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Manual de Usuario

Tema: PORTAL EMPLEADOS Módulo: PORTAL EMPLEADOS

SIGH S.A.S.

Marzo 2018

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Portal de empleados Para ingresar al portal de empleados digite la dirección suministrada por su administrador de sistema en su explorador. Luego digite el usuario y clave respectiva, suministrado por su administrador del sistema y de clic en “Entrar”

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Luego aparecerá la pantalla con los menús y las noticas que la empresa tiene publicadas. También aparecerán los links que

la empresa parametrice para el uso de los empleados.

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1. Mis datos

Allí podrán encontrar datos así:

Hoja de vida: Información de mi hoja de vida, y posibilidad de actualizarla, siempre y cuando no esté ya validada. Descripción de cargo: El empleado podrá visualizar la información del perfil del cargo que desempeña. Capacitaciones: El empleado podrá visualizar las capacitaciones que realizó y aprobó en la empresa. Resultados evaluación y resultado consolidación evaluaciones: El empleado podrá visualizar las calificaciones de sus diferentes evaluaciones realizadas en la empresa. Implementos entregados: En esta pantalla el empleado podrá ver los implementos que de carácter de devolución le fueron asignados.

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2. Mi nómina

Allí podrán encontrar datos así:

Contrato laboral: Información acerca del o los contratos que tengo en relación con la empresa.

Aumentos: El empleado podrá visualizar el historial de aumentos en su vida laboral en la empresa.

Historial Ausentismo, Primas, Cesantías, Incapacidades: El empleado podrá visualizar su historial de cada uno de estos temas. Saldo préstamos: El empleado podrá visualizar el saldo de préstamos con la empresa. Saldo vacaciones y vacaciones causadas: En esta pantalla el empleado podrá ver los saldos de vacaciones a una fecha determinada.

3. Documentos

Allí podrán encontrar datos así:

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Generales: El empleado podrá ver e imprimir allí documentos generales que la empresa desee compartir con los empleados. EJ: Formatos de solicitudes a la empresa, etc. SO Y SI: El empleado podrá visualizar documentos de SO y SI que la empresa desee compartir. EJ: Reglamento interno de trabajo, etc. .

4. Certificados

Allí podrán encontrar datos así:

Certificados: Información acerca de colillas de pagos, certificados de rete fuente, impresión hojas de vida, y cartas laborales, son

las que los empleados podrán auto gestionar.

Dando clic en la opción que desee, y luego dar clic en “Buscar”, podrá traer la información respectiva. Para imprimir se debe sacar el archivo en .pdf, dando clic en “Select a format” y seleccionar “Acrobat (PDF) file” Ver figura 6.

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Carta laboral: Dando clic en esta opción, podrá emitir su carta laboral. Al ingresar a esta página, si dese dirigir esta carta a

una entidad específica, digite el nombre en la casilla “Dirigido a”. Luego de clic en “Generar carta”, y saldrá ya la carta con las

variables del empleado.

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Para poder imprimirla y verla en formato diseñado, de clic en Exporta PDF, en la parte inferior de la pantalla.

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5. Servicios

Allí podrán encontrar datos así:

Solicitud de vacaciones: El empleado podrá solicitar sus vacaciones, enviando aviso a su jefe inmediato.

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En este proceso, debemos seleccionar el tipo de vacaciones que vamos a tramitar. Empleados a cargo, se utiliza en el caso de que el jefe las tramite directamente. Se escogen si son compensadas o disfrutadas. Para que se haga trámite, se deben realizar dos solicitudes en caso de que combinen en el mismo periodo. Se seleccionan el mismo número. Luego se escoge el jefe inmediato, cuando se seleccionó si se envía correo electrónico. Cuando el registro de solicitud aparece en verde, es que ya nómina tiene aprobada las vacaciones ingresadas. Solicitud de ausencias: El empleado podrá solicitar sus ausencias por el portal.

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Reserva de aulas: El empleado podrá reservar aulas si es asignado para esta función.

En este proceso, debemos seleccionar el aula respectiva. Llenar los campos de Actividades (Para que se reserva el aula), la fecha inicio y fecha fin, y hora inicio y hora fin.

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Responsable es aquella persona que se encargará de ese evento. Reservado por: Es la persona que realizó la reserva, que puede ser alguien adicional. Solo estas dos personas podrán realizar cambio en esa reserva. Cumpleaños: El empleado podrá visualizar las personas que cumplen años en la compañía. Análisis de endeudamiento: En esta pantalla el empleado podrá ver su endeudamiento, para analizar la solicitud de un préstamo.

Solicitud de Requisición: En esta pantalla deberá ingresar los requerimientos de personal, para recursos humanos. Se deben ingresar los datos básicos de la requisición, todos los campos son obligatorios.

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Campos de la pantalla Solicitud de Requisiciones Cargo del solicitante: Este dato aparece automáticamente y se refiere a quien esta realizando la solicitud. División del solicitante: Este dato aparece automáticamente y se refiere a quien esta realizando la solicitud. Empresa que solicita: Digite para cual empresa está solicitando el nuevo empleado. Motivo de vacante: Seleccione el motivo por el que se presentó la vacante. Fecha solicitud: Digite la fecha en que se realiza la solicitud del empleado nuevo. Fecha proyectada de ingreso: Digite la fecha en que la persona a contratar debe iniciar labores en la compañía. Cargo solicitado: Seleccione el cargo que está solicitando. Número de empleados solicitados: Digite la cantidad de empleados solicitados. País: seleccione el país en que la persona a contratar va a desempeñar sus labores. Departamento: seleccione el departamento en que la persona a contratar va a desempeñar sus labores. Ciudad: seleccione la cuidad en la que la persona a contratar va a desempeñar sus labores. Grupo de compensación: selección el grupo de compensación de la compañía Área: seleccione el área a pertenecer División: seleccione la división a pertenecer Centro de costos: seleccione el centro de costos Notas: ingrese anotaciones si las requiere, este campo no es obligatorio. Botón Guardar: pulse el botón guardar para grabar la solicitud de requisición. Al guardar la solicitud de requisición el sistema automáticamente enviara un correo electrónico al responsable de aprobar o no aprobar la requisición.

Cambio de Contraseña:

Para cambiar la contraseña, deben digitar el usuario y contraseña asignada, en la página de inicio del portal de empleados y luego

dar click en “Cambiar contraseña”, llenar los datos que allí se solicitan y luego “Guardar”

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Luego podrán cerrar el explorador desde la X de la esquina superior derecha.