MANUAL DE USUARIO - cpccs.gob.ec · PDF fileLIQUIDACIÓN DEL ROL ... Impuesto a la...

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Módulo Nómina - CPCCS

Elaborado por: Extremo Software S.A.

Manual Usuario Fecha : 02-02-2012

Versión 2.0

MANUAL DE USUARIO

Módulo Nómina

Consejo de Participación Ciudadana y Control Social - CPCCS

Preparado para: Consejo de Participación Ciudadana y Control Social

Febrero 2012

Versión 0.2

Preparado por: Anita Suárez

Analista Funcional [email protected]

Colaboradores: Verónica Ibujés

Jefe Proyecto [email protected]

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Versión 2.0

Revision and Signoff Sheet Change Record

Date Author Version Change reference

17–ENE-2012 Anita Suárez 0.1 Borrador Inicial

31–ENE-2012 Verónica Ibujés; Jorge

Hernández

0.1 Revisión Final

22–FEB-2012 Verónica Ibujés 0.2 Revisión Final

Reviewers

Fecha Nombre Versión Aprobada Firma

Febrero 2012 Verónica Ibujés – Jefe Proyecto ESW 2.0

Febrero 2012 Edison Landázuri – Jefe Proyecto CPCCS 2.0





Versión 2.0

Contenido

1.1 INGRESO SISTEMA ...................................................................................................... 7

1.2 DATOS DE TRABAJADORES ACTIVOS.......................................................................... 9

1.3 DATOS DE CONTROL ................................................................................................. 11

1.4 DATOS DE TRABAJADORES HISTORICOS ................................................................. 11

1.5 TRANSACCIONES DE NÓMINA .................................................................................. 12

1.6 BENEFICIOS SOCIALES .............................................................................................. 17

1.7 PRESTAMOS............................................................................................................... 19

1.8 IMPUESTO A LA RENTA ............................................................................................. 20

1.9 SEGURO SOCIAL (I.E.S.S.) ......................................................................................... 22

1.10 GASTOS Y DISTRIBUCIONES .............................................................................. 23

1.11 SALIR ................................................................................................................... 24

2.1. REGIONES DE TRABAJO ............................................................................................ 25

2.2. OFICINAS Y PROYECTOS ............................................................................................ 25

2.3. DEPARTAMENTOS / SUCURSALES ........................................................................... 25

2.4. AREAS / CENTROS DE COSTO .................................................................................. 26

2.5. CANTONES / CIUDADES / PARROQUIAS .................................................................. 26

2.6. CARGOS TRABAJADORES .......................................................................................... 27

2.7. CONFIGURACIÓN DE CONTABILIZACIÓN DE NÓMINA .............................................. 27

2.8. DATOS GENERALES DE NÓMINA .............................................................................. 28

3.1 CALENDARIO DE NÓMINA ......................................................................................... 29





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3.2 PERIODOS DE NÓMINA ............................................................................................. 29

3.3 DATOS DE INGRESOS ................................................................................................ 30

3.4 DATOS DE DESCUENTOS .......................................................................................... 31

3.5 DATOS PROVISIONES ................................................................................................ 32

3.6 IMPUESTO A LA RENTA ............................................................................................. 33

3.7 SUELDOS Y VALORES FIJOS ...................................................................................... 33

4.1. CÁLCULO DE ANTICIPOS............................................................................................ 34

4.2. CÁLCULO DE PRÉSTAMOS ........................................................................................ 35

4.3. LIQUIDACIÓN DEL ROL .............................................................................................. 35

4.4. IMPUESTO A LA RENTA ANUAL ................................................................................. 37

4.5. CIERRES ..................................................................................................................... 37

4.6. UTILIDADES ................................................................................................................ 39

4.7. CÁLCULO DE BENEFICIOS SOCIALES ....................................................................... 40

4.8. COPIAR BENEFICIOS A TRANSACCIONES ................................................................. 41

4.9. GENERAR DATOS DE DISTRIBUCIONES ................................................................... 42

4.10. IMPORTACIÓN DE DATOS ................................................................................... 42

5.1. DATOS TRABAJADORES ............................................................................................ 44

5.2. ANTICIPOS.- ................................................................................................................ 45

5.3. TRANSACCIONES DEL PERIODO ............................................................................... 46

5.4. TRANSACCIONES HISTÓRICAS ................................................................................. 47

5.5. LIQUIDACIÓN DE NÓMINA ......................................................................................... 48





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5.6. FINIQUITOS DE NÓMINA ............................................................................................ 50

5.6. PLANILLAS DEL IESS ................................................................................................. 50

5.7. IMPUESTO A LA RENTA ............................................................................................. 52

5.8. PRÉSTAMOS A TRABAJADORES ............................................................................... 53

5.9. REPORTES EN FORMATO CONTABLE ....................................................................... 54

5.10. LISTADOS DE CONTROL ..................................................................................... 54

5.11. BENEFICIOS SOCIALES ....................................................................................... 55

5.12. DATOS GENERALES ........................................................................................... 56

6.1. REINDEXAR ACTUAL.- ................................................................................................ 57

6.2. REINDEXAR HISTÓRICOS.- ........................................................................................ 57

6.3. CAMBIO DE OPERADOR ............................................................................................ 58

6.4. CAMBIO DE CLAVE .................................................................................................... 58

6.4. OPERDORES Y MAPA DEL MÓDULO ........................................................................ 58

6.5. CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA ............................................................................... 59

6.5. CONFIGURACIÓN DE NÓMINA .................................................................................. 59

6.5. COPIA DE TRABAJADORES ........................................................................................ 60

7.1. SELECCIONAR ............................................................................................................ 61

7.2. MANTENIMIENTO ....................................................................................................... 61

8.1 PROCESO INGRESO DE TRABAJADORES ................................................................. 62

8.2 PROCESO DE QUINCENAS ......................................................................................... 65

8.3 PROCESO INGRESO DE PRESTAMOS TRABAJADORES ........................................... 69





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8.4 PROCESO INGRESO DE TRANSACCIONES ............................................................... 70

8.5 PROCESO IMPORTACIÓN DE DATOS EN CARGA BATCH .......................................... 74

8.6 PROCESO LIQUIDACION DEL ROL ............................................................................. 75

8.7 PROCESO GENERACIÓN REPORTES PARA FIN DE MES .......................................... 76

8.8 PROCESO GENERACIÓN REPORTES PARA EL IESS ................................................. 79





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1.1 INGRESO SISTEMA Para ingresar al sistema, debemos darle click en el icono de Nómina, nos saldrá la pantalla principal, donde una se abrirá una ventana de Acceso al Sistema, aquí colocaremos el Usuario y la Clave, seleccionamos la empresa y damos Continuar. Dentro del Módulo Nómina encontramos los siguientes menús que son:

Datos y Transacciones Parámetros Configuraciones Procesos Reportes Utilitarios Empresas Cambio de Módulo

Cada pantalla tiene una barra de herramientas estándar donde encontramos iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como nuevo, guardar, ver lista, etc. A continuación mostramos la barra de herramientas y su utilidad.

Nuevo Registro, Transacción

Modificar Registro, Transacción

Eliminar Registro, Transacción

Guardar Registro, Transacción

Cancelar los cambios y no guardarlos.

Ver en forma individual o forma normal

Ver las tablas

Buscar Registro

Capturar registro cuando estamos trabajando con el buscador

Mover al Histórico, cuando un trabajador registra fecha de salida





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Copiar en Actual, cuando un trabajador tiene reingreso

Mostrar foto, si el trabajador tuviera

Cargas Familiares

Primer Registro

Anterior Registro

Siguiente Registro

Último Registro

Salir de la Pantalla



Elaborado por: Extremo Software S.A. Manual Usuario

DATOS Y TRANSACCIONES

Dentro de este Menú encontramos opciones para el ingreso de datos de los trabajadores, transacciones mensuales, y podemos observar pantallas de las provisiones en forma acumulada y por período, préstamos, Impuesto a la Renta, etc.

1.2 DATOS DE TRABAJADORES ACTIVOS Dentro de esta pantalla, podemos ingresar todos los datos del trabajador Activo, el código es asignado automáticamente por el sistema, se debe ingresar primero los apellidos y luego los nombres completos, la cédula debe ser ingresada correctamente, ya que para la importación de datos el sistema busca por número de cédula. Datos importantes como dirección y Nº son necesarios para los formularios del SRI. Las pestañas que tienen el ícono junto, es porque están ligadas a una tabla creada desde el Menú Configuraciones. Pestaña de Datos, aquí constará la información como dirección, teléfono, ubicación del personal, como puede ser: por departamento, oficinas, centros de costo, área.

En la pestaña de Valores, ingresaremos el sueldo básico a percibir por el trabajador, la forma de pago, el número de cuenta y a que banco pertenece, esto nos servirá para sacar el reporte del Cash Manager o acreditación bancaria. Adicional cuenta con los indicadores de beneficios esto nos servirá, para controlar los pagos, ósea, si una de

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estas opciones tiene N, así ingresemos un valor por el ese rubro el sistema no le pagará, ya que el indicador dice que NO.

La pestaña Otros, muestra una pantalla informativa, que nos permite saber acumulados de días, aquí ingresamos días de maternidad y enfermedad, para que el sistema haga el cálculo respectivo por cada rubro, adicional mantiene un historial de la antigüedad, es nos ayudará para el reingreso del personal, para que no pierdan su antigüedad. Así también colocaremos los datos de finiquito como banco, número de cheque, valores pagados.

En la pantalla de Datos de Trabajadores Activos, dando click en , observamos la pantalla de Cargas Familiares, aquí ingresamos una por una las cargas familiares del trabajador, empezando por Esposa, hijos desde el mayor al menor, y otras cargas. El sistema automáticamente dejara de percibir como cargas familiares a los hijos que cumplan 18 años.

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1.3 DATOS DE CONTROL

Esta pantalla nos permite crear un control total del trabajador, en lo que se refiere a entrega de documentación, tarjetas, uniformes, esto puede ser de la empresa al trabajador o viceversa

1.4 DATOS DE TRABAJADORES HISTORICOS

Esta pantalla es igual a la pantalla de Trabajadores Activos, cuenta con las mismas pestañas y opciones, salvo que aquí se irán cargando automáticamente los trabajadores, cuando ponemos fecha de salida en la ficha del trabajador actual, al cierre del período esta ficha se moverá al histórico.

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1.5 TRANSACCIONES DE NÓMINA

Dentro de las pantallas que se despliegan de este sub menú, tenemos opciones a modificar para el ingreso de transacciones, como son: T/T (Tipo de Transacción) puede ser Ingreso o Descuento, en Código al dar enter nos desplegará una tabla de los códigos creados, en T/I (Tipo de Ingreso) tenemos C (Calculado) estas transacciones aparecen automáticamente cuando liquidamos el rol, F (fijo) que serán las transacciones que se desea que aparezcan cada mes durante determinado tiempo, V (Variable) estas solo se calcularán cuando se las ingresen manualmente.

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TRANSACCIONES QUINCENALES: Aquí se van a registrar todas las transacciones que afectaran a la quincena, esto puede ser un valor fijo o variable como anticipo del sueldo y algún tipo de descuento, que queramos que afecten a la quincena.

TRANSACCIONES INDIVIDUALES Aquí vamos a registrar las transacciones que afectaran a los valores de fin de mes, por lo tanto es necesario ingresar todas las novedades del período, como son ingresos y descuentos.

Dentro de esta pantalla encontramos en la barra de herramientas el ícono en cual nos permitirá ingresar a una nueva pantalla que es la de provisiones, aquí podremos observar el valor de las provisiones del período que se irán acumulando mensualmente. También nos permite registrar las vacaciones como una resta a esta provisión, esto nos ayudará a tener un manejo adecuado de las vacaciones.

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TRANSACCIONES PARCIALES Nos permite registrar valores que se procesen fuera de la nómina general (fin de mes). Estas pueden ser horas extras o algún rubro adicional como bonos.

TRANSACCIONES EN BLOQUE Para ingresar las transacciones o valores en bloque, primero debemos definir los criterios de la transacción, como son transacción de: quincena, parciales o fin de mes; tipo de transacción: descuento, ingreso; código de transacción: buscamos en la tabla adjunta; Tipo de ingreso: fijo o variable, adicional podemos filtrar por tipo de contrato, oficina, departamento, cargo. Damos click en continuar.

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El sistema automáticamente nos mostrara una pantalla, donde podemos ir ingresando manualmente los valores, para hacerlo más fácil damos click en el ícono para que se muestre como tabla y vamos modificando ubicando el cursor en la celda deseada, damos enter para activar la celda y doble enter para guardar la transacción.

Una vez concluido el ingreso de los valores, y confirmados los totales damos clic en el ícono , nos saldrá un mensaje, Graba transacciones damos clic en Sí, luego saldrá otro mensaje, Reemplaza Transacciones con cero damos clic en No, para que los trabajadores que no tengan este rubro no les aparezca en el rol de pagos con cero.

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TRANSACCIONES DE NOVEDADES En esta pantalla, se debe ingresar las novedades del mes de todos los trabajadores, como puede ser, maternidad, enfermedad, colocamos las fechas de inicio y final que indican los permisos médicos, y así el sistema calculará automáticamente los valores correspondientes por cada novedad.

TRANSACCIONES HISTORICAS Las transacciones históricas, se refieren a los acumulados de las provisiones que registra cada trabajador, estos valores se guardan automáticamente una vez que hayamos cerrado el mes. TRANSACCIONES DE FINIQUITOS Esta opción nos permite registrar transacciones para aplicar a los finiquitos de los ext-trabajadores que salieron en meses anteriores al mes de proceso, es decir a los que se encuentran en el archivo histórico.

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1.6 BENEFICIOS SOCIALES

DECIMO TERCERO En esta pantalla se van guardando los valores de los acumulados por cada mes que provisiona, esto de igual manera se irá cargando automáticamente al momento del cierre de cada mes. La base acumulada para el cálculo de esta provisión se calcula en base a los ingresos que se han configura bajo este parámetro.

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DECIMO CUARTO SIERRA Y COSTA Para el décimo cuarto tenemos dos pantallas, Sierra y Costa, de acuerdo a la ubicación geográfica del trabajador, ya que para cada región las fechas de cálculo son diferentes, así mismo estas pantallas van guardando los valores una vez que cerremos el mes. La Base de cálculo de este beneficio toma desde el menú configuraciones, sueldos y valores fijos; la opción Salario Básico Unificado.

FONDOS DE RESERVA En la pantalla de Fondos de reserva, se irán guardando los valores de los trabajadores que ya han cumplido un año, y hayan decidido acumularlos y no los reciben mensualmente. La base acumulada para el cálculo de esta provisión se calcula en base a los ingresos que se han configura bajo este parámetro.

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VACACIONES En las transacciones de vacaciones, se van generando los acumulados en valores, no en días, solo los períodos en los que el trabajador aún no haya percibido este beneficio. La base acumulada para el cálculo de esta provisión se calcula en base a los ingresos que se han configura bajo este parámetro.

1.7 PRESTAMOS El Sub menú de Préstamos, nos permite tener un control de los préstamos otorgados a los trabajadores, de los abonos y de los saldos pendientes. Aquí ingresaremos la fecha del préstamo, la fecha desde la que se va a calcular o a descontar, el valor total del importe, el número de cuotas y el valor de la cuota se calculará automáticamente. El sistema por cada mes de abono, irá generando una transacción.

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1.8 IMPUESTO A LA RENTA

IMPUESTO A LA RENTA DEL PERÍODO En esta ventana se van a ir registrando todos los valores que han sido configurados para que graven el impuesto a la renta y que se han generado en el mes del proceso.

IMPUESTO A LA RENTA HISTORICO Cada vez que se cierra un período mensual todas las transacciones, pasan al histórico, en consecuencia en esta pantalla se registran todas las transacciones de ingresos que graban impuesto a la renta de los meses anteriores al período del proceso.

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DEDUCIBLES DE IMPUESTO A LA RENTA En esta pantalla registraremos los deducibles del año, de los trabajadores que obligatoriamente deben presentar el formulario del SRI de los deducibles, por cada rubro ingresaremos un valor, entonces será por: Gastos de Alimentación, de Vivienda, de Educación, de Salud y de Vestimenta. Con estos valores el sistema hará el cálculo de acuerdo a la tabla anual del Impuesto a la Renta.

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1.9 SEGURO SOCIAL (I.E.S.S.)

I.E.S.S. DEL PERIODO En esta ventana se van a ir registrando todas las transacciones de ingreso que han sido configurados para que graven como base imponible para el cálculo del IESS y que se han generado en el mes del proceso.

I.E.S.S. HISTÓRICO

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1.10 GASTOS Y DISTRIBUCIONES GASTOS DE TRABAJADORES

DISTRIB. DE COSTOS DE TRABAJADORES Esta opción nos permite realizar un control para el área contable mediante centros de costo, es decir que a cada trabajador va a laborar en varios centros de costo durante el mes de proceso, lo que permitirá prorratear los valores tanto de ingresos, descuentos y provisiones, podemos determinar los movimientos en cada centro de costo por días o en porcentaje de tiempo.

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1.11 SALIR Dando click en la opción salir, saldrá el siguiente mensaje, seleccionamos SI y salimos del sistema.

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PARAMETROS

2.1. REGIONES DE TRABAJO En este pantalla se determina las regiones, donde vamos a ubicar a los trabajadores y en base a estas regiones se calcula el pago del décimo cuarto (costa /sierra)

2.2. OFICINAS Y PROYECTOS En este pantalla las oficinas o proyectos que vamos a crear para el manejo de nómina, cada oficina

2.3. DEPARTAMENTOS / SUCURSALES En esta pantalla configuramos los departamentos o sucursales que se han creado para la ubicación de los trabajadores. En esta tabla debemos asignar un código, nombre y nombre corto; con estos datos podemos generar los reportes.

En estemenú podemos configurarcada una de las tablas que elsistema usa para darle unaubicación determinada altrabajador, las opciones son lassiguientes:

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2.4. AREAS / CENTROS DE COSTO En esta pantalla configuramos las áreas que se han creado para la ubicación de los trabajadores. En esta tabla debemos asignar un código, nombre y nombre corto; con estos datos podemos generar los reportes. Estos datos también son importantes para generar el asiento contable.

2.5. CANTONES / CIUDADES / PARROQUIAS En esta pantalla configuramos y damos mantenimiento a la tabla de los cantones, ciudades y parroquias, estos datos nos sirven para ingresar en la pantalla de datos de trabajadores actuales en el menú “Otros”, para registrar los datos de lugar de nacimiento del trabajador. Para seguir ingresando nuevos registros utilizamos los siguientes códigos: Tipo: CA, para cantón; CI, para ciudad; PA, para parroquia.

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2.6. CARGOS TRABAJADORES En esta tabla ingresamos los datos de cargos de trabajadores, aquí tenemos la opción para atar el sueldo a cada cargo y también podemos registrar el código para el seguro, este dato se registra en los avisos de entrada. En esta tabla también se ingresa un código para cada cargo.

2.7. CONFIGURACIÓN DE CONTABILIZACIÓN DE NÓMINA En este menú podemos configurar las cuentas con los códigos respectivos para generar el asiento contable del Rol. En esta pantalla podemos crear cada una de la cuentas contables por cada rubro, haciendo agrupaciones por oficina, departamento y por centro de costo, se deben generar por cada tipo de cuenta (ingresos, descuentos, bancos, gastos y provisiones. Los campos que van ubicando dependen de la configuración con la que se creó cada rubro (en la pantalla de datos de ingresos, descuentos y provisiones)

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2.8. DATOS GENERALES DE NÓMINA En este menú podemos configurar las tablas de las cuales el sistema toma los datos, por ejemplo: datos para los bancos, datos para deducibles, estado civil, forma de pago, nacionalidad, provincias, tipos de contrato, etc. En cada ventana en la que podamos

editar datos y nos muestre el ícono de búsqueda , significa que tiene una tabla adjunta, y si deseamos dar mantenimiento a esta tabla, lo hacemos con esta opción. Siempre tomando en cuenta el tipo y manteniendo un orden en la codificación. En el caso de las entidades bancarias tenemos: Tipo Código Nombre Nombre corto BC 15 Banco Bolivariano 2600344 (Este código es de la Superintendencia de Bancos) y nos sirve para la acreditación bancaria

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CONFIGURACIONES

3.1 CALENDARIO DE NÓMINA En esta opción nos indica cómo está definido el calendario para la nómina, se genera automáticamente cuando se ha creado una empresa, o un nuevo año.

3.2 PERIODOS DE NÓMINA En esta opción nos muestra el estado de los períodos de nómina (meses), que puede ser C= cerrado, P = en proceso, A = abierto.

En este menú podremos definir el calendario,períodosdecálculo;crear,modificaroeliminarlos rubros de ingresos, descuentos yprovisiones y también podemos configurartablas y valores que deben ser calculados ennómina,comoelimpuestoalarenta,formasdecálculodelIESS,etc.

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3.3 DATOS DE INGRESOS En este menú podemos configurar todos los conceptos para la definición de ingresos, tenemos la opción de crear fórmulas, condiciones de cálculo, indicadores para el cálculo de beneficios, impuesto a la renta y el IESS, podemos definir un factor de cálculo, etc.

Los datos a editar son: Código = Debe contener 3 caracteres alfanuméricos. Nombre = Nombre completo que identifique al concepto Nombre Corto = Resumen del nombre para efectos de reportes Tipo de cálculo = puede ser manual y Automático cuando se encuentra atado a una fórmula. Prioridad de cálculo = Este campo no debe ser manipulado, se utiliza para control interno del sistema. P. Contabilización = Es para darle el orden a la posición en la configuración e las cuentas contables. Pry. Imp. Renta = Se define si el ingreso va a proyectar el cálculo de impuesto a la Renta.

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Tipo de Ingreso = Se define el ingreso como D= días, H= horas, M= minutos, V= valor, U= unidades. Factor de Cálculo = Para el caso que se use con fórmula. Ejemplo el Recargo Nocturno tiene un factor de cálculo de 0,25. Indicador IRE = Es para indicar si este rubro suma como base imponible para el cálculo de impuesto a la renta. Indicador IESS = Es para indicar si este rubro suma como base imponible para el cálculo del IESS. Condición de cálculo = Podemos definir una condición para el cálculo. Ejemplo para el caso de “Cálculo de Horas Extras Servidores Públicos” la condición es: dt->tiptra=="L" significa que solo se aplicará para el caso de tipo de trabajador “L” (Servidores Públicos). Fórmula = Para el caso de cálculo de tipo “Automático” debe estar atado a una fórmula, por ejemplo: para el cálculo de Recargo Nocturno la fórmula es: Round(((dt->suebas/240)*in->faccal)*M->tnhortrs,2) es decir, que de la tabla de datos de trabajadores, toma el .valor de sueldo básico, divide para 240, multiplica por el factor de cálculo (0,25), y mantiene el formato de número para el cálculo. Acumula Provisiones = Nos permite definir si este ingreso acumula como base imponible para el cálculo de las provisione, ingresando el código de cada una.

3.4 DATOS DE DESCUENTOS En este menú podemos configurar todos los conceptos para la definición de descuentos, igual que los ingresos tenemos la opción de determinar un factor de cálculo, condición de cálculo y una fórmula.

Los datos a editar son: Código = Debe contener 3 caracteres alfanuméricos. Nombre = Nombre completo que identifique al concepto Nombre Corto = Resumen del nombre para efectos de reportes Tipo de cálculo = puede ser manual y Automático cuando se encuentra atado a una fórmula. Prioridad de cálculo = Este campo no debe ser manipulado, se utiliza para control interno del sistema.

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P. Contabilización = Es para darle el orden a la posición en la configuración e las cuentas contables. Desglose Individual= Permite definir para el asiento contable si este descuento se detalla o no. Tipo de Ingreso = Se define el ingreso como D= días, H= horas, M= minutos, V= valor, U= unidades. Factor de Cálculo = Para el caso que se use con fórmula. Ejemplo el Recargo Nocturno tiene un factor de cálculo de 0,25. Condición de cálculo = Podemos definir una condición para el cálculo. Ejemplo para el caso de “Cálculo de Horas Extras Servidores Públicos” la condición es: dt->tiptra=="L" significa que solo se aplicará para el caso de tipo de trabajador “L” (Servidores Públicos). Fórmula = Para el caso de cálculo de tipo “Automático” debe estar atado a una fórmula, por ejemplo: para el cálculo de Recargo Nocturno la fórmula es: Round(((dt->suebas/240)*in->faccal)*M->tnhortrs,2) es decir, que de la tabla de datos de trabajadores, toma el .valor de sueldo básico, divide para 240, multiplica por el factor de cálculo (0,25), y mantiene el formato de número para el cálculo.

3.5 DATOS PROVISIONES En este menú podemos configurar los datos para el cálculo de provisiones como son: Décimo Tercero, Décimo Cuarto, Fondos de Reserva, Vacaciones, IESS Patronal.

Los datos a editar son: Código = Debe contener 3 caracteres alfanuméricos. Nombre = Nombre completo que identifique al concepto Nombre Corto = Resumen del nombre para efectos de reportes Tipo de cálculo = Siempre que contenga una fórmula debe ser “Automático” A quien paga= Para definir si este valor va para el trabajador o para el Seguro Tipo de provisión = Puede ser Normal o Especial, se utiliza para efectos de reportes o cálculo, por defecto debe ser “Normal”, excepto las Vacaciones.

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P. Contabilización = Es para darle el orden a la posición en la configuración e las cuentas contables. Proyecta Impuesto a la Renta = Se define si este ingreso proyecto para este cálculo, las opciones son S o N. F. Inicio de cálculo = Para indicar el inicio del período de cálculo. Ejemplo, el décimo Tercer inicia el 30 de Diciembre. F. Final de Cálculo = Para definir la fecha final del período. Ejemplo, el décimo tercero finaliza el 30 de Noviembre. Indicador Imp. Rta. E IESS = Es para definir si este valor se toma en cuenta para el cálculo de cada uno de estos rubros. Condición de cálculo = Podemos definir una condición para el cálculo. Puede ser para excluir, o para definir grupo exacto. Fórmula = Es para indicar cómo se realizara el cálculo. Fórmula de Liquidación = Es para indicar cómo se realizara el cálculo al momento de liquidar determinada provisión.

3.6 IMPUESTO A LA RENTA En este menú podemos configurar la tabla para el cálculo del Impuesto a la Renta, tanto mensual como anual.

3.7 SUELDOS Y VALORES FIJOS En este menú podemos configurar algunos criterios que se aplican para determinados cálculos como por ejemplo el IECE, para el IESS Patronal; el porcentaje de cálculo del IESS Personal; el salario básico unificado, para el pago del décimo cuarto, etc.

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PROCESOS

4.1. CÁLCULO DE ANTICIPOS En este menú podemos realizar el cálculo de la primera Quincena, o los Pagos Parciales, este proceso se realiza cada vez que se quiera realizar un pago de quincena o pago parcial. Esta opción le permite pagar a todos los trabajadores que se han determinado el pago de “Anticipo” (S), desde la ficha de trabajador. Podemos determinar un porcentaje del sueldo básico, o un valor fijo, en el caso de quincenas; y tipos de transacciones en el caso de Pago Parciales Para el caso de Nóminas Parciales, este proceso me permite que cuando genero un rubro como parte de una nómina parcial pueda generar un descuento automático. Por ejemplo para el caso de horas extras se aplica el cálculo del IESS personal; con este proceso automáticamente me genera el descuento respectivo.

EnestemenúpodemosgenerarcadaunodeloscálculosquesedeterminanenNómina,liquidaciones,cierres,exportardatos,importardatos,etc.

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Versión 2.0

Los campos a editar son: Tipo de transacción: Ingreso / Parciales Código de Anticipo/Transacción: ANQ /IEP Porcentaje de Cálculo: En el caso de determinar un porcentaje del sueldo básico (40%), de lo contrario debe quedar en 0. Código de Fórmula: ANQ, esta fórmula se determina en Ingresos, para que se

proceda al pago en descuentos, para que automáticamente se descuente a fin de mes.

Valor de Cálculo: En el caso de no definir un porcentaje de cálculo podemos determinar un valor fijo.

Control de entrada y Salida en el período: Es para realizar un control en el caso de salida para detener el pago de quincena.

Oficina Inicial. Son los criterios para realizar el filtro por: Oficina Departamento y por trabajador.

4.2. CÁLCULO DE PRÉSTAMOS En este menú podemos realizar el cálculo de los préstamos que fueron ingresados previamente en el menú: Datos y Transacciones => Préstamos; de esta forma se calcularán los abonos que apliquen al período del proceso.

En esta pantalla debemos ingresar el código del préstamo que se ingreso anteriormente; si se generan préstamos por varios conceptos se debe generar el proceso por cada uno. Ejemplo puedo crear Préstamos Empresa con el código PR1, Préstamos Personales con el código PRP, Préstamos por Compras con el código PRC; en ese caso debo generar 3 veces el proceso (con el código PR1, PRP y con el código PRC.).

4.3. LIQUIDACIÓN DEL ROL Esta opción la utilizamos cada vez que ingresamos o modificamos una transacción que contiene una fórmula o que es de tipo automática, para que se apliquen todos los cálculos automáticos, es importante liquidar el rol antes de visualizar algún reporte. Los filtros se encuentran por oficina, departamento, cargo y trabajador.

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Versión 2.0

4.4. SELECCIÓN DEPAGOS Esta pantalla nos presenta las opciones de filtro según la estructura de la empresa; o por tipo de trabajador y por tipo de contrato, finalmente me genera la pantalla con los trabajadores según el filtro y también puedo seleccionar por trabajador.

Esta opción permite registrar el estado de pago y la fecha del mismo. La pantalla permite seleccionar entre una nómina de Fin de mes y una nómina parcial.

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Versión 2.0

4.5. IMPUESTO A LA RENTA ANUAL Esta opción nos permite realizar la re liquidación anual del impuesto a la renta; para realizar este proceso es necesario tener cerrado el mes de Diciembre. Los datos a editar son: Código de Imp. Renta: IRE; Código de Retención: IRE; Código del S. Social: IEP.

Una vez realizado este proceso podemos generar los reportes para el SRI como es el RDEP y el Formulario 107.

4.6. CIERRES Con este proceso podemos realizar los cierres del período (mensual) o el cierre anual.

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Versión 2.0

Cierre del Período: Nos permite pasar tanto las transacciones como los trabajadores con fecha de salida al registro histórico, y cambiar el estatus del período para pasar al siguiente.

Cierre Anual: Para realizar este proceso es necesario tener cerrado el mes de diciembre. Nos crea una copia del ejercicio actual en el directorio de la empresa y elimina del histórico las transacciones de ingresos, descuentos y provisiones que están cerradas.

Damos clic en el mensaje “Continuar” y posteriormente tendremos un mensaje para elegir con qué tipo de período generaremos el siguiente ejercicio; las opciones son: Mensual 30 días, Mensual Real, Quincenal, Semanal u otro; el período recomendado es Mensual Real, para no producir diferencias con el IESS.

4.7. CONSOLIDAR NOMINAS Esta opción permite consolidar los valores de las nóminas parciales con la nómina de fin de mes, para efectos de obtener los cálculos de provisiones y base imponible del impuesto a la renta.

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Versión 2.0

4.8. UTILIDADES Este menú nos permite realizar varios procesos para el cálculo de utilidades las opciones son: Actualización del número de cargas: Esto nos permite verificar los datos de las cargas familiares para confirmar la edad en el caso de los hijos, para el cálculo respectivo. En la fecha de cálculo debemos registrar la fecha final del año del ejercicio al que corresponde las utilidades a pagar.

Unión de datos para utilidades: El campo a editar es el código de utilidades “UTL”; y permite unir los datos de los trabajadores actuales con los históricos.

Cálculo de utilidades: Este campo nos permite ingresar el valor que será repartido como utilidad a los trabajadores, y luego damos clic en “continuar”

Anticipos y Descuentos: Esta opción nos permite realizar un anticipo de las utilidades o también en la fecha de pago realizar un descuento de ese valor. En esta pantalla se ingresan cada uno de los trabajadores a los cuales se les va a realizar el descuento o anticipo y el valor correspondiente.

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Versión 2.0

Copiar a Utilidades a Transacciones o Acumulados: Esta opción nos permite copiar el valor que se va a pagar por utilidades a cada trabajador dentro de las transacciones de fin de mes.

Debemos elegir la acción que vamos a realizar (transacciones de nómina ó acumulados para el IRE). Podemos realizar filtros por oficina, departamento, cargo y trabajador.

4.9. CÁLCULO DE BENEFICIOS SOCIALES DÉCIMO TERCERO.- Este proceso permite realizar el cálculo de esta provisión en base a la configuración de los ingresos que se toman como base imponible y estos valores cada vez que cerramos el mes se graban como provisiones en el menú “Datos y Transacciones”, “Beneficios Sociales”. Solo va a permitir realizar el cálculo cuando se haya cerrado el mes límite de cálculo para este caso (Noviembre).

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Versión 2.0

Los datos a editar son: Inicio y final del próximo período, la fórmula de cálculo aparece por defecto según los parámetros de la provisión, fecha límite de cálculo (30 Nov.) y si es el caso podemos filtrar por trabajador, de lo contrario el proceso va para todos los trabajadores que cumplan con la condición establecida. DÉCIMO CUARTO.- Este proceso permite realizar el cálculo de esta provisión en base al valor definido como “Salario Básico Unificado”, en el menú “Configuraciones”, “Sueldos y Valores Fijos” Solo va a permitir realizar el cálculo cuando se haya cerrado el mes límite de cálculo julio para la región Sierra.

Existen dos provisiones de Décimo Cuarto: una para la costa y otra para la Sierra.

4.10. COPIAR BENEFICIOS A TRANSACCIONES Nos permite copiar un beneficio determinado, dentro de la tabla de transacciones mensual, para que sume a los ingresos del período.

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Versión 2.0

4.11. GENERAR DATOS DE DISTRIBUCIONES Cuando trabajamos la parte contable, bajo la modalidad de distribución por centros de costo, utilizamos esta opción para generar los datos de ingresos, descuentos y provisiones a cada centro de costo.

4.12. IMPORTACIÓN DE DATOS IMPORTAR A DATOS Y TRANSACCIONES.- Nos permite subir la información en forma automática desde un archivo de tipo txt. Hasta las transacciones, los datos se leer por el número de cédula o por código de trabajador. La copia es automática, en el caso que no encuentre un trabajador sale un mensaje de los códigos o cédulas no leídas.

Con el botón ubicamos la dirección donde se encuentra el archivo que vamos a copiar.

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Los datos a editar son: Índice de importación, que puede ser número de CI., código del trabajador o número de tarjeta, dependiendo de este criterio definimos el ancho del código y finalmente seleccionamos el tipo y código de transacción. El formato del archivo txt es el siguiente:

IMPORTAR HORAS EXTRAS A TRANSACCIONES.- Es una opción parecida a la anterior, con la diferencia que con este proceso podemos copiar 3 columnas a la vez, es decir Recargo Nocturno, Horas del 50% y Horas del 100%.

LaprimeracolumnacontieneelnúmerodeCIdeltrabajadorylasegundaelvalorasubir,lasdoscolumnasvanseparadasporeltabulador

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REPORTES

Esta opción nos permite visualizar la información generada por el sistema, ya sea en pantalla o para imprimir, las opciones son las siguientes:

5.1. DATOS TRABAJADORES

Las opciones para generar estos reportes son: “EMITIR” envía directamente a la impresora y “PREVIO” envía a pantalla. En esta opción podemos encontrar la información de:

DATOS DE TRABAJADORES ACTUALES

RESUMIDO, DETALLADO, CON SECTORIAL

VENCIMIENTOS, INVENTARIOS

CUMPLEAÑOS, TRABAJADORES POR

EDADES

FORMAS DE PAGO

CARGAS FAMILIARES

DATOS DE TRABAJADOR DBF

CONTRATOS DE TRABAJADORES

ACTUALES

SE DETALLA LOS TIPOS DE CONTRATOS

DATOS DE TRABAJADORES HISTÓRICOS

RESUMIDO, DETALLADO, CON

SECTORIAL

TRABAJADORES POR TIEMPO

CODIGO, NOMBRE, F.ING., F. SALIDA

CARGAS FAMILIARES

DATOS DE TRABAJADOR HISTÓRICOS DBF

DATOS DE TRABAJADORES ACTUALES E HISTÓRICOS

RESUMIDO, DETALLADO, CON

SECTORIAL

TRABAJADORES POR TIEMPO

CODIGO, NOMBRE, F.ING., F. SALIDA

CARGAS FAMILIARES

DATOS DE TRABAJADOR

HISTÓRICOS DBF

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Versión 2.0

5.2. ANTICIPOS.- En este menú podemos encontrar que nos permiten controlar el pago de quincena, las opciones son: Pago con Firmas quiebre por oficina. Pago con Firmas ordenado por departamento y Área Pago con Firmas Efectivo, Cheque y Depósito, quiebre por Oficina y

departamento Pago con Firmas Efectivo, Cheque y Depósito. Lista en orden alfabético o por

código. Pago con Firmas en Efectivo, quiebre por departamento + Área. Pago con Firmas en Cheque, quiebre por departamento + Área. Pago con Firmas en Área, quiebre por departamento + Área. Totales por Oficina y Departamento Totales por Oficina + Banco Lista de Depósitos por banco Pagos en Cheque o Depósito por Departamento Archivo para la acreditación bancaria.

En esta pantalla tenemos criterio como: formad e pago, banco del trabajador, cargo, región, oficina, departamento y área. Las opciones para emitir estos reportes son: “EMITIR” envía directamente a la impresora y “PREVIO” envía a pantalla.

PARCIALES

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Versión 2.0

Esta opción me permite obtener los informes respectivos de las nóminas parciales. Las opciones son las siguientes:

a. Listado de Pago b. Detalle de Pago c. Comprobante de Pago (envío por correo) d. Reportes Contables

Los filtros adicionales que podemos aplicar son: Estado de Pago y Fecha de Pago.

5.3. TRANSACCIONES DEL PERIODO Nos permite detallar la información de las transacciones generadas en el mes que se encuentra el proceso. Las opciones son: Estos reportes le permiten detallar los valores de las transacciones seleccionadas en forma vertical. Transacciones de Ingresos Transacciones de Descuentos Transacciones de Provisiones

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Versión 2.0

Estos reportes detallan las transacciones seleccionadas por trabajadores Ingresos Trabajadores Descuentos Trabajadores Provisiones Trabajadores

5.4. TRANSACCIONES HISTÓRICAS Permite obtener la información de todas las transacciones que se han generado en periodos anteriores al actual, pero que pertenezcan al ejercicio (año) en curso. Se maneja bajo el mismo formato de opción anterior. Las opciones son: Transacciones de Ingresos Transacciones de Descuentos Transacciones de Provisiones Ingresos Trabajadores

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Versión 2.0

Descuentos Trabajadores Provisiones Trabajadores Pagos en Efectivo, Cheque y Depósito; en esta pantalla podemos obtener

reportes de: Pagos Acumulados, Pagos por períodos, Novedades de maternidad y enfermedad.

Transacciones de Ingresos, Descuentos, Provisiones, Anticipos y Resta de Provisiones.

Provisiones Cerradas

5.5. LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Estos reportes nos detallan los valores de la nómina. Para ejecutar estos reportes seguimos los siguientes pasos:

1. En pantalla 1 elegir el Nombre del reporte y el orden. 2. Definir el rango, en base al ordenamiento. 3. Si es necesario determinar los criterios. 4. Dar clic en Generar. 5. Definir los parámetros para el reporte. 6. Cuando aparece la Pantalla 2 dar clic en “PRINT”, para visualizar el reporte.

7. En la pantalla 3 podemos aumentar el tamaño de la vista, , enviar la

impresión si deseamos, con el ícono o exportar a Excel

Las opciones son: 1. Ingresos del Período 2. Descuentos del Período 3. Ingresos y Descuentos del Período 4. Provisiones de Período 5. Provisiones Acumuladas

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Versión 2.0

Adicionalmente tenemos otros reportes en formato txt., de las siguientes opciones: PAGOS EN EFECTIVO CHEQUE Y DEPÓSITO.- En esta opción podemos tener los detalles de las formas de pago: efectivo cheque y depósito; reportes de novedades por maternidad y enfermedad; saldos en rojo y acreditaciones bancarias.

LIQUIDACIÓN INDIVIDAL.- Nos permite obtener el comprobante o rol de pago individual. En parámetros podemos ingresar hasta 2 líneas de comentario, y excluir hasta 2 transacciones. El filtro se define por: A = Activos, L = Liquidados (con fecha de salida, T = Todos (activos + liquidados).

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Versión 2.0

En los criterios (filtro), tenemos: lugar de pago, cargo, región, oficina, departamento, área, sexo, estado civil y sueldo. LIQUIDACIÓN INDIVIDUAL PERIODOS ANTERIORES.- Podemos emitir roles individuales de meses anterior al del proceso, bajo los mismos parámetros que la opción anterior. LIQUIDACIÓN TOTAL DE NÓMINA.- Nos presenta un informe con los valores de Ingresos y descuentos del Rol, así como también la distribución del pago de estos valores (efectivo, cheque y depósito).

5.6. FINIQUITOS DE NÓMINA LISTA DE FINIQUITOS.- Nos ofrece un detalle de las personas que están con fecha de salida con la información a pagar en el finiquito, y también podemos obtener un detalle de los valores a pagar en finiquitos ordenados por oficina. FINIQUITOS DEL PERIODO.- Podemos obtener el acta del finiquito, según el formato configurado para el reporte. Los parámetros a definir son: Los valores que incluye: T= Ingresos + Beneficios, B = Beneficios, I = Ingresos. La ciudad donde se emite el acta. La fecha de emisión del acta.

FINIQUITOS DE PERIODOS ANTERIORES.- Podemos obtener el acta de finiquito de personas que hayan salido en meses anteriores al mes de proceso. Y también tenemos un reporte con el detalle de las provisiones pagadas.

5.6. PLANILLAS DEL IESS CONTROL DE APORTES.- Podemos obtener un detalle de los valores que intervienen en las planillas del IESS. Este reporte nos sirve para la revisión y el cuadre del archivo batch que se sube a historia laboral.

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Versión 2.0

PLANILLAS NORMALES EN FORMATO DE DISCO.- Este reporte nos arroja la información para la carga batch que se sube a historia laboral. Las opciones de reportes que tenemos son: Avisos de Entrada Avisos de Ingresos Adicionales Avisos de Cambio de Sueldos Avisos de Salida de Personal Avisos de Días no Laborados

Los parámetros a editar, para este reporte son: el Código de la Sucursal, el resto de campos contienen los códigos por defecto.

El reporte se encuentro configurado bajo el formato definido por Historia Laboral. Ejemplo:

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Versión 2.0

5.7. IMPUESTO A LA RENTA PROYECCIONES.- Con estos reportes podemos obtener la información que se va generando cada mes para el cálculo de Impuesto a la Renta.

IMPUESTO A LA RENTA TRABAJADORES ACTUALES.- Nos proporciona la información detallada de los valores que implican para el cálculo de impuesto a la renta.

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Versión 2.0

IMPUESTO A LA RENTA TRABAJADORES HISTÓRICOS.- Nos proporciona la información detallada de los valores que implican para el cálculo de impuesto a la renta; de los trabajadores que se encuentran en el archivo histórico. IMPUESTO A LA RENTA RELIQUIDACIÓN ANUAL.- Esta opción nos permite obtener el reporte con el formato del RDEP para el SRI y los formularios RT7.

5.8. PRÉSTAMOS A TRABAJADORES PRÉSTAMOS ACTUALES A TRABAJADORES.- Esta opción nos permite obtener la información detallada acerca de los préstamos generados. Las opciones que tenemos son: Totales Préstamos Actuales. Detalle de Préstamos Actuales Préstamos a Actuales Totales Préstamos Históricos (pagados) Detalle de Préstamos Históricos (pagados) Préstamos a Históricos (pagados)

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Versión 2.0

Los criterios que podemos utilizar para estos reportes son: Tipo de documento Código de descuento Fecha de préstamo Fecha de documento

5.9. REPORTES EN FORMATO CONTABLE Este reporte nos permite obtener asiento de la nómina, de acuerdo a los parámetros de la configuración de cuentas contables. Las opciones para este reporte son: Diario Contables todos Diario Contable activos Diario Contable liquidados

5.10. LISTADOS DE CONTROL Aquí podemos encontrar los reportes para los informes de utilidades. Las opciones de reportes que tenemos son: Utilidades alfabéticos Días de cálculo alfabético Utilidades por Oficina o Departamento Utilidades por Departamento + Área Comprobante individual Utilidades Actu. (personal activo) por Oficina o Departamento Utilidades Actu. (personal activo) por Departamento + Área Utilidades Histórico por Oficina o Departamento Utilidades Histórico por Departamento + Área

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Versión 2.0

Pagos en Cheque o Depósito por Departamento

5.11. BENEFICIOS SOCIALES En este menú podemos obtener los reportes de los siguientes beneficios: Décimo Tercer Sueldo Décimo Cuarto Sueldo Sierra Décimo Cuarto Sueldo Costa

Las opciones de reportes para cada beneficio son: LIQUIDACIONES Décimo ………. por oficina Décimo ………. por departamento Pagos en cheque o depósito por departamento Pagos con firmas en efectivo, cheque o depósito Qbrs (listado general) Pagos con firmas en efectivo Qbrs. Pagos con firmas en cheque Qbrs. Pagos con firmas en depósito Qbrs. Totales por oficina o departamento Reporte para la acreditación bancaria (diferentes formatos, dependiendo del

banco)

LIQUIDACIÓN INDIVIDUAL Este reporte es un comprobante individual del pago del beneficio REPORTES PARA EL MINISTERIO Décimo ……… por oficina Total décimo ………… por oficina Décimo ……… por departamento Total décimo ………… por departamento

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Versión 2.0

Décimo ……… en archivo (formato Excel)

5.12. DATOS GENERALES Este menú nos permite obtener los reportes de todas las tablas con las que el sistema trabaja. Las opciones son: Áreas / Centros de Costo Departamentos / Sucursales Oficinas / Proyectos Regiones de Trabajo Cargos de Trabajadores Datos Generales Datos de Ingresos Datos de Descuentos Datos de Provisiones Calendario

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UTILITARIOS

6.1. REINDEXAR ACTUAL.- Le permite al usuario, limpiar los datos de la empresa y regenerar índices de acceso a la información. Para ejecutar este utilitario nadie debe estar trabajando en la aplicación (empresa).

6.2. REINDEXAR HISTÓRICOS.- Le permite al usuario, limpiar los datos de la empresa y regenerar índices de acceso a la información. Para ejecutar este utilitario nadie debe estar trabajando en la aplicación (empresa).

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Versión 2.0

6.3. CAMBIO DE OPERADOR Esta opción es para ser manejada por el administrador de la aplicación y sirve para registrar al usuario.

6.4. CAMBIO DE CLAVE Esta opción es para ser manejada por el administrador de la aplicación y sirve para registrar la clave de acceso de cada usuario.

6.4. OPERDORES Y MAPA DEL MÓDULO En esta opción podemos definir los permisos a las diferentes opciones y menús del Módulo de Nómina. En la primera pantalla podremos visualizar al Administrador y cada uno de los usuarios que manejan la aplicación.

Cuando seleccionamos uno de los registro damos clic en el ícono modificar para poder visualizar la pantalla donde definiremos las restricciones (con el tabulador).

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Versión 2.0

Los indicadores en esta pantalla son: S = Activo (Opción a modificar) X = No se aplica (se define por defecto) N = Inactivo (Opción a modificar)

6.5. CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA En esta opción definimos la ubicación de los archivos que ejecutan los reportes de formato txt.

6.5. CONFIGURACIÓN DE NÓMINA Nos permite definir los indicadores que detalla esta pantalla

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Versión 2.0

6.5. COPIA DE TRABAJADORES Esta opción nos permite transferir trabajadores de una empresa a otra, ya sea del archivo actual o del histórico.

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EMPRESAS

7.1. SELECCIONAR Esta pantalla nos despliega las empresas que tenemos creadas para poder elegir en la que vamos a trabajar. Al pie de la pantalla se indica el mes del proceso en que se encuentra la empresa.

7.2. MANTENIMIENTO En esta pantalla podemos crear cada una de las empresas llenando cada uno de los campos requeridos.

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PROCESOS

8.1 PROCESO INGRESO DE TRABAJADORES Para realizar el ingreso de un personal nuevo a la empresa los pasos son: DATOS Y TRANSACCIONES => DATOS DE TRABAJADORES ACTUALES

Dar clic en el ícono “Incluir Registro” Las pantallas para editar son:

DATOS:

Editar la información que corresponde a datos personales del trabajado, en esta pantalla vamos a dar la ubicación del trabajador según la estructura de la empresa (cargo, tipo de trabajador, oficina, departamento, centro de costo y cuenta contable), en cuanto a la región, provincia, cantón y ciudad se refiere al lugar de trabajo (no al lugar de nacimiento). Existen dos opciones para el ingreso de carga familiares:

1. Dar clic en el botón (Cargas Familiares), o digitar Alt+4; ahí aparece una tabla con varias opciones para ingresar toda la información correspondiente, de este modo realizará un control automático en el caso de laos hijos cuando cumplan la edad límite de cálculo (18 años), y le permitirá tener una información detallada de cargas familiares para efectos de consulta y reportes.

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Versión 2.0

2. Registrar directamente el número de cargas tanto para utilidades, familiares y estudiantiles de ser el caso. Con esta opción se debe actualizar manualmente cada año para el cálculo de utilidades.

VALORES:

En esta pantalla podremos ingresas información de: Rubros Trabajador.- los valores que sean determinados como fijos y que se calculen en base a los días trabajados. El primero es obligatorio para determinar el Sueldo Básico del Trabajador, el resto de campos son opcionales. Forma de Pago.- podemos hacer una clasificación de los trabajadores por su lugar de pago, registrar datos de la forma de pago y cuenta del trabajador. Los reportes para la acreditación bancaria de sus pagos toman los datos de estos campos. Indicadores de beneficios.- Para determinar si se paga o no (S/N) determinados beneficios (fondos de reserva, horas extras, sub. Enfermedad, transporte lunch, utilidades, IESS, impuesto a la renta, etc.). El casillero “Becario” es para determinar si se paga en forma mensual los valores de décimo tercero y décimo cuarto.

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Versión 2.0

OTROS:

En esta pantalla vamos a tener información de: Acumulado de días.- La información de estos casilleros se genera automáticamente con los procesos del sistema. En el caso de reingreso de trabajadores le va a sumar la antigüedad de su primer registro para cálculos de fondos de reserva. Lugar de Nacimiento.- Editar la información del trabajador En caso de Accidentes Comunicar.- Editar la información del trabajador Datos del finiquito.- Para registrar los datos cuando el trabajador ha dejado de prestar su servicio en la empresa y se ha elaborado el finiquito, estos datos pasan a la ficha histórica del trabajador.

Tomar en cuenta que en cada campo que tiene adjunto el ícono significa que tiene una tabla adjunta, en la que podemos buscar las opciones.

Luego que editamos todos los campos guardamos el registro dando clic en el botón

(Grabar cambios), ó la otra opción es para (Cancelar cambios). Otra de las pantallas que podemos editar para el ingreso de un trabajador nuevo es:

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DATOS DE CONTROL

En esta pantalla podemos editar información acerca de su contrato, para tener un

control de los contratos que vencen mensualmente. Podemos editar información de tarjetas para el control de su vencimiento. Control de documentos entregados por el trabajador Registro de tallas para uniformes.

NOTA: Para registrar la fecha de salida de un trabajador realizamos el siguiente proceso: Seleccionar al trabajador, dar clic en (modificar registro) e ingresar la fecha de salida en el campo respectivo y grabar el cambio.

8.2 PROCESO DE QUINCENAS Tenemos tres opciones para el cálculo de anticipos:

1. Un valor fijo todos los meses y distinto para cada trabajador. En este caso registramos este valor una sola vez en bloque, desde la siguiente pantalla:

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Versión 2.0

DATOS Y TRANSACCIONES TRANSACCIONES DE NÓMINA TRANSACCIONES EN BLOQUES

Editar los siguientes datos: Transacción de: Quincena Tipo de TRansacc.: Ingreso Código Transacc.: ANQ = Anticipo Quincena Tipo de Ingreso: Fijo

Luego dar clic en continuar para generar el bloque de transacciones, y le aparece la siguiente pantalla:

Damos clic en el ícono para ver tabla y pode editar los valores. Nos ubicamos con el cursor en la columna de “Valor” y con un enter accedemos al campo y con doble enter grabamos el valor.

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Versión 2.0

Cuando terminamos de ingresar los valores confirmamos con el total y damos clic en

y confirmamos con “SI ” para grabar las transacciones, al siguiente mensaje: “Grabar transacciones con 0”, respondemos NO

2. Un valor fijo todo los meses e igual para cada trabajador. En este caso realizamos el proceso de quincena cada mes. Esta opción le permite pagar a todos los trabajadores que se han determinado el pago de “Anticipo” (S), desde la ficha de trabajador. Podemos determinar un porcentaje del sueldo básico, o un valor fijo. Este ingreso se realiza desde la siguiente menú: PROCESOS

CÁLCULO DE ANTICIPOS Accedemos a la siguiente pantalla:

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Versión 2.0

Luego de realizar el cálculo de anticipos por cualquiera de las opciones, procedemos a emitir los reportes respectivos, desde el siguiente menú:

REPORTES

ANTICIPOS ANTICIPOS EFECTIVO – CHEQUE - DEPOSITO

Entre todos los reportes que constan en esta pantalla usted puede encontrar: Pagos con firma Efectivo Cheque y depósito. Lista Depósito para el banco Formato para la acreditación bancaria (varios bancos)

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8.3 PROCESO INGRESO DE PRESTAMOS TRABAJADORES

El sistema contiene una opción que le permite manejar rubros por préstamos a trabajadores y tener un control de saldos. Para esto accedemos desde el siguiente menú:

DATOS Y TRANSACCIONES PRESTAMOS

De esta manera accedemos a la siguiente pantalla:

En esta pantalla podemos determinar si el cálculo de abonos se realiza desde la fecha de emisión del préstamo, o una fecha posterior. A fin de mes para realizar el cálculo de todos los préstamos ingresados, procedemos a realizar el proceso de cálculo de préstamos desde la siguiente opción:

PROCESOS CÁLCULO DE PRÉSTAMOS

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Digitamos el código del descuento por cada concepto de préstamo que hayamos ingresado y damos clic en continuar. Con este proceso se calcularán todos los abonos que hayan quedado programados para ese mes. Para obtener reportes de préstamos ingresamos al siguiente menú:

REPORTES

ANTICIPOS ANTICIPOS EFECTIVO – CHEQUE - DEPOSITO

Los reportes que podemos obtener son: Totales préstamos actuales Detalle préstamos actuales Préstamos a actuales Totales préstamos históricos Detalle préstamos históricos Préstamos a históricos

8.4 PROCESO INGRESO DE TRANSACCIONES Para el ingreso de transacciones que afecten al rol de fin de mes podemos determinará bajo las siguientes tipos de ingreso: Transacciones de Tipo Variable.- Se aplican únicamente al mes que se encuentra

en proceso. Transacciones de Tipo Fijo.- Tengo la opción de definir un límite para su cálculo o

no ingresar la fecha límite y se calcule siempre. Transacciones de Tipo Calculado.- Son configuradas en el sistema con un tipo de

cálculo automático y se generan automáticamente el momento que se liquida el rol.

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Para ingresar esta información al sistema tenemos estas opciones en el siguiente menú: DATOS Y TRANSACCIONES TRANSACCIONES DE NÓMINA 1. Ingreso en forma individual

Podemos ingresar en forma individual por cada trabajador y por cada transacción, mediante una barra de herramientas que se encuentra en la parte superior de la siguiente pantalla.

Con el botón tenemos opción a modificar los registros del trabajador que se

encuentra en pantalla. Con el botón ingresamos una nueva transacción, y con el botón de modificar podemos ajustar las transacciones existentes. Los datos que podemos editar son: T/T (Tipo de Transacción) Puede ser Ingreso (I) o Descuento (D). Código.- Se ingresa el código de transacción o damos enter y accedemos a la tabla sea de ingresos o descuentos. Con esto automáticamente nos aparece en la siguiente columna el nombre completo de la transacción. T/I(Tipo de ingreso).- Para definir si el registro será de tipo variable (V) o fijo (F), en este caso no aparece un recuadro para ingresar la fecha límite de su cálculo. Luego automáticamente se activa la columna para ingresar el número de horas, día, unidades o el valor según la transacción, se activará la columna de ingresos o descuentos. Cuando hemos finalizado el ingreso de las transacciones damos clic en los botones de guardar que se encuentran en las dos pantallas de herramientas.

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Si damos clic en el botón tendremos acceso a la pantalla de provisiones que se generan para el mes en proceso, tomando como base de cálculo las transacciones ingresadas.

2. Transacciones en bloques Podemos ingresar una transacción en forma general a un grupo determinado de trabajadores o a todo el personal de la empresa. Ingresamos al a siguiente pantalla:

Los datos que podemos definir en esta pantalla son: Transacción de: Fin de mes / Quincena Tipo de transacción: Ingreso / Descuento / Anticipo a Provisión Código de la transacción: Se accede a la tabla adjunta o se digita el código Tipo de Ingreso: Variable / Fijo Cambia existentes a Variable: S / N (para cambiar las transacciones fijas o calculadas existentes a variables).

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Reemplaza transacciones: Ninguna / Variables / Fijas / Calculadas / Todas. Si deseamos determinar un valor o las horas como una cantidad fija para un grupo de trabajadores, según los filtros posteriores. De esta manera se activan los campos para ingresa un valor o un número de horas. Los siguientes campos son opciones para determinar un filtro que puede ser por: estado del trabajador, tipo de contrato, oficina, departamento, cargo. Luego de editar todos estos datos damos clic en continuar y no aparece un bloque con los datos de los trabajadores que asignamos.

En el caso que no deseamos reemplazar transacciones existentes o generar un valor igual a todo el grupo le dejamos con la opción (Ninguna), y nos generará el grupo de definimos con los campos vacíos para ingresar diferentes valores a cada trabajador en

forma manual. Para esto damos clic en el botón Ver tabla y se activa el campo dando clic sobre el mismo y con doble clic se guarda los cambios. En la parte inferior podemos visualizar la suma de los valores que ingresamos. Cuando terminamos de ingresar los valores confirmamos con el total y damos clic en

y confirmamos con “SI ” para grabar las transacciones, al siguiente mensaje: “Grabar transacciones con 0”, respondemos NO

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8.5 PROCESO Importación de datos en carga batch Este proceso no permite subir en forma automática la información que tengamos en un archivo de Excel con el número de cédula del trabajador. El proceso es el siguiente: Del archivo en Excel se debe copiar la columna de la cédula y del valor a subir

al sistema (ingreso o descuento). Con la información copiada se genera un archivo TXT y se lo guarda en una

dirección determinada. En el sistema ingresamos al siguiente menú:

PROCESOS IMPORTACIÓN DE DATOS IMPORTAR A DATOS Y TRANSACCIONES

En esta pantalla determinamos la ubicación del archivo que vamos a subir, el índice de importación (cédula de identidad), tipo de transacción (Ingreso / Descuento), y Código del descuento. Luego damos clic en continuar. Si alguno de los números de cédula está incorrecto, aparecerá un mensaje con los números que no pudo leer.

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8.6 PROCESO LIQUIDACION DEL ROL Este proceso nos permite realizar todos los cálculos de las novedades ingresadas, siempre debemos generar este proceso antes de visualizar algún reporte de liquidación de nómina. Lo realizamos desde el siguiente menú:

PROCESOS LIQUIDACIÓN DE ROL

En esta pantalla podemos determinar filtros para el proceso, caso contrario dejamos en vacíos los campos y damos clic en “Continuar” .

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8.7 PROCESO GENERACIÓN REPORTES PARA FIN DE MES Una vez que ya culminamos el ingreso de las novedades, y hayamos procesado el rol podemos obtener los siguientes reportes desde el siguiente menú: REPORTES LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

1. INGRESOS DEL PERIODO 2. DESCUENTOS DEL PERIODO 3. INGRESOS Y DESCUENTOS DEL P. 4. PROVISIONES DEL PERIODO 5. PAGOS EN EF. CHEQUE Y DEPOSITO 6. LIQUIDACIÓN INDIVIDUAL 7. LIQUIDACIÓN IND. POR CORREO 8. LIQUIDACIÓN IND. PER. ANTERIORES

Los reportes 1, 2, 3 y 4 se pueden ordenar por:

Y podemos definir los siguientes criterios:

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Cuando hayamos definido el orden del reporte y el criterio para el filtro de ser el caso, damos clic en Generar y aparecerá el siguiente mensaje:

En esta pantalla únicamente podemos modificar los datos de: Filtro: A= Activos, L = los que tiene fecha de salida y T= todos Las fechas de inicio y final del periodo (solo para impresión de encabezado)

Luego damos clic en la opción “Print” y el reporte se emite en pantalla y desde ahí podemos mandar a imprimir si deseamos. Pagos en Efectivo Cheque y Depósito.- En esta opción tenemos vario reportes entre los más destacados tenemos: P. C/Fm. Total Qbrs. = Este reporte nos presenta información de: nombre, cargo

sueldo, días trabajados, valor a recibir y espacio para la firma. P. C/Fm. Ef., Ch., Dep. Qbrs. = Este reporte nos presenta información de:

nombre, Efectivo, Cheque, Depósito, valor a recibir y espacio para la firma. Lis Depósitos Bancos = Contiene el nombre del trabajador, número de cuenta y

valor a acreditar; y le ordena por los bancos que consten en el sistema. Saldos en Rojo = para conocer las personas que salen con el sueldo en contra o

valores negativos. Dis. Prdo. B. Produbanco= este archivo nos emite el reporte para el cash

manager, emite la información para acreditar al banco. Existen reportes para la acreditación bancaria de diferentes bancos.

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Liquidación individual.- Este reporte nos permite imprimir o consultar en pantalla el comprobante individual de cada trabajador. Tenemos la opción para ordenar en forma alfabética, por código, por oficina, por departamento y cargo, si damos previo aparece un mensaje para editar:

Línea de Comentario 1 y 2 = permite imprimir un mensaje al trabajador A= Activ, L= Liquid, T = Todos: permite filtra al personal activo y el que tiene fecha de salida. Cod. Transacción a Excluir= Tenemos la opción para excluir hasta 2 transacciones Fecha inicial y final del periodo= para efectos del encabezado del reporte. Liquidación individual por correo.- le permite enviar la información del comprobante individual al correo del trabajador. Podemos ordenar en forma alfabética, por oficina, departamento o cargo. Tenemos un parámetro para filtrar por trabajadores activos, con fecha de salida o todos y también tenemos un campo para ingresar el correo desde donde se envía la información.

Liquidación individual de periodos anteriores.- Esta opción le permite obtener un rol individual de meses anteriores, nos presenta la opción para determinar el mes que deseamos. Entre otros reportes importantes para el fin de mes tenemos para Contabilidad y para el IESS. Los encontramos en el siguiente menú:

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8.8 PROCESO GENERACIÓN REPORTES PARA EL IESS

REPORTES PLANILLAS DEL IESS Control de aportes al IESS.- Este reporte nos brinda la información necesaria para

controlar la información que se va a subir a la página de historial laboral (si se suben los datos manualmente). Tenemos dos opciones: un reporte detallado por cada trabajador y otro reporte únicamente con el resumen de cada oficina. Podemos definir el orden por oficina y por departamento. La información que obtenemos es: cédula, nombre, días trabajados, sueldo, ingresos adicionales, total, aporte personal, aporte patronal y total IESS.

Planillas normales en formato de disco.- con este reporte podemos obtener el archivo para ingresar la información en carga bath a la página del IESS. Tenemos las siguiente opciones:

Avisos de entrada Avisos de ingresos adicionales Avisos de cambios de sueldos Avisos de salida Avisos de días no laborados

Este reporte lo podemos ordenar en forma alfabética, por código, oficina, departamento y cargo.

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Versión 2.0

El momento que damos previo, él único campo que debemos editar es el primero de “Código de sucursal”, el resto se quedan como están.

Una vez que tenemos el reporte en pantalla en formato (TXT) damos la opción guardar como y ponemos una ubicación determinada.

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