[e-vullnetarizmi]

Manual i i p rakt ikave t e mira te Vullnetarizmit Dixhital

Vullnetarizmi [e-vullnetarizmi] në Shqipëri si

Instrument për zhvillimin e Komunitetit (e-

Vullnet)

TIRANE 2021

Table of Contents

2

3

HYRJE

ÇFARË ËSHTË E-VULLNETARIZMI ? PËRKUFIZIMI

VULLNETARIZMI ON-SITE DHE E-VULLNETARIZMI - NDRYSHIMET DHE TË

PËRBASHKËTAT

LLOJET E VULLNETARIZMIT ONLINE

LLOJET E PROJEKTEVE E-VULLNETARE

PV1: Bamirësia elektronike (E-bamirësia)

PV2: Gazetaria Vullnetare

PV3: Mësimi online - E-learning

PV4: Mbledhja e burimeve të informacionit dhe know-how

PV5: Mbështetja, ndihma psikologjike dhe vetëpërmirësimi

PËRGATITJA E PROGRAMIT TË E-VULLNETARIZMIT

Hapi 1: Përgatitja e organizatës/institucionit për hapjen e

aplikimeve

E-VULLNETARËT - LLOJET E DETYRAVE TË TYRE

Detyra me karakter administrativ

Detyra me karakter mbledhje fondesh

Detyra me karakter krijues

Detyra me karakter promovues

Detyra me karakter këshillues/mësimdhënës (në nivel eksperti)

New Monster Keep

Titles Revealed

By Mr. Sonny Lance,

Staff Writer

Short

Story

By Alex Harrison,

Staff Writer

Advice For Youngsters

Staff Writer

By Ms. Sarah Marks,

5

7

10

Hapi 2: Emërtimi i koordinatorit për përzgjedhjen e-vullnetarëve

Hapi 3: Hartimi paraprak i një plani bashkëpunimi me elementët

përkatës

FAZAT E REKRUTIMIT

Hapi 1: Hartimi i një reklame të mirë promovuese

Hapi 2: Procesi i rekrutimit

Hapi 3: Hartimi i letrës/e-mailit të falenderimit për aplikantët

Hapi 4: Përfundimi i procesit rekrutues; formalitetet

2. Fillimi i punës e-vullnetare

3. Monitorimi dhe skema e vlerësimit

4. Motivimi i e-vullnetarëve

E-VULLNETARIZMI; NISJA E BASHKËPUNIMIT ONLINE

1. Përgatitja për punën online

2. Fillimi i punës e-vullnetare

3. Monitorimi dhe skema e vlerësimit

4. Motivimi i e-vullnetarëve

MBYLLJA E PROGRAMIT E-VULLNETAR

E – V U L L N E T

TE DHENAT E PROJEKTIT

TITULLI I PROJEKTIT: [ e-Vullnetarizmi ] Vullnetarizmi në Shqipëri si Instrument për

Zhvillimin e Komunitetit PRIORITETET E THIRRJES: 4. Iniciativa te tjera inovative per te permiresuar situates se

krijuar nga COVID-19; 5. Nxitja, stimulimi dhe fuqizimi i vullnetarizmit;

PROJEKTI I IDEUAR DHE ZBATUAR NGA: SUSTAINABLE ENVIRONMENT ALBANIA (SEA) FINANCUAR NGA: Agjencia për Mbështetjen e Shoqërisë Civile (AMSHC) Ky projekt vjen si një ʺ përgjigjeʺ ndaj situatës së krijuar nga pandemia COVID – 19 në vend, me prioritet përshtatjen në mënyrat më të mira të mundshme përkundrejt sfidave që ka paraqitur kjo situatë dhe me fokus kryesor nxitjen, stimulimin dhe fuqizimin e vullnetarizmit në komunitetin e gjerë. Ndjenja e komunitetit dhe socializimi janë bazat e punës vullnetare, dhe duke qenë në kushtet e distancimit të nevojshëm social puna vullnetare është harruar ose ka kaluar në plan të dytë. Në këtë pikë projekti synon të prezantojë Vullnetarizmin Dixhital si alternativë, si dhe të ofrojë një Manual të Praktikave të Mira si mjet për përdorim nga organizatat e shoqërisë civile

E - VULLNET

HYRJE

ÇFARË ËSHTË E-VULLNETARIZMI? PËRKUFIZIMI

Vullnetarizmi elektronik (e-vullnetarizmi) mund të përkufizohet në terma shumë të thjeshta si: vullnetarizmi nëpërmjet internetit, pra online. Ekzistojnë një sërë përkufizimesh për të, i referuar gjithashtu si vullnetarizmi virtual, vullnetarizmi kibernetik ose vullnetarizmi dixhital. Procesi i (e-volunteering) ndryshon nga forma tradicionale e vullnetarizmit vetëm për faktin se në këtë proces kemi përdorimin e një pajisjeje, (në këtë rast kompjuterit të lidhur me Internetin) që zëvendëson atë kontribut i cili në formën tradicionale kryhet në vend (terren). Në ditët e sotme interneti është kthyer në një ‘’mjet’’ i cili kryen një sërë funksionesh dhe plotëson shumë nevoja, e po ashtu luan një rol thelbësor në rekrutimin e vullnetarëve dhe kontributin e tyre në një kauzë të caktuar.

E - VULLNET

VULLNETARIZMI

ON- SITE DHE E-

VULLNETARIZMI

Ndryshimet dhe te perbashketat

Përkufizimet mbi punën vullnetare mund të jenë të

ndryshme në vende të ndryshme, por thelbi

gjithmonë mbetet i njëjtë. Puna vullnetare mund të

përkufizohet si një aktivitet, i ndërmarrë me vullnet

plotësisht të lirë, nga i cili nuk ofrohet një shpërblim

monetar, por një sërë benefitesh të tjera në të mirë

të komunitetit ose të një kauze specifike.

E - VULLNET Përgjithësisht ky aktivitet mund të ndërmerret nga organizatat jo qeveritare (OJQ) apo komunitete bazë të krijuara për një qëllim të përbashkët. Vullnetarizmi online, ka shumë të përbashkëta me formën tradicionale të vullnetarizmit. . Dallimi mes tyre konsiston në faktin që një vullnetar online të gjithë procesin e kryen në distancë ( duke përdorur internetin). Kauza që ata mbështesin mund të jetë e njëjtë ose jo, por puna, motivimi dhe iniciativa në të dyja rastet duhet të jetë e barabartë. Janë disa kushte bazë të cilat kërkohen dhe referohen që në momentin që bëhet rekrutimi i këtyre vullnetarëve. Iniciativat e ndryshme sociale tek të cilat këta vullnetarë kanë dëshirë të bëhen pjesë kërkojnë gatishmëri të plotë për të ofruar kohën, kontributin, aftësinë në zgjidhjen e problematikave sipas rastit dhe mbi të gjitha shpirtin human. Në ditët e sotme, gjithnjë e më tepër vullnetarizmi online po përhapet globalisht, duke e lenë pas edhe atë tradicional. Në Shqipëri kjo formë e vullnetarizmit është në një shkallë shumë të ulët, për të mos thënë nuk ekziston, si edhe vetë shpirti i vullnetarizmit, qoftë në formën tradicionale të tij. Për këtë gjë u pa nevoja e krijimit të një mjeti praktik të shumë munguar për të rritur kapacitetet e organizatave në drejtim të vullnetarizmit, si dhe për të përballuar goditjen që pësuan organizatat e shoqërisë civile nga ulja drastike e vullnetarizmit si pasojë e COVID-19. Përdorimi i internetit si një mjet i përditshëm vullnetar hap një botë mundësish duke zvogëluar kufizimet në kohë dhe hapësirë dhe mund të shihet si një mundësi më atraktive. Vullnetarizmi online nuk ka për qëllim të zëvendësojë atë tradicional, përkundrazi, synon ta mbështesë duke u bërë pikënisje për rritjen e frymës vullnetare. Teknologjitë në zhvillim mund të ndikojnë ndjeshëm në fushën e shtrirjes së projekteve. Procesi i kryerjes së një pune online mund të tërheqë dhe të krijojë idenë e përfitimit në kohë, që realisht ta jep këtë benefit. Për shumë njerëz, e sidomos për ata që nuk kanë përvojë paraprake në punën vullnetare, e-vullnetarizmi mund të kthehet në mënyrën e tyre e preferuar për t'u përfshirë në një shërbim në të mirë të komunitet dhe përfitim vetjak si nga ana profesionale por edhe personale. Manuali praktik dixhital, i pari i këtij lloji në Shqipëri, mund të jetë një mjet i përsosur për organizatat jofitimprurëse, kompanitë e ndryshme apo individë aktivë që kërkojnë të ofrojnë kontributin e tyre, me qëllim drejt një ndryshimi pozitiv për komunitetin. Përdorimi i teknologjive të reja inovative për të kryer shërbime vullnetare online, mund t’ju ofrojë këtyre palëve të interesuara jo vetëm burime efektive, por edhe një mënyrë për të kontaktuar me njerëz të përkushtuar që mbështesin kauzën e tyre.

E - VULLNET

LLOJET E VULLNETARIZMIT ONLINE

Llojet e projekteve e-vullnetare mund të jenë të ndryshme në varësi të tematikës së tyre dhe qëllimit që ato kanë për të ndihmuar një target grup të caktuar. E-vullnetarët janë çelësi i suksesit në këto projekte, sepse pa bashkëpunimin e tyre nuk do të arrihej feedback-u që dëshirohet. Këta e-vullnetarë ndërmarrin role dhe përgjegjësi dhe angazhohen me kohë dhe gatishmëri të plotë, për të realizuar një sërë detyrash që caktohen.

Qëllimi i projekteve e-vullnetare mund të jetë i ndryshëm si p.sh.:

PV11: Projekt me qëllim financimin e një target grupi të caktuar; bamirësia elektronike (e-bamirësia). PV2: Projekt me qëllim gazetarinë / shpërndarjen e informacioneve të ndryshme në mënyrë vullnetare në dobi të komunitetit.

1 PV1* (Projekt Vullnetar 1)

PV3: Projekt me qëllim të mësuarin online (E-learning). PV4: Projekt me qëllim mbledhjen e burimeve të informacionit dhe know-how. PV5: Projekt me fokus psikologjik me qëllim mbështetjen, vetëpërmirësimin dhe self-help për njerëz në nevojë.

E - VULLNET

Këto janë vetëm disa prej shumë e shumë tematikave që mund të ketë fokus një projekt e-vullnetar. Për të folur më konkretiksht për këto tema projektesh që ne kemi përzgjedhur në këtë manual, është dhënë një pasqyrë me e zgjeruar e tyre më poshtë.

PV1: Bamirësia elektronike (E-bamirësia) E-bamirësia i referohet projekteve të mbledhjes së fondeve të bamirësisë të zhvilluara në internet, si p.sh.: mbledhjen e donacioneve nëpërmjet një platforme, për një kauzë të caktuar, ose projekte që përdorin mekanizmin e klikimit dhe dhurimit nëpërmjet të cilit një përdorues duhet të klikojë një buton të caktuar për të gjeneruar një donacion personal për mbledhjen e fondeve. E-bamirësia nuk funksionon gjithmonë vetëm në mbledhjen e ndihmave monetare, po edhe të ndihmave të tjera gjithëpërfshirëse si: pako ushqimore, pajisje shkollore, veshje, medikamente etj); apel për donacione për çështje shëndetësore; varur kjo nga kauza për të cilën ajo realizohet. Në parim këto lloje projektesh, me këtë qëllim, duken lehtësisht të realizueshëm, por puna dhe përkushtimi për ta kërkon të njëjtin seriozitet si një projekt me një tematikë më teknike. Madje në kësi rastesh është akoma më e vështirë arritja e objektivit. Por cili ëshhtë roli i e-vullnetarëve në këto projekte ? E-vullnetarët janë pikërisht personat të cilët shumicën e rasteve janë personalisht të angazhuar në kauzën e projektit. Ata luajnë një rol kyç në mbledhjen e donacioneve. E-vullnetarët merren me azhornimin sa më të shpeshtë të mesazheve për kontribuesit e fondeve; publikimin në rrjete sociale dhe media për të arritur një impakt sa më të lartë shikueshmërie; rrjedhimisht edhe interesi dhe dhurimi; aksesimin e bamirësve të mundshëm (një data base të atyre që shihen si persona shumë vulnerabël për kauzën në fjalë ); aksesimin e individëve me influencë të lartë në media dhe rrjete sociale. Projekte të tilla nuk kanë asgjë për të humbur, përveç investimit kohor. Shumica e platformave të financimit nuk kanë asnjë tarifë ekstra përveçëse një përqindje të vogël që i tarifohet mbledhësit të fondeve nëse fushata rezulton e suksesshme. Ekspozimi që fitohet nga të tilla projekte është relativisht i madh. Ju mund të krijoni interes tek individë të përkushtuar që mund të mbështesin projektin tuaj jo vetëm financiarisht. Këta mbështetes që mund të jenë edhe persona me influencë , mund t’ju ndihmojnë që të arrini një progres dhe ekspozim akoma më të gjerë. Nëse arrini të qëndroni në kontakt me ta, besimi rritet gradualisht, duke shërbyer si ndihmë edhe në të ardhmen për tërheqjen e kontribuesve ose ambasadorëve të rinj.

Promovimi i projektit

Si çdo projekt tjetër, edhe projekti me qëllim bamirësinë duhet të fillojë më një përshkrim të detajuar të tij. Paraqisni informacion lidhje me projektin, objektivin e tij, objektivat specifike, organizatorët, pritshmëritë që ju keni nga ky projekt. Nëse qëllimi juaj për mbledhjen e fondeve është relativisht i madh, hartoni një buxhet të detajuar, që do të tregojë se buxheti është i mirëmenduar dhe i justifikuar për qëllimet përkatëse që ju keni. Duhet patur parasysh që është goxha e vështirë, mbledhja e fondeve, monetare ose jo, në momentin që projekti nuk është bindës, buxheti dhe target grupi që përfiton prej tij nuk është i mirë përcaktuar, e sidomos kur jeni i ri në këtë fushë. Transparenca është një shqetësim tjetër kryesor. Sigurohuni që të jepni një shpjegim të thelluar të sistemit të mbledhjes së fondeve që zgjidhni, thoni se ku shkojnë donacionet, si do të shpërndahen te përfituesit dhe si donatorët mund të kontrollojnë nëse e keni kryer mbledhjen siç është deklaruar. Tematika që ky projekt ka duhet të jetë inspiruese dhe të ngjallë besim. Edhe projekti më i pazakontë mund të arrijë sigurimin e fondeve nëse frymëzon dhe bind grupet që synoni.

Shumë projekte apo fushata të financimit të fondeve, zakonisht paraqesin një video të shkurtër që inkurajon mbështetësit e mundshëm të bashkohen në mbledhjen e fondeve. Mund të krijoni diçka të shkurtër, por brenda të cilës të përcillet i gjithë mesazhi që ju dëshironi. Videoja duhet të tregojë njerëzit që qëndrojnë pas projektit, arsyen se pse ky projekt është ndryshe dhe kërkon kontributin e tyre.

Promovimi i të tilla projekteve është shumë i rëndësishëm. Nuk keni si të siguroni mbështetës nëse ata nuk kanë dëgjuar për projektin tuaj. Për të arritur shpërndarjen e tij brenda një rrethi të vogël është shumë e thjeshtë, por përhapja e gjerë e projektit e sidomos kur ai është ndërkombëtar apo global kërkon gjithmonë sa më tepër reklamë. E-vullnetarët mund të merren me pjesën e promovimit kudo që të munden. Mund të përdorni promovim në një sërë mënyrash si:

• Promovimi në rrethe individuale të njohjes;

• Promovimi i paguar në rrjete sociale (faqe në: Facebook; Instagram; Twitter etj);

• Promovimi në ëebfaqe të krijuara specifikisht;

• Promovimi në mediat lokale;

• Promovimi në bordet e ndryshme të diskutimit (kolegë / organizata / institucione / grupime).

E-VULLNET

PV2:Gazetaria Vullnetare

Gazetaria me qëllim shpërrndarjen e informacioneve të ndryshme në mënyrë vullnetare është veprimtari e papaguar, e ndërmarrë nga jo profesionistë ose profesionistë të fushës për përfitim publik, në dobi të komunitetit. Koncepti i këtij l loji të gazetarisë mbështetet në krij imin e mediave / faqeve / platformave online në mënyrë vullnetare. Këto burime informacioni të krijuara nga këta gazetarë vullnetarë kanë synim dhënien e lajmeve dhe shpërndarjen e informacioneve në të gjithë rajonin ose në të gjithë vendin dhe çojnë drejt zhvill imit të shoqërisë civile. Projekti me qëllim gazetarinë vullnetare mund të përfshijë:

• Krijimin e një faqe web-i me qëllim shpërndarjen e lajmeve lokale / rajonale / kombëtare; • Krijimin e një "televizioni" online, me fokus një temë të caktuar; • Krijimin e një hapësire radiofonike etj.

Në vaarësi të llojit të projektit mund të përdoren mjete të ndryshme për shpërndarjen e informacionit. Mjetet janë të një game të gjerë në varësi të asaj që ju doni të krijoni si p.sh.:

• Një blog lajmesh; Wordpress. Është një zgjedhje shumë e mirë nëse dëshironi të hapni një faqe lajmesh.

• YouTube / Vimeo dhe aplikacione të ndryshme mbi krijimin dhe përpunimin e videove. Nëse projekti juaj do mbështetet në krijimin e videove për shpërndarjen e informacionit / lajmit që dëshironi.

• Flickr; Slideshare. Nëse projekti juaj do të përmbajë shumë foto dhe dokumentacione, këto programe mund t’ju ndihmojnë në shpërndarjen e tyre.

E-vullnetarët mund të angazhohen në të tilla projekte me mbledhjen / redaktimin / moderimin e informacioneve me fokus tematika të ndryshme apo një tematikë të vetme, përcaktuar kjo në qëllimin e projektit; shkrimin e artikujve; krijimin e video-ve / grafikëve / dizajneve që do shërbejnë për publikim. Ata mund të realizojnë intervista në terren me komunitetin; mund të marrin pjesë në detyra teknike si: azhornimi dhe zhvillimi i faqes së web-it. E-vullnetarët mund të jenë persona amatorë, që kanë interes për këtë fushë ose janë të apasionuar pas gazetarisë, por edhe persona profesionistë që e shohin si një pasion ekstra plus punës së tyre dhe dëshirojnë të jenë pjesë e projekteve të tilla për informimin e qytetarëve.

Kandidatët vullnetarë në të tilla projekte mund të jenë:

Individë të kontaktuar nga intervistat në terren: Persona nga komuniteti lokal: banorë, studentë, nxënësi, aktivistë, profesionistë të fushës të apasionuar pas punës vullnetare, përfaqësues të qeverisë lokale etj.

Individë të kontaktuar online: Përmes një procesi rekrutimi në internet.

E drejta e autorit

Një gjë shumë e rëndësishme si në çdo projekt / studim / publikim tjetër është citimi i saktë i burimit të informacionit. Ju si prodhues apo riprodhues i informacionit / lajmit që shpërndani, keni të drejtën e autorit për të gjitha materialet që botohen në faqen / platformën tuaj të lajmeve. Në të njëjtën kohë përmbajtja e botuar nga faqe të tjera është gjithashtu e mbrojtur nga copyright. Duhet të keni parasysh që sa herë përdorni një burim informacioni nga palë të treta, duhet ta citoni atë ose të kontaktoni dhe të shihni nësë autori është dakort me këtë fakt.

PV3

Mesimi online E-learning!

Mësimi online ose E-learning është një nga format e të mësuarit që po praktikohet gjithnjë e më shpesh , në periudhën në të cilën po jetojmë, ku bota po shkon drejt një dixhitalizimi total. E-learning është koncepti i një sistemi arsimor të mirëfilltë që shfrytëzon mundësinë e rrjeteve kompjuterike dhe internetit, për të mësuar. Sot mësimi online ka arritur zhvillimin më të lartë të tij, shkak kjo edhe e situatës që ka pushtuar mbarë globin. Kjo teknikë po shfrytëzohet gjerësisht në shkolla, në punë, në kurse të ndryshme profesionale etj.

Mesimi online E-learning!

Por, ku konsiston një projekt vullnetar me fokus E-learning ?

Projekte të tilla mund të kenë fokus mësimdhënien profesionale ose ndarjen e eksperiencave personale nga jo profesionistë me qëllim transmetimin e njohurive në atë target grup të interesuar.

Cili është roli i e-vullnetarëve në këto projekte?

E-vullnetarët në këto projekte mund të merren me pjesën e përgatitjes së kurseve të mësimit online sipas tematikës së përcaktuar. Ata mund të krijojnë përmbajtje të ndryshme si tekste, material audio / video, grafikë etj. Këta e-vullnetarë mund të merren gjithashtu me pjesën transmetimit të mësimit online nëpërmjet platformave si Zoom, Ëebex etj. Ata mund të jenë aktivistë të zakonshëm, studentë, mësues, entuziastë të lëndëve të ndryshme, specialist kursesh, persona të thjeshtë që kanë si qëllim ndarjen e përvojës së tyre, autodidaktë të një fushe të caktuar e shumë të tjerë.

Në momentin që vendosni të ndërmerrni një projekt vullnetar me synim E-learning dhe të provoni mësimdhënien apo tutorimin ballë për ballë në botën online, audienca luan një rol shumë të madh. Kurset dhe programet që do të zhvilloni duhet të jenë sa më interaktive për të angazhuar dhe për të zgjuar interesin tek sa më shumë njerëz. Këto programe duhet të jenë gjithashtu sa më fleksibël për ti ndihmuar këta individë të rishikojnë herë pas herë këto informacione me qëllim përforcimin dhe ruajtjen e njohurive. E-vullnetarët mund të ndihmojnë në këtë pjesë me krijimin e teksteve; videove apo grafikëve përmbledhës të temave të mësimit që zhvillohen.

Disa nga mënyrat që mund të përdoren për të rritur audiencën dhe interesin mund të jenë:

o Krijimi i përmbajtjeve të thjeshta, të kuptueshme, porn ë të njëjtën kohë tërheqëse vizualisht. Këto përmbatje mund të jenë grafikë të dizenjuar, video të shkutra që përmbledhin thelbin e asaj çka do të transmetohet etj.

o Promovim i gjerë i projektit tuaj në rrjet dhe stimulimi i përfitimit të njohurive "for free";

o Motivim dhe shpërblim (ngarkimi me përgjegjësi në vijueshmërinë e projektit në varësi të përvetësimit të informacionit dhe aftësisë).

E-Learning është një proces i cili nuk duhet të kufizohet vetëm në hapësirën virtuale. Sigurisht që thelbi dhe qëllimi i tij si projekt është i tillë, por po aq i rëndësishëm është edhe mësimi dhe eksplorimi "face to face" i njohurive të reja. Të dyja këto procese mund të ndërveprojnë së bashku, ajo çka përfitohet nga E-learning mund të vihet në përdorim në të mësuarit / punuarit / zhvilluarit në terren në përditshmërinë tuaj dhe anasjelltas. Ndërthurja e të dyjave metodave është një qasje e integruar që e bën akoma me efektiv të gjithë procesin.

PV4: Mbledhja e burimeve të informacionit dhe know-how Mbledhja e informacionit apo njohurive dhe know how është një projekt në të cilin e-vullnetarët bashkohen me qëllim krijimin e një burimi të hapur dhe të aksesueshëm informacioni, mbi një tematikë të caktuar me interes të lartë, për të cilën vihet re se mund të ketë njohuri shumë të cunguara. Ky projekt ka si qëllim t’ju krijojë akses target grupit të interesuar, të bëhet ndihmesë për ta dhe ta arrijë shpërndarjen e informacioneve midis palëve. Gjithnjë ka vend për përmirësim, sidomos kur temat mund të jenë shumë specifike apo teknike si: enciklopedi, data base të dhënash, portale të specializuara etj.

Teknologjia sot krijon akses thuajse për gjithçka, mirëpo ka edhe tematika për të cilat informacioni është shumë i pakët. Një nga burimet më të mëdhaja të informacionit online sot për sot është pikërisht Wikipedia. Wikipedia mund të marri përkufizimin e një "enciklopedie" gjigande online, një burim i hapur informacioni për çdokënd. Kushdo që pranon kushtet e shërbimit të Ëikipedia-s mund të kontribuojë më informacionin e saj të përpunuar dhe redaktuar, në një sërë projektesh.

Në parim një projekt i tillë ka po të njëjtin qëllim, por sigurisht në miniaturë.

E-vullnetar në këto lloje projektesh mund të jetë kushdo që dëshiron të ndajë njohuritë e tij në një fushë specifike që organizatori ka përcaktuar, të ofrojë njohuri të vlefshme dhe të mund të përmirësojë përmbajtjen e informacioneve aktuale në burimet ekzistuese. E-vullnetarët mund të jenë individë të thjeshtë amatorë, të apasionuar, që mund të zotërojnë informacione mbi fushën të përvetësuara në mënyrë autodidakte, por gjithmonë informacione të sigurta dhe të sakta, ose individë profesionistë me eksperiencë që dëshirojnë të ndajnë njohuritë dhe përvojën e tyre të gjatë. Informacionet e ndara nga ekspertë të fushës, artikujt profesionalë, studime personale të një përvoje të konsiderueshme na ofrojnë mundësinë të gjithëve të gjejmë informacion të besueshëm mbi temat që kemi interes dhe që duam të eksplorojmë.

E-vullnetarët mund të merren me research, mbledhjen e njohurive dhe informacionit, krijimin, modifikimin dhe redaktimin e teksteve, verifikimin e tyre, studimin dhe azhornimin e një larmie burimesh të informacionit, moderimin dhe përkthimin e tyre. Ky lloj projekti kërkon një punë shumë të madhe dhe serioze, sepse ai informacion që do të përcillet në atë target grup të synuar, duhet të jetë sa më i saktë, i modifikuar specifikisht për temën, 100% i besueshëm dhe mbi të gjitha autentik.

Nëse do zgjidhni që burimi i informacionit do të jetë i hapur (pra që gjithësekush nga e-vullnetarët mund të ketë akses të shtojë përmbajtje), kemi të bëjmë me dy anë të medaljes. E para është që mund të siguroni një larmi informacionesh gjithëpërfshirëse dhe interesante, por nga ana tjetër ekziston rreziku që ky informacioni mund të jëtë jo i besueshëm, i paredaktuar apo i kopjuar.

Gjithmonë kjo përmbajtje duhet verifikuar në përputhje me rregullat dhe ligjet përkatësë mbi të drejtat e autorit. Ruajtja e saktësisë së informacionit dhe autenticiteti i tij është faktori kryesor që një projekt i tillë të rezultojë i suksesshëm.

E drejta e autorit

Projektet e mbledhjes së informacionit dhe krijimit të përmbajtjes hasen gjithmonë me pjesën se dikush mund të kopjojë apo më keq të "vjedhë" punën e vullnetarëve. Ky problem mund të zgjidhet duke përdorur licensa të përshtatshme për këtë pjesë.

Për shembull:

Autori (e-vullnetari apo një person tjetër i caktuar për këtë rol), duhet të bjerë dakort të publikojë kontent duke përzgjedhur një licensë nën të cilën do të jetë i disponueshëm ky material përpara se të publikohet në platformën / faqen tuaj të web-it. Nëse një përdorues boton përmbajtje të palës së tretë, burimi i informacionit duhet të citohet me çdo kusht (emri dhe mbiemri i autorit dhe të dhëna të tjera). Licensimi është një temë mbi të cilën duhet të merrni informacion të detajuar që në fazat e hartimit të projektit.

Por si mund të verifikohet nëse përmbajtja është e besueshme?

Modelet e kontrollit të cilësisë së përmbajtjes përfshijnë disa lloje:

Kontrolli i hapur nga e-vullnetarë:

Në këtë rast cilësia e përmbajtjes së shtuar kontrollohet nga një komunitet i hapur e-vullnetar dhe rrjedhimisht burimi i informacionit është i hapur për redaktim. Përdoruesit mund të japin rishikime, komente apo informacion ekstra thjesht duke klikuar në butonin "redaktim" apo "sugjerim". Nëpërmjet kësaj metode ata mund ta azhornojnë përmbajtjen në një mënyrë shumë të thjeshtë, por disavantazhi është se kjo përmbajtje mund të ketë mangësi të shumta apo mund të jetë jo e plotë.

Kontroll i mbyllur nga ekspertë profesionistë:

Në këtë rast cilësia e përmbajtjes së kontrollohet dhe redaktohet nga individë të trajnuar për këtë pjesë. Kjo zgjidhje është më e mira për projektet që normalisht kërkojnë saktësi dhe besueshmëri të plotë.

Kontroll i mbyllur nga ekspertë profesionistë:

Në këtë rast cilësia e përmbajtjes së kontrollohet dhe redaktohet nga individë të trajnuar për këtë pjesë. Kjo zgjidhje është më e mira për projektet që normalisht kërkojnë saktësi dhe besueshmëri të plotë.

Kontroll i përzier ( I HAPUR + I MBYLLUR):

Në këtë rast cilësia e përmbajtjes së kontrollohet dhe redaktohet nga një ekip i përzgjedhur që mbikëqyr dhe përpunon të gjithë përmbajtjen, duke filtruar dhe edituar në detaje përmbajtjen / komentet / rishikimet e dërguar aose shtuara nga e-vullnetarët e jashtëm..

E – VULLNET

PV5: Mbështetja, ndihma psikologjike dhe vetëpërmirësimi By Alex Harrison, Staff Writer

Projekte të tilla vullnetare kanë në fokus mbështetjen e njerëzve në nevojë ne aspektin psikologjik. Kjo mund të përkthehet në ndihmë personale, në këshillim psikologjik; në motivim profesional etj. Kjo kategori projektesh e-vullnetare synon të ofrojë ndihmë nëpërmjet botës virtuale, pra internetit. Shpesh herë njerëz që hasen me një sërë problematikash të ndryshme, e gjejnë të

vështirë që të gjejnë zgjidhje tek personi i duhur për këtë rast, kjo për çështje mospranimi, çështje mentaliteti apo shumë arsye të tjera. Në momentin që kjo ndihmë bëhet përmes internetit, duket sikur është më e thjeshtë dhe më e akceptueshme për këtë kategori që ta pranojnë këtë ndihmë dhe të bëhen pjesë e këtij këshillimi falas.

Këto lloje projektesh synojnë që të ofrojnë: këshillim online, shkëmbimë eksperience, vëmendje dhe mbështjetjë, motivim për vetëpërmirësim, shtysë dhe nxitje për ndihmë ndaj vetes.

Projektet e-vullnetare të mbështetjes dhe të vetë-ndihmës mund të përfshijnë:

o Këshillim profesional falas nga ekspertë të fushës (mjekë ose psikologë); o Mbështetje përmes bisedave anonime të nëpërmjet faqeve / platformave të krijuara për këtë qëllim; o Borde / platforma diskutimi për komunitetet e vetë-ndihmës, o Krijimin e grupeve e-vullnetare të ndihmës etj. Iniciativat mbështetëse për ndihmë mund të jenë të përqëndruara në një problem të veçantë të përbashkët të një grupimi ose mund të jenë të organizuara nga institucionet e specializuara në shërbimet e ndihmës profesionale.

E-vullnetarët në këto projekte mund të jenë profesionistë si: psikologë, ekspertë mjekësorë, jurist ose jo profesionistë si p.sh.: studentë të sapo diplomuar që kërkojnë të fitojnë përvojë pune dhe eksperiencë, individë që kanë eksperienca të ngjashme në lidhje meme ofrimin e ndihmës dhe këshillimin falas dhe çdo njeri që ka dëshirën e mirë dhe shpirtin human të kontribuojë në të tilla çështje sensitive, që e konsideron veten të aftë si një ofrues i mirë ndihme.

Cili është roli i e-vullnetarëve në këto projekte?

E-vullnetarët mund të ofrojnë mbështetje dhe ndihmë profesionale si ndihma psikologjike dhe ajo mjekësore, ata mund të bëhen ndërmjetës për krijimin e kontakteve midis individëve dhe institucioneve të ndihmës në terren në lidhje me këto problematika, mund të ndihmojnë në krijimin e organizimeve për mbledhjen e ndihmave financiare, sikundër mund të ndajnë eksperiencat dhe përvojat e tyre reale të përjetuara, gjë që ndihmon shumë në këshillimin e këtyre personave në nevojë.

Ruajtja e privatësisë

Në projekte të kësaj natyre ruajtja e privatësisë dhe e të dhënave është një çështje shumë thelbësore, të cilën disa individë mund ta kenë primare.

Ruajtja dhe diskretizmi që duhet treguar në mbledhjen e të dhënave qoftë edhe të identitetit mund të jetë shqetësim për këtë kategori individësh. Duhet të jeni shumë të kujdesshëm grumbullimin e të dhënave personale, shpesh herë edhe sensitive për të realizuar qëllimet e projektit tuaj dhe për të qenë në përputhjë me atë që mund të jetë e cituar në përshkrimin e tij.

Kjo mund të arrihet me përdorimin e një platforme "ekrani anonim", që nuk lidhet drejtpërdrejt me adresën e e-mailit të personit dhe profilin e tij të plotë. Ka shumë ligje në vende të ndryshme të globit të cilat kërkojnë mbrojtjen e informacionit personal në mënyra të veçanta dhe sa më të sigurta.

PËRGATITJA E PROGRAMIT TË E-VULLNETARIZMIT

Të gjitha projektet sociale me tematikë vullnetarizmin qofshin këto të ndërmarra nga organizata, institucione apo edhe në mënyrë informale nga individë të thjeshtë mund të ofrojnë mundësinë për të bërë pjesë të tyre e-vullnetarë.

E-vullnetarët mund të ndihmojnë si në menaxhimin e detyrave të përditshme online, siç mund të jetë mirëmbajtja dhe azhornimi i një faqeje në internet, po ashtu në research të ndryshëm apo mund të shërbejnë si një ndihmë në kryerjen e një projekti specific duke ofruar kontributin e tyre.

Kjo pjesë e këtij manuali praktik do të trajtojë të gjitha fazat të bashkëpunimit me e-vullnetarët duke filluar që nga hapja e aplikimeve për e-vullnetarët nga organizata apo grupime të tjera, detyrat e mundshme që ata mund të kryejnë, motivimi që atyre ju nevojitet e deri tek faza finale rekrutimi dhe nisja e një bashkëpunimi apo partneriteti.

E thënë në hapa shumë të thjeshtë procesi i E-vullnetarizmit përfshin 4 nënprocese kryesore:

1. Përgatitja e organizatës/institucionit/individëve për hapjen e aplikimeve dhe mikëpritjen e vullnetarëve me gjithë elementet shoqërues;

2. Rekrutimi i e-vullnetarëve pas testimit;

3. Nisja e bashkëpunimit mes organizatorëve dhe e-vullnetarëve;

4. Përfundimi i bashkëpunimit sipas afatit të përcaktuar.

Pikë së pari në momentin që mendohet dhe konsiderohet hapja e aplikimeve për e-vullnetarë, duhet përgatitur një "data base" e organizatës apo institucionit tuaj në mënyrë që të zgjidhet mënyra adekuate për mirëpritjen e tyre , por edhe për të pasur një pasqyrë se për çfarë do të shërbejnë këta e-vullnetarë.

Hapi 1: Përgatitja e organizatës/institucionit për hapjen e aplikimeve

Hapi i parë ka të bëjë me analizën e detajuar të detyrave dhe aftësive që zhvillon organizata së bashku me nevojat përkatëse, duke evidentuar pikërisht ato "shtigje" ku ndihma shihet e domosdoshsme. Kjo analizë do nxjerri në pah fushat apo detyrat ku ndihma është më imediate.

Po të marrim shembullin sesi do ishte kjo analizë, duke ju referuar organizatës tonë e cila është një OJF, kemi renditur disa nga pikat që shërbejnë për procesin analizues si më poshtë:

1. Bëni një përmbledhje të organizatës, sa persona punoni në të dhe rolet përkatëse, oraret, koordinimi i punës online dhe në zyrë.

2. Shkruani të gjitha projektet për të cilat po punoni aktualisht dhe tematikat e tyre.

3. Për secilin nga projektet, rendisni detyrat, objektivat dhe qëllimet, afatet e tyre përkatëse dhe personat drejtues.

4. Bëni një ndarje paraprake se cilat nga detyrat mund t'ju delegohen vullnetarëve (detyra administrative; detyra promovimi; detyra krijuese etj).

5. Ndani se cila nga këto detyra mund të kryhet (tërësisht ose pjesërisht) online. Këto detyra mund të ndërmerren nga e-vullnetarët. Për ato organizata që një pjesë të mirë të punës mund ta kryejnë online, mund të koordinohen lehtësisht me e-vullnetarët. Nuk është e nevojshme që të jeni ekspertë për të punuar me vullnetarë online, bashkëpunimi mund të zhvillohet duke përdorur mjetet më të thjeshta të komunikimit (postat elektronike, rrjetet sociale etj).

E-VULLNETARËT - LLOJET E DETYRAVE TË TYRE

Çfarë detyrash mund të kryejnë e-vullnetarët për ju ? Llojet e detyrave që mund t’ju delegohen e-vullnetarëve janë të ndryshme. Më poshtë janë renditur disa prej tyre:

Detyra me karakter administrativ

• Mirëmbajtja dhe azhornimi i një faqeje në internet apo një profile të mediave sociale;

• Moderimi i diskutimeve të bordit, duke krijuar një rezyme për key messages, detyrat kryesore dhe afatet kohore javë pas jave.

Detyra me karakter mbledhje fondesh

• Nqse projekti do të ketë tematikë mbledhjen e fondeve; (e-bamirësinë), një detyrë mund të jetë ajo e azhornimit të një baze të dhënash të bamirësve të mundshëm;

• Përgatitja e një newsletter për të tërhequr personat e interesuar.

Detyra me karakter krijues

• Krijimi/ dizenjimi / editimi / redaktimi i grafikëve apo videove të ndryshme për një qëllim të caktuar;

• Krijimi dhe dizenjimi i leaflets, posterave, banerave apo reklamave të ndryshme promovuese).

Detyra me karakter promovues

• Realizimi i shkrimeve për njoftime për shtyp me qëllimi promovimin sa më të gjerë;

• Research mbi sponsorat mediatikë dhe mundësimi i kontakteve me ta.

Detyra me karakter këshillues/mësimdhënës (në nivel eksperti)

• Kjo detyrë kërkon persona vullnetarë të aftë për të ofruar këshillim falas në nivel eksperti, për një temë të caktuar;

• Përgatitja e kurseve të mësimit online (e-learning) dhe udhëheqjen e tyre (pjesërisht ose plotësisht).

Hapi 2: Emërtimi i koordinatorit për përzgjedhjen e-vullnetarëve Në momentin që do të bëhet analiza e detajuar e organizatës / institucionit, do të bëhet edhe përzgjedhja e personit që do të shërbejë si koordinator për e-vullnetarët. Në çdo organizatë / institucion është dikush që merret me çështjen e koordinimeve, qoftë koordinatori i zyrës i cili merret me mbarëvajtjen e të gjitha promblematikave në punën tuaj, apo koordinatori i një detyre specifike siç mund të jetë koordinatori i një projekti. Emërimi i personit të duhur në krye të kësaj detyre është shumë i rëndësishëm dhe esencial, sepse nga mirëkoordinimi do të lidhen pastaj zinxhir të gjitha hapat që të mund të rezultojë një bashkëpunim i suksesshëm dhe frytdhënës. Personi koordinator është kontakti i parë i e-vullnetarëve dhe është përgjegjës për një sërë detyrash që në hapat e para e deri në përfundim të bashkëpunimit.

Koordinatori ka për detyrë:

• Pranimin e aplikimeve të e-vullnetarëve në platformën përkatëse, sipas kritereve të paracaktuara;

• Pranimi; intervistimi dhe përzgjedhja e e-vullnetarëve;

• Të gjitha aspektet administrative dhe zyrtare të procesit si: hartimi i marrëveshjeve të bashkëpunimit apo kontratave;

• Hartimi i një raporti me të drejtat / detyrat e përcaktuara për secilin e-vullnetar dhe komunikimi me ta;

• Delegimi i detyrave përkatëse dhe afatet kohore;

• Monitorimin i vazhdueshëm i kryerjes së detyrave përgjatë limiteve kohore të përcaktuara;

• Vlerësimi në fund të bashkëpunimit i shërbimit të kryer;

• Pajisja me certifikatë / vërtetim (nëse ofrohet) për punën e kryer apo letër reference në shenjë motivimi.

Koordinatori normalisht duhet të plotësojë disa kritere të caktuara siç janë aftësitë komunikative; dhe ato menaxheriale. Kusht dhe avantazh në këtë pjesë janë njohja e disa gjuhëve në rast se dëshironi që aplikimi juaj të hapet edhe jashtë vendit dhe jo vetëm brenda territorit shqipëtar.

Hapi 3: Hartimi paraprak i nje plani bashkëpunimi me elementet perkates

Plani paraprak i bashkëpunimit apo një kontratë (varet si ju do e përcaktoni), shërben si dokumenti lidhës midis dy palëve, organizatorëve dhe e-vullnetarëve. Ky plan duhet të përmbajë të gjitha udhëzimet, të drejtat dhe detyrat që lindin nga ky bashkëpunim në mënyrë që bashkëpunimi të funksionojë normalisht dhe të rezultojë i suksesshëm.

Ky plan duhet të përfshijë: • Një përshkrim të detajuar motivues të programit tuaj e-vullnetar; • Të drejtat e-vullnetarëve të përcaktuara konform legjislacionit; • Një përcaktim të detyrave që duhen realizuar së bashku me mjetet e menaxhimit të tyre; • Një "to-do-list" me skedulimin dhe afatet kohore; • Rregullat për shkrimin e letrave të rekomandimit në përfundimin e bashkëpunimit nga organizatori në varësi të performacës së bashkëpunimit; • Rregullat për lëshimin e certifikatave në fund të bashkëpunimit (nëse ofrohen).

FAZAT E REKRUTIMIT

Hapi 1: Hartimi i një reklame të mirë promovuese

Një nga fazat më të rëndësishme përsa i përket rekrutimit është hartimi i reklamës promovuese që do të jetë pikërisht e para që do të tërheqi e-vullnetarët e interesuar. Ky promovim konsiderohet si çelësi i suksesi, sepse në varësi të tij është edhe numri i aplikantëve që do të jenë të interesuar për të marrë pjesë.

Duhet patur parasysh që baza e këtij promovimi të jetë pikërisht motivi se pse këta e-vullnetarë të angazhohen me organizatën/institucionin/projektin tuaj. Ky promovim duhet të komunikojë drejtpërdrejt të gjitha përfitimet jo financiare që rrjedhojnë nga ky shërbim. Bëhuni të ditur se kjo punë vullnetare ofron mundësi të panumërta për zhvillimin personal dhe professional, rritjen në karrierë, mundësinë e kontakteve të reja, fitimin e një përvoje të vlefshme dhe mbase hapjen e shumë dyerve të tjera më pas.

E-vullnetarizmi është gjithashtu një mundësi e jashtëzakonshme në dispozicion të grupeve të pa privilegjuara, siç janë personat me aftësi të kufizuara. Merrni parasysh se fakti që ky shërbim kryhet online, mund t’ju ofrojë dhe këtyre personave një mundësi shumë të mirë dhe ata mund të hasen gjithashtu me promovimin tuaj, prandaj kjo reklamë dhe ky promovim duhet hartuar në mënyrë të kujdesshme për secilën kategori që ju mund të tërhiqni.

Përveç të dhënave mbi organizatorët reklama duhet të përmbajë shkurtimisht dhe në mënyrë sa më të qartë kriteret si: detyrat e e-vullnetarëve, kualifikimet e kërkuara, afatet kohore, kohën dhe mënyrën e ndërmarrjes së detyrave.

Promovimi mund të jetë në nivel lokal, kombëtar ose global, kjo në varësi të interesave tuaja, të natyrës së detyrave të kërkuara, nga profili i kandidatit tuaj ideal etj. Mundohuni që të bëni promovimin tuaj në faqe interneti në të gjithë vendin ose rajonin, në social media, postë elektronike, bordet e mesazheve, në institucione të ndryshme lokale apo organizata të kolegëve me të cilët keni akses dhe gjithashtu në hapësirën fizike që ju rrethon.

Si mund të arrihet një promovim i suksesshëm ?

1. Vini gjithmonë në pah përfitimet e aplikantëve

o Rritje njohurish dhe përvoje;

o Zhvillimi i aftësive si puna në ekip, aftësia e menaxhimit të kohës, ekspertizat etj;

o Mentorimi nga ekspertë;

o Fitimi i një intership-i të vlefshëm;

o Mundësia e punësimit në bazë të performancës;

o Vetë-përmirësimi;

o Krijimi i rrjeteve të reja të njohjes;

o Ndikimi dhe vlerësimi që mund të kenë në vendimet e organizatës/institucionit/grupimit tuaj.

2. Përqëndrohuni tek përshkrimi i detajuar i projektit tuaj

o Mund të krijoni psh një video të shkurtër të mirë strukturuar dhe në të njëjtën kohë të mirë dizenjuar dhe tërheqëse që tregon qëllimin kryesor të projektit tuaj;

o Shpjegoni dhe vlerësoni rëndësinë e projektit; (duke theksuar se pse ajo që po ndërmerrni është e rëndësishme; pse një e-vullnetar ju nevojitet dhe mund të jetë një ndihmesë e madhe në punën tuaj).

3. Motivoni pjesëmarrjen në programin tuaj të e-vullnetarizmit

o Shpjegoni marrëveshjen ose kontratën që ju lidhni me e-vullnetarët me të gjitha pikat e saj;

o Promovoni ambientin tuaj suportues dhe miqësor;

o Siguroni përfitime që njihen (si p.sh: pajisja me një certfikatë në fund të punës së kryer).

Hapi 2: Procesi i rekrutimit Vetë procesi i rekrutimit mund të jetë i

thjeshtë dhe i drejtpërdrejtë ose të marrë hapa të shumta në varësi të kërkesave

të projektit tuaj e-vullnetar. Më poshtë është paraqitur një proces

rekrutimi në tre hapa të thjesht:

• Faza I: Aplikimi në internet

Përmes një platforme apo një formulari që ju zgjidhni, e-vullnetarët mund të bëjnë aplikimin e tyre. Kjo mund të jetë psh: dërgimi i një CV-je, një

rezymeje të përgjithshme dhe / ose një letre motivuese. Formulari

i aplikimit përveç të dhënave bazë që kërkon për e-vullnetarin, mund të

hartohet gjithashtu me qëllim testimin e disa prej aftësive të aplikantëve në

lidhje me detyrat e projektit; sa mirë janë njohur ata me atë që ju kërkoni dhe sa mund ti

përmbushin këto detyra.

• Faza II: Testimi i aplikantit

Pasi bëhet një përzgjedhje paraprake e disa prej e-vullnetarëve që juve ju duken më të përshatshëm, mund të realizohet një testim i tillë mbi zgjidhjen e një problematike në lidhje me projektin ose një rast studimi specifik, për të parë aftësinë menaxhuese të aplikantit në lidhje me punën që do të kryejë. Sigurisht që kjo zgjidhje mund të jetë subjektive dhe për metodën e vlerësimit duhet hartuar një skemë paraprakisht.

• Faza III: Intervista me aplikantin në internet/onsite

Faza e fundit pas përfundimit të testimit dhe vlerësimit është intervista me aplikantin , e cila mund të realizohet online nëpërmjet platformave të ndryshme të komunikimit ose on site. Gjatë kësaj interviste është e rëndësishme që të diskutohen prirjet, nevojat, të drejtat dhe detyrat e aplikantëve. Motivimi është çelës në punën vullnetare dhe është po aq i rëndësishme si pjesë e intervistës.

E - VULLNET

Hapi 3: Hartimi i letrës/e-mailit të falenderimit për aplikantët

Në fund të procesit, pasi është kryer edhe përzgjedhja e kandidatëve të duhur për projektin tuaj, është shumë vlerësues hartimi i një e-maili apo letre falenderimi për të gjithë aplikantët që kanë marrë nga koha e tyre dhe kanë shprehur dëshirën për të kontribuar si e-vullnetarë. Merrni parasysh që është e rëndësishmë të ruani kontaktet me ta dhe të mbani aplikimet e tyre, pasi në të ardhmen mund të hapni thirrje të reja për të cilat ndoshta mund të jenë ata personat e duhur. Kjo konsideratë do ti mbajë edhe ata të interesuar vazhdimisht për mbarëvajtjen e organizatës/institucionit/grupimit tuaj dhe për projektet e reja në të ardhmen.

Hapi 4: Përfundimi i procesit rekrutues;

formalitetet

Pasi bëhet përzgjedhja e kandidatëve që ju i menduat të përshtatshëm për këtë bashkëpunim, është momenti që të nisë bashkëpunimi, por përpara kësaj duhen kryer të gjitha formalitetet e nevojshme.

Përsa i përket pjesës së takimit dhe formaliteteve ështe e këshillueshme që takimi ose intervista të bëhet ballë për ballë, qoftë personalisht on site ose duke përdorur një video konferencë. Në këtë bashkëbisedim do të diskutohen të gjitha gjeneralitetet për të dhënë më shumë detaje në lidhje me detyrat e planifikuara të punës vullnetare si: për çfarë bën fjalë ky projekt, qëllimet e dhe objektivat e tij dhe si do të ndihmojnë këta e-vullnetarë në përmbushjen e tyre, cili është target grupi i synuar, çfarë duhet të arrihet etj. Në këtë pjesë duhet diskutuar gjithashtu pjsa e meaxhimit dhe kontrollit të realizimit të detyrave përkatse të secilit e-vullnetar. Cila do të jetë mënyra e kontaktit midis e-vullnetarëve dhe koordinatorit, sa i shpeshtë do jetë kontakti dhe kontrollet, limitet kohore etj.

Një marrëveshje është gjithmonë një avantazh, duke e bërë bashkëpunimin më transparent midis palëve. Ashtu siç ka detyrat për të realizuar, e-vullnetari ka edhe të drejtat e tij dhe kësaj pjese gjithashtu i duhet dhënë shumë rëndësi në diskutimin tuaj. Është shumë mirë që të hartohet një marrëveshje në lidhje me të gjitha detyrat dhe të drejtat që ai zotëron. Disa vende të BE zbatojnë marrëveshjet e shkruara vullnetare të punës, që përfaqëson një lloj kontrate midis përfituesit (që mund të jetë një organizatë/institucion/grupim) dhe vullnetarit. Kjo kontratë specifikon të gjitha të drejtat dhe detyrimet reciproke.

Në përfundim të bisedës/intervistës nënshkruhet edhe kontrata (nëse ka), me aprovimin e të dyja palëve dhe në këtë moment është gati që të nisë bashkëpunimi.

E-VULLNETARIZMI; NISJA E BASHKËPUNIMIT ONLINE

1. Përgatitja për punën online Pas përfundimit të fazës së përzgjedhjes të të gjithë e-vullnetarëve dhe kryerjes të të gjitha formaliteteve, është momenti i fillimit të punës online.

Hapat e para të fillimit të kësaj punë do të kenë të bëjnë pikërisht me përgatitjen e e-vullnetarëve për të nisur punën. Në varësi të natyrës së projekteve tuaja dhe detyrave përkatëse që ata kanë për të ekzekutuar, një ide e mirë është përfshirja e e-vullnetarëve në seminare apo takime të ndryshme online, si p.sh .:

- Seminare mbi temat që lidhen me tematikën e projektit tuaj. Seminaret mund të të pajisin në përfundimin e tyre me cerfifikatë; gjë që është një plus më shumë për ta.

- Seminare teknike si p.sh.: Aftësimi në programe apo aplikacione të ndryshme online që kanë të bëjnë me përdorimin ; dërgimin dhe delegimin detyrave e përfunduara.

Përpiquni që ti angazhoni e-vullnetarët tuaj me njohuri ekstra përgjatë bashkëpunimit tuaj. Pjesëmarrja në seminare të ndryshme, në kurse të specializuara ju jep atyre mundësinë për zhvillim të mëtejshëm duke rritur aftësitë e tyre komunikuese, menaxhuese dhe gjithashtu ju jep një shtytje ekstra për të punuar dhe për të dëshiruar bashkëpunimin në vazhdimësi, duke parë programin tuaj motivues. Këto trajnime mund të ofrohen si në terren në ambjente të hapura, por edhe online në formën e një video conference, një kursi Ëebinar, apo e-learning.

Iniciativa dhe fryma e E-vullnetarizmit ka bazë shumë të fortë punën në ekip. Në momentin që kjo punë kryhet online, normalisht që është pak më i vështirë koordinimi mes palëve. Për këtë arsye është shumë e rëndësishme dhe thelbësore që herë pas here të nxitet fryma e bashkëpunimit të suksesshëm, të sigurohet që e-vullnetarët që punojnë së bashku të jenë një ekip i ngushtë. Ka mënyra të ndryshme dhe të shumëllojshme komunikimi në kohët e sotme për të krijuar raport si psh: takimi i shpeshtë përmes videokonferencave në mënyrë që të njihen më mirë me njeri tjetrin dhe me punën e gjithësecilit. Diçka e tillë ndihmon shumë në suksesin e

gjithë procesit e-vullnetar. Mund gjithashtu të krijohet një rrjet i përbashkët nëpër rrjete sociale, një hapësirë për të biseduar jashtë detyrave vullnetare. Jo vetëm njohja dhe raporti me organizatorin ka rëndësi, por sidomos raporti midis vetë e-vullnetarëve që ndihmon shumë në mbarëvajtjen e të gjithë punës.

2. Fillimi i punës e-vullnetare Fillimi i punës vullnetare mund të nisi me një detyrë prove. Qëllimi i detyrave të provës është pikërisht matja e gatishmërisë, kompetencës, integritetit dhe aftësisë së e-vullnetarit për zgjidhjen në mënyrë efektive të detyrave, problematikave (nëse shfaqen) dhe aftësive komunikative. Nëse kjo provë rezulton e suksesshme, gradualisht mund të rritet edhe rëndësia dhe përgjegjësia e detyrave të caktuara që e-vullnetari do të ndërmarrë. Diçka tjetër pozitive është angazhimi i e-vullnetarëve me detyra dhe tematika të ndryshme pune. Kjo ju ofron atyre mundësinë e zhvillimit si dhe rritjen e interesit dhe aftësive në shumë fusha, që edhe juve mund t’ju shërbejnë në vazhdimësi.

Siç është përmendur edhe më para, zgjidhja e një problematike në një detyrë të caktuar mund të jetë shumë subjektive, kështu që mendime të ndryshme mund të rezultojnë efektive. Është e rëndësishme që mendimet dhe idetë e tyre të vlerësohen, edhe nëse nuk konsiderohen në përfundim, ju jep atyre sigurinë dhe motivimin e nevojshëm për të vazhduar. Fakti që dikush të angazhon, të vlerëson dhe përfshin idetë e tua në punë, rrit vetëbesimin dhe kënaqësinë në punë, e sidomos në një punë vullnetare.

E-vullnetari mund të jetë një person që i kryen detyrat e tij si brenda vendit, por edhe në distancë (jashtë vendit), për aq kohë sa puna realizohet online. Kjo varet sesi ka qenë thirjja juaj locale, kombëtare apo globale për pranimin e e-vullnetarëve. Për të menaxhuar punën sa më mirë mund të përdoren aplikacione të ndryshme të menaxhimit të projektit, që shërbejnë për të deleguar detyrat e gjithësecilit dhe për të monitoruar vazhdimisht progresin e tyre. Për çdo detyrë të dërguar është e rëndësishme që të specifikohet me detaje çdo gjë si p.sh.: si do të realizohet detyra, afatet kohore të përcaktuara për të, mënyra dhe shpeshtësia e monitorimit të saj, ku do të dërgohet puna e përfunduar, cila do të jetë skema e vlerësimit përfundimtar etj., në mënyrë që të mos mbeten gjëra të paqarta.

3. Monitorimi dhe skema e vlerësimit Monitorimi i vazhdueshëm është një komponent thelbësor në punën vullnetare online. Nëpërmjet këtij monitorimi organizatori ka mundësi të vlerësojë progresin e punës, cilësinë e bashkëpunimit, arritjen e detyrave të kryera; menaxhimin e afateve kohore si dhe në të njëjtën kohë të mbajë të motivuar e-vullnetarët në vazhdimësi të punës së tyre. Skema e vlerësimit hartohet që në hapat e mëparshëm të përgatitjes së programit nga koordinatori i e-vullnetarëve. Format dhe skemat e vlerësimit mund të jenë të ndryshme në varësi të natyrës së punës që do të kryhet , tematikës së projektit tuaj etj. Më poshtë janë renditur disa nga ato më të zakonshmet, që në të njëjtën kohë janë pika kyçe për një vlerësim të duhur të punës dhe element për një bashkëpunim të frytshëm.

I. Takime të shpeshta (javore/mujore) në ekip,midis organizatorit dhe e-vullnetarëve me fokus diskutimi stadin e kryerjen së detyrave, cilësinë e punës dhe afatet, sukseset dhe problematikat gjatë ekzekutimit të projektit;

II. Biseda individuale person më person, midis një e-vullnetarit dhe koordinatorit; online ose përballë. Kjo lloj mënyre jep lirshmërinë në bisedë për ata individë që mund të kenë problem me komunikimin në publik dhe gjithashtu të lejon kontrollin e punës në detaje më specifikisht, duke qenë se fokusi është tek një person i vetëm.

III. Formularë progresi të detyrave;(të gatshëm në internet ose të hartuar vetë nga koordinatori). Këto formularë mund të afishohen në faqen e Web-it të projektit nga koordinatori ose në e-mail për çdo person dhe të plotësohen nga secili e-vullnetar për punët përkatëse. Formulari duhet të jetë posaçërisht i hartuar për të matur % e vijueshmërisë së punës për secilin.

IV. Formularët e feedback-ut nga përfituesit e punës së e-vullnetarëve, pra organizatorët. Këto formularë mund të publikohen në faqen e Webit me komente vlerësimi për çdo punë të monitoruar. Kjo është një skemë shumë e mirë motivimi për e-vullnetarët dhe punën e tyre, nëse herë pas here marrin një feedback gjatë procesit.

V. Formularë anonimë me komente. Formularët anonimë janë një ide shumë e mirë dhe efektive, shpesh herë e testuar. Ka nga ta persona të cilët lehtësisht mund të shprehin mendimet e tyre në lidhje me një punë apo temë të caktuar, sikundër ka edhe nga ata që nuk mund ta shprehin, qoftë kjo ide e saktë apo e gabuar. Shpesh vihet re një stepje në momentin kur një sondazh apo anketim i caktuar bëhet me identitet të plotë. Eshtë vënë re se kur ky proces bëhet në mënyre anonime pjesëmarrja është shumë më e lartë dhe në fund të fundit merret ajo çfarë realisht

i intereson organizatorit, mendimi i vërtetë. Prandaj këta formularë anonimë shihen si një mundësi shumë e mirë dhe ndihmesë në mbarëvajtjen e të gjithë procesit të bashkëpunimit, duke ju dhënë mundësi e-vullnetarëve të shprehin idetë e tyre, çfarë mund të bëhet më mirë apo çfarë mund të ndryshohet duke dhënë propozimet e tyre.

4. Motivimi i e-vullnetarëve Motivimi është një nga gjërat më të rëndësishmë në procesin e vullnetarizmit online. Pikërisht motivimi dhe dëshira është ajo që kërkohet për të realizuar një punë nga e cila nuk do të kesh benefite monetare. E-vullnetarët e vlerësojnë shumë reagimin apo mirënjohjen që ju mund të keni ndaj tyre për punën që ata realizojnë. Puna e tyre me ju mund të jetë e përkohshme, por në varësi të performacës dhe bashkëpunimit që ndërtoni mund të jetë edhe afatgjatë. Përpiquni që të jeni sa më motivues dhe të drejtpërdrejtë në vlerësimin e tyre. Vlerësoni ato pika të cilat janë për tu vlerësuar, por mos lini pas edhe vënien në pah të gabimeve. Sa më të hapur të jeni për këtë pjesë aq më shumë do t’ju shërbejë atyre si vetëpërmirësim në të ardhmen. Fryma e vullnetarizmit është shumë e ulët, e sidomos në Shqipëri. Ajo që synohet të arrihet gjithmonë duhet të konsiderohet që të ndërtohet në terma afatgjatë, sepse impakti duhet të jetë i tillë. Për të nxitur motivimin, për të rritur frymën dhe shpirtin e humanizmit, kontributin vullnetar, duhet të mendoni për mekanizma apo elemenë që do shërbejnë si pikënisje e këtij motivimi, që mund ti ndihmojnë e-vullnetarët të rrisin dhe të fitojnë aftësi të reja profesionale dhe personale, të integrohen me anëtarët e tjerë të ekipit rregullisht duke mos u ndjerë të pabarabartë, t’ju jepet siguri dhe besim se puna që ata kryejnë vlerësohet dhe mund të jetë fillimi i përfshirjes në punë më të mëdha me përfitime reale për ta. Disa nga mënyrat që ata mund ta ndjejnë vërtet motivimin dhe vlerësimin tuaj, duke marrë kënaqësi dhe shtysë për më tej për punën që bëjnë mund të jenë:

o Feedback-u pas çdo detyre të kryer, duke shprehur një vlerësim të përgjithshëm sesa të kënaqur ju jeni me punën që ata bëjnë. Falenderimi gjithmonë është motivim!

o Mbështetja e vazhdueshme nga ekipi i projektit. o Vendosja e bio-ve / CV-ve të tyre në faqen e organizatës, për t’ju bërë atyre të ditur se janë pjesë njësoj e ekipit si anëtarët e tjerë. o Kreditimi i e-vullnetarëve; citimi i emrit dhe mbiemrit të tyre në produktet që ata

kanë krijuar. o Hapja e një adrese e-maili të organizatës. Sado të vogla në dukje këto mënyra ju japin atyre siguri, vetëbesim dhe motivim për më tej, duke u ndjerë pjesë e vlefshme e ekipit tuaj të punës. o Pranimi i sugjerimeve dhe nevojat e e-vullnetarëve (pjesa e skemës së vlerësimit). o Zhvillimi i një skeme shpërblimi në varësi të performacës së monitoruar si p.sh.: fitimi i më shumë privilegjeve në punë, çmime simbolike për arritje të caktuara, vlerësime me poste publike virtuale etj.

o Dhënia e mundësive të reja për zhvillim gjatë bashkëpunimit si p.sh.: pjesëmarrja në seminare të ndryshme, në kurse të specializuara, takime me persona me influencë, përdorimi i mjeteve apo programacioneve të reja etj.

o Mundësi fitimi financiare në bazë të performancës. Duke u testuar dhe promovuar si e-vullnetar mund të vijë një moment që do mund të nevojitet si pjesë e ekipit të rregullt të organizatës/institucionit, me një post dhe detyrë të paguar. Një motivim i tillë është gjithmonë nxitje.

o Përfshirja e e-vullnetarëve në eventet që ju organizoni, në takimet e ekipit, takime e projekteve që ata janë pjesë dhe për të ndihmuar me detaje të organizimit të tyre nëse munden.

o Krijimi i një komuniteti apo grupi e-vullnetarësh p.sh.: grupe të mediave sociale, apo një grup bordi, ku janë pjesë të gjithë pjesëmarrësit. Kjo krijon lehtësi si në procesin e punës, por edhe në krijimin e rrjeti të mirë komunikimi, si midis e-vullnetarëve me njëri tjetrin edhe midis e-vullnetarëve dhe organizatorëve.

MBYLLJA E PROGRAMIT E-VULLNETAR

Të gjitha fazat janë kryer dhe sipas afateve kohore të përcaktuara vjen edhe fundi i bashkëpunimit dhe mbyllja e programit e-vullnetar.

Disa nga e-vullnetaët mund të punojnë për ju vetëm për një kohë të shkurtër sipas marrëveshjes dhe projektit, por mund të ketë edhe nga ata me të cilët bashkëpunimi do të vazhdojë, në bazë të performacës, të kushteve dy palëshe dhe sigurisht të natyrës së projekteve që ju mund të keni në të ardhmen. Ata mund të kthehen edhe si vullnetarë të përhershëm të organiztës tuaj, kjo në varësi të asaj çfarë kërkojnë.

Nëse ky bashkëpunim mbyllet, përsëri ju mund të ruani kontaktet e tyre dhe të mbani lidhje, gjë e cila ju jep një mundësi potencialë për ti kontaktuar sërish në të ardhmen, nëse bashkëpunimi ka qenë i sukseshsëm dhe i kënaqshëm për të dyja palët. Një ide shumë e mirë është që në fund të bashkëpunimit tuaj të jepni letra reference për e-vullnetarët apo mund të lëshoni një certifikatë pjesëmarrjeje. Certifikata mund të jepet si në dorë , por edhe virtuale është po aq efektive. Mjete të tilla vlerësimi janë një motivim i shkëlqyer për vullnetarët pasi ju japin atyre sigurinë dhe diçka konkrete të cilën mund ta tregojnë, diçka që vërtëton dhe vlerëson punën dhe angazhimin e tyre.

Mbajtja e kontakteve me ta mund të shërbejë si një bazë të dhënash për nevojat që ju do të keni në projektet e ardhshme. Në adresat e dhëna prej tyre mund të bëhet vazhdimisht një azhornim mbi veprimtari të ndryshme të organizatës tuaj, në të cilat mund të jenë të interesuar që të marrin pjesë apo thirrje që mund të hapen në vazhdimësi me temë vullnetarizmin që ata mund të jenë vulnerabël për të ofruar kontributin e tyre sërish.

Edhe pse nuk janë më pjesë e punës apo organizatës ata mund të jenë sërish të vlefshëm në një moment të caktuar dhe kjo mund të vijë duke patur akses të vazhdueshëm dhe informacion mbi veprimtarinë tuaj. Duke i informuar shpesh herë për të rejat që ndodhin, në një të ardhme ju mund ti ktheni ata në "ambasadorë" të organizatës/ institucionit tuaj si në shërbimet online, por edhe ato offline.

Vullnetarët janë shumë të vlefshëm në një organizatë / institucion / grupim. Ata mund të marrin përsipër detyra të ndryshmë dhe të mbulojjnë një pjesë të mirë të punës që juve ju nevojitet., për të pasur një mbarëvajtje sa më të mirë.