Manual de Procedimientos Cr4381 2013 Mod04102013

PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIÓN, GOBERNABILIDAD Y FORTALECIMIENTO

INSTITUCIONAL CR – 4381 HO

República de Honduras

Secretaría de

TABLA DE CONTENIDO

Introducción_______________________________________________________________________________________________1

Descripción General del Proyecto________________________________________________________________________2

Objetivo Principal_____________________________________________________________________________________________________2

Objetivos de Desarrollo_______________________________________________________________________________________________2

Estructura del proyecto_______________________________________________________________________________________________2

Estructura Interna del Proyecto__________________________________________________________________________4

Misión y Visión de Secretaría de Educación_____________________________________________________________5

Mision_________________________________________________________________________________________________________________5

Vision__________________________________________________________________________________________________________________5

Estrategia Institucional_______________________________________________________________________________________________5

Estructura Organizativa de la Secretaría de Educación______________________________________________________________6

Objetivos del Manual de Procesos y Procedimientos___________________________________________________7

Glosario y Acrónimos_____________________________________________________________________________________8

Política o Principios______________________________________________________________________________________11

Convenio de Credito_________________________________________________________________________________________________11

Documentos Oficiales del Proyecto_________________________________________________________________________________11

Disponibilidad Presupuestaria______________________________________________________________________________________11

Sistema de información administrativo-financiero_________________________________________________________________11

Plan Anual de Contrataciones_______________________________________________________________________________________12

Normativa Banco Mundial__________________________________________________________________________________________12

PROCESOS – UNIDAD MONITOREO Y EVALUACIÓN___________________________________________________13

PROCESO 1 – ELABORACION DE POA DEL PROYECTO______________________________________________________________13

PROCESO 2 – ELABORACIÓN DE INFORME SEMESTRAL____________________________________________________________13

PROCESO 3 – ELABORACIÓN DE HERRAMIENTAS DE CONTROL INTERNO_________________________________________13

PROCESO 4 – ARCHIVO DE DOCUMENTACION_____________________________________________________________________13

PROCESO 5 – SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS_______________________________________________13

PROCESO 6 – REPORTE DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO MENSUAL A LA UPEG________________________________13

TABLA DE CONTENIDO

PROCESO 7 – ELABORACIÓN DE CONTRATOS DE CONSULTORIAS Y SERVICIOS PROFESIONALES_________________13

PROCESOS – UNIDAD FINANCIERA____________________________________________________________________39

PROCESO 8 – APROBACIÓN DE F01_________________________________________________________________________________39

PROCESO 9 – MODIFICACION PRESUPUESTARIA___________________________________________________________________39

PROCESO 10 – INGRESO Y DISTRIBUCIÓN DE CUOTA DE COMPROMISO__________________________________________39

PROCESO 11 – INGRESAR ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO_____________________________________________________39

PROCESO 12 – ELABORACIÓN DE F01______________________________________________________________________________39

PROCESO 13 – ELABORACIÓN DE F07______________________________________________________________________________39

PROCESO 14 – MANEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA______________________________________________________________39

PROCESO 15 – SOLICITUD DE DESEMBOLSO_______________________________________________________________________39

PROCESO 16 – SOLICITUD DE VACACIONES________________________________________________________________________39

PROCESO 17 – PLANILLA SEGURO SOCIAL_________________________________________________________________________39

PROCESO 18 – DECLARACION JURADA DE BIENES (TSC)___________________________________________________________39

PROCESO 19 – INFORME DE CUENTAS POR COBRAR______________________________________________________________39

PROCESO 20 – RECEPCION Y ENTREGA DE BIENES________________________________________________________________39

PROCESO 21 – REGISTRO EN EL SISTEMA (MODULO DE BIENES)_________________________________________________39

PROCESO 22 – DESCARGO O TRANSFERENCIA DE BIENES_________________________________________________________40

PROCESO 23 – SOLICITUD DE MATERIALES DE OFICINA Y ASEO___________________________________________________40

PROCESO 24 – RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIALES DE OFICINA_____________________________________________40

PROCESO 25 – INFORMES FINANCIEROS CONTABLES_____________________________________________________________40

PROCESO 26 – INGRESO DE PAGOS F01 AL SISTEMA DE BANCOS_________________________________________________40

PROCESO 27 – CONCILIACIONES BANCARIAS______________________________________________________________________40

PROCESO 28 – CALCULO Y LIQUIDACION DE VIATICOS Y ANTICIPOS______________________________________________40

PROCESO 29 – CIERRE CONTABLE MENSUAL_______________________________________________________________________40

PROCESO 30 – ELABORACIÓN DE PLANILLA_______________________________________________________________________40

PROCESO 31 – CREACION Y ARQUEO DE CAJA CHICA_____________________________________________________________40

PROCESOS – UNIDAD DE ADQUISICIONES___________________________________________________________110

PROCESO 32 – LICITACIÓN PUBLICA NACIONAL___________________________________________________________________110

PROCESO 33 – LICITACIÓN PUBLICA INTERNACIONAL____________________________________________________________110

TABLA DE CONTENIDO

PROCESO 34 – COMPARACIÓN DE COTIZACIONES (SHOPPING)__________________________________________________110

PROCESO 35 – CONSULTORIA INDIVIDUAL________________________________________________________________________110

PROCESO 36 – CARGA DE INFORMACIÓN EN HONDUCOMPRAS_________________________________________________110

PROCESOS – UNIDAD TECNICA CCEPREB____________________________________________________________131

PROCESO 37 – CAPACITACIÓN EDUCADORAS DE CCEPREB_______________________________________________________131

PROCESO 38 – ENTREGA DE MATERIAL A CCEPREB_______________________________________________________________131

PROCESO 39 – ORGANIZACIÓN DE CCEPREB______________________________________________________________________131

PROCESO 40 – PAGO DE EDUCADORAS DE CCEPREB_____________________________________________________________131

PROCESOS – UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS________________________________________145

PROCESO 41 – MANTENIMIENTO EQUIPO DE CÓMPUTO (SIN GARANTÍA)______________________________________145

PROCESO 42 – MANTENIMIENTO EQUIPO DE COMPUTO (CON GARANTÍA)_____________________________________145

PROCESO 43 – REALIZAR BACKUPS________________________________________________________________________________145

PROCESO 44 – ADMINISTRAR LA PLATAFORMA DE CORREOS____________________________________________________145

PROCESO 45 – ADMINISTRAR RED LOCAL Y PERIFÉRICOS________________________________________________________145

PROCESOS – UNIDAD GRANT JAPONES______________________________________________________________161

PROCESO 46 – TRANSFERENCIAS DE FONDOS AECOS____________________________________________________________161

ANEXOS – POLITICAS O PRINCIPIOS__________________________________________________________________167

ANEXO 1 – CONVENIDO DE CREDITO______________________________________________________________________________167

ANEXO 2 - DOCUMENTO DE LA EVALUACIÓN INICIAL DEL PROYECTO___________________________________________167

ANEXO 3 - MANUAL DE OPERACIONES____________________________________________________________________________167

ANEXO 4 - DOCUMENTO DE RESTRUCTURACIÓN DEL PROYECTO________________________________________________167

ANEXOS – UNIDAD MONITOREO Y EVALUACIÓN____________________________________________________168

PROCESO 1 – ELABORACION DE POA DEL PROYECTO_____________________________________________________________168

PROCESO 2 – ELABORACIÓN DE INFORME SEMESTRAL__________________________________________________________168

ANEXOS – UNIDAD FINANCIERA______________________________________________________________________169

PROCESO 8 – APROBACIÓN DE F01_______________________________________________________________________________169

PROCESO 9 – MODIFICACION PRESUPUESTARIA__________________________________________________________________169

PROCESO 10 – INGRESO Y DISTRIBUCIÓN DE CUOTA DE COMPROMISO_________________________________________169

PROCESO 15 – SOLICITUD DE DESEMBOLSO_____________________________________________________________________169

TABLA DE CONTENIDO

PROCESO 16 – SOLICITUD DE VACACIONES______________________________________________________________________169

PROCESO 18 – DECLARACION JURADA DE BIENES (TSC)_________________________________________________________169

PROCESO 20 – RECEPCION Y ENTREGA DE BIENES_______________________________________________________________169

PROCESO 22 – DESCARGO O TRANSFERENCIA DE BIENES_______________________________________________________169

PROCESO 23 – SOLICITUD DE MATERIALES DE OFICINA Y ASEO_________________________________________________169

PROCESO 24 – RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIALES DE OFICINA____________________________________________169

PROCESO 25 – INFORMES FINANCIEROS CONTABLES____________________________________________________________169

PROCESO 26 – INGRESO DE PAGOS F01 AL SISTEMA DE BANCOS_______________________________________________169

PROCESO 27 – CONCILIACIONES BANCARIAS_____________________________________________________________________169

PROCESO 31 – CREACION Y ARQUEO DE CAJA CHICA____________________________________________________________169

ANEXOS – UNIDAD DE ADQUISICIONES______________________________________________________________170

PROCESO 32 – LICITACIÓN PUBLICA NACIONAL___________________________________________________________________170

PROCESO 33 – LICITACIÓN PUBLICA INTERNACIONAL____________________________________________________________170

PROCESO 34 – COMPARACIÓN DE COTIZACIONES (SHOPPING)__________________________________________________170

PROCESO 35 – CONSULTORIA INDIVIDUAL________________________________________________________________________170

ANEXOS – UNIDAD TECNICA CCEPREB_______________________________________________________________171

PROCESO 37 – CAPACITACIÓN EDUCADORAS DE CCEPREB_______________________________________________________171

PROCESO 38 – ENTREGA DE MATERIAL A CCEPREB_______________________________________________________________171

PROCESO 39 – ORGANIZACIÓN DE CCEPREB______________________________________________________________________171

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381

Introducción

La Secretaría de Educación, así como todas las Instituciones del Estado, están trabajando en la sostenibilidad del sector público, para ello se ha solicitado a las diferentes dependencias, elaborar Manuales de Procesos y Procedimientos, que colaboren con el Sistema de Control Interno de cada Institución. Cabe destacar, que dichos manuales deben incluir información clara y precisa, que permita a los usuarios su fácil entendimiento y la ejecución de las actividades en ellos plasmados.

En tal sentido, se ha elaborado el presente Manual de Procesos y Procedimientos, en el cual se incluyen los Procesos correspondientes al Proyecto Calidad de la Educación, Gobernabilidad y Fortalecimiento Institucional CR- 4381 / Banco Mundial, Secretaría de Educación.

Para un mayor entendimiento, se han agrupado los Procesos según las Unidades que conforman el Proyecto, como ser: Unidad de Monitoreo y Evaluación, Unidad Financiera, Unidad de Adquisiciones, Unidad Técnica de CCEPREB y Unidad de Administración de Sistemas. Cada Unidad soporta procesos específicos; sin embargo, el fin de estos, es el alcance de los objetivos del Proyecto, que llevan al mejoramiento de la Educación de los niños y niñas de Honduras.

Asimismo, se ha incluido en el documento todos los formularios, formatos y documentación soporte utilizado en el desarrollo de las actividades, matriz de riesgos y diagramas de flujo correspondientes.

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Descripción General del Proyecto

En el marco del Convenio Financiero No. 4381-HO suscrito el 2 de julio de 2008, entre la Asociación Internacional de Fomento (AIF) y el Gobierno de la República de Honduras; la Secretaría de Educación en el año 2009 comenzó la implementación del Proyecto Calidad de la Educación, Gobernabilidad y Fortalecimiento Institucional, a través del cual se contribuirá a lograr objetivos de alto nivel de: (i) Estrategia de Reducción de la Pobreza de Honduras (ERP); (ii) Educación para Todos de Honduras para el período 2003-2015; y (iii) Plan Estratégico Sectorial de Educación 2005-2015.

OBJETIVO PRINCIPALApoyar al Gobierno de Honduras en mejorar la calidad, rendición de cuentas y transparencia del sistema educativo nacional, a través de inversiones focalizadas en el sector educativo y del mejoramiento de la capacidad financiera, de monitoreo y evaluación de la Secretaría de Educación.

OBJETIVOS DE DESARROLLO• Ampliar la cobertura de preescolar en comunidades desprovistas

• Mejorar la calidad en escuelas PROHECO

• Mejorar la rendición de cuentas de las escuelas a los ciudadanos

• Mejorar el sistema de gobernanza de las escuelas

ESTRUCTURA DEL PROYECTOEl Proyecto está estructurado en cuatro componentes:

Componente 1. Mejora y ampliación de las intervenciones que abordan las necesidades educativas de los pobresEste componente apoya intervenciones a nivel de Pre-básica y Básica concentradas en los segmentos más pobres de la población donde las escuelas PROHECO (Programa Hondureño de Educación Comunitaria) están concentradas.

Este componente incluye los siguientes Sub-componentes:

1. Ampliación de la cobertura de la educación preescolar en las zonas rurales2. Mejora de la calidad en las escuelas del PROHECO con aulas multigrado a través de la capacitación

de los docentes y la provisión de materiales

Componente 2: Participación de la comunidad en la administración de las escuelasEl objetivo de este componente es promover la participación de la comunidad en la gestión escolar para mejorar el rendimiento educativo. La participación comunitaria permite brindar información sobre las

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necesidades concretas de las comunidades; los padres de familia, miembros de la comunidad complementarían la información que puede proporcionar el docente. Para alcanzar este objetivo general, el Proyecto apoya los siguientes tres subcomponentes:

1. Consolidación e institucionalización del sistema de administración de las escuelas2. Planificación escolar y recursos para la educación de calidad3. Administración de las escuelas y seguimiento y evaluación del desempeño educativo

Gobernabilidad y fortalecimiento institucional de la SEDUCEl objetivo de este componente es apoyar la iniciativa del Gobierno de Honduras de fortalecer la capacidad institucional de la Secretaría de Educación para mejorar la gobernabilidad y la producción de información para el monitoreo social en el sector de educación.

Este componente incluye los siguientes Sub-componentes:

1. Información para un mejor desempeño y una mayor rendición de cuentas2. Sistema nacional de evaluación de resultados del aprendizaje3. Administración y evaluación de recursos humanos

Administración del ProyectoPersonal del equipo de la Unidad de Gestión del Proyecto (UGP) – personal fiduciario y de apoyo – y gastos operativos asociados al funcionamiento de la misma para la efectiva implementación del Proyecto.

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Estructura Interna del Proyecto

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Misión y Visión de Secretaría de Educación

MISIONLa Secretaría de Educación es una institución con liderazgo, responsable de garantizar servicios educativos de calidad para todos, niños, niñas, jóvenes y adultos, con criterios de integridad y contextualización en consonancia con el mandato constitucional y convenios internacionales, ofreciendo y promoviendo servicios educativos públicos y privados en función de las necesidades del desarrollo humano y la visión de país, aprovechando la participación de la sociedad civil en la formación y financiamiento de prestación de dichos servicios.

VISIONLa Secretaría de Educación contará con una estructura institucional y de participación que opera en forma efectiva los procesos educativos y administrativos; contando con un sistema educativo de calidad que propicie el desarrollo humano sostenible, sustentado en los más altos principios de eficiencia, identidad nacional, equidad, ética, valores cívicos, morales y culturales, y comprometida con la rendición de cuentas en todos sus niveles.

ESTRATEGIA INSTITUCIONALLos lineamientos estratégicos establecidos por la Secretaría de Educación para el período 2010-2014, son los siguientes:

1. Mejorar el acceso de los niños, niñas, jóvenes y adultos a los servicios educativos. Este lineamiento estratégico considera la promoción de equidad en el acceso a los servicios educativos para todos y todas, ofrecido en igualdad de oportunidades.

2. Mejorar la eficiencia del Sistema Educativo. Este lineamiento estratégico considera el logro de mayores niveles de eficiencia escolar en términos del aprovechamiento de los recursos destinados al proceso educativo.

3. Mejorar la calidad de la educación. Este lineamiento considera la oferta de servicios educativos de calidad para todos y todas, con resultados que generen altos resultados escolares.

4. Mejorar los procesos de gestión a nivel central, departamental, distrital y de centro educativo. Este lineamiento estratégico propone implementar un sistema gerencial de educación nacional, en función de la calidad, equidad y eficiencia de los servicios educativos.

5. Formar capital humano para la inversión laboral y profesional con garantía de éxito. Se refiere a la elevar los índices de Competitividad mediante la formación de capital humano con dominio y uso de un segundo idioma y en tecnologías de la información y comunicación.

6. Promover la participación de padres, madres de familia y comunidad educativa en el desarrollo del centro educativo. Lineamiento estratégico que propone la participación social en procesos de toma de decisiones asociados con la gestión, transparencia y acceso a la información educativa.

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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

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Objetivos del Manual de Procesos y Procedimientos

Proporcionar al Proyecto Calidad de la Educación, Gobernabilidad y Fortalecimiento Institucional, Secretaría de Educación, un documento oficial que contribuya a la Institución a estandarizar criterios y procedimientos, para el mejor desempeño y logro de los objetivos organizacionales, simplificando de esta forma su ejecución y aportando un marco de referencia para la mejora continua de los mismos.

Establecer lineamientos y parámetros, en el desarrollo de actividades que corresponden a los Procesos del Proyecto, a fin de alcanzar los objetivos de la institución en tiempo y forma; tratando en todas las etapas, de reducir al máximo el uso de los recursos.

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Glosario y Acrónimos

En el presente Manual de Operación se utilizarán las siguientes siglas y abreviaturas:

AECO Asociación Educativa Comunitaria

ADEL Asociaciones de Desarrollo Educativo Local

AID Asociación Internacional para el Desarrollo

BM Banco Mundial

COMDE Consejo Municipal de Desarrollo Educativo

CCEPREB Centro Comunitario de Educación Pre-Básica

CD Comité de Dirección

CE Centro Educativo

CLP Consultores de largo plazo

CCP Consultores de corto plazo

CQSConsultants Qualifications Selection (Selección basada en calificación de consultores- SCC)

DDE Dirección Departamental Educación

DEV Documento de Evaluación del ProyectoDGEC Dirección General de Evaluación de la CalidadDGSP Dirección General de Servicios Pedagógicos

DIGECE Dirección General de Evaluación de la Calidad EducativaEIB Educación Intercultural BilingüeEFA Educación para TodosEFA-FC Educación para Todos – Fondo ComúnEFA-FTI Educación para Todos – Fast Track Initiative

GA Gerencia AdministrativaGdH Gobierno de HondurasIC Individual Consultants (Consultores individuales - CI)IAF Informe de Administración FinancieraIAGF Informe de Avance de la Gestión FinancieraINICE Instituto Nacional de Investigación y Capacitación EducativaINPREMA Instituto Nacional de Previsión del MagisterioITP Informe de Terminación del Proyecto (Implementation Completion Report –ICR)

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JP Jefe de ProyectoLPI Licitación Pública InternacionalLPN Licitación Pública NacionalMG-ME Marco General – Memorando de EntendimientoMOP Manual de Operación del ProyectoNO No ObjeciónONG Organizaciones No GubernamentalesPAC Plan Anual de ContratacionesPAD Project Appraisal Document (Documento de Evaluación Preliminar de Proyecto)PEC Proyecto Educativo de CentroPER Proyecto Educativo de RedPOA Plan Operativo AnualPROHECO Programa Hondureño de Educación ComunitariaTDR Términos de ReferenciaSBC Selección basada en calidadSBCC Selección basada en calidad y costoSCC Selección basada en calificaciones de consultoresSSAAYF Subsecretaría de Asuntos Administrativos y FinancierosSBPF Selección bajo presupuesto fijo (Fixed Budget Selection – FBS)

SCC Selección basada en calificaciones de consultores (Selection based on Consultants Qualifications –CQS)

SE Secretaría de EducaciónSEE Secretario Ejecutivo del Comité de DirecciónSEFIN Secretaría de FinanzasSEPA Seguimiento del Plan de ContratacionesSIEE Sistema Integrado de Estadísticas EducativasSIARHD Sistema Integrado de Administración de Recursos Humanos DocentesSIAFI Sistema de Administración Financiera IntegradaSINECE Sistema Nacional de Evaluación de la Calidad EducativaSMC Selección basada en el menor costoSoE Statement of Expenses (Certificado de Gastos)SRF Solicitud de Retiro de Fondos

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SSS Single Source Selection (Selección con base en una sola fuente – SSF)TdR Términos de ReferenciaTEC Transferencia entre CuentasSSATP Sub-Secretaría de Asuntos Técnico-PedagógicosUAP Unidad Administrativa del ProyectoUECEX Unidad Ejecutora de Créditos ExternosUGPP Unidad de Gestión de Programas y ProyectosUGP Unidad de Gestión del ProyectoUI Unidad de InfotecnologíaUL Unidad de LíneaUME Unidad de Modernización EducativaUSNAD Unidad de Supervisión Nacional y Acompañamiento DocenteUPEG Unidad de Planeamiento y Evaluación de la Gestión

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Política o Principios

El Proyecto Calidad de la Educación, Gobernabilidad y Fortalecimiento Institucional, tiene como Políticas y Principios Institucionales los siguientes:

CONVENIO DE CREDITOConvenio Financiero No. 4381-HO suscrito el 2 de julio de 2008, entre la Asociación Internacional de Fomento (AIF) y el Gobierno de la República de Honduras. Anexo 1

DOCUMENTOS OFICIALES DEL PROYECTOEl Proyecto se rige con las políticas y principios del Banco Mundial, enmarcados en las Leyes del Estado de Honduras. Los documentos oficiales del Proyecto Incluyen:

1. Documento de la Evaluación Inicial del Proyecto (Anexo 2)2. Manual de Operaciones (Anexo 3)3. Documento de Restructuración del Proyecto (Anexo 4)

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIAToda actividad financiera realizada por el Proyecto deberá estar incluida en el POA del Proyecto del año correspondiente.

Entre abril y mayo de cada año, la SE preparará su programa de inversión para el siguiente año (incluyendo las partidas del Proyecto), y lo enviará a la SEFIN. Este programa deberá ser consistente con la política presupuestaria dictada por ésta Secretaría, y será incorporado en el presupuesto nacional para su entrega al Congreso en septiembre. Con base en el presupuesto autorizado, la SE ajustará el POA y el PAC, que serán revisados por el BM.

La UGP tendrá a su cargo la preparación de los Planes Operativos Anuales (POA). El desarrollo de las actividades del Proyecto seguirá una programación anual basada en POA, que deberán ser desglosados para cada uno de los componentes y serán validados por el Comité de Dirección y acordados con el BM en reuniones anuales de seguimiento.

SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO-FINANCIEROPara la implementación del Proyecto, la SAF utilizará el sistema nacional para la contabilidad y preparación de reportes de actividad financiera. Las actividades financieras del proyecto (especialmente presupuesto y su ejecución) serán registradas en el SIAFI.

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También se utilizará el subsistema UEPEX del SIAFI, el cual es un sistema de gestión y registro de transacciones financieras de proyectos con financiamiento externo, que comprende los módulos de presupuesto, contabilidad, registro de desembolsos y ejecución de gastos, tesorería y compras y contrataciones. Mediante el UEPEX, la SAF deberá generar los reportes requeridos para realizar los cierres contables del Proyecto.

Su estructura permite reflejar, entre otros aspectos, la codificación de las cuentas contables, los saldos o montos iniciales en efectivo, total en bancos, las transferencias de fondos, las categorías de desembolso de inversión, la categoría de los gastos a ser cubiertos con fondos nacionales o de operación (servicios, viáticos y gastos de viaje, mantenimiento, materiales y suministros, y otros) y origen de los fondos (contrapartida/externos).

Durante el transcurso de la implementación del Proyecto, el BM continuará trabajando con la SE y SEFIN para asegurar la puesta en práctica y la operación apropiadas de UEPEX para el Proyecto.

PLAN ANUAL DE CONTRATACIONESLa adjudicación de los contratos previstos en el marco del Proyecto será realizada directamente por la UGP. El PAC especificará los métodos que deberán ser utilizados para realizar las actividades del proyecto. El plan deberá ponerse al día regularmente para reflejar el desarrollo del Proyecto. Una vez revisado, se enviará al BM para aprobación, a más tardar 12 meses después de la fecha del PAC anterior.

NORMATIVA BANCO MUNDIALLos Procesos de Adquisiciones están regidos bajo la Normativa del Banco Mundial, entre las Normas se incluyen las siguientes:

1. Normas: Selección y Contratación de Consultores (Anexo 5)2. Normas: Adquisiciones de Bienes, Obras y Servicios distintos a los de Consultoría. (Anexo 6)

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PROCESOS – UNIDAD MONITOREO Y EVALUACIÓN

Se incluye por cada Proceso lo siguiente:

1. Matriz de Proceso con sus respectivas actividades2. Diagrama de Flujo3. Matriz de Riesgos

Los Procesos que corresponden a esta Unidad son los siguientes:

PROCESO 1 – ELABORACION DE POA DEL PROYECTO

PROCESO 2 – ELABORACIÓN DE INFORME SEMESTRAL

PROCESO 3 – ELABORACIÓN DE HERRAMIENTAS DE CONTROL INTERNO

PROCESO 4 – ARCHIVO DE DOCUMENTACION

PROCESO 5 – SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS

PROCESO 6 – REPORTE DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO MENSUAL A LA UPEG

PROCESO 7 – ELABORACIÓN DE CONTRATOS DE CONSULTORIAS Y SERVICIOS PROFESIONALES

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MATRIZ DE PROCEDIMIENTO

Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: Monitoreo y Evaluación

Proceso: ELABORACION DE POA DEL PROYECTO

Alcance o ambito de aplicación:SECRETARÍA DE EDUCACIÓNFecha: 23/09/2013

UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO

1 Solicitud de Información

Coordinar la elaboración del POA del Proyecto en tiempo y forma, a fin de satifacer las principales necesidades de la SE a través de las Unidades de Línea de SE.

Solicitar a las Unidades de Línea la elaboración de Memorias de Cálculo con actividades a ejecutar en el año

2 díasUNIDAD MONITOREO

Coordinador de Monitoreo y Evaluación

2Revisar junto con las UL cada una de

las Memorias de Cálculo10 días

UNIDAD MONITOREO


3Modificar y realizar ajustes a las Memorias de Cálculo de las UL

1 díaUNIDAD MONITOREO


Memorias de Cálculo

4 Elaboración de POA

Incorporar las actividades de las Memorias de Cálculo al POA del Proyecto y hacer los cálculos por

Componente



POA

5Revisar el Presupuesto aprobado del

año, y hacer los ajustes necesarios en el POA



6 Solicitud de no objeción Solicitar No Objeción del POA al Banco Mundial



POA NO OBJETADO

7Cargar POA Presentar y cargar POA en la UPEG

1 día

UNIDAD MONITOREO


RESPON-SABLE � ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO

RESUL-TADO / PRODUCTO

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Matriz de Micro Evaluación de Riesgos

Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :

Coordinar la elaboración del POA del Proyecto en tiempo y forma, a fin de satisfacer las principales necesidades de la SE a través de

las Unidades de Linea de SE.

Unidad: Monitoreo y Evaluación

Proceso: ELABORACION DE POA DEL PROYECTO

Fecha: 23/09/2013

No.Actividad /

Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking

1

Solicitud de Información

Que la información la entreguen tardía e incompleta 5 5 25

Solicitar con tiempo a UL memorias de cálculo y dar seguimiento

8 Medio(1)

2 Presupuestos elevados de difícil ejecución 3 4 12 Verificar con UL las memorias de cálculo, con datos reales 3 Bajo

(3)

3

Elaboración de POA

Que no se pueda ajustar el POA al techo presupuestario establecido 5 1 5

Identificar con UL todas las actividades que no son prioritarias, y montos que representan

2 Bajo(5)

4 Mala decisión de actividades afectadas en recorte presupuestario 5 2 10

Analizar con autoridades de SE las actividades que son prioridad para la institución

4 Bajo(2)

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5 Tiempo tardío de entrega de POA 3 4 12Iniciar con antelación la elaboración del POA, para que este listo en la fecha establecida

3Bajo(4)

6 Cargar POA Dificultad de carga del POA en la UPEG 4 1 4Verificar con UPEG si cuentan con el equipo necesario, y planificar carga del POA

1 Bajo(6)

Ranking : 1-6 bajo Bajo

7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

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Proceso: ELABORACION DE INFORME SEMESTRAL

Alcance o ambito de aplicación:SECRETARÍA DE EDUCACIÓNFecha: 23/09/2013



Presentar a las autoridades de Secretaría de Educación y Banco Mundial los avances Fisicos y Financieros obtenidos en el desarrollo de actividades del Proyecto y el logro de los objetivos establecidos

Solicitar a las Unidades de Línea la información de respaldo que debe

ser incluida en el Informe2 días

UNIDAD MONITOREO


2Revisar la información enviada por

Unidades de Línea10 días

UNIDAD MONITOREO


3Si la documentación está correcta se

procesa e incluye en el Informe Semestral, si no se vuelve a solicitar.



4 Elaboración de Informe

Incorporar en el Informe el detalle de las actividades desarrolladas en el Semestre, incluyendo el avance

en el cumplimiento de los indicadores del Proyecto



5Elaborar matrices, cuadros y tablas

de contenido2 días

UNIDAD MONITOREO


Matrices de Indicadores

6Solicitar a la Unidad Financiera

información contable del Proyecto y PMRs correspondiente al semestre



7Revisar la información y elaborar cuadros de situación Financiera

1 diaUNIDAD MONITOREO


Cuadros Financieros

8 Revisión de Informe Revisar en detalle el Informe Semestral



Informe Semestral

9 Presentación de InformePresentar Informe Semestral a las autoridades de la Secretaría de Educación y Banco Mundial



Autoridades de la SE y BM



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Presentar a las autoridades de Secretaría de Educación y Banco Mundial los avances Fisicos y Financieros obtenidos en el

desarrollo de actividades del Proyecto, y el logro de los objetivos establecidos


Proceso: ELABORACION DE INFORME SEMESTRAL

Fecha: 23/09/2013

No.Actividad /


1Solicitud de Información

Que la información la entreguen tardía e incompleta 5 5 25

Solicitar con tiempo a UL la información, especificando lo que se necesita

7 Medio(1)

2 Información enviada sin fundamentos o respaldo 5 2 10 Verificar en campo las actividades desarrolladas por UL 2 Bajo

(3)

3Elaboración de

Informe

No se cuenten con suficiente evidencia o información de cumplimiento de los indicadores 5 3 15 Solicitar a UL envío de

información, según indicadores 3 Bajo(2)

4 Tardanza en la estructuración del informe 5 1 5Iniciar con antelación la elaboración del informe, para que esté listo en la fecha establecida

1 Bajo(5)

6 Revisión de Informe

No se puedan verificar todas las actividades del semestre incorporadas en el informe 4 2 8

Solicititar a Coordinadores de UL envíen información con oficio, que respalde los datos proporcionados

2 Bajo(4)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

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Proceso: ELABORACION DE HERRAMIENTAS DE CONTROL Y MONITOREO

Alcance o ambito de aplicación:SECRETARIA DE EDUCACIONFecha: 23/09/2013



Elaborar diferentes mecanismos de control y monitoreo que

faciliten el seguimiento de los Procesos del Proyecto, de

acuerdo a las Normas del Banco Mundial y Secretaría de

Educación, garantizando así la correcta ejecución de los Fondos

del del Proyecto

Solicitar a la Unidad Financiera información contable del Proyecto, Client Connection, Ejecutado según

SIAFI

2 díasUNIDAD

MONITOREOCoordinador de Monitoreo y

Evaluación

2

Solicitar a la Unidad de Adquisiciones Información de los

Procesos ejecutados, pagos pendientes y otra

2 díasUNIDAD


Evaluación

3 Elaboración de Matrices Elaborar Matrices de Previsión de Gastos y Situación Financiera

1 díaUNIDAD


Evaluación

Situación Financiera y Previsión de Gastos del

Proyecto

4Revisar matrices y sus valores,

corroborar con datos del Sistema Contable

1 díaUNIDAD


Evaluación

5Identificación de Ruta Critica

Identificar la Ruta Critica del Proyecto, actividades retrasadas, no

ejecutadas o con problemas de ejecución

2 díasUNIDAD


EvaluaciónRuta Critica

6Solicitar a las Unidades de Línea el

avance en la ejecución de las actividades

1 díaUNIDAD


EvaluaciónUL Coordinadores de UL

7Revisar periódicamente el avance

Fisico y Financiero del ProyectoUNIDAD


EvaluaciónCuadros Financieros

RESPONSABLE � ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO

RESULTADO / PRODUCTO

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Elaborar diferentes mecanismos de control y monitoreo que faciliten el seguimiento de los Procesos del Proyecto, de acuerdo a las Normas

del Banco Mundial y Secretaría de Educación, garantizando así la correcta ejecución de los Fondos del Proyecto


Proceso:ELABORACION DE HERRAMIENTAS DE CONTROL Y MONITOREO

Fecha: 23/09/2013

No.Actividad /


1Solicitud de Información

Que la información la entreguen incompleta 5 3 15

Solicitar a Unidad Financiera la información con tiempo y especificar lo que se necesita

4 Bajo(2)

2 Que no se pueda ingresar al Client Connection 5 1 5

Imprimir reportes y estado financiero diariamente, a fin de contar con datos recientes

2 Bajo(5)

3Elaboración de

Matrices

Que existan demasiadas actividades sin ejecutar 5 3 15 Dar seguimiento a las actividades de

ruta critica 5 Bajo(1)

4 Que no se entiendan las matrices 5 2 10Explicar a los usuarios de las matrices el origen de los datos y su uso

3 Bajo(3)

6 Revisión periódicaQue las Unidad Financiera y Adquisiciones no tengan al día sus procesos y documentación

5 4 20 Dar seguimiento a los procesos y su ejecución 3 Bajo

(4)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 22


Página 23



Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACION

Unidad: MONITOREO Y EVALUACION

Proceso: ARCHIVO DE DOCUMENTACION

Alcance o ambito de aplicación:UGPFecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013


1

Dar entrada a toda la documentación remitida por la Coordinación de la Unidad de Gestión del Proyecto para su respectiivo trámite

Mantener de forma ordenada y clasificada toda la documentación que ingresa a la Coordinación de la Unidad de Gestión del Proyecto

Documentación recibida por la Coordinación de la Unidad de Gestión del Proyecto

Recibir la documentación remitida por la Coordinación

de la Unidad de Gestión colocando la fecha, hora y

firma de la persona que recibe

1 díaMonitoreo y Evaluación

Asistente Monitoreo

Archivos actualizados con la información correspondiente

2Dar trámite a cada una de las solicitudes recibidas

Realizar la gestión correspondiente a cada solicitud ante la Unidad

respectiva


Asistente Monitoreo

3

Archivo de toda la documentación que se recibe de la Coordinación de la Unidad de Gestión del Proyecto

Ordenar y clasificar la documentación por

Componente, Subcomponente y actividad

realizada

5 díasMonitoreo y Evaluación

Asistente Monitoreo



Página 24



Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACION Objetivo :

Mantener de forma ordenada y clasificada toda la documentación que ingresa a la Coordinación de la Unidad

de Gestión del Proyecto


Proceso: ARCHIVO DE DOCUMENTACION

Fecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013

No.Actividad /


1

Dar entrada a toda la documentación remitida por la Coordinación de la Unidad de Gestión del Proyecto para su respectivo trámite

No realizar control de recibo de documentos 5 1 5 Realizar control de entrada de documentos 2 Bajo

(2)

2Dar trámite a cada una de las solicitudes recibidas

No estar dentro de los parámetros establecidos en el Proyecto 5 2 10 Verificar la factibilidad de

cada solicitud 3 Bajo(1)

3

Archivo de toda la documentación que se recibe de la Coordinación de la Unidad de Gestión del Proyecto

No contar con los insumos necesarios para su archivo 5 1 5

Verificar que se tenga el material y las condiciones de archivo necesarios

1 Bajo(3)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 25


Página 26



Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACION


Proceso: SOLICITUD DE ADQUISICION DE BIENES O SERVICIOS

Alcance o ambito de aplicación:UGP Y UNIDADES DE LINEA SECRETARIA DE EDUCACIONFecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013


1

Constatar que esté autorizada la adquisición del bien o servicio dentro de las Actividades contempladas en el Plan Operativo Anual (POA) del Proyecto

Realizar la compra de bienes o la adquisición de servicios de conformidad a la normativa establecida en el Proyecto

Plan Operativo Anual (POA) debidamente aprobado por

el Banco Mundial

Verificar en el POA cada una de las adquisiciones que se

realizarán 5 minutos

Monitoreo y Evaluación

Asistente Monitoreo

2

Solicitud de las Especificaciones técnicas para la adquisición del bien o servicio que se pretenda adquirir por cualquiera de las Unidades de Línea involucradas con el Proyecto o por la Unidad de Gestión del Proyecto

Especificaciones Técnicas

Solicitar a la Especialista de Monitoreo las

especificaciones técnicas revisadas enviadas por la

Unidad de Línea interesada en el bien o servicio


Asistente MonitoreoMonitoreo y Evaluación

Coordinador Monitoreo y Evaluación

3

Envío de Memorandum solicitando se realice la adquisición del bien o servicio de conformidad a las especificaciones técnicas recibidas

Memorandum firmado por la Coordinadora de la Unidad de Gestión del

Proyecto

Solicitar a la Unidad de Adquisiciones del Proyecto

se realice trámite de adquisición del bien o

servicio para la Unidad de Línea solicitante

De 15 a 30 díasMonitoreo y Evaluación

Asistente MonitoreoUnidad de

AdquisicionesCoordinador Unidad de

Adquisiciones

4

Aviso de la recepción de los bienes a la Unidad de Línea Interesada

Acta de Recepción

Informar al responsable de la Unidad de Línea interesada sobre la adquisición del bien

o servicio para su debida aceptación y recibo

30 minutosMonitoreo y Evaluación

Asistente Monitoreo Unidades de Línea



Página 27



Institución :SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACION Objetivo :

Realizar la compra de bienes o la adquisición de servicios de conformidad a la normativa establecida en

el ProyectoUnidad: MONITOREO Y EVALUACION

Proceso:ADQUISICION DE BIENES O SERVICIOS


No. Actividad / Procedimiento Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking

1

Constatar que esté autorizada la adquisición del bien o servicio dentro de las Actividades contempladas en el Plan Operativo Anual (POA) del Proyecto

Que no esté autorizada la adquisición 5 4 20 Verificación en el POA 3 Bajo

(3)

2

Solicitud de las Especificaciones técnicas para la adquisición del bien o servicio que se pretenda adquirir por cualquiera de las Unidades de Línea involucradas con el Proyecto o por la Unidad de Gestión del Proyecto

Que no cumplan con los requerimientos necesarios 5 5 25 Revisar con

especialistas 5 Bajo(2)

Página 28


3

Envío de Memorandum solicitando se realice la adquisición del bien o servicio de conformidad a las especificaciones técnicas recibidas

Que no hayan oferentes 5 5 25Listado de proveedores con su registro

2 Bajo(4)

4 Aviso de la recepción de los bienes a la Unidad de Línea Interesada Que no acepten la compra realizada 5 5 25

Cerciorarse que la compra realizada concuerde lo comprado con lo solicitado

6 Bajo(1)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 29


Página 30



Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIONUnidad: MONITOREO Y EVALUACIONProceso: REPORTE DE EJECUCION DEL PRESUPUESTO MENSUAL A LA UPEGAlcance o ambito de aplicación:SECRETARIA DE FINANZASFecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013


1

Elaboración de Matriz de pago

Ingresar en el Sistema SIAFI de la Secretaría de Finanzas de forma correcta la ejecución mensual reflejada por el Proyecto y la Donación Japonesa

F01 elaborados para los diferentes pagos realizados

por la Unidad Administrativa Financiera del Proyecto

Solicitar a la Unidad Administrativa-Financiera todos los F01 elaborados

durante el mes que se va a reportar la ejecución a la Unidad de Planificación y

Evaluación de la Gestión (UPEG)


Asistente MonitoreoAdministrativa

FinancieraAuxiliar Administrativo

2

Elaborar un cuadro en excel detallando cada uno de los pagos realizados por el

Proyecto y la Donación Japonesa identificándolos por objeto de gasto,

región, monto devengado, resultado de producción, fuente, número de f01,

número de actividad, descripción y con la actividad POA con la que se hizo la solicitud original para el respectivo

trámite de pago


Asistente MonitoreoMatriz de pagos

realizados

3

Agrupación de actividades

Cuadro elaborado con el detalle de todos los f01

reportados

Realizar un filltro para poder agrupar cada f01 por actividad y conocer cuanto ha sido el monto ejecutado por cada una

10-15 minutosMonitoreo y Evaluación

Asistente MonitoreoAdministrativa

FinancieraAnalista de Presupuesto

4

Compaeración de F01 entregados por la Unidad Administrativa Financiera y lo reportado por el SIAFI

Reporte de ejecución financiera sacado

directamente del SIAFI

Realizar el respectivo cuadraje de montos para que concuerde lo que se

tiene en f01 y lo reportado por el SIAFI1 día Administrativa Asistente Monitoreo

Administrativa Financiera

Analista de Presupuesto

5

Elaboración de formato de evaluación física y financiera de la ejecución a reportar

Cuadro realizado con el cuadraje correspondiente

Elaborar la matriz de evaluación física y financiera de la ejecución que se

reportará a la Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión (UPEG)

1 horaMonitoreo y Evaluación

Asistente MonitoreoMatriz de evaluación

fisica y financieraUPEG

Oficial de Enlace entre la UPEG y los Proyectos y

Programas

6

Elaboración de informe

formato de evaluación física y financiera

Elaborar un informe narrativo de cada una de las actividades contempladas en

la ejecución física y financiera desglosada por cada uno de los

Componentes del Proyecto

1 horaMonitoreo y Evaluación

Asistente Monitoreo Informe de Ejecución UPEGOficial de Enlace entre la UPEG y los Proyectos y Programas

7

Ingreso de Ejecución al SIAFI desde la UPEG de SE

Cuadro con el cuadraje realizado por la Unidad

Administrativa Financiera

Ingresar al SIAFI la ejecución mensual debidamente cuadrada por actividad,

directamente desde la Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión (UPEG) incluyendo todos los datos de

ejecución física y financiera

1 horaAdministrativa


Analista de Presupuesto

Asistente Monitoreo

Ejecución mensual cargado en SIAFI

UPEGOficial de Enlace entre la UPEG y los Proyectos y

Programas



Página 31



Institución :SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACION Objetivo :

Ingresar en el Sistema SIAFI de la Secretaría de Finanzas de forma correcta la ejecución mensual reflejada por el Proyecto y la

Donación Japonesa


Proceso:

REPORTE DE EJECUCION DEL PRESUPUESTO MENSUAL A LA UPEG



1 Elaboración de Matriz de pago

Que los F01 no se encuentren impresos o que no estén ordenados en su respectivo Leitz

4 4 16 Solicitar con anticipación a la Unidad Administrativa Financiera que se tengan ordenados los F01

2 Bajo(4)

2 Agrupación de actividades

Que los F01 no estén archivados desde el primero hasta el último que se tramitó durante el mes que se reportará la ejecución

5 4 20 Cerciorarse que los F01 sean entregados en su totalidad 5 Bajo

(2)

3

Comparación de F01 entregados por la Unidad Administrativa Financiera y lo reportado por el SIAFI

Que no concuerden los montos ejecutados por Componente entre lo posteado de los F01 y lo reportado por el SIAFI

5 5 25 Asegurarse que la información concuerde entre ambos datos 4 Bajo

(3)

4

Elaboración de formato de evaluación física y financiera de la ejecución a reportar

Tener la información incompleta 5 4 20

Asegurarse que la información esté completa 7 Medio

(1)

Página 32


5 Elaboración de informeQue no se logren plasmar todas las actividades realizadas por componente

4 1 4Llevar un control de todas las actividades realizadas 1

Bajo(6)

6 Ingreso de Ejecución al SIAFI desde la UPEG de SE

Que no se logre cuadrar los resultados de lo posteado de los F01 y lo reportado por el SIAFI

5 4 20 Asegurarse que la información este correcta 2 Bajo

(5)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 33


Página 34



Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIONUnidad: MONITOREO Y EVALUACIONProceso: ELABORACION DE CONTRATOS DE CONSULTORIAS Y SERVICIOS PROFESIONALES Alcance o ambito de aplicación: UGP Y UNIDADES DE LINEA SECRETARIA DE EDUCACIONFecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013


1

Constatar que esté contemplada la contratación dentro de las Actividades autorizadas en el Plan Operativo Anual (POA) del Proyecto

Elaborar cada uno de los contratos de servicios de consultoría y de servicios profesionales debidamente autorizados para su proceso

Plan Operativo Anual (POA) debidamente aprobado por

el Banco Mundial

Verificar en el POA cada una de las contrataciones que se

realizarán 5 minutos


Asistente MonitoreoContratos

elaborados y aprobados

2

Solicitud de Términos de Referencia para la contratación que se pretenda realizar por cualquiera de las Unidades de Línea involucradas con el Proyecto o por la Unidad de Gestión del Proyecto

Términos de Referencia revisados

Solicitar a la Especialista de Monitoreo los Términos de

Referencia revisados enviados por la Unidad de Línea interesada en alguna

contratación


Asistente MonitoreoMonitoreo y Evaluación


3

Envío de Memorandum solicitando se realice trámite de no objeción de los Términos de Referencia ante el Banco Mundial

Memorandum firmado por la Coordinadora de la Unidad de Gestión del

Proyecto

Solicitar a la Unidad de Adquisiciones del Proyecto

se realice trámite de no objeción a los Términos de Referencia remitido para su

respectivo proceso


Asistente MonitoreoUnidad de

AdquisicionesCoordinador Unidad de

Adquisiciones

4

Elaboración de contratos de servicios profesionales

No objeción remitida por el Banco Mundial

Solicitar a la Unidad de Adquisiciones la Solicitud de No Objeción emitida por el

Gerente del Proyecto (Banco Mundial)


Asistente Monitoreo

5

Elaboración de contratos de servicios de consultoría

No objeción remitida por el Banco Mundial y la

evaluación de la terna correspondiente

Elaborar contrato de Servicios de Consultoría


Asistente Monitoreo

6

Solicitud de número de acuerdo para validar el contrato elaborado

Oficio de solicitud remitido a la Secretaria General por la Coordinadora de la Unidad

de Gestión

Solicitar a la Secretaria General la autorización de un

número de acuerdo para legalizar el contrato

elaborado

5-8 díasMonitoreo y Evaluación

Asistente MonitoreoSecretaría

GeneralSecretaria General

7

Firma de contrato elaborado Oficio de solicitud de firma del Señor Ministro del contrato remitido a la

Secretaria General por la Coordinadora de la Unidad

de Gestión

Solicitar a la Secretaria General la revisión del

contrato y sus adjuntos para pasarlo a firma del Señor

Ministro


Asistente MonitoreoSecretaría

GeneralSecretaria General



Página 35




Elaborar cada uno de los contratos de servicios de consultoría y de servicios profesionales debidamente

autorizados para su proceso


Proceso:ELABORACION DE CONTRATOS DE CONSULTORIAS Y SERVICIOS PROFESIONALES



1

Constatar que esté contemplada la contratación dentro de las Actividades autorizadas en el Plan Operativo Anual (POA) del Proyecto

Que la contratación no esté contemplada en el POA 5 4 20 Verificar en el POA 4 Bajo

(3)

2

Solicitud de Términos de Referencia para la contratación que se pretenda realizar por cualquiera de las Unidades de Línea involucradas con el Proyecto o por la Unidad de Gestión del Proyecto

Que no se logre un consenso en la revisión de los Términos de Referencia 5 4 20 Cerciorarse de contar con

la información correcta 3 Bajo(7)

3

Envío de Memorandum solicitando se realice trámite de no objeción de los Términos de Referencia ante el Banco Mundial

Que no cumplan con los objetivos de la consultoría 4 5 20 Verificar el alcance

deseado 4 Bajo(4)

Página 36


4Elaboración de contratos de servicios profesionales

Que no se autorice la contratación de personal técnico y de apoyo 4 5 20

Verificar la aprobación de la contratación 5

Bajo(2)

5 Elaboración de contratos de servicios de consultoría

Que no se autorice la contratación de la consultoría 4 5 20 Solicitar la no objeción 4 Bajo

(5)

6Solicitud de número de acuerdo para validar el contrato elaborado

Que la persona a contratar no cumpla con los requerimientos de la consultoría 5 5 25 Revisar perfiles de

candidatos 6 Bajo(1)

7 Firma de contrato elaborado que no se acepte la contratación 5 5 25 Contar con aprobaciones previas 4 Bajo

(6)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 37


Página 38


PROCESOS – UNIDAD FINANCIERA




PROCESO 8 – APROBACIÓN DE F01

PROCESO 9 – MODIFICACION PRESUPUESTARIA

PROCESO 10 – INGRESO Y DISTRIBUCIÓN DE CUOTA DE COMPROMISO

PROCESO 11 – INGRESAR ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

PROCESO 12 – ELABORACIÓN DE F01

PROCESO 13 – ELABORACIÓN DE F07

PROCESO 14 – MANEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA

PROCESO 15 – SOLICITUD DE DESEMBOLSO

PROCESO 16 – SOLICITUD DE VACACIONES

PROCESO 17 – PLANILLA SEGURO SOCIAL

PROCESO 18 – DECLARACION JURADA DE BIENES (TSC)

PROCESO 19 – INFORME DE CUENTAS POR COBRAR

PROCESO 20 – RECEPCION Y ENTREGA DE BIENES

PROCESO 21 – REGISTRO EN EL SISTEMA (MODULO DE BIENES)

Página 39


PROCESO 22 – DESCARGO O TRANSFERENCIA DE BIENES

PROCESO 23 – SOLICITUD DE MATERIALES DE OFICINA Y ASEO

PROCESO 24 – RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIALES DE OFICINA

PROCESO 25 – INFORMES FINANCIEROS CONTABLES

PROCESO 26 – INGRESO DE PAGOS F01 AL SISTEMA DE BANCOS

PROCESO 27 – CONCILIACIONES BANCARIAS

PROCESO 28 – CALCULO Y LIQUIDACION DE VIATICOS Y ANTICIPOS

PROCESO 29 – CIERRE CONTABLE MENSUAL

PROCESO 30 – ELABORACIÓN DE PLANILLA

PROCESO 31 – CREACION Y ARQUEO DE CAJA CHICA

Página 40

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CR-4381MATRIZ DE PROCEDIMIENTO

Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: Aprobación de F01Alcance o ambito de aplicación: Efectuar pagos correspondientesFecha: 24 de Septiembre de 2013


1Revisión de solicitud del gasto, F01 (Formulario del gasto)

Verificar que el gasto esté contemplado en el

POA y Presupuesto

F01 Verificado, POA y Presupuesto

Revisar documentación de solicitud del gasto F01 como

ser: fuente de financiamiento, Convenio, Estructura Presupuestaria,

Componente Objeto del Gasto, beneficiarios y

valores.

5 minutosUnidad

FinancieraAnalista y Encargado de

Prespuesto UGPSolicitud del gasto

aprobadoUnidad

FinancieraCoordinador Unidad

Financiera

Regresar el F01, en caso de no estar correcto, al Auxiliar

Administrativo



Página 41



Institución : Secretaria de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :

Verificar que el gasto esté contemplado en el POA y Presupuesto

Unidad: Financiera

Proceso: Aprobación de F01

Fecha: 24 de septiembre del 2013

No.Actividad /


1

Revisión de solicitud del gasto, F01 (Formulario del Gasto)

Que se pague a otra persona o que se cargue a otro componente u objeto del gasto 5 1 5 Revisar el pin del SIAFI 1 Bajo

(1)

2 Que se cargue a otro componente u objeto del Gasto. 3 2 6 Revisar el Memorandun de

pago y el POA 1 Bajo(2)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 42


Página 43


Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: Modificacion PresupuestariaAlcance o ambito de aplicación: Disponibilidad de presupuesto en Componentes y Objetos de GastosFecha: 24 de Septiembre de 2013


1Elaboración de Modificación

Presupuestaria

Financiar actividades que no cuentan con

disponibilidad presupuestaria

POA y PresupuestoDetallar por cada actividad el número del objeto del gasto

2 diasUnidad

Financiera

Analista y Encargado de

Presupuesto UGP

2Elaborar un resumen por

componente y objeto de gasto a utilizar

2 HorasUnidad

Financiera


Presupuesto UGP

3Establecer la diferencia entre lo disponible según presupuesto vigente y de lo que se requiere

4 horasUnidad

Financiera


Presupuesto UGP

4

Elaborar la modificación presupuestaria, definiendo que renglón presupuestario se debe

aumentar y que renglón presupuestario se debe

disminuir, considerar que NO se puede disminuir el grupo 4 (Inversión), pero si se puede

incrementar.

4 horasUnidad

Financiera


Presupuesto UGP

Modificación lista para ingresar

Gerencia Administativa

SEDUCGerente Administrativo

5

Preparar oficio al Gerente Administrativo de la SEDUC,

solicitando autorización para la Modificación Presupuestaria

15 minutos

Unidad Financiera


Presupuesto UGP

Autorización para el ingreso de

Modificacion Presupuestaria

Gerencia Administativa

SEDUCGerente Administrativo

6Ingresar la Modificación

Presupuestaria en el SIAFI con perfil autorizado.

2 horasUnidad

Financiera


Presupuesto UGP

Modificación ingresada en el SIAFI

Coordinación UGP

Unidad Financiera

Coordinación de la UGP y Coordinador Unidad

Financiera

RESPONSABLE �RESULTADO /

PRODUCTO

ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO

Página 44




Financiar actividades que no cuentan con disponibilidad presupuestaria

Unidad: Financiera

Proceso: Modificación presupuestaria


No.Actividad /


1Elaboración de Modificación Presupuestaria

Que no se tenga disponibilidad de presupuesto por cada componente 4 2 8

Revisar el POA y preguntar a cada Unidad de Línea que se piensa hacer para cumplir las actividades

1 Bajo(2)

2 Que no se tenga disponibilidad de presupuesto por Objeto del gasto 2 2 4

Revisar el POA y preguntar a cada Unidad de Línea que se piensa hacer para cumplir las actividades

2 Bajo(1)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 45


Página 46


Institución : Secretaría de Educacion / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: Ingreso y Distribución de Cuota de CompromisoAlcance o ambito de aplicación: Tener Disponibilidad de presupuesto en T.G.R.Fecha: 24 de Septiembre del 2013


1Ingresar solicitud de Cuota de compromiso trimestral

Contar con disponibilidad de

fondos en el trimestre, que cada grupo del

gasto tenga asignada la cuota correspondiente

Programación Mensual o Trimestral de pagos, POA

y Presupuesto

Detallar por cada actividad a ejecutar, el objeto del gasto a

afectar.2 horas

Unidad Financiera

Analista y Encargado de Presupuesto UGP

2Efectuar un resumen por

objeto del gasto y clasificarlo por grupo.

1 horaUnidad

FinancieraAnalista y Encargado de

Presupuesto UGP

Cuota de compromiso

ingresada en el Sistema SIAFI y disponibilidad de

fondos en el trimestre

3Distribución de cuota de compromiso

POA y Presupuesto y disponibilidad de fondos

en la TGR.

Ingresar en SIAFI la cuota de compromiso, aprobarla y

verificarla 5 minutos

Unidad Financiera


Disponiblidad de fondos en la TGR

para poder efectuar pagos.

Tesorería General de la

República

Tesorero General de la República


PRODUCTO


Página 47




Contar con disponibilidad de fondos en el trimestre, que cada grupo del gasto tenga asignada la cuota correspondiente

Unidad: Financiera

Proceso:Ingreso y Distribución de Cuota de Compromiso


No.Actividad /


1Ingresar solicitud de Cuota de compromiso trimestral

Quedarse sin disponibilidad de presupuesto por grupo de gasto en la TGR.

5 5 25Revisar disponibilidad de saldos por grupos en el SIAFI de forma periódica

5 Bajo(1)

2 Distribución de Cuota de compromiso.

Realizar una mala distribución de cuota de compromiso 4 5 20

Revisar cada vez que se ingresa la cuota de compromiso para saber si ya fue aprobada para hacer la distribución

1 Bajo(2)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 48


Página 49


Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Unidad: FinancieraProceso: Ingresar Anteproyecto de PresupuestoAlcance o ambito de aplicación: Tener Presupuesto para el proximo AñoFecha: 24 de Septiembre del 2013


1Ingresar el Anteproyecto de Presupuesto en el SIAFI

Contar con un presupuesto aprobado

en el sistema SIAFI

Anteproyecto de POA y presupuesto.

Detallar por cada actividad el número del objeto del gasto

a afectar2 dias

Unidad Financiera


POA con objeto del gasto

Sacar un resumen por componente y objeto de

gasto.2 Horas

Unidad Financiera


Anteproyecto de Presupuesto listo para ingresarse

Ingresar en el SIAFI el Anteproyecto de

Presupuesto 2 horas

Unidad Financiera


Anteproyecto de presupuesto

ingresado en el Sistema SIAFI

UPEG/SEDUCDirector de la Unidad de

Planificación y Evaluación de la Gestión (UPEG)


PRODUCTO


Página 50




Contar con un presupuesto aprobado en el sistema SIAFIUnidad: Financiera

Proceso:Ingresar Anteproyecto de Presupuesto.


No.Actividad /


1Ingresar anteproyecto de Presupuesto en el SIAFI

Quedarse fuera del Presupuesto para el año siguiente. 5 5 25

Estar en comunicación con la Unidad de Monitoreo del Proyecto para que esta unidad prepare el POA proyectado para el siguiente año.

1 Bajo(2)

2Que no se tenga disponibilidad de presupuesto por Componente y Objeto del Gasto.

4 3 12

Revisar antes de ingresar el anteproyecto del POA, y preguntar a cada Unidad de Línea que actividades piensan desarrollar por cada Item.

2 Bajo(1)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 51


Página 52


Institución : Secretaria de Educación /Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: Elaboración F01Alcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducaciónFecha: 25/09/2013


1Elaboración de F01 (Formulario del Gasto)

Reservar fondos en SIAFI para realizar el Pago de Procesos del Proyecto

Memorandum de la Coordinacion de Gestión, POA y Presupuesto

Revisar que junto al memorandum venga la documentación completa

como ser: factura, cotizaciones, orden de compra, cuadro

comparativo de precios, acta de recepción, recibo de la Tesorería

General de la República

5 MinutosUnidad


Elaboración de F01 a nivel de Verificado

Unidad FinancieraAnalista y Encargado de Presupuesto

UGP

2

Revisar cuando se le realiza pago a un consultor que venga la

documentación completa como ser: informe de trabajo, recibo de pago,

acta de recepción, cuadro de programación de pagos y copia del

contrato

5 MinutosUnidad


Elaboración de F01 a nivel de Verificado

Unidad FinancieraAnalista y Encargado de Presupuesto

UGP

3Dar seguimiento al F01 para que sea aprobado por el Administrador en el

SIAFI1 Hora

Unidad Financiera

Auxiliar AdministrativoAprobación en el SIAFI por

el AdministradorUnidad Financiera Coordinador Unidad Financiera

4Enviar el F01 a la Unidad de Pre-intervención de la Secretaría de

Finanzas1 Dia

Unidad Financiera

Auxiliar AdministrativoRevisión de documentos y aprobación del F01 en el

SIAFI

Pre-Intervención de la Secretaría de

Finanzas

Pre-Interventores de la Secretaría de Finanzas

5Dar seguimiento al F01 para que sea firmado por el Director Ejecutivo en

el SIAFI1 Dia

Unidad Financiera

Auxiliar AdministrativoFirma en el SIAFI por el

Director EjecutivoCoordinación UGP Coordinación de la UGP

6

Enviar, si son fondos Nacionales, un oficio a la Tesorería General de la

República, donde se solicita la alimentación de fondos en la libreta

para que se pueda pagar X F01

2 DiasUnidad


Pago de F01 por la Tesorería General de la

República

Tesorería General de la República

Tesorero General de la República

7

Elaborar, si son fondos externos por medio del SIAFI , una TEC para bajar

fondos de la cuenta especial en dólares y los pasamos a Lempiras a la

libreta pagado de fondos externos

15 MinutosUnidad


Alimentación de la libreta para pagar F01 de Fondos

ExternosCredito Publico

Personal de Crédito Público que revisa las TEC.

8

Enviar correo al departamento de programación Financiera de la

Tesorería General de la República para que sean pagados los F01 que

van en la TEC que se elaboró anteriormente

1 DiaUnidad


Pago de F01 por la Tesorería General de la

República

Programacion Financiera de la

Tesoreria General de la Republica

Programación Financiera

9Archivar el F01 que se elaboró del

SIAFI junto con toda la documentaciÓn soporte.

5 MinutosUnidad


El F01 del gasto archivado correlativamente y en

orden cronológico



Página 53




Reservar fondos en SIAFI para realizar el Pago de Procesos del ProyectoUnidad: Financiera

Proceso: Elaboración de F01

Fecha: 25/09/2013

No.Actividad /


1 Elaboración de F01

que se cargue a la actividad o el componente malo 3 3 9 Revisar el gasto conforme al POA 1 Bajo

(2)

2 que se cargue al beneficiario equivocado 5 3 15 Revisar que tenga pin de SIAFI 1 Bajo

(3)

3 cantidades inadecuadas 4 3 12 revisar bien las cantidades antes de verificar el documento en el SIAFI 1 Bajo

(4)

4 objetos de gasto incorrecto 2 3 6Revisar el pago conforme al catálogo de objetos del gasto. 1 Bajo

(5)

5que el F01 sea rechazado por el departamento de Pre-Intervención de la Secretaría de Finanzas

2 2 4 Revisar bien todo el F01 que no haga falta ningún documento 1 Bajo

(6)

6Si el F01 es pagado por fondos nacionales que la tesoreria no lo pueda pagar

5 3 15Gestionar en la Tesorería para que los pagos realizados con fondos nacionales sean pagados en el tiempo más corto

2 Bajo(1)

7 Si el F01 es pagado por fondos externos y la TEC se hizo mal 3 3 9 hacer bien la conversión de los Dólares

a Lempiras 1 Bajo(7)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 54


Página 55


Institución : Secretaria de Educacion / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: Elaboración de F07Alcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducacionFecha: 25/09/2013


1

Elaboración de F07 (Formulario de depósito, reversión por imputación incorrecta, corrección por mala imputación en actividad)

Hacer devoluciones, correcciones en el SIAFI,

por mala imputación.

Sistema SIAFI, POA y Presupuesto, facturas de hotel, combustible y otros

gastos

Revisar la liquidación de viáticos y si hay sobrante se procede a la elaboración de un F07 para depósito con

boleta del SIAFI, se firma y se manda al Banco Central

10 MinutosUnidad


Elaboración de boleta de depósito

Banco Central/SEFIN

RESPON-SABLE �RESUL-TADO /

PRODUCTO




Hacer devoluciones, correcciones en el SIAFI, por mala imputación.

Unidad: Financiera

Proceso: Elaboración de F07

Fecha: 25/09/2013


1 Elaboración de F07 Elaborar un depósito con valor incorrecto 4 2 8 revisar los valores 1 Bajo (1)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 56


Página 57


Institución : Secretaria de Educacion / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: Manejo de Fondos de Caja ChicaAlcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducaciónFecha: 25/09/2013


1 Manejo de Fondos de Caja Chica

Realizar compras por medio de los fondos asignados en caja chica, de productos o solicitudes realizadas a lo interno de Proyecto, como parte de los costos operativos

Solicitusd de gasto, Facturas o recibos de la compra

Pagar las facturas o recibos al personal o proveedores debidamente autorizados

10 minutosUnidad


Pago de la compra o servicio solicitado

2

Revisar de gastos de caja chica para solicitud de

reembolso1 hora

Unidad Financiera

Auxiliar AdministrativoSolicitud de Reembolso

Unidad Financiera

Asistente Fiduciario Financiero


PRODUCTO


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Realizar compras por medio de los fondos asignados en caja chica, de productos o solicitudes realizadas a lo interno de Proyecto, como

parte de los costos operativos

Unidad: Financiera

Proceso: Manejo de Fondos de Caja Chica

Fecha: 25/09/2013

No.Actividad /


1 Manejo de Fondos de Caja Chica que se realice una compra sin autorización 4 2 8 recibir memorandum solicitando la

compra 1 Bajo(1)

2 que la factura o recibo no venga a nombre de la Institución encargada de la Caja Chica 5 3 15 revisar las facturas o recibos al

momento de revisar la compra 1 Bajo(2)

3 realizar una compra con un monto mayor al que establece el reglamento de caja chica 5 3 15 Tener a mano el Reglamento de caja

chica 1 Bajo(3)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 59


Página 60


Institución: SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIONUnidad: FINANCIERA FINANCIERAProceso: SOLICITUD DE DESEMBOLSOAlcance o ambito de aplicación:Fecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013


1SOLICITUD DE FONDOS AL BANCO MUNDIAL

Alimentar la cuenta especial de Fondos Banco Mundial para disponer de recursos

financieros para la ejecución de todas las actividades

programadas por el Proyecto Calidad de la

Educación.

Todos los Formularios F01 que se hayan pagado y no

hayan sido solicitados

Revisar todos los documentos de pago (F01)

que se hayan generado durante el mes.

5 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO

2Elaborar los formularios para

solicitud de fondos.5 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO

3

Revisar todas las operaciones contables para

cuadrar la Solicitud de Fondos (SOE)


Conciliar las operaciones de

Desembolso versus Contabilidad

4Enviar la Solicitud de Fondos al Gerente del Proyecto para

su aprobación.3 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO

BANCO MUNDIAL

GERENTE DE PROYECTO

5

Ingresar el formulario 2380 en el Sistema Client

Connection la Solicitud de Fondos.

25 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO

6

Pasar a firma de la Coordinación Firnanciera y Coordinación de la Unidad

Ejecutora los formularios de la Soliciutd de Fondos.

1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO UCPCOORDINADOR DEL

PROYECTO

7Tramitar con el Señor

Ministro de Educación la firma en el formulario 2380

3 día UGP COORDINADOR GENERALSECRETARIA

DE EDUCACION

MINISTRO DE EDUCACION

8Fotocopiar y preparar todos los documentos soportes de

la Solicitud de Fondos. 1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO

9

Enviar la Solicitud de Fondos al Banco Mundial en

Washington (desde el envío hasta ser recibida en

Washington).

5 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVOBANCO

MUNDIALUNIDAD DE DESEMBOLSOS

10

Monitorear en el Sistema Client Connection la Solicitud de Fondos hasta el momento

en que el Banco Mundial deposita su valor en la cuenta Especial de la

Secretaría de Finanzas

7 días FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVODisponer de

Recursos Financieros BANCO

MUNDIALUNIDAD DE DESEMBOLSOS

RESPONSABLE � ENVIO A : �NO.

PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPORESULTADO /

PRODUCTO

Página 61




Llevar control de los días que corresponden por vacaciones a cada empleadoUnidad: FINANCIERA

Proceso: SOLICITUD DE DESEMBOLSO


No.Actividad /


1 SOLICITUD DE DESEMBOLSO

Información para preparar la solicitud no esté disponible en el tiempo requerido. 4 4 16 Que todos los F01 (Documentos de pago) se

encuentren debidamente archivados 5 Bajo(3)

2 Registros contables mal categorizados 5 3 15 Verificar que los registros contables estén debidamente contabilizados 7 Medio

(2)

3 El no monitoreo constante de los saldos disponibles en la cuenta especial 5 2 10 Monitorear diariamente los saldos

disponibles 4 Bajo(4)

4El no documentar correctamente los formularios enviados a la Unidad de Desembolso

5 2 10Verificar que toda la documentación de respaldo ha sido incluida 4 Bajo

(5)

5 Retrasos en el correo 5 5 25Enviar los documentos con un margen razonable para evitar el riesgo por algún retraso eventual en las entregas

14 Medio(1)

6Que no se encuentren documentados en la Unidad de Desembolsos procesos colaterales de otras unidades

5 2 10Verificar antes de enviar los documentos que todos los procesos se encuentren registrados en el Sistema del Banco (Client Connection)

4 Bajo(6)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 62


Página 63


Página 64



Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIONUnidad: FINANCIERAProceso: SOLICITUD DE VACACIONESAlcance o ambito de aplicación:Fecha: Septiembre 24, 2013 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013


1 SOLICITUD DE VACACIONES

Llevar control de los dias que corresponden por

vacaciones a cada empleado

ContratosElaborar cuadro de control

de vacaciones1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO

Control interno de la disponibilidad

UCPCOORDINADOR GENERAL DE

PROYECTO

2

Entregar a cada empleado el formulario de solicitud de

vacaciones cuando lo necesite

5 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO

3

Llenar el formulario de cada empleado para refrendar los dias de que dispone y pasar a firma del Jefe Inmediato del

Empleado

10 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO UCPJEFE DE CADA

DEPARTAMENTO

4Remitir el formulario de

Solicitud de vacaciones para su aprobación final.

10 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO UCP GERENTE DE PROYECTO

5

Actualizar el cuadro de control de vacaciones cada

vez que un empleado presenta solicitud de

vacaciones.

30 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO UCPCOORDINADOR GENERAL DE

PROYECTO

RESPONSABLE � RESULTADO / PRODUCTO


Página 65




Llevar control de los días que corresponden por vacaciones a cada empleado

Unidad: FINANCIERA

Proceso: SOLICITUD DE VACACIONES


No.Actividad /


1 SOLICITUD DE VACACIONES

El no llenar el formulario estipulado para este proceso 5 5 25 Exigir que el personal Llene el

formulario 10 Medio(1)

2 La no actualización del cuadro de control de vacaciones 5 3 15 Actualizar periódicamente el

cuadro de control de vacaciones 7 Medio(2)

3 Extravío de los formularios llenados y autorizados 5 2 10

Archivar oportunamente en los expedientes los formularios ya autorizados

3 Bajo(3)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 66


Página 67



Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIONUnidad: FINANCIERAProceso: PLANILLA SEGURO SOCIALAlcance o ambito de aplicación:Fecha: Septiembre 24, 2013 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013


1PLANILLA SEGURO SOCIAL (I.H.S.S.)

Asegurar en el IHSS a todo empleado del Proyecto Calidad de la Educación.

Contratos

Reportar en la planilla del Seguro Social al personal del

Proyecto Calidad de la Educación

1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVOQue el personal sea

aseguradoPLANILLA IHSS

2 INGRESOS I.H.S.SQue el empleado goce de los beneficios y servicios prestados por el IHSS

Solicitar al empleado fotocopia de Tarjeta de

Identidad5 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO

3Llenar formulario especial para reportar los nuevos

ingresos. 10 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO

4

Llevar el formulario especial para reportar los nuevos ingreso, adjunto con la

copiad de la identidad al Departamento de Planilla Pre-

elaborada del IHSS

10 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO PLANILLA IHSS

5 BAJAS I.H.S.S

Que la institución no siga pagando por una persona que ha dejado de laborar con la institución.

Reportar en las fechas establecidad por el IHSS las personas que han dejado de

laborar con el Proyecto

10 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO PLANILLA IHSS

6 PAGO PLANILLA I.H.S.S.

Tener al día el pago de los derechos de los derechohabientes y del Patrono

Enviar a recoger la planilla mensual

1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO

7Tramitar la elaboración del cheque para su pago antes de la fecha de vencimiento

5 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVOADMINISTRATIV

ATESORERIA DEL I.H.S.S



Página 68




Asegurar en el IHSS a todo empleado del Proyecto Calidad de la Educación.

Unidad: FINANCIERA

Proceso: PLANILLA I.H.S.S


No.Actividad /


1 PLANILLA I.H.S.S Olvidar incluir a un empleado 5 3 15 Comunicación interna efectiva 5 Bajo(4)

2 REPORTAR INGRESOS AL I.H.S.S.

No reportar a tiempo un empleado y que éste tenga una emergencia médica. 5 3 15 Reportar el ingreso del nuevo

empleado a la brevedad posible 7 Medio(3)

3 Que el empleado no entregue la documentación requerida a tiempo 5 5 25 Exigir al empleado la urgencia del

caso 10 Medio(2)

4 Reportar los ingresos en periodos tardíos ocasiona cobro de multas para el patrono 5 2 10 Persona encargada debe estar bien

alerta de estos procesos. 4 Bajo(5)

5 REPORTAR LAS BAJAS AL I.H.S.S.

La no comunicación de que un empleado dejó de laborar para el Proyecto 5 5 25 Comunicación interna efectiva 15 Alto

(1)

6Que el empleado encargado de este proceso olvide no reportar dicha baja a tiempo a la Unidad de Planilla Pre-elaborada del Seguro Social

2 2 4 Revisar mensualmente la planilla para evitar este olvido. 2 Bajo

(6)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 69


Página 70


Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIONUnidad: FINANCIERAProceso: DECLARACION JURADA DE BIENES (TSC)Alcance o ambito de aplicación:Fecha: Septiembre 24, 2013 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013


1DECLARACION JURADA DE BIENES

Cumplir con requisito establecido por la Ley,

para todos los funcionarios que prestan

sus servicios en las Instituciones del Estado

de la República de Honduras

Contratos

Entregar el formulario a todo el personal que supere el

techo del ingreso para dicha declaración

1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVOCumplir con el

requisitoTODAS UNIDADES

DEL PROYECTOTODAS UNIDADES DEL

PROYECTO

2Establecer un tiempo para la entrega de este formulario


3Elaborar las constancias de trabajo para cada empleado


4

Fotocopiar todos los formularios llenos y las

constancias para dejar copia de archivo

1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO

5

Entregar en la fecha establecida por el Tribunal

Superior de Cuentas toda la documentación requerida

2 horas FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVOConstancia de haber

declaradoTODAS UNIDADES

DEL PROYECTOTODO EMPLEADO DEL

PROYECTO

6

Entregar la constancia a cada empleado para dar fe que se ha efectuado la declaración

jurada de bienes anual.

1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVOTODAS UNIDADES

DEL PROYECTOTODO EMPLEADO DEL

PROYECTO

7

Entregar copia de la Constancia para archivo en expedientes del personal de

la Unidad Ejecutora de Proyecto

1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO ADQUISICIONES OFICIAL DE ADQUISICIONES


ENVIO A : �NO.

PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPO

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Cumplir con requisito establecido por la Ley, para todos los funcionarios que prestan sus servicios en las Instituciones del Estado

de la República de Honduras

Unidad: FINANCIERA

Proceso: DECLARACION JURADA DE BIENES

Fecha: SEPTIEMBRE 24, 2013

No.Actividad /


1DECLARACION JURADA ANUAL DE BIENES

Llenar el formulario estipulado para este proceso incorrectamente 4 4 16

Orientar al personal como deberá llenarse el formulario y revisar minuciosamente el mismo

8 Medio(1)

2El no adjuntar todo los documentos de respaldo a dicha declaración, se corre el riesgo de que sea rechazado por el TSC.

2 2 4Exigir al personal que debe completar estrictamente la documentación solicitada.

2 Bajo(3)

3

Entregar con tiempo limitado los formularios al personal, se corre el riesgo que no estén completos para ser presentados en la fecha estipulada por la Ley.

5 3 15 Entregar los formularios con un margen de tiempo prudente. 4 Bajo

(2)

4

Si la declaración se presenta en tiempo tardío al Tribunal Superior de Cuentas, se corre el riesgo de multas que van desde Lps. 5,000.00 según la gravedad de cada caso

2 2 4

Notificar al personal de esta disposición 2 Bajo

(4)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 72


Página 73


Institución : SECRETARIA DE EDUCACION / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIONUnidad: FINANCIERAProceso: INFORME DE CUENTAS POR COBRARAlcance o ambito de aplicación:Fecha: Septiembre 24, 2013 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013


1INFORME DE CUENTAS POR COBRAR

Determinar que personas tienen viáticos y anticipos pendientes de liquidar al Proyecto Calidad de la Educación.

Monto reflejado en la contabilidad

Revisar los registros contables de la Cuenta por

Cobrar (Fondos Banco Mundial, Grant Japonés y

Fondos Nacionales)


2

Se utiliza como una herramienta auxiliar para demostrar a las Auditorias Externas el movimiento de esta cuenta.

Hacer un auxiliar detallado en excel para cuantificar el

monto pendiente de liquidar de cada persona (Fondos

Banco Mundial, Grant Japonés y Fondos

Nacionales).


3Cuadrar el auxiliar de excel

con los movimientos contables


4Revisar el informe final y

pasarlo a firma. 1 día FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO

UNIDAD FINANCIERA

ASISTENTE FIDUCIARIO FINANCIERO Y

COORDINADOR UNIDAD FINANCIERA

5 Archivar el informe 10 minutos FINANCIERA OFICIAL ADMINISTRATIVO

Contar con un documento bien

detallado para las auditorias de

seguimiento del Banco Mundial


ENVIO A : �NO.


Página 74




Determinar que personas tienen viáticos y anticipos pendientes de liquidar al Proyecto Calidad de la Educación.

Unidad: FINANCIERA

Proceso: INFORME DE CUENTAS POR COBRAR


No.Actividad /


1 INFORME DE CUENTAS POR COBRAR

Que los viáticos por liquidar por persona sean excesivos 5 5 25 Revisar mensualmente 10 Medio

(2)

2 Que los beneficiarios hayan liquidado y por olvido no se haya efectuado el registro contable 3 4 12

Revisar el monto pendiente que cada persona tiene registrado para tomar las acciones del caso

4 Bajo(4)

3 Reparos por parte de las Auditorías Externas 5 5 25 Vigilar constantemente el comportamiento de esta cuenta 10 Medio

(3)

4Que las personas que hayan recibido viáticos no estén liquidando dentro de los 5 días que establece el Reglamento de viáticos

5 5 25

Exigir que se respete las normativas del Reglamento de Viáticos

15 Medio(1)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

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Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la EducacionUnidad: FinancieraProceso: Recepcion y Entrega de BienesAlcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducaciónFecha: 24/09/2013


1

Recibir todos los Bienes comprados a los proveedores por el Proyecto Calidad de la

Educacion

Recibir y entregar todos los bienes que pertenecen al Proyecto, de acuerdo a los sistemas de control de

bienes

Orden de Compra o Contrato

Verificar que los bienes adquiridos cumplan con las especificaciones solictadas

en la orden de compra, verificando cantidad,

características, condiciones de uso, valor, número de

serie, etc.

4 hrs Financiera Oficial de BienesCantidad de Bienes

RecibidosVarias Oficial de Bienes

2 Acta de RecepciónElaborar acta de recepción y reportarla para el pago del

proveedor30 minutos Financiera Oficial de Bienes Recibido conforme Adquisiciones

Coordinador de Adquisiciones

3 Máquina Rotuladora

Elaboración de la Etiqueta con logo del proyecto,

número de Inventario dado por la Unidad de Bienes de la

S.E.

20 minutos Financiera Oficial de Bienes Bienes Inventariados Financiera Oficial de Bienes

4Entrega de Bienes al personal que lo solicite mediante solicitud

Acta de Entrega

Elaboración de Acta de Entrega, describiendo las

especificaciones técnicas del bien, número de inventario, serie, valor y su ubicación

10 minutos Financiera Oficial de Bienes Asignacion del bien VariasPersona que hará uso del

bien (responsable)

5 LeitzArchivar actas de entrega

por cada unidad o lugar de asignación

5 minutos Financiera Oficial de BienesTener la

documentación archivada

Financiera Oficial de Bienes



PRODUCTO

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Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :

Recibir y entregar todos los bienes que pertenecen al Proyecto, de acuerdo a los sistemas de control de bienesUnidad: Financiera

Proceso: Recepción y Entrega de Bienes

Fecha: 24 de septiembre de 2013


1 Recibir todos los Bienes comprados a los

proveedores por el Proyecto Calidad de la

Educación

Recibir algo que no esté de acuerdo a las especificaciones técnicas solicitadas. 5 4 20

Verificar las especificaciones técnicas con personal calificado.

8 Medio(2)

2 Recibir menos cantidad de la que estamos comprando 5 4 20

Ordenar el producto recibido de una forma que facilite contarlo

5 Bajo(3)

3Entrega de Bienes al

personal que lo solicite mediante solicitud

Entregar un bien sin haber firmado y sellado el acta de entrega 5 2 10

No entregar el bien hasta haber firmado y sellado de recibido en el acta de entrega

3 Bajo(4)

4 Que el acta de entrega tenga mal escrito el inventario y la serie 5 3 15

Revisar el inventario y número de serie al momento que se hace la entrega

9 Medio(1)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 78


Página 79


Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: Registro en el sistema (Módulo de Bienes)Alcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducacionFecha: 24/09/2013


1 Registro de bienes adquiridos

Actualizar la base de datos y registro de

bienes, en el sistema de Modulo de Bienes.

(Sistema/módulo de Bienes), acta de recepción,

orden de compra

Ingresar al sistema (módulo de bienes) toda la

información que se requiere para el control interno de

cada bien

1 semana Financiera Oficial de BienesBase de datos

actualizada y bienes registrados

FinancieraAsistente Fiduciario

Financiero



RESPONSABLE �



Actualizar la base de datos y registro de bienes, en el sistema de Módulo de Bienes.

Unidad: Financiera

Proceso: Registro en el sistema (Módulo de Bienes)


No.Actividad /


1Registro de bienes

adquiridos

Ingresar mal el número de inventario, serie, y ubicación 5 4 20Al terminar de ingresar generar un reporte para verificar que la información esta correcta

10 Medio(1)

2 Registrar al responsable del bien equivocado 2 1 3 Generar un reporte por responsable 1 Bajo

(2)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 80


Página 81



Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la EducacionUnidad: FinancieraProceso: Descargo o Transferencia de BienesAlcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducacionFecha: 24/09/2013


1

Descargo de Bienes, por no seguir siendo utilizados por el personal que los tiene asignados o por mal estado

Descargar los bienes asignados al personal del

Proyecto, y la reasignación de los

mismos según necesidades o solicitudes

recibidas

Acta de Descargo, sistema de módulo de bienes

Levantar inventario para verificar que los bienes que

están bajo la responsabilidad de cada persona estén de

conformidad al acta de entrega de bienes que se

firmó al momento de hacer la asignación

3 hrs Financiera Oficial de Bienes Bienes descargados VariasEmpleado que se le hace el

descargo

2Transferencia de bienes, mediante solicitud hecha por el personal que los necesites

Acta de Transferencia

Elaboración de Acta de Transferencia, describiendo las especificaciones técnicas

del bien, número de inventario, serie, valor y su

ubicación

2 hrs Financiera Oficial de Bienes Entrega de Bienes variasEmpleado que usará los

bienes

ENVIO A : �NO.

PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPORESPONSABLE � RESULTADO /

PRODUCTO

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Descargar los bienes asignados al personal del Proyecto, y la reasignación de los mismos según necesidades o solicitudes recibidas

Unidad: Financiera

Proceso: Descargo o Transferencia de Bienes



1

Descargo de Bienes, por no seguir siendo utilizados

por el personal que los tiene asignados o por mal

estado

Que haya un faltante al momento de levantar el inventario y el responsable ya no trabaje con la institución

5 5 25

Solicitar el descargo y levantar inventario de los bienes antes de que la persona responsable deje de laborar con la institución

15 Alto(1)

2Transferencia de bienes, mediante solicitud hecha por el personal que los

requiere

Entregar un bien sin haber firmado y sellado la acta de transferencia 5 2 10

No entregar el bien hasta haber firmado y sellado de recibido en el acta de transferencia

3 Bajo(3)

3 Que la acta de transferencia tenga mal escrito el inventario y la serie 5 3 15

Revisar el inventario y número de serie al momento que se hace la entrega

9 Medio(2)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 83


Página 84


Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: Solicitud de Materiales de Oficina y AseoAlcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducacionFecha: 24/09/2013


1Elaboración del pedido de materiales y útiles de oficina y aseo

Mantener inventario de Materiales, útiles de

oficina y aseo en bodega, de tal forma que se

cumplan con las necesidades del Proyecto

y se realicen las actividades previstas sin

retrasos por falta de material

Solicitud de Bienes y Servicios

Levantar inventario de materiales para conocer la

existencia actual en bodega y luego elaborar el pedido

según el consumo de cada material

1 dia Financiera Oficial de Bienes

Abastecer de materiales a todas

las unidades del proyecto


Financiero


ENVIO A : �NO.


Página 85




Mantener inventario de Materiales, útiles de oficina y aseo en bodega, de tal forma que se cumplan con las necesidades del

Proyecto y se realicen las actividades previstas sin retrasos por falta de material

Unidad: Financiera

Proceso:Solicitud de Materiales de Oficina y Aseo


No.Actividad /


1Elaboración del pedido

de Materiales y Útiles de Oficina y Aseo

Pedir algo que no se necesite 5 2 10Revisar bien el pedido para asegurarse que todo el material solicitado será utilizado

3 Bajo(1)

2 Pedir cantidades muy grandes 3 1 3Hacer los pedidos tomando en cuenta las necesidades reales según el consumo

1 Bajo(2)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

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Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: Recepción y Entrega de Materiales de Oficina Alcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducacionFecha: 24/09/2013


1

Recibir todos los Materiales de oficina comprados a los proveedores por el Proyecto Calidad de la Educación

Recepcionar en bodega todos los materiales de oficina entregados por

proveedores, para luego dotar a todas las

Unidades del Proyecto de material y útiles de

oficina.

Orden de Compra

Recibir los bienes de acuerdo a lo solicitado en orden de

compra, verificando cantidad, características,

valor, etc.

4 hrs Financiera Oficial de BienesCantidad de Bienes

Recibidos

Proyecto Calidad de la

EducaciónEncargado de Bodega

2Entrega de Materiales a las Unidades del Proyecto

Requisicion de Materiales

Retirar de la Bodega los Materiales solicitados y

hacer entrega a la persona que lo está solicitando

30 minutos Financiera Oficial de BienesMateriales Entregados

VariasPersona que hará uso de los

materiales solicitados


ENVIO A : �NO.


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Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la Educación Objetivo : Mantener inventario de Materiales, útiles de oficina y aseo

en bodega, de tal forma que se cumplan con las necesidades del Proyecto y se realicen las actividades previstas sin

retrasos por falta de material

Unidad: Financiera

Proceso:Recepción y Entrega de Materiales de Oficina



1Recibir todos los

Materiales de oficina comprados a los

proveedores por el Proyecto Calidad de la

Educación

Recibir algo que no esté de acuerdo a las características solicitadas. 5 4 20

Verificar bien las características del producto recibido

8 Medio (1)

2 Recibir menos cantidad de la que estamos comprando 5 4 20

Ordenar el producto recibido de una forma que facilite contarlo

5 Bajo(2)

3

Entrega de Materiales a las Unidades del Proyecto

Entregar material sin que la requisición de materiales esté debidamente firmada y autorizada

3 2 6No entregar material sin que la requisición esté debidamente llenada

1 Bajo(3)

4 Entregar material a alguien, sabiendo que no hace uso del mismo 3 2 6 Reportar al jefe inmediato de

la situación 1 Bajo(4)

5Entregar material en cantidades grandes o en tiempo corto de la ultima solicitud entregada.

3 2 6 Reportar al jefe inmediato de la situación 1 Bajo

(5)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 89


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Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: INFORMES FINANCIEROS CONTABLESAlcance o ambito de aplicación: ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTOFecha: 24 DE SEPTIEMBRE DE 2013


1Ingreso de los F01 al sistema de Bancos.

Mantener registro de todos los gastos mensuales

Todos los documentos de pago (F-01) generados en el

SIAFI mensualmente.

Solicitar los archivos de la información de los F01.

8 dias FinancieraAsistente Fiduciario

FinancieroFinanciera


2Realizar las conciliaciones del mes (7 cuentas para conciliar)

Conciliar todos los F01 ingresados al sistema de bancos para conciliar (7 cuentas para conciliar).

Ingreso de los F01 al modulo de Bancos

impresión de la actividad realizada que es el reporte de la conciliación Bancaria

del mes.

5 días FinancieraAsistente Fiduciario

FinancieroReporte de la

Conciliación del mesFinanciera


3Ingreso de las liquidaciones de viáticos y anticipos para pago de capacitaciónes del mes.

Ingreso de las liquidaciones de viáticos del mes al módulo de contabilidad.

Ingreso de Liquidaciones de Viáticos

Revisar las liquidaciones de viáticos ingreso al sistema

contable de la ejecución del mes en Capacitaciones.


Financiero

Balanza de comprobación y

saldosFinanciera


4Conciliar el módulo de contabilidad a realizar el cierre del mes.

Cierre del mesQue todos los asientos estén

debidamente registrados.Realizar el cierre del mes

para impresión.1 día Financiera


Informes Financieros y PMR´s para el Banco Mundial.


Financiero

5Realizar el cierre con las partidas conciliadas todas

Cerrar y posteo del mesQue todos los asientos estén debidamente registrados y

conciliados.

Realizar el cierre del mes para impresión firma de la Contadora, Coordinador

Financiero y Coordinadora de la unidad de Gestión..

1 dia FinancieraAsistente Fiduciario

Financiero



Financiero



PRODUCTO

Página 91


Página 92



Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: INGRESO DE PAGOS F01 AL SISTEMA DE BANCOSAlcance o ambito de aplicación:ADMINISTRACUÓN DEL PROYECTOFecha: 24 de septiembre de 2013


1Ingreso de los F01 al sistema de Bancos.

Mantener registro de todos los gastos mensuales

Todos los documentos de pago (F-01) generados en el

SIAFI mensualmente.

Solicitar los archivos de todos los F01.


Financiero

2Mantener los saldos disponibles en bacos al dia

Revisar que la documentación de respaldo

esté completa3 días Financiera


Reporte de la Conciliación del mes


Financiero

3Ingresar los F01 en el Sistema Contable de la

Tesorería 8 días Financiera


Balanza de comprobación y

saldosFinanciera


4Revisar que todos los F01

hayan sido procesados en el sistema contable

1 día FinancieraAsistente Fiduciario

Financiero



Financiero


ENVIO A : �NO.


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Matriz de Micro Evaluación de RiesgosObjetivo:

Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la Educación

Mantener registro de todos los gastos mensualesUnidad: Financiera

Proceso: Ingreso de los F01 al sistema de bancos


No.Actividad /


1

Ingreso de los F01 al sistema de Bancos.

Que los Archivos no estén en orden 5 5 25 Control del archivo de los F01 10 Medio(3)

2 Que los F01 no estén archivados en secuencia 5 1 5

Que todos los F01 estén archivados en secuencia, con su solicitud de pago y la demás documentación soporte

2 Bajo(5)

3 Que quede un F01 sin ingresar 5 2 10 Revisar que los F01 y los depósitos estén ingresados debidamente 4 Bajo

(4)

4 Que los componentes y sub componentes estén mal ingresados 5 5 25

Verificar periódicamente que los componentes y sub componentes estén bien ingresados

12 Medio(1)

5 Que las partidas estén debidamente conciliadas en Bimoneda 5 5 25

Que las partidas estén debidamente conciliadas para cerrar y postear

12 Medio (2)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 94


Página 95


Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: CONCILIACIONES BANCARIASAlcance o ambito de aplicación: ADMINISTRACUÓN DEL PROYECTOFecha: 24 de septiembre de 2013


1 Conciliaciones BancariasMantener conciliadas todas las cuentas de bancos

Estados de Cuenta de los Bancos

Conciliar todas las operaciones del módulos de

Tesoreria5 dias Financiera


2Conciliar todos los F01

(pagos) del mes5 días Financiera


3Conciliar todos los depósitos

del mes5 días Financiera


Reporte de la Conciliación del mes

4 Pasar a revisión y firma 1 día FinancieraAsistente Fiduciario

FinancieroFinanciera Coordinador Financiero

5 Archivar 20 minutosAsistente Fiduciario

Financiero


ENVIO A : �NO.


Página 96



Institución : Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la Educación Objetivo:

Unidad: Financiera Mantener conciliadas todas las cuentas de bancos

Proceso: Conciliaciones Bancarias


No.Actividad /


1 CONCILIACION BANCARIA

Que los Estados de Cuenta no lleguen a tiempo 5 2 10 Gestionar con las instituciones la

entrega a tiempo 4 Bajo(3)

Que no se concilien las operaciones correctamente 5 3 15 Verificar que la Conciliación cuadre

con los registros contables 6 Bajo(2)

Que los registros contables no estén de acuerdo a la realidad 5 4 20 Revisar que los registros contables

estén correctamente 10 Medio(1)

Ranking : 1-6 bajo7- 14 medio Bajo

15-25 alto Medio

Alto

Página 97


Página 98



Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: CALCULO Y LIQUIDACION DE VIATICOS Y CAPACITACIONESAlcance o ambito de aplicación: ADMINISTRACUÓN DEL PROYECTOFecha: 24 de septiembre de 2013


1Cálculo de viáticos, gastos de viaje y capacitación.

Proporcionar en tiempo y forma los viáticos

solicitados por las UL, de acuerdo a la Tabla de

Viáticos de la SE

Solicitud de viáticos, constancia de sueldo por

Recursos Humanos, POA y Presupuesto

Realizar el cálculo de viáticos y gastos de viaje de acuerdo

al Reglamento de Viáticos 1 día Financiera


Asignación de viáticos por persona



2

Verificar en POA y Presupuesto que las

actividades a realizar estén establecidas en el POA


Financiero

3Liquidación de viáticos, gastos de viaje y capacitación.

Que las liquidaciones sean presentadas en el término

establecido en el Reglamento de Viáticos

Facturas de hotel y combustible e informe de la

gira

Realizar la revisión de la liquidación de viáticos, firma de la persona que recibe la

liquidación y firma del Coordinador Financiero,

1día FinancieraAsistente Fiduciario

FinancieroGira liquidada Financiera

Coordinador Unidad Financiera

4Archivo de la documentación

y registro en el Sistema Contable


FinancieroLiquidación

contabilizadaFinanciera



ENVIO A : �NO.


Página 99


Página 100


Institución :Secretaría de Educación/ Proyecto Calidad de la Educación Objetivo:

Unidad: Financiera Proporcionar en tiempo y forma los viáticos solicitados por las UL, de acuerdo a la Tabla

de Viáticos de la SEProceso:CALCULO Y LIQUIDACION DE VIATICOS Y CAPACITACIONES


No.Actividad /


1

Cálculo de viáticos para la gira

No cumplir con reglamento de viáticos 5 5 25 Revisión de solicitud de viáticos. 2 Bajo(3)

2 No respetar las reglas de control interno 5 5 25 Que tenga la constancia de sueldo. 2 Bajo(4)

3 Que el cálculo de la gira no sea correcto 5 5 25 Que sea empleado de la secretaria constancia de sueldo. 2 Bajo

(5)

4 Cálculo de presupuesto de viáticos para la gira No tener respaldo de los fondos asignados 5 5 25 Que no tenga fondos para la gira. 1 Bajo

(7)

5

Entrega de cálculo de viáticos, presupuesto para

la gira a la Unidad de Monitoreo

Que el presupuesto de la Unidad de Línea se pase del valor asignado para viáticos. 5 5 25 Que la unidad de línea tenga

agotado los fondos para viáticos. 2 Bajo(6)

6

Liquidación de viáticos

No cumplir con Reglamento de Viáticos Artículo No.16 de las liquidaciones de viáticos. 5 5 25 Notificar a los empleados de SE de

reglamento de viáticos 4 Bajo(2)

7Que no se entreguen las facturas de hotel y combustible, según Articulo No.16 del Reglamento de Viáticos (Acuerdo No.696 de Finanzas)

5 5 25Notificar a los empleados de SE de documentación a entregar para liquidar

8 Medio (1)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto


Página 101


Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación

Unidad: Financiera

Proceso: CIERRE CONTABLE MENSUAL

Alcance o ambito de aplicación: ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTOFecha: 24 de septiembre de 2013


1 CIERRE CONTABLE MENSUAL

Mantener al día las cuentas del Proyecto, realizando para ello el

cierre mensual del Sistema Contable

Todos los asientos contablesRevisar que todas los asientos

contables estén conciliados3 dias Financiera


2Realizar partidas de ajuste en los

casos necesarios1 días Financiera


3Verificar que todas las operaciones

hayan sido registradas correctamente


Financiero

4Realizar el cierre y posteo en el

módulo contable financiero (se hace todos los meses)

1 hora FinancieraAsistente Fiduciario

Financiero

5Impresión de los Estados Financieros para revisión

1 hora FinancieraAsistente Fiduciario

FinancieroFinanciera Coordinador Unidad Financiera

6 Firma de los Estados Financieros 1 dia FinancieraAsistente Fiduciario

FinancieroFinanciera Coordinador Unidad Financiera

7 Archivo de los Estados Financieros 10 minutos FinancieraAsistente Fiduciario

FinancieroEstado Financiero mensual


PRODUCTO


Página 102




Unidad: Financiera Mantener al día las cuentas del Proyecto, realizando para ello el cierre mensual del

Sistema ContableProceso: Cierre Contable


No.Actividad /


1CIERRE CONTABLE

Que los Registros contables no estén registrados correctamente 5 5 25 Revisar cuidadosamente las

operaciones ingresadas 10 Medio (2)

2 Que por error no se detecten descuadres entre las cuentas 5 1 5 Verificar el cuadre entre cuentas 2 Bajo

(3)

3 Que hayan retrasos en las fechas de cierre 5 5 25

Hacer todo los esfuerzos posibles para que los cierres mensuales se lleven a cabo en las fechas establecidas

14 Medio(1)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 103


Página 104


Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: ELABORACIÓN DE PLANILLAAlcance o ambito de aplicación:ADMINISTRACUÓN DEL PROYECTOFecha: 24/09/2013


1

Elaboración de planilla mensual de sueldos y salarios básicos en Dólares y Lempiras

Hacer efectivo el salario a los empleados

contratados, y los benefios que por Ley corresponden en el tiempo establecido

No objeción del Banco Mundial

Gestionar firmas de planilla 1 dia FinancieraAsistente Fiduciario Financiero

Planilla firmada y autorizada

Financiera/UGP

Coordinador de la Unidad Financiera/Coordinación de la Unidad de Gestión del Proyecto

2Contratos firmados por el

empleado y el Señor Ministro de Educación

3

Elaboración de planilla de decimotercer y decimocuarto mes de salario

Contratos firmados por el empleado y el Señor

Ministro de Educación1 dia Financiera


Planilla firmada y autorizada

Financiera/UGP

Coordinador de la Unidad Financiera/Coordinación de la Unidad de Gestión del Proyecto



Página 105




Unidad: Financiera Hacer efectivo el salario a los empleados contratados, y los beneficios que por Ley corresponden en el tiempo establecido

Proceso: Elaboración de planilla



1

Calculo de planilla en Dólares y Lempiras para

obtener la no objeción del Banco Mundial

No enviar al Banco Mundial la planilla anual 5 5 25

Enviar al Banco mundial en Diciembre de cada año la planilla anual para la No Objeción

2 Bajo(1)

Que no esté incorporada en el Presupuesto General de la República 5 5 25 Que sea incorporada en el Presupuesto

General de la República 2 Bajo(2)

2 Cálculo de planilla para preparar contratos

Que el Banco Mundial no proporcione la No Objeción de la planilla para los contratos.

5 5 25 Que se revisen bien los cálculos para la elaboración de los contratos. 1 Bajo

(4)

3 Cálculo de planilla del mes No tener los contratos firmados el Señor Ministro de Educación 5 5 25 Pasar los contratos a firma del Señor

Ministro de Educación con antelación 2 Bajo(3)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 106


Página 107


Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: FinancieraProceso: CREACION Y ARQUEO DE CAJA CHICAAlcance o ambito de aplicación: ADMINISTRACUÓN DEL PROYECTOFecha: 24 de septiembre de 2013


1 Creación del fondo de caja chica

Atender necesidades urgentes del Proyecto, referente a compras

menores, verificando que el fondo asiganado a caja

chica este siendo utilizado para los fines

establecidos en el manual de caja chica

Manual de uso de caja chica, pagaré, solicitud de apertura

de fondo

Solicitar a la UGP , la creación del fondo para uso de caja chica, adjuntando el pagaré


Financiero/Coordinador Unidad Financiera

Apertura de Caja Chica

Coordinación UGP Coordinacion de la UGP

2Elaborar cheque a nombre del responsable del manejo

de caja chica1 dia Financiera

Oficial administrativo contable

Disponibilidad de fondos

FinancieraCoordinación de la UGP/


3 Arqueo de caja chica Manual, pagaré, facturasRevisar los gastos efectuados

a la fecha del arqueo y definicion de saldo existente.


Financiero

Contar con fondos disponibles y

verificar que el fondo esta ciendo utilizado

para los fines expresados en el manual de cahja

chica

4Liquidación del fondo de caja chica

Contar con un nuevo fondo en caja chica

Facturas de gastoRevisar de todos los gastos

efectuados1 dia Financiera


Gastos efectuados revidados

5Elaborar cheque a nombre del responsable del manejo

de caja chica1 dia Financiera

Oficial administrativo contable

Disponibilidad de fondos

Coordinación UGPCoordinación de la UGP/


6 Arqueo de caja chica

Verificar que el fondo asignado a caja chica este siendo utilizado para los fines establecidos en el manual de caja chica

Manual, pagaré, facturasRevisar los gastos efectuados

a la fecha del arqueo y definición de saldo existente.


Financiero

Contar con fondos disponibles y

verificar que el fondo esta ciendo utilizado

para los fines expresados en el manual de cahja

chica



Página 108




Unidad: Financiera Atender necesidades urgentes del Proyecto, referente a compras menores, verificando

que el fondo asignado a caja chica este siendo utilizado para los fines establecidos

en el manual de caja chica

Proceso: Creación y Arqueo Caja Chica


No.Actividad /


1 Preparar el manual de caja chica

No cumplir con las normas de control interno 5 5 25 Revisar la preparación del manual. 2 Bajo

(1)

No respetar las reglas de la caja chica 5 5 25 Que sea incorporada en el Presupuesto General de la República 2 Bajo

(2)

Realizar pago de facturas sin parámetro 5 5 25 Revisar cada factura de pago con detenimiento 2 Bajo

(3)

2Entrega de caja chica,

firma de manual y pagaré de caja chica

No tener respaldo de los fondos asignados 5 5 25 Que se revise la firma del manual y

pagaré de caja chica 1 Bajo(6)

3

Elaboración del cheque para operar la

caja chica

No tener lo fondos necesarios para pagos menores de L.2,000.00 5 5 25 Que el cheque esté de acuerdo a

fondo de la caja chica y el pagaré. 2 Bajo(4)

Arqueo de caja chica, manual y pagaré de

caja chica

Si no se arquea no hay reintegro de fondos. 5 5 25

Revisar las facturas, recibos y objetos de gastos que estén correctos con el arqueo.

1 Bajo(5)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 109


Página 110


PROCESOS – UNIDAD DE ADQUISICIONES




PROCESO 32 – LICITACIÓN PUBLICA NACIONAL

PROCESO 33 – LICITACIÓN PUBLICA INTERNACIONAL

PROCESO 34 – COMPARACIÓN DE COTIZACIONES (SHOPPING)

PROCESO 35 – CONSULTORIA INDIVIDUAL

PROCESO 36 – CARGA DE INFORMACIÓN EN HONDUCOMPRAS

Página 111



Institución : Secretaría de Educación/Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: AdquisicionesProceso: Licitación Pública NacionalAlcance o ambito de aplicación: Adquisición de Bienes, Obras y Servicios (No Consultorías) Secretaría de EducaciónFecha: 23/09/2013


1Preparación de los Pliegos de Condiciones

Planos, descripción de actividades a utilizar, modelos, caracteristicas

especiales

El Personal Técnico, Ingenieros, Arquitectos y/o especialistas en la

materia deberá elaborar las especificaciones técnicas, planos,

actividades e identificar las condiciones en que se encuentran los bienes, como se realizarán los servicios o las características de inmueble objeto del contrato.

30 dias UNIDAD TECNICA DE UGP Evaluadora de InfraestructuraEspecificaciones Técnicas de los artículos, actividades a realizar

UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones

2Emisión de los Documentos de Licitación

Reglas del Procedimiento, requisitos y plazos de las ofertas, el

objeto, especificaciones tecnicas del bien, obra o servicio, asi como

las condiciones generales y especiales de la contratación.

Revisar las Condiciones Generales del Contrato e incorporación de las Especificaciones Técnicas, Planos y

Condiciones Especiales

3 días UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de AdquisicionesDocumento Base de

LicitaciónBM

Departamento de Salvaguardas o de Adquisiciones, según sea el caso

3Solicitud de No Objeción de los Pliegos de Condiciones

Documentos Base de Licitacion y del aviso de licitación

Enviar vía correo electrónico una copia de la documentación en

formato PDF7 días UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones

No Objeción de los Documentos de Licitación

BMDepartamento de Salvaguardas o de

Adquisiciones, según sea el caso

4

Revision de Documentos de Licitación por la Secretaría General de Secretaría de Educación (SE)

Documentos Base de Licitacion y del aviso de licitación

Imprimir el Documento Base, se acompaña el aviso de Licitación, la No Objeción y el Oficio de solictud

de Dictamen

14 dias COORDINACION UGP Coordinación de la UGP Dictamen Legal SECRETARIA GENERAL DE

SECRETARIA DE EDUCACIONSecretario General

5Publicación del Proceso de Licitación

Aviso de Licitacion

Remitir del aviso de licitación para publicar, publicación en la dirección electronica de Honducompras y a la

Unidad de Transparencia

2 dias UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones

Publicación del aviso de licitacion en dos diarios de

circulación nacional, en honducompras y en la


UNIDAD ADMINISTRATIVAEspecialista de Gestión Financiera de

la UGP

6Recepción y apertura de las Ofertas

Acta de Recepcion y Apertura de Ofertas

Recepcionar y aperturar ofertas en audiencia pública, levantamiento del acta con las autoridades y los participantes presentes al acto

1 día UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones

Registro de los montos Ofertados por los

Licitantes, vigencia y tipo de Garantias de

Sostenimiento de Oferta y envío de la minuta del acta

al Banco Mundial

COORDINACION UGP COORDINACION DE LA UGP

7 Envío del acta de Apertura Acta de Recepcion y Apertura de Ofertas

Remitir el Acta de Recepción y Apertura al BM y publicarla en la

pagina web de honducompras1 día COORDINACION DE UGP Coordinadora de la UGP

Publicación del acta de Recepción y apertura

BM y ONCAE Honducompras

8Evaluación de ofertas y documentos de los Licitantes

Ofertas de los Licitantes, documentos soporte, garantia de

sostenimiento de oferta, presupuesto de actividades

Instalar la Comision de Evaluación, examen preliminar de ofertas,

evaluación y comparación de precios 30 dias UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones Informe Preliminar COMITÉ DE EVALUACION COMITÉ DE EVALUACION

9 Informe de Evaluación de Ofertas

Ofertas de los Licitantes, documentos soporte, garantia de

sostenimiento de oferta, presupuesto de actividades

Elaborar el informe de la evaluación y comparación de ofertas utilizando

los criterios establecidos en los documentos de licitación

10 dias COMITÉ DE EVALUACION COMITÉ DE EVALUACIONInforme Técnico y de

ofertasCOORDINACION UGP Coordinación de la UPG

10Solicitud de No Objeción al Informe de Evaluación de Ofertas

Solicitud de No Objeción acompañando el informe de

evaluación realizado por el comité de Evaluación

Remitir al BM en digital el informe y la documentación soporte del

informe de Evaluación7 dias COORDINACION UGP Coordinación de la UGP

No Objeción al Informe de Evaluación y

recomendación de Adjudicación

COORDINACION UGP Coordinación de la UGP

11Elaboración de Dictamen Legal de Adjudicación/contrato

Informe final de evaluación, No Objeción del BM

Remitir la documentación soporte a la Secretaría General de la SE

7 días COORDINACION UGP Coordinación de la UGPResolución de

Adjudicación y Contrato a firmar

COORDINACION UGP Coordinación de La UGP

12Notificación de la adjudicación a las empresas Licitantes

Resolución de adjudicacion y notificaciones a los Licitantes

Publicar la Adjudicación en Honducompras y notificar a los

licitantes 1 dia UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones

Notificación de la Adjudicación

ONCAE Honducompras

13 Formalización del Contrato Contrato elaborado

Sustituir la garantia de Seriedad de la oferta por la de Cumplimiento y

demás documentos exigibles previo a la firma del contrato

1 dia UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones Firma del Contrato BMDepartamento de Salvaguardas o de


14 Orden de Inicio del Contrato Contrato firmado, anticipoEmitir orden de inicio / orden de

compra1 dia UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones

Oden de Inicio

BMDepartamento de Salvaguardas o de


Proveer a la Secretaría de Educación de Bienes, Obras o Servicios para satisfacer las necesidades del personal

operativo, docente, niños y niñas de la Secretaría, conforme a las especificaciones técnicas establecidas por el solicitante dentro del marco de las leyes vigentes de Honduras (Ley de

Contratación del Estado, disposiciones vigentes y demás

Leyes)



Página 112



Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo : Proveer a la Secretaria de Educación de Bienes, Obras o Servicios

para satisfacer las necesidades del personal operativo, docente, niños y niñas de la Secretaría, conforme a especificaciones

técnicas establecidas por el solicitante dentro del marco de las leyes vigentes de Honduras (Ley de contratación del Estado,

disposiciones vigentes y demás Leyes)

Unidad: Adquisiciones

Proceso: Licitación Pública Nacional

Fecha: 23/09/2013

No.Actividad /


1 Solicitud de compras

Especificaciones técnicas mal definidas 5 5 25Revisión técnica por personal especializado en el bien, servicio u obra solicitada

6 Baja (2)

Cantidades inadecuadas del bien, servicio u obra solicitada 4 4 16 Verificar la necesidad real y

disponibilidad del presupuesto 2 Baja (6)

Fondos insuficientes para la adquisición 5 3 15Modificar las cantidades solicitadas que vaya de acuerdo a los fondos disponibles,

1 Baja (10)

Recorte de presupuesto por razones fuera de nuestro alcance 5 1 5 Reservar fondos mediante

comunicación entre SE y SEFIN 3Baja (4)

2 Elaboración de documentos Falta de insumo para la entrega del documento 5 1 5

Solicitar en tiempo y forma en almacén los insumos necesarios a fin de no retrasar el proceso

1 Baja (11)

Página 113


Documento de licitaciones mal elaborados 5 1 5Persona a cargo del documento capacitado y apta en la elaboración del documento

1Baja (12)

Tiempo tardío de revisión por la Unidad Legal 5 5 25Dar seguimiento continuo al proceso de revisión del documento

1 Baja (13)

3 Publicación del documento

Fondos insuficientes para el pago de publicación en periódicos 5 1 5 Presupuesto de forma adecuada

a los fondos requeridos 1 Baja (14)

4 Recepción de ofertas

No participan empresas en el proceso 5 1 5

Verificar el historial de empresas, honducompras, empresas que puedan participar y comunicarse con ellas

1 Baja (15)

Que participen empresas maletín en el proceso 5 1 5

Verificar el historial de empresas, honducompras, empresas que existan y realizar visitas de campo

2 Baja (7)

5 Apertura de ofertas

Que la empresa no presente garantía 5 1 5Mencionar en el documento de licitación la presentación de documentos no subsanables

1 Baja (16)

Que los ofertas sobrepasen los fondos disponibles 5 4 20

Presupuesto elaborado en base a precios de mercado, incluyendo un incremento por inflación y aumento de precios

8 Media (1)

6 Evaluación de ofertas No contar con un especialista en la evaluación de los ofertas 5 1 5

Planificar e integrar, en tiempo y forma el comité de evaluación con personal especializado en el área del bien, servicio u obra a adquirir

1 Baja (17)

Página 114


7 Subsanación de ofertas

Las ofertas no presentan los documentos de subsanación en tiempo y forma 5 2 10

Que la Unidad de Adquisiciones entregue notificación de subsanación en tiempo y forma, indique en el oficio claramente la fecha máxima de presentación de los documentos

3 Baja (5)

8 Adjudicación de la empresa Que la empresa adjudicada no acepte 5 1 5

Revisión de empresas que están participando en el proceso. Documentos presentados por empresa, constancias, record crediticio.

2 Baja (8)

9 Contrato Tiempo tardío en la revisión y envío del contrato por Unidad Legal a cargo de este proceso 5 2 10

Seguimiento en la revisión y envío del contrato por parte de Unidad Legal

6 Baja (3)

10 Ejecución Que la empresa se tarde mas en la entrega del bien, servicio u obra 5 1 5

La Unidad de Adquisiciones debe tener comunicación constante con la empresa adjudicada

2 Baja (9)

11 Pago Demandas al estado por pagos de tardíos 5 1 5

Gestionar el pago en lo interno y SEFIN, de tal forma que se realice en los tiempos establecidos

1 Baja (18)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 115


Página 116



Institución : Secretaría de Educación/Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: AdquisicionesProceso: Licitación Pública InternacionalAlcance o ambito de aplicación: Adquisición de Bienes, Obras y Servicios (No Consultorias) Secretaría de EducaciónFecha: 23/09/2013


1Preparación de los Pliegos de Condiciones

Planos, descripción de actividades a realizar,

modelos, características especialesy actividades

conexas

Elaborar por parte del Personal Técnico, Ingenieros, Arquitectos y/o especialistas

en la materia las especificaciones técnicas, planos, actividades e identificar las condiciones en que se encuentran los bienes, como se realizarán los servicios o las características de inmueble objeto del

contrato.

30 dias UNIDAD TECNICA DE UGP Evaluadora de InfraestructuraEspecificaciones Técnicas de los artículos, Actividades a realizar

UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones

2Emisión de los Documentos de Licitación

Reglas del Procedimiento, requisitos y plazos de las ofertas, el objeto, especificaciones técnicas del bien, obra o servicio, asi como las condiciones generales y especiales de la contratación.

Revisar las Condiciones Generales del Contrato e incorporación de las

Especificaciones Técnicas, Planos y Condiciones Especiales

3 días UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de AdquisicionesDocumento Base de

LicitaciónBM

Departamento de Salvaguardas o de Adquisiciones, según sea

el caso

3Solicitud de No Objeción de los Pliegos de Condiciones

Documentos Base de Licitación y del aviso de

licitación

Enviar vía correo electrónico una copia de la documentación en formato PDF

7 días UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de AdquisicionesNo Objeción de los

Documentos de LicitaciónBM


el caso

4

Revisión de Documentos de Licitación por la Secretaria General de Secretaría de Educación (SE)

Documentos Base de Licitación y del aviso de

licitación

Imprimir del Documento Base, se acompaña el aviso de Licitación, la No

Objecióny el Oficio de solictud de Dictamen

14 dias COORDINACION DE UGP Coordinadora de la UGP Dictamen Legal SECRETARIA GENERAL de

SECRETARIA DE EDUCACIONSecretario General

5Publicación del Proceso de Licitación

Aviso de Licitación

Remitir el Aviso de Licitación para publicar, publicación en la dirección electronica de Honducompras y a la


15 dias UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones

Publicación del aviso de licitación en dos diarios de

circulación nacional, en Honducompras y en la


UNIDAD ADMINISTRATIVAEspecialista de Gestión

Financiera de la UGP

6Recepción y apertura de las Ofertas

Acta de Recepción y Apertura de Ofertas

Recepcionar y aperturar las ofertas en audiencia pública, levantamiento del

acta con las autoridades y los participantes presentes al acto

1 día UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones

Registro de los montos Ofertados por los

Licitantes, vigencia y tipo de Garantias de

Sostenimiento de Oferta y envio de la minuta del acta al Banco Mundial


7 Envío del Acta de Apertura Acta de Recepción y Apertura de Ofertas

Remitir el Acta de Recepción y Apertura al BM y publicarla en la pagina web de

honducompras1 día COORDINACION DE UGP Coordinadora de la UGP

Publicación del Acta de Recepción y apertura

BM y ONCAE Honducompras

8Evaluación de ofertas y documentos de los Licitantes

Ofertas de los Licitantes, documentos soporte,

garantía de sostenimiento de oferta, presupuesto de

actividades

Instalar la Comisión de Evaluación, examen preliminar de ofertas,

evaluación y comparación de precios 30 dias UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones Informe Preliminar COMITÉ DE EVALUACION COMITÉ DE EVALUACION

9Informe de Evaluación de Ofertas

Ofertas de los Licitantes, documentos soporte,

garantía de sostenimiento de oferta, presupuesto de

actividades

Elaborar el informe de la evaluación y comparación de ofertas utilizando los

criterios establecidos en los documentos de licitación

10 dias COMITÉ DE EVALUACION COMITÉ DE EVALUACIONInforme Técnico y de

ofertasCOORDINACION UGP Coordinación de la UGP

10Solicitud de No Objeción al Informe de Evaluación de Ofertas

Solicitud de No Objeción acompañando el informe de evaluación realizado

por el comité de Evaluación

Remitir al BM en digital el informe y la documentación soporte del informe de

Evaluación7 dias COORDINACION DE UGP Coordinadora de la UGP

No Objeción al Informe de Evaluación y

recomendación de Adjudicacion


11Elaboración de Dictamen Legal de Adjudicación/contrato

Informe final de evaluación, No Objeción

del BM

Remitir la documentación soporte a la Secretaría General de la SE

7 días COORDINACION DE UGP Coordinadora de la UGPResolución de

Adjudicación y Contrato a firmar


12Notificación de la adjudicación a las empresas Licitantes

Resolución de adjudicación y

notificaciones a los Licitantes

Publicar la Adjudicación en Honducompras y notificar a los licitantes

1 dia UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de AdquisicionesNotificación de la

AdjudicaciónONCAE Honducompras

13 Formalización del Contrato Contrato elaborado

Sustituir la garantía de Seriedad de la oferta por la de Cumplimiento y demás documentos exigibles previo a la firma

del contrato

1 dia UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones Firma del Contrato BMDepartamento de Salvaguardas o de Adquisiciones, según sea

el caso

14 Orden de Inicio del ContratoContrato firmado,

anticipoEmitir orden de inicio / orden de compra 1 dia UNIDAD DE ADQUISICIONES Oficial de Adquisiciones Oden de Inicio BM


el caso

Proveer a la Secretaría de Educación de Bienes, Obras o Servicios para satisfacer las necesidades del personal

operativo, docente, niños y niñas de la Secretaría, conforme a las especificaciones técnicas establecidas por el solicitante dentro del marco de las leyes vigentes de Honduras (Ley de

Contratación del Estado, disposiciones vigentes y demás

Leyes)

RESPONSABLE �RESULTADO / PRODUCTO


Página 117



Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo: Proveer a la Secretaria de Educación de Bienes, Obras o Servicios

para satisfacer las necesidades de la Secretaría, conforme a especificaciones técnicas establecidas por los solicitantes y cuyos montos superan los US$

1,500,000.00


Proceso: Licitación Pública Internacional


No.Actividad /


1Elaboración de los

documentos de Licitación

Especificaciones técnicas mal definidas 5 5 25 Revisión técnica por personal especializado en

el bien, servicio u obra solicitada 6 Baja(2)

Cantidades inadecuadas del bien, servicio u obra solicitada 4 4 16 Verificar la necesidad real y disponibilidad del

presupuesto 2 Baja(8)

Fondos insuficientes para la adquisición 5 3 15 Modificar las cantidades solicitadas que vayan

de acuerdo a los fondos disponibles, 1 Baja(12)

Recorte de presupuesto por razones fuera de nuestro alcance 5 1 5 Reservar fondos mediante comunicación

entre SE y SEFIN 3 Baja(4)

2 Publicación del documento

Fondos insuficientes para el pago de publicación en periódicos 5 1 5 Presupuesto de forma adecuada los fondos

requeridos 1 Baja(13)

3 Recepción de ofertas

No participan el número mínimo de empresas en el proceso 5 1 5

Verificar el historial de empresas , honducompras, empresas que puedan participar y comunicarse con ellas

1 Baja(14)

Que participen empresas maletin en el proceso

5 1 5 Tener un banco de empresas precalificadas para diferentes tipos de procesos

2 Baja(7)

Página 118


4 Apertura de ofertas

Que la empresa no presente garantía

5 1 5Mencionar en el documento de licitación la presentación de documentos no subsanables

1Baja(11)

Que los ofertas sobrepasen los fondos disponibles 5 4 20

Presupuesto elaborado en base a precios de mercado, incluyendo un incremento por inflación y aumentado precios

8 Media(1)

5 Evaluación de ofertas No contar con un especialista en la evaluación de los ofertas 5 1 5

Planificar e integrar, en tiempo y forma el comité de evaluación con personal especializado en el área bien , servicio u obra a adquirir

1 Baja(10)

6 Subsanación de ofertasLas ofertas no presentan los documentos de subsanación en tiempo y forma

5 2 10 Establecer un Check List de los documentos obligatorios y que no son subsanables 3 Baja

(5)

7 Adjudicación de la empresa

Que la empresa adjudicada no acepte 5 1 5 Adjudicar al oferente que haya resultado en

segundo lugar del proceso de selección 2 Baja

8 ContratoTiempo tardío en la revisión y envío del contrato por la Unidad Legal a cargo de este proceso

5 2 10 seguimiento en la revisión y envío del contrato por parte de unidad Legal 6 Baja

(3)

9 EjecuciónQue la empresa se tarde más en la entrega del bien, servicio u obra

5 1 5

El Supervisor del Proyecto deberá darle seguimiento constante a la ejecución del contrato e informar a la mayor brevedad posible a la UGP sobre hallazgos en la ejecución

2 Baja(6)

10 Pago Demandas al estado por pagos de tardíos 5 1 5

Gestionar el pago en lo interno y SEFIN, de tal forma que se realice en los tiempo establecidos

1 Baja(9)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 119


Página 120



Institución : Secretaría de Educación/Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: AdquisicionesProceso: Comparación de cotizaciones (Shopping)Alcance o ambito de aplicación: Adquisición de Bienes de la Secretaría de EducaciónFecha: 23/09/2013


1Elaboración de lista de bienes y especificaciones técnicas

Proveer a la Secretaría de Educación de Bienes o

Servicios para satisfacer sus necesidades, mediante

comparación de cotizaciones, conforme a especificaciones técnicas establecidas por el solicitante dentro del marco

de las leyes vigentes de Honduras (Ley de contratación

del Estado, disposiciones vigentes y demás Leyes)

Cantidades, tipos de bienes, listado de

empresas

Preparar las solicitudes de cotización en base a un

formato pre-elaborado y compilación de la lista de

empresas o proveedores que serán invitados a presentar

una cotización. Según como lo indica el PAC, solicitar

previamente la no objeción del BM

7 dias Adquisiciones Auxiliar de AdquisicionesListado de productos a

cotizar y de proveedores a invitar

Adquisiciones Oficial de Adquisiciones

2 Pedido de Cotizaciones Invitaciones a Cotizar

Invitar por escrito a empresas y proveedores nacionales o

internacionales para que presenten una cotización en

un plazo determinado (no menos de 5 días hábiles)

1 dia Adquisiciones Oficial de AdquisicionesRecibir al menos tres

cotizacionesComité de Evaluación Comité de Evaluación

3 Recepción y análisis de al menos 3 cotizacionesCotizaciones enviadas por las empresas proveedoras

Evaluar al menos tres cotizaciones y preparación de

un informe de evaluación donde se propone la

selección de la oferta más ventajosa. Se enviarán al BM

los primeros tres licitados bajo este método para

revisión previa

2 dias Comité de Evaluación Comité de Evaluación Oferta más ventajosa Adquisiciones Oficial de Adquisiciones

4 Adjudicación a la oferta de menor costo Informe de evaluacion

Preparar la carta de adjudicación del contrato y el contrato donde se incluye los

términos de la oferta aceptada

1 dia Adquisiciones Oficial de AdquisicionesProveedor con la oferta

mas ventajosaCoordinación UGP Coordinación de la UGP

5 Orden de PedidoContrato/ orden de

compra al proveedorVerificar la recepción de los

bienes1 dia Adquisiciones Oficial de Adquisiciones

Certificación de la Recepción de los bienes

FinanzasEspecialista en gestíon

financiera

6 PagoCertificación de la

recepción de los bienes

Confirmar la utilización de fondos, preparar las órdenes

de pago, y solicitar la aprobación de las unidades

interesadas

1 dia Adquisiciones Oficial de AdquisicionesFactura y Recibo de

compraUnidad Financiera

Coordinación de la Unidad Financiera



Página 121



Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo : Proveer a la Secretaria de Educación de Bienes o Servicios para

satisfacer las necesidades de la Secretaría de Educación, mediante comparación de cotizaciones, conforme a especificaciones técnicas establecidas por el solicitante dentro del marco de las leyes vigentes de Honduras (Ley de contratación del Estado, disposiciones vigentes y demás Leyes)


Proceso: Compras Menores

Fecha: 25/09/2013

No.Actividad /


1 Solicitud de compra comprar algo que se necesite 3 3 9 según control de inventarios 5 Bajo (9)

2 cantidades inadecuadas en la solicitud de compras 1 2 2 verificar control de inventarios y

POA 1 Bajo (11)

3 Cotizaciones no cumplan con las especificaciones técnicas solicitadas 5 4 20 verificar con el especialista 14 Medio (2)

4 que los proveedores no cumplan con el tiempo solicitado para presentar su oferta 5 5 25

Se está monitoreando al proveedor 20 Alto (1)

5 que las empresas no cumplan con los requisitos legales 4 3 12 registro de proveedores 7 Medio (3)

6 Selección y adjudicación

que el monto supere a la disponibilidad de fondos 3 3 9 verificar en POA 6 Bajo (5)

7 que pase del techo para compras menores 4 3 12 comité de compras 7 Bajo (4)

8 Orden de compra que exista un dictamen técnico y se elabore orden de compra a otro proveedor 5 3 15 comité de compras 6 Bajo (6)

9 Recepción del producto que no entreguen completo el producto 3 4 12 verificar con la orden de compra 6 Bajo (7)

Página 122


10 producto dañado 2 3 6 inspección de calidad 5 Bajo (10)

11 Notificación de pago que no se envíe la solicitud a tiempo 4 3 12

La notificación de pago debe ser después de recepcionar los productos

6 Bajo (8)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 123


Página 124



Institución : Secretaría de Educación/Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: AdquisicionesProceso: Consultoría IndividualAlcance o ambito de aplicación: Consultores Individuales (hasta US$ 35,000.00) de Secretaría de EducaciónFecha: 23/09/2013


1Preparación de los Términos de Referencia (TdR), presupuesto base, preparación de términos y condiciones del contrato

Contratar personal especializado en el área de

interés, quien proporcionará productos de acuerdo a las

necesidades de la Secretaría de Educación

Al menos tres CV de consultores Individuales

Preparación de los TdR, presupuesto base, evaluación

curricular de tres CV y preparación de términos y condiciones del contrato

7 días Adquisiciones Oficial de Adquisiciones Preparación deTdR Coordinación UGP Coordinación de la UGP

2Obtención de la No Objeción del BM a los TdR y de los CV de los consultores

Oficio solicitando No Objeción de TdR y de los

CV de los consultores propuestos

Remisión de TdR y CV al BM 1 dia Coordinación UGP Coordinación de la UGP TdR y CV No Objetados Adquisiciones Oficial de Adquisiciones

3 Adjudicación y firma del ContratoNo Objeción y CV del

ConsultorFirma del Contrato y solicitud

de documentación soporte1 dia Adquisiciones Oficial de Adquisiciones Contrato Coordinación UGP Coordinación de la UGP

4Seguimiento y Evaluación del avance del contrato

Informe de actividades

Certificación de las etapas concluidas por el consultor y

preparación de las órdenes de pago

1 dia Adquisiciones Oficial de Adquisiciones informes de actividades Coordinación UGP Coordinación de la UGP

5 Pago Informe finalRecibir Informe de

Consultoría1 dia Adquisiciones Oficial de Adquisiciones Pago Unidad Financiera




Página 125



Institución :Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación

Objetivo : Proveer los mejores Servicios de Consultores Especialistas requeridos para la ejecución de los diferentes proyectos a ejecutarse por la Secretaria de

Educación


Proceso: Consultorías


Actividad / Procedimiento

Descripción del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residual Ranking

Elaboración de los TdR

Especificaciones técnicas mal definidas 5 5 25Revisión técnica por personal especializado en el bien, servicio u obra solicitada

6 Baja (2)

Cantidades inadecuadas del bien, servicio u obra solicitada

4 4 16Verificar la necesidad real y disponibilidad del presupuesto

2 Baja (6)

Fondos insuficientes para la adquisición 5 3 15Modificar las cantidades solicitadas que vaya de acuerdo a los fondos disponibles,

1 Baja (10)

Recorte de presupuesto por razones fuera de nuestro alcance

5 1 5Reservar fondos mediante comunicación entre SE y SEFIN

3 Baja (4)

Recepción de ofertas

No participan el número mínimo de consultores en el proceso

5 1 5Verificar el banco de consultores de la Secretaría, honducompras o Colegios Profesionales

1 Baja (11)

Que participen consultores de maletín en el proceso

5 1 5Tener un banco de consultores preferiblemente precalificados

2 Baja (7)

Apertura de ofertasQue la empresa no presente garantía 5 1 5

Mencionar en el documento de licitación la presentación de documentos no subsanables

1 Baja (12)

Que los ofertas sobrepasen los fondos 5 4 20 Presupuesto elaborado en base a precios de 8 Media (1)

Página 126


disponiblesmercado, incluyendo un incremento por inflación y aumentado precios

Evaluación de ofertasNo contar con un especialista en la evaluacion de los ofertas

5 1 5

Planificar e integrar, en tiempo y forma el comité de evaluación con personal especializado en el área bien , servicio u obra a adquirir

1 Baja (13)

Subsanación de ofertasLas ofertas no presentan los documentos de subsanación en tiempo y forma

5 2 10Establecer un Check List de los documentos obligatorios y que no son subsanables

3 Baja (5)

Adjudicación del Contrato

Que la empresa adjudicada no acepte 5 1 5Adjudicar al oferente que haya resultado en segundo lugar del proceso de selección

2 Baja (8)

ContratoTiempo tardío en la revisión y envío del contrato por unidad legal a cargo de este proceso

5 2 10Seguimiento en la revisión y envío del contrato por parte de unidad Legal

6 Baja (3)

EjecuciónQue la empresa se tarde mas en la entrega del producto

5 1 5

La UGP deberá dar seguimiento constante a la ejecución del contrato e informar a la mayor brevedad posible al Consultor sobre hallazgos en la ejecución del contrato

2 Baja (9)

PagoDemandas al estado por pagos de tardios

5 1 5Gestionar el pago en lo interno y SEFIN, de tal forma que se realice en los tiempo establecidos

1 Baja (14)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 127


Página 128



Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: Adquisiciones

Proceso: Carga de Información en Honducompras

Alcance o ambito de aplicación: Secretaría de EducaciónFecha: 23/09/2013

UNIDAD CARGO UNIDAD CARGO1 Carga de Información Cargar la

información de cada proceso de compras menores y licitaciones a la página oficial de la ONCAE, según los lineamiento establecidos

Formato de HONDUCOMPRAS

Proporcionar la información o subir correctamente los datos de acuerdo a los proceos de compras menores y licitaciones

1 hora ADQUISICIONES Oficial Administración II

La información está a la disponibilidad de los interesados

ADQUISICIONES Coordinador Unidad de Adquisiciones

RESPONSABLE � ENVIO A : �NO. PROCEDIMIENTO OBJETIVO INSUMO ACTIVIDADES TIEMPORESULTADO /

PRODUCTO

Página 129




CARGAR LA INFORMACION DE CADA PROCESO DE COMPRA MENORES Y LICITACIONES A LA PAGINA OFICIAL DE LA ONCAE ,

SEGÚN LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS


Proceso:Carga de Información en Honducompras

Fecha: 23/09/2013

No.Actividad /


1 SUBIR LA INFORMACION

HAY RETENCION DE PAGO 3 2 6VERIFICACION PAGINA ONCAE

4 Bajo (1)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 130


Página 131


PROCESOS – UNIDAD TECNICA CCEPREB




PROCESO 37 – CAPACITACIÓN EDUCADORAS DE CCEPREB

PROCESO 38 – ENTREGA DE MATERIAL A CCEPREB

PROCESO 39 – ORGANIZACIÓN DE CCEPREB

PROCESO 40 – PAGO DE EDUCADORAS DE CCEPREB

Página 132



Institución : SECRETARÍA DE EDUCACIÓN / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIÓN

Unidad: TECNICA CCEPREB

Proceso: CAPACITACIÓN DE EDUCADORAS DE CCEPREB

Alcance o ambito de aplicación:18 DEPARTAMENTOS DE HONDURASFecha: 23/09/2013


1Planificación de Capacitación

Programar, desarrollar y ejecutar de forma eficiente y oportuna la Capacitación de Educadoras de CCEPREB en el uso y manejo del Paquete Metodológico y Guía Metodologica de actividades de CCEPREB.

Base de Datos de CCEPREB del Proyecto

Verificar en Base de Datos de CCEPREB, educadoras que no han

recibido Capacitación1 día

UNIDAD TECNICA CCEPREB

Asistente Técnico CCEPREBLista de Educadoras a

Capacitar

2

Elaborarar Plan de Acción y Presupuesto correspondiente a

Capacitación en todos los departamentos

2 díasUNIDAD TECNICA CCEPREB

Asistente Técnico CCEPREBPlan de Acción y Presupuesto de

Capacitación

3Plan de Accion y Presupuesto de

Capacitación

Revisar con Unidad de Prebásica Plan de Acción y Agenda de

Capacitación a ser desarrollada2 días


Asistente Técnico CCEPREB PREBASICACoordinadora de Unidad de Prebásica

4 Convocatoria Capacitación Elaborar Oficio de Convocatoria a Jornada de Capacitación

1 díaUNIDAD TECNICA CCEPREB

Asistente Técnico CCEPREBOficio de Convocatoria a

Capacitación

5

Enviar Oficio, listado de participantes y Agenda de

Capacitación a Coordinadoras de Prebásica junto con el


Asistente Técnico CCEPREB DDE Coordinadoras de Prebásica

6Gestionar recursos necesarios Capacitación

Listado de Educadoras a participarSolicitar a Unidad Adminsitrativa

fondos para el pago de estipendios de Capacitación en cada Sede

1 diaUNIDAD TECNICA CCEPREB

Asistente Técnico CCEPREB Finaciera de UGP Coordinador Financiero

7Solicitar a Unidad de Adquisiciones

fotocopia de manuales y documentación a utilizar


Asistente Técnico CCEPREB

8

Preparar documentación para el pago de estipendios de capacitación (Lista de asistencia, recibos, Planilla de Pago, etc)


Asistente Técnico CCEPREB Formatos y formularios

9 Capacitación Educadoras

Desarrollo de Capacitaciones por parte de Coordinadoras de Prebásica o personal técnico capacitado en el

tema

3 días DDE Coordinadoras de Prebásica

10Planillas de Pago y Listas de

Asistencia

Verificar Listas de asistencia, Educadoras que recibieron

capacitación. Elaborar Informe de Capacitación


Asistente Técnico CCEPREB Informe de Capacitación



Página 133



Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo : Programar, desarrollar y ejecutar de forma eficiente y oportuna

la Capacitación de Educadoras de CCEPREB en el uso y manejo del Paquete Metodológico, y Guia Metodologica de actividades

de CCEPREB.

Unidad: Técnica CCEPREB

Proceso:CAPACITACIÓN DE EDUCADORAS DE CCEPREB

Fecha: 23/09/2013

No.Actividad /


1 Planificación de Capacitación

Alta cantidad de Educadoras que deben ser capacitadas, debido al cambio de estas en los CCEPREB y sobrepase el Presupuesto establecido en POA

5 4 20Definir el porcentaje de cambios de Educadoras que se da cada año y establecerlo en el POA

8 Medio (1)

2El listado de Educadoras a capacitar no este actualizado a la fecha de Planificación de la actividad

5 3 15

Solicitar a las Coordinadoras de Prebásica desde inicio de año los cambios y nuevas aperturas de CCEPREB

5 Bajo (2)

3 La UL no envíe a tiempo el Plan de Acción de la Capacitación 5 2 10 Mantener comunicación constante

con UL 3 Bajo (4)

4 Convocatoria Capacitación

Las Educadoras no sean convocadas en tiempo y forma por DDE 3 4 12

Mantener comunicación constante con DDE, y asegurar asistencia de Educadoras según listado

2 Bajo (5)

5Que asistan a Capacitación Educadoras que ya fueron capacitadas y no se encuentran en lista de capacitación

3 2 6

Notificar a las Coordinadoras de Prebasica que cualquier Educadora que no este en listado no se cubrirán los gastos, y estos deberá pagarlos la DDE

2 Bajo (6)

Página 134


6Gestionar recursos necesarios capacitación

Retraso en la disponibilidad de fondos de Capacitación

5 4 20Gestionar con el debido tiempo los fondos de Capacitación

4 Bajo (3)

7 Capacitación Educadoras Capacitadoras sin conocimiento del tema 4 2 8

Solicitar a la DDE el nombre de las Capacitadoras y verificar que conozacan el tema

2 Bajo (7)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 135


Página 136




Proceso: ENTREGA DE MATERIAL A CCEPREB



1Planificación del Proceso de Distribución

Coordinar la Distribución de material y mobiliario para los CCEPREB financiados con el Proyecto, a fin de mejorar las condiciones de los niños y niñas en las aulas de clases

Base de Datos de CCEPREB del Proyecto

Determinar las necesidades de los CCEPREB y cantidades necesarias


Asistente Técnico CCEPREBCantidad de materiales

por CCEPREB

2Elaborar Especificaciones técnicas de

Distribución de material5 días


Asistente Técnico CCEPREBEspecificaciones Técnicas

de Distribución

3Enviar a la Unidad de Adquisiciones las Especificaciones Técnicas para el inicio del Proceso de Adquisiciones



4 Evaluación de Ofertas Participar en el Proceso de Evaluación de Ofertas



5Revisar Cronograma de Entrega de

Distribución de Empresa Adjudicada2 días



6

Elaborar Formatos de Entrega de materiales (Fichas de Entrega /

Recepción a Empresa de Transporte, CCEPREB)


Asistente Técnico CCEPREB Formatos de Entrega

7 Control de BodegasVerificar que todos los materiales

esten en Bodega, previo al inicio del Proceso de Distribución



8Entregar material en Bodega y Fichas de Entrega requeridas en el Proceso



9Monitorear la correcta entrega de los materiales en cada CCEPREB



10Revisión de Fichas de Entrega

Fichas de EntregaRevisar cada una de las Fichas de

Entrega8 días



11 Elaborar Informe de Distribución 2 díasUNIDAD TECNICA CCEPREB

Asistente Técnico CCEPREBInforme Final de

DistribuciónADQUISICIONES

Coordinador Unidad de Adquisiciones



Página 137



Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo : Coordinar la Distribución de material y mobiliario para los

CCEPREB financiados con el Proyecto, a fin de mejorar las condiciones de los niños y niñas en las aulas de clases


Proceso: Entrega de Material a CCEPREB

Fecha: 23/09/2013

No.Actividad /


1Planificación del Proceso

de Distribución

Que se incluyan materiales para CCEPREB que no los necesitan 3 3 9

Solicitar información de necesidades de CCEPREB a Coordinadoras de Prebásica en DDE

4 Bajo (2)

2Validez de las especificaciones (lugares de entrega) en el tiempo real de Distribución

4 5 20 Asegurar con las DDE que los CCEPREB estén funcionando 12 Medio (1)

3 Control de Bodegas Que los proveedores de materiales no entreguen en tiempo y forma 5 2 10

Verificar los procesos involucrados en las distribuciones, y con esto determinar la fecha de inicio

3 Bajo (3)

4Revisión de Fichas de

Entrega

Que los CCEPREB no reciban los materiales y cantidades establecidas 5 3 15 Proporcionar a la Empresa de

Transporte listados de entrega 1 Bajo (4)

5 Que el material no sea entregado al CCEPREB establecido por el Proyecto 5 1 5

Verificar las Fichas de Entrega (Nombre, Identidad e información de CCEPREB)

1 Bajo (5)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 138


UNIDAD RESPONSABLE:TECNICA CCEPREB

NOMBRE DEL PROCESO: ENTREGA DE MATERIAL A CCEPREB

FECHA DE ELABORACIÓN:25/09/2013

INSTITUCIÓN: SECRETARÍA DE EDUCACIÓNPROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIÓN, GOBERNABILIDAD Y FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL CR-4381 HO

Inicio

Determinar cantidades

Elaborar Especificaciones

Tecnicas

Enviar Especificaciones

Tecnicas

Especificaciones Técnicas

Revisar Cronograma de Entrega

Elaborar Formatos de Entrega

Revisar material en Bodega

Cronograma revisado

A

A

Monitorear entregas

Revisar Fichas

Informe Final

Entregar material en Bodega

Participar en Evaluación

Formatos de entrega

Fin

Elaborar Informe

Página 139




Proceso: ORGANIZACIÓN DE CCEPREB



1

Identificación de Necesidades (Areas sin cubrir)

Identificar a nivel de Prebásica la necesidad de CCEPREB, ampliando así la cobertura y atención de niños de 5 años en el nivel pre-escolar

Lista de comunidades que no cuentan con CCEPREB

Solicitar a la Unidad de Prebásica y Coordinadoras de Prebásica de las

DDE identifiquen comunidades con necesidad de Educación Prebasica



2

Enviar por parte de las Coordinadoras de Prebasica listado

de comunidades, municipios interesados en la apertura de

CCEPREB

4 días DDE Coordinadoras de Prebásica Listado de comunidades

3

Solicitud de documentación de Organización

Formatos de Organización de CCEPREB

Porporcionar a las Coordinadoras de Prebásica los formatos y

documentación requerida para la Organización de CCEPREB (Acta de Apertura, Formato de Información

de CCEPREB, Formulario de Matrícula Inicial y Final del CCEPREB, copia de identidad de Educadora, partidas de

nacimiento de niños)



4Recibir documentación de Organización de CCEPREB



5Revisar documentación de Organización de CCEPREB



6 Base de Datos de CCEPREB de SEVerificar que el CCEPREB sea de

nueva apertura, no se encuentre en Bases de Datos de la SE



7 Organización de CCEPREB

Si el CCEPREB no existe y la documentación está completa, se ingresa CCEPREB a Bases de Datos

del Proyecto.

1 díaBase de Datos de CCEPREB

del Proyecto

8

Solicitar creación de código de CCEPREB a Coordinadora de

Prebásica de DDE, a través de Unidad de Infotecnología de DDE

1 día Código de CCEPREB DDE Coordinadoras de Prebásica

9

Si la Documentación está incompleta, solicitar documentación

a Coordinadora de Prebásica y una vez completada, se prosigue a los

pasos 7 y 8

DDE Coordinadoras de Prebásica



Página 140



Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo : Identificar a nivel de Prebasica la necesidad de CCEPREB,

ampliando así la cobertura y atención de niños de 5 años en el nivel pre-escolar


Proceso: ORGANIZACIÓN DE CCEPREB

Fecha: 23/09/2013

No.Actividad /


1Identificación de

Necesidades (Áreas sin cubrir)

Que se focalicen comunidades que no cuentan con población en edad pre-escolar 3 5 15

Definir e informar a Coordinadoras de Prebásica los requisitos de Organización de CCEPREB

6 Bajo (1)

2Solicitud de

documentación de Organización

Documentación de Organización incompleta o con datos equivocados 4 3 12

Se envían instrucciones claras de la documentación que debe completarse, y como debe completarse.

5 Bajo (2)

3 Documentación de Organización de CCEPREB entregada fuera de tiempo 5 2 10

Notificación a las DDE de la fecha máxima de envío de documentación

2 Bajo (4)

4 Organización de CCEPREB Que el CCEPREB ya exista 5 3 15

Se informa a las Coordinadoras de Prebásica que se hará cruce de Base de Datos

4 Bajo (3)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 141


Página 142




Proceso: PAGO BONO EDUCADORAS DE CCEPREB



1 Solicitud de Planillas Elaborar Oficio por medio del cual se solicitan Planillas


Asistente Técnico CCEPREB Oficios

2Base de Datos de CCEPREB del

Proyecto

Elaborar listados por Departamento de CCEPREB en funcionamiento, incluidas en Bases de Datos

del Proyecto2 días


Asistente Técnico CCEPREBListado de CCEPREB por

Departamento

3Enviar Oficios y listados de CCEPREB a Directores Departamentales y Coordinadores de Prebásica,

solicitando Planillas2 días



4 Elaboración de Planillas

Las Coordinadoras de Prebásica se encargan de verificar junto con los Directores Distritales /

Municipales el tiempo que ha laborado cada una de las Educadoras y calcular la cantidad de meses

a pagar en cada semestre y elaborar la Planilla de Pago

5 días DDE Coordinadoras de Prebásica UNIDAD TECNICA CCEPREB

Asistente Tecnico CCEPREB

5Recepción y revisión de Planillas

Recibir en magnético Planillas de Pago de Educadoras enviadas de DDE



6 Planillas de Pago de EducadorasRevisar Planillas de Pago de Educadoras de

CCEPREB (Nombres, identidades, información de CCEPREB, etc.)


Asistente Técnico CCEPREB Planillas revisadas

7Si las Planillas no tienen errores, se solicitan

Planillas en físico debidamente firmadas y selladas.



8Si las Planillas contienen errores, se envían vía

correo electrónico las observaciones a cada Planillas



9Recepcionar en físico las Planillas de Pago a

Educadoras de CCEPREB5 días



10Elaborar Planilla de Pago Consolidada que será

enviada al Banco a cargo de efectuar el Pago2 días


Asistente Técnico CCEPREBPlanilla de Pago

consolidada

11 Pago de EducadorasEnviar Planillas Originales y consolidada a la

Coordinación de UGP con su respectivo Memo, quien tramitará el Pago con la Unidad Financiera


Asistente Técnico CCEPREBCOORDINACION UGP

Coordinadora de la Unidad de Gestión del Proyecto

12

Enviar al salir el pago un comunicado a todas las Coordinadoras de Prebásica y personal de la

Unidad de Prebásica de SE para que notifiquen a las Educadoras que ya pueden cobrar su bono.

3 diasUNIDAD TECNICA CCEPREB


13Reporte de Bonos sin cobrar

Pedir al Banco periódicamente reportes de bonos cobrados y pendientes de cobro.

1 día


Asistente Técnico CCEPREB Reportes del Banco

14

Reportes del Banco

Notificar a las Coordinadoras de Prebásica de las Educadoras que aún no han cobrado. Realizar las actividades 13 y 14 tantas veces sea necesario, o

hasta el tiempo definido con el banco estarán los fondos disponibles 1 día



15Elaborar reporte de Educadoras sin cobrar, para

que la Unidad Financiera solicite fondos al Banco emisor de los pagos. 1 día


Asistente Técnico CCEPREBReporte de Educadoras sin

cobrar

UNIDAD FINANCIERA DE LA UGP


Gestionar el Pago de las Educadoras de CCEPREB en

tiempo y forma, de tal forma que reciban el pago de su

voluntariado conforme a lo establecido al momento de la



Página 143



Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo : Gestionar el Pago de las Educadoras de CCEPREB en tiempo y forma, de

tal forma que reciban el pago de su voluntariado conforme a lo establecido al momento de la Apertura de los CCEPREB


Proceso: PAGO BONO EDUCADORAS DE CCEPREB

Fecha: 23/09/2013

No.Actividad /


1 Solicitud de Planillas Que no sean incluidas correctamente todas las Educadoras del Proyecto 5 5 25

Enviar a Coordinadoras de Prebásica el listado de Educadoras de CCEPREB del Proyecto para uso como referencia

5 Bajo (1)

2Elaboración de

Planillas

Errores en los datos de las Educadoras 5 3 15 Solicitar copia de identidad de Educadoras, sobre todo de los cambios 3 Bajo (2)

3 Planillas enviadas fuera de tiempo 5 1 5 Notificación a DDE de la fecha máxima de envío de documentación 2 Bajo (4)

4 Pago a Educadoras Educadoras no cobren su bono a tiempo 3 3 9

Se informa a las Coordinadoras de Prebásica el tiempo que estará el bono disponible en el banco, se envían reportes periódicos

3 Bajo (3)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 144


Página 145


PROCESOS – UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS




PROCESO 41 – MANTENIMIENTO EQUIPO DE CÓMPUTO (SIN GARANTÍA)

PROCESO 42 – MANTENIMIENTO EQUIPO DE COMPUTO (CON GARANTÍA)

PROCESO 43 – REALIZAR BACKUPS

PROCESO 44 – ADMINISTRAR LA PLATAFORMA DE CORREOS

PROCESO 45 – ADMINISTRAR RED LOCAL Y PERIFÉRICOS

Página 146



Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: Administración de SistemasProceso: Mantenimiento Equipo de Cómputo (Sin garantía)Alcance o ambito de aplicación:Proyecto Calidad de la EducaciónFecha: 24/09/2013


1 Diagnóstico del equipo

Mantener en óptimas condiciones el equipo de cómputo del proyecto

para lograr el mejor desempeño del mismo

NINGUNORealizar las respectivas pruebas para dar el diagnóstico correcto

30 minutosAdministración

de SistemasTécnico en Soporte

2Verificación de la vigencia de garantía

NINGUNO

solicitar al Oficial de Bienes por correo electrónico los datos generales de compra (quien proporcionó el equipo y las respectivas garantías)

2 diasUnidad de

BienesOficial de Bienes

3 NINGUNOSi la garantía NO está vigente, proceder a reparar el equipo

1 diaAdministración


4 Reparación del equipo NINGUNO

Desarmar el equipo y realizar pruebas de las partes hasta identificar donde está fallando



5Cotización de las piezas dañadas

Especificaciones del equipo y de las partes dañadas

Crear las especificaciones técnicas correctas para comprar las piezas necesarias para reparar el equipo

1 horaAdministración


Unidad de Adquisiciones

Auxiliar de Adquisiciones

6Recibir las partes o piezas solicitadas

3 a 15 diasUnidad de

AdquisicionesAuxiliar de Adquisiciones

7

Instalar las partes y realizar las pruebas del funcionamiento correspondiente



8Instalación de equipo en el puesto de trabajo

NINGUNOInstalar el equipo en su lugar predeterminado



RESPON-SABLE � RESUL-TADO / PRODUCTO

ENVIO A : �NO.


Página 147



Institución :Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :

Mantener en óptimas condiciones el equipo de cómputo del proyecto para lograr el mejor desempeño del mismo

Unidad: Administración de Sistemas

Proceso:Mantenimiento Equipo de Computo (sin garantía)

Fecha: 24/09/2013

No.Actividad /

Procedimiento Descripción del RiesgoI P VTR

Actividad de Control Residual Ranking

1 Diagnóstico del equipoCompra innecesaria de las partes de equipo a reparar

5 3 15Realizar una verificación o investigar las posibles causas que genera el problema

3Bajo(1)


Reparar en el proyecto un equipo que tiene garantía se pierde los beneficios de la misma y causaría gastos extras al proyecto

5 2 10Solicitar la información necesaria a las Unidad de Bienes y esperar su confirmación

2 Bajo (2)

3 Reparación del equipoNo tener los conocimientos necesarios para realizar esta actividad ya que podría causar daños graves al equipo

5 2 10Mantener actualizado en los métodos de Reparaciones más actuales y en el funcionamiento de cada equipo

2 Bajo (3)

4Cotización de las piezas dañadas

Adquirir la pieza a un costo muy elevado 5 2 10Cotizar en varios lugares para poder tener un precio estimado en el mercado actual

1 Bajo (5)

5Instalación de equipo en el puesto de trabajo

Realizar una mala instalación del equipo podrÍa causarle daños al mismo

4 2 8Utilizar los protocolos de instalación de equipo según las recomendaciones del mismo

2 Bajo (4)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 148


Página 149



Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: Administración de SistemasProceso: Mantenimiento Equipo de Computo (Con garantía)Alcance o ambito de aplicación:Proyecto Calidad de la EducaciónFecha: 24/09/2013


1 Diagnóstico del equipoMantener en óptimas condiciones el equipo de cómputo del Proyecto para lograr el mejor desempeño

NINGUNORealizar las respectivas pruebas para dar el diagnóstico correcto




NINGUNO

Solicitar al Oficial de Bienes por correo electrónico los datos generales de compra (quien proporcionó el equipo y las respectivas garantías)

2 diasUnidad de

BienesOficial de Bienes

3 NINGUNO

Si la garantía está vigente, contactar a la persona de enlace de la compañía que proporcionó el equipo.


de SistemasTécnico en Soporte Empresa

Personal Técnico de la Empresa

4 Reparación del equipoCopia de factura y garantía del equipo

Enviar el equipo a la empresa para su respectivo diagnóstico y reparación




5 NINGUNOTiempo en que la empresa recibe las partes nuevas de los fabricantes

3 a 15 dias EmpresaPersonal Técnico de la

EmpresaEmpresa


6

Hoja de Reporte por parte de la Empresa especificando las partes que fueron cambiadas

Ir a la empresa para recibir el equipo ya reparado

1 DiaAdministracion


7 NINGUNORealizar las respectivas pruebas de su funcionamiento



8Instalación de Equipo en el puesto de trabajo

NINGUNOInstalar el equipo en su lugar predeterminado



9

Copia Hoja de Reporte por parte de la Empresa especificando las partes que fueron cambiadas

Entregar la copia del reporte de la empresa para archivar en el leitz de la Unidad de Adquisiciones



Unidad de Adquisiciones

Auxiliar de Adquisiciones

RESPON-SABLE � RESUL-TADO / PRODUCTO

ENVIO A : �NO.


Página 150



Institución :Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo :

Mantener en óptimas condiciones el equipo de cómputo del Proyecto para lograr el mejor desempeño del mismo


Proceso:Mantenimiento Equipo de Cómputo (Con garantía)

Fecha: 24/09/2013


1 Diagnóstico del equipoCompra innecesaria de las partes del equipo a reparar

5 3 15Realizar una verificación o investigar las posibles causas que genera el problema

3 Bajo (1)


Mantener en óptimas condiciones el equipo de cómputo del proyecto para lograr el mejor desempeño del mismo

5 2 10Solicitar la información necesarias a las Unidad de Bienes y esperar su confirmación

2 Bajo (2)

3 Reparación del equipoNo tener los conocimientos necesarios para realizar el mantenimiento de equipo y causar daños graves al mismo

5 2 10Mantenerse actualizado en los métodos de reparación más actuales y en el funcionamiento de cada equipo

2 Bajo (3)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

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Página 152



Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: Administración de SistemasProceso: Realizar BackupsAlcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducaciónFecha: 24/09/2013


1 Solicitar permiso al usuario

Mantener un respaldo de toda la información que se genera en las computadoras del proyecto para

evitar daños o pérdida de información importante

NingunoSolicitar al usuario la contraseña del equipo en el cual está asignado

1 minutoAdministración de Sistemas

Técnico en Soporte

2 Identificación de la Información Ninguno

Realizar una inspección de todos los documentos que contiene el usuario (exceptuando la información personal fotos, música, etc.)

20 minutosAdministración de Sistemas

Técnico en Soporte

3 Disco duro externo

Crear una Carpeta en el diso duro con la información siguiente: nombre usuario, fecha actual del backup


Técnico en Soporte

4Instalación de Software para realizar el Backup

Software

Instalar programa especial para realizar copia de seguridad (esta opción se utiliza para prevenir que se generen problemas al momento de copiar la información)


Técnico en Soporte


ejecutar el programa y configuralo con la informacion antes obtenida para crear el backup y esperar hasta que termine el copiado

1 a 3 horasAdministración de Sistemas

Técnico en Soporte backup del equipo

6 SoftwareDesinstalar el programa con el cual se generó el backup


Técnico en Soporte

7 Notificar finalización del backup NingunoNotificar al usuario que se realizó correctamente el backup


Técnico en Soporte


ENVIO A : �NO.


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Institución :Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo : Mantener un respaldo de toda la información que se genera en las

computadoras del proyecto para evitar daños o pérdida de información importante


Proceso: Realizar Backups

Fecha: 24/09/2013


1Solicitar Permiso al usuario

Causar molestia en los usuario porque siempre se almacena información personal que no compete a lo laboral

4 2 8Solicitar autorización por parte del usuario y que ellos estén presentes al momento de realizar esta operación

1Bajo(3)

2Identificación de la Información

Llenar el disco duro con información chatarra que no es necesaria para el proyecto y haciendo que se pierda tiempo valioso

4 2 8Se pueden utilizar muchas técnicas o programas que identifiquen los tipos de archivos para realizar la copia

2 Bajo (2)

3Instalación de Software para realizar el backup

No tener los conocimientos necesarios para realizar esta actividad ya que podría causar daños graves al equipo

5 2 10Realizar cambios en los sistemas según los protocolos que se recomiendan

2 Bajo (1)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

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Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: Administración de SistemasProceso: Administrar la plataforma de CorreosAlcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducaciónFecha: 24/09/2013


1 Ingresar en la Plataforma

Mantener en conexión todas las Unidades del Proyecto para

facilitar el flujo de la información (solicitudes, cotizaciones, memos, oficios, etc.) que genera y recibe

cada unidad.

Virtual

Ingresar a la plataforma https://cpanel.seduc.multidata.hn:2083/ donde solicita un usuario y contraseña de adminsitrador



2Monitorear el movimiento de correos dentro de la plataforma

Virtual

Realizar una revisión de la cantidad de información que se genera dentro de la plataforma



3Administrar la plataforma de correos

Virtual

Administrar la cantidad de cuentas de correos en funcionamiento y la cantidad de espacio asignado para almacenar información dentro del servidor

todos los diasAdministración


4Cambios y actualizaciones en los servidores de correos

Correos electrónicos

Solicitar cambios a los proveedores de la plataforma en lo que corresponde a información del servidor y actualizaciones en la plataforma





Realizar backup de los correos internos en la computadoras correspondientes

2 a 3 horasAdministración


Backup de la cuenta de correo


ENVIO A : �NO.


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Página 157



Institución :Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo : Mantener en conexión todas las Unidades del Proyecto para facilitar el

flujo de la información (solicitudes, cotizaciones, memos, oficios, etc.) que genera y recibe cada unidad.


Proceso: Administrar la plataforma de Correos

Fecha: 24/09/2013


1 Ingresar en la PlataformaSe puede borrar o deshabilitar un usuario causando pérdida de información de correos del proyecto

5 2 10

Solo el administrador de red puede tener acceso a esta plataforma y administrando un periodo de vencimiento en la clave del administrador

1Bajo(3)

2Monitorear el movimiento de correos dentro de la plataforma

Falta de espacio para el almacenamiento de correos

4 2 8Monitorear diariamente la cantidad de información que se genera en la plataforma

2 Bajo (2)

3Cambios y actualizaciones en los servidores de correos

Mal funcionamiento o problemas de accesos a las cuentas de correo

5 3 15Realizar cambios en forma programada con la empresa que brinda estos servicios de correo.

3 Bajo (1)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

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Página 159



Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la EducaciónUnidad: Administración de SistemasProceso: Administrar Red Local y PeriféricosAlcance o ambito de aplicación: Proyecto Calidad de la EducaciónFecha: 24/09/2013


1 Revisar la conectividad a internet

Mantener en conexión todas las unidades del Proyecto para

facilitar el flujo de la información (solicitudes, cotizaciones, memos,

oficios, etc.) que se genera y recibe cada unidad.

Virtual

Realizar una prueba de velocidad de conectividad para confirmar el ancho de banda real


Técnico en Soporte

2 Revisar el servidor DNS VirtualIngresar al servidor DNS y realizar pruebas de conectividad, seguridad.


Técnico en Soporte

3Mantener actualización automáticas de bases de virus en las PC de la Unidad

Virtual

Revisar que todas las computadoras tengan opción a actualización de bases de virus y actulización de software antivirus


Técnico en Soporte

4Monitorear equipo de impresoras en red

Virtual

Revisar que las impresoras estén en funcionamiento dentro de la red del proyecto.


Técnico en SoporteReporte de

funcionamiento del equipo

5 VirtualRealizar mantenimiento preventivo de las impresoras


Técnico en Soporte

6 Conexión de nuevo equipo NingunoInstalar en forma física el equipo a configurar


Técnico en Soporte

6 SoftwareInstalar controladores en los equipos necesarios donde se pondrá en funcionamiento


Técnico en Soporte



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Institución : Secretaría de Educación / Proyecto Calidad de la Educación Objetivo : Mantener en conexión todas las unidades del Proyecto para facilitar

el flujo de la información (solicitudes, cotizaciones, memos, oficios, etc.) que se genera y recibe cada unidad.


Proceso: Administrar Red Local y Periféricos

Fecha: 24/09/2013


1 Revisar la conectividad a internet

No tener conexión de salida del proyecto ésto ocasiona atrasos en las áreas claves del proyecto (Unidad Financiera)

5 3 15Monitorear periódicamente la red, conexión para identificar problemas y tomar acciones

2 Bajo(3)

2 Revisar el servidor DNS Red se deshabilite y las unidades no se puedan comunicar con otras áreas o proyectos. 4 2 8

Realizar pruebas de conexión y estado del servidor utilizando los protocolos adecuados

2 Bajo (2)

3

Mantener actualización automática de bases de virus en las PC de la Unidad

Ingreso de un virus, malware etc., puede ocasionar el daño a los diferentes software, archivos que son vitales para el funcionamiento del equipo y del usuario

5 3 15 Mantener los antivirus en las computadora actualizados 3 Bajo (1)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 161


Página 162


PROCESOS – UNIDAD GRANT JAPONES




PROCESO 46 – TRANSFERENCIAS DE FONDOS AECOS

Página 163




Unidad: PROYECTO DONACIÓN JAPONESA

Proceso: TRANSFERENCIAS DE FONDOS AECOS

Alcance o ámbito de aplicación:PROYECTO DONACIÓN JAPONESAFecha: 24/09/2013


1

Monitoreo de ejecución de fondos acreditados en cada una de las cuentas, en base a procedimientos establecidos según memoria cálculo

Establecer controles en relación a la administración, de fondos por

transferencias ejecutadas por las AECOs.

Memoria de cálculo plan de inversión por rubros. planil la de ejecución de fondos transferidos por el Proyecto Grant Japonés.

Dar seguimiento a la Transferencia monto total a ejecutar por cada AECO según convenio. Grant

JaponésAsistente Administrativo Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera

2

Solicitud de documentación a la organización y asociaciones u organizaciones para el análisis correspondiente por ejecución de fondos realizada

Reporte de Cheques Anulados

Monitorear las AECOs la Ejecución defondos por medio de ApoyosAdministrativos de Roatán y Comayaguaasegurando así el eficiente manejo delos recursos. 1 a 2 meses

Grant Japonés

Asistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera

3Subsanar hallazgos presentados en la revisión de la l iquidación de transferencias

Reporte por Subsanaciones de cada transferencia analizada

Solicitar la liquidación de fondos para siguiente transferencia a ejecutar

1 a 2 mesesGrant

JaponésAsistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera

4 Revisar la documentación adjunta a la l iquidación de fondos Ejecutada

7 DíasGrant

JaponésAsistente Administrativo Financiera Coordinador Unidad Financiera

5Comprobar la legalidad de la compra con el análisis de la documentación recibida

Grant Japonés


6 Cheques Emitidos Grant Japonés


7 Factura Grant Japonés


8

Revisar el cuadro reporte de cotizaciones y verificar que se cumpla con lo establecido 3 cotizaciones como mínimo por la compra

Grant Japonés


9 Revisar el acta de recepción tiene que venir con las firmas correspondientes

Grant Japonés


10Presentar, si el gasto fue por capacitaciones, el currículo de la persona que realizará la exposición

Grant Japonés


11 Respectivas planil las de participantes Grant Japonés


12 Recibo debidamente Firmado por miembros de la AECO

Grant Japonés


13 Comprobante de caja chica Grant Japonés


14

Presentar, uando el pago es mediantecaja chica, la siguiente documentación:1) Copia de tarjeta de identidad de lapersona responsable de la compra 2)Factura Original con la descripciónexacta de acuerdo a la solicitud.3) Efectuar planil la de liquidación degastos menores, realizadas por cajachica con su respectiva acta derecepción

Grant Japonés


15

Agregar , si la documentación está incompleta, la planil la de l iquidación gastos la columna de observaciones con el fin de describir el documento que tiene pendiente de completar

Grant Japonés


2 Días


PRODUCTO


Página 164



Institución : SECRETARÍA DE EDUCACIÓN / PROYECTO CALIDAD DE LA EDUCACIÓN Objetivo :

Establecer controles en relación a la administración de fondos por transferencias ejecutadas por las AECOs.

Unidad: PROYECTO DONACIÓN JAPONESA

Proceso: TRANSFERENCIAS DE FONDOS AECOS



1

Asesorar en la elaboración de los perfiles de los proyectos de cada

comunidad/ desembolso de transferencia

Que no exista consenso entre los intereses de los involucrados y beneficiarios de cada comunidad.

5 1 5Reuniones, asambleas comunitarias y acompañamiento por parte del Proyecto

1 Bajo(8)

2

Que la documentación para solicitar la transferencia (solicitud de financiamiento, perfil, plan de inversión, memoria de cálculo) presente inconsistencias consecuentemente se requiere de más tiempo para devolverla y que sea enmendada.

5 2 10Se reformula la solicitud con toda la documentación debidamente firmada y sellada

1 Bajo(9)

Página 165


3

Elaboración y envío de convenio de transferencia de fondos entre cada

asociación comunitaria y la SE/ desembolso de transferencia

Demora en el trámite de la firma del Secretario de Estado 5 5 25

Monitoreo y gestión del avance de la firma ante el Despacho Ministerial.

7 Medio(4)

4

Demora en el envío por parte de la Asociación u organización comunitaria del convenio ya firmado por el Presidente y el Tesorero(a)/ Administrador.

5 3 15Monitoreo y gestión del avance de la firma ante la Organización comunitaria.

4 Bajo(6)

5 Solicitar desembolso transferencia según perfil de proyecto comunitario

y convenio suscrito con SE/ Desembolso de transferencia

Demora en la aprobación de la solicitud de la Coordinación Grant Japonés a la Coordinación UGP

5 3 15Monitoreo y gestión del avance de la firma ante la Unidad de Monitoreo del Proyecto

4 Bajo(7)

6Demoran el envío a la Unidad Financiera para su trámite por parte de la Coordinación de la UGP

5 4 20Monitoreo y gestión del avance de la firma ante la Unidad Financiera

6 Bajo(5)

7 Monitoreo de la ejecución en base a procedimientos establecidos según memoria de cálculo/ liquidación de

transferencias

Poca agilidad en la ejecución de los fondos por parte de las Asociaciones/ organizaciones comunitarias

5 5 25 Monitoreo y acompañamiento en la agilidad de los procesos

15 Alto(3)

Página 166


8

Demora en los procesos de cotizaciones/ comparación de precios e información y documentación requerida por parte de los proveedores

5 5 25

Monitoreo por parte de la Junta Directiva de la Asociación u organización y apoyo técnico por parte del consultor de apoyo administrativo

15 Alto(2)

9Subsanar hallazgos presentados en la

revisión de cada liquidación/ liquidación de transferencias

Demora en la captura de documentación faltante e inconsistente 5 5 25

Monitoreo por parte de Asistente Administrativo de la UGP del Proyecto a la Asociación/ organización y al consultor de apoyo administrativo

20 Alto(1)


7- 14 medio Medio

15-25 alto Alto

Página 167


Página 168


ANEXOS – POLITICAS O PRINCIPIOS

ANEXO 1 – CONVENIDO DE CREDITO

ANEXO 2 - DOCUMENTO DE LA EVALUACIÓN INICIAL DEL PROYECTO

ANEXO 3 - MANUAL DE OPERACIONES

ANEXO 4 - DOCUMENTO DE RESTRUCTURACIÓN DEL PROYECTO

Página 169


ANEXOS – UNIDAD MONITOREO Y EVALUACIÓN

PROCESO 1 – ELABORACION DE POA DEL PROYECTO

PROCESO 2 – ELABORACIÓN DE INFORME SEMESTRAL

Página 170


ANEXOS – UNIDAD FINANCIERA

PROCESO 8 – APROBACIÓN DE F01

PROCESO 9 – MODIFICACION PRESUPUESTARIA

PROCESO 10 – INGRESO Y DISTRIBUCIÓN DE CUOTA DE COMPROMISO

PROCESO 15 – SOLICITUD DE DESEMBOLSO

PROCESO 16 – SOLICITUD DE VACACIONES

PROCESO 18 – DECLARACION JURADA DE BIENES (TSC)

PROCESO 20 – RECEPCION Y ENTREGA DE BIENES

PROCESO 22 – DESCARGO O TRANSFERENCIA DE BIENES

PROCESO 23 – SOLICITUD DE MATERIALES DE OFICINA Y ASEO

PROCESO 24 – RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIALES DE OFICINA

PROCESO 25 – INFORMES FINANCIEROS CONTABLES

PROCESO 26 – INGRESO DE PAGOS F01 AL SISTEMA DE BANCOS

PROCESO 27 – CONCILIACIONES BANCARIAS

PROCESO 31 – CREACION Y ARQUEO DE CAJA CHICA

Página 171


ANEXOS – UNIDAD DE ADQUISICIONES

PROCESO 32 – LICITACIÓN PUBLICA NACIONAL

PROCESO 33 – LICITACIÓN PUBLICA INTERNACIONAL

PROCESO 34 – COMPARACIÓN DE COTIZACIONES (SHOPPING)

PROCESO 35 – CONSULTORIA INDIVIDUAL

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ANEXOS – UNIDAD TECNICA CCEPREB

PROCESO 37 – CAPACITACIÓN EDUCADORAS DE CCEPREB

PROCESO 38 – ENTREGA DE MATERIAL A CCEPREB

PROCESO 39 – ORGANIZACIÓN DE CCEPREB

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Manual de Procedimientos Cr4381 2013 Mod04102013

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Transcript of Manual de Procedimientos Cr4381 2013 Mod04102013