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MANUAL DE

ORGANIZACIÓN Y

PROCEDIMIENTOS DEL

ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN

2014

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ÍNDICE

PRESENTACIÓN………………………………………………..3

ANTECEDENTES………………………………………………..3

OBJETIVO……………………………………………………….4

ALCANCE………………………………………………………...4

FUNDAMENTO LEGAL…………………………………………5

MARCO JURÍDICO………………………………………………5

GLOSARIO……………………………………………………….6

FUNCIONES ESPECIFICAS….………………………………..8

PROCEDIMIENTOS…………………………………………….10

ANEXOS………………………………………………………… 14

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y

PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN

PRESENTACIÓN:

Contar con una herramienta de sistematización de la documentación que es

generada y trabajada en cada una de las Unidades Administrativas de la Agencia

de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, permitirá y facilitará la

localización de cada uno de los expedientes, la administración de los mismos, así

como su conservación.

El presente instrumento, establecerá el mecanismo para la organización,

administración y conservación de los documentos archivísticos que se generan en

cada una de las Unidades Administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria

del Gobierno del Distrito Federal y que se encuentran en etapa de concentración,

de conformidad a lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal, así

mismo con el presente instrumento se podrá llevar de la manera más eficaz el

proceso de homologación y agrupación de los documentos que se generan, lo que

permitirá su fácil acceso y consulta de los mismos.

Al proporcionar una estructura lógica que represente la documentación generada o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de la Agencia de Protección Sanitaria, facilitará la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo, con lo cual se logrará concretar un proceso homogéneo de agrupación de información para su oportuno acceso. El presente instrumento establece los mecanismos para la administración, organización y conservación de la información archivística en la etapa semi activa de los documentos, con el propósito de cumplir a cabalidad con el mandato legal en materia de archivos en el Distrito Federal.

ANTECEDENTES: Ante la creación de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal como órgano desconcentrado, sectorizado a la Secretaria de Salud del Distrito Federal, el 17 de septiembre de 2009, en la Ley de Salud del Distrito Federal, se empezaron a generar diversos documentos, en las que se ha dejado constancia del actuar de la Agencia, debido a las actividades sustanciales de la misma.

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En el transcurso del año la Oficialía Mayor en coordinación con la Consejería Jurídica y Servicios Legales han desarrollado e impartido cursos sobre la administración documental, en los que la Agencia de Protección Sanitaria ha sido partícipe con la asistencia del personal encargado de la administración y control de los archivos de gestión, con el objetivo de actualizar y orientarlos en materia archivística, para que cuenten con las herramientas teóricas que los auxilien en la ejecución de sus actividades, así como de concientizarlos sobre la responsabilidad que se tiene como funcionario público respecto a la información. Tomando en cuenta lo anterior, en el mes de abril se creó la Unidad Coordinadora de Archivos de la Agencia de Protección Sanitaria, la cual es la encargada de adaptar, de acuerdo a los lineamientos ya establecidos, el Sistema Institucional de Archivos, el Comité Técnico Interno de Administración Documental, los procesos archivísticos adecuados y necesarios en las unidades de trámite y/o gestión así como la creación del Archivo de Concentración e Histórico de la misma institución de acuerdo a lo señalado en la Circular Uno 2014, en su numeral 7. Administración de Documentos y Archivística. Así mismo, con la publicación de la Ley de Archivos del Distrito Federal, en la que establece la nueva estructura del Sistema Institucional de Archivos, en cuanto a su estructura normativa, así como la estructura del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, en la cual establece más participación, funciones y atribuciones a la Unidad Coordinadora de Archivos, como lo señala el artículo 20 de dicha Ley. Por lo tanto el establecimiento de normas y políticas para al funcionamiento del

sistema institucional de archivos de la Agencia de Protección Sanitaria del

Gobierno del Distrito Federal es de gran importancia ya que coadyuvará en las

labores en materia archivística.

OBJETIVO GENERAL:

Establecer la organización y procedimientos del Archivo de Concentración de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, a través de los instrumentos de control archivístico establecidos en la Ley de Archivos del Distrito Federal.

ALCANCE:

El presente instrumento será de observancia general y obligatorio para los titulares

de las Unidades Administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria del

Gobierno del Distrito Federal, en su calidad de responsables del Archivo de trámite

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de sus respectivas áreas y para todos los servidores públicos adscritos a cada una

de las unidades administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria del

Gobierno del Distrito Federal, de conformidad al artículo 18, fracción I inciso b, de

la Ley de Archivos del Distrito Federal.

FUNDAMENTO LEGAL:

El presente instrumento se crea con fundamento en el artículo 23 de la Ley de

Archivos del Distrito Federal.

MARCO JURÍDICO:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Ley de Archivos del Distrito Federal

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal

Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal

Ley de Salud del Distrito Federal

Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores

Públicos

Ley de Firma Electrónica del Distrito Federal

Ley de Régimen Patrimonial y del Servicio Público

Código Penal del Distrito Federal

Código Fiscal del Distrito Federal

Reglamento de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito

Federal

Reglamento del Sistema Institucional de Archivos de la Agencia de

Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal

Reglamento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos

de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal

Reglamento Interior de la Administración Pública del Gobierno del Distrito Federal.

Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Delegaciones y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo.

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Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos para la instalación y funcionamiento de las Oficinas de Información Pública al interior de la Administración Pública del Distrito Federal.

Circular Uno 2014, Normatividad en Materia de Administración de Recursos. (Numeral 7)

Cuadro General de Clasificación Archivística

Códigos de Clasificación Archivística

GLOSARIO:

ARCHIVO: Conjunto orgánico de documentos organizados y reunidos por una

persona o institución pública o privada, en el desarrollo de sus competencias, el

cual sirve de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que

los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de estudio de la historia e

investigación;

ARCHIVO DE TRÁMITE: Es aquel que se encuentra conformado por los

documentos que se encuentren en trámite, mismos que serán clasificados de

acuerdo al Cuadro de Clasificación Archivística de la Agencia de Protección

Sanitaria. Es de señalarse que habrá tantos Archivos de Trámite como Unidades

Administrativas hay en la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito

Federal.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Conformado por los documentos que

habiendo concluido su tiempo en archivo de trámite y luego de haber sido

valorados, sean transferidos por el Archivo de Trámite para su conservación

precautoria de conformidad con el Catalogo de Disposición Documental.

ARCHIVO HISTÓRICO: Conformado por los documentos que habiendo

completado su vigencia en la Unidad de Archivo de Concentración, sean

transferidos para completar su Ciclo Vital y que cuentan con valor secundario,

siendo resguardado por la Unidad de Archivo Histórico, o en su caso, al Archivo

Histórico del Distrito Federal, constituyendo el Patrimonio Histórico del Distrito

Federal.

BAJA DOCUMENTAL: Destrucción de los documentos que no cuenten con valores archivísticos históricos. CALENDARIO DE CADUCIDADES: Instrumento de control de vigencias y plazos de conservación en las unidades de archivo. CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL: Registro general y sistemático, en el que se establece en concordancia con el cuadro general de clasificación

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archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información pública o de acceso restringido ya sea reservada o confidencial y su destino. CUADRO GENERAL DE DISPOSICIÓN ARCHIVÍSTICA: Instrumento técnico que

describe la estructura jerárquica y funcional documental, en la que se establece un

principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones

documentales que conforman el acervo de un ente público. De esta manera, los

documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie,

expediente y unidad documental.

DATOS PERSONALES: La información numérica, alfabética, gráfica, acústica o

de cualquier otro tipo concerniente a una persona física, identificada o

identificable. Tal y como son, de manera enunciativa y no limitativa: el origen

étnico o racial, características físicas, morales o emocionales, la vida afectiva y

familiar, el domicilio y teléfono particular, correo electrónico no oficial, patrimonio,

ideología y opiniones políticas, creencias, convicciones religiosas y filosóficas,

estado de salud, preferencia sexual, la huella digital, el ADN y número de

seguridad social, y análogos.

DOCUMENTOS: Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios,

correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios,

instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro en

posesión de los entes obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o

fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, entre

otros escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Aquella información cuyo soporte durante todo su

ciclo de vida se mantiene en formato electrónico y su tratamiento es automatizado,

requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse.

EXPEDIENTE: Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un método

determinado y que tratan de un mismo asunto, de carácter indivisible y estructura

básica de la Serie Documental.

INVENTARIO: Instrumento de consulta y control que describe las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o disposición documental. TRANSFERENCIA: Envío controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de la Unidad de Archivo de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración; así como del traslado controlado y sistemático de documentos de la Unidad de Archivo de Concentración a la Unidad de Archivo Histórico para su conservación permanente.

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FUNCIONES ESPECÍFICAS:

1.- Los titulares de cada área deberán solicitar por escrito al Titular de la

Coordinación de Enlace Administrativo y Financiero la transferencia primaria de

los documentos que hayan concluido su vigencia en archivo de trámite, así como

el uso de un vehículo para transportar los documentos al archivo de

concentración.

2.- El Titular de la Coordinación de Enlace Administrativo y Financiero en conjunto

con la Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos, fijarán la fecha de la

transferencia.

3.- El Titular de la Coordinación de Enlace Administrativo y Financiero autorizará

el uso de un vehículo para transportar los documentos que se resguardarán en el

archivo de concentración.

4.- Los titulares de área con apoyo de los enlaces, gestionarán la transferencia

primaria al archivo de concentración, esta transferencia debe realizarse a más

tardar en 15 días hábiles después de que concluyeron su vigencia de

conservación en el archivo de trámite.

5.- Los expedientes se deberán entregar al Archivo de Concentración en cajas de

cartón, mismas que deberán contar con etiqueta de identificación (anexo 1) la cual

estará adherida con pegamento líquido.

6.- Los contenedores de soportes documentales electrónicos, deben ser

apropiados de acuerdo al tipo de soporte, así mismo este debe contar con su

debida etiqueta de identificación.

7.- El archivo de concentración no recibirá expedientes con información reservada,

esta será resguardada por los titulares de las unidades administrativas, de

conformidad al artículo 42 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información

Pública del Distrito Federal.

8.- La recepción de los expedientes transferidos por las áreas administrativas de la

Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, se formalizará

mediante la impresión del sello de recibido en el Inventario respectivo.

9.- La consulta de expedientes por personal adscrito a la misma área

administrativa del respectivo archivo de trámite deberá realizarse requisitando el

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formato de control de consulta respectivo. Los expedientes deberán ser devueltos

al archivo de concentración en un plazo máximo de 15 días hábiles, en las mismas

condiciones físicas en que se otorgó para su consulta; en caso de ser necesario

podrá hacerse un resello por otros 15 días naturales más, a excepción de los

expedientes que sean solicitados por alguna autoridad judicial o administrativa, los

documentos se devolverán una vez que hayan cumplido la función para lo que

fueron requeridos.

10.- La consulta de expedientes por personal adscrito a distinta área administrativa

del respectivo archivo de trámite deberá realizarse solicitando la consulta del

expediente a través de oficio suscrito por el titular del área solicitante dirigido al

titular del área generadora del expediente, el titular del área generadora del

expediente deberá autorizar por escrito a la o las personas que consultarán el

expediente, además se deberá requisitar el formato de control de consulta

respectivo. Los expedientes deberán ser devueltos al archivo de concentración en

un plazo máximo de 15 días hábiles, en las mismas condiciones físicas en que se

otorgó para su consulta; en caso de ser necesario podrá hacerse un resello por

otros 15 días más, a excepción de los expedientes que sean solicitados por alguna

autoridad judicial o administrativa, los documentos se devolverán una vez que

hayan cumplido la función para lo que fueron requeridos.

11.- La consulta directa de expedientes, solicitada por persona ajena a la Agencia

de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, se realizará con

fundamento en el artículo 11 de la Ley de Transparencia y Acceso a la

Información Pública del Distrito Federal, mediante solicitud de información pública

hecha a la Oficina de Información Pública de la Agencia de Protección Sanitaria

del Gobierno del Distrito Federal; la consulta de expediente se realizará en el área

de consulta del archivo de concentración y se deberá requisitar el formato de

control de consulta respectivo.

12.- La persona responsable del Archivo de Concentración realizará los procesos

de transferencia secundaria solicitando a los titulares de las áreas generadoras de

expedientes, la autorización correspondiente, utilizando los formatos de Inventario

General de Expedientes por Serie documental y Ficha Técnica de Prevaloración

para Baja documental o Transferencia Secundaria, según sea el caso.

13.- El responsable del Archivo de Concentración mantendrá actualizado el

Inventario General de Expedientes por Serie Documental y el Calendario de

Caducidades correspondiente.

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14.- Para la preservación de documentos se observará lo previsto en los Criterios

para la Preservación de Documentos de la Agencia de Protección Sanitaria del

Gobierno del Distrito Federal.

15.- El procedimiento para la baja documental se realizará de conformidad con lo

establecido en el Catálogo de Disposición Documental.

16.- El titular del área administrativa respectiva, notificará a contraloría en los

casos de que un expediente no sea devuelto, se haya extraviado o se encuentre

incompleto.

PROCEDIMIENTOS

1.- Recepción de expedientes.

Objetivo: Señalar el procedimiento de la recepción de expedientes

dentro de la transferencia primaria del archivo de trámite, al archivo de

concentración.

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS PERIODO

Responsable del Archivo de Trámite

Solicita al Coordinador de Enlace Administrativo y Financiero,

autorización y fecha para realizar transferencia primaria

Oficio

2 horas

Coordinador de Enlace Administrativo y Financiero

Autoriza transferencia primaria y fija fecha de la transferencia

Oficio 48 horas

Responsable del Archivo de Trámite

Entrega expedientes de transferencia primaria

Expedientes 4 horas

Responsable del Archivo de Concentración

Recibe expedientes transferidos Expedientes 4 horas


Acomoda en mobiliario respectivo Expedientes 24 horas


Actualiza el inventario general de expedientes de transferencias y el

Calendario de Caducidades

Inventario General de Expedientes por Serie y Calendario de

Caducidades

48 horas

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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2.- Préstamo o Consulta de Expedientes

Objetivo: Identificar el procedimiento que se debe realizar en caso del préstamo o

consulta de un expediente, que se encuentre dentro del archivo de concentración.

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS PERIODO

Solicitante Solicita consulta de

expediente que se encuentra en archivo de trámite

Solicitud 5 min


Recibe, revisa y verifica los datos de la solicitud de

consulta Solicitud

5 min


Verifica la disponibilidad del expediente solicitado

Inventario General de Expedientes por Serie

10 min


Proporciona al solicitante el formato de Control de

Consulta de Expediente

Control de Consulta de Expedientes

5 min

Solicitante Recibe formato, lo requisita

y entrega Control de Consulta de

Expedientes

15 min

Solicitante y Responsable del Archivo de Concentración

Revisan las condiciones físicas del expediente

Expediente

10 min


Solicita firma de recibo de expediente en el Control de

Consulta de Expedientes


2 min

Solicitante Firma de recibo de

expediente. Control de Consulta de

Expedientes

2 min


Entrega expediente solicitado

Expediente

5 min

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Coloca en el lugar del expediente un indicador de

consulta y espera devolución.

Indicador de Consulta 5 min


Integra el Control de Consulta de Expedientes en

carpeta de consulta de expedientes


5 min

Solicitante Devuelve el expediente

dentro del plazo establecido Expediente

5 min


Recibe expediente consultado

Expediente

5 min

Solicitante y Responsable del Archivo de Concentración

Verifica de manera conjunta con el usuario las

condiciones en que se devuelve el expediente

Expediente

10 min


Si se encuentra en buenas condiciones y completo el

expediente, lo coloca en su lugar correspondiente

Expediente 10 min


Descarga Control de Consulta de Expedientes, lo

guarda en la carpeta respectiva


5 min


En caso de que no sea devuelto en buenas condiciones o está

incompleto, informa al Titular del área generadora

de expediente

Nota informativa

24 horas

Titular de área generadora de expediente

Notifica a la contraloría Oficio

48 horas

Titular de Contraloría Recibe notificación e inicia

procedimiento correspondiente

Oficio

FIN DE PROCEDIMIENTO

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3.- Destino Final de Expedientes.

Objetivo: Identificar, el procedimiento adecuado para la baja documental y la

transferencia secundaria de los expedientes que sean considerados como

históricos.

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS

PERIODO


Identifica en el Calendario de Caducidades los expedientes con

plazo vencido Solicitud

24 horas


Realiza la baja documental de conformidad con el Catalogo de

Disposición Documental Expedientes

72 horas


Solicita al responsable del archivo histórico número de folio de

transferencia

10 min

Responsable del Archivo Histórico

Asigna número de folio de transferencia y asesora en la gestión

12 horas


Elabora propuesta de oficio para solicitar transferencia, Inventario y Ficha técnica para Prevaloración de la transferencia secundaria y envía para visto bueno del titular del área

generadora de expedientes.

Oficio, Inventario General de Expedientes por Serie y

Ficha Técnica de Prevaloración para

Transferencia Secundaria

48 horas

Titular del área generadora de expedientes

Recibe propuesta, firma y remite solicitud de transferencia a Titular

de la Coordinación de Enlace Administrativo y Financiero de la Agencia del Gobierno del Distrito

Federal

Oficio, Inventario General de Expedientes por Serie y

Ficha Técnica de Prevaloración para

Transferencia Secundaria

72 horas

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Titular de la Coordinación de Enlace Administrativo y

Financiero de la Agencia del Gobierno del Distrito Federal

Recibe solicitud y da respuesta notificando fecha y hora para la

transferencia secundaria

Oficio solicitud, Inventario General de Expedientes por Serie y Ficha Técnica

de Prevaloración para Transferencia Secundaria

48 horas


Realiza transferencia en la fecha y hora establecida

Expedientes

5 horas

Responsable de Archivo Histórico

Recibe expedientes, verifica con inventario y ficha técnica y sella dos juegos de inventario, conserva uno y entrega otro de acuse de recibo

Expedientes, Ficha Técnica de Prevaloración para

Transferencia Secundaria e Inventario General de Expediente por Serie.

5 horas


Recibe acuse y archiva en expediente

Acuse de recibo.

15 min

FIN DE PROCEDIMIENTO

ARTÍCULOS TRANSITORIOS

1.- El presente Manual de Políticas y Procedimientos del Archivo de Concentración

entrará en vigor una vez que se cuente con un espacio adecuado para la conservación de

los documentos y noventa días hábiles contados a partir del día siguiente al de su

aprobación en lo que respecta a la implementación de los formatos incluidos en los

anexos.

2.- La transferencia primaria se realizará, una vez que se cuente con los recursos

materiales y humanos necesarios para el resguardo y conservación de los archivos.

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ANEXOS

1.- Carátula de contenedor

Fondo.- Se debe poner Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito

Federal

Sección.- Se debe escribir clave y nombre de la Unidad Administrativa

generadora de los documentos.

Serie.- Anotar las claves y nombres de las series que tiene el contenedor de

acuerdo al Cuadro general de clasificación archivística

Caja.- Número consecutivo de caja remitida

No. de Transferencia y Fecha: Número de transferencia asignado y fecha de la

transferencia

Año: Año de los expedientes

No. de Exp.- Número de expedientes que contiene el contenedor

Tipo de Soporte documental.- Anotar el tipo de soporte documental depositado

en el contenedor

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2.- CONTROL DE CONSULTA DE EXPEDIENTES

Fecha de Solicitud: Anotar la fecha en la que se realiza la solicitud del expediente

Datos del Solicitante: Se debe identificar si se trata de un servidor público de la Agencia

de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal o un Consultante Externo.

Datos del Expediente: Se debe de llenar en primer instancia el rubro de consulta, con

nombre del expediente y año de apertura, el código de Clasificación Archivística debe de

ir completo, en lago o legajos en que numero de legajo se encuentra el expediente

solicitado, si se va a consultar solo uno de ellos o la totalidad de los mismos.

Unidad de Archivo: En este caso se pondrá Tramité

Estado Físico del Expediente: Bueno, cuando el expediente está en perfectas

condiciones, sin dobladuras, ni enmendaduras; Regular el expediente se encuentra con

algunas dobladuras o su guarda está un poco rota y ha sido restaurada con cinta, mala: el

expediente se encuentra roto o incompleto

Fecha de Entrega: Fecha en la que se hace la entrega física del expediente

Nombre y firma de quien autoriza: Titular del Área Administrativa

Nombre y Firma del Solicitante: Persona que solicita el expediente

Nombre y Firma del responsable del archivo: Titular del Área Administrativa

Nombre y Firma de quien devuelve el expediente: Puede o no ser el mismo que el

solicitante.

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3.- INVENTARIO GENERAL

Área de Procedencia.- Se debe de poner el nombre del área que detenta los expedientes.

Tipo de Inventario.- Mencionar el inventario respectivo para baja, transferencia, archivo de

trámite, concentración, histórico.

Encargado del Archivo.- Nombre de quien coordina las tareas del archivo o enlace a cargo de los

expedientes.

Ubicación Física de los Expedientes.- Lugar en que se encuentran los expedientes en el archivo

respectivo, esto es, en el mueble y su número, cajón; estante, charola, entrepaño, etc…

Fecha.- La fecha de elaboración del inventario.

Número de Transferencia.- En su caso, el número consecutivo de transferencia realizada por el

área.

Folio de Control.- Número de Folio de Control de la Unidad Coordinadora de Archivos.

Hoja.- Número de hoja del total del inventario.

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Serie.- Clave y nombre de la serie documental de conformidad con el Cuadro General de

Clasificación Archivística.

No.- Número consecutivo.

Código de Clasificación.- Código clasificación archivística del expediente, de conformidad con el

Cuadro General de Clasificación Archivística.

Nombre del Expediente.- Nombre que se le dio al expediente.

Fechas extremas.- Anotar la fecha inicial, esto es, la primera fecha que se identifique en el

documento más antiguo, y la fecha final, es decir, la última fecha identificada en el documento con

que termina el expediente.

Valor documental.-Se anotará el valor documental: administrativo, legal, contable, fiscal, histórico,

de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental.

Plazos de Conservación.- Se anotará el número de años que permanece en el Archivo de Trámite

(AT), de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental.

Se anotará el número de años que permanece en el Archivo de Concentración (AC), de acuerdo

con el Catálogo de Disposición Documental.

(VC) Se anotará el número de años que resulte de la suma de años de AT+ AC.

Sistema de Datos.- En su caso, nombre del sistema de datos personales asociado a la

información que contiene el expediente.

Observaciones.- Las observaciones pertinentes, por ejemplo si el expediente se encuentra en

diversos legajos o si cuenta con información reservada

El presente inventario consta ____.- En dicho rubro Se anotará el número total de hojas del

inventario, el número total de expedientes del inventario, los años extremos del total de

expedientes del inventario, número de cajas que contienen los expedientes y peso aproximado del

total de expedientes.

Elaboró.- Nombre y firma de la persona que elaboró el inventario.

Vo. Bo. -Nombre y firma del Titular de área.

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4.- Calendario de Caducidades

No.- Indicar el número consecutivo de expedientes.

Código de Clasificación Archivística.- Indicar el código de acuerdo con el Cuadro

General de Clasificación Archivística.

Nombre del Expediente.-Nombre del expediente.

Fecha de Cierre.- Fecha en que se concluyó el expediente.

Valor documental.- Indicar el valor documental correspondiente al expediente.

Disposición Documental.- Indicar si la disposición final del expediente es eliminación o

conservación, de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental.

Conclusión de plazo de conservación.- Indicar el día, mes y año en que se cumple el

plazo de conservación del expediente y procede la baja.

Transferencia Primaria.- Indicar la fecha de transferencia primaria.

Transferencia Secundaria.- Indicar la fecha de transferencia secundaria.

Observaciones.- Indicar las observaciones correspondientes.

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5.- FICHA TÉCNICA DE PREVALORACIÓN PARA BAJA DOCUMENTAL

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

ÁREA:

FICHA TÉCNICA DE PREVALORACIÓN PARA BAJA DOCUMENTAL

FUNCIONES O ATRIBUCIONES DEL ÁREA

VALOR ARCHIVÍSTICO CRITERIO DE DISPOSICIÓN

DOCUMENTAL

ADMINISTRATIVO CONSERVACIÓN DEFINITIVA LEGAL

CONTABLE BAJA

FISCAL

ANTECEDENTES

DICTAMEN DE BAJA VINCULADA

A LA SERIE

SI FECHA

No. DE ACTA DE

BAJA:

NO

DATOS DE ARCHIVO

No. DE EXPEDIENTES

No. DE CAJAS

PESO APROXIMADO METROS LINEALES

ESTADO FÍSICO

METODOLOGÍA DE VALORACIÓN

Elaboró Autorizó

Nombre y firma Nombre y firma Fecha de elaboración:

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Instructivo

Área.- anotar el nombre del área

Funciones o atribuciones del área.- anotar funciones o atribuciones normativas que le

dieron origen a la información que contienen los expedientes.

Valor archivístico.- marcar con “x” el valor archivístico de los documentos, de

conformidad con el catálogo de disposición documental.

Criterio de disposición documental.- marcar con “x” el criterio “baja” o “conservación

definitiva”, como se establece en el catálogo de disposición documental.

Dictamen de baja vinculada a la serie.- marcar con “x” si o no, según corresponda en

caso de existir dictamen de baja de la serie. En caso de ser afirmativo, anotar la fecha del

dictamen y el número de acta de baja respectiva.

No. de expedientes.- anotar el número total de expedientes.

No. de cajas.-anotar el número total de cajas.

Peso aproximado.- anotar el peso aproximado.

Metros lineales.- anotar el número de metros lineales calculados.

Estado físico.- anotar el estado físico de los documentos “bueno” o “existe deterioro”.

Metodología de valoración.- anotar textual “catálogo de disposición documental de la

agencia de protección sanitaria del gobierno del distrito federal”.

Elaboró.-anotar el nombre y firma de la persona que elaboró la ficha.

Autorizó.- anotar el nombre y firma del titular del área generadora de expedientes que

autoriza.

Fecha de elaboración.- anotar la fecha de elaboración de la ficha.

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6.- FORMATO HOJA DE RESELLO

INSTRUCCIONES:

Este formato deberá requisitarse mediante sello en el que se especifique la fecha

extrema en la que deberá devolverse el expediente, así como se deberá plasmar

la firma del responsable del archivo de concentración para validar dicho préstamo.

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