MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO ......GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E...

IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE “G.B. QUINCI

GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E DELL’ARCHIVIO (artt. 3,4,5 DPCM 03.12.2013)

MANUALE REV. 0 PROT. 2401/B37

MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO DEI DOCUMENTI E DELL’ARCHIVIO.

DATA 30.06.2017

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MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DELL'ARCHIVIO

Segreteria Digitale

Gestione Documenti - Archiviazione

Cloud - Fascicolo Elettronico -

Sportello Digitale -

Notifiche e Messaggistica interna -

Calendario Condiviso

Conservazione a Norma

Spazio Cloud Certificato

Trasparenza

Amministrazione Trasparente

Albo Pretorio Digitale

AVCP

Sito Istituzionale gov.it

Componenti aggiuntive

Backup Cloud

Firma Digitale Singola/Massiva e

Automatica

Timbro Digitale

Web Mail

IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE “G.B. QUINCI”

http://www.axiositalia.com/Axios_Prodotti_Segreteria_Digitale_SD.htm

http://www.axiositalia.com/Axios_Prodotti_Segreteria_Digitale_GEstione_Documenti.htm

http://www.axiositalia.com/Axios_Prodotti_Segreteria_Digitale_Archiviazione_Cloud.htm

http://www.axiositalia.com/Axios_Prodotti_Segreteria_Digitale_Archiviazione_Cloud.htm

http://www.axiositalia.com/Axios_Prodotti_Segreteria_Digitale_Fascicolo_Elettronico.htm

http://www.axiositalia.com/Axios_Prodotti_Segreteria_Digitale_Sportello_Digitale.htm

http://www.axiositalia.com/Axios_Prodotti_Segreteria_Digitale_Notifiche.htm

http://www.axiositalia.com/Axios_Prodotti_Segreteria_Digitale_Calendari_Condiviso.htm

http://www.axiositalia.com/Axios_Prodotti_Segreteria_Digitale_Conservazione_norma.htm

http://www.axiositalia.com/Axios_Prodotti_Segreteria_Digitale_Conservazione_norma.htm

http://www.axiositalia.com/Axios_Prodotti_Amministrazione_Trasparente.htm





http://www.axiositalia.com/Axios_Prodotti_Segreteria_Digitale_Backup_Cloud.htm

http://www.axiositalia.com/Axios_Prodotti_Segreteria_Digitale_Backup_Cloud.htm

http://www.axiositalia.com/Axios_Prodotti_Segreteria_Digitale_Firma_Digitale.htm

http://www.axiositalia.com/Axios_Prodotti_Segreteria_Digitale_Firma_Digitale.htm

http://www.axiositalia.com/Axios_Prodotti_Segreteria_Digitale_Timbro.htm

http://www.axiositalia.com/Axios_Prodotti_Segreteria_Digitale_Web_mail.htm





DATA 30.06.2017

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INDICE

PREMESSA

SEZIONE I. DISPOSIZIONI GENERALI

1.1 Ambito di applicazione

1.2 Definizioni dei termini e norme di riferimento principali.

1.3 Area organizzativa omogenea.

1.4 Servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi

documentali e degli archivi

1.5 Le figure di sistema

1.6 Individuazione del Responsabile del Servizio di tenuta del protocollo informatico, e compiti

1.7 Unicità del protocollo informatico.

1.8 Modello organizzativo e modalità di gestione del protocollo informatico

SEZIONE II – FORMAZIONE DEI DOCUMENTI

2.1. Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi.

2.2 Formato dei documenti informatici

2.3 Sottoscrizione dei documenti informatici

2.4 Verifica delle firme digitali

SEZIONE III – RICEZIONE DEI DOCUMENTI

3.1 Ricezione dei documenti cartacei

3.2 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti.

3.3 Ricezione dei documenti informatici

3.4 Errata ricezione di documenti

SEZIONE IV — SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO

4.1 Acquisizione di documenti cartacei tramite scanner.

SEZIONE V - ASSEGNAZIONE, RECAPITO, PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI

5.1 II processo di assegnazione dei documenti

5.2 Recapito e presa in carico dei documenti

SEZIONE VI REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI

6.1 Documenti soggetti a registrazione di protocollo





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6.2 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo

6.3 Elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare

6.4 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti

6.5 Registrazione dei documenti interni informali 6.6 Segnatura di protocollo

6.7 Annullamento delle registrazioni di protocollo

6.8 Differimento dei termini di protocollazione

6.9 Registro giornaliero e annuale di protocollo

6.10 Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico

6.11 Registro di emergenza

6.12 Registro di fascicoli riservati

SEZIONE VII – REGISTRI E REPERTOTI INFORMATICI - DOCUMENTAZIONE

PARTICOLARE

7.1 Definizione.

7.2 Repertorio dei fascicoli informatici

7.3 Repertori documenti soggetti a registrazione particolare

7.4 Repertorio dell’Albo on line: definizione e requisiti

7.5 Repertorio delle pubblicazioni

7.6 Gestione delle fatture

7.7 Amministrazione trasparente

7.8 Trasmissioni telematiche

7.9 Documentazione di gare d'appalto

7.10 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell'ente, lettere anonime

e documenti non firmati

7.11 Corrispondenza con più destinatari e copie per conoscenza 7.12 Allegati 7.13 Documenti di competenza di altre amministrazioni

7.14 Oggetti plurimi

7.15 Produzione seriale di documenti sulla base di un modello generale

7.16 Modelli pubblicati

VIII. POSTA ELETTRONICA

8.1 Gestione della posta elettronica

8.2 La posta elettronica per le comunicazioni interne

SEZIONE IX - ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI

9.1 Assegnazione 9.2 Modifica delle assegnazioni

9.3 Consegna dei documenti analogici

9.4 Consegna dei documenti informatici

SEZIONE X - CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI





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10.1 Classificazione dei documenti 10.2 Formazione e identificazione dei fascicoli 10.3 Processo di formazione dei fascicoli 10.4 Modifica delle assegnazioni dei fascicoli 10.5 Fascicolo ibrido 10.6 Tenuta dei fascicoli dell'archivio corrente 10.7 Movimentazione dei fascicoli dall'archivio

SEZIONE XI - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI DESTINATI ALL'ESTERNO

11.1 Spedizione dei documenti analogici 11.2 Spedizione dei documenti informatici

SEZIONE XII- SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO

12.1 Documenti soggetti a scansione 12.2 Processo di scansione

SEZIONE XIII- CONSERVAZIONE E TENUTA DEI DOCUMENTI

13.1 Conservazione dei documenti informatici

13.2 Censimento depositi documentari delle banche dati e dei software 13.3 Selezione e conservazione dei documenti

SEZIONE XIV - PIANO DI SICUREZZA

14.1 Obiettivi del Piano di sicurezza

14.2 Generalità 14.3 Formazione dei documenti informatici — aspetti di sicurezza 14.4 Gestione delle registrazioni di protocollo e di sicurezza 14.5 Accesso ai documenti informatici 14.6 Utenti interni alla AOO 14.7 Profili utente e responsabilità

14.8 Conservazione dei documenti informatici SEZIONE XV – ACCESSO

15.1 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all'Amministrazione

15.2 Accesso esterno

SEZIONE XVI - APPROVAZIONE, REVISIONE E PUBBLICAZIONE





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16.1 Approvazione

16.2 Revisione

16.3 Pubblicazione

ALLEGATI

1. Piano di conservazione e scarto per gli archivi delle Istituzioni scolastiche

2. LINEE GUIDA PER GLI ARCHIVI DELLE ISTITUZIONI SCOLASTICHE

3. TITULUS





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PREMESSA

Il presente manuale disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione,

fascicolazione e conservazione sostitutiva relativi alla gestione del protocollo informatico e

dei flussi documentali dell’Istituto. Obiettivo del Manuale di gestione è descrivere sia il sistema

di gestione documentale a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso

e in uscita e di quella interna, sia le funzionalità disponibili agli addetti al servizio e ai soggetti

esterni che a diverso titolo interagiscono con gli organi dell’Istituto. Il Protocollo informatico,

anche con le sue funzionalità minime, costituisce l’infrastruttura di base tecnico-funzionale

su cui fondare il processo di modernizzazione e di trasparenza della P.A. Il manuale è

destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna; può essere consultato all’interno del sito

web dell’Istituto.

II presente manuale, previsto dall'art.5 del DPCM 3 dicembre 2013, descrive il sistema di

gestione e di conservazione dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto

funzionamento del servizio di tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi

documentali e degli archivi.

L'adozione del sistema di protocollo informatico e la gestione informatica dei documenti hanno

l’obiettivo di migliorare l'efficienza interna dell’amministrazione scolastica grazie alla

razionalizzazione dei flussi documentali, consentendo l’adeguamento alle innovazioni introdotte

dalle seguenti norme:

Legge 7 agosto 1990, n. 241 - Nuove norme sul procedimento amministrativo e di

diritto di accesso ai documenti amministrativi e successive modifiche ed integrazioni;

DPCM 31 ottobre 2000 - Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al

decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428;

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e

regolamentari in materia di documentazione amministrativa;

DPR 7 aprile 2003, n. 137 - regolamento recante disposizioni di coordinamento in

materia di firme elettroniche a norma dell'art. 13 del D. Lgs. 23 gennaio 2002, n. 10;

D. Lvo 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali

D. Lvo 7 marzo 2005, n. 82 recante il Codice dell'Amministrazione Digitale (di

seguito CAD)

DPCM 3 dicembre 2013, recante regole tecniche per il protocollo informatico ai

sensi degli articoli 40-bis,47,57-bis e 71 del CAD

DPCM 3 dicembre 2013, recante regole tecniche in materia di sistema di conservazione

ai sensi degli art. 20, c.3 e 5-bis, 23-ter, c.4,43, c.1 e 3,44, 44bis e 71, c.1 del CAD

DPCM 13 novembre 2014, recante regole tecniche in materia di formazione,

trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei

documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti

informatici delle P.A. ai sensi degli art. 20,22,23- bis,23-ter, 40, c.1,41,71, c.1 del





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CAD.

SEZIONE I. DISPOSIZIONI GENERALI

1.1 Ambito di applicazione

Il presente manuale è adottato ai sensi degli articoli 3, 4 e 5 del DPCM 03.12.2013 per la gestione

delle attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei

documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti dell’Amministrazione.

Il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31 ottobre 2000 concernente le “Regole

tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica del 20

ottobre 1998 n° 428”, all’art. 3, comma 1, lettera c, prevede per tutte le amministrazioni di cui

all’art. 2 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n.165, l’adozione del manuale di gestione.

Quest’ultimo, disciplinato dal successivo art. 5, comma 1, “descrive il sistema di gestione e di

conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio”.

Attraverso l’integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti amministrativi, di

accesso agli atti e alle informazioni e di archiviazione dei documenti, il protocollo informatico

realizza le condizioni operative per una più efficace gestione del flusso informativo e documentale

interno all’amministrazione anche ai fini dello snellimento delle procedure e della trasparenza

dell’azione amministrativa.

Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell’effettivo ricevimento e spedizione di un

documento. In questo ambito è previsto che ogni amministrazione pubblica individui una o più

Aree Organizzative Omogenee, all’interno delle quali sia nominato un responsabile del servizio

per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai

sensi dell’art. 50, comma 4 del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in

materia di documentazione amministrativa – D.P.R. n.445 del 20 dicembre 2000 (già art.12 del

citato D.P.R. n.428 del 20 ottobre 1998).

Il presente manuale è redatto ai sensi degli art.3, 4 e 5 del DPCM 03/12/2013 per la gestione delle

attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei

documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti dell’Amministrazione.

Una volta adottato il manuale, esso sarà aggiornato periodicamente a seguito dell’effettuazione

del censimento delle attività/prassi in essere, la razionalizzazione delle stesse, l’individuazione e

la definizione degli aspetti organizzativi e gestionali in termini di fasi, tempi e risorse umane

impegnate nell’automazione dei flussi documentali nel rispetto della normativa vigente.

Il manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le

istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione,

classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti.

Il presente documento si rivolge perciò non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a

tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con gli organi dell’Istituto.

Il manuale potrà essere consultato all’interno del sito dell’Istituto

https://www.quartocircolomazara.gov.it/ alla sezione Amministrazione Trasparente- altri

contenuti unitamente alle Linee Guida per gli archivi e al Piano di conservazione e scarto per

gli archivi delle Istituzioni Scolastiche.

https://www.quartocircolomazara.gov.it/





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1.2 Definizioni dei termini e norme di riferimento principali.

Ai fini ni del presente Manuale si intende per:

- CAD; il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 — Codice dell'Amministrazione Digitale e

successive modificazioni.

- Regole tecniche per la conservazione: il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del

3 dicembre 2013), recante “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi

degli articoli 20, commi 3e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi le 3, 44, 44- bis e 71, comma 1,

del Codice dell'Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”

- Regole tecniche per il protocollo: il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3

dicembre 2013, recante "Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-

bis, 41, 47, 57-bis e 71, del 2odice dell'Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.

82".

- Testo Unico: il decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000 n. 445 - Testo unico

delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.

Si riportano, di seguito, gli acronimi e i termini utilizzati più frequentemente:

- AOO: Area Organizzativa Omogenea, quale insieme di funzioni e di strutture che opera su

tematiche) omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo

unitario e coordinato ai ;ensi dell'articolo 50, comma 4, del Testo Unico.

- Delegati: personale dell'Istituto incaricato formalmente dal RSP per l'espletamento di

funzioni previste dalla normativa vigente in materia di amministrazione digitale.

- Mdg: Manuale di Gestione del protocollo informatico, dei documenti e degli archivi.

- OdS: Ordine di Servizio.

- PA: Pubblica Amministrazione.

- PEC: Posta Elettronica Certificata.

- RdP: Responsabile del Procedimento - il dipendente che assume su di sè la responsabilità

dell'esecuzione degli adempimenti amministrativi relativi a un procedimento.

- RSP: Responsabile della gestione documentale, ovvero della tenuta del Protocollo

informatico, della gestione dei flussi documentali, nonché degli archivi e della conservazione.

- RdU: Responsabile di Ufficio, da intendersi quest'ultimo quale UO.

- Scheda documentale: insieme di dati e metadati associati ad uno specifico documento,

con eventuali relativi allegati, che ne tipizzano gli elementi informativi, utili in fase di

protocollazione, fascicolazione, conservazione, gestione e ricerca.

- Tab (o pagina): sezione della scheda documentale con un insieme di informazioni e metadati

relativi al documento informatico.

- UOP: Unità Organizzativa di registrazione di Protocollo - identifica l'ufficio che svolge

attività di registra-rione di protocollo.

- UO: ai sensi della normativa di riferimento, corrisponde alla Unità Organizzativa

Responsabile e di Riferimento — vale a dire un insieme di uffici o un ufficio che, per tipologia di

mandato istituzionale e di competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di

attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione unitarie e coordinate.





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1.3 Area organizzativa omogenea.

Sotto il profilo normativo e archivistico, una AOO (Area Organizzativa Omogenea) può essere

definita come un insieme di risorse umane e strumentali dotate di propri organi di governo e di

gestione per adempiere a determinate funzioni primarie. Ai fini della gestione dei documenti il

“IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI, per una gestione ottimale e funzionale

degli innumerevoli flussi esistenti, individua e definisce una sola Area Organizzativa Omogenea e

una sola struttura di protocollo ed archivio, ai sensi dell’art.50, c.3 del D.P.R.445/2000. Per

questa Area il Servizio per la gestione degli affari generali e del protocollo informatico

effettua la protocollazione in ingresso e ogni altro Servizio amministrativo effettua la

protocollazione in uscita della propria corrispondenza.

Il servizio stesso è funzionalmente assegnato all’Ufficio Protocollo. In assenza del

responsabile del Protocollo e del suo collaboratore è comunque garantita la continuità operativa

del protocollo da parte di qualsiasi assistente amministrativo presente.

La casella di PEC (Posta elettronica certificata) del “IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B.

QUINCI costituisce l’indirizzo virtuale della sede legale della AOO:

[email protected] Inoltre la AOO dell’istituto è dotata di una casella di posta elettronica ordinaria istituzionale

(di seguito, PEO) utile a gestire i messaggi di posta elettronica con annessi documenti ed

eventuali allegati, aventi rilevanza amministrativa: [email protected]. Il codice identificativo dell’area è istsc-tpee05900v.

1.4 Servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei

flussi documentali e degli archivi

Al fine della gestione unica e coordinata dei documenti, l’Amministrazione ai sensi dell’art. 50 c.3

del DPR 445 del 28 dicembre 2000, individua una sola Area Organizzativa Omogenea (A.O.O.) e

una sola struttura di protocollo e archivio.

Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea, ai sensi dell’articolo 61, comma 1, del DPR

445/2000, è istituito, con decreto n. 70 del 12/11/2014, il Servizio archivistico per la gestione

informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi. Il servizio, ai

sensi dell’articolo 61, comma 3, del DPR 445/2000 ha competenza sulla gestione dell’intera

documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata dell’Amministrazione, ai fini

della sua corretta registrazione, classificazione, conservazione, selezione e ordinamento. Il

responsabile del servizio, ai sensi dell’articolo 4 del DPCM 03.12.2013 svolge le funzioni

attribuitegli dai citati DPCM 03.12.2013 e DPR 445/2000. Ai sensi DEL DPCM 03.12.2013 – Regole

tecniche in materia di sistema di conservazione, con decreto n. 71 del 12/11/2014, è stato

individuato il Responsabile del procedimento di conservazione della documentazione generata in

formato digitale che è specificamente considerato pubblico ufficiale. Si precisa che la nomina del

suddetto responsabile diventerà esecutiva a far data dal giorno in cui diventerà operativo il sistema

informatico di conservazione sostitutiva.

1.5 Le figure di sistema

Il Codice dell'Amministrazione Digitale e le nuove Regole tecniche, per la corretta gestione e la

tutela di un archivio elettronico prevedono obbligatoriamente la presenza di varie figure che

mailto:[email protected]





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devono interagire tra loro dal responsabile della conservazione, dal responsabile della sicurezza,

dal responsabile del trattamento dei dati e dal responsabile del protocollo con compiti ben

delineati:

Dirigente Scolastico è il responsabile della conservazione, col compito di coordinare e

presidiare i sistemi informatici informativi e documentali garantendone una durata nel

tempo; inoltre risulta anche Titolare per il trattamento dei dati personali, per cui deve

occuparsi della protezione dei dati nei database e negli archivi digitali;

DSGA: responsabile del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi,

presidia la componente archivistica di qualsiasi sistema di conservazione dei documenti

informatici;

VICARI: in sostituzione del D.S.G.A. responsabili del protocollo informatico, dei flussi

documentali e degli archivi, presidiano la componente archivistica di qualsiasi sistema di

conservazione dei documenti informatici;

Assistenti Ammnistrativi: coordinatori Protocollo Informatico.

Dirigente Scolastico: Responsabile del contenuto degli atti soggetti a pubblicazione.

D.S.G.A e Assistenti Amministrativi: Responsabili del procedimento di pubblicazione

Le figure di sistema sono nominati contestualmente con decreto motivato.

1.6 Individuazione del Responsabile del Servizio di tenuta del protocollo informatico, e compiti

Il responsabile del protocollo è stato nominato con provvedimento nella persona del direttore

dei servizi generali ed amministrativi pro tempore e nominato coordinatore l'assistente

amministrativo .

Il responsabile del servizio di Protocollo Informatico svolge le funzioni attribuitegli dal DPCM

31/10/2000 e dal DPR 445/2000 e Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3/12/13, e cioè

i seguenti compiti: 1. predispone lo schema del manuale di gestione;

2. partecipa ad attività di formazione, dà consulenza e cura la formazione degli assistenti sulla

nuova procedura di gestione del protocollo;

3. garantisce che le operazioni di assegnazione, registrazione e di segnatura di protocollo si

svolgano nel rispetto della normativa vigente;

4. garantisce la corretta produzione del registro giornaliero di protocollo; 5. garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di

registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali e gestione

archivio, escluse le funzionalità di accesso a nuovi utenti;

6. vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente regolamento;

7. definisce e assicura criteri uniformi di trattamento del documento informatico e, in

particolare, di classificazione ed archiviazione, nonché di comunicazione interna tra i vari

uffici;

8. si occupa dell'aggiornamento del titolario di classificazione integrato con le informazioni

relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione;

Ai sensi del DPCM 03.12.2013 (Regole tecniche in materia di sistema di conservazione

con apposito atto è stato individuato il Dirigente Scolastico pro-tempore in qualità

di responsabile del procedimento di conservazione della documentazione generata





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in formato digitale che è specificamente considerato pubblico ufficiale i cui compiti sono indicati

nell'apposita sezione al punto 7.1. Tale nomina diverrà esecutiva all'attivazione del sistema di

conservazione sostitutiva.

1.7 Unicità del protocollo informatico.

Nell'ambito dell'area organizzativa omogenea, la numerazione delle registrazioni di protocollo è

unica e rigidamente progressiva. Essa inizia da uno all'inizio di ogni anno solare e si chiude al

31 dicembre.

Tuttavia, a norma dell'articolo 53, comma 5 del DPR 445/2000 sono possibili registrazioni

particolari.

1.8 Modello organizzativo e modalità di gestione del protocollo informatico

Nell'Istituto IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI la gestione dei flussi

documentali e del protocollo informatico avviene a p a r t i r e d a l l a d a t a 0 3 / 0 7 / 2 0 1 7

t r a m i t e i l p r o g r a m m a S E G R E T E R I A D I G I T A L E D I A X I O S , a

p a r t i r e d a l l a s u d d e t t a d a t a p e r i l P r o t o c o l l o s a r à e f f e t t u a t o i l

p a s s a g g i o d a l l ’ a t t u a l e P r o t o c o l l o I n f o r m a t i c o a l P r o t o c o l l o

W E B d e l P r o g r a m m a S E G R E T E R I A D I G I T A L E d i A X I O S , tramite

l'automazione di un processo che coinvolge tutti gli assistenti amministrativi, il direttore sga e il diri-

gente scolastico secondo uno schema di regole procedurali definite. L'Istituto sarà dotato di un

archivio digitale dove ogni utente, dopo essersi autenticato, entra nella sua work list e trova varie

azioni da compiere a seconda del ruolo di appartenenza. La firma digitale è competenza esclusiva del

dirigente scolastico sia in arrivo che in partenza, e del direttore sga che a sua discrezione può firmare

la posta in arrivo da visionare.

Il modello organizzativo è centralizzato per la registrazione di atti in arrivo; la registrazione degli

atti in partenza è demandata ad ogni singolo ufficio.

Le operazioni di consultazione dell'archivio protocollo possono essere effettuate da parte di tutti

gli utenti abilitati, non solo per gli atti di propria competenza ma per tutti gli atti secondo i

sistemi di ricerca generale o specifica.

Per ciò che concerne la modalità di gestione del protocollo informatico la società fornitrice del

software AXIOS ITALIA gestisce per conto dell ' Istituto IV CIRCOLO DIDATTICO

STATALE G.B. QUINCI la conservazione dei dati e documenti di protocollo

secondo quanto specificato nel relativo contratto e nell'attestazione di conformità agli standard

previsti dalla normativa del protocollo informatico.

Il servizio erogato non ha vincoli temporali, in caso di disdetta i documenti e i dati relativi al servizio

di protocollo informatico dell’ IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI devono

essere restituiti allo stesso.

SEZIONE II – FORMAZIONE DEI DOCUMENTI

2.1. Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi.

Le modalità di formazione dei documenti, del loro contenuto e della loro struttura sono determinate

dalla dirigenza e da quanto previsto dal presente manuale, per quanto riguarda i documenti

informatici la loro produzione è regolata sulla base di modelli standard presenti nel sistema

informatico di gestione documentale. I documenti dell'amministrazione sono prodotti con sistemi

informatici come previsto dalla normativa vigente e gestiti tramite il sistema di gestione





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documentale AXIOS. Inoltre, i documenti, i fascicoli e l’archivio dell’Istituto nel suo complesso

sono sottoposti alle tutele e alle garanzie previste dalla legge. Non è, pertanto, possibile eliminare i

documenti dall’archivio se non tramite procedura di selezione legale dei documenti, come previsto

dall’art. 21 del D.Lgs. 42/2004. Ogni documento creato per essere formalmente inoltrato

all'esterno o— si può fare riferimento anche a più pratiche e fascicoli. L’oggetto del documento

tratta in modo omogeneo ed attinente un argomento. Le firme necessarie alla sua redazione e

perfezione giuridica devono essere apposte prima della sua protocollazione. Il documento deve

consentire l'identificazione dell'amministrazione mittente attraverso le seguenti informazioni:

-la denominazione dell'amministrazione;

-codice Area Organizzativa Omogenea (AOO);

- -codice Registro di Protocollo;

- numero registrazione di Protocollo;

- data di registrazione protocollo;

- oggetto del documento;

- eventuali allegati;

-estremi identificativi del responsabile del procedimento (L. 241/90);

- sottoscrizione elettronica con firma digitale o elettronica del responsabile di gestione.

2.2 Formato dei documenti informatici

I documenti informatici prodotti dall'Amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato,

prima della loro sottoscrizione con firma digitale o avanzata, sono convertiti in uno dei formati

standard previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione, come riportato sul sito

dell’Agenzia per l’Italia Digitale (www.agid.gov.it), al fine di garantire la loro inalterabilità

durante le fasi di accesso e conservazione e l'immutabilità nel tempo del contenuto e della

struttura. A titolo d’esempio si utilizzano preferibilmente: PDF e PDF/A. Per quanto

riguarda la gestione e la conservazione dei documenti dell’Ente, si rimanda al Manuale della

Conservazione appositamente redatto.

La rappresentazione dei documenti informatici, che ne consente la consultazione da parte dei

soggetti interessati, è resa possibile tramite l'utilizzo di appositi formati per la fruizione dei quali è

necessario ed indispensabile l'utilizzo delle relative applicazioni.

L’Organizzazione garantisce che, per la rappresentazione dei documenti informatici, il presente

sistema utilizza esclusivamente formati statici, ossia non contenenti codici eseguibili o macro-

istruzioni che possano alterarne il contenuto tra un accesso e il successivo indipendentemente

dalla volontà dell'utente che li consulta.

I documenti informatici sono generati, memorizzati ed organizzati tramite l'utilizzo coordinato di

appositi software.

La leggibilità e l’intellegibilità di un documento informatico dipendono dalla possibilità e dalla

capacità di interpretare e di elaborare correttamente i dati elettronici che costituiscono il

documento, secondo le regole stabilite dal formato con cui esso è rappresentato.

Il formato di un file è la convenzione usata per interpretare, leggere e modificare il file:

comunemente è identificato attraverso l’estensione del file, pur considerando altri

strumenti tecnici per l’identificazione e l’interpretazione del formato.

Le tipologie di formato principali adottate dall’Istituto e gestite nel sistema di gestione informatica

dei documenti AXIOS sono:

— Testi/documenti: PDF, PDF/A, DOC, DOCX, HTML, RTF, TXT

— Documenti con firma digitale: PDF/A, PDF, P7M

http://www.agid.gov.it/





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— Calcolo: XLS, XLSX

— Immagini: GIF, JPG, BMP, TIF

— Suoni: MP3, WAV

— Video: MPG, MPEG, AVI, WMV

— Archiviazione e Compressione: ZIP, GZ, GZIP, 7Z, NSF, PST

— E-mail: EML, SMTP/MIME

— Presentazione: PPTX, PPT, PPS

— Sistemi telematici d’Istituto: DAT, IMU, IMT, NT, I01(formati testuali)

— Dati strutturati: CSV, XML (con relativi file interpretativi) In particolare, per la creazione e formazione dei documenti si usano i formati DOCX, DOC, PDF.

Per il consolidamento del documento, cioè per la procedura di definizione di un documento

originale, inteso quale definitivo, perfetto e autentico negli elementi sostanziali e formali, il

documento deve essere firmato digitalmente e successivamente protocollato nel Registro di

“Protocollo Ufficiale” oppure archiviato in altro Registro dedicato alle registrazioni particolari.

Nell’ambito dei formati dei file trattati non sono ammessi, o sono rimossi, codici integrati quali le cd.

“macro” o cifrature dei contenuti, soprattutto per le finalità di conservazione digitale.

2.3 Sottoscrizione dei documenti informatici

La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma digitale o avanzata

conforme alle disposizioni di legge.

Il IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. utilizza:

firma elettronica semplice: la cosiddetta “firma debole” intesa come l’insieme dei dati in forma

elettronica, riconducibili all’autore (anche di tipo: log identificativo, in-dirizzo mail, ecc.), allegati

o connessi ad atti o fatti giuridicamente rilevanti contenuti in un documento informatico, utilizzati

come metodo di identificazione informatica. Può essere utilizza per i documenti interni.

firma elettronica avanzata: intesa come insieme di dati in forma elettronica allegati oppure

connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e

garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può

conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da

consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati. Le annotazioni sulle

registrazioni del sistema di gestione documentale sono considerate firma elettronica avanzata e

vengono utilizzate per l’attestazione di regolare esecuzione del servizio/fornitura e l’autorizzazione al

pagamento delle fatture elettroniche.

firma elettronica qualificata: una firma elettronica avanzata creata da un dispositivo per la

creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per firme

elettroniche. Ai sensi dell’art. 25, comma 3, del Regolamento del Parlamento e del Consigl io

dell’Unione europea 23 luglio 2014, n. 910 corrisponde alla firma digitale italiana. Utilizzata per tutti i

documenti per cui viene richiesto dalla normativa.

I titolari di firma digitale sono abilitati all’utilizzo del dispositivo di firma solo ed

esclusivamente nell’esercizio delle proprie funzioni in qualità di dipendenti di del IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI. L’assegnazione dei dispositivi di firma compete al

Responsabile della gestione documentale, il quale provvede ad autorizzare l’utilizzo della firma





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digitale o avanzata a seguito di segnalazione del Dirigente dell’Istituto.

Il Servizio archivistico è responsabile del controllo della scadenza dei certificati di firma e del

loro eventuale rinnovo.

Le firme Digitali messe a disposizione da Axios sono di due tipi

Firma Digitale Remota: tramite l’inserimento di un PIN (generato dall’OTP fornito da Axios) è

possibile firmare un singolo documento o una serie di documenti anche eterogenei.

In questo caso la garanzia di “collegamento al documento firmato” è data dal fatto che i dati di

autenticazione richiesti (Codice Utente, Password e PIN) sono univocamente riconducibili al

firmatario e legati in modo indissolubile al documento informatico da questi sottoscritto a mezzo

della conservazione delle attività svolte su opportuni log di tracciamento informatico

Firma Digitale Automatica: Si tratta sostanzialmente di una speciale firma Massiva con la quale

(previa autorizzazione una–tantum precedentemente fornita dal firmatario) si è in grado di firmare

quantità di documenti omogenei senza che sia richiesto il PIN. Ad esempio un Dirigente Scolastico

può autorizzare la firma delle Pagelle (e solo di quelle) in modo automatico e questo consentirà alla

segreteria di automatizzare questo processo lavorativo senza la presenza fisica, ogni volta, del

Dirigente.

Occorre inoltre specificare la differenza tra Firma CADES e Firma PADES.

Firma CADES: La firma CAdES (CMS Advanced Electronic Signatures) è una firma digitale che

può essere apposta su qualsiasi tipo di file.

L’apposizione di una firma CAdES su un qualsiasi file genera una busta crittografica contenente il

file originale che si presenta come un file la cui estensione (la parte finale del nome del file che

succede il punto) è P7M.

Firma PADES: La firma PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) è una firma che può essere

apposta su un solo tipo di file, il PDF che è lo standard di riferimento per quanto riguarda i

documenti in formato digitale.

L’apposizione di una firma PAdES su un file.pdf genera un nuovo file la cui estensione (la parte

finale del nome del file che succede il punto) è ancora PDF

La firma PAdES, inoltre, permette di aggiungere una firma grafica visibile sul documento, oltre alla

firma digitale.

Il file firmato con firma PAdES può essere letto utilizzando qualsiasi lettore di file PDF (il più

diffuso è Adobe Reader), mentre utilizzando la firma CAdES sarà necessario disporre di un software

specifico per l’apertura della busta crittografica (il file .p7m) che contiene il documento

4 Verifica delle firme digitali

La sequenza delle operazioni previste per la verifica di integrità del documento firmato

digitalmente, è la seguente:

— apertura del file firmato;

— verifica della validità del certificato e della corrispondenza delle impronte del

documento. Queste attività sono realizzate mediante un’applicazione appositamente fornita da

parte dell’ente fornitore dei certificati di firma digitale in dotazione all’Ente (si rinvia alla seguente

paginahttp://www.agid.gov.it/agenda-digitale/infrastrutture-architetture/firme-

elettroniche/softwareverifica, dove si può trovare una lista di software che possono essere usati per

http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/infrastrutture-architetture/firme-elettroniche/software-verifica,

http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/infrastrutture-architetture/firme-elettroniche/software-verifica,





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la verifica della firma).

SEZIONE III – RICEZIONE DEI DOCUMENTI

3.1 Ricezione dei documenti cartacei I documenti su supporto cartaceo possono arrivare all'ente attraverso:

a) il servizio postale;

b ) la consegna diretta agli uffici, ai funzionari, o agli uffici utente;

c) F a x .

L'Istituzione scolastica si riserva il diritto a non accettare documenti pervenuti via fax se presentano

caratteristiche di unicità (firma autografa, timbri, punzoni) e non accompagnati dalla trasmissione di

una copia del documento di Identità, ovvero provenienti da altre Pubbliche amministrazioni a norma

di quanto previsto dall'articolo 14 "Misure per favorire la diffusione del domicilio digitale", del c.d.

Decreto del Fare (Decreto legge n. 69/2013, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 21/06/2013 in

seguito alle modificazioni apportate dalla legge di conversione n. 98 del 9 agosto 2013) ha stabilito,

infatti, che ai fini della verifica della provenienza delle comunicazioni è in ogni caso esclusa la

trasmissione di documenti a mezzo fax.

Lo stesso articolo 47 del CAD, rubricato appunto "Trasmissione dei documenti attraverso la posta

elettronica tra le pubbliche amministrazioni", stabilisce che le comunicazioni di documenti tra

PPAA avvengano mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa e che esse

siano valide ai fini del procedimento amministrativo solo una volta che se ne sia verificata la

provenienza.

Il comma 2 dello stesso articolo prevede, poi, che ai fini della verifica della provenienza, le

comunicazioni sono valide se:

a) sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata;

b) ovvero, sono dotate di segnatura di protocollo di cui all'articolo 55 del decreto del Presidente

della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;

c) ovvero, è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto

dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all'articolo 71. È in ogni caso esclusa la

trasmissione di documenti a mezzo fax;

d) ovvero, trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata di cui al decreto del

Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.

I documenti, esclusi quelli non soggetti a registrazione di protocollo, devono pervenire al

protocollo per loro registrazione.

Quelli arrivati via fax sono soggetti alle stesse regole di registrazione degli altri documenti cartacei

se rispondono a parametri di autenticità, leggibilità e integrità previsti dalla normativa vigente; in

presenza di un sistema informatico che ne consenta l'acquisizione in formato elettronico (fax

management) si applicano le procedure previste per la ricezione dei documenti informatici.

Non è consentita l'identificazione dei documenti mediante l'assegnazione manuale di numeri di

protocollo che il sistema ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi sono strettamente

correlati tra loro. Non è pertanto consentito, in nessun caso, l'utilizzo di un unico numero di protocollo per il

documento in arrivo e il documento in partenza. La documentazione che non è stata registrata in arrivo

o in partenza viene considerata giuridicamente inesistente per l'Amministrazione.

I documenti che transitano attraverso il servizio postale tradizionale sono ritirati, ogni giorno

lavorativo a cura del personale collaboratore scolastico addetto al centralino e consegnati al Direttore

SGA (o al suo sostituto) che a sua volta li consegna, dopo aver preso visione del contenuto, all'Ufficio





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Protocollo che ha cura di mostrane la visione al dirigente scolastico, I documenti pervenuti ad altri

uffici, mediante uno qualunque dei mezzi citati, sono fatti pervenire, a cura del personale che li

riceve, all'Ufficio Protocollo.

La corrispondenza indirizzata alla cortese attenzione del personale è regolarmente aperta e registrata

al protocollo.

Non è ammessa la ricezione di corrispondenza di carattere personale; il Servizio archivistico è in

ogni caso tenuto a verificare il contenuto della corrispondenza pervenuta.

A chi richieda ricevuta di un documento consegnato, compatibilmente con le possibilità del servizio,

verrà consegnata l'apposita stampa ottenibile dal sistema informatico o redatto apposito documento

analogico. La corrispondenza in arrivo viene aperta il giorno lavorativo in cui è pervenuta e

contestualmente protocollata. Laddove, per esigenze interne all'ufficio, non sia possibile registrare

la totalità dei documenti pervenuti, si procederà selezionando quelli con scadenza imminente; i

restanti documenti verranno registrati il giorno lavorativo successivo, riportando la data di ricezione

e quella di registrazione.

3.2 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti.

Qualora venga richiesto il rilascio immediato di una ricevuta attestante l'avvenuta consegna di un

documento, l'ufficio abilitato alla registrazione di protocollo dei documenti in arrivo, non potendo

rilasciare subito la ricevuta di protocollo, si riserva di inviare successivamente -via posta

elettronica- il file firmato digitalmente con il relativo file .xml dove è indicato anche il numero

di protocollo assegnato all'atto.

3.3 Ricezione dei documenti informatici

Un documento informatico, sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale, può

essere recapitato a mezzo posta elettronica certificata (PEC) o equivalente.

La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica certificata

(casella istituzionale) riservata a questa funzione, integrata con il sistema informatico e accessibile

solo all'ufficio/ postazioni preposto/e alla registrazione di protocollo. Gli indirizzi della casella di

posta elettronica istituzionale e della casella di posta elettronica certificata sono reperibili sul sito

web di questa istituzione scolastica e sono quelli indicati al paragrafo 1.3.

Il responsabile del servizio provvede a renderlo pubblico e a trasmetterlo all'Agenzia per l'Italia

digitale ai sensi dell'articolo 12 del DPCM 03.12.2013. I documenti informatici eventualmente

pervenuti ad altri indirizzi mail, devono essere re-inoltrati dal mittente all'indirizzo di posta

elettronica certificata dell'Ente per la registrazione. Per quanto riguarda la gestione della posta

elettronica si veda quanto previsto successivamente.

L'operazione di ricezione dei documenti informatici avviene con le modalità previste dalle regole

tecniche vigenti.

Il personale addetto alla protocollazione controlla quotidianamente i messaggi pervenuti nelle

caselle di posta istituzionale certificata e posta istituzionale non certificata e verifica se il

documento ricevuto è da protocollare.

I destinatari di posta elettronica istituzionale non certificata verificano se il messaggio pervenuto

sia da protocollare e trasmettono il messaggio con richiesta di protocollazione al Responsabile della

Gestione o Ufficio Protocollo.

Nel caso in cui il messaggio venga ricevuto su una casella di posta elettronica non istituzionale, il

destinatario verifica se il messaggio pervenuto sia da protocollare e in tal caso vi provvede





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direttamente oppure trasmette il messaggio con richiesta di protocollazione al Responsabile della

Gestione o ufficio protocollo. Conseguentemente a questa operazione si potrà aprire una pratica o

attribuirne una già esistente al documento e relativo fascicolo di appartenenza. Il sistema supporta

la gestione mediante processi automatici di workflow tra le varie figure coinvolte nel processo.

La posta elettronica individuale non può essere utilizzata per la ricezione o la spedizione di

documenti a firma digitale per i quali è prevista l'apposita casella di pec o peo.

Le caselle di posta personale, di cui ogni assistente amministrativo è dotato, vanno utilizzate per

comunicazioni a carattere informale e per le comunicazioni di natura non ufficiale o per gli scambi

di documenti non definitivi, per i quali non è necessario acquisire certezza di invio e ricezione.

Non si possono inviare messaggi dalla casella di posta personale quando il contenuto di questi,

impegni l'Amministrazione verso terzi.

3.4 Errata ricezione di documenti

Nel caso in cui pervengano messaggi/documenti dal cui contenuto si rileva che sono stati

erroneamente ricevuti, si provvederà a rispedire il messaggio al mittente utilizzando lo stesso

canale tramite il quale il messaggio / documentazione è giunto (mail / mail; Posta ordinaria!

Posta Ordinaria; Fax/Fax etc.).

SEZIONE IV — SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO

4.1 Acquisizione di documenti cartacei tramite scanner.

Tutti i documenti analogici pervenuti al protocollo generale, sono acquisiti mediante scanner,

compatibilmente con il relativo formato e gli strumenti tecnologici disponibili. L'immagine digitale

così ottenuta è archiviata nel sistema informatico in modo da poter essere sempre consultata ed

eventualmente riprodotta in copia. L'addetto al protocollo deve verificare la leggibilità delle

immagini acquisite e la loro esatta corrispondenza con il cartaceo e scandire in formato pdf non

immagine, nel rispetto dei requisiti di accessibilità; occorre sempre rendere accessibili documenti

provenienti da altri enti se devono essere pubblicati sul sito scolastico.

SEZIONE V - ASSEGNAZIONE, RECAPITO, PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI

5.1 II processo di assegnazione dei documenti

Per assegnazione di un documento si intende l'operazione di individuazione dell'ufficio cui

compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo. La lavorazione dei

documenti ricevuti dall'Amministrazione e la designazione dei relativi responsabili di

procedimento è effettuata direttamente dal direttore sga scegliendo il nominativo corrispondente

all'interno del Programma Segreteria Digitale di Axios.

5.2 Recapito e presa in carico dei documenti

I documenti dopo la fase di protocollo arrivano nella work list dei responsabili di procedimento che

possono procedere con la lavorazione, creare una pratica o inserire file in una pratica già esistente o

semplicemente prenderne visione.

Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti questi passaggi,





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memorizzando per ciascuno di essi, l'identificativo dell'utente, lo stato del documento nelle varie

fasi: assegnazione, controllo dsga al protocollo, protocollato, la data e l'ora di esecuzione, lo stato

del documento suo ID di processo e di attività.

SEZIONE VI REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI

6.1 Documenti soggetti a registrazione di protocollo

Tutti i documenti prodotti e ricevuti dall'Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul

quale sono formati, ad eccezione di quelli indicati nel successivo articolo, sono registrati al

protocollo.

6.2 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Sono esclusi dalla registrazione di protocollo:

1. Bollettini ufficiali, notiziari della Pubblica Amministrazione

2. Note di ricezione delle circolari e altre disposizioni (richieste di avvenuta ricevuta)

3. Materiale statistico e certificazioni anagrafiche

4. Documenti interni preparatori di atti

5. Materiale pubblicitario generico e di propaganda sindacale

6. Giornali, riviste, inviti a manifestazioni, stampe varie, plichi di libri e tutti i documenti che

per loro natura non rivestono alcuna rilevanza giuridico-amministrativa

7. Tutte le comunicazioni e tutti i documenti utilizzati nell’ambito dell’Istituto aventi

rilevanza esclusivamente interna, siano essi predisposti in formato cartaceo o

elettronico

8. DURC, i certificati ed affini, le offerte/preventivi di terzi non richiesti, i documenti

trasmessi tra Uffici dell’AOO, i documenti erroneamente recapitati all’AOO, i fermi

amministrativi e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare

dell'amministrazione (es. Registro Decreti).

Sono inoltre esclusi dalla registrazione di protocollo tutti gli altri documenti di cui

all’articolo53 comma 5 del decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000 n.445.

6.3 Elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare

Sono soggetti a registrazione particolare i seguenti documenti: 1. Lettere del Protocollo Riservato 2. Certificati di servizio 3. Ordini 4. Reversali, Mandati e loro elenchi 5. Circolari e Avvisi interni

6. Certificati di frequenza

7. Relazioni, piani di lavoro, programmazioni dei docenti

Il protocollo riservato viene gestito utilizzando per la registrazione i seguenti dati:

a) data ingresso/uscita;





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b) numero progressivo ingresso/uscita

c) oggetto

d) Ufficio o persona a cui è diretta la comunicazione o a cui si riceve

Le Lettere del Protocollo Riservato, i Certificati di servizio, gli Ordini, le Reversali, i Mandati e

loro elenchi, le Circolari e gli Avvisi interni sono gestiti utilizzando per la registrazione un numero

progressivo.

I documenti sopra elencati possono essere registrati con sistema diverso e sono conservati in

appositi contenitori o registri.

6.4 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti

La registrazione dei documenti ricevuti o spediti è effettuata in un'unica operazione.

I requisiti necessari di ciascuna registrazione di protocollo sono:

a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non

modificabile;

b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in

forma non modificabile;

c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti, registrato in forma non

modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e) data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili;

f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma

non modificabile;

g) classificazione: categoria, classe, fascicolo (si veda titolario allegato);

h) assegnazione.

Inoltre possono essere aggiunti:

i) data di arrivo;

j) allegati (numero e descrizione);

k) estremi provvedimento differimento termini di registrazione;

l) mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria, raccomandata, corriere, fax

ecc.);

m) ufficio di competenza;

n) tipo documento;

o) livello di riservatezza:

p) elementi identificativi del procedimento amministrativo, se necessario.

6.5 Registrazione dei documenti interni informali

Nei documenti interni informali includiamo tutti quei documenti di lavoro di natura non ufficiale,

temporanea e interlocutoria, a carattere informativo, operativo, preparatorio.

I documenti interni di preminente carattere informativo sono, in genere, memorie, appunti,

comunicazioni e documenti di lavoro che non possiedono carattere di particolare ufficialità

scambiati tra UOR o tra dipendenti che di norma non sono protocollati.

Per questa tipologia di documenti che ha rilevanza solo interna, ci si avvale dei sistemi di

comunicazione interna con possibilità di sottoscrizione e protocollazione, laddove il

Responsabile di Gestione lo ritenga necessario.





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6.6 Segnatura di protocollo

La segnatura di protocollo apposta o associata al documento è effettuata contemporaneamente alla

registrazione di protocollo per mezzo di timbri.

I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo sono:

a) codice identificativo dell'amministrazione, per i protocolli informatici;

b) codice identificativo dell'area organizzativa omogenea, per i protocolli informatici;

c) data di protocollo;

d) numero di protocollo;

e) indice di classificazione.

Segnatura del documento informatico

Quando il documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è formato e trasmesso con strumenti

informatici, la segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni di registrazione del

documento.

La segnatura dei documenti trasmessi telematicamente è generata in automatico dal sistema AXIOS

ed è associata sotto forma di file XML al documento trasmesso e al documento in arrivo, se

ricevuto da altri sistemi di protocollo.

La struttura e gli elementi della segnatura XML sono conformi alle disposizioni vigenti: art. 55

DPR 445 del 2000.

Segnatura del documento analogico Le informazioni da associare al documento analogico, tramite timbro o altro sistema di

identificazione del documento come stampa della segnatura o apposizione di etichetta adesiva

sono già quelle menzionate per la segnatura del doc. informatico.

Si sconsiglia l’apposizione delle etichette che potrebbero rovinare il documento, di conseguenza si

privilegiano la trascrizione della segnatura o l'applicazione del timbro riportante la segnatura.

Una volta applicata la segnatura verrà acquisita nel sistema di protocollo l’immagine del documento

analogico riportante la segnatura, in questo modo la scansione riporterà la segnatura di protocollo.

6.7 Annullamento delle registrazioni di protocollo

Le registrazioni di protocollo, tutte o in parte, possono essere annullate con una specifica

funzione del sistema di gestione informatica dei documenti e con autorizzazione del

Responsabile della gestione documentale a seguito di motivata richiesta scritta o per iniziativa

dello stesso responsabile.

Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal

sistema. Il sistema durante la fase di annullamento registra gli estremi del provvedimento

autorizzativo redatto dal Responsabile della gestione documentale. Le richieste di annullamento

dei numeri di protocollo devono pervenire al Responsabile della gestione documentale via mail. Il

documento è conservato, all'interno del fascicolo di competenza, a cura del Responsabile del

procedimento. Il Responsabile della gestione documentale mantiene comunque un'attività di

controllo sull'operato dei Responsabili di procedimento.

Non è possibile annullare il solo numero di protocollo e mantenere valide le altre informazioni

della registrazione.





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Il provvedimento di annullamento o l’autorizzazione all’annullamento di una registrazione di

protocollo è a cura del responsabile della gestione documentale o suo delegato.

L’annullamento è effettuato su richiesta motivata del responsabile della UOR/RPA.

È possibile l’annullamento di documenti in arrivo per sanare errori di registrazione (es.

registrazione di un secondo esemplare o di competenza di un altro Ente).

La richiesta di annullamento, motivata viene inoltrata al Responsabile della gestione documentale,

che previo accertamento della fondatezza della richiesta e dopo gli accertamenti del caso, procede con

il provvedimento di annullamento e con l’operazione di annullamento.

Il responsabile della gestione documentale può archiviare in un fascicolo informatico tutte le

richieste di annullamento.

La registrazione di protocollo annullata riporta una dicitura o un segno in posizione sempre visibile

e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data,

all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del provvedimento d’autorizzazione.

L’annullamento anche di una sola delle informazioni generate o assegnate automaticamente dal

sistema e registrate in forma immodificabile determina l’automatico e contestuale annullamento

dell’intera registrazione di protocollo. Non è possibile annullare il solo numero di protocollo e

mantenere valide le altre informazioni della registrazione.

I motivi per i quali è richiesto l’annullamento possono essere: — errore di inserimento delle informazioni registrate in forma immodificabile nel caso

dette informazioni non siano generate o assegnate automaticamente dal sistema;

— il documento registrato deve essere modificato per rettifica del destinatario, dell’oggetto, del

mittente;

— la motivazione per cui il documento è stato prodotto è venuta meno purché il documento

non sia già stato diffuso.

Nel caso in cui il documento da annullare sia sostituito da una nuova registrazione, negli estremi del

provvedimento di autorizzazione all’annullamento si può indicare che il documento è stato

correttamente registrato con protocollo n. ___ del .

La registrazione annullata resta visibile all’interno del sistema AXIOS e della sequenza numerica

con la dicitura “Annullato”.

Il documento analogico annullato riporta gli estremi dell’annullamento e viene conservato nel fascicolo

analogico della UOR competente. La richiesta di annullamento sarà associata alla registrazione di

protocollo del documento annullato a cura del Responsabile della gestione documentale.

Il documento informatico riporta gli estremi dell’annullamento e viene conservato nel fascicolo

informatico.

Se il documento analogico o informatico costituisce una tipologia documentale soggetta a registrazione

particolare (es. un contratto) per la quale è prevista la conservazione perenne, lo stesso sarà

conservato nel proprio repertorio con la dicitura “annullato” assieme alla richiesta di annullamento.

6.8 Differimento dei termini di protocollazione

La registrazione della documentazione pervenuta avviene nell'arco della giornata. Il responsabile

del servizio, con apposito provvedimento motivato, può autorizzare la registrazione in tempi

successivi, fissando un limite di tempo entro il quale i documenti devono essere protocollati. Ai

fini giuridici i termini decorrono dalla data di ricezione riportata sul documento analogico tramite

un apposito timbro; il sistema informatico mantiene traccia del ricevimento dei documenti.

6.9 Registro giornaliero e annuale di protocollo





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Il contenuto del registro e del sistema di protocollo informatico, unitamente alla memoria

informatica dell'Ente, alla fine di ogni giorno è salvato su supporti di memorizzazione.

Delle registrazioni del protocollo informatico è sempre possibile estrarre evidenza analogica.

Per quanto riguarda le procedure di conservazione della memoria informatica vedi il Manuale della

Conservazione.

Il registro di protocollo è un atto pubblico di fede privilegiata quindi fa fede fino a querela di falso

circa la data e l’effettivo ricevimento o spedizione di un documento, di qualsiasi forma e

contenuto ed è idoneo a produrre effetti giuridici tra le parti.

Il registro di protocollo ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di

ogni anno.

Nell’ambito del IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI il registro informatico di

protocollo è unico e la numerazione progressiva delle registrazioni è unica, indipendentemente

dal modello organizzativo adottato dall’Istituto. Quotidianamente si provvede alla generazione in

formato xml del registro di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con

l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.

Al fine di garantire l’immodificabilità delle registrazioni e nel rispetto di quanto dettato dalle regole

tecniche sul registro di protocollo ( DPCM 3 – 12- 2013) il registro informatico di protocollo

giornaliero (RIP_G) viene trasmesso al sistema di conservazione entro la giornata lavorativa

successiva.

Il sistema AXIOS genera quindi in automatico il RIP_G che viene registrato nel repertorio. Il

RIP_G non è protocollato, ma è reso immodificabile e una volta che all’una di notte è generato

viene inviato in automatico al sistema di conservazione: Conserva.

6.10 Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo

informatico

Il sistema di protocollo informatico assicura: a) l'univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;

b) la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri;

c) la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati;

d) la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo

tale da garantirne l'identificazione.

Il sistema di protocollo informatico deve consentire il controllo differenziato dell'accesso alle

risorse del sistema per ciascun utente o gruppo di utenti e il tracciamento di qualsiasi evento di

modifica delle informazioni trattate e l'individuazione del suo autore. Le registrazioni devono

essere protette da modifiche non autorizzate.

Gli elementi obbligatori per la registrazione del documento a protocollo sono inalte rabili

ed immodificabili. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo informatico non può

essere modificata, integrata, cancellata ma soltanto annullata mediante un apposito

provvedimento. L’inalterabilità e l’immodificabilità della registrazione di protocollo è garantita dal

sistema di gestione documentale AXIOS.

Il sistema di protocollo rispetta le misure di sicurezza previste dalla normativa in vigore.

6.11 Registro di emergenza





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Il Responsabile della gestione documentale autorizza lo svolgimento delle operazioni di

protocollo su un registro di emergenza, a norma dell'articolo 63 del DPR 445/2000, su supporto

cartaceo da archiviare a cura del Responsabile della gestione documentale unitamente alla propria

copia del registro annuale di protocollo e provvede successivamente a impartire le disposizioni per

il riversamento dei dati nel protocollo informatico, tramite le procedure previste dal manuale

operativo del sistema informatico e dalla guida all'attivazione del registro. All'inizio di ogni anno, il

Responsabile della gestione documentale provvede a istituire il registro di emergenza su supporto

cartaceo.

Il Responsabile della gestione documentale attiva il registro di emergenza ogni qualvolta per cause

tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica, dandone immediata

comunicazione.

Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché

la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema.

Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre le 24 ore, per cause di

eccezionale gravità, il Responsabile della gestione documentale autorizza l’uso del registro di

emergenza per periodi successivi di non più di una settimana.

Sul registro di emergenza devono essere riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.

La sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di successive

interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito

del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea.

Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico,

utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità

del sistema.

Durante la fase di ripristino, a ciascun documento protocollato nel registro di emergenza viene

attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario (AXIOS), che provvede a

mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale recano,

pertanto, due numeri: quello del protocollo di emergenza e quello del protocollo ordinario.

La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa

riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo. In tal modo è assicurata la

corretta sequenza dei documenti che fanno parte di un determinato procedimento amministrativo.

Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare, pertanto, inizia il 1° gennaio e termina il 31

dicembre di ogni anno.

Al termine dell’emergenza, il Responsabile della gestione documentale o un suo delegato, chiude il

registro e dà contestuale comunicazione della revoca dell’emergenza.

Il registro di emergenza è conservato con le stesse modalità del Registro di protocollo ufficiale.

6.12 Registro di fascicoli riservati

Considerato che l'Agenzia per l'Italia Digitale con un suo comunicato del 30/10/2013 attesta il

nulla osta all'istituzione e all'impiego di un "registro di protocollo riservato", coerentemente

alla normativa vigente in materia di protocollo informatico e gestione documentale, indicando

che tale registro e quello generale di protocollo, devono essere esclusivamente di tipo

informatico, si procede all'inserimento di dati riservati all'interno del raccoglitore denominato

"registro di fascicoli riservati" da implementare. I documenti cartacei vengono conservati dal





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dirigente scolastico.

SEZIONE VII – REGISTRI E REPERTOTI INFORMATICI - DOCUMENTAZIONE

PARTICOLARE

7.1 Definizione.

Per repertorio si intende il registro in cui vengono annotati con numero progressivo gli atti e i

documenti per i quali è prevista la registrazione particolare, individuati in base alla tipologia

documentale indipendentemente dalla classifica archivistica del documento desunta dal piano di

classificazione o Titolario in uso nell’Istituto scolastico.

Tali documenti dovranno comunque essere inseriti nel fascicolo archivistico di loro pertinenza.

Ogni documento registrato nel repertorio informatico viene repertoriato e protocollato, dunque

oltre al numero progressivo di repertorio assume in automatico la numerazione progressiva afferente

al registro di protocollo attivo per l’AOO quindi unico per l’Istituto scolastico.

La numerazione della repertoriazione parte dal n. 1 al n. distinta per anno solare; inizia dal 1°

gennaio e si conclude il 31 dicembre di ogni anno.

7.2 Repertorio dei fascicoli informatici

E' il registro su cui vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine

cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni del Titolario.

Il repertorio dei fascicoli informatici è unico per ogni AOO, quindi unico per tutta la PA scuola ed

ha cadenza annuale. E’ generato e gestito in forma automatica dal sistema di gestione informatica

dei documenti AXIOS. Per ciascun fascicolo registrato nel sistema documentale sono riportati i

seguenti elementi:

- anno e numero progressivo del fascicolo;

- classificazione nell’ambito del titolario adottato;

- oggetto dell’affare/procedimento/attività;

- UOR responsabile dell’affare/procedimento/attività;

- nominativo del responsabile dell’affare/procedimento/attività;

- date di apertura e chiusura del fascicolo;

- numero dei documenti contenuti nel fascicolo; - dati relativi alla movimentazione del fascicolo

- stato: chiuso(archiviato)/aperto(affare/attività/procedimento in corso)

7.3 Repertori documenti soggetti a registrazione particolare

Per ciascuna delle tipologie documentali soggette a registrazione particolare corrisponde dunque un

Repertorio. L’insieme delle tipologie omologhe documentali particolari costituisce la serie

archivistica.

Di seguito l’elenco delle tipologie documentali e quindi dei Repertori elettronici adottati dal IV

CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI:

Determine Dirigenziali

Delibere degli organi collegiali:

Delibere del Consiglio d’Istituto





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Delibere del Collegio Docenti Delibere della Giunta esecutiva

Verbali degli organi collegiali e degli organi di controllo:

Verbali del Consiglio di classe

Verbali del Consiglio d’interclasse

Verbali del Collegio docenti

Verbali della Giunta esecutiva

Verbali del Consiglio d’Istituto

Verbali Comitato di Valutazione

verbali dei revisore dei conti

Contratti stipulati in forma pubblica e contratti stipulati mediante scrittura privata

Circolari del Dirigente scolastico

Ai sensi delle “Regole tecniche sul protocollo informatico” per ogni tipologia documentale soggetta

a registrazione particolare è stato individuato l’insieme dei metadati minimi per la registrazione del

documento amministrativo informatico si rimanda all’allegato 5 del DPCM 3 – 12- 2013).

7.4 Repertorio dell’Albo on line: definizione e requisiti

L’albo ufficiale ha il compito di gestire e tutelare la pubblicazione legale di documenti

dell’Istituto scolastico per la cui efficacia è richiesta una forma di pubblicità di rilevanza giuridico-

probatoria, cioè una conoscenza certa per chiunque ne abbia interesse.

Per il IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI l’Albo on-line è unico.

Gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità

legale del IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI si intendono assolti con la

pubblicazione nella sezione “Albo on line” del sito istituzionale,


Il processo di pubblicazione deve garantire autorevolezza ed autenticità del documento pubblicato,

conformità all’originale, non degradazione dei valori giuridici e probatori degli atti pubblicati,

inalterabilità del documento, possibilità di conservazione a norma di legge.

Il formato dei documenti pubblicati e le modalità di pubblicazione devono garantire l’integrità

degli stessi e devono essere rispettati i requisiti di accessibilità e usabilità validi per qualsiasi

documento pubblicato.

La pubblicazione sul web deve assicurare il diritto all’oblio dei soggetti coinvolti, in modo da

garantire la scomparsa dei dati dal web una volta esaurito il periodo di pubblicazione. Il diritto

all’oblio è il diritto a non restare indeterminatamente esposti ai danni ulteriori che la reiterata

pubblicazione di una notizia può arrecare all’onore e alla reputazione.

La procedura di pubblicazione dei documenti all’albo on-line, salvo diverso atto di organizzazione,

è gestita dal Dirigente Scolastico.

Responsabile del procedimento di pubblicazione

Fermo restando la responsabilità della formazione dell’atto soggetto a pubblicità legale in capo al

Responsabile del procedimento che ha promanato l’atto, la responsabilità della pubblicazione on

line è del Responsabile del procedimento di pubblicazione.

Il Responsabile del procedimento è individuato ai sensi della normativa vigente Direttiva 8 del






DATA 30.06.2017

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2009.

Il Responsabile del procedimento di pubblicazione deve assicurare la pubblicazione dei documenti

per tutto il periodo previsto all’atto dell’inserimento dei documenti nell’albo on line.

Fermo restando il periodo standard di pubblicazione pari a 15 giorni, il Responsabile del

procedimento di pubblicazione può modificare il periodo di pubblicazione, prolungandolo o

riducendolo, in relazione ad espresse disposizione normative o per giustificati motivi.

Il Responsabile del procedimento di pubblicazione può autorizzare la pubblicazione di atti per conto

di Enti diversi da quello di appartenenza.

Il Responsabile del procedimento di pubblicazione deve fornire l’inserimento delle informazioni

utili al meccanismo automatico di pubblicazione, rimozione/archiviazione degli atti.

Il Responsabile del procedimento di pubblicazione riceve le richieste di pubblicazione, verifica che

l’atto da pubblicare sia conforme alla normativa vigente, procede alla pubblicazione, redige ed

invia la notifica di avvenuta pubblicazione, conserva il repertorio degli atti pubblicati e delle

relative notifiche. Il Responsabile del procedimento di pubblicazione deve operare insieme al

Responsabile del trattamento dei dati, della sicurezza e della gestione del sito web, nonché del

Responsabile della gestione documentale e del Responsabile della conservazione.

Le responsabilità del Responsabile del procedimento di pubblicazione non sono delegabili a

soggetti esterni all’Amministrazione.

7.5 Repertorio delle pubblicazioni

I documenti da pubblicare sono registrati in un apposito repertorio denominato “Albo” che è unico

per tutte le strutture dell’Amministrazione scolastica, esclusivamente in formato digitale.

Il repertorio delle pubblicazioni contiene lo storico degli atti pubblicati; il Responsabile del

procedimento di pubblicazione deve curare la tenuta e l’aggiornamento del suddetto repertorio.

Alla conclusione dell’anno solare il repertorio delle pubblicazioni verrà versato in conservazione ai

sensi della normativa vigente.

Criteri per la pubblicazione

Sulla piattaforma documentale AXIOS devono essere registrati i documenti nell’apposito repertorio

Albo.

Ciascun documento avente pubblicità legale verrà in automatico repertoriato e protocollato.

Infatti a ciascun documento registrato all’Albo verrà identificato dal numero di registrazione

particolare, quello del repertorio e dal numero di pubblicazione: numero di protocollo afferente al

registro unico informatico di protocollo.

Inoltre tramite l’integrazione con il sito della scuola il documento registrato a repertorio verrà

pubblicato in automatico sul sito web della scuola nell’apposita sezione dedicata all’Albo.

Al momento della registrazione all’Albo è necessario indicare i seguenti metadati:

— Richiedente (amministrazione che richiede la pubblicazione).

— L’oggetto del documento

— La descrizione degli allegati

— Indicare il periodo di pubblicazione se superiore ai 15 gg.

— Il Responsabile del procedimento di pubblicazione

L’albo on l ine prevede meccanismi automatici s ia per la pubbl icazione che per

la rimozione/archiviazione degli atti in relazione alle informazioni inserite dal Responsabile per

la pubblicazione all’atto del loro inserimento.

I documenti sono inseriti in ordine cronologico, in relazione alla data e ora di inserimento all’albo





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on line. Il numero progressivo, univoco per anno è generato automaticamente dal sistema ed

è immodificabile.

Una volta che i documenti sono pubblicati all’albo on line, sono immodificabili fatta salva

unicamente l’annullabilità del documento, che deve rimanere comunque in pubblicazione per il

periodo indicato e deve riportare la dicitura “annullato dal responsabile del procedimento di

pubblicazione” o “annullato dal responsabile del procedimento che ha generato l’atto”.

Il documento affinché venga pubblicato correttamente deve essere firmato digitalmente e

convertito in formato pdf, altrimenti pdf/a.

7.6 Gestione delle fatture

Col decreto 3 aprile 2013, n. 55, del Ministro dell’Economia e delle Finanze, entrato in vigore il 6

giugno 2014, è stato approvato il regolamento in materia di emissione, trasmissione e

ricevimento della fattura elettronica, ai sensi dell’articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24

dicembre 2007, n 244. Dal 6 giugno 2014 i fornitori devono produrre, nei confronti del IV

CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI, esclusivamente fatture elettroniche, nel rispetto

delle specifiche tecniche reperibili sul sito www.fatturapa.gov.it.

L’ufficio contabile è responsabile della gestione delle fatture attraverso la piattaforma SDI (Sistema

di Interscambio). Le fatture elettroniche così ricevute vengono gestite per il tramite di apposite

funzioni del sistema SIDI che provvede automaticamente a ricevere le fatture indirizzate dai

fornitori al IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI. Dalla data di ricezione decorrono

i termini per il pagamento della fattura, pari a 30 giorni salvo patti contrari tra le parti. Le fatture,

in prima fase, vengono protocollate con le ordinarie modalità.

Il DSGA provvede a:

— riconoscere/rifiutare la fattura mediante il sistema SIDI entro 15 giorni dalla ricezione

della medesima;

— adottare gli atti di spesa, avvalendosi delle usuali funzioni di SIDI, ad estinzione

totale/parziale del debito corrispondente alla fattura;

— effettuare la conservazione sostitutiva dei fascicoli informatici così aperti.

7.7 Amministrazione trasparente

In base alla Legge 190/2012 (anticorruzione) e al D. Lgs n. 33/2013 (trasparenza), il IV CIRCOLO

DIDATTICO STATALE G.Q. QUINCI è tenuto a rendere noti all'Autorità per la Vigilanza sui

Contratti Pubblici di Lavori, Servizi e Forniture (AVCP), tutti i dati relativi all'espletamento di

gare e bandi. Annualmente (entro il 31 gennaio dell'anno successivo a quello di riferimento) i

dati devono essere trasferiti direttamente in formato aperto utilizzando lo standard XML.

Il IV CIRCOLO DIDATTCO STATALE G.Q. QUINCI ha predisposto sul proprio sito web una

sezione apposita denominata "Trasparenza", all'interno della quale collocare i file XML che

descrivono le gare espletate per ogni anno.

L'indirizzo viene comunicato all'Autorità in modo che possa provvedere al recupero automatico

delle informazioni contenute.

La sezione "Amministrazione trasparente" è organizzata in modo che cliccando sull'identificativo di

una sotto-sezione sia possibile accedere ai contenuti della sotto-sezione stessa, o all'interno della

stessa pagina "Amministrazione trasparente" o in una pagina specifica relativa alla sotto-sezione.

L'obiettivo di questa organizzazione è l'associazione univoca tra una sotto-sezione e uno specifico

http://www.fatturapa.gov.it/





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in modo che sia possibile raggiungere direttamente dall'esterno la sotto-sezione di interesse.

L'elenco dei contenuti indicati per ogni sotto-sezione sono da considerarsi i contenuti minimi che

devono essere presenti nella sotto-sezione stessa, ai sensi del decreto 33/2013.

Nel caso in cui sia necessario pubblicare nella sezione "Amministrazione trasparente" informazioni,

documenti o dati che sono già pubblicati in altre parti del sito, è possibile inserire, all'interno della

sezione "Amministrazione trasparente", un collegamento ipertestuale ai contenuti stessi, in modo da

evitare duplicazione di informazioni all'interno del sito dell'amministrazione.

Come precisato nella delibera n. 33/2012, alcuni degli atti che devono essere pubblicati nell’Albo

(quali avvisi, bandi di gara, appalti, bandi di concorso per l’assunzione di personale), ai sensi

della legge n. 190/2012 e del d.lgs. n. 33/2013, devono comunque essere pubblicati in formato di

tipo aperto sul sito dell’Ente entro la sezione Amministrazione Trasparente. Di seguito l’elenco

delle sottosezioni di primo livello.

Sottosezioni di primo livello

Disposizioni generali

Organizzazione

Consulenti e collaboratori

Personale

Bandi di concorso

Performance

Enti controllati

Attività e procedimenti

Provvedimenti

Controlli sulle Imprese

Bandi di gara e contratti

Sovvenzioni, contributi, sussidi, vantaggi economici

Bilanci

Beni immobili e gestione patrimonio

Controlli e rilievi sull'amministrazione

Servizi erogati

Pagamenti dell'amministrazione

Opere pubbliche

Pianificazione e governo del territorio

Informazioni ambientali

Interventi straordinari e di emergenza

Strutture sanitarie private accreditate

Altri contenuti

Le voci presenti in Amministrazione Trasparente sono quelle indicate dal Decreto Legislativo n.

33/2013. Le “Voci di indice” presenti sul sistema documentale sono relative soltanto a quei tipi di

documenti che si possono registrare nel documentale e visualizzare in automatico sul sito.

L’integrazione tra il documentale ed il sito è prevista per i documenti, non è possibile attivarla

per gestire tutto, poiché in alcuni casi in Amministrazione Trasparente bisogna pubblicare dei dati

che non sono gestibili dal documentale. Il sistema documentale gestisce documenti e non dati. Le

“Voci di indice” sono poche perché soltanto alcuni documenti si possono caricare in

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/disposizioni-generali

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/organizzazione

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/consulenti-e-collaboratori

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/personale

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/bandi-di-concorso

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/performance

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/enti-controllati

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/attivit%C3%A0-e-procedimenti

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/provvedimenti

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/controlli-sulle-imprese

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/bandi-di-gara-e-contratti

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/sovvenzioni-contributi-sussidi-vantaggi-economici

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/bilanci

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/beni-immobili-e-gestione-patrimonio

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/controlli-e-rilievi-sullamministrazione

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/servizi-erogati

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/pagamenti-dellamministrazione

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/opere-pubbliche

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/pianificazione-e-governo-del-territorio

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/informazioni-ambientali

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/interventi-straordinari-e-di-emergenza

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/strutture-sanitarie-private-accreditate

https://www.quartocircolomazara.gov.it/trasparenza/altri-contenuti





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automatico dal documentale al sito. Inoltre ci sono quei documenti uguali per forma e tipologia,

come i contratti e le delibere, che devono essere registrati nei “Repertori”, per cui non è

necessaria l’associazione della voce di indice affinché siano visibili sul sito in

Amministrazione Trasparente. Non vi è quindi corrispondenza diretta tra le voci del decreto e le

“Voci di indice” del documentale.

7.8 Trasmissioni telematiche

Le trasmissioni telematiche (Certificazioni Uniche, Dichiarazione IRAP, Modello 770, F24 EP

Telematico) sono trasmessi/ricevuti dall’Ente con immissione diretta dei dati sul server dell’Ente

destinatario, senza la produzione e conservazione dell’originale cartaceo. I documenti sono

trasmessi senza firma digitale in quanto inviati tramite linee di comunicazione sicure, riservate e ad

identificazione univoca attivati con i singoli Enti destinatari. Gli invii telematici sostituiscono

integralmente gli invii cartacei della medesima documenta.

7.9 Documentazione di gare d'appalto

Qualora non effettuata con le procedure Mepa, le offerte di gare d'appalto o altra documentazione

da consegnarsi all'Istituto Ente in busta chiusa sono registrate al protocollo. Dopo l'apertura della

busta a cura dell'ufficio che gestisce la gara verrà riportato su ciascun documento contenuto il

medesimo numero di protocollo assegnato alla busta.

A tale scopo sono annotate le seguenti informazioni:

1) denominazione dell'Ente;

2) data apertura busta;

3) data e numero di protocollo della busta.

7.10 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell'ente, lettere anonime

e documenti non firmati

La corrispondenza indirizzata nominativamente è regolarmente aperta e registrata al protocollo. Le

lettere anonime vengono protocollate, se intestate genericamente all'Istituto; se specificamente

indirizzate, sono consegnate al destinatario, il quale ne potrà disporre la protocollazione.

Le lettere con firma illeggibile, delle quali non è identificabile in altro modo il mittente, non si

registrano a protocollo, ma si inviano al destinatario, il quale ne potrà disporre la protocollazione

solo a seguito di eventuali accertamenti, indicando l'identità del mittente.

7.11 Corrispondenza con più destinatari e copie per conoscenza

Tutte le comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo.

Se in uscita, i destinatari possono essere descritti in elenchi associati al documento.

Dei documenti analogici prodotti/pervenuti, di cui necessita la distribuzione interna all'ente, si

faranno copie informatiche degli stessi.

7.12 Allegati

Gli allegati che pervengono via mail vengono automaticamente archiviati all'interno del software

di archiviazione utilizzato. È inoltre possibile l'archiviazione mediante drag and drop degli allegati





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negli appositi raccoglitori virtuali concordati con la dirigenza di Istituto e l'attribuzione agli stessi

dei dati minimi obbligatori.

7.13 Documenti di competenza di altre amministrazioni

Qualora pervengano all'Ente, documenti di competenza di altre amministrazioni, questi verranno

restituiti al destinatario. Se il documento viene erroneamente protocollato, il numero di protocollo

deve essere annullato e il documento inviato al destinatario. Nel caso in cui il destinatario non sia

individuabile, il documento deve essere rimandato al mittente.

7.14 Oggetti plurimi

Qualora un documento in entrata presenti più oggetti, relativi a procedimenti diversi e pertanto da

assegnare a più fascicoli, si dovranno produrre copie autentiche dello stesso documento e

successivamente registrarle, classificarle e fascicolarle indipendentemente una dall'altra. L'originale

verrà inviato al destinatario indicato nel documento, oppure, nel caso di destinatari plurimi, al

primo in indirizzo. Nel caso in cui l'individuazione di più oggetti venga effettuata successivamente

da parte del destinatario, questi deve inviare all'ufficio protocollo apposita comunicazione affinché

si provveda nel medesimo modo.

Lo stesso principio deve essere utilizzato per la protocollazione di documentazione in partenza:

si restituiranno pertanto al responsabile di procedimento documenti in uscita con più oggetti.

7.15 Produzione seriale di documenti sulla base di un modello generale

Nel caso di produzione in serie di documenti base che abbiano destinatari multipli e parti minime

variabili di contenuto (quali la diversità di importi, date, ecc.), dovranno essere compilati gli

elenchi dei destinatari e delle parti variabili dei documenti base ad essi riferiti. Gli elenchi devono

essere conservati insieme al documento base nel fascicolo. Il documento base, ossia Minuta/Copia

per atti, deve essere dotato di firma digitale o avanzata.

Sui documenti inviati ai destinatari, ai quali non si vuole apporre singolarmente la sottoscrizione,

dovrà essere obbligatoriamente riportata l'indicazione del Responsabile del procedimento o del

Sottoscrittore, preceduto dall'acronimo F.to, e dalla seguente dicitura: "L'originale del documento

è conservato presso Istituto. La firma è sostituita dall'indicazione de/nome a norma del

Dlgs n. 39/1993n.

7.16 Modelli pubblicati

Tutti i modelli di documenti pubblicati sul sito internet o sulla rete intranet dell'Ente sono

classificati secondo il piano di classificazione in uso. Non possono essere pubblicati modelli,

formulari ecc. che non siano classificati e non contengano l'indicazione del settore/servizio o

ufficio.

VIII. POSTA ELETTRONICA

8.1 Gestione della posta elettronica

La posta elettronica viene utilizzata per l’invio di comunicazioni, informazioni e documenti sia

all’interno dell’ IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI, sia nei rapporti con i cittadini





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e altri soggetti privati, sia con altre Pubbliche Amministrazioni.

Le comunicazioni formali e la trasmissione di documenti informatici, il cui contenuto impegni il

IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI, verso terzi, avvengono tramite le caselle di

posta elettronica istituzionali.

I documenti informatici eventualmente pervenuti agli uffici non abilitati alla ricezione, devono

essere inoltrati all'indirizzo di posta elettronica istituzionale indicato dall’ IV CIRCOLO

DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI, come deputato alle operazioni di registrazione, secondo

quanto previsto negli articoli seguenti.

Le semplici comunicazioni informali ricevute o trasmesse per posta elettronica, che consistano in

scambio di informazioni che non impegnano il IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B.

QUINCI, verso terzi, possono non essere protocollate. A chi ne fa richiesta deve sempre essere data

la risposta dell’avvenuto ricevimento. Non è possibile inviare messaggi dalla casella di posta

elettronica nominativa quando il contenuto di questi impegni l’amministrazione verso terzi. Nel

formato dei messaggi di posta elettronica non certificata è inserito automaticamente il seguente

testo: “Questo messaggio non impegna il IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI,

e contiene informazioni appartenenti al mittente, che potrebbero essere di natura confidenziale,

esclusivamente dirette al destinatario sopra indicato. Qualora Lei non sia il destinatario indicato, Le

comunichiamo che, ai sensi dell’articolo 616 Codice penale e del D. Lgs 196/03, sono severamente

proibite la revisione, divulgazione, rivelazione, copia, ritrasmissione di questo messaggio nonché

ogni azione correlata al contenuto dello stesso”.

La posta elettronica nominativa non può essere utilizzata per la ricezione o la spedizione di

documenti a firma digitale per i quali è prevista una apposita casella ufficiale.

8.2 La posta elettronica per le comunicazioni interne

Le comunicazioni tra IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI, e i propri dipendenti,

nonché tra le varie strutture, avvengono, di norma, mediante l’utilizzo della casella di posta

elettronica ordinaria dei rispettivi uffici/ servizi o le caselle di posta elettronica nominative, nel

rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali, nonché previa informativa agli

interessati circa il grado di riservatezza degli strumenti utilizzati. La posta elettronica viene

utilizzata per:

1. convocare riunioni IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI;

2. inviare comunicazioni di servizio o notizie, dirette ai dipendenti in merito a informazioni generali

di organizzazione;

3.diffondere circolari, ordini di servizio, copie di documenti (gli originali si conservano nel

fascicolo specifico debitamente registrati).

SEZIONE IX - ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI

9.1 Assegnazione

L'assegnazione dei documenti agli uffici utenti o ai responsabili di procedimento è effettuata dal

Responsabile della gestione documentale sulla base dell'elenco allegato degli uffici e dei

responsabili di procedimento. Le abilitazioni all'assegnazione dei documenti, effettuate da altri

uffici utente, sono rilasciate dal Responsabile della gestione documentale.

I documenti ricevuti dall'Ente, al termine delle operazioni di registrazione, classificazione, segnatura

ed assegnazione, sono fatti pervenire in originale agli uffici che, per quanto a conoscenza dell'ufficio





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protocollo, hanno competenza sull'oggetto specificato nel documento.

La registrazione a protocollo sulla procedura informatica risulta in "carico" all'area amministrativa:

è compito dell'ufficio procedere ad eventuale modifica di assegnazione.

Spettano al Responsabile del Procedimento amministrativo le incombenze relative alla gestione del

documento: l'inserimento nel fascicolo di competenza preesistente o eventualmente in un nuovo

fascicolo e l'invio delle copie per conoscenza.

9.2 Modifica delle assegnazioni

Nel caso di un'assegnazione errata, l'Ufficio che riceve il documento, lo rinvia al Servizio

archivistico, che provvederà alla riassegnazione per poi trasmetterlo al nuovo assegnatario. La

responsabilità del mancato rispetto di quanto sopra descritto è da attribuirsi all'Ufficio che non ha

rimandato al Servizio archivistico il documento erroneamente trasmesso.

Delle operazioni di riassegnazione e degli estremi del provvedimento di autorizzazione è lasciata

traccia nel sistema informatico di gestione dei documenti.

In caso di documentazione informatica, il software di gestione documentale provvederà

automaticamente a rendere visibile il documento riassegnato al destinatario di competenza.

9.3 Consegna dei documenti analogici

I documenti analogici/cartacei protocollati e assegnati sono resi disponibili ai destinatari o mediante

l'uso di di apposite cartelle.

9..4 Consegna dei documenti informatici

I documenti informatici e/o le immagini digitali dei documenti cartacei acquisite con lo scanner

sono resi disponibili agli uffici, o ai responsabili di procedimento, tramite il sistema informatico di

gestione documentale.

SEZIONE X - CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI

10.1 Classificazione dei documenti

Gli addetti al servizio di ricezione eseguono la prima classificazione del documento e provvedono

ad inserirlo nell'archivio digitale dove verranno attribuiti al documento i campi di ricerca e

metadati necessari per la corretta gestione (l'inserimento è automatico per i documenti informatici

ricevuti via mail, manuale con parametri preimpostati per tutti gli altri casi). I campi di ricerca e

metadati sono consultabili nella sezione "Proprietà" del raccoglitore cliccando al di sopra di esso

con tasto destro del mouse.

Gli addetti al servizio di ricezione, inoltre, provvedono ad inviare il documento tramite workflow al

Responsabile della Gestione che:

esegue una verifica di congruità;

in caso di errore ne da immediata comunicazione all'addetto che ha ricevuto il documento;

in caso di verifica positiva, assegna all'Area Utente responsabile l'operazione di presa in carico

del documento e provvede ad affidare la gestione della pratica e fascicolazione.

Al fine della corretta presa in carico dei documenti, tutto il personale addetto ad ogni singola Area

Utenti deve consultare giornalmente l'applicativo in dotazione ed avviare i processi di gestione





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documentale.

10.2 Formazione e identificazione dei fascicoli

Tutti i documenti registrati al protocollo informatico e classificati, indipendentemente dal supporto

sul quale sono forniti, sono riuniti in fascicoli attraverso le opportune funzioni del sistema di

protocollo informatico.

La formazione di un nuovo fascicolo è effettuata dal Responsabile del procedimento ed avviene

attraverso l'operazione di apertura, con richiesta scritta oppure, se informatica, regolata dal manuale

operativo del sistema, che prevede la registrazione sul repertorio/elenco dei fascicoli o nel sistema

informatico delle seguenti informazioni:

a) categoria e classe del titolari° di classificazione;

b) numero del fascicolo (la numerazione dei fascicoli è annuale e indipendente per ogni classe);

c) oggetto del fascicolo;

d) data di apertura;

e) ufficio a cui è assegnato;

f) responsabile del procedimento;

g) tempo previsto di conservazione.

Il sistema di protocollo informatico provvede automaticamente ad aggiornare il repertorio/elenco

dei fascicoli.

10.3 Processo di formazione dei fascicoli

In presenza di un documento da inserire in un fascicolo i Responsabili di Servizio/Procedimento

stabilisce/ono, consultando le funzioni del protocollo informatico o il repertorio dei fascicoli, se

esso si collochi nell'ambito di un affare o procedimento in corso (pratica), oppure se dà avvio ad un

nuovo procedimento.

I documenti in arrivo sono fascicolati dai Responsabili di Procedimento, il Servizio archivistico

mantiene comunque un'attività di controllo a cadenza almeno bimestrale sulla documentazione

fascicolata. Il software di protocollo informatico non permette la gestione della documentazione

senza che prima la stessa venga fascicolata.

I documenti in partenza sono fascicolati dai Responsabili di Procedimento che hanno cura di

inserirli fisicamente nel fascicolo, in caso di documenti cartacei; nel caso di documenti

informatici, il sistema provvede automaticamente, dopo l'assegnazione del numero di fascicolo, a

inserire il documento nel fascicolo informatico stesso. I documenti pertanto verranno protocollati

già con l'indicazione del numero/identificativo di fascicolo.

Se il documento dà avvio a un nuovo affare, i Responsabili di Procedimento aprono un nuovo

fascicolo (con le procedure sopra descritte).

10.4 Modifica delle assegnazioni dei fascicoli

La riassegnazione di un fascicolo è effettuata, su istanza scritta dell'ufficio o dell'unità organizzativa

the ha in carico il fascicolo, dal servizio archivistico che provvede a correggere le informazioni del

sistema informatico e del repertorio dei fascicoli e inoltra successivamente il fascicolo al

responsabile del procedimento di nuovo carico. Delle operazioni di riassegnazione, e degli estremi

del provvedimento di autorizzazione, è lasciata traccia nel sistema informatico di gestione dei

documenti o sul repertorio/elenco cartaceo dei fascicoli.





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10.5 Fascicolo ibrido

Il fascicolo è composto da documenti formati su due supporti, quello cartaceo e quello informatico,

afferenti ad un affare o procedimento amministrativo che dà origine a due unità archivistiche di

conservazione differenti; l'unitarietà del fascicolo è garantita dal sistema mediante l'indice di

classificazione e il numero di repertorio.

Alla chiusura del fascicolo, ai sensi del Codice dell'Amministrazione digitale (D. Lgs. n. 82/2005)

sono previste due possibilità:

1) stampa e copia conforme cartacea dell'originale informatico;

2) scansione e copia conforme informatica dell'originale cartaceo.

È compito dei Responsabili di procedimento scegliere la soluzione ritenuta più idonea. Il

Responsabile della gestione documentale mantiene comunque un'attività di controllo sulle

procedure suddette.

Saranno quindi i Responsabili di Procedimento ad apporre la propria firma autografa in caso di

produzione di copia conformi cartacee oppure la propria firma digitale/avanzata in caso di copie

conformi informatiche.

Il documento originale sarà conservato secondo quanto previsto dal massimario di scarto.

I documenti originali informatici saranno sottoposti al procedimento di conservazione sostitutiva.

I documenti originali cartacei saranno inviati in archivio di deposito in apposite scatole contenenti

l'indicazione della classificazione e dell'anno di produzione/ricevimento.

10.6 Tenuta dei fascicoli dell'archivio corrente

I fascicoli dell'archivio corrente sono formati a cura dei responsabili di procedimento e conservati,

fino al trasferimento nell'archivio di deposito, presso gli uffici di competenza. Per quanto riguarda i

fascicoli informatici, vedi Sezione 12.

10.7 Movimentazione dei fascicoli dall'archivio

Annualmente, gli uffici devono redigere un apposito piano di versamento costituito dall'elenco dei

fascicoli relativi ad affari e a procedimenti conclusi, a seguito del quale consegneranno al Responsabile

della gestione documentale i fascicoli da depositare nell'archivio di deposito.

Periodicamente e secondo un apposito piano di versamento (di norma una volta all'anno), il

Responsabile del procedimento deve consegnare all'archivio i fascicoli relativi ad affari e a

procedimenti amministrativi non più necessari ad una trattazione corrente corredati dal relativo

elenco di versamento.

Le serie Archivistiche e i relativi registri o repertori sono conservati per cinque anni presso la

struttura che cura i rispettivi procedimenti; trascorso tale termine vengono versati all'Archivio di

deposito. È fatto divieto di prelevare anche temporaneamente gli atti dall'archivio di deposito senza

l'autorizzazione del Responsabile della gestione documentale e la collocazione di apposita scheda

di prelevamento. Vedi anche quanto indicato nel Regolamento dell'archivio.

Il trasferimento deve essere attuato rispettando l'organizzazione che i fascicoli avevano nell'archivio

corrente. Prima di effettuare il conferimento di cui sopra, il Responsabile del procedimento

verifica:

a) l'effettiva conclusione ordinaria della pratica;

b) l'effettiva trascrizione dell'esaurimento della pratica nel registro di repertorio dei fascicoli;





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c) il corretto aggiornamento della data di chiusura sulla camicia del fascicolo (in caso di

documentazione cartacea). In caso di documentazione informatica, la data di chiusura del

fascicolo elettronico viene assegnata automaticamente dal software di gestione documentale in

uso; lo scarto di eventuali copie e fotocopie di documentazione passibile di scarto al fine di

garantire la presenza di tutti e soli documenti pertinenti alla pratica.

Dell'avvenuto conferimento dei documenti viene predisposto un elenco di versamento con le

modalità previste dal testo unico, copia del quale viene conservata dall'utente che ha versato la

documentazione.

Il materiale viene archiviato per materia con lo stesso ordine di classificazione dell'archivio

corrente e per ordine cronologico.

I fascicoli del personale sono conservati presso la competente U.O. e devono essere versati

all'archivio di deposito dopo un anno dalla cessazione (e conclusione dei relativi adempimenti)

dal servizio del dipendente.

SEZIONE XI - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI DESTINATI ALL'ESTERNO

11.1 Spedizione dei documenti analogici

I documenti da spedire sono trasmessi all'ufficio spedizione in busta chiusa, completi della firma

autografa del Responsabile della gestione documentale, della classificazione e del numero di

fascicolo nonché delle eventuali indicazioni necessarie ad individuare il procedimento

amministrativo di cui fanno parte. Nel caso di spedizione che utilizzi pezze di accompagnamento

(raccomandate o altro mezzo di spedizione), queste devono essere compilate a cura dell'ufficio

produttore.

Eventuali situazioni di urgenza che modifichino la procedura descritta devono essere valutate e

autorizzate dal Responsabile della gestione documentale.

11.2 Spedizione dei documenti informatici

La spedizione dei documenti informatici avviene all'interno del sistema informatico dì gestione

dei documenti con le procedure adottate dal manuale operativo dello stesso, dopo essere stati

classificati, fascicolati e protocollati e comunque secondo i seguenti criteri generali:

1) i documenti informatici sono trasmessi all'indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari

abilitato alla ricezione della posta per via elettronica, tramite casella di posta elettronica

certificata;

2) per la spedizione l'amministrazione si avvale di una casella di posta elettronica certificata

e dei servizi di autenticazione e marcatura temporale offerti da un certificatore abilitato (art.

27, comma 3, DPR 445/00);

3) l'Ufficio protocollo/le postazioni decentrate di protocollo provvedono:

a effettuare l'invio elettronico utilizzando i servizi di autenticazione e marcatura

temporale;

a verificare l'avvenuto recapito dei documenti spediti per via elettronica;

ad archiviare le ricevute elettroniche collegandole alle registrazioni di protocollo.

Per la riservatezza delle informazioni contenute nei documenti elettronici, chi spedisce si attiene a

quanto prescritto dall'articolo 49 del CAD dlgs 82/05 come modificato dal dlgs 235/10.

La spedizione di documenti informatici al di fuori dei canali istituzionali descritti è considerata





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una mera trasmissione di informazioni senza che a queste l'amministrazione riconosca un

carattere giuridico-amministrativo che la impegni verso terzi.

SEZIONE XII- SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO

12.1 Documenti soggetti a scansione

I documenti cartacei che pervengono all'Organizzazione per mezzo di posta ordinaria, fax o

telegramma vengono sottomessi ad un processo di dematerializzazione tramite scansione ed

acquisizione di immagine e successivamente inseriti manualmente in archivio, nell'apposito

raccoglitore "Corrispondenza in Entrata". Per supportare l'inserimento manuale, sono a

disposizione degli operatori, raccoglitori adibiti contenenti le anagrafiche necessarie per la

corretta compilazione dei metadati minimi dove verrà riportato il nome e cognome dell'operatore

che provvede all'inserimento a sistema del documento tramite scansione e riporta data e ora.

Il documento può essere inserito con drag and drop (trascinamento) previa compilazione dei campi

minimi necessari preimpostati nel raccoglitore "Corrispondenza in Entrata".

12.2 Processo di scansione

Il processo di scansione si articolerà di massima nelle seguenti fasi:

1) acquisizione delle immagini in modo che ad ogni documento, anche composto da più fogli,

corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione (PDF/PDF-A);

2) verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli

originali cartacei;

3) collegamento delle rispettive immagini alla registrazione di protocollo, in modo non

modificabile;

4) memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile.

SEZIONE XIII- CONSERVAZIONE E TENUTA DEI DOCUMENTI


La documentazione corrente è conservata a cura del responsabile del procedimento fino al

trasferimento in archivio di deposito.

A far data dal 28/08/2017, i documenti informatici dell'Istituto IV CIRCOLO DIDATTICO

STATALE G.B. QUINCI sono conservati a cura del Responsabile della Conservazione in modo conforme a quanto previsto dal DPCM

03.12.2013 — Regole tecniche in materia di sistema di conservazione, dal DMEF del 17 giugno

2014, dal DPR 633/72, dalla Circolare dell'Agenzia delle Entrate n.45/E del 19 ottobre 2005,

dalla Circolare dell'Agenzia delle Entrate n.36/E del 6 dicembre 2006 e loro successive

modificazioni o integrazioni, come specificato nel Manuale della Conservazione (Documento

allegato).

Al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, il Responsabile della

Conservazione provvede quindi, in collaborazione con i Sistemi informativi e con il supporto della

tecnologia disponibile, a conservare i documenti informatici in modo non modificabile e

garantendone la leggibilità nel tempo, in appositi archivi informatici e a controllare

periodicamente a campione la leggibilità dei documenti stessi. L'intervento del Responsabile

della conservazione provvede alla conservazione integrata dei documenti e delle informazioni di





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contesto generale (metadati), prodotte sia nelle fasi di gestione sia in quelle di conservazione

degli stessi. La documentazione relativa al software di gestione e conservazione, del sistema di

sicurezza, delle responsabilità per tutte le fasi di gestione del sistema documentario e delle

operazioni di conservazione dei documenti.

13.2 Censimento depositi documentari delle banche dati e dei software

Ogni anno il Responsabile della gestione documentale provvede ad effettuare il censimento dei

depositi documentari, dei registri particolari (vedi Sezione VII), delle banche dati e dei software

di gestione documentale in uso all'ente, per programmare i versamenti dei documenti cartacei

all'archivio di deposito, dei documenti informatici sui supporti di memorizzazione.

13.3 Selezione e conservazione dei documenti

Ogni anno, in base al massimario di scarto, viene effettuata la procedura di selezione della

documentazione da proporre allo scarto e attivato il procedimento amministrativo di scarto

documentale con l'invio della proposta alla competente Soprintendenza archivistica. I fascicoli

non soggetti a operazioni di scarto sono trasferiti nell'archivio storico per la conservazione

permanente, sia essa analogica o digitale. Il manuale di gestione e i relativi aggiornamenti devono

essere conservati integralmente e perennemente nell'archivio dell'ente.

SEZIONE XIV - PIANO DI SICUREZZA

14.1 Obiettivi del Piano di sicurezza

Il piano di sicurezza garantisce che:

i documenti e le informazioni trattati dal IV CIRCOLO DIDATTCIO STATALE G.B.

QUINCI siano resi disponibili, integri e riservati;

i dati personali comuni, sensibili e/o giudiziari vengano custoditi in modo da ridurre al

minimo, mediante l'adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di

distruzione o perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non

consentito o non conforme alle finalità della raccolta, in relazione alle conoscenze acquisite in

base al progresso tecnico, alla loro natura e alle specifiche caratteristiche del trattamento.

14.2 Generalità

Il piano di sicurezza, che si basa sui risultati dell'analisi dei rischi a cui sono esposti i dati

(personali e non), e/o i documenti trattati e sulle direttive strategiche stabilite dal vertice

dell'Istituto IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI, definisce:

le politiche generali e particolari di sicurezza da adottare all'interno della Scuola;

le modalità di accesso al Protocollo Informatico;

gli interventi operativi adottati sotto il profilo organizzativo, procedurale e tecnico, con

particolare riferimento alle misure minime di sicurezza, di cui al disciplinare tecnico

richiamato nell'allegato b) del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di

protezione dei dati personali, come aggiornato dal D. Lgs. n. 69/2012, in caso di trattamento

di dati personali;





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i piani specifici di formazione degli addetti;

le modalità con le quali deve essere effettuato il monitoraggio periodico dell'efficacia e

dell'efficienza delle misure di sicurezza.

14.3 Formazione dei documenti informatici — aspetti di sicurezza

Le risorse strumentali e le procedure utilizzate per la formazione dei documenti informatici

garantiscono:

l'identificabilità del soggetto che ha formato il documento e l'amministrazione di

riferimento; la sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, con firma digitale ai sensi

delle vigenti norme tecniche;

l'idoneità dei documenti a essere gestiti mediante strumenti informatici e a essere registrati

mediante il protocollo informatico;

l'accesso ai documenti informatici tramite sistemi informativi automatizzati;

la leggibilità dei documenti nel tempo;

l'interscambiabilità dei documenti.

I documenti informatici prodotti dall'Amministrazione, indipendentemente dal software

utilizzato, prima della loro sottoscrizione con firma digitale o avanzata, sono convertiti in uno dei

formati standard previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione, come riportato sul

sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale (www. agid.gov.it), al fine di garantire la loro inalterabilità

durante le fasi di accesso e conservazione e l'immutabilità nel tempo del contenuto e della

struttura. A titolo d'esempio si utilizzano preferibilmente: PDF e PDF/A. Per quanto riguarda la

gestione e la conservazione dei documenti dell'Ente, si rimanda all'Documento allegato.

14.4 Gestione delle registrazioni di protocollo e di sicurezza

Le registrazioni di sicurezza sono costituite da informazioni di qualsiasi tipo (ad es. dati o

transazioni) presenti o transitate nel sistema di Protocollo informatico che è opportuno

mantenere poiché possono essere necessarie sia in caso di controversie legali che abbiano ad

oggetto le operazioni effettuate sul sistema stesso, sia al fine di analizzare compiutamente le

cause di eventuali incidenti di sicurezza.

Le registrazioni di sicurezza sono costituite:

dai log di sistema generati dal sistema operativo; dai log dei dispositivi di protezione periferica del sistema informatico (Intrusion Detection

System (IDS), sensori di rete e firewall);

dalle registrazioni del software di Protocollo Informatico.

14.5 Accesso ai documenti informatici

Il controllo degli accessi è assicurato utilizzando un sistema di autorizzazione basato sulle

credenziali di accesso al proprio computer tramite Active Directory. La profilazione degli

utenti avviene in via preventiva e consente di definire le abilitazioni/autorizzazioni che

possono essere effettuate/rilasciate a ogni singolo utente.

Il sistema di protocollo informatico adottato dall'Istituto ______

http://www.agid.gov.it/





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consente il controllo differenziato dell'accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o

gruppi di utenti;

assicura il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e

l'individuazione del suo autore. Tali registrazioni sono protette al fine di non consentire

modifiche non autorizzate.

Ciascun utente del Protocollo informatico può accedere solamente ai documenti che sono stati

direttamente assegnati. Il sistema consente altresì di associare un livello differente di

riservatezza per ogni tipo di documento trattato dall'amministrazione. I documenti non vengono

mai visualizzati dagli utenti privi di diritti di accesso, neanche a fronte di una ricerca generale

nell'archivio.

14.6 Utenti interni alla AOO

I livelli di autorizzazione per l'accesso alle funzioni del sistema di gestione informatica dei

documenti sono attribuiti con il permesso del Responsabile della gestione documentale. Tali

livelli si distinguono in: abilitazione alla consultazione, abilitazione all'inserimento, abilitazione

alla cancellazione e alla modifica delle informazioni.

14.7 Profili utente e responsabilità

Il sistema garantisce la tutela dei dati personali e dei dati sensibili tramite l'assegnazione

differenziata dei diritti di modifica e di visualizzazione dei documenti di protocollo in rapporto alle

funzioni e al ruolo svolto dagli utenti.

Il sistema prevede diverse possibilità di combinazione dei profili di accesso al protocollo informatico:

visibilità: possibilità per un utente abilitato di visualizzare una registrazione di protocollo,

con l'esclusione dei documenti riservati;

inserimento: possibilità per un utente abilitato di inserire i dati e provvedere ad una

registrazione di protocollo;

modifica: possibilità per un utente abilitato di modificare i dati gestionali di una registrazione

di protocollo, con l'esclusione dei dati obbligatori;

annullamento: possibilità per un utente abilitato di annullare una registrazione di

protocollo;

Si descrivono di seguito i profili tipo di accesso al sistema: Amministratore di sistema Soggetto che ha la possibilità di effettuare operazioni straordinarie sul sistema (es.: ripristino a

seguito di eventuali interruzioni, monitoraggio delle operazioni compiute, predisposizione

delle autorizzazioni di accesso al sistema, ecc.).

Protocollista

Il protocollista è l'utente che ha l'autorizzazione ad eseguire la registrazione dei documenti,

all'acquisizione di immagini da scanner ed alla conseguente associazione al documento di

protocollo, e parimenti alla associazione di eventuali allegati informatici (operazione che può

essere eseguita anche differita, ma che poi non può più essere più modificata).





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Al Protocollista è tipicamente assegnata anche la possibilità di accedere all'anagrafica per inserire

o modificare (ma non cancellare) strutture e persone esterne e comuni.

Responsabile de/procedimento o affare (RPA)

È la persona che ha la responsabilità del documento. Suo compito, nell'ambito della gestione

documentale, è quello di inserire il documento in un fascicolo e trattare il procedimento o

l'affare a cui quel fascicolo si riferisce.

Il RPA è ovviamente abilitato anche a svolgere le stesse operazioni curate in via ordinaria dal

protocollista.

Utente abilitato alla consultazione

Gli utenti delle A00 possono essere abilitati all'accesso al sistema informatico nella modalità

della sola visione e con le restrizioni formalmente indicate dal RPA.


La conservazione dei documenti informatici avviene a cura del Responsabile della Conservazione

in modo conforme a quanto previsto dal DPCM 03.12.2013 — Regole tecniche in materia di

sistema di conservazione, dal DMEF del 17 giugno 2014, dal DPR 633/72, dalla Circolare

dell'Agenzia delle Entrate n.45/E del 19 ottobre 2005, dalla Circolare dell'Agenzia delle Entrate

n.36/E del 6 dicembre 2006 e loro successive modificazioni o integrazioni, come specificato nel

Manuale della Conservazione.

SEZIONE XV - ACCESSO

15.1 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all'Amministrazione

La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema

attraverso l'uso di profili e password, o altre tecniche e dispositivi di autenticazione sicura.

L'Amministrazione, in conformità alla normativa vigente, assicura il diritto di accesso ai

documenti riguardanti il procedimento amministrativo da parte di utenti esterni, garantendo la

tutela alla riservatezza.

I documenti conservati nell'Archivio sono liberamente consultabili per il combinato disposto

degli art. 58-59 — 60 del Testo Unico, fatte salve le norme vigenti sul segreto e sulla tutela della

riservatezza.

15.2 Accesso esterno

L'accesso al sistema informatico da parte di utenti esterni può avvenire solo con l'impiego di sistemi

di riconoscimento e autenticazione sicuri basati su certificato digitale secondo quanto previsto

dall'articolo 65 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e, nei casi di particolari procedimenti

amministrativi con credenziali di accesso rilasciate dall'Ente.

SEZIONE XVI - APPROVAZIONE, REVISIONE E PUBBLICAZIONE

16.1 Approvazione

Il presente manuale è adottato dall'Amministrazione con suo provvedimento proprio, su proposta

del Responsabile della gestione documentale, dopo averne dato comunicazione vuto il nulla osta della





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competente Soprintendenza archivistica.

16.2 Revisione

Il presente manuale è rivisto, ordinariamente, ogni due anni su iniziativa del Responsabile della

gestione documentale. Qualora se ne presenti la necessità, si potrà procedere a revisione o

integrazione del manuale anche prima della scadenza prevista. Le modifiche al manuale sono

comunicate alla Soprintendenza archivistica.

16.3 Pubblicazione

Il Manuale di gestione è reso pubblico tramite la sua diffusione sul sito web

dell'Amministrazione.

Approvato dal Consiglio di Istituto in data 30/06/2017 con Delibera n. 85

Mazara del Vallo, lì 30/06/2017 PROT.N. 2401/B37

MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO ......GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E...

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