MANUAL DE PRESUPUESTO - Metro de Quito · egresos de bienes, para el mantenimiento y reparación de...

ADMINISTRACIÓN Y

CONTROL DE BIENES

MANUAL

2

El presente Manual elaborado en mayo de 2014, basado en el MANUAL

GENERAL DE ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL SECTOR

PÚBLICO (Acuerdo No. 012CG) y el BOLETIN JURIDICO No.37-2009

REGLAMENTO GENERAL SUSTITUTIVO PARA EL MANEJO Y ADMINISTRACION

DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO, REFORMA Y NORMAS COMPLEMENTARIAS

de la Contraloría General del Estado.

EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA METRO DE QUITO

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES VERSIÓN

0.0 MAYO 2014

I

ÍNDICE

ÍNDICE ...................................................................................................................................... I

ÍNDICE DE TABLAS .................................................................................................................. III

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 1

CAPÍTULO 1 – PRECEPTOS INICIALES ......................................................................................... 2

OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 2

Objetivo General ....................................................................................................................................... 2

Objetivos específicos ................................................................................................................................ 2

ÁMBITO DE APLICACIÓN................................................................................................................. 2

Alcance...................................................................................................................................................... 2

De los sujetos ............................................................................................................................................ 2

MARCO LEGAL ................................................................................................................................ 3

MARCO CONCEPTUAL .................................................................................................................... 3

Bienes de larga duración (Activos Fijos)........................................................................................... 3

Bienes no depreciables. ................................................................................................................... 3

Existencias ........................................................................................................................................ 3

Custodio – Guardalmacén de bienes ............................................................................................... 4

Custodio del bien (usuario). ............................................................................................................. 4

Bodeguero ........................................................................................................................................ 4

Vida útil ............................................................................................................................................ 4

Costo de adquisición ........................................................................................................................ 4

Valor contable .................................................................................................................................. 4

Depreciación .................................................................................................................................... 5

Valor residual ................................................................................................................................... 5

POLÍTICAS ....................................................................................................................................... 5

CAPITULO 2 - PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES DE LARGA

DURACIÓN Y BIENES NO DEPRECIABLES ................................................................................... 7

2.1 NIVELES DE RESPONSABILIDAD ................................................................................................ 7

2.2 INGRESO DE LOS BIENES ..................................................................................................... 8

2.2.1 PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE BIENES .......................................................................... 9

2.3 MANTENIMIENTO DE BIENES ........................................................................................... 10

2.3.1 PLAN DE MANTENIMIENTO ....................................................................................................... 10

2.3.2 PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO: .......................................................................... 11

2.3.3 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS INFORMÁTICOS ....................................................................... 11

2.4 TOMAS FÍSICAS DE INVENTARIOS ..................................................................................... 16

2.4.1 POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS ..................................... 16



0.0 MAYO 2014

II

2.4.2 PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS ...................................................... 16

2.5 DEL EGRESO DE BIENES ..................................................................................................... 12

2.5.1 Procedimiento para dar de baja bienes en mal estado, con deterioros físicos u obsoletos ..... 13

2.5.2 Procedimiento a seguir para dar de baja bienes por hurto o robo ........................................... 13

2.5.3 Procedimiento a seguir para dar de baja bienes desaparecidos o destruidos por fuerza mayor

o caso fortuito......................................................................................................................................... 15

2.6 DEVOLUCIÓN DE BIENES POR PARTE DEL CUSTODIO ....................................................... 15

CAPITULO 3 – PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EXISTENCIAS ............... 19

3.1 NIVELES DE RESPONSABILIDAD ........................................................................................ 19

3.2 PROCESO PARA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE SUMINISTROS Y MATERIALES ........... 20

3.3 INGRESO Y EGRESO DE EXISTENCIAS ................................................................................ 21

3.3.1 REGISTRO DE INGRESO A BODEGAS .......................................................................................... 21

3.3.2 REGISTRO DE EGRESO DE BODEGAS .......................................................................................... 21

3.4 TOMAS FÍSICAS DE INVENTARIOS ..................................................................................... 22

3.4.1 POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS ..................................... 22

3.4.2 PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS ...................................................... 23

ANEXOS................................................................................................................................. 24

ANEXO 1 - CÓDIGOS DE CONTROL DE BIENES............................................................................... 25

1.1 TABLA DE CÓDIGOS .......................................................................................................................... 25

4.2 EJEMPLO DE ETIQUETAS CON CÓDIGO DEL BIEN TRANSFORMADO A CÓDIGO DE BARRAS ............ 27

ANEXO 2 – FICHA DE CONTROL DE BIENES ................................................................................... 27

ANEXO 3 – INGRESO Y EGRESO DE BODEGA ................................................................................. 29

ANEXO 4 – INFORME DE RECEPCIÓN DE BIENES ........................................................................... 31

ANEXO 5 – ACTA DE ENTREGA - RECEPCIÓN ................................................................................. 32

ANEXO 6 – ACTA PARA DAR DE BAJA UN BIEN .............................................................................. 33

ANEXO 7 – ACTA DE DEVOLUCIÓN DE BIENES .............................................................................. 34

............................................................................................ ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

ANEXO 8 - DESIGNACIÓN DE CUSTODIO - GUARDALMACÉN DE BIENES ...................................... 35

FICHA DE REVISIÓN Y APROBACIÓN ....................................................................................... 40

BITÁCORA DE CAMBIOS Y/O ACTUALIZACIONES ..................................................................... 41



0.0 MAYO 2014

III

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1.- Cuadro de Depreciaciones por Tipo de Bien ....................................................................... 6

Tabla 2.- Cuadro de Responsables de la Administración y Control de Bienes ................................... 7

Tabla 3.- Procedimiento para ingreso de bienes de larga duración y bienes no depreciables .......... 9

Tabla 4.- Procedimiento para el mantenimiento de bienes ............................................................ 11

Tabla 5.- Procedimiento: toma física para bienes de larga duración y no depreciables .......... ¡Error!

Marcador no definido.

Tabla 6.- Procedimiento para dar de baja bienes en mal estado..................................................... 13

Tabla 7.- Procedimiento para dar de baja bienes por hurto o robo ................................................ 14

Tabla 8.- Procedimiento para dar de baja bienes desaparecidos o destruidos ............................... 15

Tabla 9.- Cuadro de responsables de la administración y control de existencias............................ 19

Tabla 10.- Procedimiento para ingreso de existencias .................................................................... 21

Tabla 11.- Procedimiento para el egreso de existencias .................................................................. 21

Tabla 12.- Procedimiento: toma física para existencias ...................... ¡Error! Marcador no definido.



0.0 MAYO 2014

1

INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Administración y Control de Bienes de la Empresa Pública Metropolitana

Metro de Quito ha sido elaborado como herramienta de trabajo aplicable a cada una de las áreas

de la empresa para el adecuado manejo de los bienes.

En él se establecen las políticas y lineamientos necesarios, con el fin de normar y velar por la óptima

administración y control de los bienes de la empresa de manera que se posibilite su adecuada

clasificación, localización dentro de las áreas donde están ubicados, la identificación de los

custodios (usuarios) de los bienes, la apropiada interrelación entre el registro y control contable

con el registro y control físico de los bienes, la adecuada codificación e identificación de los bienes,

y el uso de documentos, formularios y reportes uniformes.

Se incorporan además los procedimientos que deberán aplicarse para el registro de los ingresos y

egresos de bienes, para el mantenimiento y reparación de los mismos, así como para la toma física

de inventarios.

Adicionalmente, se establecen los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, relacionados

con la custodia, manejo y buen uso de los bienes de la empresa.



0.0 MAYO 2014

2

CAPÍTULO 1 – PRECEPTOS INICIALES

OBJETIVOS

Objetivo General

Definir un conjunto de criterios técnicos normativos de carácter práctico, que permitan una

eficiente administración y control de los bienes de la EPMMQ, apoyado en medidas orientadas a

salvaguardar los diversos recursos materiales.

Objetivos específicos

1. Proporcionar una guía que permita la implantación de una adecuada organización,

segregación de funciones y delimitación de responsabilidades en el área de administración

de los bienes de la empresa.

2. Establecer registros, formularios y procedimientos tendientes a mejorar la administración

de los bienes en lo que respecta al ingreso, egreso, traspaso, toma física, entrega-

recepción, mantenimiento y protección de los mismos.

3. Determinar mecanismos de coordinación entre el control documental y el físico, a fin de

facilitar el registro e identificación de los bienes y disponer de información útil y oportuna

para la toma de decisiones y la adopción de acciones correctivas cuando fuere necesario.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Alcance

El presente manual regula en forma obligatoria la administración y control de bienes de larga

duración, bienes no depreciables y existencias que son de propiedad de la EPMMQ, así como de los

bienes de propiedad de terceros que por efectos de contratos, convenios o disposiciones legales se

encuentren al servicio o custodia de la entidad.

De los sujetos

El presente Manual rige para todos los servidores de la EPMMQ; y para todas aquellas personas

que por efectos de acuerdos o convenios con otras instituciones u organismos, se encuentran

prestando sus servicios en las dependencias de la EPMMQ y que tengan bajo su responsabilidad la

administración, uso, custodia y control de los bienes institucionales.



0.0 MAYO 2014

3

MARCO LEGAL

El Manual de Administración y control de bienes se rige por lo dispuesto en la Ley Orgánica de la

Contraloría General del Estado, publicada el 12 de junio de 2002, en Registro Oficial Suplemento

No. 595; por el Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público

aprobado mediante Acuerdo No. 012 de la Contraloría General del Estado; por el Reglamento

General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público; y, por lo

dispuesto en el presente Manual.

MARCO CONCEPTUAL

Bienes de larga duración (Activos Fijos)

Constituyen todos los bienes tangibles o derechos de propiedad que dispone la empresa,

susceptibles de contabilizarse y reflejarse como tales en los Estados Financieros, siempre que

cumplan con las siguientes condiciones:

a) Ser de propiedad de la empresa

b) Estar destinados a actividades administrativas y/o productivas.

c) Tener una vida útil superior a un año

d) Tener costo individual de adquisición igual o mayor a cien dólares ($100,00)

e) Estar en capacidad de generar beneficios económicos futuros.

Bienes no depreciables.

Son los bienes que no reúnen todas las condiciones necesarias para ser considerados como bienes

de larga duración, esto es: tener un valor menor a cien dólares; o, no estar asociados con la misión

institucional y, sin embargo, tener una vida útil mayor a un año.

Los bienes no depreciables estarán sujetos a control y codificación como se señala en el presente

manual.

Existencias

La característica fundamental de las existencias constituye su fungibilidad; es decir, tienen una vida

corta aproximada de un año, ya que están destinadas al consumo, transformación o venta.



0.0 MAYO 2014

4

En su mayoría, constituyen los recursos materiales (suministros) adquiridos para el consumo

institucional en función de las labores diarias que realizan los funcionarios y servidores de la

empresa.

Custodio – Guardalmacén de bienes

Funcionario responsable de la recepción, registro, control, mantenimiento y custodia de los bienes

de la empresa.

Custodio del bien (usuario).

Funcionario que recibe el bien, mediante Acta de Entrega – Recepción para el desempeño de sus

funciones y labores institucionales.

Bodeguero

Funcionario responsable del control y manejo de las bodegas de existencias de la empresa, así como

de la recepción y despacho correspondiente.

Vida útil

La vida útil de un activo es el período calculado en años durante el cual la empresa espera utilizar

el activo. La vida útil probable de los bienes solo constituye una medida aproximada respecto a la

vida real de los mismos.

Cuando estos bienes no posean valor residual o no se hayan valorizado, la vida útil constituye el

tiempo por el cual la empresa tenga el control detallado en los sistemas.

Costo de adquisición

Comprende el precio de compra más los gastos inherentes a la misma, tales como: gastos de

instalación, software de funcionamiento, entre otros.

Valor contable



0.0 MAYO 2014

5

Equivale al costo de adquisición, más los aumentos o disminuciones registrados durante la vida útil

del bien.

Depreciación

La depreciación constituye la reducción periódica del valor de un bien material o inmaterial de larga

duración debido a su desgaste por el uso, el paso del tiempo y/o su obsolescencia.

Valor residual

Para los bienes de larga duración, se determina un valor residual equivalente al 10% del valor

contable.

POLÍTICAS

2 Los bienes de la EPMMQ se emplearán única y exclusivamente para fines institucionales. Por

ningún concepto se destinarán para fines políticos, electorales, doctrinarios, religiosos o

actividades particulares.

3 La conservación y buen uso de los bienes será de responsabilidad directa del servidor que los

ha recibido para el desempeño de sus funciones y labores institucionales.

4 Para garantizar el rendimiento efectivo de los bienes en servicio, evitando su deterioro, averías

u otros resultados indeseables que pongan en riesgo la conservación del bien, el responsable

del control de bienes debe planificar y realizar el mantenimiento preventivo y/o correctivo de

todos los bienes de la empresa.

5 Los bienes desaparecidos o dañados totalmente sin justificación, estarán sujetos a un examen

especial de Auditoría Interna, el cual determinará las responsabilidades bajo las cuales la

EPMMQ establezca la sanción correspondiente.

6 Para todos los bienes de la empresa se llevará un registro administrativo y contable, en base a

las normas y disposiciones de control y administración de bienes, en el cual se mantenga

siempre un adecuado detalle en cuanto a la ubicación de los bienes y el estado en que se

encuentran.

7 Todos los bienes de larga duración y los bienes no depreciables deberán ser codificados

tomando como base el código contable, al que se le añadirán los dígitos necesarios para

identificar plenamente cada uno de los bienes (Anexo 1).



0.0 MAYO 2014

6

8 Se deberá realizar una toma física de inventarios por lo menos una vez al año, cuyos resultados

serán presentados al Gerente Financiero Administrativo (GFA) a través de un informe, sobre el

cual el GFA deberá tomar las decisiones y correctivos que sean necesarios.

9 Los inventarios físicos de los bienes de larga duración, bienes no depreciables y existencias

deberán ser conciliados con los saldos contables.

10 El control de los bienes de larga duración se lo llevará por cada bien en forma individual,

mediante una Ficha de Control de Bienes (Anexo 2).

11 El control de los bienes no depreciables se lo llevará por cada bien en forma individual,

mediante una Ficha de Control de Bienes (Anexo 2).

12 El control de las existencias se lo llevará mediante el método de control de inventarios

permanente o perpetuo, con la emisión de los documentos de ingresos y egresos de bodega

(Anexo 3), llevados por la unidad administrativa encargada de su manejo.

13 Los valores de los bienes de larga duración se depreciarán mensualmente por el método de

línea recta.

14 Los bienes de larga duración de la empresa de depreciarán conforme al siguiente cuadro:

Tabla 1.- Cuadro de Depreciaciones por Tipo de Bien

Tipo de Bien Vida Útil Estimada

Edificios, locales y residencias 20 años

Maquinaria y equipo 10 años

Muebles y enseres 10 años

Vehículos 5 años

Equipos de computación 3 años

15 El Gerente General nombrará al Custodio – Guardalmacén de bienes de acuerdo a la estructura

organizativa y disponibilidad presupuestaria de la institución (Anexo 8).



0.0 MAYO 2014

7

CAPITULO 2 - PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN Y

CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIÓN Y BIENES NO

DEPRECIABLES

2.1 NIVELES DE RESPONSABILIDAD

Se establecen los siguientes niveles de responsabilidad en el ámbito de administración y control de

los bienes de larga duración y bienes no depreciables de la empresa:

Tabla 2.- Cuadro de Responsables de la Administración y Control de Bienes

Responsabilidad Nivel

Administración Gerente General / Gerente Financiero

Administrativo

Registro y control contable Contabilidad

Registro y control físico Responsable del control de bienes: Custodio -

Guardalmacén de Bienes (Anexo 8).

Uso y conservación Custodios: Todos los servidores que tienen a

su cargo bienes.

Gerente General / Gerente Financiero Administrativo:

Es obligación de la máxima autoridad de la empresa el orientar y dirigir la correcta

conservación y cuidado de los bienes públicos que han sido adquiridos o asignados para

uso y que se hallen en poder de la entidad a cualquier título.

Contador:

Es el responsable del registro y control contable de los bienes adquiridos o asignados a la

empresa, conforme a los procedimientos y lineamentos definidos en el Manual de

Contabilidad.

Custodio – Guardalmacén:

Como parte de la Gestión Administrativa, tendrá la responsabilidad de realizar la

adquisición de bienes conforme a los procedimientos establecidos para ello y posterior a

las aprobaciones correspondientes.



0.0 MAYO 2014

8

Será responsable de elaborar la planificación para la adquisición y mantenimiento anual

de los bienes de la empresa.

El Custodio – Guardalmacén deberá llevar el registro del ingreso cronológico y ordenado

de cada uno de los bienes de la empresa.

Será responsable de mantener actualizadas las Fichas de Control de Bienes (Anexo 2), en

las cuales constará el historial del bien con sus respectivos movimientos, novedades, valor

residual y baja.

Será responsable de administración del archivo y manejo documental relacionado al

manejo y administración de los bienes de la empresa tales como: Fichas de Registro de

Bienes, Informes de Recepción, Actas de Entrega-Recepción, Actas de Devolución, etc.

Instrumentará los procedimientos que permita que todos los bienes de la empresa sean

protegidos mediante Pólizas de Seguro contra diferentes riesgos, y vigilará que éstas se

encuentren vigentes.

Custodio (usuario):

Es responsabilidad del custodio la conservación, buen uso y manejo de los bienes que le

son entregados para el desempeño de sus funciones y labores.

Cualquier daño, deterioro o novedad que se presente durante el uso de un bien a su cargo,

deberá ser notificado al Custodio – Guardalmacén oportunamente para su respectivo

cambio, mantenimiento o reparación según sea el caso.

2.2 INGRESO DE LOS BIENES

El registro del ingreso de bienes a la empresa está dado por el origen de dichos bienes; es decir,

sean estos recibidos por medio de: una compra, transferencia, donación, y/o comodato.

El procedimiento para el ingreso de los bienes adquiridos inicia con el proceso establecido por la

empresa para la compra de bienes.

En caso de donaciones o transferencias y bienes entregados en comodato se deberá contar con el

respectivo contrato o convenio emitido por la autoridad competente, a través del cual se determine

la propiedad o el derecho al uso del bien, para el registro de su ingreso.



0.0 MAYO 2014

9

2.2.1 PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE BIENES

El ingreso de los bienes de larga duración y bienes no depreciables estará a cargo del Custodio –

Guardalmacén. La recepción de los bienes podrá ser delegada al funcionario que, conforme a

sus conocimientos y experiencia, pueda verificar de mejor manera las especificaciones técnicas

solicitadas en la adquisición.

El procedimiento para el ingreso de bienes de larga duración y bienes no depreciables es el

siguiente:

Tabla 3.- Procedimiento para ingreso de bienes de larga duración y bienes no depreciables

Actividad Descripción Responsable

Inspección

Verifica físicamente que el bien recibido cumpla con las especificaciones técnicas requeridas en el proceso de adquisiciones.

Custodio – Guardalmacén o Servidor designado para recibir el bien.

Firma de Acta de entrega del bien o Guía de Remisión

Documento emitido por el proveedor en el cual se hará constar que el bien ha sido recibido a satisfacción.

Recibe: Custodio – Guardalmacén o Servidor designado para recibir el bien. / Entrega: proveedor del bien.

Elabora Informe de Recepción

Responsable de la recepción elabora un Informe (Anexo 4), en el cual se indicará que el bien recibido cumple con todas las especificaciones solicitadas en la Orden de Compra e indicando todos los accesorios y documentación que acompañan al bien tales como: cables, manuales, garantías técnicas, etc.

Custodio – Guardalmacén o Servidor designado para recibir el bien.

Entrega a Control de Bienes

Entrega del bien junto con el Informe de Recepción (Anexo 4) y la Guía de Remisión al Custodio – Guardalmacén para su archivo.

Recibe: Custodio - Guardalmacén. / Entrega: Servidor designado para recibir el bien.

Codificación Se asigna un código al bien conforme al catálogo establecido (Anexo 1).

Custodio - Guardalmacén.

Identificación Se etiqueta el bien en un lugar visible, con el código asignado.


Registro del Bien Ingreso del bien en las Fichas de Control de Bienes (Anexo 2) y en la base de datos de bienes.




0.0 MAYO 2014

10


Entrega de información para el pago

Remite al responsable del proceso de adquisición una copia del Informe de Recepción a conformidad, el cual le servirá como parte de los documentos habilitantes para el proceso de pago.

Recibe: Responsable de la adquisición. / Entrega: Custodio - Guardalmacén.

Entrega bien al custodio

Se hace la entrega del bien al custodio del bien (usuario) mediante Acta de Entrega – Recepción (Anexo 5).

Recibe: custodio del bien. / Entrega: Custodio - Guardalmacén.

Ingreso del bien a póliza de seguros

Se remite comunicación a Compañía de Seguros para que se incluya el bien ingresado.


2.3 MANTENIMIENTO DE BIENES

El mantenimiento se aplicará para los bienes de larga duración y bienes no depreciables de la

EPMMQ, el cual podrá ser de tipo: preventivo y correctivo; el primero se lo efectuará en forma

periódica y programada antes de que se produzca el daño, y el segundo cuando se requiera.

Es obligación del Custodio del bien velar por el cuidado, conservación y buen uso del mismo, por lo

que, cuando notare que estos requieran de reparaciones o mantenimientos, deberá notificar por

escrito al Custodio - Guardalmacén quien se encargará de coordinar la revisión, reparación o

mantenimiento que sea necesario, y gestionará la aprobación y adquisición del servicio requerido.

Los mantenimientos y reparaciones de los bienes deberán estar registrados en la Ficha de Control

de Bienes (Anexo 2), en el que se verificará en cumplimiento de las garantías por la adquisición y

reparación de los mismos o para establecer la conveniencia de reposición de los bienes.

2.3.1 PLAN DE MANTENIMIENTO

El Custodio – Guardalmacén de Bienes preparará el plan anual de mantenimiento preventivo de

los bienes de la empresa, el que será aprobado por el Gerente Financiero Administrativo. Si la

empresa no dispone de un departamento de Mantenimiento, esta actividad podrá ser contratada

con técnicos externos especializados.

Este plan deberá ser presentado y aprobado hasta el mes de diciembre del año anterior a su

ejecución.



0.0 MAYO 2014

11

2.3.2 PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO:

El procedimiento para el mantenimiento de los bienes de larga duración y bienes no depreciables

de la empresa es el siguiente:

Tabla 4.- Procedimiento para el mantenimiento de bienes


Elaboración del plan anual de mantenimiento

Documento en el que se establezca un plan de mantenimiento preventivo para todos los bienes de la empresa, con el cronograma y presupuesto referencial para cada tipo de activos, para la respectiva contratación. El plazo para la presentación del plan es en la última quincena del año anterior a su ejecución.

Custodio - Guardalmacén

Aprobación Aprobación del plan anual de mantenimiento.

Gerente Financiero Administrativo.

Contratación de técnicos especializados

Proceso de contratación para que técnicos especializados realicen la revisión y mantenimiento preventivo y/o correctivo de todos los bienes de la empresa, por tipo de bien.

Custodio - Guardalmacén / Gerente Financiero Administrativo.

Análisis del informe técnico de inspección

Informe entregado por el técnico especializado en cada tipo de bien, así como las respectivas recomendaciones.

Custodio - Guardalmacén u otro funcionario delegado que cuente con los conocimientos necesarios.

Aplicación de las recomendaciones

Proceder a la aplicación de las recomendaciones técnicas realizadas: Cambio de partes o piezas, limpieza, etc.


2.3.3 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS INFORMÁTICOS

Los equipos informáticos de la EPMMQ, deberán contar con un plan de mantenimiento preventivo

y correctivo, para lo cual se contratarán los servicios de una empresa externa especializada en el

mantenimiento de equipos informáticos, puesto que la empresa, al momento, no cuenta con un

área encargada para ello.

En los casos necesarios de mantenimiento correctivo se deberán seguir los siguientes pasos:



0.0 MAYO 2014

12

1. El custodio del equipo informático deberá Informar vía correo electrónico al Custodio -

Guardalmacén de la EPMMQ del daño en el equipo a él asignado.

2. El Custodio - Guardalmacén de la EPMMQ se comunicará inmediatamente, dependiendo

de la gravedad del caso, con la empresa que esté prestando los servicios de mantenimiento

de los equipos informáticos y agendar una visita técnica.

3. El Custodio – Guardalmacén de la EPMMQ retirará el equipo, en los casos que la revisión

requiera su movilización fuera de las oficinas de la empresa.

4. El Custodio –Guardalmacén de bienes, deberá constatar que el equipo informático reciba

la atención técnica.

5. La empresa contratada, una vez realizada la inspección técnica, informará cual es el daño

del bien y sus recomendaciones para el arreglo, reparación o en su caso hacer efectivas las

garantías para la reparación del equipo.

6. El Custodio – Guardalmacén debe dar seguimiento a la reparación del equipo.

7. El Custodio – Guardalmacén debe ingresar en la Ficha de Control de Bienes el registro del

daño y reparación del equipo.

8. Se devuelve el equipo reparado al custodio, en los casos en que hubiera sido necesaria su

movilización.

En los casos de mantenimiento preventivo, este se lo realizará conforme la planificación

previamente aprobada y bajo autorización del Custodio –Guardalmacén de la EPMMQ.

En ningún caso deberá el custodio intervenir en el arreglo, reparación o mantenimiento del equipo

caso contrario, deberá correr con los gastos de reparación del equipo informático.

2.4 DEL EGRESO DE BIENES

Se procederá a registrar el egreso de bienes de larga duración o bienes no depreciables, una vez

que se hayan completado los procesos de verificación de acuerdo a los cuales se compruebe

fehacientemente que éstos ya no pueden seguir siendo utilizados porque se encuentran en mal

estado, obsoletos o porque la empresa ya no cuenta con esos bienes.



0.0 MAYO 2014

13

2.4.1 Baja de bienes en mal estado, con deterioros físicos u obsoletos

El procedimiento para para dar de baja bienes en mal estado, con deterioros físicos u obsoletos, es

el siguiente:

Tabla 5.- Procedimiento para dar de baja bienes en mal estado, deteriorados u obsoletos


Inspección del bien

Inspección especializada para determinar el estado del bien y preparación de informe técnico que recomiende la acción a seguir con el bien.

Técnico a quien se encargue la inspección del bien.

Solicitud de Baja del bien

Documento (memorando) respaldado en el informe técnico independiente, a través del que se justifica y se solicita la baja del bien.


Autorización de Baja del Bien

Autorización para dar de baja el bien. Gerente Financiero Administrativo.

Preparación de Acta de Baja del Bien

Preparación de Acta de Baja de Bienes (Anexo 6).


Retiro Físico del Bien

Ubicar el bien en una bodega o espacio asignado para bienes que ya no son utilizados hasta que se decida su destino final.


Retiro del bien de la póliza de seguros

Remitir informe a la Aseguradora para que se retire de la lista de bienes asegurados.


Si del informe técnico de inspección se desprende que los bienes son inservibles u obsoletos o se

hubieren dejado de usar, pero son susceptibles de venta, se los rematará previa la resolución de la

Gerencia General y conforme a los procedimientos que indica la normativa respecto de la

“Enajenación mediante remate” (Capítulo IV - Sección I del Reglamento General Sustitutivo para el

Manejo y Administración de Bienes del Sector Público y Reforma).

En el caso de que no hubiera interesados en la compra de los bienes dados de baja, ni fuera

conveniente la donación o entrega gratuita, se procederá a su destrucción de acuerdo con las

normas ambientales vigentes y los procedimientos establecidos para ello.

2.4.2 Procedimiento a seguir para dar de baja bienes por hurto o robo

El procedimiento para para dar de baja bienes por hurto o robo es el siguiente:



0.0 MAYO 2014

14

Tabla 6.- Procedimiento para dar de baja bienes por hurto o robo


Reporte de la pérdida o hurto

Informe detallado de las circunstancias en las que se produjo la pérdida o hurto del bien. Éste deberá ser entregado dentro de los dos días hábiles siguientes al conocimiento del hecho.

Entrega: Custodio del bien / Recibe: Custodio – Guardalmacén.

Formulación de la denuncia

Se formulará la respectiva denuncia de la sustracción ante autoridad competente, con todos los documentos de soporte que justifiquen la propiedad del bien.

Custodio – Guardalmacén y asesor del área Jurídica.

Registro de Cuenta por Cobrar

Con una copia de la denuncia, Contabilidad registrará una cuenta por cobrar al custodio del bien, la que estará vigente mientras dure el plazo de Indagación Fiscal. Las responsabilidades sobre dicha reposición estarán determinadas mediante examen especial de Auditoría Interna.

Contador


Los bienes desaparecidos podrán ser dados de baja luego de transcurrido el plazo de la indagación previa y con la correspondiente Desestimación Fiscal con la que se ordene el archivo del proceso. Se elaborará un memorando respaldado en el informe de reporte del robo, denuncia y resolución de Fiscalía, a través del que se justifica y se solicita la baja del bien.



Autorización para dar de baja el bien, conforme al informe de la Fiscalía.

Gerente Financiero Administrativo.









0.0 MAYO 2014

15

2.4.3 Procedimiento para dar de baja bienes desaparecidos o destruidos por fuerza

mayor o caso fortuito

El procedimiento para dar de baja bienes desaparecidos o destruidos por fuerza mayor o caso

fortuito es el siguiente:

Tabla 7.- Procedimiento para dar de baja bienes desaparecidos o destruidos por fuerza mayor o caso fortuito


Reporte de la desaparición o destrucción

Informe detallado de las circunstancias en las que se produjo la desaparición o destrucción. Éste deberá ser entregado dentro de los quince días hábiles siguientes al conocimiento del hecho.

Entrega: Custodio del bien / Recibe: Custodio – Guardalmacén.

Declaración de testigos independientes

Se deberá realizar una declaración juramentada ante Notario Público, por parte del custodio del bien y dos testigos, en la que se expliquen los hechos. A esta declaración se adjuntarán las pruebas documentales que existieren sobre tale hechos.

Custodio del bien y dos testigos idóneos.


Documento (memorando) respaldado en las declaraciones juramentadas, a través del que se justifica y se solicita la baja del bien.



Autorización para dar de baja el bien. Gerente Financiero Administrativo.







2.5 DEVOLUCIÓN DE BIENES POR PARTE DEL CUSTODIO

Cuando un funcionario o servidor deje de prestar sus servicios en la empresa deberá entregar todos

los bienes que se encuentran a su cargo mediante un Acta de Devolución de Bienes (Anexo 7), con

la cual el Custodio – Guardalmacén de Bienes recibirá a conformidad los bienes que quedarán a

disponibilidad de un nuevo funcionario o servidor.



0.0 MAYO 2014

16

2.6 TOMAS FÍSICAS DE INVENTARIOS

El proceso de toma física de inventarios es la constatación en sitio, de la existencia de bienes y

activos de la empresa, que permite mantener actualizados los registros en lo referente a: ubicación,

codificación, estado de conservación, custodio y cualquier novedad que se verifique durante la

constatación. La toma física de inventarios implica, además, conciliar los resultados obtenidos con

los registros contables.

2.6.1 POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS DE

BIENES

Por lo menos una vez al año, el Custodio –Guardalmacén de Bienes debe programar la toma

física de todos los inventarios a efectos de comprobar que estos se encuentren en la

ubicación registrada y de verificar su estado.

La toma física permitirá conocer cualquier novedad relacionada con los bienes, su

ubicación, estado de conservación y cualquier afectación que sufra, debiendo estar

conciliada ésta información con la que aparezca en las Fichas de Control de bienes.

Un informe sobre los resultados de la toma física deberá ser entregado a la Gerencia

Financiera Administrativa, dentro de los treinta días posteriores a la toma física.

Para la toma física de inventarios se contará con la presencia obligatoria de:

o Un delegado de la Gerencia Financiera Administrativa

o Un delegado de Auditoría Interna

o El Custodio - Guardalmacén

2.6.2 PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

La toma de inventarios físicos requiere de una serie de actividades que deben ser planificadas,

aprobadas e informadas para garantizar el éxito del proceso.

Se pueden identificar los siguientes tipos de actividades:

Previas: son las actividades de preparación para la toma física.

Durante: son las actividades para llevar adelante el proceso de toma física de inventarios.

Posteriores: son las actividades de reporte del proceso realizado.



0.0 MAYO 2014

17

2.6.2.1 Actividades previas a la toma física de inventario:

Son las actividades de planificación y coordinación previa a la ejecución del inventario,

considerando entre otros, los siguientes aspectos:

Programación:

Se requiere planificar y coordinar los siguientes aspectos: lugares o ubicaciones en los que se

realizarán los inventarios; fechas de tomas físicas; formatos para tomar el inventario; y, personal

participante. Esta información deberá ser comunicada a la Gerencia Financiera Administrativa a fin

de obtener la respectiva autorización (Anexo 9).

Adiestramiento al personal que interviene en la toma física:

El personal que participará en la actividad debe ser informado y adiestrado respecto de los

siguientes puntos:

Áreas a inventariar.

Fecha del proceso de toma física.

Distribución de actividades entre el personal autorizado para participar en la actividad.

Horario de inicio del proceso de toma física.

Fecha de cierre de operaciones y despachos.

Explicación de los formatos a ser utilizados:

o Formulario de registro de funcionarios participantes (Anexo 10).

o Acta de Toma Física de Bienes (Anexo 11).

2.6.2.2 Proceso de toma física de inventario de bienes:

Para dar inicio al proceso de toma física de inventarios de los bienes de la EPMMQ, se seguirán las

siguientes instrucciones:

i. Entregar a los participantes las Actas de Toma Física de Bienes (Anexo 11).

ii. Entregar al personal de apoyo los materiales necesarios para la realización del proceso tales

como: flexómetros para la toma de medidas, lápiz, borrador y apoya papel.

iii. El personal de apoyo tomará nota de cada bien de acuerdo a los campos señalados en el

Acta de Toma Física de Bienes.

iv. Una vez concluida la toma física del área asignada al personal de apoyo, entregará las Actas

de Toma Física de Bienes, firmadas y con la respectiva sumilla al pie de cada una de las

hojas empleadas.



0.0 MAYO 2014

18

v. El Custodio – Guardalmacén de bienes, receptará las Actas de Toma Física de Bienes

elaboradas por el personal de apoyo responsable de la toma física.

vi. El Custodio – Guardalmacén de bienes deberá procesar la información recibida, para

actualizar los registros de cada bien, según las observaciones emitidas.

2.6.2.3 Actividades posteriores a la toma física de inventario:

Finalmente, con toda la información recopilada de la toma física de inventarios, el Custodio –

Guardalmacén entregará a la Gerencia Financiera Administrativa un informe del proceso de toma

física de inventarios con los resultados, observaciones, conclusiones y recomendaciones recabadas

durante el proceso realizado, dejando así constancia escrita del proceso efectuado.



0.0 MAYO 2014

19

CAPITULO 3 – PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN Y

CONTROL DE EXISTENCIAS

3.1 NIVELES DE RESPONSABILIDAD

Se establecen los siguientes niveles de responsabilidad en el ámbito de administración y control de

existencias de la empresa:

Tabla 8.- Cuadro de responsables de la administración y control de existencias

Responsabilidad Nivel

Administración Gerente General / Gerente Financiero

Administrativo.

Registro y control contable Contabilidad.

Registro y control físico Bodeguero.

Solicitud y Uso Todos los servidores que solicitan suministros

y otras existencias.

Gerente General / Gerente Financiero Administrativo:

Es obligación de la máxima autoridad de la empresa el orientar y dirigir la correcta

utilización y empleo de los recursos materiales que han sido adquiridos para el consumo

institucional.

Contador:

Es el responsable del registro y control contable de los recursos materiales adquiridos,

conforme a los procedimientos y lineamentos definidos en el Manual de Contabilidad.

Bodeguero:

Como parte de la Gestión Administrativa, tendrá la responsabilidad de realizar la

adquisición de este tipo de bienes, conforme a los procedimientos establecidos para ello y

posterior a las aprobaciones correspondientes.

Deberá colaborar con la Gestión Administrativa en la formulación del plan anual de

adquisiciones y el presupuesto para el siguiente año.



0.0 MAYO 2014

20

El Bodeguero deberá llevar el registro del ingreso cronológico y ordenado de las existencias.

Será responsable de mantener actualizadas las bases de datos de los ítems en bodega, en

las cuales constará el historial de las existencias con sus respectivos movimientos de

ingresos y egresos, así como novedades y saldos.

Será responsable de la administración del archivo y manejo documental relacionado al

manejo y administración de las existencias de la empresa tales como: ingresos y egresos de

bodegas.

Usuarios:

Es responsabilidad de todos los servidores que solicitan suministros y otras existencias, el

buen uso y manejo de los mismos, procurando siempre el ahorro y el consumo responsable

para con el medio ambiente, en función del adecuado desempeño de sus funciones y

labores.

3.2 LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE SUMINISTROS

Y MATERIALES

i. Se considerarán todas las disposiciones vigentes en la materia de administración y control

de existencias publicadas.

ii. Se deberán mantener actualizados los registros en el sistema de suministros para un

adecuado control y seguimiento de los bienes de consumo interno, en cantidades.

iii. Se mantendrán existencias suficientes de suministros, materiales de aseo, útiles de oficina,

etc., conforme a un análisis histórico y al crecimiento de la empresa, evitando el riesgo de

quedar desabastecidos en algún momento.

iv. Se deberá entregar al Departamento de Contabilidad un detalle mensual de los

movimientos producidos en los inventarios por el consumo interno de las existencias, para

su respectiva conciliación contable. Este informe deberá ser entregado dentro de los cinco

primeros días del mes siguiente.

v. Se deberán mantener salvaguardas físicas que permitan precautelar la seguridad y

conservación de los inventarios.



0.0 MAYO 2014

21

vi. Se velará por el adecuado uso de los recursos materiales, considerando planes de reciclaje

y reúso.

3.3 INGRESO Y EGRESO DE EXISTENCIAS

3.3.1 REGISTRO DE INGRESO A BODEGAS

El ingreso de existencias estará a cargo del Bodeguero de la empresa. El procedimiento para el

ingreso de existencias es el siguiente:

Tabla 9.- Procedimiento para ingreso de existencias


Inspección

Verifica físicamente que los bienes recibidos se encuentran en las cantidades y calidades solicitadas en el proceso de adquisición.

Bodeguero.

Firma de Acta de entrega del bien o Guía de Remisión

Documento emitido por el proveedor en el cual se hará constar que los bienes han sido recibidos a satisfacción.

Recibe: Bodeguero. / Entrega: proveedor del bien.

Ingreso a bodegas Se ingresan físicamente los bienes recibidos a las bodegas que correspondan.

Bodeguero.

Registro del ingreso de los bienes.

Se registran en el sistema de bodegas los bienes recibidos.

Bodeguero.

Entrega de información para el pago

Remite a Contabilidad los documentos habilitantes para el proceso de pago, incluyendo una copia del Ingreso a Bodega (Anexo 3) a conformidad.

Bodeguero.

3.3.2 REGISTRO DE EGRESO DE BODEGAS

El egreso de las existencias estará a cargo del Bodeguero en coordinación con los asistentes de cada

una de las áreas de la empresa encargados de solicitar los requerimientos de suministros para su

área. El procedimiento para el egreso de existencias es el siguiente:

Tabla 10.- Procedimiento para el egreso de existencias



0.0 MAYO 2014

22


Solicitud de suministros

El asistente de cada área se encarga de consolidar los requerimientos del personal dentro de su área y realiza la solicitud de los suministros a través del sistema (Anexo 12).

Solicitante: Asistente encargado dentro de cada área.

Egreso físico de las bodegas

Se recibe la solicitud ingresada en el sistema y se procede a la recolección de los suministros requeridos.

Bodeguero.

Entrega de suministros

Se realiza la entrega de los suministros al solicitante según hoja de solicitud con firma de recepción a conformidad.

Entrega: Bodeguero. / Recibe: Solicitante.

Registro del egresos de las existencias

Se registra la entrega de los suministros en el sistema (Anexo 3).

Bodeguero.

3.4 TOMAS FÍSICAS DE INVENTARIOS DE EXISTENCIAS

La toma física de inventarios consiste en verificar físicamente las existencias a una fecha

determinada con el fin de asegurar su adecuado manejo y control, conciliando los resultados

obtenidos con los registros del sistema de bodegas.

Por lo menos una vez al año, el Bodeguero debe programar la toma física de todas las bodegas a

efectos de comprobar que estas se encuentren con los suministros que registra el sistema.

3.4.1 POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

Por lo menos una vez al año, el Bodeguero deberá programar la toma física de inventarios

de todas las bodegas, a efectos de comprobar que estas se encuentran físicamente

conforme a los registros del sistema.

La toma física de existencias permitirá conocer cualquier novedad relacionada a los

sobrantes o faltantes que deberán ser ajustados y conciliados con la información contable.

Un informe con relación a los resultados de la toma física deberá ser entregado a la

Gerencia Financiera Administrativa, dentro de los treinta días posteriores a la toma física.

Para la toma física de inventarios se contará con la presencia obligatoria de:

o Un delegado de la Gerencia Financiera Administrativa

o Un delegado de Auditoría Interna

o Bodeguero



0.0 MAYO 2014

23

3.4.2 PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

La toma física de inventarios de existencias en bodegas será realizada bajo los mismos formatos y

procedimientos determinados en la toma física de inventarios de bienes, considerando la

responsabilidad del Bodeguero como principal responsable de la toma física de existencias.



0.0 MAYO 2014

24

ANEXOS



0.0 MAYO 2014

25

ANEXO 1 - CÓDIGOS DE CONTROL DE BIENES

1.1 TABLA DE CÓDIGOS

EN BASE AL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS CONTABLES DEL SECTOR PÚBLICO NO FINANCIERO

CODIGO DESCRIPCIÓN

141 BIENES DE ADMINISTRACIÓN

141 .01 BIENES MUEBLES

141 .01 .03 MOBILIARIOS

141 .01 .03 .01 ESCRITORIO

141 .01 .03 .01 .01 ESCRITORIO DE 1,50 X 1,50

141 .01 .03 .01 .01 .001 En adelante un número secuencial para cada uno de los bienes que cumplan estas características

141 .01 .03 .02 MESA DE REUNION

141 .01 .03 .02 .01 MESA DE REUNION DE 1,80 C 1,20

141 .01 .03 .02 .01 .001 En adelante un número secuencial para cada uno de los bienes que cumplan estas características

141 .01 .03 .03 SILLA

141 .01 .03 .04 PANELERIA

141 .01 .04 MAQUINARIAS Y EQUIPOS

141 .01 .04 .01 IMPRESORA

141 .01 .04 .01 .01 IMPRESORA MULTIFUNCION

141 .01 .04 .01 .01 .001 En adelante un número secuencial para cada uno de los equipos que pertenezcan a este grupo

141 .01 .04 .02 AIRE ACONDICIONADO

141 .01 .04 .03 TELEVISOR

141 .01 .04 .03 .01 TELEVISOR LED DE 52"

141 .01 .04 .03 .01 .001 En adelante un número secuencial para cada uno de los equipos que pertenezcan a este grupo

141 .01 .05 VEHICULOS

141 .01 .05 .01 SUV

141 .01 .05 .01 .01 en adelante todos los bienes pertenecientes a este grupo

141 .01 .05 .02 CAMIONETA


141 .01 .06 HERRAMIENTAS

141 .01 .06 .01 TALLER MECANICO




0.0 MAYO 2014

26

CÓDIGO DESCRIPCIÓN

141 .01 .06 .02 TALLER DE PINTURA


141 .01 .07 EQUIPOS, SISTEMAS Y PAQUETES INFORMATICOS

141 .01 .07 .01 EQUIPOS INFORMATICOS

141 .01 .07 .01 .01 COMPUTADOR - CPU

141 .01 .07 .01 .01 .001 en adelante todos los bienes pertenecientes a este grupo

141 .01 .07 .01 .02 SERVIDOR

141 .01 .07 .02 SISTEMAS INFORMATICOS

911 .17 BIENES SUJETOS A CONTROL

911 .17 .03 MOBILIARIO

911 .17 .03 .001 en adelante todos los bienes pertenecientes a este grupo

911 .17 .04 MAQUINARIAS Y EQUIPOS

911 .17 .05 VEHICULOS

912 .17 .06 HERRAMIENTAS

913 .17 .07 EQUIPOS, SISTEMAS Y PAQUETES INFORMATICOS

914 .17 .07 .01 EQUIPOS INFORMATICOS

915 .17 .07 .02 SISTEMAS INFORMATICOS



0.0 MAYO 2014

27

4.2 EJEMPLO DE ETIQUETAS CON CÓDIGO DEL BIEN TRANSFORMADO A CÓDIGO DE

BARRAS



0.0 MAYO 2014

28

ANEXO 2 – FICHA DE CONTROL DE BIENES

FICHA No. 00001

FECHA: dd/mm/aaaa

TIPO DE BIEN: BIENES DE LARGA DURACIÓN

DATOS DE REGISTRO DEL BIEN:

1) GRUPO: EQUIPOS INFORMÁTICOS

2) BIEN: IMPRESORA

3) MARCA: HP

4) MODELO: Color LaserJet CP4520

5) CÓDIGO: 141.01.07.1.014

6) PROVEEDOR: BITLOGIC

7) FACTURA No.: XXX-XXX-0000XXXXX

8) FECHA DE COMPRA: dd/mm/aaaa

ACTAS DE ENTREGA - RECEPCIÓN: SUMILLA:

FECHA:

CUSTODIO DEL BIEN:

FECHA:

CUSTODIO DEL BIEN:

FECHA:

CUSTODIO DEL BIEN:

REPARACIONES O MANTENIMIENTOS REALIZADOS: SUMILLA:

FECHA:

OBSERVACIONES:

FECHA:

OBSERVACIONES:

FECHA:

OBSERVACIONES:

BAJA DE BIEN:

FECHA: SUMILLA:

MOTIVO:

RESPONSABLE:

OBSERVACIONES:

FICHA CONTROL DE BIENES

1

2

3

1

2

3

1

No.

No.

No.

Acta No.



0.0 MAYO 2014

29

ANEXO 3 – INGRESO Y EGRESO DE BODEGA

Hoja de ingreso a bodega:



0.0 MAYO 2014

30

Hoja de egreso a bodega:



0.0 MAYO 2014

31

ANEXO 4 – INFORME DE RECEPCIÓN DE BIENES

ELABORADO POR: Aguirre Barreiro Carlos Alfredo

ÁREA: DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL

C.C.: 1719193680

FECHA: dd/mm/aaaa


1) BIEN RECIBIDO: TELEVISIÓN LED 50"

2) MARCA: SONY

3) MODELO: SN-5000S

4) CANTIDAD: 3 (TRES)

5) PROVEEDOR: COMERCIAL GLM

6) GUÍA DE REMISIÓN: XXX-XXX-XXXXXX

7) FACTURA: XXX-XXX-000XXXXXX

8) FECHA DE RECEPCIÓN: dd/mm/aaaa

LOS BIENES RECIBIDOS INCLUYEN:

3 CONTROLES REMOTOS 1 MANUAL DEL USUARIO X

3 CABLES HDMI 3 CERTIFICADOS DE GARANTÍA X

3 CABLES AUXILIARES AV X X

1 LIMPIADOR PANTALLA X X

3 PARES DE PILAS AAA X X

OBSERVACIONES:

Acuse de Recibo:

Ayala Guerra Andrea Paola

CUSTODIO - GUARDALMACÉN DE BIENES

Recibido a conformidad por:

Aguirre Barreiro Carlos Alfredo

1719193680

INFORME DE RECEPCIÓN DE BIENES

Los bienes recibidos y detallados en las secciones anteriores del presente documento se reciben a conformidad, dejando

constancia de que éstos han sido verificados tomando como base las especificaciones técnicas o requisitos detallados en el

proceso de adquisición de los mismos.


Av. 6 de Diciembre N33-42 e Igancio Bossano

Edificio TITANIUM. Piso 11

Teléfono: (593-2) 333-1697 / 333-1821 / 333-0741



0.0 MAYO 2014

32

ANEXO 5 – ACTA DE ENTREGA - RECEPCIÓN

ACTA No. ER-00001

RECIBIDO POR: Aymacaña Estrella Paúl Ricardo

ÁREA: GERENCIA FINANCIERA ADMINISTRATIVA

C.C.: 1714551510

FECHA: dd/mm/aaaa


CANTIDAD CÓDIGO ESTADO DEL BIEN OBSERVACIONES

Lugar de entrega: Matriz - Oficinas Edificio Titanium

OBSERVACIONES:

RECUERDE:

“La conservación, buen uso y mantenimiento de los bienes, será de responsabilidad directa del servidor que los ha recibido para el desempeño de

sus funciones y labores oficiales.El daño, pérdida o destrucción del bien, por negligencia comprobada o su mal uso, no imputable al deterioro

normal de las cosas, será de responsabilidad del servidor que lo tiene a su cargo, y de los servidores que de cualquier manera tienen acceso al bien,

cuando realicen acciones de mantenimiento o reparación por requerimiento propio o del usuario; salvo que se conozca o compruebe la identidad

de la persona causante de la afectación al bien."Art 3 Capítulo I Reglamento general sustitutivo para el manejo y Adminsitración de bienes del

Sector Público CGE.

ACTA DE ENTREGA - RECEPCIÓN

EL EQUIPO ENTREGADO ES DE PROPIEDAD DE LA EPMMQ; POR LO TANTO ES RESPONSABLE DEL BUEN USO Y CUIDADO QUE SE DÉ AL MISMO.

DETALLE DEL BIEN




Teléfono: (593-2) 333-1697 / 333-1821 / 333-0741

CUSTODIO - GUARDALMACÉN DE BIENES 1714551510


Recibí ConformeEntregué Conforme

Aymacaña Estrella Paúl Ricardo



0.0 MAYO 2014

33

ANEXO 6 – ACTA PARA DAR DE BAJA UN BIEN

Notas:

El presente formulario deberá ser presentado en 1 original y 1 copia, que estarán asignados de la

siguiente manera:

Original: Departamento Administrativo / Custodio - Guardalmacén de Bienes

Primera Copia: Contabilidad

ACTA No. BB-00001

ELABORADO POR: Ayala Guerra Andrea Paola

C.C.: 1710896687

FECHA: dd/mm/aaaa


CÓDIGO MOTIVO DE BAJA

MEMO DE

AUTORIZACIÓN

No.

VALOR RESIDUAL

OBSERVACIONES:

DETALLE DEL BIEN




Teléfono: (593-2) 333-1697 / 333-1821 / 333-0741

Elaborado por:

CUSTODIO - GUARDALMACÉN


ACTA DE BAJA DE BIENES



0.0 MAYO 2014

34

ANEXO 7 – ACTA DE DEVOLUCIÓN DE BIENES

ACTA No. DB-00001

RECIBIDO DE: Aymacaña Estrella Paúl Ricardo

ÁREA: GERENCIA FINANCIERA ADMINISTRATIVA

C.C.: 1714551510

FECHA: dd/mm/aaaa


CANTIDAD CÓDIGO ESTADO DEL BIEN OBSERVACIONES

Lugar de entrega: Matriz - Oficinas Edificio Titanium

OBSERVACIONES:




Teléfono: (593-2) 333-1697 / 333-1821 / 333-0741

ACTA DE DEVOLUCIÓN DE BIENES

DETALLE DEL BIEN

1714551510 CUSTODIO - GUARDALMACÉN DE BIENES

Aymacaña Estrella Paúl Ricardo

Recibí ConformeEntregué Conforme




0.0 MAYO 2014

35

ANEXO 8 - DESIGNACIÓN DE CUSTODIO - GUARDALMACÉN DE BIENES



0.0 MAYO 2014

36

ANEXO 9 – MEMORANDO PARA AUTORIZACIÓN DE TOMA FÍSICA DE

INVENTARIOS



0.0 MAYO 2014

37

ANEXO 10 – FORMULARIO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL PARA TOMA FÍSICA

DE INVENTARIOS

NOMBRE No. CÉDULA ÁREAS ASIGNADAS FECHA FIRMA

DELEGADO DE GERENCIA GENERAL:

DELEGADO DE AUDITORIA INTERNA:

CUSTODIO - GUARDALMACÉN DE BIENES:



Teléfono: (593-2) 333-1697 / 333-1821 / 333-0741

ASIGNACIÓN DE PERSONAL PARA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

FIRMANOMBRE




0.0 MAYO 2014

38

ANEXO 11 – ACTA DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

ACTA No. TFB-00001

FECHA: NOMBRE:

CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEL BIEN CUSTODIO ÁREA UBICACIÓN ESTADO OBSERVACIONES

(Nombre y Apellido)

C.C: XXXXXXXXXX

(Nombre y Apellido)

CUSTODIO - GUARDALMACÉN DE BIENES


Acuse de Recibo:Elaborado por:

ACTA DE TOMA FÍSICA DE BIENES



Teléfono: (593-2) 333-1697 / 333-1821 / 333-0741



0.0 MAYO 2014

39

ANEXO 12 – SOLICITUD DE SUMINISTROS



0.0 MAYO 2014

40

FICHA DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

ELABORADO POR:

NOMBRE CARGO FIRMA FECHA

Ing. Paola Ayala G.

Analista Administrativa

REVISADO POR:


Lcda. Betty Palacios Contadora

Lcda. Catalina Rivera M.

Gerente Financiera

Administrativa

Dra. María Belén Sánchez

Gerente Jurídica

APROBADO POR:


Mgs. Mauricio Anderson S.

Gerente General



0.0 MAYO 2014

41

BITÁCORA DE CAMBIOS Y/O ACTUALIZACIONES

FECHA PÁGINAS REFERENCIA DEL

CAMBIO Y/O ACTUALIZACIÓN

NOMBRE FIRMA

MANUAL DE PRESUPUESTO - Metro de Quito · egresos de bienes, para el mantenimiento y reparación de...

Documents

Transcript of MANUAL DE PRESUPUESTO - Metro de Quito · egresos de bienes, para el mantenimiento y reparación de...