MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS. BURO DE CONVENCIONES DE MICHOACAN 2011
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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
PRESENTACIÓN PROPUESTA
1. REQUERIMIENTOS PREVIOS
2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
3. ESTRUCTURA FINANCIERA
4. ETAPA PROMOCIONAL
5. ETAPA OPERATIVA
6. ETAPA DE CIERRE
7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
8. ANEXOS
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.
ÍNDICE
PROPUESTA
REQUERIMIENTOS PREVIOS
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ESTRUCTURA FINANCIERA
ETAPA PROMOCIONAL
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
PRESENTACIÓN
La siguiente metodología es una
Eventos de Reuniones.
Pretende ser un apoyo de parte del
principalmente para los organiza
profesionales en organización
convenciones, ferias y viajes de incentivos.
El Buró de Convenciones de Michoacán
apoyo y asesoramiento de Asociaciones
de sus eventos, presenta la siguiente herramienta
planeación y organización, etapas cr
Para su aplicación, es importante analizar aspectos especiales como: características,
objetivos, alcances, número,
participantes y oferta adecuada
adaptabilidad que se tenga que realizar de
organización de eventos.
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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.
PRESENTACIÓN PROPUESTA
La siguiente metodología es una sugerencia de pasos a seguir, para la organización
Pretende ser un apoyo de parte del Buró de Convenciones de Michoacán,
para los organizadores de eventos que no cuentan con los servicios
profesionales en organización, de gran valor para el éxito de los congresos,
viajes de incentivos.
Buró de Convenciones de Michoacán cumpliendo con uno de sus objetivos
asesoramiento de Asociaciones, Corporativos e Intermediarios en la realización
de sus eventos, presenta la siguiente herramienta que está situada para la par
planeación y organización, etapas criticas para el éxito de un evento.
Para su aplicación, es importante analizar aspectos especiales como: características,
perfil y origen de los asistentes, fechas, instancias
participantes y oferta adecuada; puesto que en medida de sus requerimientos ser
adaptabilidad que se tenga que realizar de esta propuesta de planeación y
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de pasos a seguir, para la organización de
Buró de Convenciones de Michoacán,
dores de eventos que no cuentan con los servicios de
de gran valor para el éxito de los congresos,
objetivos respecto al
, Corporativos e Intermediarios en la realización
stá situada para la parte de
Para su aplicación, es importante analizar aspectos especiales como: características,
de los asistentes, fechas, instancias
da de sus requerimientos será la
esta propuesta de planeación y
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
1. REQUERIMIENTOS PREVIOS.
1.1. Enfoque, objetivos y nombre del evento.
Estos aspectos están totalmente relacionados por
de ellos para tener un panorama claro de la definición del evento.
a) Enfoque: se refiere al campo de estudio tanto general como particular al que está
dirigido el evento.
b) Objetivos del evento: aquí se va a definir que s
puede partir de un objetivo general y después enunciar algunos particulares. Los
objetivos deben ser claros, alcanzables y medibles.
c) Nombre: esté debe indicar ciertas características, como las siguientes:
• La Edición del evento.
• El tipo de Evento que se llevará a cabo.
• El área de estudio general
Se debe tomar en cuenta para la selección del nombre, saber cuál será la temática o
problemática que se abordará
enfoque y objetivo del evento.
Se sugiere que por cuestiones mercadológicas, que el nombre sea breve y que despierte
el interés de la persona que lo escuche.
de mercado al cual está dirigido el evento.
El nombre tiene que vender el producto, o al menos, que a la persona le dé por indagar
sobre el evento. Por lo que se cree conveniente dos frases; una como titulo y un slogan.
Ambos atractivos y breves.
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REQUERIMIENTOS PREVIOS.
Enfoque, objetivos y nombre del evento.
Estos aspectos están totalmente relacionados por lo que es necesario definir cada uno
de ellos para tener un panorama claro de la definición del evento.
Enfoque: se refiere al campo de estudio tanto general como particular al que está
Objetivos del evento: aquí se va a definir que se pretende al realizar el evento, se
puede partir de un objetivo general y después enunciar algunos particulares. Los
objetivos deben ser claros, alcanzables y medibles.
Nombre: esté debe indicar ciertas características, como las siguientes:
evento.
que se llevará a cabo.
El área de estudio general al que está enfocado el evento.
Se debe tomar en cuenta para la selección del nombre, saber cuál será la temática o
que se abordará en el evento. Esto debe tener congruencia con el
Se sugiere que por cuestiones mercadológicas, que el nombre sea breve y que despierte
el interés de la persona que lo escuche. Es por lo tanto importante identificar el segmento
al cual está dirigido el evento.
El nombre tiene que vender el producto, o al menos, que a la persona le dé por indagar
sobre el evento. Por lo que se cree conveniente dos frases; una como titulo y un slogan.
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lo que es necesario definir cada uno
Enfoque: se refiere al campo de estudio tanto general como particular al que está
e pretende al realizar el evento, se
puede partir de un objetivo general y después enunciar algunos particulares. Los
Nombre: esté debe indicar ciertas características, como las siguientes:
Se debe tomar en cuenta para la selección del nombre, saber cuál será la temática o
Esto debe tener congruencia con el
Se sugiere que por cuestiones mercadológicas, que el nombre sea breve y que despierte
dentificar el segmento
El nombre tiene que vender el producto, o al menos, que a la persona le dé por indagar
sobre el evento. Por lo que se cree conveniente dos frases; una como titulo y un slogan.
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1.2. Determinar Lugar
a) Lugar: esté se debe contemplar en base al número de asistentes esperados al
evento. Además de contar con una infraestructura adecuada que pueda
albergar el evento, de no tener con todo lo necesario, cabe destacar que para
algunos aspectos se puede hacer uso de los proveedores que el evento requiera.
b) Fecha: es un factor determinante para el éxito del evento, por lo que hay que
tomar en cuenta lo siguiente:
• Tomar en cuenta el tiempo que se va a requerir para la organización del
evento, este puede variar de 3 a 8 meses, dependiendo de la complejidad
del evento.
• Hacer una reflexión del calendario escolar, para tomar en cuenta
suspensiones, periodos vacacionales, ev
destino, etc.
• Se sugiere programar la
Octubre o Noviembre, ya que no se ve interrumpido por periodos
vacacionales, considerando que
presupuesto aún para otorgar apoyo.
1.3. Personal de apoyo y equipo de as
a) Personal de apoyo: Para eventos de entre 800
personas para las distintas áreas en las que se dividirá el personal, que son:
coordinación de logística, promoción, finanzas y relaciones públicas. Se debe
tener en cuenta los diferentes perfiles que se necesitan para estar a cargo d
diferentes departamentos, además de que
a participar a lo largo del proceso del evento. Todos estarán bajo la supervisión y
el mando del responsable principal.
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y Fechas tentativas.
Lugar: esté se debe contemplar en base al número de asistentes esperados al
evento. Además de contar con una infraestructura adecuada que pueda
albergar el evento, de no tener con todo lo necesario, cabe destacar que para
aspectos se puede hacer uso de los proveedores que el evento requiera.
Fecha: es un factor determinante para el éxito del evento, por lo que hay que
tomar en cuenta lo siguiente:
omar en cuenta el tiempo que se va a requerir para la organización del
o, este puede variar de 3 a 8 meses, dependiendo de la complejidad
Hacer una reflexión del calendario escolar, para tomar en cuenta
suspensiones, periodos vacacionales, eventos propios de la institución o
Se sugiere programar la fecha, durante los semestres pares en los meses de
Octubre o Noviembre, ya que no se ve interrumpido por periodos
considerando que la gestión de los patrocinios cuenta con
para otorgar apoyo.
Personal de apoyo y equipo de asesores.
Para eventos de entre 800-1500 personas se requerirá de 4 a 6
personas para las distintas áreas en las que se dividirá el personal, que son:
coordinación de logística, promoción, finanzas y relaciones públicas. Se debe
tener en cuenta los diferentes perfiles que se necesitan para estar a cargo d
diferentes departamentos, además de que estas personas deben comprometerse
a participar a lo largo del proceso del evento. Todos estarán bajo la supervisión y
el mando del responsable principal.
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Lugar: esté se debe contemplar en base al número de asistentes esperados al
evento. Además de contar con una infraestructura adecuada que pueda
albergar el evento, de no tener con todo lo necesario, cabe destacar que para
aspectos se puede hacer uso de los proveedores que el evento requiera.
Fecha: es un factor determinante para el éxito del evento, por lo que hay que
omar en cuenta el tiempo que se va a requerir para la organización del
o, este puede variar de 3 a 8 meses, dependiendo de la complejidad
Hacer una reflexión del calendario escolar, para tomar en cuenta
entos propios de la institución o
fecha, durante los semestres pares en los meses de
Octubre o Noviembre, ya que no se ve interrumpido por periodos
la gestión de los patrocinios cuenta con
se requerirá de 4 a 6
personas para las distintas áreas en las que se dividirá el personal, que son:
coordinación de logística, promoción, finanzas y relaciones públicas. Se debe
tener en cuenta los diferentes perfiles que se necesitan para estar a cargo de los
estas personas deben comprometerse
a participar a lo largo del proceso del evento. Todos estarán bajo la supervisión y
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
b) Equipo de asesores: se recomienda que solo sean 4 participantes, de igual manera
de debe analizar los perfiles, ya que trabajaran en cada una de las áreas,
mencionadas anteriormente. A pesar de que solo se limitan a la consejería y no
tienen una involucración directa con la organización del evento, se requiere de
personas responsables, por la magnitud del
1.4. Costo aproximado del evento.
Es necesario presentar a las diferentes autoridades de la Institución, un presupuesto que
nos refleje el costo aproximado que tendría el evento.
Para esto es necesario, estimar el presupuesto, cotizando los principales rubros, para la
organización de un Evento, los cuales resultan ser el 70% del total del presupuesto.
Dichos rubros son:
• Instalaciones: teatro, even
espectáculo).
• Conferencistas (honorarios, hospedaje y/o traslados).
• Kit de trabajo (reconocimiento, carpeta, playera, lapicero, material de apuntes)
• Promoción: interna y externa (carteles, trípticos,
1.5. Requerimiento de recursos para iniciar operaciones.
Este paso consiste en preparar el documento que se debe
del evento, para que sea sometido a un análisis y evaluación.
Este documento debe ser realizado por el equipo de trabajo, dicho documento debe
contener todo lo establecido hasta este punto, de una manera ordenada y resumida.
La metodología establecida en este documento, debe señalar las distintas etapas a
recorrer, su duración, objetivos y
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Equipo de asesores: se recomienda que solo sean 4 participantes, de igual manera
de debe analizar los perfiles, ya que trabajaran en cada una de las áreas,
mencionadas anteriormente. A pesar de que solo se limitan a la consejería y no
ión directa con la organización del evento, se requiere de
personas responsables, por la magnitud del Evento.
Costo aproximado del evento.
Es necesario presentar a las diferentes autoridades de la Institución, un presupuesto que
aproximado que tendría el evento.
Para esto es necesario, estimar el presupuesto, cotizando los principales rubros, para la
, los cuales resultan ser el 70% del total del presupuesto.
Instalaciones: teatro, eventos sociales (renta de sonido, banquetes, algún tipo de
Conferencistas (honorarios, hospedaje y/o traslados).
Kit de trabajo (reconocimiento, carpeta, playera, lapicero, material de apuntes)
Promoción: interna y externa (carteles, trípticos, publicidad en medios).
Requerimiento de recursos para iniciar operaciones.
Este paso consiste en preparar el documento que se debe presentar a las autoridades
, para que sea sometido a un análisis y evaluación.
realizado por el equipo de trabajo, dicho documento debe
contener todo lo establecido hasta este punto, de una manera ordenada y resumida.
La metodología establecida en este documento, debe señalar las distintas etapas a
recorrer, su duración, objetivos y requerimientos.
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Equipo de asesores: se recomienda que solo sean 4 participantes, de igual manera
de debe analizar los perfiles, ya que trabajaran en cada una de las áreas,
mencionadas anteriormente. A pesar de que solo se limitan a la consejería y no
ión directa con la organización del evento, se requiere de
Es necesario presentar a las diferentes autoridades de la Institución, un presupuesto que
Para esto es necesario, estimar el presupuesto, cotizando los principales rubros, para la
, los cuales resultan ser el 70% del total del presupuesto.
tos sociales (renta de sonido, banquetes, algún tipo de
Kit de trabajo (reconocimiento, carpeta, playera, lapicero, material de apuntes).
publicidad en medios).
presentar a las autoridades
realizado por el equipo de trabajo, dicho documento debe
contener todo lo establecido hasta este punto, de una manera ordenada y resumida.
La metodología establecida en este documento, debe señalar las distintas etapas a
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1.6. Planteamiento oficial.
Ya que se ha presentado el documento
se han hecho las correcciones neces
reunión con las personas que estarán involucradas en el proyecto.
Se sugiere estén presentes todos los involucrados.
Es importante entregar a cada uno de los presentes una copia del documento
elaborado.
En esta reunión se debe determina
Ya contando con la aprobación, se puede comenzar con las actividades planeadas.
1.7. Etapa Estructural.
Es necesaria la mecánica de la elaboración del evento para determinar los tiempos en
que se realizaran las conferencias y las actividades.
En el programa se dirá el nombre de las conferencias y del ponente que se impartirán en
el día y la hora determinada.
Se incluirá además la agenda alterna social y cultural y en su caso el programa para
acompañantes.
1.8. Diseño de la imagen y concepto.
El concepto de imagen del Evento
mente a los congresistas el objetivo que deseamos, debe de identificarse a la institución,
nombre, fecha y recinto en algunos casos.
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Planteamiento oficial.
Ya que se ha presentado el documento ante todo comité organizador o mesa directiva
hecho las correcciones necesarias, se procede a poner fecha para realizar una
reunión con las personas que estarán involucradas en el proyecto.
todos los involucrados.
Es importante entregar a cada uno de los presentes una copia del documento
En esta reunión se debe determinar si se tendrá la aprobación del proyecto
Ya contando con la aprobación, se puede comenzar con las actividades planeadas.
Elaboración del Programa.
Es necesaria la mecánica de la elaboración del evento para determinar los tiempos en
conferencias y las actividades.
En el programa se dirá el nombre de las conferencias y del ponente que se impartirán en
Se incluirá además la agenda alterna social y cultural y en su caso el programa para
Diseño de la imagen y concepto.
Evento debe ser innovador. Con el propósito de dejar en
el objetivo que deseamos, debe de identificarse a la institución,
algunos casos.
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o mesa directiva y
para realizar una
Es importante entregar a cada uno de los presentes una copia del documento
si se tendrá la aprobación del proyecto.
Ya contando con la aprobación, se puede comenzar con las actividades planeadas.
Es necesaria la mecánica de la elaboración del evento para determinar los tiempos en
En el programa se dirá el nombre de las conferencias y del ponente que se impartirán en
Se incluirá además la agenda alterna social y cultural y en su caso el programa para
debe ser innovador. Con el propósito de dejar en
el objetivo que deseamos, debe de identificarse a la institución,
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Para la imagen se recomienda poner colores con significado y que vaya acorde al
concepto del Evento o bien a la marca de la Asociación o Corporativo.
Para esto se deberá de contratar
propuestas, en varios tamaños y aplicaciones.
1.9. Diseño y cotización del kit del trabajo.
Se debe cumplir dos objetivos:
1.-Proporcionar un material de trabajo para las notas de los congresistas
2.-Otorgamiento de un presente al evento
Para la determinación del kit, es necesario ver la partida asignada para este concepto
en el presupuesto. Una vez establecido lo
posibles proveedores.
Se recomienda que dentro del kit de trabajo se agreguen
siguiente:
a) Bienvenida
b) Logotipo
c) Mapa
d) Restaurantes patrocinadores
e) Teléfonos de emergencia
f) Patrocinadores
Para la impresión de esta información
1.10. Reservación de instalaciones para conferencias, eventos sociales y demás
actividades a realizar.
Se recomiendan los siguientes
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Para la imagen se recomienda poner colores con significado y que vaya acorde al
o bien a la marca de la Asociación o Corporativo.
de contratar a un diseñador de imagen que plantee diferentes
tas, en varios tamaños y aplicaciones.
Diseño y cotización del kit del trabajo.
oporcionar un material de trabajo para las notas de los congresistas.
torgamiento de un presente al evento.
es necesario ver la partida asignada para este concepto
en el presupuesto. Una vez establecido lo anterior, se deberá buscar opciones con
Se recomienda que dentro del kit de trabajo se agreguen unas hojas con la información
Restaurantes patrocinadores
Teléfonos de emergencia
información es recomendable se utilicen hojas mem
Reservación de instalaciones para conferencias, eventos sociales y demás
actividades a realizar.
Se recomiendan los siguientes pasos:
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Para la imagen se recomienda poner colores con significado y que vaya acorde al
que plantee diferentes
es necesario ver la partida asignada para este concepto
se deberá buscar opciones con
con la información
hojas membretadas.
Reservación de instalaciones para conferencias, eventos sociales y demás
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1. Definir lugar de las conferencias: cuando se visualiza la posibilidad de realizar
un evento se debe pensar en
esperado, necesidades de espacio
marca el recinto en donde realizar
• Capacidad
• Ubicación y vías de acceso
• Comodidad
• Equipo técnico
• Equipo humano
2. Definición de lugar o lugares para eventos sociales
las cosas más buscadas en el
y convivencia, estos pueden ser clasificados de la siguiente manera :
• Sociales
• Culturales
1.11. Contactar y confirmar conferencias.
Una vez que se haya definido el nombre y la temática del evento se puede contactar ya
de manera formal, a los posibles conferencistas.
Para esto se recomienda lo siguiente:
a) La elaboración de una lista de candidatos pote
telefónico, página de internet si la tiene y su correo electrónico.
b) Realización de las llamadas correspondientes y enviar correos electrónicos, en
donde se les hace saber la intención de que formen parte de la selección del
grupo de conferencistas que habrá para dicho evento.
c) Una vez realizado los puntos anteriores se procede a una depuración de
candidatos para ir reduciendo la lista del número de personajes que se desean
atraer.
d) Para confirmar, en algunos casos es oportuno
o enviarle un kit representativo del evento y del destino, aparte
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Definir lugar de las conferencias: cuando se visualiza la posibilidad de realizar
se debe pensar en diversos temas como: número
esperado, necesidades de espacios acordes a lo deseado e imagen
donde realizar el evento y con qué horarios.
Ubicación y vías de acceso
Definición de lugar o lugares para eventos sociales : los eventos sociales son de
buscadas en el Evento y eventos dado que es parte de descanso
y convivencia, estos pueden ser clasificados de la siguiente manera :
Contactar y confirmar conferencias.
Una vez que se haya definido el nombre y la temática del evento se puede contactar ya
de manera formal, a los posibles conferencistas.
Para esto se recomienda lo siguiente:
La elaboración de una lista de candidatos potenciales que incluya sus números
de internet si la tiene y su correo electrónico.
Realización de las llamadas correspondientes y enviar correos electrónicos, en
donde se les hace saber la intención de que formen parte de la selección del
grupo de conferencistas que habrá para dicho evento.
Una vez realizado los puntos anteriores se procede a una depuración de
candidatos para ir reduciendo la lista del número de personajes que se desean
Para confirmar, en algunos casos es oportuno viajar a donde está el conferencista
o enviarle un kit representativo del evento y del destino, aparte del oficio formal.
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Definir lugar de las conferencias: cuando se visualiza la posibilidad de realizar
número de asistentes
s acordes a lo deseado e imagen; esto
ntos sociales son de
y eventos dado que es parte de descanso
y convivencia, estos pueden ser clasificados de la siguiente manera :
Una vez que se haya definido el nombre y la temática del evento se puede contactar ya
nciales que incluya sus números
Realización de las llamadas correspondientes y enviar correos electrónicos, en
donde se les hace saber la intención de que formen parte de la selección del
Una vez realizado los puntos anteriores se procede a una depuración de
candidatos para ir reduciendo la lista del número de personajes que se desean
viajar a donde está el conferencista
el oficio formal.
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1.12. Promoción del evento con posibles patrocinadores.
Es necesario recalcar que los patrocinadores pueden llegar a costear la totalidad de los
gastos del Evento y por ello de la debida atención que los responsables deben de dar.
A los patrocinadores es necesario presentarles los beneficios que podrían tener s
forma parte de la lista de patrocinadores
Las personas encargadas para desempeñar esta tarea deberán ser
Asociaciones, los Directores de los Corporativos según corresponda
Coordinadores Generales de los eventos,
públicas. Además que deberán contar con una buena presentación y tener facilidad de
palabra. Los integrantes de las diferentes coordinaciones también pueden apoyar en
esta actividad, siempre y cuando se hagan acompañar de alguna de las personas antes
mencionadas. Se recomienda hacer una carpeta que contenga toda la información del
Evento para la muestra con los posibles patrocinadores.
Al momento de llevar a cabo esta tarea se aconseja seguir la siguiente metodología:
1. Llamar a las instalaciones
2. Conseguir el nombre,
con poder de decisión sobre dicho patrocinio
3. Hacer un escrito dirigido a la empresa y personas del punto anterior
4. Concertar una cita
5. Enviar la carta por e
distancias y de tiempo
6. Darle seguimiento por medio de llamadas telefónicas o visitando en las
instalaciones de la empresa al posible patrocinador
7. Tomar o no en cuenta al patrocinador , en caso de tomarlo en cuenta,
puntualizar el monto del patrocinio y la
logos y el recibo oficial de cobro.se recomienda que se hago por escrito
todo lo anterior.
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Promoción del evento con posibles patrocinadores.
Es necesario recalcar que los patrocinadores pueden llegar a costear la totalidad de los
y por ello de la debida atención que los responsables deben de dar.
A los patrocinadores es necesario presentarles los beneficios que podrían tener s
forma parte de la lista de patrocinadores
Las personas encargadas para desempeñar esta tarea deberán ser los Presidentes de las
, los Directores de los Corporativos según corresponda
Coordinadores Generales de los eventos, en coordinación con el área de
que deberán contar con una buena presentación y tener facilidad de
palabra. Los integrantes de las diferentes coordinaciones también pueden apoyar en
esta actividad, siempre y cuando se hagan acompañar de alguna de las personas antes
ienda hacer una carpeta que contenga toda la información del
para la muestra con los posibles patrocinadores.
Al momento de llevar a cabo esta tarea se aconseja seguir la siguiente metodología:
Llamar a las instalaciones.
Conseguir el nombre, teléfono y demás información útil de la persona
con poder de decisión sobre dicho patrocinio.
un escrito dirigido a la empresa y personas del punto anterior
Concertar una cita.
Enviar la carta por e-mail, fax o llevarla personalmente en función de
istancias y de tiempo.
Darle seguimiento por medio de llamadas telefónicas o visitando en las
instalaciones de la empresa al posible patrocinador.
Tomar o no en cuenta al patrocinador , en caso de tomarlo en cuenta,
puntualizar el monto del patrocinio y la propaganda que incluirán sus
logos y el recibo oficial de cobro.se recomienda que se hago por escrito
todo lo anterior.
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Es necesario recalcar que los patrocinadores pueden llegar a costear la totalidad de los
y por ello de la debida atención que los responsables deben de dar.
A los patrocinadores es necesario presentarles los beneficios que podrían tener si deciden
los Presidentes de las
, los Directores de los Corporativos según corresponda o bien, los
con el área de relaciones
que deberán contar con una buena presentación y tener facilidad de
palabra. Los integrantes de las diferentes coordinaciones también pueden apoyar en
esta actividad, siempre y cuando se hagan acompañar de alguna de las personas antes
ienda hacer una carpeta que contenga toda la información del
Al momento de llevar a cabo esta tarea se aconseja seguir la siguiente metodología:
teléfono y demás información útil de la persona
un escrito dirigido a la empresa y personas del punto anterior.
mail, fax o llevarla personalmente en función de
Darle seguimiento por medio de llamadas telefónicas o visitando en las
Tomar o no en cuenta al patrocinador , en caso de tomarlo en cuenta,
propaganda que incluirán sus
logos y el recibo oficial de cobro.se recomienda que se hago por escrito
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Ejemplo de Tabulador de patrocinios:
PATROCINIO
Donaciones en especie
Patrocinio de $50,000.00 a
$100,000.00
Patrocinio de $30,000.00 a $49,000.00
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Ejemplo de Tabulador de patrocinios:
CREDITOS
Cada patrocinio en especie se traducirá en valor
comercial de acuerdo a lo siguiente:
0 a
• Inclusión de logo en programa general
cuadernillos para asistentes.
• Inserción del logo en los gafetes del
evento.
• Inclusión del logo en pendón de
patrocinadores.
• Inclusión del logo en la escenografía del
recinto sede.
• Inclusión del logo en la página web del
evento.
• Mención periódica durante el transcurso
del programa.
Patrocinio de $30,000.00 a $49,000.00
• Inclusión de logo en programa general.
• Inserción del logo en los gafetes
evento.
• Inclusión del logo en pendón de
patrocinadores.
• Inclusión del logo en la página web del
evento.
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Cada patrocinio en especie se traducirá en valor
comercial de acuerdo a lo siguiente:
Inclusión de logo en programa general y
Inserción del logo en los gafetes del
Inclusión del logo en pendón de
logo en la escenografía del
Inclusión del logo en la página web del
Mención periódica durante el transcurso
Inclusión de logo en programa general.
Inserción del logo en los gafetes del
Inclusión del logo en pendón de
Inclusión del logo en la página web del
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Patrocinio de $15,000.00 a $29,000.00
Patrocinio de $8,000.00 a $14,000.00
Patrocinio de $3,000.00 a $7,000.00
1.13. Cotización de hoteles tanto para conferencistas como para
congresistas.
Se debe brindar información a toda persona que vaya asistir al evento acerca de
y con qué costo se puede hospedar para que tengan mayor certidumbre a la hora de la
toma de decisión de asistir al evento que estamos organizando.
Para lograr esto debemos de:
a) Acercarnos a la oficina de
que hoteles están cerca del lugar donde se va a llevar a cabo el
b) Realizar una depuración en base a calidad de instalaciones, servicios ofrecidos y el
costo de esto.
c) Elaborar una lista de por lo menos 10 candidatos potenciales y proceder a visitarlos
para que se enteren del evento y de la atención de incluirlos en las listas de
hoteles del evento.
d) De los hoteles seleccionados y con los que ya se llegó a un arreglo se puede
todavía seguir negociar y seleccionar el hotel sede o hoteles sede que en su total
se recomienda que no excedan más de dos hoteles.
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Patrocinio de $15,000.00 a $29,000.00
• Inclusión de logo en programa general.
• Inclusión del logo en pendón de
patrocinadores.
• Inclusión del logo en la página web del
evento.
Patrocinio de $8,000.00 a $14,000.00
• Inclusión del logo en pendón de
patrocinadores.
• Inclusión del logo en la página web del
evento.
Patrocinio de $3,000.00 a $7,000.00 • Inclusión del logo en la página web del
evento.
Cotización de hoteles tanto para conferencistas como para
Se debe brindar información a toda persona que vaya asistir al evento acerca de
costo se puede hospedar para que tengan mayor certidumbre a la hora de la
toma de decisión de asistir al evento que estamos organizando.
Acercarnos a la oficina de Eventos y Convenciones de la ciudad, para i
es están cerca del lugar donde se va a llevar a cabo el Evento
Realizar una depuración en base a calidad de instalaciones, servicios ofrecidos y el
Elaborar una lista de por lo menos 10 candidatos potenciales y proceder a visitarlos
e se enteren del evento y de la atención de incluirlos en las listas de
De los hoteles seleccionados y con los que ya se llegó a un arreglo se puede
negociar y seleccionar el hotel sede o hoteles sede que en su total
se recomienda que no excedan más de dos hoteles.
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2011. 11
Inclusión de logo en programa general.
Inclusión del logo en pendón de
la página web del
Inclusión del logo en pendón de
Inclusión del logo en la página web del
Inclusión del logo en la página web del
Cotización de hoteles tanto para conferencistas como para
Se debe brindar información a toda persona que vaya asistir al evento acerca de dónde
costo se puede hospedar para que tengan mayor certidumbre a la hora de la
s y Convenciones de la ciudad, para investigar
Evento.
Realizar una depuración en base a calidad de instalaciones, servicios ofrecidos y el
Elaborar una lista de por lo menos 10 candidatos potenciales y proceder a visitarlos
e se enteren del evento y de la atención de incluirlos en las listas de
De los hoteles seleccionados y con los que ya se llegó a un arreglo se puede
negociar y seleccionar el hotel sede o hoteles sede que en su total
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e) En este o estos hoteles sede, se hospedará a los conferencistas y se invitará
primera mano a los asistentes potenciales a que se hosp
f) IMPORTANTE: Los hoteles sede no deberán estar a más de 15 minutos en auto de
donde se realice el evento y esto con t
1.14. Llevar a cabo la planeación de la publicidad.
La publicidad ayuda en buena medida a la promoción, y contar con ella a principios de
la estructuración del Evento puede llegar a servir para atraer a más patrocinadores,
conferencistas, entre otros.
A continuación se enuncian y describen cuales deben ser
una planeación de la publicidad;
a) Tipo de publicidad a utilizarse.
En este apartado se necesita especificarse qué tipo de publicidad va a utilizarse en la
promoción del Evento, por ejemplo los medios de comunicación que se p
utilizar, las pancartas, carteles, publicidad en mobiliario urbano, los trípticos, separadores,
entre otros.
Para desarrollar este punto es necesario contar con el programa buen definido de todo
el evento.
b) Cantidad de la publicidad.
El número de carteles, mails, invitaciones en redes sociales, spots en radio y televisión, y
demás medios de publicidad que se vayan a utilizar, se determinarán por parte del
Comité Organizador.
Es muy importante determinar el número aproximado de la publicidad a utiliz
puede llegar a desperdiciarse en el caso de lo material. Por parte de lo intangible (mails,
invitaciones en redes sociales, etc.) es mejor dirigirse al target en lugar de sobresaturar a
todo tipo de gente de publicidad.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.
En este o estos hoteles sede, se hospedará a los conferencistas y se invitará
a los asistentes potenciales a que se hospeden en estos hoteles.
Los hoteles sede no deberán estar a más de 15 minutos en auto de
donde se realice el evento y esto con transito considerable.
Llevar a cabo la planeación de la publicidad.
La publicidad ayuda en buena medida a la promoción, y contar con ella a principios de
puede llegar a servir para atraer a más patrocinadores,
A continuación se enuncian y describen cuales deben ser los pasos a seguir para realizar
una planeación de la publicidad;
Tipo de publicidad a utilizarse.
En este apartado se necesita especificarse qué tipo de publicidad va a utilizarse en la
, por ejemplo los medios de comunicación que se p
utilizar, las pancartas, carteles, publicidad en mobiliario urbano, los trípticos, separadores,
Para desarrollar este punto es necesario contar con el programa buen definido de todo
Cantidad de la publicidad.
arteles, mails, invitaciones en redes sociales, spots en radio y televisión, y
demás medios de publicidad que se vayan a utilizar, se determinarán por parte del
Es muy importante determinar el número aproximado de la publicidad a utiliz
puede llegar a desperdiciarse en el caso de lo material. Por parte de lo intangible (mails,
invitaciones en redes sociales, etc.) es mejor dirigirse al target en lugar de sobresaturar a
todo tipo de gente de publicidad.
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2011. 12
En este o estos hoteles sede, se hospedará a los conferencistas y se invitará de
eden en estos hoteles.
Los hoteles sede no deberán estar a más de 15 minutos en auto de
La publicidad ayuda en buena medida a la promoción, y contar con ella a principios de
puede llegar a servir para atraer a más patrocinadores,
los pasos a seguir para realizar
En este apartado se necesita especificarse qué tipo de publicidad va a utilizarse en la
, por ejemplo los medios de comunicación que se pretenden
utilizar, las pancartas, carteles, publicidad en mobiliario urbano, los trípticos, separadores,
Para desarrollar este punto es necesario contar con el programa buen definido de todo
arteles, mails, invitaciones en redes sociales, spots en radio y televisión, y
demás medios de publicidad que se vayan a utilizar, se determinarán por parte del
Es muy importante determinar el número aproximado de la publicidad a utilizarse ya que
puede llegar a desperdiciarse en el caso de lo material. Por parte de lo intangible (mails,
invitaciones en redes sociales, etc.) es mejor dirigirse al target en lugar de sobresaturar a
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c) Búsqueda de proveedore
Los proveedores que trabajen con el comité organizador deben otorgar productos o
servicios de calidad. Esto incluye un tiempo de entrega razonable, calidad de la materia
prima, y una buena atención al cliente.
Es determinante encontrar proveedores que garanticen el producto/servicio, además de
que los precios sean justos en relación con lo otorgado. Se recomienda presupuestar el
mismo material con diferentes proveedores y elegir el que más convenga al
d) Contratación con el proveedor
Una vez determinado cual es el proveedor más conveniente, se procederá a la
contratación con el proveedor. Se recomienda mantener una lista de contactos por
cualquier contingencia que pudiera suscitarse. La forma de pago se deberá de
puntualizar, así como la fecha de entrega y condiciones del producto/servicio a
contratar.
e) Papelería.
El proveedor asignado para la elaboración de la publicidad impresa y digital (carteles,
trípticos, separadores, invitaciones especiales, entre otros) puede también
realización de los reconocimientos (de los conferencistas y patrocinadores) y los gafetes.
Los reconocimientos, se recomienda que tengan por lo menos dos firmas. Las firmas
pueden ser del Presidente de la Asociación,
corresponda o bien, del Coordinador General del Evento.
Los gafetes se sugieren que estén foliados y que se dividan en cuatro categorías:
1. Comité organizador (no más de 50).
2. Conferencistas (el número de conferencistas más 5).
3. Congresistas (número esperado más 200).
4. Prensa (no más de 20).
Nota.- (cantidad recomendada de elaboración).
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Búsqueda de proveedores del producto o servicio
Los proveedores que trabajen con el comité organizador deben otorgar productos o
servicios de calidad. Esto incluye un tiempo de entrega razonable, calidad de la materia
prima, y una buena atención al cliente.
ntrar proveedores que garanticen el producto/servicio, además de
que los precios sean justos en relación con lo otorgado. Se recomienda presupuestar el
mismo material con diferentes proveedores y elegir el que más convenga al
oveedor
Una vez determinado cual es el proveedor más conveniente, se procederá a la
contratación con el proveedor. Se recomienda mantener una lista de contactos por
cualquier contingencia que pudiera suscitarse. La forma de pago se deberá de
sí como la fecha de entrega y condiciones del producto/servicio a
El proveedor asignado para la elaboración de la publicidad impresa y digital (carteles,
trípticos, separadores, invitaciones especiales, entre otros) puede también
realización de los reconocimientos (de los conferencistas y patrocinadores) y los gafetes.
Los reconocimientos, se recomienda que tengan por lo menos dos firmas. Las firmas
del Presidente de la Asociación, del Director del Corpora
corresponda o bien, del Coordinador General del Evento.
Los gafetes se sugieren que estén foliados y que se dividan en cuatro categorías:
Comité organizador (no más de 50).
Conferencistas (el número de conferencistas más 5).
esperado más 200).
(cantidad recomendada de elaboración).
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Los proveedores que trabajen con el comité organizador deben otorgar productos o
servicios de calidad. Esto incluye un tiempo de entrega razonable, calidad de la materia
ntrar proveedores que garanticen el producto/servicio, además de
que los precios sean justos en relación con lo otorgado. Se recomienda presupuestar el
mismo material con diferentes proveedores y elegir el que más convenga al Evento.
Una vez determinado cual es el proveedor más conveniente, se procederá a la
contratación con el proveedor. Se recomienda mantener una lista de contactos por
cualquier contingencia que pudiera suscitarse. La forma de pago se deberá de
sí como la fecha de entrega y condiciones del producto/servicio a
El proveedor asignado para la elaboración de la publicidad impresa y digital (carteles,
trípticos, separadores, invitaciones especiales, entre otros) puede también trabajar en la
realización de los reconocimientos (de los conferencistas y patrocinadores) y los gafetes.
Los reconocimientos, se recomienda que tengan por lo menos dos firmas. Las firmas
Director del Corporativo que
Los gafetes se sugieren que estén foliados y que se dividan en cuatro categorías:
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
Además se recomienda que en los gafetes se imprima información sobre los eventos
sociales y culturales (si es que los hay) para que puedan ser perforados al
dichos eventos, igualmente se puede
cuenta en materia de registro y accesos a eventos
2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
2.1. Planeación de necesidades humanas en el comité organizador
El contar con una buena planeación para lograr una eficiente división del trabajo es muy
importante para evitar anomalías en los procesos, en las tareas y en los objetivos.
Para efectos de los congresos y convenciones
coordinaciones, las cuales a su vez conformarán un comité organizador:
• Coordinación General.
• Coordinación de Finanzas.
• Coordinación de Logística.
• Coordinación de Promoción.
• Coordinación de Relaciones Públicas (RR. PP.).
Cada coordinación contará con un jefe y auxiliares.
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Además se recomienda que en los gafetes se imprima información sobre los eventos
(si es que los hay) para que puedan ser perforados al tener ac
se puede hacer uso de la tecnología con la que hoy se
en materia de registro y accesos a eventos.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
de necesidades humanas en el comité organizador
planeación para lograr una eficiente división del trabajo es muy
importante para evitar anomalías en los procesos, en las tareas y en los objetivos.
los congresos y convenciones es conveniente utilizarse la estructura de
las cuales a su vez conformarán un comité organizador:
Coordinación de Finanzas.
Coordinación de Logística.
Coordinación de Promoción.
Coordinación de Relaciones Públicas (RR. PP.).
Cada coordinación contará con un jefe y auxiliares.
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2011. 14
Además se recomienda que en los gafetes se imprima información sobre los eventos
tener acceso a
con la que hoy se
de necesidades humanas en el comité organizador.
planeación para lograr una eficiente división del trabajo es muy
importante para evitar anomalías en los procesos, en las tareas y en los objetivos.
es conveniente utilizarse la estructura de
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
2.2. Organigrama del comité organizador
2.3. Conformación del comité organizador
El número de integrantes del comité organizador estará dado en base a las necesidades
y circunstancias que cada evento trae consigo aunque de base se recomienda siempre
tener 5 integrantes que encabezarán cada una de l
Coordinador de
Promoción
Coordinador
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Organigrama del comité organizador.
Conformación del comité organizador.
El número de integrantes del comité organizador estará dado en base a las necesidades
y circunstancias que cada evento trae consigo aunque de base se recomienda siempre
tener 5 integrantes que encabezarán cada una de las coordinaciones.
COMITÉ NACIONAL
COMITÉ LOCAL
Presidente del Comité
Organizador
Coordinador de
Finanzas
Coordinador de
Logística
Coordinador
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2011. 15
El número de integrantes del comité organizador estará dado en base a las necesidades
y circunstancias que cada evento trae consigo aunque de base se recomienda siempre
Coordinador de R.P.
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
El proyecto cuenta con un análisis específico y detallado de cada puesto que se llega a
requerir durante el desarrollo de un
auxiliar a las coordinaciones, lo recomendable a hacer, es reclutar
universitarios de preferencia de
se puede hacerse de manera muy sencilla utilizando dos vías:
1. Anuncio escrito y colocado visiblemente dentro
2. Invitación directa a las Universidades.
3. Apoyarse de la oficina de Congresos y Convenciones de la localidad.
El número de integrantes del comité organizador del
función de los siguientes factores:
• Número de asistentes esperados al evento.
• Cantidad de tareas a realizar.
Es importante señalar que por lo menos debe haber tres personas auxiliares integrando
cada coordinación, exceptuando la
2.3.1. Coordinador general.
Resumen
Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades propias del
antes, durante y después de éste. Dirige juntas de trabajo con los coordinadores de cada
área.; asiste a reuniones y reporta a Comité Local del evento
los resultados globales de la organización.
Deberes y responsabilidades
1.- Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de las Organizaciones y ejecució
del Evento.
2.- Revisar y autorizar los planes de trabajo de los coordinadores de cada área.
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El proyecto cuenta con un análisis específico y detallado de cada puesto que se llega a
requerir durante el desarrollo de un evento. Para hacerse llegar de recurso humano
, lo recomendable a hacer, es reclutar
las carreras a las que se refiere el tema del evento.
de manera muy sencilla utilizando dos vías:
Anuncio escrito y colocado visiblemente dentro de las instancias participantes.
a las Universidades.
Apoyarse de la oficina de Congresos y Convenciones de la localidad.
El número de integrantes del comité organizador del Evento en cuestión estará dado en
función de los siguientes factores:
Número de asistentes esperados al evento.
Cantidad de tareas a realizar.
señalar que por lo menos debe haber tres personas auxiliares integrando
cada coordinación, exceptuando la presidencia de la coordinación del comité.
Coordinador general.
Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades propias del
antes, durante y después de éste. Dirige juntas de trabajo con los coordinadores de cada
s y reporta a Comité Local del evento, cuando éste se lo solicite,
los resultados globales de la organización.
Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de las Organizaciones y ejecució
Revisar y autorizar los planes de trabajo de los coordinadores de cada área.
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2011. 16
El proyecto cuenta con un análisis específico y detallado de cada puesto que se llega a
Para hacerse llegar de recurso humano
, lo recomendable a hacer, es reclutar voluntarios
a las que se refiere el tema del evento. Esto
participantes.
Apoyarse de la oficina de Congresos y Convenciones de la localidad.
en cuestión estará dado en
señalar que por lo menos debe haber tres personas auxiliares integrando
presidencia de la coordinación del comité.
Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades propias del evento,
antes, durante y después de éste. Dirige juntas de trabajo con los coordinadores de cada
, cuando éste se lo solicite,
Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de las Organizaciones y ejecución
Revisar y autorizar los planes de trabajo de los coordinadores de cada área.
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
3.- Organizar juntas de trabajo con los Coordinadores de cada área para tratar asuntos
relacionados con el funcionamiento de las mismas así como resolver
surjan en ellas.
4.- Analizar y verificar los estados financieros.
5.- Reunirse con la Asociación o Corporativo
reporte de los avances y problemas que se hayan presentado.
6.- Formular reporte final de actividades al término del
Relaciones de trabajo
Reporta a: Comité Local del Evento.
Supervisa a: Coordinación de Logística, Coordinación de Relaciones Públicas,
Coordinación de Promoción e Imagen y Coordinación de Fin
Trabajo con: Coordinadores de todas las áreas.
Fuera de la organización: Asociaciones relacionadas,
Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y demás agrupaciones u
organizaciones con las que se pueda e
beneficio económico o en especie para la realización del
Autoridad
Tiene el derecho de tomar decisiones de la organización por el monto que sea necesario,
siempre y cuando este sea justificado debidame
órdenes a los Coordinadores de área sobre las actividades a realizar; además de aplicar
sanciones en caso de no cumplir con las tareas asignadas.
Criterios de desempeño
1.- Organiza, dirija y coordine la totalidad de
2.- Revisa al 100% los planes de trabajo de los Coordinadores de cada área,
quincenalmente.
3.- Se reúnen semanalmente con
conjuntas a los problemas que se hayan
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Organizar juntas de trabajo con los Coordinadores de cada área para tratar asuntos
relacionados con el funcionamiento de las mismas así como resolver problemas que
Analizar y verificar los estados financieros.
la Asociación o Corporativo (comité local) semanalmente y hacerle un
reporte de los avances y problemas que se hayan presentado.
Formular reporte final de actividades al término del Evento.
Comité Local del Evento.
Coordinación de Logística, Coordinación de Relaciones Públicas,
Coordinación de Promoción e Imagen y Coordinación de Finanzas.
Coordinadores de todas las áreas.
Asociaciones relacionadas, Instituciones Gubernamentales,
Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y demás agrupaciones u
organizaciones con las que se pueda entablar cierta relación buscando algún tipo de
beneficio económico o en especie para la realización del Evento.
Tiene el derecho de tomar decisiones de la organización por el monto que sea necesario,
siempre y cuando este sea justificado debidamente y este tenga fondos suficientes. Da
órdenes a los Coordinadores de área sobre las actividades a realizar; además de aplicar
sanciones en caso de no cumplir con las tareas asignadas.
, dirija y coordine la totalidad de las actividades de la organización.
al 100% los planes de trabajo de los Coordinadores de cada área,
Se reúnen semanalmente con el comité local para dialogar y encontrar soluciones
conjuntas a los problemas que se hayan presentado.
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2011. 17
Organizar juntas de trabajo con los Coordinadores de cada área para tratar asuntos
problemas que
semanalmente y hacerle un
Coordinación de Logística, Coordinación de Relaciones Públicas,
Instituciones Gubernamentales,
Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y demás agrupaciones u
ntablar cierta relación buscando algún tipo de
Tiene el derecho de tomar decisiones de la organización por el monto que sea necesario,
nte y este tenga fondos suficientes. Da
órdenes a los Coordinadores de área sobre las actividades a realizar; además de aplicar
las actividades de la organización.
al 100% los planes de trabajo de los Coordinadores de cada área,
para dialogar y encontrar soluciones
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4.- Vigila el correcto uso de todo el equipo y material que haya solicitado a préstamo.
5.- Reporta cualquier problema mayor
6.- Supervisa que se elabore y ejecuten todas las estrategias de promoción.
7.- Realiza las estrategias y planes necesarios para lograr los objetivos del evento y el éxito
de los trabajos.
Condiciones de trabajo
Debido a la naturaleza del puesto la responsabilidad de gran parte del evento es
inherente al mismo. El ambiente de trabajo es de pr
debe estar tratando con personas así que debe mostrar criterio y visión para poder
resolver todo tipo de circunstancia especial que se le presente.
Especificaciones del puesto
a) Requisitos:
Facilidad de palabra, ser observador y analítico, poseer el don de mando, trato
agradable y un control en situaciones de presión dados los requerimientos del puesto,
alto grado de responsabilidad y dinámico. Conocimiento en
2.3.2. Coordinador de log
Resumen
Tiene como tarea principal la planeación del
en cuanto al recurso humano, fijación de tiempos y estructuración de programa general
del evento. Asiste a reuniones y reporta al Coordinador General, c
solicite, los resultados parciales de la organización. Los aspectos técnicos son de especial
observación para este puesto.
Deberes y responsabilidades
1.- Planeación detallada antes, durante y después del evento de las actividades del
Comité Organizador y los recursos materiales así como el requerimiento de estos.
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el correcto uso de todo el equipo y material que haya solicitado a préstamo.
cualquier problema mayor al comité local en ese orden.
que se elabore y ejecuten todas las estrategias de promoción.
las estrategias y planes necesarios para lograr los objetivos del evento y el éxito
Debido a la naturaleza del puesto la responsabilidad de gran parte del evento es
inherente al mismo. El ambiente de trabajo es de presión constante y continuamente
debe estar tratando con personas así que debe mostrar criterio y visión para poder
resolver todo tipo de circunstancia especial que se le presente.
Facilidad de palabra, ser observador y analítico, poseer el don de mando, trato
agradable y un control en situaciones de presión dados los requerimientos del puesto,
alto grado de responsabilidad y dinámico. Conocimiento en computación.
Coordinador de logística
Tiene como tarea principal la planeación del Evento antes, durante y después del evento
en cuanto al recurso humano, fijación de tiempos y estructuración de programa general
del evento. Asiste a reuniones y reporta al Coordinador General, cuando este se lo
solicite, los resultados parciales de la organización. Los aspectos técnicos son de especial
Planeación detallada antes, durante y después del evento de las actividades del
té Organizador y los recursos materiales así como el requerimiento de estos.
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2011. 18
el correcto uso de todo el equipo y material que haya solicitado a préstamo.
que se elabore y ejecuten todas las estrategias de promoción.
las estrategias y planes necesarios para lograr los objetivos del evento y el éxito
Debido a la naturaleza del puesto la responsabilidad de gran parte del evento es
esión constante y continuamente
debe estar tratando con personas así que debe mostrar criterio y visión para poder
Facilidad de palabra, ser observador y analítico, poseer el don de mando, trato
agradable y un control en situaciones de presión dados los requerimientos del puesto,
computación.
antes, durante y después del evento
en cuanto al recurso humano, fijación de tiempos y estructuración de programa general
uando este se lo
solicite, los resultados parciales de la organización. Los aspectos técnicos son de especial
Planeación detallada antes, durante y después del evento de las actividades del
té Organizador y los recursos materiales así como el requerimiento de estos.
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
2.- Organizar juntas de trabajo con el comité organizador para tratar asuntos
relacionados con el funcionamiento dentro de sus Coordinaciones.
3.- Elaborar documento global a man
profesores, etcétera).
4.- Dar de alta una página de internet donde describa el evento a realizarse con fechas,
horarios, lugares relevantes del evento, listado de conferencistas y sus currículums.
5.- Formular un programa de capacitación, para el comité organizador.
6.- Elaborar un análisis de puestos de la organización del
7.- Hacer invitaciones a profesores
8.- Definir las necesidades materiales y técnicas del evento y elaborar un listado de estas
así como el programa de abastecimiento para el evento y las Coordinaciones.
9.- Creación e implementación de un sistema de registro de asistentes al evento en
donde se desglose los ingresos tanto humanos como financieros en lo que a inscripciones
y registros se refiera. Este registro será de uso exclusivo, por cuestiones de seguridad, del
Coordinador General, la persona encargada de las finanzas del evento y el Coordinador
de Logística.
10.- Elaborar un condensado de toda la información esencial del evento
al Comité Organizador. Este condensado debe de ser de fácil acceso para quien lo
solicite en el momento en que lo solicite.
11.- Responsabilizarse junto con el Coordinador General de la
evento durante los tres días que dura este.
12.- Coordinar el Centro de Control que hará las veces de Centro de Mando para los tres
días que dura el evento.
Relaciones de trabajo
Reporta a: Coordinador General.
Supervisa a: Auxiliares de la Coordinador de Logística y área de registro.
Trabajo con: Coordinador General y Coordinadores de todas las áreas
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Organizar juntas de trabajo con el comité organizador para tratar asuntos
relacionados con el funcionamiento dentro de sus Coordinaciones.
Elaborar documento global a manera de archivo (conferencistas, congresistas,
Dar de alta una página de internet donde describa el evento a realizarse con fechas,
horarios, lugares relevantes del evento, listado de conferencistas y sus currículums.
un programa de capacitación, para el comité organizador.
Elaborar un análisis de puestos de la organización del Evento.
Hacer invitaciones a profesores.
Definir las necesidades materiales y técnicas del evento y elaborar un listado de estas
así como el programa de abastecimiento para el evento y las Coordinaciones.
Creación e implementación de un sistema de registro de asistentes al evento en
donde se desglose los ingresos tanto humanos como financieros en lo que a inscripciones
ros se refiera. Este registro será de uso exclusivo, por cuestiones de seguridad, del
Coordinador General, la persona encargada de las finanzas del evento y el Coordinador
Elaborar un condensado de toda la información esencial del evento y promocionarlo
al Comité Organizador. Este condensado debe de ser de fácil acceso para quien lo
solicite en el momento en que lo solicite.
Responsabilizarse junto con el Coordinador General de la óptima continuidad del
ue dura este.
Coordinar el Centro de Control que hará las veces de Centro de Mando para los tres
Coordinador General.
Coordinador de Logística y área de registro.
Coordinador General y Coordinadores de todas las áreas.
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Organizar juntas de trabajo con el comité organizador para tratar asuntos
era de archivo (conferencistas, congresistas,
Dar de alta una página de internet donde describa el evento a realizarse con fechas,
horarios, lugares relevantes del evento, listado de conferencistas y sus currículums.
Definir las necesidades materiales y técnicas del evento y elaborar un listado de estas
así como el programa de abastecimiento para el evento y las Coordinaciones.
Creación e implementación de un sistema de registro de asistentes al evento en
donde se desglose los ingresos tanto humanos como financieros en lo que a inscripciones
ros se refiera. Este registro será de uso exclusivo, por cuestiones de seguridad, del
Coordinador General, la persona encargada de las finanzas del evento y el Coordinador
y promocionarlo
al Comité Organizador. Este condensado debe de ser de fácil acceso para quien lo
continuidad del
Coordinar el Centro de Control que hará las veces de Centro de Mando para los tres
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
Fuera de la organización: Instituciones Gubernamentales, Organizaciones de iniciativa
privada y no gubernamentales y demás agrupaciones u organizaciones con las que se
pueda entablar cierta relación buscando algún tipo de beneficio económico o en
especie para la realización del Evento
Autoridad
Tiene la autoridad de acomodar u organizar a cualquier miembro del Comité
Organizador para solventar alguna necesidad o problema que se presente
sin perturbar las actividades que hayan sido previamente asignadas a estos elementos.
Ordena al personal de su área sobre las actividades a realizar; además de aplicar
sanciones en caso de aplicar sanciones en caso de no cumplir con las tare
También tiene la autoridad de disponer de los recursos materiales y técnicos para lograr
el éxito del evento.
Criterios de desempeño
1.- Organiza y coordina lo que integra su coordinación.
2.- Formula planes de trabajo con los demás coordinadores de las demás áreas para
reportar resultados ante las autoridades pertinentes.
3.- Establece canales eficientes para la correcta comunicación del Comité Organizador;
se puede valerse de medios impresos o electr
4.- Elabora un registro de asignación de tareas y responsabilidades y de seguimiento del
cumplimiento de éste.
5.- Supervisa la creación de la página de Internet y la actualización de la misma.
6.- Supervisa el registro de congresistas, maestros y
7.- Supervise la elaboración de los reconocimientos de los participantes al
8.- Elabore las memorias del Evento
9.- Elabore en conjunto con el Presidente y los Coordinadores del Comité el reporte final
del Evento.
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Instituciones Gubernamentales, Organizaciones de iniciativa
privada y no gubernamentales y demás agrupaciones u organizaciones con las que se
rta relación buscando algún tipo de beneficio económico o en
Evento.
Tiene la autoridad de acomodar u organizar a cualquier miembro del Comité
Organizador para solventar alguna necesidad o problema que se presente
sin perturbar las actividades que hayan sido previamente asignadas a estos elementos.
Ordena al personal de su área sobre las actividades a realizar; además de aplicar
sanciones en caso de aplicar sanciones en caso de no cumplir con las tare
También tiene la autoridad de disponer de los recursos materiales y técnicos para lograr
que integra su coordinación.
planes de trabajo con los demás coordinadores de las demás áreas para
reportar resultados ante las autoridades pertinentes.
canales eficientes para la correcta comunicación del Comité Organizador;
se puede valerse de medios impresos o electrónicos.
un registro de asignación de tareas y responsabilidades y de seguimiento del
la creación de la página de Internet y la actualización de la misma.
el registro de congresistas, maestros y conferencistas.
Supervise la elaboración de los reconocimientos de los participantes al Evento
Evento.
Elabore en conjunto con el Presidente y los Coordinadores del Comité el reporte final
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2011. 20
Instituciones Gubernamentales, Organizaciones de iniciativa
privada y no gubernamentales y demás agrupaciones u organizaciones con las que se
rta relación buscando algún tipo de beneficio económico o en
Tiene la autoridad de acomodar u organizar a cualquier miembro del Comité
Organizador para solventar alguna necesidad o problema que se presente, este lo hará
sin perturbar las actividades que hayan sido previamente asignadas a estos elementos.
Ordena al personal de su área sobre las actividades a realizar; además de aplicar
sanciones en caso de aplicar sanciones en caso de no cumplir con las tareas asignadas.
También tiene la autoridad de disponer de los recursos materiales y técnicos para lograr
planes de trabajo con los demás coordinadores de las demás áreas para
canales eficientes para la correcta comunicación del Comité Organizador;
un registro de asignación de tareas y responsabilidades y de seguimiento del
la creación de la página de Internet y la actualización de la misma.
Evento.
Elabore en conjunto con el Presidente y los Coordinadores del Comité el reporte final
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
Condiciones de trabajo
Parte de este trabajo lo realiza en las oficinas del comité organizador y en el recinto sede,
porque él es el responsable directo de la logística del evento en cuanto a los tiempos y
eficacia del personal.
Cuenta con un cubículo con la iluminació
como equipo de cómputo con acceso a internet.
Especificaciones del puesto
a) Requisitos
Excelente presentación
b) Aptitudes y Habilidades
Facilidad de palabra, ser observador y analítico, poseer el don de mando,
agradable y un control en situaciones de presión dados los requerimientos del puesto,
alto grado de responsabilidad y dinámico. Conocimiento en computadoras.
2.3.2.1. Registro
Resumen
Tiene como tarea principal el buscar un servicio de programación de base
una persona de servicio social del área de sistemas o informática para elaborar lo antes
mencionado. Como segunda prioridad tiene la correcta captura de información de
todos los asistentes al evento, así como la impresión, organización, acomodo
de reconocimientos. También tienen a su cargo labores de oficina.
Deberes y responsabilidades
1.- Buscar que se elabore la base de datos para efectuar el registro de asistentes al
evento.
2.- Prever lo necesario para efectuar el registro en el l
formatos y gafetes).
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.
en las oficinas del comité organizador y en el recinto sede,
es el responsable directo de la logística del evento en cuanto a los tiempos y
Cuenta con un cubículo con la iluminación adecuada y el mobiliario adecuado, así
como equipo de cómputo con acceso a internet.
Facilidad de palabra, ser observador y analítico, poseer el don de mando,
agradable y un control en situaciones de presión dados los requerimientos del puesto,
alto grado de responsabilidad y dinámico. Conocimiento en computadoras.
Tiene como tarea principal el buscar un servicio de programación de base
una persona de servicio social del área de sistemas o informática para elaborar lo antes
mencionado. Como segunda prioridad tiene la correcta captura de información de
todos los asistentes al evento, así como la impresión, organización, acomodo
de reconocimientos. También tienen a su cargo labores de oficina.
Buscar que se elabore la base de datos para efectuar el registro de asistentes al
Prever lo necesario para efectuar el registro en el lugar que se indique (mobiliario,
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
2011. 21
en las oficinas del comité organizador y en el recinto sede,
es el responsable directo de la logística del evento en cuanto a los tiempos y
ecuada y el mobiliario adecuado, así
Facilidad de palabra, ser observador y analítico, poseer el don de mando, trato
agradable y un control en situaciones de presión dados los requerimientos del puesto,
alto grado de responsabilidad y dinámico. Conocimiento en computadoras.
Tiene como tarea principal el buscar un servicio de programación de base de datos o
una persona de servicio social del área de sistemas o informática para elaborar lo antes
mencionado. Como segunda prioridad tiene la correcta captura de información de
todos los asistentes al evento, así como la impresión, organización, acomodo y entrega
Buscar que se elabore la base de datos para efectuar el registro de asistentes al
ugar que se indique (mobiliario,
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
3.- Realizar una correcta y efectiva captura de todos los datos de los asistentes
mostrando disponibilidad y buen trato en todo momento.
4.- No abandonar su área de trabajo.
5.- Imprimir, organizar y acomodar los reconocimientos para su entrega.
Relaciones de trabajo
Reporta a: Coordinador de Logística.
Supervisa: Auxiliares de registro.
Trabaja con: Auxiliar de Logística, coordinador general y demás coordinaciones.
Fuera de la organización: Empresas
Autoridad
No aplica.
Criterios de desempeño
1.- Organiza y coordina las actividades del personal encargado del registro.
2.- Utiliza en todo momento una actitud de servicio en la atención de asistentes al
evento.
3.- Mantiene el orden en todo lo concerniente a su área de trabajo.
4.- Hace empleo de “sentido común para la solución de problemas”
5.- Reportar a su Jefe inmediato cualquier falla o anomalía en el sistema de registro o en
el flujo de personas.
6.- Elabore los reconocimientos de los participantes y conferencistas del
Organice la entrega de reconocimientos por orden alfabético y en grupos de no más de
50 reconocimientos.
Especificaciones del puesto
a) Requisitos
Experiencia: Preferentemente.
Buena presentación.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.
Realizar una correcta y efectiva captura de todos los datos de los asistentes
mostrando disponibilidad y buen trato en todo momento.
No abandonar su área de trabajo.
acomodar los reconocimientos para su entrega.
Coordinador de Logística.
Auxiliar de Logística, coordinador general y demás coordinaciones.
Empresas que otorguen software para la base de datos.
las actividades del personal encargado del registro.
en todo momento una actitud de servicio en la atención de asistentes al
orden en todo lo concerniente a su área de trabajo.
empleo de “sentido común para la solución de problemas”
Reportar a su Jefe inmediato cualquier falla o anomalía en el sistema de registro o en
ore los reconocimientos de los participantes y conferencistas del Evento
Organice la entrega de reconocimientos por orden alfabético y en grupos de no más de
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
2011. 22
Realizar una correcta y efectiva captura de todos los datos de los asistentes
Auxiliar de Logística, coordinador general y demás coordinaciones.
que otorguen software para la base de datos.
las actividades del personal encargado del registro.
en todo momento una actitud de servicio en la atención de asistentes al
Reportar a su Jefe inmediato cualquier falla o anomalía en el sistema de registro o en
Evento.
Organice la entrega de reconocimientos por orden alfabético y en grupos de no más de
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
b) Aptitudes y Habilidades
Facilidad de palabra, ser observador y analítico, trato agradable y un control en
situaciones de presión dados los requerimientos del puesto, alto grado de responsabilidad
y dinámico.
2.3.3. Coordinador de relaciones
Resumen
Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades las actividades de la
Coordinación de Relaciones Publicas. Es responsable de la imagen real y favorable de la
organización y el logro de los objetivos del
para fortalecer y respaldar el evento. Colabora en la elaboración de planes para la
organización del evento e informa al Gerente General sobre sus actividades.
Deberes y responsabilidades
1.- Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la Coordinación.
2.- Elaborar lista de patrocinadores potenciales y darle seguimiento.
3.- Redactar los oficios de petición de patrocinio.
4.- Organizar las visitas a los posibles patrocinadores.
5.- Revisar la publicidad del evento y su estado.
6.- Organizar las actividades de difusión de la información.
7.- Atender quejas y sugerencias cualquier tipo de persona interesada en el
8.- Organizar promociones junto con el Coordinador de Promoción.
9.- Asistir a las juntas que se realicen para la organización del evento.
10.- Velar por la existencia de buenas y cordiales relaciones entre la organización del
evento y las personas o empresas relacionadas con ella.
11.- Elaborar protocolo de inauguración y clausura del evento.
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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.
Facilidad de palabra, ser observador y analítico, trato agradable y un control en
situaciones de presión dados los requerimientos del puesto, alto grado de responsabilidad
Coordinador de relaciones públicas.
Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades las actividades de la
Coordinación de Relaciones Publicas. Es responsable de la imagen real y favorable de la
organización y el logro de los objetivos del Evento así como de buscar patrocinadores
para fortalecer y respaldar el evento. Colabora en la elaboración de planes para la
organización del evento e informa al Gerente General sobre sus actividades.
controlar las actividades de la Coordinación.
Elaborar lista de patrocinadores potenciales y darle seguimiento.
Redactar los oficios de petición de patrocinio.
Organizar las visitas a los posibles patrocinadores.
evento y su estado.
Organizar las actividades de difusión de la información.
Atender quejas y sugerencias cualquier tipo de persona interesada en el
Organizar promociones junto con el Coordinador de Promoción.
ue se realicen para la organización del evento.
Velar por la existencia de buenas y cordiales relaciones entre la organización del
evento y las personas o empresas relacionadas con ella.
Elaborar protocolo de inauguración y clausura del evento.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
2011. 23
Facilidad de palabra, ser observador y analítico, trato agradable y un control en
situaciones de presión dados los requerimientos del puesto, alto grado de responsabilidad
Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades las actividades de la
Coordinación de Relaciones Publicas. Es responsable de la imagen real y favorable de la
así como de buscar patrocinadores
para fortalecer y respaldar el evento. Colabora en la elaboración de planes para la
organización del evento e informa al Gerente General sobre sus actividades.
Atender quejas y sugerencias cualquier tipo de persona interesada en el Evento.
Velar por la existencia de buenas y cordiales relaciones entre la organización del
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
12.- Organizar en conjunto con la Coordinación de Promoción, al personal a su Cargo
para la óptima distribución de este durante los 3 días del evento.
13.- Conseguir y entregar obsequios y reconocimientos a conferencistas.
14.- Realizar reporte final de actividades.
Relaciones de trabajo
Reporta a: Coordinador General.
Supervisa a: Auxiliar de Relaciones Publicas, Edecanes teatro, Edecanes de
Conferencistas y Guías.
Trabajo con: Departamento de Comunicación y Difusión de la Latino y Coordinadores de
todas las áreas.
Fuera de la organización: Instituciones bancarias, Instituciones Gubernamentales,
Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y demás agrupaciones u
organizaciones con las que se pueda entablar cierta relación buscando algún tipo
beneficio económico o en especie para la realización del
Autoridad
Tiene autoridad para mantener la organización y el buen funcionamiento de su
Coordinación con lo que esto implique.
Criterios de desempeño
1.- Elabora un plan de trabajo y ver que los objetivos se cumplan.
2.- Organiza, dirige y coordina las actividades de Relaciones Publicas necesarias para el
éxito del Evento.
3.- Busca patrocinios para fortalecer y respaldar el evento.
4.- Hace reportes quincenales de su trabajo y el de su Coordinación.
5.- Realiza rol de funciones de los integrantes de su Coordinación para antes, durante y
después de Evento.
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Organizar en conjunto con la Coordinación de Promoción, al personal a su Cargo
para la óptima distribución de este durante los 3 días del evento.
Conseguir y entregar obsequios y reconocimientos a conferencistas.
actividades.
Coordinador General.
Auxiliar de Relaciones Publicas, Edecanes teatro, Edecanes de
Departamento de Comunicación y Difusión de la Latino y Coordinadores de
Instituciones bancarias, Instituciones Gubernamentales,
Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y demás agrupaciones u
organizaciones con las que se pueda entablar cierta relación buscando algún tipo
beneficio económico o en especie para la realización del Evento.
Tiene autoridad para mantener la organización y el buen funcionamiento de su
Coordinación con lo que esto implique.
un plan de trabajo y ver que los objetivos se cumplan.
las actividades de Relaciones Publicas necesarias para el
patrocinios para fortalecer y respaldar el evento.
e su trabajo y el de su Coordinación.
rol de funciones de los integrantes de su Coordinación para antes, durante y
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2011. 24
Organizar en conjunto con la Coordinación de Promoción, al personal a su Cargo
Auxiliar de Relaciones Publicas, Edecanes teatro, Edecanes de
Departamento de Comunicación y Difusión de la Latino y Coordinadores de
Instituciones bancarias, Instituciones Gubernamentales,
Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y demás agrupaciones u
organizaciones con las que se pueda entablar cierta relación buscando algún tipo de
Tiene autoridad para mantener la organización y el buen funcionamiento de su
las actividades de Relaciones Publicas necesarias para el
rol de funciones de los integrantes de su Coordinación para antes, durante y
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
6.- Elabora junto con el Jefe de Departamento y el Coordinador General, el programa
relativo a la inauguración y clausura del evento y ver que este lo necesario para la
realización de este.
7.- Hace un plan de atención a Prensa.
8.- Define hotel u hoteles sede.
9.- Mantiene contacto con todos los hoteles involucrados en el hospedaje de
conferencistas y congresistas.
10.- Prevé lo necesario para cada evento social.
Condiciones de trabajo
Labora en una oficina en donde esta una computadora con impresora, escritorio,
teléfono, fax y archivero.
a) Requisitos
Excelente presentación.
b) Aptitudes y Habilidades
Amplio sentido de la responsabilidad.
Trato amable.
Capacidad para la toma de decisiones.
Dinámico y creativo.
Amplio vocabulario.
Manejo de PC.
Conocimiento de administración y finanzas
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junto con el Jefe de Departamento y el Coordinador General, el programa
relativo a la inauguración y clausura del evento y ver que este lo necesario para la
un plan de atención a Prensa.
contacto con todos los hoteles involucrados en el hospedaje de
lo necesario para cada evento social.
Labora en una oficina en donde esta una computadora con impresora, escritorio,
Amplio sentido de la responsabilidad.
Capacidad para la toma de decisiones.
administración y finanzas.
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2011. 25
junto con el Jefe de Departamento y el Coordinador General, el programa
relativo a la inauguración y clausura del evento y ver que este lo necesario para la
contacto con todos los hoteles involucrados en el hospedaje de
Labora en una oficina en donde esta una computadora con impresora, escritorio,
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
2.3.3.1. Edecanes
Resumen
Tiene como tarea principal, recibir a los conferencistas a congresistas y prensa que
arriban al recinto de conferencias y mostrarles el camino, coordinar junto con la persona
de área técnica todo lo necesario para la impartición de sus ponencias, atenderlos,
guiarlos y colocarlos en un lugar adecuado antes, durante y después de su conferencia.
También auxilia en lo necesario mientras sus actividades originales no se lo demanden.
Deberes y responsabilidades
1.- Atender a los conferencistas cordial y servicialmente.
2.- Checar que todos los implementos necesarios para la impartición de las conferencias
se encuentren a disposición del conferencista.
3.- Colocar a los conferencistas en un lugar adecuado.
4.- Portar su gafete en todo momento.
5.- Supervisar todo lo necesario para que se mantenga el área de congresistas en orden y
silencio mientras se desarrollan las conferencias.
6.- Facilitar micrófonos cuando estos se requieran.
7.- Ayudar a acomodar personas en sus sitios correspondientes.
8.- Proporcionar información general a quien lo solicite.
Relaciones de trabajo
Reporta a: Coordinador de Relaciones Públicas.
Supervisa a: No aplica.
Trabaja con: Coordinador de Relaciones Públicas y Promoción.
Fuera de la organización: Toda persona que esté involucrada con el evento.
Autoridad
No aplica.
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Edecanes
Tiene como tarea principal, recibir a los conferencistas a congresistas y prensa que
arriban al recinto de conferencias y mostrarles el camino, coordinar junto con la persona
necesario para la impartición de sus ponencias, atenderlos,
guiarlos y colocarlos en un lugar adecuado antes, durante y después de su conferencia.
También auxilia en lo necesario mientras sus actividades originales no se lo demanden.
Atender a los conferencistas cordial y servicialmente.
Checar que todos los implementos necesarios para la impartición de las conferencias
se encuentren a disposición del conferencista.
Colocar a los conferencistas en un lugar adecuado.
Portar su gafete en todo momento.
Supervisar todo lo necesario para que se mantenga el área de congresistas en orden y
silencio mientras se desarrollan las conferencias.
Facilitar micrófonos cuando estos se requieran.
onas en sus sitios correspondientes.
Proporcionar información general a quien lo solicite.
Coordinador de Relaciones Públicas.
Coordinador de Relaciones Públicas y Promoción.
Toda persona que esté involucrada con el evento.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
2011. 26
Tiene como tarea principal, recibir a los conferencistas a congresistas y prensa que
arriban al recinto de conferencias y mostrarles el camino, coordinar junto con la persona
necesario para la impartición de sus ponencias, atenderlos,
guiarlos y colocarlos en un lugar adecuado antes, durante y después de su conferencia.
También auxilia en lo necesario mientras sus actividades originales no se lo demanden.
Checar que todos los implementos necesarios para la impartición de las conferencias
Supervisar todo lo necesario para que se mantenga el área de congresistas en orden y
Toda persona que esté involucrada con el evento.
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
Criterios de desempeño
1.- Encargarse de todo lo relacionado con los conferencistas, desde su llegada al teatro
hasta su salida, esto es, recibimiento, colocación y
2.- Mostrarse en todo momento con un trato cordial, servicial y accesible.
4.- Conocer el programa del evento.
5.- Cuidar el buen desarrollo de las conferencias.
6.- Notifique inmediatamente al coordinador de relaciones
contingencia que pongan en peligro el correcto desempeño de las conferencias.
7.- Conocer a los integrantes del comité organizador perfectamente.
Condiciones de trabajo
El tiempo será factor determinante de sus actividades y esto ocasionará mome
presión. La capacidad de respuesta jugara un papel importante para la solución de
problemas. La mayor parte de sus labores son dentro del lugar donde se desarrollaran las
conferencias, y en la mayoría del tiempo está de pie e informando a los asist
evento.
2.3.3.2. Guías
Resumen
Tiene como tarea principal, brindar información a los congresistas acerca de los hoteles,
restaurantes y lugares turísticos de la ciudad y del Estado.
Deberes y responsabilidades
1.- Tener contacto con los restaurantes y ho
2.- Encargarse de los cupones de descuentos de los restaurantes para las comidas de los
congresistas. Estos serán proporciona
patrocinadores del evento y hayan otor
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.
Encargarse de todo lo relacionado con los conferencistas, desde su llegada al teatro
hasta su salida, esto es, recibimiento, colocación y atención.
en todo momento con un trato cordial, servicial y accesible.
el programa del evento.
el buen desarrollo de las conferencias.
e inmediatamente al coordinador de relaciones públicas cualquier
contingencia que pongan en peligro el correcto desempeño de las conferencias.
a los integrantes del comité organizador perfectamente.
El tiempo será factor determinante de sus actividades y esto ocasionará mome
presión. La capacidad de respuesta jugara un papel importante para la solución de
problemas. La mayor parte de sus labores son dentro del lugar donde se desarrollaran las
conferencias, y en la mayoría del tiempo está de pie e informando a los asist
Tiene como tarea principal, brindar información a los congresistas acerca de los hoteles,
restaurantes y lugares turísticos de la ciudad y del Estado.
Tener contacto con los restaurantes y hoteles para la recepción de los congresistas.
Encargarse de los cupones de descuentos de los restaurantes para las comidas de los
congresistas. Estos serán proporcionados por los restaurantes que hayan entrado como
patrocinadores del evento y hayan otorgado descuentos.
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2011. 27
Encargarse de todo lo relacionado con los conferencistas, desde su llegada al teatro
cualquier anomalía o
contingencia que pongan en peligro el correcto desempeño de las conferencias.
El tiempo será factor determinante de sus actividades y esto ocasionará momentos de
presión. La capacidad de respuesta jugara un papel importante para la solución de
problemas. La mayor parte de sus labores son dentro del lugar donde se desarrollaran las
conferencias, y en la mayoría del tiempo está de pie e informando a los asistentes al
Tiene como tarea principal, brindar información a los congresistas acerca de los hoteles,
teles para la recepción de los congresistas.
Encargarse de los cupones de descuentos de los restaurantes para las comidas de los
hayan entrado como
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
3.- Acordar con el coordinador de relaciones públicas
camiones que trasladarán a los congresistas.
4.- Reportar cualquier anomalía que se presente a su supervisor inmediato.
Relaciones de trabajo
Reporta a: Coordinador de Relaciones Públicas.
Supervisa a: No aplica.
Trabajo con: Coordinador de Relaciones Públicas y demás Coordinadores.
Fuera de la organización: Hoteles, Restaurantes y Camiones de traslado para asistentes al
evento (si se cuenta con ellos).
Autoridad
No aplica.
Criterios de desempeño
1.- Será una persona que trabajará desde un día antes los diferentes hoteles para la
recepción.
2.- Contactará a los restaurantes para que
principalmente o según marque el p
3.- Tendrá vínculo con los chóferes de los diferentes autobuses para coordinar las rutas de
traslado.
Condiciones de trabajo
a) Requisitos
Experiencia: No necesaria.
Excelente presentación.
Conocimiento de la ciudad.
b) Aptitudes y Habilidades
Facilidad de palabra.
Observador.
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el coordinador de relaciones públicas, hora de salida y rutas de los
camiones que trasladarán a los congresistas.
Reportar cualquier anomalía que se presente a su supervisor inmediato.
Coordinador de Relaciones Públicas.
Coordinador de Relaciones Públicas y demás Coordinadores.
Hoteles, Restaurantes y Camiones de traslado para asistentes al
Será una persona que trabajará desde un día antes los diferentes hoteles para la
Contactará a los restaurantes para que esperen al grupo en al hora de comida
principalmente o según marque el programa.
Tendrá vínculo con los chóferes de los diferentes autobuses para coordinar las rutas de
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2011. 28
, hora de salida y rutas de los
Reportar cualquier anomalía que se presente a su supervisor inmediato.
Hoteles, Restaurantes y Camiones de traslado para asistentes al
Será una persona que trabajará desde un día antes los diferentes hoteles para la
esperen al grupo en al hora de comida
Tendrá vínculo con los chóferes de los diferentes autobuses para coordinar las rutas de
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
Trato agradable.
Control en situaciones de presión.
Responsable.
Dinámico.
2.3.4. Coordinador de promoción
Resumen
Tiene como tarea principal la difusión y proyección de la información e imagen del
Evento antes y durante la realización de este. Es su responsabilidad el planear y
estructurar las estrategias promocionales que den a conocer, a tantas personas como
sea posible, haciendo gestión y uso de medios impresos y electrónicos así como de
promoción directa. También es el encargado de conseguir la mejor opción en trabajos
de impresión de publicidad.
Deberes y responsabilidades
1.- Elaborar un plan de trabajo.
2.- Realizar gestiones de patrocinio, económicos o en especie, con todas las empresas y
organizaciones que puedan aportar capital para fortalecer el evento.
3.- Estructurar el programa promocional
información acerca del evento.
4.- Organizar a los integrantes de la Coordinación en tareas específicas.
5.- Planear y ejecutar las visitas promocionales
del evento.
6.- Organizar a la Coordinación a su cargo para las tareas durante los 3 días del evento.
8.- Definir la ubicación del Stand de información para los 3 dí
del recurso humano adecuado.
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Control en situaciones de presión.
Coordinador de promoción
Tiene como tarea principal la difusión y proyección de la información e imagen del
antes y durante la realización de este. Es su responsabilidad el planear y
estructurar las estrategias promocionales que den a conocer, a tantas personas como
sea posible, haciendo gestión y uso de medios impresos y electrónicos así como de
cta. También es el encargado de conseguir la mejor opción en trabajos
Realizar gestiones de patrocinio, económicos o en especie, con todas las empresas y
ciones que puedan aportar capital para fortalecer el evento.
ucturar el programa promocional en todos los lugares que sea posible hacer llegar
Organizar a los integrantes de la Coordinación en tareas específicas.
Planear y ejecutar las visitas promocionales en todos los lugares clientes potenciales
Organizar a la Coordinación a su cargo para las tareas durante los 3 días del evento.
Definir la ubicación del Stand de información para los 3 días del evento y promoverlo
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2011. 29
Tiene como tarea principal la difusión y proyección de la información e imagen del
antes y durante la realización de este. Es su responsabilidad el planear y
estructurar las estrategias promocionales que den a conocer, a tantas personas como
sea posible, haciendo gestión y uso de medios impresos y electrónicos así como de
cta. También es el encargado de conseguir la mejor opción en trabajos
Realizar gestiones de patrocinio, económicos o en especie, con todas las empresas y
en todos los lugares que sea posible hacer llegar
clientes potenciales
Organizar a la Coordinación a su cargo para las tareas durante los 3 días del evento.
as del evento y promoverlo
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
9.- En coordinación con Relaciones Publicas, f
los Guías para los camiones que se tendrán a disposición para el evento.
10.- Hacer reporte final de sus acti
Relaciones de trabajo
Reporta a: Coordinador General
Supervisa a: Auxiliares de la Coordinador de Promoción y persona encargada del stand
de información.
Trabajo con: Coordinador General y Coordinador de Logística y Relaciones Públicas.
Fuera de la organización: Medios de información, agrupaciones con las que se pueda
entablar relación buscando algún tipo de beneficio económico o en especie para la
realización del Evento, llámese patrocinio o asistencia.
Autoridad
Tiene la autoridad de delegar fun
la coordinación. Su opinión puede definir el curso de la estrategia promocional.
Criterios de desempeño
1.- Elaborar un plan de trabajo.
2.- Informa, organiza y coordina
3.- Desarrolla planes estratégicos en conjunto con las Coordinaciones para lograr un
mejor resultado mediante actividades
4.- Estructura un cronograma de actividades en donde incluyen
calendarización de otras actividades
5.- Contribuye al diseño de imagen
6.- Gestiona el apoyo para promover el evento en diferentes sedes.
7.- Monta Stand de información y lo dota
8.- Colabore con la Coordinación de Relaciones Publicas en la organización del personal
a su cargo, para la distribución del mismo en las áreas asignadas por la Coordinación de
Logística para los 3 días del evento, tanto en edecanes como en guías.
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En coordinación con Relaciones Publicas, formular la planeación y la distribución de
los Guías para los camiones que se tendrán a disposición para el evento.
Hacer reporte final de sus actividades.
Coordinador General
Coordinador de Promoción y persona encargada del stand
Coordinador General y Coordinador de Logística y Relaciones Públicas.
Medios de información, agrupaciones con las que se pueda
entablar relación buscando algún tipo de beneficio económico o en especie para la
, llámese patrocinio o asistencia.
Tiene la autoridad de delegar funciones y obligaciones a cada uno de los miembros de
la coordinación. Su opinión puede definir el curso de la estrategia promocional.
las actividades de personal que integra su coordinación.
planes estratégicos en conjunto con las Coordinaciones para lograr un
mejor resultado mediante actividades de promoción.
de actividades en donde incluyen giras promocionales, y
actividades de promoción.
Contribuye al diseño de imagen del evento.
para promover el evento en diferentes sedes.
Monta Stand de información y lo dota del personal para los 3 días del evento.
Coordinación de Relaciones Publicas en la organización del personal
a su cargo, para la distribución del mismo en las áreas asignadas por la Coordinación de
Logística para los 3 días del evento, tanto en edecanes como en guías.
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2011. 30
ormular la planeación y la distribución de
Coordinador de Promoción y persona encargada del stand
Coordinador General y Coordinador de Logística y Relaciones Públicas.
Medios de información, agrupaciones con las que se pueda
entablar relación buscando algún tipo de beneficio económico o en especie para la
ciones y obligaciones a cada uno de los miembros de
la coordinación. Su opinión puede definir el curso de la estrategia promocional.
ntegra su coordinación.
planes estratégicos en conjunto con las Coordinaciones para lograr un
giras promocionales, y
del personal para los 3 días del evento.
Coordinación de Relaciones Publicas en la organización del personal
a su cargo, para la distribución del mismo en las áreas asignadas por la Coordinación de
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
9.-Reporte al Coordinador General y a
contratiempo que pueda poner en riesgo el evento durante el transcurso del mismo.
Condiciones de trabajo
Las condiciones en que se desarrolla este puesto son con carga de trabajo moderada,
uso de tiempos extraordinarios y presión constante para lograr los objetivos de las
estrategias promocionales. Durante los 3 días del evento su ritmo de trabajo
Especificaciones del puesto
a) Requisitos
Excelente presentación.
b) Aptitudes y Habilidades
Alto sentido de la responsabilidad, facilidad de palabra, capacidad organizacional y de
persuasión, ser observador, poseer el don de mando, trato agradable y un control en
situaciones de presión dados los requerimientos del puesto.
2.3.4.1. Stand de información
Resumen
Es uno de los puntos de información sobre todas las actividades relacionadas con el
evento tales como conferencias, eventos sociales, ubicación de restaurantes, centros
comerciales, farmacias, transportación y teléfonos de emergencia.
Deberes y responsabilidades
1.- Atender a todas las dudas de las personas que se acerquen al stand de información.
2.- Conocer el puesto de cada uno de los Coordinadores y su ubicación dentro de las
instalaciones donde se esté llevando a cabo el evento por si se suscit
que se necesitara de ellos.
3.- Tener la mayor información general posible. Esta debe ser en cuanto al evento y todo
lo relacionado con él, a la ciudad y sus servicios turísticos y gastronómicos.
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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.
General y a la Coordinación de la Logística cualquier
pueda poner en riesgo el evento durante el transcurso del mismo.
Las condiciones en que se desarrolla este puesto son con carga de trabajo moderada,
s extraordinarios y presión constante para lograr los objetivos de las
estrategias promocionales. Durante los 3 días del evento su ritmo de trabajo
sentido de la responsabilidad, facilidad de palabra, capacidad organizacional y de
persuasión, ser observador, poseer el don de mando, trato agradable y un control en
situaciones de presión dados los requerimientos del puesto.
Stand de información
Es uno de los puntos de información sobre todas las actividades relacionadas con el
evento tales como conferencias, eventos sociales, ubicación de restaurantes, centros
comerciales, farmacias, transportación y teléfonos de emergencia.
Atender a todas las dudas de las personas que se acerquen al stand de información.
Conocer el puesto de cada uno de los Coordinadores y su ubicación dentro de las
instalaciones donde se esté llevando a cabo el evento por si se suscitara un caso en el
Tener la mayor información general posible. Esta debe ser en cuanto al evento y todo
lo relacionado con él, a la ciudad y sus servicios turísticos y gastronómicos.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
2011. 31
la Coordinación de la Logística cualquier
pueda poner en riesgo el evento durante el transcurso del mismo.
Las condiciones en que se desarrolla este puesto son con carga de trabajo moderada,
s extraordinarios y presión constante para lograr los objetivos de las
estrategias promocionales. Durante los 3 días del evento su ritmo de trabajo disminuye.
sentido de la responsabilidad, facilidad de palabra, capacidad organizacional y de
persuasión, ser observador, poseer el don de mando, trato agradable y un control en
Es uno de los puntos de información sobre todas las actividades relacionadas con el
evento tales como conferencias, eventos sociales, ubicación de restaurantes, centros
Atender a todas las dudas de las personas que se acerquen al stand de información.
Conocer el puesto de cada uno de los Coordinadores y su ubicación dentro de las
ara un caso en el
Tener la mayor información general posible. Esta debe ser en cuanto al evento y todo
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Relaciones de trabajo
Reporta a: Coordinador de Promoción.
Supervisa a: No aplica.
Trabaja con: Coordinador de Promoción y demás Coordinadores
Autoridad
No aplica.
Criterios de desempeño
1.- Portar su gafete de identificación.
2.- Estar puntualmente en el Stand de información.
3.- Buscar información faltante en el Stand de información.
4.- Informar amable y eficazmente a los que acudan al Stand de información.
5.- Notificar inmediatamente a su supervisor cualquier anomalía o detalle que se presente
y que ponga en riesgo la buena imagen del event
6.- Mantener limpio y en orden su área de trabajo.
Condiciones de trabajo
La carga de trabajo es mínima aunque de considerable importancia ya que debe
mostrar flexibilidad a los diferentes temperamentos y actitudes de los que acudan a este
espacio.
Especificaciones del puesto
a) Requisitos
Experiencia: No necesaria.
Buena presentación.
b) Aptitudes y Habilidades. Facilidad de palabra, trato amable y amplio criterio.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.
dor de Promoción.
Coordinador de Promoción y demás Coordinadores.
su gafete de identificación.
puntualmente en el Stand de información.
ación faltante en el Stand de información.
amable y eficazmente a los que acudan al Stand de información.
inmediatamente a su supervisor cualquier anomalía o detalle que se presente
y que ponga en riesgo la buena imagen del evento.
limpio y en orden su área de trabajo.
La carga de trabajo es mínima aunque de considerable importancia ya que debe
mostrar flexibilidad a los diferentes temperamentos y actitudes de los que acudan a este
. Facilidad de palabra, trato amable y amplio criterio.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
2011. 32
amable y eficazmente a los que acudan al Stand de información.
inmediatamente a su supervisor cualquier anomalía o detalle que se presente
La carga de trabajo es mínima aunque de considerable importancia ya que debe
mostrar flexibilidad a los diferentes temperamentos y actitudes de los que acudan a este
. Facilidad de palabra, trato amable y amplio criterio.
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
2.3.5. Coordinador de finanzas
Resumen
Se encarga de planear y presupuestar los gastos así como de dar opinión en las
disposiciones de los ingresos del evento. Analizar los estados de cuenta y en base a los
mismos realiza las conciliaciones bancarias necesarias, para reportar los resultados de
operaciones, llevadas a cabo en un periodo de tiempo determinado, a su jefe inmediato
y a las autoridades correspondientes. Organiza las operaciones financieras del
es responsable del seguimiento de todos los ingresos y egresos a la cuenta des
para el evento.
Deberes y responsabilidades
1.- Planear, organizar y controlar las actividades financieras del
2.- Elaborar y revisar las requisiciones financieras que los demás coordinadores le soliciten.
3.- Elaborar los estados financiero
correspondientes.
4.- Analizar y verificar todos los estados financieros, internos y externos.
5.- Solicitar la expedición de los cheques del fondo resolvente.
6.- Recoger los cheques expedidos para hacer los pa
7.- Comprobar debidamente al
financiera del evento.
8.- Solicitar la comprobación de los recursos monetarios que haya otorgado a quien los
haya solicitado.
9.- Recabar y guardar las fichas
10.- Llevar a cabo las conciliaciones bancarias necesarias en base al estado de cuenta
ya mencionado.
11.- Hacer reportes parciales de las actividades realizadas en esta coordinación al
Coordinador General y a los Coordinad
12.- Elaborar reporte financiero final.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.
Coordinador de finanzas.
Se encarga de planear y presupuestar los gastos así como de dar opinión en las
disposiciones de los ingresos del evento. Analizar los estados de cuenta y en base a los
mismos realiza las conciliaciones bancarias necesarias, para reportar los resultados de
operaciones, llevadas a cabo en un periodo de tiempo determinado, a su jefe inmediato
y a las autoridades correspondientes. Organiza las operaciones financieras del
es responsable del seguimiento de todos los ingresos y egresos a la cuenta des
Planear, organizar y controlar las actividades financieras del Evento.
Elaborar y revisar las requisiciones financieras que los demás coordinadores le soliciten.
Elaborar los estados financieros que sean necesarios dentro de los periodos
Analizar y verificar todos los estados financieros, internos y externos.
Solicitar la expedición de los cheques del fondo resolvente.
Recoger los cheques expedidos para hacer los pagos necesarios.
Comprobar debidamente al Coordinador General y al Comité Local la situación
Solicitar la comprobación de los recursos monetarios que haya otorgado a quien los
Recabar y guardar las fichas de depósito de los congresistas.
Llevar a cabo las conciliaciones bancarias necesarias en base al estado de cuenta
Hacer reportes parciales de las actividades realizadas en esta coordinación al
Coordinador General y a los Coordinadores.
Elaborar reporte financiero final.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
2011. 33
Se encarga de planear y presupuestar los gastos así como de dar opinión en las
disposiciones de los ingresos del evento. Analizar los estados de cuenta y en base a los
mismos realiza las conciliaciones bancarias necesarias, para reportar los resultados de las
operaciones, llevadas a cabo en un periodo de tiempo determinado, a su jefe inmediato
y a las autoridades correspondientes. Organiza las operaciones financieras del Evento y
es responsable del seguimiento de todos los ingresos y egresos a la cuenta destinada
Elaborar y revisar las requisiciones financieras que los demás coordinadores le soliciten.
s que sean necesarios dentro de los periodos
Coordinador General y al Comité Local la situación
Solicitar la comprobación de los recursos monetarios que haya otorgado a quien los
Llevar a cabo las conciliaciones bancarias necesarias en base al estado de cuenta
Hacer reportes parciales de las actividades realizadas en esta coordinación al
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
Relaciones de trabajo
Reporta a: Coordinador General.
Supervisa a: Su auxiliar.
Trabajo con: Coordinador General.
Fuera de la organización: Instituciones bancarias y toda aquella organización u institución
que genere algún tipo de movimiento financiero.
Autoridad
Tiene la autoridad de negar cualquier petición de dinero cuando esta no esté
debidamente justificada y respaldada por los documentos correspondientes.
Criterios de desempeño
1.- Organiza, dirige y coordina las actividades financieras necesarias para el
2.- Revisa al100% los planes de trabajo relacionados con la
Coordinaciones de cada área.
3.- Analiza todos los ingresos y egresos que se efectúen y lleve un control de estos.
4.- Realiza reportes quincenales de los movimientos financieros.
5.- Administra y organiza los recursos financieros del
6.- Controle en conjunto con el Coordinador General los recursos monetarios.
7.- Establezca un registro detallado y entendible de
Condiciones de trabajo
Trabajar con poca presión antes del evento. Aproximadamente 20 días antes del
del evento su trabajo se torna apresurado, demandante y el nivel de presión aumenta.
Especificaciones del puesto
1.- Trato amable.
2.- Conocimientos de administración y finanzas.
3.- Capacidad para la toma de decisiones.
4.- Manejo de computadora e impresión.
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Coordinador General.
Coordinador General.
Instituciones bancarias y toda aquella organización u institución
genere algún tipo de movimiento financiero.
Tiene la autoridad de negar cualquier petición de dinero cuando esta no esté
debidamente justificada y respaldada por los documentos correspondientes.
las actividades financieras necesarias para el
al100% los planes de trabajo relacionados con las finanzas de las
todos los ingresos y egresos que se efectúen y lleve un control de estos.
reportes quincenales de los movimientos financieros.
los recursos financieros del Evento.
Controle en conjunto con el Coordinador General los recursos monetarios.
Establezca un registro detallado y entendible de recursos financieros para el evento.
Trabajar con poca presión antes del evento. Aproximadamente 20 días antes del
apresurado, demandante y el nivel de presión aumenta.
Conocimientos de administración y finanzas.
Capacidad para la toma de decisiones.
Manejo de computadora e impresión.
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2011. 34
Instituciones bancarias y toda aquella organización u institución
Tiene la autoridad de negar cualquier petición de dinero cuando esta no esté
debidamente justificada y respaldada por los documentos correspondientes.
las actividades financieras necesarias para el Evento.
finanzas de las
todos los ingresos y egresos que se efectúen y lleve un control de estos.
Controle en conjunto con el Coordinador General los recursos monetarios.
recursos financieros para el evento.
Trabajar con poca presión antes del evento. Aproximadamente 20 días antes del inicio
apresurado, demandante y el nivel de presión aumenta.
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
3.4. Elaboración del plan de trabajo de cada una de las coordinaciones
Cada persona que contraiga la
invitada a elaborar un plan de trabajo para la Coordinación a la que servirá, esto se hará
con la finalidad de conocer formalmente la manera en que conducirá los trabajos y
tareas de la Coordinación.
Estos programas serán entregados al Comité
y revisarlos para ajustar lo que será parte del plan de
4. ESTRUCTURA FINANCIERA
4.1. Cotización de Equipo de oficina.
En base a este punto se trabajara la mayoría de la presente etapa, es decir, es necesaria
para la planeación y estructuración del evento, otros gastos pueden esperar.
En el equipo de oficina se contempla principalmente:
cómputo, equipo de comunicación
4.2. Elaboración del presupuesto general.
El presupuesto es una previsión de gastos e ingresos para un determinado periodo de
tiempo, por lo general un año. El presupuesto es un documento que permite a las
empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y
evaluar la consecución de sus objetivos.
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Elaboración del plan de trabajo de cada una de las coordinaciones
Cada persona que contraiga la responsabilidad de una Coordinación deberá ser
invitada a elaborar un plan de trabajo para la Coordinación a la que servirá, esto se hará
con la finalidad de conocer formalmente la manera en que conducirá los trabajos y
gramas serán entregados al Comité Local, el cual tendrá la tarea de compilarlos
y revisarlos para ajustar lo que será parte del plan de trabajo del Comité Organizador.
ESTRUCTURA FINANCIERA
Equipo de oficina.
trabajara la mayoría de la presente etapa, es decir, es necesaria
para la planeación y estructuración del evento, otros gastos pueden esperar.
En el equipo de oficina se contempla principalmente: equipo de oficina, equipo de
omunicación, hojas membretadas y tarjetas de presentación.
Elaboración del presupuesto general.
El presupuesto es una previsión de gastos e ingresos para un determinado periodo de
tiempo, por lo general un año. El presupuesto es un documento que permite a las
sas, los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y
evaluar la consecución de sus objetivos.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
2011. 35
Elaboración del plan de trabajo de cada una de las coordinaciones.
responsabilidad de una Coordinación deberá ser
invitada a elaborar un plan de trabajo para la Coordinación a la que servirá, esto se hará
con la finalidad de conocer formalmente la manera en que conducirá los trabajos y
, el cual tendrá la tarea de compilarlos
trabajo del Comité Organizador.
trabajara la mayoría de la presente etapa, es decir, es necesaria
para la planeación y estructuración del evento, otros gastos pueden esperar.
equipo de oficina, equipo de
tarjetas de presentación.
El presupuesto es una previsión de gastos e ingresos para un determinado periodo de
tiempo, por lo general un año. El presupuesto es un documento que permite a las
sas, los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit o, por el contrario, ahorrar,
en cuyo caso el presupuesto presentara un superávit.
CONCEPTO DE GASTO Y PROVEEDOR
Paquete hojas blancas (500)
Caja lápices
Sacapuntas plástico
Pluma correctora
Goma blanca
Caja clips
Regla metal
Marcadores
Tijeras
Pritt
Ligas
Porta diskettes
Tóner
Protector
Caja bolígrafo
Cintas adhesivas
Grapas
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Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit o, por el contrario, ahorrar,
presupuesto presentara un superávit.
CONCEPTO DE GASTO Y PROVEEDOR
Paquete hojas blancas (500)
Caja lápices
Sacapuntas plástico
Pluma correctora
Goma blanca
Caja clips
Regla metal
Marcadores
Tijeras
Porta diskettes
Tóner
Protector hojas
Caja bolígrafo
Cintas adhesivas
Grapas
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2011. 36
Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit o, por el contrario, ahorrar,
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
Diskettes 3/5
Post –
Planeador mensual
Marcadores pizarrón
Engrapadora
Folder
Papel fax
PUBLICIDAD
Carteles
Trípticos
hojas membretadas
reconocimientos
Gafetes
spots de radio
página de
KITS
carpetas grabada
Bolígrafos
playera impresa
CONFERENSISTA
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Diskettes 3/5
– it
Planeador mensual
Marcadores pizarrón
Engrapadora
Folder
Papel fax
PUBLICIDAD
Carteles
Trípticos
hojas membretadas
reconocimientos
Gafetes
spots de radio
página de internet
carpetas grabada
Bolígrafos
playera impresa
CONFERENSISTA
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2011. 37
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
Viáticos
Hospedaje
Alimentación
Transporte
EVENTOS SOCIALES
coctel bienvenida (VELVET)
comida (UNLA)
brindis independencia
cena clausura
Sonido
Lugares
INSTALACIONES
UNLA
SERVICO DE APOYO
Seguridad
regalo ponentes
alimentación comité
GAFETE
hospedaje (2) con desayuno
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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.
Viáticos
Hospedaje
Alimentación
Transporte
EVENTOS SOCIALES
coctel bienvenida (VELVET)
comida (UNLA)
brindis independencia
cena clausura
Sonido
Lugares
INSTALACIONES
UNLA
SERVICO DE APOYO
Seguridad
regalo ponentes
alimentación comité
GAFETE
hospedaje (2) con desayuno
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2011. 38
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
El presupuesto general es un documento que sirve para llevar un control sobre el gasto.
Permite también evaluar el ejercicio del recurso de los
lo mismo este debe ser claro, preciso y debe contener tantos conceptos como sea
necesario.
En esta etapa se calcula un costo aproximado del evento, y se trata obtener el costo
exacto. Se tiene que cotizar cada uno de lo
comidas (3)
trasporte interior
PAQUETE ESTUDIANTE
31-ago
01-sep
PAQUETE PROFESIONISTA
31-ago
01-sep
PAQUETE PROFESORES
20 inscripciones = 2 profesores
15 inscripciones = 1 profesor
10 inscripciones= 10% descuento
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El presupuesto general es un documento que sirve para llevar un control sobre el gasto.
Permite también evaluar el ejercicio del recurso de los diferentes rubros de inversión, por
lo mismo este debe ser claro, preciso y debe contener tantos conceptos como sea
En esta etapa se calcula un costo aproximado del evento, y se trata obtener el costo
exacto. Se tiene que cotizar cada uno de los rubros del evento.
comidas (3)
trasporte interior
PAQUETE ESTUDIANTE
ago
sep
PAQUETE PROFESIONISTA
ago
sep
PAQUETE PROFESORES
inscripciones = 2 profesores
15 inscripciones = 1 profesor
10 inscripciones= 10% descuento
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2011. 39
El presupuesto general es un documento que sirve para llevar un control sobre el gasto.
diferentes rubros de inversión, por
lo mismo este debe ser claro, preciso y debe contener tantos conceptos como sea
En esta etapa se calcula un costo aproximado del evento, y se trata obtener el costo
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
Esta información es de vital importancia para las autoridades del evento.
revisar el proyecto cuidadosamente antes de la entrega.
4.3. Determinación del precio de venta.
Punto de partida en cuanto a números. El precio de
relaciona con el costo del evento, recuperación de la inversión y hasta la asistencia que
tiene el evento.
Ya que se obtuvo la función de punto de equilibrio se recomienda realizar un análisis
profundo de esta función. Los cri
• ¿El nivel socioeconómico le permitirá cubrir el costo del evento?
• ¿El evento es capaz de atraer el número de personas que se requiere?
• ¿Dentro del costo total del evento se incluyen conceptos realmente necesarios?
4.4. Determinación del punto de equilibrio.
Con el presupuesto y el número de asistentes al evento se puede determinar el punto de
equilibrio y el precio de venta.
Se tiene que dividir el costo total de evento entre
4.5. Apertura de una cuenta maestra.
La apertura de la cuenta ser
bancaria. Se recomienda estar al pendiente del estado
semana. Es importante determinar con el comité local quien
cheques.
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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.
mportancia para las autoridades del evento. Se recomienda
revisar el proyecto cuidadosamente antes de la entrega.
Determinación del precio de venta.
Punto de partida en cuanto a números. El precio de venta es importante ya que se
relaciona con el costo del evento, recuperación de la inversión y hasta la asistencia que
la función de punto de equilibrio se recomienda realizar un análisis
profundo de esta función. Los criterios para reflexionar son:
¿El nivel socioeconómico le permitirá cubrir el costo del evento?
¿El evento es capaz de atraer el número de personas que se requiere?
¿Dentro del costo total del evento se incluyen conceptos realmente necesarios?
Determinación del punto de equilibrio.
Con el presupuesto y el número de asistentes al evento se puede determinar el punto de
Se tiene que dividir el costo total de evento entre el número de personas a asistir.
e una cuenta maestra.
La apertura de la cuenta será según los beneficios que ofrezca cada institución
Se recomienda estar al pendiente del estado de cuenta al menos una vez a la
Es importante determinar con el comité local quien firmará y a
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
2011. 40
Se recomienda
venta es importante ya que se
relaciona con el costo del evento, recuperación de la inversión y hasta la asistencia que
la función de punto de equilibrio se recomienda realizar un análisis
¿El evento es capaz de atraer el número de personas que se requiere?
¿Dentro del costo total del evento se incluyen conceptos realmente necesarios?
Con el presupuesto y el número de asistentes al evento se puede determinar el punto de
el número de personas a asistir.
á según los beneficios que ofrezca cada institución
ta al menos una vez a la
firmará y autorizará los
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
4.6. Funcionamiento del fondo revolvente.
Este se utiliza para llevar a cabo el trabajo de la etapa estructural y parte de la
promocional, funciona de la siguiente manera:
La cantidad del fondo revolvente
cuales lo cambian y destinan dicho dinero a cubrir las necesidades de ese momento.
Se reciben facturas a nombre de la Asociación o Corporativo que formar el comité local
las cuales una vez que se ha complementado el m
entregar al departamento de recursos financieros para ser revisados. A partir de este
momento se puede solicitar un nuevo
El número de cheques que se podrán emitir en esta forma depende de las reuniones
previas con el comité local. Es importante señalar que en este punto
recursos de la Asociación o Corporativo
empleo y comprobación del recurso.
Algunos gastos en los que se incurrirá mediante el fondo
• Llevar a cabo el diseño de la imagen del evento
• Adquisición de hojas membretadas, sobres, tarjetas de presentación y papelería
en general.
• Liberación de carta garantía para la reservación del
• Liberación de recursos para realizar en
ciudad.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
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Funcionamiento del fondo revolvente.
Este se utiliza para llevar a cabo el trabajo de la etapa estructural y parte de la
promocional, funciona de la siguiente manera:
cantidad del fondo revolvente se entrega en un cheque a quien el comité asigne
cuales lo cambian y destinan dicho dinero a cubrir las necesidades de ese momento.
de la Asociación o Corporativo que formar el comité local
las cuales una vez que se ha complementado el monto antes señalado se deben
entregar al departamento de recursos financieros para ser revisados. A partir de este
un nuevo cheque.
El número de cheques que se podrán emitir en esta forma depende de las reuniones
. Es importante señalar que en este punto se trabaja con
recursos de la Asociación o Corporativo, por lo cual es necesario ser cuidadosos en el
empleo y comprobación del recurso.
Algunos gastos en los que se incurrirá mediante el fondo revolvente son:
Llevar a cabo el diseño de la imagen del evento.
Adquisición de hojas membretadas, sobres, tarjetas de presentación y papelería
Liberación de carta garantía para la reservación del recinto
Liberación de recursos para realizar entrevistas con conferencistas fuera de la
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
2011. 41
Este se utiliza para llevar a cabo el trabajo de la etapa estructural y parte de la
quien el comité asigne, los
cuales lo cambian y destinan dicho dinero a cubrir las necesidades de ese momento.
de la Asociación o Corporativo que formar el comité local,
onto antes señalado se deben
entregar al departamento de recursos financieros para ser revisados. A partir de este
El número de cheques que se podrán emitir en esta forma depende de las reuniones
se trabaja con
, por lo cual es necesario ser cuidadosos en el
Adquisición de hojas membretadas, sobres, tarjetas de presentación y papelería
trevistas con conferencistas fuera de la
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5.
Objetivo: Dar a conocer detalles del evento en forma personal, para así poder atraer a
asistentes, tanto internacionales como nacionales.
5.1. Desarrollo de plan promocional.
Desarrollar adecuadamente este aspecto es crucial para el éxito de un
promoción es la actividad de dar a conocer los detalles exactos, además de influir
el consumidor para que adquiera un bien o un servicio. El uso
moderna requiere desarrollar un buen
ponerlo al alcance de los clientes meta.
Para tener una buena comunicación, a menudo las compañías contratan a empres
publicidad que desarrollan anuncios efectivos, especialistas en las promociones de
ventas que diseñan programas de incentivos de ventas, y empres
públicas que les creen una marca
para que muestren amabilidad, buen serv
mayor parte de las compañías, la cuestión no está en si debe tener una comunicación,
sino en cuanto deben gastar y en qué forma.
Una compañía moderna maneja un complejo sistema de comunicación
comunicación con sus consumidores y diversos públicos. E
grupo retroalimenta a todo lo demás. El programa total de comunicaciones de una
compañía llamado estrategia promocional está formado por la mezcla especifica de
publicidad, promoción de ventas, relaciones públicas y ventas personales que utiliza la
compañía para lograr sus objetivos de mercadotecnia.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.
5. ETAPA PROMOCIONAL
Objetivo: Dar a conocer detalles del evento en forma personal, para así poder atraer a
, tanto internacionales como nacionales.
Desarrollo de plan promocional.
Desarrollar adecuadamente este aspecto es crucial para el éxito de un
promoción es la actividad de dar a conocer los detalles exactos, además de influir
adquiera un bien o un servicio. El uso de la mercadotecnia
rna requiere desarrollar un buen evento (producto), fijarse un precio atractivo y así
ponerlo al alcance de los clientes meta.
Para tener una buena comunicación, a menudo las compañías contratan a empres
anuncios efectivos, especialistas en las promociones de
ventas que diseñan programas de incentivos de ventas, y empresas de relaciones
marca corporativa. También capacitan a sus vendedores
para que muestren amabilidad, buen servicio, y que sean muy persuasivos. Pero para la
mayor parte de las compañías, la cuestión no está en si debe tener una comunicación,
sino en cuanto deben gastar y en qué forma.
Una compañía moderna maneja un complejo sistema de comunicación
icación con sus consumidores y diversos públicos. En todo este proceso cada
grupo retroalimenta a todo lo demás. El programa total de comunicaciones de una
promocional está formado por la mezcla especifica de
ón de ventas, relaciones públicas y ventas personales que utiliza la
compañía para lograr sus objetivos de mercadotecnia.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
2011. 42
Objetivo: Dar a conocer detalles del evento en forma personal, para así poder atraer a
Desarrollar adecuadamente este aspecto es crucial para el éxito de un evento. La
promoción es la actividad de dar a conocer los detalles exactos, además de influir sobre
la mercadotecnia
(producto), fijarse un precio atractivo y así
Para tener una buena comunicación, a menudo las compañías contratan a empresas de
anuncios efectivos, especialistas en las promociones de
as de relaciones
corporativa. También capacitan a sus vendedores
, y que sean muy persuasivos. Pero para la
mayor parte de las compañías, la cuestión no está en si debe tener una comunicación,
Una compañía moderna maneja un complejo sistema de comunicación para tener
todo este proceso cada
grupo retroalimenta a todo lo demás. El programa total de comunicaciones de una
promocional está formado por la mezcla especifica de
ón de ventas, relaciones públicas y ventas personales que utiliza la
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
Las cuatro herramientas promocionales:
Publicidad: cualquier forma pagada de presentación y promoción no personal sino
general de ideas, bienes o servicios por uno o varios patrocinadores bien definidos.
Promoción de ventas: incentivos de corto plazo para alentar las compras o ventas de un
producto o servicio.
Relaciones públicas: la creación de buenas relaciones con diversas personas de la
compañía. La creación de una buena imagen
rumores, historias o acontecimientos negativos.
Ventas personales: presentación oral en una co
posibles con la finalidad de realizar una venta.
El mercado interno y local son dignos de consideración, ya que estos no incurren en
muchos gastos (ejemplo alojamiento y comidas) es por esto que se les facilita a los
congresistas en general la asistencia a los
de abarcar por medio de propaganda escrita y venta personal dada la cercanía a este
mercado, además es necesario considerarlo como una pieza para lograr el éxito de
dicho evento en cuanto asistencia se refiere.
La propaganda escrita que se recomienda
separadores. Esta propaganda está dispuesta al presupuesto asignado, es por ello que
uno o varios de estos aspectos pueden ser qu
además de la información del
objetivo general que se persigue con el evento.
Se aconseja poner suficiente propa
afluencia o circulación de personas
• Instalaciones nacionales de la asociación o corporativo.
• Depende del gremio en: consultorios, hospitales, escuelas, dependencias de
gobierno, gimnasios, iglesias, etc.
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Las cuatro herramientas promocionales:
Publicidad: cualquier forma pagada de presentación y promoción no personal sino
ideas, bienes o servicios por uno o varios patrocinadores bien definidos.
Promoción de ventas: incentivos de corto plazo para alentar las compras o ventas de un
Relaciones públicas: la creación de buenas relaciones con diversas personas de la
compañía. La creación de una buena imagen del evento, y el manejo desmentido de
rumores, historias o acontecimientos negativos.
Ventas personales: presentación oral en una conversación con uno o más compradores
posibles con la finalidad de realizar una venta.
El mercado interno y local son dignos de consideración, ya que estos no incurren en
muchos gastos (ejemplo alojamiento y comidas) es por esto que se les facilita a los
ngresistas en general la asistencia a los eventos nacionales. Este mercado es más fácil
de abarcar por medio de propaganda escrita y venta personal dada la cercanía a este
mercado, además es necesario considerarlo como una pieza para lograr el éxito de
ho evento en cuanto asistencia se refiere.
se recomienda utilizar es; carteles, trípticos, postales,
separadores. Esta propaganda está dispuesta al presupuesto asignado, es por ello que
uno o varios de estos aspectos pueden ser que no se utilicen. En esta propaganda,
además de la información del evento a realizarse es importante hacer énfasis del
se persigue con el evento.
Se aconseja poner suficiente propaganda en lugares estratégicos donde se tenga mayor
encia o circulación de personas por mencionar algunos:
Instalaciones nacionales de la asociación o corporativo.
Depende del gremio en: consultorios, hospitales, escuelas, dependencias de
gobierno, gimnasios, iglesias, etc.
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2011. 43
Publicidad: cualquier forma pagada de presentación y promoción no personal sino
ideas, bienes o servicios por uno o varios patrocinadores bien definidos.
Promoción de ventas: incentivos de corto plazo para alentar las compras o ventas de un
Relaciones públicas: la creación de buenas relaciones con diversas personas de la
, y el manejo desmentido de
más compradores
El mercado interno y local son dignos de consideración, ya que estos no incurren en
muchos gastos (ejemplo alojamiento y comidas) es por esto que se les facilita a los
acionales. Este mercado es más fácil
de abarcar por medio de propaganda escrita y venta personal dada la cercanía a este
mercado, además es necesario considerarlo como una pieza para lograr el éxito de
utilizar es; carteles, trípticos, postales,
separadores. Esta propaganda está dispuesta al presupuesto asignado, es por ello que
e no se utilicen. En esta propaganda,
a realizarse es importante hacer énfasis del
onde se tenga mayor
Depende del gremio en: consultorios, hospitales, escuelas, dependencias de
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
Sin embargo, las ventas personales son muy importantes ya que su ventaja es tener
contacto directo con los clientes potenciales y es mucho más fácil motivarlos dadas las
habilidades del vendedor, por numerar algunos eventos serían:
• Citas establecidas.
• Presentación del evento y de
etc.
5.2. Tácticas para la promoción interna.
Maratón- promocional tiene como objetivo primordial reforzar la promoción y consiste en
que todas las coordinaciones del comité organizador se enfoque hacia la promoción del
Evento. Este puede darse ya próxima la fecha al
maratón pueden plantarse ciertas promociones especiales para asistir al evento.
5.3. Promoción externa.
Consiste en dar a conocer el
correcta de la promoción externa es necesario establecer rutas de promo
de estas deben de tener visualizadas las ciudades donde exista un mercado potencial.
La duración de la promoción externa tiene que variar de 1 a 3 días ya que dados los
gastos de alojamiento y comida puede resultar mayores los gastos que los
puedan percibir por no estar debidamente planeada con nuestro mercado objetivo.
La papelería debe de jugar un papel clave en esta
deberá estar en función de los eventos de promoción que se pretenden
Los integrantes de la promoción, deberán ser el coordinador
acompañado o no, según la importancia del evento del coordinador
coordinador de relaciones públicas
oficina de congresos y convenciones del destino.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
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personales son muy importantes ya que su ventaja es tener
contacto directo con los clientes potenciales y es mucho más fácil motivarlos dadas las
dedor, por numerar algunos eventos serían:
Presentación del evento y del destino sede en asambleas, reuniones de consejo,
Tácticas para la promoción interna.
promocional tiene como objetivo primordial reforzar la promoción y consiste en
que todas las coordinaciones del comité organizador se enfoque hacia la promoción del
. Este puede darse ya próxima la fecha al Evento (dos semanas antes). En dic
plantarse ciertas promociones especiales para asistir al evento.
Consiste en dar a conocer el evento fuera de la ciudad sede. Para la realización
correcta de la promoción externa es necesario establecer rutas de promoción, cada una
de estas deben de tener visualizadas las ciudades donde exista un mercado potencial.
La duración de la promoción externa tiene que variar de 1 a 3 días ya que dados los
s de alojamiento y comida puede resultar mayores los gastos que los ingresos que se
puedan percibir por no estar debidamente planeada con nuestro mercado objetivo.
La papelería debe de jugar un papel clave en esta promoción, la cantidad de papelería
los eventos de promoción que se pretenden hacer.
de la promoción, deberán ser el coordinador del área de promoción,
acompañado o no, según la importancia del evento del coordinador
coordinador de relaciones públicas; en algunos casos de algún representante de la
na de congresos y convenciones del destino.
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2011. 44
personales son muy importantes ya que su ventaja es tener
contacto directo con los clientes potenciales y es mucho más fácil motivarlos dadas las
l destino sede en asambleas, reuniones de consejo,
promocional tiene como objetivo primordial reforzar la promoción y consiste en
que todas las coordinaciones del comité organizador se enfoque hacia la promoción del
(dos semanas antes). En dicho
plantarse ciertas promociones especiales para asistir al evento.
. Para la realización
ción, cada una
de estas deben de tener visualizadas las ciudades donde exista un mercado potencial.
La duración de la promoción externa tiene que variar de 1 a 3 días ya que dados los
ingresos que se
puedan percibir por no estar debidamente planeada con nuestro mercado objetivo.
cantidad de papelería
hacer.
del área de promoción,
acompañado o no, según la importancia del evento del coordinador general y del
; en algunos casos de algún representante de la
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
Para que sea efectiva, el presentador deberá dominar
dejando de lado un buena presentación y facilidad
intervención también proyecta la imagen
El número de participantes que se recomienda para efectuar
deberá oscilar entre 5 y 9 personas.
escrita (carteles, trípticos, o cualquier otra forma de publi
personal con los tomadores de decisiones que representen grupos de personas
significativos para el evento.
Ahora bien, la página web hoy por hoy es un medio de gran atracción de clientes, razón
por la que debemos de tenerla actualizada con información veraz y oportuna, es
recomendable contratar un diseñador especial de web
mantenimiento que esta requiera, m
institucionales, siendo importante uno de contacto.
La página web del Evento debe de contener por lo menos la siguiente información.
1- Nombre del Evento. 2- Patrocinadores.
3- Contador de personas que visiten la pagina
4- Lugar y fecha del Evento.
5- Programa académico y social.
6- Contactos con el comité organizador
7- Información de hoteles y restaurantes de la ciudad
8- Costo del Evento.
9- Número de cuenta bancaria
10- Promociones.
5.4. Gestión de recursos
El Coordinador General o el Coordinador de Promoción deberán de realizar una lista de
los requerimientos que se utilizará
entrega, para realizar la debida y oportuna gestión de estos requerimientos ante las
autoridades.
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Para que sea efectiva, el presentador deberá dominar la información del
dejando de lado un buena presentación y facilidad de palabra, recordando que su
la imagen de la asociación o corporativo.
El número de participantes que se recomienda para efectuar eventos de
deberá oscilar entre 5 y 9 personas. Reiterando que es importante entregar la publicidad
escrita (carteles, trípticos, o cualquier otra forma de publicidad escrita) y hacer venta
personal con los tomadores de decisiones que representen grupos de personas
hoy por hoy es un medio de gran atracción de clientes, razón
por la que debemos de tenerla actualizada con información veraz y oportuna, es
recomendable contratar un diseñador especial de web para que la diseñe y le de el
mantenimiento que esta requiera, manejar igualmente con el dominio correos
institucionales, siendo importante uno de contacto.
debe de contener por lo menos la siguiente información.
Contador de personas que visiten la pagina.
.
Programa académico y social.
Contactos con el comité organizador .
Información de hoteles y restaurantes de la ciudad .
Número de cuenta bancaria.
Gestión de recursos materiales.
o el Coordinador de Promoción deberán de realizar una lista de
requerimientos que se utilizarán para la promoción así como las fechas de utilización y
entrega, para realizar la debida y oportuna gestión de estos requerimientos ante las
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2011. 45
la información del evento, no
de palabra, recordando que su
eventos de promoción
ntregar la publicidad
rita) y hacer venta
personal con los tomadores de decisiones que representen grupos de personas
hoy por hoy es un medio de gran atracción de clientes, razón
por la que debemos de tenerla actualizada con información veraz y oportuna, es
diseñe y le de el
on el dominio correos
debe de contener por lo menos la siguiente información.
o el Coordinador de Promoción deberán de realizar una lista de
n para la promoción así como las fechas de utilización y
entrega, para realizar la debida y oportuna gestión de estos requerimientos ante las
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
Requerimientos:
• Selección del personal para la promoción.
• Vehículos oficiales de la institución para la realización de promoción externa en
ambas etapas así como la liberación de recursos por concepto de viáticos.
• La liberación de oficios de
• Liberación de recursos para llevar a cabo la producción de material
promocional.
• Gestión de apoyos con la oficina de congresos y convenciones para las visitas
de promoción.
6.
Objetivo: Haciendo uso de las herramientas
del evento así como la estructura organizacional sobre la cual descansara la logística del
mismo y contemplar los aspectos financieros correspondientes y lograr los resultados
esperados en su ejecución.
Duración: Lo que dure el evento, considerado Pre y Post Evento.
Actividades a realizar: En la ejecución del evento es donde encontraremos el nivel de
trabajo más fuerte e importante ya que es cuando se realiza lo planeado.
6.1. Formulación de inventarios.
La visión de los organizadores debe seguir una secuencia y
que para la etapa operativa se necesita es: equipo de computo, impresoras, cañones,
pantallas y equipo de audio si no los tuviera el recinto sede, papelería o suministros
la impresión de gafetes y reconocimientos, radios de comunicación, regalos de
ponentes, kit de primeros auxilios,
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Selección del personal para la promoción.
Vehículos oficiales de la institución para la realización de promoción externa en
ambas etapas así como la liberación de recursos por concepto de viáticos.
ción de oficios de presentación.
Liberación de recursos para llevar a cabo la producción de material
Gestión de apoyos con la oficina de congresos y convenciones para las visitas
6. ETAPA OPERATIVA
ciendo uso de las herramientas de planeación y previsión diseñar el formato
del evento así como la estructura organizacional sobre la cual descansara la logística del
mismo y contemplar los aspectos financieros correspondientes y lograr los resultados
o que dure el evento, considerado Pre y Post Evento.
Actividades a realizar: En la ejecución del evento es donde encontraremos el nivel de
trabajo más fuerte e importante ya que es cuando se realiza lo planeado.
Formulación de inventarios.
debe seguir una secuencia y guía; el tipo de inventarios
que para la etapa operativa se necesita es: equipo de computo, impresoras, cañones,
pantallas y equipo de audio si no los tuviera el recinto sede, papelería o suministros
la impresión de gafetes y reconocimientos, radios de comunicación, regalos de
ponentes, kit de primeros auxilios, equipo como apoyo a ponencias, etc.
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2011. 46
Vehículos oficiales de la institución para la realización de promoción externa en
ambas etapas así como la liberación de recursos por concepto de viáticos.
Liberación de recursos para llevar a cabo la producción de material
Gestión de apoyos con la oficina de congresos y convenciones para las visitas
planeación y previsión diseñar el formato
del evento así como la estructura organizacional sobre la cual descansara la logística del
mismo y contemplar los aspectos financieros correspondientes y lograr los resultados
Actividades a realizar: En la ejecución del evento es donde encontraremos el nivel de
ía; el tipo de inventarios
que para la etapa operativa se necesita es: equipo de computo, impresoras, cañones,
pantallas y equipo de audio si no los tuviera el recinto sede, papelería o suministros para
la impresión de gafetes y reconocimientos, radios de comunicación, regalos de
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
A continuación una propuesta para tener control de los inventarios:
a) Las herramientas utilizadas p
importancia, así como lo son las tablas
responsable, es recomendable hacer uso de
actividades, como por ejemplo:
b) Se debe realizar una lista de
el que hace falta.
• Es preferible hacer esta
área de logística.
• La lista supuesta se hace por prioridades ya que el
determinante.
• Por lo menos en 4 días se debe tener
resultado un almacén para tener control sobre lo que se ha solicitado y
evitar mermas y por consecuencia
operaciones previas al evento.
• 5dias antes del evento la lista deberá estar a su 100%.
• La persona encargada de logística deberá estar en conta
comité organizador
para ser resuelto en su brevedad posible
• Un día antes del evento se deberá trasladar al lugar del evento y es
recomendable lo más temprano posible.
6.2. Asignación, seguimiento y fechas límites de las tareas.
Para la organización de tiempos y movimientos,
de tablas es recomendado. Existen varios modelos como el de Gantt que permite darnos
una idea amplia y clara de los avances que se van dando una vez que realizamos estos
además de los tiempos que consumirán estas tareas y de las fechas límites.
Se puede hacer uso desde una cartulina con fechas hasta una impresión de una tabla
hecha en una hoja de cálculo.
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una propuesta para tener control de los inventarios:
Las herramientas utilizadas para la parte operativa de un evento son de gran
importancia, así como lo son las tablas de control, según las necesidades del
responsable, es recomendable hacer uso de hojas de cálculo y supervisi
actividades, como por ejemplo: la Grafica de Gantt.
una lista del material que se utilizara, detallando el que se tiene y
Es preferible hacer esta lista 10 días antes del evento directamente
La lista supuesta se hace por prioridades ya que el factor económico será
4 días se debe tener el 90% de la lista, dando como
resultado un almacén para tener control sobre lo que se ha solicitado y
itar mermas y por consecuencia desajustes en el programa de
as al evento.
5dias antes del evento la lista deberá estar a su 100%.
La persona encargada de logística deberá estar en contacto con todo el
comité organizador para cualquier anomalía e imprevisto que se presente
para ser resuelto en su brevedad posible.
Un día antes del evento se deberá trasladar al lugar del evento y es
recomendable lo más temprano posible.
Asignación, seguimiento y fechas límites de las tareas.
Para la organización de tiempos y movimientos, como se comento anteriormente,
. Existen varios modelos como el de Gantt que permite darnos
una idea amplia y clara de los avances que se van dando una vez que realizamos estos
además de los tiempos que consumirán estas tareas y de las fechas límites.
uso desde una cartulina con fechas hasta una impresión de una tabla
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2011. 47
de un evento son de gran
, según las necesidades del
hojas de cálculo y supervisión de
l material que se utilizara, detallando el que se tiene y
directamente por el
factor económico será
90% de la lista, dando como
resultado un almacén para tener control sobre lo que se ha solicitado y
desajustes en el programa de
cto con todo el
para cualquier anomalía e imprevisto que se presente
Un día antes del evento se deberá trasladar al lugar del evento y es
como se comento anteriormente, el uso
. Existen varios modelos como el de Gantt que permite darnos
una idea amplia y clara de los avances que se van dando una vez que realizamos estos
además de los tiempos que consumirán estas tareas y de las fechas límites.
uso desde una cartulina con fechas hasta una impresión de una tabla
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6.3. Reuniones generales.
El recurso humano es de vital importancia para llevar a cabo los objetivos de trabajo
lo tanto la comunicación interna es vital para su cumplimiento.
generarse a través de mails, teléfono o reuniones.
Algunos puntos que se deben tomar en cuenta al convocar a una reunión
• Objetivo.
• Fecha.
• Lugar.
• Orden del día.
• Duración Estimada.
• Seguimiento a Acuerdos anteriores.
• Nuevos planteamientos.
• Tabla de control de avances futuros.
• Conclusiones.
6.4. Registro.
Momento crucial de inicio de un evento, donde los asistentes se deben de registrar y
obtener su gafete y kit de bienvenida.
En muchas ocasiones es conveniente realizar simples hojas de cálculo para crear una
base de datos que pueden solucionar problemas aunque
desigualdades de datos y esto genera anomalías y problemas en el momento de
comprobaciones.
Lo ideal es determinar según el número de personas cual es el método de registro más
conveniente, invitando al uso de tecnología que para este parte se cuenta.
El objetivo es tiempo de espera mínimos, atención personalizada y conformación de
base de datos confiable, aún sin la cultura de pre
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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.
Reuniones generales.
El recurso humano es de vital importancia para llevar a cabo los objetivos de trabajo
lo tanto la comunicación interna es vital para su cumplimiento. Tal comunicación puede
generarse a través de mails, teléfono o reuniones.
deben tomar en cuenta al convocar a una reunión
Seguimiento a Acuerdos anteriores.
Tabla de control de avances futuros.
Momento crucial de inicio de un evento, donde los asistentes se deben de registrar y
bienvenida.
muchas ocasiones es conveniente realizar simples hojas de cálculo para crear una
que pueden solucionar problemas aunque aun así se presentan
desigualdades de datos y esto genera anomalías y problemas en el momento de
Lo ideal es determinar según el número de personas cual es el método de registro más
conveniente, invitando al uso de tecnología que para este parte se cuenta.
El objetivo es tiempo de espera mínimos, atención personalizada y conformación de
datos confiable, aún sin la cultura de pre-registro de los asistentes.
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El recurso humano es de vital importancia para llevar a cabo los objetivos de trabajo, por
Tal comunicación puede
son:
Momento crucial de inicio de un evento, donde los asistentes se deben de registrar y
muchas ocasiones es conveniente realizar simples hojas de cálculo para crear una
aun así se presentan
desigualdades de datos y esto genera anomalías y problemas en el momento de
Lo ideal es determinar según el número de personas cual es el método de registro más
conveniente, invitando al uso de tecnología que para este parte se cuenta.
El objetivo es tiempo de espera mínimos, atención personalizada y conformación de
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
6.5. Centro de Control.
Para eventos de magnitud es recomendable
pueda ubicar y solicitar información
tener acceso a internet con posibilidad de impresión y escaneo,
mando y control de recursos tanto humanos como materiales. A este espacio se le
denomina usualmente “Centro de Control”.
El contar con un centro de control de este tipo es de gran apoyo y ayuda para los
organizadores, conferencistas, congresistas y demás personas involucradas directa o
indirectamente en la realización de los trabajos.
El Centro de Control deberá contener para operar adecuada y ord
siguientes requisitos mínimos:
1. Un responsable con dos auxiliares. Estas personas deberán tener conocimientos en
el área de computación.
2. Mobiliario suficiente de acuerdo al trabajo que se tenga contemplado generar,
estos deben ser: escritorios sólidos y en buen estado para soportar computadoras
trabajando, propias del comité o personales;
asistencia que se tenga contemplada, recomendándose
eventos de menos de 500 pax. L
maquinas aunque es conveniente tener 10 más de reserva.
lugar con buena iluminación,
Dada la naturaleza del Centro de Control se llega a la conclusión de que debe ser un
lugar amplio y con accesos relativamente grandes así también se recomienda que sea
de superficie plana para una mejor visión y control.
Se puede acompañar de pequeñas salas de trabajo y de los servicios de café y lunch.
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magnitud es recomendable tener un espacio de referencia en donde se
ación sobre el programa del evento, igual que se pueda
con posibilidad de impresión y escaneo, a su vez de
de recursos tanto humanos como materiales. A este espacio se le
“Centro de Control”.
de control de este tipo es de gran apoyo y ayuda para los
organizadores, conferencistas, congresistas y demás personas involucradas directa o
indirectamente en la realización de los trabajos.
El Centro de Control deberá contener para operar adecuada y ordenadamente, los
Un responsable con dos auxiliares. Estas personas deberán tener conocimientos en
el área de computación.
Mobiliario suficiente de acuerdo al trabajo que se tenga contemplado generar,
os sólidos y en buen estado para soportar computadoras
propias del comité o personales; el número dependerá de la
encia que se tenga contemplada, recomendándose cinco maquinas
eventos de menos de 500 pax. Las sillas respectivas serán por el número de
es conveniente tener 10 más de reserva. El salón debe ser un
buena iluminación, natural y ventilado.
Dada la naturaleza del Centro de Control se llega a la conclusión de que debe ser un
relativamente grandes así también se recomienda que sea
de superficie plana para una mejor visión y control.
Se puede acompañar de pequeñas salas de trabajo y de los servicios de café y lunch.
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tener un espacio de referencia en donde se
, igual que se pueda
de un centro de
de recursos tanto humanos como materiales. A este espacio se le
de control de este tipo es de gran apoyo y ayuda para los
organizadores, conferencistas, congresistas y demás personas involucradas directa o
enadamente, los
Un responsable con dos auxiliares. Estas personas deberán tener conocimientos en
Mobiliario suficiente de acuerdo al trabajo que se tenga contemplado generar,
os sólidos y en buen estado para soportar computadoras
el número dependerá de la
maquinas para
por el número de
El salón debe ser un
Dada la naturaleza del Centro de Control se llega a la conclusión de que debe ser un
relativamente grandes así también se recomienda que sea
Se puede acompañar de pequeñas salas de trabajo y de los servicios de café y lunch.
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
La información que deben de manejar el responsable y los a
Control es:
• Programa académico, social y cultural si los hubiere.
• Hoteles en la ciudad con tarifas especiales para el evento.
• Opciones de lugares tales como restaurantes, fondas y “snacks”
• Vías de comunicación.
• Hospitales.
• Atractivos generales del destino.
• Tours post-congreso.
Las características de las personas que atenderán el centro de control son:
• Capacidad analítica.
• Amplio criterio.
• Trato cordial con las personas.
• Conocimientos en computación. Manejo de
• Preferentemente que hablen inglés.
• Sexo indistinto.
6.6. Vías y canales de comunicación.
En este tipo de eventos, dada la magnitud que llegan a alcanzar, la comunicación
constante y efectiva entre el comité organizador
Existen 2 dispositivos de comunicación que han demostrado su eficacia para las
necesidades de este tipo de eventos, estos son:
1. El radio de comunicación, de largo alcance.
2. El teléfono celular.
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La información que deben de manejar el responsable y los auxiliares del Centro de
Programa académico, social y cultural si los hubiere.
ciudad con tarifas especiales para el evento.
de lugares tales como restaurantes, fondas y “snacks” en la ciudad.
Atractivos generales del destino.
Las características de las personas que atenderán el centro de control son:
Trato cordial con las personas.
Conocimientos en computación. Manejo de Excel y Power Point.
Preferentemente que hablen inglés.
Vías y canales de comunicación.
En este tipo de eventos, dada la magnitud que llegan a alcanzar, la comunicación
entre el comité organizador debe ser contemplada como algo vital.
Existen 2 dispositivos de comunicación que han demostrado su eficacia para las
necesidades de este tipo de eventos, estos son:
El radio de comunicación, de largo alcance.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
2011. 50
uxiliares del Centro de
en la ciudad.
Las características de las personas que atenderán el centro de control son:
En este tipo de eventos, dada la magnitud que llegan a alcanzar, la comunicación
contemplada como algo vital.
Existen 2 dispositivos de comunicación que han demostrado su eficacia para las
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6.7. Área técnica.
Esta denominación se da a la zona que se debe destinar para manejar las
presentaciones electrónicas que usualmente
para su ponencia. El área técnica también cumple con la función de enviar
constantemente información al
situaciones extraordinarias que se presenten.
El Área Técnica es una zona de especial cuidado
conferencia y conferencia se verán marcados con la efectividad de esta áre
Los deberes y responsabilidades de ésta área son:
1. Estar puntualmente, con 20 minutos de anticipación, en todas y cada una de las
veces que sea ocupado el escenario ya sea para inau
para las conferencias.
2. Revisar que todo el equipo y sus conexiones se encuentre en
al inicio de cada ponencia.
3. Reportar cualquier anomalía o necesidad extraordinaria al Centro de Control.
4. El responsable de esta zona no deberá abandonar su pu
exposición.
5. Copiar todas las ponencias y presentaciones en la computadora que esté
manejando, esto con el fin de realizar respaldos y poder elaborar las memorias del
Evento posteriormente.
6. Al término del evento el responsable deberá entregar la totalida
manejó.
7. El responsable deberá mostrarse cordial y ameno con todos los que le soliciten
apoyo para su exposición en escenario o foro
Esta área requiere de cierto equipo más especializado y de elementos especiales tales
como:
• Computadoras.
• Cañón.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.
Esta denominación se da a la zona que se debe destinar para manejar las
presentaciones electrónicas que usualmente manejan como apoyo los conferencistas
para su ponencia. El área técnica también cumple con la función de enviar
Centro de Control acerca del desarrollo de la ponencia y
situaciones extraordinarias que se presenten.
El Área Técnica es una zona de especial cuidado puesto que los tiempos entre
conferencia y conferencia se verán marcados con la efectividad de esta áre
Los deberes y responsabilidades de ésta área son:
Estar puntualmente, con 20 minutos de anticipación, en todas y cada una de las
veces que sea ocupado el escenario ya sea para inauguración, clausura y sobre
Revisar que todo el equipo y sus conexiones se encuentre en óptimas
al inicio de cada ponencia.
Reportar cualquier anomalía o necesidad extraordinaria al Centro de Control.
El responsable de esta zona no deberá abandonar su puesto durante toda
Copiar todas las ponencias y presentaciones en la computadora que esté
manejando, esto con el fin de realizar respaldos y poder elaborar las memorias del
Al término del evento el responsable deberá entregar la totalidad del equipo que
El responsable deberá mostrarse cordial y ameno con todos los que le soliciten
apoyo para su exposición en escenario o foro.
Esta área requiere de cierto equipo más especializado y de elementos especiales tales
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2011. 51
Esta denominación se da a la zona que se debe destinar para manejar las
los conferencistas
para su ponencia. El área técnica también cumple con la función de enviar
Centro de Control acerca del desarrollo de la ponencia y
puesto que los tiempos entre
conferencia y conferencia se verán marcados con la efectividad de esta área.
Estar puntualmente, con 20 minutos de anticipación, en todas y cada una de las
guración, clausura y sobre
óptimas condiciones
Reportar cualquier anomalía o necesidad extraordinaria al Centro de Control.
esto durante toda la
Copiar todas las ponencias y presentaciones en la computadora que esté
manejando, esto con el fin de realizar respaldos y poder elaborar las memorias del
d del equipo que
El responsable deberá mostrarse cordial y ameno con todos los que le soliciten
Esta área requiere de cierto equipo más especializado y de elementos especiales tales
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
• DVD.
• Radios de comunicación.
• Plumones.
• Multicontactos.
• Extensiones.
• Señaladores laser.
• Lámparas de mano.
• Botellas de agua.
• Servilletas.
• hojas blancas.
• Lapiceros.
• Lápices.
6.8. Puntos básicos de Reglamento
• Para ingresar a las conferencias y eventos,
otorga en el registro.
• Se prohíbe introducir alimentos y bebidas al recinto de las conferencias, así como
fumar dentro de la misma.
• Para obtener el reconocimiento se debe tener el 80% de asistencia como mínimo.
• No se permitirá introducir
menos que sea en modo de vibrar.
Avisos.
• El gafete que se otorga en el registro es para todo el
siendo intransferible.
• Cualquier aclaración o duda
que con todo gusto las resolverán.
• Cualquier persona que sea sorprendida transfiriendo su gafete le será retirado y
tendrá que pasar a la oficina de registro para aclarar su situación.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.
.
eglamento.
Para ingresar a las conferencias y eventos, es necesario portar el gafete que se
Se prohíbe introducir alimentos y bebidas al recinto de las conferencias, así como
fumar dentro de la misma.
Para obtener el reconocimiento se debe tener el 80% de asistencia como mínimo.
rmitirá introducir teléfonos celulares encendidos en las ponencias,
menos que sea en modo de vibrar.
El gafete que se otorga en el registro es para todo el evento academíco y social,
Cualquier aclaración o duda se deberá plantear a los organizadores del
resolverán.
Cualquier persona que sea sorprendida transfiriendo su gafete le será retirado y
tendrá que pasar a la oficina de registro para aclarar su situación.
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2011. 52
es necesario portar el gafete que se
Se prohíbe introducir alimentos y bebidas al recinto de las conferencias, así como
Para obtener el reconocimiento se debe tener el 80% de asistencia como mínimo.
teléfonos celulares encendidos en las ponencias, al
academíco y social,
plantear a los organizadores del evento
Cualquier persona que sea sorprendida transfiriendo su gafete le será retirado y
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
Objetivo: Medir si lo planeado fue realmente lo sucedido. Etapa de conclusiones y
retroalimentación general.
Duración: 2 días.
7.1. Solución de contingencias.
Se atienden los eventos de emergencia
previsto.
7.2. Tabulación y análisis de encuestas.
Se evalúa el evento, basada en l
encuestas se debe incorporar en el reporte final y las memorias del evento.
7.3. Memorias del evento
Se recopila la información para ser difundida.
7.4. Evaluación de los resultados de cada una de las coordinaciones.
Se comparan objetivos y metas planteadas en cada una de las organizaciones.
7.5. Cerrar la comprobación en el departamento de Recursos Financieros.
Entregar facturas pendientes y las sumas de estas
7.6. Reporte financiero.
El coordinador de Finanzas, deberá de e
para a su vez entregarlo al comité.
7.7. Integrar el reporte de actividades.
Este paso consiste en la elaboración de un reporte general de las actividades del
evento.
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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.
7. ETAPA DE CIERRE
Medir si lo planeado fue realmente lo sucedido. Etapa de conclusiones y
Solución de contingencias.
los eventos de emergencia, aquellos eventuales que estén fuera de lo
análisis de encuestas.
Se evalúa el evento, basada en las encuestas de satisfacción. El resultado de estas
encuestas se debe incorporar en el reporte final y las memorias del evento.
Memorias del evento.
para ser difundida. Ya sea en una página Web, CD, etc.
Evaluación de los resultados de cada una de las coordinaciones.
Se comparan objetivos y metas planteadas en cada una de las organizaciones.
Cerrar la comprobación en el departamento de Recursos Financieros.
endientes y las sumas de estas dando el total de gastos realizados
El coordinador de Finanzas, deberá de entregar un reporte total al coordinador
para a su vez entregarlo al comité.
Integrar el reporte de actividades.
Este paso consiste en la elaboración de un reporte general de las actividades del
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Medir si lo planeado fue realmente lo sucedido. Etapa de conclusiones y
, aquellos eventuales que estén fuera de lo
El resultado de estas
encuestas se debe incorporar en el reporte final y las memorias del evento.
Ya sea en una página Web, CD, etc.
Evaluación de los resultados de cada una de las coordinaciones.
Se comparan objetivos y metas planteadas en cada una de las organizaciones.
Cerrar la comprobación en el departamento de Recursos Financieros.
dando el total de gastos realizados.
ntregar un reporte total al coordinador general
Este paso consiste en la elaboración de un reporte general de las actividades del
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
7.8. Entrega de material.
Materiales y equipo rentado para operación del evento.
7.9. Reunión de cierre con las autoridades de la Institución.
Una vez que cada coordinador presenta su reporte y habiéndolo integrado en un
documento completo final, se procede a poner fecha
que conforman el comité local y/o nacional.
El comité debe ser invitado por escrito o en un oficio
asistencia.
Es importante entregar una copia del documento a presentar
integrantes del comité que asistan
hacérselo llegar.
Al finalizar es importante que cada
entregado, así mismo es igualmente importante en esta última reunión levantar una acta
con todo lo mencionado en la reunión, y especificar al final que se da por terminad
trabajos del evento, quedando el comité organizador sin ninguna deudo
conformidad.
Dentro de esta reunión se recomienda abordar primero el análisis cuantitativo
(financiero, asistencia, gastos y otros) y posteriormente el análisis cual
encuestas, logros en cuanto a vínculos, proyección
otros más importantes según el caso).
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Materiales y equipo rentado para operación del evento.
Reunión de cierre con las autoridades de la Institución.
que cada coordinador presenta su reporte y habiéndolo integrado en un
se procede a poner fecha para una reunión con las personas
el comité local y/o nacional.
por escrito o en un oficio formal y se debe confirmar su
Es importante entregar una copia del documento a presentar a cada uno de los
del comité que asistan, en caso de no asistir alguno de ellos será necesario
Al finalizar es importante que cada miembro del comité firme de recibido el documento
entregado, así mismo es igualmente importante en esta última reunión levantar una acta
con todo lo mencionado en la reunión, y especificar al final que se da por terminad
quedando el comité organizador sin ninguna deudo
Dentro de esta reunión se recomienda abordar primero el análisis cuantitativo
(financiero, asistencia, gastos y otros) y posteriormente el análisis cualitativo (resultados de
encuestas, logros en cuanto a vínculos, proyección para la Asociación o corporativo
más importantes según el caso).
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que cada coordinador presenta su reporte y habiéndolo integrado en un
una reunión con las personas
formal y se debe confirmar su
cada uno de los
alguno de ellos será necesario
firme de recibido el documento
entregado, así mismo es igualmente importante en esta última reunión levantar una acta
con todo lo mencionado en la reunión, y especificar al final que se da por terminado los
quedando el comité organizador sin ninguna deudo, se firman de
Dentro de esta reunión se recomienda abordar primero el análisis cuantitativo
itativo (resultados de
para la Asociación o corporativo y
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
Este proyecto servirá para posicionar positivamente y
conforman el evento en cuestión.
El equilibrio, la buena organización y un compromiso total personal servirán para llevar a
buen fin el evento.
Cabe señalar que el presente proyecto
Convenciones de Michoacán, e
herramienta adecuada como apoyo en la organización y planeación de eventos
relacionados al Turismo de Reuniones.
Hora y Día
Martes, 27 de marzo de 2012
17:00 a 19:00 Pre registro
19:00 a 21:00 Asamblea consejeros
21:00 a 23:00 Cena con Directores de Instituciones, asociaciones
o corporativos.
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
á para posicionar positivamente y a nivel nacional, los gremios que
el evento en cuestión.
El equilibrio, la buena organización y un compromiso total personal servirán para llevar a
Cabe señalar que el presente proyecto es recomendación de la Gerencia del B
Convenciones de Michoacán, el cual se elaboró con el firme objetivo de contar con una
herramienta adecuada como apoyo en la organización y planeación de eventos
relacionados al Turismo de Reuniones.
9. ANEXOS
EJEMPLO
ESTRUCTURA DE PROGRAMA
CONGRESO NACIONAL
Actividad
Martes, 27 de marzo de 2012
Pre registro
Asamblea consejeros
Cena con Directores de Instituciones, asociaciones
o corporativos.
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, los gremios que
El equilibrio, la buena organización y un compromiso total personal servirán para llevar a
es recomendación de la Gerencia del Buró de
l cual se elaboró con el firme objetivo de contar con una
herramienta adecuada como apoyo en la organización y planeación de eventos
Lugar
Cena con Directores de Instituciones, asociaciones
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
Miércoles, 28 de marzo de 2012
08:00 a 09:00 Registro de participantes
09:00 a 11:00 Conferencia Magistral.
11:00 a 11:30 Ceremonia de inauguración.
11:30 a 11:45 Receso
11:45 a 12:45 Ponencia 1.
12:45 a 13:45 Ponencia 2
14:45 a 15:30 Comida
15:30 a 16:00 Traslados a los
16:00 a 19:00 Talleres varios
Taller 1 Taller 2
Lugar: Lugar:
19:00 a 21:00 Tiempo libre
21:00 a 23:00 Cocktail de bienvenida temático
Jueves, 29 de marzo de 2012
08:00 a 09:00 Ponencia 3
09:00 a 11:00 Conferencia Magistral
11:00 a 11:15 Receso
11:15 a 12:15 Ponencia 4
12:15 a 13:15 Ponencia 5
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Miércoles, 28 de marzo de 2012
Registro de participantes
Conferencia Magistral.
Ceremonia de inauguración.
Ponencia 1.
Ponencia 2
Traslados a los talleres
Talleres varios
Taller 2 Taller 3
Lugar:
Tiempo libre
Cocktail de bienvenida temático
Jueves, 29 de marzo de 2012
Ponencia 3
Conferencia Magistral
Ponencia 4
Ponencia 5
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Taller 4
Lugar:
Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
13:15 a 15:30 Comida
15:30 a 16:00 Traslados a los talleres
16:00 a 19:00 Talleres varios
Taller 5 Taller 6
Lugar: Lugar:
19:00 a 21:00 Tiempo libre
21:00 a 23:00 Cena Tradicional.
Viernes, 29 de marzo de 2012
08:00 a 09:00 Ponencia 6
09:00 a 11:00 Ponencia 7
11:00 a 11:15 Receso
11:15 a 12:15 Conferencia magistral
12:15 a 13:15 Clausura y entrega de reconocimientos.
13:15 a 15:30 Comida
15:30 en
adelante
Recorridos Turísticos a elección.
Libre Recorrido
1
Duración:
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Traslados a los talleres
Talleres varios
Taller 6 Taller 7
Lugar:
Tiempo libre
Cena Tradicional.
Viernes, 29 de marzo de 2012
Ponencia 6
Ponencia 7
Conferencia magistral
Clausura y entrega de reconocimientos.
Recorridos Turísticos a elección.
Recorrido Recorrido
2
Recorrido 3
Duración: Duración: Duración:
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Taller 8
Lugar:
Recorrido
4
Duración: