M A NUAL DE O R G A N I Z A C IÓ N Y FUNC I O N E S

Gerente:o Cumplen la función de:

Designar todas las posiciones gerenciales. Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las

funciones de los diferentes departamentos. Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos

anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes corporativos.

Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se están ejecutando correctamente.

Subgerente:o Cumplen la función de:

Se encarga de todas las funciones del gerente cuando se encuentre ausente.

Verificar que la compra de materia prima e insumos sea la correcta y así evitar desperdicios y gastos inoficiosos.

Asegurar que se cumpla con las normas y funciones que se le asignan a cada miembro de la empresa.

Tener una atención personalizada con el cliente para que se sienta augusto.

Debe conocer todos los departamentos y sus funciones para así poder tomar decisiones correctas y poder ser más eficientes en nuestro campo laboral.

Secretaria de gerencia:o Cumplen la función de:

Preparar, tramitar, y controlar la documentación generada en la gerencia general.

Confección de cartas, escritos, informes, contratos, acuerdos, actas, informes, facturas, y documentos en general.

Convocar a sesiones o reuniones. Llevar el control de la agenda del gerente de área. Velar por el ornato de las oficinas de los directivos y gerencia

general.

Coordinar las labores, giras y gestión de cobro del mensajero motorizado.

Coordinar las funciones y actividades del mensajero interno, talescomo: entrega y distribución documentos, ir a bancos, empresas, etc.

Atender a proveedores y entregar las órdenes de compra. Comunicar la participación a reuniones al departamento de

compras, publicidad, gerencias varias e interesados. Controlar presupuesto de Publicidad con la facturación de la

Agencia de Publicidad. Mantener discreción sobre los asuntos confidenciales de la

empresa. Evacuar las consultas que estén a su alcance. Preparar los informes que se le soliciten. Llevar controles administrativos vía expedientes, archivos,

catálogos, computador u otros similares. Colaborar con otras funciones afines.

Revisor fiscal:o Cumplen la función de:

Cerciorarse que los actos y operaciones desarrolladas por la empresa, se ajusten a lo establecido por los estatutos y mandamientos de la asamblea general de accionistas y junta directiva, los que a su vez deben estar ajustados a la ley.

verificar que la empresa cumpla con las obligaciones de esta con las diferentes entidades del estado que las vigilan, lo que implica estar al tanto del cumplimiento de obligaciones formales y sustanciales en lo relativo a impuestos, el deber de reportar información que las entidades vigilantes soliciten.

Auxiliar contable:o Cumplen la función de:

Registro contable diario, revisión de reportes y control de las cuentas de gastos.

Realizar las conciliaciones bancarias y actividades que me asigne el contador en un momento determinado.

Servicios generales:o Cumplen la función de:

Asear las oficinas y áreas asignadas, antes del ingreso de los funcionarios y vigilar que se mantengan aseadas.

Mantener los baños y lavamanos en perfectas condiciones de aseo y limpieza y con la dotación necesaria.

Clasificar la basura empacando desechos orgánicos, papeles y materiales sólidos en bolsas separadas.

Responder por los elementos a su cargo e informar sobre cualquier anormalidad o deterioro que ellos presenten y solicitar su reposición o reparación si es del caso.

Mantener limpios los muebles, enseres, ventanas, cortinas y todo elemento accesorio de las áreas de las oficinas.

Prestar el servicio de cafetería a los funcionarios en sus oficinas y atender las reuniones que se lleven a cabo en las oficinas de su área de trabajo.

RR.HH.:o Cumplen la función de:

F un c ión d e e m p le o :

Esta función comprende las actividades relacionadas con la planificación de la plantilla, selección y formación del personal.

Citamos a continuación las corresponden a esta función:

tareas principales que

Planificación de plantilla. Descripción de los puestos. Definición del perfil profesional. Selección del personal. Formación del personal. Inserción del nuevo personal. Tramitación de despidos.

F un c ión d e a d mi n i s t raci ó n d e p ers on a l :

La gestión del personal de una empresa requiere una serie de tareas administrativas, como:

Elección y formalización de los contratos. Gestión de nominas y seguros sociales. Gestión de permisos, vacaciones, horas extraordinarias,

bajas por enfermedad. Control de absentismo. Régimen disciplinario.

F un c ión d e r e t ri b u c ió n :

Se trata de diseñar el sistema de retribución del personal y de evaluar sus resultados. La finalidad de la función de retribución consiste en el

Estudio de formulas salariales, la política de incentivos y el establecimiento de niveles salariales de las diferentes categorías profesionales.

F un c ión d e d esa r r o llo d e los r e c u rsos hu m a n os

El desarrollo de los recursos humanos comprende las actividades de crear planes de formación y llevarlos a cabo, de estudiar el potencial del personal, de evaluar la motivación, de controlar el desempeño de las tareas, de incentivar la participación y de estudiar el absentismo y sus causas.

F un c ión d e r e lacio n es la b oral es :

La función de relaciones laborales se ocupa fundamentalmente de la resolución de los problemas laborales. Normalmente se desarrolla negociándose con los representantes de los trabajadores y trata temas como la contratación, la política salarial, los conflictos laborales, la negociación colectiva, etc.

También se incluye en esta función la prevención de riesgos laborales, pues busca establecer un adecuado nivel de protección

de la salud de los trabajadores y de las condiciones de trabajo, es decir, comprende la seguridad e higiene en el trabajo y la acción social de la empresa con los trabajadores.

Así mismo esta función adopta las medidas para equilibrar las desigualdades entre los trabajadores de una misma empresa, y trata de alcanzar un equilibrio y un clima de trabajo agradables.

F un c ión d e servicios s o c ial e s :

Esta función gestiona determinados servicios creados por la empresa o que han sido contratados para que los presten a otras empresas. Los servicios sociales tienen como objeto beneficiar a los trabajadores y mejorar el clima laboral. Estos servicios pueden ser guarderías, becas y

ayudas para estudios, seguros colectivos de vida, clubes y centros recreativos, etc.

Jefe de mercadeo:o Cumplen la función de:

Preparar y dar seguimiento al Marketing del plan aprobado por la Gerencia General o por las instancias superiores, así como otras funciones y accesorias que estas estimen conveniente para la empresa, para mantener en alto los índices de calidad tanto en las ventas como en el servicio.

Realizar estrategias de ventas, comunicación incluyendo publicidad y relaciones públicas. Desarrollar el marketing estratégico (es el que establece la misión, la visión, proyecciones, etc.), y el marketing operativo.

Jefe de ventas:o Cumplen la función de:

Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes.

Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas son a largo plazo o sea, son más idealistas, es como decir que la meta puede ser, llegar ser el número uno en un mercado determinado, mientras que los objetivos son más precisos y a plazos

más cortos. Un objetivo sería vender diez millones en el próximo trimestre.

Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital importancia y deber realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma que primero calculemos cual es la demanda real del mercado y considerando nuestra participación en el mismo, podamos pronosticar nuestras ventas.

Administrador puntos de ventas 1:o Cumplen la función de:

manejo de personal a cargo, inventario, presupuesto, cumplimiento de presupuesto de ventas y estrategias comerciales.

Jefe de comunicación:o Cumplen la función de:

Diseñar estrategias y programas de comunicación continuos, para los proyectos institucionales.

Establecer líneas de comunicación homogéneas institucionales. Coordinar la actualización de medios de comunicación masiva de la

institución. Coordinar la homologación de publicaciones en los medios de

comunicación de los Centros de Operación. Desarrollar estrategias de mercado que permitan a la Fundación

continuar a la vanguardia respecto de los servicios que se ofrecen. Supervisar el desarrollo o aplicación de los diferentes medios

publicitarios. Elaborar y Desarrollar planes de mercadotecnia que abarquen los

aspectos de la red médica, producción de materiales, anticonceptivos y capacitación.

Diseño:o Cumplen la función de:

Mediante la composición el Diseño Gráfico ordena la información para hacerla más clara y legible a la vista del receptor.

Intenta persuadir al receptor con una puesta en escena visualmenteatractiva.

Tiene mucho que ver con la función comunicativa en la ordenación del mensaje, pero aplicado a fines educativos y docentes.

Forma y funcionalidad son dos elementos propios del Diseño Gráfico cuyo producto tiene que servir para mejorar algún aspecto de nuestra vida y también para hacernos más agradable su uso.

Jefe de corte:o Cumplen la función de:

Poseer los registros y análisis de costos de las prendas realizadas. Vigilar la prestación de los servicios por parte de las empresas que

adquieren las prendas. Tener un buen mantenimiento de la planta de producción. Supervisar a los empleados del Departamento en el proceso. Se

encargará del conteo de las prendas realizadas en un límite de tiempo (en media hora, una hora).

Establecer un inventario en donde se expresen las cantidades de materia prima (telas) utilizadas.

Presentar un balance al Subgerente de Producción, sobre el rendimiento de los empleados, las maquinas y las telas. También mantener informado al Departamento de Finanzas, sobre el balance de la producción.

Jefe de tintorería:o Cumplen la función de:

Ejecutar y controlar el cumplimiento al plan de producción de tintorería y acabados.

Supervisar el proceso de teñido Generar reportes de producción a Gerencia de Producción y

Gerencia General. Administrar el personal operativo. Coordinar con las áreas involucradas en el proceso productivo los

cambios y mejoras de las rutas de procesos. Ser el responsable de los procesos adicionales en las máquinas del

área de tintorería y acabados. Coordinar con PCP los programas de producción diarios. Gestionar y participar directamente en la solución de los problemas

del día a día en los procesos. Manejar y solucionar los conflictos que se presenten con el personal

y velar por un ambiente en el que las personas puedan desarrollar sus funciones y alcanzar con eficiencia las metas establecidas.

Gestionar y reportar oportunamente las novedades Garantizar la disponibilidad de los recursos para el oportuno y

óptimo cumplimiento de las operaciones del área. Las demás funciones que disponga la Gerencia de la compañía.

Colaboradores:o Cumplen la función de:

Apoyo para el movimiento y traslado de productos terminados. Embarque de productos en las movilidades de traslado.

Jefe de taller:o Cumplen la función de:

Manejo de personal, dirección y supervisión del control de calidad y planificación de las labores propias del taller.

Jefe de acabados:o Cumplen la función de:

Asignar, coordinar y supervisar las diferentes labores del área, velando por su correcto funcionamiento y cumpliendo los requerimientos establecidos por la empresa.

Controlar la merma y productos terminados en los distintos procesos.· Revisar que el producto hecho por el personal cumpla con las especificaciones correspondientes y según directivas establecidas

Participar en labores de mantenimiento correctivo, preventivo, con la finalidad de coordinar con el personal a cargo.

Apoyar en el control, mantenimiento y aseguramiento de la calidad del producto durante todo el proceso.

Cumplir y hacer cumplir las normas de calidad y seguridad realizando tareas operativas de acuerdo a los principios y normas de la Empresa.

Estampado o bordado:o Cumplen la función de:

Cuadrar el arte del estampado para el desarrollo de los productos. Sacar las medidas de acuerdo al estampado. Minimizar los errores y defectos de la producción. Realizar la preparación de las pinturas para los estampados. Buscar los matizados para la aprobación de los clientes

Jefe de Almacén:o Cumplen la función de:

Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo. Supervisa la entrada y salida de materiales y equipos del almacén.

Verifica la codificación y registro de mercancías que ingresa al almacén.Elabora la programación anual de las adquisiciones para la dotación del almacén.

Supervisa la clasificación y organización de la mercancía en el almacén.

Elabora órdenes de compra para la adquisición de materiales e informa a la unidad de compras y suministros.

Atiende e informa al público en general. Supervisa los niveles de existencia de inventario establecidos de

bienes y servicios. Mantiene actualizados los sistemas de registros. Supervisa la selección de materiales y equipos en cuanto a

identificación, tipo y calidad. Revisa, firma y consigna inventarios en el almacén. Supervisa el despacho de mercancía a las dependencias que realizan

las requisiciones. Realiza reportes diarios de entrada y salida de material del almacén. Realiza y/o coordina inventarios en el almacén. Lleva el control de la contabilidad de las requisiciones. Revisa y conforma informes, correspondencias de caja chica, control

de asistencia, relaciones de gastos y otros. Archiva requisiciones de mercancías, requisiciones de compra, guías

de despacho y órdenes de entrega. Lleva el control de mercancía despachada contra mercancía en

existencia. Establece métodos de trabajo, registro y control en el almacén. Retira de las empresas proveedoras, los materiales y equipos

adquiridos por la Institución. Tramita las órdenes de compra. Corta, prueba y prepara materiales para la realización de las

prácticas docentes. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad

integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier

anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.