Manual Integral de Gestión

Sistema Integrado de Gestión

CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN Código: 01-DO-001

Direccionamiento Estratégico Versión: 01

Manual Integral de Gestión Pág 1 de 20

RESEÑA HISTÓRICA HOSPITAL DE CALDAS E.S.E

El Hospital De Caldas tuvo su origen en el año 1943 cuando la Asamblea Departamental de Caldas, el 23 de junio de ese año, dispuso su construcción en un terreno cedido por el Municipio de Manizales. Ante la imposibilidad de terminar las obras, fue entregado a la Beneficencia de Manizales en 1953 y terminado por ésta en 1960 con la renta de la Lotería de Manizales.

Se inauguró en dicho año como “Hospital Universitario de Caldas” y posteriormente en cumplimiento de la Ley 10 de 1990, expedida por el Congreso de la República y del Decreto Municipal Extraordinario N° 489 del 10 de agosto de 1991, expedido por la Alcaldía de Manizales, se convirtió en “Hospital de Caldas”, un ente de carácter municipal. Por medio del Decreto Extraordinario N° 142 del 31 de marzo de 1995, de la Alcaldía de Manizales, se transformó en Empresa Social del Estado (E.S.E.), adquiriendo una categoría especial de entidad pública descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa.

Como consecuencia de la aplicación de la Ley 100 de 1.993, las instituciones públicas de servicios de salud pasaron de tener unos recursos garantizados por parte del gobierno a un mercado de libre competencia, esquema bajo el cual no han sido competitivas.





REFERENCIA AL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO

En el mes de diciembre del año 2006 se adopto el Modelo Estándar de Control Interno MECI, por medio de la resolución de gerencia numero G-008-06, fecha en la cual el Hospital de Caldas ESE establece los Subsistemas, Elemento y Componentes para el diseño e implementación del MECI, y en la cual se establecen los roles y responsabilidades que asumen los diferentes funcionarios de la institución con el modelo. En la misma fecha se firmo el acta de compromiso para la implementación del MECI.

En el año 2008 se ratifica por medio de la resolución numero H070 del 01 de septiembre de 2008, la estructura para el diseño e implementación del MECI al igual que la asignación de funciones y responsabilidades de los diferentes funcionarios frente a la adopción del modelo, igualmente se firma un acta de compromiso en donde se crea el Equipo MECI del Hospital de Caldas ESE.

En el año 2014 se realiza la actualización del Modelo Estándar de Control Interno bajo los parámetros establecidos en el Decreto 943 del 21 de Mayo de 2014, estableciendo los Módulos, componentes y elementos de Control que allí se refieren.

ACUERDOS DE GESTIÓN

Es importante precisar que la E.S.E Hospital de Caldas no aplica Acuerdos de Gestión de Acuerdo al TITULO VIII de la Ley 909 por lo siguiente:

En la actualidad la entidad solo cuenta con 1 empleo de Nivel Directivo uno es Director Administrativo, el cual desde el 31 de diciembre del 2007 se encuentra vacante, es un cargo para suprimir dentro de la planta de cargos y el otro es el de Gerente el cual se exceptúa, de acuerdo al TITULO VIII del articulo 47 Numeral b de la ley 909 de 2004 el cual dice lo siguiente

Artículo 47. Empleos de naturaleza gerencial.

La gerencia pública comprende todos los empleos del nivel directivo de las entidades y organismos a los cuales se les aplica la presente ley, diferentes de:

b) En el nivel territorial, a los empleos de secretarios de despacho, de director, gerente; rector de Institución de Educación Superior distinta a los entes universitarios autónomos.





Misión:El Hospital de Caldas ESE, es una entidad prestadora de servicios de salud a la comunidad a través de un tercero.

Visión: En el año 2012, el Hospital de Caldas ESE, será una entidad fortalecida financiera y administrativamente, con procesos que permitan la optimización de recursos e infraestructura, con avances tecnológicos y logísticos, prestando servicios de salud en forma oportuna y eficiente a la comunidad, por medio de un trabajo de equipo organizado.

Objetivos Estratégicos:

Optimizar los recursos financieros con el fin de lograr estabilidad económica y una liquidez que permita cumplir con las obligaciones adquiridas tanto con ley 550 como con operación corriente.

Velar por el desarrollo tecnológico continuo de la E.S.E Hospital de Caldas, con el fin de ser competitivos en el sector salud.

Fortalecer administrativamente la entidad por medio del Sistema Integral de Gestión, teniendo la mejora continua como herramienta principal en todos los procesos.

Desarrollar estrategias que permitan fortalecer la atención al usuario en términos de oportunidad y calidad.

Política de Calidad:

El Hospital de Caldas ESE se compromete a propiciar procesos con transparencia y eficiencia, que permitan crear un ambiente confiable tanto para funcionarios como para la prestación de servicios oportuna y de calidad a los usuarios. Igualmente se compromete a implementar la cultura del mejoramiento continuo consolidando una cultura de calidad y compromiso con el Sistema Integrado de Gestión.





OBJETIVOS DE CALIDAD HOSPITAL DE CALDAS E.S.E.

OBJETIVO INDICADOR FORMA DE MEDICIÓN META PERIODICIDAD DE MEDICIÓN

Medir el nivel de desempeño del Sistema Integrado de Gestión.

Resultado de evaluación y autoevaluación del SIG

Informes de evaluación y autoevaluación. No hay en el momento

SemestralCumplimiento planes de mejoramiento Evaluación del cumplimiento de

los planes de mejoramiento

Cumplimiento del 90% de los planes de mejoramiento.

Promover y evaluar el cumplimiento del código de ética entre los funcionarios del

Hospital de Caldas ESE

Quejas presentadas a la personería por incumplimiento del Código de Ética del


N° de quejas presentadas a la personería. No hay en el momento

Semestral

N° de quejas presentadas a la personería / N° de quejas resueltas

relacionadas con el Hospital de Caldas ESE.

Resolver el 100% de las quejas presentadas.

Conocimiento y percepción del código de ética del Hospital de Caldas ESE Encuesta de opinión No hay en el momento

Promover una atmosfera que motive al personal a utilizar su potencial y a sentirse

orgullosos de su trabajo.Propuestas de mejora continúa. N° de sugerencias recibidas / N° de

empleados No hay en el momento Semestral

Mejorar continuamente el servicio prestado a los usuarios del Hospital de

Caldas ESE.

Quejas y reclamos al servicio del Hospital de Caldas E.S.E N° de quejas y reclamos recibidos. Resolver el 100% de

quejas y reclamos

SemestralAtención de Quejas y Reclamos.

N° de quejas y reclamos recibidos solucionados/ N° de quejas y

reclamos totales recibidos

Resolver el 100% de quejas y reclamos

Informe de auditorías del sistema Integral de gestión

N° de no conformidades por auditorias No hay en el momento Por cada auditoria





ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN

El Sistema Integral de Gestión del Hospital de Caldas ESE, comprende los procesos estratégicos, lo cual permitirá realizar una planeación eficiente del quehacer institucional, también el sistema abarca los procesos misionales, los cuales permitirán dar cumplimiento a la razón de ser de la institución con la prestación de servicios, propiciando la mejoramiento continuo de la entidad; al igual que los procesos de apoyo que buscan cumplir con los objetivos estratégicos del Hospital de Caldas ESE, de manera eficiente y eficaz.





ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL HOSPITAL DE CALDAS E.S.E.

A continuación se presenta el organigrama oficial del Hospital de Caldas E.S.E., el cual está aprobado por la junta directiva del mismo.

MAPA DE PROCESOS HOSPITAL DE CALDAS E.S.E.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN





PLANEACIÓN DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONALLa Planeación y el Direccionamiento Institucional estarán encaminados al fortalecimiento de la empresa y sus empleados, como soporte en el logro de metas alcanzables y de mejoramiento continuo.

CONTROL Y EVALUACIÓNA través del Control y la Evaluación se establecerán acciones, políticas y mecanismos encaminados al mejoramiento continuo, que permitan la autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa transparente y eficiente para dar cumplimiento a la constitución, leyes y normas que nos regulan, en términos de Planeación, Operación, Verificación, Comunicación y Legalidad.

SERVICIO Y ATENCIÓN AL PENSIONADOLa atención al pensionado se hará de manera integral, poniendo a su servicio la gestión humana y los recursos necesarios y que competen de manera ágil, oportuna y respetuosa.

SEGUIMIENTO CONVENIO OPERADOREl desempeño del operador de servicios de salud y el uso de los recursos de la institución puestos a su disposición, al igual que el cumplimiento de los convenios asociados a ello, serán auditados integralmente y se gestionará en pertinencia a su cumplimiento y legalidad para permitir una adecuada atención del usuario y el beneficio de la E.S.E. hospitalaria.

ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANOLa Administración del Talento Humano del Hospital de Caldas E.S.E. debe estar sustentada en principios de equidad, desarrollo para un mejor desempeño, socialización y esparcimiento para una mejor integración, así como en una atención oportuna de nuestros usuarios y entes externos, que redunde en beneficio personal e institucional,

GESTIÓN JURÍDICALa Gestión Jurídica del Hospital de Caldas E.S.E. debe enmarcarse dentro de la oportunidad y alta competencia profesional para atender de manera efectiva los requerimientos que se hagan a la entidad y así mismo prevenir con su actuar la presentación de hechos que vayan en contra de los principios y normas en el discurrir institucional.

GESTIÓN FINANCIERA





La eficiencia, responsabilidad y optimización regirán la Gestión Financiera del Hospital de Caldas E.S.E. en el manejo de los recursos, como soporte de base para el desarrollo y crecimiento de la entidad.

APOYO LOGÍSTICOLas actividades de Apoyo propenderán por un soporte logístico efectivo a todas las dependencias de la institución contribuyendo a una adecuada gestión integral de la organización.


MANUAL INTEGRAL DE GESTIÓNCódigo: 01-DO-001

Versión: 01

PLANEACIÓN DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL Pág 9 de

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS DEL HOSPITAL DE CALDAS E.S.E.

NOMBRE DEL PROCESO PLANEACIÓN DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL

OBJETIVO DEL PROCESO

Planear el direccionamiento estratégico de la entidad, al igual formular las acciones y el plan de mejoramiento del Hospital de Caldas ESE y realizar el análisis del informe de servicios por la dirección

RESPONSABLE DEL PROCESO Gerencia

ALCANCE DEL PROCESO

El proceso empieza con la planeación estratégica de la entidad y termina con la retroalimentación del plan de acción y mejoramiento de los procesos.

DOCUMENTOS RELACIONADOS REGISTROS RELACIONADOS

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE PUNTO DE CONTROL INDICADOR META REGISTRO

DE CONTROLÁreas del Hospital de Caldas ESE

Informes Financieros, Jurídicos y de Gestión

Análisis de Informes Financieros, Jurídicos y de Gestión para la Mejora Continua.

Acciones de mejoramiento a los procesos del Hospital de Caldas ESE

Gerente, Junta Directiva, Líder de cada Área

Entrega de informes de gestión por áreas bimestral

Informes analizados/ Informes entregados

100%

Áreas del Hospital de Caldas ESE

Plan de acción por dependencias

Planeación Institucional.

Consolidación de plan de acción anual de Hospital de Caldas ESE

Control y Evaluación, Junta Directiva, Gerente, Entidades de Control, Áreas del Hospital de Caldas ESE

Fecha de Entrega de Plan de acción consolidado 28 de Febrero

Días de retraso

0

Apoyo Logístico Manual Revisión y Acciones de Áreas del Revisiones Nº de 100%



Versión: 01


Integral de Gestión.

toma de decisiones del Sistema Integral de Gestión.

mejora del Sistema Integral de Gestión


Semestrales al Sistema Integral de Gestión

revisiones realizadas/ Nº de soluciones programadas

Apoyo Logístico Informe de revisión del SIG

Análisis del Informe de revisión del SIG por la Gerencia

Plan de mejora

Apoyo Logístico

Plan de mejora

Ejecución del plan de mejora

100%

NOMBRE DEL INDICADOR DE

PROCESO

Seguimiento a los planes de acción y mejoramiento del Hospital de Caldas ESE.Ejecución del plan Estratégico del Hospital de Caldas ESE

INDICADOR

Mejoras realizadas/ Mejoras planteadasObjetivos cumplidos/objetivos Planteados

META INDICADOR

100%

Cumplimiento de instrumentos de planificación

Nro. de metas ejecutadas en el plan de acción/ Nro. total de metas propuestas en el plan *100

≥ 80%

Monto de la deuda superior a un mes

Valor registrado de deuda correspondiente a salarios del personal de planta.

$ 0

Monto de la deuda a contratista o terceros superior a un mes

Valor registrado de deudas correspondientes al personal vinculado por contratación y/o cooperativas de trabajo asociado.

$ 0

Monto de la deuda de aportes a seguridad social

Valores registrados de deuda correspondientes a aportes de seguridad social descontados y no pagados.

$ 0

NORMATIVIDAD RELACIONADA CON EL PROCESO: Norma Técnica Colombiana de la Gestión Pública, NTC-GP 1000:2005



Versión: 01


NOMBRE DEL PROCESO CONTROL Y EVALUACIÓN

OBJETIVO DEL PROCESO Verificar los resultados y operaciones del Hospital de Caldas ESE y acompañar los procesos y planes, mediante la evaluación y el análisis de los mismos, con el fin de buscar la mejora continua en el Hospital de Caldas ESE.

RESPONSABLE DEL PROCESO Control InternoALCANCE DEL PROCESO Toda la Organización

DOCUMENTOS RELACIONADOS REGISTROS RELACIONADOS02-PR-001PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE PUNTO DE

CONTROLINDICADOR META REGISTRO

DE CONTROLGerenciaLíderes de cada dependencia

Plan de Acción Evaluación a plan de acción

Informe de la evaluación del plan de acción.

Gerencia

GerenciaLíderes de cada dependencia

Plan de mejoramiento

Evaluación a plan de mejoramiento

Informe de evaluación al plan de mejoramiento institucional

Gerencia, Comité de control Interno, Entes de Control.

JurídicaGerenciaInterventora del Convenio

Convenio interadministrativo 053 de 2007.Informes de Interventora.

Evaluación a convenio administrativo con el operador

Informe de evaluación de convenio interadministrativo

Gerencia, Partes interesadas

Gerencia, Lideres década dependenciaFunción

Bases de datos establecidos por la Función Pública. Informes de Gestión.

Análisis y evaluación al sistema de Control Interno de la

Evaluación de acuerdo a los parámetros establecidos por el Departamento de

Gerencia, la Función Pública, Contraloría Municipal

Fecha de entrega.

Días de retraso para la entrega de la información

0



Versión: 01


Publica entidad (MECI)

la Función Pública.

Gerencia Indicadores establecidos por la entidad

Verificación de Indicadores

Informe de evaluación de los indicadores

Gerencia, Junta directiva

Control Interno

Informes exigidos por los diferentes entes de control

Entrega de información a diferentes entes de control

Informes exigidos por los diferentes entes de control

Función Pública, Derechos de autor, Contraloría general del Municipio, Contraloría General de La Nación.

Fecha de entrega

Nº de informes entregados/Nº de informes exigidos

100%

Entes de control, diferentes dependencias

Cronogramas legales

Elaborar y evaluar el cronograma de control de fechas de informes a entregar a entidades de control

Cronograma de fechas límites para entrega de informes

Responsables de la elaboración de cada informe

Corte mensual de cronograma

Informes entregados a entes de control

100%

Dependencias del Hospital de Caldas ESE,

Informes de Gestión, Quejas y Reclamos de usuarios del Hospital de Caldas ESE

Identificación y análisis de las no conformidades en el servicio

Acciones Correctivas, Acciones Preventivas

Dependencias del Hospital de Caldas ESE, Plan de mejoramient



Versión: 01


prestado por el Hospital de Caldas ESE

o

NOMBRE DEL INDICADOR DE PROCESO

Cumplimiento del plan de evaluación y control del Hospital de Caldas E.S.E.

INDICADOR Nº de controles y evaluaciones realizados/Nº de controles y evaluaciones programados.Ejecución del plan de evaluación.Ejecución plan de mejoramiento

META INDICADOR

90%

LEGISLACIÓN RELACIONADA CON EL PROCESO: Constitución Política de 1991, Ley 87 de 1993, Decreto 2145 de 1999, Decreto 2539 de 2000,Directiva Presidencial 01 de 1997, Decreto 1537 de 2001, Decreto 1599 de 2005, Resolución 142 de 2006.

NOMBRE DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL PENSIONADO



Versión: 01


PROCESOOBJETIVO DEL PROCESO

Responder de forma eficiente y oportuna a las solicitudes y necesidades que cobijan los derechos pensionales del pensionado.

RESPONSABLE DEL PROCESO Líder Talento Humano

ALCANCE DEL PROCESO Empieza con la solicitud o necesidad del Pensionado, termina con la necesidad satisfecha.

DOCUMENTOS RELACIONADOS REGISTROS RELACIONADOSReporte de nomina, Desprendibles de Pagos, Relaciones de descuentos, Planilla de autoliquidación por entidad, Oficio de Respuesta, liquidación de Bono, Resolución de reconocimiento de bono, Certificados de bonos pensionales, Relación de salarios de vida laboral.

Consecutivo de oficio y de certificados, Reporte de correo, constancia de despacho.

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE PUNTO DE CONTROL

INDICADOR META REGISTRO DE

CONTROLPensionado Novedades de

NóminaElaboración de Nómina de Pensionados

Nomina Liquidada

Nomina, Tesorería, contabilidad, Municipio, Pensionado

Visto Bueno Líder Talento Humano, Verificación aleatoria de descuentos realizados.

Plazo de entrega 25 de cada mes

Solicitante de petición, Archivo documental, Nómina

Oficio de petición, Hoja de Vida, Autoliquidaciones, Nóminas

Respuesta a Derechos de Petición, Quejas y Reclamos, que

Certificado para Bono Pensional, Queja o reclamo

Peticionario, entidad Interesada

Tiempo de Respuesta

oSolicitudes Respuestas/ Solicitudes Realizadas

oTiempo de

100%

15 Días Hábiles a partir de radicado



Versión: 01


cobijan los derechos pensionales del pensionado

atendido termino de respuesta

el oficio

Fondo de Pensiones o Entidad que lo requiera, Archivo documental, Derechos de Petición

Solicitud del fondo, Hoja de Vida, Certificado para Bono Pensional Certificado

Liquidación y reconocimiento de Bonos Pensionales

Resolución de reconocimiento de Bono Pensional para pago

Fondo de Pensiones o Entidad que lo requiera

Pago de Bonos

Bonos pagados/ Bonos Reconocidos

100%


Cumplimiento de términos legales para dar respuesta a peticiones. Liquidación de Nómina de Pensionados

INDICADOR N° de días utilizados para dar respuesta a la petición N° de días de retraso con la liquidación de la nomina de Pensionados, de acuerdo a la fecha limite (Día 25 de cada mes)

META INDICADOR

15 días0 días

Respuesta a derechos de petición Número de derechos de petición respondidos dentro de los términos sin enviar oficio de aplazamiento/Número de derechos de petición que ingresaron a la institución *100

≥ 80%

NORMATIVIDAD RELACIONADA CON EL PROCESO: Ley 100 de 1993, Ley 33 de 1985, Convención Colectiva, Régimen del empleado Oficial, Normatividad referente a Bonos Pensionales y Pensiones

NOMBRE DEL SEGUIMIENTO CONVENIO OPERADOR



Versión: 01


PROCESOOBJETIVO DEL PROCESO

Obtener resultados claros sobre el cumplimiento del convenio 053, celebrado entre el Hospital de Caldas ESE y Servicios Especiales de Salud

RESPONSABLE DEL PROCESO Gerente

ALCANCE DEL PROCESO

Empieza con informes de la auditoria del convenio y termina con el seguimiento y la verificación del cumplimiento del convenio entre el Hospital de Caldas ESE y el operador




CONTROLInterventor del Convenio, Control Interno, Revisoría Fiscal, Entes de Control

Informes convenio con operador

Análisis de Informes de Interventoria, Control Interno, y entes de Control, sobre el convenio con el Operador

Oficios, comunicaciones, Informe de Análisis de Estado del convenio

Junta Directiva y Gerencia Hospital de Caldas ESE, Junta Directiva y Gerencia Servicios Especiales de Salud

Indicadores del convenio

Días de mora (Días de mora permitidos)/días de mora totales a la fechaCumplimiento de pagos.Relación entre ingresos obtenidos e ingresos proyectados.Cumplimiento Cobertura Seguros.Utilidad OperativaÍndice de

100%



Versión: 01


OcupaciónGerente Informe de

Análisis de Estado del convenio

Toma de decisiones frente Resultados de Análisis.

Oficios, comunicaciones, citaciones a junta directiva.

Junta Directiva y Gerencia Hospital de Caldas ESE, Junta Directiva y Gerencia Servicios Especiales de Salud

Gerencia Informe de Análisis de Estado del convenio.Oficios, comunicaciones a junta directiva.

Verificación del Cumplimiento del Convenio.

Informe de seguimiento del análisis y de las decisiones respecto al convenio.

Gerente. Verificación del convenio

Lista de chequeo

Aceptable

NOMBRE DEL INDICADOR

DE PROCESO

Evaluación general del convenio INDICADOR Ver tabla de cálculo de Indicador de Evaluación general del convenio

META INDICADOR

Mayor del 70%

Porcentaje de satisfacción de los usuarios

Número de usuarios satisfechos con el servicio recibido / Número total de usuarios atendidos

≥ 80%

Reporte de información Número total de informes entregados por el operador/ Número total de informes

100%



Versión: 01


obligatorios del operador Eficiencia en el recaudo de ingresos Ingresos Recaudados /

Ingresos Presupuestados≥ 80%

Participación de los gastos de administración

Gastos de Administración / Ingresos totales

POR CONCERTAR

Índice Financiero de la actividad Ingresos Totales/Gastos Totales

>1

Razón de endeudamiento Pasivo/(Pasivo + Patrimonio)

POR CONCERTAR

Monto de la deuda superior a un mes

Valor registrado de deuda correspondiente a salarios del personal de planta.

$ 0

Recurso Humano Número total de funcionarios vinculados por contratación de prestación servicio/Número total de funcionarios

POR CONCERTAR

Gastos de Funcionamiento (Gastos de mantenimiento / Gastos Generales)*100

≥ 5%

Índice de ocupación No. de camas ocupadas/Capacidad total instalada en camas

≥70%

LEGISLACIÓN RELACIONADA CON EL PROCESO: Convenio interadministrativo Nº 053, Acuerdo de Junta Directiva 02 de 2006 adoptado por resolución G002 de 2006, Articulo 195 de la ley 100 de 1993, Articulo 16 del decreto 1876 de 1994, Decreto extraordinario 142 de 1995.

NOMBRE DEL PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO



Versión: 01


OBJETIVO DEL PROCESO Responder con las obligaciones del Hospital de Caldas ESE tanto con empleados como con otras entidades

RESPONSABLE DEL PROCESO Líder Talento Humano

ALCANCE DEL PROCESO Recepción de la información para los diferentes procesos o solicitudes y termina con la respuesta a las peticiones y solicitudes

DOCUMENTOS RELACIONADOS REGISTROS RELACIONADOSReporte de nomina, Desprendibles de Pagos, Relaciones de descuentos, Planilla de autoliquidación por entidad, Oficio de Respuesta, Oficio de aceptación u objeción de Cuota Parte, Cuenta de cobro de Cuotas Partes, Actas de conciliación de excedentes de aportes patronales.

Consecutivo de oficio y de certificados, Reporte de correo, constancia de despacho.



CONTROLEmpleado Novedades Cálculo y

liquidación de Nómina de funcionarios del Hospital de Caldas ESE

Nomina Liquidada

Nomina, Tesorería, contabilidad, Municipio, Pensionado

Fecha de entrega, Nómina completa

Plazo de entrega 25 de cada mes

Archivo documental, Nomina

Hoja de Vida Nomina

Alimentación de informe Pasivocol

Reporte de información al ministerio de Hacienda

Ministerio de Hacienda Hospital de Caldas ESE

Meta de hojas revisadas

N° de hojas de vida revisadas/N° de hojas de vida a revisar

100%

Empleado Solicitud de información o reconocimiento

Elaboración documentos Funcionarios

Oficio con la información pertinente

Empleado

Fondos de pensiones y

Relación de deuda,

Deuda Presunta Con Fondos

Informe de la revisión

Fondo pensional o

Actas Legalizadas,

N° de actas firmadas/N° de

100%



Versión: 01


EPS, Archivo Documental

autoliquidaciones, nominas.

Pensionales o EPS

de deuda EPS, Archivo Documental Hospital de Caldas ESE

Excedente recuperados

actas por firmarTotal de excedentes recuperados/Total de Excedentes a recuperar

Archivo documental, Fondos de pensiones, EPS

Acta de conciliación de excedentes , Autoliquidaciones

Recuperación de Excedentes de Aportes Patronales

Acta de conciliación Formada

Fondo pensional o EPS, Archivo Documental Hospital de Caldas ESE

Excedente recuperados

Total de excedentes recuperados/Total de Excedentes a recuperar

100%

Entidad Interesada, Archivo Documental

Proyecto de resolución de pensión, nómina, hoja de vida

Reconocimiento y recepción de Cuotas Partes

Oficio de respuesta, Cuenta de Cobro

Hospital de Caldas ESE, Entidad Interesada

Cumplimiento en los pagos, cuentas de cobro efectivas

Cuotas Partes pagadas/ Cuotas Partes por pagarCuotas partes recibidas/cuotas partes cobradas

80%


Respuesta a solicitudes INDICADOR N° de respuestas/N° de solicitudes presentadas

META INDICADOR 100%

Recurso Humano

Valor salarios y prestaciones / Valor de los ingresos ≤15%Valor Nómina anual / Valor Planta anual de Personal >1Número total de funcionarios vinculados por contratación de prestación servicio/Número total de funcionarios

≤50%

Costo del personal Valor total nómina personal Asesor/valor total nómina

≤21%



Versión: 01


personal de la entidad *100 Valor total nómina personal Profesional/valor total nómina personal de la entidad *100

≤50%

Valor total nómina personal Auxiliar/valor total nómina personal de la entidad *100

≤35%

Valor total nómina personal Técnico/valor total nómina personal de la entidad *100

≤10%

Manejo de Personal (Gastos de Capacitación / N° total de personal capacitado)*100

≥ $500.000

N° total de personal capacitado / N° total personal planta )* 100

≥ 100%

NORMATIVIDAD RELACIONADA CON EL PROCESO: Ley 100 de 1993, Ley 33 de 1985, Convención Colectiva, Régimen del empleado Oficial, Normatividad referente a Pensiones

NOMBRE DEL PROCESO GESTIÓN JURÍDICA



Versión: 01


OBJETIVO DEL PROCESO Defender los intereses legales y jurídicos del Hospital de Caldas ESE

RESPONSABLE DEL PROCESO Asesor Jurídico

ALCANCE DEL PROCESO

Inicia con la radicación de los procesos legales o justificación del contrato, termina con la respuesta a los procesos legales y los contratos suscritos con el Hospital de Caldas ESE


PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE PUNTO DE CONTROL INDICADOR META

REGISTRO DE

CONTROLOficina judicial Demanda,

Tutela, Derecho de petición

Representación Jurídica

Oficio, contestación de la demanda

Juzgado Fecha de termino de respuesta

Días de retraso 0

Contratista, Comité de Elección

Certificado de Disponibilidad de presupuesto, Hoja de Vida, Propuesta, Cotizaciones

Elaboración de contratos suscritos por Hospital de Caldas ESE

Contrato Hospital de Caldas ESE, Contratista

Acta de inicio de contratoActa de finalización de contrato

N° de actas de inicio de contrato/N° de contratos N° de actas de finalización de contratos/N° de contratos liquidados

100%

Gerencia, Jurídica.

Contrato o convenio

Coordinación e Interventoria de contratos.

Acta de Inicio y de finalización, Informes de la interventoria

Jurídica. Actas pertinentes a la relación contractual y mejora continua

Nº de actas elaboradas/ Nº de actas requeridas, ejecución Planes de mejora

100%



Versión: 01



Eficiencia en la gestión jurídica del Hospital de Caldas ESE

INDICADOR

N° de procesos legales contestados fuera de términos

META INDICADOR

0

Riesgos en la contratación

Número de adiciones / Número de contratos celebrados. ≤20%Número de contratos suscritos en el mes de Diciembre / Número de contratos suscritos en el año.

≤10%

Tiempo promedio de legalización del contrato ≤5 díasNúmero de contratos que exceden el tiempo promedio de legalización

≤5

Riesgos en los procesos jurídicos

Número de sentencias desfavorables en el periodo / Número de procesos en los que el hospital actúa como demandado.

≤0.1

Respuesta a derechos de petición

Número de derechos de petición respondidos dentro de los términos sin enviar oficio de aplazamiento/Número de derechos de petición que ingresaron a la institución *100

≥ 80%

Perdida de demandas o sentenciasNúmero de demandas apeladas/Numero de demandas perdidas *100

Número de demandas apeladas/Numero de demandas perdidas *100

LEGISLACIÓN RELACIONADA CON EL PROCESO: Acuerdo 02 de 2006 de Hospital de Caldas ESE, Ley 100 de 1993, Constitución Política Colombiana, Código Civil, Código Penal, Código Comercial, Código Laboral, Código Administrativo, Leyes que involucran el sector salud en General. Legislación Vigente.

NOMBRE DEL PROCESO APOYO LOGÍSTICO

OBJETIVO DEL Apoyar todas las áreas de la entidad y del operador en mantenimiento, inventarios, archivo documental, avalúo de activos, y



Versión: 01


PROCESO supervisión contractual.RESPONSABLE DEL PROCESO Profesional Universitario

ALCANCE DEL PROCESO El proceso empieza con las necesidades logísticas de las diferentes áreas y termina con el cumplimiento del apoyo de las mismas

DOCUMENTOS RELACIONADOS REGISTROS RELACIONADOSNorma Administrativa de control de pérdidas de Bienes, manual para el manejo y control de los bienes del Hospital de Caldas ESE

Registro de entrega y recibido de documentos, registro de documento



CONTROLTodas las áreas de la empresa

Documentos generados en la entidad administrativa

Manejo del Archivo Documental

Organización archivística de acuerdos a la normativa

Todas las áreas de la empresa

Entrega y recibido de información solicitada

Formatos diligenciados/formatos entregados

100% de los formatos diligenciados


Inventarios físicos.

Administración de Bienes y almacén

Venta de Bienes Inservibles y en desuso, Balance Mensual de Bienes, Inmuebles y Equipos, Depreciación, Bajas, Entrega de bienes, actualización de inventarios


Fecha de entrega de la información

Días de retraso de acuerdo a la fecha límite de entrega de información.

0 Días de retraso

Gerencia, Jurídica.

Contrato o convenio

Coordinación e Interventoria de contratos.

Acta de Inicio y de finalización, Informes de la

Jurídica. Actas pertinentes a la relación

Nº de actas elaboradas/ Nº de actas requeridas,

100%



Versión: 01


interventoria contractual y mejora continua

ejecución Planes de mejora

Hospital de Caldas ESE.

Activo Avalúo de Activos

Informe de resultado del avalúo.

Jurídica, gerencia, contabilidad, Bienes y almacén

Informe del avalúo

Vigencia del Informe: Año actual – Año de Evalúo

Tiempo Menor o igual a 2 años

Infimanizales, Hospital de Caldas ESE.

Inventario de Bienes de Infimanizales, Convenio Interinstitucional

Administración de Bienes de Infimanizales.

Administración y custodia de activo

Infimanizales

Control de inventarios

Inventario Final/Inventario Inicial

100%

Infimanizales, Hospital de Caldas ESE.

Equipos Biomédicos

Mantenimiento de Equipo Biomédico

Equipos en disponibilidad

Operador Disponibilidad de equipos

Equipos en disponibilidad/Equipos con mantenimiento

90%


Efectividad del apoyo logístico a la gestión y desempeño del Hospital de Caldas ESE

INDICADOR

Nº de fallas imputables * mes

META INDICADOR

0

Plan de Compras

Valor plan de compras ejecutado/ Valor total del plan de compras

≤1

Abastecimiento Compras en el período / Presupuesto de compras )*100

≤100%

NORMATIVIDAD RELACIONADA CON EL PROCESO: Ley 5 de 1994, Ley 09 de1979, Ley 10 de 1990, Ley 100 de 1993, Ley 190 de 1995, Ley 594 de 2000, Ley 1122 de 2007, Resolución 1043 de 2006, Resolución 1446 de 2006, Resolución 1439 de 2002, Resolución 18398 de 2004, Resolución 1612 de 2004, Resolución 5123 de 2006, Resolución de 167 de 2004, Resolución 1995 de 1999, Acuerdo 037 de 2002, Decreto 1420 de 1998, Decreto 3075 de 1997.

NOMBRE DEL GESTIÓN FINANCIERA



Versión: 01


PROCESOOBJETIVO DEL PROCESO Mantener la información financiera del Hospital de Caldas ESE actualizada, oportuna y confiable.

RESPONSABLE DEL PROCESO Tesorero, Contador

ALCANCE DEL PROCESO Empieza con la generación de la Información contable y financiera hasta la generación de estados financieros.

DOCUMENTOS RELACIONADOS: REGISTROS RELACIONADOS: Manual Instructivo SERVINTE, Acta de aprobación del presupuesto anual, Resolución de aprobación del presupuesto anual, Resolución de aprobación de modificación al presupuesto, Ejecución de presupuesto de Gastos e Ingresos, Recaudos Estados Financieros, conciliaciones Bancarias, CDP, CRP, OP, FC, Formato de traslado bancario, Estado diario de Fondos y valores, Extracto bancario, Plan de pagos, Oficio consignaciones sin identificar, consignaciones, extracto bancario, Notas Bancarias, informes de la Revisoría Fiscal

Control de Presupuesto, Ingresos mensuales, Hoja de Recaudo de consignación, comprobante IG, Comprobante CO, Cuadro de Ingresos Recaudados, Control de Prestamos OP, Registro de embargos, Remisión de Pagos, Relación de Ordenes de Pago.



CONTROLGestión Jurídica, Talento Humano, Apoyo Logístico, Presupuesto

Información Financiera

Manejo de Contabilidad de la entidad

Estados Financieros, Cuentas por pagar, Informes a entes de control

Tesorería, Presupuesto, Gerencia, Junta Directiva, Entidades de control.

Fecha de entrega de estados Financieros a la gerencia del Hospital de Caldas ESE (11 de cada Mes).Fecha de entrega de estados

Días de Retraso de entrega de información.

0



Versión: 01


Financieros a Entes de Control.

Gestión Jurídica, Talento Humano, Apoyo Logístico, Contabilidad

Solicitudes de Disponibilidad de Presupuesto Solicitudes de Registro de Presupuesto

Control del Presupuesto de la entidad

Certificados de Disponibilidad de Presupuesto (CDP), Certificados de Registro de Presupuesto (CRP), informes y modificaciones al presupuesto

Gestión Jurídica, Talento Humano, Apoyo Logístico, Contabilidad, Gerencia, Junta Directiva.

Tiempo de respuesta

Promedio de días utilizados para la respuesta de solicitud de certificados

1

Archivo Documental del Hospital de Caldas ESE

Cuentas por Cobrar Por motivos de prestación de servicios de salud

Saneamiento Contable del entidad de cuentas de difícil cobro

Saneamiento, Castigo, recuperación de cuentas

Gerencia, Junta Directiva, Contabilidad

Proyectos aprobados por Junta directiva, cuentas dadas de baja

Valor saneado/Valor a sanear el respectivo periodo

100%

Contabilidad Solicitudes de pago con los soportes necesarios

Administración de la Tesorería de la entidad

Órdenes de pago Contratistas, proveedores, funcionarios y empleados

Programación de los pagos

Días Totales de mora

0

NOMBRE DEL INDICADOR

DE PROCESO

Resultado de Informes de la Revisoría Fiscal al Hospital de Caldas ESE

INDICADOR Observaciones de la Revisoría Fiscal META INDICADOR

0 Glosas de alta gravedad

Relación pasivo / Patrimonio Pasivo Total / Patrimonio ≤1

Liquidez Simple Activo Corriente/ Pasivo Corriente.

≥1

Alta Liquidez Activo Corriente-Inventario- ≥1



Versión: 01


Cuentas por Cobrar/Pasivo Corriente

Prueba acida (Activo corriente- almacén-inventarios)/ Pasivo Corriente. ≥1

Capital de trabajo Activo Corriente/ Pasivo Corriente. ≥0Razón de patrimonio Patrimonio/Activo total ≤1Índice Financiero de la actividad Ingresos Totales/Gastos Totales ≤1

Variación en los ingresos Ingresos recibidos periodo actual/ Ingresos recibidos periodo anterior ≥1

Razón de endeudamiento Pasivo/(Pasivo + Patrimonio ≤0.5

Entrega extemporánea de la información contable

Número de dependencias que entregan la información a tiempo/ Número total de dependencias*100

≥ 80%

Recaudo Estampilla total recaudo por concepto de estampilla en el año/ total estampilla presupuestada *100

≥ 80%

Cumplimiento presupuesto aprobado

Total presupuesto ejecutado/ total presupuesto proyectado *100

≥ 80%

Eficiencia en el recaudo de ingresos

Ingresos Recaudados / Ingresos Presupuestados

≥ 0.6

Ejecución de presupuestos de ingresos

Presupuesto Ejecutado/ presupuesto aprobado *100

≥ 0.6

Ejecución presupuesto de gastosPresupuesto de gastos Ejecutado/Presupuesto Aprobado *100

≤100%

Participación de los gastos de administración Gastos de personal/Gastos totales ≤1

Gastos de Funcionamiento (Gastos de mantenimiento / Gastos Generales)*100

≤20%

Participación de los gastos de personal

Gastos de Administración / Ingresos totales

≤15%

Índice de participación de la Valor total Contratación del ≤100%



Versión: 01


contratación. período / Presupuesto de inversión de la entidad)*100

NORMATIVIDAD RELACIONADA CON EL PROCESO:

Manual Integral de Gestión

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