MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT...
Transcript of MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT...
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 1 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES UTAMA : PRASISWAZAH, SISWAZAH, PENYELIDIKAN DAN INOVASI
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
1. Pengambilan Pelajar Baharu Prasiswazah
Data pemohonan kemasukan calon ke program UPM
Data permohonan rayuan calon ke program pengajian UPM
Senarai pelajar berjaya
Senarai pelajar merayu yang berjaya
Mendapatkan calon pelajar cemerlang mengikuti program pengajian UPM
i. Peratusan calon pelajar yang memohon program pengajian bacelor UPM
ii. Peratusan pelajar yang memilih program UPM sebagai pilihan pertama berdasarkan PNGK berikut:
PNGK ≥ 3.5
PNGK ≥ 3.0
65%
10%
15%
Prosedur Pengambilan Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah (UPM/PU/PS/P003)
2. Pengendalian Pengajaran dan Pembelajaran
Kemudahan prasarana
Tenaga pengajar
Perancangan pengajaran
Kandungan kursus yang ditawarkan
Silibus kursus
Jadual waktu kuliah/amali
Senarai pelajar
Kaedah pengajar dan
Rancangan Pengajaran
Nota Kuliah/ Amali
Senarai kehadiran pelajar ke kuliah/ amali
Fail pengajaran
Jadual waktu peperiksaan
Laporan projek pelajar
Latihan Industri
Memantapkan sistem pengajaran dan pembelajaran
i. Peratusan nota kuliah kursus dimasukkan dalam web (PutraLMS) dan dikemaskini setiap semester
ii. Peratusan pengajaran mengikut rancangan mengajar
iii. Peratusan pelajar
bergraduat dengan
Kelas Pertama
Kelas Kedua Tinggi
100%
100%
12%
80%
Prosedur Pengendalian Kursus (UPM/PU/PS/P007)
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 2 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES UTAMA : PRASISWAZAH, SISWAZAH, PENYELIDIKAN DAN INOVASI
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
pembelajaran
Bahan kuliah/amali
Amali
Tugasan
Bahan kuliah di laman web
Penilaian pengajaran
Beban pengajaran
Kertas soalan peperiksaan akhir
iv. Nisbah pensyarah:
pelajar v. Nisbah kemudahan
penggunaan komputer : pelajar
1:10
1:1
3.
Pengambilan dan Kemasukan Pelajar Siswazah
Permohonan kemasukan pelajar
Tawaran kemasukan
Keputusan permohonan kemasukan dimaklumkan kepada calon
Peratusan keputusan yang dikeluarkan dalam tempoh 60 hari selepas tarikh permohonan lengkap diterima.
80%
Prosedur Pengambilan Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P006)
4. Pendaftaran Pelajar Sistem iGIMS
Senarai pelajar layak mendaftar
Senarai pelajar berdaftar
Pelajar mendaftar tidak lewat dari minggu kedua (2) selepas semester bermula.
Peratusan sambungan mendaftar tidak lewat dari minggu kedua selepas semester bermula
80% Prosedur Pendaftaran Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P007)
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 3 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES UTAMA : PRASISWAZAH, SISWAZAH, PENYELIDIKAN DAN INOVASI
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
5. Penilaian Tesis Tarikh Pengesahan penamaan JK Peperiksaan Tesis oleh JKPSU
Tarikh penyerahan tesis oleh pelajar
Pelajar menduduki Viva voce
Pelajar menduduki Viva voce selepas penyerahan tesis
Peratusan pelajar menduduki Viva dalam tempoh tiga (3) bulan selepas penyerahan tesis kepada Sekolah Pengajian Siswazah untuk pemeriksaan.
73% Prosedur Penilaian Tesis Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P014)
Arahan Kerja Menjalankan Peperiksaan Akhir (Viva voce) (UPM/PU/S/AK03/02)
6. Pengurusan Bantuan Kewangan
Permohonan bantuan kewangan
Surat tawaran Pelajar mendapat keputusan permohonan bantuan kewangan/ biasiswa
Peratusan pelajar yang mendapat keputusan tidak lewat tiga (3) bulan selepas tarikh tutup permohonan.
100% Prosedur Pengurusan Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/P016)
Arahan Kerja Penawaran Biasiswa /Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/01)
7. Penilaian Pengajaran Kursus /Amali
Borang Penilaian Pengajaran
Laporan Analisis Penilaian Pengajaran
Meningkat kualiti pengajaran kursus/ amali
Peratusan pensyarah/ pensyarah sambilan mendapat skor 3.5 (skala Likert 5) atau lebih untuk penilaian pengajaran
80% Prosedur Pengendalian Pengajaran Kursus Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/P005)
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 4 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES UTAMA : PRASISWAZAH, SISWAZAH, PENYELIDIKAN DAN INOVASI
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
8. Penilaian Impak Tinggi
Pembentangan seminar luar negara
Lawatan teknikal/ penjanaan dana/ mobiliti staf ke luar negara
Jaringan penyelidikan/ kolaborasi
Bilangan kertas kerja/kertas dasar yang dihasilkan
Jumlah dana yang diperolehi
Bilangan kolaborasi penyelidikan yang dihasilkan
Membudayakan impak tinggi dalam kalangan pegawai akademik
Meningkatkan kerjasama/jaringan dengan pihak industri
Meningkatkan kebolehan staf dalam analisis data, mencipta peluang dan inovasi baru dalam penyelidikan
i. Bilangan staf/penyelidik/ yang memberi kesan tinggi terhadap universiti hasil kerjasama luar/mempunyai jaringan luar dalam bidang penyelidikan
ii. Bilangan MoU yang aktif
400
50
Perutusan 100 Hari Naib Canselor
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 5 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES SOKONGAN : PENGURUSAN PELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, PERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN, PERALATAN DAN KEMUDAHAN ICT, PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
1. Pengendalian Aduan Awam dan Maklum Balas
Keratan akhbar (kolum aduan)
Berita Perdana
E-Respons
Media Massa
E-mel
Panggilan Telefon
Borang Maklumbalas Pelanggan (SOK/PEL/BR01/MP)
Laporan aduan
Laporan tindakan pembetulan
Melaksanakan tindakan terhadap aduan dalam tempoh yang ditetapkan:
21 hari – melibatkan PTJ UPM
6 bulan hingga setahun – melibatkan pihak ke-3
Peratusan kes aduan yang diambil tindakan dalam tempoh yang ditetapkan
70% Prosedur Pengendalian Maklum Balas Pelanggan (UPM/SOK/PEL/P001)
Garis Panduan Pelanggan untuk Maklum Balas dan Aduan Awam (SOK/PEL/GP01.MB A.AWAM)
Garis Panduan Aduan Awam Melalui Media Massa (SOK/PEL/GP02/MEDIA MASSA)
2. Perolehan Permohonan Perolehan
Pesanan Belian
Senarai pembekal
Nota penghantaran
Bekalan diterima
Menerima bekalan mengikut spesifikasi dan tempoh penghantaran
Peratusan bekalan diterima 90% Prosedur Pembelian Terus (UPM/SOK/KEW-BUY/P004)
Prosedur Pembelian Secara Sebut Harga Universiti (UPM/SOK/KEW-BUY/P005)
Prosedur Pembelian Secara Tender (UPM/SOK/KEW-BUY/P006)
Prosedur Pembelian Secara Rundingan Terus (UPM/SOK/KEW-BUY/P007)
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 6 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES SOKONGAN : PENGURUSAN PELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, PERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN, PERALATAN DAN KEMUDAHAN ICT, PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
3. Membangunkan Modal Insan Terbaik
Senarai kursus
Analisis keperluan latihan
Modul latihan
Senarai program
Memastikan staf menghadiri latihan
Peratusan staf yang menghadiri latihan 7 hari setahun
90% Pengurusan Latihan Staf Universiti Putra Malaysia (UPM/SOK/LAT /P001)
4. Penyelenggaraan Infrastruktur
Aduan gangguan bekalan
Baikpulih gangguan di laksanakan dalam tempoh yang ditetapkan
Memastikan bekalan air, elektrik, sistem telefon dan sistem rawatan kumbahan berfungsi secara berterusan
Peratusan gangguan dipulihkan dalam tempoh 24 jam
80% Prosedur Penyelenggaraan Berkala (UPM/SOK/PYG/P002)
Garis Panduan Penyelenggaraan Baik Pulih (SOK/PYG/GP01)
5. Penyelenggaraan ICT
Borang Permohonan Penyelenggaraan ICT
Jadual Kekerapan Penyelenggaraan ICT
Log Penyelenggaraan Semasa
Log Penyelenggaraan Berkala (Harian/ Mingguan/ Bulanan)
Log Penyelenggaraan Berkala (Tahunan)
Log Permohonan Penyelenggaraan ICT
Laporan Keberkesanan
Memastikan
penyelenggaraan ICT
dilaksanakan dalam
tempoh yang
dipersetujui.
Peratusan Penyelenggaraan yang dilaksanakan
80 % Prosedur Penyelenggaraan ICT (UPM/SOK/ICT/P001)
Garis Panduan Penyelenggaraan ICT (SOK/ICT/GP01/ Penyelenggaraan )
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 7 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES SOKONGAN : PENGURUSAN PELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, PERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN, PERALATAN DAN KEMUDAHAN ICT, PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
Penyelenggaraan ICT
Laporan Penyelenggaraan ICT
6. Baik Pulih ICT Maklumat
Borang Baikpulih ICT
Borang Penyerahan Aset Untuk Khidmat Luar
i. Kebolehan mendapat maklumat dan dokumen
Sistem ICT berfungsi
secara berterusan,
boleh dipercayai dan
efektif
Tempoh pemulihan adalah seperti berikut:
Masalah Sistem ICT diperbaiki secara dalaman: i) 2 jam bagi Sistem
Rangkaian ii) 5 jam bagi Sistem
Utama Universiti iii) 2 hari bagi baikpulih
peralatan ICT
Masalah Sistem ICT diperbaiki oleh Pihak Luar
i) 2 hari bagi Sistem Aplikasi dan Pangkalan Data
ii) 14 hari untuk peralatan ICT
80%
80%
Prosedur Baik Pulih ICT (UPM/SOK/ICT/P002)
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 8 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES SOKONGAN : PENGURUSAN PELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, PERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN, PERALATAN DAN KEMUDAHAN ICT, PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
7. Mengambil Modal Insan Terbaik
Maklumat bidang yang diperlukan
Pelan strategik berkaitan pengambilan
Senarai 100 universti terbaik dunia
Unjuran pengambilan staf
Surat tawaran
Kertas kerja kelulusan
Jadual perancangan pelaksanaan
Senarai staf memiliki PhD
Senarai staf bukan akademik
i. Melantik pegawai akademik dari dalam dan luar negara daripadanya graduan 100 universiti terbaik dunia
i. Peratusan Pegawai Akademik yang dilantik
5%
Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Sokongan (UPM/SOK/BUM /P001)
8. Mematuhi Keperluan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (KKP)
Program Pemantauan KKP yang dilaksanakan
Pengurusan KKP - Latihan - Siasatan
Kemalangan - Pemeriksaan
Pengurusan Risiko
Pengurusan Bencana CHRA (Chemical Health Risk Assessment)
Medical Surveillance
Laporan pelaksanaan program pemantauan KKP yang dilaksanakan di UPM
Memastikan persekitaran kerja yang selamat dan sihat
Peratusan pencapaian program pemantauan KKP yang dilaksanakan berada pada tahap minimum yang ditetapkan.
70% Prosedur Pemeriksaan Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan (UPM/SOK/OSH/P003)
Prosedur Notifikasi Kemalangan, Kejadian Berbahaya, Penyakit Pekerjaan Dan Keracunan Pekerjaan (UPM/SOK/OSH/P004)
Prosedur Aduan Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan (UPM/SOK/OSH/P005)
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 9 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT ANTARABANGSA, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
1. Pemantauan Laporan Pelan Strategi UPM (Pejabat Naib Canselor)
Pelan strategi UPM 2001-2010
Pelan Tindakan Pengajian Tinggi Negara 2007-2010
Pelan Strategi Kementerian Pengajian Tinggi Negara Melangkaui 2020
Laporan pencapaian pelan strategi UPM
Memastikan pencapaian Pelan Strategi mengikut carta perbatuan
Bilangan pemantauan pencapaian Pelan Strategi
4 Laporan pencapaian bagi setiap matlamat
2. Verifikasi Aset (Pejabat Naib Canselor)
Arahan Pihak Berkuasa Universiti
Minit Mesyuarat Pengurusan
Minit Mesyuarat JKA, Rancangan Audit Tahunan
Laporan Audit
Memastikan aset dan inventori di verifikasi
Peratusan aset dan inventori yang dapat diverifikasi
100% Prosedur Pengauditan Verifikasi Aset/Inventori (UPM/OPR/PNC-AD/ P002)
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 10 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT ANTARABANGSA, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
3. Pembangunan Pelajar (Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni)
Aktiviti Pelajar Laporan Aktiviti Pelajar
Meningkatkan kebolehpasaran graduan
Peratusan graduan bekerja (termasuk yang melanjutkan pengajian) berdasarkan kelayakan dan bidang pengajian dalam tempoh 6 bulan bergraduat.
78% Pelan Strategik UPM 2011 -2013
4. Pelaksanaan perkhidmatan Sesi Kaunseling (Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni)
Kad matrik
Kad sulit klien
Borang
Laporan penilaian perkhidmatan sesi kaunseling individu secara bersemuka
i. Memastikan pelajar mendapat perkhidmatan sesi kaunseling individu secara bersemuka
ii. Meningkatkan
keberkesanan perkhidmatan kaunseling individu secara bersemuka
i. Peratusan pelajar dapat berjumpa pegawai psikologi dalam hari yang sama (masa bekerja) tanpa membuat temujanji
ii. Peratusan klien mencapai tahap memuaskan – skala 4 (Skala Likert 5)
80%
80%
Prosedur Pelaksanaan Perkhidmatan Sesi Kaunseling Individu Secara Bersemuka (UPM/OPR/HEPA/P002)
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 11 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT ANTARABANGSA, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
5. Perlaksanaan permohonan bantuan zakat oleh pelajar (Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni)
Borang permohonan bantuan zakat pelajar
Surat keputusan permohonan
Memaklumkan keputusan permohonan bantuan zakat kepada pelajar
i. Peratusan makluman keputusan dalam tempoh 6 hari bekerja selepas permohonan yang lengkap dan tidak memerlukan kajian lanjut
100% Prosedur UPM/OPR/HEPA/P003-Pelaksanaan Permohonan Bantuan Zakat Pelajar
ii. Peratusan makluman keputusan dalam tempoh 10 hari bekerja selepas permohonan yang lengkap dan tidak memerlukan kajian lanjut
100%
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 12 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT ANTARABANGSA, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
6. Kenaikan Pangkat (Pejabat Pendaftar)
Borang permohonan Kenaikan Pangkat
Surat pelawaan
Surat pemakluman
Statistik Kenaikan Pangkat Staf
Surat jawapan
Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih
Keputusan kenaikan pangkat staf dimaklumkan kepada pemohon selewat-lewatnya 5 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik diterima atau arahan Pihak Berkuasa Melantik.
Peratusan keputusan yang dimaklumkan
100% Prosedur Kenaikan Pangkat Pegawai Bukan Akademik (UPM/OPR/PEND/P001)
Prosedur Kenaikan Pangkat Jawatan Profesor (UPM/OPR/PEND/P002)
Prosedur Kenaikan Pangkat Jawatan Profesor Madya (UPM/OPR/PEND/P003)
Prosedur Kenaikan Pangkat Jawatan Pensyarah Gred 52 (UPM/OPR/PEND/P004)
7. Cuti belajar (Pejabat Pendaftar)
Polisi Cuti Belajar
Borang permohonan cuti belajar
Waran kelulusan
bilangan biasiswa
Surat rayuan
Surat tawaran cuti belajar
Penilaian status pengajian
Perjanjian cuti belajar
Pangkalan data cuti belajar
Keputusan/minit mesyuarat LBCB/KPT
Pengisian kuota biasiswa yang diperuntukkan oleh KPT
Peratusan pengisian kuota
50% Prosedur Cuti Belajar (UPM/OPR/PEND/P012)
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 13 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT ANTARABANGSA, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
8. Persaraan (Pejabat Pendaftar)
Senarai Pesara
Dokumen-dokumen persaraan
Borang maklumat
asas Pesara
Permohonan staf (pesara pilihan)
Surat Kelulusan Naib Canselor bagi pesara (Pesara pilihan)
Surat kelulusan persaraan
Kenyataan
Perkhidmatan dan Cuti
Penyata bayaran GCR
Surat pemakluman
kepada pesara
Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir sebelum bersara
Peratusan pesara mendapat GCR
100% Prosedur Persaraan Wajib (UPM/OPR/PEND/P006)
Prosedur Persaraan Pilihan (UPM/OPR/PEND/P007)
Prosedur Pencen Terbitan (UPM/OPR/PEND/P008)
Garis Panduan Pengendalian Urusan Gantian Cuti Rehat (OPR/PEND/GP03/GCR)
Garis Panduan Kenyataan Perkhidmatan/Rekod Cuti (OPR/PEND/GP03/KPC)
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 14 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT ANTARABANGSA, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
9. Penjanaan Pendapatan (Pejabat Bendahari)
Geran industri
Endowment
Matching geran
Services and studies
GE geran
Pendapatan yang diperolehi
Memperolehi pendapatan daripada:
Pelaburan
Keuntungan Simpanan Tetap
Jumlah pendapatan diperolehi
RM 2 juta - pelaburan
RM 20 juta - Keuntungan Simpanan Tetap
Petikan minit Lembaga Pengarah Universiti (LPU)
10. Perakaunan –Penyediaan Penyata Kewangan (Pejabat Bendahari)
Semua keperluan kewangan
Belanjawan
Perolehan
Pembayaran
Pengurusan Aset
Perakaunan
Penyata Kewangan Menghantar Penyata Kewangan mengikut tempoh yang ditetapkan dan untuk mendapatkan Sijil Tanpa Teguran
i. Tempoh untuk mengemukakan penyata kewangan.
ii. Kategori Sijil yang diterima daripada Ketua Audit Negara
Sebelum 1 Mac pada tahun berikutnya Mendapat Sijil Tanpa Teguran (Unqualified Report)
Prosedur Pengurusan Perakauanan (UPM/OPR/BEN-AKN/P006)
Prosedur Pengurusan Akaun Belum Terima (UPM/OPR/BEN-AKN/P007)
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 15 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT ANTARABANGSA, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
11. Pembayaran (Pejabat Bendahari)
Dokumen tuntutan
Cek/Bank Deraf/EFT/ Tunai
Membayar dengan tepat dan mengikut tempoh
i. Peratusan cek batal ii. Peratusan
membayar semua tuntutan dalam tempoh 14 hari
1%
100%
Prosedur Pembayaran Tuntutan Staf (UPM/SOK/KEW-BYR/P008)
Prosedur Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (UPM/SOK/KEW-BYR/P009)
Prosedur Pembayaran Gaji Atau Elaun (UPM/SOK/KEW-BYR/P011)
12. Perolehan buku rujukan terkini di perpustakaan (Perpustakaan Sultan Abdul Samad)
Cadangan/ permohonan staf Pengurusan & Profesional (akademik, bukan akademik, penyelidik)
Aduan /maklumbalas pelanggan
Katalog penerbit/ pameran buku
Buku rujukan sedia dipinjam/ digunakan
Laporan penyediaan pesanan bahan
Laporan penerimaan bahan
Rekod katalog (OPAC)
Statistik bahan diproses
Membelanjakan semua peruntukan untuk pembelian buku rujukan dan memproses untuk sedia diguna
i. Nilai pembelian buku rujukan
ii. Peratusan buku
rujukan yang dipesan diterima
iii. Peratusan buku yang
diproses untuk sedia diguna dalam tempoh 4 bulan dari tarikh terima
RM2.5j
80%
100%
Prosedur Perolehan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/P002)
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 16 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT ANTARABANGSA, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
13. Perolehan (Perpustakaan Sultan Abdul Samad)
Permohonan perolehan
Pelan lantai bangunan
Perabot dan peralatan
Melengkapkan perabot dan peralatan untuk Perpustakaan Pertanian dan Agrobio dan Perpustakaan Kejuruteraan dan Seni Bina
Nilai perbelanjaan RM600,000 Prosedur Pembelian Terus (UPM/SOK/KEW-BUY/P004)
Prosedur Pembelian Secara Sebut Harga Universiti (UPM/SOK/KEW-BUY/P005)
Prosedur Pembelian Secara Rundingan Terus (UPM/SOK/KEW-BUY/P007)
Prosedur Pengurusan Aset (UPM/SOK/KEW-AST/P012)
14. Literasi Maklumat (Perpustakaan Sultan Abdul Samad)
Penjadualan
Modul
Pengguna yang lebih mahir mencari maklumat
Membina kemahiran pencarian bahan perpustakaan
Peratusan pengguna yang mencapai markah ≥ 70% dalam post test program literasi maklumat
80%
Prosedur Program Literasi Maklumat: Sesi Pengenalan Perpustakaan (UPM/OPR/PSAS/P012)
Prosedur Program Literasi Maklumat: Berjadual (UPM/OPR/PSAS/P013)
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 17 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT ANTARABANGSA, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
15. Mempermantap Pelan Induk Sumber Ilmu (Perpustakaan Sultan Abdul Samad)
Pelan strategik UPM 2011-2013
Maklumbalas pelanggan
Minit Mesyuarat Pengurusan
Minit Semakan Pengurusan
Bengkel/Sesi Percambahan Minda
Pelan Induk Sumber Ilmu
Memantap Pelan Induk Sumber Ilmu dan mendapatkan perakuan
Tempoh masa Mac 2011
Pelan Strategik UPM 2011-2013
Minit Mesyuarat Pengurusan
Minit Mesyuarat Semakan Pengurusan
16. Kawalan Keselamatan Harta Benda Universiti Dan Keselamatan Warga Kampus
(Bahagian Keselamatan Universiti)
Melaksanakan Kawalan Akses
Mengendalikan Kesalahan Lalulintas
Melaksanakan Rondaan
Melaksanakan Kawalan CCTV
Memberi Khidmat Bantu Mula
Laluan keluar masuk terkawal
Kes kecurian dan kemusnahan harta benda Universiti
Fail kes kebakaran
Laporan tugas harian
Laporan aduan
i. Mengawal keselamatan harta benda Universiti dan keselamatan warga kampus
i. Peratusan pengurangan kes jenayah di dalam kawasan kampus
ii. Peratusan pengurangan kes kemalangan di dalam kawasan kampus
20%
20%
Prosedur Kawalan Akses (UPM/OPR/BKU/P001)
Prosedur Pengendalian Kesalahan Lalulintas (UPM/OPR/BKU/P002)
Prosedur Bantu Mula (UPM/OPR/BKU/P003)
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 18 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT ANTARABANGSA, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
Aduan kes
ii. Memberi khidmat bantu mula
iii. Peratusan memberi khidmat bantu mula dalam tempoh 15 minit
100%
17. Membangunkan dan Memantapkan Prasarana Inkubasi Keusahawanan (Taman Pertanian Universiti)
Minit perbincangan (yang berkenaan)
Jadual pelaksanaan membangunkan dan memantapkan prasarana inkubasi keusahawanan
Lokasi kawasan terlibat
Senarai kemudahan (infrastruktur)
Laporan kemajuan pelaksanaan
Membangunkan dan memantapkan (naik taraf) prasarana inkubasi keusahawanan
Bilangan prasarana
1 prasarana
persekitaran terkawal
Pelan Strategi (2011-2013)
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 19 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT ANTARABANGSA, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
18. Konsultasi Perubatan (Pusat Kesihatan Universiti)
Pelanggan dalaman dan luaran yang datang ke PKU
Pelanggan yang mendapat perkhidmatan perubatan
Memastikan pelanggan mendapat rawatan selewat-lewatnya 30 minit selepas selesai proses pendaftaran
Peratusan pelanggan mendapat rawatan
90 %
Prosedur Konsultasi Perubatan (UPM/OPR/PKU/P003)
Manual e-Klinik
International Code of Diseases (ICD 10)
19. Konsultasi Pergigian (Pusat Kesihatan Universiti)
Pelanggan dalaman dan luaran yang datang ke PKU
Pelanggan yang mendapat perkhidmatan pergigian
Rawatan pergigian dapat diselesaikan dalam tempoh 40 minit
Peratusan rawatan pergigian
90 %
Prosedur Konsultasi Pergigian (UPM/OPR/PKU/P002)
Manual e-Klinik
20. Pengurusan Dewan dan Perkhidmatan Kebudayaan (Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah)
Borang / Surat Permohonan
Senarai pengguna dewan
Meningkatkan perkhidmatan penggunaan dewan dan panggung percubaan
Kekerapan penggunaan dewan dan panggung percubaan setahun
60 Prosedur Permohonan Penggunaan Prasarana Dewan Besar dan Panggung Percubaan (UPM/OPR/PKK/P001)
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 20 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT ANTARABANGSA, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
21. Proses Pengendalian Solat Fardhu Berjemaah dan Solat Jumaat (Pusat Islam)
Teks Khutbah Jumaat
Jadual Iman dan
Bilal
Imam dan Bilal
Jadual Waktu Solat
Tuntutan Fardhu Kifayah Solat Fardhu 5 waktu berjemaah dan solat Fardhu Jumaat terlaksana dengan teratur dan sistematik.
Menjamin solat fardhu 5 waktu berjemaah dan solat jumaat dilaksanakan dengan sempurna
i. Peratusan Imam dan Bilal yang menghadiri kursus dan latihan pemantapan kompetensi mencapai tahap yang memuaskan
ii. Peratusan Imam dan
Bilal hadir ke masjid selewat-lewatnya 15 minit sebelum masuk waktu solat
100%
90%
Prosedur Pengendalian Solat Fardu Berjemaah (UPM/OPR/PIU/P003)
Prosedur Pengendalian Solat Jumaat (UPM/OPR/PIU/P001)
Jadual Waktu Solat Jabatan Mufti Negeri Selangor
Teks Khutbah Jumaat JAIS
22. Pengurusan Jenazah (Pusat Islam)
Borang Permohonan
Borang Penilaian
Kenderaan Jenazah
Kelengkapan Pengurusan Jenazah
Pengurus Jenazah
Pemandu Van Jenazah
Tuntutan Fardhu Kifayah Pengurusan Jenazah Muslim terlaksana dengan teratur dan sistematik
Laporan Penilaian
Menjamin Pengendalian Pengurusan Jenazah dilaksanakan dengan sempurna
Mencapai tahap kepuasan perkhidmatan pada skala 4 (skala Likert 5) bagi pengurusan jenazah
85%
Prosedur Pengendalian Pengurusan Jenazah (UPM/OPR/PIU/P004)
Talqin dalam Bahasa Melayu dikeluarkan Masjid Qaryah Serdang Universiti Putra Malaysia
Panduan Mengurus Jenazah oleh Muballighat JAIS
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 21 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT ANTARABANGSA, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
23. Pengurusan Visa Dan Pas Pelajar (Pusat Antarabangsa)
Borang dan Surat Permohonan
Borang Imigresen
Visa dan Pas Memberi khidmat mendapatkan visa dan pas pelajar
i. Visa dan pas yang lengkap dan tepat diperolehi dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh permohonan bagi yang tidak memerlukan lanjutan di pihak imigresen
ii. Visa dan pas yang tepat diperolehi melebihi tiga (3) bulan dari tarikh permohnan bagi kes yang memerlukan semakan lanjutan pihak pihak imigresen dan tidak melebihi empat (4) bulan
90%
100%
Prosedur Pengurusan Visa Dan Pas Pelajar Antarabangsa (UPM/OPR/IC/P001)
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 22 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT ANTARABANGSA, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
24. Pelaksanaan, Penyelenggaraan dan Pemantauan Sistem Pengurusan Pembelajaran (Pusat Pembangunan Akademik)
Data pelajar, pensyarah dan kursus
Arahan Pihak Pengurusan Universiti penggunaan ePembelajaran
Akta Universiti dan Kolej Universiti
Dasar ICT UPM (ePembelajaran)
PutraLMS dapat dicapai oleh pelajar, pensyarah dan pentadbir sistem
Menyediakan perkhidmatan ePembelajaran yang boleh diakses secara berterusan
Maklum balas aduan ≤ 1 jam dalam waktu bekerja selepas aduan diterima
90%
Prosedur Pengendalian Maklum Balas Pelanggan (UPM/SOK/PEL/P001)
25. Perancangan dan Pelaksanaan Kajian Pengajaran dan Pembelajaran (Pusat Pembangunan Akademik)
Laporan hasil kajian pengajaran dan pembelajaran
Minit mesyuarat Jawatankuasa Pengajaran dan Pembelajaran /Pegawai Kanan/Senat
Surat/memo makluman cadangan penambahbaikan
Laporan peluang penambahbaikan
Mengukur pelaksanaan makluman/hebahan cadangan hasil kajian pengajaran dan pembelajaran
Makluman cadangan penambahbaikan berdasarkan kajian pengajaran dan pembelajaran kepada pihak berkaitan selewat-lewatnya dua minggu selepas dibentangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengajaran dan Pembelajaran/Pegawai Kanan/Senat
90%
Prosedur Pengurusan Pelaksanaan Kajian Pengajaran dan Pembelajaran (UPM/OPR/CADe/P002)
Prosedur Peluang Penambahbaikan (UPM/PGR/P007)
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 23 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT ANTARABANGSA, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
26. Pembangunan ICT (Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi)
Borang Permohonan Pembangunan ICT
Log Permohonan Pembangunan ICT
Log Pemantauan Pembangunan ICT
Surat dari Pengarah (Makluman Status Permohonan Pembangunan ICT)
Dokumen Cadangan
Memastikan pembangunan ICT dilaksanakan
Peratusan permohonan pembangunan ICT dilaksanakan dalam tempoh yang dipersetujui.
80 % Prosedur Pembangunan ICT (UPM/OPR/iDEC/P001)
27. Perkhidmatan Sokongan ICT (Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi)
Borang Permohonan Perkhidmatan Sokongan ICT
Log permohonan Perkhidmatan Sokongan ICT
Log penggunaan Perkhidmatan Sokongan ICT
Analisa pekhidmatan ICT
Laporan perkhidmatan ICT
Log Pinjaman Aset ICT
Log Permohonan Pinjaman Aset ICT
Memastikan
permohonan
perkhidmatan ICT
dilaksanakan
Peratusan Perkhidmatan ICT yang berjaya dilaksanakan
80 % Prosedur Perkhidmatan Sokongan ICT (UPM/OPR/iDEC/P002 )
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 24 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT ANTARABANGSA, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
28. Perkhidmatan Rawatan Haiwan (Fakulti Perubatan Veterinar)
Borang Permohonan
Borang rawatan
Laporan perkhidmatan rawatan
Mempertingkatkan
kualiti rawatan haiwan
Peratusan responden pada tahap kepuasan skala 4 (skala Likert 5)
95% Arahan Kerja Pendaftaran Klien dan Haiwan
Arahan Kerja Pengurusan Kemasukan Haiwan Ke Wad
Arahan Kerja Mendiscaj Haiwan dari UVH
Arahan Kerja Pengurusan Kes Surgeri
Arahan Kerja Pengurusan Anestesia
Arahan Kerja Pengurusan Kes Radiologi atau Ultrasonografi
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 25 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT ANTARABANGSA, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
29. Penyediaan kemudahan penginapan, peralatan sukan, tempat riadah dan peralatan kebudayaan (Kolej-kolej)
Borang Semakan Inventori Bilik Penginapan (OPR/KOLEJ/BR02/ PEN002)
Log Perancangan Pembelian Kemudahan Penginapan (OPR/KOLEJ/BL01/PEN001)
Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Kolej
Kemudahan Infrastruktur dan penginapan yang kondusif serta selamat
Menyediakan kemudahan, infrastruktur dan penginapan yang kondusif dan selesa
Indeks keselesaan dan petunjuk prestasi pada tahap 4 (skala Likert 5)
70% Prosedur Penyediaan kemudahan Penginapan Pelajar (UPM/OPR/KOLEJ/P001)
Prosedur Penyelenggaraan Baik Pulih (UPM/SOK/PYG/P001)
Prosedur Penyelenggaraan Berkala (UPM/SOK/PYG/P002)
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 26 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT ANTARABANGSA, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011
DOKUMEN RUJUKAN
30. Pendaftaran Masuk/ Keluar Pelajar lama dan baharu (Kolej-kolej)
Borang Maklumat Peribadi Pelajar (OPR/KOLEJ /BR01/PEN002)
Borang Semakan Inventori Bilik Penginapan (OPR/KOLEJ/BR02/PEN002)
Laporan Analisis Pendaftaran Pelajar
Menjamin pendaftaran masuk / keluar dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan
i. Peratus Pelajar di daftarkan di kaunter kolej dalam masa 10 minit
ii. Peratus pelajar daftar keluar dalam masa 5 minit
100 %
100%
Prosedur Persediaan Penempatan dan Pendaftaran Masuk Pelajar Lama (UPM/OPR/KOLEJ/P003)
Prosedur Persediaan Penempatan dan Pendaftaran Masuk Pelajar Baharu (UPM/OPR/KOLEJ/P002)
Prosedur Pendaftaran Keluar Pelajar (UPM/OPR/KOLEJ/P004)
31. Pengurusan Penerbitan Buku Karya Asli (Penerbit UPMr)
Borang cadangan penerbitan
Borang penilaian
panduan penulisan
panduan penyerahan
manuskrip
Laporan penilai
perakuan JKPU
perjanjian dengan pengarang
buku
Meningkatkan tahap kecekapan proses penerbitan buku karya asli
Tempoh penerbitan buku karya asli tidak melebihi 12 bulan bagi setiap judul
100% Prosedur Pengurusan Penerbitan Buku Karya Asli (UPM/OPR/PUPM/ P001)
Garis Panduan Penyediaan Manuskrip (OPR/PUPM/GP01/PENYEDIAAN MANUSKRIP)
Singkatan UPM : Universiti Putra Malaysia PNGK : Purata Nilaian Gred Keseluruhan
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 27 / 27
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 30/1/2012
PutraLMS : Sistem Pengurusan Pembelajaran Universiti Putra Malaysia
iGIMS : Internet Graduate Information Management System
JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti R&D : Research and Development R&D&I : Research and Development and Innovation
KPI : Key Performance Indicator MoU : Mutual of Understanding
KKP : Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan
GE : Graduate Enterprenurship PSAS : Perpustakaan Sultan Abdul Samad
PKU : Pusat Kesihatan Universiti