Manual de CI Caja y Bancos
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4.21 CAJA Y BANCOS-CICLO FINANCIERO
Protección del área de caja
4.211 Para evitar el acceso de personas ajenas al manejo de fondos es
indispensable contar con la protección física adecuada de las áreas de caja
recomendándose que éstas sean áreas claramente separadas y delimitadas.
F unciones del cajero
4.212 El objeto de que el cajero no realice funciones de tesorería ni de registro en
los libros de contabilidad, es el de evitar que pudieran influir sobre el registro
en los libros de ingresos o de egresos de caja a fin de encubrir un desfalco.
4.213 Generalmente, a fin de esconder una irregularidad, un cajero debe tener los
medios ya sea para omitir o hacer omitir en los libros ambas partes de una
operación de caja, o tiene que estar en posición de hacer o lograr que se
hagan asientos en los libros principalmente que compensen el importe de la
irregularidad.
Fondos fijos de caja
4.214 El sistema de fondos de caja para pagos menores deben establecerse en
una cantidad fija simplificando así el controlar el fondo para este tipo de
pagos, al fijar la cantidad total de la cual su depositario siempre será
responsable. El que se logre o no este propósito depende totalmente del
modo en que se opere el fondo. Uno de los requisitos esenciales para el
buen funcionamiento del sistema de fondo fijo, es el de que sólo se
reembolse el fondo mediante la presentación de los comprobantes
debidamente autorizados que hayan sido pagados del fondo y por el importe
total de los mismos.
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Arqueos sorpresivos
4.215 A fin de descubrir hasta donde sea posible prácticas indeseables, el fondo fijo
debe estar sujeto a comprobación por el contador de la compañía o por los
auditores internos a base de arqueos sorpresivos y nunca debe ser arqueado
por el responsable del fondo ni por las personas que autorizan pagos a
través del fondo fijo. Por lo tanto, los procedimientos que obliguen al cajero a
efectuar cortes de caja diariamente al fondo fijo, no deben considerarse como
arqueo del fondo fijo en el sentido en que se usa comúnmente en el lenguaje
interno de la compañía.
Personal afianzado
4.216 El propósito principal de afianzar al personal que maneja fondos, es el
asegurarse contra pérdidas por irregularidades. Indirectamente, sin embargo,
el afianzamiento del personal puede estimular una observancia más estrecha
de los procedimientos apropiados si los empleados tienen conocimiento del
hecho de que están afianzados y, por consiguiente, se dan cuenta cabal de
las consecuencias que pueden derivarse de los malos manejos o de
acciones impropias.
4.217 La fianza no debe limitarse al personal que maneja fondos sino también a los
demás empleados y principales funcionarios. Desde el punto de vista
psicológico de los empleados que están afianzados, la cantidad de la fianza
es relativamente poco importante, pero desde el punto de vista de la
recuperación del seguro es importante que la cantidad de la fianza sea
adecuada en relación con la posición del funcionario o empleado afianzado.
4.218 El hecho de que los empleados estén afianzados no es una excusa para no
tener la adecuada comprobación interna de la contabilidad. A fin de lograr la
indemnización, la compañía tiene que descubrir la pérdida y generalmente
poderla probar. Es posible que no se descubran las irregularidades si no
existe un control adecuado, y aunque esté asegurada la compañía contra
pérdidas, es probable que no se dé cuenta de que sus activos han sido
objeto de malos manejos.
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Límite máximo
4.219 Con el propósito de que los desembolsos mayores se pongan en
conocimiento de funcionarios responsables para su revisión y aprobación
antes de que se efectúen, es deseable establecer una limitación sobre la
cantidad que pueda pagarse del fondo fijo bajo la sola responsabilidad de su
encargado, puesto que puede ser difícil o imposible el recobrar pagos
indebidos. Además el fondo de caja, destinado principalmente para hacer
pagos pequeños, rápida y convenientemente.
Requisitos de los vales y comprobantes
4.220 Para evitar fraudes al cambiar las cantidades originalmente anotadas en los
vales del fondo fijo, después de haberse entregado la cantidad correcta a la
persona que preparó el vale en primera instancia, los vales provisionales de
caja deben prepararse con tinta y las cantidades deben escribirse con letra y
anotarse en números, de modo que una alteración pueda notarse por
cualquier persona que revise dichos comprobantes.
4.221 Debe ejercerse una diligencia especial cuando el vale lo prepara la persona
que obtendrá el reembolso y no se acompaña de una factura del proveedor u
otro documento que corrobore el importe del pago independientemente del
vale de caja chica.
4.222 Para no descapitalizar el fondo y con el fin de que se de un uso oportuno y
efectivo del dinero, es conveniente establecer un plazo máximo para la
comprobación definitiva de los vales provisionales, el cual, una vez cumplido,
se descontará el importe correspondiente al empleado que efectivamente
recibió el dinero.
Autorización por jefes departamentales
4.223 Los vales y comprobantes del fondo fijo deben estar invariablemente
autorizados por jefes departamentales y en ningún caso se deberá permitir
que autorice pagos la persona responsable del fondo. Con esta medida se
evita que el encargado del fondo haga un uso inadecuado del efectivo y por
otra parte auxilia en un mejor control de los gastos departamentales.
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Autorización para anticipos a empleados y cambios de cheques
4.224 En toda compañía los anticipos para gastos de viaje o de sueldos, deberán
hacerse a través de cheque y controlarlos en una cuenta por cobrar, por otra
parte, en ningún caso es conveniente efectuar cambios de cheques de
clientes y empleados ya que en ambos casos se pierde la finalidad para la
cual fue creado el fondo fijo, así mismo y sólo en aquellos casos especiales
en que se haga necesario serán autorizados por un funcionario designado
por la administración.
Reembolso del fondo fijo
4.225 Es conveniente que la cantidad asignada como fondo fijo sea adecuada, es
decir no deberá ser un importe mayor al normalmente necesario para operar
el fondo y así evitar que el encargado pueda manipular el exceso
correspondiente. Por el contrario, si la cantidad es menor a las necesidades
de efectivo da como consecuencia que los reembolsos ocurran con mayor
frecuencia a la deseable.
4.226 Antes de efectuar el reembolso, los comprobantes del fondo fijo deben ser
revisados por un empleado distinto al responsable del fondo y que no esté
autorizado para aprobar vales de caja. Finalmente, los comprobantes del
fondo fijo que se presenten; para reembolsar deben ir anexos al cheque y
posteriormente ser cancelados por un empleado que no tenga conexión o
control sobre la preparación del cheque o sobre la revisión de los
comprobantes, para así evitar que vuelvan a ser usados.
4.227 Como verificación de que los comprobantes fueron cancelados en su
totalidad, la persona que firma el cheque por segunda ocasión deberá
comprobarlos de nueva cuenta.
4.228 El cheque de reembolso deberá hacerse a nombre del cajero y nunca al
portador, ya que el hacerlo de esta forma provoca que cualquier empleado
pueda apropiarse del efectivo sin poder responsabilizar plenamente al
custodio del fondo.
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Aplicación
4.229 En forma selectiva, auditoría interna o un empleado responsable de la
contabilidad, deberá revisar la aplicación contable de los comprobantes que
se reembolsen, esto tiene como finalidad entre otras evitar que exista un
inadecuado registro contable.
Ingresos recibidos directamente por el cajero
4.230 Para lograr una segregación efectiva entre las funciones de recepción del
efectivo por parte del cajero y su adecuado control y con el fin de evitar la
posibilidad de malversar el efectivo recibido y encubrir la irregularidad,
deberán utilizarse formas prenumeradas de ingresos recibido por el cajero.
4.231 El uso de estas formas establece además un control posterior para
comprobar la oportunidad y cantidad de dinero depositado y contabilizado.
Valores recibidos por correo
4.232 La preparación de una lista prenumerada de los ingresos recibidos por correo
debe delegarse a los empleados encargados de abrir la correspondencia
asegurándose de que se listen todos los cobros recibidos; así mismo, estas
personas no deben tener conexión alguna con las operaciones de caja, ya
sea en el libro de caja o en los registros de clientes.
4.233 Los procedimientos deben asegurar una comparación de las partidas
individuales que aparecen en la lista con los ingresos registrados en el libro
de caja y con las partidas relacionadas en la fecha del depósito. Esta
comparación debe hacerse preferentemente por un empleado del
departamento de contabilidad y en todo caso por un empleado que no tenga
conexión con las operaciones de caja.
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3.234 En una empresa pequeña, donde la división de las funciones está limitada, la
lista de los cobros recibidos, si se usa debidamente, constituye una
importante medida de seguridad, pero en las compañías mayores donde la
división de las funciones puede ser ampliada considerablemente deben ser
introducidos otros procedimientos en el sistema de control interno de
contabilidad, tales como que la lista de los cobros recibidos por correo debe
ser prenumerada, que los valores recibidos deben entregarse directamente a
la caja y debe ser firmada en el original por el cajero como evidencia de
haber recibido los valores listados, que este original se entregará a
contabilidad para su registro y archivo, etc.
Cobranza hecha por cobradores
4.235 Con la finalidad de tener una seguridad de que todos los cobros a clientes
efectuados a través de cobradores sean reportados y depositados
oportunamente deben existir procedimientos que permitan una satisfactoria
segregación de funciones, esto es, las relaciones de cobranza serán
prenumeradas y su preparación será hecha por el departamento de crédito y
cobranzas.
Endoso de cheques
4.236 Prescindiendo de aquellos otros controles que puedan establecerse sobre los
cheques recibidos, se puede obtener un verdadero resguardo adicional
mediante la colocación de un endoso restrictivo o bien cruzar los cheques tan
pronto como se reciben. Tal endoso indicaría que el cheque puede ser
depositado solamente en la cuentas de la compañía. Este procedimiento
hace más difícil que alguna persona pueda negociar el cheque en caso de
que las circunstancias permitan su malversación.
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Cheques post-fechados
4.237 Algunas compañías reciben cheques post-fechados de sus clientes.
Ocasionalmente, estos cheques permanecen en poder de otra persona que
no es el cajero, y son enviados a él para depositarlos en la fecha indicada.
Como una medida de seguridad contra el uso irregular de estos cheques,
éstos nunca deben ser entregados a la custodia de un empleado que tenga
autoridad para originar asientos acreditando las cuentas por cobrar de los
clientes. Un control sobre estos cheques, o cualquier otro cheque no
depositado inmediatamente, debe llevarse por el departamento de
contabilidad. Dicho control debe estar de tal manera diseñado que permita
depositar oportunamente este tipo de cheques.
Depósito diario de ingresos
4.238 El requisito de que los ingresos de caja se depositen intactos en el banco
diariamente tiene por objeto el evitar que los empleados usen el efectivo
temporalmente para fines no autorizados y sustituyan cheques cobrados y no
registrados por cobros en efectivo que han sido debidamente registrados en
los auxiliares. Si la compañía ha adoptado el procedimiento de listas todas
las remesas recibidas, ha provisto de tal modo un medio para determinar que
todos los cobros son depositados.
4.239 Frecuentemente, los cobros en efectivo no se depositan intactos por la razón
de que el dinero se requiere para cambiar cheques de clientes o para pagos
de caja chica. En estos casos debe aumentarse el fondo fijo para gastos
menores a fin de evitar el uso del efectivo cobrado y poder depositar la
totalidad de los cobros diariamente.
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Ficha de depósito sellada por el banco
4.240 El propósito de anexar las fichas de depósito selladas por el banco a la
póliza de ingresos es verificar que los cobros reportados por el cajero como
depositados en el banco están de acuerdo con el depósito efectuado. Esto
no se aplicaría si el cajero estuviese envuelto en una operación de "jineteo",
lo que sería descubierto al efectuarse los procedimientos que se mencionan.
Sin embargo, para que sean eficaces estos procedimientos, deben incluir
ciertos resguardos. O bien la persona que prepara el registro de ingreso de
caja no debe preparar la ficha de depósito, o si lo hace, otro empleado debe
comparar la ficha de depósito detalladamente con los cheques depositados y
sumarla. El empleado que anote en el registro de ingresos no debe llevar el
depósito al banco, ni debe tener acceso al duplicado de la ficha de depósito
después que se ha recibido del banco.
Verificación de despósitos
4.241 Con la finalidad de descubrir malos manejos a través de la omisión u
ocultación de errores en los depósitos, es conveniente que un empleado
independiente al proceso de cobro y registro verifique, una vez depositada la
remesa, la oportunidad e importe de los depósitos mediante el cotejo de la
ficha de depósito sellada por el banco, con la documentación soporte de
dichos ingresos, comprobando que ésta se utilice en estricto orden numérico.
Personas autorizadas para firmar cheques
4.242 Las personas autorizadas para firmar cheques no deben ejecutar funciones
de caja o de registro contable ni deben tener acceso a las mismas para no
propiciar la posibilidad de encubrir alguna irregularidad a través de la firma de
un cheque fraudulento.
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Firmas mancomunadas
4.243 Para tener un control satisfactorio sobre el manejo de los fondos bancarios
propiedad de la compañía el consejo de administración deberá autorizar que
invariablemente las personas para firmar cheques lo hagan en forma
mancomunada.
Traspasos entre cuentas bancarias
2.244 Con la finalidad de obtener un control preciso de los traspasos de fondos
entre cuentas bancarias y evitar que sean compensados durante un mismo
período, invariablemente se realizarán tales traspasos a través de la
expedición de cheques con la cual se amparará la salida de efectivo
mediante una forma prenumerada como lo es el cheque.
Límite mínimo en la expedición de cheques
2.245 En relación con el límite máximo establecido para el fondo de caja, es
importante establecer también un límite mínimo para expedir cheques,
proporcionando así un doble control en los desembolsos y un ahorro en el
costo administrativo al evitar la expedición numerosa de cheques por
cantidades poco importantes que puedan cubrirse a través del fondo fijo.
Cheques inutilizados
4.246 Aunque en sí los cheques prenumerados no constituyen una seguridad
contra las irregularidades, pueden en algunas circunstancias ser de cierto
valor, particularmente en compañías pequeñas. En los casos en que los
cheques están prenumerados, la falta de secuencia pudiera indicar el uso de
un cheque no registrado y, por lo tanto, es de desear que se puedan
contabilizar todos los cheques que se han usado. A fin de controlar la
secuencia numérica, estos cheques cancelados deben mutilarse de modo
efectivo y guardarse en orden numérico junto con las demás copias de
cheques expedidos, o engraparse en el talón del cheque no usado.
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4.247 En algunas compañías que usan cheques prenumerados se mantiene
también una existencia de cheques en blanco sin numerar y se usa uno de
los cheques en blanco en lugar de un cheque prenumerado echado a perder,
asignándosele el número de aquél. Esta práctica cancelada virtualmente un
elemento de control que pudiera obtenerse al usar la prenumeración en los
cheques. Los números de los cheques correspondientes a aquéllos
cancelados no deben usarse nuevamente.
Cheques firmados en blanco
4.248 La práctica de firmar cheques en blanco debe desaparecerse en todo caso,
pero en las compañías pequeñas donde el control interno de contabilidad
frecuentemente suele ser incompleto, el peligro de firmar cheques en blanco
se intensifica. El que firma un cheque asume la responsabilidad final de que
el desembolso está correcto, pero al firmar un cheque en blanco no puede
apreciar si lo está y deja la puerta abierta para cualquier irregularidad. En las
ocasiones en que las circunstancias hagan imprescindible la firma de
cheques en blanco para casos de emergencia, los que firman deben tomar
nota de los números de serie y otros medios de identificación de los cheques
que firman en blanco y tan pronto les sea posible, satisfacerse de su uso
apropiado mediante el examen de los documentos que justifiquen el pago y
la inspección del estado de cuenta del banco.
Cheques al portador
4.249 Los cheques girados al portador o a la vista pueden ser cambiados sin
endosarse, por lo que la compañía se priva de su medio legal contra el banco
si tales cheques se cambian por personas no autorizadas. Frecuentemente
se emiten cheques al portador o a la vista para obtener fondos para pagar las
nóminas o reembolsar el fondo fijo, pero aún en estos casos, no hay razón
para que los cheques no se hagan a nombre del empleado autorizado para
cambiar dichos cheques.
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Cheques en blanco
4.250 Los cheques por usarse deben ser guardados y controlados cuidadosamente
puesto que generalmente tienen impreso el nombre de la compañía y
pudieran llenarse por personas no autorizadas, haciéndolos efectivos con
poca dificultad. Este peligro es mayor aún en los caso de cheques de
nómina que se usan en grandes cantidades y generalmente se giran por
cantidades pequeñas.
4.251 Debe tenerse siempre en cuenta, además, que la mayoría de las compañías
usan muchos papeles y modelos que correctamente llenados y aprobados
representan un pasivo o pérdida potencial. Aunque es deseable tomar las
precauciones necesarias para la custodia y entrega de dichos modelos, los
resguardos más importantes y esenciales deben estar en los procedimientos
para el control físico de los cheques en blanco.
Cheques devueltos
4.252 La devolución de cheques depositados en el banco pueden indicar una
posible irregularidad. Si el cajero, por ejemplo, ha estado sustrayendo o
manipulando fondos, no le sería difícil ocultar temporalmente una situación
anormal depositando un cheque sin valor para cubrir el faltante. De este
modo, en el momento de un examen, los fondos de caja aparecerían
correctos, ya que el cheque sin valor aparecería en los libros como efectivo
depositado y posiblemente no sería devuelto por el banco hasta dos o tres
días después, o más aún si se gira sobre un banco situado en otra plaza. Si
el cheque se devolviese entonces al cajero, él podría estar en posición de
encubrir esta situación y así continuar la irregularidad.
4.253 Debe, por lo tanto, requerirse que las partidas despositadas y devueltas por
el banco se remitan para su investigación y aclaración a personas que no
tomen parte en los procedimientos regulares de recepción de efectivo.
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Conciliaciones bancarias
4.254 Una conciliación bancaria, hecha de modo eficaz, constituye una auditoría
parcial de los ingresos y desembolsos de efectivo durante el período de la
conciliación y, por consiguiente, ésta no debe hacerse por un empleado que
tome parte en la preparación o anotación de las operaciones de efectivo.
4.255 El empleado que inspecciona los documentos antes de que los cheques se
entreguen para firma, el que firma, o un empleado a quien se haya delegado
la autorización para la emisión del cheque, están todos en situación de iniciar
cheques indebidos y no deberían participar en la preparación de la
conciliación. El conciliar las cuentas bancarias, aún cuando estas sean
hechas por empleados adecuados, no descubrirá necesariamente
desembolso indebidos pero limitará la oportunidad de cometer irregularidades
a los empleados que preparen o aprueben cheques o reciban efectivo,
puesto que no las podrán encubrir manipulando las conciliaciones bancarias.
Recepción de los estados de cuenta bancarios
4.256 El estado de cuenta del banco debe llegar directamente del banco en sobre
cerrado a manos del que prepara la conciliación. Esto proporciona una
seguridad razonable de que nadie que pueda haber cometido una
irregularidad, que puede ser descubierto estuviera en posición de ocultarla
cambiando los asientos o los saldos mostrados en los estados del banco.
Partidas atrasadas o anormales
4.257 Uno de los propósitos esenciales al preparar una conciliación bancaria es el
descubrir partidas que puedan indicar la existencia de irregularidades. La
mera prueba aritmética entre el saldo mostrado por las cuentas de la
compañía y el saldo del banco no es suficiente. Debe hacerse una revisión
cuidadosa de todas las partidas de conciliación y obtenerse una explicación
satisfactoria de las que no sean comunes. La revisión debe hacerla alguien
que no tome parte en los procedimientos usuales de cobros y desembolsos
puesto que tal persona puede ella misma haber cometido una irregularidad y,
por lo tanto, estaría en situación de suprimir cualquier investigación anterior.
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Oportunidad de las conciliaciones bancarias
4.258 El preparar las conciliaciones bancarias en forma mensual y oportuna, es de
gran utilidad para lograr los objetivos señalados en los puntos anteriores,
dado que las partidas de conciliación resultantes serían investigadas y
aclaradas inmediatamente, evitando así el ocultamiento de errores de mala
fe.
4.259 Una forma de lograr este objetivo es manteniendo actualizados los registros
contables y obteniendo oportunamente los estados de cuenta bancarios. En
ocasiones será preciso dar instrucciones al banco para que los estados de
cuenta sean entregados directamente a un empleado de la compañía, el
cual, obviamente, no será el que prepare dichas conciliaciones.
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