Manual de Access

Programa de Microsoft Access

MANUALDE

ACCESS

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Microsoft Access

¿Qué es Access?Microsoft Access es un programa que te permite elaborar bases de datos que contengan y administren cualquier tipo de información que necesites, desde un directorio personal, una lista de clientes o proveedores, un catalogo de productos, registros de los empleados, etc.

Inicio de AccessPara empezar a trabajar con Microsoft Access:

1. Haz clic en el botón Inicio.2. Señala Programas.3. Haz un clic en Microsoft Access.

Para colocar un icono de Access en el Escritorio:1. Haz clic con el botón derecho del ratón en el Escritorio.2. Señala Nuevo.3. Haz clic en Aplicación de Microsoft Access.

Ventana de Access

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La ventana de Access está formada básicamente por:1. El Botón Control del Menú, en la esquina superior izquierda.2. La Barra de Título.3. El Botón Minimizar, para minimizar la ventana.4. El Botón Restaurar, para restaurar (hacer más pequeña) la ventana.5. El Botón Cerrar, para cerrar la ventana.6. La Barra de Menús, que muestra los diversos menús de Access.7. La Barra de Herramientas, Base de datos.8. La Ventana de la base de datos.9. La Barra de Estado.

Cómo minimizar la ventana:1. Haz clic en el botón Minimizar, o ALT + ESP + N.

Cómo restaurar la ventana:1. Haz clic en el botón Restaurar, o doble clic en la Barra de Título, o ALT + ESP + R.

Cómo maximizar la ventana:1. De minimizar, haz clic en el botón en la Barra de Tareas, o ALT + TAB.2. De restablecer, haz clic en el botón Maximizar, o doble clic en la Barra de Título.

Cómo cerrar Access:

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1. Haz clic en el botón Cerrar, o Archivo, Salir, o ALT + F4.

Nota: Para salir rápidamente de Access, haz doble clic en el botón Control del menú (logo), en la esquina superior izquierda.

Cómo mover la ventana:1. Arrástrala de la barra de título, o ALT + ESP + M y teclas de dirección y Enter.

Cómo cambiar el tamaño de la ventana:1. Una vez restaurada la ventana, arrástrala con el ratón, de cualquiera de los bordes hasta alcanzar

el tamaño deseado, o ALT + ESP + T.

Cómo maximizar la ventana de la base de datos:1. Presiona CTRL + F10.

Cómo cerrar la base de datos activa:1. Haz clic en el botón Cerrar de la ventana de la base de datos o presiona CTRL + W

Vistas de la ventana de la base de datosAunque de manera predeterminada Access inicia la ventana de la base de datos en la vista Lista. Access ofrece diferentes de vistas de su ventana de trabajo, es decir, maneras diferentes de ver la ventana en donde trabajamos, según la preferencia o gusto de cada usuario.

1. Iconos grandes: Enlista los objetos de la base de datos, del tipo de objeto seleccionado, utilizando iconos grandes. Para ir a esta vista, haz clic en Ver, Iconos grandes.

2. Iconos pequeños: Enlista los objetos de la base de datos, del tipo de objeto seleccionado, utilizando iconos pequeños. Para ir a esta vista, haz clic en Ver, Iconos pequeños.

3. Lista: Enlista los objetos de la base de datos, del tipo de objeto seleccionado, utilizando iconos pequeños. Los iconos se ordenan verticalmente en orden alfabético dentro de la ventana de la base de datos. Para ir a esta vista, haz clic en Ver, Lista.

4. D etalles: Enlista los objetos de la base de datos para el tipo de objeto seleccionado y proporciona los siguientes detalles: nombre, descripción, fecha de última modificación, fecha de creación y tipo. Para ir a esta vista, haz clic en Ver, Detalles.

Cómo agregar información a la descripción de los objetos de la base de datos1. Selecciona el objeto (Tabla, Consulta, Formulario, etc.) al que quieras agregar información.

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2. Haz clic en Ver, Propiedades.3. En Propiedades, introduce la información adicional que necesites.4. Haz clic en Aplicar y en Aceptar. (Esta información se mostrará al hacer clic en el botón

Detalles de la ventana de la base de datos).

Cómo ocultar los accesos directos de nuevos objetos de la ventana de la base de datos1. Haz clic en Herramientas, Opciones.2. En Opciones, Ver, Mostrar.3. Haz clic en la casilla Nuevos accesos directos de objeto.4. Haz clic en Aplicar y en Aceptar.

Ayuda de AccessPodemos hallar una extensa ayuda para el uso de Microsoft Access fácilmente, haciendo clic en el signo de interrogación (?), en donde se hallan las siguientes opciones:

1. Ayuda de Microsoft Word, F1, activa al Ayudante de Office para que nos ayude a resolver dudas, ya que proporciona un espacio para introducir el tema sobre el cual necesitamos ayuda.

2. Mostrar el Ayudante de Office, activa el Ayudante de Office.3. ¿Qué es esto?, MAYÚS + F1, al activar esta opción, podemos hacer clic en cualquier botón de

la barra de herramientas y veremos la ayuda relacionada.

Nota: Para activar un Ayudante diferente, haz clic con el botón derecho del ratón sobre el Ayudante, haz clic en Elegir Ayudante, en Galería, haz clic en Siguiente para ver los otros Ayudantes, cuando veas el que te guste más haz clic en Aceptar.

Para ocultar el Ayudante, haz clic en ?, Ocultar el Ayudante de Office o haz clic con el botón derecho del ratón sobre el Ayudante y haz clic en Ocultar.

Trabajo con ArchivosCómo crear una base de datos nueva:

1. haz clic en Archivo, Nuevo, (CTRL + U), Nuevo, Base de datos en blanco.2. En Guardar en Selecciona la carpeta o unidad de disco en donde se guardará la nueva base de

datos.3. En Nombre de archivo escribe el nombre de la nueva base de datos.4. Haz clic en Crear.

Cómo abrir una base de datos existente:1. Haz clic en Archivo, Abrir, (CTRL + A).2. En Buscar en selecciona la carpeta o unidad de disco en donde se halla la base de datos.3. Selecciona la base de datos y haz clic en Abrir.

Cómo crear una base de datos nueva a partir de una existente:1. Haz clic en Archivo, Nuevo, (CTRL + U), Nuevo a partir de un archivo existente, Elegir

archivo.2. En Buscar en selecciona la carpeta o unidad de disco en donde se halla la base de datos.3. Selecciona la base de datos y haz clic en Crear nuevo.

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Cómo crear una base de datos nueva a partir de una plantilla:1. Haz clic en Archivo, Nuevo, (CTRL + U), Nuevo a partir de una plantilla, Plantillas

generales.2. En General o Bases de datos, elige la plantilla que necesites y haz clic en Aceptar.

Cómo cerrar una base de datos:1. Haz clic en el botón Cerrar de la ventana de la base de datos.

Cómo proteger una base de datos con contraseña:1. Haz clic en Archivo, Abrir, (CTRL + A).2. En Buscar en selecciona la carpeta o unidad de disco en donde se halla la base de datos.3. Selecciona la base de datos y haz clic en la flecha que está a la derecha del botón Abrir.4. Haz clic en Abrir en modo exclusivo.5. Ya que se abrió la base de datos, haz clic en Herramientas, Seguridad, Establecer

contraseña para la base de datos.6. Introduce la contraseña y confírmala, haz clic en Aceptar.

Cómo eliminar una contraseña de una base de datos:1. Ya que se abrió la base de datos, haz clic en Herramientas, Seguridad, Anular la contraseña

establecida para la base de datos.2. Introduce la contraseña y haz clic en Aceptar.

Concepto de base de datos y sus componentes básicos:a) base de datos: conjunto de tablasb) tabla: conjunto de registrosc) registro: conjunto de camposd) campo: conjunto de datose) dato: carácter, letra, número, signo, etc.

Componentes de una Base de Datos de AccessUna base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito en particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Una base de datos se compone de Tablas, Consultas, Formularios, Informes y Páginas de acceso.

TablaEs una colección de datos sobre un tema específico, como productos o proveedores. Al usar una tabla independiente para cada tema, los datos se almacenan sólo una vez. Esto tiene como resultado una base de datos más eficaz y menos errores de entrada de datos. Una

ConsultaSe utilizan las consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y páginas de acceso de datos. Existen varios tipos de consultas en Access.

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FormularioSe utiliza fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de datos. También se puede utilizar un formulario como un panel de control que abre otros formularios e informes de la base de datos, o como un cuadro de diálogo personalizado que acepta las entradas del usuario y realiza una acción basada en las entradas.

InformeSe utiliza para analizar los datos o para presentarlos de cierta manera al imprimirlos. Se pueden crear informes que agrupen datos y calcule totales y otro informe de datos diferente con formato para imprimir etiquetas postales.

Página de accesoPara que los datos estén disponibles en Internet o en una red interna con el fin de hacer informes, escribir datos o analizar los datos de manera interactiva, se utiliza una página de acceso a datos.

Trabajando con TablasPara crear una base de datos nueva (ya le asignamos y guardamos con su nombre) es indispensable que iniciemos por las tablas.

Cómo crear una Tabla1. Haz clic en Tablas de la sección Objetos.2. Enseguida otro clic en Nuevo, en donde aparecen las opciones

a) Vista hoja de datosb) Vista Diseñoc) Asistente para tablasd) Importar tablae) Vincular tabla

a) Cómo crear una tabla en la vista Hoja de datos1. Haz clic en Tablas de la sección Objetos. Y otro clic en Nuevo.2. En Nueva tabla selecciona Vista Hoja de datos y haz clic en Aceptar.3. Aparece una tabla en la vista hoja de datos lista para recibir la información.4. Para cambiar el título de una columna, haz un clic sobre el título de la columna, otro clic en

Formato, Cambiar nombre de columna. Escribe el nombre que desees y oprime Enter.5. Cuando hayas introducido la información en la tabla, haz clic en el icono Guardar de la barra

de herramientas.

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6. Aparece la caja de diálogo Guardar como para nombrar la tabla. Introduce un nombre relacionado con los datos de la tabla y haz clic en Aceptar.

7. Aparece una caja de diálogo recomendando crear una Clave principal, haz clic en Sí.8. Access inserta una columna nombrada Id y numera los registros consecutivamente.9. Ya puedes cerrar la tabla haciendo clic en el botón Cerrar de la ventana de la tabla.

b) Cómo crear una tabla en la Vista Diseño1. Haz clic en Tablas de la sección Objetos. Y otro clic en Nuevo.2. En Nueva Tabla selecciona Vista Diseño y haz clic en Aceptar.3. Aparece una tabla en la vista de diseño lista para introducir los títulos y el tipo de datos de las

columnas.4. El cursor aparece listo para introducir el primer Nombre del campo (columna). Cuando lo

hayas escrito, con la tecla Tab avanza a la columna Tipo de datos y selecciona la opción que necesites. Las opciones son:a) Texto: Texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran

cálculos, como los números de teléfono. (Predeterminado).b) Memo: Texto extenso, o combinación extensa de texto y números. c) Número: Datos numéricos utilizados en cálculos matemático. (Vea tamaño del campo para

mayor información acerca de tipos específicos de números).d) Fecha/Hora: Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999.e) Moneda: Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los

que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. f) Autonumérico: Número secuencial (incrementado de uno en uno) único, o número

aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla.g) Sí/No: Valores de Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No,

Verdadero/Falso o Activado/Desactivado).h) Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un

documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Access.

i) Hipervínculo: Texto o combinación de texto y utilizada como dirección de hipervínculo.j) Asistente para búsquedas: Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de

una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

5. Cuando hayas hecho tu selección usa tab para avanzar a la columna Descripción en donde puedes poner una descripción breve del campo. Usa tab para continuar con el siguiente campo.

6. Cuando hayas terminado con los nombres de las columnas de la tabla, haz clic en el icono Guardar de la barra de herramientas.

7. Aparece la caja de diálogo Guardar como para nombrar la tabla. Introduce un nombre relacionado con los datos de la tabla y haz clic en Aceptar.

8. Aparece una caja de diálogo recomendando crear una Clave principal, haz clic en Sí.9. Access inserta una columna nombrada Id y numera los registros consecutivamente.10. Ya puedes cerrar la tabla haciendo clic en el botón Cerrar de la ventana de la tabla.

c) Cómo crear una tabla con el Asistente para tablas1. Haz clic en Tablas de la sección Objetos. Y otro clic en Nuevo.2. En Nueva tabla selecciona Asistente para tablas y haz clic en Aceptar.

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3. Aparece el Asistente para tablas de donde puedes seleccionar la Categoría, la Tabla y los Campos de ejemplo que desees. Usa > para el campo o >> para los campos de ejemplo que desees en la nueva tabla. Haz clic en Siguiente.

4. Ahora hay que nombrar la tabla, puedes aceptar el nombre recomendado o cambiarlo. Haz clic en Sí, deseo que se me asigne una clave principal y haz clic en Siguiente.

5. Enseguida el Asistente para tablas ofrece las opciones:a) Modificar el diseño de la tablab) Introducir datos directamente en la tablac) Introducir datos en la tabla usando un formulario creado por el asistente

La segunda opción aparece seleccionada, haz clic en Finalizar.6. Aparece la ventana de la tabla. Lista para recibir la información

Nota: cuando hay otra(s) tabla(s) el Asistente para tablas ofrece relacionar la tabla en proceso con la(s) otra(s) sólo haz clic en Siguiente.

d) Cómo crear una tabla importando una tabla1. Haz clic en Tablas de la sección Objetos. Y otro clic en Nuevo.2. En Nueva tabla selecciona Importar tabla y haz clic en Aceptar.3. Aparece la caja de diálogo Importar para localizar el tipo y nombre de archivo a importar.

Una vez seleccionado haz clic en Importar.4. Aparece el Asistente para importación de hojas de cálculo y lo primero que hay que indicar es si

la primera fila (de la hoja a importar) contiene los títulos de las columnas. Si es así, haz clic en Primera fila contiene títulos de columnas. Haz otro clic en Siguiente.

5. Hay que indicar en donde colocaremos los datos a importar. Haz clic en la opción En una nueva tabla. Haz clic en Siguiente.

6. Ahora hay que indicar si queremos indexar el primer campo, la opción No es la predeterminada. Haz clic en Siguiente.

7. Access recomienda definir una Clave principal, haz clic en Permitir a Access agregar la clave principal y haz clic en Siguiente.

8. Por último, hay que indicar en donde colocar (tabla nueva) los datos a importar. Después de hacer la selección haz clic en Finalizar.

9. Aparece un aviso notificando que finalizó la importación. Haz clic en Aceptar.10. En la ventana de la base de datos aparece la tabla importada.

e) Cómo crear una tabla vinculando una tabla1. Haz clic en Tablas de la sección Objetos. Y otro clic en Nuevo.2. En Nueva tabla selecciona Vincular tabla y haz clic en Aceptar.3. Aparece la caja de diálogo Vincular para localizar el tipo y el nombre de archivo a vincular.

Una vez seleccionado haz clic en Vincular.4. Aparece el Asistente para vinculación de hojas de cálculo y lo primero que hay que indicar es si

la primera fila (de la hoja a importar) contiene los títulos de las columnas. Si es así, haz clic en Primera fila contiene títulos de columnas. Haz clic en Siguiente.

5. Por último, hay que indicar en donde colocar (tabla nueva) los datos a vincular. Después de hacer la selección haz clic en Finalizar.

6. Aparece un aviso notificando que finalizó la vinculación. Haz clic en Aceptar.7. En la ventana de la base de datos aparece la tabla vinculada.

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Nota: puede ser necesario insertar la Clave principal manualmente.

Trabajando con tablas, campos (columnas) y registros (renglones)Cómo abrir una tabla

1. Selecciona la tabla que quieres abrir.2. Haz clic en el botón Abrir de la ventana de la base de datos. También puedes hacer doble clic

sobre el nombre de la tabla.

Cómo cerrar o salir de una tabla1. Haz clic en el botón Cerrar de la tabla.

Cómo copiar una tabla (con datos)1. Selecciona la tabla que quieres copiar.2. Haz clic en Edición, Copiar.3. Otro clic en Edición, Pegar.4. Aparece la caja de diálogo Pegar tabla como para nombrar la tabla y elegir las opciones de

pegar. Teclea el nombre de la tabla y haz clic en Aceptar.5. La copia de la tabla aparece junto a las otras tablas.

Cómo copiar una tabla (sin datos)1. Selecciona la tabla que quieres copiar.2. Haz clic en Edición, Copiar.3. Otro clic en Edición, Pegar.4. Aparece la caja de diálogo Pegar tabla como para nombrar la tabla y elegir las opciones de

pegar. Teclea el nombre de la tabla, en Opciones de pegar, haz clic en Estructura solamente y haz clic en Aceptar.

5. La copia de la tabla aparece junto a las otras tablas.

Cómo copiar una tabla de Access a Word1. Selecciona la tabla que quieras mover a Word.2. Arrástrala al botón de Word en la Barra de Tareas (manteniendo presionado el botón del

ratón).3. Cuando Word se restaure, mueve el ratón (sin dejar de presionar el botón) a la hoja de Word y

suelta el botón del ratón.

Cómo cambiar de nombre una tabla1. Selecciona la tabla a la que le cambiarás el nombre.2. Haz clic en Edición, Cambiar nombre. También puedes presionar F2.3. Teclea el nuevo nombre de la tabla y presiona Enter.

Cómo eliminar una tabla

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1. Selecciona la tabla que quieres eliminar.2. Haz clic en Edición, Eliminar.3. Aparece una caja de diálogo para confirmar la eliminación. Haz clic en Sí.

Cómo ocultar una tabla1. Selecciona la tabla que quieres ocultar2. Oprime F2 y haz clic antes del nombre3. Escribe Usys antes del nombre de la tabla y presiona Enter.

Cómo mostrar tablas ocultas1. Haz clic en Herramientas, Opciones2. En Ver haz clic en Objetos de sistema y haz clic en Aceptar.

Cómo insertar columnas en una tabla1. La columna nueva se insertará a la izquierda de la columna seleccionada. Haz clic en la

columna correspondiente.2. Haz clic en Insertar, Columna.

Cómo eliminar columnas de una tabla1. Haz clic en la columna que desees eliminar.2. Haz clic en Edición, Eliminar columna.3. Aparece una caja de diálogo para confirmar la eliminación. Haz clic en Sí.

Cómo mover columnas en una tabla1. Selecciona (haz clic en el título) la columna a mover.2. Arrástrala (del título) a la posición deseada.

Cómo cambiar nombre a las columnas1. Haz clic en la columna que quieres cambiar de nombre.2. Haz clic en Formato, Cambiar nombre de columna.3. Teclea el nombre de la columna y presiona Enter.

Cómo ocultar columnas en una tabla1. Haz clic en la columna que desees ocultar.2. Haz clic en Formato, Ocultar columnas.

Cómo mostrar columnas en una tabla1. Haz clic en Formato, Mostrar columnas.2. Aparece la caja de diálogo Mostrar columnas. Haz clic en la casilla de verificación de la

columna correspondiente y haz clic en Cerrar. (También puedes usar Mostrar columnas para ocultar columnas).

Cómo cambiar el ancho de las columnas1. Haz clic en la columna deseada.2. Haz clic en Formato, Ancho de columna.

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3. En la caja de diálogo Ancho de columna, elige de Ancho de columna, Ancho estándar o Ajuste perfecto. Haz clic en Aceptar.

Cómo insertar registros (filas)1. Haz clic en cualquier fila.2. Haz clic en Insertar, Nuevo registro.3. Access colocará el cursor al final del último registro.

Cómo eliminar registros 1. Haz clic en cualquier parte del registro a eliminar.2. Haz clic en Edición, Eliminar registro.3. Aparece una caja de diálogo para confirmar la eliminación. Haz clic en Sí.

Cómo cambiar la altura de las filas1. Haz clic en cualquier fila.2. Haz clic en Formato, Alto de fila.3. En la caja de diálogo Alto de las filas, elige de Alto de las filas o Alto estándar y haz clic en

Aceptar.

Cómo ordenar registros1. Haz clic en la columna que vas a ordenar.2. Haz clic en Registros, Ordenar.3. Haz clic en Orden ascendente u Orden descendente.

Cómo buscar datos1. Haz clic en cualquier fila.2. Haz clic en Edición, Buscar o presiona CTRL + B.3. Aparece la caja de diálogo Buscar y reemplazar. En Buscar introduce la palabra que buscas.

En Buscar en selecciona en donde se hará la búsqueda. Haz clic en Buscar siguiente.4. Una localizada la palabra haz clic en Cancelar. La palabra está lista para editarla.

Cómo reemplazar datos1. Haz clic en cualquier fila.2. Haz clic en Edición, Remplazar o presiona CTRL + L.3. Aparece la caja de diálogo Buscar y reemplazar. En Buscar introduce la palabra que buscas

para reemplazar. En Reemplazar por introduce la palabra de reemplazo. En Buscar en selecciona en donde se hará la búsqueda. Haz clic en Buscar siguiente.

4. Cuando Access halle la palabra buscada, haz clic en Reemplazar. Access reemplazará la palabra buscada. Al terminar haz clic en Cancelar.

Cómo dar formato a una tabla:1. Abre la tabla que quieras formatear, haz clic en Formato, Hoja de datos.2. En Formato de hoja de datos, selecciona Efecto de celda, Mostrar cuadrícula, Color de

fondo, Color de cuadrícula, Estilos de bordes y líneas y Dirección.3. Al terminar haz clic en Aceptar.

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Cómo cambiar la fuente de una tabla:1. Abre la tabla que quieras formatear, haz clic en Formato, Fuente.2. En Fuente, selecciona la Fuente, Estilo de fuente, Tamaño, y Efectos.3. Al terminar haz clic en Aceptar.

Cómo imprimir una tabla:1. Abre la tabla que quieras imprimir y haz clic en Archivo, Vista preliminar.2. Haz clic en Archivo, Imprimir y haz clic en Aceptar.

Cómo ver mejor los datos de una tabla1. Abre el formulario o tabla que necesites.2. Haz clic en la celda que prefieras y presiona Mayúsculas (Shift) + F2

Atajos de AccessFecha actual Ctrl. + ;Hora actual Ctrl. + Shift + ;Copiar de la celda superior Ctrl. + 'Mostrar la ventana de la base de datos F11

Trabajando con Clave principalUna Clave principal es un campo o campos que identifican exclusivamente a cada registro de una tabla, para poder hallar y reunir rápidamente información. Una vez establecida la clave principal de una tabla, impedirá que haya registros duplicados o nulos.

Tipos de clave principal:1. Clave principal de Autonumérico: Inserta automáticamente un número secuencial a medida

que se agregan registros a una tabla. Designar un campo de este tipo como Clave principal es la forma más sencilla de crear una Clave principal. Si no se establece una clave principal antes de guardar una tabla, Access preguntará si se desea crear y si la respuesta es afirmativa, se creará una clave principal de Autonumérico.

2. Clave principal de Campo simple: Si tiene un campo que contiene valores exclusivos, como números de identificación o números de parte, puede designar ese campo como la clave principal. Se puede especificar una clave principal para un campo que ya contiene datos siempre y cuando ese campo no contenga valores duplicados o nulos.

3. Clave principal de Campos múltiples: En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, puede designar dos o más campos como clave principal. La situación más común en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relación de varios a varios.

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Cómo establecer una Clave principalPor lo general, al momento de guardar o cerrar una tabla, Access nos recomendará crear una Clave principal, esto lo hace por medio de insertar un campo a la izquierda de nuestra tabla. Podemos hacerlo manualmente de la siguiente manera:

1. Haz clic en Tablas de la sección Objetos. Selecciona la tabla en donde se creará la Clave Principal. Haz clic en Abrir.

2. Aparece la tabla en la vista hoja de datos. 3. Haz clic en el botón Vista de la barra de herramientas para ir a la vista de diseño.4. Haz clic en el renglón del campo que quieres establecer como Clave principal.5. Haz clic en el botón Clave principal de la barra de herramientas.6. Haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas.

Nota: por lo general un campo que funciones como Clave principal tendrá como tipo de datos Autonumérico, aunque puede ser Texto también.

Trabajando con RelacionesUna relación es una asociación o conexión establecida entre campos comunes (columnas) de dos o más tablas de datos para combinar la información; una relación hace coincidir los datos de los campos clave (regularmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas).

Tipos de relaciones1. Relación de uno a varios: es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un

registro de la tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la tabla B, pero un registro de la tabla B sólo tiene un registro coincidente en la tabla A. Se crea si sólo uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un índice único.

2. Relación de uno a uno: en este tipo de relación cada registro de la tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la tabla B, y viceversa. Este tipo de relación no es común, porque la mayoría de la información que se relaciona de esta manera estaría en la misma tabla. Se puede hacer si ambos campos relacionados son claves principales o tienen índices únicos.

3. Relación de varios a varios: en este tipo de relación un registro de la tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la tabla B, y viceversa. Es en realidad, dos relaciones de uno a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos; las claves externas de las otras dos tablas. Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla (tabla unión) cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las tablas A y B.

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Nota: no es necesario que los campos relacionados tengan el mismo nombre, sin embargo, los campos relacionados deben tener el mismo tipo de datos.

Definiciones1. Clave principal: uno o más campos (columnas) cuyo valor o valores identifican de manera

exclusiva cada registro de una tabla. No puede permitir valores nulos y debe tener siempre un índice exclusivo. Se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.

2. Índice único: índice exclusivo que se define al establecer la propiedad Indexado de un campo como Sí (sin duplicados). No permite entradas duplicadas en el campo indexado. Al establecer un campo como clave principal, automáticamente se define el campo como exclusivo.

3. Clave externa: uno o más campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Indica como están relacionadas las tablas.

4. Tabla principal: el lado ‘uno’ de dos tablas relacionadas en una relación de uno a varios. Debe tener una clave principal y cada registro debe ser único.

5. Integridad referencial: sistema de reglas de Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente los datos relacionados.

Las condiciones para garantizar la integridad referencial son:1. El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un índice único.2. Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos.3. Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Access.

Cuando se usa la integridad referencial las reglas son:1. No se puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada que no

exista en la clave principal de la tabla principal.2. No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una

tabla relacionada.3. No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene

registros relacionados.

Cómo crear una relación de Uno a varios y de Uno a uno1. Cierra todas las tablas abiertas. No se puede crear ni modificar relaciones entre tablas abiertas.2. Haz clic en el botón Relaciones de la barra de herramientas.3. Si no se han definido relaciones aparece la caja de diálogo Mostrar tabla.4. En la opción Tablas, selecciona una tabla y haz clic en Agregar. Repite el procedimiento para

cada tabla. Al terminar haz clic en Cerrar.5. Ahora las tablas se hallan en la ventana Relaciones.6. Selecciona y arrastra el campo de la tabla que deseas relacionar al campo de la tabla a

relacionar.

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7. Aparece la caja de diálogo Modificar relaciones. Comprueba que los nombres de los campos mostrados son los correctos. Puedes cambiarlos si es necesario. Si todo es correcto haz clic en Crear.

8. Ahora se mostrará la relación establecida entre las tablas en la ventana Relaciones.9. Haz clic en el botón Guardar de la barra de tareas. Repite los pasos con las tablas y campos

deseados según se necesite. Al terminar cierra la ventana.

Cómo crear una relación de Varios a varios1. Crea las tablas que tendrán la relación de Varios a varios.2. Crea una tercera tabla con campos con los mismos datos que los campos de clave principal de

cada una de las otras dos tablas. 3. En la tabla unión establece la clave principal para que incluya los campos de clave principal de

las otras dos tablas. En la vista de diseño presiona CTRL al hacer la selección de los campos clave y haz clic en el botón Clave principal de la barra de tareas.

4. Haz clic en el botón Guardar de la barra de tareas y cierra la ventana.5. Agrega la tabla a la ventana Relaciones y crea relaciones de Uno a varios entre cada una de las

tablas principales y la tabla de unión

Cómo eliminar una relación1. Haz clic en el botón Relaciones de la barra de herramientas.2. Aparece la ventana Relaciones. Con las tablas relacionadas.3. Haz un clic con el botón derecho del ratón sobre la línea negra que une las tablas. 4. Aparece un menú contextual, haz clic en la opción Eliminar.5. Aparece una caja de diálogo para confirmar la eliminación. Haz clic en Sí.6. La línea de relación desaparece, ahora guarda el cambio.

Para imprimir un mapa de las tablas y sus relaciones 1. Haz clic en el botón Relaciones de la barra de herramientas.2. Haz clic en Archivo, Imprimir relaciones.

Trabajando con Hojas secundarias de datos Una hoja secundaria de datos es una hoja de datos que está anidada en otra hoja de datos y que contiene datos relacionados o combinados con la primera hoja de datos. Permite ver y modificar datos en una hoja de datos de una tabla, consulta o formulario.

Access crea automáticamente una hoja secundaria de datos en una tabla que tenga una relación de uno a uno o esté en el lado ‘uno’ de una relación uno a varios. Sin embargo, se puede agregar una hoja secundaria de datos a cualquier tabla, consulta o formulario. Se puede anidar hasta ocho niveles una hoja secundaria de datos dentro de otra hoja secundaria de datos. Sin embargo, cada hoja de datos o cada hoja secundaria de datos, sólo puede tener una hoja secundaria de datos anidada.

Cómo insertar una hoja secundaria de datos en una tabla1. Abre la tabla en la que se insertará la hoja secundaria de datos.2. Haz clic en Insertar, Hoja secundaria de datos.3. Aparece la caja de diálogo Insertar hoja secundaria de datos para que selecciones la tabla que

quieres insertar. Haz clic en tu selección y otro clic en Aceptar.

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4. Se inserta una columna en el extremo izquierdo de la tabla con Indicadores de expansión que sirven para expandir o contraer una hoja secundaria de datos.

5. Haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas.

Cómo quitar una hoja secundaria de datos de una tabla1. Abre la tabla que contiene la hoja secundaria de datos.2. Haz clic en Formato, Hoja secundaria de datos y Quitar.3. Desaparece la columna con los Indicadores de expansión. (al quitar una hoja secundaria de

datos, no se elimina la tabla o la consulta, ni se modifica ninguna relación).4. Haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas.

Trabajando con ConsultasSe utilizan las consultas para buscar, recuperar, ver, modificar y analizar datos de formas diferentes, también pueden utilizarse para crear formularios e informes.

Consulta de selecciónEs el tipo de consulta más habitual, obtiene los datos de una o más tablas y los muestra en una hoja de datos en donde se pueden actualizar los registros (con algunas restricciones) agrupa los registros y efectúa algunos cálculos.

Consulta de referencias cruzadas.-Se utilizan para calcular y re-estructurar los datos de manera que su análisis sea más sencillo. Calculan los datos y se agrupan en dos tipos de información: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior.

Cómo crear una consulta1. Haz clic en Consultas de la sección Objetos.2. Enseguida otro clic en Nuevo, en donde aparecen las opciones

a) Vista Diseñob) Asistente para consultas sencillasc) Asistente para consultas de tablas de referencias cruzadas

a) Cómo crear una consulta en la Vista Diseño1. Haz clic en Consultas de la sección Objetos. Y otro clic en Nuevo.2. En Nueva consulta selecciona Vista Diseño. Haz clic en Aceptar.3. Aparece una consulta en la vista de diseño, y la caja de diálogo Mostrar tabla para agregar

la(s) tabla(s) para crear la consulta. Agrega la(s) tabla(s) y cierra la caja de diálogo. 4. Aparece la lista de los campos de la tabla. En la sección inferior, haz clic en Campo de la

primera columna y haz doble clic en el primer campo de la lista. Repite los pasos para cada campo de la consulta.

5. Cuando hayas terminado haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas. Aparece la caja de diálogo Guardar como, teclea el nombre de la consulta y haz clic en Aceptar.

6. Al cerrar la ventana la consulta aparece en la ventana de la base de datos.

b) Cómo crear una consulta con el Asistente para consultas sencillas1. Haz clic en Consultas de la sección Objetos. Y otro clic en Nuevo.

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2. En Nueva consulta selecciona Asistente para consultas sencillas. Haz clic en Aceptar.3. Aparece el Asistente para consultas sencillas para seleccionar las Tablas/Consultas. Y los

Campos disponibles que desees en la consulta. Usa > para el campo o >> para los campos que desees en el formulario. Haz clic en Siguiente.

4. El Asistente para consultas sencillas recomienda un título para la consulta. Puedes cambiar el título por el que prefieras. También recomienda Abrirla para ver la información. Haz clic en Finalizar.

5. Aparece la consulta terminada y lista para consultar la información. Haz clic en Guardar. Al cerrar la ventana la consulta aparece en la ventana de la base de datos.

c) Cómo crear una consulta con el Asistente para consultas de tablas de referencias cruzadas1. Haz clic en Consultas de la sección Objetos. Y otro clic en Nuevo.2. En Nueva consulta selecciona Asistente para consultas de tablas de referencia cruzada.

Haz clic en Aceptar.3. Aparece el Asistente para consultas d referencias cruzadas para seleccionar las

Tablas/Consultas. Efectúa tu selección y haz clic en Siguiente.4. Ahora traslada de los Campos disponibles a los Campos seleccionados los campos que

prefieras. Haz clic en Siguiente.5. Enseguida selecciona el título de la columna y haz clic en Siguiente.6. Selecciona el cálculo que prefieras y haz clic en Siguiente.7. Por último hay que nombrar la consulta. Puedes cambiar el título por el que prefieras. También

recomienda Ver la consulta. Haz clic en Finalizar.8. Guarda la tabla y al cerrarla aparece en la ventana de la base de datos.

Cómo abrir una consulta1. Selecciona la consulta que quieres abrir.2. Haz clic en el botón Abrir de la ventana de la base de datos. También puedes hacer doble clic

sobre el nombre de la consulta.Cómo cerrar o salir de una consulta

1. Haz clic en el botón Cerrar de la consulta.

Cómo copiar una consulta1. Selecciona la consulta que quieres copiar.2. Haz clic en Edición, Copiar.3. Otro clic en Edición, Pegar.4. Aparece la caja de diálogo Pegar como para nombrar la consulta. Teclea el nombre de la

consulta y haz clic en Aceptar.5. La copia de la consulta aparece junto a las otras consultas.

Cómo cambiar de nombre una consulta1. Selecciona la consulta al que le cambiarás el nombre.2. Haz clic en Edición, Cambiar nombre. También puedes presionar F2.3. Teclea el nuevo nombre de la consulta y presiona Enter.

Cómo eliminar una consulta

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a) Selecciona la consulta que quieres eliminar.b) Haz clic en Edición, Eliminar.c) Aparece una caja de diálogo para confirma la eliminación. Haz clic en Sí.

Expresiones para búsquedas y/o consultasEjemplo Resultado>123 Números mayores de 123<123 Números menores de 123>=123 Números mayores desde 123<=123 Números menores desde 123>="Jorge" Nombres desde Jorge hasta el final del alfabetoEntre “Isaac” y “Jorge” Nombres entre Isaac y Jorge

Trabajando con formulariosUna vez elaboradas las tablas podemos pasar a la creación de los formularios. Que sirven para mostrar e introducir información.

Cómo crear un formulario1. Haz clic en Formularios de la sección Objetos.2. Enseguida otro clic en Nuevo, en donde aparecen las opciones

a) Vista Diseñob) Asistente para formularios

a) Cómo crear un formulario en la Vista Diseño1. Haz clic en Formularios de la sección Objetos. Y otro clic en Nuevo.2. En Nuevo formulario selecciona Vista Diseño. Selecciona la tabla que servirá de origen para

el formulario y haz clic en Aceptar.3. Aparece un formulario en la vista de diseño y la lista de los campos de la tabla para crear el

formulario. Arrastra un campo al área de diseño, se transforma en una Etiqueta y un Cuadro de texto.

4. Repite el procedimiento para cada campo de la lista. Usa la cuadrícula como guía para colocar el campo. Haz clic en el botón Vista de la barra de herramientas para tener una vista previa del formulario.

5. Cuando hayas terminado haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas. Aparece la caja de diálogo Guardar como, teclea el nombre del formulario y haz clic en Aceptar.

6. Al cerrar la ventana el formulario aparece en la ventana de la base de datos.

b) Cómo crear un formulario con el Asistente para formularios1. Haz clic en Formularios de la sección Objetos. Y otro clic en Nuevo.2. En Nuevo formulario selecciona Asistente para formularios. Selecciona la tabla que servirá

de origen para el formulario y haz clic en Aceptar.3. Aparece el Asistente para formularios para seleccionar las Tablas/Consultas. Y los Campos

disponibles que desees en el formulario. Usa > para el campo o >> para los campos que desees en el formulario. Haz clic en Siguiente.

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4. Ahora hay que seleccionar la distribución del formulario. Haz clic en la opción que prefieras y haz otro clic en Siguiente.

5. Enseguida hay que seleccionar un estilo del formulario. Haz clic en la opción que prefieras y haz otro clic en Siguiente.

6. El Asistente para formularios recomienda un título para el formulario. Puedes cambiar el título por el que prefieras. También recomienda Abrirlo para ver o introducir información. Haz clic en Finalizar.

7. Aparece el formulario terminado y listo para consultar la información.

Nota: para introducir información en una tabla usando un formulario, sólo haz clic en el botón ►* del formulario. Usa Tab para avanzar en el formulario y cuando termines un registro presiona Enter.

Para calcular un valor en un formulario o informe:1. Abre un formulario o consulta en la Vista Diseño.2. Haz clic en la herramienta Cuadro de texto del cuadro de herramientas3. En la sección de Detalle, haz clic en el lugar donde deseas colocar el cuadro de texto.4. Selecciona el cuadro de texto y haz clic en botón Propiedades de la barra de herramientas, a

continuación, escribe la expresión en el cuadro de propiedad Origen Del Control. (si quieres usar el Generador de Expresiones para crear la expresión, haz clic en el botón Generar junto al cuadro de propiedad).

El Generador de Expresiones se divide en tres secciones principales:

Cuadro de expresiones: En la sección superior del generador se encuentra un cuadro en el que se genera la expresión (combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones pueden realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos).

Utiliza la sección inferior para crear los elementos de la expresión, y luego insértalos en el cuadro para formarla. También puedes escribir componentes de la expresión directamente en este cuadro.

Botones de operadores En la sección intermedia del generador hay botones para los operadores (signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales) que se utilizan con más frecuencia. Al hacer clic en uno de ellos, el Generador de expresiones insertará el operador en el lugar del cuadro de expresiones donde se encuentre el punto de inserción. Si deseas consultar una lista completa de los operadores que se pueden emplear en expresiones, haz clic en la carpeta Operadores situada en el cuadro inferior izquierdo, y en la categoría de operadores que corresponda en el cuadro intermedio. En el cuadro de la derecha aparecerán todos los operadores de la categoría seleccionada.

Elementos de expresionesEn la parte inferior del generador hay tres cuadros:

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1. El cuadro situado a la izquierda contiene carpetas que muestran los objetos tabla, consulta, formulario e informe de la base de datos, las funciones integradas y definidas por el usuario, las constantes (valor que no se calcula y, por tanto, no cambia. Por ejemplo, el número 210, y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresión o un valor que resulte de una expresión no son una constante.), los operadores y las expresiones comunes.

2. El cuadro intermedio muestra los elementos específicos o las categorías de elementos que corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la izquierda. Por ejemplo, al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda, en el cuadro intermedio aparecen las categorías de funciones de Microsoft Access.

En el cuadro de la derecha aparecen los valores que corresponden a los elementos seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio. Por ejemplo, al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda y una categoría de funciones en el cuadro intermedio, en el cuadro de la derecha aparecerán todas las funciones incorporadas de la categoría seleccionada.

Nota Al insertar un identificador (elemento de una expresión que hace referencia al valor de un campo, control o propiedad. Por ejemplo, Formularios![Pedidos]![Id. de Pedido] es un identificador que hace referencia al valor del control Id. de pedido del formulario Pedidos.) En una expresión, el Generador de expresiones sólo pega las partes del identificador que sean necesarias en el contexto actual.

Por ejemplo, si inicia el Generador de expresiones desde la hoja de propiedades (ventana utilizada para ver o modificar las propiedades de varios objetos como tablas, consultas, campos, formularios, informes, páginas de acceso a datos y controles.) del formulario Clientes e inserta en la expresión un identificador de la propiedad Visible del formulario, el Generador de expresiones sólo pegará el nombre de la propiedad: Visible.

Si utiliza esta expresión fuera del contexto del formulario, deberá incluir el identificador completo: Forms![Clientes].Visible

c) Cómo crear un Autoformulario1. Haz clic en Tablas de la sección Objetos. Selecciona la tabla que servirá de origen para el

formulario.2. Haz clic en Insertar, Autoformulario. Aparece el formulario para trabajar con él.3. Haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas. Aparece la caja de diálogo Guardar

como para nombrar el formulario.4. Teclea el nombre del formulario y haz clic en Aceptar.

Cómo abrir un formulario1. Selecciona el formulario que quieres abrir.2. Haz clic en el botón Abrir de la ventana de la base de datos. También puedes hacer doble clic

sobre el nombre del formulario.

Cómo cerrar o salir de un formulario

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1. Haz clic en el botón Cerrar del formulario.

Cómo copiar un formulario1. Selecciona el formulario que quieres copiar.2. Haz clic en Edición, Copiar.3. Otro clic en Edición, Pegar.4. Aparece la caja de diálogo Pegar como para nombrar el formulario. Teclea el nombre del

formulario y haz clic en Aceptar.5. La copia del formulario aparece junto a los otros formularios.

Cómo cambiar de nombre un formulario1. Selecciona el formulario al que le cambiarás el nombre.2. Haz clic en Edición, Cambiar nombre. También puedes presionar F2.3. Teclea el nuevo nombre del formulario y presiona Enter.

Cómo eliminar un formulario1. Selecciona el formulario que quieres eliminar.2. Haz clic en Edición, Eliminar.3. Aparece una caja de diálogo para confirma la eliminación. Haz clic en Sí.

Cómo agregar una Etiqueta a un formulario1. Abre el formulario en la vista Diseño. 2. Haz clic en la herramienta Etiqueta en el cuadro de herramientas.3. En el formulario, haz clic en donde quieras colocar la etiqueta e introduce la información de la

etiqueta.4. Haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas.

Cómo ver una etiqueta verticalmente1. Abre el formulario o Reporte en la Vista Diseño.2. Haz clic con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta y haz clic en Propiedades.3. En Etiqueta, Otras, haz clic en Vertical.4. Haz clic en el botón que aparece y haz clic en Sí y cierra la ventana.

Cómo agregar un cuadro de texto a un formulario:La creación de un cuadro de texto depende de si quieres que sea:

1. Dependiente: control enlazado utilizado en un formulario, informe o página de acceso a datos para especificar o mostrar el contenido de un campo de la tabla, consulta o instrucción SQL subyacente. La propiedad Origen Del Control del control almacena el nombre del campo al que está enlazado el control.

2. Independiente: control no enlazado o que no está conectado con un campo de una tabla, consulta o instrucción SQL subyacente. Un control no enlazado se suele utilizar para mostrar

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texto informativo o imágenes decorativas.

3. Calculado: control calculado utilizado en un formulario, informe o página de acceso a datos para mostrar el resultado de una expresión. El resultado se calcula de nuevo cada vez que se produce un cambio en cualquiera de los valores en los que se basa la expresión.

Cómo agregar un cuadro de texto dependiente a un formulario:1. Abre el formulario en la vista Diseño. 2. Haz clic en Ver, Lista de campos.3. Haz clic en la herramienta Cuadro de texto en el cuadro de herramientas.4. De la lista de campos, selecciona y arrastra al formulario el campo para crear el cuadro de texto. 5. Puedes ajustar el tamaño del cuadro de texto a tu gusto y cambiar el texto de la etiqueta.

Cómo agregar un cuadro de texto independiente a un formulario:1. Abre el formulario en la vista Diseño. 2. Haz clic en la herramienta Cuadro de texto en el cuadro de herramientas.3. Haz clic en cualquier parte del formulario para crear un cuadro de texto de tamaño

predeterminado, o arrastra el cuadro de texto hasta que tenga el tamaño deseado. 4. Puedes ajustar el tamaño del cuadro de texto a tu gusto y cambiar el texto de la etiqueta.

Cómo agregar un cuadro de texto calculado a un formulario:1. Abre el formulario en la vista Diseño. 2. Haz clic en la herramienta Cuadro de texto en el cuadro de herramientas.3. Haz clic en cualquier parte del formulario para crear un cuadro de texto de tamaño

predeterminado, o arrastra el cuadro de texto hasta que tenga el tamaño deseado. 4. Puedes ajustar el tamaño del cuadro de texto a tu gusto y cambiar el texto de la etiqueta.5. Ahora sigue uno de los procedimientos:

a) Haz clic dentro del cuadro de texto y escribe la expresión para calcular el total.b) Selecciona el cuadro de texto, haz clic en Ver, Propiedades o presiona F4, en Origen del

control escribe la expresión para calcular el total (si necesitas más espacio para escribir la expresión, presiona MAYÚS + F2 para abrir el cuadro Zoom).

c) Haz clic en el botón Generar situado junto al cuadro de la propiedad Origen del control para abrir el Generador de expresiones y escribe la expresión para calcular el total.


Cómo agregar un Grupo de opciones a un formulario:1. Abre el formulario en la vista Diseño. 2. Haz clic en la herramienta Grupo de opciones en el cuadro de herramientas.3. Arrastra el Grupo de opciones hasta que tenga el tamaño deseado.4. Se activará el Asistente para grupo de opciones que te pedirá:

a) ¿Qué etiqueta desea para cada opción?: Aquí introduce el o los nombres de las etiquetas de las opciones.

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b) ¿Desea que una opción sea la predeterminada?: Puedes elegir que cualquiera de las opciones aparezca siempre seleccionada o ninguna de ellas.

c) ¿Qué valor desea asignar a cada opción?: Ahora puedes asignar el valor que quieras a cada una de las opciones.

d) ¿Qué desea hacer con el valor de la opción seleccionada?: Los valores que hayas seleccionado pueden guardarse en el campo que elijas.

e) ¿Qué tipo de controles quiere incluir en el grupo de opciones?¿Qué estilo desea utilizar?: Selecciona el tipo y estilo de los controles de opción.

f) ¿Qué título desea para el grupo de opciones?: Escribe el nombre del Grupo de opciones. 5. Haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas.

Cómo agregar una casilla de verificación, botón de alternar o de opción:La manera de crear una casilla de verificación, un botón de opción o un botón de alternar depende de si quieres que sea:

1. Dependiente: control enlazado utilizado en un formulario, informe o página de acceso a datos para especificar o mostrar el contenido de un campo de la tabla, consulta o instrucción SQL subyacente. La propiedad Origen Del Control del control almacena el nombre del campo al que está enlazado el control.

2. Independiente: control no enlazado o que no está conectado con un campo de una tabla, consulta o instrucción SQL subyacente. Un control no enlazado se suele utilizar para mostrar texto informativo o imágenes decorativas.

Para crear un control dependiente, debe estar trabajando en un formulario o informe enlazado a un origen de registros o en una página de acceso a datos conectada a una base de datos. En una base de datos de Microsoft Access, se puede crear un control que esté enlazado a un campo Sí/No.

Cómo agregar una casilla de verificación, botón de alternar o de opción dependiente a un formulario

1. Abre el formulario en la vista Diseño. 2. Haz clic en la herramienta apropiada en el cuadro de herramientas.3. De la lista de campos, selecciona y arrastra al formulario el campo para crear la casilla de

verificación, el botón realternar o de opción.

Cómo agregar una casilla de verificación, botón de alternar o de opción dependiente a un formulario

1. Abre el formulario en la vista Diseño. 2. Haz clic en la herramienta apropiada en el cuadro de herramientas.3. Haz clic en cualquier parte del formulario para crear una casilla de verificación, botón de

alternar o de opción, o arrastra el cuadro de texto hasta que tenga el tamaño deseado.

Cómo agregar un Cuadro combinado a un formulario1. Abre el formulario en la vista Diseño. 2. Haz clic en la herramienta Cuadro combinado en el cuadro de herramientas.3. Arrastra el cuadro combinado hasta que tenga el tamaño deseado.4. Se activará el Asistente para cuadros combinados que te pedirá:

a) Deseo que el cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta.

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b) ¿Qué tabla o consulta debe proporcionar los valores para el cuadro combinado?: Selecciona la tabla que quieras.

c) ¿Qué campos contienen los valores que desea incluir en el campo combinado?: Selecciona los campos con los valores.

d) ¿Qué ancho desea que tengan las columnas en el cuadro combinado?: Selecciona la anchura que quieras.

e) ¿Qué desea que haga Microsoft Access cuando seleccione un valor en el cuadro combinado?: Los valores que hayas seleccionado pueden guardarse en el campo que elijas.

f) ¿Qué etiqueta desea para el cuadro combinado?: Escribe el nombre del cuadro combinado.5. Haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas.

Cómo agregar un Cuadro de lista a un formulario.1. Abre el formulario en la vista Diseño. 2. Haz clic en la herramienta Cuadro de lista en el cuadro de herramientas.3. Arrastra el cuadro de lista hasta que tenga el tamaño deseado.4. Se activará el Asistente para cuadros de lista que te pedirá:

a) Deseo que el cuadro de lista busque los valores en una tabla o consulta.b) ¿Qué tabla o consulta debe proporcionar los valores para el cuadro de lista?: Selecciona la

tabla que quieras.c) ¿Qué campos contienen los valores que desea incluir en el campo de lista?: Selecciona los

campos con los valores.d) ¿Qué ancho desea que tengan las columnas en el cuadro de lista?: Selecciona la anchura que

quieras.e) ¿Qué desea que haga Microsoft Access cuando seleccione un valor en el cuadro de lista?:

Los valores que hayas seleccionado pueden guardarse en el campo que elijas.f) ¿Qué etiqueta desea para el cuadro de lista?: Escribe el nombre del cuadro de lista.


Cómo agregar un Botón de comando a un formulario.1. Abre el formulario en la vista Diseño. 2. Haz clic en la herramienta Botón de comando en el cuadro de herramientas.3. Arrastra el botón de comando hasta que tenga el tamaño deseado.4. Se activará el Asistente para botones de comando que te pedirá:

a) ¿Qué acción desea que ocurra cuando haga clic en el botón?: Selecciona la categoría y la acción que quieras.

b) ¿Desea incluir texto o una imagen en el botón?: Selecciona el texto o imagen que quieras.c) ¿Qué nombre desea dar al botón?: Escribe el nombre del botón de comando.


Cómo agregar una Imagen a un formulario.1. Abre el formulario en la vista Diseño. 2. Haz clic en la herramienta Imagen en el cuadro de herramientas.3. Arrastra la imagen hasta que tenga el tamaño deseado.4. En Insertar imagen selecciona la carpeta o unida de disco en donde está la imagen y haz clic en

Aceptar.5. Haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas.

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Cómo agregar una Imagen de fondo a un formulario.1. Abre el formulario en la vista Diseño. 2. Haz doble clic en el botón selector de formularios que se halla en la esquina superior izquierda

del formulario en la vista Diseño para abrir la hoja de propiedades.3. En Formato, Imagen haz clic en el botón Generar.4. Selecciona la carpeta o unidad de disco en donde se halla la imagen, selecciona la imagen y haz

clic en Aceptar.5. En Modo de tamaño de la imagen puedes seleccionar:

a) Recortar: Muestra la imagen en el tamaño real. Si la imagen es mayor que la ventana Formulario, se recorta la imagen.

b) Extender: Cambia el tamaño de la imagen para que se ajuste a la ventana Formulario, este valor puede distorsionar la imagen.

c) Zoom: Cambia el tamaño de la imagen para que rellene el alto o el ancho de la ventana Formulario. Este valor no recortará la imagen ni distorsionará sus proporciones.


Cómo agregar un Control ficha a un formulario:1. Abre el formulario en la vista Diseño. 2. Haz clic en la herramienta Control ficha en el cuadro de herramientas.3. Haz clic en cualquier parte del formulario para crear un control ficha o arrastra el control ficha

hasta que tenga el tamaño deseado. 4. De la lista de campos, selecciona y arrastra al control ficha el campo para crear el cuadro de

texto. 5. Puedes ajustar el tamaño del cuadro de texto a tu gusto y cambiar el texto de la etiqueta.6. Haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas.

Cómo cambiar el nombre a las fichas de un Control ficha:1. Abre el formulario en la vista Diseño. 2. Haz doble clic en la ficha y escribe el título que quieras en el campo título.

Cómo agregar fichas a un Control ficha:1. Abre el formulario en la vista Diseño. 2. Haz clic con el botón derecho del ratón en cualquier ficha.3. Haz clic en Insertar página.

Cómo eliminar fichas a un Control ficha:1. Abre el formulario en la vista Diseño. 2. Haz clic con el botón derecho del ratón en la ficha que quieras eliminar.3. Haz clic en Orden de las páginas.

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4. En Orden de página selecciona el nombre de la página y haz clic en Subir o Hacia abajo como sea necesario.

Cómo cambiar el orden de las fichas de un Control ficha:1. Abre el formulario en la vista Diseño. 2. Haz clic con el botón derecho del ratón en cualquier ficha.3. Haz clic en Eliminar página.

Hay varios tipos de Controles que se pueden agregar a un formulario, entre los que se hallan los siguientes:

1. Etiquetas: Cuadro de texto independiente que no está adjunto a ningún otro control, se utilizan para información, como el título de un formulario, informe, etc.

2. Cuadro de texto: Cuadro de texto dependiente (depende de los datos de un campo), se utilizan para presentar los datos de un origen de registros.

3. Grupo de opciones: Marco de grupo, conjunto de casillas de verificación, botones de opción y alternar, se utilizan para ofrecer alternativas para seleccionar un valor.

4. Botón de alternar: Control individual dependiente de un campo en una tabla, utilizado para presentar un valor Sí/No en la tabla.

5. Botón de opción: Control individual dependiente de un campo en una tabla, utilizado para presentar un valor Sí/No en la tabla.

6. Casilla de verificación: Control individual dependiente de un campo en una tabla, utilizado para presentar un valor Sí/No en la tabla.

7. Cuadro combinado: Cuadro de datos para seleccionar rápida y fácilmente un valor de una lista.

8. Cuadro de lista: Cuadro de datos para seleccionar rápida y fácilmente un valor de una lista.9. Cuadros de lista desplegables: Cuadro de datos para seleccionar rápida y fácilmente un valor

de una lista.10. Botón de comando: Permiten ejecutar acciones con un simple clic.

Trabajando con SubformulariosUn subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal (puede contener uno o más subformularios), y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación de uno a varios.

Un formulario principal puede tener cualquier número de subformularios si colocas cada subformulario en el formulario principal. Puedes anidar hasta siete niveles de subformularios. Esto significa que puedes tener un subformulario dentro de un formulario principal y que puedes tener otro subformulario dentro de ese subformulario, y así sucesivamente.

Cómo agregar un formulario a otro formulario1. Abre el formulario que será el formulario principal en la vista de Diseño. (regularmente será un

formulario basado en una tabla o consulta en la parte ‘uno’ de una relación uno a varios).2. Asegúrate de que la herramienta Asistente para controles en el cuadro de herramientas esté

presionada.

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3. Arrastra un formulario, tabla o consulta de la ventana de la base de datos al formulario principal. Aparece el Asistente para subformularios.

4. Recomienda los campos de vinculación de los formularios. Haz clic en Siguiente.5. Ahora el asistente para subformularios sugiere un título para el subformulario. Puedes

cambiarlo por el que desees. Haz clic en Finalizar.6. Haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas.7. Access reconocerá el formulario insertado como un subformulario y lo mostrará en la ventana

de la base de datos.

Cómo crear un subformulario y agregarlo a otro formulario1. Abre el formulario que será el formulario principal en la vista de Diseño.2. Asegúrate de que la herramienta Asistente para controles en el cuadro de herramientas esté

presionada.3. Haz clic en Subformulario/Subinforme del Cuadro de herramientas.4. Dibuja el área donde colocarás el subformulario. Al soltar el botón del ratón aparece el

Asistente para subformularios.5. Ofrece opciones para Usar tablas y consultas existentes o Usar un formulario existente.

Elige la primera opción y haz clic en Siguiente.6. Ahora elige los campos del subformulario y haz clic en Siguiente.7. Enseguida indica cuáles son los campos relacionados de las tablas y haz clic en Siguiente.8. Finalmente el asistente te recomienda un título para el subformulario. Puedes cambiarlo por el

que desees. Haz clic en Finalizar.9. Haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas.10. Access reconocerá el formulario insertado como un subformulario y lo mostrará en la ventana

de la base de datos.Cómo crear un formulario y un subformulario al mismo tiempo

1. Haz clic en Formularios de la sección Objetos. Y otro clic en Nuevo.2. En Nuevo formulario selecciona Asistente para formularios. Selecciona la tabla que servirá

de origen para el formulario y haz clic en Aceptar.3. Aparece el Asistente para formularios para seleccionar las Tablas/Consultas. Y los Campos

disponibles que desees en el formulario. Usa > para el campo o >> para los campos que desees en el formulario.

4. En el mismo cuadro de diálogo del Asistente, selecciona otra tabla o consulta. Haz clic en Siguiente.

5. Si las relaciones están correctamente configuradas ahora hay que seleccionar la tabla o consulta que se verá. Selecciona la opción Formulario con subformularios. Haz clic en Siguiente.

6. Ahora hay que seleccionar la distribución del formulario. Haz clic en la opción que prefieras y haz otro clic en Siguiente.

7. Enseguida hay que seleccionar un estilo del formulario. Haz clic en la opción que prefieras y haz otro clic en Siguiente.

8. El Asistente para formularios recomienda un título para el formulario y el subformulario. Puedes cambiar los títulos por los que prefieras. También recomienda Abrirlo para ver o introducir información. Haz clic en Finalizar.

9. Aparece el formulario terminado y listo para consultar la información.10. Haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas.

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Trabajando con InformesPara presentar la información de una base de datos para análisis y distribución, son muy útiles los informes. Se pueden hacer informes de tablas o consultas.

Cómo crear un informe1. Haz clic en Informes de la sección Objetos.2. Enseguida otro clic en Nuevo, donde aparecen las opciones

a) Vista Diseñob) Asistente para formularios

a) Cómo crear un informe en la Vista Diseño1. Haz clic en Informes de la sección Objetos. Y otro clic en Nuevo.2. En Nuevo informe selecciona Vista Diseño. Selecciona la tabla que servirá de origen para el

informe y haz clic en Aceptar.3. Aparece un informe en la vista de diseño y la lista de los campos de la tabla para crear el

informe. Arrastra un campo al área de diseño, se transforma en una Etiqueta y un Cuadro de texto.

4. Repite el procedimiento para cada campo de la lista. Usa la cuadrícula como guía para colocar el campo. Haz clic en el botón Vista de la barra de herramientas para tener una vista previa del informe.

5. Cuando hayas terminado haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas. Aparece la caja de diálogo Guardar como, teclea el nombre del formulario y haz clic en Aceptar.

6. Puedes agregar Encabezado o pie de página. Al cerrar la ventana el informe aparece en la ventana de la base de datos.

b) Cómo crear un informe con el Asistente para informes1. Haz clic en Informes de la sección Objetos. Y otro clic en Nuevo.2. En Nuevo informe selecciona Asistente para informes. Selecciona la tabla que servirá de

origen para el informe y haz clic en Aceptar.3. Aparece el Asistente para informes para seleccionar las Tablas/Consultas. Y los Campos

disponibles que desees en el informe. Usa > para el campo o >> para los campos que desees en el formulario. Haz clic en Siguiente.

4. Enseguida elige el nivel de agrupamiento que prefieras y haz clic en Siguiente.5. Ahora selecciona cómo ordenar los registros y haz clic en Siguiente.6. Elige la distribución y orientación que desees y haz clic en Siguiente.7. Selecciona un estilo para el informe y haz clic en Siguiente.8. El Asistente para informes recomienda un título para el informe. Puedes cambiar el título por el

que prefieras. También recomienda una Vista previa del informe. Haz clic en Finalizar. 9. Aparece una vista del informe. Al cerrar la ventana el informe aparece en la ventana de la base

de datos.

c) Cómo crear un Autoinforme1. Haz clic en Tablas o Consultas de la sección Objetos. Selecciona la tabla o consulta que

servirá de origen para el informe.2. Haz clic en Insertar, Autoinforme. Aparece la vista del informe.3. Al cerrar la ventana se te pregunta si quieres guardar los cambios, haz clic en Sí.

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4. Aparece la caja de diálogo Guardar como para nombrar el informe. Teclea el nombre del informe y haz clic en Aceptar.

5. El informe aparece en la ventana de la base de datos.

Cómo abrir un informe1. Selecciona el informe que quieres abrir.2. Haz clic en el botón Abrir de la ventana de la base de datos. También puedes hacer doble clic

sobre el nombre del informe.

Cómo cerrar o salir de un informe1. Haz clic en el botón Cerrar del informe.

Cómo copiar un informe1. Selecciona el informe que quieres copiar.2. Haz clic en Edición, Copiar.3. Otro clic en Edición, Pegar.4. Aparece la caja de diálogo Pegar como para nombrar el informe. Teclea el nombre del informe

y haz clic en Aceptar.5. La copia del informe aparece junto a los otros informes.

Cómo cambiar de nombre un informe1. Selecciona el informe al que le cambiarás el nombre.2. Haz clic en Edición, Cambiar nombre. También puedes presionar F2.3. Teclea el nuevo nombre del informe y presiona Enter.

Cómo eliminar un informe1. Selecciona el informe que quieres eliminar.2. Haz clic en Edición, Eliminar.3. Aparece una caja de diálogo para confirma la eliminación. Haz clic en Sí.

Cómo imprimir un informe1. Selecciona el informe que quieras imprimir.2. Haz clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas.

Cómo crear etiquetas con el Asistente para etiquetas1. Haz clic en Informes de la sección Objetos. Y otro clic en Nuevo.2. En Nuevo informe selecciona Asistente para etiquetas. Selecciona la tabla que servirá de

origen para las etiquetas y haz clic en Aceptar.3. Aparece el Asistente para etiquetas para seleccionar la marca y número de producto de las

etiquetas que prefieras. Haz clic en Siguiente.4. Enseguida elige el formato para el texto de las etiquetas y haz clic en Siguiente.5. Puedes introducir la información que necesites y elegir los campos en cada etiqueta. Haz clic en

Siguiente. 6. Ahora ordena las etiquetas por el orden de un campo que prefieras. Haz clic en Siguiente.

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7. EL Asistente para etiquetas recomienda un título para las etiquetas. Puedes cambiar el título por el que prefieras. También recomienda Ver las etiquetas tal y como se imprimirán. Haz clic en Finalizar.

8. Aparecen las etiquetas listas para imprimirse. Al cerrar la ventana las etiquetas se ven en la ventana de la base de datos.

Lic. Jorge Alvarez [email protected]

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