet kryesore dhe mangësitë serioze që dalin brenda

Kapitulli IV

85

njësisë i parashtrohen Grupit për Menaxhim Strategjik, me qëllim diskutimin e mëtejshëm dhe marrjen e masave. 2. Grupi për Menaxhimin Strategjik përbëhet nga titullari i njësisë publike, zë-vendës titullarët, nëpunësi autorizues, nëpunësi zbatues dhe të gjithë menaxherët e tjerë të nivelit të lartë. Kreu i Auditimit të Brendshëm, merr pjesë në mbledhjet e Grupit për Menaxhimin Strategjik pa marrë pjesë në vendimmarrje.

GMS luan një rol kyç përsa i takon integritetit të informacionit financiar të njësisë publike, sistemin e saj të kontrollit të brendshëm, si dhe sjelljen etike. Ai ofron mbështetje dhe këshilla për Titullarin e njësisë si dhe përkujdeset për performan-cën e njësisë publike.

GMS përbëhet nga Titullari i njësisë (i cili është gjithashtu kryetar i Grupit), zë-vendës titullarët, Nëpunësi Autorizues, Nëpunësi Zbatues dhe nga të gjithë me-naxherët e tjerë të nivelit të lartë (niveli me i lartë në vartësi të organizimit të njësisë publike). Drejtori i Auditimit të Brendshëm të njësisë ndjek mbledhjet në cilësinë e vëzhguesit dhe ofron kontributin e vet për çështjet që lidhen me MFK-në. Grupi për Menaxhimin Strategjik duhet të mblidhet të paktën katër herë në vit. Vendimet e Grupit duhet të merren në mënyrë kolegjiale dhe objektive duke patur në vëmendje interesin publik dhe në përputhje me standardet etike të sektorit publik. Vendimet e Grupit duhet të pasqyrohen në dokumenta dhe t’i vihen në dispozicion menaxhimit të njësisë.

Rekomandohet që njësia të vërë në dispozicion të Grupit për Menaxhimin Strate-gjik një zyrë sekretarie. Kjo nënkupton se duhet të caktohen nëpunës kompetentë për të organizuar mbledhjet e Grupit, për të mbledhur dhe ofruar informacionin e kërkuar nga anëtarët e Grupit, si dhe për të mbajtur protokollin e mbledhjeve. Në varësi të përmasave të njësisë, kjo detyrë mund të kërkojë vetëm angazhim të pjesshëm dhe të kombinohet me detyra të tjera brenda njësisë.

Grupi për Menaxhimin Strategjik duhet të ketë tre cilësi të domosdoshme me qëllim që t’i përmbushë detyrat e veta:

• Pavarësinë• Komunikimin • Përgjegjshmërinë

GMS duhet të kuptojë sistemin e kontrollit të brendshëm të njësisë dhe të garan-tojë se komponentët e MFK dhe të menaxhimit efektiv të riskut janë të pranishëm dhe se funksionojnë me efektivitet brenda njësisë.

Zbatimi I MFK-së

86

Grupi për Menaxhimin Strategjik duhet të zhvillojë aktivitetet e mëposhtme:

• Të nxisë realizimin e objektivave dhe qëllimeve strategjike të njësisë;• Të garantojë se brenda njësisë ekziston një kuadër i përshtatshëm i

MFK efektiv, që siguron vlerësimin dhe menaxhimin e risqeve;• Të kuptojë se si njësia realizon objektivat e MFK; • Të rishikojë proçesin e menaxhimit të riskut;• Të garantojë se drejtuesit dhe punonjësit e njësisë janë të pajisur me

aftësitë dhe udhëzimet e nevojshme për të vënë në zbatim kontrolle të brendshme efektive dhe për të menaxhuar risqet;

• Të shqyrtojë nëse mjedisi i kontrollit dhe proçedurat mund t’i përmbus-hin objektivat e tyre;

• Të vendosë standardet dhe vlerat e njësisë;• Të verifikojë raportet e audituesve mbi MFK dhe përputhshmërinë me

aktet ligjore dhe nënligjore;• Të përcaktojë nëse janë raportuar dobësi materiale, kushte të tjera të

raportueshme, apo gjetje të tjera;• Të rishikojë përmirësimet e sugjeruara për MFK si dhe të ndjekë në

vazhdimësi korrigjimin e dobësive në kontrollin e brendshëm;• Të verifikojë deklaratën e titullarit të njësisë mbi sistemin e kontrollit

te brendshëm;• Të udhëheqë dhe të mbikqyrë proçesin e ndryshimit, që shton kapaci-

tetin e njësisë për të punuar me rezultate të larta.

Një Grup për Menaxhimin Strategjik efektiv duhet të ketë linja të hapura komu-nikimi me të gjitha nivelet e njësisë publike dhe me audituesit e brendshëm dhe të jashtëm.

Grupi për Menaxhimin Strategjik duhet të përbëhet nga një numer i kufizuar anetarësh (mundësisht jo më shumë se 7 anëtarë) nga niveli i menaxhimit në njësinë publike, dhe të gjithë ose disa prej tyre duhet të zotërojnë karakteristikat e mëposhtme:

• Aftësi të mira komunikimi dhe zotësinë për të punuar me të tjerët,• Aftësi udhëheqëse dhe aftësi për të menaxhuar ndryshimin,• Njohuri për nevojat, interesat dhe shqetësimet e njësisë publike,• Ekspertizë dhe përvojë në kontabilitet dhe në auditim,• Aftësi në drejtim të shërbimit të njësisë (menaxhimi i burimeve

njerëzore, teknologjia e informacionit, komunikimet),• Gatishmërinë për të drejtuar pyetje të vështira dhe për të trajtuar çës-

htje të debatueshme,• Gatishmërinë për të ngritur pandërprerë nivelin e tyre profesional, në

mënyrë që të ruajnë nivelin e duhur të aftësive dhe të ekspertizës, jo vetëm si individë, por edhe si grup.

Kapitulli IV

87

Grupi duhet të sigurojë marrjen në kohën dhe formën e duhur të informacioneve cilësore, të cilat i mundësojnë atij kryerjen e detyrave në raport me të gjitha akti-vtetet e njësisë. Lloji i informacionit lidhet me natyrën e aktiviteteve dhe objekti-vat e njësisë, por ai duhet gjithsesi të përmbajë të dhëna për:

• Raportimin mujor mbi kontabilitetin dhe menaxhimin, i cili i referohet përdorimit mujor të burimeve njerëzore dhe financiare si dhe raporte pe-riodike të përpiluara gjatë vitit që përmbajnë parashikime mbi të ardhurat dhe shpenzimet përkundrejt buxhetit financiar të të ardhurave, burimeve dhe shpenzimeve kapitale;

• Progresin lidhur me realizimin e synimeve dhe objektivave;• Identifikimin dhe menaxhimin e risqeve.

4.2.10 Nëpunësi Autorizues

Sipas Ligjit për Menaxhimin e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqipërisë, “Nëpunësit Autorizues” (NA-të) janë nëpunës të nivelit të lartë të manxhimit të njësive të qeverisjes së përgjithshme, përgjegjës për përgatitjen, zbatimin, kontrol-lin e brendshëm financiar, monitorimin, raportimin, kontabilitetin dhe auditimin e brendshëm të buxheteve të tyre dhe janë përgjegjës para Nëpunësit të Parë Auto-rizues.

“Nëpunësit autorizues të nivelit të dytë” janë nëpunës të administratës publike, në çdo njësi varësie të njësisë së qeverisjes së përgjithshme, që janë përgjegjës para nëpunësit autorizues për përgatitjen, zbatimin, kontrollin e brendshëm financiar, monitorimin, raportimin, kontabilitetin dhe auditimin e brendshëm të buxhetit të tyre.

Për qëllime të këtij Manuali dhe sipas kuptimit të Ligjit për MFK-në, shprehja “Nëpunës Autorizues” përfshin të dyja nivelet e nëpunësve autorizues, të përcak-tuara në Ligjin për Menaxhimin e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqipërisë, dhe të gjithë nëpunësit e caktuar me këtë detyrë nga titullarët e njësive të sektorit publik, siç përcaktohet në Ligjin për MFK-në. Dallimi ndërmjet NA dhe NA të të gjitha niveleve të njësive publike, realizohet në këtë manual nëpërmjet përdorimit respektivisht të termit “Njësi Publike” dhe termit “Njësi”, shpjegimi i të cilave jepet në fjalorthin e Manualit.

Roli i Nëpunësit Autorizues në Njësinë PublikeNëpunësi autorizues i njësisë publike është përgjegjës në zbatim të Ligjit të MFK dhe i raporton titullarit të njësisë publike për zbatimin e sistemeve të menaxhimit financiar dhe kontrollit në të gjitha njësitë, strukturat, programet, veprimtaritë dhe proçeset që menaxhohen prej tij, në përputhje me parimet e ligjshmërisë, të me-naxhimit të shëndoshë financiar dhe të transparencës.

Nëpunësi autorizues i njësisë publike i propozon titullarit të njësisë publike akte të brendshme administrative, monitoron dhe përditëson sistemet për menaxhimin

Zbatimi I MFK-së

88

financiar dhe kontrollin e njësisë publike, brenda kuadrit rregullator të Ministrisë së Financave, si dhe merr masa për përmirësimin e sistemeve, në vijim të reko-mandimeve të auditimit të brendshëm, auditimit të jashtëm dhe të vlerësimeve e të analizave të tjera.

Roli i Nepunesit Autorizues të Njesisë

Nëpunësit autorizues të të gjitha niveleve të njësive të varësisë janë përgjegjës dhe i raportojnë nëpunësit autorizues, sipas shkallës hierarkike, deri te nëpunësi autorizues i njësisë publike, për statusin e sistemeve të kontrollit të brendshëm, për riskun e mashtrimit e të parregullsive dhe të çdo mangësie serioze që pengon realizimin e objektivave, ose risqe, të cilat nuk janë adresuar nga njësia, masat korrektuese të marra dhe të përmbushura nga nivelet e menaxhimit të njësisë që drejtojnë. (Një udhëzim për monitorimin e sistemeve të MFK-së është përfshirë në seksionin 2.4.5 të këtij manuali dhe në Hapin 7 të ciklit të MFK-së);

Në fushën e MFK-së, NA i Njësisëështë përgjegjës për:

a) propozimin te nëpunësi autorizues i njësisë publike të sistemit të rregullave dhe proçedurave të brendshme të njësisë, të planeve strategjike dhe të objek-tivave afatmesëm dhe vjetorë, si dhe monitorimin e zbatimit të tyre në njësi;

b) hartimin e objektivave dhe zbatimin e planeve strategjike në përputhje me objektivat e parashikuara nga Titullari i njësisë publike. (Një udhëzues për vendosjen e objektivave është përfshirë në seksionin 3.2. të këtij manuali – nën Hapin 2 të ciklit të MFK-së);

c) Monitorimin e kontrolleve të risqeve që vënë në rrezik, arritjen e objektivave të njësive që menaxhojnë. (Një udhëzim për menaxhimin e riskut është përfs-hirë në seksionin 2.5.2 dhe nën Hapin 6 të ciklit të MFK-së si dhe tek Shtojca 4 -regjistri i riskut);

d) Caktimin dhe shkarkimin e nëpunësit zbatues. Shkarkimi i nëpunësit zbatues kryhet vetëm pas marrjes së mendimit paraprak nga nëpunësi i parë autori-zues në rastet e mosmarrëveshjeve ndërmjet palëve. Caktimi dhe Shkarkimi i nëpunësit zbatues nuk nenkupton marrjen ose largimin nga puna te punon-jesit, por caktimin me detyrën e NZ, të një nëpunësi të Njësisë që mbulon përgjegjësitë e shprehura në Ligjin për MFK.

e) Planifikimin, menaxhimin dhe kontabilitetin e fondeve publike, në funksion të arritjes së objektivave të njësive;

f) Respektimin e parimeve të ligjshmërisë, menaxhimit të shëndoshë financiar dhe transparencës së fondeve publike në përputhje me Ligjin për Menaxhimin e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqipërisë;

g) Mbikëqyrjen dhe menaxhimin efektiv të punonjësve të njësisë dhe ruajtjen e

Kapitulli IV

89

nivelit të tyre profesional për MFK-në;

h) Krijimin e kushteve për menaxhim të ligjshëm, të përshtatshëm dhe sjellje etike të stafit brenda njësisë;

i) Mbrojtjen dhe garantimin e aktiveve dhe të dokumentacionit të njësisë kun-drejt humbjeve, vjedhjeve, aksesit/përdorimit të paautorizuar dhe keqpërdo-rimit. (Një udhëzim për menaxhimin e aktiveve është përfshirë në seksionin 4.4. të këtij manuali);

j) Ndarjen e përgjegjësive që lidhen me vendimmarrjen, kontrollin, zbatimin dhe vendosjen e linjave të raportimit, në përputhje me përgjegjësitë e dele-guara referuar udhëzimeve që jepen për aktivitetet e kontrollit, në seksionin 2.5.3 të këtij manuali;

k) Zbatimin e proçedurave kundër korrupsionit. Këto janë kontrollet paranda-luese;

l) Analizimin dhe rifreskimin, të paktën një herë në vit, të kontrolleve që sy-nojnë minimizimin e riskut, sipas strategjisë së riskut (shih seksionin 2.5.2);

m) Zbatimin e rregullave për kryerjen e kontrolleve ex-ante dhe ex-post, brenda njësisë, në përputhje me nevojat dhe specifikat e aktivitetit të saj.(Udhëzimi për aktivitetet e kontrollit është përfshirë në seksionin 2.5.3);

n) Ruajtjen dhe arkivimin e dokumenteve financiare në pajtim me dispozitat e ligjeve në fuqi si dhe në përputhje me udhëzimin mbi ruajtjen e të dhënave financiare, të përfshirë në seksionin 4.4 të këtij manuali.

Në rolin e Koordinatorit te Riskut për njësinë që mbulon, NA kryen aktivitetet e mëposhtme:

a) bashkërendimin e veprimtarive që lidhen me identifikimin dhe vlerësimin e risqeve, që vënë në rrezik arritjen e objektivave të njësive dhe ngritjen e sistemit për menaxhimin e riskut, në përpjesëtim me përmasat e tij;

b) këshillimin dhe dhënien e instruksioneve menaxherëve të tjerë të njësisë publike, në bashkëpunim me njësinë qendrore të harmonizimit për menaxhimin financiar dhe kontrollin;

c) paraqitjen e raportit të përgjithshëm të risqeve të njësisë publike tek titullari i njësisë publike dhe grupi i menaxhimit strategjik të njësisë publike

Gjate zbatimit të detyrave të tij, NA ka të drejtë të delegojë një pjesë të tyre sipas përcaktimeve të Ligjit për MFK. Njëkohësisht Ligji për MFK përcakton edhe de-tyrat dhe të drejtat të cilat nuk mund të delegohen dhe konkretisht:

Zbatimi I MFK-së

90

a) Raportimi, sipas shkallës hierarkike, për statusin e sistemeve të kontrollit të brendshëm, për riskun e mashtrimit e të parregullsive dhe të çdo mangësie serioze që pengon realizimin e objektivave, ose risqe, të cilat nuk janë adre-suar nga njësia, masat korrektuese të marra dhe të përmbushura nga nivelet e menaxhimit të njësisë që drejtojnë;

b) propozimi te nëpunësi autorizues i njësisë publike të sistemit të rregullave dhe proçedurave të brendshme të njësisë, të planeve strategjike dhe të objektivave afatmesëm dhe vjetorë, si dhe monitorimin e zbatimit të tyre në njësi.

c) Caktimin dhe shkarkimin e nëpunësit zbatues

d) Mbikëqyrjen dhe menaxhimin efektiv të punonjësve të njësisëe dhe ruajtjen e nivelit të tyre profesional per MFK-në;

e) Ndarjen e përgjegjësive që lidhen me vendimmarrjen, kontrollin, zbatimin dhe vendosjen e linjave të raportimit, në përputhje me përgjegjësitë e dele-guara.

f) Nuk lejohet delegimi i të drejtës për firmë në proçesin e angazhimit financiar.

Caktimi i NA-së

Nëpunës Autorizues në njësitë e qeverisjes qëndrore është nëpunësi i administra-tës publike i nivelit më të lartë të shërbimit civil.

Në njësitë e qeverisjes së përgjithshme, që nuk janë pjesë e pushtetit ekzekutiv, nëpunësi autorizues është punonjësi i nivelit më të lartë menaxherial.

Nëpunës Autorizues në njësitë e qeverisjes vendore është titullari i njësisë.

Nëpunësi Autorizues i njësisë shpenzuese është titullari i kësaj njësie.

Nëpunësi Autorizues i njësisë së qeverisjes qëndrore, me miratim të titullarit, cak-ton një nëpunës të administratës publike si Nëpunës Autorizues në secilën nga njësitë vartëse të njësisë së qeverisjes qendrore.

Nëpunësi Autorizues i njësisë së qeverisjes vendore mund të caktojë një nëpunës të administratës publike si nëpunës autorizues në njësitë vartëse të qeverisjes ven-dore.

Përgjegjësitë e veçanta të NA-së në proçeset buxhetore

NA është përgjegjës për shumë detyra në proçesin buxhetor, bazuar ne Ligjin per MSB. Më të rëndësishmet prej tyre, janë dhënë në Shtojcën 11 të këtij manuali.

Kapitulli IV

91

4.2.11. Nëpunësi Zbatues

Nëpunës Zbatues është nëpunësi i administratës publike të njësisë, përgjegjës për zbatimin e rregullave të menaxhimit financiar, mbajtjen e llogarive dhe për përga-titjen e pasqyrave financiare, që përgjigjet përpara nëpunësit autorizues të nivelit përkatës.

Roli i NZ-së së Njësisë Publike

Nëpunësi zbatues i njësisë publike është përgjegjës dhe i raporton nëpunësit auto-rizues të njësisë publike për garantimin e cilësisë së:

a) dokumentit përfundimtar të buxhetit dhe bashkëredimin e punës gjatë proçesit të përgatitjes së buxhetit të njësisë publike, në rolin e sekretarit të grupit të me-naxhimit strategjik të njësisë publike;

b) raportimit periodik për vendimmarrjen, në funksion të realizimit të objektivave, si dhe të pasqyrave financiare vjetore të njësisë publike, në përputhje me kërkesat e legjislacionit në fuqi dhe rregullat e miratuara nga Ministri i Financave.

Caktimi i NZ-sëNëpunësi Zbatues caktohet nga Nëpunësi Autorizues i secilit nivel të Njësisë Pub-like. Nëpunësi që do të caktohet me detyrën e Nëpunësit Zbatues duhet të jetë punonjës i nivelit menaxherial në vartesi direkte të Nëpunësit Autorizues; të ketë mbaruar studimet universitare të nivelit të dytë në shkencat ekonomike ose juridi-ke; me përvojë menaxheriale të meparshme dhe të ketë mundësisht specializime afatgjata pasuniversitare në fushën e menaxhimit financiar ose të financave pub-like.

Përgjegjësitë e veçanta të NZ-së të Njësisë.

Nëpunësi Zbatues është përgjegjës dhe jep llogari para Nëpunësit Autorizues për:

a) garantimin para miratimit të shkresave/urdhrave me karakter financiar, lidhur me ligjshmërinë, rregullshmërinë dhe respektimin e parimeve të ekonomicitetit, efiçencës dhe efektivitetit;

b) Përgatitjen e dokumentit përfundimtar të buxhetit, koordinimin e punës gjatë proçesit të përgatitjes së buxhetit të njësisë në rolin e sekretarit të ekipit të menaxhimit të programit;

c) Llogaritjen e kostove të aktiviteteve të përcaktuara nga drejtuesit e programeve;

d) Mbikëqyrjen dhe menaxhimin efektiv të punonjësve në varësi fun-ksionale të tij si dhe ruajtjen e nivelit të tyre profesional;

Zbatimi I MFK-së

92

e) identifikimin dhe krijimin e regjistrit të riskut, vlerësimin, kontrollin e risqeve që vënë në rrezik arritjen e objektivave dhe realizimin me sukses të veprimtarive të strukturave që ata drejtojnë;

f) Respektimin e parimeve të ligjshmërisë, menaxhimit të shëndoshë financiar dhe transparencës së fondeve publike në përputhje me ligjin për Menaxhimin e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqipërisë;

g) Dokumentimin e të gjitha transaksioneve financiare dhe transak-sioneve te tjera dhe garantimin e gjurmës së auditimit për proçeset kryesore të njësisë. (Një udhëzim reth përgatitjes së gjurmëve të au-ditimit është përfshirë në Hapin 5 të ciklit të MFK-së, seksioni 3.2. i këtij manuali);

h) pranimin ose jo te dokumentacionit, bazuar në kontrollet pas faktit në përputhje me kërkesat e kuadrit ligjor në fuqi;

i) mbajtjen e sistemit të kontabilitetit, raportimit për vendimmarrjen, në funksion të realizimit të objektivave, kontabilizimin e plotë, të saktë dhe në kohë të të gjitha transaksioneve, si dhe përgatitjen e pasqyrave finan-ciare të njësisë, në përputhje me rregullat e miratuara nga Ministria e Financave. Sistemi i kompjuterizuar i thesarit mund të përdoret për kon-tabilizimin dhe raportimin e transaksioneve financiare të njësisë publike, bazuar në kriteret e vendosura nga Ministria e Financave.

j) ruajtjen dhe mbrojtjen e aktiveve dhe të dokumentacionit të njësisë kun-drejt humbjeve, vjedhjeve, keqpërdorimit dhe përdorimit të paautorizuar

k) Garantimin e arkëtimit të borxheve të prapambetura, dhe për rastet kur borxhet e prapambetura nuk mund të arkëtohen, duhet të japë gjitha pro-vat se janë bërë të gjitha përpjekjet për të arkëtuar borxhin;

l) Garantimin se të gjithë kreditorët paguhen brenda një kohe të arsyeshme dhe për rastet kur kreditorët nuk mund të paguhen, ose për rastet kur kre-ditorët kanë ankesë se nuk janë paguar, Nëpunësi Zbatues i shpjegon të gjitha rrethanat Nëpunësit Autorizues.

NZ duhet të zbatojë urdhrat e NA-së me përjashtim të rasteve kur:

a) Urdhri bie në kundërshtim me dispozitat ligjore;

b) Ka pamjaftueshmëri fondesh;

c) Urdhri për pagesën përfundimtare jepet para se të përfundohet shërbimi, para se të merren në dorëzim vlerat materiale nga ana e njësisë, ose para se njësisë t’i dorëzohet investimi i përfunduar;

Kapitulli IV

93

d) Kur ka ndryshime ne sasi ose ne vlerë ndërmjet faturës dhe kontratës.

e) Në rast të një konflikti ndërmjet NZ dhe NA, i dërgon NPA-së një raport me shkrim (kundërshtime), sipas rregullave, të parashikuara në nenin 21 të Ligjit mbi Menaxhimin e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqipërisë. Po ashtu dhe nenet 13 dhe 14 të Ligjit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin trajtojnë urdhrat e kundërshtuar si vijon:

Neni 13Dokumentimi dhe raportimi i urdhrave të kundërshtuar

1. Urdhri gojor ose i shkruar i nëpunësit autorizues ose i personit te deleguar prej tij, që rregullon menaxhimin operacional, drejtuar nëpunësit zbatues, kundër-shtohet nga ky i fundit në rast se:

a) urdhri bie ndesh me dispozitat ligjore në fuqi;b) ka pamjaftueshmëri fondeshc) urdhri për pagesën përfundimtare jepet pa u përfunduar shërbimi, pa

hyrjen e vlerave materiale në njësi, ose marrjen në dorëzim nga njësia të investimit të përfunduar; dhe

d) kur ka ndryshime në sasi ose në vlerë ndërmjet faturës dhe kontratës;

2. Në rast mosmarrëveshjesh ndërmjet Nëpunësit Autorizues dhe Nëpunësit Zba-tues, Nëpunësi Autorizues dhe Nëpunësi Zbatues respektivisht dorëzojnë urdhrin e kundërshtuar me shkrim së bashku me dokumentacionin përkatës tek Nëpunësi i Parë Autorizues nëpërmjet Sistemit të Thesarit, siç përshkruhet ne nenin 14.

Neni 14Veprimet që merren gjatë shqyrtimit të urdhrave të kundërshtuar

1. Me marrjen e një raporti kundërshtimi, sipas nenit 14 të këtij ligji, nëpunësi i Thesarit duhet të kryejë proçedurat e mëposhtme: a) Të shqyrtojë dokumentacionin;b) T’ia përcjellë dokumentacionin Nëpunësit të Parë Autorizues, së bashku

me opinionin e tij nëse e vlerëson të drejtë urdhërin për përpunimin e pagesës;

c) Nëpunësi i Parë Autorizues vendos nëse duhet të proçedohet me page-sën, të kërkohet nje investigim nga titullari i njësisë publike apo të fillojë inspektimi financiar. Në rastin kur vendoset të kryhet investigim ose të nisë inspektimi financiar, pagesa pezullohet deri në marrjen e vendimit perfundimtar.

2. Kur rezultatet e inspektimit financiar tregojnë për ekzistencën e mashtrimit apo korrupsionit në fusha të caktuara, Nëpunësi i Parë Autorizues dërgon pranë autoriteteve përkatëse raportin e inspektimit financiar të shoqëruar me dokumentacionin e plotë.

Nëpunësi Zbatues organizon strukturën e zyrës së tij/të saj me qëllim që të realizo-jë me efektivitet detyrat e sipërpërmendura.Gjatë zbatimit te detyrave të tij, NZ ka të drejtë të delegojë një pjesë të tyre sipas përcaktimeve të Ligjit për MFK. Njëkohësisht Ligji për MFK përcakton edhe de-tyrat dhe të drejtat të cilat nuk mund të delegohen nga NZ dhe konkretisht:

a) Përgjegjësitë e shprehura vetëm për Nëpunësin Zbatues të Njësisë Publi-

Zbatimi I MFK-së

94

ke, i cili raporton për njësinë publike si një e terë.

b) garantimin para miratimit të shkresave/urdhrave me karakter financiar, lidhur me ligjshmërinë, rregullshmërinë dhe respektimin e parimeve të ekonomicitetit, efiçencës dhe efektivitetit;

c) Mbikëqyrjen dhe menaxhimin efektiv të punonjësve në varësi fun-ksionale të tij si dhe ruajtjen e nivelit të tyre profesional;

d) pranimin ose jo të dokumentacionit, bazuar në kontrollet pas faktit në përputhje me kërkesat e kuadrit ligjor në fuqi;

e) nuk delegohet e drejta e firmes në proçesin e angazhimit financiar (si firmë e dytë pas NA)

f) Nuk delegohet e drejta e firmës për të gjitha transaksionet financiare të njësisë (urdhërimi për pagesë), por përdoret delegimi shkallë shkallë si-pas rëndësisë dhe madhësisë së vlerës së transaksionit.

m) Garantimin e arkëtimit të borxheve të prapambetura, dhe për rastet kur borxhet e prapambetura nuk mund të arkëtohen, duhet të japë gjitha pro-vat se janë bërë të gjitha përpjekjet për të arkëtuar borxhin;

n) Garantimin se të gjithë kreditorët paguhen brenda një kohe të arsyeshme dhe për rastet kur kreditorët nuk mund të paguhen, ose për rastet kur kre-ditorët kanë ankesë se nuk janë paguar, Nëpunësi Zbatues i shpjegon të gjitha rrethanat Nëpunësit Autorizues;

Kapitulli IV

95

SHEMBULL STUDIMOR

Në Turqi sipas Ligjit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin, çdo Ministri apo njësi tjetër e sektorit publik ka një “Njësi të Shërbimeve Financiare” (kohët e fundit e ri-emërtuar si “Njësia për Zhvillimin Strategjik” që kryen për llogari të Ministrisë ose njësisë, detyrat e mëposhtme në fushën e koordinimit.

a) Koordinon përgatitjen e planit strategjik dhe të programit të aktiviteteve të njësisë dhe ndjek punën për konsolidimin e rezultateve;

b) Përgatit buxhetin e njësisë, që përfshin vlerësime të buxhetit për dy vjetët e ardhshëm në përputhje me planin strategjik dhe me programin e aktiviteteve dhe ndjek e vlerëson përputhshmërinë e aktiviteteve të njësisë në raport me këto;

c) Përgatit një program të detajuar të shpenzimeve në respekt të parimeve të buxhetore dhe të ndarjeve bazë, që përcaktohen sipas legjislacionit në fuqi dhe kujdeset që buxheti të shpërndahet sipas njësive përkatëse, duke patur parasysh kërkesat e shërbimeve;

d) Regjistron buxhetin, mbledh dhe vlerëson të dhënat që lidhen me rezultatet e zbatimit të buxhetit si dhe përgatit llogarinë përfundimtare të buxhetit dhe statistikat financiare;

e) Përdor të ardhurat e njësisë në përputhje me legjislacionin në fuqi, duke ndjekur proçedurat e arkëtimit për të ardhurat dhe donacionet;

f) Kryen shërbime kontabiliteti për njësinë jashtë fushës së buxhetit të përgjithshëm;g) Përgatit raportin financiar të njësisë, duke marrë për bazë raportet financiare të

strukturave përbërëse, që janë përgatitur nga njësitë shpenzuese;h) Përgatit grafikë përmbledhës të të mirave materiale të luajtshme dhe të

paluajtshme që janë në zotërim ose në përdorim të njësisë;i) Koordinon përgatitjen e programit të investimeve të njësisë, ndjek rezutlatet e

zbatimit të tij si dhe përgatit raportin vjetor të vlerësimit të investimeve;j) Kryen dhe finalizon transaksionet dhe operacionet financiare të njësisë që ndiqen

nga njësi të tjera;k) Ofron informacione dhe këshilla të nevojshme për titullarin e njësisë dhe për

nëpunësin autorizues lidhur me zbatimin e legjislacionit financiar dhe të ligjeve të tjera, të aplikueshme;

l) Kryen aktivitete të kontrollit financiar ex-ante (para faktit); m) Kryen aktivitete që lidhen me vendosjen e sistemit të kontrollit të brendshëm,

zbatimin dhe zhvillimin e standardeve;n) Kryen detyra të tjera që lidhen me çështjet financiare dhe që i ngarkohen nga

titullari i njësisë.Drejtuesi i Njësisë për Zhvillimin Strategjik raporton drejtpërdrejt tek Titullari i Njësisë.

Zbatimi I MFK-së

96

Përshkrim Pune

Përshkrimi i Punës i Nëpunësit Zbatues është dhënë në Shtojcën 12 të këtij ma-nuali, e cila mund të shërbejë dhe si model i përpilimit të një përshkrimi pune per personelin e njësisë.

4.2.12. Menaxherët e tjerë të njësive publike

Menaxherët e të gjitha niveleve në njësitë e sektorit publik janë përgjegjës dhe i raportojnë eprorëve të tyre të linjës, për aktivitetet që kanë lidhje me MFK-në në strukturat dhe njësitë që ata drejtojnë. Menaxherët e tjerë në njësitë e sektorit publik janë përgjegjës për:

a. Menaxhimin dhe mbikëqyrjen efektive të stafit në varësi dhe për ruajtjen e nivelit të tyre profesional;

b. Respektimin e parimeve të ligjshmërisë, menaxhimit të shëndoshë fi-nanciar dhe transparencës së fondeve publike në përputhje me Ligjin për Menaxhimin e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqipërisë;

c. Indetifikimin dhe zhvillimin e regjistrit të riskut, vlerësimin, kontrol-lin e risqeve që rrezikojnë arritjen e objektivave dhe përmbushjen e suksesshme të veprimtarive të strukturës për të cilën janë përgjegjës brenda njësisë. (Një udhëzim për menaxhimin e riskut është përfshirë në seksionin 2.5.2. të këtij manuali dhe në Hapin 6 të ciklit të MFK-së si dhe në Shtojcën 4-regjistri i riskut);

d. Garantimin e funksionimit të sistemit të menaxhimit financiar dhe kontrollit, brenda detyrave, kompetencave dhe përgjegjësive të veta sipas udhëzimeve të këtij manuali, si dhe i raportojne NA respektiv per cdo dobesi te sistemit qe duhet trajtuar;

e. Ruajtjen dhe mbrojtjen e aktiveve dhe të dokumentacionit të njësisë kundrejt humbjeve, vjedhjeve, keqpërdorimit dhe përdorimit të pa-autorizuar.

f. Informimin e eprorëve në kohën dhe mënyrën e duhur, duke ndjekur linjën e raportimit, lidhur me rezultatet e arritura gjatë përmbushjes së detyrave të kërkuara, mbi risqet kryesore, defektet serioze në ak-tivitetet e strukturave që mbulojnë, si dhe mbi masat e marra dhe të zbatuara për riparimin e këtyre defekteve.

4.2.13 Delegimi i detyrave

Në kryerjen e detyrave të tyre, NPA dhe NA kanë të drejtën, brenda fushës së aplikimit të MFK-së, të delegojnë tek vartësit e tyre, me përjashtim të NZ,

Kapitulli IV

97

disa detyra/përgjegjësi, duke specifikuar kërkesat për raportimin mbi realizi-min e tyre.

NZ kanë të drejtën të delegojnë detyrat e tyre tek vartësit e tyre funksionalë, duke specifikuar kërkesat për raportimin mbi realizimin e detyrave.

Delegimi i të drejtave dhe detyrave nuk duhet të cënojë të drejtat e menaxherit që delegon, ose ta shkarkojë atë nga përgjegjshmëria për realizimin e detyrave përkatëse, apo për përzgjedhjen e vartësit, të cilit i ka deleguar të drejtat dhe detyrat. Neni 15 i Ligjit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin përcakton si vijon:

Neni 15Rregulla të përgjithshme për delegimin e detyrave

a) Gjatë ushtrimit të përgjegjësive të tyre sipas përcaktimeve në këtë ligj nëpunë-si i parë autorizues, nëpunësit autorizues kanë të drejtën të delegojnë disa nga të drejtat dhe detyrat e tyre tek punonjesit e nivelit menaxherial në varësi direkte, me përjashtim të delegimit tek nëpunësit zbatues, duke specifikuar kërkesat për raportimin mbi realizimin e detyrave të deleguara.

b) Nëpunësit zbatues dhe menaxherët e tjerë kanë të drejtën të delegojnë disa nga të drejtat dhe detyrat e tyre tek vartësit funksionale, duke specifikuar kër-kesat për raportimin mbi realizimin e detyrave të deleguara.

c) Nuk mund të delegohen të drejtat dhe detyrat, per te cilat ndalohet shprehi-misht delegimi ne kete ligj apo në ligje të tjera.

d) Delegimi i të drejtave dhe detyrave nuk cënon të drejtat e menaxherit dhe nuk e shkarkon atë nga përgjegjshmëria për realizimin e detyrave përkatëse, apo për përzgjedhjen e vartësit tek i cili delegohen të drejtat dhe detyrat.

Në mënyrë të detajuar përgjegjësitë që nuk lejohen të delegohen janë përmëndur në seksionet e NA dhe NZ.

Aktorë të tjerë

Roli i Auditimit të Brendshëm

Auditimi i brendshëm rregullohet me Ligj të veçantë. Ai konsiston në një aktivi-tet që ofron garanci objektive ose këshilla dhe që është konceptuar për t’i shtuar vlerën dhe përmirësuar operacionet e njësisë. Ai i vjen në ndihmë njësisë të arrijë objektivat e veta, duke sjellë një qasje sistematike dhe të disiplinuar për të vlerë-suar dhe përmirësuar efektivitetin e menaxhimit të riskut, kontrollit dhe proçeseve qeverisëse të njësisë. Një njësi e pavarur e auditimit të brendshëm ofron garanci dhe jep rekomandime në mënyrë që i gjithë sistemi i menaxhimit financiar dhe kontrollit të funksionojë me efektivitet.

Aktiviteti i auditimit të brendshëm në sektorin publik duhet të:

• Ndihmojë që ministritë dhe njësitë e tjera të sektorit publik të mbajnë

Zbatimi I MFK-së

98

përgjegjësi para publikut duke vlerësuar dhe matur mënyrën në të cilën këto njësi i nënshtrohen legjislacionit në fuqi, mënyrën e ushtrimit prej tyre të kontrolleve dhe nëse operacionet janë kryer në mënyrë efektive, efiçente dhe ekonomike;

• Ofrojë garanci objektive për organizmat mbikqyrës lidhur me besuesh-mërinë dhe saktësinë e raporteve financiare dhe atyre të performancës, që dorëzohen nga ana e titullarit/ NA;

• Ndihmojë drejtuesit e sektorit publik të përmbushin qëllimet dhe objekti-vat e tyre duke përmirësuar sistemet dhe shërbimet organizative;

• Shmangë mashtrimin, shpërdorimin dhe abuzimin; si dhe• Ndihmojë punonjësit të përmirësojnë në përgjithësi mënyrën e punës së

tyre dhe t’u nënshtrohen kontrolleve të vendosura;

Puna e auditimit të brendshëm përfshin:• Identifikimin dhe vlerësimin e risqeve domethënëse dhe dhënien e kon-

tributit në përmirësimin e sistemeve të menaxhimit të riskut (bazuar ne rregjistrin e riskut te hartuar nga menaxhimi);

• Vlerësimin e kontrolleve/masave që jane vendosur nga menaxhimi, që kanë si pikësynim adresimin e risqeve;

• Inkurajimin e kontrolleve efektive dhe efiçente dhe nxitjen e përmirësi-mit të vazhdueshëm në këtë drejtim;

• Vlerësimin dhe theksimin e proçeseve që garantojnë besueshmërinë dhe integritetin e informacionit financiar dhe atij operacional;

• Rekomandimin e shtimit të kontrolleve, të cilat asistojnë proçesin e qe-verisjes duke: o Nxitur etikën dhe vlerat e përshtatshme brenda njësisë;o Nxitur menaxhimin efektiv të punës së njësisë dhe pergjgjshmërinë

e saj;o Komunikuar në mënyrë efektive risqet dhe kontrollet në zona të cak-

tuara të veprimtarisë së njësisë.

Kështu Auditimi i Brendshëm është një instrument menaxherial efektiv, që ofron këshilla dhe garanci objektive e të pavarur për Grupin e Menaxhimit Strategjik, për titullarin, apo drejtues të tjerë, lidhur me faktin se sistemet e menaxhimit dhe të kontrollit janë vendosur në përputhje me rregullat dhe standardet si dhe me pari-met e menaxhimit të shëndoshë financiar. Proçsi i auditimit të brendshëm duhet të caktojë një mekanizëm të përshtatshëm për tërheqjen e vërejtjeve lidhur me gjetjet e auditimit të brendshëm dhe rekomandimet e tij, në aktet ligjore dhe nënligjore financiare.

Roli i auditimit të jashtëm

Sistemi i MFK dhe cilësia e funksionimit të tij duhet të jenë po ashtu subjekt i au-ditimit të jashtëm, apo i vlerësimit të pavarur nga Kontrolli i Lartë i Shtetit, që nuk përgjigjet para ekzekutivit por para Parlamentit, në cilësinë e tij si përfaqësues i popullit. Kontrolli i Lartë i Shtetit informon dhe diskuton rregullisht me Parlamen-tin aktivitetet e veta si dhe gjetjet e auditimit dhe mund të propozojë ndryshime ligjore, që synojnë përdorimin më me efektivitet të burimeve buxhetore.

Kapitulli IV

99

4.3. Sistemi i Kontabilitetit Financiar

Parimet e mbajtjes së kontabilitetit dhe të raportimit financiar janë parashikuar në Ligjin për Kontabilitetin. Gjithashtu Ministri i Financave aprovon udhëzime dhe rregulla për mbajtjen e kontabilitetit për njësitë publike. Sipas kërkesave të menaxhimit financiar dhe kontrollit, çdo sistem kontabiliteti financiar i njësisë duhet të garantojë që:

• Të gjitha transaksionet të regjistrohen në përputhje me parimet e kontabilitetit,

• Organizimi i dokumenteve të kontabilitetit lejon përgatitjen e raporteve të domosdoshme për përdoruesit e jashtëm dhe të brendshëm të informacionit (p.sh. audituesit),

• Raportet financiare të japin një pamje të vërtetë dhe të ndershme të gjendjes financiare të njësise, rezultatit pozitiv/deficitit për periudhën e kontabilizuar si dhe qarkullimit të mjeteve monetare.

Çdo njësi duhet të zbatojë proçedura të përshtatshme të MFK për të garantuar:

• Regjistrimin në kohën e duhur të të gjitha transaksioneve,• Klasifikimin e duhur e transaksioneve dhe aktiviteteve, sipas kërkesës,• Praninë e autorizimeve të nevojshme,• Dokumentacion të plotë dhe të hartuar sipas kërkesave si dhe ruajtjen e tij, • Disponueshmërinë e informacionit.

Njësia duhet të garantojë ruajtjen e informacionit të mëposhtëm, që lidhet me tran-saksionet:

• Dokumentet që shërbejnë si bazë për transaksionin, duke përfshirë të gjitha dokumentet shtesë (të tilla si kopje të faturave, kërkesat për prokurim, etj);

• Dokumentet që raportojnë specifikat e auditimeve të kryera (për shembull, listat e verifikueshmërisë, raportet e auditimit që i referohen transaksioneve, etj).

Dokumentet e kontabilitetit ruhen sipas përshkrimit të mëposhtëm:

• Sektorët e kontabilitetit do të ruajnë dokumentet burimore, për pesë vjet;• Librat e llogarive, ditarët, kontratat, pasqyrat financiare, raportet dhe doku-

mente të tjera të punës, të cilat janë të domosdoshme për të ri-ndërtuar tran-saksionet gjatë auditimit (korrespondenca me debitorët, planet e biznesit që mbështesin aplikimin për kredi, etj) ruhen për dhjetë vjet;

• Dokumentet e biznesit që lidhen me të drejta dhe detyrime afat-gjata ruhen për shtatë vjet pas skadimit të vlefshmërisë së tyre.

4.4. Menaxhimi i AktiveveMenaxhimi i aktiveve është një pjesë themelore e menaxhimit financiar, prandaj është një prej përgjegjësive të Nëpunësit Autorizues në njësitë e sektorit publik. Çdo njësi duhet të vendosë proçedura për pranimin, përdorimin efektiv, efiçent të

Zbatimi I MFK-së

100

aktiveve, ruajtjen,qarkullimin dhe asgjësimin e aktiveve nën kontrollin e tyre. Për këtë arsye, secili duhet të kuptojë mirë:

• Përmbajtjen e bazës aktuale të aktiveve;• Se aktivet duhet të ofrojnë shërbime efiçente, dhe efektive për koston si

dhe;• Çfarë nënkupton kjo për blerjen, ruajtjen dhe asgjësimin e tyre.

Zakonisht, këto përgjegjësi janë të shpërndara në të gjithë njësinë nëpërmjet një sistemi delegimi dhe raportimi të përshtatshëm. Po ashtu edhe drejtuesit e depar-tamenteve duhet të kujdesen që edhe agjensitë e sponsorizuara prej tyre, të kenë rregulla ekuivalente. Titullarët në të gjitha njësitë publike, duhet të jenë plotësisht të ndërgjegjshëm se si inkuadrohen përgjegjësitë e tyre, në planin e menaxhimit të njësisë.

Regjistrat e aktiveve

Është një praktikë e mirë pune për çdo njësi që të hartojë, të mbajë dhe të rifre-skojë një regjistër të të gjitha aktiveve që ajo ka në pronësi dhe që përdor. Ky regjistër do të jetë i vlefshëm në përgatitjen e llogarive të saj. Është gjithashtu një praktikë e mirë, që të verifikohet gjendja e aktiveve aktuale të njësisë dhe të planifikohen ndryshime.

Regjistri i aktiveve të një njësie, duhet të përfshijë si aktivet e luajtshme dhe ato të paluajtshme si dhe të specifikojë aktivet të cilat gjenden në pronësi të njësisë dhe ato që gjenden nën kontrollin e tij ligjor. Lista e dhënë më poshtë përfshin katego-ritë kryesore të aktiveve, por nuk është listë gjithëpërfshirëse. Çdo njësi duhet të vendosë një prag të arsyeshëm për vlerësimin e aktiveve.

Në hartimin e regjistrit të aktiveve, kujdes i veçantë i duhet kushtuar dy llojeve të aktiveve:

• aktiveve atraktive, të tilla si punimet e artit dhe sendet e tjera, që mund të jenë të riskuara nga vjedhjet. Keto asete mund të përfshihen edhe kur janë nën pragun e vlerësimit, si dhe• investimet në formën e aksioneve dhe obligacioneve në kompanitë tre-gtare. Këto duhet të kontrollohen të paktën një herë në vit.

Kapitulli IV

101

Kategori kryesore të aktiveve afatgjata të sektorit publik

Aktivet e Qëndrueshme të Trupëzuara• toka • ndërtesat• aktivet të trupëzuara të dhëna me lizing • magazinat dhe dyqane• fabrikat dhe makineritë• pajisjet• automjetet• mobilje dhe montimet• aktivet në ndërtim• aktivet fizike të dhuruara• aktivet e infrastrukturës• aktivet të trashëguara• punimet e artit dhe antikuariatet• soft-ware që zhvillohet nga vetë njësia

Aktivet e Patrupëzuara dhe Financiare• e drejta e autorit• markat• franchises• patentat• të drejtat e pronësisë intelektuale • emri i mirë• të dhënat dhe informacioni,• njohuritë dhe know-how• liçencat e përdorimit të soft-ware-ve• aksionet dhe obligacionet • kapitali i dividendit publik• huatë dhe depozitat• investime të tjera

Çdo njësi e sektorit publik duhet të plotësojë planin e vet me një njohje të mirë të bazës së aktiveve që duhen për të përmbushur objektivat e saj. Strategjitë e tyre të menaxhimit të aktiveve duhet të synojnë që të krijojnë, të ruajnë, dhe sipas nevo-jave, të përmirësojnë një strukturë të aktiveve, brenda një periudhe të caktuar, nëse parashikohen ndryshime. Aktivet duhet të menaxhohen njësoj si çdo pjesë tjetër e punës së njësisë, që do të thotë, duhet të ekzistojnë sistemet e informimit, ku të kanalizohet reagimi nëse paratë janë shpenzuar me efiçencë dhe kanë shtuar vlerën e punës. Mirëmbajtja e aktiveve duhet të jetë me kosto efektive, të synojë marrjen dhe ruajtjen e aktive-ve të standardeve të larta, si dhe të parashikojë masa për menaxhimin e riskut të mashtrimit dhe vjedhjes.

Zbatimi I MFK-së

102

Rast Studimor: Rekomandime mbi mbrojtjen e të dhënave financiare

Regjistrat financiare, librat e kontabilitetit, evidencat e kontabilitetit, dokumentat e inventarit dhe raportet financiare, që më tej do të quhen “Dokumentacion” duhet të ruhen në mënyrën e duhur dhe të ruhen kundër modifikimeve të paligjshme, shpërndarjes së paautorizuar, dëmtimeve ose shkatërrimit. Kur kryhet kontabiliteti duke përdorur kompjuterin, ruajtja e të dhënave duhet të kryhet duke përdorur ruajtës rreziku për të dhënat, përzgjedhje të masave të përshtatshme për të siguruar mbrojtje të jashtme, ruajtje sistematike të dosjeve elektronike në ruajtës të dhënash.Të dhënat mund të marrin formën e “dokumentacionit” të regjistruar në kompjuter, në kushtet e sigurimit të të gjitha masave të përmenduara më sipër.Nëse sistemi mbrojtës i të dhënave të kontabilitetit “dokumentacioni”, të regjistuara në kompjuter nuk i përmbush kërkesat e sipërpërmendura, regjistrimet duhet të printohen brenda afateve kohore sipas ligjit. Ruajtja e kontabilitetit në ruajtes të ndryshëm të dhënash të ndryshëm nga ato të përmendura më sipër është e pranueshme nëse do të ketë edhe version të printuar të librave.Evidenca e kontabilitetit dhe dokumentat financiare ruhen në zyrën kryesore ose degët e njësisë në formën origjinale, me rregull dhe në lidhje me metodat e ruajtjes së kontabilitetit, sipas periudhave të raportimit për ta bërë më të lehtë gjetjen..“Dokumentacionet” vjetore të dokumentave të kontabilitetit dhe inventarit janë të etiketuar duke specifikuar emrin e llojit dhe një simbol të numrave të viteve përfundimtare.Përveç dokumetave që kanë lidhje me transferimin e të drejtave të pronës së agjensive të pronave të luajtëshme e të paluajtëshme, pagat, përgjegjësitë për komponentet e aktiveve, marrëveshje domethënëse dhe të tjera dokumenta të rëndësishëm të caktuar nga titullari i njësisë, pas raportit financiar përmbajtja e librave të kontabilitetit mund te lejohet të ruhet pergjithmonë në ruajtës të dhënash. Ka kushte te caktuara në përdorimin e kësaj metode të ruajtjes së të dhënave dhe është të kesh në zotërim pajisje të cilat bëjnë të mundur rindërtimin e evidencës në formë të shkruar. Pasi janë siguruar deklaratat financiare për vitin financiar, ruhen sipas mënyrave të mësipërme për dokumentimin e politikave të kontabilitetit, deklaratat financiare dhe të kontabilitetit, duke përfshirë raportin mbi veprimtaritë e njësive individuale. Raportet financiare vjetore të aprovuara janë subjekt i ruajtjes së përhershme.Dokumenatcione të tjera ruhen të paktën për:- kontabilitetin – 5 vjet- dokumetacionin e pagave të punonjësve apo ekuvalentët e tyre për një periudhë të kërkuar për akses në një informacion të tillë, periudhë e cila është rezultat nga dispozitat e skemave të pensionit dhe taksave, por jo më pak se 50 vjet.- Evidencën e kontabilitetit për hyrjet me pakicë –deri në ditën e aporvimit të raportit financiar për vitin financiar, jo më pak se deri në ditën e pagimit të personit të besuar për aktivet, përfshirë në shitjet me pakicë.- Dokumentat e kontabilitetit që kanë lidhje me multi investimet e filluara tashmë kreditë, huamarrjet dhe marrëveshjet tregëtare, pretendimet në procedurat civile ose ndjekjet penale të taksave – 5 vjet nga fillimi i vitit të ardhshëm financiar në të cilin operacionet,

Kapitulli IV

103

transaksionet dhe proçedurat më në fund plotësohen, paguhen, vendosen apo mbrohen. - Dokumentacionin në lidhje me metodat e përgjithshme të kontabilitetit të pranuara – për një periudhë jo më pak se 5 vjet nga data e skadimit të vlefshmërisë së tij.- Dokumentacionin lidhur me garancitë dhe ankesat – një vit pas datës të skadimit të garancisë.- Dokumentat e inventarit – 5 vjet- Dokumeta të tjera të mbetura të kontabilitetit - 5 vjet- Periudhat e ruajtjes të caktuara më sipër përllogariten nga fillimi i vitit pasardhës përgjatë gjithë vitit financiar me të cilin lidhet “dokumentacioni”.

Hyrja nga një palë e tretë në dokumentacion ose një pjesë e dokumentacionit.

- Për inspektim në njësi – kërkohet pëlqimi i titullarit të njësisë ose një personi të autorizuar prej tij. - Në njësi tjetër përveç zyrave qëndrore njësitë e (degëve) – kërkohet pëlqim në formë të shkruar të titullarit të njësisë dhe lënia e dokumetave të konfirmuara të njësisë, derisa të mundësohet e kundërta.Dokumentacionet e njësive të cilat:- Kanë ndërprerë veprimtarinë e tyre si rezultat i bashkimit me njësi tjetër ose transformim i formës ligjore – njësia vazhdon veprimtarinë e saj.- Janë eliminuar- një person i caktuar për magazinat e njësisë; menaxheri, likujduesi ose njësia, llogaritari në falimentim duhet të informojë gjykatën kompetente apo organizma të tjerë që drejtojnë regjistin apo evidencën e aktivitetit si dhe administratën tatimore.

4.5 Mashtrimet dhe korrupsioni

Sistemet efektive të menaxhimit financiar dhe kontrollit duhet të ndihmojnë në reduktimin e mundësive për mashtrime. Mashtrimi është veprimi, apo moskryerja e një veprimi në mënyrë të qëllimshme, që lidhet me paraqitjen e fakteve të rreme, të pasakta, apo të paplota si dhe me abuzime, të cilat kanë pasoja negative për të ardhurat dhe shpenzimet.

Përgjegjësitë

Titullarët e njësive publike kanë përgjegjësinë për ngritjen e sistemeve per me-naxhimin e risqeve të njësisë publike, duke përfshirë edhe riskun e mashtrimit, apo të korrupsionit. Çdo njësi përballet me një gamë risqesh për mashtrime dhe parregullsi, që janë specifike për veprimtarinë e saj dhe që vijnë nga burime të jashtme, ose të brendshme. Risku për një mashtrim, ose parregullsi konkrete matet zakonisht nëpërmjet probabilitetit që ai të materializohet dhe impaktin që do të kishte mbi fondet dhe reputacionin, nëse do të verifikohej në praktikë. Çdo njësi duhet të identifikojë, klasifikojë dhe vlerësojë sa e ndjeshme është karshi mashtri-mit dhe korrupsionit, duke i trajtuar me hollësi risqet kryesore.

Zbatimi I MFK-së

104

Proçedura e Sinjalizimit

Çdo anëtar i stafit, i cili gjatë kryerjes së detyrave të tyre, ose në lidhje me to, vjen në dijeni të fakteve, të cilat lënë shkak të dyshohet për praninë e parregullsive dhe/ose mashtrimeve me fondet publike, duhet të informojë menjëherë me shkrim ose eprorin e tij të drejtpërdrejtë, ose eprorët e lartë, ose nëse e quan të nevojsh-me, Nëpunësin Autorizues, ose Titullarin e Njësisë, ose drejtpërdrejt Nëpunësin e Parë Autorizues në Ministrinë e Financave, i cili ka të drejtë nisjen e inspektimit për fondet publike (përfshirë fondet e BE). Gjithsecili, që merr informacion për mashtrime, ose parregullsi duhet t’i përcjellë nivelit më të lartë drejtues deri tek Nëpunësi i Parë Autorizues, çdo dokument, për të cilat ai ka dijeni dhe nga të cilat mund të supozohet prania e parregullsive.

Në terma të përgjithshëm risku për mashtrime, ose parregullsi përfshin:

• Vlerësimin e ndjeshmërisë së njësisë në tërësi ndaj mashtrimit dhe korrupsionit;

• Identifikimin e zonave që janë më të prekshme ndaj risqeve për mashtrim dhe parregullsi;

• Vlerësimin e shkallës së riskut të mashtrimit dhe parregullsive;

• Përgjigjen ndaj riskut të mashtrimeve dhe parregullsive;

• Vlerësimin e efektivitetit të strategjisë së riskut ndaj mashtrimit dhe parregullsive.

Vlerësimi i shkallës së riskut të mashtrimeve dhe parregullsive

Çdo njësi publike duhet të vlerësojë impaktin dhe probabilitetin e mundshëm të risqeve të identifikuara, që lidhen me mashtrimet dhe parregullsitë. Nga kjo, çdo titullar i njësisë duhet të rendisë përparësitë për të menaxhuar risqet e mashtrimit dhe të parregullsive. Kjo do të udhëheqë vendimet për masat që duhen marrë për të menaxhuar me efektivitet risqet e mashtrimit dhe parregullsive.

Kapitulli IV

105

Përgjigja e njësisë ndaj riskut të mashtrimit duhet t’i përshtatet risqeve, me të cilat ajo përballet:

Në mënyrë tipike, ajo do të përfshijë disa, ose të gjitha pikat e mëposhtme:.

• Hartimi i një Deklarate Politikash mbi Parregullsitë dhe Mashtrimet, si dhe Planin e Veprimit kundër Parregullsive (dy dokumentet bazë, që duhet t’i ketë çdo njësi).

• Krijimin dhe kultivimin e një kulture që lufton mashtrimet dhe parregullsitë. Mund të jetë e do-bishme që gjithë punonjësit të bëjnë një deklaratë të qartë, të angazhimit të tyre, për një sjellje etike, që rrit sensibilizimin kundër korrupsionit dhe mashtrimit.

• Verifikimet gjatë proçesit të rekrutimit dhe ruajtja e një morali të lartë të stafit, mund të jenë gjit-hashtu të rëndësishme.

• Ndarja e përgjegjësive për menaxhimin e risqeve të përgjithshme dhe atyre konkrete për mashtrim dhe parregullsi, në mënyrë që këto proçese të integrohen në drejtimin e përgjithshëm.

• Vendosja e kontrolleve të brendshme, efektive nga pikëpamja e kostos, për të frenuar mashtrimin dhe korrupsionin, në përpjesëtim me risqet e identifikuara.

• Zhvillimi i aftësive dhe ekspertizës për të menaxhuar riskun e mashtrimit dhe parregullsive me efektivitet, dhe për t’ju përgjigjur mashtrimit dhe parregullsive me efektivitet, në rastet kur ato vërehen.

• Ngritja e mekanizmave dhe ekspozimi i tyre i mjaftueshëm për të gjithë stafin dhe publikun për të raportuar dyshimet e mashtrimit.

• Dhënia e një përgjigje të shpejtë dhe efektive kundër rasteve të mashtrimit dhe parregullsive, të vërejtura në praktikë, dhe shfrytëzimi i një stafi të trajnuar dhe me përvojë për hetimin e tyre ne baze te marreveshjeve te lidhura me Ministrin e Financave dhe rregullimeve qe ka vendosur Ligji Nr. 10294, date 1.07.2010 “Për Inspektimin Financiar Publik”.

• Ngritja e sistemeve për të monitoruar ecurinë e hetimeve në bashkëpunim me Ministrinë e Finan-cave.

• Mundësia e caktimit (në rast mungese ekspertize) të Auditeve të Brendshëm për të investiguar, në rastet kur kërkohen, për mashtrimet dhe parregullsitë si dhe përdorimi i përvojës së tyre për të forcuar kontrollet, në funksion të parandalimit të këtyre rasteve.

• Marrja e masave të duhura per zbatimin e vendimeve të Ministrit të Financave (sipas ligjit për Inspektimin Financiar Publik) disiplinore dhe vendimeve gjyqësore të formës së prerë me qëllim për të korigjuar qëndrimet dhe vënë në vend humbjet.

• Vlerësimi i vazhdueshëm i efektivitetit të masave kundër mashtrimit dhe parregullsive në kufizi-min e rasteve të mashtrimit dhe korrupsionit.

• Bashkëpunimi me palët e interesuara për t’i trajtuar mashtrimet dhe parregullsitë, nëpërmjet sh-këmbimit të të dhënave, hetimeve të përbashkëta, etj.

Neni 17 i Ligjit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin përcakton si vijon:Neni 17

Proçedura e sinjalizimit1. Çdo punonjës, i cili gjatë kryerjes së punës apo në lidhje me zhvillimin e dety-

rave të tij vëren fakte të cilat lenë vend për mundësi të ekzistencës se mashtri-meve ose parregullsive, informon menjëherë me shkrim eprorin e drejtpër-

Zbatimi I MFK-së

106

drejtë ose eprorin e një niveli me të larte, ose, nëse ai e sheh si të dobishme njofton nëpunësin autorizues, ose titullarin e njesise publike ose direkt tek nëpunësi i parë autorizues, apo në Njësinë e Anti-korrupsionit.

2. Çdo punonjës që merr informacion lidhur me përmbajtjen e pikës 1 men-jëherë i transmeton nivelit me të larte drejtues dhe nëpunësit te pare autori-zues çdo evidencë që mund të provojë parregullsitë sipas pikës 1 . Procedurat në vijim rregullohen me ligj te vecante për Inspektimin Financiar Publik dhe akte të tjera ligjore.

3. Punonjësi nuk duhet të dëmtohet nga efektet paragjykuese nga ana e një-sisë si rezultat i komunikimit të informacionit të paragrafit 1, duke marrë të mirëqenë se ai ka vepruar me ndershmëri dhe në mënyrë të arsyeshme.

4. Paragrafët 1 dhe 2 nuk aplikohen për dokumentet, veprimet, raportet, shëni-met apo informacione të mbajtura në çfarëdolloj forme për qëllimet e punon-jësit apo të zbuluara ndaj tij gjatë rrjedhës së seancave të çështjeve gjyqëso-re, qofshin këto të fundit pezull apo të mbyllura.

RAST STUDIMORSHEMBULL I POLITIKAVE TË SINJALIZIMIT

HYRJEKjo politikë sinjalizimi parashikon një proçedurë, që i mundëson punonjësve të ngrenë shqetësimet e tyre lidhur me atë që ndodh në punën e tyre, sidomos në rastet kur shqetësime të tilla lidhen me sjellje të paligjshme, praktika të këqija financiare, apo kërcënime ndaj publikut, ose mjedisit. Objekt i këtyre politikave është të garantojë që këto shqetësime të ngrihen dhe të marrin trajtimin e duhur, në një fazë sa më të hershme.Kjo njësi shpreh angazhimin e saj ndaj politikave të sinjalizimit. Nëse një punonjës ngre një shqetësim të sinqertë sipas këtyre politikave, ai, ose ajo nuk do të gjenden të përballë rrezikut të humbjes së vendit të punës, dhe as nuk do të pësojnë asnjë lloj ngacmimi për këtë shkak. Për sa kohë që punonjësi vepron në mirëbesim dhe në përputhje me këto politika, nuk ka rëndësi, edhe nëse ata janë gabuar në vlerësimin e tyre.

NGA NDRYSHON POLITIKA E SINJALIZIMIT NGA AJO E ANKIMIMITKjo politikë nuk zbatohet për proçedurat e ankimimit, lidhur me situatën personale të punonjësit. Shqetësimet e kësaj natyre, mbulohen nga proçedura e ankimimit e njësisë. Politikat e sinjalizimit i referohen, mbi të gjitha, rasteve kur rrezikohen interesat publike të njësisë dhe më tej.

MBROJTJA E PUNONJESITKjo njësi nuk do ta tolerojë ngacmimin, ose viktimizimin e askujt që ngre një shqetësim të çiltër, sipas politikave të sinjalizimit. Nëse një punonjës kërkon që identiteti i tij të mos zbulohet, do të merren të gjitha masat e nevojshme për të parandaluar zbulimin e identitetit të punonjësit. Nëse situata është e pamundur të zgjidhet pa zbuluar identitetin e punonjësit (p.sh. kur kërkohet dëshmi e punonjësit në gjykatë), njësia do të konsultohet me punonjësin, lidhur me mënyrën më të mirë për të proçeduar.

Kapitulli IV

107

Punonjësit duhet të jenë të ndërgjegjshëm se raportimi i çështjeve, duke ruajtur anonimitetin, e bën edhe më të vështirë investigimin e tyre nga ana e njësisë, mbrojtjen e punonjësit dhe ofrimin e përgjigjeve për punonjësin. Prandaj, edhe pse njësia do t’i marrë parasysh raportet anonime, kjo politikë nuk mbulon çështjet që janë ngritur nga persona anonimë.

SI MENAXHOHET SITUATASapo një punonjës e informon njësinë për shqetësimin e tij/të saj, shqetësimet do të shqyrtohen dhe njësia do të vlerësojë nëse duhen marrë masa. Kjo mund të kërkojë një hetim të brendshëm, ose një hetim më formal.Punonjësit do t’i tregohet se kush e ka marrë në dorë çështjen, se si ky person do të kontaktojë me punonjësin, në rastin kur është e nevojshme asistenca e tij e mëtejshme. Nëse punonjësi ka një interes personal të lidhur me çështjen, kjo gjë duhet të deklarohet prej tij, që në fillim të sinjalizimit. Nëse shqetësimi i punonjësit trajtohet me proçedurën e ankimimit, ai do të informohet për këtë.

SI TË NGRIHET SHQETËSIMI BRENDA NJËSISËHapi 1Nëse punonjësi ka një shqetësim për praktika të këqija, ai fillimisht duhet të marrë parasysh ta raportojë këtë fakt tek eprori i tij i drejtpërdrejtë. Kjo mund të bëhet me shkrim, ose me gojë.Një punonjës duhet të specifikojë që në fillim të sinjalizimit nëse dëshiron që çështja të trajtohet në mënyrë konfidenciale, në mënyrë që të merren edhe masat e duhura.Hapi 2Nëse punonjësi mendon se e ka të pamundur të trajtojë një çështje të veçantë me eprorin e drejtpërdrejtë cilado qoftë arsyeja, ai duhet ta raportojë këtë çështje tek një nivel më lart.Hapi 3Nëse këto kanale janë ndjekur të gjitha dhe punonjësi përsëri ka shqetësime, apo kur punonjësi mendon se çështja është kaq serioze, saqë ai nuk mund ta diskutojë me asnjë prej të sipërpërmendurve, ai e diskuton çështjen me titullarin.

ÇESHTJET QE SINJALIZOHEN NGA DASHAKEQËSIA Ndaj punonjësve, të cilët nisur nga dashakeqësia sinjalizojnë një çështje, për të cilën ata janë të vetëdijshëm se është e pavërtetë, do të merren masa disiplinore.

Shembuj të tjerë të rregulloreve të brendshme të cilat mund të jenë të dobishme për politikat kundër mashtrimeve janë paraqitur në Rastin studimor 1.

KONKLUZIONE

Ky manual për MFK-në jep udhëzime për vendosjen e një sistemi të përshtats-hëm dhe efektiv të menaxhimit financiar dhe kontrollit. Kontrollet e brendshme përkufizohen gjerësisht dhe nuk kufizohen vetëm tek kontrollet e kontabilitetit, të

Zbatimi I MFK-së

108

ngushtuara vetëm tek raportimi financiar. Sistemet e kontrollit të brendshëm duhet të integrohen me aktivitetet e punës, në mënyrë që të jetë i mundur një reagim i menjëhershëm ndaj ndryshimit të situatës dhe të përmirësohet cilësia e vendim-marrjes dhe e delegimit. MFK është përgjegjësia e titullarit, por për të qenë efektiv kërkon pjesëmarrjen e të gjithë personave. Përgjegjësitë e titullarit shtrihen në të gjithë proçesin e menaxhimit, që nga përcaktimi i objektivave, deri tek dorëzimi i rezultateve. Me fjalë të thjeshta, MFK mund të thuhet se e ndihmon titullarin të arrijë objektivat e tij, ndërsa respekton të gjitha rregullat dhe proçedurat përkatëse. Korniza e kontrollit lidhet ngushtësisht me objektivat e punës dhe që të mund të përshtatet duhet të jetë mjaftueshëm elastike.

109

KAPITULLI VSHTOJCAT

110

SHTOJCA 1: Standardet e Kontrollit të Brendshëm të Komisionit Europian

Kontrolli i brendshëm është përgjegjësi e të gjithë punonjësve. Ai synon të garan-tojë që sistemet e kontrollit të brendshëm gjenden të integruar me aktivitetet ope-racionale, duke mundësuar kështu reagimin e menjëhershëm në rast të ndryshimit të situatave si dhe përmirësimin e cilësisë së vendimmarrjes dhe të delegimit.

Ka 16 standarde të kontrollit të brendshëm, të cilat mishërojnë parime të përgjit-hshme të menaxhimit si dhe përcaktojnë kërkesat minimale për aktivitetet e kon-trollit të brendshëm.

Misioni dhe Vlerat 1. Misioni: Arsyeja e egzistencës së njësive përkufizohet qartë në një dekla-

ratë misioni konçize dhe të përditësuar që përpilohet nga këndvështrimi i përfituesve nga aktiviteti i njësisë.

2. Vlerat etike dhe organizative: Menaxhimi dhe stafi janë të ndërgjegjë-suar dhe ndajnë vlera etike dhe organizative të përshtatshme dhe i shpa-losin ato në qëndrimet e tyre dhe në vendim-marrje.

Burimet Njerëzore 3. Shpërndarja dhe qarkullimi i stafit: Shpërndarja dhe rekrutimi i stafit

mbështetet në prioritetet dhe objektivat e njësisë. Menaxhimi nxit dhe planifikon lëvizjet e stafit në mënyrë të tillë që të arrijë balancën e duhur ndërmjet vazhdimësisë dhe ripërtëritjes së njësisë.

4. Vlerësimi dhe zhvillimi i stafit: Performanca e stafit vlerësohet përkun-drejt objektivave individuale vjetore, të cilat duhet të inkuadrohen në ob-jektivat e përgjithshme të njësisë. Merren masat për të zhvilluar aftësitë e duhura për përmbushjen e objektivave.

Proçesi i planifikimi dhe i menaxhimit të riskut5. Treguesit e performancës dhe të objektivave: Objektivat e njesisë për-

kufizohen në mënyrë të qartë dhe rifreskohen sipas nevojave. Ato for-mulohen në mënyrë që të mundësojnë monitorimin e realizimit të tyre. Treguesit kryesorë të performancës caktohen për t’i ardhur në ndihmë menaxhimit për të vlerësuar dhe raportuar lidhur me progresin e arritur në përmbushjen e objektivave.

6. Proçesi i menaxhimit të riskut: Një proçes i menaxhimit të riskut, që është konform dispozitave ligjore dhe udhëzimeve në fuqi, integrohet në planifikimin vjetor të aktiviteteve.

Operacionet dhe Aktivitetet e Kontrollit7. Struktura operacionale: Struktura organizative e njësisë mbështet një

vendim-marrje efektive, nëpërmjet delegimit të duhur të kompetencave. Risqet që shoqërojnë kryerjen e detyrave delikate të njesisë, menaxhohen nëpërmjet kontrolleve zbutës dhe nëpërmjet qarkullimit të punonjësve. Ekzistojnë struktura të përshtatshme të menaxhimit të TI-së.

8. Proçeset dhe proçedurat: Proçeset dhe proçedurat e njësisë që përdo-

Kapitulli V

111

ren gjatë zbatimit dhe kontrollit të aktiviteteve të saj janë efektive dhe efiçente, të dokumentuara në mënyrën e duhur dhe konform ligjeve në fuqi. Ato parashikojnë rregulla për ndarjen e detyrave si dhe mundësoj-në gjurmimin e shmangies së proçedurave, ose devijimin e kontrolleve, dhe nëse këto shmangie dhe devijime janë bërë me miratimin e lëshuar paraprakisht.

9. Mbikëqyrjet e menaxhimit: Menaxhimi ushtron mbikëqyrje për të ga-rantuar se zbatimi i aktiviteteve po bëhet në mënyrë efektive dhe efiçente, si dhe konform dispozitave ligjore dhe akteve nënligjore në fuqi.

10. Vazhdimësia e veprimtarisë: Merren masat e duhura për të garantuar vazh-dimin e veprimtarisë së njësisë edhe në rrethanat e ndërprerjes “së aktivitetit normal”. Hartohet një Plan për Vazhdimin e Punës, për të garantuar se njësia është në gjendje të vazhdojë punën e sajj në shkallën më të madhe të mundsh-me, pavarësisht natyrës së kësaj ndërprerjeje madhore.

11. Menaxhimi i dokumentacionit: Ekzistojnë proçedura të përshtatshme të cilat garantojnë se menaxhimi i dokumentacionit të njësisë është i sigur-të, efiçent (sidomos në lidhje me informacionet e duhura) dhe konform legjislacionit në fuqi.

Informacioni dhe Raportimi Financiar 12. Informacioni dhe komunikimi: Komunikimi i brendshëm i jep mundë-

sinë menaxherëve dhe stafit të përmbushin detyrat e tyre, përfshirë edhe ato në fushën e kontrollit të brendshëm, në mënyrë efektive dhe efiçen-te. Njësia mund të hartojë, në rast se e gjykon të nevojshme, edhe një strategji të komunikimit të jashtëm për të garantuar se komunikimi me jashtë është efektiv, koherent dhe në linjë me mesazhet kryesore politike. Sistemet e TI-së të përdorura dhe/ose të menaxhuara nga njësia (në rast se njësia është pronar i tyre) gëzojnë një mbrojtje të përshtatshme ndaj rreziqeve që i kanosen konfidencialitetit dhe integritetit të tyre.

13. Raportimi financiar dhe kontabiliteti: Ekzistojnë proçedurat dhe kon-trollet e duhura për të garantuar se të dhënat kontabël dhe informacionet që lidhen me to dhe që përdoren në hartimin e pasqyrave vjetore dhe raporteve financiare të njësisë janë të sakta, të plota dhe brenda afateve.

Vlerësimi dhe Auditimi14. Vlerësimi i Aktiviteteve: Ndërmerren vlerësime të programeve të shpen-

zimeve, legjislacionit dhe aktiviteteve të tjera pa shpenzime, në drejtim të rezultateve, impaktit dhe nevojave që këto aktivitete synojnë të arrijnë dhe të përmbushin.

15. Vlerësimi i sistemeve të kontrollit të brendshëm: Menaxhimi vlerëson efektivitetin e sistemeve kyçe të kontrollit të brendshëm në njësi, përfs-hirë dhe proçeset që realizohen nga njësitë zbatuese, të paktën një herë në vit.

16. Kapacitetet e auditimit të brendshëm: Njësia ka një funksion të Auditi-mit të Brendshëm, i cili ofron një garanci të pavarur të arsyeshme, si dhe shërbime konsulence, që synojnë të shtojnë vlerën e shërbimeve dhe të përmirësojnë operacionet e njësisë.p

Shtojcat

112

SHTOJCA 2 – Pyetësori i vetë-vlerësimit për komponentët e MFK-së:

Ky pyetësor është menduar të përdoret nga ana e subjekteve të sektorit publik për vetëvlerësimin e sistemit të kontrollit të brendshëm tek to. Ky pyetësor do të ndih-mojë në identifikimin e atyre aspekteve të kontrollit të brendshëm, ku nevojitet të ndërmerret ndërgjegjësim i mëtejshëm dhe ku duhet të adresohen nevojat për trajnim.

I rekomandohet Titullarit të njësisë që të detyrojë drejtuesit e tjerë të strukturave të njësisë të plotësojnë këtë pyetësor për strukturat që kanë në përgjegjësi. Titullari i njësisë do t’i përdorë rezultatet për të formuluar një përgjigje të plotë, në lidhje me gjithë subjektin. Kjo përgjigje e plotë duhet t’i dërgohet Njësisë Qëndrore të Har-monizimit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin, në Ministrinë e Financave.

Si duhet plotësuar pyetësori

Pyetësori përbëhet nga pesë seksione që i përgjigjen komponentëve kryesorë të standardeve ndërkombëtare COSO dhe INTOSAI:

Mjedisi i Kontrollit;

Menaxhimi i Riskut;

Aktivitetet e Kontrollit;

Informimi dhe Komunikimi;

Monitorimi dhe Verifikimi

Çdo seksion përmban një numër të caktuar pyetjesh në lidhje me secilin prej këty-re aspekteve. Lutemi që për të treguar çdo informacion shtesë, të përdorni kolonën komente. (ka një udhëzim për këtë që ndjek shumë prej pyetjeve).

Përgjigja ndaj çdo pyetjeje ka 5 nivele:

PO (vlerësimi me 5 pikë) tregon se ky aspekt i kontrollit të brendshëm kuptohet dhe funksionon shumë mirë përgjatë gjithë njësisë.

PO – në pjesën më të madhe të operacioneve (vlerësimi me 4 pikë), tregon se ky aspekt i kontrollit të brendshëm kuptohet pjesërisht dhe funksionon në pjesën më të madhe, por jo nëpër të gjitha hallkat e njësisë.

PJESËRISHT PO - në disa operacione (vlerësimi me 3 pikë) tregon se ky aspekt i kontrollit të brendshëm kuptohet pjesërisht dhe funksionon vetëm në disa hallka të njësisë.

Kapitulli V

113

JO – janë duke u futur disa aktivitete kontrolli (vlerësimi me 2 pikë) tregon se ky aspekt i kontrollit të brendshëm vetëm sa ka nisur të funksionojë në njësi.

JO (vlerësimi me 1 pikë) tregon se ky aspekt i kontrollit të brendshëm ende nuk ka hyrë dhe nuk kuptohet në asnjë prej hallkave të njësisë.

Totali i pikëve për secilin nga pesë seksione duhet të mblidhet dhe të përllogaritet mesatarja e pikëve për seksion. Mesatarja e pikëve për të gjithë pyetësorin do të përllogaritet dhe duhet të shënohet në fund.

Lutemi të jeni të sinqertë kur plotësoni këtë pyetësor dhe mos tentoni të jeni op-timistë në përgjigjet tuaja. Në këtë fazë, shumica e këtyre aspekteve të kontrollit të brendshëm, përbën risi për njësinë e sektorit publik në Shqipëri dhe një pika-varazh i lartë, i cili nënkupton se nuk nevojitet asnjë përmirësim do të ishte diçka e papritur.

Si duhen interpretuar rezultatet

Nëse ndonjë prej pyetjeve ka marrë 1, ose 2 pikë, aspekti në fjalë kërkon një ndër-hyrje të menjëhershme për përmirësim.

Nëse ndonjë prej pyetjeve ka marrë 3 ose 4 pikë, titullari i njësisë duhet të marrë në konsideratë mundësinë për të bërë përmirësime në aspektin në fjalë.

Nëse ndonjë prej pyetjeve ka marrë 5 pikë, kjo fushë nuk kërkon asnjë ndërhyrje.

Mesatarja e përgjithshme e pikëve për elementët e kontrollit të brendshëm ele-mentët më të dobët dhe ata më të fuqishëm të sistemit. Fillimisht, përmirësimet që merren në konsideratë duhet të ndërhyjnë në fushat më të dobëta.

Për disa prej mangësive të evidentuara, do të jetë e mjaftueshme që drejtuesit e sektorëve të ndërmarrin veprime për përmirësimin e tyre. Por, mund të evidento-hen edhe mangësi me karakter horizontal (atëherë kur i njëjti aspekt do të marrë pikë të ulëta në të gjithë sektorët), të cilat do të kërkojnë që ndërhyrja për përmirë-sim të iniciohet nga Titullari i njësisë. Është përgjegjësi e Titullarit të njësisë të identifikojë këto fusha dhe të propozojë veprimet e duhura. Titullari i njësisë mund të këshillohet për këtë edhe me Ministrinë e Financave.

Shtojcat

114

Në vijim jepet Formulari i Vetëvlerësimit të sistemeve të MFK.

2010-07-18 70

Emri i njësisë:

Emri dhe mbiemri i titullarit të njësisë:

Data e përpunimit/përgatitjes:

PYETËSOR

PO

PO – në pjesën m

ë të m

adhe të operacioneve

PJESË

RISH

T PO – në disa

operacione

JO – aktivitetet janë duke

u vendosur J

O

Komentet: titujt e rregulloreve të brendshme që lidhen me këtë aspekt; tituj të dokumenteve të tjerë të brendshëm që lidhen me aspektin

Pikët 5 4 3 2 1

MJEDISI I KONTROLLIT

Mjedisi i kontrollit i jep tonin të gjithë njësisë. Ai përbën themelet ku ngrihen të gjithë komponentët e tjerë të kontrollit tëbrendshëm, pasi vendos strukturat dhe disiplinën.

I Vendosja E Objektivave

A keni ju në njësinë tuaj një Deklaratë Misioni të miratuar në përputhje me kërkesat e Ligjit për Menaxhimin e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqipërisë?

Nëse po, lutemi specifikoni tek rubrika “Komente”, datën e miratimit të saj.

A keni ju një Strategji (një, ose më shumë dokumente) e cila përmban qëllimet strategjike dhe prioritetet e njësisë tuaj, në përputhje me kërkesat e për Menaxhimin e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqipërisë?

Nëse po, lutemi specifikoni tek rubrika “Komente”, titullin/titujt e saj/tyre si dhe datën/datat e miratimit të saj/të tyre.

A u janë shpërndarë dokumentet e Deklaratës së Misionit dhe të Strategjisë/ve, gjithë punonjësve të njësisë?

Nëse po, lutemi specifikoni tek rubrika “Komente”cila ka qenë mënyra e shpërndarjes së dokumenteve, si dhe data/t e shpërndarjes.

A ekziston ndonjë udhëzim lidhur me menaxhimin e procesit të vendosjes së objektivave (për të gjithë njësinë, ose për një pjesë të saj) që të garantojë se objektivat e vendosura janë realiste dhe të arritshme?

(Lutemi rendisni në rubrikën “Komente”, çdo lloj udhëzimi që mund të jetë lëshuar për këtë qëllim).

Kapitulli V

115

2010-07-18 71

A keni plan-veprime të miratuara për arritjen e qëllimeve strategjike, që përmbajnë veprime, afate, dhe persona konkretë përgjegjës për çdo veprim të parashikuar?

Nëse po, lutemi specifikoni në rubrikën “Komente” titullin/titujt si dhe datën/datat e miratimit të tij/tyre.

A janë verifikuar sistemet e menaxhimit financiar dhe kontrollit që ekzistojnë në njësinë tuaj lidhur me përputhshmërinë e tyre me legjislacionin e ri, pas hyrjes në fuqi të ligjit të MFK-së?

Nëse po, lutemi specifikoni në rubrikën “Komente” datën/datat e këtij verifikimi..

A janë përshtatur rregullat dhe proçedurat që ekzistojnë në njësinë tuaj sipas kërkesave të ligjit për MFK?

Nëse po, lutemi specifikoni në rubrikën “Komente” titullin/titujt si dhe datën/datat e përshtatjes së procedurave.

A janë zhvilluar procedura dhe rregulla të reja, në njësinë tuaj, në përputhje me kërkesat e ligjit për MFK-në?

Nëse po, lutemi specifikoni në rubrikën “Komente” titullin/titujt si dhe datën/datat e miratimit të proçedurave të reja.

II. ETIKA PERSONALE DHE PROFESIONALE

A ekziston një proçedurë që garanton se të gjithë punonjësit e njohin/kuptojnë Ligjin për Rregullat e Etikës në Administratën Publike?

Nëse po, lutemi specifikoni në rubrikën “Komente” në cilin dokument të brendshëm përmendet kjo procedurë (titullin/titujt si dhe datën/datat e miratimit të tij si dhe fragmentin ku i referohet kësaj çështjeje) dhe shpjegoni sa shpesh u kërkohet punonjësve të konfirmojnë njohurinë e tyre për Kodin.

A janë të gjithë punonjësit të detyruar të veprojnë në përputhje me Rregullat e Etikës për nëpunësit civilë dhe në mënyrë të veçantë, të veprojnë në përputhje me Kodin e Etikës së njësisë përkatëse (nëse një i tillë ekziston)?

(Nëse po, lutemi specifikoni në rubrikën “Komente” çdo ligj ose rregullore të brendshme lidhur me këtë”

A ka në njësinë tuaj ndonjë rregullore/udhëzim në mbështetje të legjislacionit, që të përcaktojë vlerat etike dhe rregullat lidhur me zbatimin e detyrave etike, konfliktin e interesit, marrëdhëniet ndërmjet drejtuesve, punonjësve dhe qytetarëve, etj?

A ka ndonjë proçedurë për të raportuar shkeljet e Rregullave të etikës për nëpunësit civilë dhe për marrjen e masave si rrjedhojë e kësaj?

Nëse po, lutemi shpjegoni në rubrikën “Komente” dhe specifikoni titullin dhe datën e aprovimit të kësaj procedure.

A janë familjarizuar të gjithë punonjësit e njësisë me Kodin e brendshëm të Etikës?

Shtojcat

116

2010-07-18 71

A keni plan-veprime të miratuara për arritjen e qëllimeve strategjike, që përmbajnë veprime, afate, dhe persona konkretë përgjegjës për çdo veprim të parashikuar?

Nëse po, lutemi specifikoni në rubrikën “Komente” titullin/titujt si dhe datën/datat e miratimit të tij/tyre.

A janë verifikuar sistemet e menaxhimit financiar dhe kontrollit që ekzistojnë në njësinë tuaj lidhur me përputhshmërinë e tyre me legjislacionin e ri, pas hyrjes në fuqi të ligjit të MFK-së?

Nëse po, lutemi specifikoni në rubrikën “Komente” datën/datat e këtij verifikimi..

A janë përshtatur rregullat dhe proçedurat që ekzistojnë në njësinë tuaj sipas kërkesave të ligjit për MFK?

Nëse po, lutemi specifikoni në rubrikën “Komente” titullin/titujt si dhe datën/datat e përshtatjes së procedurave.

A janë zhvilluar procedura dhe rregulla të reja, në njësinë tuaj, në përputhje me kërkesat e ligjit për MFK-në?

Nëse po, lutemi specifikoni në rubrikën “Komente” titullin/titujt si dhe datën/datat e miratimit të proçedurave të reja.

II. ETIKA PERSONALE DHE PROFESIONALE

A ekziston një proçedurë që garanton se të gjithë punonjësit e njohin/kuptojnë Ligjin për Rregullat e Etikës në Administratën Publike?

Nëse po, lutemi specifikoni në rubrikën “Komente” në cilin dokument të brendshëm përmendet kjo procedurë (titullin/titujt si dhe datën/datat e miratimit të tij si dhe fragmentin ku i referohet kësaj çështjeje) dhe shpjegoni sa shpesh u kërkohet punonjësve të konfirmojnë njohurinë e tyre për Kodin.

A janë të gjithë punonjësit të detyruar të veprojnë në përputhje me Rregullat e Etikës për nëpunësit civilë dhe në mënyrë të veçantë, të veprojnë në përputhje me Kodin e Etikës së njësisë përkatëse (nëse një i tillë ekziston)?

(Nëse po, lutemi specifikoni në rubrikën “Komente” çdo ligj ose rregullore të brendshme lidhur me këtë”

A ka në njësinë tuaj ndonjë rregullore/udhëzim në mbështetje të legjislacionit, që të përcaktojë vlerat etike dhe rregullat lidhur me zbatimin e detyrave etike, konfliktin e interesit, marrëdhëniet ndërmjet drejtuesve, punonjësve dhe qytetarëve, etj?

A ka ndonjë proçedurë për të raportuar shkeljet e Rregullave të etikës për nëpunësit civilë dhe për marrjen e masave si rrjedhojë e kësaj?

Nëse po, lutemi shpjegoni në rubrikën “Komente” dhe specifikoni titullin dhe datën e aprovimit të kësaj procedure.

A janë familjarizuar të gjithë punonjësit e njësisë me Kodin e brendshëm të Etikës?

Kapitulli V

117

2010-07-18 73

menaxheriale dhe përvojë në menaxhim të përftuar në njësitë e administratës publike, ose në subjektet private?

(Për shembull, a ka një program trajnimi në fushën e menaxhimit, për drejtuesit e sapo emëruar, dhe/ose a vlerësohen aftësitë menaxheriale në vlerësimin e performancës së drejtuesve. Lutemi përdorni rubrikën “Komente” për të dhënë shkurtimisht detaje).

A garantojnë proçedurat e brendshme se punonjësit mbikëqyren në mënyrën e duhur, në kryerjen e detyrave të tyre, nga eprorët, apo nga menaxherët e linjës?

III. STRUKTURA ORGANIZATIVE

Sipas mendimit tuaj, a është struktura e njësisë e përshtatshme për dimensionet e saj?

Lutemi t’i bashkëngjitni këtij pyetësori organigramën e njesiës tuaj.

Sipas mendimit tuaj, a është struktura e njësisë tuaj e përshtatshme për karakterin e aktivitetit të saj dhe a është kjo strukturë në gjendje t’ju ofrojë juve informacionin e nevojshëm për vendimet tuaja menaxheriale?

(kjo pyetje ka të bëjë me faktin, nëse struktura e njesisë është e përshtatshme që njesia të arrijë objektivat e saj – për shembull, nëse struktura i mbulon të gjitha detyrat dhe përgjegjësitë që ligji i ngarkon njesisë, nëse kjo strukturë është e centralizuar, apo e decentralizuar, dhe si e lehtëson ajo qarkullimin e informacionit)

A janë përshkruar me shkrim detyrat, kompetencat dhe përgjegjësitë e titullarit të njësisë (në përputhje me aktet ligjore dhe nën-ligjore)?

A janë përcaktuar dhe a ushtrohen përgjegjësitë e drejtuesve në mënyrën e duhur, për të garantuar se asnjë prej tyre nuk ka një përgjegjësi të tepruar?

(për shembull, në situatën kur drejtuesi është përgjegjës për më shumë se një sektor, ekziston risku se ai/ajo nuk do të jetë në gjendje të ushtrojë drejtimin dhe mbikëqyrjen në mënyrë efektive, apo se do të ketë një konflikt interesi).

A ka çdo departament/drejtori/sektor përgjegjësi dhe detyra të përcaktuara qartë dhe veçmas nga drejtoritë/departamentet/sektorët e tjerë.

Nëse po, lutemi specifikoni se në cilin dokument janë përshkruar këto përgjegjësi.

IV. POLITIKAT DHE PRAKTIKAT E BURIMEVE NJERËZORE

A ekzistojnë rregullore të brendshme specifike lidhur me përzgjedhjen, emërimin si dhe përcaktimin e pagës dhe të shpërblimeve për punonjësit, apo lidhur me vlerësimin e performancës dhe vendosjen e sanksioneve në rast të mospërmbushjes së detyrave?

Shtojcat

118

2010-07-18 74

Nëse po, lutemi specifikoni në rubrikën “Komente” titullin/titujt si dhe datën/datat e miratimit të këtyre proçedurave.

A garantojnë politikat dhe praktikat tuaja të burimeve njerëzore, se titullari përdor mjete dhe mënyra të ndershme dhe të ekuilibruara për të motivuar stafin dhe se ai i shmanget masave me karakter imponues.

(kini parasysh se kjo pyetje nuk lidhet me faktin nëse titullari është në gjendje të motivojë stafin në mënyrë efektive, por lidhet me faktin nëse ekzistojnë politika dhe procedura që e garantojnë diçka të tillë).

A janë politikat dhe praktikat e burimeve njerëzore, të tilla që të garantojnë se ngritja në detyrë perceptohet nga punonjësit si një pasojë direkte e rezultateve të mira dhe arritjeve në punë, dhe se ngritja në detyrë bëhet në përputhje me rregulla dhe kritere të qarta?

A keni miratuar ju përshkrime pune për çdo pozicion pune në njesi, në të cilat të përfshihen detyrat individuale që duhen kryer, kërkesat lidhur me kualifikimet e nevojshme dhe linjat e raportimit?

(kjo pyetje lidhet me punonjësit e të gjitha niveleve në njesi dhe përfshin edhe drejtuesit e lartë).

A ka në njësinë tuaj një Drejtori të Burimeve Njerëzore, detyrë e së cilës është të familjarizojë punonjësit me përshkrimin e vendeve të tyre të punës si dhe t’i mbajë këto përshkrime pune, gjithnjë të freskëta?

A i nënshtrohen përshkrimet e punës verifikimeve periodike, të kryera nga eprorët e linjës?

(Lutemi shënoni në rubrikën “Komente” sa shpesh bëhet verifikimi i përshkrimeve të vendeve të punës – për shembull, çdo vit)

A është politika dhe praktika e burimeve njerëzore, e tillë që të garantojë punësimin e punonjësve të mjaftueshëm dhe me kualifikimet e duhura?

A kryhen vlerësime periodike të punonjësve në njësinë tuaj, lidhur me detyrat që ata kryejnë si pjesë e përgjegjësive të tyre?

(Lutemi përdorni rubrikën “komente” për të shpjeguar se sa shpesh kryhen këto vlerësime, kush është përgjegjës për këtë proces dhe si informohen punonjësit për rezultatet e vlerësimit).

A është politika dhe praktika e burimeve njerëzore e tillë që të garantojë ruajtjen dhe zhvillimin e kompetencave profesionale të stafit?

(kjo mund të përfshijë programe specifike trajnimi për punonjësit, ose një përgjegjësi të veçantë të titullarit për të ngritur nivelin profesional të punonjësve, etj).

A ka një program trajnimesh të miratuar për punonjësit në njësinë tuaj, i cili t’u jetë shpërndarë të gjithë punonjësve?

Kapitulli V

119

2010-07-18 75

A është planifikuar ndonjë trajnim për punonjësit me funksione drejtuese në njesi rreth zbatimit të ligjit për MFK-n?

A zotëroni juve dhe drejtuesit e njësive tuaja informacion të mjaftueshëm për qëllimet dhe rëndësinë e menaxhimit financiar dhe të kontrollit, menaxhimin e riskut dhe auditimin e brendshëm?

A e ndjeni juve të nevojshëm trajnimin e punonjësve me funksione drejtuese në njësinë tuaj, rreth konceptit të KBFP dhe zbatimit të Ligjit për MFK, i cili pritet të miratohet së shpejti?

Nëse po, lutemi specifikoni në rubrikën “Komente” numrin e punonjësve, që sipas jush duhet të përfshihet në trajnimet e organizuara nga Ministria e Financave.

A ka një program trajnimesh të miratuar për punonjësit në njësinë tuaj, i cili t’u jetë shpërndarë të gjithë punonjësve?

MENAXHIMI I RISKUT

Menaxhimi i riskut përfshin identifikimin dhe analizën e risqeve që mund të kenë rëndësi për arritjen e objektivave të subjektit dhe përcaktimin e një përgjigjeje të përshtatshme ndaj këtyre risqeve.

A ekziston në njësinë tuaj ndonjë proçedurë për menaxhimin e riskut – për identifikimin, analizimin dhe kontrollin e risqeve që mund të vënë në rrezik arritjen e qëllimeve të njësisë?

A diskutohen ndërmjet titullarit dhe punonjësve me funksione drejtuese në njësi, risqet që mund të vënë në rrezik arritjen e qëllimeve të njësisë dhe a planifikojnë ata marrjen e masave të përshtatshme për t’i vënë nën kontroll këto risqe?

A ekzistojnë tregues të performancës, të publikuar, të përcaktuar dhe të matshëm lidhur me arritjen e objektivave?

A kryhet identifikimi i risqeve në mënyrë sistematike, sipas një plani që zbatohet jo më rrallë se një herë në vit.

A vlerësohen risqet e identifikuara në drejtim të probabilitetit dhe të impaktit të tyre?

A kategorizohen risqet?

(ky proçes është i domosdoshëm për të garantuar se titullari është në dijeni të risqeve që përbëjnë kërcënimin më serioz ndaj arritjeve të qëllimeve të njësisë).

A është përcaktuar niveli i riskut të tolerueshëm (ose oreksit për risk)?

(Lutemi tregoni në rubrikën “Komente”, kush është përgjegjës për caktimin e nivelit të riskut të tolerueshëm)

A dokumentohet çdo përgjigje e propozuar ndaj riskut të identifikuar?

(praktikat më të mira sugjerojnë që ndaj riskut të identifikohet një përgjigje e caktuar, që mund të jetë: tolerimi (pra, nuk bëjmë asgjë), trajtimi (që do të thotë futen kontrolle të cilat e kufizojnë

Shtojcat

120

2010-07-18 76

riskun), transferimi (tek një palë e tretë), ose ndërprerja (duke pushuar aktivitetin).

A ka çdo risk një “pronar” të vetin, pra, një person që është përgjegjës për menaxhimin e riskut në fjalë (menaxheri i riskut)?

(regjistri i riskut duhet të tregojë në mënyrë të qartë “pronarin”e secilit risk dhe/ose secilit kontroll)

A janë menaxherët e të gjitha niveleve, të vetëdijshëm për përgjegjësitë që kanë në menaxhimin e riskut?

(lutemi përdorni rubrikën “komente” për të përshkruar se si drejtuesit ndërgjegjësohen për përgjegjësitë e tyre në menaxhimin e riskut. Kjo mund të ndodhë nëpërmjet trajnimeve, një manuali ose nëpërmjet shpërndarjes së informacioneve përkatëse, etj).

MESATARJA E PËRGJITHSHME E PIKËVE – MENAXHIMI I RISKUT

AKTIVITETET E KONTROLLIT

Aktivitetet e kontrollit janë politikat dhe procedurat e vendosura për të adresuar risqet dhe për arritur objektivat e njësisë.Ato përfshijnë një gamë veprimesh kontrolluese me karakter parandalues dhe zbulues.

A ka rregulla/udhëzime të brendshme të hollësishme që përshkruajnë proceset kryesore operacionale dhe financiare, duke përfshirë qarkullimin e dokumentacionit dhe të informacionit, hallkat e vendim-marrjes dhe kontrollet e brendshme të vendosura?

A janë përshkruar dhe dokumentuar me hollësi proçedurat e punës dhe a u janë vënë ato në dispozicion të gjithë punonjësve?

A përmbajnë këto rregulla/udhëzime të brendshme dhe përshkrime të veprimeve kontrolluese?

Si rifreskohet dokumentacioni mbi strukturën e njësisë, aktet e brendshme, proçedurat operative dhe proçeset e punës? A rishikohet ai rregullisht dhe a mbahet i përditësuar?

(lutemi përdorni rubrikën “komente” për të shpjeguar kush është përgjegjës për këtë përditësim dhe sa shpesh ky lloj dokumentacioni përditësohet)

A garantoni juve se në njësinë tuaj ekziston një ndarje e përshtatshme e detyrave, në mënyrë që i njëjti person të mos përfshihet njëherësh në zbatimin e dy, ose më shumë detyrave që lidhen me: aprovimin, zbatimin dhe regjistrimin e operacioneve financiare?

A janë marrë masat e duhura paraprake për të pakësuar nivelin e riskut për punonjësit që janë përfshirë në detyra me natyrë delikate?

(qëllimi i këtyre masave do të ishte të kufizonin mundësinë e ushtrimit të influencave të dëmshme dhe të pasojave të tyre negative (p.sh. nëse janë përcaktuar rregulla mbi mënyrën e kontaktimit ndërmjet punonjësve të njësisë dhe aplikuesve,

Kapitulli V

121

2010-07-18 77

rregulla dhe procedura që rregullojnë aksesin e subjekteve të jashtme tek një lloj i caktuar informacioni, nëse punonjësit marrin udhëzime, raportime, ose trajnime lidhur mënyrën se si të sillen përballë ofertave korruptive).

A ekzistojnë kontrollet e duhura që rregullojnë aksesin tek asetet, të dhënat dhe regjistrat?

A janë aktivet e rëndësishme (të vlefshme), përfshirë edhe të dhënat personale, të mbrojtura kundrejt aksesit dhe përdorimit të paautorizuar

A keni ju rregulla të brendshme që garantojnë se të gjitha operacionet, veprimet, vendimet dhe transaksionet financiare dokumentohen dhe lënë gjurmë në mënyrën e duhur?

A janë parashikuar në njësinë tuaj rregulla të brendshme mbi zbatimin e sistemit të firmës së dyfishtë?

A janë parashikuar në njësinë tuaj rregulla të brendshme mbi kontrollin ex-ante të ligjshmërisë??

A janë parashikuar në njësinë tuaj rregulla të brendshme që garantojnë regjistrimin e saktë, korrekt dhe në kohën e duhur të transaksioneve?

A janë parashikuar në njësinë tuaj rregulla të brendshme, mbi ruajtjen, përdorimin dhe arkivimin e dokumentacionit?

A janë përcaktuar proçedura për menaxherët për monitorimin e efektivitetit të kontrolleve dhe a zbatohen ato?

A janë parashikuar veprime të përshtatshme kontrolli për sistemet e TI-së (teknologjisë së informacionit)?

MESATARJA E PËRGJITHSHME E PIKËVE – AKTIVITETET E KONTROLLIT

INFORMIMI DHE KOMUNIKIMI

Informimi dhe komunikimi janë thelbësorë për zbatimin e të gjithë objektivave të kontrollit të brendshëm

A ofron sistemi i TI-së në njësinë tuaj informacion për monitorimin e progresit në arritjen e objektivave të njësisë në tërësi dhe të njësive të veçanta të saj?

A ka ndonjë udhëzim të shkruar në njësinë tuaj lidhur me mënyrën e komunikimit brenda përbrenda njësisë (komunikimit me shkrim, elektronik, ose verbal)?

A u mundëson punonjësve sistemi aktual i komunikimit marrjen e informacioneve të duhura për zbatimin e detyrave të tyre?

A është ngritur një proçes për mbledhjen dhe dokumentimin e gabimeve, ose të ankesave (të jashtme dhe të brendshme) për analizën e tyre, identifikimin e shkaqeve dhe për eliminimin e

Shtojcat

122

2010-07-18 78

problemeve që kanë mundësi ripërsëritjeje?

A janë të pajisura sistemet e TI-së në njësinë tuaj me një proçedurë të përshtatshme për hedhjen e të dhënave në një sistem rezervë, dhe për ri-përfitimin e të dhënave, në rast aksidenti të sistemit dhe a janë testuar këto proçedura në praktikë?

A kanë punonjësit një kanal komunikimi të përcaktuar për raportimin e parregullsive dhe problemeve të mundshme dhe a janë njoftuar ata për proçedurën në zbatimin e kësaj?

A janë vendosur kanale efektive komunikimi me subjektet kryesore të jashtme?

A ka një mekanizëm për marrjen e informacioneve të dobishme nga jashtë rreth ndryshimeve të kuadrit ligjor dhe të kushteve ekonomike, apo për shkëmbimin e informacionit me njësi të tjera të sektorit publik, me qytetarët, me organizatat jo-fitimprurëse, median dhe me përfaqësuesit e sektorit privat?

MESATARJA E PËRGJITHSHME E PIKËVE – INFORMIMI DHE KOMUNIKIMI

MONITORIMI DHE VERIFIKIMI

Sistemet e kontrollit të brendshëm duhen monitoruar për të vlerësuar cilësinë e sistemit të performancës nëpër kohë. Monitorimi kryhet nëpërmjet një monitorimi në vazhdimësi, nëpërmjet vlerësimeve të shkëputura, ose duke i kombinuar të dyja. Monitorimi i aktiviteteve të kontrollit të brendshëm duhet të dallohet qartë nga verifikimi dhe monitorimi i operacioneve të njesisë.

A është vendosur një linjë raportimi, e cila garanton objektivitetin dhe pavarësinë e auditimit të brendshëm?

(për shembull, a i raporton Kreu i Njësisë së Auditimit të Brendshëm drejtpërdrejt titullarit të njësisë?)

Në cilësinë e titullarit të njësisë a u kërkoni juve drejtuesve të departamenteve/drejtorive, t’ju dërgojnë raporte periodike mbi aktivitetin e drejtorive / departamenteve përkatëse?

A monitorohet rregullisht progresi lidhur me arritjen e objektivave dhe a analizohen shkaqet për dështimet e mundshme në këtë drejtim?

(Lutemi përdorni rubrikën “Komente” për të përshkruar se si monitorohet progresi lidhur me arritjen e objektivave– nga kush, për kë, sa shpesh, etj).

A zhvillohen diskutime konstruktive ndërmjet audituesit dhe titullarit mbi të gjitha draftet e raporteve të auditimit?

A i përgjigjet titullari rekomandimeve të audituesit të brendshëm në mënyrën e duhur?

(për shembull, a ekziston një diskutim konstruktiv ndërmjet audituesit dhe titullarit mbi të gjitha draftet e raporteve të auditimit? A i pranon titullari rekomandimet dhe/ose i zbulon

Kapitulli V

123

2010-07-18 79

arsyet e mospranimit të tyre).

A e ndjek në vijimësi titullari zbatimin e rekomandimeve të bëra nga audituesit e brendshëm dhe të jashtëm mbi përmirësimet në sistemin e kontrolleve të brendshme?

(Lutemi përdorni rubrikën “komente” për të shpjeguar nëse ka një afat kohor për të ndjekur në vijimësi zbatimin e rekomandimeve të pranuara, dhe nëse audituesit e brendshëm dhe të jashtëm kontrollojnë progresin e bërë në raport me rekomandimet e pranuara.

A ka manuale operative të cilët përshkruajnë qartësisht se çfarë kontrollesh duhet të zbatohen dhe që japin emrin e personit të kontaktit në rast të identifikimit të dobësive në kontrollet ekzistuese?

A e monitorojnë drejtuesit e njësive efektivitetin e sistemit të kontrolli të brendshëm, brenda njësisë, të cilën drejtojnë?

(Lutemi përdorni rubrikën “Komente” për të shpjeguar se sa shpesh bëhet kjo dhe ku i raportojnë drejtuesit e njësive rezultatet e vlerësimeve të tyre).

A kryen njësia rregullisht një vetë-vlerësim të kontrollit të brendshëm?

(kjo pyetje i referohet njësisë në tërësi)

A ka rregulla të brendshme të miratuara mbi monitorimin e sistemeve të menaxhimit financiar dhe të kontrollit, që specifikojnë periodicitetin e verifikimit të këtyre sistemeve si dhe procedurat për marrjen e masave riparuese?

MESATARJA E PËRGJITHSHME E PIKËVE – MONITORIMI DHE VERIFIKIMI

MESATARJA E PËRGJITHSHME:

Shtojcat

124

SHTOJCA 3 – Lista/harta e Proçeseve të PunësNjësia: MINISTRIA E FINANCAVEDokumenti: HARTA E PROCESEVEVersioni i dok.: NR.1Hartuar nga: Drejtoria e Burimeve Njerëzore dhe Shërbimeve MbështetëseData: XX/XX/2009

Emërtimi i proçesit

Menaxhimi i burimeve njerëzore

Nënproçese o Rekrutimi i personelito Trajnimi i personelito Vlerësimi i personelit

Objektivi i proçesit

Menaxhimi me cilësi dhe efektivitet i burimeve njerëzore në bashkëpunim me drejtoritë e tjera, hartimi i organika-ve të përshtatshme, zbatimi i proçedurave të rekrutimit dhe ndjekjes së trajnimit të punonjësve.

Struktura për-gjegjëse

Drejtoria e Burimeve Njerëzore dhe Shërbimeve Mbështe-tëse (Sektori i burimeve njerëzore dhe shërbimeve)

Përshkrimi i proçesit

• Bazuar në vendet vakante dhe kërkesat për struktura të reja nga drejtori të ndryshme të Ministrisë, sektori i lartpërmendur fillon procedurat e rekrutimit në bash-këpunim të ngushtë me Departamentin e Administratës Publike. Kjo proçedurë përfshin aktivitete të ndryshme si shpallja e vendeve vakante, organizimi i konkurse-ve, përzgjedhja e fituesit dhe punësimi i tij. Rekrutimi i personelit kryhet sipas ligjit për sherbimin civil dhe Kodit të Punës. Rasti i dytë përfaqeson rekrutimin për një periudhë të përkohshme deri në momentin e kryer-jes së proçedurave të rekrutimit nga DAP.

• Trajnimi i punonjësve përfshin informimin e Drejtori-ve përkatëse dhe nëpunësve për trajnimet e organizuara nga ITAP si dhe trajnime të tjera brenda apo jashtë ven-dit. Drejtoritë identifikojnë nevojat për trajnim të sta-fit të tyre dhe sugjerojnë anetarët e stafit që do marrin pjesë në to, sipas përshkrimit të punës të seicilit.

• Vlerësimi i performancës së nëpunësve organizohet çdo vit brenda datës në 25 Nëntor, në bashkëpunim me drejtoritë përkatëse. Formulari i performancës shpër-ndahet në të gjitha drejtoritë dhe sektori i i burimeve njerëzore e shërbimeve asiston plotësimin dhe dorëzi-min e tij, si dhe ankimimet e mundshme të personelit.

Kapitulli V

125

Njësi dhe struk-tura të tjera që përfshihen në proçes

Drejtoritë e Ndryshme të Ministrisë së Financave, Departa-menti i Administratës Publike, Instituti i Trajnimit të Admi-nistratës Publike, etj.

Kuadri ligjor Ligji nr.8549 date 11.11.1999 “Statusi i Nëpunësit Civil”, Ligji nr.8095 datë 21.3.1998 “Shërbimi Civil në Repub-likën e Shqipërisë”.Ligji nr.7961 datë 12.07.1995 “Kodi i Punës”

Afati kohor Rekrutimi dhe trajnimi kryhen sipas nevoja të njësisë. Vlerësimi realizohet brenda datë 25 nentor të çdo viti.

Njësia: MINISTRIA E FINANCAVEDokumenti: HARTA E PROCESEVEVersioni i dok.: NR.1Hartuar nga: Drejtoria e Burimeve Njerëzore dhe Shërbimeve MbështetëseData: XX/XX/2009

Emërtimi i proçesit Regjistrimi dhe arkivimi i dokumentacionitObjektivi i proçesit Administrimi i dokumentacionit të ardhur në adresë

të Ministrisë së Financave, i shkresave që dalin nga kjo njesi si dhe arkivimi i tyre.

Struktura përgjegjëse Drejtoria e Burimeve Njerëzore dhe Shërbimeve të Brendshme (Sektori i arkiv protokollit).

Përshkrimi i proçesit Dokumentat që mbërrijnë në insitucion, rregjistro-hen, një kopje e tyre arkivohet, ndërsa tjera shpërnda-het në drejtoritë përkatëse. I gjithë dokumentacioni ruhet për një periudhë 10 vjecare.Dokumentat e përgatitura nga struktura të ndryshme të Ministrisë së Financave, të cilat u drejtohen Nje-sieve të tjera, pasi protokollohen në këtë sektor, po-stohen në destinacionet përkatëse.

Risqe të mundshme në kryerjen e proçesit

Gabime në rregjistrim, Mosdorëzimi në kohë i dokumentacionit,

Kuadri ligjor Ligji Nr. 9154, datë 6/11/2003, “Për arkivat” si dhe Rregullorja e Brendshme e Ministrisë së Financave, 2008.

Afati kohor Ruajtja e dokumentacionit për 10 vjet

Shtojcat

126

Emërtimi i proçesit

Menaxhimi financiar dhe buxhetor i aparatit të Ministrisë së Financa-ve.

Nënproçese o Ekzekutimi i pagesave të ndryshme financiare dhe kontabilizimi i tyre;

o Hartimi dhe detajimi e projektbuxhetit të Ministrisë së Financave; o Konsolidimi i Projektbuxhetit të Degëve të Thesarit dhe të gjitha

Njesive në varësi të Ministrisë së Financave; Rakordimi mujor me Degën e Thesarit i të ardhurave dhe shpenzimeve,

o Përgatitja e bilancit vjetor të Ministrisë së Financave si dhe bilan-cit të konsoliduar përfshirë dhe njesitë vartëse të saj.

Objektivi i proçesit

Menaxhimi me efektivitet i fondeve buxhetore nëpërmjet realizimit të buxhetit vjetor të planifikuar për aparatin e Ministrisë së Financave dhe degët e thesarit në rrethe.

Struktura për-gjegëese

Drejtoria e Burimeve Njerëzore dhe Shërbimeve të Brendshme (Sek-tori i financës dhe buxhetit).

Përshkrimi i proçesit

Pagesat financiare kryhen pas verifikimit të rregullshmërisë së doku-mentacionit. Ato janë me natyrë të ndryshme si pagesa për:blerje mallrash dhe shërbimesh; pagat e stafit, përfshirë sigurimet shoqërore, dietat, honoraret; koutat e anëtaresimit të vendit tonë në Organizmat Ndërkombëtare; detyrime të lindura nga vendim gjyqë-sore ku shteti është palë; pagesa për ankande; privatizimin e pronës shtetërore, etjHartimi dhe detajimi i buxhetit të aparatit të Ministrisë ndjek të njejtat faza si dhe përgatitja e buxhetit të shtetit, bazuar në ligjet përkatëse dhe Udhëzimin e Ministrit të Financave. Projektbuxhetet e njesieve të varësisë dhe degëve të thesarit konsolidohen nga kjo njësi në bazë vjetore.Njëkohësisht po në bazë vjetore përgatitet bilanci i aparatit si dhe nje-sieve të varësisë dhe degëve të thesarit.

Njësi dhe struk-tura të tjera që përfshihen në proçes

Drejtoria e Thesarit, Drejtoria e Buxhetit, Njesiet vartëse të Ministrisë së Financave, Degët e Thesarit, etj.

Kuadri ligjor Ligji 9936, datë 26/06/2008, “Për Menaxhimin e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqipërisë”, Ligji 6942, date 25/12/1984 “Për Administrimin, Ruajtjen, Dokumen-timin dhe Qarkullimin e Vlerave Materiale e Monetare”, Ligji 9477, datë 09/02/2006, “Per kontabilitetin dhe pasqyrat finan-ciare”, Ligji Nr. 9965, date 18.12.2006 mbi “Huamarrjen Shtetërore, Borxhin dhe Garancitë Shtetërore në Republikën e Shqipërisë”,Ligji i datës 04.02.2008 “Mbi huamarrjen e pushtetit vendor”, VKM Nr.70, datë 11.3.1985, etj.

Kapitulli V

127

Afati kohor Pagesat financiare kryhen sipas nevojës, pergatitja e buxhetit ndjek afatet kohore të përgatitjes së buxhetit të shtetit, sipas legjislacionit në fuqi.

Shtojcat

128

SH

TOJC

A 4

– U

dhë

zim

e p

ër M

enax

him

in e

Ris

kut

RE

GJI

STR

I I R

ISK

UT

Ky

anek

s pë

rfsh

in n

jë F

orm

ual

bosh

të

Reg

jistr

it të

Ris

kut,

dhe

një

shem

bull

për

një

Reg

jistë

r R

isku

të p

lotë

suar

Form

ular

i i R

egjis

trit

të R

isku

tE

mri

i N

jësi

së:

Titu

lli i

proç

esit

të p

unës

:

2010

-07-

18

83

1 2

3 4

5 6

7 8

9 10

N

r Pë

rshk

rim

i i R

isku

t R

isku

pa

ra

kont

rolle

ve

(Risk

u i

pand

arë)

M

unde

sia

/ Im

pakt

i

Kon

trol

li/et

E

kzis

tues

R

isku

pa

s K

ontr

olle

ve

Ekzi

stue

se

Mun

desi

a/Im

pak

ti

Nev

oja pë

rko

ntr

oll/e

të

m

etej

shem

Vep

rim

e pë

r të

A

dres

uar

Bos

hllë

qet

Pron

ari

i R

iskut

N

drys

him

e në

R

isk

që

prej

V

lerë

simit

të

Fund

it (K

a sh

kuar

m

ë ke

q =

>

Esh

të p

erm

ires

uar

<= Esh

te n

jeso

j =

)

Kom

ente

T

jera

Shem

bull

i Reg

jistr

it të

Ris

kut t

ë Pl

otës

uar

Emri

i N

jësis

ë: M

inis

tria

e F

inan

cave

Titu

lli i

proç

esit

të p

unës

: Për

gatit

ja e

bux

hetit

1 2

3 4

5 6

7 8

9 10

N

r Pe

rshk

rim

i i R

isku

t R

isku

para

ko

ntro

lleve

(R

isku

i pa

ndar

e)

Mun

desi

a /

Impa

kti

Kon

trol

li/et

E

kzis

tues

R

isku

pa

s K

ontr

olle

ve

Ekzi

stue

se

Mun

desi

a/Im

pak

ti

Nev

oja pe

rko

ntr

oll/e

te

m

etej

shem

Vep

rim

e pe

r te

A

dres

uar

Bos

hlle

qet

Pron

ari

i R

iskut

N

drys

him

e ne

R

isk

qe

prej

V

lere

simit

te

Fund

it (K

a sh

kuar

m

e ke

q =

>

Esh

te p

erm

ires

uar

<= Esh

te n

jeso

j =

)

Kom

ente

T

jera

R

isku

i

jash

tëm

që

rr

itja

ekon

omik

e dh

e in

flaci

oni

nuk

do

të

arrij

në

nive

let

e

? ?

Prob

abili

tet i

ulë

t

Impa

kt i

lartë

Po

Kapitulli V

129

Shem

bull

i Reg

jistr

it të

Ris

kut t

ë Pl

otës

uar

Em

ri i

Një

sisë

: Min

istr

ia e

Fin

anca

veTi

tulli

i pr

oçes

it të

pun

ës: P

ërga

titja

e b

uxhe

tit

2010

-07-1

8

85

Em

ri i

Një

sisë

: M

inis

tria

e F

ina

nca

ve

Tit

ull

i i

pro

çesi

t të

pu

nës

: P

ërga

titj

a e

bu

xh

etit

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Nr

Per

shk

rim

i i

Ris

ku

t R

isk

u

pa

ra

ko

ntr

oll

eve

(Ris

ku

i

pa

nd

are

) M

un

des

ia

/ Im

pa

kti

Ko

ntr

oll

i/et

E

kzi

stu

es

Ris

ku

p

as

Kon

tro

llev

e E

kzi

stu

ese

Mu

nd

esia

/Im

pa

kti

Nev

oja

p

er

kon

troll

/e

te

met

ejsh

em

Vep

rim

e p

er

te

Ad

resu

ar

Bo

shll

eqet

Pro

nari

i

Ris

ku

t N

dry

shim

e n

e R

isk

q

e p

rej

Vle

resi

mit

te

F

un

dit

(

Ka

sh

ku

ar

me

keq

=

>

Esh

te p

erm

ires

ua

r <

=

Esh

te n

jeso

j =

)

Ko

men

te

te

Tje

ra

1.

Ris

ku

i

jash

tëm

q

ë rr

itja

ek

on

om

ike

dh

e in

flac

ioni

nu

k

do

të

arri

jnë

niv

elet

e

pra

nu

ara

? ?

Pro

bab

ilit

et i

ulë

t

Impak

t i

lart

ë

Po

2.

Ris

ku

i

jash

tëm

se

sy

nim

i p

ër t

’i m

baj

tur

taksa

t n

ë n

ivel

in

e v

itit

të

shk

uar

nuk

do

të a

rrih

et

Pro

bab

ilit

et

i u

lët

Impak

t i

lart

ë

Nës

e ca

kto

hen

m

e v

endim

të

K

ryem

inis

trit

Pro

bab

ilit

et i

ulë

t

Impak

t m

esat

ar

Jo

3.

Ris

ku

i

jash

tëm

se

n

dry

shim

et

e p

ropo

zuar

a n

ë niv

elin

e

tari

fave

do

gan

ore

d

he

akci

zav

e n

uk

do

të z

bat

ohen

Pro

bab

ilit

et

i u

lët

Impak

t m

esat

ar

Rap

ort

e P

erio

dik

e nga

Auto

rite

ti

Tat

imo

r/D

og

ano

r

Pro

bab

ilit

et i

ulë

t

Impak

t m

esat

ar

Jo

A

uto

rite

ti

Tat

imo

r/D

og

an

or

4

Ris

ku

i

jash

tëm

se

li

dh

ja

e n

gu

shtë

n

dër

mje

t sh

për

nd

arje

s së

b

uxhet

it

dhe

pri

ori

tete

ve

të

qev

eris

ë nuk

do

të

ruhet

në

mën

yrë

Pro

bab

ilit

et

mes

atar

Impak

t m

esat

ar

Udh

ëzim

e që

lësh

oh

en

si

për

M

inis

trit

ë e

Lin

jës,

as

htu

ed

he

për

Ekip

in

e P

ërg

atit

jes

së

Bu

xhet

it

në

Pro

bab

ilit

et i

lar

te

Impak

t i

lart

e

Po

1.

Zh

vil

lim

i i

nje

u

dh

ezu

esi

qe

jep

nje

per

shk

rim

te

d

etaj

uar

se

si d

uh

et

te

plo

teso

het

fo

rmula

ri.

2.

Per

ftim

i i

Shtojcat

130

2010

-07-

18

86

1 2

3 4

5 6

7 8

9 10

N

r Pe

rshk

rim

i i R

isku

t R

isku

pa

ra

kont

rolle

ve

(Ris

ku

i pa

ndar

e)

Mun

desia

/

Impa

kti

Kon

trol

li/et

E

kzis

tues

R

isku

pa

s K

ontr

olle

ve

Ekz

istu

ese

Mun

desi

a/Im

pak

ti

Nev

oja

pe

r ko

ntr

oll/e

te

m

etej

shem

Vep

rim

e pe

r te

A

dres

uar

Bos

hlle

qet

Pron

ari

i R

isku

t N

drys

him

e ne

R

isk

qe

prej

V

lere

sim

it te

Fu

ndit

(Ka

shku

ar

me

keq

=>

E

shte

per

mir

esua

r <=

E

shte

nje

soj

= )

Kom

ente

te

T

jera

efek

tive.

M

inis

trinë

e

Fina

ncav

e in

form

acio

nit

nga

nje

sere

bur

imes

h

5.

Ris

ku

i ja

shtë

m

se

fond

et

për

kom

pens

imin

e

pron

arëv

e të

to

kave

do

të

je

në

të

pam

jaftu

eshm

e

Prob

abili

tet

mes

atar

Impa

kt m

esat

ar

Ana

liza

e pa

gesa

ve

të

tash

me

dhe

të

shku

ara

Fond

i i

kont

igje

ncës

Prob

abili

tet i

ule

t

Impa

kt i

ulet

Jo

6R

isku

i

jash

tëm

se

lig

jet

e m

iratu

ara

së

fund

mi

nuk

do

të

vler

ësoj

në

në

mën

yrën

e

duhu

r, pa

soja

t fin

anci

are

Prob

abili

tet

mes

atar

Impa

kt m

esat

ar

Futja

e

një

proc

edur

e të

re

për

proj

ekt-

ligje

t që

kër

kon

Min

istri

në

e Fi

nanc

ave

të

shpr

ehet

pë

r pa

soja

t e

tyre

fin

anci

are,

par

a se

at

o të

sh

kojn

ë pë

r m

iratim

në

Pa

rlam

ent.

Prob

abili

tet i

ule

t

Impa

kt i

ulet

Jo

7 R

isku

i b

rend

shëm

se

proc

esi i

ven

dosj

es s

ë ku

fijve

mak

sim

alë

të

buxh

etit

nuk

do

të

ketë

tra

nspa

renc

ën

e

Prob

abili

tet

i ul

ët

Të

publ

ikoh

en

vler

ësim

et

mak

roek

onom

ike.

U

dhëz

imi

i

Kapitulli V

131

2010

-07-

18

87

1 2

3 4

5 6

7 8

9 10

N

r Pe

rshk

rim

i i R

isku

t R

isku

pa

ra

kont

rolle

ve

(Ris

ku

i pa

ndar

e)

Mun

desia

/

Impa

kti

Kon

trol

li/et

E

kzis

tues

R

isku

pa

s K

ontr

olle

ve

Ekz

istu

ese

Mun

desi

a/Im

pak

ti

Nev

oja

pe

r ko

ntr

oll/e

te

m

etej

shem

Vep

rim

e pe

r te

A

dres

uar

Bos

hlle

qet

Pron

ari

i R

isku

t N

drys

him

e ne

R

isk

qe

prej

V

lere

sim

it te

Fu

ndit

(Ka

shku

ar

me

keq

=>

E

shte

per

mir

esua

r <=

E

shte

nje

soj

= )

Kom

ente

te

T

jera

duhu

r (m

bësh

tetu

r në

vl

erës

imet

m

akro

ekon

omik

e)

Impa

kt i

ulët

pë

rvits

hëm

pë

r pë

rgat

itjen

e

buxh

etit

duhe

t t’u

re

fero

het

hapt

as

këty

re

vler

ësim

eve.

8 R

isku

i

bren

dshë

m

lidhu

r m

e ci

lësi

në e

do

kum

ente

ve

të

përg

atitj

es së

bux

hetit

Prob

abili

tet

i ul

ët

Impa

kt m

esat

ar

Traj

nim

i dh

e m

bikë

qyrja

e

staf

it. M

anua

li i

proc

edur

ave.

9R

isku

i

jash

tëm

se

nd

rysh

imi i

Nëp

unës

it A

utor

izue

s në

fa

zën

kriti

ke

të

përg

atitj

es

së b

uxhe

tit m

und

të

ulë

cilë

sinë

e in

form

acio

nit

që

i dë

rgoh

et M

inis

trisë

së

Fina

ncav

e

Prob

abili

tet

i ul

ët/m

esat

ar

Impa

kt m

esat

ar

Ndr

yshi

met

të

nj

ofto

hen

para

prak

isht

. Të

përg

atite

n ud

hëzi

me

dhe/

ose

trajn

ime.

10

Qën

drue

shm

ëria

e

puno

njës

ve q

ë m

erre

n m

e pë

rgat

itjen

e

buxh

etit

në m

inis

tritë

e

linjë

s dh

e në

një

sitë

Prob

abili

tet

i ul

ët/m

esat

ar

Ndr

yshi

met

të

nj

ofto

hen

para

prak

isht

. Të

përg

atite

n ud

hëzi

me

Shtojcat

132

2010

-07-

18

88

1 2

3 4

5 6

7 8

9 10

N

r Pe

rshk

rim

i i R

isku

t R

isku

pa

ra

kont

rolle

ve

(Ris

ku

i pa

ndar

e)

Mun

desia

/

Impa

kti

Kon

trol

li/et

E

kzis

tues

R

isku

pa

s K

ontr

olle

ve

Ekz

istu

ese

Mun

desi

a/Im

pak

ti

Nev

oja

pe

r ko

ntr

oll/e

te

m

etej

shem

Vep

rim

e pe

r te

A

dres

uar

Bos

hlle

qet

Pron

ari

i R

isku

t N

drys

him

e ne

R

isk

qe

prej

V

lere

sim

it te

Fu

ndit

(Ka

shku

ar

me

keq

=>

E

shte

per

mir

esua

r <=

E

shte

nje

soj

= )

Kom

ente

te

T

jera

e qe

veris

jes

vend

ore.

R

isku

i

jash

tëm

se

nd

rysh

imet

e

puno

njës

ve

do

të

sjel

lin u

ljen

e ci

lësi

së

së i

nfor

mac

ioni

t që

i

dërg

ohet

Min

istri

së s

ë Fi

nanc

ave.

Impa

kt m

esat

ar

dhe/

ose

trajn

ime.

.

11

Qën

drue

shm

ëria

e

puno

njës

ve q

ë m

erre

n m

e pë

rgat

itjen

e

buxh

etit

në M

inis

trinë

e

Fina

ncav

e. R

isku

i

bren

dshë

m

se

ndry

shim

i i

puno

njës

ve

do

të

sjel

lë

ulje

n e

eksp

ertiz

ës

dhe

të

përv

ojës

.

Prob

abili

tet

i ul

ët/m

esat

ar

Impa

kt m

esat

ar

Dre

jtori/

Dre

jtori

i Pë

rgjit

hshë

m

të ndër

gjeg

jëso

het

para

prak

isht

për

nd

rysh

imet

e

plan

ifiku

ara

të

staf

it.

Duh

et

sigu

ruar

tra

jnim

dh

e m

bikë

qyrje

pë

r st

afin

e r

i. N

jë

man

ual

proc

edur

ash

i az

hurn

uar

të

jetë

kur

dohe

rë i

vl

efsh

ëm p

ër t’

u ko

nsul

tuar

.

12

Ris

ku

i br

ends

hëm

/i ja

shtë

m s

e Si

stem

i i

Prob

abili

tet

Men

axhi

mi

i

Furn

izue

si

Kapitulli V

133

2010

-07-

18

89

1 2

3 4

5 6

7 8

9 10

N

r Pe

rshk

rim

i i R

isku

t R

isku

pa

ra

kont

rolle

ve

(Ris

ku

i pa

ndar

e)

Mun

desia

/

Impa

kti

Kon

trol

li/et

E

kzis

tues

R

isku

pa

s K

ontr

olle

ve

Ekz

istu

ese

Mun

desi

a/Im

pak

ti

Nev

oja

pe

r ko

ntr

oll/e

te

m

etej

shem

Vep

rim

e pe

r te

A

dres

uar

Bos

hlle

qet

Pron

ari

i R

isku

t N

drys

him

e ne

R

isk

qe

prej

V

lere

sim

it te

Fu

ndit

(Ka

shku

ar

me

keq

=>

E

shte

per

mir

esua

r <=

E

shte

nje

soj

= )

Kom

ente

te

T

jera

Thes

arit

OR

AC

LE

nuk

do

të

vihe

t pl

otës

isht

në

zb

atim

br

enda

af

atit

të

para

shik

uar.

mes

atar

Impa

kt i

lartë

mirë

i pr

ojek

tit

Test

imi

i si

stem

it dh

e fu

tja e

sis

tem

it pi

lot

Shër

bim

i i

TI-

së.

13

Ris

ku i

bre

ndsh

ëm s

e si

stem

i i

ri i

MFK

-së

nuk

do

të

vihe

t në

zb

atim

me

efek

tivite

t.

Prob

abili

tet

mes

atar

Impa

kt m

esat

ar

Traj

nim

e dh

e ud

hëzi

me

për

staf

in

N

JQH

Përm

bled

hje

e vl

erës

imit

të r

isku

t:

Prob

abili

tet i

ulë

t/ im

pakt

i ul

ët: 0

7

Prob

abili

tet i

ulë

t/ im

pakt

mes

atar

: 03,

08,

09,

10,

11

Prob

abili

tet i

ulë

t/ im

pakt

i la

rtë: 0

2

Prob

abili

tet m

esat

ar/ i

mpa

kt i

ulët

:

Prob

abili

tet m

esat

ar/ i

mpa

kt m

esat

ar: 0

4, 0

5, 0

6, 1

3

Prob

abili

tet m

esat

ar/ i

mpa

kt i

lartë

: 12

Prob

abili

tet i

lartë

/ im

pakt

i ul

ët:

Prob

abili

tet i

lartë

/ im

pakt

mes

atar

:

Prob

abili

tet i

lartë

/ im

pakt

i la

rtë:

Shtojcat

134

Përmbledhje e vlerësimit të riskut:

Probabilitet i ulët/ impakt i ulët: 07

Probabilitet i ulët/ impakt mesatar: 03, 08, 09, 10, 11

Probabilitet i ulët/ impakt i lartë: 02

Probabilitet mesatar/ impakt i ulët:

Probabilitet mesatar/ impakt mesatar: 04, 05, 06, 13

Probabilitet mesatar/ impakt i lartë: 12

Probabilitet i lartë/ impakt i ulët:

Probabilitet i lartë/ impakt mesatar:

Probabilitet i lartë/ impakt i lartë:

2010-07-18 90

Probabiliteti

I lartë

Mesatar

I ulët

Impakti I lartë I ulët Mesatar

07

04 06 05 13

12

03 09 11 08 10

02

Kapitulli V

135

SHTOJCA 5 –Gjurma e AuditimitGjurmët e Auditimit janë një instrument mbështetës për menaxhimin e njësisë. Ato përdoren për të dokumentuar të gjitha proçeset e një njesie si dhe për të përshkruar sistemin e kontrollit të brendshëm. Për këtë arsye, titullari i njësisë është përgjegjës për përgatitjen e saj dhe ai/ajo duhet të urdhërojë përgatitjen e gjurmës së auditimit nga strukturat organizative që janë përfshirë në proçes.

Gjurmët e Auditimit ofrojnë një tablo të operacioneve financiare dhe jo-financiare të zbatuara në njesi. Gjurmët e Auditimit tregojnë ecurinë konkrete të operacione-ve. Nëse ekzistojnë kundërshti ndërmjet përshkrimit të një operacioni, që parashi-kohet nga legjislacioni, apo nga rregulloret e brendshme dhe ecurisë praktike të saj, Gjurma e Auditimit duhet të tregojë rrugën në të cilën operacioni zbatohet në praktikë.

Gjurmët e Auditimit përfshijnë operacione të cilat nisin dhe përfundojnë brenda një strukture organizative, por që mund të përshkojnë gjatë rrugës së tyre, disa struktura organizative, dhe madje disa njesie.

Gjurma e Auditimit informon mbi:

Përshkrimin e qartë të ecurisë së operacionit,

Gjurmimin e operacionit prej fillimit në fund,

Të gjithë dokumentet që janë marrë ose janë gjeneruar gjatë procesit,

Aktivitetet e rëndësishme të kontrollit, që garantojnë ecurinë e duhur të ope-racionit,

Kush e merr një vendim të caktuar gjatë ecurisë së operacionit,

Sistemet e IT-së që mbështesin operacionin,

Kush mban përgjegjësinë finale për procesin – veçanërisht në rastet kur në kryerjen e një operacioni marrin pjesë disa njësi organizative.

Titullari i njësisë duhet të tregojë se gjurmët e auditimit kryhen për operacionet më të rëndësishme që ndodhin në njësi, veçanërisht të atyre proçeseve që lidhen me arritjen e objektivave të njësisë dhe me menaxhimin e fondeve publike. Me-naxherët e strukturave organizative që janë “pronarët” e proçeseve, duhet të mbaj-në përgjegjësi direkte për hartimin e gjurmëve të auditimit. Në këtë situatë, është e rëndësishme të garantohet uniformiteti në përgatitjen e gjurmëve të auditimit dhe të ofrohen trajnime në këtë drejtim, me mbështetjen e Ministrisë së Financave.

Titullari i njësisë mund të caktojë një strukturë të vetme organizative, ose një per-son të vetëm, i cili do të jetë përgjegjës për hartimin e gjurmëve të auditimit për të gjithë njesinë.

Shtojcat

136

Në këtë situatë është e rëndësishme të garantohet angazhimi i punonjësve që i kryejnë operacionet në proçesin e hartimit të gjurmëve të auditimit, për shembull, duke zhvilluar intervista. Kjo mënyrë veprimi garanton se gjurmët e auditimit për-shkruajnë ecurinë e saktë të operacioneve.

Auditimi i brendshëm mund të asistojë gjithashtu stafin dhe menaxherët e struk-turave të ndryshme në hartimin e gjurmëve të auditimit, nëpërmjet këshillave dhe trajnimeve të duhura. Në këtë rast duhet pëlqimi i titullarit për kryerjen e aktivite-teve të tilla nga ana e auditimit të brendshëm.

Në rast të auditimit të brendshëm në një fushë, ku nuk është hartuar më parë një gjurmë auditimi, audituesit e brendshëm mund të konsultohen me “pronarin” e proçesit (me menaxherin e njesise së audituar).

Gjurmët e Auditimit mund të përgatiten në forma të ndryshme. Rekomandohet që gjurma e auditimit të hartohet duke përdorur simbole që janë përfshirë në këtë manual. Me anë të kësaj metode duke përdorur shenjat (simbolet) e duhura dhe linjat që i bashkojnë ato, përftohet një proçes i tërë së bashku me hallkat përbërëse të tij dhe me kontrollet e brendshme të instaluara në proçes. Kjo metodë u lejon që të kuptoni me lehtësi proçesin, por informacioni i përfshirë në diagramë mund të jetë i pamjaftueshëm, për shkak të kufizimeve që krijon përdorimi i simboleve. Këshillohet të përdoret dhe një përshkrim i shkurter narrativ që plotëson paraqitjen skematike të proçesit.

Nëse simbolet e propozuara në këtë manual nuk përfshijnë disa aktivitete specifike që zbatohen gjatë operacionit, organizata mund të shtojë simbolet e veta shtesë, së bashku me legjendën e tyre. (Për përgatitjen e diagrames mund të përdoret programi “Microsoft Visio”).

Gjatë përgatitjes së gjurmës së auditimit, kujdes i veçantë duhet treguar për:

• Simbolet standardet që do të përdoren në gjurmën e auditimit janë pranuar dhe u janë shpjeguar përdoruesve paraprakisht;

• Simbolet standarde duhet të përdoren me të njëjtin kuptim përgjatë gjithë si-stemit të regjistrimit të të gjitha proçeseve;

• Informacionet e rëndësishme mbi një proçes, duhet të shkruhen brenda sim-boleve;

• Teksti duhet të jetë sa më shumë koncize, që të mund të merret një tablo sa më e qartë;

• Përshkrimi i proçeseve duhet të jetë i plotë dhe gjurma e auditimit nuk duhet të ndërpritet në asnjë vend;

• Nëse proçesi që po regjistrohet nuk mund të skicohet brenda një gjurme, ai

Kapitulli V

137

duhet ndarë atëherë në nën-proçese me lidhje logjike që duhet të ndërlidhen me njëri-tjetrin,

• Regjistrimi duhet të jetë konsistent;

• Ngjarjet ose aktivitetet mund të renditen me numra, të cilat lejojnë t’u refero-hemi atyre me numra në dokumentet e punës.

Shembuj simbolesh që mund të përdoren në përgatitjen e gjurmëve të auditimit në grafikë janë rradhitur më poshtë. Nëse është e nevojshme të shtohen me shumë simbole lidhur me veprimtari të veçanta në një njësi, grafiku duhet të shoqërohet me një përshkrim të simboleve të përdorura.

Nëse është e nevojshme, një përshkrim më i hollësishëm i çdo aktiviteti apo do-kumenti mund të bëhet në formën e një tabele shtesë, në ngjashmëri me modelin e propozuar.

Egzistojnë tre forma të paraqitjes së një gjurmë auditimi:

1. Forma narrative (përshkrim me fjalë)

2. Tabela

3. Paraqitje skematike me diagramë (Kjo është forma më e përdorur dhe e sugjeruar).

Një shembull i gjurmëve të auditimit është përgatitur si diagramë që paraqitet më poshtë.

Shtojcat

138

94

GJU

RM

A E

AUD

ITIM

IT

Pro

çedu

ra e

pla

nifik

imit

të b

uxhe

tit v

jeto

r dhe

afa

tmes

ëm

Proç

esi i

pla

nifik

imit

të b

uxhe

tit a

fatm

esëm

dhe

vje

tor n

ë pë

rput

hje

me

kërk

esat

e L

igjit

“Pë

r Men

axhi

min

e S

iste

mit

Bux

heto

r në

Rep

ublik

ën e

Shq

ipër

isë”

.

Hap

at q

ë nd

iqen

Eta

pat

Pers

hkri

mi i

eta

pave

N

E R

AST

SE

STR

UK

TU

RA

/PPE

RSO

NI

PER

GJE

GJE

S A

FAT

I NE

DIT

E

Nr.

Përs

hkrim

i N

r. Pë

rshk

rimi

Ne

rast

te

m

os

mira

timit

nga

KM

i

kthe

het p

erse

ri M

F pe

r ris

hiki

m

DPM

, D

EBA

SKO

, D

PB

vjet

or

1Pe

rgat

itja

dhe

mira

timi

i K

alen

darit

te

Men

axhi

mit

te S

hpen

zim

eve

Publ

ike

a 1-

Perc

akto

hen

afat

et k

onkr

ete

te p

roce

dura

ve q

e lid

hen

me

harti

min

/rish

ikim

in

e ku

adrit

mak

roek

onom

ik a

fat

mes

em,

harti

min

e u

dhez

imit

baze

dhe

plo

tesu

es t

e pe

rgat

itjes

se P

BA

2-

Mira

timi n

ga m

inis

tri i

Fina

ncav

e dh

e K

M i

akte

ve te

ve

cant

a pe

rber

ese

2

Perg

atitj

a e

rapo

rtit

per

vler

esim

in

e pr

ogno

zes m

akro

ekon

omik

e

1-

Perg

atite

t rap

orti

per t

regu

esit

fakt

ik m

akro

ekon

omik

e 20

10 d

he p

aras

hiki

mi p

er v

itet e

ard

hshm

e 2-

Mira

timi

i ta

vane

ve p

er p

eriu

dhen

tre

vjec

are

2011

-20

12

D

PM,

DEB

ASK

O,

DPB

Ja

nar-

shku

rt

Kapitulli V

139

2010

-07-

18

95

3Pe

rgat

itja

e ud

hezi

mit

1-

Perg

atit

udhe

zim

in e

Per

gatit

jes s

e B

uxhe

tit a

fatm

esem

2-D

ergo

n U

dhez

imin

e P

erga

titje

s se

Bux

hetit

per

nje

site

e

qeve

risje

s qen

dror

e dh

e fo

ndet

e ty

re sp

ecia

le.

D

PB,

shku

rt

4Pe

rgat

itja

dhe

dore

zim

i i

kerk

esav

e bu

xhet

ore

afat

mes

em

1-

Nje

site

e q

ever

isje

s qen

dror

e dh

e fo

ndet

e ty

re s

peci

ale

fillo

jne

proc

esin

e p

erga

titje

s se

ker

kesa

ve b

uxhe

tore

br

enda

tava

neve

, 2-

Mira

timi n

ga G

SBI d

he N

A i

kerk

esav

e bu

xhet

ore

dhe

kerk

esav

e sh

tese

3-

Dor

ezim

i i k

etyr

e ke

rkes

ave

ne M

F.

M

inis

trite

e

Linj

es

dhe

Nje

siet

e

tjera

qe

ndro

re

Shku

rt-pr

ill

5A

naliz

a e

kerk

esav

e bu

xhet

ore

1-

Kry

en a

naliz

at e

ker

kesa

ve b

uxhe

tore

2-

Org

aniz

on se

anca

t deg

jimor

e m

e nj

esie

t bux

heto

re

M

F,

MIE

dh

e D

EBA

SKO

N

dhe

min

istri

te e

linj

es

maj

6Pe

rgat

it do

kum

entin

e P

BA

- Pa

raqe

t do

kum

entin

e P

BA

dhe

tav

anet

e r

eja

te

shpe

nzim

eve

te P

BA

per

shqy

rtim

dhe

mira

tim n

e K

PS

-Firm

oset

nga

Min

istri

i fin

anca

ve

-Der

gohe

t pe

r m

iratim

ne

K

M

dhe

Kuv

endi

t pe

r in

form

acio

n

M

F,

qers

hor

7U

dhez

imi p

lote

sues

Der

gon

Udh

ezim

in P

lote

sues

te

Perg

atitj

es s

e B

uxhe

tit

per

njes

ite e

qev

eris

jes

qend

rore

dhe

fon

det

e ty

re

spec

iale

se b

ashk

u m

e ta

vane

t e re

ja

M

F, D

PB

korri

k

8Pe

rgat

itja

dhe

dore

zim

i i

kerk

esav

e bu

xhet

ore

afat

mes

em

1-

Nje

site

e q

ever

isje

s qen

dror

e dh

e fo

ndet

e ty

re s

peci

ale

fillo

jne

proc

esin

e r

ishi

kim

it te

ker

kesa

ve b

uxhe

tore

br

enda

tava

neve

te re

ja,

2-M

iratim

i nga

GSB

I dhe

NA

i ke

rkes

ave

buxh

etor

e

3-D

orez

imi i

ket

yre

kerk

esav

e ne

MF.

M

inis

trite

e

Linj

es

dhe

Nje

siet

e

tjera

qe

ndro

re

gush

t

Shtojcat

140

2010

-07-

18

96

9A

naliz

a e

kerk

esav

e bu

xhet

ore

te

rishi

kuar

a

1-K

ryen

ana

lizat

e k

erke

save

bux

heto

re

2-O

rgan

izon

sean

cat d

egjim

ore

me

njes

iet b

uxhe

tore

MF,

M

IE

dhe

DEB

ASK

ON

dh

e m

inis

trite

e li

njes

shta

tor

10

Perg

atit

doku

men

tin

perf

undi

mta

r te

PB

A d

he b

uxhe

tin v

jeto

r

-Par

aqet

ne

KM

par

ashi

kim

in e

per

dite

suar

mak

ro

-Per

gatit

t dok

umen

tin e

PB

A d

he b

uxhe

tin v

jeto

r

-Firm

oset

nga

Min

istri

i fin

anca

ve

-Der

gohe

t per

mira

tim n

e K

M d

he K

uven

dit

M

F,

teto

r

Baz

a lig

jore

Lig

ji N

r.993

6, d

atë

26.6

.200

8 “

PËR

MEN

AX

HIM

IN E

SIS

TEM

IT B

UX

HET

OR

NË

REP

UB

LIK

ËN E

SH

QIP

ËRIS

Ë’

Para

qitja

Ske

mat

ike

e G

jurm

ës së

Aud

itim

it pë

r pr

oçes

in “

Plan

ifiki

mi i

Bux

hetit

”

Kapitulli V

141

2010-07-18 96

Planifikimi i buxhetit

Ministria e Linjes (Ministria e Brendshme)Ministria e FinancaveKeshilli i Ministrave

Nisja

MF/DPB1. Pergatit KMSHP

2. Ia paraqet KM

KMSHP

MF/DPPMFPergatit raportin

per vleresimin dhe prognozen

makroekonomike

Raporti per Vleresimin dhe

Prognozat Makroekonomike

KMMiratonKMSHP

KMMiratonreportin MF

1. Pergatit dhe Miraton Udhezimin

2. Ua dergon te gjithe NA

Udhezimi per Pergatitjen e PBA

NA1. Miraton

2. E paraqet tek NPA

PBA kerkesat +Kerkesat Shtese

DPBShqyrton dhe

Vlereson Kerkesat

Raporti:Perfundimet dhe Rekomandimet per secilin nga

NJQQ

NPA + DPB1. Takime me

NJQQ2. Pergatitja e

projektit te PBA

Projekti i PBANPA

E dergon projektin e PBA tek Ministri

I Financave

MINISTRI1. Shqyrton

projektin2. Konsultohet me

NPA

Miratimi ngaMINISTRI

Po

Jo

A

Jo

Po

AA

Shtojcat

142

2010-07-18 97


Ministria e Linjes (MoI)Ministria e FinancaveKeshilli i Ministrave

Miratimi

KM1. Rishikon2. Miraton

MFParaqet projektin

e PBA tek KM

Jo

A

KMDergon nje kopje

te PBA ne Parlament

Drafti I pare I PBAMiratohet

MF/DPB1. Pergatit Udhezimin

2. NPA - E dergon tek NA

Udhezimi Shtese per pergatitjen e

buxhetit

NA1. Shqyrton

kerkesat2. I dergon tek

NPA

PBA i rishikuar dhe kerkesat

shtese (te argumentuara)

DPB1. Analizon dhe

vlereson kerkesat2. Pergatit raportin

Raporti me Perfundimet dhe Rekomandimet per cdo NJQQ

NPA + DPBOrganizon takime

me secilin nga NJQQ

PBA i rishikuar

MFParaqet PBA te ndryshuar dhe

projektin e BV neKM

NPA + DPB1. Rishikon PBA2. Pergatit kopjen

e BV Projekti i BV

B

Po

KM1. Rishikon PBA

dhe projektin e BV2. Miraton

Jo

Po

Miratimi i KM

BB

NPANjofton cdo NJQVper transferten e

pakushtezuar

Po

Kapitulli V

143

2010-07-18 98


Ministria e Linjes (MoI)Ministria e FinancesKeshilli i Ministrave

B

MFpublikon PBA final

KMIa paraqet

Parlamentit per informacion

Nje kopje e PBAte ndryshuar dhe

te miratuar

KryeministriI paraqet BVParlamentit

NPAKonsolidon

ndryshimet tek PBA final

PBA Final Miratimi nga

Parlamenti dhe Publikimi ne

Fletoren Zyrtare

Fundi

Shtojcat

144

2010-07-18 99

Planifikimi i buxhetit – Aktivitetet ne detaj

MoI dhe Forcat e PoliciseMoI dhe Forcat e Policise

Tabelat e permbledhura per

te gjithe MI

MI1. Pergatit udhezimin

2. E dergon tek MP

Udhezimi per pergatitjen e PBA

dhe te BV

DPF ne MI1.Analizon

2.Pergatit tabelat e permbledhura

AA

DPF ne MIPropozon tavanet

per secilin program

GSBI1. Miraton

deklaraten e politikave dhe

objektivat2.Miraton tavanet

e programeve

DSPAnalizon nese

produktet jane ne perputhje me strategjite e

miratuara dhe i miraton keto

produkte

MPFut te dhenat ne

sistem PBA

DPBVendos tavanet

per secilin nenprogram

DPB1. Permbledh

tabelat2. I dergon tek MLpas miratimit nga

MP

Tabelat e permbledhura per te gjithe programin

MI1. Pergatit udhezimin plotesues

2.E dergon tek MP

Udhezimi Plotesues i MI per

Pergatitjen e Buxhetit

DPBE dergon

udhezimin tek te gjitha NJSH

NJSHVlereson kostot

per vitin e ardhshem

MPMiraton raportet

Raportet standarde

Raportet per kerkesat shtese;

Raportet per projektet e

investimit; Raporti Vjetor per

Pergatitjen e Buxhetit

MPPropozon

produktet per nenprogramet

Propozon produktet

Ploteson tabelat e aneksit 7

PBA

DPBAnalizon dhe fut te dhenat ne sistem

Drejtuesi Programit Miraton

raportet

DPF ne MI1. Analizon

2.Pergatit tabelat e permbledhura

Tabelat e permbledhura per

te gjithe MI

BB

DPBAnalizon dhe fut te dhenat ne sistem

Raporti me tabelat per te gjithe programin

Kapitulli V

145

2010-07-18 100

Planifikimi i Buxhetit

Simbolet dhe Shkurtimet

Nisja/Fundi

MFE paraqet

projektin e PBAtek KM

KMSHP

A

PBA

AA

MF – Ministria e Financave

ML–Ministria e Linjes

NPA – Nepunesi i Pare Autorizues (Sekretari i Pergjithshem ne MoF)

NA – Zyrtari Autorizues ne Ministrine e Linjes

NJQQ – Njesia e Qeverisjes Qendrore (Ministria e Linjes)

DPB – Drejtoria e Pergjithshme e Buxhetit ne Ministrine e FinancaveDAPPB – Drejtoria e Analizes, Politikave dhe Programimit Buxhetor ne Ministrine e Financave

PBA – Programi buxhetor AfatmesemMB – Ministria e Brendshme

KM – Keshilli i Ministrave

NJQV –Njesite e qeverisjes vendore

Fillimi ose perfundimi i procesit

Aktiviteti

Prodhohet dokumenti

Lidhja me informacione me te hollesishme

Sistemi i IT

Lidhja me faqen tjeter

Komente mbi aktivitetin apo dokumentin

DPF –Drejtoria e Politkave Financiare ne Ministrine e BrendshmeGSBI – Grupi per Strategji, Bashkepunim dhe IntegrimMP – Menaxheri i ProgramitDPB – Drejtoria e Planifikimit te Buxhetit (Policia e Shtetit)

DEMP – Drejtuesi i Ekipit te Menaxhimit te Punes

DEMPN – Drejtuesi i Ekipit te Menaxhimit te Punes te Nenprogramit

NJSH – Njesia Shpenzuese

DSP – Drejtoria e Standardeve Profesionale

Vendimi

BV – Buxheti Vjetor

DPPMF – Drejtoria e Pergjithshme e Politikave Makroekonomike dhe Fiskale

KM – Keshilli i Ministrave

Shtojcat

146

SHTOJCA 6– Deklarata për Cilësinë dhe Gjendjen e Kontrollit të Brendshëm në Njësinë PublikeFjalitë që janë të shkruara me shkrim normal në këtë formë Deklarate për cilësinë dhe kushtet e kontrollit të brendshëm duhet të përfshihen në çdo Deklaratë, fjalët, që janë të shkruara me shkronja të zeza tregojnë një seksion që duhet të plotëso-het në një mënyrë që përputhet me proceset që ndodhin në realitet, në tekstin, të cilit i referohet Deklarata. Deklarata duhet te nenshkruhet nga Nepunesi Autori-zues (Titullari i njësisë publike nese nuk ka NA).

Deklarata për Cilësinë dhe kushtet e kontrollit të brendshëm për vitin xxxx.

Fusha e përgjegjësisëNë cilësinë e NA/Titullarit të njësisë, unë kam përgjegjësinë për mbajtjen e një sis-temi të shëndoshë të kontrollit të brendshëm, i cili mbështet arritjen e politikave, qëllimeve dhe objektivave të (emri i njësisë publike), si dhe mbron fondet publike dhe aktivet e njësisë publike, për të cilat unë përgjigjem personalisht, në përputhje me përgjegjësitë që më janë caktuar me anë të Ligjit për MFK-në.

Qëllimi i sistemit të kontrollit të brendshëmSistemi i kontrollit të brendshëm është ndërtuar kryesisht me qëllim menaxhimin e riskut në një nivel të arsyeshëm, se sa me qëllim eliminimin e të gjitha risqeve që mund të çojnë në dështimin e politikave, qëllimeve dhe objektivave të njësisë; prandaj, ofron vetëm garanci të arsyeshme dhe jo garanci absolute për efektivite-tin. Sistemi i kontrollit të brendshëm mbështetet në një proçes të vazhdueshëm, i ndërtuar për të identifikuar dhe renditur risqet sipas prioritetit të tyre në raport me arritjen e politikave, qëllimeve dhe objektivave të (emri i njësisë), për të vlerësuar probabilitetin e materializimit të këtyre risqeve si dhe impaktin që do të kishin ato, në rast se do të materializoheshin si dhe për menaxhimin e tyre efektiv, efiçent dhe ekonomik. Sistemi i kontrollit të brendshëm ka funksionuar për vitin 200x deri në momentin e miratimit të raportit vjetor dhe të bilancit si dhe përkon me udhëzimet e Ministrisë së Financave.

Aftësia për të trajtuar riskun[Përshkruani mënyrat kryesore, nëpërmjet të cilave:Procesi i menaxhimit të riskut trajtohet me përparësi;Stafi trajnohet ose pajiset për të menaxhuar riskun, në mënyrë që përshtatet me përgjegjësitë e secilit. Përfshini komente mbi udhëzimet që u jepen atyre si dhe mbi mënyrat se si juve përpiqeni të mësoni nga praktikat e mira.]

Risku dhe kuadri i kontrollit[Përshkruani elementët kryesorë të strategjisë së menaxhimit të riskut, duke përfshirë mënyrën se si risku (ose një ndryshim i tij) identifikohet, vlerësohet dhe kontrollohet. Mos harroni të përmendni se si përcaktohet oreksi i riskut. [Përshkruani mënyrat kryesore, se si menaxhimi i riskut është mishëruar në aktivitetin e njësitë.]

Kapitulli V

147

(Ky seksion duhet të vendoset vetëm nga ato njësi, me të cilat ka lidhje: [Përshkruaj elementët kryesorë të mënyrave se si aktorët publikë përfshihen në menaxhimin e riskut, që ka impakt mbi ta.]

Rishikimi i efektivitetit Në cilësinë e NA/Titullarit të Njësisë Publike, unë jam përgjegjës për rishikimin e efektivitetit të sistemit të kontrollit të brendshëm. Rishikimi nga ana ime i efektiv-itetit të sistemit të kontrollit të brendshëm bëhet në bazë të informimit nga auditu-esit e brendshëm dhe nga drejtuesit e strukturave të njësisë, të cilët janë përgjegjës për krijimin dhe mbajtjen e kuadrit të kontrollit të brendshëm në strukturat për-katëse dhe vetë-vlerësimin e funksionimit të kontrolleve të brendshme, si dhe në bazë të komenteve, të bëra nga audituesit e jashtëm të shprehura në raportet e tyre. Unë jam këshilluar nga GMS rreth pasojave të rezultateve të verifikimit që kam bërë mbi efektivitetin e sistemit të kontrollit të brendshëm dhe si rrjedhim ekzis-ton një plan për të trajtuar mangësitë e vërejtura në sistem dhe për të garantuar përmirësimin e tij në vazhdimësi.

[Përshkruaj proçesin që është zbatuar për të mbajtur dhe për të rishikuar efektivitetin e sistemit të kontrollit të brendshëm, duke përfshirë disa ele-mente mbi rolet e Grupit për Menaxhimin Strategjik dhe të koordinatorit të riskutAuditimit të brendshëmMekanizma të tjerë garantues/të verifikimeve formale, përfshirë edhe vetë-vlerësimin mbi kontrollin e brendshëm Të përfshihet një skicë e përgjithshme e masave të marra, apo të propozuara për të trajtuar çdo çështje me rëndësi për kontrollin e brendshëm, nëse gjen zbatim.]

Datë (firma e NA/Titullarit të Njësisë Publike)

SHTOJCA 7 - Formulari për Raportin vjetor mbi Cilësinë dhe Gjendjen e Kontrollit të Brendshëm në Njësinë Publike

(i cili do të dorëzohet bashkëlidhur Deklaratës së cilësisë mbi Gjendjen e Kontrollit të Brendshëm)

Raport mbi Cilësinë dhe Gjendjen e Kontrollit të Brendshëm

PERMBLEDHJE(teksti standard për të prezantuar përmbledhjen ku do të shkruhet dhe emri i një-sisë publike)

Ky raport vjetor i dorëzohet Nëpunësit të Parë Autorizues në Ministrinë e Financa-ve në fund të shkurtit të çdo viti, së bashku me Deklaratën mbi Cilësinë dhe Kus-htet e Kontrollit të Brendshëm. Ky raport është përgatitur nga (të shkruhet emri i

Shtojcat

148

njësisë) dhe mbulon periudhën vjetore (të shkruhet viti). Raporti përmbledh gjetjet e pyetësorit të vetë-vlerësimit mbi menaxhimin financiar dhe kontrollin (të shkru-het emri i njësisë), identifikon pikat e forta dhe të dobëta dhe jep rekomandime për përmirësim. Raporti siguron evidencë për informacionin e dhënë në Deklaratën e Cilësisë dhe Kushteve të Kontrollit të Brendshëm.

Teksti standart duhet të ndiqet nga:

Një vlerësim i shkurtër i përgjithshëm bazuar mbi seksionin e Gjetjeve në raport: pikat e forta kryesore dhe fushat për zhvillim të mëtejshëm

Përmbledhje e gjetjeve mbi: o Sistemet e MFK-së o Rekomandimet e Auditimit të Brendshëmo Rekomandimet e Auditimit të Jashtëm (nëse ka)o Rekomandimet e NJQH-së (nëse ka)

HYRJE(teksti standart, ku shkruhet dhe emri i njësisë)

Ky raport përgatitet dhe dorëzohet nga (shkruaj emrin dhe mbiemrin e NA/Titullarit të njësisë) i (emërtimi i njësisë). Këtu jepet informacion mbi cilësinë dhe kushtet e kontrollit të brendshëm gjatë vitit (shkruaj vitin). Raporti është një kërkesë e Ligjit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin, Neni 18 i cili kërkon gjithashtu dorëzimin e një Deklarate vjetore mbi Cilësinë e Menaxhimit Financiar dhe Kushtet e Kontrollit të Brendshëm. Ky raport jep evidencë për informacionin e dhënë në deklaratë. Ai përmbledh gjetjet e vlerësimit të ndërmarrë mbi cilësinë dhe kushtet e kontrollit të brendshëm si dhe përfshin gjetjet perkatëse të auditimit të brendshëm dhe të jashtëm, përveç komenteve apo rekomandimeve të dhëna nga Njësitë Qëndrore të Harmonizimit për Menaxhimin Finanaciar dhe Kontrollin dhe të Auditimit të Brendshëm.

GJETJE DHE REKOMANDIMEGjetjet kryesore mbi MFK-në, bazuar në rezultatet e Pyetësorit (ose nëse është përdorur metodë tjetër jepni një përshkrim të shkurtër të saj):

Mjedisi i kontrollit Përmbledhje e pikave më të forta dhe më të dobëta Rekomandime për veprim

Menaxhimi i riskut Përmbledhje e pikave më të forta dhe më të dobëta Rekomandime për veprim

Aktivitetet e kontrollit Përmbledhje e pikave më të forta dhe më të dobëta Rekomandime për veprim

Kapitulli V

149

Informimi dhe komunikimi Përmbledhje pikave më të forta dhe më të dobëta Rekomandime për veprim

Monitorimi Përmbledhje pikave më të forta dhe më të dobëta Rekomandime për veprim Përshkrimi i Njësisë së Auditimit të Brendshëm, dhe gjetjeve kryesore

nga Auditimi i Brendshëm bazuar në raportet e auditimit të publikuara gjatë vitit.

Rekomandime për veprim Gjetjet kryesore nga Auditimi i Jashtëm

Rekomandime për veprim Çdo koment apo rekomandim nga NJQH /MFK ose NJQH /AB

PERMBLEDHJE E VEPRIMEVEPërmblidh veprimet kryesore të cilave do t’i përgjigjen vlerësimet e gjetjeve. Këto duhet të jenë veprime që do të korrigjojnë çdo dobësi madhore të identifikuar, dhe/ose fusha që kanë nevojë për zhvillim të mëtejshëm.

Kjo përmbledhje mund të jetë në formën e një plan veprimi ose tabele. Ajo duhet të citojë qartësisht:Çfarë veprimesh do të merren dhe pse?Kur do të përfundohen?Kush është përgjegjës për secilin veprim?

KONKLUZIONEPërfundimi duhet të jetë i shkurtër, dhe duhet të japë komente të përgjithshme mbi objektivat e MFK-së deri tani, si dhe të përmendë çdo problem të mundshëm që mund të parashikoni. Nëse keni komente të përgjithshme mbi efektivitetin e legjislacionit dhe/ose udhëzimeve të MFK-së apo AB-së, mund të përfshihen këtu për veprim nga NJQH-të respektive.

Nënshkruar nga:Emri

PozicioniNjësia Publike

Data

Shtojcat

150

SHTOJCA 8 – Listat e verifikimit (checklists)

Një listë verifikimi (cheklist) është në njërën anë një instrument i drejtuesit të një njësie publike dhe në anën tjetër një mjet në dispozicion të audituesit të brendshëm (jashtëm) për vlerësimin e aktiviteteve të planifikuara dhe efektivitetit të tyre, si dhe për të:

• Përcaktuar hapat që do të ndërmerren gjatë ecurisë së proçesit;

• Përcaktuar kushtet / kriteret / standardet me rëndësi që duhen plotësuar;

• Përcaktuar aktivitetet e kontrollit që duhet të kryhen;

• Shënuar problemet/gabimet e hasura gjatë ecurisë së proçesit;

• Garantuar dëshmi të zhvillimit të proçesit dhe të datave;

• Garantuar monitorimin e proçesit.

Çdo njësi publike dhe auditues i brendshëm (i jashtëm) mund të përgatisin lista verifikimesh sipas nevojave të tyre.

Listat e verifikimeve duhet të jenë të shkruara dhe të nënshkruhen nga personi që ka kryer kontrollin dhe nga personi që mbikëqyr këtë veprim. Aty ku shihet e përshtatshme, listat e verifikimit (ose një pjesë e tyre) mund të nënshkruhen nga personi i kontrolluar.

Kapitulli V

151

8.1 Përgatitja e buxhetit - Njësitë Publike

Lista e Verifikimit

PËRGATITJA E BUXHETIT – NJËSITË PUBLIKE

102

SHTOJCA 8 – Listat e verifikimit (checklists)

Një listë verifikimi (cheklist) është në njërën anë një instrument i drejtuesit të një njësie publike dhe në anën tjetër një mjet në dispozicion të audituesit të brendshëm (jashtëm) për vlerësimin e aktiviteteve të planifikuara dhe efektivitetit të tyre, si dhe për të:

• Përcaktuar hapat që do të ndërmerren gjatë ecurisë së proçesit;

• Përcaktuar kushtet / kriteret / standardet me rëndësi që duhen plotësuar;

• Përcaktuar aktivitetet e kontrollit që duhet të kryhen;

• Shënuar problemet/gabimet e hasura gjatë ecurisë së proçesit;

• Garantuar dëshmi të zhvillimit të proçesit dhe të datave;

• Garantuar monitorimin e proçesit.

Çdo njësi publike dhe auditues i brendshëm (i jashtëm) mund të përgatisin lista verifikimesh sipas nevojave të tyre.

Listat e verifikimeve duhet të jenë të shkruara dhe të nënshkruhen nga personi që ka kryer kontrollin dhe nga personi që mbikëqyr këtë veprim. Aty ku shihet e përshtatshme, listat e verifikimit (ose një pjesë e tyre) mund të nënshkruhen nga personi i kontrolluar.

8.1 Përgatitja e buxhetit – Njësitë Publike

Lista e Verifikimit

PËRGATITJA E BUXHETIT – NJËSITË PUBLIKE

Emri i n jësisë vendore /qëndrore. Vit i buxhetor : 200. . .

Dokument i : Lis të ver i f ik imit Faqet :

Tema: Konformite t i me legj is lacionin në fuqi në përgat i t jen e buxheti t

Objektivi : Të garantohet se g jatë proçesi t të përgat i t jes së buxhet it nga çdo njës i , të gj i tha vepr imet e nevojshme që janë kryer dhe të g j i tha dokumentet që janë lëshuar , kanë qenë në përputh je me legj is lacionin në fuqi

103

Përgati tur nga:

Emri , pozicioni , f i rma, data , ora ,

Kuadri l ig jor :

1. Lig j i për Menaxhimin e Sis temit Buxhetor në Republ ikën e Shqipër isë (L perMSB),

2. Udhëzimi për Përgat it jen e Buxhet i t , s ipas nenin 24 të L perMSB, lëshuar nga MF në shkur t të çdo v i t i (UPB),

3. Udhëzimi Shtesë për Përga t i t jen e Buxhet i t , s ipas neni t 27 të L per MSB, lëshuar nga MF, brenda datës 10 korr ik të çdo vi t i , (UShPB)

4. …..

5. …..

Rishikuar nga:


Personi /personat e kontro l luar :

Emri , pozicioni , f i rma, data , ora

- Çështje t ………: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- Çështje t ………: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- Çështje t ………: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Çështja (kërkesa) Përgjigja Baza Personi përgjegjës

Shënime

Po Jo

NjQP ka dijeni për kalendarin e menaxhimit të shpenzimeve publike të vitit aktual, miratuar, si pjesë e kalendarit të planifikimit strategjik të miratuar nga Këshilli i Ministrave, që hyn në fuqi, më 1 janar të çdo viti.

LMSB, Neni 22

NëpunësiAutorizues

NjQP ka dijeni për tavanet paraprake të shpenzimeve të programit të buxhetit afat-mesëm, të parashikuara në UPB.

LMSB, Neni 24

UPB


NjQP ka dijeni për procedurat dhe afatet e përgatitjes së programit të buxhetit afat-mesëm dhe të buxhetit vjetor.

LMSB, Neni 24

UPB


Shtojcat

152

103

Përgati tur nga:


Kuadri l ig jor :

1. Lig j i për Menaxhimin e Sis temit Buxhetor në Republ ikën e Shqipër isë (L perMSB),

2. Udhëzimi për Përgat it jen e Buxhet i t , s ipas nenin 24 të L perMSB, lëshuar nga MF në shkur t të çdo v i t i (UPB),

3. Udhëzimi Shtesë për Përga t i t jen e Buxhet i t , s ipas neni t 27 të L per MSB, lëshuar nga MF, brenda datës 10 korr ik të çdo vi t i , (UShPB)

4. …..

5. …..

Rishikuar nga:


Personi /personat e kontro l luar :

Emri , pozicioni , f i rma, data , ora

- Çështje t ………: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- Çështje t ………: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- Çështje t ………: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Çështja (kërkesa) Përgjigja Baza Personi përgjegjës

Shënime

Po Jo

NjQP ka dijeni për kalendarin e menaxhimit të shpenzimeve publike të vitit aktual, miratuar, si pjesë e kalendarit të planifikimit strategjik të miratuar nga Këshilli i Ministrave, që hyn në fuqi, më 1 janar të çdo viti.

LMSB, Neni 22


NjQP ka dijeni për tavanet paraprake të shpenzimeve të programit të buxhetit afat-mesëm, të parashikuara në UPB.

LMSB, Neni 24

UPB


NjQP ka dijeni për procedurat dhe afatet e përgatitjes së programit të buxhetit afat-mesëm dhe të buxhetit vjetor.

LMSB, Neni 24

UPB


Kapitulli V

153

104

NjQV ka dijeni për:

- transfertat e pakushtëzuara për njësitë e pushtetit vendor;

- funksionet e përbashkëta ndërmjet njësive të pushtetit qëndror dhe njësive të pushtetit vendor, dhe funksionet e deleguara nga të parat, tek të dytat, si dhe për

- metodat e përllogaritjes së transfertave të kushtëzuara dhe të pakushtëzuara për njësitë e pushtetit vendor.

LMSB, Neni 24

UPB

NëpunësiAutorizues i NjQL

NjQP përgatit dhe i paraqet MF kërkesat në kuadër të programit të buxhetit afat-mesëm, konform kritereve dhe afateve të përcaktuara në UPB.

LMSB, Neni 24

UPB


NjQP përgatit dhe i paraqet MF kërkesat shtesë konform kritereve dhe afateve të përcaktuar në UPB.

LMSB, Neni 24

UPB


NjQQ është paraqitur në takimet e zhvilluara me Drejtorinë e Përgjithshme të Buxhetit, në Ministrinë e Financave, sipas një kalendari të paracaktuar për paraqitjen e raportit me konkluzionet dhe rekomandimet lidhur me kërkesat e buxhetit afat-mesëm.

LMSB, Neni 25

UPB


NjQP ka dijeni për tavanet përfundimtare të shpenzimeve të programit të buxhetit afat-mesëm miratuar me anë të një vendimi të Këshillit të Ministrave/Komitetit për Planifikimin Strategjik.

LMSB, Neni 27

UShPB, pjesa B, faqja 1


NjQP ka dijeni mbi orientimet për rishikimin e kërkesave të programit të buxhetit afat-mesës, të përfshira në UShPB të MF.

LMSB, Neni 27

UShPB


NjQP dhe NjFSQQ përgatitin kërkesat e rishikuara të programit të buxhetit afat-mesëm dhe kërkesat shtesë brenda limiteve të aprovuara, së bashku me argumentimin përkatës (materialet shpjeguese).

LMSB, Neni 27

UShPB, pjesa B, faqja 1


NjQP dhe NjFSQQ i paraqesin nëpunësit të parë autorizues, kërkesat e rishikuara të programit të buxhetit afat-mesëm dhe kërkesat shtesë, si dhe argumentimin përkatës, së bashku me projekt-buxhetin e tyre për vitin buxhetor në vazhdim, brenda datës 1 shtator.

LMSB, Nenet 27 dhe 29

UShPB, pjesa C


Projekt-buxheti vjetor i NjQQ përmban LMSB, Nëpunësi

Shtojcat

154

105

misionin dhe qëllimet e NjQQ. Neni 29 dhe neni 24, par. 2

UPB

Autorizues i NjQQ-së

Projekt-buxheti vjetor i NjQQ përmban përshkrimin e programeve dhe të aktiviteteve të NjQQ.

LMSB,

Neni 29 dhe neni 24, par. 2

UPB

NëpunësiAutorizues i NjQQ-së

Projekt-buxheti vjetor i NjQQ përmban paraqitjen e politikave të programeve si dhe qëllimet dhe objektivat e politikave të NJQQ.

LMSB,


UPB


Projekt-buxheti vjetor i NjQQ përmban standardet e politikave që duhen arritur nga NjQQ në lidhje me çdo program.

LMSB,


UPB


Projekt-buxheti vjetor i NjQQ shpjegon mënyrën se si produktet e çdo programi kontribuojnë në arritjen e qëllimeve dhe objektivave të duhura.

LMSB,


UPB


Projekt-buxheti vjetor i NjQQ përmban treguesit faktikë për 2 vitet buxhetore paraardhëse.

LMSB,


UPB


Projekt-buxheti vjetor i NjQQ përmban fondet buxhetore, të planifikuara për vitin buxhetor në vazhdim.

LMSB,


UPB


Projekt-buxheti vjetor i NjQQ përmban modifikime, të kryera nga ri-alokimet.

LMSB,


UPB


Projekt-buxheti vjetor i NjQQ përmban kërkesat e miratuara për fonde shtesë.

LMSB,


UPB


Projekt-buxheti vjetor për çdo NjQQ përfshin edhe shpërndarjen e limiteve totale të shpenzimeve të programit të buxhetit afat-mesëm, sipas programeve, për 3 vitet e ardhshme buxhetore.

LMSB,


UPB


Kapitulli V

155

106

Projekt-buxheti vjetor për çdo NjQQ përmban shpenzimet kapitale si dhe një listë me projektet kapitale për secilin program, së bashku me:

1. vlerën e plotë të kontratës,

2. vlerën e projektit, të financuar deri në fund të vitit buxhetor të shkuar,

3. vlerën e parashikuar për financim gjatë vitit buxhetor në vazhdim,

vlerën e projektit që mbetet për t’u financuar në vitet buxhetore pasardhëse, si dhe burimet e financimit.

LMSB,


UPB


Projekt-buxheti vjetor për çdo NjQQ përmban një parashikim të shpenzimeve të taksave.

LMSB,


UPB


Projekt-buxhet vjetor për njësitë që nuk janë pjesë e qeverisjes së përgjithshme, shpjegon qëllimin dhe të kostot e aktiviteteve gati-fiskale të ndërmarra nga njësitë.

LMSB,


UPB


NjQV dhe fondet e tyre speciale i paraqesin Kryetarit të këshillit përkatës projekt-buxhetin për vitin buxhetor në vazhdim, brenda afateve, të parashikuara në UShPB.

LMSB,

Nenet 27 dhe 32

UShPB

Nëpunësitautorizues të NjQV dhe të njësive të fondeve të tyre speciale

Kërkesat e buxhetit afat-mesëm të ministrive të linjës shoqërohen nga raporte të formatuara sipas software-it të Programit të Planifikimit të Shpenzimeve dhe Investimeve, përcaktuar në seksionin H, të UPB.

UShPB, faqja 4

Kërkesat e buxhetit afat-mesëm të njesive buxhetore, që nuk kanë akses tek software-i i PBA-së, nuk shoqërohen me informacione që lidhen me qëllimet, objektivat dhe produktet si dhe kostot e tyre të plota për çdonjërin nga vitet e PBA-së.

UShPB, faqja 4

NjQQ është paraqitur në takimet e zhvilluara me Drejtorinë e Përgjithshme të Buxhetit në Ministrinë e Financave, sipas një kalendari të para-caktuar për paraqitjen e raportit me përfundimet dhe rekomandimet lidhur me kërkesat e rishikuara të buxhetit afat-mesëm.

LMSB,

Neni 27

UPB


NjQP – Njësia e Qeverisjes së Përgjithshme

Shtojcat

156

NjQP – Njësia e Qeverisjes së Përgjithshme

NjQQ – Njësia e Qeverisjes Qëndrore

NjFSQQ – Njësia e Fondit Special e Qeverisjes Qëndrore

NjQV – Njësia e Qeverisjes Vendore

NjFSQV – Njësia e Fondit Special e Qeverisjes Vendore

LMSB – Ligji për Menaxhimin e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqiperisë

UPB – Udhëzimi për Përgatitjen e Buxhetit

Kapitulli V

157

8.2 Shembull: Shpenzimet e borxhit të brendshëm

108

Liste Verifikimi Proçedurat për kryerjen e shpenzimeve të borxhit

Ministr ia e Financave Drejtoria e Borxhit

Vit i Buxhetor: 200. . .

Dokument: Listë Verifikimi Faqet

Tema Proçedurat për kryerjen e shpenzimeve te borxhit

Objektivi: Të sigurohemi që kryerja e shpenzimeve tëe borxhit

Përgatitur nga:

Emri, pozicioni, firma, data, ora,

Kuadri ligjor: 1. 2- 3. …..

Rishikuar nga:

Emri, pozicioni, firma, data, ora,

Personi/personat e kontrolluar:

Emri, pozicioni, firma, data, ora

- Çështjet ………: .....................

- Çështjet ………: .....................

Pyetjet Pergjigja Baza Drejtoria përgjegjëse /personi/afati

Shënime Po Jo

1 Është përgatitur urdhër pagesa për Bankën Qendrore për interesat sipas kalendarit të pagesave.

Specialisti në DR

2 Është e sigluar, firmosur nga DR pas kontrollit të bërë për saktësinë me dokumentin e vet të ekselit

Drejtori DR

3 Është firmosur urdhër-pagesa e interesave nga DPB

DPB

4 Është e firmosur urdhëer-pagesa nga Ministri

Ministri

5 Është dërguar dokumenti në Bankën Qëndrore për tu ekzekutuar veprimi

Specialisti DR

6 Është bërë rakordimi me DPTH /STQ dhe DPB/DR për pagesat e kryera

DPTH dhe DPB specialistët

7 Është marrë konfirmimi nga Banka Qëndrore për pagesat e kryera, si dhe është marrë raporti ditor për keto transaksione.

Banka Qëndrore, specialisti i DR

1. DR- Drejtoria e Regjistrimeve2. DPTH- Drejtoria e Përgjithshme e Thesarit3. STQ- Sektori Transaksioneve Qeveritare në Drejtorinë e Thesarit4. DPB-Drejtoria e Përgjithshme e Borxhit5. Banka Qëndrore

Shtojcat

158

SHTOJCA 9 - Përgjegjësi të veçanta të Ministrit të Financave Detyrat e veçanta të Minstrit të Financave në proçesin e buxhetimit bazuar në Ligjin për Menaxhimin e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqipërisë, janë ren-ditur më poshtë:

1) Përgatitja e buxhetit të shtetit:

a. përgatit dhe i propozon Këshillit të Ministrave kalendarin e me-naxhimit të shpenzimeve publike, duke përcaktuar me hollësi afatet e proçesit të menaxhimit të shpenzimeve publike (Neni 22)

b. Brenda muajit janar, Ministri i Financave, paraqet për shqyrtim dhe miratim në Këshillin e Ministrave raportin për vlerësimet dhe parashikimet makroekonomike (Neni 23)

c. miraton dhe dërgon për zbatim të gjithë NA-ve udhëzimin për përgatitjen buxhetit (Neni 24)

d. shqyrton projektin e dokumentit të programit buxhetor afat-mesëm dhe pas këshillimeve me Nëpunësin e Parë Autorizues bën miratimin e projektit, që do të paraqitet për miratim (Neni 25)

e. paraqet për miratim Këshillit të Ministrave projektin e doku-mentit të programit buxhetor afatmesëm, së bashku me propo-zimin e tavaneve të shpenzimeve të këtij programi, komentet për pranimin e kërkesave të shpenzimeve të programit buxhetor afatmesëm dhe të kërkesave shtesë brenda Qershorit të atij viti (Neni 25).

f. i dërgon për informacion Kuvendit një kopje të dokumentit të programit buxhetor afatmesëm, të miratuar nga Këshilli i Mini-strave brenda Qershorit të atij viti (Neni 25).

g. Pas miratimit nga Këshilli i Ministrave të tavaneve përfundim-tare të shpenzimeve të programit buxhetor afatmesëm, Ministri i Financave nxjerr udhëzimin plotësues për përgatitjen e buxhetit, brenda datës 10 të muajit korrik, për nëpunësit autorizues të një-sive të qeverisjes së përgjithshme. (Neni 27)

h. miraton projektin e programit buxhetor afatmesëm, të rishiku-ar, vetëm kur kërkesat e këtij programi janë në përputhje me udhëzimin plotësues për përgatitjen e buxhetit. Projekti i mira-tuar paraqitet në Këshillin e Ministrave, së bashku me projektli-gjin e buxhetit vjetor (Neni 28).

i. dërgon për informacion Kuvendit një kopje të programit buxhe-

Kapitulli V

159

tor afatmesëm, të rishikuar, dhe të miratuar nga Këshilli i Mini-strave (Neni 28).

j. paraqet në Kuvend deklaratën ku komentohet për projekt-buxhetin vjetor (Neni 29).

k. publikon, brenda muajit shkurt, dokumentin përfundimtar të programit buxhetor afatmesëm (Neni 31).

l. pas miratimit të ligjit të buxhetit vjetor nga Kuvendi dhe fina-lizimit të proçedurave për zbatimin e tij, lëshon një udhëzim të veçantë për rregullimin e proçesit të buxhetit deri në hyrjen në fuqi të ligjit për buxhetin vjetor. (kur buxheti i shtetit s’është bërë ende efektiv në datën 1 Janar).

2) Zbatimi i buxhetit të shtetit:

a. nxjerr udhëzim për zbatimin e buxhetit, ku përcaktohen rreg-ullat, procedurat dhe afatet, që duhet të përmbushin nëpunësit, autorizues dhe zbatues, të të gjitha niveleve, në proçesin e zba-timit të buxhetit.

b. informon, me shkrim, nëpunësin e parë autorizues për buxhetet e miratuara nga Kuvendi, për çdo njësi të qeverisjes së përgjit-hshme – brenda 5 ditëve nga dekretimi i ligjit nga Presidenti i Republikës (Neni 41).

c. Nëpunësi i parë autorizues i propozon Ministrit të Financave shpërndarjen e fondeve buxhetore për njësitë e qeverisjes së për-gjithshme, sipas programeve dhe zërave të shpenzimeve (Neni 42).

d. miraton rishpërndarjet e fondeve të projekteve të investimeve brenda programeve të së njëjtës njësi të qeverisjes (Neni 44).

e. i propozon Këshillit të Ministrave plotësimin e kërkesave për buxhet, nëpërmjet përdorimit të fondit rezervë të Buxhetit të Shtetit (Neni 45).

f. vë në dijeni, me shkrim, në mënyrë periodike, Kuvendin për kërkesat për shtesë fondesh, të miratuara nga Këshilli i Mini-strave, nëpërmjet përdorimit të Fondit Rezervë të Buxhetit të Shtetit dhe në bazë të kërkesës së bërë nga kryetari i komisionit parlamentar përgjegjës për financat publike, u përgjigjet pyetje-ve të këtij komisioni rreth kësaj çështjeje (Neni 45).

g. Në muajin qershor të çdo viti, por jo më vonë se dita e paraqit-

Shtojcat

160

jes së programit buxhetor afatmesëm në Këshillin e Ministrave, Ministri i Financave paraqet përpara Këshillit të Ministrave një analizë për zbatimin e buxhetit të vitit në vazhdim (Neni 46).

h. miraton udhëzime për nëpunësit autorizues për proçedurat e re-gjistrimit të angazhimeve (Neni 50)

i. merr një raport të dorëzuar nga NPA për mbylljen e llogarive të buxhetit brenda ditës së fundit të muajit Shkurt (Neni 56)

3) Kontabiliteti:

a. në bazë të propozimit të NPA, miratohen klasifikimet buxhetore, në përputhje me standardet ndërkombëtare (Neni 11).

b. është përgjegjës për krijimin e sistemit të kontabilitetit të de-tyrueshëm për të gjitha njësitë e qeverisjes së përgjithshme, në përputhje me standardet ndërkombëtare të pranuara (Neni 61).

c. përcakton njësinë përkatëse të qeverisjes së përgjithshme dhe njësitë shpenzuese, të cilat janë të detyruara të mbajnë kontabili-tet dhe të raportojnë sipas standardeve të përcaktuara (Neni 61).

d. nxjerr udhëzim për standardet dhe procedurat e kontabilitetit, për njësitë e qeverisjes së përgjithshme (Neni 61)

e. nxjerr, për të gjithë nëpunësit autorizues të njësive të qeverisjes qendrore, vendore dhe të fondeve speciale udhëzim për mbyl-ljen e vitit buxhetor dhe për publikimin e pasqyrave financiare (Neni 62)

f. paraqet brenda muajit maj për miratim në Këshillin e Ministrave raportin vjetor të konsoliduar të zbatimit të buxhetit, të shoqëru-ar nga një informacion për arritjen e objektivave, situatën e me-naxhimit dhe të kontrollit të brendshëm financiar dhe auditimit të brendshëm. (Neni 62)

g. nxjerr udhëzim për zbatimin e dispozitave ligjore në fuqi për ruajtjen dhe arkivimin e të dhënave financiare (Neni 64)

h. paraqet për informim Këshillit të Ministrave dhe Kuvendit një kopje të raporteve të monitorimit dhe të zbatimit të buxhetit, brenda një muaji pas përfundimit të periudhës së raportimit (Neni 65)

Kapitulli V

161

4) Kontrolli i brendshëm financiar publik:

a. është përgjegjës për paraqitjen e sistemit të kontrollit të brends-hëm financiar publik për të gjitha njësitë e qeverisjes së përgjit-hshme (Neni 66)

b. i dërgon një raport, çdo vit, brenda muajit maj, Këshillit të Mi-nistrave dhe Kontrollit të Lartë të Shtetit për zbatimin dhe fun-ksionimin e sistemeve të menaxhimit financiar dhe kontrollit dhe të funksionimit të auditimit të brendshëm në njësitë e qeve-risjes së përgjithshme, përfshirë edhe gjetjet e rëndësishme dhe rekomandimet për auditimin e brendshëm (Neni 66) (Neni 18 i Ligjit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin)

c. merr vendim për ankimimet mbi vendosjen e sanksioneve ndëshkuese për shkelje, ndaj vendimit të nëpunësit të parë au-torizues që e ka nxjerrë atë, brenda afateve të përcaktuara në Ligjin e Buxhetit (Neni 72)

Përgjegjësitë e Ministrit të Financave sipas Ligjit “Për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin”, Neni 6 janë si vijon:

1) Ministri i Financave është autoriteti përgjegjës për miratimin e udhëzime-ve dhe të manualeve për menaxhimin financiar dhe kontrollin në njësitë e sektorit publik, që mbulojnë në mënyrë të veçantë:

a. metodologjinë për ndërtimin dhe funksionimin e sistemeve të menaxhimit financiar dhe kontrollit, në përputhje me standardet e kontrollit të brendshëm, të pranuara ndërkombë-tarisht;

b. formën, përmbajtjen dhe afatet për raportimin periodik te nëpunësi i parë autorizues rreth funksionimit, përshtatsh-mërisë, efiçencës dhe efektivitetit të sistemeve ekzistuese të menaxhimit financiar dhe kontrollit, parregullsitë e gjetura dhe masat e marra;

c. formën, përmbajtjen dhe mënyrën e paraqitjes së deklaratës për cilësinë dhe kushtet e kontrolleve të brendshme për vi-tin paraardhës;

d. dokumentet standarde të gjurmëve të auditimit, që lidhen me proçedurat e unifikuara në të gjitha njësitë e sektorit publik;

e. proçedurat standarde për një kontabilizim të plotë, të vërtetë, të saktë dhe në kohën e duhur të të gjitha transaksioneve të njësive të sektorit publik;

f. proçedurat standarde për ruajtjen, arkivimin dhe asgjësimin e dokumenteve financiare në njësitë publike, në zba-tim të dispozitave ligjore në fuqi;

g. proçedurat standarde për ruajtjen, dokumentimin, qarkullim-in, shitjen dhe nxjerrjen jashtë përdorimit/qarkullimit të

Shtojcat

162

aktiveve në njësitë publike.2) Ministri i Financave mund të miratojë udhëzime të përbashkëta, me

propozimin e titullarëve të njësive publike të interesuara, për orien-time specifike në fusha të caktuara të menaxhimit financiar dhe kon-trollit.

3) Ministri i Financave është përgjegjës për miratimin e gjurmëve standarde të auditimit, që lidhen me proçedurat e unifikuara për të gjitha njësitë e sektorit publik. (Neni 16)

Pavarësisht se Ligji për Inspektimin Financiar Publik nuk është pjesë e pa-ketës së legjislacionit për menaxhimin financiar dhe kontrollin, ky ligj ka për qëllim mbrojtjen e interesave financiarë të njësive publike kundrejt keqme-naxhimit të rëndë financiar, mashtrimit dhe korrupsionit. Në këtë kuadër për-gjegjësitë e Ministrit te Financave janë:

1. Ministri i Financave është përgjegjës për rregullimin e funksionimit të centralizuar të inspektimit financiar publik dhe përzgjedhjen e inspektorëve financiarë publikë, si dhe të ekspertëve të jashtëm të liçencuar.

2. Ministri i Financave përcakton kriteret specifike për përzgjedhjen e inspektorë-ve financiarë publikë dhe ekspertët e jashtëm të liçencuar.

3. Ministri i Financave nxjerr urdhra dhe përcakton metodologjinë, lidhur me kriteret që duhet të merren parasysh përpara marrjes së vendimit për të ni-sur një inspektim financiar, për proçesin e përzgjedhjes dhe të kualifikimit të inspektorëve financiarë, për kontrollin e cilësisë dhe të përmbushjes së inspektimit financiar, sipas këtij ligji, si dhe lidh marrëveshje bashkëpunimi me titullarët e njësive publike për lejimin e nëpunësve të tyre, për të qenë pjesë e grupit të inspektimit dhe për të kryer inspektimin financiar publik.

4. Ministri i Financave, bazuar në kërkesën e nëpunësit të parë autorizues, sipas nenit 7 të këtij ligji, cakton, rast pas rasti, (ad hoc) një ose më shumë inspek-torë financiarë publikë, të përzgjedhur paraprakisht sipas kërkesave të nenit 13 pikat 2 dhe 3 të këtij ligji.

5. Ministri i Financave merr vendimin përfundimtar, pas vlerësimit të raporteve të inspektorëve financiarë dhe marrjes së mendimit nga NPA.

Kapitulli V

163

Shtojca 10- Përgjegjësi të veçanta të Nëpunësit të Parë Autorizues në procesin e buxhetimit

Detyrat konkrete të Nëpunësit të Parë Autorizues në proçesin e buxhetimit sipas Ligjit për Menaxhimin e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqipërisë, janë ren-ditur si më poshtë:

1) Përgatitja e buxhetit të shtetit:

a. Mbikëqyr proçesin e analizimit dhe rishikimit të kërkesave për buxhetin afatmesëm dhe kërkesat shtesë, si dhe përgatit një ra-port me konkluzione dhe rekomandime për secilën njësi të qe-verisjes qëndrore. (Neni 25)

b. I paraqet Ministrit të Financave projektin e dokumentit të pro-gramit buxhetor afatmesëm (Neni 25)

c. Mbikëqyr proçesin e analizimit dhe vlerësimit të kërkesave të rishikuara për buxhetin afatmesëm dhe kërkesat shtesë, dhe për-gatit një raport me konkluzione dhe rekomandime për secilën njësi të qeverisjes qëndrore (Neni 27)

d. Pas reflektimit të konkluzioneve të seancave dëgjimore, NPA i paraqet projektin e dokumentit të programit buxhetor afat-mesëm, të rishikuar, Ministrit të Financave (Neni 27)

e. Përgatit projektbuxhetin vjetor, si pjesë përbërëse e programit buxhetor afatmesëm dhe ia paraqet Ministrit të Financave (Neni 29)

f. Nëpunësi i Parë Autorizues, brenda 10 ditëve pas miratimit nga Këshilli i Ministrave të buxhetit vjetor dhe programit buxhetor afatmesëm, të rishikuar, njofton çdo njësi të qeverisjes vendo-re dhe çdo njësi të fondeve speciale të qeverisjes vendore për transfertat nga njësitë e qeverisjes qëndrore dhe pjesën e madhë-sinë e taksave kombëtare, të ndara në projektbuxhet. (Neni 29)

g. Pas miratimit të ligjit të buxhetit vjetor nga Kuvendi, pasqyron ndryshimet në dokumentin përfundimtar të programit buxhetor afatmesëm (Neni 31)

2) Zbatimi i Buxhetit të Shtetit:

a. Merr nga NA-të e njësive të qeverisjes së përgjithshme raportet e monitorimit të zbatimit të buxhetit për performancën financia-re, produktet dhe objektivat e realizuar për çdo program të për-caktuar në vitin e parë të dokumentit përfundimtar të programit

Shtojcat

164

buxhetor afatmesëm. (Neni 65)

b. Është përgjegjës për publikimin e raporteve të zbatimit dhe të monitorimit të buxhetit në faqen zyrtare të ministrisë përgje-gjëse për financat, sipas afateve të përcaktuara nga Ministri i Financave (Neni 65)

c. Informon, me shkrim, nëpunësit autorizues të çdo njësie të qe-verisjes së përgjithshme për fondet e miratuara nga Kuvendi në ligjin e buxhetit vjetor, si dhe për të ardhurat e parashikuara për secilën njësi të qeverisjes së përgjithshme, të ngarkuar me mbledhjen e të ardhurave (Neni 41)

d. I propozon Ministrit të Financave që shpërndarja e fondeve buxhetore për njësitë e qeverisjes së përgjithshme, për programe dhe zëra shpenzimesh, të mund të jetë më pak se totali i fondeve të miratuara nga Kuvendi për ato njësi dhe për periudha më pak se 1 vit (Neni 42)

e. Informon, me shkrim, nëpunësit autorizues të çdo njësie të qe-verisjes qendrore për shpërndarjen e fondeve buxhetore, sipas klasifikimit buxhetor, brenda 10 ditëve nga dekretimi i ligjit të buxhetit vjetor nga Presidenti. (Neni 42)

f. Informon, me shkrim, njësitë e qeverisjes vendore për shpërn-darjen e fondeve për transfertat e pakushtëzuara sipas udhëzimit për zbatimin e buxhetit të lëshuar nga ministri përgjegjës për financat, brenda 10 ditëve nga dekretimi i ligjit të buxhetit vjetor nga Presidenti (Neni 42)

g. Miraton detajimin e fondeve buxhetore, të shpërndara për çdo njësi shpenzuese dhe është përgjegjës që kjo të reflektohet në kohë në sistemin e thesarit (Neni 43)

h. Autorizon shpërndarjen e fondeve të miratuara për çdo njësi shpenzuese (Neni 43)

i. Autorizon NA-të e njësive të qeverisjes së përgjithshme të mar-rin angazhime dhe bëjnë pagesa, brenda limiteve dhe afateve të përcaktuara (Neni 43)

j. rishpërndarjet ndërmjet zërave të shpenzimeve korrente brenda të njëjtit program (Neni 44)

k. siguron, që rishpërndarjet e miratuara, të reflektohen në sistemin e thesarit (Neni 44)

Kapitulli V

165

l. Shqyrton kërkesat për fonde shtesë të njësive të qeverisjes qen-drore dhe i rekomandon Ministrit të Financave refuzimin ose pranimin e kërkesave për fonde shtesë të argumentuara (Neni 45)

m. Miraton planet e arkës së njësive të qeverisjes qendrore dhe të transfertave të pakushtëzuara të njësive të qeverisjes vendore menjëherë pas dekretimit nga Presidenti të ligjit të buxhetit vje-tor. (Neni 49)

n. Eshtë përgjegjës për reflektimin në kohë në sistemin e thesarit të planeve të arkës, të miratuara për njësitë e qeverisjes së për-gjithshme (Neni 49)

o. Me ose pa propozim të nëpunësve autorizues të njësive të qeve-risjes së përgjithshme, rishikon planin e arkës gjatë vitit buxhe-tor, bazuar në monitorimin e vazhdueshëm të zbatimit të planit të arkës dhe të politikave të menaxhimit të likuiditeteve (Neni 49)

p. Nëpërmjet sistemit të thesarit, nuk lejon marrjen përsipër të angazhimeve dhe kryerjen e pagesave deri në transferimin nga huadhënësi në llogarinë e thesarit të fondeve të marra hua – siç përcaktohet nga ligji i buxhetit të shtetit dhe vendimet buxheto-re të këshillit të njësisë të qeverisë vendore (Neni 50)

q. Rezervon të drejtën për të bërë angazhime dhe të kryejë page-sa kundrejt disbursimeve të pritshme nga huatë e nënshkruara vetëm në rastet kur moskryerja ose shtyrja e tyre sjell pasoja të rënda për realizimin e qëllimeve të qeverisjes së përgjithshme. (Neni 50)

3) Kontabiliteti:

a. Propozon klasifikimet buxhetore, në përputhje me standardet ndërkombëtare, për miratim nga Ministri i Financave (Neni 11)

b. Nëpunësi i Parë Autorizues dhe nëpunësit autorizues të njësi-ve të qeverisjes së përgjithshme përgjigjen për funksionimin e sistemit të kontabilitetit, në përputhje me këtë ligj dhe aktet e tjera në zbatim të tij dhe me udhëzimet e Ministrit të Financave (Neni 61)

c. përgatit një raport për Ministrin e Financave për mbylljen e llo-garive të mjeteve monetare dhe të buxhetit vjetor të konsoliduar, brenda ditës së fundit të muajit shkurt. (Neni 56)

Shtojcat

166

d. Nëpunësit autorizues të njësive të qeverisjes së përgjithshme, në fund të vitit depozitojnë në sistemin e thesarit raporte financiare, sipas përcaktimeve të nëpunësit të parë autorizues, për përgatit-jen e pasqyrave financiare vjetore të qeverisjes së përgjithshme. (Neni 62)

e. Nëpunësit autorizues të njësive të qeverisjes së përgjithshme fi-nalizojnë dhe konfirmojnë përfundimisht me nëpunësin e parë autorizues pasqyrat financiare vjetore të buxhetit, brenda datës 31 Mars (Neni 62)

4) Kontrolli i Brendshëm Financiar Publik:

a. Detyrimet financiare të njësive të qeverisjes së përgjithshme pa-guhen vetëm nëpërmjet sistemit të thesarit nga personat e auto-rizuar nga nëpunësi i parë autorizues me propozimin e nëpunës-ve autorizues të njësive të qeverisjes së përgjithshme (Neni 54). Nëpunësit e autorizuar duhet të jenë NA dhe NZ ose nëpunësit e vartësisë direkte të deleguar prej tyre sipas kërkesave të Ligjit për MFK.

b. Në çdo kohë ka të drejtë të inspektojë çdo dokument dhe sistem financiar të çdo njësie të qeverisjes së përgjithshme dhe të çdo organizate tjetër të përfshirë ne fushën e zbatimit të këtij Ligji (Neni 69) si dhe të Ligjit Për Inspektimin Financiar Publik, Neni 7, pika 1.

c. I paraqet një kopje të të gjitha raporteve të inspektimeve finan-ciare Ministrit të Financave dhe Kontrollit të Lartë të Shtetit (Neni 69) si dhe Neni 7 pikat 4 dhe 6 të Ligjit për Inspektimin Financiar Publik.

d. Mund t’i dërgojë një kopje të raporteve të inspektimeve finan-ciare strukturave të tjera përgjegjëse për zbatimin e ligjshmërisë (Neni 69).

e. Dënon me gjobë Nëpunësit Autorizues në rastet e shkeljeve ad-ministrative (Neni 71)

f. Merr raporte kundërshtimi me shkrim nga NZ, në rast konflik-tesh ndërmjet NA dhe NZ, ose nga NA në rastin e konflikteve midis NA dhe titullarit të njësisë, në përputhje me rregullat e vendosura sipas nenit 21 të Ligjit për Menaxhimin e Sistemit Buxhetor.

g. Nëpunësi i Parë Autorizues përgjigjet përpara Ministrit të Fi-nancave për menaxhimin e sistemit buxhetor, si dhe për moni-

Kapitulli V

167

torimin e zbatimit të kontrollit të brendshëm financiar publik, sipas këtij ligji, dhe i paraqet komisionit përkatës parlamentar raporte për ecurinë, si dhe pasqyrat financiare e raportin vjetor për zbatimin e buxhetit në Republikën e Shqipërisë. Me kërkesë të komisionit, ai raporton gjatë vitit lidhur me çështje të zbatimit të buxhetit apo të kontrollit të brendshëm financiar publik. Neni 7 i Ligjit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin.

h. Sipas Ligjit për Inspektimin Financiar Publik, Neni 7 përgje-gjësitë e NPA janë:

• Nëpunësi i Parë Autorizues vlerëson bazën e informacionit që merr, sipas nenit 8 të këtij ligji, dhe i paraqet Ministrit të Financave një kërkesë për caktimin e inspektorëve finan-ciarë;

• Nëpunësi i Parë Autorizues, para se të marrë vendim për nisjen e inspektimit, mund të kërkojë kryerjen e një investi-gimi paraprak nga titullari i njësisë respektive;

• Nëpunësi i Parë Autorizues ndjek zbatimin e vendimit të Ministrit të Financave nga ana e njësive publike ose indi-vidëve, subjekte inspektimi;

• Nëpunësi i Parë Autorizues, në përmbushje të detyrave të tij, mbështetet nga Drejtoria e Inspektimit Financiar.

Shtojcat

168

Shtojca 11 – Përgjegjësi të veçanta të Nëpunësve Autorizues Në vijim të detyrave të rregulluara me Ligjin për MFK të përshkruara në Kapitul-lin V, më poshtë jepen përgjegjësi të veçanta të NA-ve në proçesin e buxhetimit sipas Ligjit për Menaxhimin e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqipërisë:

1) Përgatitja e buxhetit:

a. Nëpunësit autorizues të njësive të qeverisjes së përgjithshme përga-tisin dhe dorëzojnë kërkesat për programin buxhetor afatmesëm dhe kërkesat shtesë (Neni 24)

b. Brenda datës 1 shtator të çdo viti, nëpunësit autorizues të njësive të qeverisjes qendrore dhe të njësive të fondeve speciale të qeverisjes qëndrore paraqesin te Nëpunësi i Parë Autorizues kërkesat e ris-hikuara të programit buxhetor afatmesëm dhe kërkesat shtesë, me argumentet përkatëse (Neni 27)

c. Nëpunësit autorizues të njësive të qeverisjes vendore dhe të njësive të fondeve speciale të tyre i paraqesin këshillit përkatës projektin e buxhetit për vitin buxhetor pasardhës, brenda afateve të përcaktuara në udhëzimin plotësues (Neni 27)

2) Zbatimi i buxhetit të shtetit:

a. Detajojnë fondet për njësitë shpenzuese të qeverisjes së përgjithsh-me, në përputhje me shpërndarjen e fondeve buxhetore, të miratuara nga Ministri i Financave dhe përparësitë e njësive të qeverisjes së përgjithshme

b. Nëpunësit autorizues të njësive të qeverisjes qëndrore i paraqesin nëpunësit të parë autorizues propozimin për detajimin e fondeve buxhetore, të shpërndara për çdo njësi shpenzuese në përputhje me udhëzimin për zbatimin e buxhetit (Neni 43)

c. NA i njësisë së qeverisjes së përgjithshme autorizohet nga NPA të marrë angazhime dhe të kryejë pagesa brenda kufijve kohorë dhe sasiorë të caktuar (Neni 44).

d. NA i NjQQ miraton rishpërndarjet brenda të njëjtit program dhe zërit të shpenzimeve korrente, ndërmjet njësive të ndryshme shpen-zuese në varësi të NjQQ-së. (Neni 44)

e. Mund t’i paraqesin NPA-së, një kërkesë më shkrim për rishpërndar-je të fondeve të NjQQ sipas dispozitave të Ligjit: ndërmjet progra-meve, projekteve të investimit brenda të njëjtit program (neni 45).

f. NA i NjQQ informon në fund të muajit NPA-në lidhur me vendimet që ka marrë për rishpërndarjet: ndërmjet zërave të shpenzimeve kor-

Kapitulli V

169

rente brenda të njëjtit program; ndërmjet NjSh të varësisë, brenda të njëjtit program dhe zëri të shpenzimeve korrente (neni 45)

g. NA i NjQV i paraqet Këshillit të NjQV një kërkesë me shkrim për rishpërndarje të fondeve të NJQV ndërmjet programeve të ndrysh-me, sipas Ligjit Menaxhimit te Sistemit Buxhetor

h. NA i NjQV i paraqet Kryetarit të NjQV një kërkesë me shkrim për rishpërndarjen e fondeve të NjQV ndërmjet projekteve të investi-mit, brenda të njëjtit program; dhe ndërmjet zërave të shpenzimeve korrente brenda të njëjtit program (neni 45).

i. NA i NjQV miraton rishpërndarjet ndërmjet NjSh të varësisë, bren-da të njëjtit program dhe zëri të shpenzimeve korrente (Neni 45).

j. NA i NjQV informon formalisht sistemin e thesarit rreth vendime-ve për rishpërndarjet të marra nga këshilli i NjQV si dhe nga NA i NjQV (neni 45)

k. NA i NjQQ mund të paraqesë pranë NPA-së kërkesë për fonde shtesë, për mbulimin e shpenzimeve të paparashikuara në kohën e përgatitjes së buxhetit dhe që nuk mund të shtyhen për vitin buxhe-tor pasardhës (neni 46).

l. NA i NjQV mund të paraqesë pranë Këshillit të NjQV-së, kërkesë për fonde shtesë, për mbulimin e shpenzimeve të paparashikuara në kohën e përgatitjes së buxhetit dhe që nuk mund të shtyhen për vitin buxhetor pasardhës (neni 46).

m. Nëpunësi autorizues është përgjegjës për respektimin e planit të arkës të miratuar dhe për argumentimin e çdo rishikimi ose mosz-batimi të tij, sipas kritereve të vendosura në udhëzimin e zbatimit të buxhetit (neni 49).

n. NA i një njësie të qeverisjes së përgjithshme mban të dhëna për angazhimet financiare dhe nuk lejon ndërmarrjen e angazhimeve të reja, përtej kufirit të fondeve buxhetore të shpërndara (neni 50).

o. Kur NA i qeverisjes së përgjithshme merr përsipër angazhime jashtë fondeve të parashikuara në buxhet ose në kundërshtim me këtë akt apo akte të tjera ligjore është përgjegjës për shlyerjen e detyrimit (nen 51).

Kontabiliteti:

a. NA i një njësie të qeverisjes së përgjithshme përgjigjet për funksio-nimin e sistemit të kontabilitetit, në përputhje ligjet, aktet nënligjore

Shtojcat

170

dhe udhëzimet e tjera në fuqi (neni 61).

b. NA i një njësie të qeverisjes së përgjithshme, në fund të vitit, depo-ziton në sistemin e thesarit raporte financiare, sipas përcaktimeve të NPA-së, për përgatitjen e pasqyrave financiare vjetore të qeverisjes së përgjithshme (neni 62).

c. NA i një njësie të qeverisjes së përgjithshme finalizon dhe kon-firmon përfundimisht me NPA-në pasqyrat financiare vjetore të buxhetit, brenda datës 31 mars (Neni 62).

d. NA i një njësie të qeverisjes së përgjithshme është përgjegjës për ruajtjen dhe arkivimin e dokumenteve financiare, në përputhje me dispozitat ligjore në fuqi (Neni 64).

e. NA i një njësie të qeverisjes qëndrore, i paraqet, sa herë që kërkohet, por jo më pak se katër herë në vit, NPA-së, Raportet e Monitorimit të Zbatimit të Buxhetit për performancën financiare, produktet dhe objektivat e realizuar për çdo program të përcaktuar në vitin e parë të dokumentit përfundimtar të PBA-së (Neni 65).

f. NA i një njësie të qeverisjes vendore, i paraqet, sa herë që kërkohet, por jo më pak se katër herë në vit, Këshillit të NjQV-së, Raportet e Monitorimit të Zbatimit të Buxhetit për performancën financiare, produktet dhe objektivat e realizuar për çdo program të përcaktuar në vitin e parë të dokumentit përfundimtar të PBA-së (Neni 65).

3) Kontrolli i brendshëm financiar publik:

a. Ka detyrimin t’i paraqesë titullarit të njësitë së qeverisjes së përgjit-hshme (apo një personi të autorizuar nga titullari i njësisë) një raport me shkrim, nëse udhëzimi apo urdhri gojor ose i shkruar, i dhënë nga titullari (apo prej personit të autorizuar prej tij) NA-së, është në kundërshtim me dispozitat e menaxhimit financiar.

b. Raporti duhet të përmbajë shpjegime për bazën ligjore, për kundër-shtimin e urdhrit, si dhe një kërkesë për anulimin ose, konfirmimin e tij.

c. Në rastet kur urdhri nuk anulohet por konfirmohet me shkrim, pro-cedon me zbatimin e urdhrit dhe një kopje të raportit të kundër-shtimit e dërgon te nëpunësi i parë autorizues, i cili vë në dijeni Ministrin e Financave (Neni 21)

d. NA i një njësie të qeverisjes së përgjithshme i propozon NPA-së një person që do të autorizohet nga NPA për të paguar të gjitha angazhi-met dhe detyrimet financiare të njësisë së qeverisjes së përgjithshme

Kapitulli V

171

nëpërmjet llogarive të thesarit, nëpërmjet sistemi të thesarit (neni 54).

e. NA i një njësie të qeverisjes së përgjithshme mbikëqyr drejtpërdrejt një njësi të auditimit të brendshëm (neni 68)

f. I dërgon NPA-së një raport me shkrim (kundërshtime) në rast të konfliktit ndërmjet NA-së dhe titullarit të njësisë, sipas rregullave, të parashikuara në nenin 21 të Ligjit .

Shtojcat 12– Përshkrimi i punës standard (nëpunësi zbatues)

pershKrimi i pozicionit te punes

1. EMRI I NJESISE xxxx

2. STRUKTURA ORGANIZATIVE E NJESISE

Drejtoria xxx

3. POZICIONI AKTUAL I PUNËSMenaxher (jepet emri i struktures qe mbulon) per “.....”

4. VENDI QË ZË POZICIONI I PUNËS NË STRUKTURËN ORGANIZATIVE TË NJESISE

Jepet varësia Administrative dhe Funksionale i Nëpunësit Zbatues

5. NUMRI I PUNONJESVE NE VA-RESI

DATA E HARTIMIT TË PËRSHKRIMIT: XX/XX/XXXXPERSONI QË E MBIKQYR NË MËNYRË TË DREJTPËRDREJTË VEN-DIN E PUNËS...…………………………………….. (emri mbiemri, data dhe firma)KONFIRMOI:……………………………………… (emri mbiemri, data dhe firma)PRANOI……………………………………… (emri mbiemri, data dhe firma e per-sonit që është punësuar në vendin e punës)

Shtojcat

172

6. QËLLIMI PËR EKZISTENCËN E VENDIT TË PUNËS: (në formë të përmbledhur,)Përmbushja e detyrimeve të Nëpunësit Zbatues të Njësisë bazohet në Ligjin për Menaxhimin e Sistemit Buxhetor në Republikën e Shqipërisë; Ligjit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin; Ligjit për Statusin e Nëpunësit Civil si dhe akteve të ndryshme nënligjore në zbatim të ligjeve si më lart dhe leg-jislacionit në fuqi.Nëpunësi zbatues është punonjës i administratës publike, i nivelit të lartë, të shërbimit civil të njësisë së qeverisjes së përgjithshme. Nëpunësi zbatues caktohet nga nëpunësi autorizues për zbatimin e rregullave të menaxhimit financiar, mbajtjen e llogarive dhe për përgatitjen e pasqyrave financiare.

7. DETYRAT KRYESORE TË POZICIONIT TË PUNËS:

Pershkruhen detyrat që mbulon NZ në referim të kërkesave të Ligjit për MFK.

Detyra 1: Mban kontabilitetin e njësisëe, në përputhje me legjislacionin në fuqi

Përqindja (deri 100%): A B C D E F G H

Detyra 2: Kryen kontrollin paraprak të përputhshmërisë së operacioneve ekono-mike me planin financiar të Njësisë, me qëllim garantimin e përdorimit e fondeve publike me EEE.

Përqindja (deri 100%): A B C D E F G H

Detyra 3: ...................Detyra 4: __________, etj.

8. KOMPETENCA SHTESË:

- Autorizimi për të menaxhuar mjetet financiare në llogaritë bankare, etj.

9. ÇËSHTJET E NDËRLIKUARA / KREATIVITETI:Detyrat e realizuara përfshijnë çështje me karakter të shumëllojshëm, dhe më sh-kallë të tillë ndërlikimi, që kërkojnë njohuri të gjera në fushën e kontabilitetit, në sektorin e financave publike. Ndryshimet e shpeshta të dispozitave ligjore si dhe

Kapitulli V

173

dispozita që lexohen në mënyra të ndryshme, kërkojnë nga punonjësi të dijë të interpretojë dispozitat ligjore, si dhe të rifreskojë në mënyrë konstante njohuritë e veta. Detyrat e kryera janë gjithashtu të shtrira në kohë dhe kërkojnë nga punonjësi angazhim të madh.Veçanërisht me rëndësi në realizimin e detyrave të pozicionit të punës në fjalë, është edhe respektimi i afateve, prandaj punonjësi duhet të dëshmojë se është i aftë të punojë dhe t’i përfundojë detyrat nën presionin e kohës. Shpesh situatat e punës kërkojnë nga punonjësi të ketë një rezistencë të madhe psikike, për shkak të taki-meve të shumta me nëpunës të zyrave të ndryshme, të kontrolleve të drejtpërdrejta të KLSh-së, apo të kontrolleve të tjera të brendshme dhe me auditimin.Detyrat e kryera kërkojnë përshtatjen e proçedurave dhe të parimeve të sjelljes ndaj ndryshimit të kushteve të punës.

Shembuj:- marrja e vendimeve për kualifikimin e të ardhurave dhe shpenzimeve, mbës-htetur në klasifikimin buxhetor,- paraqitja e opinioneve për aktet ligjore, në fushën e veprimit të tij- dhënia e përgjigjeve për KLSh-në, kontrollin e brendshëm dhe auditimin e brendshëm.

10. KONTAKTET E JASHTME:

Degët e Thesarit, Njësitë e ndryshme që lidhen direkt me veprimtarinë e nëpunësit zbatues.¨ disa herë në ditë ¨ disa herë në javë ¨ disa herë në muaj ¨ disa herë në vit

11. PAVARËSIA E DOMOSDOSHME DHE INICIATIVA:

Detyrat e lidhura me këtë vend pune, kryhen në mënyrë të pavarur, si për çështjet që lidhen me menaxhimin e ekipit, ashtu edhe për çështjet që lidhen me tematikën.Punonjësi merr në mënyrë të pavarur vendimet që lidhen me organizimin e punës, funksionimin e sektorëve, shpërndan detyrat tematike ndërmjet përgjegjësve të sektorëve në varësi të tij si dhe ushtron mbikëqyrje mbi zbatimin e tyre në kohën dhe mënyrën e duhur.Ai vendos në mënyrë të pavarur për përmbajtjen tematike dhe për fushën e anali-zave të kryera, si dhe për veprimet që merren për zgjidhjen e problemeve që lin-din. Rekomandon dhe paraqet propozime për zgjidhje të ndryshme që lidhen me detyrat e kryera, çka përbën edhe një kontribut thelbësor në vendimet që merren në nivelet më të larta.

Shembuj:- mbikëqyr dhe kontrollon përgatitjen e sqarimeve, përmbledhjeve, si dhe të përgjigjeve për rekomandimet e marra nga KLSh-ja pas kontrolleve të zhvilluara prej tyre, ose nga organe të tjera kontrolli të jashtëm dhe të brendshëm.

Shtojcat

174

12. KUSHTET E PUNËS:

1. Stresi i lidhur me mundësinë e bërjes së gabimeve dhe pasojat e mundsh-me që do të rridhnin prej kësaj,

2. Rritja e intensitetit të punës në periudha të caktuara,3. Stresi i lidhur me përfaqësimin e subjektit me palët e treta

13. EKSPERTIZA E KËRKUAR:

EKSPERTI-ZA KUSHTE TE

DETYRU-ESHME

KUSHTE SHTESË

Arsimimi

I lartë ekono-mik

I lartë eko-nomik, me

drejtim kontabilitet/financë/ju-

ridik

Kualifikimi Specializuar ne fushen e menaxhimit

financiar/financave publike

Ekspertizë e specializuar

Pervoje me-naxheriale

Njohja e gju-hëve të huaja

Gjuha e huaj: Niveli: Gjuha e Huaj:

1. Gjuha angleze

Niveli:

Bazë

Kapitulli V

175

E k s p e r t i z ë tjetër, njohu-ri, ose aftësi të tjera

Njohuria e dispoz i t ave të ligjit për financat pub-like, kontrollit financiar, li-gjit për konta-bilitetin, ligjit për raportimin e subjekteve b u x h e t o r e , ligjin për kla-sifikimin e të ardhurave dhe shpenzimeve si dhe të fi-nancimeve që vijnë nga bu-rimet e huaja

Aftësia e zba-timit të ligje-ve në praktikë

Aftësia e drejtimit të ekipit, saktë-sia, pavarësia, përfundimi i detyrave në afat, kreati-viteti, përgje-gjshmëria, re-zistenca ndaj stresit.

Aftësia për të komuni-kuar, për të mos hyrë në kompromise, si dhe aftësitë bindëse

Shtojcat

176

14. PËRVOJA PROFESIONALE E KËRKUAR:

PËRVOJA PROFESIO-NALE E KËRKUAR

KUSHTE TË DETYRUESHME

KUSHTE SHTESË

Kohëzgjatja në vite, ose në muaj x vjet x vjet

Lloji i përvojës Përvojë menaxheriale

177

KAPITULLI VIRASTE STUDIMORE

178

Rasti studimor 1 – Tabela e Renditjes për Parandalimin e Mashtrimit (për të vlerësuar efektivitetin e masave parandaluese – OLAF EU)Për të vlerësuar fuqinë e sistemit të parandalimit të mashtrimit në njesinë tuaj, vlerësoni me kujdes secilën prej fushave të mëposhtëme, dhe vlerësoni fushën, faktorin, apo konstatimin në kategoritë e mëposhtëme:

• (e kuqe) që tregon se fusha, faktori, apo konstatimi kërkon fuqizim dhe përmirësim thelbësor për ta ulur riskun e mashtrimit në një nivel të pra-nueshëm.• (e verdhë) që tregon se fusha, faktori, apo konstatimi kërkon njëfarë fuqizimi dhe përmirësimi për ta ulur riskun e mashtrimit në një nivel të pranueshëm.• (jeshile) që tregon se fusha, faktori, apo konstatimi janë të fuqishme dhe se risku për mashtrime është ulur të paktën në një nivel minimalisht të pranueshëm

Çdo fushë, faktor, ose konstatim që vlerësohet me të kuqe, ose me të verdhë duhet të ketë shënimin përkatës që përshkruan një plan veprimi për ta sjellë atë në nive-lin jeshil të tabelës së renditjes.

Fusha, Faktori ose Konstatimi për Parandalimin e Mashtrimit

Kategoria Shënime

Kultura jonë e departamentit dhe toni i vendosur nga eprorët janë më të fuqishmet e mundura dhe kanë për-caktuar një mjedis të zero-tolerancës ndaj mashtrimeve. Titullari i departamentit tonë shfaq në mënyrë konstante qëndrimin e duhur ndaj parandalimit të mashtrimit dhe nxit komunikimin e hapur dhe të lirë, në raport me sjel-ljen etike.

Kodi ynë i Sjelljes ka dispozita të posaçme që trajtojnë dhe ndalojnë marrëdhëniet e papërshtatshme, si rezultat i të cilave, nëpunësit dhe punonjësit do të mund të për-dornin pozicionin e tyre për përfitime personale apo për qëllime të tjera të papërshtatshme.Ne e kemi trajtuar në mënyrën e duhur riskun e mashtri-mit për njesinë tonë mbështetur në mashtrime të njohura që kanë ndodhur në organizata të ngjashme, duke bërë një diskutim të hapur (brain-storming) brenda njesisë për mashtrimin, dhe duke vlerësuar risqet në mënyrë perio-dike.

Kapitulli VI

179

Ne i kemi vlerësuar në mënyrën e duhur pikët e forta dhe pikët e dobëta të mjedisit tonë të kontrollit të brendshëm dhe kemi marrë masa të posaçme për të forcuar struk-turën e kontrollit të brendshëm për të parandaluar mun-dësinë që mashtrimet të ndodhin.Ne kemi një departament të fuqishëm të auditimit të brendshëm (nëse gjen zbatim) që funksionon në mëny-rë të pavarur nga eprorët. Karta e departamentit tonë të auditimit të brendshëm e shpreh në mënyrë të hapur se grupi i auditimit të brendshëm do të parandalojë dhe do të zbulojë rastet e mashtrimeve dhe të sjelljeve të pa-hijshme.

Ne kemi caktuar një individ me autoritetin dhe me për-gjegjësinë për të mbikëqyrur dhe zhvilluar programet tona të parandalimit të mashtrimit dhe i kemi dhënë këtij individi burimet e nevojshme për menaxhimin me efekti-vitet të programeve të parandalimit të mashtrimit

Departamenti ynë i burimeve njerëzore organizon heti-me të prapavijës së personit me objektivin specifik që të garantojë se personat me të kaluar të papërshtatshme, ose me sjellje që bien ndesh me kulturën e njesisë tonë dhe me etikën e saj të identifikohen dhe të eliminohen nga procesi i punësimit Të gjithë punonjësit tanë, shitësit, kontraktorët, dhe part-nerët e punës janë vënë në dijen të politikave tona të zero-tolerancës ndaj mashtrimit si dhe janë të vetëdijshëm për hapat që duhet të ndërmarrin në rastin kur marrin dijeni për çdo provë që ngre dyshime për ekzistencën e një mashtrimi, Ne kemi një program rigoroz për komunikimin e politi-kave dhe proçedurave tona të parandalimit të mashtrimit tek të gjithë punonjësit, shitësit, kontraktuesit dhe part-nerët e punës.Ne kemi politika dhe proçedura për autorizimin dhe mi-ratimin e për lloje të ndryshme transaksionesh dhe për transaksione me një vlerë të caktuar që ndihmojnë në pa-randalimin dhe zbulimin e mashtrimit.Matja e performancës tonë dhe proçesi i vlerësimit përfs-hin një element që trajton në mënyrë konkrete etikën dhe integritetin, sikurse dhe zbatimin e Kodit të Sjelljes.

Të gjithë personat e punësuar rishtazi i nënshtrohen një trajnimi rigoroz mbi etikën dhe ndërgjegjësimin për mashtrimin si dhe mbi parandalimin e mashtrimit.

Raste studimore

180

Të gjithë punonjësit duhet të ndjekin trajnime periodike (të paktën një herë në vit) mbi etikën, ndërgjegjësimin për mashtrimin dhe parandalimin e mashtrimit dhe efek-tiviteti i këtij trajnimi vlerësohet nëpërmjet testimit.Punonjësit që ndërpresin marrëdhëniet e punë, japin do-rëheqjen, ose dalin në pension duhet të marrin pjesë në një proçes intervistimi të konceptuar për të identifikuar mashtrime të mundshme dhe ndjeshmëritë për mashtri-min në njesin tonë.

Ne i verifikojmë mekanizmat e sipërpërmendur të paran-dalimit të mashtrimit në mënyrë të vazhdueshme, i doku-mentojmë këto verifikime dhe marrim masat e nevojsh-me.

Rasti Studimor 2 Shembull i një rregulloreje te brendshme lidhur me sjelljen etike ne Njesine X

Kodi i etikës së një njësie shërben: • për të përcaktuar sjelljet e pranueshme/papranueshme;• për të promovuar standarde të larta të praktikës; • për të siguruar një pikë referimi për anëtarët që duhet përdorur për vetëvlerësim;• për të krijuar një kornizë për sjellje profesionale dhe përgjegjësitë; • si një mjet për identitet në punë; • si një shenjë e pjekurisë profesionale.

Në vijim jepet një model i rregullores mbi sjelljen etike brenda një njësie.

VENDIM NR. xxI Titullarit të Njësisë

I datës x maj xxxx

Lidhur me parimet e sjelljes së nëpunësve të Njësisë

Mbështetur në:- Vendimin nr. x të Titullarit të Njësisë, të datës x maj xxxx, mbi miratimin

e rregullores organizative të Njësisë;

Vendos si më poshtë:Neni 1

Punonjesit e Njësisë të cilët marrin pjesë drejtpërdrejt në proçesin e rregullimit, që do të thotë, në përdorimin e mjeteve ligjore, të parashikuara në Ligjin për xxx, të datës xx prill xxxx (Fl. Zyr. Nr. xx).

Kapitulli VI

181

Neni 21. Punonjësit mund të takojnë të interesuarit/përfaqësuesit e palëve, apo

dëshmitarët, ekskluzivisht gjatë orarit zyrtar, si dhe brenda ambjenteve të Njësisë apo në kohën dhe në ambjentet që kanë lidhje me proçesin që zhvillohet.

2. Përzgjedhja e një vendi dhe orari takimi, të ndryshëm nga ai që parashi-kohet në nenin 1, kërkon për çdo rast marrjen e pëlqimit nga ana e eprorit të drejtpërdrejtë.

3. Deri në momentin e pregatitjes së ambjenteve brenda Njësisë për zhvil-limin e bisedimeve me të interesuarit, punonjësit duhet t’i shmangin si-tuatat, që kërkojnë lënien e të interesuarit vetëm në ambjentet e njësisë.

Neni 31. Punonjësit mund të takohen ose të zhvillojnë konsultime/rakordime për

çështjet që lidhen me subjektet ekonomike, vetëm me përfaqësuesit e këtyre të fundit, që përmenden në statutin e tyre, ose që kanë autorizim të posaçëm.

2. Takimet apo konsultimet/rakordimet, për të cilat flitet në nenin 1, duhet të paraprihen nga kërkesa për të paraqitur si dhe nga verifikimi i autorizimit statutor, ose të posaçëm, të nënshkruar nga personat që kanë të drejtën e përfaqësimit të subjektit ekonomik.

Neni 4Punonjësit mund t’i japin bashkëbiseduesit të tyre informacione lidhur me çështjet, që ky i ka bërë me dije Njësisë, vetëm kur këto informacione nuk bien ndesh me dispozitat e ruajtjes së sekretit shtetëror, zyrtar, apo tregtar.

Neni 51. Në bisedat me palën e proçesit administrativ apo me dëshmitarin e këtij

proçesi, duhet të marrin pjesë të paktën dy punonjës të Njësisë.2. Në rastet kur kushti i përmendur në par. 1, nuk mund të plotësohet, pu-

nonjësi që merr pjesë në takim, përpilon një protokoll zyrtar të takimit, që ia paraqet eprorit të drejtpërdrejtë.

3. Nëse gjatë takimit, për të cilin flitet në paragrafet 1 dhe 2 të këtij neni, pu-nonjësit e Njësisë janë vënë në zotërim të informacioneve, apo materia-leve ndihmëse, duhet të përpilojnë një protokoll për eprorin e drejtpërdre-jtë, në të cilin të theksojnë informacionet, apo materialet e përfituara.

Neni 61. Në rastet kur çështjet e diskutuara, i kapërcejnë kufijtë e çështjes, për të

cilën është kërkuar takimi, por ende përfshihen në kompetencat e Njësisë, bashkëbiseduesi/i interesuari duhet të orientohet tek sektori organizativ kompetent i Njësisë.

2. Për çështje të tjera, nga ato që përmenden në par. 1, bashkëbiseduesi/i interesuari duhet të orientohet tek organet kompetente të administratës shtetërore, ose tek organizata, apo njesie të tjera kompetente.

Raste studimore

182

Neni 71. Punonjësit e Njësisë nuk mund të pranojnë dhurata, të cilat mund të cë-

nojnë besimin e punëdhënësit tek paanshmëria e vendimeve të marra prej punonjësit.

2. Fakti i propozimit të dhuratës, për të cilën flitet në par. 1, duhet të dekla-rohet menjëherë me shkresë konfidenciale, (pa përdorur rrugën zyrtare), gjatë një bisede personale me Titullarin e Njësisë, i cili vërteton marrjen e shkresës, duke vënë firmën dhe datën, në kopjen e shkresës që mban punonjësi.

Neni 8

Vendimi hyn në fuqi, në datën e firmosjes së tij.

Titullari_________________

Rasti Studimor 3 Shembull i Rregullores organizative të brendshme të Njësisë XX

Rregullorja e brendshme e çdo njësie duhet të përmbajë disa elemente thelbësore. Në vijim jepet një model i përgjithshëm.

RREGULLORE E BRENDSHME NR.XXX, DATE XX/XX/XXXX

KREU IDISPOZITA TË PËRGJITHSHME

Neni xObjekti, baza ligjore dhe fusha e zbatimit

1. Objekti i RregulloresObjekti i kësaj Rregulloreje është përcaktimi i rregullave dhe detyrave të hol-lësishme të organizimit, funksionimit dhe marrëdhënieve ndërmjet niveleve të ndryshme të Njesisë......2. Baza ligjoreKjo Rregullore mbështetet në pikën x. të nenit x...............dhe ... (këtu duhet listuar e gjithe baza ligjore mbi të cilën mbështetet rregullorja)3. Fusha e zbatimitKjo rregullore i shtrin efektet e saj mbi të gjithë stafin e Njësisë...., aparatin qën-dror dhe njësitë vartëse......

Neni xMisioni

Njësia ka për mision hartimin, zbatimin dhe zbërthimin e strategjive dhe politika-ve, në përputhje me programin politik të Qeverise dhe............

Kapitulli VI

183

Neni xPrioritetet strategjike

Në këtë nen duhen listuar prioritetet kryesore/ ose objektivat strategjike të in-situcionit bazuar në dokumentat strategjike të qeverisë, strategji sektoriale dhe strategji specifike te vetë Njësisë (Strategji, Letër Politika, etj).

Neni xStruktura organizative

Njësia funksionon sipas strukturës organizative të miratuar me Urdhër .........Struktura të tjera të varësisë të cilat nuk përfshihen në organigramen e paraqitur në shtojcën nr.1 të kësaj rregulloreje janë :

Drejtoria e ...............................(Në këtë nen duhen përfshirë të gjitha strukturat vartëse të njësisë të cilat nuk jane pasqyruar në organigramën e përgjithshme)

KREU IIFUNKSIONET E LARTA TË MENAXHIMIT

Neni 4Titullari i Njësisë

Titullari është person civil politik/administrativ. Ai përfaqëson dhe realizon drejti-min e Njësisë siguron unitetin e drejtimit politik/administrativ të të gjithë veprim-tarisë së Njësisë............

(Nenet në vijim paraqesin strukturat/personat e nivelit të lartë dhe përshkruajnë funksionet e tyre dhe bazën ligjore mbi të cilën mbështetet veprimtaria e tyre, si psh zv/titullari, dhe nëpunësi autorizues).

KREU IIIRREGULLA TË PËRGJITHSHME

Neni xMarrëdhëniet ndërmjet strukturave të Njësisë

Struktura e Njësisë përcakton shkallën e hierarkisë dhe të përgjegjësisë së fun-ksioneve në marrëdhënie me njëri-tjetrin. Marrëdhëniet ndërmjet strukturave paralele janë marrëdhënie bashkëpunimi. Ato rregullohen në bazë të VKM/Urdhrit/Udhezimit.....

Neni xPërfaqësimi ligjor i Njësisë

Përfaqësimi ligjor i Njësisë realizohet nga Drejtoria/sektori i Legjislacionit. Për strukturat e Njësive të vartësisë, përfaqësimi ligjor bëhet nga drejtoritë për-katëse apo specialistët juriste të këtyre njësive.(Në vijim ky nen shtjellon mëenyrën e kryerjes së përfaqësimit juridik të insi-tucionit).

Neni xEtika për stafin e Njësisë

(Ky nen përshkruan rregullat e etikës së njësisë. Nëse gjykohet e nevojshme, si-

Raste studimore

184

domos për njësi të përmasave të mëdha, për rregullat e etikës duhet të ketë një rregullore të veçantë)

Neni xOrari i punës dhe qëndrimi gjatë kohës së punës

Orari i punës në Njësi rregullohet me Udhëzim/Rregullore/VKM.............

Neni xShërbimet jashtë qytetit

(Ky nen rregullon lëvizjet e stafit për shërbime jasht njësisë por brenda vendit).

Neni xShërbimet jashtë shtetit

Ky nen rregullon shërbimet jasht vendit.

Neni xInformacioni dhe komunikimi me median

Në këte nen përshkruhen personat përgjegjës për komunikimin me median dhe mënyrën e kryerjes së këtij komunikimi.

Neni xInformimi i publikut

Në këtë nen duhet sqaruar në detaj realizimi i informimit të publikut duke pasqy-ruar bazën ligjore, aktorët kryesore dhe mënyrën e kryerjes së këtij funksioni.

Neni xAdministrimi, Komunikimi dhe Ruajtja e Dokumentacionit

(Ky nen përshkruan në detaj rregullat e qarkullimit, ruajtjes, arkivimit të doku-mentacionit shkresor dhe elektronik).

Neni xKomunikimi i brendshëm me rrjet elektronik

(Ky nen përshkruan komunikim e brendshëm dhe të jashtëm elektronik)Neni x

Dosja e Personelit(Neni përmban rregullat e mbajtjes së të dhënave të stafit, dokumentacionin lidhur me rekrutimin, trajnimet, kualifikimin, vlerësimet, etj)

Neni xPërshkrimet e punës

Neni xProçedurat e sinjalizimit

(Një nen i veçante i duhet kushtuar proçedurës së sinjalizimit)

Neni xRaportimi i urdhrave të kundërshtuar

(Një nen i veçantë i duhet kushtuar proçedurës së rregullimit të urdhrave të kun-dërshtuar dhe marrëdhënieve sipas shkallës së hierarkisë.)

Kapitulli VI

185

Neni xDelegimi i detyrave

(Nëse në përshkrimet e punës së seicilit nuk përshkruhet delegimi i detyrave, atëherë duhet të ketë një nen të veçantë për rregullimin e delegimit të detyrave dhe përgjegjësive).

KREU IVDOKUMENTET ZYRTARE,

HARTIMI I TYRE DHE KORRESPONDENCA

Neni xAktet administrative të Njësisë

(Në këtë nen specifikohen përkufizimet e akteve, personat pergjegjës për hartimin/nxjerrjen/nënshkrimin e akteve administrative si dhe në shtojcat e kësaj rregullo-reje jepen modularët e akteve administrative kryesore që hartohen nga njësia. Po ashtu përshkruhet dhe fusha e zbatimit të tyre).

Neni xKorrespondenca

(Ky nen përshkruan mënyrën e mbajtjes së korrespondencës me njesitë e tjera si dhe me strukturat e ndryshme brenda njësisë. Ka të bëjë kryesisht me funksionin e sektorit të arkivë/protokollit)

KREU VADMINISTRATA E NJESISE

(Ky kapitull përmbledh përshkrimin e të gjitha drejtorive/strukturave përbërëse të njesisë. Për çdo drejtori/strukturë duhet një nen i veçantë. Përshkrimi i një drejto-rie/strukture duhet të përmbajë disa elemente thelbësore si:

Misioni,Objektivat,Detyrat dhe përgjegjësitë e Njësisë,/ Përshkrimi në formë të përmbledhur i veprimtarisë/proçesit kryesor që kryen drej-toria/sektori,Baza ligjore mbi të cilën mbështetet funksionimi i Njësisë/sektorit,Organizimin (në mënyrë skematike organigramën e Njësisë/sektorit)Detyrat dhe përgjegjësitë e DrejtoritDetyrat dhe përgjegjësitë e stafit

Neni xDrejtoria xxxxx

Misioni i Njësisë XX:Drejtoria XX...............

Funksionet e Njësisë XX:

Organizimi i Njësisë XX:Detyrat e Drejtorit:Detyrat e Stafit:

Raste studimore

186

KREU VIHyrja në NJESI dhe masat e sigurisë

Neni xRregulla të hyrjes në Njësi

(Ky nen duhet të specifikojë rregullat për hyrje/daljet, lëvizjen me kartat e identi-fikimit, etj)

Neni xHyrja e personave të tjerë në Njësi

(Ky nen përcakton rregullat e hyrje/daljeve të personave të tjerë që nuk janë staf i Njësisë. Në të përfshihen dhe rregullat e pritjes së delegacioneve të huaja ose/dhe të vendit)

Neni xMasat e sigurisë

(Ky nen përcakton rregullat e sigurisë brenda njësisë të cilat janë përgjegjësi e stafit si dhe rregullat ne rastin kur njësia ruhet/mbrohet nga të tretë (garda, kom-pani private të sigurisë, etj.)

KREU VIIDispozita të fundit

Neni xShfuqizime

Neni x

Hyrja në fuqi

Firma e Titullarit

(Shtojcat e rregullores duhet të paraqesin mënyrën e hartimit të dokumentacionit standard, psh shkresat/aktet nënligjore/memot e brendshme, etj)

187

Rasti Studimor 4 – Shembull rregulloreje për menaxhimin e aktiveve

A. PROCEDURA PER ADMINISTRIMIN E VLERAVE MONETARE DHE MATERIALE.

Administrimi i saktë i vlerave materiale e monatare, të jetë një mjet i rëndësishëm për mbrojtjen e pronës se Njësisë. Kjo proçedure kryhet me qellim :Pasqyrimin e plotë i gjendjes dhe të ndryshimeve të vlerave në ruajtje e në përdo-rim, me qëllim që ato të mos dëmtohen e shpërdorohen.

Pershkrimi i proçedurës:

I. Lëvizja dhe ndryshimi i vlerave materiale.a) Çdo lëvizje e ndryshim i vlerave materiale, pasqyrohet në dokumentat, që për-bëjnë të dhënat e nevojshme për vërtetimin e tyre.b) Këto dokumente, të përgatitura në mënyrë të plote e të saktë, i nënshtrohen detyrimisht regjistrimit në librat e llogarise.c) Për vetë natyrën e tyre dhe qëllimin e përdorimit, vlerat materiale që admini-strojnë shërbimet e ndryshme të Njesitsë, ndahen në :(i) Materiale inventariQuhen materiale inventari të gjitha paisjet dhe sendet e tjera në vlerë, që plotë-sojnë organikat materiale të njësive shpenzuese, të cilat qëndrojnë në inventar deri në nxjerrjen jashte përdorimit të tyre .(ii) Materiale konsumi,Quhen materiale konsumi të gjitha materialet e tjera me vlerë që plotësojne ne-vojat e përditshme të efektivit, të cilat kur jepen për konsum, shkarkohen përfun-dimishte nga libri i llogarise.Llogaria e vlerave materiale mbahet në tregues natyrorë (copë, kg, metra, etj), në vlerë dhe sipas llojshmërise, kualitetit, markës, numrit etj.

II. Klasifikimi i vlerave materiale:Vlerat materiale ndahen në dy kategori:a. Vlerat materiale të reja që janë gjendje në magazinë, të pa vëna në përdorim.b. Të gjitha materialet e vëna në përdorim, pavarësisht nga vendndodhja e tyre (në përdorim të efektivit, në depo etj). Kur materialet e kategorisë së dytë kanë plotësuar afatet e përdorimit sipas norma-ve, janë amortizuar në atë masë që është e pamundur të kthehen në gjendje pune me çfardolloj riparimi, seleksionohen dhe nxirren jashte përdorimit me komisione të posaçme sipas dispozitave në fuqi. Kalimi i materialeve nga kategoria e parë në të dytën, bëhet menjëherë pas vënies së tyre në përdorim (sipas dokumentit fletëdalje).

III. Dokumentimi Regjistrimi i veprimeve ekonomike në librat e llogarise bazohet në dokumenta që

188

përdoren për këtë qëllim dhe grupohen në:a. Dokumenta autorizues - janë ato dokumenta që autorizojnë kryerjen e një veprimi të caktuar ekonomik e që i bashkëlidhet dokumentit vërtetues.b. Dokumenta vërtetues - vërtetojnë kryerjen në fakt të veprimeve eko-nomike. Ato përpilohen në magazinat e çdo njësie shpenzuese. Të tilla janë fletëhyrjet, fletëdaljet, proçesverbalet etj.c. Dokumente të llogarisë - janë dokumentat përmbledhes që përpilohen për të thjeshtëzuar punën e kryerjes së regjistrimit të dokumentave vertetues në librat e llogarisë.

Dokumentat quhen të rregullt kur plotësohen sipas kërkesave që përmbajnë dhe kanë të bashkëlidhur dokumentat justifikues (autorizimet etj).Dokumentat dorëzohen në zyrën e llogarisë nga magazina jo më vonë se një ditë pas kryerjes së veprimit ekonomik.

IV. Veprimet që kryejnë sektorët e finances:Sektori i financës para marrjes në dorezim të dokumentave nga personat me për-gjegjesi materiale, kryen kontrollin paraprak të tyre. Ky kontroll përfshin kontrol-lin e rregullshmërise së jashtme, kontrollin nga pikpamja e zbatimit të ligjshmëri-se dhe kontrollin e saktësisë së veprimeve aritmetike.Kontrollohet numri rendor i dokumentit, si për flete hyrje dhe flete dalje, të cilat duhet të vijnë në menyre kronollogjike dhe të mos kenë kapërcim numri, të ketë adresën nga vjen dhe kujt i dërgohet malli.Për hyrjet që bëhen nga blerjet me fondet buxhetore, llogaritari duhet të kontrol-lojë në se fletehyrje ka të bashkëlidhur dokumentacioni justifikues përkatës:

a. Proçes verbali i firmosur nga komisioni,b. Fatura e furnitorit të fotokopjuar,c. Fletë hyrje origjinale,d. Proçes-verbal i marrjes në dorëzim të mallit,

Për hyrjet e mallrave që qarkullojnë pa pagesë, Fletë-hyrja e plotësuar nga maga-zina duhet të kete bashkëlidhur dokumentacionin përkates si:

a. Faturën e njësisë shpenzuese që ka bërë dalje mallin (Fletë-daljen e firmo-sur nga specialisti i shërbimit përkatës).

b. Autorizimin për terheqje malli të firmosur nga shefi i sektorit të financës dhe titullari i njesisë.

Për të gjitha hyrjet që bëhen pa pagesë, njësia shpenzuese pritëse e mallit dërgon brenda datës 20 të muajit pasardhës, Akt-konfirmimin, i cili firmoset nga shefi i sektorit të financës, shefi i sektorit ekonomik dhe titullari, një kopje të fletë-hyrjes të firmosur dhe të vulosur nga titullari.Për hyrjet e aktivave të bëra me Donacion, dokumentacioni shoqërues është:

a. Kontrata/akti i dhurimit ose letrën zyrtare të njesite donator,b. Faturën që indentifikon mallrat dhe vlerën e tyre,c. Dokumentat e zhdoganimit,d. Çertifikatën e origjinëse. Proçesverbali i kolaudimit të donacioneve.f. Proçesverbalin e pranimit të mallit të firmosur nga sektori i shërbimeve.

Bëhet kontrolli i artikujve sipas sasisë dhe çmimit (sasia dhe çmimi që ka fatura e furnitorit që bën dalje materialet duhet të jenë të njëjta me ato të regjistruara

Kapitulli VI

189

nga magazineri në fletë-hyrje), kryhen shumëzimet dhe nxirret vlera totale e fletë-hyrjes.Bëhet kontrolli i fletë-daljes së magazinës për daljet e brendshme me listëshpër-ndarjen, për çdo artikull në sasi dhe në vlerë të firmosur nga sektori i shërbimit përkatës.Bëhet regjistrimi i dokumentave në librin e llogarisë jo më vonë se dita e nesërme e paraqitjes së tyre. Në dokument shënohet numri i faqes së librit dhe si fraksion numri rendor që ka marrë regjistrimi i kryer. Në fund të çdo muaji dokumentat e regjistruar vendosen në dosjen përkatese.

B. PROCESI I VLERESIMIT DHE ASGJESIMIT TE AKTIVEVEËshtë një proçes që realizohet gjatë gjithe vitit; mund të realizohet dhe pas proçesit të inventarizimit. Mbi bazën e të dhënave kontabël për vitin e vënies në punë, ko-hën e përdorimit, vlerën fillestare, vlerën e mbetur, vlerën e rivënies dhe mbajtjes në punë, vlerësimin kosto-përfitim, bëhet vlerësimi i aktiveve të qëndrueshme dhe qarkulluese. Proçesi i vlerësimit dhe asgjësimit të aktiveve realizohet nga komi-sionet e vlerësimit të asgjësimit, që ngrihen me urdhër të titullarit të njësisë. Në përfundim, me miratim të titullarit realizohet vlerësimi dhe asgjësimi përfundi-mtar. Në të gjitha rastet komisioni i vlerësimit ka përberje tjetër nga komisioni i asgjësimit.

Dokumentimi i procesit:a. Urdhër për ngritjen e komisionit të vlerësimit dhe asgjësimit,Hartohet nga sektori ekonomik/finaciar dhe miratohet nga titullari i njësisë. Harto-het në tre kopje, ku njëra qëndron në arkiv. Përmban komisionin për vlerësimin dhe komisionin për asgjësimin e aktivave. Komisionet nuk duhet të kenë të njëjtët anëtarë. Gjithashtu, përcaktohet afati i kryerjes së proçeseve dhe personat që cak-tohen për ndjekjen dhe monitorimin e realizimit të proçesit.b. Lista e aktiveve të identifikuara për vlerësimNë bazë të gjendjes faktike të aktiveve, normave të amortizimit, vitit të vënies në punë, vlerës së shtuar ndër vite, mundësitë për riaftësimin e aktiveve në raport me kosto/ përfitimin për një veprim të tillë, vlerësohet gjendja e aktiveve dhe hartohet lista e atyre që do të vlerësohen. Lista nënshkruhet nga komisioni dhe përgjegjësi material dhe hartohet në tre kopje.c. Proçes verbali i vlerësimitHartohet nga komisioni i vlerësimit pas verifikimit faktik të të gjitha aktiveve duke argumentuar arsyet për vlerësimin e tyre për nxjerrje jashtë përdorimit. Proçesver-bali hartohet në tre kopje dhe nënshkruhet nga përgjegjësi material dhe komisioni i vlerësimit. Proçesverbali miratohet nga titullari i njësisë.d. Relacioni Relacioni përmban proçedurën e ndjekur për vlerësimin e aktiveve për nxjerrje jashtë përdorimit, arsyet, efektin ekonomik të masave për riaftesimin e tyre dhe propozimin përkatës. Relacioni hartohet në tre kopje dhe nënshkruhet nga komi-sioni i vlerësimit. e. Proçesverbali i asgjësimitHartohet nga komisioni i asgjësimit në tre kopje, ku përshkruhet proçedura e

Raste studimore

190

ndjekur për asgjësimin e aktiveve, përfitimin e materialeve, pjesëve të këmbimit, materialeve ndihmëse etj. dhe nënshkruhet nga të gjithë anëtarët e komisionit të asgjësimit.f. Relacion për objektet e asgjësuara.Hartohet nga komisioni i asgjësimit, në tre kopje dhe pasqyron proçedurën e nd-jekur për asgjësimin e aktiveve. Relacioni nënshkruhet nga komisioni i asgjësimit dhe miratohet nga titullari i njësisë.g. FletëdaljaPër aktivet e asgjësuara, pas miratimit të relacionit hartohet fletë dalja, ndërsa për materialet dhe pjesët e përfituara të rivleresuara hartohet fletë hyrje. Kopjet e tyre hartohen sipas proçedurave të mësipërme.Rregullat dhe proçedurat e plota të vlerësimit dhe asgjësimit të aktiveve janë për-caktuar në akte ligjore dhe nënligjore, zbatimi i të cilave është detyrë funksionale e komisioneve, punonjësve të strukturave ekonomike dhe të aktorëve të tjerë pje-smarrës në këtë proçes.

Rasti Studimor 5 – Një Shembull i Strategjisë së Menaxhimit të Riskut

STRATEGJIA E MENAXHIMIT TË RISKUT TË BRENDSHËM PËR NJESINE XXX

Ky dokument përcakton parimet e përgjithshme të menaxhimit të riskut të brendshëm në njesine XXX.

§ 1Deklarata e politikës së menaxhimit të riskut:I pranoj parimet e mëposhtme të Politikës së Menaxhimit të Riskut të Brendshëm në njësinë XXX dhe si dhe pranoj t’i përdor këto parime si orientime për politikën e brendshme të menaxhimi të riskut në Njësinë e XXX.

§ 2Qëllimi i politikës së menaxhimit të riskut është:Identifikimi i fushave të riskut, vlerësimi i riskut dhe më tej eliminimi, apo re-duktimi i riskut në një nivel të pranueshëm duke kufizuar kostot shoqërore dhe financiare (postulati i kursimit) në minimumin e domosdoshëm.

§ 3Përmbushja e qëllimeve realizohet nëpërmjet:1. Ngritjen e nivelit të ndërgjegjësimit të punonjësve të Njësisë XXX, lidhur më

çështjet e menaxhimit të riskut.2. Përkufizimi i fushave të riskut dhe të detyrave delikate në veprimtarinë e Një-

sisë XXX.3. Monitorimi i qëndrueshëm i fushave të riskut.4. Ndërmarrja e masave për eliminimin apo pakësimin e riskut në nivelin e pra-

nueshëm.§ 4

Kapitulli VI

191

Ecuria e proçesit të menaxhimit të riskut:1. Identifikimi, vlerësimi dhe menaxhimi i riskut janë të lidhura ngushtë me re-

alizimin e qëllimeve të Njesinë XXX.2. Menaxhimi i riskut është një prej elementëve të ciklit të planifikimit dhe të

marrjes së vendimeve.3. Përkufizimi i të gjitha fushave të riskut.4. Përdorimi i një metodike të unifikuar në identifikimin dhe analizën e riskut.5. Përdorimi i një metodike të unifikuar për raportimin e riskut.6. Funksionimi i proçesit të vlerësimit dhe të kundërveprimit ndaj pasojave të

riskut, që përfshijnë të gjitha njësitë, që janë në varësi të Njësisë XXX.7. Kufizimi i riskut nëpërmjet marrjes në kohën e duhur të masave të përshtatsh-

me korrigjuese dhe riparuese.8. Analiza e riskut është një proçes i vazhdueshëm.

§ 5Detyrimet që lidhen me realizimin e politikës së menaxhimit të riskut:1. Detyrim i drejtuesve të njësive të veçanta është monitorimi dhe verifikimi

periodik i risqeve që kërcënojnë realizimin e qëllimeve kryesore strategjike.2. Personat përgjegjës për menaxhimin e riskut duhet të kenë kualifikimin e

nevojshëm për identifikimin e riskut dhe për vlerësimin e tij.3. Punonjësit kryejnë trajnime në fushën e përdorimit të metodikës së pranuar në

identifikimin, analizën dhe menaxhimin e riskut.4. Çdo veprim i punonjësit i cili ka për qëllim marrjen përsipër të përgjegjësisë

për riskun do të mbështeten nga drejtuesit. Raportimi për çdo lloj ngjarje, si pozitive, ashtu dhe negative është detyrim i çdo punonjësi.

§ 6Me qëllim garantimin e realizimit të politikës së menaxhimit të riskut, vendoset procedura kuadër e menaxhimit të riskut.

PROCEDURA KUADËR PËR MENAXHIMIN E RISKUT TË BRENDSHËM

Mënyra e përshkruar më poshtë, do të jetë mënyra e veprimit në procesin e menaxhimit të riskut të brendshëm:

1) hartimi i Planit Vjetor të Punës të Njësisë XXX,2) evidentimi i fushave themelore të funksionimit të Njësisë XXX,3) identifikimi i zonave të riskut në kuadër të fushave të veprimit të përcak-

tuara,4) përkufizimi dhe përshkrimi i këtyre risqeve,5) vlerësimi i impaktit të një risku të caktuar,6) përkufizimi i probabilitetit që një risk i caktuar të ndodhë,7) përgjigja ndaj riskut – masa parandaluese, duke përfshirë ato që tashmë

janë zbatuar dhe ato që janë të domosdoshme në të ardhmen (të planifi-kuara),

8) caktimi i detyrave konkrete që lidhen me kundërveprimin ndaj një lloji të caktuar risku, për punonjës të caktuar të Njësisë XXX,

9) përgatitja e hartës/regjistrit të riskut,

Raste studimore

192

10) monitorimi dhe raportimi.

Skema grafike e ciklit të menaxhimit të riskut të brendshëm:

Metodologjia që përdoret në realizimin e gjurmës së përmendur më sipër, është si më poshtë vijon:

1) Hartimi i Planit Vjetor të Punës së Njësisë XXX

Përgatitja e draftit përfundimtar të planit të punës për një vit të caktuar, duhet të përfundojë jo më vonë se nje afat i caktuar pas marrjes së orientimeve nga Insti-tucioni Qëndrore, lidhur me punën e njësisë për vitin në fjalë – të përcaktuara në Vendimin aktual Nr. XX. Deri në këtë çast, Njësia XXX duhet të punojë mbështe-tur në projektin e planit të punës për vitin në fjalë, i cili duhet të jetë i hartuar dhe i pranuar nga Titullari, deri në përfundim të vitit pararendës. Plani vjetor duhet të marrë parasysh detyrat kryesore si dhe treguesit e vlerësimit të subjektit, të përcaktuara në Vendimin Nr. XX të Institucionit Qëndror, detyrat që burojnë nga dispozitat ligjore, rekomandimet dhe porositë e dala pas kontrollit, etj, si dhe duhet të përfshijë të gjitha sferat më të rëndësishme të funksionimit të Njësisë XXX. Detyrat e përcaktuara në planin e punës duhet të jenë të përgjithshme në masën e duhur, si dhe të përmbajnë qëllime të qarte dhe të lexueshme (sasiore, tregues dhe kuota), si dhe të përmbajnë afatin e realizimit të tyre dhe emrat e punonjësve konkretë që janë përgjegjës për realizimin e tyre.

2) Evidentimi i fushave kryesore të veprimit të Njësisë XXXEvidentimi i fushave kryesore të funksionimit të Njësisë XXX, bëhet mbështetur në “hartën e proçeseve të realizuara në Njësinë XXX i cili përkufizon dhe përsh-kruan detyrat reale të subjektit.

3) Identifikimi i zonave të riskut në kuadër të fushave të veprimitIdentifikimi i zonave të riskut në kontekstin e fushës së veprimit të Njësisë XXX konsiston në përcaktimin e risqeve, mbështetur në ndarjen e risqeve (për efekt ndihme):

1) risqe të brendshme dhe risqe të jashtme;2) risqet në nivel subjekti dhe në nivel detyrash

4) Përkufizimi dhe përshkrimi i riskut

Ky moment (kyç) përfshin procesin e identifikimit të risqeve të njohura gjerësisht, por edhe të risqeve të reja. Analiza ka për qëllim përshkrimin e riskut kaq mirë, saqë të jetë i mundur vlerësimi i tij si dhe përzgjedhja e veprimeve të duhura. Risqet mund të klasifikohen në këndvështrimin e objekteve (ngjarjeve, deklarata-ve, etj), por edhe të subjekteve (grupet e personave, ose të subjekteve). Mund të dallojmë disa faktorë të riskut, që kanë ndikim në rezultatin e analizës, psh.:

1) situata financiare e subjektit,

Kapitulli VI

193

2) numri i punonjësve të subjektit dhe kualifikimet e tyre3) çështje të etikës së sjelljes së punonjësve,4) presionet e jashtme mbi subjektin (psh, politike, ose kriminale), 5) numri, lloji dhe madhësia e operacioneve financiare të kryera,6) cilësia e normave ligjore,7) ndryshimi i juridiksionit material, ose territorial të funksionimit të sub-

jektit,8) ndryshimet në mënyrën e veprimit, ndryshimi i strukturës organizative,

lëvizja e personelit, 9) ndryshimet e sistemeve informatike, 10) rezultatet dhe koha që ka kaluar nga kontrolli i kryer më herë mbi një-

sinë, apo auditimi i saj,11) kushtet e punës në subjekt.

Në mënyrë që identifikimi i riskut të jetë objektiv, i thelluar dhe në një perspektivë afat-gjatë, të karakterizohet nga marrja sistematike dhe me një logjikë të caktuar e masave të ndryshme, duhet të respektohen parimet e mëposhtëme:

1) identifikimi i riskut duhet të kryhet nga një ekip pune i posaçëm, 2) puna për këtë detyrë duhet të zhvillohet sistematikisht dhe me plan,3) prioritet duhet të konsiderohen kriteret bazë (p.sh. arritja e qëllimeve më

të rëndësishme të subjektit),4) identifikimi i riskut duhet të kryhet në lidhje të ngushtë me zonat e riskut.

Duhet të merren gjithashtu parasysh faktorët, që e favorizojnë lindjen e një risku të caktuar, si p.sh.:

• dështimet në arritjen e qëllimeve në të kaluarën; mosrealizimi i detyrës, ose qëlli-mit, tejkalimi i shpenzimeve të planifikuara, mosrealizimi i planit të të ardhurave;• parregullsi në të shkuarën: shpenzime të parregullta, cënimi i procedurave, sh-kelja e ligjit, ose e rregulloreve të brendshme, e rekomandimeve të Kontrollit të Lartë të Shtetit, etj.,- faktorët e riskut të lindur (të brendshëm): karakteri i veprimtarisë, madhësia e subjektit, numri i punonjësve, madhësia e pronës së paluajtëshme, numri i trans-aksioneve, specifikat e territorit ku zhvillon aktivitetin, etj.

5) Analiza e impaktit të riskut

Duke analizuar impaktin e një risku të caktuar, duhet të kemi parasysh se ky pro-ces ka karakter vlerësimi subjektiv të kryer nga një grup analistësh, ose nga Njësia XXX.

Përcaktimi i impaktit të një risku të dhënë duhet të mbështetet në shkallën e mëpo-shtëme të impaktit:

I lartë: zgjidhja e problemit do të kërkojë shumë kohë/burime. Shmangja e paso-jave do të jetë shumë e vështirë, ndoshta e pamundur. Ai do të ketë ndikimi thelbë-

Raste studimore

194

sor mbi njesinë dhe do të përbëjë një ngjarje të rëndësishme publike.

Mesatar: zgjidhja e problemit do të kërkojë një kohë/burime mesatare. Shmangja e pasojave do të kërkojë kohë. Mund të ndodhë që të bëhet ngjarje publike.

I ulët: zgjidhja e problemit do të kërkojë kohë, por problemi nuk do të shkaktojë dëme të përhershme. Nuk do të bëhet ngjarje publike.

6) Përcaktimi i probabilitetit që risku të ndodhëDuke analizuar probabilitetin që një risk i caktuar të ndodhë, duhet të kemi parasy-sh gjithashtu se ky proces ka karakterin e një vlerësimi subjektiv, të kryer nga një grup analistësh, ose nga Njësia XXX. Pranohet se probabiliteti është:

I lartë: atëherë, kur ka më shumë se 60% të gjasave se risku do të ndodhë, vetëm nëse ky nuk do të zvogëlohet (ose risku do të kristalizohet në formë siste-matike, ose rutinë).

Mesatar: kur gjasat janë më të larat se 10%, por më të ulëta se 60%, se risku do të ndodhë, vetëm nëse nuk zvogëlohet (ose risku të kristalizohet ose për shkak të koinçidencave të jashtëzakonshme, ose rastësisht),

I ulët: kur gjasat janë më të ulëta se 10%, se risku do të ndodhë, vetëm nëse ai nuk zvogëlohet (ose risku do të kristalizohet rrallë, shfaqjet e tij do të jenë të izoluara). Grupimi i risqeve sipas impaktit dhe probabilitetit të tyre, duhet t’i japë mundësinë Titullarit të Njësisë XXX që të përcaktojë drejtimet parësore në mar-rjen e masave riparuese si dhe të nxjerrë në pah kërcënimet reale në realizimin e detyrave dhe qëllimeve të subjektit.

7) Përgjigja ndaj riskutDuke përshkruar si masat e marra tashmë, ashtu edhe ato të planifikuara, me ka-rakter riparues, duhet mbështetur në dokumentet dhe në rregulloret e brendshme të Njësisë XXX, të tilla si vendime, dhe urdhërat e titullarit, porositë me shkrim që i janë drejtuar stafit të punës, por edhe tek masat e realizuara faktikisht që janë marrë deri më tani në segmente të ndryshme të punës së Njësisë XXX. Nëse analiza e kryer tregon se masat e marra deri më tani, janë të pamjaftueshme për minimizimin e një risku të caktuar, atëherë duhet të shqyrtohen dhe të pranohen proçedura dhe zgjidhje të reja, të cilat e shtyjnë riskun në një nivel më të ulët probabiliteti. Por gjithashtu duhet mbajtur mend se përgjigjia ndaj riskut mund të marrë forma të ndryshme:• transferimi – kalimi i riskut tek një subjekt tjetër, • tolerimi – mundësitë e kufizuara për veprim, p.sh. veprimet e kufizuara deri

në minimumin e kërkuar nga fusha e kompetencave, apo nga akti ligjor, që ngarkon përmbushjen e qëllimeve të caktuara; kosto të larta të pasojave të mundshme të kristalizimit të një risku të caktuar (mbikëqyrja e domosdoshme dhe monitorimi i Njësisë XXX);

• veprimi – grupi më i shumtë, qëllimi: dobësimi i riskut deri në nivelin e pra-

Kapitulli VI

195

nueshëm, veprimet e ndërmarra në njësi, të përfshira nga kontrolli i brends-hëm, i cili i atribuohet një niveli të caktuar drejtimi, në përputhje me nivelin e kompetencave dhe me nivelin e impaktit të një risku të caktuar;

VLERESIMI I RISKUT

8) Caktimi i detyrave konkrete lidhur me kundërveprimin ndaj një lloji të caktuar risku, për punonjës konkretë të Njësisë XXX

Caktimi i detyrave konkrete duhet të bëhet sipas një qëllimi dhe logjike të caktuar, në lidhje me planin vjetor të punës si dhe rregulloret dhe udhëzimet e brendshme që rregullojnë fushën e veprimit të strukturave të ndryshme organizative dhe të punonjësve të tyre. Duhet të udhëhiqemi gjithashtu nga parimi i evitimit të sh-krirjes së përgjegjësive nëpërmjet ngarkimit të një detyre, një grupi tepër të madh punonjësish.Pas përmbushjes së kësaj etape të procesit të analizës dhe menaxhimit të riskut, duhet të kryhet një përmbledhje sistematike e konstatimeve, përfundimeve dhe synimeve të deritanishme, në formë tabele, sipas modelit të mëposhtëm:

9) Krijimi i hartës së riskutHartimi i një diagrami që grupon risqe të ndryshme sipas impaktit të tyre, në raport me probabilitetin që ato të ndodhin (pra të hartës së riskut) është metoda më e th-jeshtë, që tregon në formë grafike, ato fusha të veprimtarisë së Njësinë XXX, për të cilat duhet të tregojë vëmendje të veçantë drejtoria përkatëse e subjektit. Harta e risqeve përftohet sipas modelit të mëposhtëm:

171


Caktimi i detyrave konkrete duhet të bëhet sipas një qëllimi dhe logjike të caktuar, në lidhje me planin vjetor të punës si dhe rregulloret dhe udhëzimet e brendshme që rregullojnë fushën e veprimit të strukturave të ndryshme organizative dhe të punonjësve të tyre. Duhet të udhëhiqemi gjithashtu nga parimi i evitimit të shkrirjes së përgjegjësive nëpërmjet ngarkimit të një detyre, një grupi tepër të madh punonjësish. Pas përmbushjes së kësaj etape të procesit të analizës dhe menaxhimit të riskut, duhet të kryhet një përmbledhje sistematike e konstatimeve, përfundimeve dhe synimeve të deritanishme, në formë tabele, sipas modelit të mëposhtëm:

Lp.

IDENTIFIKIMI I RISKUT

ANALIZA

ERISKUT

PERGJIGJA

NDAJ RISKUT

Fusha e veprimtarisë së Njësisë

Fusha e riskut

Përshkrimii riskut

Impakti

iriskut

Probabiliteti i riskut

Masat e marr

a

Masate

planifikuara

Personat

përgjegjës për

realizimin e tyre

PLANI VJETOR I PUNES INJESISE XX


VLERESIMI I ORESKIT TE RISKUT (IMPAKTIT DHE

PROBABILITETIT)

PERGJIGJA NDAJ RISKUT

171


Lp.


ANALIZA

ERISKUT

PERGJIGJA

NDAJ RISKUT

Fusha e veprimtarisë së Njësisë

Fusha e riskut

Përshkrimii riskut

Impakti

iriskut

Probabiliteti i riskut

Masat e marr

a

Masate

planifikuara

Personat

përgjegjës për

realizimin e tyre

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

9) Krijimi i hartës së riskutHartimi i një diagrami që grupon risqe të ndryshme sipas impaktit të tyre, në raport me probabilitetin që ato të ndodhin (pra të hartës së riskut) është metoda më e thjeshtë, që tregon në formë grafike, ato fusha të veprimtarisë së Njësinë XXX, për të cilat duhet të

PLANI VJETOR I PUNES INJESISE XX


VLERESIMI I ORESKIT TE RISKUT (IMPAKTIT DHE

PROBABILITETIT)

PERGJIGJA NDAJ RISKUT

Raste studimore

196

FORMULAR PËR VLERESIMIN E RISKUT

Harta e riskut përcakton zonat e riskut, me peshë dhe impakt të ndryshëm.Mund të veçohen 9 zona të tilla:I. zona me prioritet absolut, që kërkon kontrollin permanent të Njësisë

XXX,II. zonë me rëndësi të madhe, që kërkon mbikëqyrje të vazhdueshme,III. zonë me rëndësi të madhe, por ka pak të ngjarë të ndodhë – kontrolli

ciklikIV. zonë me rëndësi të madhe që kërkon kontroll të vazhdueshëm nga ana e nive-

lit të mesëm dhe të ulët të menaxhimit,V. zonë me rëndësi, që kërkon mbikëqyrje ciklike të nivelit të mesëm dhe të

ulët të menaxhimit, VI. zonë potencialisht e rëndësishme, por me pak probabilitet që të ndodhë,VII. zonë kërcënimesh jo shumë të rëndësishme, që kërkon monitorimin në

nivel punonjësish,VIII. zonë kërcënimesh pak të rëndësishme që kërkon vetëm mbikëqyrje spo-

radike dhe raportim në periudha kohore të distancuara nga njëra-tjetra.IX. zonë kërcënimesh thuajse të parëndësishme.

172

tregojë vëmendje të veçantë drejtoria përkatëse e subjektit. Harta e risqeve përftohet sipas modelit të mëposhtëm:

FORMULAR PËR VLERESIMIN E RISKUT

III. II. I.

VI. V. IV.

IX. VIII. VII.

Harta e riskut përcakton zonat e riskut, me peshë dhe impakt të ndryshëm. Mund të veçohen 9 zona të tilla: I. zona me prioritet absolut, që kërkon kontrollin permanent të Njësisë XXX, II. zonë me rëndësi të madhe, që kërkon mbikëqyrje të vazhdueshme, III. zonë me rëndësi të madhe, por ka pak të ngjarë të ndodhë – kontrolli ciklik IV. zonë me rëndësi të madhe që kërkon kontroll të vazhdueshëm nga ana e nivelit të mesëm dhe të ulët të menaxhimit, V. zonë me rëndësi, që kërkon mbikëqyrje ciklike të nivelit të mesëm dhe të ulët të

menaxhimit, VI. zonë potencialisht e rëndësishme, por me pak probabilitet që të ndodhë, VII. zonë kërcënimesh jo shumë të rëndësishme, që kërkon monitorimin në nivel

punonjësish, VIII. zonë kërcënimesh pak të rëndësishme që kërkon vetëm mbikëqyrje sporadike dhe

raportim në periudha kohore të distancuara nga njëra-tjetra. IX. zonë kërcënimesh thuajse të parëndësishme.

Kapitulli VI

197

VLERESIMI I RISKUT

10) Monitorimi dhe raportimiËshtë kjo një etapë që i jep titullarit të Njësisë XXX liri të plotë në përzgjedhjen dhe vlerësimin e mjeteve dhe metodave të mbikëqyrjes mbi proçesin e menaxhi-mit të riskut. Kjo liri është megjithatë e kushtëzuar nga dy metoda themelore për garantimin e një kontrolli efektiv të risqeve. Këto janë:

1) sistemi i raportimit: Grupi për Çështjet e Menaxhimit të Riskut të Brends-hëm, njëherë në gjysmë viti përgatit një informacion me shkrim lidhur me punën e grupit, të cili ia përcjell titullarit. Përveç kësaj, në situata kur ndodhin ngjarje të caktuara, të cilat kanë ndikim tek Menaxhimi i Riskut të Brendshëm, çdo punonjës ka detyrimin për të informuar lidhur me këtë fakt Koordinatorin e Menaxhimit të Riskut të Brendshëm ose, eprorin e tij të drejtpërdrejtë. Në rastin e informimit të eprorit të drejtpërdrejtë, ky i fundit ka detyrimin të informojë lidhur me sa më sipër Koordinatorin.

2) auditimi i brendshëm, që kryhet nga struktura e posaçme në Njësinë XXX.

173

VLERESIMI I RISKUT

10) Monitorimi dhe raportimiËshtë kjo një etapë që i jep titullarit të Njësisë XXX liri të plotë në përzgjedhjen dhe vlerësimin e mjeteve dhe metodave të mbikëqyrjes mbi proçesin e menaxhimit të riskut. Kjo liri është megjithatë e kushtëzuar nga dy metoda themelore për garantimin e një kontrolli efektiv të risqeve. Këto janë:

1) sistemi i raportimit: Grupi për Çështjet e Menaxhimit të Riskut të Brendshëm, njëherë në gjysmë viti përgatit një informacion me shkrim lidhur me punën e grupit, të cili ia përcjell titullarit. Përveç kësaj, në situata kur ndodhin ngjarje të caktuara, të cilat kanë ndikim tek Menaxhimi i Riskut të Brendshëm, çdo punonjës ka detyrimin për të informuar lidhur me këtë fakt Koordinatorin e Menaxhimit të Riskut të Brendshëm ose, eprorin e tij të drejtpërdrejtë. Në rastin e informimit të eprorit të drejtpërdrejtë, ky i fundit ka detyrimin të informojë lidhur me sa më sipër Koordinatorin.

2) auditimi i brendshëm, që kryhet nga struktura e posaçme në Njësinë XXX.

KAPITULLI VII FJALORTHI

Nr Termi i përdorur Përkufizimi

1 Aktivitetet (veprimtaritë) e Kontrollit

“Aktivitetet e Kontrollit” janë përcaktuar si kontrolle përpara faktit (ex-ante) dhe pas faktit (ex-post). Ato përfshijnë kontrollin e ligjshmërisë, rregullshmërisë dhe marrin në konsideratë parimet e tre E-ve (ekonomi, efiçence dhe efektivitet).

MISIONI I NJESISE

PËRCAKTIMI I REAGIMIT NDAJ RISKUT

KONTROLLI I RISKUT

ZBATIMI DHE MONITORIMI

Raste studimore

199

KAPITULLI VIIFJALORTHI

200

174

KAPITULLI VII FJALORTHI

Nr Termi i përdorur Përkufizimi

1 Aktivitetet (veprimtaritë) e Kontrollit

“Aktivitetet e Kontrollit” janë përcaktuar si kontrolle përpara faktit (ex-ante) dhe pas faktit (ex-post). Ato përfshijnë kontrollin e ligjshmërisë, rregullshmërisë dhe marrin në konsideratë parimet e tre E-ve (ekonomi, efiçence dhe efektivitet).

2 Dokument Elektronik

“Dokument elektronik” është çdo informacion i krijuar me “cilësi dokumentare”, i dërguar, i marrë ose i ruajtur në formë elektronike nga një sistem kompjuterik apo nga një mekanizëm i ngjashëm dhe që plotëson kushtet për vlefshmërinë, në përputhje me legjislacionin në fuqi. Përmbajtja e dokumentit elektronik përfshin të gjitha format e të dhënave, pasqyruar me shkronja, numra, simbole, zë dhe imazh.

3 Dokument Financiar

“Dokument financiar” është çdo informacion origjinal, plotësues, si dhe të dhënat kontabël të regjistruara në çdo lloj forme, të krijuara, të marra apo të mbajtura nga njësitë publike. Dokumenti financiar duhet të përshkruajë me vërtetësi veprimin ose ngjarjen, që ka për objekt të përmbajë të dhëna për shkakun e veprimit, datën dhe vendin e kryerjes, objektin, treguesit sasiorë e ato të vlerës, personat që kanë urdhëruar dhe ekzekutuar veprimin, e të tjera të dhëna të nevojshme që i japin dokumentit forcën e një prove ligjore ose administrative.

4 Efektiviteti Është madhësia, me të cilën një produkt kontribuon në arritjen e objektivave të politikës apo të qëllimeve të politikës buxhetore.

5 Efiçenca Është lidhja ndërmjet produkteve të një programi dhe burimeve financiare dhe njerëzore të përdorura.

6 Ekonomia Minimizimi i kostos së burimeve të përdorura për të arritur përfundimet e planifikuara apo rezultatet e një veprimtarie (ku përfshihet vëmendja ndaj cilësisë së duhur të këtyre përfundimeve

Kapitulli VII

201

175

dhe rezultateve).

7 Fondet Publike “Fonde publike” janë të gjitha fondet, përfshirë edhe fondet e Bashkimit Europian dhe të donatorëve të tjerë, të cilat mblidhen, arkëtohen, mbahen, shpërndahen e shpenzohen nga njësitë e sektorit publik dhe që përbëhen nga të ardhurat, shpenzimet, kreditë dhe grantet për njësitë e sektorit publik.

8 Garanci e arsyeshme

“Garanci e arsyeshme” është një nivel i kënaqshëm besimi se një çështje është shqyrtuar në aspektin e kostove, të përfitimeve dhe të risqeve. Kontrolli i brendshëm, pa marrë parasysh se sa mirë eshte dizenjuar dhe operuar, mund ti sigurojë vetëm garanci të arsyeshme menaxhimit per sa i perket arritjes së objektivave të njësisë. Gjasat e arritjes janë influencuar nga kufizimet e natyrshme në të gjitha sistemet e kontrollit të brendshëm. Këto kufizime mund të përfshijnë të meta në vendim-marrje në lidhje me krijimin ose projektimin e kontrolleve, duhet të marrin në konsideratë kostot si edhe përfitimet, refuzimet e menaxhimit, keqkuptimet dhe gabimet. Përveç kësaj, kontrollet mund të jenë anashkaluar përmes marrëveshjes së fshehtë të dy ose më shumë personave.

9 Gjurmët e Auditimit

“Gjurma e auditimit” përfaqëson rrjedhën e dokumentuar të transaksioneve financiare dhe të transaksioneve të tjera, nga fillimi deri në përfundim të tyre, që synon të ripërshkojë të gjitha veprimtaritë individuale dhe vendimarrjen lidhur me to. Ajo përfshin mbajtjen e dokumentacionit, raportimin, kontabilitetin dhe sistemin e mbajtjes së dosjeve.

10 Implementimi i MFK-së

Nënkuptonë futjen e konceptit të MFK në të gjitha nivelet e njësive publike. Implementimi i MFK-së ndryshon nga zbatimi i konceptit të MFK-së pasi ky i fundit nënkuptone aplikimin e përditshëm të koncepteve të MFK-së ndërsa implementimi është procesi i futjes së koncepteve të MFK-së.

11 Informacion i përshtatshëm

Informacion domethënës (relevant) për marrjen e vendimeve dhe gjykimin mbi zbatimin e veprimtarisë së njësisë, i cili ndihmon për vlerësimin e të shkuarës, të tashmës, ngjarjet që do të ndodhin së afërmi, ose korrektimin e vlerësimeve të mëparshme.

12 Kontrollet Çdo lloj kontrolli në një njësi apo përfitues të fondeve publike, si kontrolle të brendshme ashtu edhe të jashtme në një njësi – dmth kontrolle të brendshme dhe kontrolle nga jashtë njesisë.

13 Kontrolli i “Kontroll i brendshëm” është proçesi integral i sistemit të

Fjalorthi

202

176

Brendshëm menaxhimit financiar dhe kontrollit, si dhe i auditimit të brendshëm, i vendosur nga titullari i njësisë publike, brenda objektivave të tij qeverisës, për të ndihmuar në kryerjen e veprimtarive të njësisë publike, me ekonomi, efektivitet dhe efiçencë.

14 Kontrolli i Brendshëm Financiar Publik (KBFP)

“Kontrolli i brendshëm financiar publik (KBFP)” është tërësia e sistemit të kontrollit të brendshëm që ushtrohet nga njësitë publike, për të garantuar se menaxhimi financiar dhe kontrolli i njësive të sektorit publik është në përputhje me legjislacionin përkatës, kërkesat e buxhetit, si dhe me parimet e menaxhimit financiar me transparencë, efektivitet, efiçencë dhe ekonomi. Kontrolli i brendshëm financiar publik përfshin të gjitha veprimtaritë, me qëllim kontrollin e të ardhurave, shpenzimeve, aktiveve dhe detyrimeve të njësive publike. Ai, gjithashtu, përfshin harmonizimin qendror dhe koordinimin e menaxhimit financiar dhe kontrollit, si dhe të auditimit të brendshëm..

15 Kontrollet Financiare

Fraza ka një kuptim të gjerë në disa njësi dhe një kuptim të ngushtë në disa të tjera. Kuptimi i gjerë ndjek kuptimin e kontrolleve të brendshme përveçse i referohet kontrolleve, të cilat kanë një komponent financiar specifik. Në praktikë, në këtë kontekst, ekzistojnë pak kontrolle të cilat nuk kanë një komponent financiar dhe fraza kontroll financiar mund të jetë shpeshherë praktikisht e këmbyeshme me kontrollin e brendshëm. Kuptimi më i ngushtë pason kuptimin më të ngushtë të kontrolluesit financiar dhe i referohet shqyrtimit specifik të konformitetit të transaksioneve me rregullat dhe procedurat e përshkruara të kontrolli financiar ex ante.

16 Kontroll para faktit (parandaluese)

“Kontrolle para faktit” janë kontrollet e bëra, me qëllim që të garantohet ligjshmëria dhe rregullshmëria e vendimeve financiare. Ato duhet të kryhen në mënyrë të vazhdueshme në të gjitha fazat e procesit, para marrjes së vendimit për përdorimin e fondeve publike, pra, para se të ndodhë një transaksion i caktuar.

17 Kontrolli pas faktit (zbuluese)

“Kontrolle pas faktit” janë kontrolle të herëpashershme, që ushtrohen pas përfundimit të transaksionit, sipas një plani apo në vijim të një kërkese. Kontrollet pas faktit verifikojnë nëse fondet publike arkëtohen e shpenzohen me ligjshmëri, sipas qëllimit dhe afateve të përcaktuara, në përputhje me detyrimet e marra përsipër, si dhe për arritjen e rezultateve të pritshme nga përdorimi i fondeve publike.

18 Kontrolluesi Funksioni i kontrolluesit financiar mund të këtë kuptime të

Kapitulli VII

203

177

Financiar (sipas BE)

ndryshme në njësi të ndryshme, për shembull: a) roli i cili jep miratimin para faktit për transaksionet e veçanta që ato janë në përputhje me rregullat dhe me proçedurat ose, b) të njëjta me ekspertin kontabël të autorizuar; c) roli menaxhues, i cili kombinon përgjegjësinë për regjistrimin dhe përpunimin e transaksioneve (kontabiliteti financiar) me përgatitjen dhe raportimin kundrejt synimeve të buxhetit (kontabiliteti menaxhues). Kontrolli Financiar në Komisionin e BE u përcaktua fillimisht (1973) si miratim ex ante(para faktit) i çdo lloji vendimi financiar, ndërkohë që më vonë funksioneve të Kontrolluesit Financiar iu shtua funksioni i auditimit. Së fundmi tendenca është të ndahen të dy funksionet teksa termi “kontroll financiar” i referohet përsëri vetëm miratimit ex ante.Në kuadër të Aderimit në BE, termi përdoret për funksionin e miratimit ex-ante.

19 Korrupsioni Në kuptim të këtij manuali korrupsioni nënkupton: a) kërkimin a marrjen e drejtpërdrejtë ose tërthorazi, të cdo lloj përfitimi të parregullt, apo të një premtimi të tillë, për vete apo për persona të tjerë, ose pranimi i një oferte apo premtimi, që vjen nga përfitimi i parregullt, nga personi që ushtron funksion publike në sektorin publik, për të kryer ose moskryer një veprim në kundërshtim me detyrën a funksionin e tij.(korrupsion pasi). b) bërjen e premtimeve, propozimeve, ose dhënia drejtpërdrejtë ose tërthorazi, i cdo lloj përfitimi të parregullt, për vete ose për persona të tjerë, personit që ushtron funksione publike në sektorin publik, për të kryer ose moskryer një veprim në kundërshim me detyrën ose funksionin e tij.( korrupsion aktiv).

20 Mashtrimi Kuptimi i këtij termi është i njëjtë me atë të dhënë në Kodin Penal të Republikës së Shqipërisë. Në nenin 143 të Kodit Penal, “Mashtrimi”, parashikohet si vepër penale vjedhja e pasurisë me anë të gënjeshtrës ose shpërdorimit të besimit. Në nenin 143/a të Kodit Penal,“Skemat mashtruese dhe piramidale”, parashikohet si vepër penale organizimi dhe vënia në funksionim e skemave mashtruese dhe piramidale të huamarrjes, me qëllim fitimi material. Në nenin 144 të Kodit Penal, “Mashtrimi në subvencione”, parashikohet si vepër penale mashtrimi në dokumentat e paraqitura, duke përfituar padrejtësisht subvencione nga shteti. Në nenin 145 të Kodit Penal, “Mashtrimi në sigurime”, parashikohet si vepër penale paraqitja e rrethanave të rreme në lidhje me objektin që sigurohet, ose krijimi i rrethanave të rreme dhe paraqitja e tyre në dokumente duke përfituar padrejtësisht

Fjalorthi

204

178

sigurime. Në nenin 146 të Kodit Penal, “Mashtrimi në kredi”, parashikohet si vepër penale mashtrimi në dokumentat e paraqitura, duke përfituar padrejtësisht kredi duke rregjistruar në mënyrë fiktive në hipotekë objekte që nuk ekzistojnë, ose tej vlerës së tyre reale, ose në pronësi të një tjetri, të bëra me qëllim për të mos kthyer kredinë e marrë. Në nenin 147 të Kodit Penal, “Mashtrimi për veprat e artit e të kulturës’, parashikohet si vepër penale vjedhja e pasurisë me anë të mashtrimit, duke paraqitur një vepër të artit dhe të kulturës si origjinale apo të një tjetër autori nga ai që është në fakt. Përkufizimi i mashtrimit sipas BE "Mashtrimi’ është veprimi apo mosveprimi i qëllimshëm , që lidhet me paraqitjen e fakteve të rreme, të pasakta, apo të paplota si dhe me abuzime, të cilat kanë pasoja negative për të ardhurat dhe shpenzimet: 1. në rastin e shpenzimeve, kur ato konsistojnë në përdorimin,

apo paraqitjen e deklaratave, ose të dokumenteve të rreme, të pasakta, apo të paplota, që kanë si efekt përvetësimin apo mbajtjen e paligjshme të fondeve publike, fshehjen e informacionit në shkelje të një detyrimi të caktuar, me efekt të njëjtë, përdorimin e këtyre fondeve për qëllime të tjera, nga ato për të cilat fondet janë akorduar;

2. në rastin e të ardhurave, kur ato konsistojnë në përdorimin, apo paraqitjen e deklaratave ose dokumenteve të rreme, të pasakta, apo të paplota, që kanë për pasojë pakësimin e paligjshëm të burimeve publike të buxhetit të përgjithshëm të Komunitetit Evropian, buxheteve të menaxhuara nga KE ose në emër të tij; mosdeklarimin e informacioneve, në shkelje të një detyrimi të caktuar, me të njëjtin efekt, dhe mospërdorimin e një përfitimi të marrë ligjërisht, me të njëjtin efekt.

21 Marrëveshje Ndërkombëtare

Ky term parashikohet në ligjin me Nr.8371,datë 9.7.1998 “Për Lidhjen e Traktateve dhe Marrëveshjeve Ndërkombëtare”: Të drejtën për të lidhur marrëveshje ndërkombëtare, dypalëshe ose shumëpalëshe, e kane Presidenti i Republikës dhe Këshilli i Ministrave, sipas normave kushtetuese ne fuqi. Ministritë, institucionet qendrore dhe organet e pushtetit vendor kane të drejtë të lidhin marrëveshje me karakter shkencor, kulturor, arsimor, teknik etj. brenda kuadrit të fushës apo juridiksionit të tyre, duke marre me pare mendimin e Ministrisë së Punëve të Jashtme.

22 Mbikëqyrja “Mbikëqyrje” është përgjegjësia e menaxherit për ndarjen e detyrave, caktimin e përgjegjësive, rishikimin sistematik dhe shprehjen e miratimit për punën e secilit punonjës në pika kritike,

Kapitulli VII

205

179

në mënyrë që të sigurohet se ajo është kryer sipas parashikimit. Nëpërmjet mbikëqyrjes, menaxheri jep udhëzime dhe kryen trajnimin e nevojshëm për punonjësit, për të garantuar minimizimin e akteve të parregullta, gabimeve dhe shpërdorimeve, si dhe se direktivat e dhëna prej tij kuptohen dhe arrihen nga punonjësit.

23 Menaxherë Menaxherë janë të gjithë personat që ushtrojnë funksione menaxheriale dhe që mbajnë përgjegjshmëri menaxheriale në njësinë publike

24 Menaxhimi Financiar

Menaxhimi financiar dhe kontrolli është një sistem politikash, proçedurash, veprimtarish dhe kontrollesh, të cilat vendosen, ruhen dhe përditësohen rregullisht nga titullari i njësisë publike dhe vihen në zbatim nga i gjithë stafi, me qëllim për të adresuar risqet e për të dhënë garanci të mjaftueshme se objektivat e njësisë publike do të arrihen nëpërmjet: 1. Veprimtarive efektive, efiçente dhe me ekonomi. 2. Pajtueshmërisë me legjislacionin dhe me aktet e brendshme e kontratat. 3. Informacioneve operative e financiare të besueshme e të plota. 4. Mbrojtjes së informacionit dhe të aktiveve. Ai është subjekt i auditimit të brendshëm dhe të jashtëm.

25 Menaxhimi i Lartë Në kuptim të ketij manuali përfshin titullarët e njësisë publike dhe nëpunësit autorizues të të gjitha niveleve te njesise publike.

26 Menaxhim i ShendosheFinanciar

Menaxhimi i shendoshe financiar realizohet nese titullaret i planifikojne dhe organizojne proceset ne menyre te tille qe japin garanci te mjaftueshme se risqet ndaj njesise jane duke u menaxhuar ne menyre efektive dhe se objektivat dhe detyrat e njesise do te arrihen ne menyre eficiente dhe me ekonomi.

27 Nëpunësi Autorizues

“Nëpunës autorizues” është nëpunësi i nivelit më të lartë të menaxhimit në njësinë publike, përgjegjës për zbatimin e menaxhimit financiar dhe kontrollit në të gjitha strukturat, programet, aktivitetet dhe proçeset që menaxhohen prej tyre.

28 Nëpunësi i Parë Autorizues

“Nëpunës i parë autorizues” është zyrtari i nivelit më të lartë, sipas ligjit për statusin e nëpunësit civil, në ministrinë përgjegjëse për financat, përgjegjës për monitorimin e progresit të ngritjes dhe të zbatimit të sistemit të kontrollit të brendshëm financiar publik në sektorin publik, për të cilin i raporton Ministrit të Financave.

29 Nëpunësi Zbatues “Nëpunës zbatues” është një nëpunës i nivelit të lartë menaxhues të njësisë (ne varesi te niveleve te menaxhimit te nje njesie), i cili

Fjalorthi

206

180

është përgjegjës për zbatimin e rregullave që lidhen me menaxhimin financiar, kontabilitetin dhe përgatitjen e pasqyrave financiare të njësisë, si dhe përgjigjet para nëpunësit autorizues të njësisë.

30 Njësi Në këtë manual ky term i referohet organit qëndror të njësisë publike dhe secilës njësi vartëse(njësi shpenzuese) të konsideruar secila më vehte.

31 Njësia e Audituar Njësia, programi, aktiviteti apo strukturat subjekt auditimi nga KLSH apo shërbimi i auditimit të brendshëm te njesise publike.

32 Njësi e Fondeve Speciale

Është njësia e krijuar me ligj për të ushtruar funksione specifike të qeverisjes qëndrore dhe vendore.

33 Njësi publike Në këtë manual ky term përfshin organin qëndror dhe të gjitha nivelet e njësive vartëse(njësive shpenzuese) të marra së bashku.

34 Njësitë e Qeverisjes se Përgjithshme.

“Njësitë e Qeverisjes së Përgjithshme janë njësi të pushtetit qëndror, njësi të pushtetit vendor dhe njësi të fondeve speciale.

35 Njësitë e qeverisjes qëndrore

“Njësi të qeverisjes qëndrore” janë njësitë e pushtetit ekzekutiv, legjislativ dhe gjyqësor, të krijuara me Kushtetutë ose me ligj, që kanë si veprimtari të tyre parësore përmbushjen e funksioneve të qeverisjes qendrore.

36 Njesite e qeverisjes vendore

“Njësi të qeverisjes vendore” janë organet e qeverisjes vendore, të krijuara me ligj, që kanë si veprimtari të tyre parësore përmbushjen e funksioneve të qeverisjes vendore brenda një territori të caktuar

37 Organizata Jofitimprurëse

Kuptimi i këtij termi është i njëjtë si në Ligjin për Organizatat jofitimprurëse Nr.8788, datë 7.5.2001: “Organizata jofitimprurëse" kuptohet shoqatat, fondacionet dhe qëndrat, veprimtaria e të cilave zhvillohet në mënyrë të pavarur dhe pa u ndikuar nga shteti.

38 Parregullsi “Parregullsi” është moszbatimi ose zbatimi i gabuar i ligjeve apo i rregulloreve të tjera, që e ka origjinën te veprimet a mosveprimet e përdoruesit të fondeve publike, të cilat kanë ose mund të kenë pasoja të dëmshme për fondet publike, pavarësisht nëse ajo prek të ardhurat/të hyrat, shpenzimet/të dalat, fondet e kthyera mbrapsht, aktivet apo detyrimet financiare.

39 Përgjegjshmëria Menaxheriale

“Përgjegjshmëria menaxheriale” është detyrimi i menaxherëve të njësive, që, në kryerjen e veprimtarive, të respektojnë parimet e menaxhimit të shëndoshë financiar, të ligjshmërisë e të

Kapitulli VII

207

181

transparencës në administrim, si dhe të përgjigjen për veprimet e tyre dhe rezultatet që burojnë prej tyre përpara organit që i ka emëruar ata ose të cilëve u ka deleguar përgjegjësinë. Përgjegjshmëria përfshin çështjet që lidhen me ndarjen e detyrave, zhvillimin e menaxhimit financiar dhe kontrollit, të gjitha transaksionet financiare, bashkërendimin me shërbimet qendrore të harmonizimit, si dhe me vlerësimin dhe raportimin për sistemet e menaxhimit financiar dhe kontrollit. Përgjegjshmëria menaxheriale përfshin, gjithashtu, përgjegjësinë për veprimet e kryera.

40 Përshkrim Narrativ

‘Përshkrim Narrativ” do të thotë një përshkrim me shkrim i një produkti studimorë, mësimorë, dokumenti, ose vëzhgimi. Fokusi është në krijimin e një detaji të saktë, me shkrim të fenomeneve nën studim.

41 Planifikimi Përcaktimi i objektivave, vendosja e politikave dhe përkufizimi i natyrës, qëllimit, hapësirës dhe kohës së procedurave si dhe testimi i nevojave për të arritur objektivat.

42 Proçedurat Anti-Korrupsion

Kuptimi i këtij termi është i njëjtë si në Ligjin Nr.9508, datë 3.4.2006 “Për Bashkëpunimin e Publikut në Luftën Kundër Korrupsionit”. (Nga Neni 4 deri Neni 12) Proçedurat antikorrupsion nënkuptojnë:-ekzaminimin dhe analizimin e praktikave korruptive për identifikimin, zvogëlimin dhe parandalimin e mundësive për korrupsion, -verifikimin e ligjshmërisë së akteve administrative, të nxjerra nga organet e administratës publike: -propozimin, per të marre masave administrative të përgjithshme a individuale në përputhje me rezultatet e verifikimeve të kryera; -ofrimin e shërbimeve të këshillimit, të ekspertizës e të trajnimit, për njohjen e legjislacionit në fuqi në fushën e parandalimit dhe të luftës kundër korrupsionit, si dhe promovimin e praktikave të mira përgjithësuese; -ndërgjegjësimin e administratës publike për çështje të luftës antikorrupsion dhe shmangien e praktikave abuzive; -denoncimin e praktikave korruptive nga ana e publikut si mjet bashkëpunimi në luftën kundër korrupsionit. Praktika korruptive është çdo veprim ose mosveprim i kryer duke abuzuar me autoritetin publik, për sigurimin e përfitimeve të paligjshme për interesa privatë në dëm të interesave të shtetit apo të shtetasve.

43 Rezultatet Efektet e një programi ose projekti matur në nivelin më të lartë të rëndësishme në raport me programin apo të projektin (p.sh. Punë te krijuara). Në praktikë ka gjithmonë të paktën disa elemente të

Fjalorthi

208

182

jashtme jo të kontrollueshëm, të cilët ndikojnë nëse rezultatet janë arritur apo jo. E njëjta gjë si rezultatet ose efektet.

44 Risku “Risk” është mundësia e ndodhjes së një ngjarjeje të caktuar, e cila do të ndikonte negativisht në arritjen e objektivave të njësisë.

45 Sistemet Financiare

Proçedurat për përgatitjen, regjistrimin dhe raportimin e informacionit të besueshëm lidhur me transaksionet financiare.

46 Sistemi i Kontabilitetit

“Sistem i kontabilitetit” është sistemi për përcaktimin, njohjen, matjen, klasifikimin dhe paraqitjen e të dhënave financiare që lidhen me veprimtarinë e një njësie publike.

47 Sisteme të Menaxhimit të Informacionit

“Sisteme të menaxhimit të informacionit” përfshin përpunimin manual ose automatik të të dhënave, procedurat, planet, kontrollet, pajisjet dhe programet kompjuterike dhe personelin që vë në zbatim dhe mirëmban funksionet e sistemit.

48 Sistem i Thesarit Sistem i thesarit”, ky term ka të njëjtin kuptim me atë të parashikuar në ligjin që rregullhet me Nr.9936, datë 26.6.2008 “Për menaxhimin e sistemit buxhetor në Republikën e Shqipërisë”: “Sistem i thesarit” është tërësia e rregullave dhe e proçedurave, si dhe struktura organizative përkatëse, e ngarkuar për ekzekutimin e buxhetit, administrimin e mjeteve monetare, mbajtjen e llogarive dhe raportimin financiar të qeverisjes së përgjithshme.

49 Shoqëri Tregëtare Ky term ka të njëjtin kuptim me atë të parashikuar në ligjin që rregullohet me Nr.7638, datë 19.11.1992 “Për Shoqëritë Tregtare”: “Shoqëritë tregtare” nënkuptojne ato shoqëri të cilat themelohen nga dy ose më shumë persona fizikë dhe/ose juridikë, që bien dakord për arritjen e objektivave ekonomikë të përbashkët, duke dhënë kontribute në shoqëri, sipas përcaktimeve në statutin e tyre. Për qëllime të këtij manuali kuptohen shoqeritë tregetare ku njësitë e qeverisjes së përgjithshme kanë 100% të kapitalit ose ë paketën kontrolluese.

50 Titullari i Njësisë Publike

“Titullar i njësisë publike” është kreu i organit qëndror të njësisë publike.

209

BAZA LIGJORE

210

REPUBLIKA E SHQIPËRISËKUVENDI

L I G J

NR. 10 296, DATË 8.7.2010PËR MENAXHIMIN FINANCIAR DHE KONTROLLIN

Në mbështetje të neneve 78 dhe 83 pika 1 të Kushtetutës, me propozimin e Këshillit të Ministrave,

K U V E N D II REPUBLIKËS SË SHQIPËRISË

V E N D O S I:

KREU I DISPOZITA TË PËRGJITHSHME

Neni 1Objekti i ligjit

Ky ligj përcakton parimet, rregullat, proçedurat, strukturat administrative dhe metodat për funksionimin e menaxhimit financiar dhe kontrollit në njësitë e sektorit publik të Republikës së Shqipërisë, si dhe përgjegjësitë menaxheriale për planifikimin, zbatimin, kontrollin e buxhetit, kontabilitetin dhe raportimin.

Neni 2Qëllimi i ligjit

Qëllimi i këtij ligji është përdorimi sa më efiçient, efektiv dhe ekonomik i buri-meve financiare publike, duke respektuar parimet e transparencës dhe të ligjshmërisë, si dhe shmangia e shpërdorimit, keqpërdorimit dhe vjedhjes së pasurisë.

Neni 3Fusha e zbatimit të ligjit

Ky ligj zbatohet në njësitë e sektorit publik, ku përfshihen, sipas këtij ligji:1. Njësitë e qeverisjes së përgjithshme. 2. Shoqëritë tregtare, organizatat jofitimprurëse dhe autoritetet e përbash-

këta, të cilat zotërohen, kontrollohen, financohen ose garantohen financiarisht nga një njësi e qeverisjes së përgjithshme.

3. Njësi të tjera që shpenzojnë fonde publike, sipas një marrëveshjeje ndër-kombëtare.

Neni 4

211

Përkufizime

Në këtë ligj termat e mëposhtëm kanë këto kuptime:1. “Kontrolli i brendshëm financiar publik (KBFP)” është tërësia e sistemit

të kontrollit të brendshëm që ushtrohet nga njësitë publike, për të garantuar se me-naxhimi financiar dhe kontrolli i njësive të sektorit publik është në përputhje me legjislacionin përkatës, kërkesat e buxhetit, si dhe me parimet e menaxhimit finan-ciar me transparencë, efektivitet, efiçencë dhe ekonomi. Kontrolli i brendshëm fi-nanciar publik përfshin të gjitha veprimtaritë, me qëllim kontrollin e të ardhurave, shpenzimeve, aktiveve dhe detyrimeve të njësive publike. Ai, gjithashtu, përfshin harmonizimin qëndror dhe koordinimin e menaxhimit financiar dhe kontrollit, si dhe të auditimit të brendshëm.

2. “Fonde publike” janë të gjitha fondet, përfshirë edhe fondet e Bashkimit Europian dhe të donatorëve të tjerë, të cilat mblidhen, arkëtohen, mbahen, shpër-ndahen e shpenzohen nga njësitë e sektorit publik dhe që përbëhen nga të ardhurat, shpenzimet, kreditë dhe grantet për njësitë e sektorit publik.

3. “Kontroll i brendshëm” është procesi integral i sistemit të menaxhimit financiar dhe kontrollit, si dhe i auditimit të brendshëm, i vendosur nga titullari i njësisë publike, brenda objektivave të tij qeverisës, për të ndihmuar në kryerjen e veprimtarive të njësisë publike me ekonomi, efektivitet dhe efiçencë.

4. “Njësi të qeverisjes së përgjithshme” janë njësitë e qeverisjes qëndrore, vendore dhe të fondeve speciale.

5. “Njësi të qeverisjes qëndrore” janë njësitë e pushtetit ekzekutiv, legjis-lativ dhe gjyqësor, të krijuara me Kushtetutë ose me ligj, që kanë si veprimtari të tyre parësore përmbushjen e funksioneve të qeverisjes qëndrore.

6. “Njësi të qeverisjes vendore” janë organet e qeverisjes vendore, të kri-juara me ligj, që kanë si veprimtari të tyre parësore përmbushjen e funksioneve të qeverisjes vendore brenda një territori të caktuar.

7. “Njësi e fondeve speciale” është njësia e krijuar me ligj për të ushtruar funksione specifike të qeverisjes qendrore dhe vendore.

8. “Të gjitha nivelet e njësisë publike” është termi që i referohet njësive të përmendura në nenin 3 të këtij ligji dhe nënkupton organin qëndror të njësisë publike dhe secilën njësi vartëse të konsideruar më vehte.

9. “Përgjegjshmëria menaxheriale” është detyrimi i menaxherëve të njësi-ve që në kryerjen e veprimtarive të respektojnë parimet e menaxhimit të shëndoshë financiar, të ligjshmërisë e të transparencës në administrim, si dhe të përgjigjen për veprimet e tyre dhe rezultatet që burojnë prej tyre përpara organit që i ka emëruar ata ose të cilëve u ka deleguar përgjegjësinë. Përgjegjshmëria përfshin çështjet që lidhen me ndarjen e detyrave, zhvillimin e menaxhimit financiar dhe kontrollit, të gjitha transaksionet financiare, bashkërendimin me shërbimet qendrore të harmo-nizimit si dhe me vlerësimin dhe raportimin për sistemet e menaxhimit financiar dhe kontrollit. Përgjegjshmëria menaxheriale përfshin gjithashtu përgjegjësinë për veprimet e kryera.

10. “Garanci e arsyeshme” është një nivel i kënaqshëm besimi se një çës-htje është shqyrtuar në aspektin e kostove, të përfitimeve dhe të risqeve.

11. “Risk” është mundësia e ndodhjes së një ngjarjeje të caktuar, e cila do të ndikonte negativisht në arritjen e objektivave të njësisë.

BAZA LIGJORE

212

12. “Sisteme të menaxhimit të informacionit” përfshin përpunimin manual ose automatik të të dhënave, procedurat, planet, kontrollet, pajisjet e programet kompjuterike dhe personelin që vë në zbatim dhe mirëmban funksionet e sistemit.

13. “Mashtrim”, ky term ka të njëjtin kuptim me atë të parashikuar në Kodin Penal të Republikës së Shqipërisë.

14. “Parregullsi” është moszbatimi ose zbatimi i gabuar i ligjeve apo i rregulloreve të tjera, që e ka origjinën te veprimet a mosveprimet e përdoruesit të fondeve publike, të cilat kanë ose mund të kenë pasoja të dëmshme për fondet publike, pavarësisht nëse ajo prek të ardhurat/të hyrat, shpenzimet/të dalat, fondet e kthyera mbrapsht, aktivet apo detyrimet financiare.

15. “Menaxherë” janë të gjithë personat që ushtrojnë funksione menaxhe-riale dhe që mbajnë përgjegjshmëri menaxheriale në njësinë publike.

16. “Veprimtari të kontrollit”, përkufizohen si kontrolle para faktit dhe pas faktit. Ato përfshijnë kontrollin e ligjshmërisë dhe të rregullshmërisë dhe marrin parasysh parimet e ekonomizimit, të efiçencës e të efektivitetit.

17. “Kontrolle para faktit” janë kontrollet e bëra, me qëllim që të garan-tohet ligjshmëria dhe rregullshmëria e vendimeve financiare. Ato duhet të kryhen në mënyrë të vazhdueshme në të gjitha fazat e procesit para marrjes së vendimit për përdorimin e fondeve publike, pra para se të ndodhë një transaksion i caktuar.

18. “Kontrolle pas faktit” janë kontrolle të herëpashershme, që ushtrohen pas përfundimit të transaksionit, sipas një plani apo në vijim të një kërkese. Kon-trollet pas faktit verifikojnë nëse fondet publike arkëtohen e shpenzohen me li-gjshmëri, sipas qëllimit dhe afateve të përcaktuara, në përputhje me detyrimet e marra përsipër, si dhe për arritjen e rezultateve të pritshme nga përdorimi i fondeve publike.

19. “Gjurma e auditimit” përfaqëson rrjedhën e dokumentuar të transak-sioneve financiare dhe të transaksioneve të tjera, nga fillimi deri në përfundim të tyre, që synon të ripërshkojë të gjitha veprimtaritë individuale dhe vendimmarrjen lidhur me to. Ajo përfshin mbajtjen e dokumentacionit, raportimin, kontabilitetin dhe sistemin e mbajtjes së dosjeve.

20. “Mbikëqyrje” është përgjegjësia e menaxherit për ndarjen e detyra-ve, caktimin e përgjegjësive, rishikimin sistematik dhe shprehjen e miratimit për punën e secilit punonjës në pika kritike, në mënyrë që të sigurohet se ajo është kryer sipas parashikimit. Nëpërmjet mbikëqyrjes, menaxheri jep udhëzime dhe kryen trajnimin e nevojshëm për punonjësit, për të garantuar minimizimin e akte-ve të parregullta, gabimeve dhe shpërdorimeve, si dhe se direktivat e dhëna prej tij kuptohen dhe arrihen nga punonjësit.

21. “Nëpunës i parë autorizues” është zyrtari i nivelit më të lartë, sipas ligjit për statusin e nëpunësit civil, në ministrinë përgjegjëse për financat, përgje-gjës për monitorimin e progresit të ngritjes dhe zbatimit të sistemit të kontrollit të brendshëm financiar publik në sektorin publik, për të cilin i raporton Ministrit të Financave.

22. “Titullar i njësisë publike” është kreu i organit qëndror të njësisë pub-like.

23. “Nëpunës autorizues” është nëpunësi i nivelit më të lartë të menaxhi-mit në njësinë publike, përgjegjës për zbatimin e menaxhimit financiar dhe kon-trollit në të gjitha strukturat, programet, aktivitetet dhe proceset që menaxhohen

213

prej tyre.24. “Nëpunës zbatues” është një nëpunës i nivelit të lartë menaxhues të

njësisë, i cili është përgjegjës për zbatimin e rregullave që lidhen me menaxhimin financiar, kontabilitetin dhe përgatitjen e pasqyrave financiare të njësisë, si dhe përgjigjet para nëpunësit autorizues të njësisë.

25. “Sistem i kontabilitetit” është sistemi për përcaktimin, njohjen, matjen, klasifikimin dhe paraqitjen e të dhënave financiare që lidhen me veprimtarinë e një njësie publike.

26. “Dokument financiar” është çdo informacion origjinal, plotësues, si dhe të dhënat kontabël të regjistruara në çdo lloj forme, të krijuara, të marra apo të mbajtura nga njësitë publike. Dokumenti financiar duhet të përshkruajë me vërte-tësi veprimin ose ngjarjen, që ka për objekt të përmbajë të dhëna për shkakun e ve-primit, datën dhe vendin e kryerjes, objektin, treguesit sasiorë e ato të vlerës, per-sonat që kanë urdhëruar dhe ekzekutuar veprimin, e të tjera të dhëna të nevojshme që i japin dokumentit forcën e një prove ligjore ose administrative. Dokumenti elektronik rregullohet me Ligjin që rregullon dokumentin elektronik.

27. “Proçedura antikorrupsion”, ky term ka të njëjtin kuptim me atë të parashikuar në ligjin që rregullon bashkëpunimin e publikut në luftën kundër kor-rupsionit.

28. “Sistem i thesarit”, ky term ka të njëjtin kuptim me atë të parashikuar në ligjin që rregullon menaxhimin e sistemit buxhetor në Republikën e Shqipërisë”.

Neni 5Menaxhimi financiar dhe kontrolli

Menaxhimi financiar dhe kontrolli është një sistem politikash, proçedu-rash, veprimtarish dhe kontrollesh, të cilat vendosen, ruhen dhe përditësohen rreg-ullisht nga titullari i njësisë publike dhe vihen në zbatim nga i gjithë personeli, me qëllim për të adresuar risqet e për të dhënë garanci të mjaftueshme se objektivat e njësisë publike do të arrihen nëpërmjet:

1. Veprimtarive efektive, efiçente dhe me ekonomi.2. Pajtueshmërisë me legjislacionin dhe me aktet e brendshme e kontratat.3. Informacioneve operative e financiare të besueshme e të plota.4. Mbrojtjes së informacionit dhe aktiveve.

Neni 6Ministri i Financave

1. Ministri i Financave është autoriteti përgjegjës për miratimin e udhëzimeve dhe manualeve për menaxhimin financiar dhe kontrollin në njësitë e sektorit pub-

lik, që mbulojnë në mënyrë të veçantë:a) metodologjinë për ndërtimin dhe funksionimin e sistemeve të me-

naxhimit financiar dhe kontrollit, në përputhje me standardet e kontrollit të brendshëm, të pranuara ndërkombëtarisht;

b) formën, përmbajtjen dhe afatet për raportimin periodik te nëpunësi i parë autorizues rreth funksionimit, përshtatshmërisë, efiçencës dhe efektiv-itetit të sistemeve ekzistuese të menaxhimit financiar dhe kontrollit, parreg-ullsitë e gjetura dhe masat e marra;

BAZA LIGJORE

214

c) formën, përmbajtjen dhe mënyrën e paraqitjes së deklaratës për cilësinë dhe kushtet e kontrolleve të brendshme për vitin paraardhës;

ç) dokumentet standarde të gjurmëve të auditimit, që lidhen me proce-durat e unifikuara në të gjitha njësitë e sektorit publik;

d) procedurat standarde për një kontabilizim të plotë, të vërtetë, të saktë dhe në kohën e duhur të të gjitha transaksioneve të njësive të sektorit publik;

dh) procedurat standarde për ruajtjen, arkivimin dhe asgjësimin e do-kumenteve financiare në njësitë publike, në zbatim të dispozitave ligjore në fuqi;

e) procedurat standarde për ruajtjen, dokumentimin, qarkullimin, shitjen dhe nxjerrjen jashtë përdorimit të aktiveve në njësitë publike.

2. Ministri i Financave mund të miratojë udhëzime të përbashkëta, me propozimin e titullarëve të njësive publike të interesuara, për orientime speci-fike në fusha të caktuara të menaxhimit financiar dhe kontrollit.

Neni 7Përgjegjshmëria e Nëpunësit të Parë Autorizues

1. Sekretari i Përgjithshëm i Ministrisë së Financave është nëpunësi i parë autorizues për njësitë e qeverisjes qendrore, fondet speciale dhe fondet e transfe-ruara te njësitë e qeverisjes vendore.

2. Nëpunësi i parë autorizues përgjigjet përpara Ministrit të Financave për menaxhimin e sistemit buxhetor dhe për monitorimin e zbatimit të kontrollit të brendshëm financiar publik sipas këtij ligji, i paraqet komisionit përkatës parla-mentar raporte për ecurinë, si dhe pasqyrat financiare e raportin vjetor për zbati-min e buxhetit në Republikën e Shqipërisë. Me kërkesë të komisionit, ai raporton gjatë vitit lidhur me çështje të zbatimit të buxhetit apo të kontrollit të brendshëm financiar publik.

KREU IIPËRGJEGJSHMËRIA MENAXHERIALE

Neni 8Përgjegjshmëria menaxheriale e titullarit

1. Titullarët e njësive publike, të përmendura në nenin 3 të këtij ligji, për-gjigjen për vendosjen dhe përmbushjen e qëllimeve dhe të objektivave të njësive publike, nëpërmjet krijimit të një sistemi të përshtatshëm dhe efektiv të menaxhi-mit financiar dhe kontrollit, si dhe përdorimit të fondeve publike, në mënyrë të ligjshme, me ekonomi, efektivitet dhe efiçencë.

2. Titullarët e njësive publike, të përmendura në pikën 1 të nenit 3 të këtij ligji, caktojnë nëpunësit autorizues, sipas përcaktimeve të ligjit “Për menaxhimin e sistemit buxhetor në Republikën e Shqipërisë”.

3. Titullarët e njësive publike, të përmendura në pikat 2 e 3 të nenit 3 të këtij ligji, mund të caktojnë një nëpunës të nivelit më të lartë drejtues dhe t’i ngarkojnë atij përgjegjësi që janë të barasvlershme me ato të nëpunësit autorizues.

215

4. Në rast moscaktimi të nëpunësit autorizues, përgjegjshmëria menaxhe-riale dhe përgjegjësitë, sipas parashikimeve të nenit 9 të këtij ligji, i takojnë titullarit të njësisë publike.

5. Drejtuesit e të gjitha niveleve të njësive të varësisë i japin llogari eprorit, sipas shkallës hierarkike, deri tek titullari i njësisë publike, dhe janë përgjegjës për realizimin e objektivave dhe zbatimin e përgjegjësive të caktuara nga titullari, duke menaxhuar fondet publike në mënyrë të ligjshme, me ekonomi, efektivitet dhe efiçencë.

6. Titullarët e njësive publike, drejtuesit e strukturave, që zbatojnë dety-ra që lidhen me shpenzimin apo menaxhimin e fondeve të Bashkimit Europian, ose kryejnë funksionin e organeve ndërmjetëse të këtyre fondeve, përgjigjen për garantimin e sistemeve të përshtatshme dhe efektive të menaxhimit financiar dhe kontrollit, në përputhje me kërkesat e këtij ligji dhe të rregulloreve përkatëse të Bashkimit Europian.

7. Gjatë zbatimit të programeve, që përfshijnë më shumë se një njësi dhe/ose strukturë të sektorit publik, titullarët e tyre nënshkruajnë udhëzime ose marrë-veshje të përbashkëta, lidhur me pjesën e përgjegjshmërisë menaxheriale që do të mbajë secili prej tyre.

8. Titullarët e njësive publike në fushën e menaxhimit financiar dhe kon-trollit kanë këto kompetenca kryesore:

a) hartimin e politikave, miratimin dhe monitorimin e objektivave të njësi-ve publike që ata drejtojnë, të planeve strategjike e vjetore, përfshirë strategjinë e menaxhimit të riskut dhe të plan-veprimeve për arritjen e objektivave;

b) ngritjen e grupit të menaxhimit strategjik të njësisë publike, në përputh-je me kërkesat e nenit 27 të këtij ligji;

c) miratimin e sistemeve të menaxhimit të informacionit;ç) miratimin e sistemit të rregullave e të procedurave për ruajtjen, mbrojt-

jen e nxjerrjen jashtë përdorimit të aktiveve të njësisë publike, sipas udhëzimeve të nxjerra nga Ministri i Financave;

d) miratimin e një strukture të përshtatshme organizative dhe vendosjen e linjave të raportimit, që mundësojnë kryerjen efektive të përgjegjësive të tyre;

dh) rregullimin e funksionit të auditimit të brendshëm dhe garantimin e pavarësisë funksionale të tij;

e) futjen e procedurave antikorrupsion, bazuar në legjislacionin në fuqi; ë) sigurimin, nëpërmjet akteve të brendshme administrative, të zbatimit të

rregullave për kontrollin e brendshëm.

Neni 9Përgjegjshmëria menaxheriale e nëpunësit autorizues

1. Nëpunësi autorizues i njësisë publike është përgjegjës dhe raporton tek titullari i njësisë publike për zbatimin e sistemeve të menaxhimit financiar dhe kontrollit në të gjitha njësitë, strukturat, programet, veprimtaritë dhe proçeset që menaxhohen prej tij, në përputhje me parimet e ligjshmërisë, të menaxhimit të shëndoshë financiar dhe të transparencës.

2. Nëpunësi autorizues i njësisë publike i propozon titullarit të njësisë publike akte të brendshme administrative, monitoron dhe përditëson sistemet për

BAZA LIGJORE

216

menaxhimin financiar dhe kontrollin e njësisë publike, brenda kuadrit rregullator të Ministrisë së Financave, si dhe merr masa për përmirësimin e sistemeve, në vijim të rekomandimeve të auditimit të brendshëm, auditimit të jashtëm dhe të vlerësimeve e të analizave të tjera.

3. Nëpunësit autorizues të të gjitha niveleve të njësive të varësisë janë përgjegjës dhe i raportojnë nëpunësit autorizues, sipas shkallës hierarkike, deri te nëpunësi autorizues i njësisë publike për statusin e sistemeve të kontrollit të brendshëm, për riskun e mashtrimit e të parregullsive dhe të çdo mangësie serioze që pengon realizimin e objektivave, ose risqe, të cilat nuk janë adresuar nga një-sia, masat korrektuese të marra dhe të përmbushura nga nivelet e menaxhimit të njësisë që drejtojnë.

4. Nëpunësit autorizues të të gjitha niveleve të njësisë publike në fushën e menaxhimit financiar dhe kontrollit kanë këto përgjegjësi kryesore:

a) propozimin te nëpunësi autorizues i njësisë publike të sistemit të rreg-ullave dhe procedurave të brendshme të njësisë, të planeve strategjike dhe të ob-jektivave afatmesëm dhe vjetorë, si dhe monitorimin e zbatimit të tyre në njësi;

b) hartimin e objektivave dhe zbatimin e planeve strategjike dhe vjetore, në përputhje me objektivat e miratuar nga titullari i njësisë publike;

c) monitorimin e kontrolleve të risqeve, që vënë në rrezik arritjen e objek-tivave të njësisë që menaxhojnë;

ç) caktimin dhe shkarkimin e nëpunësit zbatues. Shkarkimi i nëpunësit zbatues kryhet vetëm pas marrjes së mendimit paraprak nga nëpunësi i parë auto-rizues në rastet e mosmarrëveshjeve ndërmjet palëve;

d) planifikimin, menaxhimin, kontabilitetin dhe raportimin financiar të veprimtarisë së njësisë publike;

dh) mbikëqyrjen dhe menaxhimin efektiv të punonjësve të njësisë dhe ru-ajtjen e nivelit të tyre profesional për menaxhimin financiar dhe kontrollin;

e) krijimin e kushteve për menaxhim të ligjshëm, efektiv e të përshtatshëm dhe për sjellje etike të punonjësve të njësisë;

ë) përgatitjen dhe monitorimin e sistemeve për ruajtjen dhe mbrojtjen e aktiveve dhe të dokumentacionit të njësisë kundrejt humbjeve, vjedhjeve, keqpër-dorimit dhe përdorimit të paautorizuar;

f) ndarjen e përgjegjësive që lidhen me vendimmarrjen, kontrollin, zbati-min dhe vendosjen e linjave të raportimit, në përputhje me përgjegjësitë e dele-guara.

5. Nëpunësit autorizues të të gjitha niveleve të njësisë publike nuk kanë të drejtë delegimi të përgjegjësive të përmendura në pikën 3 dhe në pikën 4 shkron-jat “a”, “ç”, “dh” e “f” të këtij neni.

Neni 10Përgjegjshmëria menaxheriale e koordinatorit të riskut

1. Koordinator risku është nëpunësi autorizues i njësisë publike. Në përmbushje të përgjegjësive të tij nepunesi autorizues mund t’i delegojë disa prej detyrave të veta për koordinimin e riskut një menaxheri tjetër të njësisë publike,

217

në varësi të drejtpërdrejtë prej tij.2. Koordinatori i riskut është përgjegjës për:a) bashkërendimin e veprimtarive që lidhen me identifikimin dhe vlerësimin

e risqeve, që vënë në rrezik arritjen e objektivave të njësive dhe ngritjen e sistemit për menaxhimin e riskut, në përpjesëtim me përmasat e tij;

b) këshillimin dhe dhënien e instruksioneve menaxherëve të tjerë të njësisë publike në bashkëpunim me njësinë qëndrore të harmonizimit për menaxhimin financiar dhe kontrollin;

c) paraqitjen e raportit të përgjithshëm të risqeve të njësisë publike tek titullari i njësisë publike dhe grupi i menaxhimit strategjik të njësisë publike.

Neni 11Përgjegjshmëria menaxheriale e menaxherëve të tjerë të njësisë

Menaxherët e tjerë të strukturave të të gjitha niveleve të njësisë publike janë përgjegjës dhe i japin llogari eprorit, sipas shkallës hierarkike, për:

1. Mbikëqyrjen dhe menaxhimin efektiv të punonjësve të strukturës që drejtojnë dhe ruajtjen e nivelit të tyre profesional.

2. Identifikimin dhe krijimin e regjistrit të riskut, vlerësimin, kontrollin e risqeve që vënë në rrezik arritjen e objektivave dhe realizimin me sukses të ve-primtarive të strukturave që ata drejtojnë.

3. Garantimin e funksionimit të sistemit të menaxhimit financiar dhe të kontrollit në strukturat që ata drejtojnë, bazuar në rregullat e vendosura nga ti-tullari i njësisë publike, si dhe i raportojnë nëpunësit autorizues përkatës për çdo dobësi të sistemit që duhet trajtuar.

4. Ruajtjen dhe mbrojtjen e aktiveve dhe të dokumentacionit të njësisë kundrejt humbjeve, vjedhjeve, keqpërdorimit dhe përdorimit të paautorizuar.

5. Informacionin në kohë dhe në formën e kërkuar për rezultatet e arritura gjatë përmbushjes së përgjegjësive të tyre, për risqet dhe defektet serioze në ve-primtarinë e strukturave që drejtojnë, si dhe për masat e marra e të zbatuara për riparimin e këtyre defekteve.

Neni 12Përgjegjshmëria menaxheriale e nëpunësve zbatues

1. Nëpunësi zbatues i njësisë publike është punonjës i nivelit të lartë të me-naxhimit të njësisë publike, me diplomë universitare të nivelit të dytë në shkencat ekonomike ose juridike, me përvojë menaxheriale dhe i specializuar në fushën e menaxhimit financiar ose të financave publike.

2. Nëpunësi zbatues i njësisë publike është përgjegjës dhe i raporton nëpunësit autorizues të njësisë publike për garantimin e cilësisë së:

a) dokumentit përfundimtar të buxhetit dhe bashkëredimin e punës gjatë proçesit të përgatitjes së buxhetit të njësisë publike, në rolin e sekretarit të grupit të menaxhimit strategjik të njësisë publike;

b) raportimit periodik për vendimmarrjen, në funksion të realizimit të ob-jektivave, si dhe të pasqyrave financiare vjetore të njësisë publike, në përputhje me kërkesat e legjislacionit në fuqi dhe rregullat e miratuara nga Ministri i Financave.

BAZA LIGJORE

218

3. Nëpunësit zbatues të të gjitha niveleve të njësisë publike përgjigjen përpara nëpunësit autorizues përkatës për:

a) garantimin para miratimit të shkresave/urdhrave me karakter financiar, lidhur me ligjshmërinë, rregullshmërinë dhe respektimin e parimeve të ekonomi-citetit, efiçencës dhe efektivitetit;

b) përgatitjen e dokumentit përfundimtar të buxhetit dhe bashkërendimin e punës gjatë proçesit të përgatitjes së buxhetit të njësisë ku punojnë;

c) llogaritjen e kostove të veprimtarive të përcaktuara nga drejtuesit e pro-grameve;

ç) mbikëqyrjen dhe menaxhimin efektiv të punonjësve në varësi funksio-nale të tij, si dhe ruajtjen e nivelit të tyre profesional;

d) identifikimin dhe krijimin e regjistrit të riskut, vlerësimin, kontrollin e risqeve që vënë në rrezik arritjen e objektivave dhe realizimin me sukses të ve-primtarive të strukturave që ata drejtojnë;

dh) dokumentimin e të gjitha transaksioneve financiare dhe të tjera dhe garantimin e gjurmës së auditimit për të gjitha proçeset që ndodhin në njësi;

e) pranimin ose jo të dokumentacionit, bazuar në kontrollet pas faktit, në përputhje me kërkesat e legjislacionit në fuqi;

ë) mbajtjen e sistemit të kontabilitetit, raportimit për vendimmarrjen, në funksion të realizimit të objektivave, kontabilizimin e plotë, të saktë dhe në kohë të të gjitha transaksioneve, si dhe përgatitjen e pasqyrave financiare të njësisë, në përputhje me rregullat e miratuara nga Ministria e Financave. Sistemi i kompjute-rizuar i thesarit mund të përdoret për kontabilizimin dhe raportimin e transaksio-neve financiare të njësisë publike, bazuar në kriteret e vendosura nga Ministria e Financave;

f) ruajtjen dhe mbrojtjen e aktiveve dhe të dokumentacionit të njësisë kun-drejt humbjeve, vjedhjeve, keqpërdorimit dhe përdorimit të paautorizuar;

g) garantimin e mbledhjes së të gjitha borxheve të paarkëtuara dhe, në rastet kur nuk është i mundur të mblidhet ky borxh, duhet të ketë dokumentacion të plotë për të vërtetuar që kryen të gjitha përpjekjet për mbledhjen e tij, me për-jashtim të rasteve kur përgjegjësia rregullohet me ligje të veçanta;

gj) garantimin që të gjithë kreditorët të paguhen në kohë dhe në rastet kur kreditorët nuk janë paguar apo në rast ankesash për mospagesë nga kreditorët, nëpunësi zbatues duhet t’ia shpjegojë rrethanat nëpunësit autorizues.

4. Nëpunësit zbatues të të gjitha niveleve të njësisë publike nuk kanë të drejtë delegimi të përgjegjësive të përmendura në pikën 2 dhe në pikën 3 shkronjat “a”, “ç”, “e”, “g” dhe “gj” të këtij neni.

Neni 13Dokumentimi dhe raportimi i urdhrave të kundërshtuar

1. Urdhri gojor ose i shkruar i nëpunësit autorizues apo i personit të de-leguar prej tij, që rregullon menaxhimin operacional, drejtuar nëpunësit zbatues, kundërshtohet nga ky i fundit në rast se:

a) bie ndesh me dispozitat ligjore në fuqi;b) ka pamjaftueshmëri fondesh;c) urdhri për pagesën përfundimtare jepet pa u përfunduar shërbimi, pa

219

hyrjen e vlerave materiale në njësi ose marrjen në dorëzim nga njësia e investimit të përfunduar;

ç) kur ka ndryshime në sasi ose në vlerë ndërmjet faturës dhe kontratës.2. Në rast mosmarrëveshjesh ndërmjet nëpunësit autorizues dhe nëpunës-

it zbatues, nëpunësi autorizues dhe nëpunësi zbatues respektivisht ia dorëzojnë urdhrin e kundërshtuar me shkrim, së bashku me dokumentacionin përkatës, nëpunësit të parë autorizues, nëpërmjet sistemit të thesarit, siç përshkruhet në ne-nin 14 të këtij ligji.

Neni 14Veprimet që merren gjatë shqyrtimit të urdhrave të kundërshtuar

1. Me marrjen e një raporti kundërshtimi, sipas nenit 13 të këtij ligji, nëpunësi i thesarit duhet të kryejë proçedurat e mëposhtme:

a) të shqyrtojë dokumentacionin;b) t’ia përcjellë dokumentacionin nëpunësit të parë autorizues, së bashku

me opinionin e tij, nëse e vlerëson të drejtë urdhrin për përpunimin e pagesës;c) nëpunësi i parë autorizues vendos nëse duhet të procedohet me pagesën,

të kërkohet një investigim nga titullari i njësisë publike apo të fillojë inspektimi financiar. Në rastin kur vendoset të kryhet investigim ose të nisë inspektimi finan-ciar, pagesa pezullohet deri në marrjen e vendimit përfundimtar.

2. Kur rezultatet e inspektimit financiar tregojnë për ekzistencën e mashtri-mit apo korrupsionit në fusha të caktuara, nëpunësi i parë autorizues u dërgon autoriteteve përkatëse raportin e inspektimit financiar, të shoqëruar me dokumen-tacionin e plotë.

Neni 15Rregulla të përgjithshme për delegimin e detyrave

1. Gjatë ushtrimit të përgjegjësive të tyre, sipas përcaktimeve të bëra në këtë ligj, nëpunësi i parë autorizues, nëpunësit autorizues kanë të drejtën të dele-gojnë disa nga të drejtat dhe detyrat e tyre te punonjësit e nivelit menaxherial në varësi direkte, me përjashtim të delegimit te nëpunësit zbatues, duke specifikuar kërkesat për raportimin për realizimin e detyrave të deleguara.

2. Nëpunësit zbatues dhe menaxherët e tjerë kanë të drejtën të delegojnë disa nga të drejtat dhe detyrat e tyre te vartësit funksionalë, duke specifikuar kër-kesat për raportimin për realizimin e detyrave të deleguara.

3. Nuk mund të delegohen të drejtat dhe detyrat, për të cilat ndalohet shpre-himisht delegimi në këtë ligj apo në ligje të tjera.

4. Delegimi i të drejtave dhe i detyrave nuk cenon të drejtat e menaxherit dhe nuk e shkarkon atë nga përgjegjshmëria për realizimin e detyrave përkatëse apo për përzgjedhjen e vartësit, tek i cili delegohen të drejtat dhe detyrat.

Neni 16Detyrimi për përgatitjen dhe dokumentimin e gjurmës së auditimit

1. Ministri i Financave është përgjegjës për miratimin e gjurmëve standar-

BAZA LIGJORE

220

de të auditimit, që lidhen me proçedurat e unifikuara për të gjitha njësitë e sektorit publik.

2. Titullarët e njësive publike miratojnë gjurmët e auditimit, të detajuara për proçedurat kryesore dhe sigurojnë që të gjitha operacionet e njësisë publike dokumentohen në atë formë, që u mundëson audituesve të brendshëm, të jashtëm dhe autoriteteve mbikëqyrëse të kuptojnë mjedisin e kontrollit.

3. Gjurma e auditimit arkivohet sipas dispozitave ligjore në fuqi.

Neni 17Proçedura e sinjalizimit

1. Çdo punonjës, i cili gjatë kryerjes së punës apo në lidhje me zhvillimin e detyrave të tij, vëren fakte, të cilat lënë vend për mundësi të ekzistencës së par-regullsive dhe mashtrimeve, informon menjëherë me shkrim eprorin e drejtpër-drejtë ose eprorin e një niveli më të lartë, apo, nëse ai e sheh të dobishme, njofton nëpunësin autorizues ose titullarin e njësisë publike ose direkt nëpunësin e parë autorizues apo njësinë e antikorrupsionit.

2. Çdo punonjës, që merr informacion lidhur me përmbajtjen e pikës 1 të këtij neni, menjëherë i transmeton nivelit më të lartë drejtues dhe nëpunësit të parë autorizues çdo evidencë që mund të provojë parregullsitë, sipas pikës 1 të këtij neni. Proçedurat në vijim rregullohen me ligj të veçantë për inspektimin financiar publik dhe akte të tjera ligjore.

3. Punonjësi nuk duhet të dëmtohet nga efektet paragjykuese nga ana e njësisë, si rezultat i komunikimit të informacionit të përmendur në pikën 1 të këtij neni, duke marrë të mirëqenë se ai ka vepruar me ndershmëri dhe në mënyrë të arsyeshme.

4. Pikat 1 dhe 2 të këtij neni nuk aplikohen për dokumentet, veprimet, raportet, shënimet apo informacione të mbajtura në çfarëdolloj forme për qëllimet e punonjësit apo të zbuluara ndaj tij, gjatë rrjedhës së seancave të çështjeve gjyqë-sore, qofshin këto të fundit pezull apo të mbyllura.

Neni 18Deklarata për cilësinë e sistemeve të kontrollit të brendshëm

1. Nëpunësi autorizues i njësisë publike sipas pikave 1 dhe 2 të nenit 3 të këtij ligji, në bazë të vetëvlerësimeve, depoziton te titullari i njësisë publike dhe nëpunësi i parë autorizues një deklaratë dhe raportin përkatës për cilësinë dhe gjendjen e sistemeve të kontrolleve të brendshme të njësisë publike që mbulon, për vitin e mëparshëm, jo më vonë se fundi i muajit shkurt të vitit aktual. Për të realizuar detyrimin e tij, nëpunësi autorizues i njësisë publike duhet të zbatojë një sistem të brendshëm raportimi për të marrë informacion nga njësitë e varësisë, për të mbështetur deklaratën, sipas këtij ligji.

2. Nëpunësi i parë autorizues përgatit dhe depoziton te Ministri i Financave raportin vjetor të konsoliduar jo më vonë se fundi i muajit prill, duke u mbështetur në raportet, sipas pikës 1 të këtij neni, për kontrollin e brendshëm të sektorit pub-lik. Ky raport është përmbledhje e raporteve vjetore për menaxhimin financiar dhe kontrollin e auditimin e brendshëm në sektorin publik.

221

3. Ministri i Financave i paraqet Këshillit të Ministrave dhe Kontrollit të Lartë të Shtetit, brenda muajit maj të çdo viti, deklaratën dhe raportin vjetor për cilësinë dhe funksionimin e kontrollit të brendshëm financiar publik për vitin para-ardhës, përfshirë edhe gjetjet e rëndësishme dhe rekomandimet për përmirësimin e sistemit.

KREU IIIKOMPONENTËT E MENAXHIMIT FINANCIAR

DHE KONTROLLIT

Neni 19Komponentët e menaxhimit financiar dhe kontrollit

Titullarët e njësive të sektorit publik zbatojnë menaxhimin financiar dhe kontrollin nëpërmjet këtyre komponentëve të ndërlidhur me njëri-tjetrin:

1. Mjedisi i kontrollit.2. Menaxhimi i riskut.3. Veprimtaritë e kontrollit.4. Informacioni dhe komunikimi.5. Monitorimi.

Neni 20Mjedisi i kontrollit

1. Titullarët e njësive të sektorit publik janë përgjegjës për ngritjen, gjendjen dhe përmirësimin e mjedisit të kontrollit.

2. Mjedisi i kontrollit përmban:a) integritetin personal dhe etikën profesionale të nivelit menaxhues dhe

punonjësve të tjerë të njësisë publike;b) politikat menaxheriale dhe stilin e punës;c) strukturën organizative, garantimin e ndarjes së detyrës, hierarkinë dhe

rregulla të qarta, të drejtat, përgjegjësitë dhe linjat e raportimit;ç) politikat dhe praktikat e menaxhimit të burimeve njerëzore;d) aftësitë profesionale të punonjësve.

Neni 21Menaxhimi i riskut

1. Menaxhimi i riskut përmban identifikimin, vlerësimin dhe kontrollin mbi ato ngjarje apo situata të mundshme, që kanë efekt të dëmshëm për përmbus-hjen e objektivave të njësisë publike, dhe kryhet për të dhënë siguri të arsyeshme se këta objektiva do të realizohen. Risku matet sipas efektit të tij dhe shkallës së probabilitetit të ngjarjes.

2. Për t’i zbatuar veprimtaritë e parashtruara në pikën 1 të këtij neni, titulla-ri i njësisë publike miraton një strategji, e cila përditësohet çdo tre vjet ose sa herë që ka ndryshime thelbësore të mjedisit të riskut. Nëpunësi autorizues analizon dhe përditëson kontrollet që synojnë minimizimin e riskut, të paktën një herë në vit.

BAZA LIGJORE

222

3. Për të minimizuar riskun e mashtrimit dhe të parregullsive, nëpunësit autorizues të njësive publike regjistrojnë dhe raportojnë masat e marra për paran-dalimin e mashtrimit dhe të parregullsive.

Neni 22Veprimtaritë e kontrollit

1. Titullarët e njësive të sektorit publik miratojnë veprimtaritë e kontrollit, përfshirë procedurat dhe politikat e shkruara, të përgatitura për të dhënë siguri të arsyeshme, që risqet janë kufizuar brenda kufijve të pranueshëm, të përcaktuar gjatë procesit të menaxhimit të riskut.

2. Veprimtaritë e kontrollit duhet të jenë të përshtatshme dhe kostoja e zbatimit të tyre nuk tejkalon përfitimet e pritshme.

3. Veprimtaritë e kontrollit përmbajnë, minimalisht:a) proçedurat dhe autoritetin për delegimin, transferimin dhe regjistrimin e

autorizimit standard dhe të rasteve të veçanta;b) ndarjen e detyrave në fushën e dhënies së autorizimit në atë formë, në

mënyrë që i njëjti punonjës të mos jetë përgjegjës në të njëjtën kohë për propozi-min, miratimin, zbatimin, kontabilitetin dhe kontrollin, sipas udhëzimit të Mini-strit të Financave;

c) sistemin e dy nënshkrimeve, i cili nuk lejon që angazhimi financiar të kryhet pa marrë nënshkrimet e nëpunësit autorizues dhe të nëpunësit zbatues të njësisë;

ç) sistemin e dy nënshkrimeve, i cili nuk lejon që pagesa të kryhet pa mar-rë nënshkrimet e nëpunësit autorizues dhe të nëpunësit zbatues të njësisë apo të nëpunësve të deleguar prej tyre;

d) të drejtat për përdorimin e aktiveve dhe të informacionit të njësisë dhe mbrojtjen e aktiveve;

dh) proçedurat për kontabilizimin e plotë, të saktë, të rregullt dhe në kohë të të gjitha transaksioneve, në përputhje me udhëzimet e Ministrisë së Financave;

e) proçedurat për raportimin, mbikëqyrjen, vlerësimin e efiçencës dhe të efektivitetit të veprimtarive;

ë) proçedurat e monitorimit;f) rregullat për menaxhimin e burimeve njerëzore;g) rregullat për dokumentimin e të gjitha transaksioneve dhe të veprimta-

rive që lidhen me mbarëvajtjen e njësisë;gj) rregullat për garantimin e ruajtjes së informacionit dhe të aktiveve të

njësisë.4. Veprimtaritë e kontrollit, që jepen në pikën 3 të këtij neni, janë kontrolle

para faktit dhe pas faktit. Përjashtimisht, kontrollet para faktit, për proceset apo transaksionet e punës, që gjykohen si më të ekspozuara ndaj risqeve të mëdha, mund të ushtrohen nga kontrollorët financiarë apo persona të tjerë, të caktuar nga nëpunësi autorizues.

223

5. Termat dhe proçedurat e ushtrimit të kontrolleve para faktit dhe pas fak-tit miratohen nga titullarët e njësive publike, në përputhje me udhëzimet e Mini-strit të Financave. Kontrollet pas faktit nuk kryhen nga personat përgjegjës apo personat që marrin pjesë në kontrollet para faktit. Kontrolli pas faktit ushtrohet, gjithashtu, nga audituesit e brendshëm dhe të jashtëm, inspektorët financiarë pub-likë, që rregullohen me ligje të veçanta.

Neni 23Informacioni dhe komunikimi

Titullarët e njësive publike miratojnë dhe vënë në funksionim sisteme in-formacioni dhe komunikimi, që sigurojnë:

1. Identifikimin, mbledhjen dhe përhapjen e një informacioni të vërtetë dhe të besueshëm në një format të përshtatshëm, brenda afateve të duhura, duke bërë të mundur që çdo punonjës të marrë përsipër përgjegjësitë përkatëse.

2. Një komunikim efektiv, si vertikal, ashtu edhe horizontal, në të gjitha nivelet e hierarkisë së njësisë.

3. Ngritjen dhe zhvillimin e një sistemi të përshtatshëm të informacionit për menaxhimin e njësisë që ka si qëllim shpërndarjen e udhëzimeve dhe urdhrave të qartë dhe të saktë për rolet e çdo punonjësi të përfshirë në menaxhimin financiar dhe kontrollin.

4. Ngritjen e një sistemi për dokumentimin dhe qarkullimin e dokumen-teve, që përmbajnë rregullat për përgatitjen, formatimin, lëvizjen, përdorimin dhe arkivimin e dokumenteve, në bazë të rregullave të nxjerra nga Ministri i Finan-cave.

5. Dokumentimin e të gjitha këtyre veprimtarive, proçeseve dhe transak-sioneve, me qëllim që të sigurohet gjurma e duhur e auditimit për vijueshmërinë dhe monitorimin.

6. Ngritjen e një sistemi deklarimi efikas dhe të përpiktë, duke përfshirë nivelet dhe afatet për deklarimin, llojet e deklaratave që i dorëzohen menaxhimit, format e deklaratave për rastet e zbulimit të gabimeve, të parregullsive, të abuzi-mit, të mashtrimit ose të përvetësimit.

Neni 24Monitorimi

1. Titullarët e njësive publike janë përgjegjës për ngritjen e një sistemi për monitorimin e menaxhimit financiar dhe të kontrollit, me qëllim vlerësimin lidhur me funksionimin e duhur dhe garantimin e përditësimit të tij, sa herë që ndryshojnë kushtet.

2. Monitorimi dhe vlerësimi i sistemit realizohen, kryesisht, përmes mo-nitorimit në vijueshmëri, vetëvlerësimit dhe auditimit të brendshëm. Auditimi i brendshëm nuk është pjesë e sistemit të menaxhimit financiar dhe kontrollit. Fun-ksioni i auditimit të brendshëm rregullohet me ligjin për auditimin e brendshëm në sektorin publik.

BAZA LIGJORE

224

KREU IV

HARMONIZIMI I MENAXHIMIT FINANCIAR DHE KONTROLLIT

Neni 25Përgjegjësia e Ministrit të Financave për harmonizimin

e menaxhimit financiar dhe kontrollit

1. Ministri i Financave, në përmbushjen e detyrave të tij, sipas nenit 3 të këtij ligji, mbështetet nga Njësia Qëndrore e Harmonizimit për Menaxhimin Fi-nanciar dhe Kontrollin, e cila krijohet në ministrinë përgjegjëse për financat dhe i raporton ministrit përgjegjës të financave.

2. Punonjësit e Njësisë Qëndrore të Harmonizimit për Menaxhimin Finan-ciar dhe Kontrollin janë nëpunës civilë dhe rregullat e procedura për emërimin e shkarkimin e tyre i nënshtrohen legjislacionit në fuqi për shërbimin civil.

3. Titullarët e njësive të sektorit publik, në vijim të njoftimit me shkrim nga Ministri i Financave, u sigurojnë punonjësve të Njësisë Qëndrore të Harmonizimit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin akses të plotë në dokumentacion, regji-stra apo informacione të tjera të nevojshme vetëm për qëllimin e monitorimit të sistemeve të menaxhimit financiar dhe kontrollit. Njësia Qëndrore e Harmonizimit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin nuk ka si përgjegjësi kryerjen e auditi-meve apo të inspektimeve financiare.

Neni 26Roli i Njësisë Qëndrore të Harmonizimit për

Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin

1. Njësia Qëndrore e Harmonizimit për Menaxhimin Financiar dhe Kon-trollin në Ministrinë e Financave është përgjegjëse për:

a) përgatitjen e ligjeve, të udhëzimeve, të urdhrave dhe të manualeve për fushën e menaxhimit financiar dhe kontrollit;

b) përgatitjen, shpërndarjen dhe përditësimin e strategjive dhe të udhëzi-meve metodologjike për menaxhimin financiar dhe kontrollin, në përputhje me standardet ndërkombëtare të pranuara për kontrollin e brendshëm, rregulloret e zbatueshme dhe praktikat e mira të Bashkimit Europian;

c) përcaktimin e nevojave dhe udhëheqjen e trajnimeve e të trajnimeve në vijueshmëri në fushën e menaxhimit financiar dhe kontrollit dhe të përgjegjsh-mërisë menaxheriale në njësitë e sektorit publik;

ç) bashkërendimin e punës për ngritjen dhe zhvillimin e sistemit të kontrol-lit të brendshëm financiar publik;

d) ndërgjegjësimin për KBFP-në me anë të seminareve dhe krijimit të faqes së internetit.

2. Njësia Qëndrore e Harmonizimit për Menaxhimin Financiar dhe Kon-trollin siguron monitorimin sistematik të sistemeve të menaxhimit financiar dhe kontrollit në njësitë e sektorit publik, me qëllim mbledhjen e informacionit për të përmirësuar metodologjinë dhe standardet e punës.

225

3. Njësia Qëndrore e Harmonizimit për Menaxhimin Financiar dhe Kon-trollin ndihmon nëpunësin e parë autorizues dhe Ministrin e Financave për moni-torimin e sistemeve të menaxhimit financiar dhe kontrollit dhe për përgatitjen e raportit vjetor për gjendjen e menaxhimit financiar dhe kontrollit publik, ku përm-blidhet informacioni i marrë në përputhje me dispozitat e nenit 18 të këtij ligji.

4. Njësia Qëndrore e Harmonizimit për Menaxhimin Financiar dhe Kon-trollin në Ministrinë e Financave bashkëpunon me Njësinë Qëndrore të Harmoni-zimit për Auditimin e Brendshëm gjatë përgatitjes së raportit vjetor për kontrollin e brendshëm financiar publik.

Neni 27Takime periodike ndërmjet menaxherëve të njësisë së sektorit publik

1. Çështjet, që lidhen me menaxhimin financiar dhe kontrollin, duhet të diskutohen gjatë takimeve periodike ndërmjet menaxherëve të niveleve të ndrysh-me në njësinë e sektorit publik. Çështjet kryesore dhe mangësitë serioze që dalin brenda njësisë i parashtrohen grupit për menaxhimin strategjik, me qëllim diskuti-min e mëtejshëm dhe marrjen e masave.

2. Grupi për menaxhimin strategjik përbëhet nga titullari i njësisë publike, zëvendëstitullarët, nëpunësi autorizues, nëpunësi zbatues dhe të gjithë menaxherët e tjerë të nivelit të lartë. Kreu i auditimit të brendshëm merr pjesë në mbledhjet e grupit për menaxhimin strategjik pa të drejtë vendimmarrjeje.

Neni 28Bordi i menaxhimit në Ministrinë e Financave

1. Në Ministrinë e Financave ngrihet bordi i menaxhimit, me detyrën e mbikëqyrjes së çështjeve që kanë lidhje me kontrollin e brendshëm financiar pub-lik në të gjithë sektorin publik.

2. Bordi i menaxhimit i Ministrisë së Financave përbëhet nga Ministri i Financave, zëvendësministrat e Financave, nëpunësi i parë autorizues, kreu i Një-sisë Qëndrore të Harmonizimit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin, kreu i Njësisë Qëndrore të Harmonizimit për Auditimin e Brendshëm, Drejtori i Për-gjithshëm i Buxhetit, Drejtori i Përgjithshëm i Thesarit, si dhe nga tre anëtarë të emëruar nga Ministri i Financave, me kualifikim dhe përvojë të përshtatshme në fushën e menaxhimit financiar dhe kontrollit. Shpërblimi i anëtarëve dhe i sekre-tarit të bordit përcaktohet me vendim të Këshillit të Ministrave, me propozimin e Ministrit të Financave. Bordi kryesohet nga Ministri i Financave dhe mblidhet një herë në tre muaj.

3. Bordi i menaxhimit diskuton rreth raporteve periodike dhe vjetore për KBFP-në në sektorin publik para se këto të miratohen nga Ministri i Financave.

4. Bordi i menaxhimit merr parasysh nevojën për miratimin e legjislacionit shtesë apo për përmirësimin e kuadrit të KBFP-së në sektorin publik. Të gjitha çështjet e rëndësishme i parashtrohen titullarit të njësisë publike dhe kreut të Njësisë Qëndro-re të Harmonizimit për Menaxhimin Financiar dhe Kontrollin për të reflektuar për nevojën e trajnimeve të mëtejshme dhe të monitorimit të përmirësimeve.

5. Komiteti për auditimin e brendshëm vepron në cilësinë e organit kës-

BAZA LIGJORE

226

hillimor për bordin e menaxhimit dhe përfaqësohet nga kryetari i këshillit për auditimin e brendshëm.

6. Njësia Qëndrore e Harmonizimit për Menaxhimin Financiar dhe Kon-trollin në Ministrinë e Financave siguron shërbimin e sekretariatit për veprimta-rinë e bordit të menaxhimit.

KREU VDISPOZITA TË FUNDIT DHE KALIMTARE

Neni 29Kundravajtjet administrative

Çdo shkelje e detyrimeve të përcaktuara në këtë ligj, me përjashtim të sh-keljeve që përbëjnë vepër penale, përbën kundravajtje administrative si më poshtë:

1. Shkelja apo mospërmbushja e detyrimeve të parashikuara nga dispozitat e pikës 1 të nenit 18 të këtij ligji nga nëpunësi autorizues i njësisë publike, përbën kundravajtje administrative dhe dënohet me gjobë nga 20 000 deri në 40 000 lekë.

2. Vendimi i kundravajtjes administrative, sipas pikës 1 të këtij neni, nxir-ret nga nëpunësi i parë autorizues.

Neni 30Ankimimet

Për vendosjen e sanksioneve ndëshkuese për shkelje, sipas pikës 1 të nenit 29 të këtij ligji, bëhet ankim te Ministri i Financave ndaj vendimit të nëpunësit të parë autorizues, që e ka nxjerrë atë, brenda afateve të përcaktuara në Kodin e Procedurave Administrative.

Neni 31Masa disiplinore dhe masa të tjera

1. Mosrespektimi nga titullari i njësisë publike të kërkesave të nenit 8 pika 8 shkronjat “a”,”b”,”ç” dhe “e” përbën rast të rëndë të mosfunksionimit të sisteme-ve të menaxhimit financiar dhe kontrollit në njësinë publike. Në këtë rast Ministri i Financave rezervon të drejtën e bllokimit të përkohshëm të përdorimit të fondeve buxhetore të përcaktuara në aktin vjetor të Buxhetit të Shtetit për vitin përkatës në nivel programi, zëri apo projekti deri në plotësimin e kërkesave ligjore.

2. Mosrespektimi nga nëpunësi autorizues i kompetencave të përmendura në pikën 5 të nenit 9 të këtij ligji, përbën rast të keqmenaxhimit financiar dhe ndaj tij fillojnë procedurat disiplinore apo të uljes në detyrë.

3. Ndaj nëpunësit zbatues dhe menaxherëve të tjerë, të cilët nuk respektoj-në përgjegjësitë e parashikuara nga nenet 11 e 12 të këtij ligji, fillojnë proçedurat disiplinore me propozimin e nëpunësit autorizues të njësisë publike.

Neni 32Nxjerrja e akteve nënligjore

Ngarkohet Ministri i Financave që, brenda një viti nga hyrja në fuqi e këtij

227

BAZA LIGJORE

ligji, të nxjerrë aktet nënligjore në zbatim të nenit 6 të këtij ligji.

Neni 33Periudha kalimtare për zbatimin e këtij ligji

Deri në nxjerrjen e akteve nënligjore që përcakton ky ligj, zbatohen aktet nënligjore ekzistuese, deri në masën që nuk bien ndesh me këtë ligj, por jo më vonë se një vit nga data e hyrjes në fuqi e këtij ligji.

Neni 34Shfuqizime

Ligji nr.6942, datë 25.12.1984 “Për ruajtjen, dokumentimin dhe qarkulli-min e vlerave materiale dhe monetare”, si dhe çdo dispozitë tjetër ligjore, që bie në kundërshtim me këtë ligj, shfuqizohen.

Neni 35Hyrja në fuqi

Ky ligj hyn në fuqi më 1 janar 2011.

K R Y E T A R EJOZEFINA TOPALLI (ÇOBA)

Manuali Per Menaxhimin Finaciar Dhe Kontrollin 243 1

Documents

Transcript of Manuali Per Menaxhimin Finaciar Dhe Kontrollin 243 1