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Consejería de Deportes
Manual Interno PMD de Fuenlabrada
www.enformate.org
Fuenlabrada
Prof.: Miguel Ángel Elías
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Consejería de Deportes
Justificación
• Ayuntamiento con 12 concejalías
• PMD organismo autónomo � autogestión
• Gran número de eventos y actos
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• Atención al público y proyección de imagen y comunicación
• Flexibilidad protocolaria, mejora de la imagen corporativa y profesionalidad en la organización de los actos
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Consejería de Deportes
Clasificación de los actos
• Actos de carácter general
• Actos ajenos a la entidad
• Actos relacionados con el funcionamiento interno de
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• Actos relacionados con el funcionamiento interno de la Concejalía
• Actos externos
• Actos de la Concejalía a los que se acude como invitados
• Actos de carácter especial
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Consejería de Deportes
Presidencias y cesión
• Preside el Alcalde (Pte del PMD)
• Cede su representación en el Concejal de Deportes (Vicepte)
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(Vicepte)
• Puede ceder a los técnicos
• Invitado honor o relevante, o alta autoridad
• Criterio: según tipo de acto
• Autoridades por orden
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Consejería de Deportes
Programación de los actos
• Aprobación del proyecto
• Descripción del acto: cronograma, listado invitados, reglas protocolarias, medios personales y materiales
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reglas protocolarias, medios personales y materiales y presupuesto
• Se remite a las fuerzas de seguridad (PL, PN, PC, CR)
• Cronograma para P, IH, MM.CC
• acreditaciones
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Consejería de Deportes
Precedencias internas
• Alcalde
• Concejal de Deportes
• Director Gerente
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• Director Técnico
• Secretaria-Delegada
• Subdirectores (según antigüedad)
• Jefe de Mantenimiento
• Jefe de los Servicios Médicos
• Jefes de Negociado (según antigüedad)
• Jefe de Comunicación, Imagen y Protocolo
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Consejería de Deportes
Clasificación de los invitados
• Autoridades
• Invitados especiales
• Patrocinadores
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• Patrocinadores
• Invitados de honor
• Colaboradores
• Invitados generales
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Consejería de Deportes
Gobierno y Administración
• Junta Rectora:
– Alcalde
– Concejal de Deportes
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– Concejal de Deportes
– Trece vocales Corporación
– Tres miembros entidades deportivas
– Dos miembros sindicatos
– Secretario
– Tesorero-administrador
– Director-Gerente
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Consejería de Deportes
Gobierno y Administración II
• Consejo de Gerencia:
– Alcalde
– Concejal de Deportes
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– Concejal de Deportes
– Director Gerente
– Tesorero-administrador
– Secretario
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Consejería de Deportes
Plenos del Ayuntamiento
• Dependen del Gte de Alcaldía• Coordinación Dpto. de protocolo• 27 Concejales:
– Alcalde
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– Alcalde
– 1º Tte. de Alcalde
– 2º Tte. de Alcalde
– 3º Tte. de Alcalde
– Concejales delegados (13)
– Concejales IU (2)
– Concejales PP (8)
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Consejería de Deportes
Símbolos
• Logo
• Bandera
• Banderas oficiales
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• Banderas oficiales
– España
– Comunidad Autónoma
• Colores corporativos
– Rojo
• Leyendas
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Consejería de Deportes
Actos Deportivos
• Filosofía del acto
• Programa general
• Programa resumido
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• Cronograma
• Listado invitados y personalidades
• Notas de prensa
• Listado de MM.CC convocados
• Protocolo del acto, almuerzo, ...
• Discursos
• Presupuesto
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Consejería de Deportes
Actos Deportivos II
• Palcos (Instalaciones cubiertas)
• Presidencias de pie (Instalaciones al aire libre y podiums)
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podiums)
• Entregas de trofeos
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Consejería de Deportes
Otras actividades
• Viajes
• Almuerzos
• Cenas
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• Cenas
• Inauguraciones
• Transportes
• Hoteles
• Programa
• Manual de soluciones
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Consejería de Deportes
Aspectos del protocolo interno
• Organización de reuniones:
– Planificación
– Cuestiones a plantear
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– Cuestiones a plantear
– Objetivos
• Organización de salas
• Las visitas
• Visitas de Federaciones, Entidades, Clubes, Colegios
• Inauguraciones
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Consejería de Deportes
Aspectos del protocolo interno II
• El teléfono
• La correspondencia
• La atención al público: las salas de espera
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• La atención al público: las salas de espera
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Consejería de Deportes
Otros aspectos del protocolo
• Los regalos:
– Corporativos
– No corporativos
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– No corporativos
• El libro de honor
• Las invitaciones
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Consejería de Deportes
Presencia de los medios
• Prensa
• Radio
• TV
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• TV
• Web
• Internet
• “Cliping” y operativo de prensa
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Consejería de Deportes
Distinciones honoríficas
• Por méritos propios
• Por dedicación
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Consejería de Deportes
Las Peñas, Clubes y Entidades
• Acta fundacional o convenio
• Estatutos
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Consejería de Deportes
El servicio de protocolo
• El departamento de Protocolo
• El jefe de Protocolo
• El personal auxiliar
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• El personal auxiliar
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Consejería de Deportes
La seguridad
• Coordinación con fuerzas de seguridad: Plan de seguridad
• Reunión preparatoria de seguridad
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• Reunión preparatoria de seguridad
• Organización seguridad interna
• Seguridad preventiva:
– Emergencias
– Urgencias
– evacuación
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Consejería de Deportes
La seguridad II
• Protección del lugar
• La figura del coordinador de seguridad
• Medidas de seguridad:
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• Medidas de seguridad:
– Previas al acontecimiento
– Durante
– Después
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Consejería de Deportes
Conclusiones
• Manual necesario en cualquier tipo de empresa, entidad, club, ...
• Necesidad de la creación de un departamento “staff”
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• Necesidad de la creación de un departamento “staff”
• La figura del responsable
• Imagen + Comunicación = éxito