Manual Supervisor v 5.4.0

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myCRMweb - Manual del Supervisor

2011. SAI, S.L. www.mycrmweb.com

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1. INTRODUCCIN _______________________________________________________ 5

2. CONFIGURACIN DEL SISTEMA _____________________________________ 6 2.1. ACCESO A MYCRMWEB __________________________________________________ 6

2.2 Conectar al Sistema ______________________________________________________________ 7 2.3 LA INTERFAZ DEL USUARIO ADMINISTRADOR __________________________________ 7 2.2.1. Administracin de Usuarios ____________________________________________________ 9 Usuarios _____________________________________________________________________________ 9 Perfiles _____________________________________________________________________________ 13 Grupos ______________________________________________________________________________ 16 Privilegios de Acceso ________________________________________________________________ 18 Visibilidad de Campos _______________________________________________________________ 23 Auditora de Usuarios _______________________________________________________________ 24 Histrico de Accesos ________________________________________________________________ 25

2.2.2. Estudio ________________________________________________________________ 25 Administrador de Mdulos ___________________________________________________________ 26 Editor de Disposicin ________________________________________________________________ 27 Editor de Listas Desplegables _______________________________________________________ 29 Editar Listas Desplegables ___________________________________________________________ 29 Dependencias entre Listas __________________________________________________________ 31 Editor de Men ______________________________________________________________________ 33

2.2.3. Plantillas de Comunicacin __________________________________________ 35 Informacin de la Empresa __________________________________________________________ 35

2.2.4. Otras Configuraciones _______________________________________________ 36 Configuracin de Moneda ___________________________________________________________ 36 Configuracin de Impuestos _________________________________________________________ 37 Configuracin del Servidor de Correo ________________________________________________ 37 Configuraciones de Servidor Proxy __________________________________________________ 37 Anuncios/Marquesina _______________________________________________________________ 38 Vista Predeterminada de Mdulos ___________________________________________________ 38 Inventario: Condiciones Generales __________________________________________________ 39 Personaliza Numeracin de Registro _________________________________________________ 39 Clasificar Correos ___________________________________________________________________ 40 Editor de Configuracin _____________________________________________________________ 44 Portal Cliente _______________________________________________________________________ 46 Scheduler (Programador) ___________________________________________________________ 52

3. IMPORTACIN Y EXPORTACIN ____________________________________ 54 3.1. IMPORTACION DE DATOS ______________________________________________ 54

PPAASSOO 11: PREPARACIN DEL DOCUMENTO PARA LA IMPORTACIN ___________________ 54 PPAASSOO 22: IMPORTACIN DESDE MYCRMWEB _________________________________________ 56

3.2. EXPORTACION DE DATOS _____________________________________________ 59

4. CASOS ________________________________________________________________ 64 Registrar nuevos Casos _____________________________________________________________ 67

5. BASE DE CONOCIMIENTO ___________________________________________ 68 6.CAMPOS CALCULADOS _______________________________________________ 70 7. ADMINISTRACION DE AYUDAS _____________________________________ 73



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8.FLUJOS DE TRABAJO _________________________________________________ 75

9. TIPOS DE PROBLEMAS ______________________________________________ 82 6.1 PROBLEMAS CONOCIDOS _______________________________________________________ 83



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1. INTRODUCCIN

Este manual est destinado especialmente a usuarios Administradores que necesiten sacar el mximo partido de esta herramienta.

Para aprovechar al mximo este manual, se recomienda que el lector tenga unos conocimientos suficientes sobre myCRMweb respecto a su uso bsico. Si no es as, se recomienda la lectura previa del Manual de Usuario y/o Manual Avanzado.

En los captulos siguientes se cubren desde aspectos de configuracin bsica, como creacin de campos o de perfiles de usuario, hasta aspectos ms complejos como la configuracin de Internet.

Este manual se ha escrito pensando para ser usado de complemento al manual de usuario de myCRMweb.



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2. CONFIGURACIN DEL SISTEMA

2.1. ACCESO A MYCRMWEB

Para acceder, teclee el URL en la barra de direccin de su navegador de Internet. Se desplegar una pantalla similar a la mostrada en la Figura 1.

Figura 1

Para proseguir, deber anotar en el sistema un nombre de usuario vlido como Administrador y su contrasea.



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2.2 Conectar al Sistema

Para conectar al sistema (Ver figura 1):

1. Teclee en la pantalla su nombre de usuario Administrador en el espacio Usuario. 2. Escriba su contrasea en la opcin de Contrasea. 3. Pulse el botn de [Login].

2.3 LA INTERFAZ DEL USUARIO ADMINISTRADOR

La interfaz del usuario Administrador es exactamente igual que la del usuario normal, exceptuando por algunos detalles tales como los que se pasan a detallar a continuacin.

En la parte superior derecha, se pueden visualizar un icono adicional que el usuario normal de myCRMweb no dispone: Configuracin CRM .

En esta versin de myCRMweb, la seguridad del sistema se ha aumentado para poder controlar todos los accesos al sistema, la eliminacin de informacin o para ponerse al da sobre los ltimos datos almacenados en el CRM.

Esto es una mejora significativa que convierte al sistema myCRMweb en una herramienta ms escalable, flexible, y fcil de manejar.

La seguridad basada en roles se ha convertido en el modelo predominante para el control de acceso avanzado porque reduce la complejidad y el coste de la administracin de la seguridad. Eso incluye los ajustes tpicos de la empresa donde varios equipos de las ventas o equipos de atencin al cliente necesitan consultar, eliminar o poner al da datos relacionados con clientes, mientras que al mismo tiempo los permisos sobre tales datos pueden variar dependiendo de la funcin o de la tarea de un empleado dentro de la compaa. Este concepto se satisface especialmente para las compaas:

que quieran tener un mayor nmero de personas trabajando con el CRM simultneamente,

que quieran restringir las consultas, modificaciones o eliminaciones de ciertos usuarios

que quieran tener un orden jerrquico de privilegios



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Si entramos en Configuracin, podremos visualizar una pantalla como la que sigue a continuacin:

Como puede observarse, destacan cuatro secciones principales:

Administracin de usuarios Estudio Plantillas de comunicacin Otras Configuraciones



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2.2.1. Administracin de Usuarios

En este mdulo se podrn configurar opciones tales como los Usuarios, Roles, Perfiles, Grupos, Privilegios de Acceso, Visibilidad de Campos

Usuarios

Bsicamente existen dos tipos de usuarios:

Usuarios Administradores Usuarios Estndar

El Usuario Estndar tiene un acceso limitado al sistema de CRM para poder realizar ciertas operaciones (crear, consultar, modificar y eliminar).

El Usuario Administrador es capaz de manejar todo el sistema en su totalidad, es decir:

- Gestionar usuarios, grupos de usuarios y sus respectivos privilegios del acceso, roles y perfiles.

- Modificar el interfaz del sistema CRM - Crear plantillas de documentos para las comunicaciones, - Configurar todos los ajustes de la organizacin, - Cambiar contraseas de los usuarios, desactivar usuarios, ver el historial de

conexiones al sistema, - Visualizar todas las operaciones realizadas con los datos del sistema (si se han creado

nuevos datos, cules han sido modificados, etc.)

En la figura siguiente se puede observar como se muestra en el sistema todos los usuarios que existen en el CRM:



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Si pulsa sobre cualquiera de los usuarios puede ver toda la informacin relativa al mismo:

Aqu se muestra el usuario, nombre y apellidos y el Rol asignado a dicho usuario

En esta columna se indica si el usuario tiene o no privilegios de administrador (on = s, off = no)



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Roles

El usuario Administrador puede conceder determinados permisos a los usuarios estndares segn el ROL al que pertenezca. Cada rol se basa en uno o ms perfiles. La administracin de la seguridad basada en estos roles consiste en determinar las operaciones que se deben ejecutar segn el trabajo de cada persona y asignar a los usuarios el rol apropiado.

Las jerarquas de los roles son una manera natural de organizar a los usuarios dentro de una organizacin y de definir la relacin y cualidades de dichos roles.

Una jerarqua de roles, por ejemplo, es la mostrada en la siguiente figura:

Cada usuario puede personalizar las secciones que desea visualizar en su Pgina de Inicio

con tan slo marcar la opcin deseada.

Se puede visualizar todos los grupos a los que pertenece un determinado usuario

Se puede modificar la contrasea de todos los usuarios.



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Para modificar un rol existente, eliminarlo o agregar uno nuevo, simplemente deslice el ratn sobre la rama del rbol que desee (en la imagen superior, Comercial) y el programa habilitar una barra emergente de cuatro botones: Aadir ( ), Editar ( ), Eliminar ( ) y Mover ( ).

Si agrega un nuevo rol, este se ubicar como subordinado bajo el rol que Ud. haya seleccionado previamente.

Deber proporcionar un Nombre de rol (obligatorio) y asignar el/los perfil/es a los que este rol debe asociarse.

Importante: Cada usuario creado en el sistema de CRM debe estar asociado a un rol. A su vez, un rol se debe asociar por lo menos a un perfil.

Adems, los usuarios pueden ser asignados a uno o ms roles. stos ltimos se basan en las responsabilidades y las capacidades del trabajo del usuario en la organizacin. Los usuarios deben ser asignados a mltiples roles cuando se tenga que reflejar el hecho de que ciertos usuarios realizan ms de una tarea dentro de la empresa. Por ejemplo, usuario Juan puede ser asignado al rol Jefe-Ventas por ser este su puesto dentro de la empresa, y a la vez puede pertenecer al rol de administrador, por ser a la vez administrador del sistema.

La utilizacin de los roles permite la especificacin y la aplicacin de una variedad de polticas de proteccin que se puedan adoptar sobre una base de datos de la empresa.

Se puede crear un nuevo Rol, Editar uno existente, Eliminarlo o Moverlo



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Perfiles

Los perfiles se utilizan para definir los privilegios para ejecutar operaciones en el sistema. Un ejemplo de los diferentes perfiles que una empresa puede tener son:

Las relaciones entre los usuarios, los roles, y los perfiles se representan en figura siguiente. Por ejemplo, un usuario puede estar asociado a unos o ms roles, y un rol puede ser asociado a diferentes usuarios. Los roles se pueden crear para varios puestos de trabajo en una organizacin (por ejemplo, un rol puede incluir el representante y al ayudante de ventas en una compaa). Los perfiles asociados a un rol obligan a los miembros del mismo a un determinado conjunto de acciones (por ejemplo, en una empresa el rol del representante de ventas puede incluir operaciones para crear, modificar, y para eliminar cuentas; el rol de un ayudante se puede limitar a consultar nicamente la informacin existente de un representante de ventas particular, y el rol del jefe de ventas puede ser el de modificar todos los datos de las ventas).

Los perfiles pueden ser creados de tal forma que pueden ser utilizados, por ejemplo, para que un ayudante pueda agregar un nuevo expediente de ventas a una cuenta, pero que si embargo no pueda modificar uno existente.

USUARIOS ROLES PERFILES



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Los privilegios de cada perfil han de ser determinados por el Administrador del sistema cuando ste est siendo configurado. Algunos privilegios de los que puede disponer son los siguientes:

Permiso para usar ciertos mdulos Permiso para poder visualizar slo algunos mdulos. Permisos para editar o modificar ciertos datos en ciertos mdulos Permisos para borrar datos en determinados mdulos Permisos para poder exportar/importar datos a/desde ciertos mdulos

El sistema de CRM se cerciora de que un usuario pueda ejercitar solamente las operaciones asociadas a su perfil.

myCRMweb distingue los siguientes tipos de privilegios:

Privilegios Globales

Cuando creas un perfil, los privilegios globales permiten que decida si dichos privilegios sern comunes para el resto de usuarios o si por el contrario deben ser corregidos:

Ver todo: Un usuario con un determinado rol puede ver todos los datos de la organizacin. No debe dar este privilegio si quisiere poner ciertas reglas de acceso.

Editar todo: Un usuario con un determinado rol puede crear/modificar todos los datos de la organizacin. No debe dar este privilegio si quisiere poner ciertas reglas de acceso.

Importante: Los privilegios globales en perfiles anulan los permisos que hubieran definidos en los Privilegios de Mdulos, de Campo y de Utilidad.

Privilegios de mdulos

Estos privilegios determinan los mdulos que se podrn visualizar. Para este propsito el CRM le mostrar todos los mdulos disponibles.

Privilegios de campos

Estos privilegios determinan qu campos se pueden visualizar o no dentro de un determinado mdulo.

Utilidades: Ciertos mdulos del CRM tienen funciones para uso general tales como importacin, exportacin, combinacin de documentos... El Administrador del sistema podr determinar qu funciones estarn disponibles en los diferentes roles.

Importante: Los privilegios establecidos en los perfiles anulan las reglas que se hubieran establecido para un usuario (por ejemplo, si se permite que un usuario vea los potenciales de otros usuarios, si el perfil al que pertenece no permite tener acceso al mdulo de potenciales, se revocan estos privilegios del acceso).



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Si editamos un determinado perfil (bien haciendo un clic sobre el nombre del perfil y pulsando despus el botn de [Editar], o bien, haciendo un clic sobre el botn

), se visualiza la siguiente informacin:

Desde esta misma opcin se puede indicar qu campos podrn ver los usuarios con un determinado perfil

Si se marcan estas dos opciones, los usuarios con este perfil podrn ver y editar toda la informacin del sistema



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Grupos

Para dotar al myCRMweb de una mayor flexibilidad, el sistema permite la opcin de agrupar usuarios y roles con subordinados y a grupos de grupos de usuarios. Es importante entender que estas agrupaciones no son una herramienta para definir ajustes de seguridad. Lo que s utiliza son los grupos de usuario para manejar los accesos a los datos.

Importante: Los ajustes del grupo eliminan los ajustes del perfil. Los privilegios del grupo se pueden conseguir limitar.

a) Grupos de Usuarios:

El sistema de CRM proporciona funciones que permiten definir grupos de usuarios, a veces tambin llamados Equipo. Puede dar a estos grupos su propio nombre y asignarle un nmero ilimitado de usuarios. Ver el ejemplo siguiente:

b) Grupos de Roles:

Puede tambin crear grupos basados en roles. Esto puede ser una funcin provechosa si no conoce los usuarios y sus tareas dentro de su compaa. Un ejemplo se muestra en la figura:

En este grupo todos los usuarios que tienen el rol Sales o Marketing son miembros de este grupo. Si asigna una entrada de datos en el sistema de CRM a este grupo, todos los miembros sern dueos de esta entrada.



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c) Grupos de Roles con Subordinados:

Puede crear tambin grupos que incluyan a subordinados. Eso significa que los usuarios que se asignan a los roles que estn debajo de otro rol seleccionado, ser incluido.

Ejemplo: En esta figura el rol Director Tcnico tiene un rol subordinado Tcnico.

d) Grupos de Grupos:

Puede crear grupos donde sus miembros sean a su vez grupos. De este modo, un usuario que sea miembro de un determinado grupo, tambin ser miembro del nuevo grupo.

Por ejemplo, imagine que quiere construir una jerarqua segn las indicaciones de la figura: De acuerdo con sta estructura puede crear a un grupo de usuarios Ventas (Sales) donde estn los miembros del grupo equipo A y el equipo B.



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Privilegios de Acceso

Permite determinar los privilegios que se tienen sobre los registros de los distintos mdulos de la aplicacin.

Publico: Solo Lectura: Slo se tendr permiso para leer el registro Pblico: Lectura, Crear/Editar: Slo se tendr permiso para leer, crear/editar un registro Pblico: Lectura, Crear/Editar, Eliminar: Se tendr permiso total sobre el registro Privado: Solo tendrn acceso aquellos usuarios o grupos que sean propietarios del registro

Tambin se pueden aadir privilegios para poder especificar ms detalladamente a qu grupos, roles o usuarios le damos permisos de Lectura o Lectura/Escritura.

Si desea modificar los permisos, basta con hacer un clic sobre este botn



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Por ejemplo, si quisiramos aadir algn privilegio al mdulo de Cuentas y Contactos, tan slo deberamos hacer un clic sobre el botn de [Cambiar Privilegios]:

Inmediatamente, la pantalla se habilitar para que podamos modificar los privilegios de cualquiera de los mdulos, seleccionando la opcin correspondiente en el desplegable del mdulo a modificar:

Una vez establecidos los cambios sobre los mdulos, pulse sobre el botn [Guardar Permisos]

Importante: Una vez modificados los privilegios, no olvide pulsar el botn [Recalcular] para que se haga efectiva la modificacin.

Por ltimo, tenemos la posibilidad de configurar excepciones a los privilegios de acceso genricos. Este ajuste fino es muy til en situaciones en las que, por ejemplo, ciertos usuarios ubicados en distintos roles tengan que compartir acceso y privilegios sobre registros de Cuentas, Contactos, Potenciales, etc.



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Supongamos que nuestro sistema tiene configurados los privilegios de acceso a Potenciales como Privado. Eso significa que los usuarios slo pueden ver aquellos Potenciales cuyo Asignado a sea su propio usuario. La configuracin de acceso a Potenciales tendra este aspecto:

Si necesitamos configurar una excepcin que permita que el usuario Juan Prez y el usuario Pedro Garca compartan acceso y privilegios sobre Potenciales Asignados a, de forma indistinta, a Juan Prez o a Pedro Garca, procederemos de la siguiente manera:

Crearemos dos grupos nuevos desde el administrador de usuarios:

Los grupos pueden adoptar el nombre del propio usuario y a cada grupo le asignaremos como miembro al propio usuario:

Una vez creados los dos grupos, el resultado deber verse de forma similar al mostrado en la siguiente imagen:



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El ltimo paso ser modificar los privilegios de acceso aadiendo la excepcin en la gestin de Potenciales. Para ello, abra de nuevo la gestin de Privilegios de Acceso y desplcese hasta el final de la pgina usando la barra de desplazamiento lateral de su navegador hasta encontrar los Privilegios de Acceso Personalizados. Localice el mdulo (En el ejemplo, Potenciales) tal como se muestra en la imagen y pulse sobre el botn [Aadir Privilegios]:

Se abrir una ventana emergente donde podr definir la configuracin especfica del privilegio personalizado:



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Como paso 1, elija el grupo al cual va otorgar privilegios (en este caso, Juan Prez) de la lista desplegable. A continuacin (2), elija el grupo sobre el que va a establecer los privilegios (Pedro Garca) y seleccione el tipo de privilegio (3). Finalmente, pulse sobre el botn [Aadir Regla].

Repita la misma operacin, esta vez otorgando los privilegios al grupo de Pedro Garca sobre el grupo de Juan Prez.

Al finalizar, los privilegios establecidos debern verse tal como muestra la imagen:

Establezca los privilegios personalizados sobre todos aquellos mdulos cuya informacin debe ser compartida por ambos usuarios.



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Visibilidad de Campos

En esta seccin se puede indicar, de una manera global, aquellos campos que se quieren visualizar de todos los mdulos, de manera que los campos que no interesen ser mostrados a los usuarios pueden ser ocultados.

Para realizar la ocultacin de campos, lo primero que hay que hacer es seleccionar el mdulo en el cual queremos ocultarlos,

a continuacin pulsar el botn [Editar] y finalmente marcar/desmarcar los campos que se desean. Una vez hecho esto, pulsar el botn de [Guardar].

Importante: Hay que distinguir entre la ocultacin de campos que se realiza en esta seccin de la configuracin (sta sera una ocultacin global para todos los usuarios excepto para el administrador del sistema) y la ocultacin que se realiza en los Perfiles (sta ocultacin slo afectara a los usuarios del perfil para el cual se han limitado la visualizacin de los campos)



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Auditora de Usuarios

El registro de toda la actividad de un usuario, desde su autenticacin hasta el cierre de sesin, es lo que se denomina Auditora de usuarios. Esta opcin sirve para investigar todas las pantallas y registros que ha abierto un usuario durante las sesiones de trabajos. Su uso est recomendado solamente para situaciones excepcionales en las que se quiere tener un control absoluto sobre los pasos del usuario. El principal inconveniente es que a la larga genera mucho espacio en la base de datos, con el consecuente aumento de costes para la empresa. Por eso, es conveniente desactivarla una vez se ha terminado la investigacin.

El usuario Administrador puede activar o desactivar esta opcin para cada uno de los usuarios del sistema. Para ello tan slo deber marcar la casilla de Activar Auditoria de Usuarios y seleccionar el nombre del usuario del cual quiere registrar su actividad. Para examinar la actividad de cualquiera de los usuarios con la auditora activada, basta con seleccionarlo en la lista desplegable y pulsar sobre el botn [Ver Auditora de Usuarios]

Este recuadro activa o desactiva la auditora de usuarios. Utilizar con precaucin

Se muestra informacin referente al mdulo al que se ha accedido, a la accin que se ha realizado en dicho mdulo, el identificador del registro al que se hubiera accedido y la fecha en la que se realiz la accin



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Histrico de Accesos

El usuario Administrador puede visualizar toda la informacin relativa a los accesos al sistema que realizan los usuarios:

- Nombre del usuario que accede al sistema - Direccin IP desde la que el usuario accede al sistema - Hora de Entrada en el sistema - Hora de Salida del sistema - Estado actual del usuario (si aun est conectado o no al sistema)

Una vez seleccionado el usuario, el programa abrir el registro en la parte inferior de la pantalla tal como se muestra en la imagen superior.

2.2.2. Estudio

En este mdulo de las Configuraciones del sistema, se podrn editar los valores de las distintas listas que podemos tener as como las dependencias entre ellas, definir el comportamiento de los distintos mdulos del programa y configurar los elementos del Men principal de acceso a los mdulos.

Slo es necesario seleccionar el nombre del usuario del cual se desea ver la informacin



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Administrador de Mdulos

El Administrador de Mdulos permite configurar el comportamiento de cada uno de los mdulos del programa, tanto de los Estndar como de los Personalizados (Pulsar sobre la pestaa correspondiente)

Para habilitar o deshabilitar un mdulo, marque o desmarque la casilla de verificacin de la derecha. Cuando un mdulo est marcado como habilitado ( ), puede configurar su comportamiento pulsando sobre el icono del martillo ( )

Para cada Mdulo, el programa le permite establecer el comportamiento de cuatro subcomponentes:

- Editor de Disposicin - Campos calculados - Administracin de Ayudas - Flujos de trabajo



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Editor de Disposicin

El Editor de Disposicin permite al administrador mantener el aspecto de la pantalla de cada uno de los mdulos del programa (campos y su ubicacin en pantalla), as como crear nuevos campos y definir su tipologa (carcter, numrico, fecha, lista desplegable, etc.)

Al pulsar sobre Editor de Disposicin, y dependiendo del mdulo previamente elegido, el programa presentar una pantalla similar a la que se muestra en la imagen siguiente:

Desde esta pantalla podemos realizar las siguientes operaciones:

- Reubicar un campo en la pantalla: esto se realiza mediante el uso de las flechas izquierda derecha ( ) para mover un campo a un lado u otro de la pantalla o usando las flechas arriba abajo ( ) para desplazar el campo a una lnea superior o inferior. Cada vez que movamos un campo, el resto de los campos se reubicarn automticamente hacia la derecha y hacia abajo.

- Agregar un nuevo campo a la pantalla: para agregarlo, pulsar sobre el botn Aadir Campo ( ), marcado en rojo en la siguiente imagen.

Tenga en cuenta que el campo se agregar al bloque especfico sobre el que se haya pulsado.

- Ocultar campos: Si bien hay campos que no pueden eliminarse debido a que forman parte del ncleo del programa, s pueden ocultarse en el caso de que no sean necesarios y Ud. decida que no deben mostrarse. Para ello, pulse sobre el botn



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Editar Propiedades ( ), marcado en rojo en la siguiente imagen y que acompaa a cada uno de los campos.

Al pulsar sobre ese botn, el programa mostrar la ventana de propiedades del campo:

Desmarque la opcin Activo y pulse sobre el botn [Guardar]. Del mismo modo, el administrador puede convertir un campo en obligatorio de manera que el programa obligue al usuario a entrar informacin en l.

Importante: Los campos obligatorios se muestran en pantalla acompaados con un asterisco (*) en rojo a su izquierda.



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Editor de Listas Desplegables

Permite crear y editar los diferentes valores que se pueden mostrar en las diferentes Listas de Seleccin.

Importante: La creacin de listas de seleccin y la entrada inicial de sus elementos se realiza desde el Editor de Disposicin, opcin Crear Campo y eligiendo el tipo Lista. Una vez creada la lista, su mantenimiento (agregar elementos, eliminarlos o sustituirlos) se realizar siempre desde este Editor de Listas Desplegables.

Editar Listas Desplegables

Desde la pantalla de CONFIGURACION, en la seccin Estudio, pulse sobre el elemento Editor de listas Desplegables.

myCRMweb abrir el Editor y mostrar una pantalla similar a la que se ve en la siguiente imagen.

En primer lugar, seleccione el Mdulo al que pertenece la lista desplegable (Cuentas, Oportunidades, Contactos, etc.) y, a continuacin, la lista que quiera modificar:



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Para aadir un valor a una de las listas mostradas tan slo hay que hacer un clic en el botn [Aadir]. Se abrir una nueva ventana como la mostrada en la siguiente imagen:

En la lista de la izquierda se muestran los elementos actuales de la lista. Escriba el nuevo elemento a aadir a la lista en la ventana superior derecha (Nuevo elemento). A continuacin, seleccione los roles para los cuales este nuevo elemento estar disponible. Para seleccionar mltiples roles, mantenga pulsada la tecla Control (Ctrl) de su teclado mientras hace clic sobre cada uno de los roles. Para finalizar y guardar, pulse sobre el botn [Guardar].

Importante: Hay listas en las que no se podrn eliminar ni modificar ciertos valores. En tales listas se indicar aquellas entradas que no pueden ser editadas (ver ejemplo siguiente).

Campos tipo Lista que se encuentran dentro del mdulo de Oportunidades



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Si desea modificar los elementos existentes en una Lista Desplegable, la operativa se inicia del mismo modo pero, en lugar de pulsar el botn [Aadir], pulsaremos [Editar]. El programa mostrar la siguiente ventana:

Primero seleccionaremos el elemento que deseamos modificar clicando sobre l en la lista. A continuacin escribiremos el nuevo valor QUE SUSTITUIRA al elemento seleccionado. Finalizaremos pulsando sobre el botn [Aplicar].

Dependencias entre Listas

MiCRMWeb permite utilizar Listas Desplegables cuyos elementos varan de forma dinmica en funcin del elemento escogido en una lista relacionada de forma que, al seleccionar un elemento determinado de una lista, la lista que depende de la primera cambia los contenidos, es decir, muestra elementos distintos.

Desde la pantalla de CONFIGURACION, en la seccin Estudio, pulse sobre el elemento Configuracin Dependencias entre Listas.

La pantalla se mostrar similar a la de la imagen siguiente



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En primer lugar, seleccione el mdulo que contiene las listas desplegables sobre las que desea establecer la dependencia.

Importante: Las listas que vaya a relacionar por dependencia deben haber sido creadas previamente y contener TODOS los elementos que vayan a ser usados.

A continuacin, en la lista desplegable de la izquierda, seleccione el mdulo que contiene las listas a relacionar y pulse sobre el botn [Nueva dependencia entre listas] de la parte superior derecha tal como muestra la imagen superior.

Aparecer una pantalla como la que se muestra a continuacin. En el desplegable de la izquierda, seleccione la lista maestra (campo origen) y en el desplegable de la derecha (Campo Destino) seleccione la lista dependiente (la que modificar los contenidos en funcin del elemento seleccionado en la lista maestra).

Pulsar el botn [Siguiente]. La pantalla se mostrar como en la siguiente imagen



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Los elementos de la lista del Campo Origen (en este caso: Zona) aparecen en la fila superior y los elementos del Campo Destino (Regin) aparecen repetidos en columnas tantas veces como elementos en el Campo Origen. Para seleccionar qu elementos aparecern en el Campo Destino en funcin del elemento seleccionado en el Campo Origen, simplemente haga clic con el ratn sobre cada uno de los elementos Destino para cada una de las columnas Origen. En el caso ilustrado en la figura, para Zona Centro, los elementos sern Pas Valencia, Murcia, Castilla Leon, Castilla La Mancha y Madrid. Para descartar cualquiera de los elementos seleccionados, vuelva a hacer clic sobre l. Una vez seleccionadas todas las relaciones Origen-Destino, pulse sobre el botn [Guardar] de la parte superior derecha de la pantalla.

Editor de Men

El Editor de Men permite configurar los elementos de la barra de acceso a los mdulos principales de MyCRMWeb. Esta barra permite visualizar nicamente diez elementos, los que el administrador decida en funcin de las necesidades particulares del conjunto de usuarios que van a explotar el sistema.

Dado que MyCRMWeb proporciona acceso a un nmero de mdulos mucho mayor que diez, aquellos elementos no incluidos en la barra horizontal sern accesibles como elementos del submen [Ms], tal como muestra la siguiente imagen.



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Para configurar los elementos de la barra principal, entre en el Editor de Men. La pantalla se mostrar como puede verse en la siguiente imagen:

En la columna de la izquierda se listan todos los mdulos disponibles en el programa (aquellos que hayan sido activados ver Administrador de Mdulos en pgina 22). En la columna de la derecha se muestran los mdulos cuyo acceso ser visible en la barra horizontal del men. Utilice las flechas izquierda derecha ( ) para mover los elementos de una lista a otra y pulse sobre las flechas arriba abajo ( ) para decidir el orden en que se presentarn los elementos de la barra de men. Cuando haya terminado de configurar el acceso al men, pulse sobre el botn [Guardar].



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2.2.3. Plantillas de Comunicacin

Desde este mdulo se accede a las funciones que permiten:

- Crear y mantener las plantillas de Correo Electrnico. - Gestionar las notificaciones automticas que el sistema ejecutar bajo condiciones

preestablecidas. - Gestionar las Notificaciones que alerten de ciertas situaciones crticas o sensibles que

afectan al inventario de productos. - Personalizar su CRM con los datos y logo de su propia organizacin.

Informacin de la Empresa

Muestra la informacin corporativa de la empresa, dando la opcin de poder Editar y modificar aquellos datos que desee. Para cambiar los datos, pulse el botn [Editar]. Escriba los datos en sus campos correspondientes y adjunte, si lo desea, una imagen con el logo de su empresa.

El logo que Ud. asocie a MyCRMWeb ser presentado en la pantalla principal de acceso al programa.

Importante: Las medidas y formato de imagen ptimas para el logo de MyCRMWeb son: 165 x 46 pxels. Formato PNG.



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2.2.4. Otras Configuraciones

En este mdulo se podr configurar la informacin de la empresa, el servidor de Email, la moneda, los anuncios (banners), inventario, etc.

Configuracin de Moneda

Puede gestionar las diferentes monedas con las que desea trabajar y sus respectivos valores de cambio monetario.

Si desea introducir una nueva moneda tan slo debe hacer un clic en el botn de [Nueva Moneda] y rellenar los datos correspondientes mostrados en la siguiente figura:



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Configuracin de Impuestos

En esta seccin de la configuracin se establecern todos los impuestos que se deben aplicar en todas las ventas que se realicen y que aplican sobre los productos y sobre transporte y manipulados. Recuerde que los impuestos se suman unos a otros, por lo tanto, si slo es aplicable uno de los impuestos, ser necesario desactivar el resto. Para aadir un impuesto, pulse sobre el botn [Aadir Impuesto]. Para modificar cualquiera de ellos, pulse sobre el botn [Editar], cambie los valores y gurdelos pulsando sobre el botn [Guardar]

Configuracin del Servidor de Correo

Configure aqu el servidor de correo para poder enviar Emails. Pulse sobre el botn [Editar] e introduzca el nombre del Servidor de Correo electrnico Saliente y los datos de la cuenta (usuario y contrasea). Si deja en blanco el campo Remitente Email, MiCRMWeb usar la direccin asignada a cada usuario para identificarlo como remitente del correo enviado. Verifique con su proveedor de correo electrnico si la cuenta usada para el envo requiere, o no, autentificacin y seleccione esa opcin en el ltimo de los parmetros de la configuracin.

Configuraciones de Servidor Proxy

Permite configurar proxy para acceder a las RSS de Internet en caso que usted tenga instalado MyCRMweb internamente en su red. En caso contrario, esta opcin no tiene ninguna utilidad.



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Anuncios/Marquesina

El sistema myCRMweb permite crear anuncios de manera que puedan ser visualizados por todos los usuarios del sistema. Es una forma que permite al administrador del sistema avisar al resto de los usuarios de un determinado evento. Estos anuncios aparecen en la parte superior de la pantalla desplazndose de derecha a izquierda.

Vista Predeterminada de Mdulos

Esta opcin permite alternar entre tener dos pestaas en los registros (Informacin y Ms informacin) a una sola pestaa (Informacin). Asigna la configuracin por defecto para todos los mdulos del sistema. En ese caso, los registros complementarios como Contactos, Oportunidades, Presupuestos, Actividades, Historial, etc. aparecern por debajo de los datos principales. Para activar esta opcin, basta con marcar la casilla indicada en la siguiente figura:



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Inventario: Condiciones Generales

Desde aqu se gestiona el texto de los trminos y condiciones del inventario. Este redactado afecta a los documentos como Presupuestos, Pedidos o Facturas pues es el texto que sale por defecto en las Condiciones Generales de dichos documentos.

Personaliza Numeracin de Registro

Esta funcionalidad permite personalizar la numeracin automtica que MyCRMWeb otorga a cada uno de los elementos de cada uno de los mdulos del programa. Cada numerador se compone de un prefijo y un nmero secuencial que se incrementa en uno de forma automtica cada vez que se crea un nuevo elemento (facturas, pedidos, rdenes de compra, contactos, cuentas, etc), tal como muestra la siguiente imagen.

Para inicializar o modificar los numeradores, seleccione la entidad en el desplegable de la derecha y establezca el prefijo deseado as como el nmero a partir del cual se iniciar la secuencia autonumrica. Pulse el botn [Guardar] y repita la operacin para todas las entidades cuya secuencia desee personalizar.



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Clasificar Correos

MiCRMWeb permite, a partir de la exploracin peridica de una cuenta de correo (IMAP) y, en funcin de los contenidos de los correos explorados (Asunto, ciertas palabras dentro del mensaje, direccin del remitente o del destinatario), iniciar acciones automticas concretas tales como:

abrir un caso, actualizar un caso ya existente, agregar e-mail a una cuenta, agregar e-mail a un contacto

La primera vez que acceda a la funcin Clasificar Correos, la pantalla se mostrar tal como se puede ver en la siguiente imagen.

Pulse sobre el botn ( ) para iniciar la configuracin. En primer lugar, se le solicitar que introduzca los datos de la cuenta de correo a explorar, tal como muestra la siguiente imagen:

El Nombre de Clasificador es un nombre descriptivo de la funcin que va a realizar el clasificador. Es un dato obligatorio. A continuacin, introduzca el nombre del servidor, protocolo (normalmente IMAP4), usuario y contrasea, tipo y mtodo SSL.



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En la seccin Scaneando informacin seleccione si se van a explorar todos los correos o slo los no ledos. A continuacin, seleccione si, tras la exploracin, los mensajes deben dejarse como no ledos. No olvide seleccionar la opcin Habilitar. De lo contrario la exploracin no se iniciar nunca. Finalmente, pulse sobre el botn [Guardar]. MiCRMWeb verificar el acceso a la cuenta de correo y, una vez comprobado el acceso correcto, habilitar los botones de seleccin de carpetas y configuracin de reglas, tal como muestra la siguiente imagen:

La seleccin de carpetas le permite especificar qu carpetas deben ser exploradas por el proceso de clasificacin. Marque, o desmarque, las carpetas en funcin de sus necesidades.

Finalice pulsando [Guardar] y, a continuacin, pulse sobre el botn [Configurar Regla] para el comportamiento del clasificador en funcin del contenido de los correos explorados, El programa mostrar una pantalla como la de la siguiente figura:

Pulse el botn [Aadir Regla] para crear una nueva regla. La pantalla le mostrar el formulario de configuracin de la regla tal como se muestra en la siguiente imagen:



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Las reglas se basan en la evaluacin del contenido de hasta cuatro elementos del correo explorado: Remitente, Destinatario, Asunto y Cuerpo. Introduzca la informacin a evaluar y las condiciones (Contiene, No contiene, Empieza poretc) en las listas despleglables de Asunto y Cuerpo. A continuacin, marque la opcin que indicar si han de cumplirse todas las condiciones o cualquiera de ellas para que la regla ejecute la Accin que se define en la ltima lista desplegable (Crear Caso, Actualizar Caso, Aadir email a Cuenta o Contacto en funcin de la direccin del remitente o aadir email a Cuenta o Contacto en funcin del destinatario).

Una vez definidas las condiciones y el comportamiento de la regla, pulse el botn [Guardar] para almacenarla.

Pueden definirse varias y distintas reglas para un mismo Clasificador. Una vez creadas, Ud. puede elegir el orden en que sern evaluadas y ejecutadas, pulsando sobre las flechas que se muestran en la imagen.



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Finalmente y una vez configuradas las reglas, el paso final es lanzar la exploracin de la cuenta de correo. Para ello, regrese a la pantalla principal de Clasificar Correos y pulse sobre el botn [Clasifica Ahora]:

La duracin del proceso puede variar en funcin del volumen de correos a analizar y el nmero de reglas establecidas.

Importante: La puesta en marcha del Clasificador de Correo requiere de privilegios de administrador en MiCRMWeb. Los procesos pueden ser iniciados manualmente pero si Ud. desea que la exploracin se realice de forma automtica a intrvalos de tiempo preestablecidos, puede habilitar el Cron MailScanner dentro del Scheduler.



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Editor de Configuracin

El Editor de Configuracin permite al administrador establecer el comportamiento de ciertos componentes del programa segn se muestra en la siguiente imagen:

Las opciones Mostrar Calendario, Mostrar Reloj Mundial y Mostrar Calculadora, habilitan u ocultan los correspondientes botones de acceso en la barra de botones en la parte superior de la pantalla, destacado en el rectngulo rojo de la siguiente imagen.

La opcin Utilizar Editor Enriquecido habilita o deshabilita la posibilidad de utilizar cdigo HTML en la creacin de Documentos. El editor de texto enriquecido se muestra como una barra de botones y accesorios y tiene el aspecto que se muestra en la siguiente imagen:



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La opcin Tamao Mximo de Carga establece el tamao mximo de los archivos que podrn adjuntarse a un correo electrnico. El sistema no permite adjuntar archivos mayores de 5 MB.

La opcin Entradas por pgina en vista de lista establece el nmero de registros que se muestran por pantalla en la presentacin de cada uno de los mdulos (Cuentas, Contactos, Oportunidades, etc.). El aumento de este valor permite tener en pantalla ms registros a cambio de un mayor tiempo empleado para presentarlos. Si reduce el valor, la pantalla se mostrar ms rpidamente pero, a cambio, el usuario deber desplazarse pgina a pgina para alcanzar un resgistro determinado.

La opcin Mdulo Inicial establece el mdulo que se mostrar en pantalla en el momento en que los usuarios se conectan al sistema.



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Portal Cliente

El Portal del Cliente habilita la posibilidad de que sus clientes accedan directamente a su CRM en rgimen de Autoservicio. De esta forma, sus propios clientes pueden abrir Incidencias en el sistema. Tambin les permite ver la Base de Conocimiento (FAQ), sus facturas, presupuestos, productos, servicios, documentos, contactos, cuentas, activos, proyectos y actividades de proyectos que se relacionan con l y con su organizacin.

El administrador puede controlar los campos del Portal del Cliente y puede reorganizar el orden de las pestaas, activarlas o desactivarlas, asignar el perfil de cualquier usuario para controlar el acceso a los campos y designar al propietario (Asignado a) por defecto para gestionar las incidencias abiertas por el propio cliente.

Para acceder a la configuracin del Portal del Cliente, haga clic sobre el enlace situado en la esquina inferior izquierda de la pgina principal de Configuracin, tal como muestra la siguiente imagen:

El programa abrir la pgina de configuracin del Portal. En ella observar dos mitades claramente diferenciadas. La parte izquierda muestra la relacin de Mdulos cuyo comportamiento deber configurar el Administrador, tal como muestra la siguiente imagen:



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La columna Mdulo muestra el mdulo del programa sobre el que se actuar. La columna Secuencia muestra los iconos ( ) que permiten cambiar el orden en que la pestaa de cada mdulo aparecer en pantalla. Pulse Flecha Arriba o Flecha Abajo para desplazar un mdulo determinado y reubicarlo dentro de la lista. La columna Visible permite activar o desactivar un mdulo hacindolo visible o invisible para el cliente que conecte a travs del portal. Por ltimo, la columna Mostrar todos los registros relacionados?. Seleccione el botn S para permitir a los clientes ver los registros de todos los contactos relacionados de la misma organizacin. Si selecciona No, los clientes slo podrn ver sus propios registros.

El bloque de la derecha, Informacin de Usuario, permite definir los privilegios de acceso y el usuario o grupo al que se asignarn los Casos abiertos por el cliente a travs del portal.

Importante: Nunca otorgue un Perfil de Usuario con privilegios de Administrador.

Una vez elegido el usuario, deber editar su Rol para definir los campos a los cuales tendr acceso el cliente conectado desde el portal.



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Para ello, vaya a la Configuracin de Usuarios (pag. 8) y localice el Rol al que est asociado el usuario escogido.

A continuacin, haga clic sobre el Rol (en este ejemplo, Director de Ventas) para entrar en las propiedades de dicho Rol:

Por ltimo, haga clic sobre el Perfil asociado (en este caso, Perfil Ventas) para acceder a la pantalla de configuracin donde podr establecer el acceso a cada uno de los mdulos y campos de cada mdulo para este perfil en concreto. Pulse sobre el botn [Editar]:



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Cuando entre en modo de Edicin sobre el Perfil, podr acceder a cada uno de los mdulos y, en cada uno de ellos, desplegar la lista de campos asociados pulsando sobre la flecha situada a la derecha de la cabecera de cada mdulo, tal como muestra la siguiente imagen:

Ya sobre la lista de campo, marque o desmarque los campos que quiera mostrar u ocultar al cliente que conecte a travs del Portal.

Login del Cliente a travs del Portal

Para que un Cliente pueda acceder al CRM usando el Portal del Cliente ser necesario darle del alta en el sistema como Contacto, especificando una direccin de correo electrnico, indicando que es usuario del portal e informando del rango de fechas durante el cual podr utilizar el servicio. Estos datos forman parte de la informacin principal del Contacto dentro del CRM como muestra la siguiente imagen.



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Inmediatamente despus de [Guardar] el Contacto, el sistema enviar automticamente un correo electrnico a la direccin especificada conteniendo los datos de conexin (usuario y contrasea) al Portal del Cliente y el hiperenlace que le permitir acceder al Portal:

Importante: Asegrese de tener correctamente configurado su servidor de correo saliente (ver pag. 36). De lo contrario, MiCRMWeb no ser capaz de enviar el correo al Contacto.

Cuando el Cliente pulse sobre el hiperenlace del correo electrnico recibido, su navegador le abrir el portal donde podr conectar usando las credenciales proporcionadas:



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Una vez que el Cliente acceda al CRM, encontrar una pgina similar a la de la imagen siguiente:

Las pestaas disponibles de la parte superior, su orden y visibilidad estarn en funcin de la configuracin explicada al principio de este captulo.

El Cliente podr dar de alta sus propios Casos pulsando sobre el botn [Nuevo Caso] o consultar toda la informacin relativa a l mismo ubicada en cada una de las pestaas y siempre con la limitacin impuesta por el Administrador en cuanto a la visibilidad de campos configurada.



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Scheduler (Programador)

El Scheduler permite programar la frecuencia de ejecucin automtica de las tareas cron de MiCRMWeb. Puede acceder a las funciones del Scheduler desde la pantalla principal del configurador del CRM. El acceso se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla:

Cuando abra el Scheduler, la pantalla le mostrar las seis tareas cron disponibles en el sistema:

La columna Cron Job muestra el nombre de la tarea. Las tareas disponibles son:

- WorkFlow: Flujos de trabajo. Determina, de forma global, la temporizacin en la ejecucin de cualquiera de los Flujos de Trabajo declarados en el sistema.

- RecurringInvoice: Facturacin recurrente. Determina la temporizacin de la emisin de facturas recurrentes.

- SendReminder: Envo de recordatorios. Determina la temporizacin del envo de recordatorios de las actividades planificadas.

- ScheduleReports: Envo de informes programados. Determina la temporizacin del envo de los reports programados para envo automtico.

- MailScanner: Clasificador de Correos. Determina la frecuencia de ejecucin de la Clasificacin de Correos.

- Scheduled Import: Importaciones programadas: Determina la periodicidad de la ejecucin de importaciones automticas.

La columna Frecuencia especifica la frecuencia de ejecucin de la tarea, expresada en Horas:Minutos. Se recomienda no usar frecuencias inferiores a 15 minutos.



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La columna Estado refleja si la tarea est activada o desactivada. Las tareas desactivadas no se ejecutan.

La columna Ultima ejecucin empez hace muestra el tiempo transcurrido desde el inicio de la ltima ejecucin de la tarea.

La columna Ultima ejecucin acab hace muestra el tiempo transcurrido desde la finalizacin de la ltima ejecucin de la tarea.

La columna Secuencia permite alterar el orden de ejecucin de las tareas. Para ello, pulse sobre las flechas ( ), para subir o bajar de posicin una tarea determinada en la lista.

La columna Herramientas contiene los iconos de acceso a las propiedades de cada una de las tareas. Para cambiar las propiedades de cualquiera de las tareas (Frecuencia, Activacin o desactivacin), pulse sobre el icono de edicin ( ). Una ventana emergente aparecer en pantalla:

Desde la lista desplegable Estado, podr activar o desactivar la tarea y en la lnea inferior podr cambiar la frecuencia de ejecucin. Pulse sobre el botn [Guardar] para registrar en el sistema los valores asignados.



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3. IMPORTACIN Y EXPORTACIN

Importar y exportar datos proporciona un mtodo para trasladar o copiar grandes cantidades de datos dentro y fuera de myCRM Web. Los mdulos en los que se podr realizar dichas acciones son los siguientes:

- Potenciales - Cuentas - Contactos - Oportunidades - Productos - Proveedores - E-mails - Servicios - Recursos - Documentos (slo exportar) - Contratos de Servicio - Casos - Actividades - Proyectos - Hitos

3.1. IMPORTACION DE DATOS

PPAASSOO 11: PREPARACIN DEL DOCUMENTO PARA LA IMPORTACIN

Para poder realizar el proceso de Importacin, deberemos partir inicialmente de un documento Excel, el cual contendr todos los datos que se deseen importar.

Por ejemplo, a continuacin mostramos un documento de Excel en el cual figuran los datos de los Contactos que deseamos importar a MyCRMweb:

A la hora de elaborar la hoja Excel se recomienda encarecidamente tomar las precauciones siguientes:



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La primera fila (fondo azul) deber contener los nombres identificativos de los campos. De esta forma, en el proceso de importacin desde myCRMweb, el programa nos permitir identificar dichos campos para poder asignarlos correctamente a sus campos de destino dentro de la base de datos.

Importante: Se recomienda no utilizar acentos, espacios en blanco ni caracteres nacionales (, , etc..) en esta fila (observe que el campo que contiene el cdigo postal se ha denominado codpostal, o que el telfono se ha escrito sin acento).

Cambie el formato de todas las celdas a Texto alineado a la izquierda. Eso evitar que se pierdan, por ejemplo, los ceros de la izquierda de los cdigos postales.

Para poder proseguir, deberemos almacenar este documento con un formato especfico para que posteriormente, myCRMweb sea capaz de realizar la importacin.

Para ello deberemos ir al men de herramientas de Excel a la opcin Archivo > Guardar Como:

Seleccionamos el formato adecuado en el que se ha de almacenar dicho archivo, es decir, formato CSV (delimitado por comas):

Despus de pulsar el botn de Guardar, nos saldr una advertencia como esta:



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Respondemos S y cerraremos Microsoft Excel ignorando el ltimo mensaje de guardar cambios.

PPAASSOO 22: IMPORTACIN DESDE MYCRMWEB

Si lo que deseamos, por ejemplo, es realizar una importacin de Contactos, nos iremos a la pestaa correspondiente de Contactos y pulsaremos sobre el icono de Importar Contactos ( ):

Se abrir una nueva pgina en la que, usando el botn [Seleccionar archivo], debe indicar la ruta en donde se encuentra el archivo con los contactos a Importar.

Importante: Deje marcada la opcin Tiene cabecera y seleccione Codificacin de Caracteres ISO 8859-1 y punto y coma (;) como Delimitador si los datos provienen de Excel.

Una vez seleccionado dicho archivo, hacer un clic en el botn de [Siguiente]:

El siguiente paso es mapear los diferentes campos, es decir, relacionar los campos de las diferentes columnas que tena el documento inicial a importar con los campos de destino que existen en su myCRMweb:



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Para mapear, seleccione el campo de destino desde la lista de seleccin de la columna Campos del CRM. En la columna Cabecera, Ud. podr ver los nombres de los campos que defini en la primera fila de la hoja Excel que us para confeccionar el archivo de importacin. Asimismo, en la columna Fila 1 Ud. podr ver la informacin del registro que se van a importar. Si prev que algn campo puede venir vaco desde el archivo que va a importar pero quiere que en el CRM dicho campo quede con un valor determinado, introduzca dicho valor en el campo de la columna Valor por Defecto. A partir de este momento puede inicar la importacin pulsando sobre el botn [Importar]. En el caso de que prevea que va a realizar ms importaciones con el mismo formato, puede Ud. guardar el mapeado de campos marcando la opcin Guardar perfil de importacin de la parte inferior. Esto evitar que tenga que volver a mapear los campos en los subsiguientes procesos de importacin.

Importante: se recomienda limitar a un mximo de 2.000 el nmero de registros en cada proceso de importacin para evitar prdidas por tiempo de espera agotado. Si el archivo de importacin supera los 2.000 registros, le recomendamos que lo distribuya en distintos archivos CSV y los importe utilizando la opcin de Asignacin personalizada comentada en el prrafo anterior.

El proceso de importacin puede tardar varios minutos y prolongarse ms o menos en funcin de la velocidad de conexin a internet del equipo donde est guardado el archivo a importar (normalmente su propio PC). Una vez lanzado el proceso de importacin, debe Ud. esperar a que myCRMweb le informe de que la importacin ha concluido tal como se muestra en la imagen siguiente.



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En este punto, Ud. puede deshacer la importacin pulsando el botn [Deshacer ltima importacin] o bien confirmarla pulsando el botn [Finalizar].

Importante: En la importacin de Contactos, si su archivo origen contiene el nombre de la empresa del contacto, Ud. puede mapear dicho nombre de empresa sobre el campo Cuenta en el registro de Contacto. Si lo hace, el proceso de importacin de MyCRMWeb crear el correspondiente registro en el mdulo Cuentas y asociar el contacto a dicha cuenta.



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3.2. EXPORTACION DE DATOS

Si lo que desea, por ejemplo, es realizar una Exportacin de todos los Contactos que tiene en su myCRMweb, deber ir a la pestaa correspondiente de Contactos y pulsar el botn de Exportar Contactos:

El programa le mostrar la siguiente pantalla donde seleccionar las opciones de exportacin:

Las opciones de exportacin son las siguientes:

Exportar con Registros de Bsqueda: Exportar los registros del filtro activo en el caso de que lo haya activado en la pantalla principal del mdulo (Cuentas, Contactos, Oportunidades, etc...)

Exportar sin Registros de Bsqueda: Exportar todos los registros en funcin de la opcin seleccionada en tercer lugar.

Exportar todos los datos: Exportar todos los registros del mdulo activo. Exportar datos de la pgina actual: Exportar los n registros presentes en la pantalla

principal del mdulo (25, 50, 100 o el nmero de registros a visualizar que tenga configurado por defecto en myCRMweb).

Exportar Registros seleccionados: Exportar slo aquellos registros que hayan sido seleccionados manualmente mediante la marca (checkbox) que hay a la izquierda de cada uno de los registros presentes en la ventana principal del mdulo.



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Una vez seleccionadas las opciones pertinentes, pulse sobre el botn [Exportar Contactos].

Inicialmente aparecer un cuadro de dilogo dando la opcin de Abrir o Guardar la Exportacin de sus Contactos:

Si pulsa el botn de Guardar, surgir un nuevo cuadro de dilogo para que pueda seleccionar el destino del fichero resultado de la exportacin:

Una vez se ha terminado de almacenar el fichero, aparece una ventana como la mostrada a continuacin para indicar qu se desea hacer.

A continuacin se visualizar un documento en Microsoft Excel de la misma forma en la que se muestra a continuacin:



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Como se puede apreciar, la informacin aparece de forma desordenada y sin ningn tipo de claridad. Para que este documento de Excel tenga la apariencia deseada, se habrn de realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar toda la columna A tal y como se muestra en la imagen siguiente:

2. En el barra de herramientas, abrir la opcin Datos > Texto en Columnas:

3. Aparecer un Asistente para convertir el texto en columnas. Deje marcada la opcin Delimitados que viene por defecto y pule el botn [Siguiente]:



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4. En la siguiente ventana, se deber seleccionar como separador, nica y exclusivamente la Coma y verificar que el Calificador de texto son las comillas dobles (). Despus pulsar el botn [Siguiente]:

5. En este paso, limtese a dejar los parmetros que aparecen marcados por defecto y haga un clic en el botn [Finalizar]:

6. Despus de todo lo realizado anteriormente, ya podr ver la informacin que haba exportado en modo de columnas, tal y como muestra la siguiente imagen:



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7. Para finalizar, lo nico que hace falta es almacenar este documento ya corregido con un formato .xls. Para ello ir a la barra de herramientas, en la opcin de Archivo > Guardar como:

8. Seleccionar el destino donde desea almacenar el fichero e indicar el formato con el que desea guardarlo:

Con todos estos pasos, ya se tendran disponibles los datos Exportados del myCRMweb al destino que haya indicado.



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4. CASOS

myCRMweb ofrece la posibilidad de seguir manteniendo una valiosa relacin con los clientes despus de la finalizacin de un negocio mediante el seguimiento de los Casos.

Por qu debe utilizar estas funciones de apoyo? Los Casos permiten recoger y clasificar cualquier tipo de problema relacionado con algn

producto o servicio suministrados por su empresa. Los Casos mantienen tanto a los usuarios como a los clientes del CRM informados en

todo momento sobre el estado de las preguntas o problemas que hayan podido reportar a su empresa.

El personal de soporte cuenta con una herramienta muy eficaz para guardar y trazar la informacin sobre los clientes que se han podido quejar, los requisitos relacionados con los clientes, los productos o ambos.

El personal de Ventas y el de Gerencia puede conseguir una descripcin rpida sobre las actividades de ayuda relacionadas con los clientes, los productos o ambos.

myCRMweb considera como Caso cualquier tipo de problema que haya podido tener un cliente con un producto y/o servicio despus de una venta.

Accederemos al mdulo de Casos desde el botn del mismo nombre del men principal de MyCRMWeb

Si quiere ver la informacin detallada de un caso, tan slo hace falta hacer un doble clic sobre el mismo:



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Para ver toda la informacin asociada a una determinada incidencia, debe hacer un clic sobre la pestaa de Ms Informacin:

Cada una de las secciones puede abrirse o cerrarse haciendo click sobre las flechas situadas a la izquierda ( ).

Puede recibir Casos relativos a un mismo problema con cierta frecuencia. En estas situaciones, mediante la accin [Convertir en Conocimiento], se crea automticamente una nueva entrada en la Base de Conocimiento con toda la informacin relativa a dicho Caso.



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Despus de pulsar la accin de [Convertir en Conocimiento], la pantalla que aparece es la siguiente:

En esta pantalla puede introducirse todos los comentarios que contribuyan a ilustrar la solucin al problema de forma que queden expuestos a cualquier usuario que precise recurrir a ellos cuando vuelva a producirse una incidencia similar.



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Registrar nuevos Casos

Para agregar un nuevo Caso, pulse el botn de aadir ( ) de la barra de herramientas del Mdulo de Casos. Visualizar entonces una pantalla como la mostrada en la siguiente figura:

En esta pantalla debern cumplimentarse los campos obligatorios (marcados con un asterisco rojo). De igual manera, cumplimente el resto de los campos de forma que el Caso quede debidamente clasificado en cuanto a Prioridad, Importancia y Categora.

Puede relacionar el Caso con una Cuenta o Contacto seleccionando la opcin en la lista desplegable:

Y pulsando sobre el botn ( ) para seleccionar la Cuenta o el Contacto especficos.

Del mismo modo, si el Caso afecta a un producto determinado y su CRM tiene activado el mdulo de productos, podr elegirlo de la lista que el programa le mostrar al pulsar sobre el icono.

Cuando el caso se aade al Contrato de Servicio, basado en la unidad de Contrato, dichas unidades se aaden al cerrarse el Caso. Como ltimo paso, pulse sobre el botn [Guardar] para registrar el caso en la base de datos.

Una incidencia puede asociarse a una Cuenta o a un Contacto



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5. BASE DE CONOCIMIENTO

myCRMweb le ofrece la posibilidad de almacenar en su sistema toda aquella informacin relevante para cualquiera de las personas que manejan el sistema y relacionada con cualquier aspecto de la gestin de su organizacin.

Como ya vimos en el captulo anterior, Ud. puede convertir un Caso que se produzca con frecuencia en una entrada de la Base de Conocimiento. De esta forma, cualquier usuario puede acudir a esta fuente para rescatar la informacin y proporcionar as una rpida respuesta a un problema conocido y repetitivo.

Sin embargo, no slo los Casos son susceptibles de convertirse en entradas de conocimiento. La Base de Conocimiento puede contener informacin, tcnica y/o comercial, sobre los productos y servicios que presta su organizacin, informacin relacionada con poltica interna de personal, informacin sobre eventos que afecten a los miembros de la organizacin, etc.

Para agregar una nueva entrada en la base de conocimiento, abr el mdulo Base de Conocimiento desde el men del programa y pulse sobre el botn ( )

El programa mostrar la pantalla de introduccin de datos:

Si la entrada tiene que ver con algn producto en concreto, seleccinelo en el campo Nombre de producto pulsando sobre el botn ( ). En caso contrario, puede seleccionar la categora desde la lista desplegable e introducir el tema en el campo Pregunta y los comentarios o explicaciones en el campo Respuesta.

Dependiendo de la seleccin del campo Estado, la entrada de conocimiento ser visible (Publicada) o quedar invisible (Estado = Borrador o Revisada) a la espera de que su estado sea el de Publicada.



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Finalmente, pulse sobre el botn [Guardar] para almacenar la entrada en la base de datos.



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6.CAMPOS CALCULADOS La funcin de Campos Calculados permite que myCRMweb calcule y ubique de forma automtica cierta informacin en un campo de cualquier mdulo y que dicha informacin sea el resultado de una operacin (aritmtica o de concatenacin de caracteres) que implique a otros campos y/o valores fijos establecidos por el usuario. Los valores calculados se aplicarn de forma automtica cada vez que se modifique cualquiera de los valores de cualquiera de los campos implicados en el clculo.

IMPORTANTE: El resultado de un campo calculado slo puede almacenarse en campos agregados a la estructura estandar de myCRMweb, es decir, NO se puede convertir en campo calculado ninguno de los campos que vienen con la estructura estandar de myCRMweb.

Para ilustrar el funcionamiento de los Campos Calculados, usaremos el siguiente ejemplo: Supongamos que en nuestros registros de Cuenta guardamos dos valores. El primero de ellos reflejara el importe facturado anual a dicha Cuenta por la venta de productos y el segundo contendra el importe facturado por servicios.

myCRMweb nos permite crear un tercer campo, Facturacin Total, que refleje la suma de ambos campos y se actualice automticamente cada vez que cualquiera de los dos campos anteriores cambie de valor.

Para poder implementar la suma de ambas facturaciones de forma calculada automticamente, lo primero que debemos hacer es crear un campo nuevo y denominarlo, por ejemplo, Facturacin Global. Para crear y ubicar este nuevo campo, consulte el Editor de Disposicin de este mismo manual.

Desde el Administrador de Mdulos > Cuentas, pulsaremos sobre la opcin Campos Calculados.



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myCRMweb mostrar entonces la pantalla de creacin de la frmula de clculo:

Para crear el nuevo Campo Calculado, pulsaremos sobre el botn [Nueva Expresin de Campo]

Aparecer entonces la ventana en la que crearemos la frmula del clculo:

En ella, seleccionaremos en primer lugar, desde la lista desplegable, el Campo objetivo, es decir, el campo donde se depositar el resultado del clculo.

RECUERDE: Este campo debe estar previamente creado desde el Editor de Disposicin.

A continuacin, y desde la lista desplegable Expresin, seleccionaremos los campos que se usarn para el clculo. Observaremos que, cada vez que escojamos un campo de la lista, myCRMweb lo copiar en la ventana de expresin en forma codificada (cf_641, cf_642). Bajo ningn concepto altere ese cdigo.

Una vez establecida la frmula, pulsaremos el botn [Guardar].

A partir de este momento, cada vez que se modifique cualquiera de los dos valores (Fact. Productos o Fact. Servicios), el programa recalcular de forma automtica el campo Fact. Global tal como muestra la figura siguiente:



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7. ADMINISTRACION DE AYUDAS El Administrador de Ayudas es un sistema mediante el cual podemos configurar las Ayudas Emergentes de myCRMweb.

Una Ayuda Emergente es aquella informacin que aparece en pantalla de forma automtica con slo pasar el ratn por encima de un elemento. Vea la siguiente imagen:

La informacin que aparece enmarcada en color rojo es la Ayuda Emergente asociada al campo Nombre de la Empresa en el mdulo de Cuentas. Este cuadro informativo aparece de forma automtica con slo posicionar el ratn sobre el nombre de la empresa.

Las ayudas emergentes son de gran utilidad para mostrar informacin adicional sin necesidad de ampliar el nmero de columnas presentes en pantalla.

Para configurar las ayudas emergentes, en primer lugar nos posicionaremos en el mduloa para el que vamos a configurar la ayuda (Cuentas, Contactos, Potenciales..etc) y pulsaremos sobre el botn de configuracin :

Cuando el programa nos muestre la ventana de configuracin del mdulo, pulsaremos sobre Administracin de Ayudas, marcado en la siguiente imagen.



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El programa mostrar el formulario de seleccin de campo y nos habilitar las opciones de seleccin de la informacin a incluir en la ayuda emergente del campo que seleccionemos:

En la lista desplegable seleccionaremos el campo que se ilustrar en la ayuda emergente (en este caso, Nombre de la Empresa). A continuacin marcaremos aquellos datos que queremos que aparezcan en la ventana de ayuda emergente.

Para finalizar, pulsaremos el botn [Guardar].



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8.FLUJOS DE TRABAJO Los flujos de trabajo son secuencias de procedimientos automatizados que permiten que myCRMweb realice tareas especficas de forma autnoma cada vez que tengan lugar acontecimientos especficos, por ejemplo:

Cada vez que un usuario aada un registro nuevo de Cuenta, el propietario al que dicho registro sea asignado recibir un correo electrnico informndole de que tiene una nueva cuenta creada a su nombre.

O bien

Cada vez que una oportunidad cambie su estado a Ganada, el director comercial recibir un correo informndole de esa circunstancia y, adems, se programar una llamada telefnica al usuario del departamento de atencin al cliente para que contacte con el cliente.

Los flujos de trabajo se asocian de forma independiente a cada uno de los mdulos.

Al abrir el centro de gestin de flujos de trabajo, situado en la seccin Otras Configuraciones de la pantalla general de configuracin, encontraremos una pantalla similar a la de la imagen:

myCRMweb mostrar todos los Flujos de Trabajo contenidos en el sistema. Si queremos acceder a los Flujos de Trabajo asociados a un mdulo en concreto, seleccionaremos dicho mdulo desde la lista desplegable Seleccionar Mdulo tal como muestra la imagen anterior.



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Una vez situados en un mdulo determinado, pulsando sobre el icono correspondiente en la parte derecha de cada uno de los elementos de la lista podremos editar ( ) o borrar ( ) los flujos de trabajo.

Para crear un nuevo Flujo de Trabajo, pulsaremos sobre el botn [Nuevo Flujo de Trabajo]. El programa abrir una ventana para que generemos el nuevo flujo sobre el mdulo que seleccionemos en la lista desplegable:

Pulsaremos sobre el botn [Crear] y myCRMweb habilitar la pantalla donde definiremos las condiciones de funcionamiento del flujo que estamos creando, tal como muestra la siguiente imagen.

En primer lugar, entraremos una descripcin de la tarea que desempear el flujo de trabajo, en este caso: Notificacin de nueva cuenta. Esta informacin es obligatoria. A continuacin, en la seccin Cuando ejecutar el flujo de trabajo, seleccionaremos el desencadenador, es decir, cuando debe ejecutarse el flujo. Las opciones de desencadenado son:

Slo al crear: Las tareas se ejecutarn slo cuando se cree un nuevo registro, por lo tanto, una sola vez: en el momento de la creacin del registro.

Hasta que se cumpla la condicin por primera vez: Las tareas se ejecutarn mientras no se cumpla por primera vez la condicin establecida.

Cada vez que se guarda el registro: La tarea se ejecutar cada vez que, o bien se crea un registro, o bien se modifica su contenido.

Cada vez que se modifica el registro: La tarea se ejecutar nicamente cuando el registro ya existe y s modifica su contenido.



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La siguiente seccin, Condiciones, establece las condiciones que han de cumplirse para que las tareas asociadas al flujo de trabajo se ejecuten. Por ejemplo, puede establecerse una condicin que modifique el comportamiento del flujo de trabajo Notificacin de nueva cuenta haciendo que dicho flujo slo tenga lugar en el caso de que la nueva cuenta creada pertenezca a un tipo de cuenta Inversor o que sea de la provincia de Madrid, o ambas simultneamente. Para agregar condiciones, pulsaremos el botn [Aadir Condicin de Grupo] e iremos agregando tantas

condiciones como deseemos. Una vez finalizada la entrada de condiciones, pulsaremos el botn [Guardar]. Si cometemos un error o deseamos eliminar alguna de las condiciones especificadas, tan slo es necesario pulsar sobre el icono de eliminacin ( ) situado a la derecha de cada una de las condiciones.

Tras guardar las condiciones, myCRMweb habilita una ltima seccin: Tareas.

En esta seccin se declaran y ajustan aquellas tareas que myCRMweb debe ejecutar cada vez que se produzca el desencadenador establecido bajo las condiciones especificadas. Para agregar una tarea, pulsaremos sobre el botn [Nueva Tarea]. El programa mostrar una nueva ventana donde declararemos qu tipo de tarea seleccionando uno de los elementos de la lista desplegable tal como se muestra en la siguiente imagen.



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Una vez seleccionada la tarea, pulsaremos el botn [Crear]. Las opciones de tarea son:

Enviar Email: Enva un correo electrnico cuya composicin y parmetros se detallan en la siguiente imagen.

Debemos introducir la descripcin de la tarea (obligatorio) en el campo Tarea. La lista desplegable Estado permite habilitar o deshabilitar la tarea. Una tarea deshabilitada no se ejecutar. La lnea Destinatario (campo obligatorio) establece el destinatario del correo y puede poblarse seleccionando una de las opciones de la lista desplegable situada a su derecha. Del mismo modo podemos cumplimentar los campos Con Copia (CC) y Con Copia Oculta (BCC). El campo obligatorio Asunto contiene el asunto del correo. Finalmente, la mitad inferior del formulario (Mensaje:) contiene el texto del correo. En este texto podemos incluir variables de entorno (en el ejemplo: Nombre de Empresa y Fecha Actual) que se agregarn al texto cuando las seleccionemos desde las respectivas listas desplegables.

Bajo ningn concepto altere la codificacin que genera la seleccin del elemento de la lista desplegable. Si lo hace, myCRMweb no ubicar correctamente la informacin seleccionada.

Para finalizar el proceso de creacin de la tarea, pulsaremos el botn [Guardar] situado en la parte superior derecha de la pantalla.



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Una vez guardada la tarea, sta se mostrar en la Seccin Tareas del Flujo de Trabajo desde donde podremos editarla o eliminarla.

Ejecutar Funcin: Este tipo de tareas no estn todava operativas en esta versin.

Crear Evento: Genera de forma automtica un evento (Llamada o Visita) y lo asigna al propietario del registro creado o modificado (cuenta, contacto, oportunidad, etc)

La creacin de un Evento pasa por cumplimentar los datos necesarios del mismo. En primer lugar, introducir una referencia para la Tarea (obligatorio). Podemos asignar un estado (Activo o Inactivo). Todo evento Inactivo no se ejecutar cuando se desencadene el Flujo de Trabajo al que pertenece. El campo Event Name (Nombre de Evento) es la descripcin que aparecer en la lista de actividades del usuario al que se le planifique el evento. El campo Type (Tipo) nos permite escoger entre Llamada o Visita. Finalmente, en la parte inferior especificaremos la fecha y hora de inicio y finalizacin del evento respecto a la Fecha de Creacin o Fecha de Modificacin (desencadenadores). En el ejemplo de la imagen superior, el programa planificar una llamada (Llamada de bienvenida), a las 9:00 de la maana para un da despus (1 days After) de la fecha en que se cree el registro. Una vez establecidos los parmetros de creacin del evento, deberemos guardarlo pulsando el botn [Guardar].



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Crear Tarea: Genera de forma automtica una tarea y la asigna al propietario del registro creado o modificado (cuenta, contacto, oportunidad, etc)

El proceso de creacin de una Tarea es prcticamente idntico al de creacin de un Evento.

Como muestra la imagen anterior, debemos suministrar un nombre de Tarea (obligatorio) que aparecer en la lista de tareas asociada al flujo de trabajo, una referencia (To do) descriptiva de la tarea propiamente dicha y una Descripcin ms detallada si fuera preciso. Estableceremos la prioridad y la fecha de vencimiento de la tarea (Due Date) expresada en das a partir de la fecha de creacin.

Finalmente, pulsaremos sobre el botn [Guardar] en la parte superior derecha de la pantalla.

Enviar SMS: Enva un correo electrnico cuya composicin y parmetros se detallan a continuacin.

Esta ltima opcin permite enviar un mensaje corto de telfono (SMS) como respuesta al desencadenador del flujo de trabajo.



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Como en las opciones anteriores, deberemos proporcionar una referencia de la tarea (obligatorio). En la Opciones de la Tarea etableceremos el / los destinatarios del mensaje, seleccionndolos de la lista desplegable situada a derecha. El texto del mensaje se declara en la ltima de las ventanas del formulario y, al igual que vimos en la composicin de un correo electrnico, podemos utilizar los contenidos del desplegable asociado para agregar informacin variable al mensaje.



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9. TIPOS DE PROBLEMAS

1. Mensaje de error: "El programa est intentando acceder a las direcciones de E-mail que usted ha guardado en Outlook. Desea permitirlo? Si es algo inesperado, podra ser un virus y deber escoger no.. Se mostrar si ha instalado la actualizacin de Microsoft

(R)

Outlook(R)

. Por favor, refirase a la siguiente URL para completar los detalles:

http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb%3BEN-US%3B263074 Solucin: Si desea continuar trabajando con el enlace de myCRMweba Outlook, seleccione Permitir el acceso.

1. Mensaje de error: "El componente 'TABCTL32.OCX' o uno de las dependencias no estn correctamente registradas: un archive est desaparecido o es incorrecto,se mostrar cuando intente aadir E-mails o sincronizar contactos desde Microsoft

(R) Outlook

(R) a

MiCRM Web.

Solucin: El mensaje del error anterior se muestra cuando los archivos siguientes no se instalan propiamente durante la instalacin del enlace:

TABCTL32.OCX

MSFLXGRD.OCX

Siga los pasos siguientes para arreglar el problema:

a. Descargue los archivos anteriores desde las siguientes localizaciones a su directorio de instalacin de myCRMweba Outlook:

http://www.ascentive.com/support/new/images/lib/TABCTL32.OCX http://freeware.it-mate.co.uk/downloads/controls/msflxgrd.zip

b. Detenga Microsoft(R)

Outlook(R)

si se est ejecutando. c. Registre el siguiente archivo de control de ActiveX para el enlace de

myCRMwebcon Outlook en el directorio raz en el orden siguiente que se sugiere: regsvr32 TABCTL32.OCX regsvr32 MSFLXGRD.OCX

d. Vuelva a iniciar Microsoft(R)

Outlook(R)

.

Nota: Debe tener los privilegios administrativos para registrar los controles de ActiveX.

2. Mensaje de error: No puede enviar la siguiente solicitud a MiCRM Web se mostrar al intentar sincronizar contactos y tareas de Microsoft

(R) Outlook

(R) MiCRM Web



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Solucin: El mensaje de error anterior se despliega cuando los detalles del servidor de myCRMwebson introducidos de forma errnea en Tools Options vtiger CRM. Por favor, introduzca un login vlido en los detalles y vuelva a intentarlo de nuevo.

3. Mensaje de error: No puede analizar la respuesta se mostrar cuando se intenta sincronizar contactos y tareas de Microsoft

(R) Outlook

(R) a MiCRM Web.

Solucin: El mensaje del error anterior se muestra si usted est usando una versin incompatible de MiCRM Web, la base de datos de MySQL no se est ejecutando, o hay un error de PHP.

6.1 PROBLEMAS CONOCIDOS

Cuando pulsa el botn de View en la opcin de Add Selected Message to vtiger CRM, la primera vez, puede que no muestre los detalles apropiados del contacto. Vuelva a pulsar de nuevo el botn de View.

Despus de desinstalar en enlace de Outlook, los botones de Sync Contacts to vtiger

CRM o Sync

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