MANUAL DA QUALIDADE (ISO 9001:2000) - · PDF fileGestão e de Garantia da Qualidade, ......
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MANUAL DA QUALIDADE
Edição 10 Data: 2012.01.05
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Manual da Qualidade
Aprovação do Manual da Qualidade:
Função Nome e assinatura Data Autoria Gabinete de Avaliação e Qualidade _________________________ 2012 / 01 / 05
(Ana Sofia de Sá Gil Rodrigues) Aprovação Presidente do IPVC ________________________ 2012 /01 / 06 (Rui Alberto Martins Teixeira)
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ÍNDICE
1. APRESENTAÇÃO DO INSTITUTO POLITÉCNICO DE VIANA DO CASTELO
Pág. 1.1. Caracterização do Manual da Qualidade 3
1.2. Objectivos do Manual da Qualidade 3
1.3. Organização do Manual da Qualidade 3
1.4. Apresentação do Instituto Politécnico de Viana do Castelo 4
1.5. Plano estratégico 6
1.6. Política da Qualidade 8
1.7. Objectivos da Qualidade 9
1.8. Organograma 10
1.9. Estrutura da Qualidade 11
2. SISTEMA DE GESTÃO E DE GARANTIA DA QUALIDADE
2.1. Âmbito 14
2.2. Exclusões 14
2.3. Estrutura Documental 14
2.4. Lista de Documentos do Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade 15
2.5. Matriz de Correspondência dos requisitos da Norma 18
3. ABORDAGEM POR PROCESSOS
3.1. Introdução 19
3.2. Mapa de processos 20
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1 APRESENTAÇÂO DO INSTITUTO POLITÉCNICO DE VIANA DO CASTELO 1.1 CARACTERIZAÇÃO DO MANUAL DA QUALIDADE
1.1.1 Registo de Edições: Edição Data Causa de Alteração 1 2006-09-05 (Alteração de Rodapé; Correcção de legislação associada á criação de UO/Serviços; Alteração de Missão,
Visão, Politica e Objectivos; Alteração do organograma; Reorganização de Processos; Alteração do Âmbito) 2 2008-02-15 (Introdução de referência ao Plano Estratégico; Alteração do ponto 2.4-Lista de Documentos; alterações no
Ponto 3.3)
3 2008-09-08 (Introdução de processo GEI, alteração do ponto 2.2 Exclusões) 4 2008-10-31 Alteração do ponto 2.4-Lista de Documentos; alterações resultantes dos novos estatutos e alteração do âmbito;
inclusão de Processo PGE 5 2009-10-30 Alteração do âmbito (extensão a Mestrados); Alteração de documentação de diversos Processos
6 2010.02.08 Reorganização de Processos (Gestão Estratégica); Inclusão de GGQ no GAQ; Alteração de documentação de
diversos Processos
7 2010.11.15 Alteração de documentação de diversos Processos
8 2010.12.10 Alteração de documentação de diversos Processos; Inclusão de nova Unidade Orgânica criada no IPVC;
actualização de 1.2, 1.5 (PE e PQ) e1.6 (Organograma); Alteração de SGQ para SGGQ 9 2011.11. 04 Alteração do índice e de documentação de diversos Processos; alteração de referência a PE (2011-2014) e
ajustamento de Missão, Visão, Valores; revisão de Estrutura da Qualidade; actualização do âmbito (especificar processos SAS)
10 2012.01. 05 1.2 OBJECTIVOS DO MANUAL DA QUALIDADE
O presente Manual da Qualidade (MQ) tem os seguintes objectivos:
• Comunicar a Política da Qualidade do Instituto Politécnico de Viana do Castelo e a organização do seu Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade, organizado por Processos, respectivos Procedimentos e requisitos;
• Descrever e apresentar o Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade do Instituto Politécnico de Viana do Castelo para fins externos, tais como: demonstrar a sua conformidade com as Normas de referência e com requisitos da Qualidade contratualmente definidos; demonstrar o cumprimento de requisitos de controlo e de verificação, associados à dimensão da Acreditação e; contribuir para as funções de transparência e de melhoria contínua do Sistema Interno de Garantia da Qualidade, ligadas à dimensão da Avaliação.
1.3 ORGANIZAÇÃO DO MANUAL DA QUALIDADE
O MQ é elaborado pelo Gabinete de Avaliação e Qualidade (GAQ) e aprovado pela Presidência. Tal é evidenciado
por rubrica dos responsáveis respectivos na primeira página. É emitido em formato conforme esta página.
No cabeçalho é indicado o número de edição e data de elaboração.
No rodapé de cada página (excepto na primeira) é indicado o número da página e total de páginas.
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O MQ é revisto sempre que ocorra qualquer alteração que o torne inadequado, enquadrada em acção de melhoria
ou de correcção. As propostas de revisão do MQ podem ser efectuadas por qualquer colaborador, sendo dirigidas ao
GAQ.
Qualquer alteração ao conteúdo do MQ implica a emissão de uma nova edição do mesmo, sendo o respectivo
número incrementado de uma unidade. A primeira emissão do documento corresponde à edição um.
A publicação do MQ é realizada através da Secretaria Virtual (SGQ.IPVC.PT) na qual este se encontra disponível
para consulta por todos os colaboradores, sendo a sua actualização garantida pelo GAQ sempre que se verifiquem
revisões ao mesmo.
Apenas existe uma cópia controlada atribuída ao GAQ.
1.4 APRESENTAÇÃO DO INSTITUTO POLITÉCNICO DE VIANA DO CASTELO
Este Manual descreve o Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade (SGGQ) implementado no INSTITUTO
POLITÉCNICO DE VIANA DO CASTELO, doravante designado por IPVC bem como os processos que o
representam e que visam a implementação da sua Política da Qualidade.
O SGGQ implementado baseia-se nos requisitos de Gestão da Norma NP EN ISO 9001:2008, nos requisitos
previstos no Guião para Auto-avaliação de Ciclos de Estudos em Funcionamento (ACEF)-Ensino Politécnico e no
Guião para Avaliação/Acreditação de Ciclos de Estudo em Funcionamento (AACEF)-Ensino Politécnico, o Manual
para o Processo de Auditoria e o Guião para a Auto-Avaliação-Auditoria de Sistemas Internos de Garantia da
Qualidade, da A3ES, e interactua com todas as actividades e unidades orgânicas do IPVC.
De forma a garantir o nível desejado de satisfação dos serviços prestados e em especial garantir a qualidade dos
ciclos de estudo, este Manual demonstra de forma clara e inequívoca os procedimentos adoptados pelo IPVC no
âmbito do SGGQ, sendo para este um documento de referência.
1.4.1 História
O IPVC é uma instituição de Ensino Superior Público, criado pelo Decreto-Lei nº 380/80, de 16 de Agosto. É uma pessoa colectiva de direito público, dotada de autonomia estatutária, administrativa, financeira e patrimonial. Os seus estatutos foram homologados pelo Despacho Normativo nº 7/2009, de 26 de Janeiro, publicado na II Série do D.R. de 06-02-2009.
O IPVC apresenta, a nível interno, um conjunto de regulamentos que orientam a multiplicidade de Unidades
Orgânicas, Unidades Funcionais e Órgãos de Gestão que o constituem.
O IPVC integra 6 Unidades Orgânicas orientadas para projectos de ensino – as Escolas Superiores – e 3 Unidades
Funcionais- -Serviços de Acção Social (SAS); Biblioteca; Oficina de Transferência de Tecnologia, Inovação e
Conhecimento (OTIC). Cabe aos Serviços Centrais do Instituto assegurar a coordenação institucional das actividades
de gestão de pessoal, patrimonial, administrativa, financeira, planeamento global e apoio técnico.
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As referidas Unidades Orgânicas são:
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Escola Superior de Educação (ESE).
Criada pelo Decreto-Lei nº 513-T/79, 26/12
Escola Superior Agrária (ESA)
Criada pelo Decreto do Governo nº 46/85, 22/11
Escola Superior de Tecnologia e Gestão (ESTG)
Criada pelo Decreto do Governo nº 46/85, 22/11
Escola Superior de Ciências Empresarias (ESCE)
Criada pelo Decreto-Lei nº 264/99, 14/07
Escola Superior de Saúde (ESS)
Reconvertida em Escola Superior de Enfermagem pela Portaria nº 821/89,
15/9.
Renomeada Escola Superior de Saúde através de novos estatutos do IPVC.
Escola Superior de Desporto e Lazer (ESDL)
Criada pelo Conselho Geral do Instituto Politécnico de Viana do Castelo a 3 de Maio de 2011, ao abrigo do disposto
no artigo 59º da Lei 62/2007 de 10 de Setembro (Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior). Autorização
para funcionamento dada a 11 de Maio de 2011 por Despacho do Ministro da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior.
As Escolas regem-se por estatutos próprios são pessoas colectivas de direito público dotadas de autonomia científica
e pedagógica e possuem órgãos próprios: Direcção, Conselho Pedagógico, Coordenação de Curso/Comissão de
Curso.
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O IPVC está dotado de Serviços de Acção Social (SAS) que são
uma unidade funcional dotada de autonomia administrativa e
financeira, tendo iniciado a sua actividade em Abril de 1994,
embora desde 1987 que os estudantes do Instituto Politécnico de
Viana do Castelo têm usufruído de bolsas de estudo e apoio social.
De acordo com o definido no Dec – Lei 129/93 de 22 de Abril e no regulamento orgânico dos Serviços de Acção
Social, a implementação da política de Acção Social do IPVC é assegurada pela prestação de serviços nas
seguintes áreas:
Apoios Directos:
• Bolsas de estudo;
• Auxílio de emergência.
Apoios Indirectos:
• Acesso à alimentação e ao alojamento;
• Acesso aos serviços de saúde;
• Apoio a actividades culturais e desportivas;
• Acesso a outros apoios educativos.
1.5 PLANO ESTRATÉGICO
O IPVC definiu um Plano Estratégico para o período 2011-2014, no qual se encontram definidas as orientações que
servem de base ao Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade.
O Plano Estratégico encontra-se publicado em site próprio, http://planoestrategico.ipvc.pt/, de forma a permitir a sua
divulgação à comunidade em global.
De seguida apresentam-se um resumo da Missão e da Visão, enquanto elementos do Plano Estratégico, bem como
a Política da Qualidade definida pela Gestão de Topo.
1.5.1 Missão O Instituto Politécnico de Viana do Castelo [IPVC] é uma instituição pública de ensino superior que produz, difunde e
transfere conhecimento e cultura, promove a formação integral dos cidadãos e a aprendizagem ao longo da vida,
numa atitude de permanente inovação, qualidade e espírito empreendedor, centrado no desenvolvimento regional,
do país e na internacionalização, em convergência com o espaço europeu do ensino superior.
Valoriza e promove a liberdade, a responsabilidade e a cidadania, o espírito crítico e de pertença, a solidariedade, a
inclusão, a cooperação e a multiculturalidade.
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1.5.2 Visão O IPVC é uma instituição de ensino superior de referência, aberta, plural, favorecedora de oportunidades para todos
e conhecida pela relevância e qualidade da sua acção enquanto entidade produtora e difusora de conhecimento e
cultura e pelo seu compromisso e pró-actividade com o desenvolvimento da sua região e do país, no contexto do
espaço europeu de ensino superior.
Identifica, em cada momento, as partes interessadas – agentes científicos, culturais, sociais e económicos, da
região, do país ou estrangeiros – e com elas promove as parcerias necessárias para uma acção eficaz ou de
sucesso.
Dispõe de um modelo organizacional convergente para um projecto único e plural, servido por um sistema de
direcção estratégica ágil, a todos os níveis, capaz de distribuir eficientemente os recursos e orientado para os seus
objectivos estratégicos. Dispõe, ainda, de serviços organizados de modo vertical, os quais servem, transversalmente,
toda a instituição. Toda a sua acção está centrada no desenvolvimento humano das suas pessoas e das suas
competências.
Dispõe de uma oferta formativa diversificada e inovadora em áreas e níveis, transversal às suas Escolas e que
assegura a formação integral das pessoas, fomentadora do sucesso, da auto-aprendizagem e da capacidade de
empreender. Usa métodos e processos de ensino/aprendizagem inovadores, atractivos, suportados em novas
tecnologias, e um ambiente académico estimulante. Desenvolve os seus processos formativos com grande
proximidade ao tecido social e económico visando a aproximação dos estudantes ao seu papel social futuro e à
realidade do mundo empresarial e do trabalho.
Pela excelência do seu ensino e investigação, pelas suas competências científicas e técnicas, pela qualidade da sua
intervenção social e cultural, atrai estudantes de elevado potencial e seriamente empenhados no seu próprio
processo de desenvolvimento social, pessoal, científico e técnico.
Empenhado na internacionalização particularmente dirigida ao espaço europeu, faz da cooperação, em especial com
os países lusófonos e da mobilidade, marcas distintivas da sua cultura institucional.
1.5.3 Valores
Como valores elegem-se prioritariamente: Liberdade; Responsabilidade; Cidadania; Espírito de pertença; Sentido
crítico; Solidariedade; Inclusão; Cooperação; Multiculturalidade.
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1.6. Política da Qualidade
A Presidência do IPVC compromete-se a:
Manter um adequado Planeamento Estratégico a todos os níveis da estrutura directiva e empenho na liderança
institucional;
Manter uma atitude de permanente atenção, incentivo e apoio ao Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade
(SGGQ) porque o considera um elemento fundamental ao cumprimento da sua Missão, à sua sustentabilidade da e
desenvolvimento;
Manter uma atenção constante às necessidades e expectativas dos agentes (internos e externos) que interagem no
IPVC com vista à obtenção de elevados níveis de satisfação e de sintonia com os desígnios e pretensões da Região e
do País;
Motivar e comprometer, por uma participação sistemática, todos os agentes (internos e externos) na dinamização do
SGGQ;
Assegurar as condições necessárias à prossecução dos objectivos definidos no SGGQ em particular os inerentes à
garantia da qualidade e acreditação dos ciclos de estudo;
Desenvolver e manter uma estratégia para a melhoria contínua da qualidade da oferta formativa suportada numa
prática de investigação aplicada e que habilite para um progressivo nível competências para a prestação de serviços
de maior valia com vista à valorização económica e social do conhecimento
Reforçar as condições de apoio a uma política e a uma prática de investigação aplicada da qual resulte a produção de
conhecimento necessário, o qual transferido, assegure a inovação dos tecidos empresarial e social, processo do qual
deve resultar o retorno do investimento realizado;
Assegurar os processos de suporte fundamentais à maior equidade no acesso e frequência ao ensino superior;
Assegurar a adequada divulgação e reconhecimento do SGGQ junto dos seus colaboradores, comunicar com clareza
o seu propósito, considerando a centralidade dos estudantes e a garantia da qualidade do ensino e sua melhoria
continua;
Cumprir todos os requisitos legais, regulamentares e normativos.
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1.7. Objectivos da Qualidade
Com base na Política da Qualidade e no Plano Estratégico, são definidos anualmente, Objectivos da Qualidade do
IPVC, os quais são descritos e planeados em documento próprio de forma a garantir a sua avaliação objectiva.
Para cada processo, encontram-se ainda definidos, indicadores com metas associadas, os quais se assumem com
Objectivos da Qualidade específicos/operacionais de cada processo. Cada processo apresenta ainda um Plano de
Melhorias, revisto no mínimo anualmente.
O planeamento e desenvolvimento do SGGQ da Instituição são realizados tendo por base os princípios da melhoria
contínua segundo o esquema seguinte.
Garantia da Qualidade dos Ciclos de Estudo e
dos serviços prestados
Medição Análise e
Melhoria
Cumprimento
de Requisitos
Gestão de
Recursos
Responsabilização
e Confiança
Desenvolvimento
de Competências
FORMAÇÃO; INVESTIGAÇÃO E
DESENVOLVIMENTO; PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
COLABORADORES
ESTUDANTES, ENTIDADES
EXTERNAS, TUTELA
GESTÃO DE TOPO
(Planeamento Estratégico)
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1.8. ORGANOGRAMA
A descrição das funções dos Órgãos, Gabinetes e Serviços constantes deste Organograma, encontra-se nos Estatutos do IPVC e das respectivas Unidades Orgânicas, Unidades Funcionais e Unidades de Investigação em despachos do Presidente do IPVC.
Conselho Geral
Presidente Conselho de Gestão
Unidades funcionais Serviços de Acção Social;
OTIC;
Biblioteca
Federação Académica
Associação de Estudantes das Escolas
Co
nse
lho
técn
ico
-cie
ntí
fico
Conselho Académico
Áreas Científicas
Provedor do Estudante
Grupos
Disciplinares
SERVIÇOS
Direcção de Serviços de
Planeamento e Desenvolvimento Estratégico;
Direcção de Serviços
Administrativos e Financeiros; Direcção de Serviços Informáticos;
Divisão de Serviços Técnicos;
Divisão de Serviços Académicos; Divisão de Recursos Humanos;
Serviços de Expediente e Arquivo
Gabinete de Avaliação e Qualidade Gabinete Jurídico
Gabinete de Mobilidade e da
Cooperação Internacional Gabinete de Comunicação e
Imagem
Gabinete de Auditoria e Controlo Interno
Secretariado da Presidência
Unidades de
Investigação
Administrador
Escolas Direcção
Conselho Pedagógico
Coordenação de Curso
Balcão Único
Secretariado de Apoio aos Cursos Secretariado da Direcção
Laboratórios
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1.9. ESTRUTURA DA QUALIDADE
O modelo de funcionamento do Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade do IPVC (SGGQ-IPVC) baseia-se
numa estrutura com uma coordenação central, e elementos nomeados pelos Serviços Centrais (SC) do IPVC,
Unidades Orgânicas (UO) e Unidade Funcional-SAS, a saber:
Gestão de Topo do IPVC-Representante da Gestão de Topo para a Qualidade
Gabinete de Avaliação e Qualidade do IPVC;
Gabinete da Qualidade de SC/UO/SAS
Grupo Coordenador do Processo;
Gestor Institucional da Qualidade do IPVC;
Gestores da Qualidade de SC/UO/SAS;
Gestores de Processo.
1. O Gabinete de Avaliação e Qualidade (GAQ), coordenado pelo Gestor Institucional da Qualidade do IPVC,
integra os Gestores da Qualidade de SC/UO/SAS e tem as seguintes atribuições:
1.1. Coordenar, promover, estabelecer implementar e manter o SGGQ no IPVC ;
1.2. Elaborar os documentos de carácter institucional do SGGQ, previsto na norma ISO 9001, designadamente
o Manual da Qualidade;
1.3. Elaborar o Programa Anual da Qualidade do IPVC;
1.4. Elaborar o Programa Anual de auditorias do IPVC bem como assegurar a sua execução;
1.5. Preparar a Revisão anual do SGGQ, pela Gestão de Topo (com base nos Balanços da Qualidade das
Escolas/SC/SAS);
1.6. Reportar à Gestão de Topo o desempenho do SGGQ e qualquer necessidade de melhoria;
1.7. Coordenar o processo administrativo de avaliação/acreditação dos ciclos de estudos
1.8. Coordenar, com a Gestão de Topo, a definição de responsabilidades, recursos, metodologia e prazos para
implementação das acções de melhoria decorrentes da Revisão do istema;
1.9. Cooperar na análise das necessidades de formação interna com a Gestão de Topo e Divisão de Recursos
Humanos do IPVC
2. O Gabinete da Qualidade de SC/UO/SAS é coordenado pelo(s) Gestor(es) da Qualidade dos SC/UO/SAS,
integra os gestores de processo de, respectivamente, SC/UO/SAS e tem as seguintes atribuições:
2.1. Promover, coordenar e garantir a implementação e melhoria contínua do SGGQ nos SC/UO/SAS;
2.2. Analisar as entradas para a revisão do sistema e elaborar o relatório anual de balanço do SGGQ;
2.3. Analisar as reclamações, não conformidades e sugestões de melhoria dos processos da respectiva
unidade;
2.4. Acompanhar as acções correctivas e preventivas a implementar;
2.5. Coordenar com os Gestores de Processo, os processos da respectiva unidade;
2.6. Colaborar no processo administrativo de avaliação/acreditação dos ciclos de estudos da respectiva Escola
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3. Os Grupos de Coordenação dos Processos constituídos abrangem todos os processos do Instituto e têm por
finalidade a articulação dos processos nos SC/UO/SAS, visando a uniformização de procedimentos sempre que
possível, identificação das melhores práticas e a melhoria contínua dos respectivos processos.
Cada grupo é constituído pelos gestores de processos de SC/UO/SAS, conforme aplicável. Cada equipa tem um
coordenador (gestor institucional de processo-GIP), reúne periodicamente (sempre que se justifique, no mínimo
trimestralmente) e tem a responsabilidade da gestão do respectivo processo. Responde pelo cumprimento da matriz,
analisa os indicadores que lhe dizem respeito, analisam os documentos referentes ao processo e propõem aos
órgãos de gestão soluções para melhorarem os seus serviços.
Acresce apenas ao Gestor Institucional de Processo-GIP a missão de convocar e garantir, em termos logísticos, o
funcionamento do grupo, bem como transmitir ou receber informação do Gabinete de Avaliação e Qualidade.
4. O Gestor Institucional da Qualidade no IPVC, nomeado pelo Presidente do IPVC, e em colaboração directa
com o Representante da Gestão de Topo para a Qualidade, tem as seguintes funções:
4.1. - Coordenar o Gabinete de Avaliação e Qualidade do IPVC;- Implementar manter e promover o SGGQ-
IPVC;
4.2. - Coordenar a elaboração, aprovação, alteração e distribuição dos documentos do SGGQ;
4.3. - Garantir a adequada actualização e utilização da plataforma de gestão do SGGQ-IPVC;
4.4. - Planear, convocar e conduzir a realização periódica de reuniões do Gabinete de Avaliação e Qualidade
do IPVC;
4.5. Elaborar o Programa anual de auditorias do Sistema e assegurar a sua implementação;
4.6. -- Propor acções de informação/formação específicas ou em áreas determinantes para a Qualidade em
função das necessidades de formação diagnosticadas;
4.7. - Verificar o seguimento das ocorrências e colaborar na proposta de acções correctivas e preventivas;
4.8. - Coordenar a revisão anual do SGGQ;
4.9. - Apoiar a Gestão de Topo no planeamento e gestão estratégica da Instituição, dando resposta às
solicitações que lhe forem dirigidas;
4.10. - Coordenar o processo administrativo de acreditação dos ciclos de estudos;
4.11. - Assegurar a ligação à A3ES.
5. O(s) Gestor(es) da Qualidade dos SC/UO/SAS, nomeados, respectivamente, por Presidência, Directores das
UO e Administrador dos SAS , tem as seguintes funções:
5.1. - Colaborar na concretização das disposições definidas no MQ;
5.2. - Colaborar no planeamento e realização de auditorias da qualidade;
5.3. - Analisar e rever os indicadores de acompanhamento dos Processos da respectiva unidade;
5.4. - Analisar e acompanhar os Planos de Melhoria dos Processos da respectiva unidade;
5.5. - Propor acções de informação/formação específicas ou em áreas determinantes para a Qualidade em
função das necessidades de formação diagnosticadas;
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5.6. - Verificar o seguimento de ocorrências e colaborar na proposta de acções correctivas e preventivas;
5.7. - Elaborar o Balanço da Qualidade da respectiva unidade;
5.8. – Colaborar no processo administrativo de avaliação/acreditação dos ciclos de estudos, da respectiva
unidade.
6. Os Gestores de Processo dividem-se em dois tipos:
6.1. Gestores Institucionais de Processo, designados pela Presidência do IPVC e ouvido o Gestor
Institucional da Qualidade, tem as seguintes funções:
6.1.1. - Elaborar/rever o mapa do processo de que é responsável, procedimentos, instruções de trabalho e
impressos associados, com a colaboração dos intervenientes nas actividades, dando conhecimento
ao Gabinete de Avaliação e Qualidade.
6.1.2. - Acompanhar a implementação do processo e colaborar na sua melhoria contínua, acompanhando
as acções constantes nos Planos de Melhoria, dando conhecimento ao GIQ;
6.1.3. - Planear, convocar e conduzir a realização periódica de reuniões com os Gestores de Processo;
6.1.4. - Acompanhar a análise dos indicadores de processo, dando conhecimento ao GIQ;
6.1.5. Colaborar na realização de auditorias internas ao Processo e/ou ao SGGQ;
6.1.6. - Dar seguimento às ocorrências registadas.
6.2. Gestores de Processo de SC/UO/SAS, designados pelo Gestor da Qualidade de SC/UO/SAS, que tem as
seguintes funções:
6.2.1. - Colaborar com GIP na Elaboração/revisão do mapa de processo, procedimentos, instruções de
trabalho e impressos associados, dos SC/UO/Unidades Funcionais (UF), com a colaboração dos
intervenientes nas actividades, dando conhecimento ao respectivo Gestor da Qualidade;
6.2.2. - Implementar o processo e colaborar na sua melhoria contínua, analisando as acções constantes nos
Planos de Melhoria e fichas de ocorrência;
6.2.3. - Recolher, tratar e analisar os dados dos indicadores do processo;- Propor acções de
informação/formação específicas ou em áreas determinantes para o Processo em função das
necessidades de formação diagnosticadas;
6.2.4. - Colaborar na realização de auditorias internas ao Processo e/ou ao SGGQ;
6.2.5. Colaborar no seguimento às ocorrências registadas.
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Organograma do Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade do IPVC:
Ao Representante da Gestão para a Qualidade, juntamente com o Gestor Institucional da Qualidade do IPVC e
Gestores da Qualidade nas SC/UO/SAS, compete-lhes:
- Assegurar que os processos necessários ao Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade sejam
estabelecidos, implementados e melhorados;
- Avaliar o desempenho do Sistema e quaisquer necessidades de melhoria;
- Assegurar que toda a organização esteja consciente da necessidade de cumprimento dos requisitos das partes
interessadas.
A responsabilidade pela Qualidade não é exclusiva do Grupo da Qualidade, sendo repartida por todos os colaboradores do IPVC.
Gabinete de Avaliação e
Qualidade do IPVC
Gabinete da Qualidade
SC
Gabinete da Qualidade
SAS
Gabinete da Qualidade
ESA
Gabinete da Qualidade
da ESDL
Gabinete da Qualidade
da ESE
Gabinete da Qualidade
da ESS
Gabinete da Qualidade
da ESTG
Grupos Coordenadores dos processos
Representante da Gestão de
Topo
Gabinete da Qualidade
ESCE
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2. SISTEMA DE GESTÃO E DE GARANTIA DA QUALIDADE
2.1 ÂMBITO
Formação superior, nas áreas científicas ministradas nas Escolas Superiores de Educação, Agrária, Tecnologia e Gestão, Saúde, Ciências Empresariais e de Desporto e Lazer. Serviços de Acção Social (Alojamento, Alimentação, Bolsas). Elaboração e desenvolvimento de estudos e projectos.
2.2 EXCLUSÕES
Não se aplicam exclusões
2.3 ESTRUTURA DOCUMENTAL
Os documentos do Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade encontram-se organizados da seguinte forma:
Manual da da
Qualidade
Mapas de
Processos
Procedimentos e Instruções de Trabalho
Impressos
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2.4. LISTA DE DOCUMENTOS DO SGGQ
PROCESSO/ Sub-Processo DOCUMENTOS ASSOCIADOS
SC ESA ESE ESCE ESDL ESS ESTG SAS
GESTÃO ESTRATÉGICA
PLANEAMENTO E GESTÃO
ESTRATÉGICA (PGE) Plano Estratégico; Plano de Actividades; Relatório de Actividades; QUAR
COOPERAÇÃO
INTERNACIONAL (CIN)
Mapa de Processo: CIN;
Procedimentos: CIN-01, CIN-02, CIN-03, CIN-04, CIN-05; CIN-06
Impressos: CIN-02/01, CIN-02/06, CIN-02/07, CIN-02/08, CIN-02/10, CIN-02/11,
CIN-02/12, CIN-02/113, CIN-02/14, CIN-03/01, CIN-03/02, CIN-04/01, CIN-06/01,
CIN-06/02, CIN-06/03, Documentos da Agência Nacional
CRIAÇÃO/REESTRUTURAÇÃO DE CURSOS
(CRC)
Mapa de Processo: CRC
Procedimento CRC-01
Impressos CRC/01
FORMAÇÃO (FOR) - PLANEAMENTO - EXECUÇÃO E AVALIAÇÃO
Mapa do Processo FOR (Planeamento; Execução e Avaliação); Procedimentos/Instruções de trabalho: FOR-01; FOR-02; FOR-03; FOR-04; FOR-05; FOR-06, PLN-04 Impressos : FOR-01/01; FOR-01/02; FOR-01/04; FOR-01/05; FOR-01/06; FOR-01/07; FOR-01/10; FOR-01/47; FOR-05/03; FOR-05/04, FOR-05/14
GESTÃO E MELHORIA DO SISTEMA (GMS)
Mapa de Processo GMS;
Procedimentos: GMS-01, GMS-02, GMS-03, GMS-04
Impressos: GMS/01, GMS-01/01, GMS-02/01, GMS-02/02, GMS-02/03, GMS-02/04, GMS-02/05, GMS-02/06; GMS-02/07, GMS-02/08, GMS-03/01, GMS-03/02, GMS-03/03, GMS-04/01, GMS/02, GMS/03, GMS/04, GMS/05; GMS/06
Mapa de Gestores de Processo; Manual da Qualidade
ACADÉMICOS (ACA)
Mapa de Processo ACA Procedimentos/Instruções de Trabalho ACA-02; ACA-03; ACA-04; ACA-05; ACA-06; ACA-07; ACA-08; ACA-09; ACA-10; ACA-11 Impressos ACA -03/01, ACA-03/02; ACA -03/03;ACA-03/04; ACA -04/01, ACA-04/02; ACA -04/03;ACA-04/04; ACA -04/06;ACA-05/01; ACA -07/01;ACA-07/02; ACA -07/03;ACA-07/06 ;ACA -07/07; ACA-07/08; ACA-08/01;ACA-09/01; ACA-11/01; ACA-11/02; ACA-11/03
AMBIENTE, HIGIENE E SEGURANÇA (AHS)
Mapa de Processo: AHS
Procedimentos/Instruções de Trabalho: AHS-01; AHS-02; AHS-03; AHS-04.
Impressos: AHS-02/01; AHS-02/02; AHS-02/03; AHS-02/04; AHS-03/01; AHS-03/02; AHS-03/03; AHS-03/04; AHS-
03/05; AHS-03/06; AHS-03/07; AHS-03/08; AHS-03/09; AHS-03/10; AHS-03/11; AHS-03/12; AHS-03/13; AHS-03/14;
AHS-04/01; AHS-04/02; AHS-04/03; AHS-04/04;
Regulamentos e Manuais: Plano Interno de Segurança; Manual de Limpeza e Higienização das Instalações e
Equipamentos; Manual de Segurança e Vigilância
GESTÃO DA
INFORMAÇÃO
EXPEDIENTE E ARQUIVO
(EAR)
Mapa de Processo: EAR;
Instruções de Trabalho: EAR-01
Impressos: EAR-01/02, EAR/03, EAR/04; EAR/05
Manual de Boas Práticas do Atendimento
Manual de Utilização Aastra 6731i
GESTÃO DOCUMENTAL
(GDO)
Mapa de Processo GDO
Procedimentos: GDO-01 (e Anexos I, II, III, IV, V)
Impressos: GDO-outros-1; GDO- outros -2; GDO- outros -3; GDO- outros -4; GDO- outros -5;
GESTÃO DE EMPREITADAS E DE INFRA-ESTRUTURAS
(GEI)
Mapa de Processo: GEI e Anexo I (tabelas de requisitos técnicos)
Impressos: GEI/01; GEI/02; GEI/03; GEI/04 GEI/05; GEI/07; GEI/08; GEI/09 GEI/10; GEI/11; GEI/12;
GEI/13;GEI/14;GEI/15
Regulamento de utilização de viaturas
GESTÃO DE PROJECTOS (GPR)
Mapa de Processo: GPR
Procedimentos: GPR-01; GPR-02; GPR-03;
Impressos: GPR-01/01, GPR-02/01, GPR/03
Formulários de candidatura, Regulamento do Programa Financiador,, Termo de Aceitação/Contrato/Protocolos; Pedido de Reembolso/Saldo final
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PROCESSO/ Sub-Processo DOCUMENTOS ASSOCIADOS (cont. de 2.4)
SC ESA ESE ESCE ESDL ESS ESTG SAS
GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO (GSI)
Mapa de Processo: GSI;
Procedimentos: GSI-01, GSI-02,GSI-03,GSI-04,GSI-05,GSI-06,GSI-07,GSI-08,GSI-09,GSI-10,GSI-11,GSI-12,GSI-13, GSI-24
Impressos: GSI/01, GSI/02, GSI/03, GSI/04, GSI/05, GSI/06
Manuais: Isaca Cobit 4.0
GESTÃO ECONÓMICO-FINANCEIRA
APROVISIONAMENTO
(APR)
Mapa de Processo APR
Procedimentos/Instruções de Trabalho APR-01; APR-02.; APR-03.
Impressos APR-01/01; APR-01/02; APR-01/03; APR-01/04; APR-01/05; APR-01/06; APR-01/07; APR-01/08; APR-
01/09; APR-01/010; APR-01/011; APR-01/012.
CONTABILIDADE E
TESOURARIA (CTE)
Mapa de Processo CTE;
Procedimentos: CTE-01; Instruções do Tribunal de Contas
Impressos : CTE-01/01; CTE-01/02; Impressos não codificados do Software “Esig-Educ”
Software “Esig-Educ”; Sistema de Informação de Gestão Orçamental (SIGO); POC-Educação; Circulares da DGO
PATRIMÓNIO (PAT)
Mapa de Processo PAT;
Procedimentos/Instruções de Trabalho: PAT-01
Impressos: PAT/01; PAT/02; PAT/03
Manual de Procedimentos do Património
OBSERVATÓRIO (OBS)
Mapa de Processo – OBS
Procedimentos/Instruções de Trabalho - OBS – 01; OBS-02; OBS-03; OBS-04
Impressos - OBS /01; OBS /02; OBS-02/01; OBS-02/02; OBS-02/03
PROMOÇÃO E IMAGEM (PIM)
Mapa de Processo – PIM
Procedimentos/Instruções de Trabalho – PIM-01; PIM-02
Impressos – PIM-01/01; PIM-02/01; PIM-02/02; PIM-02/03; PIM-02/04; PIM-02/06
RECURSOS HUMANOS (RHU) - DOCENTES - NÃO DOCENTES
Mapa de Processo: RHU Procedimentos/Instruções de Trabalho: RHU-01; RHU-02; RHU-03, RHU-04. Impressos: RHU-01/01; RHU-01/02; RHU/01; RHU/03, RHU-03/01; RHU-03/02; RHU-03/03; RHU-03/04; RHU-03/05; RHU-03/06; RHU/02; RH/04; RHU-04/01; RHU-04/02; RHU-04/03; RHU-04/04; RHU-04/05; RHU-04/06; RHU-04/07; RHU-04/08; RHU-04/09; RHU/05; RHU/06; RHU/07; RHU/08; RHU/09
RECURSOS TÉCNICO-EDUCATIVOS
BIBLIOTECA (BIB)
Mapa de Processo: BIB Procedimentos/Instruções de Trabalho. BIB-01; BIB-02; BIB-03, BIB-04; BIB-05, BIB-06 Impressos: -01/01; BIB-01/02; BIB-05/01; BIB-05/02; BIB-05/03; BIB-05/04; BIB-05/05; BIB-05/06; BIB-05/07;BIB-06/01; BIB-06/02 Regulamentos da Biblioteca (Anexo I, II, III, IV)
GESTÃO DE
ESPAÇOS
EDUCATIVOS (GEE)
Mapa de Processo GEE. Procedimentos/Instruções de trabalho: GEE-01, GEE-02, GEE-03, GEE-04, GEE-05. GEE-06. Impressos: GEE-01/01, GEE-01/02, GEE-02/01, GEE-03/02, GEE-03/03, GEE- 03/04, GEE- 03/05, GEE-04/01, GEE-04/02, GEE-05/01, GEE-05/02, GEE-05/03. Regulamento das Salas de Aulas, Regulamento dos Laboratórios; Regulamento das Instal. Desportivas da ESE; Regulamento do Centro Desp. do IPVC; Regulamento do Centro Desp. do IPVC - Campo de Jogos; Regulamento do Centro desportivo e Cultural do IPVC; Manual das Boas Práticas Laboratório; Manuais de Equipamentos, Fichas de Segurança de Reagentes
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PROCESSO/ Sub-Processo DOCUMENTOS ASSOCIADOS (cont.de 2.4)
SC ESA ESE ESCE ESDL ESS ESTG SAS
SERVIÇOS DE ACÇÃO SOCIAL:
ALIMENTAÇÃO (ALI) Mapa de Processo: ALI - Procedimentos/Instruções de Trabalho: ALI-01, ALI-02, ALI-03, ALI-04, ALI-05; ALI-06 - Impressos: ALI/01-01, ALI/02; ALI/03, ALI/04, ALI/05, ALI/06, ALI/07, ALI/08, ALI/09, ALI/10, ALI/11, ALI/12; ALI/13 - Tabelas de Capitação; Manual de boas práticas de higiene e fabrico; Tableau de bord; Manual HACCP – Cantinas; Manual HACCP – Bares, Manual Utilização Balcão SIVE
ALOJAMENTO (ALO) Mapa de Processo: ALO - Procedimentos/Instruções de Trabalho: ALO-01, ALO-02, ALO-03, ALO-04; ALO-05. - Impressos: : ALO-01/01, ALO-01/13; ALO-02/02, ALO-02/11, ALO-02/14, ALO/03; ALO/08; ALO/15; ALO/16 - Regulamento Interno das Residências; Preçário – Residências; Tableau de bord; Mapa de Quartos
BOLSAS (BOL) Mapa de Processo: BOL - Procedimentos/Instruções de Trabalho: BOL-01, BOL-02, BOL-03, BOL-04. - Impressos: BOL-01/01; BOL-01/04; BOL-02/05, BOL-03/07, BOL-03/08, BOL-03/09 - Regulamento de Atribuição de Bolsas de Estudo a Estudantes do Ensino Superior Publico; Regras Técnicas para Atribuição de Bolsas de Estudo; Listas de Resultados de Candidatura a Bolsa; Lista de Assinaturas on-line; Lista de Pagamentos on-line; Lista de Documentos entregues
NOTA: O documento Mapa de Processo inclui Matriz de Processo, Descrição, Controlo de Registos, Mapa de Indicadores, Lista de Documentos e Plano de Melhorias.
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2.5. MATRIZ DE CORRESPONDÊNCIA DOS REQUISITOS DA NORMA ISO 9001:2008
PROCESSOS
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4. SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE
4.1. X X
4.2. X X X X X X
X X X X X X X X X X
5. RESPONSABILIDADE DA GESTÃO
5.1. X X
5.2. X X X X
5.3. X X
5.4. X
X
5.5. X X X X X X X X X X X X X X X X X
5.6. X X
6. GESTÃO DE RECURSOS
6.1. X X X X X X X X
6.2. X X
6.3. X X X X X X X X
6.4. X X X
7. REALIZAÇÃO DO PRODUTO
7.1. X X X X X X
7.2. X X X X X X
7.3. X X
7.4. X X
7.5. X X X X X
7.6. X
8. MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA
8.1. X X X X
8.2. X X X X X X X X X X X X X X X X X
8.3. X X X
8.4. X X X
8.5. X X
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3. ABORDAGEM POR PROCESSOS 3.1. INTRODUÇÃO
A abordagem e descrição de processos foram realizadas tendo por base o modelo “Mapa de Processo” onde se definem:
Os inputs e outputs de cada processo
As actividades principais associadas a cada processo
As funções que executam e/ou participam em cada uma das actividades
Os documentos e/ou meios que são necessários à execução de cada actividade
Os registos produzidos na execução de cada actividade (quando aplicável)
Os indicadores de desempenho do processo
O plano de melhorias
O Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade é entendido como um conjunto de processos que interagem e se inter-relacionam entre si (ver capítulo 3.2). É propósito desta metodologia de abordagem por processos propiciar um enquadramento para avaliar o seu desempenho através de indicadores adequados que medem a concretização de objectivos.
O seguimento destes indicadores é efectuado regularmente no sentido de melhorar continuamente a eficiência e a eficácia dos processos e consequentemente da organização.
Os processos identificados e descritos de acordo com esta metodologia foram agrupados em quatro tipos:
I. Processos de Gestão Estratégica – processos de definição de Politicas e desenvolvimento institucional-
Processo de Planeamento e Gestão Estratégica, e ainda os processos de Criação e Restruturação de
Cursos e a Cooperação Internacional;
II. Processo de Cadeia de Valor – Processo directamente relacionado com a Formação (Ensino) de cursos de
1º e 2º Ciclo;
III. Processos de Suporte – Processos que suportam o processo de Formação e garantem o funcionamento da
Instituição e a Investigação e Prestação de Serviços à Comunidade;
IV. Processo de Medição, Análise e Melhoria – verificam a conformidade do sistema com os referenciais
normativos e com os requisitos legais e regulamentares, avaliam a sua eficácia e eficiência e contribuem
para a melhoria contínua.
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3.2 MAPA DE PROCESSOS
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ACADÉMICOS
Serviços de ACÇÃO SOCIAL (Alimentação; Alojamento; Bolsas)
AMBIENTE, HIGIENE E SEGURANÇA
GESTÃO DA INFORMAÇÃO (Expediente e Arquivo; Gestão Documental)
GESTÃO DE EMPREITADAS E DE INFRA-ESTRUTURAS
GESTÃO DE PROJECTOS
GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
GESTÃO ECONÓMICO-FINANCEIRA (Aprovisionamento; Contabilidade e Tesouraria; Património)
OBSERVATÓRIO
PROMOÇÃO E IMAGEM
RECURSOS HUMANOS
RECURSOS TÉCNICO-EDUCATIVOS (Biblioteca; Gestão de Espaços Educativos)
PROCESSOS DE SUPORTE:
Processos de GESTÃO ESTRATÉGICA:
PLANEAMENTO E GESTÃO ESTRATÈGICA
COOPERAÇÃO INTERNACIONAL
CRIAÇÃO e REESTRUTURAÇÃO DE CURSOS
FORMAÇÃO (ENSINO)
PROCESSO DE CADEIA DE VALOR: :VALOR:
GESTÃO E
MELHORIA DO
SISTEMA
PROCESSO DE
MEDIÇÃO, ANÁLISE E
MELHORIA:
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3.3. RELAÇÃO ENTRE PROCESSOS E SC/UO/UF PROCESSO/SUB-PROCESSO SC SAS ESA ESE ESCE ESDL ESS ESTG
GE
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PLANEAMENTO E GESTÃO ESTRATÉGICA (PGE) X X X X X X X X
COOPERAÇÃO INTERNACIONAL (CIN) X X X X X X X
CRIAÇÃO/REESTRUTURAÇÃO DE
CURSOS (CRC)
X X X X X X X
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FORMAÇÃO (FOR): PLANEAMENTO; EXECUÇÃO / AVALIAÇÃO
X X X X X X
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GESTÃO E MELHORIA
DO SISTEMA (GMS)
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ACADÉMICOS (ACA) X X X X X X X
ACÇÃO
SOCIAL ALIMENTAÇÃO (ALI) X
ALOJAMENTO (ALO) X
BOLSAS (BOL) X
AMBIENTE, HIGIENE E SEGURANÇA
(AHS)
X X X X X X X X
GESTÃO DA
INFORMAÇÃO EXPEDIENTE E ARQUIVO
(EAR)
X X X X X X X X
GESTÃO DOCUMENTAL
(GDO)
X X X X X X X X
GESTÃO DE EMPREITADAS E DE INFRA-ESTRUTURAS (GEI)
X X X X X X X X
GESTÃO DE PROJECTOS (GPR) X (OTIC) X X X X X X
GESTÃO DE
SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO
(GSI)
PLANEAMENTO E
ORGANIZAÇÃO DOS SISTEMAS
DE INFORMAÇÃO
X X X X X X X X
AQUISIÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO
DOS SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO
X X X X X X X X
DISPONIBILIZAÇÃO E SUPORTE
DOS SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO
X X X X X X X X
MONITORIZAÇÃO E AVALIAÇÃO
DOS SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO
X X X X X X X X
GESTÃO
ECONÓMICO-FINANCEIRA
APROVISIONAMENTO (APR) X X X X X X X X
CONTABILIDADE E TESOURARIA
(CTE)
X X X X X X X X
PATRIMÓNIO (PAT) X X X X X X X X
OBSERVATÓRIO (OBS) X X X X X X X X
PROMOÇÃO E IMAGEM X X X X X X X X
RECURSOS HUMANOS (RHU)
DOCENTES X X X X X X X
NÃO-DOCENTES X X X X X X X X
RECURSOS
TÉCNICO-EDUCATIVOS
BIBLIOTECA (BIB) X X X X X X
GESTÃO DE ESPAÇOS
EDUCATIVOS (GEE)
X X X X X X X