Manual Proveedor
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TABLA DE CONTENIDO
1 Introduccin ..................................................................................... 3 Propsito ................................................................................................... 3 Alcance ..................................................................................................... 3
2 Acceso al Sistema .............................................................................. 4 2.1 Accesos por Rol ................................................................................ 5
3 Descripcin de Mens ......................................................................... 6 3.1 Proveedores ..................................................................................... 6 3.2 Ayuda ............................................................................................. 6
4 Descripcin de Procesos ..................................................................... 7 4.1 Proveedores ..................................................................................... 7
4.1.1 Datos del Proveedor ..................................................................................... 7 4.1.1.1 Proveedor ............................................................................................... 7 4.1.1.2 Datos Bancarios ....................................................................................... 8 4.1.1.3 Documentos ............................................................................................ 9 4.1.2 Registro de Facturas .................................................................................. 11 4.1.3 Registro de Notas de Crdito ....................................................................... 14 4.1.4 Estatus Factura ......................................................................................... 17 4.1.5 Estatus de Nota de crdito .......................................................................... 19 4.1.6 Eliminar Facturas ....................................................................................... 21 4.1.7 Eliminar Notas de Crdito ........................................................................... 26 4.2 Ayuda ........................................................................................... 31
4.2.1 Manual ..................................................................................................... 31 4.3 Recuperacin de Contrasea para Proveedores de COMIMSA. .............. 32
4.3.1 Olvid su contrasea? ............................................................................... 32 4.4 Preregistro de Proveedores. ............................................................. 33
4.4.1 Registrarse Ahora. ..................................................................................... 33 5 Abreviaciones, Acrnimos y Definiciones ............................................. 35
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1 Introduccin Propsito
El propsito de este documento es dar a conocer a los Proveedores las caractersticas y
el funcionamiento del Sistema de Bveda de Proveedores, en el cual se automatiz
para stos mismos el registro de CFDI (Facturas y Notas de Crdito) y para hacer ms
eficiente la aprobacin de la factura electrnica (CFDI) y facilitar el trmite de pago de
las mismas, as como tambin la actualizacin de algunos de sus datos y documentos.
Alcance
El Sistema de Bveda de Proveedores se enfoca en la necesidad de realizar la
validacin automtica ante el SAT a travs de un PAC del 100% de las facturas y Notas
de Crdito recibidas de los proveedores, optimizando el proceso desde el ingreso de
stas hasta que son programadas para pago y permite al Proveedor monitorear el
estatus de sus facturas y notas de crdito en el momento que lo desee desde cualquier
equipo con acceso a internet. A su vez permite la modificacin de algunos datos del
proveedor y sus documentos, consulta del manual de proveedores, as como tambin
le permitir recibir notificaciones de forma automatizada al correo que se haya
proporcionado al responsable de Adquisiciones en COMIMSA, lo anterior con el fin de
mantenerlo informado cuando sea rechazada alguna factura o nota de crdito y para
enviarle los datos de acceso para el sistema
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2 Acceso al Sistema Para ingresar al sistema de Bveda de Proveedores, siga las siguientes instrucciones:
1. Ingrese al explorador de internet de su equipo.*
2. Entre a la siguiente direccin: http://www.comimsa.com
3. Seleccione la opcin de Portal de Adquisiciones, ubicada en la seccin
PORTALES. *Nota: Visualice el portal de proveedores en el navegador de Internet Explorer.
Figura 2.1 Pgina principal de COMIMSA
4. Se mostrar la pantalla principal del sistema Bveda de Proveedores:
Figura 2.2 Pgina principal de Bveda de Proveedores
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5. Para ingresar a la aplicacin realice los siguientes pasos:
a. Capture el Usuario y Contrasea recibidos en su correo electrnico por
haber sido aceptado como Proveedor de la Corporacin Mexicana de
Investigacin en Materiales, S.A. de C.V.
b. De clic en
6. Una vez ingresado a la Bveda de Proveedores se muestra el men principal del
sistema.
Figura 2.3 Men principal de Bveda de Proveedores
7. Para salir del sistema d clic en el cono localizado en la parte superior
derecha de la pantalla.
2.1 Accesos por Rol
Tabla 2.1.1 Accesos al Sistema
Men Seccin Rol:
Proveedor
Proveedores Datos del
Proveedor
X (Modificacin Restringida de
datos)
Proveedores Registro de
Facturas X
Proveedores
Registro de
Notas de Crdito
X
Proveedores Estatus de
Facturas X
Proveedores
Estatus de
Notas de
Crdito X
Proveedores Eliminar
Facturas X
Proveedores Eliminar Notas
de Crdito X
Ayuda Manual X
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3 Descripcin de Mens El men principal del sistema de Bveda de Proveedores est conformado por las
siguientes opciones:
Figura 3.1 Men Principal de Bveda de Proveedores
3.1 Proveedores
Figura 3.1.1 Men de Proveedores
3.1.1 Datos del Proveedor
El Proveedor puede modificar algunos de sus datos y agregar/modificar
cualquiera de sus documentos.
3.1.2 Registro de Facturas
Le permite al Proveedor registrar sus facturas.
3.1.3 Registro de Notas de Crdito
Le permite al Proveedor registrar sus Notas de Crdito.
3.1.4 Estatus de Facturas
Le permite al Proveedor consultar el estatus de todas sus facturas siempre y
cuando no hayan sido Eliminadas.
3.1.5 Estatus de Notas de Crdito
Le permite al Proveedor consultar el estatus de todas sus Notas de Crdito
siempre y cuando no hayan sido Eliminadas.
3.1.6 Eliminar Facturas
El Proveedor puede eliminar las facturas relacionadas a sus pedidos.
3.1.7 Eliminar Notas de Crdito
El Proveedor puede eliminar las notas de crdito relacionadas a sus pedidos.
3.2 Ayuda
Figura 3.2.1 Men de Ayuda
3.2.1 Manual
Muestra el Manual del proveedor.
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4 Descripcin de Procesos 4.1 Proveedores
4.1.1 Datos del Proveedor
4.1.1.1 Proveedor
1. Haga clic en Datos del Proveedor del men Proveedores
Figura 4.1.1.1.1 Opcin de datos del Proveedor
2. Se mostrar una ventana en la cual podr consultar la informacin del
proveedor referente a datos generales y le permitir modificar los datos que se
indican a continuacin con rojo:
Figura 4.1.1.1.2 Seccin de Proveedores. Se muestran con rojo los campos que puede modificar un Proveedor.
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3. Una vez que se actualicen se mostrar el siguiente mensaje:
Figura 4.1.1.1.3 Mensaje de confirmacin de una actualizacin
4. Para limpiar la pantalla de la Pestaa de Proveedores, deber dar clic en el
botn .
4.1.1.2 Datos Bancarios
1. En la seccin de datos bancarios solamente podrn ser consultados la Cuenta
CLABE, Plaza y Banco, y se podr actualizar la Carta de Banco volvindola a
subir.
2. Para consultar la carta deber dar clic en el botn , se mostrar el
archivo en PDF de la carta bancaria existente.
Figura 4.1.1.2.1 Datos Bancarios
3. Para Agregar/Modificar un archivo de la carta del banco ste deber estar en
formato PDF.
a. D clic en el botn de se mostrar una ventana para cargar la
carta de banco:
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Figura 4.1.1.2.2 Seleccin de Carta de Banco - Deber contar con su archivo de carta de banco cuando
desee actualizarla.
b. Una vez que haya seleccionado el archivo, deber dar clic en y
se mostrar el siguiente mensaje:
Figura 4.1.1.2.3 Mensaje de confirmacin Carta Bancaria
c. Deber dar clic en Aceptar para guardar el archivo con formato PDF.
4.1.1.3 Documentos
1. Para cargar la documentacin del proveedor debe ir a la pestaa de
documentos, y se mostrar la siguiente pantalla dependiendo del rgimen fiscal
de la empresa.
a. Persona Fsica :
Figura 4.1.1.3.1 Documentacin persona Fsica
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b. Persona Moral:
Figura 4.1.1.3.2 Documentacin persona Moral
2. Para subir algn documento d clic en el cono de Agregar/Modificar y se desplegar la siguiente ventana:
Figura 4.1.1.3.3 Documentacin
3. Deber subir el documento que corresponda y en formato PDF, dando clic en
y despus en el botn de para que se guarde.
4. Para consultar un archivo deber dar clic en el cono de Consultar y se desplegar el archivo PDF del documento seleccionado.
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4.1.2 Registro de Facturas
1. Seleccione la opcin de Registro de Facturas del men Proveedores.
Figura 4.1.2.1 Opcin de datos del Proveedor
2. Se mostrar la pantalla en la cual podr registrar sus facturas:
Figura 4.1.2.2 Registro de Facturas
3. En la pantalla seleccionada se encuentra un filtro de bsqueda al inicio el cual
puede realizarse por N de pedido, o de contrato.
a. Si conoce el N de pedido, o contrato deber capturarlo y dar clic en el
botn de .
b. De lo contrario, podr buscarlo dando clic en el botn de bsqueda
del N de pedido o de contrato segn se desee.
Seleccione un rango de fechas del Pedido/Contrato y presione el
botn .
Figura 4.1.2.3 Seleccin de rango de fechas de pedidos
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Seleccione un pedido/contrato dando clic en el botn .
Figura 4.1.2.4 Bsqueda de pedido
4. La informacin del pedido/contrato consultado se mostrar en la pantalla de
registro de factura.
Figura 4.1.2.5 Informacin del pedido
5. En caso de haber consultado un pedido y desea ver la impresin del pedido en
la pantalla, debe dar clic en el botn .
6. Para registrar una factura primero deber subir el CFDI de la factura, en la
seccin de CFDI (XML) de clic en el botn . Debe elegir el
documento que contenga el XML de la factura.
Figura 4.1.2.6 Carga de CFDI
7. Despus deber seleccionar el PDF de la factura, en la seccin de CFDI (PDF) y
d clic en el botn de examinar.
Debe elegir el PDF de la factura, la cual debe adems contener la
carta de finiquito o donde se especifique que el pedido fue
completado al 100%.
Figura 4.1.2.7 Carga de PDF
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8. D clic en para que los archivos sean validados por el sistema
en cuanto a su formato y que el monto no sobrepase el 5% del total del pedido.
9. A continuacin se mostrar la informacin de la factura cargada:
Figura 4.1.2.8 Informacin de la Factura
10. Deber revisar el Detalle de la factura y una vez que est de acuerdo con la
informacin de clic en el botn .
11. La factura ser validada ante el SAT.
a. Si cumple con todos los requerimientos aparecer el siguiente mensaje:
Figura 4.1.2.9 Mensaje de registro de factura
b. Si la factura es rechazada indicar que debe esperar 72 horas para
registrarla nuevamente y volverla a validar ante el SAT.
c. Si la factura ha sido registrada y aceptada ante el SAT su estatus ser
Validada e indica que esa factura se encuentra en proceso de Revisin por el personal de Compras de COMIMSA.
Se enviar automticamente una alerta al correo electrnico del
responsable de Almacn.
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4.1.3 Registro de Notas de Crdito
1. Seleccione la opcin de Registro de Notas de Crdito del men Proveedores
Figura 4.1.3.1 Opcin de datos del Proveedor
2. Se mostrar la siguiente pantalla:
Figura 4.1.3.2 Registro de Notas de crdito
3. En la pantalla seleccionada se encuentra un filtro de bsqueda al inicio el cual
puede realizarse por N de pedido, contrato o Factura.
a. Si conoce el N de pedido, contrato o Factura deber capturarlo y dar
clic en el botn de .
b. De lo contrario, podr buscarlo dando clic en el botn de bsqueda
del N de pedido, contrato o Factura segn se desee.
Seleccione un rango de fechas del Pedido/Contrato/Factura y
presione el botn .
Figura 4.1.3.3 Seleccin de rango de fechas de pedidos
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Seleccione un Pedido/Contrato/Factura dando clic en el botn .
Figura 4.1.3.4 Bsqueda de pedido
4. La informacin del pedido se mostrara en la pantalla.
Figura 4.1.3.5 Informacin del pedido/Contrato
5. Si su consulta fue de un Pedido puede ver la impresin del pedido en pantalla
dando clic en .
6. Deber seleccionar la factura a la que va estar asociada la Nota de Crdito.
Figura 4.1.3.6 Seleccionar Factura
7. Para registrar el CFDI de la Nota de crdito, deber hacerlo en la seccin de
CFDI (XML) dando clic en el botn de .
a. Debe elegir el documento que contenga el XML de la nota de crdito.
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8. Para registrar el PDF de la factura, deber hacerlo en la seccin de CFDI (PDF)
dando clic en el botn de .
a. Debe elegir el documento PDF de la nota de crdito.
9. Cuando haya cargado los dos archivos deber dar clic en ,
para que los archivos sean validados por el sistema en cuanto a su formato y
que el monto no sobrepase el total de la factura.
10. Se mostrar la informacin de la Nota de Crdito.
Figura 4.1.3.7 Informacin de la Nota de Crdito
11. D clic en el botn .
12. La Nota de crdito ser validada ante el SAT. Si cumple con todos los
requerimientos aparecer el mensaje donde la nota de crdito fue registrada
con xito.
a. Si la Nota de Crdito es rechazada indicar que debe esperar 72 horas
para registrarla nuevamente y volverla a validar ante el SAT.
b. Si la Nota de Crdito ha sido registrada y aceptada ante el SAT su
estatus ser Validada e indica que esa Nota de Crdito se encuentra en proceso de Revisin por el personal de Compras de COMIMSA.
Se enviar automticamente una alerta al correo electrnico del
Comprador.
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4.1.4 Estatus Factura
Los estatus que puede tener una factura son: Factura
Estatus Descripcin
Validada Se encuentra validada la autenticidad de la factura ante el SAT mediante un
PAC.
Aprobada Est aprobada por el Responsable de Almacn.
Autorizada
Se ha generado la constancia de recepcin del bien o servicio por el usuario
solicitante y se ha firmado dicha constancia por Subgerente, Gerente o
Director de rea.
Enviada a CXP Ha sido enviada al Responsable de Cuentas por Pagar por el Responsable de
Almacn para que se proceda a la programacin de su pago.
Pagada El Responsable de Cuentas por Pagar realiz el Pago.
Eliminada El Proveedor Elimin la Factura.
Rechazada Indica que la factura ha sido rechazada por el Responsable de Almacn o el
Usuario solicitante.
Tabla 4.1.4.1 Estatus de una Factura
1. Para consultar su estatus, seleccione la opcin de Estatus de Facturas del men
Proveedores.
Figura 4.1.4.1 Estatus Factura
2. Se desplegar el listado de las facturas existentes del proveedor con sus
estatus actuales.
Figura 4.1.4.2 Pantalla Estatus Factura
a. En esta pantalla se visualizarn todas las facturas excepto las que hayan
sido Eliminadas.
b. El listado de las facturas se podr ordenar dando doble clic en el nombre
del encabezado de la columna a la cual desee ordenar.
c. Tambin podr consultar alguna factura capturando algn carcter o
nmero en los filtros de bsqueda de la parte superior del listado.
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Figura 4.1.4.3 Filtros de bsqueda en Estatus Factura
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4.1.5 Estatus de Nota de crdito
Los estatus que puede tener una Nota de Crdito son: Nota de Crdito
Estatus Descripcin
Validada
Se encuentra validada la autenticidad de la Nota de Crdito ante el SAT
mediante un PAC.
Autorizada El Comprador autoriz la Nota de Crdito
Enviada a CXP
Ha sido enviada al Responsable de Cuentas por Pagar por el Responsable
de Almacn para su planeacin en el proceso de pago
Pagada
El Responsable de Cuentas por Pagar proces la nota de crdito con su
correspondiente factura.
Eliminada El Proveedor Elimin la Nota de Crdito
Rechazada Indica que la Nota de Crdito ha sido rechazada por el Comprador.
Tabla 4.1.5.1 Estatus de una Nota de Crdito
1. Para consultar los Estatus de las Notas de Crdito seleccione esta opcin del
men Proveedores.
Figura 4.1.5.1 Estatus de Nota de crdito.
2. Se mostrar la pantalla correspondiente a Estatus Nota de crdito.
Figura 4.1.5.2 Pantalla Estatus de Notas de crdito.
a. En esta pantalla se visualizarn todas las notas de crdito del proveedor
excepto las que hayan sido Eliminadas.
b. El listado de las notas de crdito se podr ordenar dando doble clic en el
nombre del encabezado de la columna a la cual desee ordenar.
c. Tambin se podr buscar en el listado capturando algn carcter o
nmero en los filtros de bsqueda de la parte superior del listado.
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Figura 4.1.5.3 Filtros de Bsqueda en Estatus de Notas de crdito.
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4.1.6 Eliminar Facturas
1. Para Eliminar Facturas seleccione esta opcin en el men Proveedores.
Figura 4.1.6.1 Eliminar Facturas.
2. Se desplegar la pantalla correspondiente para Eliminar Facturas.
Figura 4.1.6.2 Pantalla Eliminar Facturas.
3. En la pantalla seleccionada se encuentra un filtro de bsqueda al inicio el cual
puede realizarse por N de pedido, contrato o Factura.
a. Si conoce el N de pedido, contrato o Factura deber capturarlo y dar
clic en el botn de .
b. De lo contrario, podr buscarlo dando clic en el botn de bsqueda
del N de pedido, contrato o Factura segn se desee.
Seleccione un rango de fechas del Pedido/Contrato/Factura y
presione el botn .
Figura 4.1.6.3 Seleccin de rango de fechas de pedidos
Seleccione un Pedido/Contrato/Factura dando clic en el botn .
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Figura 4.1.6.4 Bsqueda de pedido
4. Se mostrar la informacin de acuerdo su consulta, as como las facturas
relacionadas:
Figura 4.1.6.5 Ejemplo del resultado de una consulta de un Contrato
5. En caso de que as lo desee, al seleccionar el botn proceder a
limpiar la informacin consultada.
6. Al realizar la consulta por Pedido o por Factura, se habilitar el botn
para mostrar el pedido en formato PDF, el cual mostrar le leyenda
de Documento no vlido.
Figura 4.1.6.6 Ejemplo de un Pedido mostrado con la leyenda Documento no vlido.
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7. Para ver el CFDI ya sea con formato XML o PDF, presionar el cono de
correspondiente al formato deseado.
Figura 4.1.6.7 PDF Factura
Figura 4.1.6.8 XML Factura
8. Seleccione la factura para ver su detalle.
Figura 4.1.6.9 Informacin de la factura
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9. El sistema verificar que la factura se encuentre en estatus de Validada y no
tenga notas de crdito relacionadas.
a. Este estatus se obtiene solo por la revisin del SAT mediante un PAC.
b. Si la factura se encuentra en otro estatus, el sistema indicar lo
siguiente:
Figura 4.1.6.10 Notificacin
10. Seleccione el botn de eliminar .
11. Se mostrar la siguiente pantalla:
Figura 4.1.6.11 Mensaje al eliminar una factura en donde se captura el motivo de la eliminacin.
12. Capture sus comentarios u observaciones referentes a la razn de la eliminacin
de la factura.
13. D clic en
14. Se mostrar el siguiente mensaje:
Figura 4.1.6.12 Mensaje que indica que la eliminacin se realiz correctamente.
15. D clic nuevamente en .
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16. La factura ha sido eliminada del Sistema.
17. Se actualizarn el Total, Saldo y Recibido del pedido:
Figura 4.1.6.13 Actualizacin del Total, Saldo y Recibido en el Pedido
Nota: Una factura que ha sido Eliminada por el Proveedor podr volverse a registrar en la aplicacin en caso que as lo desee.
18. Se enviar automticamente una alerta al correo electrnico del Responsable de
Almacn.
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4.1.7 Eliminar Notas de Crdito
1. Para Eliminar Notas de Crdito seleccione esta opcin en el men Proveedores.
Figura 4.1.7.1 Eliminar Notas de Crdito.
Figura 4.1.7.2 Pantalla Eliminar Notas de Crdito.
2. En la pantalla seleccionada se encuentra un filtro de bsqueda al inicio el cual
puede realizarse por N de pedido, contrato o Factura.
a. Si conoce el N de pedido, contrato o Factura deber capturarlo y dar
clic en el botn de .
b. De lo contrario, podr buscarlo dando clic en el botn de bsqueda
del N de pedido, contrato o Factura segn se desee.
Seleccione un rango de fechas del Pedido/Contrato/Factura y
presione el botn .
Figura 4.1.7.3 Seleccin de rango de fechas de pedidos
Seleccione un Pedido/Contrato/Factura dando clic en el botn .
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Figura 4.1.7.4 Bsqueda de pedido
3. Seleccionar el botn para realizar la consulta
Figura 4.1.7.5 Consultar por Pedido
a. Cuando se captura el Nmero de factura, se cargarn automticamente el
campo de Pedido o Contrato al que corresponda la factura y desplegar la
informacin.
Figura 4.1.7.6 Ejemplo de una Consulta por Nmero de Factura
4. Para ver el pedido consultado o el pedido relacionado a la factura consultada,
dar clic en el botn , el cual se mostrar con la leyenda de
Documento No Vlido.
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Figura 4.1.7.8 Ejemplo de Pedido
5. Para ver el CFDI ya sea con formato XML o PDF, presionar el cono de
correspondiente al formato deseado.
Figura 4.1.7.9 PDF Factura
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Figura 4.1.7.10 XML Factura
6. Seleccione la factura y se desplegarn las notas de crdito que contiene la
factura.
7. Seleccione la nota de crdito deseada y se mostrar el detalle de dicha nota de
crdito.
Figura 4.1.7.11 Consulta de informacin
8. Selecciona el botn de eliminar .
9. El sistema enviar el siguiente mensaje en el que debe indicar en Comentarios
u observaciones la razn de la eliminacin:
Figura 4.1.7.12 Notificacin
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10. Dar clic en
11. Se mostrar el siguiente mensaje:
Figura 4.1.7.13 Notificacin de operacin correcta
12. La nota de crdito ha quedado eliminada de la aplicacin.
Nota: Una factura que ha sido Eliminada por el Proveedor podr volverse a registrar en la aplicacin en caso que as lo desee.
13. Se enviar automticamente una alerta al correo electrnico del Comprador.
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4.2 Ayuda
4.2.1 Manual
1. Seleccione en el Men de Ayuda la opcin de Manual.
Figura 4.2.1.1 Manual
2. Se despliega la pantalla correspondiente a Manual
Figura 4.2.1.2 Pantalla de Manual
3. Seleccione el botn y se descargar el Manual en formato PDF.
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Manual del Proveedor
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4.3 Recuperacin de Contrasea para Proveedores de COMIMSA.
4.3.1 Olvid su contrasea?
1. En la pgina: https://www.comimsa.com.mx/bovedaadq/Login.aspx seleccione la opcin de Olvid su Contrasea?
Figura 4.3.1.1 Pantalla de Autenticacin
2. Se mostrar la siguiente pantalla:
Figura 4.3.1.2 Pantalla de Recuperacin de Contrasea
3. Capture su usuario y el texto mostrado
a. En caso de no entender el Cdigo mostrado, d clic en el texto Mostrar otro cdigo y captrelo.
4. D clic en el botn .
5. Se enviar un correo al Proveedor con la informacin de acceso al sistema.
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4.4 Preregistro de Proveedores.
4.4.1 Registrarse Ahora.
1. En la pgina: https://www.comimsa.com.mx/bovedaadq/Login.aspx seleccione la opcin de Registrarse Ahora:
Figura 4.4.1.1 Pantalla de Autenticacin
2. Se mostrar la siguiente pantalla en la cual podr registrar su informacin todo
aquel que desee ser candidato a proveedor de la Corporacin Mexicana de
Investigacin en Materiales S.A. de C.V.
Figura 4.4.1.2 Pantalla para Preregistro de un Proveedor
3. Una vez capturados los datos, dar clic en el botn de .
4. Se mostrar la siguiente pantalla en la que deber capturar el texto mostrado:
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Figura 4.4.1.3 Pantalla para la captura del texto mostrado durante el proceso del preregistro.
a. En caso de no entender el Cdigo mostrado, d clic en el texto Mostrar otro cdigo y captrelo.
5. D clic en el botn .
6. Se concluye Preregistro del Proveedor
7. Se enviar automticamente un correo al Responsable de Adquisiciones para su
evaluacin.
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5 Abreviaciones, Acrnimos y Definiciones
Abreviacin, Acrnimo, Trmino Definicin
CFDI Comprobante Fiscal Digital por Internet, responde al modelo de factura Electrnica vigente en Mxico desde enero de 2011.
PAC Proveedor Autorizado de Certificacin
COMIMSA Corporacin Mexicana de Investigacin en Materiales S.A. de C.V.
SAT Servicio de Administracin Tributaria
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