MANUAL ÚNICO DE RENDICIÓN DE CUENTAS MURC · 2.5 ¿CUÁLES SON LAS HERRAMIENTAS EN LA ETAPA DE...
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MANUAL ÚNICO DE RENDICIÓN DE CUENTAS MURC MUNICIPIO DE ITAGÜÍ
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MANUAL ÚNICO DE RENDICIÓN DE CUENTAS MURC
MUNICIPIO DE ITAGÜÍ
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CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 5
1. GENERALIDADES .................................................................................................... 6
1.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................ 6
1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: .................................................................................. 6
1.3 ALCANCE ............................................................................................................... 7
1.4 NORMATIVIDAD ..................................................................................................... 7
2. SOBRE LA RENDICIÓN DE CUENTAS .................................................................... 8
2.1 QUÉ ES Y QUÉ NO ES LA RENDICIÓN DE CUENTAS ....................................... 8
2.2 ¿QUIÉNES PIDEN CUENTAS? ............................................................................. 9
Órganos de control .................................................................................................... 9
La ciudadanía ............................................................................................................ 9
Instancias de participación ciudadana ....................................................................... 9
Los medios de comunicación ................................................................................... 10
Control político ......................................................................................................... 10
Cooperantes ............................................................................................................ 10
2.3 ¿CUÁNDO SE RINDE CUENTAS? ..................................................................... 10
2.4 ¿QUÉ SON LAS ACTIVIDADES, LOS INSTRUMENTOS, LAS TÉCNICAS, Y LOS
ESPACIOS DE DIÁLOGO? ........................................................................................ 11
Actividades .............................................................................................................. 11
Espacios o mecanismos de diálogo: ........................................................................ 11
Técnicas .................................................................................................................. 11
2.5 ¿CUÁLES SON LAS HERRAMIENTAS EN LA ETAPA DE APRESTAMIENTO? 11
2.5.1 Capacitación equipo líder rendición de cuentas: ............................................ 11
2.5.2 Identificación de dependencias y enlaces para la rendición de cuentas. ........ 12
2.5.3 Matriz de enlaces por dependencias y experiencias de relacionamiento. ...... 13
2.5.4 Identificación de actores y grupos interesados. .............................................. 14
2.5.5 Instrumento Mapa de actores y grupos de valor. ............................................ 15
2.5.6 Actividad Análisis de entorno. ......................................................................... 17
3
2.5.7 Actividad Identificación de temas prioritarios para la Rendición de Cuentas .. 20
3. HERRAMIENTAS EN LA ETAPA DE DISEÑO .................................................... 21
3.1 Actividad Autodiagnóstico de Rendición de Cuentas. ....................................... 21
3.2 Actividad Elaboración de la estrategia de rendición de cuentas. ....................... 22
Elementos para tener en cuenta para la aplicación del instrumento: .......................... 23
3.3 Instrumento Estrategia de rendición de cuentas. ............................................... 24
3.4 Instrumento Cadena de Valor de la estrategia de rendición de cuentas. ........... 24
4. HERRAMIENTAS EN LA ETAPA DE PREPARACIÓN ........................................... 26
4.1 Actividadad Identificación de actores y grupos interesados ............................... 26
4. 2 Actividad Consulta a los grupos de interés. ...................................................... 27
4.3 Actividad Identificación de las necesidades de información y diálogo. .............. 28
4.4 Actividad Guía de metodología de análisis por derechos. ................................ 30
4.5 Actividad ABC formulación de indicadores. ....................................................... 32
4.6 Actividad elaboración de informe ....................................................................... 35
4.7 Actividad Fortalecimiento de la petición de cuentas .......................................... 37
4.8 Actividad Convocatorias de los actores y grupos de interés para participar en los
espacios de rendición de cuentas. ........................................................................... 39
4.9 Actividad Elaboración del componente de comunicaciones. ............................ 41
4.10 Instrumento Matriz de relacionamiento de Objetivos de Desarrollo Sostenible -
ODS- Derechos Humanos – Planeación. ................................................................. 48
5. HERRAMIENTAS EN LA ETAPA DE EJECUCIÓN. ............................................... 48
5.1 Actividad Consulta a los grupos de interés. ....................................................... 48
5.2 Actividad Identificación de las necesidades de información y diálogo. .............. 49
5.3 Actividad Buenas prácticas Comunicación visual .............................................. 51
5.4 Actividad Diseñar la agenda para las jornadas de diálogo. ............................... 52
5.5 Actividad Jornadas de diálogo participativo. ...................................................... 53
6. HERRAMIENTAS EN LA ETAPA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN ................ 68
6.1. Actividad Elaboración Tablero de Control ......................................................... 68
6.2 Actividad Seguimiento a compromisos .............................................................. 71
4
6.3 Actividad Plan de acciones de mejora ............................................................... 73
6.4 Actividad Informe de seguimiento y el control a la implementación y a los avances
de las actividades de rendición de cuentas consignadas en el Plan Anticorrupción y
de atención al ciudadano por parte de la oficina de control interno. ........................ 76
6.5 Actividad Retroalimentación de los resultados de rendición de cuentas a los
grupos de interés. .................................................................................................... 79
6.6 Actividad Evaluación interna. ............................................................................. 82
6.7 Actividad Elaboración participativa de la estrategia de rendición de cuentas. ... 84
Dirigido a: jefes de dependencia, área de planeación, control interno. Equipo líder de
rendición de cuentas. ............................................................................................... 86
Modalidad Presencial / Virtual ................................................................................. 86
7. TÉCNICAS QUE SE PUEDEN UTILIZAR EN LA RENDICIÓN DE CUENTAS .... 88
7.1 Técnica Lenguaje claro ...................................................................................... 88
7.2 Técnica Auto evaluación – reflexividad .............................................................. 89
7.3 Técnica Negociación y abordaje de conflictos ................................................... 91
7.4 Técnica Relacionamiento de los grupos de interés ........................................... 95
7.5 Técnica Equipos de trabajo basado en proyectos. ............................................ 97
7.6 Técnica Uso de las tecnologías de información para la rendición de cuentas. .. 98
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INTRODUCCIÓN
Esta concepción de la rendición de cuentas está respaldada jurídicamente en el Artículo
48 de la Ley 1757 de 2015, por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción
y protección del derecho a la participación democrática, que define la rendición de
cuentas como: El proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos,
metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, el Municipio de
Itagüí y sus servidores públicos informan, explican y dan a conocer los resultados de su
gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos
de control, a partir de la promoción del diálogo.
El MURC facilita el diseño de la estrategia de rendición de cuentas en el Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano en atención a la dimensión de valores para resultados del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión –MIPG-
El Manual – MURC- está disponible para los grupos de valor y los ciudadanos con el fin
de facilitar la consulta e interactividad con los contenidos y etapas metodológicas según
características específicas por grupo de usuario.
La rendición de cuentas es una expresión de control social que comprende acciones de
petición de información y explicaciones, así como la evaluación de la gestión (Artículo
48).
Por su parte, desde la política pública, en el documento CONPES 3654 de 2010, la
rendición de cuentas, las organizaciones estatales y los servidores públicos enfrentan
premios o sanciones por sus actos. Las instituciones públicas, organismos
internacionales, los ciudadanos y la sociedad civil tienen el derecho de recibir
información, explicaciones y la capacidad de imponer sanciones o premios, al menos
simbólicos
En este sentido, la rendición de cuentas basada en derechos humanos aporta a la
construcción de paz, en tanto ésta, en su sentido amplio y profundo, es el resultado de
transformaciones económicas, políticas, sociales, el reconocimiento de la pluralidad y,
por supuesto, el respeto de la autonomía en las decisiones sobre la vida del territorio y la
transformación pacífica de los conflictos.
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1. GENERALIDADES
1.1 OBJETIVO GENERAL
Establecer la Rendición de Cuentas como un ejercicio permanente y transversal que se
oriente a afianzar la relación Estado-ciudadano, que permita mantener a los ciudadanos
informados de la gestión del Municipio de Itagüí
1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Garantizar que la ciudadanía en general y los servidores públicos del ente administrativo,
conozcan con anterioridad las reglas que deben tener en cuenta para la efectiva
realización del ejercicio de Rendición de Cuentas a la ciudadanía, mediante un proceso
claro y transparente.
Informar, explicar y justificar en lenguaje comprensible diálogos participativos entre el
Municipio de Itagüí y sus grupos de valor en todo el ciclo de la gestión pública.
Evidenciar las múltiples acciones que desarrolla la entidad para cumplir su propósito
fundamental (misión, razón de ser u objeto social), involucrando a los grupos de valor de
manera corresponsable en el cumplimiento de la misma.
Generar innovación en la gestión pública incorporando propuestas participativas para el
buen desarrollo de los objetivos de su entidad.
Tomar decisiones a partir del diálogo con los Grupos de valor.
Fomentar la transparencia en la gestión de la administración pública.
Consolidar el gobierno abierto.
Constituir un ejemplo de buen gobierno.
Garantizar y fomentar el derecho de la ciudadanía y la sociedad civil a pedir cuentas como
un ejercicio de control social a la gestión pública.
Promover la participación democrática.
Fortalecer la relación de la ciudadanía con el Estado y los órganos de control.
Cumplir con la responsabilidad del Estado de rendir cuentas, de acuerdo con lo
establecido en el Artículo 50 de la Ley 1757 de 2015.
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1.3 ALCANCE
El Manual único de Rendición de Cuentas traza los lineamientos metodológicos para que
la entidad y los servidores públicos de la entidad adelanten acciones concretas que se
conviertan en instrumentos de participación de la sociedad civil ciudadana,
organizaciones sociales, grupos de interés, empresas, veedurías ciudadanas, medios de
comunicación, los usuarios y clientes de la entidad a través de los diferentes medios y
herramientas de comunicación disponibles que faciliten el acceso a la información
publicada y lograr una interacción donde los diferentes actores expresen su opinión,
inquietudes quejas sobre los resultados de la gestión de la Alcaldía del Municipio de Itagüí
y ésta pueda responder con total responsabilidad y trasparencia.
1.4 NORMATIVIDAD
De acuerdo con los principios y derechos constitucionales, el poder puede ser controlado
por los ciudadanos, entre otros a través del derecho a: la participación (artículos 2, 3 y
103), a la información (artículos 20, 23 y 74), a la participación en el control del poder
político (artículo 40), así como del derecho a vigilar la gestión pública (artículo 270).
(Constitución Política del Estado Colombiano, 1991)
Art. 43. Informes del Gobernador o Alcalde
Ley 489 de 1998: Organización y funcionamiento de la Administración Pública
Ley 594 de 2000: General de Archivos
Art. 34: Deberes de todo servidor público
Ley 850 de 2003: Veedurías Ciudadanas
Ley 962 de 2005: Racionalización de trámites y procedimientos administrativos
Ley 1437 de 2011: Código de Procedimiento administrativo y de lo Contencioso
Administrativo
Ley 1474 de 2011: Estatuto Anticorrupción
Ley 1551 de 2012: Nuevo Régimen Municipal
Ley 1712 de 2014: Transparencia y Derecho de Acceso a la Información Pública
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Ley 1757 de 2015. Dicta disposiciones en materia de promoción y protección del derecho
a la participación democrática.
Decreto 3851 de 2006. Organiza un sistema de aseguramiento de la calidad,
almacenamiento y consulta de la información básica colombiana
Decreto 028 de 2008
Decreto 415 de 2016.
Decreto 126 de 2016.
Decreto 270 de 2017. Participación de los ciudadanos o grupos de interesados en la
elaboración de proyectos específicos de regulación
Decreto 1499 de 2017
2. SOBRE LA RENDICIÓN DE CUENTAS
2.1 QUÉ ES Y QUÉ NO ES LA RENDICIÓN DE CUENTAS
LA RENDICIÓN DE CUENTAS ES: LA RENDICIÓN DE CUENTAS NO ES:
Un proceso que se basa en la interrelación del Estado-
ciudadano.
Una audiencia o un evento aislado que se da una
vez al año.
Una relación que promueve la representación de
quienes históricamente queda excluidos por razones
de género, etnia, clase o cualquier tipo de
discriminación.
Un evento al que solo asisten servidores públicos y
el equipo que llevó a cabo el informe de rendición
de cuentas.
La presentación de informes y generación de diálogos
en lenguaje claro y comprensible para los grupos de
valor.
La presentación de informes en un lenguaje técnico
y poco comprensible al ciudadano.
Promover acciones colectivas y de diálogo en cada
momento del ciclo de la gestión pública con base en
información sustentada en la realidad.
Brindar información mediante un informe que omite
los incumplimientos o dificultades que se hallaron y
solo da cuenta de lo que se ha cumplido.
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Un proceso articulado con el control social,
disciplinario, político y fiscal que implica reconocer el
rol del ciudadano en la gestión pública y viceversa.
Publicar información institucional únicamente en la
página web sin utilizar otros mecanismos de acceso
y diálogo sobre la información.
Un proceso participativo y de aprendizaje continúo. No
hay fórmulas únicas, se requiere innovar para cada vez
hacerlo mejor.
Un proceso desarticulado y repetitivo que se
efectúa para cumplir con las normas
La capacidad como organismo público para responder
a los ciudadanos y los compromisos asumidos.
Ausencia de compromisos y acciones de mejora
producto del diálogo con los grupos de interés.
Autoridades y entidades de la administración pública de La Rama Ejecutiva del Poder
Público del nivel territorial: los gobernadores y alcaldes son responsables de liderar dicho
proceso con el apoyo de sus equipos de gobierno, las secretarías de despacho,
departamentos administrativos y entidades descentralizadas, distintas de las empresas
industriales, y comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta que
desarrollen actividades comerciales en competencia.(Parágrafo del artículo 50, Ley 1757
de 2015)
2.2 ¿QUIÉNES PIDEN CUENTAS?
Órganos de control
Realizan un control horizontal institucional al ejercicio del poder público, de acuerdo con sus facultades legales: Procuraduría General de la Nación, Defensoría del Pueblo, Personerías Municipales, Contraloría General de la República y contralorías Departamentales y Municipales, cuya función es la vigilancia y control preventivo o de sanción.
La ciudadanía
En ejercicio del poder ciudadano y el derecho a vigilar la gestión pública, los ciudadanos realizan el control social de forma individual o colectiva, a través de diversos mecanismos y acciones de participación, vigilando el cumplimiento del mandato otorgado a los gobernantes.
Instancias de participación ciudadana
Las instancias de participación son espacios de interlocución permanente con diferentes niveles de influencia de la ciudadanía en la administración, respecto a temas específicos de la gestión pública; las cuales han sido creadas por una norma nacional, regional o
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local (por ejemplo: veedurías ciudadanas, o consejos territoriales de planeación, entre otros). Desde estas instancias se realiza la petición de cuentas sobre temas generales y algunas contemplan la función de control y seguimiento.
Los medios de comunicación
El periodismo de investigación puede actuar como una fuerza que a través de la información controla, los eventuales abusos de poder. La prensa puede realizar monitoreo especial al gobierno local, mediante reportajes y la difusión de información pública en temas de interés ciudadano.
Control político
Las corporaciones públicas realizan control político, la rendición de cuentas es un insumo para este proceso.
Cooperantes
La gobernanza incorpora varios actores que apoyan y cooperan en la gestión pública
como organismos internacionales o financiadores privados.
2.3 ¿CUÁNDO SE RINDE CUENTAS?
Se rinde cuentas todo el tiempo porque es un proceso permanente que obliga a las
entidades del Estado a responder a los interesados por las obligaciones orientadas a la
garantía de derechos y el cumplimiento de los fines del propio Estado, que se concretan
en la misión de cada institución. Por tanto, durante todo el ciclo de la gestión pública,
cada entidad debe desarrollar acciones encaminadas a configurar la rendición de cuentas
como un proceso permanente.
La rendición de cuentas, entendida como proceso, va más allá de la programación de
eventos aislados, y obliga a las autoridades públicas y los servidores a formular una
estrategia con actividades permanentes para informar y explicar sus actuaciones, así
como escuchar y dialogar con los grupos de valor para mejorar la gestión pública.
En este sentido, el artículo 52 de la ley 1757 de 2015, plantea que: "Las entidades de
la Administración Pública nacional y territorial, deberán elaborar anualmente una
estrategia de Rendición de Cuentas, cumpliendo con los lineamientos del Manual
Único de Rendición de Cuentas, la cual deberá ser incluida en el Plan
Anticorrupción y de Atención a los Ciudadanos".
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2.4 ¿QUÉ SON LAS ACTIVIDADES, LOS INSTRUMENTOS, LAS TÉCNICAS, Y LOS
ESPACIOS DE DIÁLOGO?
Actividades
Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir los objetivos, consiste en la ejecución de ciertos procedimientos o tareas mediante la utilización de los recursos por parte de un responsable. Son el conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una persona o unidad administrativa como parte de una función asignada que en su conjunto permiten el cumplimiento de objetivos.
Espacios o mecanismos de diálogo:
Los espacios de diálogo son escenarios de encuentro entre los representantes de las entidades públicas que rinden cuentas y los interesados (usuarios de bienes y servicios, ciudadanos, organizaciones sociales, gremios, órganos de control, medios de comunicación entre, otros) con el fin de conversar y escuchar a sus interlocutores y crear condiciones para que estos puedan preguntar, escuchar y hablar sobre la información institucional [1]. El resultado del diálogo deber ser una nueva forma de entender los resultados de la gestión. Los espacios de diálogo son transversales a todas las etapas.
Técnicas
Hace referencia a los recursos o procedimientos concretos que operacionalizan un método. Las técnicas se vinculan con las destrezas y habilidades de una persona que requiere usar estos procedimientos o recursos, que, a la vez, se desarrollan por el aprendizaje y la experiencia. Frecuentemente los Manuales se centran en aspectos operativos, pero el enfoque de rendición de cuentas demanda el desarrollo de técnicas transversales para el proceso. Las técnicas son transversales a todas las etapas.
2.5 ¿CUÁLES SON LAS HERRAMIENTAS EN LA ETAPA DE APRESTAMIENTO?
2.5.1 Capacitación equipo líder rendición de cuentas:
El proceso de capacitación del equipo de trabajo debe orientar el desarrollo de un nivel
de desempeño óptimo, en cada uno de los siguientes aspectos:
Indicadores de desempeño
Niveles de desempeño
Bajo Medio Alto Òptimo
Reflexiona sobre el concepto de RC y su importancia.
No reflexiona sobre el concepto de RC y su importancia
Reflexiona parcialmente sobre el concepto de RC y su importancia.
Reflexiona sobre el concepto de RC y su importancia.
Promueve la reflexión con otros sobre el concepto de RC y su importancia.
Conoce qué es la RC Basada en enfoque de
No conoce qué es la RC Basada en
Conoce parcialmente qué es la RC Basada
Conoce qué es la RC Basada en enfoque
Expone a otros qué es la RC Basada en
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Indicadores de desempeño
Niveles de desempeño
Bajo Medio Alto Òptimo
Derechos Humanos y Paz
enfoque de Derechos Humanos y Paz
en enfoque de Derechos Humanos y Paz
de Derechos Humanos y Paz
enfoque de Derechos Humanos y Paz
Identifica y aplica cómo se construye la estrategia del proceso de rendición de cuentas
No identifica cómo se construye la estrategia del proceso de RC.
Identifica, pero no aplica cómo se construye la estrategia del proceso de RC
Identifica y aplica cómo se construye la estrategia del proceso de RC
Identifica y aplica con otros cómo se construye la estrategia del proceso de RC
Comprende el componente de diálogo en la RC y sus mecanismos.
No comprende el componente de diálogo en la RC y sus mecanismos.
Comprende el componente de diálogo en la RC, pero no sus mecanismos.
Comprende el componente de diálogo en la RC y sus mecanismos.
Explica a otros el componente de diálogo en la RC y sus mecanismos.
Comprende y aplica la responsabilidad -incentivos en la RC
Comprende y aplica la responsabilidad -incentivos en la RC
Comprende y aplica la responsabilidad -incentivos en la RC
Comprende y aplica la responsabilidad -incentivos en la RC
Comprende y aplica la responsabilidad -incentivos en la RC
Comunica con lenguaje claro en el proceso de RC
No comunica con lenguaje claro en el proceso de RC
Comunica parcialmente con lenguaje claro en el proceso de RC
Comunica con lenguaje claro en el proceso de RC
Comunica e invita a otros a comunicar con lenguaje claro en el proceso de RC
Potencializa las habilidades para el trabajo en equipo orientado a la RC
No potencializa las habilidades para el trabajo en equipo orientado a la RC
Potencializa parcialmente las habilidades para el trabajo en equipo orientado a la RC
Potencializa las habilidades para el trabajo en equipo orientado a la RC
Potencializa las habilidades de los otros para el trabajo en equipo orientado a la RC
Actúa con integridad en el proceso de RC
No actúa con integridad en el proceso de RC
No siempre actúa con integridad en el proceso de RC
Actúa con integridad en el proceso de RC
Actúa e invita a otros a actuar con integridad en el proceso de RC
Promueve la petición de cuentas como complemento a la RC.
No promueve la petición de cuentas como complemento a la RC.
Promueve parcialmente la petición de cuentas como complemento a la RC.
Promueve la petición de cuentas como complemento a la RC.
Promueve ampliamente la petición de cuentas como complemento a la RC.
Monitorea y evalúa contantemente el proceso de RC
No monitorea y evalúa contantemente el proceso de RC
Monitorea y evalúa parcialmente el proceso de RC
Monitorea y evalúa contantemente el proceso de RC
Monitorea y evalúa contantemente el proceso de RC
2.5.2 Identificación de dependencias y enlaces para la rendición de cuentas.
Para identificar las dependencias o instancias a las que les corresponde rendir cuentas,
se propone realizar las siguientes actividades:
Convocar a cada Secretario o Director de dependencia o instancia de la entidad para informar sobre la puesta en marcha del proceso de rendición de cuentas, sus objetivos y las características de las personas que deben participar.
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Delegar al grupo de personas que se constituirán en enlaces para la rendición de cuentas.
Sensibilizar a los grupos de las diferentes dependencias sobre el tema de rendición de cuentas.
Diligenciar una matriz que permita identificar por cada una de las dependencias: el enlace, los grupos de valor y de interés a quienes se les rinde cuentas, los medios que se han utilizado, así como los temas solicitados por los grupos de valor y de interés en materia de rendición de cuentas.
Realizar una plenaria con la participación de todos los grupos de las diferentes dependencias, para que se socialice el ejercicio. Consolidar en la matriz la información suministrada por cada grupo.
Elementos a tener en cuenta: En el cuadro, se encontrarán algunas características que se deben tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Los diferentes actores de la entidad se integran en un ejercicio de participación que permite "DARSE CUENTA" de sus responsabilidades como dependencia o instancia frente a la rendición de cuentas. Les permite a los actores de cada dependencia o instancia, identificar la interacción que tienen en los ejercicios de rendición de cuentas y las necesidades de articulación.
Si no existe un buen momento de preparación para la realización del ejercicio se pueden generar desorientaciones entre los participantes y el no cumplimiento de los objetivos. Si los directores o jefes de cada dependencia o instancia no convocan a los actores que son claves para la realización del ejercicio, la información que suministren no será suficiente.
Es importante que antes de iniciar con el alistamiento para la rendición de cuentas, la entidad realice un taller de sensibilización con los participantes de cada dependencia, para informar sobre la ruta que se va a tener para la rendición de cuentas: alistamiento, diseño, preparación, ejecución y evaluación de rendición de cuentas. Para iniciar con este ejercicio, se debe delegar a personas específicas, al interior de las dependencias, para que se articulen a los ejercicios de rendición de cuentas.
2.5.3 Matriz de enlaces por dependencias y experiencias de relacionamiento.
Se debe hacer el autodiagnóstico
1. Relacione en la casilla el nombre de la dependencia o instancia de la entidad. 2. Coloque en la casilla todos los usuarios a los que se les rinde cuentas: grupos,
organizaciones, mesas de trabajo, juntas de vecinos, grupos que ejercen control social, personas entre otros.
3. Relacione todos los espacios que utiliza para la rendición de cuentas: espacios de dialogo (audiencias, mesas de trabajo, foros, etc.)
4. Relacione todos los medios que utiliza para la rendición de cuentas: vía WEB (información en la página de la entidad), por medio escrito (respuestas a derechos
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de petición, respuestas a quejas y reclamos, periódicos, etc.), programas de televisión o radio.
5. Identifique y relacione el representante enlace de cada una de las dependencias con las que debe coordinarse para la rendición de cuentas.
6. En la casilla a, relacione los temas sobre los cuales se pide rendición de cuentas. En la casilla b, relacione la información específica.
2.5.4 Identificación de actores y grupos interesados.
Con esta actividad se busca identificar a los actores y grupos de interés relevantes en la
rendición de cuentas; entendidos estos como cualquier grupo o individuo que puede
afectar o ser afectado por la consecución de objetivos de la organización (Freeman 1984).
Para su identificación, se debe reconocer que los actores y grupos de interés son los
protagonistas en la rendición de cuentas y que su identificación permite establecer
estrategias acordes con sus características.
Para su caracterización se propone un cuadro que incluye algunos ítems que son de
importancia para la rendición de cuentas, sin embargo, cada entidad puede ubicar los
ítems que considere de acuerdo con la profundización de caracterización que requiera
obtener.
Finalmente, se propone que se realice un análisis del nivel de conocimiento que tengan los actores o grupos de interés de la entidad, el nivel de participación y el tipo de relaciones que se guardan para su visualización en un mapa.
Instrumentos:
Instrumento. Mapa de actores y grupos interesados
Instancias de participación por organizados por Derechos Humanos
Identificación de actores gobierno abierto.
Instancias de participación por organizados por Derechos Humanos
Elementos a tener en cuenta: En el cuadro, se encontrarán algunas características que se deben tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
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Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
El mapa de actores sociales permite representar la realidad de las necesidades y requerimientos de los grupos de valor y de interés, de una manera que contempla la compleja y las particularidades en un momento determinado. Mediante el análisis relacional de actores se pueden establecer estrategias de cambio. Permite identificar mejor los actores a los que se debe dirigir la entidad en sus ejercicios de rendición de cuentas, promoviendo la inclusión y no discriminación.
Se debe tener en cuenta que el mapa de actores debe ir actualizándose frecuentemente ya que la realidad es cambiante. El mapa de actores representa una radiografía temporal de la realidad. Cómo ejercicios de síntesis se pueden dejar de lado otros aspectos importantes, por ello es necesario revisar y actualizar el ejercicio como mínimo cada año. Debe tenerse en cuenta que los actores dentro de una misma categoría no son homogéneos en sus percepciones.
El mapa de actores sociales es una de las herramientas, pero no la única. Es útil elaborar el mapa de actores con la participación de diferentes dependencias de la entidad, ya que lo enriquece. Se recomienda realizar el ejercicio con subgrupos, puede ser por dependencias, ya que permite profundizar en la identificación de actores y en los análisis de relación. Sin embargo, la entidad debe contar con el mapa completo para la elaboración de estrategias de entidad y no por dependencias. Se debe contar con implementos que permitan graficar el mapa con el fin de facilitar el acceso a la información contenida en él.
2.5.5 Instrumento Mapa de actores y grupos de valor.
Paso 1. Conceptualización:
Para iniciar, las personas participantes deben tener claridad como la identificación de actores contribuye a la rendición de cuentas.
Paso 2. Identificar los actores y grupos de interés.
A través de una lluvia de ideas diligenciar el cuadro, teniendo en cuenta las siguientes preguntas orientadoras
1. ¿Qué personas, grupos, organizaciones han venido participando en la elaboración de planes, programas o proyectos?
2. ¿Qué personas, grupos, organizaciones han enviado propuestas de intervenciones para ser incluidas en planes, programas o proyectos?
3. ¿En el último año, qué personas, grupos, organizaciones han solicitado información sobre la ejecución presupuestal?
4. ¿En el último año, qué personas, grupos, organizaciones han solicitado información en relación con el procedimiento de servicio a la ciudadanía?
5. ¿En el último año, que personas, grupos, organizaciones solicitan información en la prestación de un servicio?
6. ¿En el último año, que personas, grupos, organizaciones reclaman por la prestación de un servicio?
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Paso 3. Caracterización de actores y grupos de interés
Se propone que la entidad primero clasifique los actores y los caracterice de acuerdo con el siguiente cuadro:
Matriz de caracterización de actores y grupos de interés
Clasificación actores Nombre del actor ó grupo de interés
Temas de interés
En qué espacios de rendición de cuentas ha participado
Datos de contacto
Organización sin ánimo de lucro
Organización social
Concejo / Partido Político
Sindicatos
Grupos vecindales/veredales
Órganos de control
Otras entidades públicas
Otras cooperación internacional
Veedurías
Instancias de participación
Personas
Paso 4. Analizar niveles de conocimiento, participación y relaciones con la entidad
para la rendición de cuentas
Se busca analizar la influencia que tiene cada actor o grupo de interés en la rendición de cuentas de la entidad de acuerdo con su nivel de conocimiento, participación y relación que guarda con la misma.
a) Conocimiento: Se define como el nivel del conocimiento que tenga el actor o
grupo de interés de la entidad: planes, programas, proyectos, servicios,
presupuesto, entre otras.
a. Alto: Conocimiento de la entidad en general y sus programas, proyectos,
servicios, presupuesto.
b. Medio: conocimiento a profundidad solo del tema de interés que tiene.
c. Bajo- Nulo: desconocimiento de todos los temas, pero persiste en solicitar
información.
b) Participación proactiva: Se define para este caso la frecuencia en la asistencia
a los espacios de rendición de cuentas y su nivel propositivo.
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a. Alto: El actor o grupo de interés participa en varios espacios de rendición
de cuentas y realiza propuestas.
b. Medio: El actor solo participa en un espacio de rendición de cuentas y
realiza propuestas
c. Bajo- Nulo: El actor solo utiliza el medio escrito de manera reiterativa pero
no propone.
c) Relación con la entidad: se identifica como el nivel de apoyo que el actor, grupo
de interés demuestra tener con la entidad.
d) Relaciones fuertes: Predominan percepciones positivas de la entidad y en
algunos casos colabora con la misma para la realización de actividades
e) Relaciones débiles: No se identifican percepciones positivas ni negativas.
f) Relaciones de conflicto: Epredominan percepciones negativas de la entidad y
sus reclamaciones tienden al conflicto.
Paso 5. Elaborar Mapa conocimiento, participación y relaciones
Para la visualización de los actores en cada uno de los ítems trabajados anteriormente, el equipo de trabajo puede utilizar un estilo de cuadrante positivo de coordinadas XY, ubicando en el eje vertical los actores o grupos de interés de acuerdo con su nivel de conocimiento (alto, medio, bajo) y en el eje horizontal, por nivel de participación (alta, media, baja). Posteriormente trazar líneas de acuerdo al tipo de relación que cada actor guarda con la entidad. Para esto puede utilizar líneas enteras para identificar las relaciones fuertes, línea punteada para las relaciones débiles y una línea entera, sobre poniendo una X para las relaciones de conflicto, cómo señala el siguiente ejemplo.
2.5.6 Actividad Análisis de entorno.
Toda organización se inscribe en un contexto específico, sobre el que influyen factores sociales, tecnológicos, económicos, culturales o también políticos o jurídicos. Por ello es importante reconocerlos para analizar las principales tendencias y factores de influencia del entorno antes de desarrollar la estrategia de rendición de cuentas.
Las condiciones se definen como un amplio abanico de fuerzas que actúan desde el exterior sobre la entidad y que, en mayor o menor grado, deben ser aceptadas como posibles contingencias. Es importante distinguir entre el entorno próximo y el entorno general. La observación aquí desarrollada se centra en el entorno general, en el cual, por definición, resulta difícil influir, pero que sí tiene un gran efecto sobre las estrategias de rendición de cuentas
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Para analizar el entorno no existe un camino correcto o un camino equivocado, ni tampoco un único modelo apropiado. Sin embargo, en la práctica, ha resultado útil examinar, como mínimo, las cinco dimensiones referidas a continuación:
El entorno social (S): el componente social del entorno general comprende factores tales como: demografía, actitudes culturales, valores, estilo de vida, esperanza de vida, analfabetismo, nivel de participación, capacidades para el diálogo, organización social, etc.
El entorno económico (E): el componente económico del entorno general aborda la distribución y utilización de los recursos dentro de la sociedad; comprende, además, factores tales como balanza comercial, tasa de desempleo, cotización, precios de las materias primas, tasas de interés e inflación, etc.
Por regla general, lo primero que se hace al analizar el entorno es que las personas del equipo, o el líder de rendición de cuentas, se pongan de acuerdo sobre los límites del entorno próximo y general y el tiempo en el que se desarrolla. Posteriormente se proponen los siguientes pasos:
Paso 1: Desarrollar una noción del entorno, identificar las tendencias
El primer paso tiene como objeto analizar el entorno de la entidad. Se deben analizar los cinco componentes del entorno general y discutir su pertinencia. A estos efectos, pueden resultar útiles las siguientes preguntas:
¿Cuáles son los acontecimientos clave actuales y las tendencias desde la perspectiva de los cinco componentes del entorno?
¿Qué hechos evidentes confirman la existencia de estas tendencias?
¿Cómo se han originado estas tendencias?
¿Cuál es la naturaleza de las tendencias y qué grado de volatilidad tienen?
Paso 2: Deducir los factores de influencia
A continuación, se deben estudiar las tendencias identificadas, mediante las siguientes preguntas:
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¿Qué impactos tienen las tendencias identificadas sobre el proceso de rendición de cuentas?
¿Qué impactos negativos son de esperar?
¿Qué impactos positivos son de esperar?
Paso 3: Comprender las interdependencias y localizar los factores de influencia relevantes. En el tercer paso se examinan las posibles relaciones entre las tendencias detectadas. Preguntas útiles:
¿Qué relación hay entre las tendencias?
No todas las tendencias que se identifiquen van a influir en el proceso de rendición de cuentas. Por lo tanto, es importante saber cuáles son los principales factores de influencia.
Paso 4: Extraer consecuencias
Una vez que se tiene un panorama de la probable evolución futura de los principales temas, ha llegado el momento de preguntarse: ¿cuáles son las consecuencias? ¿Qué factores de influencia pudieron determinarse a partir del análisis del entorno general? ¿Qué implicaciones positivas / negativas se aprecian? ¿Qué opciones de acción existen para responder de la mejor manera posible para la rendición de cuentas? ¿Qué acciones para mitigar los riesgos se pueden desarrollar?
¿Qué relación hay entre las tendencias?
Elementos a tener en cuenta: En el cuadro, se encontrarán algunas características que se deben tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
El mapa de entorno permite representar y hacer explicita la realidad de una manera que reconoce la compleja en un momento determinado. Mediante el análisis se pueden establecer los factores que afectan la rendición de cuentas, ayudando a que la
Se debe tener en cuenta que el mapa de entono debe ir actualizándose frecuentemente ya que la realidad es cambiante. El mapa de entorno representa una radiografía temporal de la realidad. Cómo ejercicios de síntesis se pueden dejar de lado otros aspectos importantes, por ello es necesario revisar y actualizar el ejercicio periódicamente con la participación
El mapa de entono es una de las herramientas, pero no la única. Es útil elaborar el mapa de entorno con la participación de diferentes grupos, ya que lo enriquece. Se recomienda realizar el ejercicio con subgrupos, puede ser por dependencias, ya que permite profundizar en la identificación de actores y en los análisis de relación. Sin embargo, la entidad debe contar con el mapa completo para la
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Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
estrategia sea pertinente y adaptable. Ayuda a identificar y mitigar los riesgos.
amplia de diferentes miembros de la organización.
elaboración de estrategias de entidad y no por dependencias. Se debe contar con implementos que permitan graficar el mapa con el fin de facilitar el acceso a la información contenida en él.
2.5.7 Actividad Identificación de temas prioritarios para la Rendición de Cuentas
Dado que la información que se requiere brindar es amplia de acuerdo con los intereses de los diferentes actores, las entidades deben realizar una priorización, por tanto, se sugiere que se realicen los siguientes pasos:
Retomar la identificación que se realizó de necesidades de información y la priorización realizada.
Elaborar un cuadro donde se establezca, de acuerdo con cada actor identificado, las necesidades de información.
Categorizar la información de acuerdo con: las requeridas por normatividad, es decir, las que por estricto cumplimiento se deben transmitir, de igual forma, categorizar información en relación a la cantidad de solicitudes de los actores, a la vez que determinar información acorde al contexto y misión de la entidad.
Determinar por orden de importancia la información que la entidad debe brindar a la ciudadanía en el corto, mediano y largo plazo.
Verificar si ya cuenta con dicha información y evaluar si cumple con los criterios de: completitud, claridad, pertinencia, confiabilidad, coherencia, accesibilidad, etc.
Identificar con cual información no cuenta y proceder a elaborarla según con la categorización por orden de importancia en el corto, mediano y largo plazo. Para esto se puede elaborar un plan de trabajo con los equipos, estableciendo los tiempos requeridos.
Elementos a tener en cuenta: En el cuadro, se encontrarán algunas características que se deben tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Centra los esfuerzos de los equipos de trabajo en elaboración de información requerida. Permite tener tiempo para la preparación de la información.
Centra los esfuerzos de los equipos de trabajo en elaboración de información requerida. Permite tener tiempo para la preparación de la información.
Se debe tener una lectura del contexto en el que se encuentra cada entidad. Contar con la identificación de necesidades de información de los grupos de interés.
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3. HERRAMIENTAS EN LA ETAPA DE DISEÑO
3.1 Actividad Autodiagnóstico de Rendición de Cuentas.
Con esta actividad se busca evaluar los procesos de rendición de cuentas que ha
realizado la entidad durante al año anterior para identificar fortalezas, debilidades,
aspectos a mejorar en los nuevos procesos
Dirigidos a áreas o grupos asignados como líderes en la rendición de cuentas. Modalidad: Presencia
Hace parte de la etapa previa del proceso de rendición de cuentas, como elemento
transversal. Es para todos los niveles
Instrumento 3: Autodiagnósticos de Rendición de Cuentas (se baja de los
autodiagnósticos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG)
Instrumento 5: Autoevaluación enfoque de derechos humanos y paz en la rendición de
cuentas
Cada entidad ha venido realizando la rendición de cuentas en diferentes momentos,
espacios y a través de diferentes experiencias que se deben reconocer. Por tanto, se
propone un autodiagnóstico de las acciones realizadas para poder tener insumos para
el diseño y elaboración de las estrategias de rendición de cuentas basadas en el enfoque
de derechos y paz. Para su abordaje, recomendamos lo siguiente:
Identificar el nivel en que se encuentra la entidad en materia de rendición de cuentas,
para lo cual, se debe diligenciar la matriz de autodiagnóstico de rendición de cuentas que
permitirá identificar los avances y establecer lo que falta para optimizar los procesos de
rendición de cuentas.
a) Evaluar los procesos que se han realizado de rendición de cuentas y los resultados
obtenidos, para esto puede utilizar las gráficas que consolidan los resultados del
diagnóstico. Es importante también reflexionar si se cumplió con los atributos para
la rendición de cuentas.
b) Evaluar las condiciones de accesibilidad, asequibilidad adaptabilidad y calidad de
la rendición de cuentas que implica el enfoque de derechos humanos.
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c) Reflexionar en torno a las siguientes preguntas: ¿Qué hemos hecho y qué ha
funcionado?, ¿qué hemos hecho bien y no ha funcionado', ¿qué debemos hacer
mejor?
d) Informar a la autoridad de la entidad y los grupos de interés los resultados del
seguimiento a la Estrategia, generar alertas tempranas y tomar las decisiones para
el cumplimiento del objetivo.
Elementos a tener en cuenta:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
La autoevaluación permite
retroalimentar los procesos y
mejorarlos.
Identifica el progreso que tiene
la entidad en la rendición de
cuentas.
Establece puntos de control que
dan cuenta si se brinda
respuesta con calidad y
oportunidad a los actores y
grupos de interés.
Ayuda a profundizar los nuevos
objetivos a partir de un mayor
autoconocimiento y
comprensión de los procesos
realizados.
Genera información de utilidad
para la toma de decisiones.
Aporta información para
alimentar la memoria
institucional, a través de
procesos de sistematización
rigurosos y claros.
De no ser sinceros y reflexivos con la
autoevaluación, se pueden tener
dificultades en la identificación de
fortalezas y debilidades y hasta llegar a
pensar que todo está bien y por ende se
niega la opción de mejorar.
Si se hace sólo una aplicación
instrumental sin reflexión se pierde el
sentido de la autoevaluación.
La entidad debe tener un
conocimiento de todos los
elementos de rendición de cuentas
para poder formular una
autoevaluación orientada por las
preguntas oportunas.
El ejercicio se enriquece si se
cuenta con la participación de
actores y grupos de interés.
El autodiagnóstico es clave para
elaborar las estrategias de
rendición de cuentas, por lo tanto,
se requiere que la entidad, en su
conjunto, participe en su
elaboración.
Los resultados de la
autoevaluación dependen de la
objetividad que tengan los
participantes en el ejercicio.
3.2 Actividad Elaboración de la estrategia de rendición de cuentas.
Con esta actividad se busca elaborar la estrategia de rendición de cuentas basado en
enfoque de derechos humanos y paz de la entidad.
Dirigido a grupo líder de rendición de cuentas, directores y Oficina de Control Interno.
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Modalidad: Presencial
Hace parte de la etapa de diseño. Se retoma la información recogida en los instrumentos
de la etapa de alistamiento. Insumo para la elaboración del cuadro de control.
Instrumentos: Instrumento 9: Estrategia de rendición de cuentas. Instrumento 10:
Cadena de valor (Se bajan del MURC)
Una estrategia es un conjunto de acciones que se establecen con el fin de lograr el
cumplimiento de objetivos propuestos. En este caso, para la elaboración de la estrategia
de rendición de cuentas, se sugiere los siguientes pasos:
a. Retomar el reto del proceso de rendición de cuentas que se busca cumplir con la
estrategia. b. Establecer el objetivo general de la estrategia. c. Desglosar el objetivo general en objetivos específicos. d. Establecer las metas que desea alcanzar para cada objetivo específico. e. Elaborar indicadores para cada meta establecida. f. Elaborar las actividades que necesarias para alcanzar cada una de las metas
establecidas. En las actividades tener en cuenta la diversidad de mecanismos que puede utilizar.
g. Elaborar las tareas que se requieren para cada actividad. h. Colocar el tiempo en el que considera se cumplirá cada actividad y cada tarea. i. Identificar los recursos que se requieren para desarrollar cada actividad. j. Asignar un responsable por cada meta a alcanzar, si se requiere puede colocar
responsable por actividad. k. Elaborar el tablero de control para verificar su cumplimiento.
Elementos para tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Le permite identificar a la entidad, que las acciones
que realiza en el marco de rendición de cuentas no
difieren de las que cotidianamente realiza la entidad.
La elaboración de la estrategia le permite contar con
Utilizar toda la información que se ha
recogido en toda la etapa de alistamiento.
La estrategia de rendición de cuentas
hace parte de las acciones de la entidad.
24
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
indicadores para hacer seguimiento a su
cumplimiento.
Visibiliza dentro de toda la entidad la importancia de
la rendición de cuentas, sus etapas, técnicas e
instrumentos.
Se enriquece el ejercicio si promueve la
participación en la formulación de la
estrategia de grupos de interés.
Es importante contar con la priorización
de la información ya que es lo principal
para la elaboración de la estrategia.
Desarrollar la actividad con metodologías
que permitan el diálogo, el intercambio de
saberes y la participación activa.
Tener presente la misión y visión de la
entidad para la elaboración de la
estrategia.
Contar con los recursos que ya tiene la
entidad para la rendición de cuentas.
3.3 Instrumento Estrategia de rendición de cuentas.
Para realizar la estrategia de rendición de cuentas puede descargar la matriz de Excel o dirigirse a Diseño de Estrategia. En ambos casos encontrará las instrucciones para su diligenciamiento allá mismo. (En el MURC)
3.4 Instrumento Cadena de Valor de la estrategia de rendición de cuentas.
Con esta actividad se busca elaborar la cadena de valor para la elaboración de la
estrategia de rendición de cuentas basada en enfoque de derechos y paz.
Una cadena de valor es la relación lógica y secuencial entre insumos (recursos
materiales, humanos, físicos), actividades (proceso de transformación), productos
(objetivos específicos), resultados (objetivo general). Aunque esta metodología se ha
utilizado para la formulación de proyectos, es posible tomar algunos de sus elementos
para la elaboración de la estrategia de rendición de cuentas basada en enfoque de
derechos y paz.
Para lo anterior, se debe tener en cuenta los siguientes pasos
a) Elaborar el objetivo general de la rendición de cuentas basado en enfoque de
derechos y paz de la entidad: tenga en cuenta las deficiencias y fortalezas
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identificadas en el autodiagnóstico para su formulación, así como los objetivos
establecidos en el documento CONPES 3654 de 2010.
b) Elaborar un objetivo específico para cada uno de los componentes de la rendición
de cuentas. Recuerde que los objetivos deben contener la acción a realizar, el
objeto sobre el cual recae la acción y la descripción o contexto, ejemplo: “entregar
información a la ciudadanía en un lenguaje comprensible”
c) Ubicar los objetivos específicos en la siguiente matriz: Entregar información a la
ciudadanía en un lenguaje comprensible. Productos, actividades, indicador y
recursos
La entidad puede establecer el número de objetivos que considere necesarios,
siempre y cuando se cuente con los recursos para su cumplimiento. Finalmente,
la priorización que se realice para la rendición de cuentas de estructurarse
de acuerdo a las deficiencias o fortalezas identificadas en el autodiagnóstico
d) Determinar cuál sería el producto a obtener de acuerdo a cada objetivo específico.
El producto es un bien o servicio que se genera a través de la realización de
diferentes actividades
e) Elaborar un indicador para cada producto. El indicador permite medir, en términos
cuantitativo, el avance que se obtiene en el cumplimiento del producto
f) Identificar qué actividades son las estrictamente necesarias para obtener el
producto. Dichas actividades son las que permiten la transformación de los
insumos en bienes o servicios
g) Establecer los recursos necesarios para cada producto, ya sea nombrando lo que
se requiere: internet, recurso humano, computador, etc.; o cuantificando en
términos monetarios. Es importante que la entidad utilice al máximo los recursos
con los que cuenta, ya que las acciones de rendición de cuentas hacen parte de
las acciones cotidianas de la entidad para el cumplimiento de su misión.
Fortalezas Limitaciones Aspectos para tener en cuenta
Se identifican las principales actividades de rendición de cuentas que crean valor tanto para la entidad como para la ciudadanía. Permite identificar los costos que acarrea cada actividad, por lo que ayuda a aterrizar el ejercicio en la realidad. Genera una mirada integral entre objetivos, productos,
La efectividad de la cadena de valor depende de la óptima formulación de los objetivos. Los servidores públicos deben tener la habilidad para relacionar de manera secuencial los objetivos, productos, actividades e indicadores.
Se debe tener en cuenta las deficiencias y fortalezas identificadas en el autodiagnóstico para su formulación, así como los objetivos establecidos en el documento CONPES 3654 DE 2010. Los objetivos deben ser claros, medibles, alcanzables. Los productos deben ser concretos. El conjunto de actividades debe permitir obtener el producto. Los indicadores deben medir el grado de
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Fortalezas Limitaciones Aspectos para tener en cuenta
actividades e indicadores. Es un proceso organizado que permite a los servidores públicos entrelazar cada uno de sus ítems en una secuencia lógica. Alinear las actividades a los términos de rendición de cuentas con el plan estratégico de la entidad.
cumplimiento del producto. Se debe tener claro la diferencia entre tarea y actividad. La tarea es aquella que permite lograr la actividad.
4. HERRAMIENTAS EN LA ETAPA DE PREPARACIÓN
4.1 Actividadad Identificación de actores y grupos interesados
Con esta actividad se busca identificar a los actores y grupos de interés relevantes en la rendición de cuentas; entendidos estos como cualquier grupo o individuo que puede afectar o ser afectado por la consecución de objetivos de la organización. Para su identificación, se debe reconocer que los actores y grupos de interés son los protagonistas en la rendición de cuentas y que su identificación permite establecer estrategias acordes con sus características.
Finalmente, se propone que se realice un análisis del nivel de conocimiento que tengan
los actores o grupos de interés de la entidad, el nivel de participación y el tipo de
relaciones que se guardan para su visualización en un mapa.
Instrumentos:
Instrumento: Mapa de actores y grupos interesados
Instancias de participación por organizados por Derechos Humanos
Identificación de actores gobierno abierto.
Instancias de participación por organizados por Derechos Humanos
Elementos a tener en cuenta: En el cuadro, se encontrarán algunas características que se deben tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
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Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
El mapa de actores sociales permite representar la realidad de las necesidades y requerimientos de los grupos de valor y de interés, de una manera que contempla la compleja y las particularidades en un momento determinado. Mediante el análisis relacional de actores se pueden establecer estrategias de cambio. Permite identificar mejor los actores a los que se debe dirigir la entidad en sus ejercicios de rendición de cuentas, promoviendo la inclusión y no discriminación.
Se debe tener en cuenta que el mapa de actores debe ir actualizándose frecuentemente ya que la realidad es cambiante. El mapa de actores representa una radiografía temporal de la realidad. Cómo ejercicios de síntesis se pueden dejar de lado otros aspectos importantes, por ello es necesario revisar y actualizar el ejercicio como mínimo cada año. Debe tenerse en cuenta que los actores dentro de una misma categoría no son homogéneos en sus percepciones.
El mapa de actores sociales es una de las herramientas, pero no la única. Es útil elaborar el mapa de actores con la participación de diferentes dependencias de la entidad, ya que lo enriquece. Se recomienda realizar el ejercicio con subgrupos, puede ser por dependencias, ya que permite profundizar en la identificación de actores y en los análisis de relación. Sin embargo, la entidad debe contar con el mapa completo para la elaboración de estrategias de entidad y no por dependencias. Se debe contar con implementos que permitan graficar el mapa con el fin de facilitar el acceso a la información contenida en él.
4. 2 Actividad Consulta a los grupos de interés.
Para realizar la consulta, se sugiere que la entidad realice:
La consulta debe hacerse lo más amplia posible a nivel municipal Tenga en cuenta los tiempos al momento de hacer la consulta La consulta es liderada y coordinada por los miembros del equipo líder para la
Rendición Pública de Cuentas. La consulta se puede hacer en una conversación grupal; por ello se requiere una
metodología de GRUPO FOCAL, en la cual el funcionario a cargo solamente registra (SIN INTERPRETAR) lo que los ciudadanos responden ante las preguntas. Aclara dudas, pone ejemplos. Luego, sistematiza y recopila las respuestas y envía un solo formato diligenciado por cada consulta realizada. Tenga en cuenta el tiempo que se requiriere para localizar a los ciudadanos, convocarlos a reunión, esperar la próxima reunión, etc. El grupo focal tiene una duración máxima de 2 horas.
La entidad está encargada de crear convocatorias específicas para cada grupo poblacional que vaya a realizar la consulta.
La consulta pública también se puede realizar mediante formato electrónico. Se debe prever las posibilidades tecnológicas de envío y recepción de los correos o en la creación de un encuentro virtual.
Elementos a tener en cuenta: En el cuadro, se encontrarán algunas características que se deben tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
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Características del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Le permite identificar a la entidad, desde la visión de los grupos de interés perspectiva en la garantía de los derechos, sirviendo de insumo para preparar la información focalizada y el diálogo. Permite identificar las brechas entre la visión de la entidad y los grupos de interés para enfocar de mejor manera el espacio de diálogo.
Requiere habilidades en el manejo de grupos focales o formularios digitales. La sistematización de información cualitativa es muy detallada, de ahí la riqueza de la profundidad de la información y la validez de sus aportes, pero implican un tiempo necesario.
Utilizar toda la información que se ha recogido en toda la etapa de alistamiento. La clave sesta en la adecuada selección de representantes de los grupos de interés para realizar un grupo focal o consulta por internet productiva. Es importante contar con la priorización de la información priorizada, ya que es lo principal para la elaboración de la estrategia, y pueda compararla con los temas identificados por los grupos de interés. Desarrollar la actividad con metodologías que permitan el dialogo, el intercambio de saberes y la participación. Debe explicar claramente el objetivo del grupo focal y la incidencia de los resultados en el proceso de rendición de cuentas.
4.3 Actividad Identificación de las necesidades de información y diálogo.
Para identificar las necesidades de información, se sugiere que la entidad realice:
1. Revisión del inventario que tiene de información en caso que la entidad cuenta con la apertura de datos públicos, de lo contrario se debe proceder a realizar el inventario de información, para lo cual se recomienda, acudir a las diferentes áreas o dependencias de la entidad para que por grupos realicen este inventario de acuerdo a la información que ha tenido salida por los diferentes medios (escritos, publicados en la WEB, programas de radio, respuestas a solicitudes ciudadanas, periódicos, entre otros).
2. Organización y clasificación de la información identificada por temas según las solicitudes que haya tenido en el año por parte de diferentes actores o grupos de interés o por la que haya entregado por iniciativa propia o en cumplimiento de la normatividad.
3. Revisión de la información con la que cuenta de acuerdo con los criterios de: completitud, claridad, pertinencia, confiabilidad, coherencia, accesibilidad. Esta revisión debe hacerse teniendo en cuenta las necesidades y mecanismos de información de los grupos de interés.
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4. Identificación, de acuerdo con las solicitudes realizadas por los actores o grupos de interés, con cual información no se cuenta y los motivos ejemplo: fallas en la sistematización de la información, la información solicitada no es competencia de la entidad, etc.
5. Elaboración de una lista de la información con la que no se cuenta y que debería tener.
6. Priorización de la información con la que se debería contar y proceder a obtenerla, para lo cual se recomienda que se realice un plan de trabajo, donde se estimen plazos para la entrega de dicha información por parte de las demás dependencias o instancias.
7. Priorización de la información con la que se cuenta pero que no es completa, clara, pertinente, etc. Proceder a mejorarla.
Elementos a tener en cuenta: En el cuadro, se encontrarán algunas características que se deben tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Características del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
El contar con un inventario de la información evita que la entidad duplique esfuerzos. Permite que la entidad organice su información de acuerdo con las necesidades de los diferentes actores y grupos de interés. La información se puede mantener actualizada. Establece criterios de revisión de la información, que pueden ser utilizados cada vez que se produzca. La revisión de la información disminuye el margen de error en los datos que se están suministrando. Facilita disminuir los tiempos en la entrega de información solicitada. El ejercicio puede servir de insumo para que la entidad
La entidad puede contar con un gran volumen de información, por tanto, será dispendioso realizar el inventario e identificar las necesidades de información. No se podrá contar con toda la información requerida, por lo que se hace importante priorizar para avanzar en su producción.
Remitirse a los registros de activos de información que tiene la entidad, allí podrá encontrar el inventario de información y podrá avanzar más rápido en la identificación de necesidades de información. Tener en cuenta
Para la priorización de necesidades de información la normatividad existente en relación con rendición de cuentas de gestión de la entidad, ley de transparencia, etc. Se puede realizar una consulta a los actores y grupos de interés de necesidades de información
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Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
establezca un instructivo para la elaboración de la información.
4.4 Actividad Guía de metodología de análisis por derechos.
El Enfoque de derechos y equidad implica el abordaje de las vulnerabilidades de las poblaciones en situación de mayor pobreza y exclusión social. "El enfoque basado en los derechos humanos es un marco conceptual para el proceso de desarrollo humano que desde el punto de vista normativo está basado en las normas internacionales de derechos humanos y desde el punto de vista operacional está orientado a la promoción y la protección de los derechos humanos. Su propósito es analizar las desigualdades que se encuentran en el centro de los problemas de desarrollo y corregir las prácticas discriminatorias y el injusto reparto del poder que obstaculizan el progreso en materia de desarrollo". (Naciones Unidas) Para la aplicación del enfoque de derechos humanos a la rendición de cuentas incorpore en el análisis el concepto de las cuatro "A" y las preguntas orientadoras de los determinantes.
Análisis de las cuatro A de los derechos humanos
Para la aplicación del enfoque de derechos humanos a la rendición de cuentas incorpore en el análisis el concepto de las cuatro "A" para guiar su argumentación desde el enfoque de derechos:
1. Asequibles: Disponibles, en cantidad o número suficiente. 2. Accesibles: Al alcance de todos, económica y físicamente hablando, sin
discriminación. 3. Aceptables: Pertinentes, adecuados y de buena calidad. 4. Adaptables: Se acomodan o ajustan a las necesidades sociales o culturales.
Identifique cuáles de estos conceptos pueden ser de utilidad para ilustrar los propósitos y resultados detrás de las acciones que la entidad ha cumplido en la garantía de derechos. Analice los resultados identificados en la rendición de cuentas desde estas cuatro dimensiones.
A continuación hay algunos ejemplos que pueden ser de utilidad para entender cómo las cuatro "A" deben complementar el análisis que surge a partir de las preguntas orientadores.
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1. Asequibilidad: si se construyó una escuela se planeó pensando en cuántos niños y niñas se vincularían a ella, cuanto aumenta en cobertura en educación y si es suficiente para los niños en edad escolar de la zona.
2. Accesibilidad: el proyecto educativo de la escuela tuvo en cuenta cómo van a llegar los niños a ella, y facilitó todas las condiciones económicas y físicas para que puedan asistir de forma permanente (permanencia en el sistema). Es accesible para la movilidad de estudiantes con capacidades diferentes.
3. Aceptabilidad: La escuela que se construyó tiene un espacio adecuado, los materiales son de buena calidad y es pertinente para las actividades educativas.
4. Adaptabilidad: Un proyecto educativo respetó la identidad cultural y se adaptó a las necesidades sociales de la región (respeto a la diversidad y consideración del contexto social).
Preguntas orientadoras para el análisis y la reflexión según determinantes de
equidad.
El análisis de las condiciones de los derechos humanos desde los determinantes de equidad, surge como una aproximación de la metodología monitoreo con enfoque de equidad (Monitorig Results for Equity System - MORES) desarrollada por UNICEF en 2010 y en Colombia se ha hecho una apropiación del modelo lógico para guiar un análisis y reflexión en torno a las actividades y estrategias que se hubieran implementado en favor de los derechos de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes. Esta experiencia se puede retomar para la rendición de cuentas con enfoque de derechos dirigido de manera amplia a toda la población y en todos los sectores de inversión.
Plan de Acciones de Mejora
Determinantes Descripción
Contexto
Normas Sociales Normas sociales de conducta ampliamente
legislación / Políticas Adecuación de las leyes y políticas
Presupuesto / Gasto Político Asignación y desembolso de recursos necesarios
Gestión Coordinación Roles y responsabilidades / Coordinación / Alianzas
Oferta
Disponibilidad de insumos Insumos esenciales necesarios para prestar un servicio o adoptar una práctica.
Acceso a servicios con personal, instalaciones e información adecuada
Acceso físico (servicios, instalaciones / información)
Calidad Adherencia a los estándares de calidad requeridos (normas nacionales o internacionales)
Demanda
Acceso financiero Costos directos e indirectos de los servicios y prácticas
Prácticas y creencias sociales y culturales Creencias, conocimientos, conductas, prácticas y actitudes del individuo y la comunidad
Continuidad de uso Finalización / continuidad en servicios, prácticas
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Elementos a tener en cuenta: En el cuadro, se encontrarán algunas características que se deben tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Presentan un marco de análisis para rendir cuenta con enfoque de derechos. Permite profundizar la información en las condiciones en la prestación de bienes y servicios y como estos contribuyen a la garantía de derechos. Analiza de manera integral la gestión y sus resultados Permite elaborar el enfoque diferencial. Aterriza que implica rendir cuentas con enfoque de derechos humanos.
Implica un ejercicio de análisis a profundidad y cualitativo. En ocasiones las entidades no cuentan con mucha información para profundizar este análisis. Es importante avanzar en la generación de esta información.
No olvide de los resultados de la rendición de cuentas, preguntarse que estos sean asequibles, accesibles: aceptables y adaptables. Genere bases de datos para analizar los comportamientos año a año. Articule este ejercicio con el seguimiento del plan de desarrollo o plan institucional.
4.5 Actividad ABC formulación de indicadores.
Los indicadores de gestión pública tienen como propósito primordial generar información para el diseño de intervenciones públicas que sean susceptibles de ser monitoreadas efectivamente. Se trata entonces de herramientas que una vez diseñadas e implementadas, se deben incorporar en cada una de las fases del ciclo de gestión pública de manera permanente: planeación, programación / presupuestación, ejecución, y seguimiento y evaluación. ¿Cómo se formula un indicador?
1. Identificación del objetivo cuyo cumplimiento se quiere verificar y la política, programa o proyecto al cual se asocia.
2. Definición de la tipología del indicador de acuerdo al nivel de la cadena de valor en el cual se ubique el objetivo.
3. Redacción de indicador (objeto a cuantificar + condición deseada del objeto) de acuerdo a la estructura del objetivo.
4. Selección de indicadores claros, relevantes económicos, medibles y adecuados. 5. Elaboración de la hoja de la vida del indicador con información de identificación,
programación y seguimiento.
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Paso 1. Identificación del objetivo
La identificación del objetivo o intervención que queremos medir es el punto de partida para la formulación de los indicadores. Se refiere a definir las intenciones o propósitos específicos de una determinada intervención pública, cuyo cumplimiento se quiere medir, para la rendición de cuentas.
En cuanto a la estructura todo objetivo siempre tiene tres componentes 1. La acción 2. El objeto sobre el cual recae la acción y 3. Descripción o elementos adicionales.
Definición de la tipología del indicador: Recuerde los tipos de indicadores. I. Indicadores de Producto: cuantifica los bienes o servicios producidos en la
implementación de la estrategia de rendición de cuentas, así como los cambios generados por la implementación, pertinentes para el logro de los objetivos.
II. Indicadores de Gestión: Permite cuantificar los recursos (humanos, físicos y financieros) utilizados para la implementación de las acciones de la estrategia de rendición de cuentas así como la cantidad de acciones, procesos, procedimientos realizados durante la etapa de implementación. Este indicador retoma importancia en todos los niveles de rendición de cuentas ya que posibilita a las entidades la identificación de recursos necesarios para asegurar la implementación de las acciones propuestas.
III. Indicadores de Resultado: Mide los cambios sucedidos por la implementación de la estrategia en determinado tiempo. Dichos cambios pueden estar orientados: a) hacia el interior de la entidad (eje: las entidades que se encuentran en el nivel iniciando, puede identificar como van cambiando sus prácticas para avanzar en los niveles de rendición de cuentas), b) hacia la relación que se teje con los grupos de interés (eje: las entidades que se encuentran en el nivel consolidando, pueden identificar los cambios generados en la relación con un grupo de interés específico en cuanto a la garantía de derechos) y c), hacia el exterior de la entidad (eje: las entidades que se encuentran en el nivel profundizando, pueden medir los resultados de su prácticas eficientes en la rendición de cuentas y socializarlas con las demás entidades para que sean replicadas.
Identifique las Variable (s): Corresponde a la variable o variables que conforman el indicador, de acuerdo con la fórmula de cálculo establecida debe arrojar el cálculo (dato) del mismo Identifique la unidad de medida: Corresponde al parámetro de referencia o nominador del indicador.
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Identifique las unidades de análisis: Es el elemento mínimo de estudio, observable o medible, en relación con un conjunto de otros elementos que son de su mismo tipo. 1. Personas 2. Grupos humanos 3. Poblaciones completas 4. Unidades geográficas determinadas 5. Eventos o interacciones sociales
Identifique las fuentes de información por variable: es la fuente específica de donde se obtiene la información de cada variable, puede ser un sistema de información, una instancia pública o privada, un documento, etc. Identifique la orientación esperada del indicador: Corresponde a la orientación positiva del indicador, es decir lo que se esperaría que ocurra con la implementación de intervenciones públicas. Tal orientación puede ser de aumento, mantenimiento y disminución. En algunos casos, especialmente relacionados con gestiones institucionales y más asociados con datos que con indicadores, se requiere de mayor información u otros indicadores para conocer si es positivo aumentar o disminuir, como por ejemplo el porcentaje de denuncias por violencia intrafamiliar, en relación con el total de denuncias por acciones violentas. Identifique la periodicidad: corresponde al período de tiempo esperado (mínimo) entre una y otra medición del indicador. Identifique los niveles de desagregación: Se trata del nivel posible de desagregación de la información que alimenta las variables del indicador, a partir de su disponibilidad; los niveles de desagregación más comunes son: 1. Género: hombre y mujer 2. Momentos del ciclo de vida – edad: primera infancia, infancia, adolescencia,
juventud u otro. 3. Etnia: indígena, afrocolombiano, rom, raizales u otra. 4. Área territorial: urbano, rural.
Paso 4. Elaboración de la hoja de vida del indicador.
Es una ficha que contiene la descripción de las características del indicador de manera detallada. Su contenido el general suele contener datos como el nombre, descripción, unidades de medida, formulas, variables del indicador, periodicidad, tipología y fecha de creación del indicador.
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Nombre Descripción Unidad de medida Fórmula Variables Periocidad Tipología Fecha de creación
Elementos a tener en cuenta: En el cuadro, se encontrarán algunas características que se
deben tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Los indicadores nos permiten medir aspectos puntuales desde la información de la entidad. Al elaborar nuestros indicadores generamos información para la medición de la gestión acorde a sus características. La formulación de indicadores de manera rigorosa nos brinda elementos para la toma de decisiones públicas. Permite detallar y desagregar datos con enfoque de derechos humanos.
Implica un ejercicio de análisis a profundidad y cualitativo. En ocasiones las entidades no cuentan con mucha información para profundizar este análisis. Es importante avanzar en la generación de esta información. Se debe ser rigurosa con la formulación y medición del indicador para que sea confiable.
Complemente los indicadores con los establecidos a nivel departamental, sectorial y nacional. Realice las hojas de vida de los indicadores, esto permite que externos comprendan que mide y las fuentes de información. No olvide que los indicadores deben ser CLAROS, RELEVANTES, ECONÓMICOS, medibles y adecuados.
4.6 Actividad elaboración de informe
Los informes de rendición de cuentas deben incluir información sobre la gestión pública y sus resultados, dando razón de contenidos obligatorios inherentes a las responsabilidades asignadas en el plan de gobierno. De igual forma, el informe tiene como objetivo mostrar, en el marco del periodo de tiempo objeto de rendición de cuentas, el avance en la atención y garantía de los derechos ciudadanos a través de la gestión institucional así como la contribución al cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible. Ahora bien, el enfoque de paz en la rendición de cuentas implica, necesariamente, la aprehensión de la construcción de paz como un proceso vivo y dinámico permanente orientado al desarrollo de la sociedad. Por otra parte y en el marco del Sistema de Rendición de Cuentas del acuerdo final para la terminación del conflicto y la construcción de una paz estable y duradera, acuerdo firmado entre el Estado colombiano y las FARC, las entidades pueden identificar contenidos que permitan rendir cuentas en relación al avance del cumplimiento de lo pactado. En tal sentido, la rendición de cuentas con
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enfoque de paz implica identificar contenidos institucionales en el marco de tres posibles escenarios:
1. Aquellas entidades que contribuyen a la construcción de la paz identificando contenidos de rendición de cuentas que dan razón del aporte constante al desarrollo de la sociedad.
2. Aquellas entidades que identifican contenidos de rendición de cuentas que dan razón de la contribución al cumplimiento de los puntos del acuerdo de paz sin tener obligaciones explicitas señaladas en el articulado del propio acuerdo.
3. Aquellas entidades que rinden cuentas a partir de contenidos que den razón del cumplimiento de los puntos del acuerdo de paz. Tales entidades cumplen con responsabilidades que le son inherentes y que se encuentran contenidas en los lineamientos que el propio acuerdo contempla.
Una misma entidad puede identificar contenidos en los tres escenarios señalados, lo relevante es que la información sea organizada en el marco de esas tres categorías que permiten un acceso puntual a los informes de rendición de cuentas de acuerdo al interés de los ciudadanos frente a los contenidos de construcción de paz. Cabe recordar que este informe constituye un insumo básico para el desarrollo de los posteriores escenarios de diálogo, por lo que es fundamental que su contenido coincida con el interés ciudadano.
Estructura de un Informe de Rendición de Cuentas
1. Introducción 2. Una descripción de contexto que de razón del periodo de tiempo objeto de rendición
de cuentas, indicando la situación actual de la dimensión municipal en los temas sobre los que la entidad va a rendir cuentas. De tal manera se presenta información relacionada con la entidad, la población atendida, las principales tendencias a partir de un año base, mediciones realizadas, etc. De igual forma se puede brindar información sobre los diferentes espacios de participación ciudadana en la gestión institucional habilitados por la entidad, tales como ejercicios de formulación participativa, colaboración abierta, diagnósticos participativos, etc.
3. Se deben presentar los avances y resultados de la gestión. Haciendo énfasis en los temas de mayor interés ciudadano. Se debe priorizar el análisis del estado de la garantía de derechos estableciendo la relación con los Objetivos de Desarrollo Sostenible.
4. Se debe presentar el aporte de la entidad a la construcción de paz en cada uno de los tres posibles escenarios. En caso de que una entidad tenga obligaciones expresas en el acuerdo de paz y deba dar razón de su cumplimiento, para ello, se debe estructurar la información de acuerdo a los lineamientos del Sistema Nacional de Rendición de Cuentas del Acuerdo de Paz.
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5. Posteriormente se puede presentar el detalle que explique la forma como la entidad cumplió con los objetivos propuestos, dando razón de: recurso humano de planta, contratistas, presupuesto, trámites, alianzas, acciones de mejora, etc.
6. El informe debe indicar los escenarios de diálogo que va a habilitar la entidad en el marco del proceso de rendición de cuentas, señalando fechas, temas, metodologías, etc.
7. Se deben articular conclusiones. Los informes de rendición de cuentas deben ser estructurados con un lenguaje claro, acorde a las características de los grupos de valor y de interés a los que va dirigida la información. Una entidad puede divulgar la información contenida en el informe a través de diferentes medios y canales, acercando al ciudadano para posteriormente garantizar su participación en escenarios de diálogo.
4.7 Actividad Fortalecimiento de la petición de cuentas
La rendición de cuentas es un derecho de la ciudadanía que le permite hacer la petición de cuentas y vigilar a la administración frente a lo qué ha hecho con las responsabilidades que le fueron delegadas, así como a recibir información comprensible y de interés para ella.
La rendición de cuentas por tanto también incluye la capacidad y el derecho de la ciudadanía a pedir información, explicaciones y retroalimentar al gobierno, con evaluaciones y propuestas de mejora, o con acciones de control orientadas a corregir la gestión, premiar o sancionar los resultados.
Pedir cuentas es toda solicitud de información precisa y comunicación de interés general, que hace el ciudadano a nivel individual o colectivo, a los servidores y directivos de las diferentes entidades del Estado acerca de los procesos y resultados de la gestión encomendada
Con base en lo anterior las entidades podrán diseñar la realización de jornadas de petición de cuentas, para lo cual con el fin de que los ciudadanos accedan y puedan pedir cuentas en la página web institucional de incluirse un aplicativo mediante el cual el ciudadano podrá pedir la rendición de cuentas sobre el avance, esfuerzos o resultados institucionales para la garantía de derechos a su cargo.
Es importante considerar los siguientes interrogantes para diseñar las jornadas de petición de cuentas:
¿Cómo pedir cuentas?
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La principal tarea de pedir cuentas, es hacer preguntas, las cuales serán generales, específicas, sencillas o complejas, dependiendo del conocimiento que se tenga sobre el tema o sector a interrogar, así como sobre el funcionamiento del Estado para abordar el tema o sector específico. Por eso la petición de cuentas no es un derecho de petición. Es un derecho a la crítica y al diálogo.
¿Cómo y sobre qué generar los interrogantes?
Para definir el tema sobre el cual se va a pedir cuentas hay que identificar cuál fue el compromiso que asumió el gobernante en el tema que aqueja, los cuales evidentemente, son temas sensibles para la familia y la comunidad.
¿Cuáles son las principales fuentes de recursos para el municipio y cuál es la manera de usarlos según la ley?
¿Cómo organizarse para pedir cuentas?
El ciudadano puede pedir cuentas a nivel individual o colectivo. Para facilitar este proceso la entidad debe definir:
El objeto de control: identificar qué temas les interesa con prioridad conocer, en relación con garantía o goce efectivo de los derechos.
El ámbito de la participación: las inquietudes pueden ser de interés local, regional o nacional.
Quién o entre quienes se va a pedir cuentas (organizar una acción colectiva, requiere reglas claras, definidas y compartidas por todos). En estos casos puede entrar nuevamente a jugar un proceso de delegación de una asamblea de ciudadanos que elige sus representantes para la tarea de pedir cuentas o un número significativo de organizaciones o ciudadanos.
La entidad puede seguir los siguientes pasos para organizar las jornadas de petición de cuentas:
Establecer un periodo para realizar las jornadas de petición de cuentas Definir cuantas personas u organizaciones se agrupan para una petición de cuentas Diseñar el aplicativo en la plataforma institucional Establecer el procedimiento para Inscribirse a la plataforma que cada entidad
establezca para esta iniciativa. Descripción detallada del área en la que desea su petición de cuentas. Conocer las prácticas de transparencia e integridad en la gestión pública.
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Explicación de los derechos humanos que se garantizan, cumplen o se protegen en cada área o función.
Seguir la entrega de información voluntaria por parte de cada entidad para posteriormente ser sistematizada en un análisis ciudadano.
Participar de manera activa después de la petición de cuentas. La ciudadanía genere aportes para mejorar la rendición de cuentas.
¿A quiénes convocar a las jornadas de petición de cuentas?
Ciudadanos interesados, grupos de interés, observatorios de investigación, veedurías ciudadanas, estudiantes u organizaciones sociales de la comunidad, usuarios en salud, de desplazados, discapacitados, juntas de acción comunal, comités de servicios públicos, vocales de control social, etc.
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Apertura a la participación ciudadana. Ciudadanía activa y responsable. Aumento del sentido de pertenencia. Integración de la ciudadanía en asuntos públicos.
Desconocimiento de las acciones de las entidades participantes Desconocimiento ciudadano de las herramientas desarrolladas de participación. Falta de información y formación para la participación. Frustración ciudadana.
Interés general y convocar al mayor número de ciudadanos y grupos de interés. Defender la garantía de derechos
4.8 Actividad Convocatorias de los actores y grupos de interés para participar en
los espacios de rendición de cuentas.
Los actores y grupos de interés pueden ser convocados a participar en cualquiera de los momentos de la rendición de cuentas: alistamiento, diseño, preparación, ejecución, seguimiento. Es claro que no basta con brindar información para cumplir con la rendición de cuentas, además se deben generar espacios de diálogo con la ciudadanía y cumplir con los compromisos que se establezcan en estos espacios. Esto hace que los grupos de interés y demás actores tengan una participación, que influya en la toma de decisiones de las entidades.
Para convocar a los actores y grupos de interés a participar se debe tener en cuenta:
Establecer el objetivo de la convocatoria que vaya a realizar, es decir, transmitirle a los actores y grupos de interés para que se requiere de su participación:
Aporten en la elaboración del autodiagnóstico.
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Aporten en la caracterizar a los actores y grupos de interés. Participar en la elaboración de la estrategia de rendición de cuentas Participar en espacios de diálogo de rendición de cuentas: Informar sobre la gestión
realizada, pero a su vez recibir observaciones, propuestas y establecer compromisos.
Participar en la evaluación de las acciones realizadas de rendición de cuentas. Elaborar el mensaje para los actores y grupos de interés, recuerde que debe utilizar
un lenguaje comprensible, utilizando mensajes que animen a la ciudadanía a participar, que les haga saber que son actores protagonistas de los espacios de rendición de cuentas.
De acuerdo con los canales de comunicación a utilizar, ajustar el mensaje: El mensaje puede ser corto o largo de acuerdo con el canal de comunicación. En el caso de las redes sociales, puede colocar mensajes que remitan a la ciudadanía a otros medios de comunicación que les permita ampliar la información.
Tener en cuenta las características de los actores y grupos de interés para enviar los mensajes de convocatoria: Personas con discapacidad visual, personas con discapacidad auditiva, etc.
Revisar las estrategias comunicativas para convocatorias que ha utilizado e identificar cuales han tenido mejores resultados para retomarlas.
A quiénes convocar a las jornadas de diálogo en la rendición social de cuentas?
A las organizaciones sociales representativas de la comunidad que se han conformado frente a los servicios institucionales entre otros pueden ser: asociaciones de usuarios en salud, de desplazados, discapacitados, juntas de acción comunal, comités de servicios públicos, vocales de control social, etc.
A organizaciones no gubernamentales: tales como Cámaras de Comercio, Transparencia por Colombia, asociaciones de Municipios o Departamentos, Fundaciones sin ánimo de lucro, organismos internacionales, etc.
Con cualquier ciudadano, adulto o menor de edad interesado en los temas institucionales.
A los beneficiarios de los servicios. A organismos de control especialmente Procuraduría General de la Nación,
Contraloría General de la República y Contralorías Territoriales, Personerías. A representantes de los gremios y la academia: asociaciones de profesionales,
universidades, docentes, representantes estudiantiles, gremios ganaderos, agrícolas, del comercio, el transporte, la industria o la construcción, entre otros.
A los medios de comunicación, prensa, radio, televisión nacional y regional. A las Corporaciones político - administrativas de elección popular como asambleas
y concejos (responsabilidad política).
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A las Entidades estatales del nivel nacional o internacional encargadas de la formulación, implementación o supervisión de políticas sectoriales o programas de gobierno. (DAFP:2012)
Elementos a tener en cuenta: En el cuadro, se encontrarán algunas características que se deben tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Tener claridad en el objetivo de la convocatoria y el medio idóneo para realizarlo garantiza que los mensajes de invitación les lleguen a los actores y grupos de interés. Planear una buena convocatoria es garantizar la participación de la ciudadanía en los procesos de rendición de cuentas. Estas convocatorias motivan el interés ciudadano a participar; por ello debe incluir el objetivo de la jornada, la información sobre los problemas y necesidades ciudadanos priorizados en la consulta, indicar las formas para acceder a los informes de gestión, canales de interlocución para presentar propuestas y opiniones previas y procedimiento para la inscripción de las organizaciones sociales que intervendrán en las jornadas de diálogo.
Limitados canales de comunicación, genera mayores esfuerzos para realizar las convocatorias. Realizar convocatorias por medio no idóneos limita la participación de las personas y aumenta los costos de la entidad.
Realizar las convocatorias con un tiempo prudencial. A los encuentros de diálogo por lo menos con 30 días calendario de anticipación Las convocatorias para participar deben ser incluyentes, por tanto, se deben tener en cuenta las características de los actores y grupos de interés. Utilizar un lenguaje comprensible para realizar las convocatorias. Integrar en la estrategia de convocatoria a actores o grupos de interés para que ellos sean los que convoquen. No es necesario que toda la ciudadanía y sus organizaciones asistan a todas las jornadas de diálogo. Si bien la convocatoria debe ser abierta para toda la ciudadanía que quiera participar, es necesario motivar la asistencia de organizaciones y grupos de interés específicos, que presenten preocupaciones y propuestas directamente relacionadas con los servicios de la entidad. Las convocatorias a las jornadas de diálogo deben incluir la información con la fecha, lugar, duración y metodología de diálogo que se utilizará.
4.9 Actividad Elaboración del componente de comunicaciones.
La gestión institucional debe ser visible a la ciudadanía en forma permanente, esto implica
la publicación y divulgación de información de calidad, proporcionando diversos medios
para facilitar el acceso al ciudadano.
Para ello, la entidad debe establecer e implementar una estrategia de comunicación a
través de medios y mecanismos que faciliten el acceso diferencial de diversas
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poblaciones utilizando simultáneamente medios presénciales, escritos y virtuales de
acuerdo con las características de los interlocutores y recursos institucionales.
Para hacer visible la información pública la entidad debe:
Identificar claramente los públicos o actores a quienes van dirigidos los informes
Públicos o actores para la rendición de cuentas SI NO
Organizaciones sociales
Grupos étnicos (Pueblos indígenas o afrodescendientes, Raizales y los Rom o Gitanos)
Niños, adolescentes o jóvenes
Organizaciones de personas en condición de discapacidad
Adultos mayores
Mujeres u hombres
Ciudadanía en general
Medios de comunicación
Corporaciones públicas de elección popular
Otros niveles de gobierno: nacional, departamental, organismos de control
Establecer los fines del plan de comunicación. Lo que se pretende con la estrategia de comunicación es visibilizar los avances y resultados de la gestión institucional con el fin de mantener informados a los ciudadanos y facilitar canales para la interlocución entre la entidad y las organizaciones sociales o grupos de interés.
La información y la comunicación son procesos complementarios:
La información debe ofrecerse a toda la población en general.
La comunicación tiene unas poblaciones objetivo, por lo general usuarios o
beneficiarios de servicios y grupos poblacionales y de interés conformados por
organizaciones sociales de la sociedad civil con quienes interesa motivar la
interlocución.
Examinar la disponibilidad de recursos y alianzas para las labores de difusión Realizar un inventario de recursos para la difusión de la información con base en el siguiente formato:
Recurso para difusión SI NO Área responsable
Páginas Web institucionales
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Recurso para difusión SI NO Área responsable
Periódicos Institucionales
Carteleras
Circulares o cartas abiertas al público.
Afiches
Volantes
Boletines
Comunicados de prensa
La ventanilla de Atención al usuario
Espacios radiales
Programa institucional por tv
Definir los medios para visibilizar la información ante la ciudadanía. Herramientas y mecanismos para facilitar el acceso a la información. La entidad debe incluir, en su componente de comunicaciones, según su disponibilidad de recursos y cooperación lograda con medios de comunicación o entidades nacionales o departamentales, acciones para implementar las herramientas de acceso a la información.
Algunas herramientas para visibilizar los informes de rendición de cuentas que puede
disponer son:
Centros de documentación y archivos institucionales.
Murales o carteleras didácticas
Cartillas didácticas impresas o virtuales. Historietas
Fotografías, video, audios o diapositivas. Boletines virtuales o publicados.
Afiches, volantes y/o plegables. Periódicos con noticias en la prensa local, departamental o nacional.
Perifoneo, llamadas telefónicas a líderes.
Emisoras locales y comunitarias. Televisión local, departamental o nacional.
Interacción en línea a través de la web: chat, foros, blogs, twitter, facebook, entre
otros.
Para garantizar el uso de estos medios, se pueden adelantar las siguientes
acciones:
Promoción y divulgación de la rendición de cuentas. La entidad implementa las
acciones o estrategias de comunicación, definidas en su componente de
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comunicaciones, para promocionar la jornada de rendición de cuentas. Los medios
usados para realizar dicha promoción incluyen radio o prensa, sitio web, correo
electrónico, telefonía móvil, redes sociales, mensajes de texto.
Difundir ampliamente las herramientas y mecanismos que tiene la ciudadanía para
acceder a la información.
Sensibilizar a los ciudadanos sobre el uso de las herramientas y mecanismos
creados.
Capacitar a la ciudadanía sobre el correcto uso de la información, para facilitar su
análisis e interpretación adecuada.
Establecer procedimientos y responsabilidades internas para atender con agilidad
las consultas de información ciudadana.
Establecer un sistema de respuestas a los ciudadanos frente a los informes de
rendición de cuentas a través del Sistema de quejas y reclamos, el Correo
electrónico o físico, la web, etc.
Como mínimo deberá divulgarse los informes a la comunidad a través de los
siguientes medios:
Página web institucional
En lugar visible y público de la respectiva entidad (Ley 734 de 2002, art 34, numeral
36)
Bandos y medios de comunicación local de que se disponga (Ley 136 de 1994
artículo 91 y Ley 1551 DE 2012)
Oficinas de prensa (Ley 136 de 1994 artículo 91 y Ley 1551 DE 2012)
Medios electrónicos (Ley 962 de 2005, art 7
Instrumento Mapa de actores
Identificar los actores y grupos de interés.
A través de una lluvia de ideas diligenciar el cuadro, teniendo en cuenta las siguientes
preguntas orientadoras
¿Qué personas, grupos, organizaciones han venido participando en la elaboración de
planes, programas o proyectos?
1. ¿Qué personas, grupos, organizaciones han enviado propuestas de
intervenciones para ser incluidas en planes, programas o proyectos?
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2. ¿En el último año, qué personas, grupos, organizaciones han solicitado
información sobre la ejecución presupuestal?
3. ¿En el último año, qué personas, grupos, organizaciones han solicitado
información en relación con el procedimiento de servicio a la ciudadanía?
4. ¿En el último año, que personas, grupos, organizaciones solicitan información en
la prestación de un servicio?
5. ¿En el último año, que personas, grupos, organizaciones reclaman por la
prestación de un servicio?
Caracterización de actores y grupos de interés
Se propone que la entidad primero clasifique los actores y los caracterice de acuerdo con el siguiente cuadro:
Matriz de caracterización de actores y grupos de interés
Clasificación actores Nombre del actor o
grupo de interés Temas de
interés En qué espacios de rendición de
cuentas ha participado Datos de contacto
Organización sin ánimo de lucro
Organización social
Concejo / Partido Político
Sindicatos
Grupos vecindales/veredales
Órganos de control
Otras entidades públicas
Otras cooperación internacional
Veedurías
Instancias de participación
Personas
Analizar niveles de conocimiento, participación y relaciones con la entidad para la
rendición de cuentas
Se busca analizar la influencia que tiene cada actor o grupo de interés en la rendición de cuentas de la entidad de acuerdo con su nivel de conocimiento, participación y relación que guarda con la misma.
1. Conocimiento: Se define como el nivel del conocimiento que tenga el actor o grupo de interés de la entidad: planes, programas, proyectos, servicios, presupuesto, entre otras.
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I. Alto: Conocimiento de la entidad en general y sus programas, proyectos, servicios, presupuesto.
II. Medio: conocimiento a profundidad solo del tema de interés que tiene. III. Bajo- Nulo: desconocimiento de todos los temas, pero persiste en solicitar
información. 2. Participación proactiva: Se define para este caso la frecuencia en la asistencia a
los espacios de rendición de cuentas y su nivel propositivo. I. Alto: El actor o grupo de interés participa en varios espacios de rendición de
cuentas y realiza propuestas. II. Medio: El actor solo participa en un espacio de rendición de cuentas y realiza
propuestas III. Bajo- Nulo: El actor solo utiliza el medio escrito de manera reiterativa pero no
propone. 3. Relación con la entidad: se identifica como el nivel de apoyo que el actor, grupo de
interés demuestra tener con la entidad. I. Relaciones fuertes: Predominan percepciones positivas de la entidad y en
algunos casos colabora con la misma para la realización de actividades II. Relaciones débiles: No se identifican percepciones positivas ni negativas.
III. Relaciones de conflicto: Predominan percepciones negativas de la entidad y sus reclamaciones tienden al conflicto.
Elaborar Mapa conocimiento, participación y relaciones
Para la visualización de los actores en cada uno de los ítems trabajados anteriormente,
el equipo de trabajo puede utilizar un estilo de cuadrante positivo de coordinadas XY,
ubicando en el eje vertical los actores o grupos de interés de acuerdo con su nivel de
conocimiento (alto, medio, bajo) y en el eje horizontal, por nivel de participación (alta,
media, baja). Posteriormente trazar líneas de acuerdo al tipo de relación que cada actor
guarda con la entidad. Para esto puede utilizar líneas enteras para identificar las
relaciones fuertes, línea punteada para las relaciones débiles y una línea entera, sobre
poniendo una X para las relaciones de conflicto, cómo señala el siguiente ejemplo.
Niveles de conocimiento
1. Alta 2. Media 3. Baja
Niveles de participación
1. Medio 2. Alto
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3. Baja Instrumento Guía de consulta a la ciudadanía y sus organizaciones en los procesos
de rendición de cuentas.
(Formato se descarga del MURC) Instrumento Lista de evaluación de la calidad de la información
(Formato se descarga del MURC) Instrumento Análisis de la información para los indicadores de rendición de
cuentas.
ANÁLISIS DE INFORMACIÓN PARA LOS INDICADORES DE RENDICIÓN PÚBLICA DE CUENTAS
DERECHO CIUDADANO ATENDIDO
Objetivos de Política, del Plan de Acción o Plan de desarrollo
# Indicador Variables Área
responsable
Disponibilidad de información
Fuente de información o
registro institucional
Datos de variables
Indicador calculado
SI
NO
Existencia
NOTA: Ejemplo
tomado de la estrategia de
Hechos y Derechos
Todos Vivos
1 Razón de mortalidad materna
Número de defunciones de mujeres gestantes por complicaciones del embarazo, parto o puerperio
Secretaría de Salud Municipal
X Secretaría de
salud Municipal
(incluir fórmula)
Total Nacidos vivos según lugar de residencia de la madre
Secretaría de Salud Municipal
X Secretaría de
salud Municipal
2 Tasa de mortalidad en menores de 1 año -
Número Niños, niñas menores de un año
…….
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Mortalidad Infantil
muertos según lugar de residencia
Total Nacidos vivos según lugar de residencia de la madre
…….
3
Tasa de mortalidad de niñas, niños de 0 a 5 años - En la niñez
Número de Niños, Niñas entre 0 a 5 años muertos
……..
Total de la población entre 0 a 5 años
……
4.10 Instrumento Matriz de relacionamiento de Objetivos de Desarrollo Sostenible
- ODS- Derechos Humanos – Planeación.
5. HERRAMIENTAS EN LA ETAPA DE EJECUCIÓN.
5.1 Actividad Consulta a los grupos de interés.
Para realizar la consulta, se sugiere que la entidad realice:
La consulta debe hacerse lo más amplia posible a nivel territorial, esto es, incluyendo ciudadanos de experiencias de participación de la mayor parte de municipios del departamento o región que sea posible.
Tenga en cuenta los tiempos al momento de hacer la consulta La consulta es liderada y coordinada por los miembros del equipo líder para la
Rendición Pública de Cuentas. La consulta se puede hacer en una conversación grupal; por ello se requiere una
metodología de GRUPO FOCAL, en la cual el funcionario a cargo solamente registra (SIN INTERPRETAR) lo que los ciudadanos responden ante las preguntas. Aclara dudas, pone ejemplos. Luego, sistematiza y recopila las respuestas y envía un solo
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formato diligenciado por cada consulta realizada. Tenga en cuenta el tiempo que se requiriere para localizar a los ciudadanos, convocarlos a reunión, esperar la próxima reunión, etc. El grupo focal tiene una duración máxima de 2 horas.
La entidad está encargada de crear convocatorias específicas para cada grupo poblacional que vaya a realizar la consulta.
La consulta pública también se puede realizar mediante formato electrónico. Se debe prever las posibilidades tecnológicas de envío y recepción de los correos o en la creación de un encuentro virtual.
Elementos a tener en cuenta: En el cuadro, se encontrarán algunas características que se deben tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Características del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Le permite identificar a la entidad, desde la visión de los grupos de interés perspectiva en la garantía de los derechos, sirviendo de insumo para preparar la información focalizada y el diálogo. Permite identificar las brechas entre la visión de la entidad y los grupos de interés para enfocar de mejor manera el espacio de diálogo.
Requiere habilidades en el manejo de grupos focales o formularios digitales. La sistematización de información cualitativa es muy detallada, de ahí la riqueza de la profundidad de la información y la validez de sus aportes, pero implican un tiempo necesario.
Utilizar toda la información que se ha recogido en toda la etapa de alistamiento. La clave sesta en la adecuada selección de representantes de los grupos de interés para realizar un grupo focal o consulta por internet productiva. Es importante contar con la priorización de la información priorizada, ya que es lo principal para la elaboración de la estrategia, y pueda compararla con los temas identificados por los grupos de interés. Desarrollar la actividad con metodologías que permitan el dialogo, el intercambio de saberes y la participación. Debe explicar claramente el objetivo del grupo focal y la incidencia de los resultados en el proceso de rendición de cuentas.
5.2 Actividad Identificación de las necesidades de información y diálogo.
Para identificar las necesidades de información, se sugiere que la entidad realice:
1. Revisión del inventario que tiene de información en caso que la entidad cuenta con la apertura de datos públicos, de lo contrario se debe proceder a realizar el inventario de información, para lo cual se recomienda, acudir a las diferentes áreas o
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dependencias de la entidad para que por grupos realicen este inventario de acuerdo a la información que ha tenido salida por los diferentes medios (escritos, publicados en la WEB, programas de radio, respuestas a solicitudes ciudadanas, periódicos, entre otros).
2. Organización y clasificación de la información identificada por temas según las solicitudes que haya tenido en el año por parte de diferentes actores o grupos de interés o por la que haya entregado por iniciativa propia o en cumplimiento de la normatividad.
3. Revisión de la información con la que cuenta de acuerdo con los criterios de: completitud, claridad, pertinencia, confiabilidad, coherencia, accesibilidad. Esta revisión debe hacerse teniendo en cuenta las necesidades y mecanismos de información de los grupos de interés.
4. Identificación, de acuerdo con las solicitudes realizadas por los actores o grupos de interés, con cual información no se cuenta y los motivos ejemplo: fallas en la sistematización de la información, la información solicitada no es competencia de la entidad, etc.
5. Elaboración de una lista de la información con la que no se cuenta y que debería tener.
6. Priorización de la información con la que se debería contar y proceder a obtenerla, para lo cual se recomienda que se realice un plan de trabajo, donde se estimen plazos para la entrega de dicha información por parte de las demás dependencias o instancias.
7. Priorización de la información con la que se cuenta pero que no es completa, clara, pertinente, etc. Proceder a mejorarla.
Elementos a tener en cuenta: En el cuadro, se encontrarán algunas características que se deben tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Características del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
El contar con un inventario de la información evita que la entidad duplique esfuerzos. Permite que la entidad organice su información de acuerdo con las necesidades de los diferentes actores y grupos de interés. La información se puede mantener actualizada. Establece criterios de revisión de
La entidad puede contar con un gran volumen de información, por tanto, será dispendioso realizar el inventario e identificar las necesidades de información. No se podrá contar con toda la información requerida, por lo que se hace importante priorizar para avanzar en su producción.
Remitirse a los registros de activos de información que tiene la entidad, allí podrá encontrar el inventario de información y podrá avanzar más rápido en la identificación de necesidades de información. Tener en cuenta
Para la priorización de necesidades de información la normatividad existente en relación con rendición de cuentas de gestión de la entidad, ley de transparencia, etc.
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Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
la información, que pueden ser utilizados cada vez que se produzca. La revisión de la información disminuye el margen de error en los datos que se están suministrando. Facilita disminuir los tiempos en la entrega de información solicitada. El ejercicio puede servir de insumo para que la entidad establezca un instructivo para la elaboración de la información.
Se puede realizar una consulta a los actores y grupos de interés de necesidades de información.
5.3 Actividad Buenas prácticas Comunicación visual
El procedimiento consiste en generar una alianza con las empresas prestadoras de SSPP domiciliarios, para que en las facturas, este un panfleto con información acerca de cómo acceder a espacios de participación, además de esto esta información va a estar zonificada por localidades y/o territorios.
En la información que se le va a proporcionar a la ciudadanía a través de esta herramienta va a estar focalizada en responder las siguientes preguntas
¿Qué es participación? ¿Cómo funciona? ¿Cómo acceder a los espacios de participación? Puntos de participación ciudadana en sus localidades
Elementos a tener en cuenta: En el cuadro, se encontrarán algunas características que se deben tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
El instrumento facilita la difusión de información, resolviendo las principales dudas sobre el acceso a los espacios de participación ciudadana. Visibiliza de una manera más completa los mecanismos de acceso a la participación ciudadana. Se presenta la información de una manera menos
El instrumento excluiría a la población que habita los barrios ilegales.
Para que el instrumento presenta información acerca de las problemáticas y soluciones Debería visibilizar problemáticas en los territorios.
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Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
compleja. El ciudadano recibe la información en su hogar
Instrumento Matriz de relacionamiento Objetivos de Desarrollo Sostenible-ODS-Derechos Humanos-Planeación
5.4 Actividad Diseñar la agenda para las jornadas de diálogo.
1. Clarifique el objetivo y resultados esperados del evento. 2. Determine la fecha, sitio, hora y tiempo necesario para realizar el evento. 3. Elabore una guía o agenda para el desarrollo de la metodología de diálogo. 4. Establezca unas reglas de juego bajo la cual se regirá el espacio de diálogo, éstas
deben ser consultadas y validados por los asistentes. 5. Organice la estrategia de comunicación para promover el evento de RC 6. Prepare la logística de las jornadas de diálogo. Tenga en cuenta los siguientes
aspectos: Lugar: Identifique un lugar para llevar a cabo. El sitio debe ser de fácil acceso a la
ciudadanía; se aconseja que tenga varias entradas y posibilidades de parqueo y transporte para los asistentes. Tenga en cuenta las normas básicas de seguridad.
Número de invitados y confirmación de las personas que asistirán a la jornada de diálogo.
Suministros: Establecer las necesidades para el desarrollo de la jornada, como por
ejemplo el refrigerio, teléfono, fax, computador, punto de red, internet, pantalla, televisión, cámara de video, grabadora, papelería, registro de asistencia, etc.
Duración: Tenga en cuenta el tiempo de los asistentes, no pueden ser jornadas muy
amplias.
Inscripción y radicación de propuestas. Diez días antes de la jornada de diálogo,
motive a las organizaciones sociales y a la ciudadanía para que inscriban sus propuestas o necesidades de intervención (ver formato anexo PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS).
Clasifique y distribuya al interior de la entidad, por áreas o temas, las propuestas de intervención recibidas, para que estas preparen las respuestas requeridas.
Prepare los formatos de evaluación.
Defina el mecanismo de identificación de compromisos y evaluación del espacio de diálogo.
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5.5 Actividad Jornadas de diálogo participativo.
La jornada de diálogo debe realizarse de acuerdo con la agenda prevista y divulgada. Esto implica las siguientes acciones: Antes de iniciar
1. Organice la disposición de sillas, mesas, telones, tableros, pendones, sonido, etc. de acuerdo con la metodología de diálogo prevista.
2. Verifique la disposición de equipos y las conexiones necesarias para la transmisión por televisión o radio.
3. Ubique en el acceso al auditorio un lugar y funcionario canalizar la presentación de quejas o consultas individuales.
4. Organice las personas de apoyo para orientar a los asistentes y hacer entrega de materiales.
Para recibir a los invitados:
1. Realice el registro de participantes y/o invitados y ubíquelos en el auditorio de acuerdo con la metodología de diálogo prevista (foro, feria, mesas temáticas, jornada de diálogo, etc.).
2. Entregue a los asistentes plegable, documento resumen y/o CD con información 3. Institucional y de interés general. 4. Entregue formato para preguntas o sugerencias y encuesta de evaluación.
Durante la realización de la jornada
1. Designe un moderador que presente la agenda del día, la metodología de diálogo y el las reglas de procedimiento de la jornada.
2. La máxima autoridad de la entidad o su delegado debe dar apertura a la jornada y presentar el informe de gestión.
3. Distribuya los participantes en el lugar de la jornada de acuerdo con la metodología de diálogo definida, por salones alternos, pabellones o tiendas temáticas, mesas de trabajo, paneles, etc.
4. Disponga facilitadores y relatores para cada grupo de diálogo que se conformen. 5. Abra un espacio para preguntas aclaratorias sobre los temas del informe. 6. Permita la intervención de la ciudadanía con sus evaluaciones y opiniones sobre la
gestión. 7. Realice plenarias para que líderes ciudadanos presenten conclusiones grupales. 8. Registre la información fruto de las intervenciones de los participantes. 9. La oficina de control interno o quién haga sus veces debe realizar las conclusiones
de la jornada,
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10. La autoridad institucional debe exponer los compromisos institucionales. 11. Acuerde con la ciudadanía y sus organizaciones un procedimiento para el
seguimiento a compromisos.
Mecanismos de participación durante las jornadas de rendición de cuentas.
Durante la jornada de rendición de cuentas la entidad habilita cualquiera de los siguientes canales: chat, línea telefónica, mensajes de texto, redes sociales, foro o blogs.
1. Instrumento Registro de participantes a procesos de rendición de cuentas.
2. Instrumento Seguimiento de Compromisos
3. Instrumento Lista de chequeo para observación de la jornada de diálogo de
rendición de cuentas.
Formato lista de chequeo del MURC
4. Instrumento Encuesta de evaluación de las jornadas de rendición de
cuentas.
Formato de encuesta del MURC
5. Mecanismo Cabildo abierto
En cada período de sesiones ordinarias de los concejos municipales o distritales, o de las Juntas Administradoras Locales, podrán celebrarse cabildos abiertos en los que, por iniciativa de un número no inferior al cinco por mil de los ciudadanos del censo electoral del respectivo departamento, municipio, distrito, localidad o comuna, se considerarán los asuntos que los residentes soliciten sean estudiados, siempre y cuando sean de competencia de la respectiva corporación.)
Tiene como objetivo generar una plataforma de intercambio de información y puntos de vista sobre temas de interés ciudadano e instaurarlos en la agenda pública. Por otra parte, busca incentivar la participación e involucrar a los ciudadanos en temas que competen y afectan a todos. Permite la articulación del control ciudadano y el control político.
Fortalezas: 1. Es un proceso de discusión y deliberación entre un grupo de ciudadanos que no
son expertos ni están implicados en grupos de presión. 2. Articula el control ciudadano con el control político. 3. El resultado es un informe con recomendaciones para los tomadores de
decisiones. 4. Es un proceso de aprendizaje colectivo que puede ser utilizado como en el proceso
de análisis y discusión pública de la temática.
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5. Existe la obligatoriedad de la respuesta. Una semana después de la realización del cabildo se realizará una sesión a la cual serán invitados todos los que participaron en él, en la cual se expondrán las respuestas razonadas a los planteamientos y solicitudes presentadas por los ciudadanos, por parte del mandatario y de la corporación respectiva, según sea el caso.
Modalidad: Presencial, exposición, número de personas 12-30, científico ciudadano
Limitaciones: No es un foro de participación pública ni una audiencia pública, no es un proceso judicial y por lo tanto no se espera un veredicto, no es un proceso de toma de decisión. Cuando es rendición de cuentas 1. Se brinda información 2. Se realiza el dialogo con la participación de los ciudadanos, el concejo
municipal, asamblea departamental o junta administradora local y la administración.
3. Se generan compromisos y recomendaciones, 4. Se analizan las recomendaciones y se da respuestas razonadas a las peticiones
realizadas. 5. Se hace seguimiento a la incorporación de las recomendaciones acordadas.
6. Mecanismo Panel Ciudadano
El Panel Ciudadano apunta a la inclusión de la visión, preocupaciones, argumentos y evaluaciones del ciudadano lego en asuntos de relevancia social y a poder influenciar con ello el proceso de regulación y toma de decisiones. Se subraya que estas personas —competentes desde el punto de vista moral— contribuyen con perspectivas válidas, preocupaciones, conocimiento e ideas relevantes en torno al tópico. Su rol como participantes de una conferencia de consenso es el de ciudadanos potencialmente afectados, y su interés en participar puede partir de ese diagnóstico o de la valoración del mecanismo en sí.
Tiene como objetivo generar una plataforma de intercambio de información y puntos de vista sobre temas de interés ciudadano e instaurarlos en la agenda pública. Por otra parte, busca incentivar la participación e involucrar a los ciudadanos en temas que competen y afectan a todos. Fortalezas:
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1. Es un proceso de discusión y deliberación entre un grupo de ciudadanos que no son expertos ni están implicados en grupos de presión.
2. El resultado es un informe con recomendaciones para los tomadores de decisiones. 3. Es un proceso de aprendizaje colectivo que puede ser utilizado como un insumo en
el proceso de análisis y discusión pública de la temática. 4. La intención es incorporar, además del asesoramiento técnico que se contempla
tradicionalmente, las recomendaciones surgidas del proceso de investigación de ciudadanos no expertos.
Modalidad: Presencial, exposición, Quorum número de personas, científico ciudadano
Limitaciones: No es un foro de participación pública ni una audiencia pública, no es un
proceso judicial y por lo tanto no se espera un veredicto, no es un proceso de toma de
decisión, la intención no es debatir por qué sí o por qué no
¿Cómo se hace?
1. Se selecciona un tema de interés social
2. Se convoca abiertamente a integrar un panel, puede ser aleatorio.
3. Se conforma un panel de referentes, compuesto por profesionales particulares e
instituciones directamente vinculadas a la temática seleccionada, provenientes de
diferentes sectores y con distintas opiniones en la controversia. Éstos generan un
informe con su postura que es entregado al panel ciudadano
4. Por último, el panel ciudadano elaborará un informe con recomendaciones que
tienen como destino final las instituciones competentes en la temática.
7. Mecanismo Asamblea Comunitaria. Reunión de los miembros de una colectividad para discutir determinadas cuestiones de interés común y, en su caso, adoptar decisiones. Reunión de miembros de un cuerpo constituido, convocada reglamentariamente para deliberar sobre asuntos privados o públicos. Tiene como objetivo promover la inclusión de los ciudadanos y grupos de valor en la evaluación de las acciones de gobierno, generan un diagnóstico de la realidad y ejercer un proceso de diálogo/retroalimentación con los tomadores de las decisiones sobre el ejercicio de la función pública Fortalezas: 1. Es un proceso de discusión y deliberación entre un grupo de ciudadanos que
pertenecen a una misma comunidad.
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2. Más que un espacio de participación ciudadana, este tiene el potencial de ser un espacio de Gobernanza, en el cual la comunidad se organiza, delibera y decide.
3. El resultado es una decisión vinculante sobre el tema que los convoca. 4. Es un proceso que necesita de las mayorías para obtener legitimidad. 5. Requiere de los disensos y las posiciones encontradas para construir soluciones de
amplio impacto. Modalidad: Presencial, exposición, Quorum número de personas, Ciudadano Limitaciones: Su amplio número de participantes, unos con voz, pero sin voto, otros con voz y voto, puede hacer difícil la orientación del proceso, al límite de extenderlo en el tiempo sin llegar a la toma de decisiones. No es útil para discutir y buscar soluciones particulares o de detalle, busca su desarrollo sobre temas álgidos y estructurales que atañen a la mayoría. No es un proceso de toma de decisión. ¿Cómo se hace? 1. Se desarrolla sobre un tema de interés comunitario. 2. Se convocan a todos los miembros de la comunidad, y requiere de un mínimo de
participantes (quorum) para tomar decisiones. 3. Requiere de un espacio físico adecuado para albergar el potencial alto de
participantes. 4. Debe nombrarse un secretario, competente de elaborar el acta del desarrollo de la
asamblea: desarrollo de la agenda, intervenciones, propuestas y decisiones finales; además se nombra un presidente de la Asamblea, quien se encarga de administrar el uso de la palabra por parte de quienes intervienen, se encarga de hacer cumplir el orden del día y de la verificación del quorum.
5. Se establece un orden del día, el presidente asigna el uso de la palabra, modera su uso, otorga el derecho a réplica, organiza la votación sobre las decisiones que se van a tomar que impactan a la comunidad, cuenta los votos y el secretario tomo nota de sus resultados y los consigna en el acta de la asamblea.
6. El acta una vez aprobada por el comité que se nombre al interior de la asamblea, debe ser de consulta libre para todos los miembros de la comunidad.
8. Mecanismo Foro ciudadano
Reunión para deliberar e intercambiar ideas y puntos de vista para evaluar el cumplimiento de las políticas, planes, proyectos o la prestación de servicios de una entidad o de un sector. Es una reunión donde los principales expositores son las organizaciones ciudadanas.
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Tiene como objetivo promover la deliberación e intercambio de ideas de los ciudadanos en la evaluación de las acciones del gobierno y el cumplimiento de los planes aprobados. Fortalezas: 1. Es un proceso de discusión y deliberación entre un grupo de ciudadanos que
pertenecen a una misma comunidad. 2. Más que un espacio de participación ciudadana, este tiene el potencial de ser un
espacio de Gobernanza, en el cual la comunidad se organiza, delibera y decide. 3. El resultado es una decisión vinculante sobre el tema que los convoca. 4. Es un proceso que necesita de las mayorías para obtener legitimidad. 5. Requiere de los disensos y las posiciones encontradas para construir soluciones de
amplio impacto. Modalidad: Presencial, exposición, número de personas 20-200, Ciudadano Entidades Públicas Limitaciones: No es la audiencia pública en la que la administración pública presenta su
informe de gestión, no es una reunión para tomar decisiones, no es útil para discutir y
buscar soluciones particulares o de detalle, lo que busca es deliberar sobre planes,
políticas, programas o proyectos estructurales del gobierno vigente.
¿Cómo se hace? 1. Puede ser convocado por la entidad pública o por la ciudadanía a través de sus
organizaciones 2. Los temas del foro se seleccionan con la participación de la ciudadanía. 3. Los debates se realizan por los expositores que representan a las organizaciones
sociales y de la comunidad. 4. Los representantes de las entidades públicas escuchan e intervienen como un
expositor más en el foro. 5. Al final, la autoridad respectiva debe dar cuenta de las principales evaluaciones y
propuestas presentadas por los expositores y señalar los compromisos de mejora.
9. Mecanismo Observatorio Ciudadano
Reunión para deliberar e intercambiar ideas y puntos de vista para evaluar el
cumplimiento de las políticas, planes, proyectos o la prestación de servicios de una
entidad o de un sector. Es una reunión donde los principales expositores son las
organizaciones ciudadanas.
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Tiene como objetivo promover la inclusión de los ciudadanos en el diseño y evaluación de las acciones de gobierno, generan un diagnóstico de la realidad y pueden ejercer un proceso de diálogo/retroalimentación con los tomadores de las decisiones sobre el ejercicio de la función pública Fortalezas:
1. Es un proceso de discusión y deliberación entre un grupo de ciudadanos que no
son expertos ni están implicados en grupos de presión.
2. El resultado es una petición por escrito para los tomadores de decisiones.
3. Es un proceso de aprendizaje colectivo que puede ser utilizado como un insumo
en el proceso de análisis y discusión pública de la temática.
4. Las comisiones de trabajo que se crean al interior del observatorio ciudadano
permiten abordar varias aspectos y miradas sobre el tema de interés.
5. Construye diagnósticos y seguimientos a temas específicos que incorporan la
experiencia desde el ciudadano y la comunidad
Modalidad: Presencial, exposición, número de personas máximo 50, Científico ciudadano
Limitaciones: No es un foro de participación pública ni una audiencia pública, no es un
proceso judicial y por lo tanto no se espera un veredicto, no es un proceso de decisión,
sus resultados no son vinculantes para los tomadores de decisiones, si el marco
regulatorio así lo considera, tiene un número limitado de participantes.
¿Cómo se hace? 1. Se selecciona un tema de interés social 2. Por elección abierta se selecciona a los integrantes de las mesas directivas. 3. Se definen indicadores de monitoreo 4. Se desarrollan en juntas ciudadanas las cuales se llevan a cabo en espacio abiertos
como parques, calles o explanadas, para que de este modo todo ciudadano interesado en su entorno pueda acudir, se discute y recolecta información sobre los indicadores.
5. Al momento de crearse los comités, se procede a agruparse en comisiones de trabajo de acuerdo con los intereses de los propios ciudadanos. Consolidan los datos de indicadores.
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6. Elaboran informe de los comités y del observatorio. El resultado de su trabajo se hará de conocimiento al Consejo de Participación Ciudadana, Consejo Municipal, Entidad Territorial, etc.
7. Establecen diálogo a partir de los informes del observatorio. 10. Mecanismo Audiencia Pública Participativa
Es un acto público de diálogo entre organizaciones sociales, ciudadanos y servidores
públicos para evaluar la gestión gubernamental en cumplimiento de las
responsabilidades, políticas y planes ejecutados en un periodo (año, semestre,
cuatrienio) para garantizar los derechos ciudadanos
Tiene como objetivo evaluar y dialogar sobre la gestión gubernamental en cumplimiento
de las responsabilidades, políticas y planes ejecutados en un periodo (año, semestre,
cuatrienio) para garantizar los derechos ciudadanos.
Fortalezas: 1. Permite la interlocución y diálogo: Servidores públicos-ciudadanía. 2. Permite la circulación de información de interés público, tales como: presupuestos,
ejecución de presupuestos, avances, causas de retrasos, limitaciones, entre otros. Modalidad: Presencial, dialogo, abierto, Ciudadanos y Servidores Limitaciones: No es la recepción de quejas durante la audiencia, no resuelve situaciones o problemáticas particulares, no es un ejercicio de planeación, es un ejercicio de seguimiento, control social y señalamiento de acciones correctivas para la siguiente vigencia, es masiva, por lo cual sin una metodología adecuada puede reducirse a exposiciones sin diálogo efectivo. ¿Cómo se hace? 1. Convocan las entidades públicas. 2. Se establece una agenda para el desarrollo de la audiencia. 3. Las entidades públicas deben contar con un informe detallado y que puedan poner
a disposición de los participantes, con el objetivo de poner de manifiesto la ejecución de la administración pública.
4. Incluye la realización de talleres o mesas de trabajo con grupos y organizaciones de ciudadanos, que permitan la interlocución y el diálogo.
5. Al finalizar, se hace un balance de la audiencia, y señala los compromisos y ajustes a realizar para la siguiente vigencia.
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11. Mecanismo Ferias de servicio
Es un acto público organizado por la entidad para ser realizado en uno o varios días, al
cual pueden asistir los ciudadanos y sus organizaciones libremente. Se puede decir que
la característica principal para una correcta rendición de cuentas es la interacción entre
la entidad y la ciudadanía; por lo cual, la entidad debe echar mano de medios innovadores
y creativos para fomentar el dinamismo que permita una fluida y nutrida comunicación
entre estas partes.
Tiene como objetivo acercar con más detalle y profundidad cada uno de los componentes
de la gestión realizada por la entidad, estableciendo diálogos y retomando acciones de
mejora.
Fortalezas: 1. Permite y fomenta de manera didáctica que los ciudadanos realicen preguntas,
comentarios, propuestas y opiniones de cada uno de los temas. 2. Permite orientar el diálogo según los intereses particulares de los ciudadanos.
Modalidad: Presencial, exposición, número de personas máximo 20, Entidades públicas ciudadanos Limitaciones: No es una reunión para tomar decisiones, no es útil para discutir y buscar, soluciones generales que impliquen consensos, requiere recursos logísticos para su desarrollo, se puede perder el diálogo y centrarse únicamente y trámites y servicios. ¿Cómo se hace? 1. Se planea la feria, identificando los temas principales por stand. 2. Se prepara la información a presentar y las preguntas que motiven el dialogo con los
visitantes de stand. 3. Se coordinan los recursos necesarios de cada stand. 4. La entidad pública hace la convocatoria. 5. Se programa un recorrido por los pabellones y stand de las dependencias o
entidades participantes. Se recomienda exista un guía para orientar a las personas por su recorrido.
6. Como cierre del recorrido se organiza una sala para realizar un foro con los asistentes para intercambiar opiniones e inquietudes generales, las cuales son sistematizadas.
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Cuando es rendición de cuentas 1. Se brinda información 2. Se realiza el diálogo con la participación de los ciudadanos, el concejo municipal,
asamblea departamental o junta administradora local y la administración. 3. Se generan compromisos y recomendaciones, 4. Se analizan las recomendaciones y se da respuestas razonadas a las peticiones
realizadas. 5. Se hace seguimiento a la incorporación de las recomendaciones acordadas.
12. Mecanismo Encuentro diálogo participativo
Espacios de encuentro entre la ciudadanía y los representantes de las entidades públicas
para fomentar el dialogo sobre materias de interés público.
Tiene como objetivo promover espacios de encuentro y conversación con la ciudadanía
con respecto a la gestión de las políticas públicas.
Fortalezas: 1. Maximiza las oportunidades de participación de cada persona. 2. Permite escuchar nuevas voces ciudadanas 3. Genera un espacio de corresponsabilidad compartida entre entidades y ciudadanos 4. Involucra activamente a un gran número de personas 5. Permite la generación de acuerdos y compromisos. 6. Integra en su metodología la publicación de resultados de los encuentros
participativos. 7. Facilita la realización de control social sobre los compromisos establecidos. 8. Permite la interacción entre entidades para dar a conocer resultados de
implementación de políticas públicas. Modalidad: Presencial, dialogo, número de personas 40-1000, Ciudadanos y Servidores Limitaciones: No es útil para discutir y buscar soluciones particulares o de detalle, no es un espacio para la toma de decisiones, no es la recepción de quejas durante el encuentro. ¿Cómo se hace? 1. Las entidades públicas deben convocar a los participantes con por lo menos 15 días
de anticipación. 2. Cada taller se realiza con un máximo de 30 personas, contando con un facilitador y
un relator. Es importante que en cada taller se encuentre un servidor público que
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pueda brindar respuestas y explicaciones a las preguntas que se generen en los talleres.
3. El encuentro se inicia con la presentación de los objetivos, los puntos centrales del informe que entregó a los ciudadanos y explicación de la metodología.
4. Se procese luego a desarrollar los talleres de manera simultánea, en estos se trabajarán los mismos puntos presentados en el informe. Su duración es de mínimo 60 a 90 minutos. El objetivo es facilitar la participación ciudadana con respecto a los resultados de implementación de una política pública y obtener propuestas o sugerencias para mejorar la gestión. Se debe contar con un facilitador que propicie que todos los asistentes puedan manifestar su opinión. Para esto debe preparar preguntas guia y poder realizar observaciones, sugerencias o propuestas al respecto. También debe haber un relator.
5. Se realiza una plenaria donde todos los grupos puedan presentar el trabajo que realizaron en el taller.
6. Los representantes de las entidades deben dar cuenta de las principales propuestas, sugerencias realizadas y señalar los compromisos.
7. Una vez se tengan los compromisos establecidos, se deben publicar para que los participantes puedan conocerlos y luego realizarles seguimiento.
13. Mecanismo Encuesta Deliberativa
Es un proceso metodológico que sirve para dar voz a la ciudadanía en los procesos de
decisión pública a través de la consulta y cogestión en los procesos de planeación.
Tiene como objetivo brindar información a la ciudadanía sobre planes, programas y
proyectos formulados con el fin de integrar sus recomendaciones.
Fortalezas: 1. Integra a la ciudadanía en procesos de decisión pública. 2. Permite conocer las opiniones de los participantes y sus conclusiones luego de
brindar explicaciones e información más completa acerca de las razones de las entidades públicas para proponer acciones en planes, programas y proyectos.
3. Se fomenta un diálogo informado. Modalidad: Presencial, dialogo, número de personas 15-40, Ciudadanos y Servidores Limitaciones: No es la recepción de quejas durante el encuentro, no es un espacio para la toma de decisiones, no es la rendición de cuentas de la gestión de la entidad, aborda solo temas puntuales determinados por la entidad. ¿Cómo se hace?
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1. Las entidades deben convocar a los participantes de acuerdo con la identificación de
sus grupos de valor y población interesada en los temas a abordar en el proceso de la Encuesta Deliberativa.
2. Las entidades deben tener preparado un cuestionario inicial con preguntas que orienten a los ciudadanos participantes a reflexionar sobre las acciones que plantea la administración pública para abordar una problemática específica de acuerdo con los planes, programas o proyectos que están preparando
3. El encuentro se inicia con la presentación de los objetivos, los puntos centrales del informe que entregó a los ciudadanos y explicación de la metodología.
4. Los cuestionarios deben ser distribuidos a cada participante de la jornada para que sean contestados.
5. Se organizan grupos pequeños para discutir las respuestas de manera general, se les entregará una información más completa acerca de las acciones que plantea la administración pública para abordar una problemática específica. Estos grupos deben ser acompañados de un servidor público que conozca la información brindada en los cuestionarios y los planes, programas o proyectos en los que se desea trabajar.
6. Los participantes luego de estar más informados pueden realizar preguntas a los servidores públicos para aclarar sus dudas.
7. Una vez se realice este proceso, se debe entregar un segundo cuestionario que permita recoger las opiniones, recomendaciones o propuestas de los participantes.
8. Los resultados del ejercicio pueden ser presentados al público en general a través de los diferentes medios de comunicación que tenga cada entidad.
14. Mecanismo Espacio abierto
Es un proceso que permite a los ciudadanos construir y organizar sus propias reuniones
en torno a un problema que consideran central en el marco de la rendición de cuentas.
Este se desarrolla en un espacio amplio, donde los ciudadanos eligen los subtemas a
tratar y se conforman diferentes grupos para que de manera simultánea dialoguen sobre
el tema identificado. Una vez tratados los temas, cada grupo debe informar sobre sus
conclusiones y sugerencias en un panel central. Al final las acciones sugeridas por cada
grupo pueden ser votadas en la plenaria para que se prioricen las acciones que deben
tener un seguimiento programado.
Tiene como objetivo identificar de manera participativa las principales problemáticas y las
acciones realizadas por las entidades para abordar dichos problemas y priorizar a cuáles
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de estas acciones se debe hacer seguimiento para que sean efectivas en el marco de la
garantía de derechos.
Fortalezas: 1. Permite a la ciudadanía escoger y participar en una reunión donde se trabaje un
tema de su interés. 2. Es funcional para la rendición de cuentas focalizada. 3. Prioriza temas para la rendición de cuentas permanente. 4. Involucra a la ciudadanía para que continúe en un ejercicio permanente de control
social. 5. Involucra compromisos por parte de las entidades.
Modalidad: Presencial, dialogo, abierto, Ciudadanos y Servidores Limitaciones Solo permite abordar temas específicos de acuerdo a comunidades identificadas, no es un espacio para la toma de decisiones, no es la recepción de quejas durante el Espacio Abierto, la entidad debe estar preparada para tener masiva participación, por tanto, debe contar con los suficientes servidores públicos para poder abordar los grupos de trabajo. ¿Cómo se hace? 1. Convocan las entidades públicas en un espacio público amplio. 2. Debe haber tantos facilitadores por parte de la entidad, de acuerdo con los posibles
subtemas que las comunidades quieran trabajar. 3. Se requiere de varios espacios en el mismo lugar para poderse reunir: espacios
públicos. 4. Se arma participativamente los temas y agenda de discusión del espacio. El horario
queda visible durante todo el Espacio Abierto. 5. Se desarrollan las reuniones por temas de interés, máximo una hora. 6. En cada grupo debe haber un servidor de la entidad que tenga toda la información
correspondiente al tema a tratar. 7. Los participantes deben colocar su tema en una tarjeta en forma de pregunta,
ejemplo: ¿Qué ha hecho la entidad frente a: alimentación escolar? 8. Una vez se terminen de colocar todas las tarjetas, el servidor público a cargo debe
proceder a responder cada una de las preguntas. 9. Luego se deben identificar los temas que se consideren no han avanzado en
términos de acciones institucionales y serán llevados a la plenaria general. 10. En plenaria, cada grupo indicara cuales acciones no han avanzado y priorizaran a
cuáles deben hacerle seguimiento permanente. 11. La entidad establecerá los compromisos necesarios de acuerdo a sus competencias
y recursos.
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15. Mecanismo Word coffee
Proceso de conversación cálida y humana, que permite dialogar de manera más cercana
con un grupo de personas sobre temas de interés que son responsabilidad de las
entidades públicas.
Tiene como objetivo interactuar con grupos de valor y líderes sociales sobre los
resultados de la implementación de acción es de las entidades públicas en relación con
temas de interés.
Fortalezas: 1. Permite interactuar de manera directa con grupos de interés y líderes sociales sobre
temas concretos. 2. Se genera un espacio colaborativo con los grupos de interés y líderes sociales para
profundizar en los resultados de las acciones institucionales. 3. Se pueden recoger propuestas para la mejora institucional. 4. Es funcional en contextos emergentes, donde la ciudadanía solicita de manera
urgente respuestas de las entidades frente a problemáticas que consideran no están siendo atendidas.
Modalidad: Presencial, dialogo, número de personas 25-30, Ciudadanos y Servidores Limitaciones: No es un espacio para la toma de decisiones, no es la recepción de quejas de los grupos de interés o líderes sociales, no se trabajarán amplios temas de la acción institucional, no es una rendición de cuentas de la gestión de la entidad sino de temas específicos. ¿Cómo se hace? 1. Convocan las entidades públicas de acuerdo al tema o temas que quieran trabajar
con los grupos de interés. 2. Se debe contar con un espacio cálido, pequeño, organizado como una especie de
cafetería, con el número de mesas de acuerdo al número de temas escogidos (se recomienda no trabajar más de seis temas) y max 10 sillas por cada mesa. También se debe tener un cafe para compartir con los asistentes.
3. Cada mesa debe tener asignado un tema. Puede ser por derechos, ODS o sectores. 4. La entidad debe contar con la información necesaria para brindar a los participantes
en cada mesa. 5. Al iniciar el encuentro, se debe informar a los participantes las reglas del World Café:
dialogar frente a temas de importancia para ellos y brindarles información sobre la acción institucional. Recoger las propuestas que se tengan para analizarlas y evaluar la posibilidad de contraer compromisos de acuerdo con las competencias y recursos de la entidad.
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6. De manera simultánea en cada mesa se analiza un tema o pregunta durante un tiempo determinado con los participantes. En cada mesa debe haber un servidor público que permita brindar respuestas a las preguntas que se realicen y tomar nota de las preguntas, sugerencias y propuestas por parte de los grupos de interés o líderes sociales.
7. Al final de cada pregunta los participantes cambian de mesa y continúan la discusión con otros participantes y así sucesivamente hasta abordar todos los temas propuestos.
8. Una vez se hayan abordado todos los temas, los servidores públicos de cada mesa deben presentar a todos los participantes las conclusiones a las que se llegaron, así como las sugerencias y propuestas realizadas.
16. Mecanismo Auditorías Ciudadanas
Es un acto público de diálogo entre organizaciones sociales, ciudadanos y servidores
públicos para evaluar la gestión gubernamental en cumplimiento de las
responsabilidades, políticas y planes ejecutados en un periodo (año, semestre,
cuatrienio) para garantizar los derechos ciudadanos.
Debe realizarse por lo menos tres audiencias públicas participativas al año para presentar
el informe de la auditoría social con la participación de los contratistas, interventores,
autoridades municipales y los beneficiarios directos de la inversión.
Tiene como objetivo realizar control social a la ejecución (inversión) y puesta en marcha
de los proyectos de financiados con recursos públicos.
Fortalezas: 1. Permite la interlocución y diálogo: Servidores públicos-ciudadanía - 2. Permite la circulación de información de interés público, tales como: presupuestos,
ejecución de presupuestos, avances, causas de retrasos, limitaciones, entre otros. 3. Identifica alertas tempranas y gestión de acciones que contribuye a la ejecución de
los proyectos. Modalidad: Presencial, dialogo, número de personas 25-30, Ciudadanos y Servidores Limitaciones: No es la recepción de quejas durante la audiencia, no resuelve situaciones o problemáticas particulares, no es un ejercicio de planeación, es un ejercicio de
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seguimiento, control social y señalamiento de acciones correctivas para mejorar la ejecución de los proyectos
¿Cómo se hace? 1. Convocan las entidades públicas. 2. Se establece una agenda para el desarrollo de la primera audiencia. 3. Se realiza un recorrido previo a la reunión con la participación con beneficiarios o
auditoría ciudadana 4. Se convoca a los beneficiarios del proyecto y líderes sociales a la audiencia de inicio. 5. Se desarrolla la primera audiencia pública en la que se detalla la información del
proyecto y los actores involucrados. Se conforma la auditoría ciudadana. 6. En el desarrollo de la ejecución realizar mesas de trabajo y recorrido al lugar de
ejecución con la auditoría social, que permitan la interlocución y el diálogo. 7. Cuando el proyecto tenga ejecución de 40-70% se convoca a la segunda audiencia
pública. 8. Se desarrolla la segunda audiencia. Las entidades públicas deben contar con un
informe detallado y ejecutivo que puedan poner a disposición de los participantes, con el objetivo de poner de manifiesto la ejecución del proyecto. La Auditoria ciudadana presenta sus resultados. Se abre la participación de la comunidad y se generan compromisos.
9. La auditoría social continúa el seguimiento a la ejecución. 10. Se realiza la audiencia pública de cierre en la cual se da un informe del proyecto, se
detalla la información del mantenimiento de la inversión. 11. La Auditoria ciudadana acompaña la puesta en marcha del proyecto
6. HERRAMIENTAS EN LA ETAPA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
6.1. Actividad Elaboración Tablero de Control
Tiene como objetivo indicar los pasos que se requieren para la elaboración de un tablero
de control que permita hacer seguimiento a la implementación de la estrategia de
rendición de cuentas basada en enfoque de derechos y paz. Dirigido a Secretarios o
Directores de dependencias o instancias, servidores del área de Planeación y Control
Interno de Gestión
Modalidad presencial
Criterios con los que interactúa: Son insumos para la elaboración del tablero de control
la cadena de valor: estrategia de rendición de cuentas y el cronograma. Hace parte del
seguimiento.
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Descripción:
El tablero de control es una herramienta que permite medir una serie de indicadores en
relación con unos objetivos planteados. Esta herramienta proveniente del campo de la
administración puede ser utilizada en las entidades para identificar el cumplimiento de
sus planes estratégicos y poder tomar decisiones cuando de manera periódica se
identifican las alertas correspondientes, en relación con el cumplimiento de las
actividades planeadas.
Hay diversas formas de elaborar un tablero de control: tabla de datos, gráficos,
semáforos, software, entre otros. Para este caso, se propone elaborar un tablero de
control en una tabla de datos:
Diseñe la tabla de datos: En el diseño, la entidad define que variables de su estrategia
de rendición de cuentas requiere utilizar, lo cual depende del nivel de detalle que se
quiera tener. Sin embargo, se sugiere se tenga en cuenta las variables que se consideran
más estratégicas: objetivos específicos, actividades, productos (metas) e indicadores
para la rendición de cuentas.
Recuerde que esta información la toma de la estrategia que ya elaboró, si la entidad
utilizo la cadena de valor, el ejercicio se facilita.
Tablero de control Estrategia de Rendición de Cuentas
Para poder hacer seguimiento al cumplimiento tanto de las actividades, como el
avance en el cumplimiento de los productos, se requiere utilizar una casilla para
relacionar el valor o el dato que se ha programado, de acuerdo con el cronograma
que haya realizado.
Objetivo Especifico Producto Actividad Indicador
Programa para el Periodo
Avance para el periodo
% avance período
% avance acumulado Observación
Entregar información a la ciudadanía en un lenguaje comprensible
El 100% de informes de gestión, que se encuentran publicados en la web tienen un lenguaje comprensible
Revisar y verificar que los informes tengan un lenguaje comprensible.
Ajustar con un lenguaje comprensible los informes de gestión
Informes de gestión que se encuentran publicados en la web tienen un lenguaje comprensible
20 15 75% 15%
70
Establecer la temporalidad para hacer seguimiento: bimensual, trimestral,
semestral. La entidad define dicha temporalidad, no obstante, se sugiere que el
seguimiento se realice trimestralmente, puesto que permite poner alertas
tempranas y tomar decisiones a tiempo para redirigir la estrategia.
Utilice una casilla para colocar el avance de las actividades para el periodo
requerido:
Coloque dos casillas, una para que le indique el porcentaje de avance para el
período programado y otra para el porcentaje acumulado.
Finalmente, deje una casilla de observaciones que le permita relacionar las
explicaciones y alternativas, en caso de que se identifique que hay atrasos en el
cumplimiento de algunos productos o metas propuestas.
Para que se visualice de manera inmediata el estado de avance y cumplimiento
de cada uno de sus productos de acuerdo a los periodos de seguimiento, se
sugiere utilice iconos o colores, ejemplo:
1. Rojo: las Casillas de avance se pondrán en color rojo si el valor de cumplimiento es menor que a 50%
2. Amarillo las casillas se pondrán en color amarillo, si el valor de cumplimiento es igual o mayor que 50% y menor que 90%.
3. Verde: las casillas se pondrán en color verde, si el valor de cumplimiento es igual o mayor que 90%.
Los rangos, deben ser establecidos por cada entidad para hacer seguimiento
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Instrumento de seguimiento práctico de fácil diligenciamiento. Visualiza de manera rápida el estado de avance de la estrategia de rendición de cuentas. Permite tomar decisiones a tiempo cuando se identifican las alertas.
Se relacionan datos cuantitativos, por tanto, se debe contar con formas de identificar no solo el cumplimiento del producto, sino la calidad del mismo. De no cumplir con los periodos de seguimiento, se perderá el objetivo del tablero de control.
En el tablero de control del plan estratégico de la entidad, se pueden integrar los objetivos e indicadores de la estrategia de rendición de cuentas. La cadena de valor facilita contar con las variables a utilizar para incluir en el tablero de control. Realizar la programación de avance de cumplimiento de los productos en un cronograma.
71
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Instrumento que puede ser utilizado de manera manual o digital.
Definir responsables en el diligenciamiento periódico del tablero.
6.2 Actividad Seguimiento a compromisos
Tiene como objetivo sugerir un modelo de matriz que le permita a las entidades realizar
seguimiento a los compromisos establecidos en los procesos de rendición de cuentas.
Dirigido a Equipo líder y control interno.
Modalidad presencial/ Virtual
Criterios con los que interactúa: Hace parte de la etapa de seguimiento y monitoreo
de la rendición de cuentas. Es insumo para la elaboración del documento de resultados
de los procesos de rendición de cuentas.
Descripción:
Uno de los resultados de los procesos de rendición de cuentas en los espacios de dialogo,
son los compromisos que establecen las entidades con la ciudadanía, los cuales no
deben perderse de vista puesto que estos deben integrarse al documento de resultados
de rendición de cuentas para retroalimentar a los actores y grupos de interés
participantes.
La entidad puede elaborar su propia matriz utilizando variables que le permitan realizar
el seguimiento, sin embargo, para facilitar su elaboración, proponemos una matriz que
consta de dos bloques, uno de compromisos y el otro de seguimiento. Para el primero se
proponen las siguientes variables:
Compromisos Relacionar uno a uno los compromisos establecidos. Dependencia/área responsable: Determinar el área o dependencia de la cual
depende el compromiso. Fecha de cumplimiento: Colocar la fecha en que se considere se puede cumplir a
cabalidad con el compromiso. Periodo de seguimiento: es importante se proyecten fechas periódicas para
realizar el seguimiento a su cumplimiento, con el fin de poder tomar decisiones en caso de que no se haya avanzado en el cumplimiento de los compromisos.
Compromisos
72
Compromisos Dependencia Responsable
Fecha Cumplimiento
Período de seguimiento
Para el segundo bloque se proponen las siguientes variables:
1. Fecha de seguimiento: relacionar la fecha en el que se realiza el seguimiento. 2. Cumplimiento del compromiso: relacionar si a la fecha de seguimiento ya se ha
logrado cumplir con el compromiso. 3. Acciones adelantadas: relacionar de manera concreta que acciones se llevaron a
cabo para avanzar en su cumplimiento. 4. Acciones pendientes: relacionar que falta realizar para lograr con el cumplimiento
del objetivo. 5. Fuentes de verificación: relacionar los soportes de las actividades que se
realizaron. 6. Dificultades: En caso de que no se haya logrado cumplir con el compromiso, es
importante se relacionan las dificultades que se han tenido para luego buscar soluciones para avanzar en el cumplimiento de los compromisos.
7. Alternativa de solución: relacionar que alternativa podría tomar la entidad para lograr cumplir con el compromiso.
8. Fecha de seguimiento: Relacionar nueva fecha de seguimiento para aquellos compromisos no cumplidos.
Seguimiento
Fecha de seguimiento
Se cumplió el compromiso
Acción adelantada
Acciones pendientes
Fuentes de verificación
Dificultades
Alternativas de solución
Elementos a tener en cuenta: En el cuadro, se encontrarán algunas características que se deben tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Permite sistematizar los compromisos establecidos en los procesos de rendición de cuentas. Facilita el seguimiento al cumplimiento de los
No cumplir con las fechas de seguimiento es garantizar que no se cumplan los compromisos. Dificultades en la
Se debe establecer periodos de seguimiento con los equipos de trabajo de la entidad para realizar seguimiento a los avances de los compromisos. Los compromisos que se
73
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
compromisos. Identifica y asigna responsabilidades.
redacción de los compromisos, puede generar dificultades en las acciones a adelantar para cumplirlos.
establezcan deben ser aquellos que se encuentren dentro de las posibilidades de la entidad, es decir que se puedan cumplir en razón a sus competencias y recursos.
6.3 Actividad Plan de acciones de mejora
Tiene como objetivo sugerir un modelo de plan de acciones de mejora que permita a las
entidades optimizar su gestión y facilite el cumplimiento de las metas del plan institucional
a partir de las recomendaciones emitidas por la ciudadanía participante en los espacios
de dialogo de rendición de cuentas.
Dirigido a Equipo líder y control interno.
Modalidad presencial/ Virtual
Criterios con los que interactúa: Hace parte de la etapa de seguimiento y monitoreo
de la implementación de la rendición de cuentas. Se nutre de insumos generados del
seguimiento a los compromisos establecidos en los espacios de dialogo de la rendición
de cuentas, así como de las evaluaciones internas o externas y/o encuestas realizadas.
También se convierte en insumo del autodiagnóstico que realice la entidad para la
elaboración de la estrategia de rendición de cuentas.
Descripción:
Las entidades se encuentran en procesos de mejora continua para satisfacer las
necesidades de los usuarios o beneficiarios con calidad, efectividad y eficiencia, esto
porque se encuentran siempre dentro de un entorno dinámico, flexible y complejo. Uno
de los mayores insumos que puede tener son las recomendaciones que se generan en
los espacios de dialogo de la rendición de cuentas, ya que es allí donde los usuarios y
grupos de valor son los llamados a evaluar la gestión de las entidades en el cumplimiento
de su misionalidad y garantía de derechos.
Para desarrollar procesos de mejora continua sugerimos a las entidades elaborar un plan
de acciones de mejora, que las consolide, las priorice, las implemente y les haga
seguimiento, obteniendo de esta manera resultados en un tiempo determinado. La
elaboración de dicho plan requiere de la participación de las diferentes áreas, equipos de
trabajo, y demás personas implicadas en los procesos de rendición de cuentas. Integra
74
decisiones estratégicas sobre los cambios que desea tener la entidad para aumentar la
satisfacción percibida y sirve para:
Detectar las acciones de mejora, como resultado de la identificación de debilidades. Analizar la viabilidad en la implementación de cada acción Priorizar las acciones a implentar de acuerdo con los recursos de la entidad. Permitir el control y seguimiento de las diferentes acciones a desarrollar Establecer acciones correctivas. Incrementar la eficacia y eficiencia en su gestión Motivar a sus equipos para mejorar la calidad. Para su elaboración recomendamos desarrollar las siguientes actividades:
1. Analizar las recomendaciones emitidas en los procesos de dialogo y clasificarlas por temas. Tener en cuenta que estas siempre sean competencia de la entidad, de lo contrario no pueden hacer parte de las acciones de mejora puesto que la entidad no tendrá margen de maniobra.
2. Identificar con respecto a las recomendaciones clasificadas por tema, las debilidades y fortalezas que tiene la entidad para emprender una acción de mejora, así como las causas que generan cada una de las debilidades.
3. Formular el objetivo de mejora por cada tema. Los cuales deben ser concretos, realistas, flexibles, comprensivos, alcanzables y medibles.
4. Identificar las acciones de mejora por cada tema. Dichas acciones deben ser las deseables para que se dé un cambio real en la entidad.
5. Priorizar las acciones de mejora por cada tema. Dado el tiempo, los recursos y la complejidad de las acciones, la entidad debe priorizar que acciones podrá adelantar en un lapso determinado. Para esto se recomienda tener en cuenta aspectos tales como: Dificultad para la implementación, plazo para la implementación, impacto que genera la implementación de la acción. Recomendamos utilizar las siguientes matrices, que le permiten asignar un puntaje , como orientación para la priorización:
1. Fecha de seguimiento: relacionar la fecha en el que se realiza el seguimiento. 2. Cumplimiento del compromiso: relacionar si a la fecha de seguimiento ya se ha
logrado cumplir con el compromiso. 3. Acciones adelantadas: relacionar de manera concreta que acciones se llevaron a
cabo para avanzar en su cumplimiento. 4. Acciones pendientes: relacionar que falta realizar para lograr con el cumplimiento
del objetivo. 5. Fuentes de verificación: relacionar los soportes de las actividades que se
realizaron. 6. Dificultades: En caso de que no se haya logrado cumplir con el compromiso, es
importante se relacionan las dificultades que se han tenido para luego buscar soluciones para avanzar en el cumplimiento de los compromisos.
75
7. Alternativa de solución: relacionar que alternativa podría tomar la entidad para lograr cumplir con el compromiso.
8. Fecha de seguimiento: Relacionar nueva fecha de seguimiento para aquellos compromisos no cumplidos.
Dificultad en la implementación
Mucha: 1 Bastante: 2 Poca: 3 Ninguna: 4
Acción de mejora 1
Acción de mejora 2
Tiempo en la implementación
Largo: 1 Medio: 2 Corto: 3 Inmediato: 4
Acción de mejora 1
Acción de mejora 2
Dificultad en la implementación
Ninguno: 1 Poco: 2 Bastante: 3 Mucho: 4
Acción de mejora 1
Acción de mejora 2
Las que tengan mayor puntuación serán las priorizadas por la entidad.
9. Una vez se desarrolle este ejercicio, se deberá elaborar el plan de acciones de mejora, junto con el cronograma de cumplimiento y de seguimiento. Se recomienda utilizar la siguiente matriz que contiene unas variables básicas que permiten hacer el seguimiento:
Plan de Acciones de Mejora
76
Accón de mejora Tareas Responsable
Tiempo inicio
Tiempo Terminación
Indicador Seguimiento
Responsable seguimiento
1 1
2
3
Elementos a tener en cuenta: En el cuadro, se encontrarán algunas características que se deben tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Permite mejorar la gestión de la entidad. Facilita el seguimiento al cumplimiento de las acciones de mejora. Identifica y asigna responsabilidades.
No cumplir con las fechas de seguimiento es garantizar que no se cumplan las acciones de mejora. Dificultades en la redacción de las acciones de mejora, puede generar dificultades en las tareas a adelantar para cumplirlas.
Se debe establecer periodos de seguimiento con los equipos de trabajo de la entidad. Las acciones de mejora que se establezcan deben ser aquellas que se encuentren dentro de las posibilidades de la entidad, es decir que se puedan cumplir en razón a sus competencias y recursos. El seguimiento y verificación de cumplimiento del plan es responsabilidad del área de control interno. Establecer las acciones requeridas en caso de incumplimiento de las acciones de mejora.
6.4 Actividad Informe de seguimiento y el control a la implementación y a los
avances de las actividades de rendición de cuentas consignadas en el Plan
Anticorrupción y de atención al ciudadano por parte de la oficina de control interno.
Tiene como objetivo brindar recomendaciones a la oficina de control interno o la que haga
sus veces en las diferentes entidades, para la elaboración del informe de seguimiento y
77
el control a la implementación y a los avances de las actividades de rendición de cuentas
consignadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
Dirigido a Jefes de dependencias, área de Planeación y control interno.
Modalidad presencial
Criterios con los que interactúa: Es insumo para la elaboración del informe el
autodiagnóstico, la estrategia de rendición de cuentas, la identificación de actores y
grupos de interés, el tablero de control, cuadro de seguimiento a compromisos,
evaluaciones participativas.
Descripción:
La oficina de control interno o quien haga sus veces en una entidad, debe verificar que
se formule e implemente la estrategia de rendición de cuentas en el marco del plan
anticorrupción y de servicio al ciudadano; su publicación a 31 de enero de cada año en
un medio de fácil accesibilidad al ciudadano, hacer seguimiento a las actividades
realizadas cada 4 meses y publicar el informe de seguimiento.
De acuerdo a lo anterior, el informe de seguimiento contiene entre otras estrategias, la
de rendición de cuentas, por tanto, brindamos a estas instancias las siguientes
recomendaciones para su elaboración:
1. Revisar la estrategia de rendición de cuentas elaborada por la entidad, verificando
que se encuentren formulados los objetivos, actividades, productos, indicadores y
cronograma, tal como fue aprobada, así como si fue consultada previamente a la
ciudadanía, grupos de interés y grupos de valor.
2. Elaborar el informe de acuerdo a los tiempos establecidos para su publicación,
para lo cual deben tener en cuenta las actividades que han sido programadas en
la estrategia de acuerdo a la fecha de corte del informe.
3. Iniciar el informe con la presentación de la entidad, su misión, visión, población
beneficiaria de la entidad, es decir lo más relevante de la entidad para que el
ciudadano que lee el informe se contextualice.
4. Señalar a manera de introducción la intencionalidad de la estrategia de acuerdo al
autodiagnóstico, el objetivo general, objetivos específicos y la organización del
contenido del informe de acuerdo a las actividades programadas para la fecha de
corte.
5. Describir cada una de las actividades programadas en la estrategia, relacionando
los avances obtenidos o los retrasos, indicando las acciones a adelantar para que
78
se lleven a cabo. Se aclara que se deben incluir todas las acciones planeadas, las
cuales no necesariamente son procesos puntuales de rendición de cuentas,
también encontramos actividades que apuntan hacia el mejoramiento de la
información que se brinda a la ciudadanía, mejoramiento u obtención de canales
de comunicación, capacitación del personal interno o de la ciudadanía, entre otros,
los cuales son identificados por la entidad en el autodiagnóstico.
6. Para lo anterior, clasifique las actividades de acuerdo a su característica (las que
fortalecen a la entidad para la rendición de cuentas y las actividades puntuales de
rendición de cuentas) y elabore el informe de manera organizada, teniendo en
cuenta dicha clasificación.
7. En caso que ya se hayan culminado las actividades, se debe relacionar la fecha
de realización.
8. Si la actividad es un proceso puntual de rendición de cuentas, se debe informar
cual mecanismo fue utilizado, los temas trabajados, Número de participantes:
personas (individuales), grupos, organizaciones sociales, gremios, etc.
9. Relacionar por cada tema trabajado las observaciones, sugerencias, propuestas
de la ciudadanía, es importante hacerlo de manera concreta.
10. Informar si se requirió de la elaboración de un plan de mejora para las actividades
o compromisos que no se llevaron a cabo o que se encuentran retrasados.
11. Relacionar los resultados de evaluaciones participativas que se hayan hecho de
acuerdo a la actividad realizada.
12. Informar si se requirió de la elaboración de un plan de mejora para las actividades
o compromisos que no se llevaron a cabo o que se encuentran retrasados.
13. Relacionar los resultados de evaluaciones participativas que se hayan hecho de
acuerdo a la actividad realizada.
14. Informar donde se encuentran las fuentes de verificación de cada una de las
actividades realizadas.
15. Propender para que actores o grupos de interés pueden validar el informe de
rendición de cuentas antes de ser publicado.
16. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana,
que, en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad
correspondiente (artículo 12 de la Ley 87 de 1993).
17. Establecer mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las
entidades (artículo 4 de la Ley 87 de 1993).
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en
cuenta El informe de rendición de cuentas propuesto es una oportunidad para
No contar con una estrategia elaborada y planeada, limita visibilizar otras actividades
Utilizar un lenguaje comprensible y sencillo en la elaboración del
79
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en
cuenta relacionar los resultados de todas las actividades planeadas. Se visibilizan los compromisos establecidos con la ciudadanía, lo que permite darle real valor al diálogo. Relacionar resultados de la evaluación participativa retroalimenta a la entidad para que mejore su desempeño, además de darle lugar a la ciudadanía como sujetos activos dentro del proceso.
que las entidades realizan para la rendición de cuentas. Considerar que en el informe de rendición de cuentas solo se debe relacionar las audiencias públicas realizadas por la entidad. Confundir el informe de gestión de la entidad, con el informe de rendición de cuentas. El primero es una de las actividades mediante las cuales la entidad rinde cuentas y el segundo es el informe de resultado de la implementación de la estrategia.
informe. Ser concretos en la información que se relaciona, para no hacer un informe extenso, ya que esto limita ser leído por la ciudadanía. Contar con información sistematizada de cada una de las actividades desarrolladas. La oficina de control interno debe participar de manera activa en todos los momentos de la rendición de cuentas para que pueda hacer seguimiento a su cumplimiento. Es indispensable que se organice, sistematice y archive los documentos que son fuentes de verificación de las actividades de rendición de cuentas. La estrategia de rendición de cuentas hace parte del plan anticorrupción de la entidad.
6.5 Actividad Retroalimentación de los resultados de rendición de cuentas a los
grupos de interés.
Tiene como objetivo brindar recomendaciones a las entidades para la retroalimentación
de los resultados de la rendición de cuentas a los grupos de interés.
Dirigido a Directores o jefes de dependencia o instancias, servidores del área de
planeación, control interno.
Modalidad presencial/Virtual
Criterios con los que interactúa: Para elaborar el documento de resultados, se debe
contar con los insumos que brinda la evaluación que se realice de los procesos de
rendición de cuentas, la herramienta de seguimiento al cumplimiento de compromisos, la
estrategia de rendición de cuentas.
80
Descripción:
Los espacios de dialogo en la rendición de cuentas, son fundamentales en la medida que
permite la interacción entre las entidades, los actores y grupos de interés, dejando como
resultado, el establecimiento de compromisos para mejorar las acciones de las entidades.
No obstante, es importante que los actores y grupos de interés conozcan dichos
resultados e identifiquen si las entidades están cumpliendo con los compromisos
suscritos. Para que se realice la retroalimentación de resultados de los procesos de
rendición de cuentas se sugiere se realicen las siguientes actividades:
1. Preparar el documento de resultados de rendición de cuentas.La entidad debe
contar con un documento que sintetice de manera concreta los resultados de los
procesos de rendición de cuentas. Para su elaboración se recomienda tener en
cuenta: que el documento debe ser corto, relacionar únicamente la información
estratégica, resaltar los aspectos positivos de los procesos de rendición de
cuentas y los compromisos establecidos por cada uno de los espacios. Las
entidades podrían hacerse las siguientes preguntas para elaborar el documento:
I. Que fue lo más resaltado por la ciudadanía: positivo
II. Que fue lo más debatido o controvertido por la ciudadanía
III. Que fue lo más sugerido por la ciudadanía
IV. Qué compromisos se establecieron
V. Se cuenta con avance de cumplimiento de compromisos a la fecha
2. Seleccionar el medio o canal de comunicación que va a utilizar para informar
a los grupos de interés sobre los resultados de rendición de cuentas, la entidad
podrá elegir el canal que más se ajuste de acuerdo con las características de los
grupos de interés a quienes les va a brindar la retroalimentación, de los canales
con los que cuenta, o de lo estratégico que sea para garantizar que la información
llegue a los ciudadanos. (recuerde que también puede realizar la retroalimentación
en audiencias públicas o foros, mesas de trabajo, etc.).
3. Adaptar la información de acuerdo al canal/es de comunicación que vaya a
utilizar: dado que ya se cuenta con un documento, ahora, la entidad debe ajustarlo
de acuerdo a sus canales de comunicación seleccionados, ya que no es lo mismo
brindar la información de manera presencial a través de una presentación, que
entregarla mediante un medio radial o televisivo.
4. Mantener el interés de los grupos y actores en obtener la información de
resultados de los de los procesos de rendición de cuentas. Aunque es una
acción transversal a todo el proceso de rendición de cuentas, se recomienda que
la entidad utilice sus canales de comunicación, para que las personas tengan
81
presente que los necesitan nuevamente para contarles los resultados de los
espacios de rendición de cuentas en los que participaron.
5. Realizar la retroalimentación de los resultados de rendición de cuentas: a la
hora de realizar el ejercicio de retroalimentación, se deben enviar mensajes a los
grupos de interés, que les recuerde que la entidad estuvo con ellos en un momento
dado, para trabajar un tema específico y que quiere darle a conocer cuáles fueron
los resultados.
6. f. Dejar abiertos canales de comunicación para que la ciudadanía opine en relación
con los resultados de la rendición de cuentas e informarles cómo pueden hacerle
seguimiento al cumplimiento de los compromisos.
Elementos a tener en cuenta: En el cuadro, se encontrarán algunas características que se deben tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Realizar la retroalimentación de resultados, garantiza el cumplimiento de los componentes del proceso de rendición de cuentas: información, dialogo e incentivos. Tener un documento de resultados, facilita a las entidades, entregar la información a través de cualquier canal que se vaya a utilizar.
Dependiendo del conocimiento, interés y voluntad política que tengan los servidores públicos al respecto de la rendición de cuentas, se lograra o no llegar al momento de retroalimentación de resultados.
Las entidades pueden publicar en sus páginas web, los resultados de todos los procesos realizados de rendición de cuentas. Lo importante es que se informe al ciudadano como encontrarlos de acuerdo con su interés. La retroalimentación de los resultados de los procesos de rendición de cuentas, en algunos casos puede ser una de las actividades a realizar en la estrategia del siguiente año, teniendo claro el principio de oportunidad. Tener sistematizado cada uno de los procesos de rendición de cuentas, facilita contar con la información para la
82
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
elaboración del documento de resultados.
6.6 Actividad Evaluación interna.
Tiene como objetivo brindar algunas recomendaciones a las entidades para la realización
de evaluaciones internas de la implementación de la estrategia de rendición de cuentas
con enfoque de derechos humanos y paz.
Dirigido a Equipo líder, control interno, Área de Planeación
Modalidad: Presencial / Virtual
Criterios con los que interactúa: Hace parte de la etapa de seguimiento y monitoreo
de la implementación de la rendición de cuentas. Se nutre de insumos generados del
seguimiento a los compromisos establecidos en los espacios de dialogo de la rendición
de cuentas, así como de las evaluaciones internas o externas y/o encuestas realizadas.
También se convierte en insumo del autodiagnóstico que realice la entidad para la
elaboración de la estrategia de rendición de cuentas.
Descripción:
La evaluación como parte de un proceso de implementación, retoma importancia en las
entidades para darse cuenta de los aciertos y desaciertos en torno a lo que se planeó, es
verificar que tanto se ha alcanzado en relación con aquello que se deseó en un momento
inicial. Significa valorar uno mismo la capacidad con la que se cuenta para avanzar y
mejorar, así como también la calidad del trabajo con el que se realizó.
La evaluación se puede realizar en cualquier momento de la implementación de la
estrategia de rendición de cuentas, no obstante, es importante hacer una evaluación
general en un momento dado, se recomienda que cada entidad realice una evaluación
con todo su equipo de trabajo al finalizar el año, con el fin de tener elementos que nutran
nuevamente el diagnostico de rendición de cuentas para la elaboración de la siguiente
estrategia. Para desarrollarla se sugiere se tenga en cuenta los siguientes aspectos:
1. Establezca un día específico para avanzar en la evaluación de la estrategia. Esto
implica que todos los equipos de la entidad se concentren en esta actividad y se
pueda sacar el mejor provecho.
2. Identifique un lugar estratégico para que todos los participantes en la evaluación
se sientan cómodos y no tengan interrupciones.
83
3. Tenga información consolidada de evaluaciones, encuestas u otros resultados de
seguimiento desarrollados durante la implementación de la estrategia.
4. Se sugiere se desarrollen evaluaciones internas utilizando metodologías
dinámicas, integradoras, flexibles, orientadas a la identificación de cualidades para
el hacer y retos para alcanzar. Dentro de este manual, se propone la siguiente
metodología:
Organice grupos para avanzar en la evaluación, facilitando que los integrantes sean de
diferentes áreas.
Utilice pliegos de papel y tarjetas de colores, para que en cada grupo, las personas
coloquen los retos que tenían cuando iniciaron la elaboración de la estrategia. No se
requiere tener el documento a la mano, es mucho mejor si las personas las recuerdan.
Así como los objetivos.
Luego cada persona de cada grupo debe identificar las acciones que recuerden se
realizaron para alcanzar los objetivos y los retos, además por cada acción realizada, se
debe determinar lo que necesitaron para avanzar en su implementación: recursos,
cualidades, aptitudes, medios, personas de otras entidades, entre otros. Reflexione con
el grupo si las acciones adelantas permitieron que el reto se hiciera realidad y porque. En
caso de que el grupo no haya plasmado todas las acciones de la estrategia, utilice la
matriz ya elaborada para recordarlas y hacer el mismo ejercicio.
Seguidamente se debe identificar qué retos y objetivos no se alcanzaron, así como lo que
falto para alcanzarlos.
Finalmente establecer si es suficiente para la entidad los retos que alcanzaron en la
estrategia y retomar aquellos que no se lograron, como insumo para la elaboración de la
nueva estrategia de rendición de cuentas.
Es importante que todos los grupos conozcan la información generada durante el ejercicio
por lo que se recomienda se genere un espacio de socialización.
Elementos a tener en cuenta: En el cuadro, se encontrarán algunas características que
se deben tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Las evaluaciones internas
permiten a los servidores
públicos valorar las acciones
que ellos mismos
Las evaluaciones lineales no
facilitan la reflexión y por
tanto los resultados no son
los mejores.
Es importante que se cuente
con un equipo que elabore la
metodología de la evaluación
y realice la actividad.
84
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
realizaron.
Identificar nuevos retos para
emprender.
Identificar de manera
cualitativa los resultados de
la implementación de la
estrategia de rendición de
cuentas.
Es importante que los
participantes realicen sus
valoraciones de manera
objetiva, de lo contrario el
ejercicio no es productivo.
Sistematizar los resultados y
tenerlos en cuenta como los
primeros insumos para la
elaboración de la siguiente
estrategia de rendición de
cuentas.
Dedicar un espacio y lugar
especial para desarrollar la
evaluación interna.
Dar a conocer a todos los
integrantes de la entidad, los
resultados de esta evaluación.
6.7 Actividad Elaboración participativa de la estrategia de rendición de cuentas.
Tiene como objetivo señalar los pasos que se deben tener en cuenta para la realización
de evaluaciones participativas de la rendición de cuentas.
Descripción:
Con el fin de avanzar y nutrir cada proceso de rendición de cuentas, se sugiere a las
entidades realicen evaluaciones con los actores y grupos de interés; en las cuales ellos
participen, ya que son las poblaciones a quienes van dirigidas todas las actividades que
se realizan en rendición de cuentas. Por lo que se propone se utilicen metodologías de
evaluación participativa, ya que esta se convierte en una oportunidad tanto para las
entidades como para los actores para fortalecer cada una de las actividades de rendición
de cuentas, sus resultados, las acciones de mejora y el cumplimiento de compromisos.
La evaluación participativa se puede realizar en cualquier momento de la rendición de
cuentas, ya sea para planear la estrategia de la entidad, para implementarla o para
hacerle seguimiento a sus resultados. Para esto se propone los siguientes pasos:
1. Identificar los objetivos de la evaluación. se debe determinar qué es lo que se quiere evaluar: el proceso anterior de rendición de cuentas como insumo del autodiagnóstico, las actividades que se están realizando, los resultados que se
85
generaron a partir de la rendición de cuentas, el proceso de rendición de cuentas o la estrategia completa de rendición de cuentas ya implementada.
2. Identificar los actores participantes: de acuerdo a los objetivos establecidos para cada una de las evaluaciones que se requieren hacer, se debe identificar quienes deben ser llamados a participar. Es importante tener en cuenta también los actores internos, quienes pueden brindar información importante en cada uno de los momentos de rendición de cuentas, máxime si se quiere realizar la evaluación de la implementación de la estrategia completa de rendición de cuentas.
3. Establecer las preguntas que se quieren hacer: de acuerdo a los objetivos planteados para cada evaluación que se quiera hacer, se deben elaborar preguntas orientadoras, que abarquen el tema tratado, utilizando un lenguaje sencillo. Si se requiere por ejemplo realizar una evaluación del proceso de rendición de cuentas, las preguntas se orientarán hacia la organización de la actividad a realizar, la información que se presentó, la claridad de la misma, las personas que la presentaron, el tiempo de duración de la rendición de cuentas, las instalaciones que se utilizaron, la metodología implementada. Si por el contrario se requiere evaluar una actividad puntual, como por ejemplo la rendición de cuentas sobre la gestión de la entidad, las preguntas se deben orientar hacia las actividades (planes, programas, proyectos, servicios, etc.) que realiza la entidad, si son acordes con las expectativas y necesidades de la población, si incluyeron las propuestas de los actores y grupos de interés, si mejoran o no las problemáticas que tiene la ciudadanía, entre otras. Si se requiere evaluar la implementación de la estrategia de rendición de cuentas en su totalidad, se deben orientar preguntas que permitan identificar si los objetivos planteados y actividades programadas se cumplieron a cabalidad, cuáles fueron las fortalezas, cuales las debilidades, téngase en cuenta que aquí es de suma importancia los indicadores de resultado que cada entidad haya elaborado dentro de su estrategia. Esta última evaluación es de carácter interno, por tanto, los actores participantes en la evaluación son los colaboradores de la entidad.
4. Identifique el equipo de personas que realizaran las evaluaciones: Es importante que cada una de las entidades tenga un grupo de personas para que realice las evaluaciones, también se sugiere que integre a algunos actores o grupos de interés en el grupo, ya que su participación permitirá orientar los objetivos de cada proceso evaluativo, generara mayor confianza en los demás actores y grupos de interés.
5. Establezca la metodología a utilizar para implementar las evaluaciones. Es importante se tenga claridad cómo trabajar con los actores y grupos de interés para la realización de las evaluaciones, así por ejemplo, en caso que se haya realizado una audiencia pública y se vaya a evaluar, se sugiere se realicen mesas o grupos de
86
trabajo, con esto se garantiza contar con una mayor participación en un tiempo prudencial.
6. Determine que recursos requiere para la realización de las evaluaciones: Cada actividad a realizar requiere de unos recursos, por tanto, se debe tener claridad sobre los recursos que se necesitan para implementar un proceso de evaluación participativa de acuerdo con la metodología establecida. Se sugiere se hagan tres preguntas: Que recursos se requiere, con cuales se cuenta, cuales se deben conseguir.
7. Establecer cómo y quienes recogerán la información de las evaluaciones participativas. Es muy importante se tenga identificado quienes y como se recogerá la información que se arroja en una evaluación participativa, si esta se hace presencial, se debe contar con herramientas que les permita recoger la información de manera organizada, para que luego se pueda analizar de manera más rápida y retomar sus resultados en las próximas actividades de rendición de cuentas.
8. Analizar la información recolectada y elaborar informe: se debe establecer cómo se realizará el análisis de la información recolectada, para esto se pueden establecer categorías para clasificar la información, dependiendo claro está, del objetivo que tenga cada una de las evaluaciones que se quieren realizar. El informe, no debe ser extenso, más bien se debe establecer una herramienta que permita visibilizar fácilmente los resultados, se propone se utilice una hoja de resumen.
9. Informar sobre los resultados de las evaluaciones realizadasAsí como se brinda información de la gestión de las entidades, de los servicios que se prestan, del presupuesto ejecutado, de la atención a la ciudadanía, entre otras, es importante que se divulgue el resultado de los procesos evaluativos de rendición de cuentas, ya que hace parte del proceso e implica aumentar la transparencia de las acciones que realiza cada una de las entidades. Para esto, se pueden utilizar los canales de comunicación que tenga la entidad, puede brindarse una información masiva en la web, realizarse foros para retroalimentar a la ciudadanía, presentarse al principio de cada audiencia o foros a realizarse. Esto queda a elección de la entidad, que dependen desde luego a quienes quiera dirigirle la información, si solo a los grupos con los que se trabajó, a la ciudadanía en general, a otras entidades del mismo orden o entidades nacionales o de cooperación internacional.
Dirigido a: jefes de dependencia, área de planeación, control interno. Equipo líder de rendición de cuentas.
Modalidad Presencial / Virtual
Criterios con los que interactúa: Es insumo para la elaboración del autodiagnóstico,
puede ser utilizada para el desarrollo de cada uno de los momentos de la rendición de
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cuentas: Alistamiento, Diseño, preparación, implementación, seguimiento y monitoreo.
Debe hacer parte de las actividades de la estrategia de rendición de cuentas.
Elementos a tener en cuenta: En el cuadro, se encontrarán algunas características que
se deben tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Fortalece el dialogo con la ciudadanía y grupos de interés y fomenta un trabajo colaborativo. Se cuenta con una retroalimentación que permite mejorar los procesos de rendición de cuentas. Permite tener más transparencia en los procesos de rendición de cuentas. Le asigna un valor fundamental a la ciudadanía dentro de los procesos de rendición de cuentas. Puede brindar información que de otra forma no se conseguiría.
Puede tomar más tiempo y esfuerzo que una evaluación convencional. Requiere confianza entre los participantes del proceso. Se debe sensibilizar a los participantes de la importancia de la evaluación participativa.
En la planeación de la estrategia de rendición de cuentas se debe incluir los procesos de evaluación participativa, ya que hace parte de las actividades y requieren de tiempo y recursos. Los equipos de evaluadores, deben ser objetivos en los procesos que realizan, de lo contrario, sesgan las evaluaciones y pueden generar problemas con la ciudadanía. Se debe examinar muy bien quienes son los actores participantes, con el fin de no dejar por fuera de los procesos a otros actores de importancia. Planear cada proceso evaluativo a realizar, para garantizar resultados óptimos. Incluir los resultados de las evaluaciones en los informes de rendición de cuentas.
1. Instrumento Formato Consulta, elaboración y evaluación participativa.
Formato se descarga del MURC
2. Instrumento Seguimiento a compromisos
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FORMATO DE SEGIMIENTO A COMPROMISOS DE RENDICION DE CUENTAS
Fecha
Lugar
Temas tratados
Mecanismo utilizado
No. participantes
COMPROMISOS SEGUIMIENTO
Compromisos
Dependencia responsable
fecha cumplimiento
Periodo de
seguimiento
fecha de
seguimient
o
Se cumplió
a cabalidad el
compromiso
Accion
adelantada
Acciones
pendientes
Fuentes de verificación
Dificultades
Alternativas
de soluci
ón
Fecha de seguimiento
Se cumplió
a cabalidad el compromis
o
Alternativa
de solución
si
no
si
no
7. TÉCNICAS QUE SE PUEDEN UTILIZAR EN LA RENDICIÓN DE CUENTAS
7.1 Técnica Lenguaje claro
Una comunicación está en lenguaje claro si la lengua, la estructura y el diseño son tan
claros que el público al que está destinada puede encontrar fácilmente lo que necesita,
comprende lo que encuentra y usa esa información".
En los procesos de rendición de cuentas es importante transformar el lenguaje técnico
en lenguaje claro y comprensible a los grupos de interés, lo anterior implica tener la
habilidad de escuchar y garantizar como mínimo los siguientes pasos propuestos en la
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Guía de Lenguaje Ciudadano elaborado por el Departamento Administrativo de la
Función Pública (DAFP)
¿Para qué se requiere un uso de lenguaje claro en las comunicaciones del estado?
1. Reduce errores y aclaraciones innecesarias. 2. Reduce costos y cargas para el ciudadano. 3. Reduce costos administrativos y de operación para las entidades. 4. Aumenta la eficiencia en la gestión de las solicitudes de los ciudadanos. 5. Reduce el uso de intermediarios. 6. Fomenta un ejercicio efectivo de rendición de cuentas por parte del Estado. 7. Promueve la transparencia y el acceso a la información pública. 8. Facilita el control ciudadano a la gestión pública y la participación ciudadana. 9. Fomenta la inclusión social
7.2 Técnica Auto evaluación – reflexividad
La reflexividad, entendida como la capacidad para volverse interiormente hacia la propia
realidad de su entidad, puede darnos luces sobre cuáles son esas habilidades que
debemos fortalecer en el tema de autoevaluación. La reflexividad está ligada a la
capacidad de ser conscientes de las interconexiones en la que nos encontramos, es decir,
de percibirnos como personas en relación consigo mismos/as, con los demás y con el
entorno, en relación permanente e indivisible desde y en la experiencia.
Desde esta perspectiva, la rendición de cuentas implica tener la capacidad de
autoconocimiento, desde las propias intencionalidades de la institución, para desde allí
comprender el encuentro con otros (ciudadanía, entidades de control etc.).
¿Para qué sirve?
Evaluar sirve para revisar y generar acciones de mejora sobre la estrategia propuesta por el equipo, lo anterior, nos permite comprender que la autoevaluación debe ser un proceso permanente en el desarrollo de las estrategias de rendición de cuentas, por lo cual estará presente en las diferentes acciones que se plasmen en dichas estrategias.
En este sentido el equipo líder debe contar con habilidades que le permitan revisar sus
acciones de cara a verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos en el proceso de
rendición de cuentas, así como evaluar sus acciones para facilitar la información y diálogo
con la ciudadanía y visibilizar las acciones que deben mejorarse o fortalecerse en dichas
estrategias.
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¿Cómo generar autoevaluación desde la reflexividad?
La reflexividad se nutre de preguntas, por tanto, la principal habilidad está dada en
hacerse cuestionamientos que le puedan servir para mirarse durante todo el proceso de
rendición de cuentas, tanto en las acciones puntuales como en los grandes derroteros de
la misma, En el proceso de reflexividad la entidad no debe perder la perspectiva de
revisarse hacia adentro y en relación con sus grupos de interés.
La reflexividad en el proceso de auto-evaluación implica elaborar preguntas sobre:
La dinámica institucional con relación el proceso de rendición de cuentas:
1. La disposición institucional para el cumplimiento de la estrategia medida en: la inclusión de la misma en el Plan Operativo Anual, en la asignación de recursos humanos, materiales y financieros.
2. Los roles que ha asumido el equipo líder para el buen cumplimiento de la estrategia, tanto en términos de fortalezas como debilidades.
3. El desarrollo de componente de rendición de cuentas. 4. Los resultados y el impacto obtenido a partir de la estrategia de rendición de cuentas. 5. El proceso desarrollado para el cumplimiento de las estrategias.
La percepción de los grupos de interés en relación al cumplimiento de la misión de
la entidad:
1. Cumplimiento de los compromisos pactados en los espacios de información y diálogo
abiertos con los grupos de interés.
2. Capacidad de los grupos de interés en el seguimiento al proceso de rendición de
cuentas.
Mecanismos que dan respuesta frente a los requerimientos de información, diálogo
y enforcement
Lo anterior, se puede desarrollar a través de:
1. Diseño y aplicación instrumentos para evaluar el proceso de rendición de
cuentas, con los grupos de interés que hayan participado del mismo, teniendo
en cuenta los objetivos y metas propuestos en la estrategia.
2. Prever la sistematización y análisis de dichos instrumentos en la estrategia.
Contribución de la rendición de cuentas en el cumplimiento de la misión de la
entidad
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1. La posibilidad de que el proceso de rendición de cuentas agregué valor al
trabajo desarrollado por la entidad.
2. En qué momentos es pertinente.
Para elaborar preguntas relacionadas con el proceso de rendición de cuentas
le sugerimos tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Identifique el enfoque: Recuerde que el enfoque de rendición de cuentas es basado en los Derechos Humanos y Paz, tener claro éste marco, puede focalizar las preguntas de la autoevaluación de su entidad.
2. Socialice las preguntas a través de alguna técnica participativa y dialogal: para realizar preguntas y manifestar inquietudes es fundamental abrir espacios de diálogo e interlocución sobre la focalización propuesta en el primer paso, es así que usted puede utilizar una técnica grupal como lluvia de ideas que tiene por propósito generar la mayor cantidad de ideas posibles en un determinado periodo de tiempo. En ese sentido, los participantes, son invitados a pensar rápidamente alrededor de una pregunta, problema u oportunidad y por supuesto a formular preguntas: todas las que puedan y se les ocurran desde diferentes actores y perspectivas.
3. Categorice las preguntas e ideas: Clarificar y clasificar los principales focos sobre los cuáles han planteado preguntas, ideas e inquietudes, les da luces de hacia dónde puede dirigirse su futura estrategia.
4. Prioricé: Las preguntas, ideas e inquietudes que surgen fruto del proceso de reflexividad, se pueden convertir elementos claves de la estrategia, ya sea como derroteros, metas etc.
Algunas técnicas participativas que usted/es puede tener en cuenta, una vez han identificado preguntas e inquietudes estructurales en el proceso de rendición de cuentas para el desarrollo de su estrategia:
1. Metaplan 2. ¿los siete por qué?
Finalmente, hacerse la pregunta implica dialogar, contar con un interlocutor, que puede estar de acuerdo o en tensión con las preguntas y perspectivas que usted tiene, razón por la cual, trabajar en habilidades para establecer diálogo y abordar conflictos es fundamental en los procesos de reflexividad y autoevaluación.
7.3 Técnica Negociación y abordaje de conflictos
Negociar es un proceso de abordaje de conflictos entre dos o más partes, pues bajo dicho
proceso hay por lo general un conflicto de intereses.
En los procesos de rendición de cuentas, tanto al interior de su entidad, como en el
desarrollo de las estrategias, se encontrarán, con momentos de tensión y conflicto, que
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deben ser abordados de manera asertiva. En ese sentido aparece la pregunta ¿por qué
es importante afrontar el conflicto, en vez de evitarlo?
Partimos del hecho que el conflicto es una situación en donde dos o más personas tienen
intereses, necesidades, perspectivas o pensamientos diferentes, en muchas ocasiones
contrapuestos, dicha situación es inherente al ser humano, ya que nuestra naturaleza
está en la diferencia; culturalmente, se nos ha enseñado que experimentar el conflicto es
malo, sin embargo, ésta situación acontece en todas las dimensiones de nuestra vida,
por tanto lo que es malo es que no lleguemos a reconocerlo y a tener herramientas para
enfrentarlo.
¿Para qué sirve abordar los conflictos por medio de técnicas de negociación?
Para lograr una solución satisfactoria de un encuentro conflictivo.
Para desarrollar una negociación con el esquema ganar-ganar.
Para que los acuerdos se hagan operativos.
Cómo abordar el conflicto por medio de técnicas de negociación:
El presente aparte contendrá algunos elementos para desarrollar habilidades en técnicas de negociación como herramienta fundamental para el manejo de conflictos:
Separe las personas de los problemas:
1. Separe las personas de los problemas: Separe las personas del problema, es decir, focalicé su trabajo en abordar la situación y no en atacar a la persona. Recuerde que cuando usted aborda un conflicto, en posición de negociador, el problema es lo sí pueden resolver de manera conjunta, por tanto, procure no confundirse entre la persona y el problema. En un conflicto, es importante reconocer que se confrontan, emociones, valores, puntos de vista distintos, la recomendación es que no busque abordar el conflicto desde la emotividad individual, sino desde la búsqueda conjunta de la solución al problema. Para lograr lo anterior, procure que su interlocutor, tenga claro que usted comprende el punto de vista manifestado por él/ella, aunque usted/es no lo compartan. Para lograr lo anterior, usted puede: I. Reconocer las emociones que suscita la situación, tanto la de ellos como la
suya, al respecto se recomienda escribir las emociones que se perciban: ¿se siente nervioso? ¿Siente irá la otra parte?
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II. Utilizar gestos simbólicos, es decir, presentar excusas si lo ve pertinente, III. Comentar las mutuas percepciones frente a la situación a abordar IV. Busque oportunidades para evidenciar las inconsistencias en su percepción del
problema. V. Haga que sus propuestas compaginen con sus valores
VI. Escuche atentamente y reconozca lo que dicen VII. Hablé con el fin de que se atienda
VIII. Hablé con un propósito IX. Hablé sobre usted mismo y no sobre los otros
2. Ponerse en los zapatos del otro: Todos tenemos un marco de referencia
preconcebido fruto de diversas influencias en nuestras vidas (familia, formación, vínculos). Dichos marcos configuran nuestras percepciones e influyen en la forma en que nos relacionamos con los demás y la fuente de nuestras actitudes y comportamientos. Si se quiere entender al otro con el que tengo una diferencia, no es suficiente saber que él ve la realidad de forma diferente. Es importante entender el poder de su punto de vista y sentir la fuerza emocional con que cree en él. Reconocer las percepciones de Cada uno ¬Reconocer el punto de vista del otro no significa que se esté de acuerdo con él. ¬Dejarlos contar "su" versión de la historia, abre paso para que ellos acepten que hay otra: la "suya". Una manera efectiva de reconocer el punto de vista del otro es anticiparse a él. Expresar lo que usted ha entendido de su punto de vista. Algunas recomendaciones prácticas: I. Escuche a su interlocutor de manera activa II. Realice parafraseos y correcciones, con el fin de reconocer qué es lo que se
está entendiendo. III. Reconozca cuál es el punto al que quiere llegar su interlocutor IV. Reconozca la idoneidad de su interlocutor V. Establezca una relación de trabajo
VI. Reconozca la diferencia con optimismo VII. Cree un clima favorable para la negociación
VIII. Procure más decir "si" que "pero".
3. Manejo de emociones: cuando se está en medio de una situación de conflictos hay dos elementos que se ponen en juego, el problema a resolver y la relación humana en el marco de la cual acontece el conflicto.
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Debido a lo anterior, se deben tener en cuenta las emociones, ya que las que no se expresan hacen que sea más difícil escuchar abierta y honestamente, debido a lo anterior se recomienda que: I. Identifique y entienda las emociones, suyas y las de ellos. II. hágalas explícitas y reconózcalas como legítimas.
III. Permita que la otra parte se desahogue. IV. No reaccione ante explosiones emocionales.
En los procesos de negociación existe una técnica a la que se le reconoce como subir al balcón y hace referencia a la capacidad de no reaccionar de manera emotiva, es decir apartarse de los impulsos; dicha reacción implica tener un nivel de autoconocimiento y contención considerable, por lo cual se aconsejable asumir algunas actitudes como:
V. Identifique y entienda las emociones, suyas y las de ellos. VI. hágalas explícitas y reconózcalas como legítimas.
VII. Permita que la otra parte se desahogue. VIII. No reaccione ante explosiones emocionales.
4. Comunicación: En la comunicación hay tres situaciones a las que pueden enfrentarse quienes quieren abordar el conflicto mediante técnicas de negociación: primero, pueden no estar hablando el uno al otro; segundo la otra parte puede no estar escuchando; tercero Los malos entendidos. A continuación, algunas recomendaciones que le podrán aportar en la comunicación: I. Hable para ser entendido. II. Hable de sí mismo, no del otro (después de todo usted solo puede tener certeza
de su propia experiencia). III. Hable con un propósito
Ver más en: Separe los problemas de las personas
IV. Separe las posiciones de los intereses: las posiciones, son decisiones fijas, mientras que los intereses se relacionan con lo que hizo tomar esa decisión, estos definen el problema, es decir entre las necesidades, deseos, preocupaciones y temores de las partes, en ese sentido, es importante inquietase sobre ¿Cómo se identifican los intereses? Pregunte: ¿por qué asume está posición el otro? Tenga en cuenta que cada parte tiene intereses en la negociación. Los intereses más fuertes son las necesidades humanas básicas. Al preguntar sobre el ¿por qué?, tenga presente que la otra parte identifique que
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usted no quiere reforzar su posición, sino que pretende entender las necesidades, deseos, temores, etc. Si no es claro el interés o aún la otra persona no manifiesta sus intereses, plantéelos usted y pida que lo corrijan. Ejemplo “Si le entiendo bien lo que quiere decir es…sus intereses están…" De igual forma plantee usted los suyos, ya que eso contribuye en la construcción de confianza.
Ver más en: Concéntrese en los intereses y no en las posiciones
I. Crear opciones: Un elemento fundamental en el abordaje de conflictos a través de técnicas de negociación es el desarrollar actitud propositiva, sin embargo, hay algunos obstáculos que inhiben la producción de opciones:
II. Juicio Prematuro: Evite tomar posturas de juzgamiento, pues esto inhibe la imaginación y limita la capacidad de proponer.
III. Buscar una sola respuesta: Se corre el riesgo de cerrar el espectro de posibilidades de solución.
IV. Extremo individualismo: Pensar que solucionar el problema de la otra parte es asunto de ellos.
Algunas preguntas o frases con las cuales puede obtener opciones
V. "¿Qué haría usted si estuviese en mi lugar?" VI. "Lo que me gusta de su idea es…
VII. "Una manera de aportar algo a esta es…" …No rechace, reformule, es decir, en vez de decir NO puede plantear:
VIII. "¿Qué tal si?..." IX. "¿Bajo qué circunstancias acordaría usted…?" X. "¿Cómo resolvería usted este problema?" Pida consejos
7.4 Técnica Relacionamiento de los grupos de interés
Los grupos de interés (Stakeholders), son personas y organizaciones que están
interesadas e involucradas con la entidad que usted representa e interactúan con la
misma, la identificación de las expectativas, necesidades, canales de comunicación con
sus grupos de interés, es fundamental para el desarrollo de la estrategia.
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Es importante aclarar que los grupos de interés abarcan un importante abanico de
actores, que van desde sus mismos compañeros de trabajo, directivas, autoridades
públicas, ciudadanía, proveedores entre otros.
¿Para qué sirve?
El reconocimiento de los grupos de interés puede garantizar la participación en los
procesos de rendición de cuentas de su entidad, además permite ajustar la oferta
institucional y presentar servicios focalizados para promover el logro de los objetivos de
las entidades y la satisfacción plena de derechos ciudadanos.
Debido a lo anterior, lograr adquirir habilidades en la escucha, análisis de contexto,
implica tener actitudes reflexivas que hagan un llamado a elaborar para sí mismo y para
los grupos de interés preguntas asertivas.
¿Cómo realizar reconocimiento a grupos de interés?
Hay dos niveles de reconocimiento de los grupos interés, un primer nivel está ligado a la
caracterización y reconocimiento de las necesidades e intereses de los mismos y un
segundo nivel de interacción (relacionamiento) con los grupos identificados.
Interacción con los grupos identificados.
Para el relacionamiento con los grupos de interés, es fundamental tener habilidades de
escucha y diálogo en los procesos de rendición de cuentas, lo anterior implica escoger la
manera de hacerlo, según el grupo o grupos con los cuáles se busque dicha interacción.
Cada entidad puede diseñar un método, considerando las siguientes claves propuestas
en el Fascículo No. 5: Dialogar: Explicando y argumentando en peticiones ciudadanas,
del Manual práctico para la Administración Pública
1. Definir: ¿Qué CONCEPTO SOBRE EL DIÁLOGO orientará los eventos, reuniones, actividades y acciones?
2. Establecer: ¿CÓMO SE REALIZARÁ el diálogo? 3. Programar: ¿QUÉ ACTIVIDADES realizará para lograr ese diálogo?
Es necesario resolver los siguientes interrogantes, frente a cada espacio de encuentro o reunión programada para rendir cuentas:
Cómo lograr: ¿la actitud de escucha?, ¿la mejor representación de diversos grupos de interés?, ¿qué la gente exprese sus intereses y escuche a los otros con respeto?, ¿canalizar intereses particulares para que prime el interés general?, ¿que los servidores públicos escuchen a sus grupos de interés? y viceversa.
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7.5 Técnica Equipos de trabajo basado en proyectos.
Los equipos de trabajo basados en proyectos van más allá de la idea de configurar un
grupo de personas que trabajan juntas, es decir, no es solo la suma de individualidades,
sino que requieren la cohesión frente a un propósito común. De esta forma, cada individuo
contribuye en la consecución de los objetivos del equipo.
¿Para qué?
Un equipo de trabajo se conforma para conseguir objetivos determinados a través de la
ejecución de una serie de tareas. Por tanto, los objetivos dan sentido y refuerzan el
equipo.
Para obtener mejores resultados de la gestión.
¿Cómo se configuran equipos basados en proyectos de gestión?
La conformación de un equipo de trabajo para un proyecto o en el caso de la rendición
de cuentas una estrategia está compuesto por las personas a quienes se han asignado
roles y responsabilidades para planear, implementar, hacer seguimiento y evaluación a
la estrategia.
Según el PMBOK, la gestión y configuración de equipos de trabajo basados en proyectos
debe tener los siguientes pasos:
1. Planificación de los Recursos Humanos: identifica y documenta los roles del proyecto, las responsabilidades y las relaciones de informe, y también crea el plan de gestión de personal.
2. Adquirir el Equipo del Proyecto: obtiene los recursos humanos necesarios para completar el proyecto.
3. Desarrollar el Equipo del Proyecto: mejora las competencias y la interacción de los miembros del equipo para lograr un mejor rendimiento del proyecto.
4. Gestionar el Equipo del Proyecto: hace un seguimiento del rendimiento de los miembros del equipo, proporciona retroalimentación, resuelve polémicas y coordina cambios a fin de mejorar el rendimiento del proyecto.
Pese a lo anterior, hay algunas habilidades que deben ser adoptadas por los equipos de trabajo, como su capacidad creativa, iterativa, flexible y adaptativa.
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7.6 Técnica Uso de las tecnologías de información para la rendición de cuentas.
El conjunto de tecnologías orientadas a permitir el acceso, producción, tratamiento y
comunicación de información presentada en diferentes códigos, ya bien sea como texto,
imagen, sonido, video, etc.
¿Para qué?
Los medios electrónicos facilitan la rendición de cuentas de manera permanente,
incentivando, en las entidades públicas, el hábito diario de comunicar e interactuar con la
ciudadanía. Las tecnologías de la información y las comunicaciones son un apoyo
fundamental en la creación de la cultura de rendición de cuentas, pues facilitan el acceso
a la información pública a la vez que complementan espacios presenciales de diálogo
mediante el uso de plataformas y medios de interacción como chats, foros virtuales,
videoconferencias, streaming, etc.
¿Cómo incorporar medios electrónicos en el desarrollo del proceso de rendición
de cuentas?
Se pueden incorporar medios electrónicos en cada una de las etapas del proceso de
rendición de cuentas. Para ello, se deben contemplar acciones de información tendientes
a potenciar canales electrónicos de difusión y publicación de información, orientando el
ejercicio a partir de las características y requerimientos de los usuarios de medios
electrónicos. Se deben definir los contenidos que se van a socializar con los ciudadanos
antes, durante y después de los ejercicios de diálogo de rendición de cuentas,
promoviendo la interacción y la comunicación a través de plataformas y canales
electrónicos.
Canales digitales de comunicación.
Algunos de los posibles canales digitales de comunicación para la rendición de cuentas
son:
Sitio web: Se consolida como el centro de información donde el ciudadano puede
acceder a los avances en la gestión de cada entidad pública a través de
publicaciones, artículos, chats, foros, etc., en donde se posibilitan acciones de
consulta para la rendición de cuentas. Es fundamental que la información que se
presenta en los sitios web institucionales sea de fácil acceso, entendible y
actualizada.
Correo electrónico: A través de la caracterización de los ciudadanos, usuarios y
grupos de interés, así como mediante la construcción y actualización de bases de
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datos, es posible desarrollar acciones de información personalizadas para cada
grupo de valor y de interés específico. De tal forma es posible compartir
invitaciones a participar en espacios de rendición de cuentas de forma adecuada,
haciendo énfasis en los intereses particulares de cada invitado.
Redes sociales: A través de las redes sociales se puede llegar a la ciudadanía
de forma amplia dado el volumen de visualizaciones de la información que cada
entidad busca divulgar. Es importante hacer un manejo estratégico de las redes
sociales para diseñar textos e imágenes llamativas que logren cautivar la atención
para diferentes acciones: dar a conocer la entidad y su gestión, dialogar con los
ciudadanos y atender sus necesidades.
Mensajería de texto: Dado el alto uso de quipos de telefonía móvil en el país, el
uso de mensajería de texto representa una excelente oportunidad para que las
entidades puedan acercarse a una gran cantidad de ciudadanos, incluso en
regiones remotas del país. Consolidar bases de datos, en ocasiones incluso
georreferenciadas, posibilita la divulgación de información oportuna y de alto
interés al ciudadano.
Hangouts: El servicio gratuito de la red social Google+ permite realizar
videoconferencias con un máximo participantes. Sin embargo existe la posibilidad
de transmitir la videoconferencia vía streaming, a un número ilimitado de personas.
a través de YouTube.
App móviles: Permite generar plataformas adecuadas para la entrega de
información a la vez que permite la interacción constante con los grupos de valor
quienes, además, colaboran para nutrir las aplicaciones móviles.
