Manual de Proceso - supercias.gob.ec 2018... · Recibe el bien y revisa, junto al Administrador de...

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Dirección Nacional de Organización y Métodos

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Tipo de Proceso: AP Habilitante de Apoyo

Macroproceso: AP-01 Gestión Administrativa y Financiera

Proceso: AP-01.1 Soporte Administrativo

Subproceso: AP-01.1.2 Administración de Bienes

Procedimiento: AP-01.1.2.02 Receptar e ingresar bienes al inventario

Dueño del Procedimiento: Especialista en Administración de Bienes 3

Versión: 03 FIRMAS DE RESPONSABILIDAD

Elaborado por:

Nombre Cargo Área Firma

Ing. Marcos Lavayen Técnico en Gestión Dirección Nacional de Organización y

Métodos

Revisado por:

Nombre Cargo Área Firma

Ing. Jaime Miranda Director Nacional Dirección Nacional

Administrativa

Cpa. Tania Bastidas Especialista en

Administración de Bienes 3

Dirección Nacional Administrativa

Ing. Jessica Ramírez Directora Nacional Dirección Nacional de Organización y

Métodos

Aprobado por:

Nombre Cargo Firma

Ab. Suad Manssur V. Superintendenta de Compañías, Valores y

Seguros

RECEPTAR E INGRESAR BIENES AL INVENTARIO

CÓDIGO: AP-01.1.2.02

VERSIÓN: 03

2



CONTROL DE CAMBIOS

Versión Sección y/o

página Descripción de la modificación

Fecha de la

Modificación

02

1-16

Manuales actualizados según el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos 2013

07/01/2014

03

1-26

Manuales actualizados por reforma al Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes e Inventarios del Sector Público

19/04/2018



VERSIÓN: 03

3



ÍNDICE

OBJETO .......................................................................................................................4

ALCANCE ....................................................................................................................4

NORMATIVA ................................................................................................................4

GLOSARIO ...................................................................................................................5

CARACTERIZACIÓN ...................................................................................................7

RESPONSABILIDADES ...............................................................................................9

PROCEDIMIENTO ..................................................................................................... 10

FLUJOGRAMA ........................................................................................................... 16

FORMULARIOS ......................................................................................................... 24



VERSIÓN: 03

4



OBJETO

Describir el procedimiento para la recepción de bienes adquiridos por la Institución y su ingreso en el sistema respectivo.

ALCANCE

El procedimiento inicia con la recepción del bien y culmina con la codificación del mismo. Incluye la verificación de los bienes y la suscripción del acta de entrega - recepción.

NORMATIVA

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas y su Reglamento.

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento.

Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos emitidas por la Contraloría General del Estado publicado en Registro Oficial No.78, del 01 de diciembre de 2009.

Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes e Inventarios del Sector Público. publicado en Registro Oficial suplemento No.150, del 29 de diciembre de 2017.

Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental. publicado en Registro Oficial suplemento No.755, del 16 de mayo de 2016.

Reglamento de Delegación y Ejecución del Gasto y Pago de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Superintendencia de Compañías.

Código de Ética de los servidores de la Superintendencia de Compañías.



VERSIÓN: 03

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GLOSARIO

Acta de Entrega - Recepción.- Participación de dos o más servidores o personas jurídicas en la entrega recepción de bienes. Habrá lugar para los casos de compra, venta, permuta, transferencia y cuando el servidor encargado sea remplazado por otro.

Administrador del Contrato.- Es la persona encargada de velar por el cabal y oportuno cumplimiento de todas las obligaciones derivadas del contrato.

Bienes de Control Administrativo.- Son bienes no consumibles de propiedad de la entidad u organismo, tendrán una vida útil superior a un año y serán utilizados en las actividades de la entidad. La clasificación de los bienes se realizará de acuerdo a la funcionalidad dependiendo de la naturaleza y misión institucional. Estos bienes no serán sujetos a depreciación ni revalorización. La responsabilidad en el uso de estos bienes corresponderá al Usuario Final al cual le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones.

Bienes de Propiedad, Planta y Equipo.- Son aquellos destinados a las actividades de administración, producción, suministro de bienes, servicios y arrendamiento. Dentro de los mencionados se incluirán aquellos bienes de Infraestructura; Patrimonio Histórico Artístico-Cultural; Biológicos; e Intangibles. Los mismos serán reconocidos como tal, siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos:

o Ser destinados para uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos;

o Ser utilizados durante más de un ejercicio fiscal; o Generar beneficios económicos o potencial de servicio público; adicionales a los

que se darían si no se los hubiera adquirido; o Su funcionalidad estará orientada a la naturaleza y misión institucional o Tener un costo de adquisición definido por el órgano rector de las finanzas

públicas para este tipo de bienes.

CUR.- Comprobante Único de Registro.

e-SByE.- Sistema de Bienes y Existencias del Sector Público.



VERSIÓN: 03

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Identificación.- Todos los bienes, a excepción de los inventarios, llevarán impreso un código colocado en una parte visible del bien, permitiendo su fácil identificación y control, de conformidad a la numeración que produzca la herramienta informática administrada por el órgano rector de las finanzas públicas, de forma automática. En los bienes intangibles, terrenos y edificaciones el código será colocado en los títulos de propiedad o en otro documento que acredite la propiedad del bien. La identificación de los bienes e inventarios, incluirá la peligrosidad, caducidad y/o requerimiento de manejo especial en su uso.

Inventario.- Control de bienes que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en almacén, por medio de un registro detallado donde constan tanto los importes en unidades monetarias como las cantidades físicas.

Materiales o Suministros- Son activos identificados como materiales o suministros consumibles durante el proceso de producción, en la prestación de servicios o conservados para la venta o distribución, en el curso ordinario de las operaciones. Para ser considerados inventarios deberán tener las siguientes características: o Ser consumibles, es decir, poseer una vida corta menor a un año o Ser utilizados para el consumo en la producción de bienes, prestación de

servicios y ser susceptibles de ser almacenados.

Proveedor o Contratista.- Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el Registro Único de Proveedores (RUP), de conformidad con la LOSNCP, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría, requeridos por las Entidades Contratantes.

Sistema de Bienes de Consumo Interno.- Es el Sistema que controla los bienes de consumo interno (existencias, materiales de oficina, etc).

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CARACTERIZACIÓN

TIPO DE PROCESO: Habilitante de Apoyo FECHA: 19/04/2018 MACROPROCESO: Gestión Administrativa y Financiera VERSIÓN: 03

PROCESO: Soporte Administrativo ELABORADO POR: Ing. Marcos Lavayen

SUBPROCESO: Administración de Bienes APROBADO POR: Ing. Jessica Ramírez PROCEDIMIENTO: Receptar e ingresar bienes al inventario

CONTROLES

INDICADORES:

- Ingreso de bienes: Número de bienes

registrados en el sistema / Número de bienes recibidos

ENTRADAS

- Bien adquirido por la Institución

- Suministro adquirido por la Institución

RECEPTAR E

INGRESAR BIENES AL

INVENTARIO

SALIDAS

- Nota de Ingreso - Acta Entrega –

Recepción eSByE

PROVEEDORES

- Proveedores

del bien

CLIENTES

- Especialista en Administración

de Bienes 3 o

quien haga sus veces

- Especialista

Financiero 3

TECNOLÓGICOS: - Sistema de Bienes de Consumo Interno

- eSByE

HUMANOS: - Administrador del Contrato

- Especialista en Administración de Bienes 3 - Especialista en Administración de Bienes 1-2

- Especialista en Adquisiciones 1-2

- Especialista Financiero 3

- Contratista

RECURSOS

NORMATIVA: Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas y su Reglamento.

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento.

Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos emitidas por la Contraloría General del Estado.

Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes e Inventarios del Sector Público.

Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental.

Reglamento de Delegación y Ejecución del Gasto y Pago de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Superintendencia de Compañías.

Código de Ética de los servidores de la Superintendencia de Compañías.



VERSIÓN: 03

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RESPONSABILIDADES

ADMINISTRADOR DE CONTRATO

Coordinar recepción del bien.

Recibir el bien, revisar su estado y verificar características técnicas y cantidades.

Suscribir Acta Entrega – Recepción1.

ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 3 O QUIEN HAGA SUS VECES

Registrar suministros en el Sistema de Bienes de Consumo Interno.

Registrar bienes de propiedad, planta y equipo y de control administrativo en el sistema e-SByE.

Ingresar el bien o suministro a bodega.

Suscribir el Acta de Entrega – Recepción de bienes2.

ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 1 – 2 O QUIEN HAGA SUS VECES

Generar el Acta de Entrega – Recepción y Nota de Ingreso3.

Subir Acta firmada por el Contratista al sistema e-SByE. .

Archivar Acta firmada por el Contratista.

ESPECIALISTA EN ADQUISICIONES 1-2 O QUIEN HAGA SUS VECES

Notificar al proveedor adjudicado.

ESPECIALISTA FINANCIERO 3 O QUIEN HAGA SUS VECES

Aprobar Acta de Entrega – Recepción.

Registrar IVA.

Archivar documentación.

CONTRATISTA

Firmar Acta de Entrega – Recepción.

1 Se refiera al Acta de Entrega-Recepción establecida por la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación

Pública. 2 Acta de Entrega-Recepción para modalidad sin contrato.

3 Acta de Entrega-Recepción generada por el sistema e-SByE.



VERSIÓN: 03

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PROCEDIMIENTO

PARA EL CASO DE BIENES DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Y CONTROL ADMINISTRATIVO ADQUIRIDOS BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATO:

ADMINISTRADOR DEL CONTRATO

1. Coordina con el Contratista y el Especialista en Administración de Bienes 3 o quien haga sus veces, la recepción del bien y suscribe el Acta de Entrega – Recepción4

.


2. Recibe el bien y revisa, junto al Administrador de Contrato y el Contratista, que su estado, cantidad y características técnicas estén de acuerdo al objeto del contrato y la documentación soporte: 2.1. En caso de bien no conforme a especificaciones del contrato: No recepta

el bien y se comunica inmediatamente a la máxima autoridad o su delegado. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

2.2. En caso de bien conforme a especificaciones del contrato: Recibe impreso CUR Compromiso y documentación soporte del Especialista Financiero 3.

3. Remite CUR de Compromiso y documentación soporte al Especialista en Administración de Bienes 1-2 o quien haga sus veces.

ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES 1-2 O QUIEN HAGA SUS VECES

4. Registra los bienes de propiedad, planta y equipo y de control administrativo en el sistema e-SByE.

5. Remite mediante el sistema e-SByE el Acta de Entrega - Recepción en estado Registrado al Especialista Financiero 3 o quien haga sus veces.


6. Registra IVA del Acta de Entrega – Recepción en el sistema e-SByE. 7. Remite mediante el sistema e-SByE el Acta de Entrega – Recepción al

Especialista en Administración de Bienes 1-2 o quien haga sus veces.


Pública.



VERSIÓN: 03

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8. Descarga Acta de Entrega – Recepción desde el sistema e-SByE, y solicita la firma al Contratista5.

CONTRATISTA

9. Firma Acta de Entrega – Recepción.


10. Carga el Acta firmada por el Contratista al sistema e-SByE, quedando en estado Legalizado.

11. Archiva Acta firmada por el Contratista.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

5 El Contratista deberá ser notificado con anticipación para que se acerque a la firma del Acta Entrega Recepción.



VERSIÓN: 03

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PARA EL CASO DE MATERIALES O SUMINISTROS ADQUIRIDOS BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATO

ADMINISTRADOR DEL CONTRATO

12. Coordina con el Contratista y el Especialista en Administración de Bienes 3 o quien haga sus veces, la recepción del suministro y suscribe el Acta de Entrega - Recepción6.


13. Recibe el suministro y revisa, junto al Administrador de Contrato y Contratista, que su estado, cantidad y características técnicas estén de acuerdo al objeto del contrato y la documentación soporte: 13.1. En caso de suministro no conforme a características técnicas y

cantidades: No recepta el suministro y se comunica inmediatamente a la máxima autoridad o su delegado. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

13.2. En caso de suministro conforme a características técnicas y cantidades: Recibe impreso CUR Devengado y documentación soporte del Especialista Financiero 3.

14. Remite CUR Devengado y documentación soporte al Especialista en Administración de Bienes 1-2 o quien haga sus veces.


15. Registra el suministro en el Sistema de bienes de Consumo Interno. 16. Genera e imprime la Nota de Ingreso del Sistema de Bienes de Consumo Interno 17. Remite junto a documentación soporte al Especialista Financiero 3 o quien haga

sus veces.


18. Archiva la documentación.



Pública.



VERSIÓN: 03

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PARA EL CASO DE BIENES DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Y DE CONTROL ADMINISTRATIVO ADQUIRIDOS SIN LA MODALIDAD DE CONTRATO:


19. Notifica la nota de pedido vía e-mail al proveedor adjudicado y al Especialista en Administración de bienes 3.


20. Recibe y revisa el estado del bien y verifica que las características técnicas y cantidades sean las requeridas: 20.1. En caso bien no conforme a características técnicas y cantidades: No

recepta el bien y se comunica inmediatamente a la máxima autoridad o su delegado. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

20.2. En caso bien conforme a características técnicas y cantidades: Suscribe el Acta de Entrega – Recepción7.

21. Ingresa el bien a bodega. 22. Recibe impreso CUR Compromiso y documentación soporte del Especialista

Financiero 3. 23. Remite CUR Compromiso y documentación soporte al Especialista en

Administración de Bienes 1-2 o quien haga sus veces.


24. Registra los bienes de propiedad, planta y equipos y de control administrativo en el sistema e-SByE.

25. Genera y envía mediante el sistema e-SByE el Acta de Entrega - Recepción en estado Registrado al Especialista Financiero 3 o quien haga sus veces.


26. Registra IVA del Acta de Entrega – Recepción en el sistema e-SByE. 27. Remite mediante el sistema e-SByE el Acta de Entrega – Recepción al

Especialista en Administración de Bienes 1-2 o quien haga sus veces.


28. Descarga Acta de Entrega – Recepción desde el sistema e-SByE y solicita firma al Proveedor.

7 Acta de Entrega-Recepción para modalidad sin contrato.



VERSIÓN: 03

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PROVEEDOR

29. Firma Acta de Entrega – Recepción.


30. Carga el Acta firmada por el Proveedor al sistema e-SByE, quedando en estado Legalizado.

31. Archiva Acta firmada por el Proveedor.




VERSIÓN: 03

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PARA EL CASO DE MATERIALES O SUMINISTROS ADQUIRIDOS SIN LA MODALIDAD DE CONTRATO:


32. Notifica la nota de pedido vía e-mail al proveedor adjudicado.


33. Recibe y revisa el estado del suministro, con un delegado del área requirente, y verifica que las características técnicas y cantidades sean las requeridas: 33.1. En caso suministro no conforme a características técnicas y

cantidades: No recepta el suministro y se comunica inmediatamente a la máxima autoridad o su delegado. Fin del procedimiento.

33.2. En caso suministro conforme a características técnicas y cantidades: Suscribe el Acta de Entrega-Recepción de bienes8.

34. Ingresa el suministro a bodega. 35. Recibe impreso CUR devengado y documentación soporte del Especialista

Financiero 3. 36. Remite CUR devengado y documentación soporte al Especialista en

Administración de Bienes 1-2 o quien haga sus veces.


37. Registra el suministro en el Sistema de Bienes de Consumo Interno. 38. Genera e imprime la Nota de Ingreso del Sistema de Bienes de Consumo Interno

y remite junto a documentación soporte al Especialista Financiero 3 o quien haga sus veces.


39. Archiva la documentación.


8 Acta de Entrega-Recepción para modalidad sin contrato.

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FLUJOGRAMA

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FORMULARIOS

ACTA ENTREGA – RECEPCIÓN

NOTA DE INGRESO

ACTA ENTREGA RECEPCIÓN DE eSByE

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