MANUAL PENGGUNA -...
Transcript of MANUAL PENGGUNA -...
MANUAL eLETTER v1.0
MANUAL PENGGUNA
SISTEM PENGURUSAN SURAT-MENYURAT (eLETTERS)
UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG
Pejabat Naib Canselor Jabatan Pendaftar
Pusat Teknologi Maklumat & Komunikasi PTMK
OGOS 2009
MANUAL eLETTER v1.0
1.0 MENGAKSES SISTEM
Semua staf yang telah dipilih oleh Ketua Jabatan diberikan Kata
Nama dan Kata Laluan untuk mengakses eLetters. Maklumat asas
akan digunakan bagi tujuan pendaftaran dan pengesahan seperti
Rajah 1.
Rajah 1
Berikut merupakan maklumat yang dapat diakses melalui aplikasi
ini:
Senarai Surat Masuk Senarai surat masuk mengikut PTJ
Senarai Surat Keluar Senarai surat keluar mengikut PTJ
Daftar Surat Masuk Daftar masuk bagi semua yang
diterima
Daftar Surat Keluar Daftar keluar bagi semua yang
dihantar
Laporan Statistik secara data berjadual dan
graf mengikut bulan/tahun
Carian Carian rekod surat
MANUAL eLETTER v1.0
Aplikasi eLetter dapat diakses melalui
http://apps-cfm.ump.edu.my/eletter seperti Rajah 2.
Rajah 2
Pengguna perlu login menggunakan Kata Nama dan Kata
Laluan yang diberikan bagi log masuk seperti Rajah 3.
Rajah 3
Masukkan
Kata Nama dan
Kata Laluan
MANUAL eLETTER v1.0
Kata laluan yang diberikan perlu ditukar sebaik sahaja kali pertama
mengakses sistem seperti Rajah 4. Pengguna adalah
bertanggungjawab untuk memastikan kerahsiaan dan
keselamatan Kata Nama dan Kata Laluan sepanjang masa
bagi mengelakkan penyalahgunaan.
Rajah 4
Klik Link
Tukar Kata
Laluan
Masukkan Kata
Laluan Baru
MANUAL eLETTER v1.0
Skrin seperti Rajah 5 dipaparkan setelah berjaya mengakses sistem.
Rajah 5
2.0 SENARAI SURAT MASUK/KELUAR
Senarai surat berfungsi untuk memaparkan keseluruhan surat yang diterima oleh PTJ berkenaan. Status bagi setiap surat terdiri daripada:
• Semakan Ketua Jabatan • Edaran • Simpanan Pejabat • Belum Ambil Tindakan • Telah Ambil Tindakan • Surat Dihantar • Surat Masuk • Surat Keluar
2.1 Semakan Ketua Jabatan
) Semakan Ketua Jabatan bermaksud surat tersebut
berada dalam semakan/perhatian Ketua Jabatan
dan belum dicatat apa-apa tindakan yang perlu
dibuat.
2.2 Edaran
) Edaran bermaksud surat tersebut telah diambil
tindakan dan telah dibuat edaran sama ada
MANUAL eLETTER v1.0
edaran secara staf dalaman atau lain-lain PTJ
yang berkenaan.
2.3 Simpanan Pejabat
) Simpanan Pejabat bermaksud surat tersebut telah
dimasukkan ke dalam fail simpanan setelah proses
tindakan diambil
2.4 Belum Ambil Tindakan
) Belum Ambil Tindakan bermaksud surat yang
dihantar kepada individu atau PTJ berkaitan,
namun tindakan belum lagi dibuat/dilaksanakan.
2.5 Telah Ambil Tindakan
) Telah Ambil Tindakan bermaksud surat yang
dihantar kepada individu atau PTJ berkaitan dan
tindakan telah dibuat/dilaksanakan.
2.6 Telah Dihantar
) Telah Dihantar bermaksud surat tersebut telah
dihantar sama ada secara faks, memo, emel dan
sebagainya.
2.7 Surat Masuk
) Surat masuk bermaksud surat tersebut diterima
daripada individu, lain-lain PTJ, agensi luar dan
sebagainya dan direkodkan status surat masuk.
2.8 Surat Keluar
) Surat keluar bermaksud surat tersebut dikeluarkan kepada individu, PTJ lain, agensi dan sebagainya.
**Bagi PTJ yang menerima surat berkenaan, ianya
akan direkod sebagai surat masuk.
MANUAL eLETTER v1.0
3.0 PENDAFTARAN SURAT MASUK/SURAT KELUAR
� Surat Masuk
Maklumat yang diperlukan dalam Proses Pendaftaran
Surat Masuk adalah seperti berikut:
• Tajuk/Perkara
• Daripada
• Keterangan Ringkas
• Catatan
• No. Fail/Rujukan
• Tarikh Terima (dd/mm/yyyy)
• Fail Berkaitan
• Tarikh Difailkan (dd/mm/yyyy)
• Status (rujuk perkara 2.0)
• Dimasukkan oleh (maklumat individu yang merekod
surat)
RAJAH 6
MANUAL eLETTER v1.0
� Surat Keluar
Maklumat yang diperlukan dalam Proses Pendaftaran
Surat Keluar adalah seperti berikut:
• Tajuk/Perkara
• Keterangan Ringkas
• Catatan
• No. Fail/Rujukan
• Tarikh Dihantar (dd/mm/yyyy)
• Fail Berkaitan
• Tarikh Difailkan (dd/mm/yyyy)
• Status (rujuk perkara 2.0)
• Dimasukkan oleh (maklumat individu yang merekod
surat)
RAJAH 7
MANUAL eLETTER v1.0
4.0 LAPORAN
Terdapat dua (2) jenis laporan yang disediakan, iaitu:
� Surat Masuk mengikut bulan-tahun � Surat Keluar mengikut bulan-tahun
Kesemua laporan ini digambarkan secara data berjadual dan graf (bar chart) seperti Rajah 8
RAJAH 8
MANUAL eLETTER v1.0
5.0 CARIAN Carian memberi kemudahan kepada staf yang menguruskan urusan
surat-menyurat dalam menjejak lokasi surat disimpan dalam elektronik. Carian boleh dibuat melalui:
• Tajuk Surat; atau • Daripada ; atau • Tarikh Surat Diterima ; atau • Tarikh Dikeluarkan ; atau • No. Rujukan
MANUAL eLETTER v1.0
6.0 PENGUBAHSUAIAN DATA MASUKAN Data yang dimasukkan/didaftarkan tidak boleh diubahsuai (edit)) /dihapuskan (delete) oleh individu lain melainkan individu yang berkenaan sahaja. Ini bertujuan untuk mengurangkan risiko kehilangan dan pengubahsuaian dalam transaksi.
Secara umumnya, bagi staf yang bertanggungjawab terhadap surat-surat masuk/keluar jabatan di mana ianya didaftarkan oleh staf berkenaan, maka surat tersebut dibenarkan oleh individu lain (PTJ sama) membuat proses Edaran Dalama/Luar PTJ sahaja. Ini memastikan transaksi boleh lagi berlaku sekiranya staf berkenaan bercuti/luar pejabat pada keadaan yang memerlukannya surat itu dibuat edaran. Klik pada icon seperti Rajah 10 Edit
Delete
Rajah 10
MANUAL eLETTER v1.0
7.0 MUAT NAIK DOKUMEN
Bagi surat yang didaftarkan secara surat masuk/surat keluar, dokumen digital (setelah diimbas–scan) boleh dikepilkan bersama seperti Rajah 11 Klik pada icon
Rajah 11
MANUAL eLETTER v1.0
8.0 EDARAN SURAT
Edaran surat boleh diedarkan secara:
• Staf Dalaman PTJ • Lai-lain PTJ
Pada bahagian senarai masuk dan senarai keluar, anda akan dapati pada bahagian tindakan tercatat ”Edaran Dalam | Luar” seperti di Rajah 12
Rajah 12
Disediakan oleh: Wan Azlee Bin Hj. Wan Abdullah Ketua Bahagian Aplikasi & Pembangunan Sistem Pusat Teknologi Maklumat & Komunikasi Universiti Malaysia Pahang
Dengan Kerjasama:
Cik Nooraziah Binti Abdul Ghaffar
Pn. Fairuz Zeehan Binti Jalaluddin
Pejabat Naib Canselor