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Manual de Usuarios – Sistema “Validación y pago a prestadores privados MAI”

Mayo 2015

Realizado por: In Motion Proyectos

Versión: 1.0

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TABLA DE CONTENIDO 1 PROPÓSITO DEL DOCUMENTO ......................................................................................................... 3

Definición Proceso Administrar designación Prestador Privado por AUGE ........................................ 3

2 ACCESO AL SISTEMA ..................................................................................................................... 5

3 PERFIL DECOM ............................................................................................................................ 7

4 COMPRAS ................................................................................................................................. 22

5 FINANZAS ................................................................................................................................. 24

6 CONTABILIDAD .......................................................................................................................... 31

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Manual de Usuario

1 PROPÓSITO DEL DOCUMENTO

El presente manual explicará cómo funciona la Implementación del sistema “Validación y pago

a prestadores privados MAI” a través de Oracle RightNow como herramienta de soporte para mejorar

la gestión del cliente interno en los servicios que FONASA entrega a sus prestadores en el ámbito de:

– Administrar designación Prestador Privador por AUGE – Gestionar Ley de Urgencia Certificada – Administrar Convenio Camas Integrales – Integrar Precuenta Pago Diálisis

DEFINICIÓN PROCESO ADMINISTRAR DESIGNACIÓN PRESTADOR PRIVADO POR AUGE

Este proceso inicia cuando un paciente efectúa un reclamo GES. Existen gestores de Reclamos a

lo largo de todo el país que realizan la revisión y gestión de estos y solicitan a Fonasa la designación

de un 2° prestador y posteriormente Fonasa (DECOM) procede a buscar un prestador privado que

pueda brindar la atención médica.

Fonasa registra la solicitud en su Sistema de Reclamos. El prestador se busca por ahora, en un

listado que contiene la oferta disponible, organizada por Prestador-Problema de Salud-Intervención

Sanitaria-Prestación, después se usara la oferta que quede adjudicada en Licitación Pública (la cual

se organizará y buscará de igual manera).

La búsqueda siempre es por Prestación requerida, (debe mostrar todos los oferentes) el

profesional a cargo selecciona el prestador que sea más adecuado y se notifica al prestador vía correo

electrónico, el cual deberá acceder al portal web del prestador y confirmar atención, además

registrar fecha, hora y médico que atenderá al paciente. El sistema envía esta información vía

webservice a la Unidad de Reclamos ( Call Center de ENTEL) quienes se encargan de contactar al

beneficiario ( telefónicamente o vía mail ) y confirmar con el beneficiario atención médica. En este

momento el asegurado puede rechazar el prestador por razones fundamentadas, se registra esta

decisión y se informa a Decom.

El prestador acepta la atención y toma contacto telefónico con el paciente para verificar la

citación. En caso de realizar una prestación adicional, debe solicitar a Decom autorización e informar

el valor asociado a dicha prestación.

Decom analiza la pertinencia y autoriza o rechaza esta solicitud

Mientras no esté Licitación Pública disponible, se debe Formalizar esta compra con las siguientes

acciones (vía correo electrónico):

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Se solicita N° de Ingreso, Compromiso Presupuestario y se Confecciona Resolución que aprueba Trato

Directo – Contrato – Resolución que Aprueba Contrato.

Una vez que el prestador privado realiza la atención médica debe registrar en el portal del

prestador la fecha de atención y adjuntar la documentación que respalda la ejecución de la

prestación y enviar la precuenta de la prestación realizada a Fonasa.

El prestador privado ingresará a un portal web, con un usuario y contraseña y completará el

“formulario de registro de cuentas” adjuntando la documentación que respalda la atención médica.

El área de (DECOM) revisará y validará dicha cuenta, esto lo realizará en el sistema RightNow, el

cual tendrá los antecedentes del paciente y antecedentes de la cuenta.

DECOM debe revisar los antecedentes y procede a autorizar o rechazar la cuenta del prestador,

si la cuenta es aprobada cambia de estado. Si la cuenta es rechazada se notifica al prestador que debe

corregir y continuar con la solicitud.

El área de compras Recepciona Resolución desde Oficina de Partes, publica Resolución en Portal

Chile Compra, para lo cual debe generar Orden de Compra y esta orden de compra, con su monto y

fecha deben ser registrada en sistema RightNow. Posteriormente Decom valida las prestaciones

adicionales, documentación y alta del paciente, para la validación ingresa tarjeta de coordenadas,

posteriormente este caso pasa al área de programación financiera quienes deberán realizar las

validaciones correspondientes y agrega compromiso presupuestario, y se notifica al prestador para

que envíe la factura. Una vez recibida la factura, programación financiera verifica que la factura física

o documento electrónico tributario coincida con el monto de la cuenta, si dichos montos son igual,

se da por aprobada y el área de contabilidad procede con el pago.

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2 ACCESO AL SISTEMA

2.1 Para ingresar al sistema de Validación y pago a prestadores privados MAI, se debe

descargar la Consola de Gestión desde el siguiente link:

https://fonasa.custhelp.com/cgibin/fonasa.cfg/php/admin/launch.php

Acceder desde Internet Explorer

2.2 Una vez descargada la Consola de Gestión, se debe ingresar con usuario y contraseña

entregados por Fonasa

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2.3 Una vez que ingresamos a la consola de Gestión, podemos cambiar la contraseña desde

la opción Archivo – Configuración personal

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3 PERFIL DECOM

3.1 Asignación de Prestador

Sistema de reclamos envía solicitud de designación de segundo prestador. Estos casos se visualizan dentro de la consola de gestión, en la bandeja de entrada: Asignación de prestador

3.1.1 Llega caso a RightNow, con estado SIN PRESTADOR. Se pueden utiliza el filtro de Estado

y marcar el estado SIN PRestador

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3.1.2 Decom debe seleccionar el caso con estado SIN Prestador y dar doble click sobre el caso

para revisar los datos del Reclamo, tales como: Problema de Salud, Intervensión

Sanitaria, fecha de solicitud de segundo prestador, entre otros.

3.1.3 Para asignar prestador, se debe seleccionar la lengüeta Prestaciones y posteriormente

presionar sobre el botón Agregar Nuevo

Sobre Prestación seleccionar sin valor y luego presionar sobre buscar

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Se desplegará el catálogo de prestadores en convenio con Fonasa para el proceso de Segundo

Prestador. El reporte cuenta con filtros para hacer búsqueda por Intervención Sanitaria, N°

Problema Salud, Problema de Salud, Prestación

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Seleccionamos al prestador que tenga prestación para el problema de salud del beneficiario, se

escoge y se da doble click

Verificar la información del prestador asignado y presionar el botón superior Aceptar

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Se debe notificar tanto al prestador como al sistema de reclamos de solicitudes ciudades cual es

prestador asignado para dicho beneficiario, esto se realiza presionando sobre el botón

Una vez realizada la notificación se debe esperar a que el prestador confirme la atención a través

del portal web del prestador.

El caso cambia de estado a Prestador asignado

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3.2 Confirmación de Asignación de Prestador

Una vez realizada la notificación se debe esperar a que el prestador confirme la atención a través del

portal web del prestador, ingresando fecha de atención, hora de atención y médico. Esta información

es enviada al sistema de reclamos “Back” o “Solicitudes Ciudadanas”. Por otra parte se realiza la

gestión informativa con el beneficiario indicando prestador y fecha y hora de atención.

Cuando la atención es aceptada por el beneficiario se confirma en el sistema de reclamos y en la

consola de Gestión se refleja un cambio de estado en el caso de asignación.

3.2.1 Prestación aceptada cambia de estado y se visualiza en bandeja de entrada Autorización de

prestaciones

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3.3 Autorización de Prestaciones

3.3.1 En la bandeja de entrada de Autorización de prestaciones se visualizan los casos que

requieren autorización de prestaciones.

3.3.2 Aprobar prestaciones adicionales: Cuando un prestador solicita autorización de

prestación se visualiza un icono de notificación

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3.3.3 Aprobación de prestación: Para aprobar una prestación adicional se debe seleccionar el

caso y dar doble click

Una vez abierto el caso, se debe ir a la lengüeta Prestaciones, donde se muestran las prestaciones

con sus estados, se selecciona la prestacion con estado Pendiente de validación y dar doble click

sobre la acción Abrir

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En el campo Estado, se selecciona Aceptado y posteriormente el botón Aceptar

La prestación cambia de estado a Aceptada, para finalizar se presiona el botón Guardar y cerrar

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3.3.4 Rechazar prestación: Se abre el caso y se selecciona la lengüeta Prestaciones

Se abre reporte de prestación y se selecciona estado Rechazado, para finalizar presionar el botón

Aceptar

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Para dar por terminada esta validación, se presiona sobre el botón Guarda y cerrar

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3.3.5 Mensaje para el prestador: Si se quiere enviar un mensaje al prestador, se debe abrir el

caso, elegir la lengueta Mensajes y escribir el mensaje hacia el prestador, después

presionar el botón Guardar

Se puede seleccionar la opción Enviar al guardar, para notificar al prestador, además del portal

web, via correo electrónico. Tambien podemos ingresar un correo para recibir copia del mensaje.

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3.3.6 Documentos Anexos: Para visualizar los documentos que envia el prestador, se debe

abrir el caso y en la lengüeta Anexos se encontrarán los documentos adjuntos, para

visualizarlos se debe hacer click sobre la acción Abrir

3.3.7 Autorizar Prestaciones: Una vez que se han revisado y validado las prestaciones, se

procede a la Autorización, esto se hace presionado sobre el botón Autorizar Caso-

Prestaciones. El caso cambia de estado a Autorizado para el pago

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3.4 Visación y autorización del pago

3.4.1 Los casos que están autorizados para el pago se visualizan en la bandeja de entrada de

Visación y Autorización del pago

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3.4.2 Formalización: Para poder efectuar la autorización del pago, se deben realizar el proceso

de formalización que corresponde a la generación de las resoluciones que aprueban

contrato y registro de ellas en este sistema. En este sistema se debe registrar Resolución

inicial y fecha, Resolución final y fecha, Certificado de Refrendación.

3.4.3 Validar caso ingresando la tarjeta de coordenadas: una vez que la información de

formalización se encuentra registrado, se procede a autorizar el caso para el pago, esto

se ejecuta presionando sobre el botón de Ingresar tarjeta de Coordenadas

La tarjeta de coordenadas es una Tarjeta Física entregada por Fonasa, es única e instrasnferible

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4 COMPRAS

4.1 Órdenes de Compra

4.1.1 Ingresa a la bandeja de entrada Ordenes de Compra, donde se encuentran todos los

casos a los cuales se les debe asignar orden de compra. Puede simpflificar la búsqueda

de casos utilizando los filtros de búsqueda.

4.1.2 Ingrear Orden de compra: Para ingresa N° de orden de compra, fecha y monto se debe

seleccionar el caso y dar doble click. Se deben ingresar los campos marcados en color

rojo: Número de Orden de Compra, Fecha Orden de Compra, Monto de Orden de

Compra

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El monto de la orden de compra se puede visualizar en la lengüeta Prestaciones

Una vez ingresados todos los datos, se presiona el botón Guarda y cerrar

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5 FINANZAS

5.1 Casos validados por Decom

En la bandeja de entrada de Casos validados por DECOM, se encuentran todos aquellos casos que

deben ser gestionados para el pago, agrupagos por prestador.

Para proceder con la gestión de pago se deben realizar grupos de pago, los cuales se crean de la

siguiente manera:

Se selecciona el prestador para el cual crearemos el grupo

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Posteriormente se seleccionar Proceso, para este caso se elige Segundo Prestador, luego se

selecciona el Nº del grupo de Pago y se Copia, finalmente se presiona sobre el boton Guardar y

cerrar. Con estos paso se se ha creado el Grupo de Pago.

Una vez que se ha creado el Grupo de Pago, se deben asociar los casos que serán incluidos en el

grupo de pago. Se seleccionan y luego se presiona sobre la opción Editar selección y luego click sobre

Grupo Pago

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De desplegará ventana de Grupo Pago, click sobre icono de Lupa

Se despliega ventana donde se debe pegar o escribir el Nº de grupo creado anteriormente, luego

presionar sobre el botón Buscar

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Para finalizar click sobre botón Aceptar. El grupo se ha creado y se visualizará en la reporte

Formalización Grupos de Pago.

Indicar como se desasocia o cambia de grupo

5.2 Formalización Grupos de Pago

5.2.1 Visualizamos el grupo creado o lo buscamos por alguno de los filtros, tales como; Grupo

Pago, Rut Prestador o Estado que se encuentran en parte superior del reporte.

Se abre el caso para ingresar compromiso presupuestario y monto, para concluir esta acción

presionar el botón Guardar y cerrar

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Solicitar Factura al prestador: Completados los datos de compromiso presupuestario, se debe

solicitar al prestador que envie la factura, esta acción se ejecuta presionando sobre el botón Enviar

notificación a prestador para emisión de Factura, lo cual gatilla un correo electrónico al prestador

enviando código de facturacción y monto.

El prestador envia la factura, ya sea fisica o electrónica a Fonasa, la cual es recepcionada por

Oficinas de Partes y cargada en los sistema de Gestor Documental y Gestor de de documentos

tributarios. Este ultimo se conecta con el sistema de validación y pago y envia la información de la

factura correspondiente a cada caso.

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La factura se visualiza dentro de la consola de gestión de visación y pago de la siguiente manera:

Se revisa que la factura corresponda al prestador, que el monto sea el correcto para el caso

aprobado. En caso de que la factura no coincida con la información del sistema, se Rechaza y se

solicita al prestador que envie nuevamente la factura.

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Factura correcta: Si la factura es correcta, es decir el monto, emisior y código corresponden a lo

registrado en el sistema, se valida el caso ingresando la tarjeta de coordenadas.

El caso cambia de estado y es enviado al area contable para que proceda con el pago.

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6 CONTABILIDAD

6.1 Cuentas por pagar

En la bandeja de entrada de Cuentas por Pagar se visualizan todos los casos que ya fueron

visados y aprobados para el pago por las respectivas areas de fonasa.

El caso de pago se debe devengar para lo cual se debe abrir el caso y en el campo Id

Devengamiento ingresar el número de devengamiento otorgado por el sistema contable,

posteriomente se debe presionar el botón Guardar y cerrar

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Para autorizar el caso de pago se debe ingresar la tarjeta de coordenadas. El caso cambia de estado

a Devengado y se encuentra listo para ser procesado por el Banco.

Apoderados del Banco ingresan a página web del banco y autorizan el pago de nómina que se

encuentra previamente cargada, banco procesa nómina de pago y devuelve el estado de pago. El

prestador a través del portal web puede saber el estado de su pago.