Manual de Atendimento - medlinksaude.com.br · Manual Odonto v20150708.docx 2 ÍNDICE ... caractere...
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Manual de Atendimento
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2
ÍNDICE
ACESSANDO O MEDLINK ODONTO .......................................................................................... 3
ADMINISTRAÇÃO DE USUÁRIOS.............................................................................................. 4
CRIANDO UM NOVO USUÁRIO ............................................................................................. 4
EDITANDO UM USUÁRIO EXISTENTE ................................................................................... 6
REMOVENDO UM USUÁRIO ................................................................................................. 7
INCLUSÃO DE PEDIDO ........................................................................................................... 8
ABA INFORMAÇÕES ........................................................................................................... 9
ABA PROCEDIMENTOS ..................................................................................................... 10
ABA TRATAMENTO ........................................................................................................... 11
ABA OBSERVAÇÃO ........................................................................................................... 12
ABA ANEXO DO PEDIDO ................................................................................................... 13
ABA CRÍTICAS DO PEDIDO ............................................................................................... 15
SOLICITAÇÃO DO PEDIDO .................................................................................................... 16
ACOMPANHAMENTO DE PEDIDO ............................................................................................ 17
EXECUÇÃO DE PROCEDIMENTOS ........................................................................................... 19
COMPLEMENTO DE PEDIDO .................................................................................................. 21
CANCELA GUIA ................................................................................................................... 22
HISTÓRICO (REIMPRESSÃO DE BOLETOS) ............................................................................. 23
FECHAMENTO DE LOTE ........................................................................................................ 24
GRD .................................................................................................................................. 25
BOLETO DE GRD ................................................................................................................. 26
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3
ACESSANDO O MEDLINK ODONTO
Para acessar o sistema MedLink ODONTO abasta acessar o site http://web.medlinksaude.com.br.
Seu Usuário será o seu CPF ou CNPJ.
Sua Senha inicial também será seu CPF ou CNPJ.
Digite o Usuário. Neste caso, será o CPF, CNPJ ou Código de Identificação.
Digite a Senha. Inicialmente a senha será o CPF, CNPJ ou Código de Identificação, esta deverá ser alterada no seu primeiro acesso.
Clique no botão Entrar. Caso possua mais de um posto, aparecerá a tela abaixo.
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4
ADMINISTRAÇÃO DE USUÁRIOS
Criar, alterar e excluir usuários da solução MedLink ODONTO.
No menu Cadastros, clique em Adm. Usuários.
CRIANDO UM NOVO USUÁRIO
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Clique em Adicionar. Selecione o Perfil para este novo usuário, veja os existentes e sugestões de utilização:
Atendente – Usado normalmente para usuários que farão apenas atendimentos (recepção). Poderão ser
atribuídas outras funções a este usuário, como por exemplo, executar GRD, bastando para isso marcar a caixa GRD.
Faturista – Usado normalmente para usuários que apenas realizam o faturamento do estabelecimento. Poderão ser atribuídas outras funções a este usuário, como por exemplo, realizar atendimentos, bastando para isso marcar a caixa Atendimentos.
Supervisor - Usado normalmente para usuários que apenas poderão gerenciar os usuários da solução. Poderão ser atribuídas outras funções a este usuário, como por exemplo, realizar a GRD, bastando para isso marcar a caixa GRD.
Completo – Terá todas as funções do administrador.
Caso seja necessária a inclusão de mais alguma Função ao perfil selecionado, marque a caixa ao lado da função que se deseja adicionar. Crie o Login do usuário. Crie o Nome do usuário. Este nome aparecerá no canto superior esquerdo, Exemplo: Nome: Maria, ao acessar o sistema aparecerá “Bom Dia, Maria”. Crie uma Senha para acesso deste usuário. Confirme a senha escolhida em Confirmar Senha.
Selecione o Posto para onde este usuário está sendo criado. Não utilizado no Medlink Odonto. Clique no botão Salvar para incluir este usuário.
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EDITANDO UM USUÁRIO EXISTENTE
Atenção:
1. O campo Login não pode ser editado.
2. Para desativar um usuário temporariamente, como por exemplo, férias de um usuário, marque a caixa Conta Desativada.
Selecione o Usuário que se deseja editar. Clique no botão Editar.
Aparecerá a tela para a alteração do usuário, faça as alterações necessárias e ao final clique no botão Salvar.
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Editar
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REMOVENDO UM USUÁRIO
Selecione o Usuário que se deseja remover.
Clique no botão Salvar.
Aparecerá a tela acima, confira o Login e Nome e caso seja correto, clique no botão Confirma para remover este usuário.
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INCLUSÃO DE PEDIDO
Utilizado para solicitação de senha para procedimentos pré-autorizados.
Primeiro digite o número da carteira do beneficiário e clique em Buscar.
Se o número da carteira estiver correto os dados do beneficiário serão carregados na tela.
Depois, selecione o Tipo de Atendimento e clique em Avançar.
Para realizar um pedido de autorização, selecione no menu: Solicitação de Senha / Inclusão de Pedido.
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ABA INFORMAÇÕES Preencha campos da aba Informações e depois clique na aba Procedimentos.
Guia Principal.
Número da Guia Principal (Opcional) - campo apenas informativo.
Beneficiário.
Atendimento a RN (Obrigatório) - Selecione SIM ou Não.
Telefone - (Opcional) - campo apenas informativo.
Profissional Solicitante (preencher apenas se for diferente do Executante Complementar).
Nome (Opcional) - campo apenas informativo.
Número CRO (Opcional) - campo apenas informativo.
UF (Opcional) - campo apenas informativo.
CBO (Opcional) - campo apenas informativo.
Contratado Executante.
Código e Nome - informado automaticamente pelo sistema.
Número CRO (Obrigatório) - Informe o CRO do profissional Executante.
UF (Obrigatório) - Informe a UF do profissional Executante.
Endereço - informado automaticamente pelo sistema.
Profissional Executante (o botão Copiar Contratado preenche os campos com os mesmos dados do Contratado Executante).
Nome (Obrigatório) - Informe o Nome do profissional Executante Complementar.
Número CRO (Obrigatório) - Informe o CRO do profissional Executante.
UF (Obrigatório) - Informe a UF do profissional Executante.
CBO (Obrigatório)- pode ser informado o nome da especialidade ou o código CBO. Após a digitação do 3º caractere será mostrada uma lista com as especialidades, bastando apenas clicar na opção desejada.
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ABA PROCEDIMENTOS Na aba Procedimentos clique na Lupa para pesquisar um procedimento.
Digite parte da descrição do procedimento, clique em Busca e depois em Selecionar no procedimento desejado. Se
preferir a busca também pode ser realizada pelo código do procedimento.
Dependendo do procedimento selecionado, será necessário informar a Região, Dente, Face, Dente+Face e Quantidade. Depois clique em Adicionar.
Repita este processo até incluir todos os procedimentos.
Alguns procedimentos possuem pré-requisitos para autorização como neste exemplo onde é informada a necessidade do Raio-X Inicial.
Para enviar o Raio-X ou qualquer outro documento na Solicitação Inicial, acesse a aba Anexo do Pedido.·.
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ABA TRATAMENTO A aba Tratamento, só ficará disponível para visualização após a solicitação do Pedido.
Ela ira exibir todas as sequencias do tratamento, com seus respectivos procedimentos e situação de liberação.
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ABA OBSERVAÇÃO A aba observação é de preenchimento opcional, nela você pode passar qualquer informação complementar e
também visualizar o que a Operadora escrever.
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ABA ANEXO DO PEDIDO Nesta aba é permitido anexar uma imagem ou documento que faça parte do processo de regulação prévia e
autorização do procedimento.
O envio de anexos no momento da solicitação do pedido é opcional, mas se desejar faze-lo, você deve preencher o
campo Descrição informando o que esta enviando e depois clicar no botão Anexar.
Nesta janela de Upload de Arquivos, clique no botão Procurar.
Selecione o arquivo que deseja anexar e clique em Abrir.
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Agora clique em Anexar Arquivo. Após o arquivo ter sido carregado, feche esta janela clicando no X vermelho.
Os pedidos poderão ser executados somente após a análise e autorização da Operadora, para verificar o status ou
executar um pedido e acesse a opção acompanhamento de pedido.
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ABA CRÍTICAS DO PEDIDO A aba Críticas do Pedido, só ficará disponível para visualização após a solicitação do Pedido.
Ela ira exibir todos os procedimentos da sequencia que foram negados, informando também o código e a descrição
da negativa.
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SOLICITAÇÃO DO PEDIDO Após preencher todos os dados necessários, clique no botão Solicitar Pedido.
O sistema criará um número de controle que aparecerá em com azul no topo da página, do lado direito. Esse número
é a referência do prestador para localizar o andamento do pedido
Eventuais negativas recebidas em procedimentos dentro de um pedido serão analisadas posteriormente pela operadora.
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ACOMPANHAMENTO DE PEDIDO
Utilizado para acompanhar, editar, cancelar e executar procedimentos.
A pesquisa pode ser realizada por qualquer um dos dados abaixo, ou combinação entre eles:
Número do Pedido
Número da carteira
Intervalo de data da solicitação de autorização
Situação do pedido
O ícone da coluna Edit, exibe a tela do pedido. Enquanto o pedido estiver com a Situação de Pendente para
Análise é possível incluir mais procedimentos no mesmo pedido através da Aba Procedimentos/Serviços do pedido.
O ícone da coluna Canc, é utilizado para cancelar o pedido. É obrigatório informar o motivo do cancelamento no
campo observação.
Para acessar o Acompanhamento de Pedidos selecione Outros, em seguida Solicitação
de Senha e por último, Acompanhamento de Pedidos.
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O ícone da coluna Exig, acessa a tela com as exigências do pedido.
A autorização do procedimento dependerá da analise da operadora sobre a resposta da exigência.
Ao clicar na exigência são mostrados os dados da exigência e o campo de resposta, também é possível anexar um
arquivo na resposta caso seja solicitado.
O ícone da coluna Proc, exibe todos os procedimentos autorizados em todas as sequencias do pedido.
Ao clicar nele é exibida a tela com os Detalhes da autorização. Através dela é possível selecionar quais procedimentos deseja executar.
Atenção: Só é possível anexar arquivos enquanto a exigência não for respondida. Após clicar no botão Responder
Exigência não é mais possível anexar arquivos.
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EXECUÇÃO DE PROCEDIMENTOS
Acesse a tela de Acompanhamento de Pedidos e pesquise o pedido.
Clique no ícone da coluna Proc (procedimentos), será exibido todos os procedimentos autorizados em todas as
sequencias do pedido.
Na tela Detalhes da autorização. Marque os procedimentos deseja executar e clique no botão Executar.
Será aberta a Guia de Tratamento Odontológico, ela já estará toda preenchida. Clique então no botão Enviar.
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Para imprimir a Guia, clique no botão Imprimir que está logo abaixo da Guia.
Será mostrada a janela de impressão do Windows. Para imprimir a guia em modo paisagem (deitada) é necessário
clicar em Preferências.
A tela de preferências varia de acordo com o fabricante da impressora. Você deve alterar a Orientação da página de
RETRATO para PAISAGEM. Caso a tela de preferencias esteja em Inglês estará escrito PORTRAIT, altere para LANDSCAPE.
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COMPLEMENTO DE PEDIDO
Complementar um pedido significa incluir novos procedimentos num pedido já solicitado.
Acesse a tela de Acompanhamento de Pedidos e pesquise o pedido.
Atenção: o complemento pode ser feito apenas através da sequencia 1 do pedido.
Clique no ícone de edição da sequencia 1.
Clique na aba Procedimentos e inclua os novos procedimentos e clique em Solicitar.
Como esta solicitação é um complemento, ela manterá o mesmo número de pedido, mas os seus procedimentos
ficarão separados em novas sequencias na tela de Acompanhamento de Pedidos.
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CANCELA GUIA
Cancela uma transação já autorizada sistema MedLink.
Tanto o boleto do Cancela Guia quanto o da respectiva transação de origem podem ser descartados, não sendo
necessário encaminhá-los no faturamento.
O Cancelamento de Guia só poderá ser realizado antes da GRD.
Para acessar o item Cancela Guia selecione Cancelamentos e em seguida Cancela Guia.
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Campo (Obrigatório) – Digite o Nº Guia da Operadora a ser cancelada (estornada).
Campo (Obrigatório) - Digite ou selecione a Data Emissão da Guia que será Cancelada (estornada).
Para selecionar a Data Emissão da Guia, clique no link Calendário, o Calendário aparecerá. Para selecionar a data, basta clicar no dia correspondente. Para alterar o mês, clique em < para o mês anterior e > para o próximo mês.
Campo (Obrigatório) – Selecione a Operadora.
Campo (Obrigatório) – Digite ou selecione Prestador Recebedor. Para digitar, selecione o ícone
Clique no botão Enviar.
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HISTÓRICO (REIMPRESSÃO DE BOLETOS)
Reimprime os boletos de atendimentos aprovados.
Para realizar a reimpressão de um boleto, selecione Histórico, e em
seguida, Histórico de Transações.
Pesquisa Transações. Filtros disponíveis para Pesquisa Transações. Buscar (Pesquisa Transações). Pesquisa Guias. Pesquisa pelo número da Guia. Pesquisa pela data da transação.
Campo a ser preenchido com o número da guia ou a data da transação. Buscar (Pesquisa Guias). Para visualizar e imprimir o boleto, clique em qualquer informação da guia. Para acessar as outras páginas, basta clicar no número da página que se deseja visualizar.
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FECHAMENTO DE LOTE
Operação que totaliza os atendimentos realizados nos terminais desde o último fechamento realizado.
É recomendada a realização de, no mínimo, um Fechamento de Lote por dia.
Não há impressão de Boleto de Fechamento.
Para acessar Fechamento de Lote selecione Faturamento, em seguida, Fechamento.
Clique em [Enviar]. Serão listados todos os terminais que tinham transações e foram fechados.
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GRD
A GRD (Guia de Remessa de Documentos) totaliza os atendimentos realizados desde a última GRD.
Observação: Na realização da primeira GRD do terminal serão incluidos todos os atendimentos autorizados na
solução Medlink Dental. IMPORTANTE: A GRD da Petrobras Distribuidora só pode ser executada entre os dias 20 e 28 de cada mês. Fora destas datas a GRD estará bloqueada.
Acesse o menu Faturamento e clique em GRD.
Caso seja mostrada a informação de que existe transação em lote aberto, execute o fechamento de lote antes da GRD.
Na tela da GRD, clique no botão Enviar.
Selecione a Operadora. Digite ou selecione o Prestador Recebedor.
Para digitar, selecione o ícone .
Clique no botão Enviar. Atenção:
Só é permitido gerar a GRD com o Lote fechado.
Tenha certeza de já terem sido realizados os Estornos e as Transações de Complemento.
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BOLETO DE GRD
Informa o número do Malote e dos lotes de atendimento.
É gerado um número de Lote a cada 100 guias.
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Cód. na operadora: Código designado pela operadora que identifica o prestador. Id GRD: Número que identifica a GRD. Relação de Lotes: Para cada lote gerado na GRD é descrito o número do lote, a respectiva quantidade de guias, o primeiro e o último código de autenticação das guias de cada do lote e o valor do lote.
a
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c