Manual de Procedimientos - San Martín...
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Manual de Procedimientos de la Dirección de Agenda y Logística
Registro: HASMT1418/MP/OP/010/151215.
Fecha de elaboración: Diciembre 2015
Número de Revisión: 00
2
Manual de Procedimientos
de la Dirección de Agenda y Logística
Autorizaciones
C.P. María de Jesús Quintero Padilla
Contralora Municipal
Mtra. Isabel Cristina Valencia Mora
Sub Contraloría de Planeación, Evaluación y Control
C. María Luisa Ivonne Romero Castillo
Directora de Agenda y Logística
Aprobado el quince de diciembre de dos mil quince, con fundamento en los artículos 169 fracciones VII y IX de la Ley
Orgánica Municipal. Número de Registro: HASMT1418/MP/OP/010/151215.
Manual de Procedimientos de la Dirección de Agenda y Logística
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Índice
Dirección de Agenda y Logística
Página
I Introducción 4
II Objetivo 5
III Presentación de los procedimientos 6
IV NOMBRE, DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Y DIAGRAMA DE FLUJO
1 Planeación, gestión y ejecución de eventos masivos a los que asiste el Presidente Municipal.
7
2 Vinculación con Regidores y Síndico Municipal. 12
3 Vinculación del Presidente Municipal con Presidentes de los Organismos de manera directa.
15
4 Enlace de instituciones Educativas que solicitan sus Prácticas y Servicio social 18
5 Elaborar la logística de las mesas de trabajo. 21
6 Elaborar la agenda del Presidente Municipal en coordinación con el Secretario Particular.
24
7 Elaboración de felicitaciones de cumpleaños para funcionarios del Ayuntamiento Municipal.
27
V Formatos 30
VI Glosario 38
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I. INTRODUCCIÓN
El manual de procedimiento tiene por objeto integrar de forma ordenada los procedimientos administrativos mediante a una metodología determinada en sus propios lineamientos y políticas y poder conocer la operación integral de cada departamento. El manual de Procedimientos está elaborado para dar a conocer la descripción de las actividades que deben de seguirse en la realización de las funciones de esta Dirección, incluye además los pasos a seguir para llegar a elaborar determinada actividad, según respectan el Plan Municipal de Desarrollo. Así mismo y con el propósito de fomentar el apoyo a la ciudadanía mediante la presentación de servicios que garanticen de manera eficiente, eficaz y transparente determinada actividad.
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II. OBJETIVO Es dar seguimiento al cumplimiento de la agenda y la programación de los eventos y trabajos a realizar para la asistencia del Presidente Municipal, así para evitar su alteración arbitraria; simplificando la responsabilidad por fallas o errores; de las áreas solicitantes de dicha presencia. Así como tener relación directa con los funcionarios, que ellos nos brinden toda la información necesaria para la elaboración y logística de un buen evento con la única finalidad a dar una buena imagen a la ciudadanía.
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III. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS.
1. Planeación, gestión y ejecución de eventos masivos a los que asiste el Presidente Municipal.
2. Vinculación con Regidores y Síndico Municipal.
3. Vinculación del Presidente Municipal con Presidentes de los Organismos de manera directa.
4. Enlace de instituciones Educativas que solicitan sus Prácticas y Servicio social.
5. Elaborar la logística de las mesas de trabajo.
6. Elaborar la agenda del Presidente Municipal en coordinación con el Asistente Personal.
7. Elaboración de felicitaciones de cumpleaños para funcionarios del Ayuntamiento Municipal.
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IV.- NOMBRE, DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Y DIAGRAMA DE FLUJO
Nombre del Procedimiento: Planeación, gestión y ejecución de eventos masivos a los que asiste el Presidente Municipal.
Objetivo: Propones al Presidente actividades conjuntas en relación a la planeación y ejecución de eventos masivos donde se difundan metas, logros y acciones emprendidas en beneficio de municipio y de sus comunidades.
Fundamento Legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Ley Orgánica Municipal.
Políticas de Operación: 1. Es responsabilidad de la Dirección de Agenda y Logística proponer al Presidente proyectos para la ejecución de eventos masivos para su revisión y aprobación.
2. El Presidente determinará mediante observaciones verbales o escritas el enriquecimiento del proyecto presentado a la Dirección de Agenda y Logística a fin de facilitar la ejecución.
3. Se incluirán las requisiciones para la operación (muebles, inmuebles, etc.) a través del auxiliar quien creará un vínculo con las distintas Regidurías, Direcciones o secretaria para la realización de su evento.
4. El auxiliar de encargará de hacer llegar las notificaciones que emanen de la Dirección de Agenda y Logística fin de dar seguimiento al Cumplimiento a los proyectos de eventos.
5. Se atenderán las peticiones para la realización de eventos únicamente cuando sean recibidas con un formato para propuesta de evento y con la debida requisición (para cotejar lo solicitado).
6. La autorización y liberación del presupuesto para la cobertura de las necesidades de infraestructura para la realización de un evento depende de que sea autorizado por parte Adquisiciones, Tesorería y por parte del Presidente Municipal.
Tiempo Promedio de Gestión:
De 1 a 8 días Hábiles.
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Descripción del Procedimiento: Planeación, gestión y ejecución de eventos masivos a los que asiste el Presidente Municipal.
Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos
Parte interesada 1 Realiza formato de petición para la realización de evento y requisición correspondiente
Formato VI-1
2
Auxiliar Operativo de Logística Institucional
2 Recibe el Formato de petición para la realización de evento y requisición correspondiente
Formato VI-1
1
Auxiliar Operativo de Logística Institucional
3 Visitará el lugar para recabar información necesaria para la realización del evento, se toman fotos, y recopilación de información
Fotografía 1
Parte interesada 4 Colabora junto con el jefe o auxiliar de Vinculación para obtener los datos necesarios para la realización de su evento. Recopilará la información necesaria para la realización de una ficha informativa.
Ficha informativa
1
Auxiliar Operativo de Logística Institucional
5 Con el Formato VI-1 de petición y la requisición se le lleva a Direcciones de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios con el fin de que lo evalúen para saber el costo del evento.
Formato VI-1
Requisición
1
Tesorería 6 Con el formato VI-1 y requisición evaluadas se llevan a tesorería para que determinen si hay presupuesto para la realización del evento, en caso de no haber presupuesto se cancela todo.
Formato VI-1
Requisición
1
Presidente Municipal
7 Con el formato y la requisición aprobada se le lleva a el Secretario Particular del Presidente para que le haga llegar el formato y la requisición y posteriormente la autorice firmando y se realice dicha propuesta de evento, en caso de no autorizar se cancela en evento y finaliza.
Formato VI-1
Requisición
1
Auxiliar Operativo de Logística Institucional
8 Saca copias para el archivo administrativo de la Dirección de Agenda y Logística.
Expediente 2
Auxiliar Operativo de Logística Institucional
9 Regresa a la parte responsable del evento la copia de la autorización y su requisición para que se lleve a cabo el evento solicitado
Formato VI-1
Requisición
1
Auxiliar Operativo de Logística Institucional
10 Se encarga de ir a la Dirección de Servicios Públicos, Dirección de Comunicación, Estrategia y Promoción Institucional y todos los departamentos involucrados para verificar que se haya pedido lo solicitado en el formato.
Director de Agenda 11 Se encargan de realizar las fichas informativas así Ficha 2
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y Logística como una pequeña nota para el Presidente Municipal, todo esto para que tenga conocimiento del evento al cual asiste (invitados especiales, autoridades, costos, personas beneficiadas, etc.)
Informativa y Nota
Director de Agenda y Logística
12 Se encargan de llegar a los eventos junto con el Auxiliar Operativo de Logística Institucional, donde se solicitó la presencia del presidente un poco antes para verificar y supervisar que todo el evento se lleve con éxito, se verifican todos los detalles: fichas informativas, discursos, invitados, audio, lonas, etc.
Parte interesada 13 Verifica que todo lo solicitado mediante requisición este en tiempo y hora.
Auxiliar Operativo de Logística Institucional
14 Verifica que todo lo solicitado esté en orden y en su lugar (Lona, atril, templete, lona informativa, etc.)
Auxiliar Operativo de Logística Institucional
15 Se personalizan las sillas que se colocan en el templete con los nombres respectivos de las autoridades.
Parte interesada 16 Colabora junto con el Auxiliar Operativo de Logística Institucional para la realización de su evento.
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Diagrama de flujo: Planeación, gestión y ejecución de eventos masivos a los que asiste el Presidente Municipal.
Parte interesada Auxiliar Operativo de Logística Institucional Tesorería
Inicio
Petición para realización de evento.
Fin
Visitará el lugar para recabar información
Colabora junto con el jefe o auxiliar de Vinculación para obtener los datos
1
Recibe
2
4
5
3
Se le lleva a Direcciones de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios para saber el costo del evento
Autoriza
6
No
Si
11
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Diagrama de flujo: Planeación, gestión y ejecución de eventos masivos a los que asiste el Presidente Municipal.
Auxiliar Operativo de Logística Institucional
Presidente Municipal Director de Agenda y Logística
Parte interesada
Ir a los departamentos involucrados para verificar lo solicitado
Fin
Verifica y supervisa
Personaliza sillas
No
10
Firma
7
Fin
12
13
Fotocopia
Regresa a la parte responsable
Ficha informativa
11
14
10
8
9
Si
Verifica
Verifica orden
y lugar
15 16
Colabora en logística
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Nombre del Procedimiento:
Vinculación con Regidores y Síndico Municipal
Objetivo: Que la información fluya de manera directa del Presidente Municipal con Regidores y Sindico Municipal.
Fundamento Legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Ley Orgánica Municipal.
Políticas de Operación: 1.- El Presidente determina la forma de mantener comunicación directa e inmediata con los regidores y Síndico Municipal de manera telefónica.
2.- El realizar un directorio telefónico de cada uno de los Regidores y Síndico Municipal es responsabilidad de la Dirección de Agenda y Logística.
3.- Se elaborará un grupo de Whatsapp en donde la Dirección de Agenda y Logística es la responsable de ser el administrador del grupo, en coordinación con el Presidente Municipal para que puedan interactuar con los diferentes regidores y la Sindico Municipal.
4.- La Dirección de Agenda y logística es la responsable de monitorear las conversaciones y estar pendiente de las actividades del Alcalde, imponiendo las reglas dentro del grupo de Whatsapp, como son el no usar palabras altisonantes, no usar apodos, respetar los puntos de vista y opiniones de los demás participantes.
4.- La Dirección de Agenda y logística es la responsable de respaldar todos los mensajes en un correo electrónico.
Tiempo Promedio de Gestión:
En línea, al momento.
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Descripción del Procedimiento: Vinculación con Regidores y Síndico Municipal
Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos
Presidente Municipal
1 De manera verbal el Presidente Solicita tener comunicación directa con Regidores del Ayuntamiento y Sindico Municipal
Dirección de Agenda y Logística
2 Crea un directorio Telefónico de números de celular de todos los Regidores y la Sindico Municipal para la creación de un grupo de Whatsapp y así mantener comunicación directa.
Directorio 1
Dirección de Agenda y Logística
3 Área responsable de ser el administrador de ese grupo para monitorear las conversaciones.
Presidente Municipal
4 Interactúa con los regidores para informarles todo lo referente al buen funcionamiento de las actividades del H. Ayuntamiento.
Regidores y Sindicatura Municipal
5 Responderán a los mensajes del Presidente Municipal de manera clara y con respeto.
Dirección de Agenda y Logística
6 Como administrador será la encargada dar de alta o dar de baja a los participantes del Whatsapp por instrucciones del Presidente Municipal. Así como respaldar toda la información en un archivo, en el correo electrónico que tenga asignado la Dirección de Agenda y Logística.
Archivo 1
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Diagrama de flujo: Vinculación con Regidores y Síndico Municipal
Presidente Municipal Dirección de Agenda y Logística
Regidores y Sindicatura Municipal
Inicio
Solicita
Fin
Crea
Responsable de Administrar grupo
1
2
3
4
5
Interactúa
Responderán
Responsable de Administrar grupo
6
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Nombre del Procedimiento:
Vinculación del Presidente Municipal con Presidentes de los Organismos de manera directa
Objetivo: Que la información fluya de manera directa del Presidente Municipal con Presidentes de los diferentes Organismos
Fundamento Legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Ley Orgánica Municipal
Políticas de Operación: 1.- El Presidente determina la forma de mantener comunicación directa con los Presidentes de los Organismos de forma telefónica
2.- La Dirección de Agenda y Logística creará un directorio telefónico de celulares
3.- Creará un grupo de watts en donde agenda y logística es la responsable de ser el administrador del grupo para que el presidente Municipal pueda interactuar con los diferentes Presidentes de los Organismos.
4.- La Dirección de Agenda y logística es la responsable de monitorear las conversaciones y estar pendiente de las actividades del Alcalde, teniendo reglas dentro de ese grupo de watsapp, como son: no usar palabras altisonantes, no usar apodos, respetar los puntos de vista y opiniones de los demás participantes.
Tiempo Promedio de Gestión:
En línea.
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Descripción del Procedimiento: Vinculación del Presidente Municipal con Presidentes de los Organismos de manera directa
Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos
Presidente Municipal
1 De manera verbal el Presidente Solicita tener comunicación directa con Presidentes de los organismos
Dirección de Agenda y Logística
2 Recabará la información de nombre y número de celular para elaborar un directorio Telefónico de los Presidentes de Organismos y así crear un grupo de watsapp para mantener información directa
Directorio 1
Dirección de Agenda y Logística
3 Creará un grupo de watsapp, cómo área responsable deberá ser el administrador de ese grupo, y así poder monitorear las conversaciones.
Presidente Municipal
4 Interactuará con los Presidentes de Los organismos y así poder informarles todo lo referente al buen funcionamiento de las actividades del H. Ayuntamiento, recibir propuestas para beneficio de la ciudadanía en general.
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Diagrama de flujo: Vinculación del Presidente Municipal con Presidentes de los organismos de manera directa
Presidente Municipal Dirección de Agenda y Logística
Inicio
Solicita
Fin
Recabará información
Creará un grupo de watsapp
1
Interactuará
2
3
4
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Nombre del Procedimiento:
Enlace de Instituciones Educativas que solicitan sus Prácticas y Servicio social
Objetivo: Que los alumnos de las diferentes instituciones educativas tengan la oportunidad de llevar a la práctica sus conocimientos en una Institución Gubernamental.
Fundamento Legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Ley Orgánica Municipal.
Políticas de Operación: 1.- La dirección de Agenda y Logística, buscará en el Municipio a las Instituciones Educativas que requieran que su alumnado realice prácticas profesionales, así como Servicio Social.
2.- Deberá realizar un plan de recorrido por el Municipio de San Martin Texmelucan y promover las Prácticas y Servicio Social.
3.- Deberá realizar un convenio, el cual firmará el Presidente Municipal para su aprobación.
4.- La dirección de Agenda y Logística, canalizará a la Jefatura de Recursos Humanos los convenios realizados para que promueva, canalice y de seguimiento a los alumnos interesados.
Tiempo Promedio de Gestión:
24 hrs.
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Descripción del Procedimiento: Enlace de Instituciones Educativas que solicitan sus Prácticas y Servicio social
Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos
Dirección de Agenda y Logística
1 Deberá realizar un plan de recorrido por el Municipio de San Martin Texmelucan y promover las Prácticas y Servicio Social, para los alumnos de las diferentes Instituciones Educativas.
Plan 1
Dirección de Agenda y Logística
2 Buscará en el Municipio a las Instituciones Educativas que requieran que su alumnado realice prácticas profesionales, así como Servicio Social, visitando cada una conforme a su plan de trabajo.
Dirección de Agenda y Logística
3 Realizará convenio con la Institución interesada.
Convenio 2
Institución Educativa
4 Aceptará convenio con el Ayuntamiento de San Martin Texmelucan.
Convenio 2
Presidente Municipal
5 Aprobará y firmará el convenio realizado con la Institución Educativa.
Convenio 2
Dirección de Agenda y Logística
6 Proporcionará a la Jefatura de Recursos Humanos copia de los convenios realizados para que informe a los alumnos interesados, si la Institución donde pertenece tiene convenio y así sea aceptado en el Ayuntamiento en los departamentos que lo requieran.
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Diagrama de flujo: Enlace de Instituciones Educativas que solicitan sus Prácticas y Servicio social
Institución Educativa Dirección de Agenda y
Logística Presidente Municipal
Inicio
Plan de recorrido
Fin
Aprobará y firmara
Llevará un control y dará
un informe.
1
Realizará convenio.
Proporcionará copia a Recursos Humanos.
2
3
4
5
Buscará en el Municipio a las Instituciones Educativas.
6
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Nombre del Procedimiento:
Elaborar la logística de las mesas de trabajo
Objetivo: Llegar a acuerdos con diferentes actores políticos como son Regidores, Funcionarios Municipales, Estatales y federales, presidentes de organismos, empresarios y ciudadanía en general.
Fundamento Legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Ley Orgánica Municipal
Políticas de Operación: 1.- El Secretario Particular del Presidente Municipal, concretara la cita o mesa de trabajo.
2.- La Dirección de Agenda y Logística buscará el lugar en el cual se va a llevar la mesa de trabajo, sea en lugar público o privado.
3.- La Dirección de Agenda y Logística, será la responsable de confirmar y recibir el día del evento a las personalidades con las cuales se tendrá la mesa de trabajo.
4.- En caso de requerir facturación, la Dirección de Agenda y Logística será la responsable de gestionar.
Tiempo Promedio de Gestión:
1 día.
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Descripción del Procedimiento: Elaborar la logística de las mesas de trabajo
Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos
Regidores, Funcionarios Municipales, Estatales y federales, presidentes de organismos, empresarios y ciudadanía en general
1 Solicitan una mesa de trabajo con el Presidente Municipal.
Oficio 2
El Secretario Particular del Presidente Municipal
2 Agenda mesa de trabajo e informa a la Dirección de Agenda y Logística del tema, participantes, lugar y duración aproximada.
Dirección de Agenda y Logística
3 Deberá acondicionar el lugar, proporcionara el material de trabajo, en caso de ser prolongado el tiempo, los bocadillos o alimentos necesarios para todos los que en ella participan, así como el cofe break.
Dirección de Agenda y Logística
4 Al término de la mesa de trabajo, deberá retirar todo el material ocupado y dejar el lugar en el estado como se encontró.
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Fecha de elaboración: Diciembre 2015
Número de Revisión: 00
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Diagrama de flujo: Elaborar la logística de las mesas de trabajo
El Secretario Particular del Presidente Municipal
Dirección de Agenda y Logística
Regidores, Funcionarios Municipales, Estatales y federales, presidentes de
organismos, empresarios y ciudadanía en general
Inicio
Solicitan una mesa de trabajo con el Presidente Municipal
Fin
Agenda mesa de trabajo e informa
Acondicionara el lugar, proporcionara el material de trabajo, en caso de ser prolongado el tiempo, los bocadillos o alimentos necesarios para todos los que en ella participan, así como el cofe break
4
3
2
1
Deberá retirar todo el material ocupado y dejar el lugar en el estado como se encontró.
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Nombre del Procedimiento:
Elaborar la agenda del Presidente Municipal en coordinación con el Secretario Particular
Objetivo: Dar seguimiento a todos los eventos Institucionales en logística y realización.
Fundamento Legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Ley Orgánica Municipal
Políticas de Operación: 1.- Para la realización de cualquier evento se tiene que agendar con el secretario particular del Presidente Municipal, así mismo, con la autorización del Presidente Municipal.
2.- La Dirección de Agenda y Logística es la que se encarga de dar fecha a todos los solicitantes de algún evento o reunión, posterior a la coordinación con el Secretario Particular que es el encargado de registrar la fecha.
3.- Ésta Dirección dará el seguimiento a los eventos institucionales y a los que realiza el ayuntamiento conforme a los tiempos de agenda del Presidente Municipal.
Tiempo Promedio de Gestión:
24 hrs.
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Descripción del Procedimiento: Elaborar la agenda del Presidente Municipal en coordinación con el Secretario Particular
Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos
Parte Interesada 1 De manera verbal nos comentan que quieren realizar un evento haciendo la propuesta de la fecha para checar agenda.
Dirección de Agenda y Logística
2 Sugiere la fecha para agendar con el secretario particular del presidente para que autorice la fecha
Secretaría Particular
3 Revisará la agenda del Presidente Municipal
Secretaría Particular
4 En caso de estar libre el día y la hora se propondrá al Presidente Municipal para su autorización
Presidente Municipal
5 En caso de ser de interés para el Ayuntamiento se autoriza. De lo contrario se dará lo motivos por los que se rechaza.
Secretaría Particular
6 Agenda la fecha del evento. Agenda 1
Parte interesada 7 Recibe los motivos por los que se rechaza.
Dirección de Agenda y Logística
8 Recibe la autorización de la Secretaría Particular y agenda con los interesados la aprobación de su evento o reunión, etc.
Parte interesada 9 Empieza a realizar el trámite pertinente para llevar a cabo su evento, reunión, etc.
Dirección de Agenda y Logística
10 Recibe la documentación necesaria para la realización del evento.
Expediente 1
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Diagrama de flujo: Elaborar la agenda del Presidente Municipal en coordinación con el Secretario Particular
Parte Interesada Dirección de Agenda y Logística
Secretaría Particular Presidente Municipal
Inicio
Quiere realizar evento.
Fin
Sugiere la fecha Revisará la agenda
1
En caso de estar
libre propondrá
2 3
6
7
8
9
5
4
Agenda
Recibe motivos
Recibe autorización
Realiza el trámite
Recibe documentos
10
No
Si
Fin
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Nombre del Procedimiento:
Elaboración de felicitaciones de cumpleaños para funcionarios del Ayuntamiento Municipal
Objetivo: Reconocer la personal que labora en el Ayuntamiento de manera particular en el día de su cumpleaños.
Fundamento Legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Ley Orgánica Municipal.
Políticas de Operación: 1.- Las felicitaciones de cumpleaños de todos los empleados H. Ayuntamiento se entregarán de manera personal, sin distinción alguna.
2.- Toda felicitación deberá ser elaborada de la misma manera y material.
Tiempo Promedio de Gestión:
1 hora.
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Descripción del Procedimiento: Elaboración de felicitaciones de cumpleaños para funcionarios del Ayuntamiento Municipal.
Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos
Presidente Municipal
1 Solicita la felicitación de los empleados mes con mes.
Dirección de Agenda y Logística
2 Elabora un formato, que contendrá los siguientes encabezados: el nombre, la fecha de nacimiento y teléfono.
Formato 1
Dirección de Agenda y Logística
3 Entregará a todas las áreas que conforman el H. Ayuntamiento, el formato, el cual deberá ser llenado con los datos del personal que labora en cada área. Y así obtener un listado para realizar las felicitaciones correspondientes de cada mes.
Listado 1
Dirección de Agenda y Logística
4 Elaborará y capturará los listados recopilados en una base de datos digital, para saber secuencialmente en el año los cumpleaños.
Base 1
Dirección de Agenda y Logística
5 Elaborará las felicitaciones personalizadas de todos y cada uno de los que cumplen años en el mes próximo.
Tarjeta 1
Dirección de Agenda y Logística
6 Ya elaboradas las felicitaciones las lleva al Staff de Presidencia para que el Presidente Municipal las firme.
Tarjeta 1
Presidente Municipal
7 Firmará todas las felicitaciones. Tarjeta 1
Dirección de Agenda Y logística
8 Ya firmadas se entregan día con día a los funcionarios que cumplen año en ese día del mes.
Tarjeta 1
Funcionario 9 Recibirá la felicitación de parte del Presidente Municipal.
Tarjeta 1
Presidente Municipal
10 Ya entregada la felicitación el Presidente Municipal, realizará una llamada o envía un mensaje al festejado del día.
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Diagrama de flujo: Elaboración de felicitaciones de cumpleaños para funcionarios del Ayuntamiento Municipal.
Presidente Municipal Dirección de Agenda y Logística
Funcionario
Inicio
Solicita
Fin
Elabora formato
Realizará llamado o envía mensaje.
1
Entrega formato
Elabora y captura los
listados en base digital
Elaborará felicitaciones personalizadas.
Ya elaboradas las lleva
al Staff de Presidencia
Firmará
Entregará a funcionarios Recibirá la felicitación
4
3
2
10
7
6
5
9 8
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Fecha de elaboración: Diciembre 2015
Número de Revisión: 00
30
V.- FORMATOS
Formato para propuesta de evento
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Registro: HASMT1418/MP/OP/010/151215.
Fecha de elaboración: Diciembre 2015
Número de Revisión: 00
31
Formato para propuesta de evento
Manual de Procedimientos de la Dirección de Agenda y Logística
Registro: HASMT1418/MP/OP/010/151215.
Fecha de elaboración: Diciembre 2015
Número de Revisión: 00
32
Formato para realizacion de evento
Manual de Procedimientos de la Dirección de Agenda y Logística
Registro: HASMT1418/MP/OP/010/151215.
Fecha de elaboración: Diciembre 2015
Número de Revisión: 00
33
Manual de Procedimientos de la Dirección de Agenda y Logística
Registro: HASMT1418/MP/OP/010/151215.
Fecha de elaboración: Diciembre 2015
Número de Revisión: 00
34
Manual de Procedimientos de la Dirección de Agenda y Logística
Registro: HASMT1418/MP/OP/010/151215.
Fecha de elaboración: Diciembre 2015
Número de Revisión: 00
35
Manual de Procedimientos de la Dirección de Agenda y Logística
Registro: HASMT1418/MP/OP/010/151215.
Fecha de elaboración: Diciembre 2015
Número de Revisión: 00
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Formato de chek list de evento
Manual de Procedimientos de la Dirección de Agenda y Logística
Registro: HASMT1418/MP/OP/010/151215.
Fecha de elaboración: Diciembre 2015
Número de Revisión: 00
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Formato de responsiva para préstamo de audio
Manual de Procedimientos de la Dirección de Agenda y Logística
Registro: HASMT1418/MP/OP/010/151215.
Fecha de elaboración: Diciembre 2015
Número de Revisión: 00
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VI.- GLOSARIO
Agenda: Conjunto de prioridades que el H. Ayuntamiento planea a manera de proyectos y que se busca materializar a lo largo de la administración, también conocida como conjunto de actividades por realizar con el objetivo de brindar una estabilidad a la ciudadanía. Evento: Un evento es un suceso de importancia que se encuentra programado. Logística: Para Ferrel, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos, la logística es "una función operativa importante que comprende todas las actividades necesarias para la obtención y administración de materias primas y componentes, así como el manejo de los productos terminados, su empaque y su distribución a los clientes Organizar: Se conoce como organización a la forma como se dispone un sistema para lograr los resultados deseados.