ORGANIZACIÓN LOG SERV COLOMBIA INC

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) VERSIÓN 01

TITULOMANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

ORGANIZACIÓN LOG SERV INC

CÓDIGOLS-MOF-001-03-12

FECHA DE APROBACIÓN1 MARZO 2012

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESLOG SERV INC

Aprobado en Resolución de Gerencia General EF/92.2000 N° 042-2011, de fecha 09.09.2011

ELABORADO POR: APROBADO POR:

NELSON FERNANDO MEJORANO RINCONANA MELISSA TORRES CORDOBA

ANYELA FLORENZA LOPEZ FERNANDEZNEIDY MAYERLI BUITRAGO YATEERIKA PAOLA CASTRO CETINA

OSCAR EDUARDO CATAÑO VARGASSARA LUISA FERNANDA MEDINA BELEÑO

Finalidad.El presente Manual de Organización y Funciones es un instrumento de gestión que describe las funciones de las unidades orgánicas, así como las funciones a nivel de cargo específico del la organización LOG SERV COLOMBIA INC ASESORES de Logística.

Alcance.Las funciones contenidas en el presente manual, deberán ser cumplidas por los trabajadores que integran LA ORGANIZACION.

Aprobación y actualización.El presente Manual de Organización y Funciones será actualizado cuando se produzcan cambios o modificaciones en los procesos o procedimientos internos de LA ORGANIZACION, o si se producen modificaciones en la Estructura Orgánica o en el Reglamento de Organización y Funciones de LA ORGANIZACION.

Base legal y administrativa.En cuanto a la base legal se tendrán en cuenta los siguientes documentos:Acuerdo de Directorio Nº 001, de fecha 2012.03.01, que se aprueba la aplicación por areas de la nueva Estructura Orgánica del LA ORGANIZACIÓN LOG SER INC.Acuerdo de Directorio Nº 1850, de fecha 2011.04.07, que aprueba la primera versión del Reglamento de Organización y Funciones de LA ORGANIZACIÓN LOG SER INC.

Responsabilidad.El Gerente es responsable de las funciones que se realizan en la organización. Asi mismo, los Coordinadores son responsables de las funciones que se realizan en sus unidades orgánicas respectivas.Para asegurar el cumplimiento de las funciones establecidas en el presente Manual de Organización y Funciones, cada Jefe de unidad orgánica deberá indicar al personal a su cargo, por escrito y en forma detallada, las funciones que le corresponden de acuerdo al cargo específico que desempeña.

MISIÓN Y FUNCIONES GENERALES DE LA ORGANIZACION.

Misión.Garantizar el suministro de servicios a nuestros clientes, en forma oportuna con lacalidad y costo necesaria, a fin de contribuir al desarrollo de los mismos. Asimismo; administrar los bienes muebles e inmuebles de la Organizacion.

Funciones.

1. Elaborar y ejecutar del Plan Estratégico de la Organización; así como elaborar y ejecutar los proyectos Operativo Institucionales – POI.

2. Elaborar el Plan Anual de Venta de servicios, gestionar su aprobación, así como controlar la ejecución de los mismas.

3. Planificar, ejecutar y controlar los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios, de acuerdo con la normatividad legal y administrativa vigente.

4. Recibir, custodiar y distribuir los bienes e insumos adquiridos por nuestros clientes y los propios, así como documentos valorados.

5. Satisfacer las necesidades logísticas de nuestros clientes, asegurando su cumplimiento en forma oportuna, con la calidad especificada y de acuerdo con lo programado.

6. Administrar los bienes muebles e inmuebles propios y de nuestros clientes, efectuando los registros y controles que correspondan; así como recibir y mantener en custodia aquellos que han sido encargados por nuestros clientes.

7. Efectuar las acciones necesarias con la finalidad que la asesoría a nuestros clientes, cuenten ambientes apropiados para el buen asesoramiento y cumplimiento de nuestras funciones.

8. Supervisar la ejecución e inspección de los programas de inversión en desarrollo social.

9. Asegurar que los servicios de transporte, mantenimiento y reparación de los equipos, máquinas, muebles, inmuebles y vehículos de la organizacion, se brinden oportunamente; incluyendo equipos o componentes electrónicos diferentes a los de cómputo.

10.Gestionar las pólizas de seguros que se requiera para la organizacion, para cubrir los riesgos a que están expuestos los bienes, instalaciones, equipos, valores y personal; velando por el resarcimiento oportuno de los derechos resultantes en el caso de siniestros.

11.Cumplir y hacer cumplir los contratos derivados de nuestros nuevos clientes, adquisición de bienes, servicios y obras de infraestructura.

12.Administrar el presupuesto destinado a cubrir gastos de pasajes para los trabajadores autorizados a trasladarse en comisión de servicio al interior de la república.

13.Realizar el seguimiento y control de los aspectos administrativos derivados de los contratos, órdenes de compra y/o servicios de la organizacion.

14.Publicar, registrar y/o comunicar según sea el caso, a través del Sistema Electrónico del la organizacion, la información relativa a los procesos de nuevos clientes u otros aspectos establecidos en la normatividad vigente.

15.Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas de riesgo, límites y procedimientos establecidos para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Coordinador de Recursos Humanos del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en la organización.

16.Administrar el presupuesto asignado a su departamento, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución

17.Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por el Órgano de Control Institucional y los organismos de control externo.

ESTRUCTURA ORGÁNICA.

Para el cumplimiento de sus funciones, LA ORGANIZACIÓN cuenta con la siguiente organización:

ÓRGANO DE DIRECCIÓN.Gerencia.ÓRGANO DE ASESORAMIENTO.Asesor Juridico.y ContadorÓRGANO DE APOYO.Coordinador de Recursos Humanos y Coordinador Logistico.ÓRGANOS DE LÍNEA.Vendedores de serviciosSecretaria.MensajeroServicios Generales.

FUNCIONES ESPECIFICAS Y PERFILES DE CADA UNA DE LAS ESTRUCTURAS ORGANICAS

Nombre del Cargo: REVISOR FISCAL Jefe inmediato: Junta DirectivaNúmero de personas en el cargo: 1Objetivo: Mantener a la empresa en orden con las leyes para su normal funcionamiento.

FUNCIONES

1. Hacer que las operaciones y estatutos de la empresa e cumplan.2. Dar en forma escrita cuenta de las irregularidades a los socios y el gerente.3. Colaborar con las entidades gubernamentales para garantizar la inspección y

vigilancia de la empresa.

4. Convocar a asamblea cuando sea necesario.

5. Cclasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera del plan de cuentas

6. Llevar en orden los libros mayores

7. Preparar y presentar informes sobre la situación financiera de la empresa

8. Preparar y presentar tributo al orden municipal, departamental y nacional.

9. Clasificar los estados financieros

10.Asesorar al gerente y a la junta de socios

11.Tener disposición a nuevas tareas asignadas.

PERFIL DEL CARGO

Requisitos: Requisitos intelectuales:Escolaridad: contador público tituladoExperiencia: mínimo 1 añoActitudes: honesto, responsable, respetuoso, tolerante, destreza y agilidad mental, criterio, autonomía, puntualidad, orden, discreción, compromiso, eficaz, agilidad mental y destreza para los númerosResponsabilidades adquiridas: Se encargara ante el gobierno de llevar el buen manejo administrativo contable y jurídico de la empresa, mantener e informar de los estados financieros de la empresa.Ambiente: oficinaRiesgo: mínimo

Nombre del Cargo: GERENTEJefe inmediato: Junta DirectivaNúmero de personas en el cargo: 1

Objetivo General: Mantener un control y supervisión de la empresa.

FUNCIONES

1. Asumir el control sobre el personal al servicio2. Planificar, organizar, controlar y orientar las distintas áreas de trabajo3. Supervisar la gestión del presupuesto de naturaleza económica4. Entregar informes mensuales

5.  disposición a nuevas tareas asignadas.

PERFIL DEL CARGO

Será la encargada de dirigir, coordinar y supervisar que todas las actividades de la empresa se cumplan para ello debe hacer un seguimiento y control de todas y cada una de las aéreas que pertenecen a la empresa.Requisitos: Requisitos intelectuales:Escolaridad: Ingeniería en administración de empresas, Formación en psicología, Profesional en Logística, Administración de recursos humanosExperiencia: 4 añosActitudes: honesto, responsable, respetuoso, tolerante, criterio, autonomía, puntualidad.Responsabilidades adquiridas: supervisión y control de personal para garantizar el buen funcionamiento de la empresa.Ambiente: oficinaRiesgo: mínimo

Nombre del Cargo: SECRETARIA (o) Jefe inmediato: GerenteNúmero de personas en el cargo: 1Objetivo General: Ayudar a llevar un orden de los archivos y documentos de la empresa.

FUNCIONES

1. Resivir, revisar, contestar, enviar y archivar la correspondencia y documentos de la empresa2. Llevar la agenda del gerente y anunciar las personas que lo soliciten3. Contestar las líneas telefónicas4. Elaborar y presentar informes mensuales5. Disposición a nuevas tareas asignadas

PERFIL DEL CARGO

Servir de apoyo y coordinación para que los servicios administrativos y ejecutivos se desarrollen adecuadamente y eficiente Requisitos: Requisitos intelectuales:Escolaridad: bachiller comercial, Atención al cliente, Técnico en sistemasExperiencia: 2 añosActitudes: honesto, responsable, respetuoso, tolerante, criterio, autonomía, puntualidad, orden, discreción, compromiso

Responsabilidades adquiridas: recibir y enviar documentos confidenciales de la empresa y mantener discreción de no publicar datos.Ambiente: oficinaRiesgo: mínimo

Nombre del Cargo: COORDINADOR LOGISTICO Jefe inmediato: GerenteNúmero de personas en el cargo: 1Objetivo General: Buscar, idear, ajustar e implementar las respectivas estrategias para captación de clientes.

FUNCIONES

1. Buscar e investigar nuevas estrategias de venta de nuestros servicios.2. Crear nuevas líneas de servicio  innovar los ya existentes para ser cada día más competitivos3. Analizar la rentabilidad de los servicios en el mercado.4. Elegir políticas de venta y promoción de los servicios.5. Estar presto a cualquier otra disposición

PERFIL DEL CARGO

Será el encargado de estar buscando nuevas estrategias de mercadeo para aplicarlas a los servicios de la empresa para ampliar las ventas y negociaciones.Requisitos: Escolaridad: Especialización en márquetin, Logística y Comercio exteriorExperiencia: 5 añosActitudes: estratégico, honesto, responsable, respetuoso, tolerante, innovador, discreción.Responsabilidades adquiridas: será el encargado de velar que nuestros servicios se comercialicen y produzcan buena rentabilidad para la empresa.Ambiente: oficina, áreas de la empresa y en la calleRiesgo: mínimo

Nombre del cargo: VENDEDOR DE SERVICIOSJefe Inmediato: Coordinador LogísticoNúmero de personas en el cargo: 5Objetivo: Vender todos los productos de la empresa con buen trato y cordialidad.

FUNCIONES

1. Recibir cordialmente al cliente

2. Atender y vender los productos3. Mantener limpio el punto de venta4. Llevar cuentas de lo vendido5. Disponibilidad a otras tareas que se lo deleguen.

PERFIL DEL CARGO

Persona apta para darle al cliente el gusto de ser atendido con cordialidad y ofrecerle el servicio para que haga uso de él y se sienta satisfechoRequisitos:Requisitos Intelectuales:Escolaridad: bachiller, Tecnólogo en Gestión Logística, Manejo de ingles y Comercio exteriorExperiencia: 6 mesesActitudes: agilidad, destreza, control, credibilidad, convencimiento, puntualidad, agilidad mental.Responsabilidades: resistencia a largas jornadas de trabajo y continúasCondiciones de trabajoAmbiente: muy tranquilo.Riesgo: leve

Nombre del cargo: SERVICIOS GENERALESJefe inmediato: Gerente Número de personas en el cargo: 2Objetivo: Mantener el ambiente de la empresa limpio y agradable.

FUNCIONES

1. Barrer2. Trapear3. Rastrillar4. Limpiar5. Lavar6. Disponibilidad a otros oficios7. Realizar diligencias rápidamente8. Recoger y llevar documentos.

PERFIL DEL CARGO

Se busca una persona que sea capaz de mantener en un óptimo estado las instalaciones de la empresa. Otra persona que sea capaz de realizar diligencias y tramites de mensajería eficientemente.Requisitos:

Requisitos físicos: constante movimiento y resistencias musculares.Requisitos intelectualesEscolaridad: Bachiller y bachiller comercialExperiencias: 6 mesesActitudes: agilidad, velocidad. Responsabilidad, discreción y puntualidad.Responsabilidades: mantener todas las áreas limpias y aseadas. Realizar las diligencias sin permitir acumulación de documentación para entregar.Condiciones de trabajoAmbiente: todos las áreas de trabajo de oficina. 

Nombre del cargo: ASESOR JURIDICOJefe Inmediato: GerenteNumero de personas en el cargo: 1Objetivo: Dirigir, ejecutar y controlar labores de Asesoría Jurídica y actuar junto con el Gerente General en la representación judicial y extrajudicial de la Empresa, brindar soporte al desarrollo de la Empresa, encaminándole dentro de la correcta aplicación de las disposiciones legales.Sus actividades asesoras, tienen una relación con usuarios internos y externos para identificar sus necesidades y ofrecer asesoramiento de calidad que contribuyen a la toma de decisiones tanto del proceso legislativo como del proceso administrativo.

FUNCIONES

1. Asesorar jurídicamente al nivel Directivo, Ejecutivo, Asesor, Apoyo y Operativo de la Institución.

2. Representar a la Empresa, judicial y extrajudicialmente en asuntos inherentes a su profesión y función.

3. Cumplir las funciones propias e inherentes en asuntos laborales, penales, civiles, administrativos y mercantiles de la Empresa.

4. Autorizar las minutas y suscribirlas respecto a los contratos que realice la Institución.

5. Participar en los Comités o grupos de trabajo que señalen las leyes, reglamentos o el nivel directivo o ejecutivo de la Institución.

6. Emitir los informes y/o dictámenes de carácter jurídico que le sean o no solicitados por la Junta Directiva, Gerencia, Coordinadores y otros de nivel asesor.

7. Estudiar y resolver los problemas legales relacionados con la Empresa, revisión de contratos, convenios, proyectos y normas legales, codificación de los mismos, asistencia a nivel directivo de los juicios que se relacionen con la Empresa y emitir dictámenes que deba conocer la administración.

8. Las demás que le asignen las Leyes, este Reglamento y las emanadas de Autoridad competente.

PERFIL DEL CARGO

Asesoría Jurídica es la dependencia que proporciona opiniones y criterios de carácter jurídico, así como asesoramiento y apoyo de carácter legal. Las funciones de Asesoría Jurídica estará desempeñada por un profesional a nivel de derecho en el sector privado colombiano con título de Doctor en Jurisprudencia o Abogado con experiencia de CINCO años en el campo y cuente con licencia profesional actualizada con especialización en Comercio Exterior y Normatividad de exportación.Actitudes: Trabajo profesional con criterio jurídico.Responsabilidades adquiridas: supervisión y control de personal para garantizar el buen funcionamiento de la empresa.Ambiente: oficinaRiesgo: mínimo

Nombre del Cargo: ADMINISTRADOR DE RECURSOS HUMANOSJefe Inmediato: Junta DirectivaNumero de personas en el Cargo: 1Objetivo: Dirigir, ejecutar y controlar labores de Asesoría en el area de Recursos Humanos y actuar junto con el Gerente General en la representación de la Empresa, brindar soporte al desarrollo de la Empresa, encaminándole dentro de la correcta aplicación de las disposiciones legales y ejecutivas.

FUNCIONES

1. Anticipar de forma proactiva las necesidades de la organización para disponer de las personas adecuadas en tiempo y plazo (Gestión de Plantillas).

2. Gestionar los procesos relacionados con la incorporación, mantenimiento y desvinculación de las personas de la organización (Administración de Personal).

3. Identificar los perfiles (conocimientos, habilidades, rasgos de personalidad, actitudes y valores) que deberán tener estas personas así como determinar cuales deben ser los sistemas de retribución más competitivos (Descripción de Puestos de Trabajo y Políticas Retributivas).

4. Atraer a las personas con los perfiles mas adecuados para cubrir las vacantes existentes (Selección).

5.  Facilitar la incorporación e integración de las personas dentro de la organización (Acogida).

6. Estimular, involucrar y fidelizar a esas personas para favorecer su compromiso con la organización a través del salario emocional (Motivación).

7. Crear canales de relación verticales, horizontales y transversales entre todos los miembros de la organización (Comunicación).

8. Establecer las características del desempeño y evaluar “el que y el como” (Evaluación del Desempeño).

9. Desarrollar sus competencias para que cada vez sean mejores profesionales (Formación).

PERFIL DEL CARGO

Persona con amplia visión de integración de las diferentes areas o secciones de la empresa asi como con los clientes, además del conocimiento de las actividades que desarrolla la empresa.Requisitos IntelectualesEscolaridad: Administrador de recursos humanos con especializaciones en el area de logística o afines.Experiencia: 1 añoActitud: Demostrar credibilidad personal, Gestion de cambio, Gestion de la cultura, Dominio de las practicas de RR.HH, Conocimiento empresarial,Responsabilidades: Velar por que la empresa y todos sus miembros funcionen y trabajen como si esta fuese una sola persona, procurando ciertos valores. Condiciones de trabajoAmbiente: todos las áreas de trabajo de oficina.