Manual Utilizare Ciel Simplu
-
Upload
vaduva-andreea -
Category
Documents
-
view
274 -
download
4
description
Transcript of Manual Utilizare Ciel Simplu
-
MANUAL DE UTILIZARE
CIEL SIMPLU
2012
-
Contents I. PROCEDURA DE INSTALARE A PROGRAMULUI ..................................................................................... 1
Configuratia minima necesara .................................................................................................................. 1
Instalarea .................................................................................................................................................. 1
Autentificarea in program ......................................................................................................................... 2
II. INTRODUCERE RAPIDA IN UTILIZAREA PROGRAMULUI ........................................................................ 2
2.1 Inceperea lucrului in program ....................................................................................................... 2
2.1.1 Crearea unei noi societati ..................................................................................................... 3
2.1.2 Parametrizarea societatii ...................................................................................................... 4
2.1.3 Crearea unei fise de articol ................................................................................................... 4
2.1.4 Inregistrarea unei facturi de cumparare ............................................................................... 5
2.1.5 Inregistrarea unei plati aferente unei facturi........................................................................ 8
2.1.6 Inregistrarea unei Note de transfer ...................................................................................... 9
2.1.7 Listari ................................................................................................................................... 12
2.2 Elemente comune ....................................................................................................................... 15
2.2.1 Modalitati de introducere nomenclatoare noi in baza de date ......................................... 15
2.2.2 Modalitati de filtrare a informatiilor ................................................................................... 17
2.2.3 Butoane functionale in nomenclatoare .............................................................................. 18
2.2.4 Butoane functionale din lista de documente ...................................................................... 20
2.2.5 Butoane functionale din documente .................................................................................. 22
2.2.6 Taste functionale ................................................................................................................. 25
2.2.7 Informatii antet document ................................................................................................. 26
2.2.8 Informatii linii document .................................................................................................... 28
2.2.9 Informatii subsol document ................................................................................................ 30
2.2.10 Vizualizarea stocului disponibil in depozitul selectat ......................................................... 33
2.2.11 Note de intrare-receptie ..................................................................................................... 35
2.2.12 Stocuri minime .................................................................................................................... 36
2.2.13 Statusul unui document ...................................................................................................... 37
2.2.14 Note contabile ..................................................................................................................... 37
2.2.15 Preluarea informatiilor dintr-un document in alt document.............................................. 41
Preluarea in documente de intrare sau iesire ................................................................................ 41
Preluarea in documente de trezorerie ............................................................................................ 43
-
2.2.16 Sincronizarea cu site-ul Ministerului de finante (www.mfinante.ro) ................................. 45
2.2.17 Rezidenta ............................................................................................................................ 46
III. ADMINISTRARE PROGRAM ............................................................................................................. 47
3.1 Configurari .................................................................................................................................. 47
3.1.1 Parametrizare ...................................................................................................................... 47
Date societate ................................................................................................................................. 47
Parametri generali .......................................................................................................................... 48
Transferul notelor contabile catre Ciel Conta v.6 ........................................................................... 50
Setari stocuri ................................................................................................................................... 51
TVA cote si optiuni ....................................................................................................................... 53
Setari conturi implicite .................................................................................................................... 54
Trezorerie ........................................................................................................................................ 55
Serii documente .............................................................................................................................. 57
Semnaturi rapoarte ......................................................................................................................... 58
3.1.2 Schimbare societate ............................................................................................................ 59
3.1.3 Server .................................................................................................................................. 59
3.1.4 Utilizatori ............................................................................................................................. 60
3.1.5 Profiluri................................................................................................................................ 62
3.1.6 Preferinte utilizator ............................................................................................................. 63
3.2 Utilitare ....................................................................................................................................... 66
3.2.1 Salvare societate ................................................................................................................. 66
3.2.2 Restaurare date ................................................................................................................... 68
3.2.3 Import ................................................................................................................................. 70
Import date ..................................................................................................................................... 70
Import din gestiunea veche ............................................................................................................ 74
3.2.4 Export .................................................................................................................................. 76
Export date ...................................................................................................................................... 76
Export note contabile...................................................................................................................... 76
3.3 Ferestre ....................................................................................................................................... 78
IV. FUNCTIILE PROGRAMULUI ............................................................................................................. 80
4.1 NOMENCLATOARE ...................................................................................................................... 80
4.1.1 Parteneri ............................................................................................................................. 80
-
Informatii generale ......................................................................................................................... 80
Informatiile din fisa de partener ..................................................................................................... 83
4.1.2 Articole ................................................................................................................................ 86
Informatii generale ......................................................................................................................... 86
Informatiile din fisa de articol ......................................................................................................... 87
4.1.3 Depozite .............................................................................................................................. 90
Informatii generale ......................................................................................................................... 90
Informatii din fisa unui depozit ....................................................................................................... 91
4.1.4 Agenti .................................................................................................................................. 93
Informatii generale ......................................................................................................................... 93
Informatii din fisa unui agent .......................................................................................................... 93
4.1.5 Angajati ............................................................................................................................... 95
Informatii generale ......................................................................................................................... 95
Informatii din fisa unui angajat ....................................................................................................... 96
4.1.6 Devize .................................................................................................................................. 98
Informatii generale ......................................................................................................................... 98
Informatii din nomenclatorul devize .............................................................................................. 98
4.1.7 Plan de conturi .................................................................................................................... 99
Informatii generale ......................................................................................................................... 99
Informatii din planul de conturi ...................................................................................................... 99
4.1.8 Casa ................................................................................................................................... 100
Informatii generale ....................................................................................................................... 100
4.1.9 Banca (conturi la banci) .................................................................................................... 101
Informatii generale ....................................................................................................................... 101
4.1.10 Jurnale ............................................................................................................................... 102
4.1.11 Categorii articole ............................................................................................................... 103
4.1.12 Categorii parteneri ............................................................................................................ 103
4.1.13 Sabloane articol................................................................................................................. 104
4.1.14 Unitati de masura.............................................................................................................. 104
4.1.15 Tichete ............................................................................................................................... 105
4.1.16 Locatii ................................................................................................................................ 105
Tari ................................................................................................................................................ 105
-
Judete ............................................................................................................................................ 105
Localitati ........................................................................................................................................ 106
4.2 DOCUMENTE ............................................................................................................................. 106
4.2.1 Documente de intrare ....................................................................................................... 106
Factura de cumparare ................................................................................................................... 106
Nota de intrare receptie si constatare diferente (NIR) ................................................................. 108
Aviz de la furnizor.......................................................................................................................... 112
4.2.2 Documente de iesire ......................................................................................................... 113
Factura de vanzare ........................................................................................................................ 114
Aviz de expeditie ........................................................................................................................... 117
Proforma ....................................................................................................................................... 118
Comanda de vanzare..................................................................................................................... 120
Bonuri fiscale ................................................................................................................................. 120
Casa de marcat .............................................................................................................................. 121
4.2.3 Documente interne ........................................................................................................... 127
Bon de consum.............................................................................................................................. 127
Transfer intre depozite ................................................................................................................. 133
Nota de predare-primire ............................................................................................................... 137
Inventar ......................................................................................................................................... 138
Proces-verbal constatare diferente .............................................................................................. 141
Proces verbal modificare pret ....................................................................................................... 142
Stocuri initale ................................................................................................................................ 144
4.2.4 Documente de trezorerie .................................................................................................. 147
Efecte de incasat-platit ................................................................................................................. 147
Incasare zilnica .............................................................................................................................. 150
Borderou incasari/plati ................................................................................................................. 152
Chitanta ......................................................................................................................................... 157
4.2.5 Note contabile ................................................................................................................... 158
Note contabile ............................................................................................................................... 158
Detalii note contabile .................................................................................................................... 166
4.3 PRELUCRARI .............................................................................................................................. 167
4.3.1 Descarcare de gestiune ..................................................................................................... 167
-
4.3.2 Inchidere TVA .................................................................................................................... 169
4.3.3 Inchidere luna ................................................................................................................... 170
4.4 RAPOARTE ................................................................................................................................. 171
Filtrare date ................................................................................................................................... 171
Optiuni de printare ....................................................................................................................... 174
4.4.1 Rapoarte de gestiune ........................................................................................................ 181
Stoc articole .................................................................................................................................. 181
Balanta de stocuri ......................................................................................................................... 186
Fisa de magazie ............................................................................................................................. 188
Fisa de articol ................................................................................................................................ 189
4.4.2 Rapoarte contabile ............................................................................................................ 191
Fisa de cont ................................................................................................................................... 191
Fisa de partener ............................................................................................................................ 194
Balanta de verificare ..................................................................................................................... 195
Balanta de parteneri ..................................................................................................................... 198
Jurnal de cumparari ...................................................................................................................... 199
Jurnal de vanzari ........................................................................................................................... 200
Registru jurnal ............................................................................................................................... 202
Registru de casa ............................................................................................................................ 204
Declaratia 394 ............................................................................................................................... 206
4.4.3 Rapoarte financiare ........................................................................................................... 212
Facturi nesoldate .......................................................................................................................... 213
Efecte de incasat-platit ................................................................................................................. 214
Avize nefacturate .......................................................................................................................... 215
Depasiri scadente (arierate) .......................................................................................................... 216
Totaluri documente ...................................................................................................................... 217
Raport de gestiune zilnic ............................................................................................................... 218
Incasari/Plati ................................................................................................................................. 219
V. INTREBARI FRECVENTE ...................................................................................................................... 220
5.1 Cum inregistrez un CLIENT sau un FURNIZOR? ......................................................................... 220
5.2 Cum se cauta articolele pentru a fi inregistrate intr-un document .......................................... 221
5.3 Cum se preiau datele din Ciel Gestiune Comerciala in Ciel Simplu? ........................................ 221
-
5.4 Cum se introduce un NIR? ........................................................................................................ 223
5.5 Cum se face un transfer intre un depozit (en-gross) si un magazin (en-detail)? ...................... 223
5.6 Se poate incasa/plati o suma fara a selecta o factura? ............................................................ 223
5.7 De ce trebuie sa folosesc Optiunile de TVA? ............................................................................ 224
5.8 Pot sa mai modific / corectez un document dupa ce l-am salvat in baza de date? .................. 224
-
Ciel Simplu Pagina 1
I. PROCEDURA DE INSTALARE A PROGRAMULUI
Configuratia minima necesara
Configuratia minima pe care poate functiona programul Ciel Simplu este urmatoarea:
Sistem Operare - Windows XP cu SP2;
Procesor - 2 GHz;
Memorie RAM - 1 Gb
Spatiu necesar la instalarea aplicatiei 1 Gb.
Programul lucreaza cu baze de date SQL 2005 (minim) sau versiuni mai noi. La instalarea programului
Ciel Simplu se vor instala si programele adiacente necesare pentru functionare.
Ciel Simplu este compatibil cu sistemele de operare pe 32 de biti cat si cu cele pe 64 de biti.
Instalarea
Kitul de instalare contine urmatoarele programe:
Ciel Simplu
SQL 2005 Express
Microsoft .NET Framework 4.0 Extended
Observatii!!
Daca aveti preinstalete aplicatiile .NET Framework si SQL 2005 in procesul de instalare va trece peste instalarea acestor programe si se va copia pe calculatorul Dvs doar programul Ciel Simplu pe care va lansa automat la final. In aceasta situatie va trebui sa introduceti parametrii de conectare la serverul SQL preinstalat.
Daca in decursul procesului de instalare se va instala si serverul SQL, programul se va conecta la server fara a mai cere autentificare.
Instalarea serverului SQL se va face in decursul instalarii doar cu acordul Dvs. In cazul in care instalati o statie de lucru nu este necesar sa instalati si SQL.
Pe calculatorul considerat server de date nu este necesar sa aveti instalat programul Ciel Simplu.
Pentru instalarea programului trebuie sa dati dublu click pe fisierul de pe CD sau descarcat de pe
internet FARA SA IL DEZARHIVATI. La rularea fisierului se vor dezarhiva automat datele si va incepe
procesul de instalare. La final programul va porni automat.
-
Ciel Simplu Pagina 2
Autentificarea in program
Logarea in program se face cu utilizator SUPER si parola VALID
II. INTRODUCERE RAPIDA IN UTILIZAREA PROGRAMULUI
Inceperea lucrului in program
Elemente comune
2.1 Inceperea lucrului in program
In cadrul acestui capitol vom vedea pe baza unor exemple practice, cum se lucreaza cu programul Ciel
Simplu.
Observatie!! Pentru o mai mare usurinta in utilizare, programul accepta comenzi rapide de la tastatura folosind anumite taste sau combinatii de taste. De regula aceste taste sau combinatii sunt afisate pe butoanele din program daca pozitionati mouse-ul pe ele.
Exemplu!!
Asta inseamna ca, in meniul Factura vanzare se poate adauga un document nou folosind combinatia de taste CTRL + A
Pentru mai multe informatii privind tastele functionale sau combinatiile de taste cititi Taste functionale
Crearea unei noi societati
Parametrizare societate
Crearea unei fise de partener
-
Ciel Simplu Pagina 3
Inregistrarea unei facturi de cumparare
Inregistrarea unei plati aferente unei facturi
Inregistrarea unei note de transfer
Listari
2.1.1 Crearea unei noi societati
Dorim sa cream in program o noua societate, cu denumirea Exemplu SRL. Pasii care trebuiesc urmati
sunt:
Trebuie sa deschideti lista de societati. Pentru asta aveti doua posibilitati:
Din meniul Configurari accesati optiunea Schimbare societate.
Din fereastra de autentificare, dupa introducerea utilizatorului si a parolei de acces se va
deschide fereastra Lista societati
Apasati butonul Adauga. Se va deschide o fereastra in care puteti adauga numele noii societati
si codul unic de identificare a bazei de date:
Observatii!!
Numele societatii nu este obligatoriu sa fie unic. Codul societatii este unic si poate avea o lungime maxima de 10 caractere alfanumerice. Odata
salvata societatea in baza de date codul societatii nu se mai poate modifica.
-
Ciel Simplu Pagina 4
Dupa apasarea butonului Salveaza societatea nou creata se va regasi lin lista de societati
existente. Pentru a accesa societatea dorita apasati butonul Acceseaza sau dati dublu-click pe
societatea dorita.
2.1.2 Parametrizarea societatii
Dupa crearea unei societati noi la prima accesare a acesteia se va deschide fereastra de parametrizare.
Pentru mai multe informatii privind parametrizarea societatii cititi Configurare societate
Acesta este un instrument care va permite, pas cu pas, sa va configurati parametrii de functionare ai
programului.
2.1.3 Crearea unei fise de articol
Pentru a adauga un articol nou in baza de date accesati meniul Nomenclatoare / Articole.
-
Ciel Simplu Pagina 5
Pasii de adaugare sunt urmatorii:
Apasati butonul Adauga;
Editati informatiile direct in grid. Daca doriti sa introduceti datele intr-o forma centralizata
apasati butonul Editeaza sau apasati tasta F3. Se va deschide urmatoarea fereastra:
Pentru mai multe informatii cititi Modalitate de introducere nomenclatoare
Observatie!! La fel se procedeaza pentru orice fisa din nomenclatoare.
2.1.4 Inregistrarea unei facturi de cumparare
Pentru a inregistra o factura de cumparare accesati meniul Documente / Intrari / Factura de cumparare.
Se va deschide o fereastra in care se vor centraliza toate facturile de cumparare care urmeaza sa le
inregistrati.
-
Ciel Simplu Pagina 6
Pasii care trebuie urmati pentru a inregistra in sistem o factura de cumparare:
Apasati butonul Adauga. Se va deschide fereastra in care puteti introduce datele din factura de
cumparare
Introduceti seria, numarul si data facturii primite;
Selectati un partener. Daca nu aveti deja partenerul introdus, editati numele direct in celula de
partener. Programul va propune crearea fisei de partener.
Pentru a adauga linii in document apasati butonul +. In liniile documentului unele informatii sunt editabile altele nu le puteti modifica.
Puteti face selectia unui articol in functie de cod, denumire sau codul de bare. Daca nu aveti
articolul introdus in baza de date editati denumirea, codul sau codul de bare direct in celulele
aferente. Daca programul nu le gaseste in baza de date va propune crearea lor.
Observatii!!
Daca in document introduceti articole de tip stocabil sau produse finite programul nu va permite salvarea documentului pana nu se face Receptia marfii.
Daca articolele sunt de tip servicii apasati butonul Salvare pentru a inregistra documentul in baza de date.
-
Ciel Simplu Pagina 7
Pentru a face receptia marfii apasati butonul Receptie. Se va deschide o fereastra in care vor
apare automat toate produsele stocabile din factura de cumparare.
Pentru a receptiona marfa trebuie sa adaugati un NIR nou. Pentru asta apasati butonul + din sectiunea Adaugare NIR nou.
Observatii!!
Valoarea de la numarul documentului semnifica faptul ca numarul NIR-ului va fi alocat automat la salvarea documentului;
Daca doriti sa alocati manual numarul NIR-ului accesati meniul Configurari / Parametrizare / Serii documente si debifati optiunea Numerotare automata din dreptul documentului Nota intrare-receptie;
Detaliile NIR-ului curent (articolele) le introduceti in sectiunea alaturata Detalii NIR.
Observatii!!
La apasarea butonului se vor prelua toate cantitatile nereceptionate;
Daca doriti sa exportati liniile in format excel apasati butonul ;
-
Ciel Simplu Pagina 8
Pentru introducerea persoanelor din comisia de receptie apasati butonul + din sectiunea Comisia de receptie;
Pentru a salva datele si a parasi fereastra apasati butonul Salveaza;
Observatii!!
Nu puteti receptiona cantitati diferite fata de cele din Factura de cumparare; Aveti posibilitatea ca la o factura de cumparare sa faceti receptia marfii pe mai multe NIR-uri in
depozite separate; Daca pe factura de cumparare aveti si servicii puteti, optional, sa includeti serviciile in costul
marfii; Daca partenerul are rezidenta NON UE aveti posibilitatea sa includeti in costul marfii si taxele
platite in vama; Daca pentru transportul si manipularea marfii aveti o factura separata de la o terta firma aveti
posibilitatea sa includeti valoarea in costul marfii folosind butonul Repartizare costuri;
2.1.5 Inregistrarea unei plati aferente unei facturi
Pentru a inregistra plata unei facturi de cumparare cu numerar prin casa accesati meniul Documente /
Trezorerie / Borderou Incasari-Plati.
Pasii care trebuie urmati pentru a inregistra in sistem o plata:
Apasati butonul Adauga. Se va deschide fereastra in care puteti introduce datele platii.
-
Ciel Simplu Pagina 9
Selectati tipul tranzactiei dorite: Registru casa (plata prin casa) sau Extras de cont (plata prin
banca);
Selectati contul de casa/banca din care doriti sa efectuati plata. Daca nu exista o casa sau o
banca definite in sisitem, puteti adauga una direct din aceasta fereastra editand denumirea
entitatii.
Atentie!! Moneda in care se inregistreaza incasarea sau plata este data de contul bancar selectat. Nu puteti selecta un document spre a fi platit decat daca acesta a fost inregistrat in moneda selectata.
Selectati data efectuarii tranzactiei;
Introduceti numarul documentului (chitantei emise de furnizor) care dovedeste efectuarea
platii;
Selectati partenerul pe care doriti sa il platiti;
Selectati tipul de document platit (Factura de cumparare);
Selectati numarul documentului care doriti sa il platiti
Pe coloana Plata se va completa automat suma care trebuie platita (valoarea cu TVA inclus).
Aveti posibilitatea de a introduce o suma mai mica decat cea initiala, insemnand o plata partiala
a facturii de cumparare.
Observatii!!
Aveti posibilitatea de a inregistra o tranzactie fara a avea un partener selectat. De exemplu un avans de trezorerie;
Aveti posibilitatea de a inregistra o incasare sau o plata de la un partener fara a selecta un document incasat sau platit;
2.1.6 Inregistrarea unei Note de transfer
Pentru a inregistra un transfer intre depozite accesati meniul Documente / Interne / Transfer intre
depozite.
Pasii care trebuiesc urmati pentru a inregistra in sistem un transfer intre depozite sunt urmatorii:
Apasati butonul Adauga. Se va deschide o fereastra in care puteti introduce datele notei de
transfer;
-
Ciel Simplu Pagina 10
Completati depozitul sursa si depozitul destinatie. Daca nu sunt deja introduse in sistem puteti
introduce denumirea depozitului in campul aferent si programul va propune crearea unui
depozit nou;
Observatie!!
Puteti vizualiza stocul in depozitul selectat apasand butonul din dreptul campului Depozit
Exemplu!!
-
Ciel Simplu Pagina 11
Puteti vizualiza stocurile atat pentru Depozitul sursa cat si pentru Depozitul destinatie
Pentru a adauga linii in document apasati butonul +. In liniile documentului unele informatii sunt editabile altele nu le puteti modifica.
Componenta comisiei care receptioneaza marfa se poate introduce in tabul Comisia din partea
de jos a ferestrei.
Observatii!! Acest document se intocmeste doar pentru transferul articolelor dintr-un depozit de tip en-gross
in alt depozit de tip en-gross. Prin acest document puteti transfera cantitati in cadrul aceluiasi depozit modificand sablonul de
articol.
Exemplu!! Puteti folosi aceasta optiune pentru a transforma materia prima in marfa
Pentru transferul din/in alte tipuri de depozite va sugeram sa filositi avizele de expeditie de la documentele de intrare si iesire utilizand partenerul cu codul INTERN;
Valoarea de transfer (la pretul de cost) se poate vizualiza dupa salvarea documentului.
ATENTIE!! La inregistrarea documentului nu puteti edita pret de transfer. Transferul se va realiza la pretul de descarcare a gestiunii. Pentru a vizualiza preturile de descarcare listati sau redeschideti documentul.
Exemplu!!
-
Ciel Simplu Pagina 12
2.1.7 Listari
Pentru a vizualiza si a printa rapoarte din acest program accesati meniul Rapoarte si selectati raportul
dorit.
Orice raport contine o fereastra de filtrare a datelor inainte de vizualizarea lor:
In aceasta fereastra puteti filtra informatiile in functie de articole, depozite, sabloane si categorii.
Pasii pentru a filtra informatiile intr-un raport sunt urmatorii:
Selectati criteriul in partea stanga a ferestrei si la tip filtrare bifati optiunea Partial. Se va activa
butonul ;
Apasati butonul Filtreaza. Se va deschide o fereastra in care puteti selecta liniile care va
intereseaza;
-
Ciel Simplu Pagina 13
Dupa filtrarea acestor informatii puteti opta pentru un alt criteriu de selectie fara a pierde
criteriul anterior;
Observatii!!
Daca aveti o lista cu un numar mare de articole si doriti sa filtrati informatiile in functie de anumite coduri de articole puteti face o cautare repetitiva in baza de date si la fiecare rezultat sa bifati articolele care va intereseaza fara a pierde filtrele anterioare.
Exemplu!! Pasul 1: Cautam in baza de date articolele care contin grupul de litere DAMA
Pasul 2: Selectam articolele care ne intereseaza Pasul 3: Stergem filtrul initial si introducem unul nou: cautare articole care contin cuvantul BARBATI
-
Ciel Simplu Pagina 14
Pasul 4: Stergem filtrul. Observam ca au ramas selectate cele doua articole din filtrele anterioare.
-
Ciel Simplu Pagina 15
2.2 Elemente comune
Modalitati de introducere a nomenclatoarelor in baza de date
Modalitati de filtrare a informatilor
Butoane functionale in nomenclatoare
Butoane functionale in lista de documente
Butoane functionale din documente
Taste functionale
Informatii antet document
Informatii linii document
Informatii subsol document
Vizualizarea stocului disponibil
Note de intrare-receptie
Stocuri minime
Statusul unui document
Note contabile
Preluarea informatiilor din alte documente
Sincronizarea datelor cu site-ul Ministerului de Finante
Rezidenta
2.2.1 Modalitati de introducere nomenclatoare noi in baza de date
Pentru adaugarea unui element nou accesati meniul Nomenclatoare si selectati una din optiunile din
lista. Se va deschide o fereastra in care trebuie sa apasati butonul .
Observatie!!
Se va crea o noua linie cu o serie de informatii precompletate. Oricare din aceste informatii le puteti modifica.
-
Ciel Simplu Pagina 16
Adaugarea unuia nou in baza de date se poate face prin doua metode:
Metoda 1: Introducerea datelor direct in fereastra curenta.
Aveti posibilitatea de completare a informatiilor ca intr-un tabel de tip excel. Bineinteles, exista reguli de
completare si de salvare a informatiilor, dar folosind sagetile de la tastatura sau mouse-ul puteti naviga
orizontal sau vertical in acest tabel. Daca sunt informatii obligatoriu de completat intr-o celula sau sunt
informatii care nu se pot valida, programul va returna mesaj de avertizare la parasirea randului sau la
parasirea ferestrei, in care se vor indica campurile ce trebuiesc completate:
Aceste informatii vor ramane vizibile in tabel in forma urmatoare:
ATENTIE!! Daca un rand ramane necompletat cu informatiile obligatorii si inchideti fereastra, acel rand nu se va salva in baza de date. De asemenea daca faceti modificari pe un articol si introduceti o informatie pe care sistemul nu o poate valida (de exemplu modificati codul unui articol deja introdus, dar mai aveti unul cu acelasi cod in baza de date) programul va afisa un mesaj de avertizare si la inchiderea ferestrei se va reveni la informatiile anterioare.
-
Ciel Simplu Pagina 17
Metoda 2: Introducerea datelor intr-o fereastra centralizata.
In partea de sus a tabelului cu parteneri gasiti butonul . Acest buton va deschide o fereastra cu
informatiile centralizate pentru randul curent.
In aceasta fereastra puteti continua sa introduceti informatiile sau sa faceti modificari daca este cazul.
Butonul Salveaza se va activa daca faceti modificari intr-un camp.
2.2.2 Modalitati de f iltrare a informatiilor
Primul rand din tabelele nomenclatoarelor este dedicat filtrarii informatiilor. Astfel, pe masura ce
introduceti caractere pe o coloana veti observa ca vor ramane in tabel doar acele randuri ce contin
grupul de litere introdus. Filtrarea este multipla. Asta inseamna ca puteti introduce informatii simultan
pe doua sau mai multe coloane.
Pentru a elimina filtrul dintr-o coloana selectati coloana si apasati CTRL+DEL
O alta modalitate de filtrare a informatiilor este tragerea unei coloane in spatiul special aflat deasupra
tabelului:
-
Ciel Simplu Pagina 18
In acest caz, daca tragem deasupra tabelului coloana Banca, rezultatul va fi urmatorul:
Aveti posibilitatea sa modificati ordinea de afisare a coloanelor in tabele. Acest lucru il puteti face cu
mouse-ul dand click pe o coloana. Tinand apasat butonul mouse-ului, trageti coloana pana in dreptul
locului unde doriti ca aceasta sa fie pozitionata la fel ca in exemplul de mai jos.
2.2.3 Butoane functionale in nomenclatoare
- Permite adaugarea unei noi inregistrari in baza de date;
- Salveaza informatiile in baza de date. Se activeaza cand sunt facute modificari la informatiile
introduse. Modificarile se vor salva si la parasirea randului.
- Sterge randul selectat. O inregistrare poate fi stearsa doar daca nu este folosita in documente.
- Deschide forma centralizatoare a informatiilor de pe randul curent.
-
Ciel Simplu Pagina 19
- Actualizeaza informatiile din fereastra. Este util mai ales in cazul lucrului intr-o retea de
calculatoare pentru a actualiza informatiile introduse de ceilalti utilizatori.
- are ca efect deschiderea unei tabele cu istoricul cursului valutar pentru moneda selectata.
Data - data la care se doreste memorarea cursului valutar
Curs - cursul de schimb al monedei raportat la moneda locala pentru data selectata
Detalii - camp text, 50 caractere alfanumerice. Informatia este optionala.
- acest buton are ca efect conectarea la site-ul www.bnr.ro si actualizarea on-line a
cursului valutar pentru data si moneda selectata.
- permite exportul informatiilor din tabela intr-un format excel in calea aleasa de utilizator.
- Buton pentru inchiderea ferestrei
http://www.bnr.ro/ -
Ciel Simplu Pagina 20
2.2.4 Butoane functionale din lista de documente
/ Permite adaugarea unui document nou. Are ca efect deschiderea ferestrei in
care se introduc datele partenerului si liniile din document. Adaugarea unui document nou se poate face
si prin combinatia de taste CTRL + A.
Permite stergerea unui document din baza de date. Documentul selectat poate fi sters doar
daca nu apartine unei perioade inchise. Stergerea unui document selectat se poate face si prin apasarea
tastei DEL (DELETE).
Permite vizualizarea unui document deja inregistrat in baza de date. La apelarea acestei optiuni
se va deschide fereastra in care s-a facut inregistrarea fara a avea posibilitatea sa faceti modificari in acel
document. Vizualizarea unui document se poate face si prin combinatia de taste CTRL+D.
Butonul devine activ atunci cand este selectat un document cu status Temporar. Are rol de a
deschide documentul in vederea completarii/modificarii datelor.
Are rol de a actualiza lista cu documentele. Acest buton este util mai ales in cazul in care se
lucreaza in retea si mai multi utilizatori introduc in acelasi timp acelasi tip de document. Reincarcarea se
poate face pentru toate inregistrarile sau pentru inregistrarea selectata. Actualizarea datelor se poate
face si prin combinatia de taste CTRL+R
Permite trecerea unui document din status valid in status temporar. Devalidarea unui document
se face in functie de drepturile de acces. Aceasta optiune este utila in cazul in care doriti sa modificati un
document validat in sistem. Devalidarea are ca efect scoaterea documentului din toate procesele de
prelucrare a programului (descarcare de gestiune, rapoarte, etc). Pentru ca acest document sa fie luat in
calcul ulterior modificarilor va trebui salvat cu status Valid, moment in care programul va reverifica toate
rutinele de validare a documentului.
Observatii!!
Daca un document validat va fi devalidat si modificat in special modificari care tin de stoc este posibil ca la revalidarea lui sa nu mai indeplineasca conditiile de validare (Ex: se ajunge la stoc negativ)
Daca un document validat (Ex: Factura de cumparare, Aviz de la furnizor) legat de unul sau mai multe NIR-uri este devalidat atunci automat se vor devalida NIR-urile aferente.
Devalidarea unui document se poate face direct cu status Anluat
-
Ciel Simplu Pagina 21
Permite stornarea documentului selectat. Efectul acestei optiuni este deschiderea unui
document duplicat cu documentul original in care cantitatile apar cu semn schimbat si trebuiesc
completate campurile Data, Serie si Numar document. Utilizatorul nu poate modifica alte informatii pe
acest document.
Atentie!!
Nu se poate storna un document de storno
Nu se poate storna de doua ori acelasi document
Permite crearea unui document nou cu aceleasi date cu documentul selectat. Efectul este
deschiderea unui document nou in care se regasesc toate datele din documentul original. Utilizatorul
are posibilitatea sa modifice orice informatie de pe documentul duplicat.
Permite utilizatorului sa vada in partea de jos a ecranului detaliile (componenta liniilor
documentului) selectat.
Aceasta optiune deschide pe monitor forma documentului care va fi tiparita pe hartie.
Permite utilizatorului sa efectueze incasarea cash a facturii selectate direct din factura
de vanzare sau proforma.
Deschide documentul Proces verbal constatare diferente
-
Ciel Simplu Pagina 22
Permite adaugarea unui nou document Preluare stoc initial
Permite exportul informatiilor din tabela intr-un format excel in calea aleasa de
utilizator.
Permite utilizatorilor sa vizualizeze sau sa ascunda valorile in valuta inregistrate in
program.
Aceasta optiune are ca efect inchiderea ferestrei cu lista documentelor. Inchiderea
ferestrei se poate face si prin combinatia de taste CTRL+F4 X
2.2.5 Butoane functionale din documente
- Deschide fereastra in care se poate face receptia marfii pe unul sau mai multe NIR-uri.
Pentru mai multe detalii cititi Nota de intrare receptie si constatare diferente.
- Acest buton permite preluarea de linii din alte documente introduse anterior in baza de
date. Pentru mai multe informatii cititi Preluarea informatiilor dintr-un document in alt document
- deschide o fereastra in care se poate vizualiza nota contabila a documentului introdus.
Pentru mai multe informatii cititi Note contabile
- acest buton permite utilizatorului sa includa in costul marfii alte costuri suplimentare cum
ar fi transportul marfii, taxele platite in vama, asigurari, etc. La apasarea butonului se va deschide
urmatoarea forma:
-
Ciel Simplu Pagina 23
Cost - camp de tip lista, utitizatorul poate selecta ca si cost de repartizat valoarea
transportului, valoarea altor taxe (Ex: taxe vamale, asigurare cargo, etc) sau
costul serviciilor din factura curenta. Rezultatul costului selectat in aceasta
fereastra se va adauga in receptia marfii pe coloanele Transport, Alte taxe sau
Servicii din factura.
Tip repartizare - Repartizarea costurilor se face ponderal pe fiecare linie in functie de valoarea
din fiecare linie sau in functie de cantitatea din fiecare linie.
-
Ciel Simplu Pagina 24
Se aplica la - acest camp devine activ doar daca la Cost se selecteaza optiunea Alte taxe.
Acest camp semnifica faptul ca valoarea taxelor pot creste costul marfii tinand
cont si de valoarea de transport sau nu.
Exemplu!! Valoarea taxelor platite in vama se calculeaza in functie de pretul din vama al acelui produs plus valoarea transportului.
Furnizor - se pot selecta doar acei parteneri pentru care s-a inregistrat o factura de
cumparare pentru care s-a bifat optiunea Transport. Campul este activ doar
daca este selectata la cost optiunea Transport.
Numar document - In functie de furnizorul selectat se poate alege un document de tip factura de
cumparare care contine bifa Transport. Campul este activ doar daca este
selectata la cost optiunea Transport.
Valoarea - acest camp este completat automat cu valoarea facturii selectate daca la cost s-
a selectat optiunea Transport. Daca s-a selectat Alte taxe atunci campul devine
editabil si se completeaza cu valoarea taxelor.
Moneda si Curs - moneda in care sunt introduse datele. In functie de cursul valutar acestea vor fi
convertite in lei. La repartizarea costurilor se va tine cont de valoarea in RON.
- Adauga in document cate o linie pentru fiecare articol existent in depozitul selectat.
- deschide documentul Proces verbal constatare diferente
- mareste sau micsoreaza valoarea tuturor articolelor selectate in document.
- permite exportul informatiilor din tabela intr-un format excel in calea aleasa de utilizator.
Acest buton poate avea trei stari:
Salveaza Valid in aceasta situatie va apare pe ecran o bara cu actiuni posibile dupa
salvarea documentului in baza de date.
-
Ciel Simplu Pagina 25
Pentru mai multe informatii despre butoanele functionale cititi Butoane functionale documente
Salveaza Temporar in aceasta situatie programul va face o serie de modificari minime pe
document, acesta va fi salvat in sisitem dar nu va fi luat in calcul in relatia cu alte
documente, descarcari de gestiune sau rapoarte.
Salveaza Anulat in aceasta situatie documentul va fi salvat in sistem fara a face validari
exceptand numarul documentului.
Pentru mai multe informatii cititi Statusul unui document
2.2.6 Taste functionale
F1 deschide helpul contextual
F3 editare
F8 trecere de la un grid la altul in document
F10 salvare
ESC inchide fereastra curenta
DEL sterge linia
CTRL+A adaugare document/linie noua
CTRL+S salveaza
CTRL+R actualizeaza date
CTRL+D editare, vizualizare
CTRL+F4 inchide fereastra