Manual_de_funcionamiento_de_la_unidad_de_transporte.pdf
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I. Generalidades
El DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE Y SEGURIDAD es el responsable del manejo, control y
conservación de la flota vehicular del Sistema Estatal de Radio y Televisión.
Este Departamento está bajo la Dirección de Administración y Finanzas, su oficina se encuentra en el
segundo piso, específicamente en la Oficina 218.
El Departamento de Transporte cuenta actualmente con una flota vehicular que corresponde a 46
Vehículos divididos en las siguientes áreas:
Ingeniería.
Presupuesto-Recursos Humanos-Cooperación Internacional.
Producción.
Imagen y Programación
Radio Crisol
Radio Nacional
Subdirección General de Televisión
Subdirección General de Radio
Dirección General
Departamento de Transporte
Éstas son administradas por coordinadores de área asignados, quienes reportarán periódicamente al
departamento de transporte sobre las condiciones en las que se encuentren cada unidad, a fin de
mantener un control adecuado del uso y disponibilidad de la flota vehicular del Sistema Estatal de
Radio y Televisión.
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El Departamento de Transporte esta constituido de la siguiente manera:
Jefe de la Unidad.
Un (1) Asistente Administrativo.
Una (1) Secretaria.
Ocho (8) Conductores.
Un (1) Mecánico.
Tres (3) Agentes de Seguridad.
ORGANIGRAMA DE FUNCIONAMIENTO OPERATIVO
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II. Objetivo del Procedimiento
a. Generales
Proveer a los funcionarios del Sistema Estatal de Radio y Televisión una herramienta que
permita la correcta utilización del recurso vehicular propiedad de la institución, para una
eficiente ejecución de las operaciones que se realicen como parte de las misiones oficiales
asignadas regularmente.
b. Específicos
Brindar una guía de referencia para la efectiva gestión del control, asignación, mantenimiento
y conservación de la flota vehicular propiedad del Sistema Estatal de Radio y Televisión de
manera que el recurso se utilice correctamente bajo los parámetros legales establecidos.
Tener la capacidad de ofrecer una flota vehicular en óptimas condiciones, de acuerdo a las
necesidades requeridas en las operaciones del Sistema Estatal de Radio y Televisión.
Implementar controles sobre el uso, responsabilidad y manejo correcto de cada vehículo en
tiempo real de utilización.
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III. Rol de Auditoria Interna
Auditoria Interna podrá realizar evaluaciones esporádicas sobre los registros de uso y mantenimiento
de las unidades vehiculares, a fin de validar el presente documento recopilando evidencia de que las
pautas establecidas a partir del mismo se cumplen sin mayores contratiempos.
Auditoria Interna podrá solicitar tanto al Departamento de Transporte como también a todos los
coordinadores de área, documentación, bitácoras, formularios, y todo registro que esté relacionado
con la administración de las unidades vehiculares, a fin de emitir informes que validen la aplicación
del presente manual de procedimientos.
IV. Base Legal
Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República.
Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006 que regula la Contratación Pública y dicta otra disposición.
Decreto Núm.366 de 28 de diciembre de 2006 que reglamenta la Ley Núm.22 de 27 de junio de
2006 que regula la Contratación Pública y dicta otra disposición.
Decreto Ejecutivo Núm.124 de 27 de noviembre de 1996, Por el cual se reglamenta el Decreto
de Gabinete Núm.46 de 24 de febrero de 1972, sobre el uso de los vehículos de propiedad del
Estado.
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Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999 de la Contraloría General de la República, por
el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá
(punto 3.4.7, Control sobre vehículos Oficiales del Estado).
Reglamento Interno del Sistema Estatal de Radio y Televisión, específicamente la Sección 4
USO DEL EQUIPO DE TRANSPORTE.
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V. Disposiciones
a. Normativa
Las Unidades Vehiculares del Sistema Estatal de Radio y Televisión serán utilizadas de
manera exclusiva para realizar Misiones Oficiales autorizadas por el Coordinador de
Transporte o Director del Área correspondiente, mediante el formulario de “Solicitud de
Servicio de Vehículos para Misiones Oficiales”.
Todo el personal autorizado para la utilización de vehículos en condición de Misión Oficial
debe utilizar el formulario de “Solicitud de Servicio de Vehículos para Misiones Oficiales”
donde detallará el registro de cada uno de los componentes del vehículo con el objetivo de
verificar que la unidad se encuentra en estado óptimo.
El formulario de “Solicitud de Servicio de Vehículos para Misiones Oficiales” debe ser
completado según el instructivo adjunto en este documento.
b. Responsabilidades
i. Jefatura
Coordina y supervisa el servicio de transporte para dar adecuada atención a las solicitudes
presentadas por los funcionarios de la institución.
Asigna los vehículos y conductores para el cumplimiento de las diversas misiones oficiales,
teniendo en cuenta las áreas a las cuales deban desplazarse los funcionarios.
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Autoriza las órdenes de suministro de combustible, y lleva el control del consumo y mantiene
al día los inventarios del mismo.
Elabora programas periódicos para el mantenimiento preventivo de la flota vehicular de la
institución.
Revisa y Verifica los comprobantes de gastos, facturas y otros documentos que respalden las
compras y consumo de combustibles, materiales, piezas, repuestos y otros insumos utilizados
en el mantenimiento de los vehículos.
Coordina el trámite del revisado y obtención de placas de los vehículos de la institución
anualmente.
ii. Asistente Administrativo
Cotiza en el mercado los precios de piezas, partes o servicios requeridos para mantener en
óptimas condiciones la flota vehicular.
Efectúa pedidos y compras de materiales, piezas y repuestos requeridos para el cambio y
reemplazo de partes dañadas y gastadas de los vehículos.
Ejecuta los programas periódicos para el mantenimiento preventivo de la flota vehicular de la
institución.
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Mantiene un registro actualizado del millaje recorrido por cada vehículo cuando sale y regresa
de una misión oficial.
Elabora un informe periódico sobre el consumo de combustible (recepciones y despachos) y
lubricantes de la flota vehicular y lo remite al departamento de contabilidad.
Verifica el estado físico de los vehículos cada vez que regresan de una misión oficial.
Prueba los vehículos una vez reparados para comprobar el estado de los mismos.
Mantiene Control de inventario de las partes y piezas cambiadas o reemplazadas a los
vehículos.
iii. Conductores (Unidad de Transporte / Usuarios)
Es responsable de todo el equipo y artículos que se encuentren dentro de la unidad al
momento de hacer uso para misiones oficiales. Si se presenta pérdida de éstos, se debe
confeccionar un informe notificando el hecho inmediatamente a su coordinador de área para
que éste remita la notificación a la unidad de transporte. De no cumplirse con esta disposición
el conductor asignado a la unidad vehicular que ha sufrido la pérdida, correrá con los gastos
que implique tal situación.
Es responsable de transportar a funcionarios en el cumplimiento de las misiones oficiales
autorizadas, así como el traslado de materiales y/o equipos de oficina.
Realiza diligencias especiales de confidencialidad asignadas por el jefe inmediato.
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Es responsable por el buen funcionamiento y limpieza del vehículo y revisa el nivel de agua,
aceite, combustible, batería y las llantas, según sus prácticas de oficio.
Efectúa las gestiones de diligencias y comisiones asignadas con la debida premura y
confidencialidad que así lo exige el cargo.
Brinda el apoyo para los casos donde se necesite enviar y recibir correspondencia externa.
Reporta los casos donde un funcionario es responsable de reparaciones mecánicas y
mantenimiento de la flota vehicular, o sobre algún daño o desperfecto que presente el vehículo
que conduce.
Colabora con la carga y descarga de materiales y documentos de la institución en la ciudad
capital.
Vela por la seguridad de los vehículos asignados, de los bienes transportados y de la seguridad
física del funcionario.
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iv. Coordinadores de Transporte por Área
Es responsable de reportar periódicamente al departamento de transporte todos los formularios
de Solicitud de Vehiculo con los correspondientes registros para cada unidad.
Participa en la reunión mensual con la jefatura de transporte para coordinar las actividades que
se desarrollarán en cada periodo compartiendo información relevante sobre la administración
de los vehículos.
Vela porque en cada asignación de vehiculo, el funcionario haya llenado de manera correcta el
formulario correspondiente para cada solicitud y que a este no le falte ningún dato de la
información requerida, incluyendo la revisión física antes de su utilización como requisito
previo para que se pueda validar y aprobar.
Mantiene comunicación frecuente con el departamento de Transporte sobre los
mantenimientos correspondientes para cada vehiculo bajo su responsabilidad, de manera que
se realicen los mismos en los periodos asignados por el proveedor del servicio.
Debe cumplir con informar al Departamento de transporte sobre toda anomalía que se presente
en cualquiera de los vehículos que se encuentren bajo su responsabilidad.
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v. Mecánico
Es responsable de realizar trabajos de reparación, instalación y mantenimiento de motores,
transmisiones, sistemas de frenos, diferenciales, engranajes y otros conjuntos mecánicos de
los vehículos y equipos rodantes de la Institución.
Efectúa reparaciones mecánicas e instalaciones de piezas en diferentes vehículos y equipos
rodantes que así lo ameriten.
Inspecciona los vehículos y otros equipos rodantes para determinar fallas o necesidades de
mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos.
Elabora presupuesto de piezas requeridas para el mantenimiento preventivo y correctivo de los
vehículos y demás equipos rodantes.
Realiza montaje y desmontaje de motores para la reparación, ajuste, limpieza y lubricación de
los vehículos y equipo rodantes.
Determina el trabajo que se ha de realizar en el vehículo u otro equipo rodante, ayudándose de
manuales técnicos.
Repara y sustituye piezas como pistas, válvulas, platinos, bujías y otros accesorios de los
vehículos que lo ameriten.
Utiliza instrumentos de medición para comprobar la eficiencia y el funcionamiento del equipo
reparado.
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Revisa periódicamente el motor, el sistema de frenos, las luces, la transmisión estándar o de
cambio, y otros aspectos de los vehículos y equipos rodantes, para determinar el estado de
conservación y funcionamiento de los mismos.
Determina y solicita los materiales, piezas, herramientas, equipos y otros accesorios
requeridos en la ejecución de los trabajos y vela por el uso adecuado de los mismos.
Prepara o elabora informes de los vehículos reparados o por reparar.
Revisa y comprueba el funcionamiento del vehículo u otros equipos rodantes para evaluar el
trabajo realizado.
vi. Garita (Guardia de Seguridad)
Es responsable de llenar el formulario de Registro de Entradas y Salidas de Vehículos de la
Institución, colocando la información correspondiente a la Fecha, No. de Placa, Nombre del
Conductor (Funcionario Autorizado según el listado oficial), Lugar hacia donde se dirige,
Hora de Salida, Kilometraje de Salida, Hora de Entrada, Kilometraje de Entrada.
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Reporta a la Jefatura de Transporte y Seguridad, a primera hora del día siguiente al registro de
Entradas y Salidas el formulario correspondiente con todos los datos correctamente
ingresados.
Vela por que para jornadas extraordinarias o fines de semana, cada vehículo que salga de la
institución lo haga bajo la debida autorización, solicitándole al funcionario el salvoconducto
firmado por la autoridad competente, de lo contrario no podrá permitir la salida hasta tanto se
presente esta autorización.
Verificar con cada salida y entrada de vehiculo de la institución, que el funcionario que
conduce la unidad corresponda al listado oficial emitido por el Departamento de Transporte
como parte del proceso de verificación de personal autorizado para éstos menesteres, si el
funcionario no corresponde al listado oficial, debe comunicar de inmediato al Departamento
de Transporte, bajo que condiciones esta siendo utilizada la unidad vehicular.
No aceptará salvoconductos rayados, ni tachados, ni con líquido corrector, como tampoco
número de placas escritos a mano o nombres colocados sobrepuestos en el documento.
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c. Horarios de Circulación
El Horario de circulación de las unidades vehiculares del Sistema Estatal de Radio y Televisión
es de Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.
Se excluyen de ésta disposición, las unidades que presenten sus respectivos “salvoconductos”
para misiones oficiales planificadas y las unidades vehiculares que sirven de apoyo para sacar al
personal de la institución luego de la jornada regular de trabajo, como también a las que se
encuentren en turno.
Todas las unidades vehiculares deben permanecer en el espacio habilitado dentro de la
institución para éste fin al momento de finalizar las labores.
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VI. Procedimientos
a. Asignación de Vehículos
Solo podrán conducir las unidades vehiculares en misiones oficiales del Sistema Estatal de
Radio y Televisión, los funcionarios autorizados para ello, que se encuentren dentro de una
lista formal, ésta debe ser enviada a la Garita principal, donde adicionalmente, constará copia
de la licencia de conducir vigente de cada uno y las firmas correspondientes para poder
autorizar las salidas de la institución.
Para solicitar la asignación de vehículos para misiones oficiales se debe llenar el formulario
“Solicitud de Vehículo” y entregarlo al coordinador de su área.
El Formulario “Solicitud de Vehículo” se utilizará para todos los casos donde se movilicen
las unidades vehiculares, como parte del registro obligatorio, ya sea en los casos de préstamos
dentro de un área específica, aplicando también para préstamos inter-departamentales.
El formulario “Solicitud de Vehículo” debe ser aprobado y autorizado mediante firma por el
Coordinador de su área y debe solicitarle al guardia de seguridad en la garita que valide con su
firma, toda la información que se registre en el momento de la revisión física del vehículo.
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Todos los coordinadores de área deben velar porque los funcionarios autorizados para manejar
vehículos propiedad de la institución cumplan con los requisitos mínimos tales como licencia
actualizada y vigente, sea responsable, tenga madurez emocional y destreza básica para poder
operar el vehículo.
Cada coordinador de área velará por el control de recepciones de vehículos de manera
conforme, detectando durante el proceso cualquier anomalía que se pueda presentar a fin de
deslindar responsabilidades y mantendrá actualizado un registro sobre el estatus de las
unidades vehiculares en condiciones adecuadas para su uso.
Los comprobantes de despacho de combustible, deben entregarse a la Jefatura de Transporte
en un período no mayor a los 3 días posteriores al despacho del combustible. Quien no cumpla
con este tiempo previsto no recibirá nuevas asignaciones de combustible en futuras misiones
oficiales.
Si el funcionario pierde o deteriora la copia del comprobante de despacho de combustible,
debe realizar la gestión para conseguir fiel copia del original en la estación de servicio
correspondiente y la entregará al departamento de transporte.
El mecánico de la Unidad de Transporte, es el responsable de verificar y emitir los informes
diarios correspondientes a las condiciones de cada vehículo perteneciente a la flota vehicular
del Sistema Estatal de Radio y Televisión.
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El Asistente Administrativo debe mantener actualizada una lista de vehículos inactivos, en
reparación y/o mantenimiento, detallando la condición que justifique ésta situación y se le
entregará un reporte mensual a la Jefatura de transporte con copia a la Dirección
Administrativa
Todo conductor es responsable de revisar la unidad vehicular que le ha sido asignada, en ese
momento debe verificar los niveles de agua, combustible, aceite de motor, líquido de freno,
condiciones de la batería y las llantas para asegurarse que le han entregado conforme la unidad
y tendrá una movilización normal del vehiculo.
De presentarse alguna irregularidad, al momento de la revisión del vehículo, la unidad
solicitante debe comunicar de manera inmediata a su coordinador de área, para deslindar
responsabilidades en el sitio de entrega y que se le pueda asignar a otro para que pueda
cumplir con su misión.
Todas las solicitudes de vehículos que requieran asignar un conductor del departamento de
transporte para misión oficial, tanto en el área metropolitana como el interior del país, deben
realizarse con anticipación con un plazo de tres (3) días laborables.
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Misiones en el Área Metropolitana: Deben entregarse las solicitudes con un plazo de
anticipación no menor a las 24 horas.
Misiones en el Interior del País: Deben entregarse las solicitudes con un plazo de anticipación
no menor a una (1) semana. Para este tipo de misiones, la unidad solicitante debe planificar,
coordinar y ejecutar la gestión de pago de viático para el o los conductores
asignados a ésta misión. Sólo se aprobará la asignación del vehiculo a las solicitudes que ya
hayan realizado este paso previo.
Los Vehículos asignados a la Dirección de Operaciones, brindarán el servicio de transporte
para los funcionarios del Sistema Estatal de Radio y Televisión en los horarios establecidos
para trasladar al personal desde la institución luego de la jornada de trabajo de lunes a viernes
a partir de las 4:00 p.m.
Tanto para las entradas como para las salidas de vehículos de la Institución, la información
que se registra en la garita por el guardia de seguridad en el formulario correspondiente, la
retira el Jefe o Asistente Administrativo de la Unidad de Transporte diariamente para ser
trascrita a una base de datos donde se guardara la información.
Código: P.SYT.01.00
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b. Accidentes
El conductor que se encuentre involucrado en una colisión / accidente con vehículo oficial,
debe esperar obligatoriamente la realización del parte policivo en el lugar del hecho, le
entregue la boleta de citación a juicio y presentará el reporte al DEPARTAMENTO DE
TRANSPORTE Y SEGURIDAD.
Queda prohibido que el funcionario involucrado intente llegar a un acuerdo con las partes
involucradas en el accidente.
Al momento de realizar el informe de accidentes, debe redactarse con detalle y prontitud toda
la información relacionada al accidente.
El Informe de Accidentes debe redactarse de manera inmediata con el objetivo de evaluar,
determinar y asignar el grado de responsabilidad que posee el funcionario custodio de una
unidad vehicular que haya sufrido un accidente, este luego del hecho debe ser entregado en un
plazo no mayor a las 24 horas al DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE Y SEGURIDAD.
El conductor que se encuentre involucrado en una colisión / accidente con vehículo oficial, y
que luego del juicio, mediante resolución quedase como “culpable” deberá asumir los gastos
deducibles de la póliza de seguros por la reparación correspondiente, tanto del vehículo
propiedad de la institución, como la del vehículo propiedad de la parte afectada si se diera el
caso.
Código: P.SYT.01.00
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El funcionario involucrado en el accidente de no cumplir con el pacto o convenio de pago, se
le procederá a descontar de su salario el monto total de los gastos correspondientes al costo de
los daños que resulten del accidente.
Es responsabilidad del conductor involucrado en un accidente, remitir a la Dirección de
Administración y Finanzas, por medio del Coordinador de área, la Resolución correspondiente
al juicio realizado por el accidente sufrido, para que éste pueda enviar el documento al
DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE Y SEGURIDAD y se pueda coordinar el
procedimiento respectivo.
Es responsabilidad del Asistente Administrativo confeccionar un informe de accidentes en los
casos donde un funcionario se presente a la institución con un vehículo que haya resultado
involucrado en una colisión, para ello le solicitará al funcionario que se presente en la oficina
del departamento de transporte y se le tomará una declaración que contenga todos los datos
sobre el hecho, con el detalle de las condiciones en las que se encontraba al momento del
mismo (donde fue impactado, hacia donde se dirigía o regresaba de misión oficial, fecha de
la colisión, No. de la Boleta), esto debe estar respaldado con la copia del parte policivo y la
boleta de citación que el funcionario debe mostrar al momento de reportarse en garita.
Código: P.SYT.01.00
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Se debe registrar en el Informe de Accidente los siguientes datos:
� Nombre de la Unidad Administrativa a la cual está asignada el equipo involucrado en
el accidente.
� Fecha, Hora y Lugar del accidente.
� Nombre, Dirección Domiciliaria, Teléfono y Número de Licencia del Conductor.
� Lugar y Fecha de citación en la Dirección de Tránsito.
� Especificar con detalle los daños recibidos.
� Fecha de confección del Informe de Accidente.
En los casos donde se presenten daños a la propiedad ajena se deben registrar los siguientes
datos:
� Nombre, Dirección Domiciliaria y Número de Teléfono del dueño de la propiedad
ajena que resulte del accidente.
� Detallar los daños ocasionados a la propiedad ajena.
� Colocar el año, marca, modelo, número de motor y placa del vehiculo propiedad ajena
que resulte del accidente.
� Colocar el nombre de la compañía aseguradora y el número de la Póliza, junto con el
contacto a llamar.
Código: P.SYT.01.00
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En los casos donde se presenten lesiones físicas en los ocupantes del vehículo, tanto de la
institución o de la propiedad ajena se deben registrar los siguientes datos:
� Nombre, Dirección Domiciliaria y edad junto con el detalle de las heridas sufridas en
el accidente.
� Nombre, Dirección Domiciliaria y Número de teléfono de los testigos en el accidente.
El funcionario involucrado en un accidente, debe anexar al Informe un bosquejo con las
posiciones físicas de los vehículos en las que se presentó el accidente y la posición de cada
automóvil donde indique el punto de la colisión.
Como parte del proceso que corresponde el documentar las situaciones que se presenten por
Accidentes Vehiculares luego de determinar las partes involucradas y los responsables de cada
caso, se procederá a confeccionar una Resolución donde conste el acuerdo o convenio de pago
que le corresponderá asumir al funcionario responsable en cada caso.
En los casos donde el funcionario del Sistema Estatal de Radio y Televisión resultara, luego
de juicio efectuado por colisión, “inocente”, debe gestionarse por medio de los coordinadores
de área la reparación del vehículo con la compañía de seguros correspondiente y se anexará en
el expediente la Resolución del incidente.
Código: P.SYT.01.00
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c. Mantenimiento y Lavado de Vehículos
MANTENIMIENTO
Todos los vehículos propiedad del SERTV deben contar con extintores vigentes, llantas de
repuestos en buenas condiciones, gato, herramientas básicas (Pinzas, destornilladores, etc.),
Triángulos de seguridad.
Todos los vehículos propiedad del SERTV deben contar con un ejemplar original del
Reglamento del Tránsito para que repose en la guantera como se establece por ley.
Los vehículos que presenten desperfectos mecánicos tienen que ser retirados de la flota
vehicular del SERTV, de manera que se programe inmediatamente el mantenimiento
correctivo o reparación correspondiente, evitando así riesgos que puedan atentar con el
usuario o conductor.
Se debe asignar para cada coordinación de los mantenimientos, tanto preventivos como
correctivos de cada unidad vehicular, un mecánico que realice las evaluaciones
correspondientes y pueda emitir los informes necesarios para la planificación efectiva de ésta
actividad.
Es responsabilidad del Asistente Administrativo de la unidad de transporte coordinar con la
Jefatura de Transporte y los coordinadores de área, los respectivos mantenimientos periódicos
en las fechas que corresponden para cada unidad vehicular.
Código: P.SYT.01.00
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Una vez que se le comunique al Coordinador de Área el calendario de los mantenimientos
preventivos, éste tomará las medidas necesarias, para que los mismos se realicen en las fechas
establecidas a fin de no retrasar el servicio previsto.
Se debe llevar un registro de las piezas que se van gastando en cada vehículo con la
descripción completa (Código, Costo, Nombre de la Pieza, Compañía, Precio Unitario, Fecha
de Compra de la Pieza o Repuesto).
Se debe registrar en un cuadro la información del Kilometraje de cada Vehículo, de manera
que se puedan planificar periódicamente los mantenimientos respectivos, según la tabla que
corresponde para los cambios que se necesiten ejecutar en cada fecha.
Toda unidad vehicular debe tener colocado en el retrovisor una calcomanía con la información
relacionada a su próximo mantenimiento.
El mecánico de la Unidad de Transporte debe verificar y validar que luego de cada
mantenimiento realizado al vehículo, se cumple con lo que se le solicito al proveedor en
relación al cambio de piezas, cambio de aceite, filtros, etc.
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LAVADO
El lavado de los vehículos se establece mediante un horario semanal, previamente coordinado
con la empresa proveedora (cuatro días a la semana).
Se asigna un personal de transporte para que se encargue junto con el lavador de autos de
determinar los vehículos sucios y los anotan en un listado como registro de las instrucciones
que recibe la persona que realizará el trabajo.
La persona asignada por transporte abre los vehículos para que estos puedan recibir la
limpieza en su interior (aspirado y limpieza de tableros y las partes internas de las puertas).
La persona asignada por transporte verifica la parte exterior y la interior del vehículo para
validar que fue lavado correctamente.
La persona asignada por transporte que encuentre que el vehículo fue lavado de manera
incompleta o incorrecta procederá a indicar las partes que deben mejorar para que se limpie
inmediatamente.
Cuando la validación de todos los vehículos se de por parte de la persona asignada por
transporte, se firma un documento que entrega la compañía proveedora donde se registra que
el vehículo fue lavado correctamente.
Al cierre de cada mes, la compañía envía copia de los formularios firmados por la institución
acerca del registro de todas las lavadas por día y vehículo y se verifica si la cuenta que el
proveedor presenta corresponde a lo realizado.
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TRANSPORTE
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d. Asignación de Combustible
Las autorizaciones para despacho de combustible son responsabilidad exclusiva del Jefe o
Asistente Administrativo del departamento de Transporte, Director Administrativo o Director
General. Se debe llevar un registro basado en la entrega de facturas y la inspección física
vehicular que determine la cantidad de combustible que se le despacha a cada unidad para
realizar la correspondiente recarga.
Sólo se realizará la asignación de combustible a las unidades vehiculares, para actividades de
naturaleza oficial.
El funcionario que utilizará la unidad vehicular debe solicitar al guardia de seguridad en garita
que valide la cantidad de combustible que contiene el vehículo, con el objetivo de poder
entregar la solicitud de combustible con el VoBo correspondiente.
Los Coordinadores de Área asignados para reportar a la unidad de transporte la administración
de las unidades vehiculares, deben vigilar el uso adecuado del combustible para cada unidad
vehicular.
Los Coordinadores de Área asignados para reportar a la unidad de transporte la administración
de las unidades vehiculares deben llevar un control claro, eficiente y oportuno de todo el
combustible asignado para la realización de las tareas en cada área.
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Toda carga de combustible a la unidad vehicular realizada con fondos propios por parte del
funcionario, debe ser aprobada por el Director de Área correspondiente mediante nota formal
escrita dirigida a la unidad de transporte justificando la acción, de lo contrario no se
considerará válida.
Se debe mantener bajo custodia en un lugar seguro, los vales de asignación de combustible
vigente utilizados por la institución.
De presentarse pérdida o robo de la documentación utilizada para la asignación de
combustible, se procederá a realizar la denuncia correspondiente a la Dirección de
Administración y Finanzas.
El responsable de la custodia de los vales de asignación de combustible, al momento de darse
pérdida por sustracción o robo, deberá cubrir el importe total del recurso.
El Coordinador de cada área es el responsable de llevar el registro del uso de la unidad
vehicular asignado al funcionario en misión oficial.
Debe llevarse un expediente por vehículo donde se registren los recibos de carga de
combustible de cada unidad cuando se carga combustible y una copia del formulario de
asignación de vehiculo donde conste la información de salida y entrada de cada uno.
La asignación de combustible se realizará según se vayan desarrollando las actividades de
cada unidad vehicular y lo establecido en el promedio mensual registrado, y no de manera
completa.
Código: P.SYT.01.00
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El asistente administrativo es el responsable de confeccionar los reportes sobre los consumos
de combustibles y mantenimientos mensualmente en el sistema habilitado para esto.
La captura en el sistema en concepto de entradas y salidas de vehículos, debe realizarse
diariamente.
Debe considerarse, previa entrega del reporte de planificación vehicular, el uso de las
unidades vehiculares de manera eficiente, y no se deben utilizar las unidades de forma
individual, atendiendo de ésta forma las diversas necesidades de movilización que se
presenten por parte de los funcionarios de la institución cuando el destino sea el mismo o se
pueda utilizar el mismo vehículo para transportar diferentes personas.
Es responsabilidad de la unidad de Transporte aplicar todos los controles internos establecidos
a partir de éste documento.
Es motivo de sanción directa el mal manejo de la asignación de combustible y el no
cumplimiento de las normas establecidas a partir de éste documento.
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VII. Conclusiones
El departamento de Transporte es una unidad de vital importancia para las operaciones del Sistema
Estatal de Radio y Televisión, ya que el servicio que aquí se brinda ofrece la oportunidad de que cada
área vinculada pueda cumplir en un momento determinado con los objetivos establecidos por la
institución.
El crear normas de cumplimiento en formato estándar para que todos los usuarios del departamento
de transporte puedan disponer de una guía de seguimiento, hace que la utilización del recurso sea más
eficiente, por ende que las asignaciones, acciones administrativas y registros que se desarrollen en
este departamento, pueda hacer con la calidad requerida.
La buena utilización y duración del recurso asignado a la institución en el departamento de transporte
(unidades vehiculares) dependerá en gran medida del correcto uso y administración que se aplique y
esto va estrechamente ligado al trabajo en conjunto de los usuarios con este departamento.
VIII. Anexos
Formulario de Solicitud de Transporte.
Formato de Informe de Accidente.
Salvoconducto
