MANUAL SISTEM LATIHAN DAN FASILITI UNTUK PENGGUNA
Transcript of MANUAL SISTEM LATIHAN DAN FASILITI UNTUK PENGGUNA
1
MANUAL SISTEM LATIHAN DAN FASILITI
UNTUK PENGGUNA
Versi: 2.0
Tarikh: 15 Mac 2021
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
2
ISI KANDUNGAN
1. MODUL DAN FUNGSI-FUNGSI UTAMA PENGGUNA................................................................... 4
2. PANDUAN ............................................................................................................................... 4
A. LOG MASUK DAN TAKWIM KURSUS ........................................................................................ 5
A1 - Log Masuk Sistem .............................................................................................................................. 5
A2 – Takwim / Kalender Kursus ................................................................................................................ 6
A3 – Mohon Kursus .................................................................................................................................. 7
A4 – Status Permohonan Kursus ............................................................................................................... 8
A5 – Kemaskini Profil dan Ubah Kata Kekunci .......................................................................................... 9
B. PERMOHONAN DAN PENGESAHAN PERMOHONAN KURSUS .................................................. 11
B1 – Semak Status Permohonan Kursus ................................................................................................. 11
B2 - Sahkan Hadir .................................................................................................................................... 13
B3 - Mencetak Surat Jemputan dan Slip CREaTE Lodge (Asrama) .......................................................... 14
B4 – Kemaskini Nama KUB untuk mendapatkan kelulusan Permohonan Kursus .................................. 15
C. HADIR BERKURSUS - MENGISI BORANG G, DAN MENCETAK SIJIL KEHADIRAN BEKURSUS ........ 16
C1 - Mengisi Borang G ............................................................................................................................. 16
C2 – Cetak Sijil Kehadiran ........................................................................................................................ 19
D. MEREKOD PEMBELAJARAN UMUM/ KURSUS LUAR / PEMBELAJARAN KENDIRI ...................... 20
D1 - Merekod Pembelajaran Umum ....................................................................................................... 20
D2 - Merekod Kursus Luar ....................................................................................................................... 22
D3 - Merekod Pembelajaran Kendiri ....................................................................................................... 24
E. LAPORAN BUKU LOG ............................................................................................................. 26
E1 – Semak Buku Log............................................................................................................................... 26
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
3
SENARAI GAMBARAJAH
Gambarajah 1: Skrin Log Masuk .................................................................................................................... 5
Gambarajah 2: Takwim/Kalender Kursus CREaTE ........................................................................................ 6
Gambarajah 3: Kod Warna Kursus ............................................................................................................... 6
Gambarajah 4: Maklumat Kursus ................................................................................................................. 8
Gambarajah 5: Jadual Status Kursus Yang Dipohon ...................................................................................... 8
Gambarajah 6: Kemaskini Profil Pengguna .................................................................................................. 9
Gambarajah 7: Kemaskini Profil Pengguna ................................................................................................ 10
Gambarajah 8: Jadual Status Kursus Yang Dipohon .................................................................................... 11
Gambarajah 9: Senarai Kursus Yang Dimohon ............................................................................................ 13
Gambarajah 10: Senarai Peserta Kursus Induk Dalaman ............................................................................ 13
Gambarajah 11: Status Kursus Yang Dimohon ............................................................................................ 14
Gambarajah 12: Status Kursus Yang Dimohon ........................................................................................... 15
Gambarajah 13: Paparan Tukar KUB........................................................................................................... 15
Gambarajah 14: Senarai Sijil dan Lampiran ................................................................................................ 16
Gambarajah 15: Penilaian Prestasi Staf (Lampiran G) ................................................................................ 17
Gambarajah 16: Ikon Sijil Kehadiran Berkursus .......................................................................................... 17
Gambarajah 17: Maklumbalas Penilaian - Lampiran J ................................................................................ 18
Gambarajah 18: Ikon Sijil Kehadiran Berkursus .......................................................................................... 19
Gambarajah 19: Contoh Sijil Kehadiran Berkursus ..................................................................................... 19
Gambarajah 20: Senarai Pembelajaran Umum .......................................................................................... 20
Gambarajah 21: Tambah Pembelajaran Umum ......................................................................................... 21
Gambarajah 22: Senarai Aktiviti Kursus Luar .............................................................................................. 22
Gambarajah 23: Tambah Kursus Luar ......................................................................................................... 23
Gambarajah 24: Senarai Pembelajaran Kendiri .......................................................................................... 24
Gambarajah 25: Tambah Pembelajaran Kendiri ......................................................................................... 24
Gambarajah 26: Buku Log ........................................................................................................................... 26
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
4
1. Modul dan Fungsi-Fungsi Utama Pengguna
Tujuan manual pengguna ini adalah sebagai panduan tentang tatacara penggunaan sistem.
Berikut adalah modul dan fungsi-fungsi yang diberikan kepada pengguna sistem:
i. Semak Takwim dan Mohon Kursus
ii. Semak Permohonan Kursus dan Sahkan Hadir Berkursus
iii. Cetak Surat Jemputan, Slip CREaTE Lodge dan Sijil Penyertaan
iv. Isi Borang G, Penilaian Kursus dan Tenaga Pengejar / Fasiliti Kursus
v. Semak maklumbalas Lampiran J (KUB)
vi. Merekod Pembelajaran Kendiri/ Umum dan Kursus Luar
vii. Semak Kululusan Merekod
viii. Semak Buku Log
ix. Kemaskini maklumat waris
x. Ubah Kata Laluan
2. Panduan
Proses untuk setiap model akan diberikan. Terdapat juga nota, tips, amaran, pintasan keyboard
(keyboard shortcut) dan urutan menu (menu sequence) diberikan untuk memudahkan
pengguna memahami keadaan sesuatu modul dan fungsi sistem dengan lebih tepat.
Tips
Nota
Amaran
Pintasan
Urutan Menu
Kata Kekunci
Pop-up
Klik
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
5
A. Log Masuk dan Takwim Kursus
Sebelum mula menggunakan Sistem Latihan dan Fasiliti CREaTE, pengguna JKR yang aktif perlu log masuk
ke dalam sistem menggunakan domain yang disediakan menggunakan kata laluan SSO. Setiap pengguna
akan diberikan peranan oleh pihak admin CREaTE berdasarkan permintaan. Dashboard dipaparkan
mengikut peranan setiap pengguna. Bagi memohon kursus induk terbuka yang terdapat di dalam takwim,
pengguna perlu melakukan proses seperti berikut:
Urutan Log Masuk dan membuat permohonan kursus seperti berikut:
A1 – Log Masuk
A2 – Takwim / Kalender Kursus
A3 – Permohonan Kursus (Induk Terbuka)
A4 – Status Permohonan Kursus
A5 – Kemaskini Profil
A1 - Log Masuk Sistem
Login / No KP
Kata Kunci
Gambarajah 1: Skrin Log Masuk
Paparan skrin di atas adalah paparan Log Masuk ke dalam Sistem Aplikasi Bersepadu CREaTE.
Masukkan nombor kad pengenalan pengguna di dalam ruangan No Kad Pengenalan dan Kata Laluan dengan menggunakan ID dan katalaluan Sistem MyKJ.
Sebagai contoh log masuk menggunakan ID 600128105645 (ABD. JAMAL BIN OTHMAN), ID ini adalah pengguna biasa.
Kata kunci = Sila isikan kata laluan SSO pengguna.
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
6
A2 – Takwim / Kalender Kursus
Menu Tajuk Navigasi Takwim /Kalendar Kursus Halaman Nama Pengguna
Gambarajah 2: Takwim/Kalender Kursus CREaTE
Setelah Log Masuk kedalam sistem, dashboard (mengikut peranan) akan dipaparkan. Berikut adalah ciri-ciri paparan skrin diatas:
Menu - untuk masuk ke fungsi-fungsi sistem, fungsi-fungsi sistem yang diberikan adalah mengikut peranan pengguna.
Tajuk – tajuk skrin yang dipaparkan
Navigasi –untuk ke takwim bagi bulan-bulan lain
Takwim/Kalender Kursus - Takwim yang dipaparkan adalah mengikut bulan semasa
Halaman – seksyen halaman skrin Nama Pengguna – nama dan maklumat profile pengguna yang log masuk
Gambarajah 3: Kod Warna Kursus
i. Kursus-kursus yang dipaparkan diwarnakan mengikut warna kod bidang.
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
7
A3 – Mohon Kursus
Proses mohon kursus (Induk Terbuka) adalah seperti berikut:
i. Klik pada takwim kursus yang
dikehendaki
ii. Klik pada butang “Mohon Kursus”
iii. Klik pada petak Ketua Unit
untuk memilih ketua unit bagi pengesahan.
iv. Klik “Hantar” untuk
memohon kursus
Apabila permohonan telah
disimpan ke dalam sistem, maklumat teks paparan (dalam petak hijau) menunjukkan permohonan yang berjaya dihantar untuk proses seterusnya iaitu pengesahan.
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
8
Gambarajah 4: Maklumat Kursus
A4 – Status Permohonan Kursus
Menu: Status Permohonan Kategori Kursus Maklumat Pengesahan
Gambarajah 5: Jadual Status Kursus Yang Dipohon
Untuk melihat status permohonan kursus klik ke menu: Permohonan > Status Permohonan. Dalam jadual ‘Status Kursus Yang Dimohon’, semua permohonan akan disimpan. Tarikh mohon dan Kolum pengesahan bagi KUB, KPPKL, Penyelaras dipaparkan. Jika pengesahan telah dibuat, kolum akan bertanda √ dan tarikh pengesahan tersebut dibuat boleh dilihat.
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
9
A5 – Kemaskini Profil dan Ubah Kata Kekunci
Peranan dan Maklumat Pengguna
Maklumat pengguna dicapai daripada data My KJ bagi pengguna Jabatan Kerja Raya yang masih aktif. Terdapat maklumat tertentu yang boleh dikemaskini didalam sistem.
Untuk mengubah atau mengemaskini maklumat profil, proses adalah seperti berikut:
Klik pada ruangan nama pengguna disebelah atas kanan.
Klik pada ruangan “Lihat Profil”
Klik butang “Edit Maklumat Keluarga”
Kemaskini maklumat keluarga pada ruangan yang disediakan dan klik “Hantar”
Gambarajah 6: Kemaskini Profil Pengguna
Kemaskini Profil
Tukar Kata Laluan
Log Keluar
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
10
Gambarajah 7: Kemaskini Profil Pengguna
Untuk tukar kata laluan :
Letak kursor pada nama di sebelah atas kanan skrin dan klik ‘Tukar Kata Laluan’
Masukkan Kata Laluan yang baru, masukkan Pengesahan Kata Laluan yang sama dan klik ‘Submit’.
Klik untuk ‘Log Keluar’ dan log semula ke dalam sistem menggunakan kata laluan yang baru.
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
11
B. Permohonan dan Pengesahan Permohonan Kursus
Semua permohonan kursus perlu mendapat pengesahan daripada KUB, KPPKL dan Penyelaras Kursus. Secara
automatik sistem akan menghantar maklumat kursus untuk pengesahan kepada pegawai berkenaan.
Urutan bagi mendapatkan Surat Jemputan dan Slip CREaTE Lodge (Asrama):
B1 – Semak Status Permohonan Kursus
B2 - Sahkan Hadir
B3 - Mencetak Surat Jemputan dan Slip Asrama
B4 - Kemaskini nama KUB untuk mendapatkan kelulusan Permohonan Kursus
B1 – Semak Status Permohonan Kursus
Berikut adalah skrin Status Kursus Yang Dimohon. Maklumat dan penerangan mengenai jadual status permohonan adalah seperti berikut:
i. Untuk ke skrin Status Kursus Yang Dipohon, klik pada menu: Permohonan > Status Permohonan ii. Pemohon boleh melihat status setiap pengesahan yang telah dibuat oleh KUB/KPPKL/Penyelaras dalam
kolum yang tersedia.
Menu: Status Permohonan Tarikh Mohon Status Pengesahan
Gambarajah 8: Jadual Status Kursus Yang Dipohon
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
12
Sudah disahkan
Belum disahkan
iii. iv.
Untuk melihat tarikh pengesahan, klik pada tanda √ pada kolum KUB/KPPKL/Penyelaras. Pemohon hanya boleh sahkan kehadiran setelah ketiga-tiga pegawai (KUB/KPPKL/Penyelaras) sahkan permohonan kursus.
Ikon Sahkan Kehadiran
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
13
B2 - Sahkan Hadir
Status Permohonan Gambarajah 9: Senarai Kursus Yang Dimohon
i. Masuk ke skrin : Permohonan > Status Permohonan
Klik pada tanda Tick “ ” (Sahkan Kehadiran)
Gambarajah 10: Senarai Peserta Kursus Induk Dalaman
Untuk sahkan kehadiran, pilih input yang dikehendaki dan klik butang “Sahkan”.
Jika staf memilih untuk hadir, Surat Jemputan akan wujud dalam kolum Tindakan. Jika staf memilih untuk
keperluan CREaTE Lodge, Slip CREaTE Lodge akan wujud dalam kolum Tindakan.
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
14
B3 - Mencetak Surat Jemputan dan Slip CREaTE Lodge (Asrama)
Ikon Surat Jemputan Ikon Slip Asrama Menu: Status Permohonan
Gambarajah 11: Status Kursus Yang Dimohon
i. Masuk ke skrin: Permohonan > Status Permohonan. (Untuk kursus yang Sah Hadir)
Klik ikon Surat Jemputan dan Slip Asrama. Setelah PDF dibuka, pengguna boleh menyimpan / mencetak dokumen tersebut.
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
15
B4 – Kemaskini nama KUB untuk mendapatkan kelulusan Permohonan Kursus
Berikut adalah skrin Status Kursus Yang Dimohon. Maklumat dan penerangan mengenai jadual status permohonan adalah seperti berikut:
i. Untuk ke skrin Status Kursus Yang Dipohon, klik pada menu: Permohonan > Status Permohonan ii. Pemohon boleh kemaskini nama Ketua Unit Bahagian (KUB) untuk mendapatkan kelulusan
Permohonan Kursus.
Gambarajah 12: Status Kursus Yang Dimohon
iii. Klik pada ikon di bawah kolum Tindakan.
Gambarajah 13: Paparan Tukar KUB
iv. Pilih nama KUB dan klik butang Tukar untuk meneruskan kemaskini.
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
16
C. Hadir Berkursus - Mengisi semua Lampiran dan
Mencetak Sijil Kehadiran Bekursus
Bagi mendapatkan sijil kursus, pemohon perlu melengkapkan lampiran (Borang G, Borang Penilaian
Kursus, Borang Penilaian Penceramah) selepas tamat berkursus. Penyelaras Kursus perlu mengesahkan
kehadiran. Berikut adalah proses yang perlu dilakukan oleh pemohon untuk mendapatkan Sijil
Kehadiran:
Urutan bagi mendapatkan Sijil Kursus seperti berikut:
C1 - Mengisi Borang G, Borang Mengisi Maklumbalas Borang Penilaian Penceramah dan Borang
Penilaian Penceramah
C2 – Mencetak Sijil Kehadiran
C1 - Mengisi Borang G
Menu: Sijil Dan Lampiran
Borang G
Gambarajah 14: Senarai Sijil dan Lampiran
i. Masuk ke skrin: Sijil & Lampiran > Sijil Dan Lampiran Klik pada ikon Borang G
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
17
Borang G yang telah berjaya dihantar
Borang Penilaian Tenaga Pengajar berjaya dihantar
Ikon atau Borang G hanya akan dipaparan dalam kolum tindakan selepas kursus dijalankan.
Gambarajah 15: Penilaian Prestasi Staf (Lampiran G)
ii. Penilaian Prestasi Staf (Lampiran G) akan dipaparkan.
Lengkapkan maklum balas Klik “Hantar”
iii. Maklumat semua Borang disimpan dan dihantar untuk pengesahan Sijil (oleh Penyelaras Kursus)
Gambarajah 16: Borang – Borang dalam Kolum Tindakan
Setelah berjaya menghantar Borang G, ikon ditanda “√” dalam kolum Lampiran.
Borang Penilaian Lampiran J dinilai oleh KUB selepas 6 bulan hadir berkursus.
Borang Penilaian Kursus dan Fasiliti berjaya dihantar
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
18
iv. Pengguna juga perlu mengisi maklumbalas Borang Penilain Kursus, Tenaga Pengajar dan Fasiliti v. Setelah 6 bulan berkursus, KUB akan mendapat notifikasi untuk mengisi maklumbalas Lampiran J peserta,
Lampiran J ini boleh disemak oleh peserta dalam kolum Tindakan.
Gambarajah 17: Maklumbalas Penilaian - Lampiran J
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
19
C2 – Cetak Sijil Kehadiran
Setelah semua lampiran lengkap diisi, penyelaras kursus akan mendapat notifikasi untuk mengesahkan Sijil Kehadiran Berkursus. Apabila Penyelaras telah mengesahkan sijil tersebut, pemohon akan dapat melihat ikon Sijil pada Senarai Sijil dan Lampiran seperti dibawah:
Sijil Dan Lampiran Ikon Sijil Kehadiran Bekursus
Gambarajah 18: Ikon Sijil Kehadiran Berkursus
i. Masuk ke skrin: Sijil & Lampiran > Sijil dan Lampiran ii. Iklik pada ikon Sijil
Gambarajah 19: Contoh Sijil Kehadiran Berkursus
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
20
D. Merekod Pembelajaran Umum/ Kursus Luar / Pembelajaran
Kendiri
Sistem menyediakan modul bagi merekod pembelajaran umum, kursus luar dan pembelajaran kendiri,
maklumat ini kemudiannya akan dipaparkan dalam modul kelulusan KUB/ KPPKL. Berikut adalah fungsi-
fungsi sistem yang terdapat dalam modul ini:
Urutan merekod pembelajaran umum, kursus luar dan pembelajaran kendiri:
D1 – Merekod Pembelajaran Umum
D2 – Merekod Kursus Luar
D3 – Merekod Pembelajaran Kendiri
D1 - Merekod Pembelajaran Umum
Pembelajaran Umum
Gambarajah 20: Senarai Pembelajaran Umum
i. Masuk ke skrin: Merekod > Pembelajaran Umum ii. Klik butang “+Tambah Pembelajaran Umum”
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
21
Gambarajah 21: Tambah Pembelajaran Umum
iii. Masukkan maklumat berikut:
Tajuk Kursus Jenis Aktiviti
Bidang
Kompetensi
Penganjur
Objektif
Lokasi
Jumlah Masa Kursus (jam)
Tarikn Mula - Tarikh Tamat Ketua Unit
iv. Klik butang “Tambah“.
v. Seterusnya maklumat Pembelajaran Umum akan disenaraikan untuk proses pengesahan oleh KUB.
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
22
D2 - Merekod Kursus Luar
Kursus Luar
Gambarajah 22: Senarai Aktiviti Kursus Luar
i. Masuk ke skrin: Merekod > Kursus Luar ii. Klik butang “+Tambah Kursus Luar”
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
23
Gambarajah 23: Tambah Kursus Luar
iii. Masukkan maklumat berikut:
Tajuk Kursus
Penganjur
Objektif
Jumlah Masa Kursus (jam)
Yuran (RM)
Mata CPD
Tempat
Lokasi
Tarikh Mula - Tarikh Tamat Dokumen Sokongan (PDF)
iv. Klik butang “Tambah“.
v. Seterusnya maklumat Kursus Luar akan disenaraikan untuk proses pengesahan oleh KPPKL.
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
24
D3 - Merekod Pembelajaran Kendiri
Pembelajaran Kendiri
Gambarajah 24: Senarai Pembelajaran Kendiri
i. Masuk ke skrin: Merekod > Senarai Pembelajaran Kendiri ii. Klik butang “+Tambah Pembelajaran Kendiri”
Gambarajah 25: Tambah Pembelajaran Kendiri
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
25
iii. Masukkan maklumat berikut:
Tajuk Pembelajaran
Jenis Aktiviti
Bidang
Kompetensi Objektif
Jumlah Masa Kursus (jam)
Tarikh Mula-Tarikh Tamat
Dokumen Sokongan (PDF)
iv. Klik Butang “Tambah” v. Seterusnya maklumat Pembelajaran Kendiri akan disenaraikan untuk proses pengesahan KPPKL. vi. vii.
Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna
26
E. Laporan Buku Log
Berikut adalah laporan yang akan dijana oleh sistem untuk semua pengguna:
E1 – Buku Log
E1 – Buku Log
Gambarajah 26: Buku Log
i. Klik Buku Log – Pilih Tahun ii. Klik Jana Buku Log