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Manual del Ayudante

1AyudanteC6. Ejecutar6.3 Almacn de Proyecto6.3.3 InventariosPaso1Preparar Lista de Control de InventarioHacer un corte al da en el sistema de las entradas y salidas del Almacn y calcular el inventario segn el sistema.Crear el Reporte de Inventario Semana X y guardar el inventario calculado y las salidas de material en la seccin Inventario Sistema.Crear la Lista para Inventario Fsico a partir del Inventario Sistema Semana X indicando la fecha de creacin de la lista.FormatosRol (RACI)QuinResidente AdministrativoRReporte Inventario Semana XLista para Inventario FsicoPaso2Levantar Inventario FsicoEl Superintendente, el Residente Administrativo y el Almacenista deben hacer un inventario fsico de todas las existencias de materiales, herramientas y equipos almacenados en el Almacn.Registrar las existencias en la Lista para Inventario Fsico.FormatosRol (RACI)QuinSuperintendente / Res. AdministrativoAlmacenistaRCLista para Inventario FsicoRegistro de Salidas de AlmacnPaso3Capturar Inventario FsicoCapturar las cantidades registradas en la Lista para Inventario Fsico en la seccin Inventario Fsico del Reporte de Inventario Semana X.FormatosRol (RACI)QuinResidente AdministrativoSuperintendenteRALista para Inventario FsicoReporte Inventario Semana XFrecuenciaSemanal (Sbado)InstructivoFrecuenciaSemanal (Sbado)InstructivoFrecuenciaSemanal (Sbado)InstructivoPaso4Cuadrar Inventarios Fsico y del SistemaEn el Reporte de Inventario Semana X calcular las diferencias entre el inventario del sistema, el inventario fsico y las salidas registradas en el sistema y solicitar al Almacenista que justifique estas diferencias.El Superintendente y el Residente Administrativo deben revisar las justificaciones de las diferencias en el inventario, aprobar las justificaciones y hacer los ajustes en el inventario fsico .FormatosRol (RACI)QuinSuperintendente / Res. AdministrativoAlmacenistaRCReporte Inventario Semana XLay OutFrecuenciaEventoInstructivoPaso5Saldar los faltantes en el InventarioEn caso de permanecer faltantes sin justificar, el Superintendente y el Residente Administrativo deben levantar un Acta Administrativa registrando detalladamente los hechos y adjuntando los documentos correspondientes, solicitar la firma del Almacenista y la deben enviar al Jefe Administrativo para la aplicacin de los descuentos o la recisin de los contratos correspondientes en caso de reincidencia.FormatosRol (RACI)QuinSuperintendente / Res. AdministrativoAlmacenistaJefe AdministrativoRCIActa AdministrativaFrecuenciaEventoInstructivo

4AyudantesC6. Ejecutar6.3 Almacn de Proyecto6.3.2 Instalacin del AlmacnPaso1Delimitar el AlmacnRecopilar el Lay Out del Almacn. Marcar las reas con lneas de pintura amarilla semforo, letreros visibles y para el caso de los cajones de almacenamiento cada uno debe tener pintado en el piso su identificacin.FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaRLay OutPaso2Inventario de mobiliario y equipos del AlmacnRegistrar en el formato Inventario de Mobiliario y Equipos del Almacn todo el mobiliario accesorios, estantera, equipos de cmputo, de comunicacin y de impresin, herramientas y equipo mvil y de carga.Recabar la firma del Almacenista en el Inventario de Mobiliario y Equipos del Almacn como responsable y del Superintendente y el Residente Administrativo como testigos.FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaSuperintendenteResidente de AdministracinRAAInventario de Mobiliario y Equipos del AlmacnPaso3Garantas de buen manejo del AlmacnEstimar el valor en $ Pesos del 10% del valor semanal mximo de los materiales, herramientas y equipos almacenados.Elaborar Pagars a nombre del Almacenista y de cada uno de los Almacenistas, con valor cada pagar por el monto estimado en el inciso anterior.Recabar la firma de cada pagar del nominado como responsable y del Residente Administrativo como testigo.FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaSuperintendente / Res. AdministrativoRAPagarFrecuenciaEventoInstructivoFrecuenciaEventoInstructivoFrecuenciaEventoInstructivoPaso4Acta de Instalacin del AlmacnLlenar el Acta de Instalacin del Almacn incorporando el Inventario de Mobiliario y Equipos del Almacn, los pagars firmados, la fecha de instalacin del Almacn, los nombres del Almacenista y de los almacenistas asignados.El acta debe ser firmada por el Almacenista, los almacenistas, el Superintendente y el Residente Administrativo y se deben distribuir copias entre ellos y el Jefe de Construccin.FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaAyudantesSuperintendente / Res. AdministrativoRCAActa de Instalacin del AlmacnInventario de Mobiliario y Equipos del AlmacnFrecuenciaEventoInstructivo

36. Ejecutar6.3 Almacn de Proyecto6.3.4 Inspeccin y RecepcinPaso1Validar los documentos del ProveedorSolicitar los documentos del embarque.En caso de que lo que se quiere entregar est facturado o remisionado a Onix, entonces se debe verificar en el sistema que exista la correspondiente Orden de Compra.En caso de no existir la Orden de Compra o no corresponder con lo facturado o remisionado se debe rechazar lo necesario de la entrega y notificar al Jefe de Compras y al Superintendente.FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaJefe de ComprasSuperintendenteRIIOrden de CompraRemisin de EmbarquePaso2Inspeccionar lo presentado para recepcinSe debe verificar fsicamente que cada partida facturada o remisionada coincida en su descripcin, especificacin, presentacin y cantidad.Verificar la integridad fsica de cada partida.Todas las partidas que no coincidan exactamente estn daadas deben ser rechazadas y devueltas al Proveedor.FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaRPaso3Ajustar y aceptar los documentos del ProveedorModificar los documentos presentados por el Proveedor para reflejar los resultados de la inspeccin de cada partida.Solicitar al Proveedor que firme y feche los documentos modificados como aceptacin de las modificaciones.Firmar de aceptados los documentos modificados, conservar el original y entregar la copia al Proveedor.Instruir al Proveedor para que descargue las partidas aceptadas.FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaRFrecuenciaEventoInstructivoFrecuenciaEventoInstructivoFrecuenciaEventoInstructivoPaso4Capturar en el SistemaEscanear los documentos del embarque, capturar en el sistema en el Reporte de Inspeccin y Recepcin la descripcin completa de las partidas recibidas y aceptadas indicando la fecha del recepcin, el Proveedor la Orden de Compra asociada, los resultados de la inspeccin de cada partida y las notas adicionales sobre las incidencias del embarque recibido.FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaRReporte de Inspeccin y RecepcinFrecuenciaEventoInstructivoPaso5Almacenar lo recibidoIdentificar en el Lay Out los cajones de almacenamiento que le corresponden a cada partida.Acomodar cada partida en su cajn asignado. FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaAyudanteRCLay OutFrecuenciaEventoInstructivo

56. Ejecutar6.3 Almacn de Proyecto6.3.5 ResguardoPaso1Validar los documentos del ProveedorSolicitar los documentos del embarque.Verificar que lo que se quiere entregar est facturado o remisionado al Cliente.FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaRPaso2Inspeccionar lo presentado para ResguardoSe debe verificar fsicamente que cada partida facturada o remisionada coincida en su descripcin, especificacin, presentacin y cantidad.Verificar la integridad fsica de cada partida.Todas las partidas que no coincidan exactamente estn daadas deben ser rechazadas y devueltas al Proveedor.FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaRPaso3Ajustar y aceptar los documentos del ProveedorModificar los documentos presentados por el Proveedor para reflejar los resultados de la inspeccin de cada partida.Solicitar al Proveedor que firme y feche los documentos modificados como aceptacin de las modificaciones.Firmar de aceptados los documentos modificados, conservar el original y entregar la copia al Proveedor.Instruir al Proveedor para que descargue las partidas aceptadas.FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaRFrecuenciaEventoInstructivoFrecuenciaEventoInstructivoFrecuenciaEventoInstructivoPaso4Notificar al ClienteEscanear los documentos del embarque, notificar al Cliente y al Auxiliar administrativo mediante un correo con la descripcin completa de las partidas recibidas y aceptadas indicando la fecha del recepcin, el Proveedor la Orden de Compra asociada, los resultados de la inspeccin de cada partida y las notas adicionales sobre las incidencias del embarque recibido.FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaAuxiliar AdministrativoRIReporte de Inspeccin y RecepcinFrecuenciaEventoInstructivoPaso5Resguardar lo recibidoIdentificar en el Lay Out los cajones de resguardo que le corresponden a cada partida.Acomodar cada partida en su cajn asignado. FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaAyudanteRCLay OutFrecuenciaEventoInstructivo

6AlmacenistasR6. Ejecutar6.3 Almacn de Proyecto6.3.6 Buenas PrcticasPaso1Orden y LimpiezaMantener todos los materiales, herramientas y equipos dentro de sus cajones asignados.Mantener despejados los pasillos (libres de basura, materiales de embalaje, etc.).Al finalizar cada da se debe revisar cada cajn y reacomodar su contenido para facilitar las maniobras del da siguiente y la toma de inventarios.FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaAlmacenistasRRPaso2Manipula-cin de CargasLevantar los artculos con las piernas y manteniendo la espalda en posicin natural.Tantear el peso del artculo y en caso necesario solicitar ayuda para levantarlo.Sujetar las cajas por las esquinas opuestas, tanto arriba como abajo.Utilizar siempre faja, guantes y zapatos de seguridad.FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaAlmacenistasRRPaso3Materiales PeligrososObtener las Hojas de Seguridad de cada material que se va a almacenar o resguardar.Identificar los materiales que requieren cuidados especiales para su manejo y almacenamiento e identificar en el Lay Out Semanal vigente los cajones asignados a estos materiales.Utilizar el equipo de seguridad requerido y seguir las instrucciones de manejo indicadas.FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaRFrecuenciaEventoInstructivoFrecuenciaEventoInstructivoFrecuenciaEventoInstructivo

7AlmacenistasC6. Ejecutar6.3 Almacn de Proyecto6.3.7 SalidasPaso1Revisar el Pedido al AlmacnRecibir el Pedido al Almacn presentado por personal de los Contratistas de Onix o personal de Onix.Verificar que el pedido se est presentando en el formato aprobado por Onix, identifique al usuario del material (un usuario por pedido), las partidas del Programa de Suministros afectadas y est firmado por alguno de los Residentes de Obra de Onix.FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaRPedido al AlmacnPaso2Preparar el Pedido al AlmacnRecolectar los artculos solicitados.Concentrar todos los artculos correspondientes a un pedido en un cajn del rea de entregas.Verificar fsicamente el pedido, marcar las partidas y cantidades que se van a entregar en el Pedido al Almacn.Capturar en el sistema todos los artculos y cantidades del pedido y marcarlos como preparados para entrega.FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaAlmacenistasRCPedido al AlmacnPaso3Entregar el Pedido al AlmacnAsegurarse que el solicitante verifique fsicamente el pedido y lo coteje contra el Pedido al Almacn que tiene marcadas las partidas y cantidades que se surtieron.Asegurarse que el solicitante firma de aceptado y recibido el original y la copia del Pedido al Almacn.Entregar los artculos surtidos y la copia del pedido y conservar el original del pedido.FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaRPedido al AlmacnFrecuenciaEventoInstructivoFrecuenciaEventoInstructivoFrecuenciaEventoInstructivoPaso4Capturar las Salidas del AlmacnActualizar en el sistema los artculos y cantidades entregados y marcarlos como entregados.Archivar el original del Pedido al Almacn con las anotaciones y firma de aceptado y recibido.FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaAlmacenistasRCPedido al AlmacnFrecuenciaEventoInstructivo

86. Ejecutar6.3 Almacn de Proyecto6.3.8 Clausura del AlmacnPaso1Hacer el Inventario de cierreHacer el inventario de cierre del Almacn de acuerdo con el Procedimientos: Inventarios, tomando en cuenta el inventario de inmobiliario y equipos del Almacn.Crear el reporte Inventario de Cierre del Almacn.FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaAlmacenistasSuperintendente / Res. AdministrativoRCAInventario de Cierre del AlmacnPaso2Elaborar el Acta de Cierre de AlmacnLlenar el Acta de Cierre del Almacn incorporando el Inventario de Cierre del Almacn, los pagars no ejercidos, la fecha de clausura del Almacn, los nombres del Almacenista y de los almacenistas asignados y las incidencias de la clausura.El acta debe ser firmada por el Almacenista, los almacenistas, el Superintendente y el Residente Administrativo y se deben distribuir copias entre ellos y el Jefe de Construccin.FormatosRol (RACI)QuinAlmacenistaAlmacenistasSuperintendente / Res. AdministrativoRCAActa de Cierre del AlmacnInventario de Cierre del AlmacnPaso3Cancelacin de Garantas de buen manejo del Almacn Una ves concluida la clausura del Almacn se deben regresar a sus titulares los pagars no ejercidos.FormatosRol (RACI)QuinResidente AdministrativoRPagarFrecuenciaEventoInstructivoFrecuenciaEventoFormatoPagarFrecuenciaEventoInstructivo

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