Manual Buku Vot Versi 1.2 01-09-2002
-
Upload
agustinaoskar -
Category
Documents
-
view
1.401 -
download
0
Transcript of Manual Buku Vot Versi 1.2 01-09-2002
`
06hb September 2002 Versi 1.2
SPEKS
SISTEM BUKU VOT
PANDUAN PENGGUNA
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 iii SPEKS
ISI KANDUNGAN
BAHAGIAN 1 – PENGENALAN ..........................................................................................1
1.0 OBJEKTIF ......................................................................................................................1 1.1 STRUKTUR SISTEM.....................................................................................................2 1.2 PANDUAN AM PENGGUNA .......................................................................................3
BAHAGIAN 2 – MENU SISTEM BUKU VOT ....................................................................4
2.1 PERMULAAN SISTEM .................................................................................................4 2.1.1 MEMASUKI SISTEM BUKU VOT ( SPEKS )................................................................................... 4 2.1.2 LOGIN KE SISTEM BUKU VOT ( SPEKS ........................................................................................ 5 2.1.3 LANGKAH PERMULAAN SEBELUM OPERASI BUKU VOT ...................................................... 7
2.1.3.1 SISTEM PARAMETER................................................................................................................................. 8 2.1.3.2 KOD BARANG & KOD PEMBEKAL....................................................................................................... 11
2.1.4 ALIRAN PROSES SISTEM BUKU VOT..........................................................................................14 2.2 SKRIN MENU UTAMA SISTEM BUKU VOT...........................................................17 2.3 MENU KEMASUKKAN..............................................................................................20
2.3.1 SISTEM PARAMETER ......................................................................................................................20 2.3.2 DAFTAR KONTRAK .........................................................................................................................20
2.3.2.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU.................................................................................................. 22 2.3.2.2 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 23 2.3.2.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 24 2.3.2.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................ 24 2.3.2.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 24 2.3.2.6 MAKLUMAT SUB KONTRAKTOR......................................................................................................... 25
2.3.3 DAFTAR BAYARAN KONTRAK ....................................................................................................27 2.3.3.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU................................................................................................... 29 2.3.3.2 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 30 2.3.3.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 31 2.3.3.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................ 31 2.3.3.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 31 2.3.3.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK........................................................................ 32 2.3.3.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK................................................................ 32 2.3.3.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ....................................................................................... 32
2.3.4 NOTA MINTA.....................................................................................................................................33 2.3.4.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU.................................................................................................. 36 2.3.4.2 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 37 2.3.3.3 MENCETAK REKOD ................................................................................................................................. 38 2.3.4.4 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 38 2.3.4.5 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................ 38 2.3.4.6 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 38 2.3.4.7 PROSES PENYEMAKAN NOTA MINTA................................................................................................ 39 2.3.4.8 PROSES MELULUSKAN NOTA MINTA ................................................................................................ 39 2.3.4.9 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ....................................................................................... 39
2.3.5 PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA.......................................................................................40 2.3.5.1 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 43 2.3.5.2 PROSES MENCETAK RECORD............................................................................................................... 43 2.3.5.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 44 2.3.5.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................ 44 2.3.5.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 44 2.3.5.6 PROSES SEMAKAN PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA .......................................................... 45 2.3.5.7 PROSES MELULUSKAN PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA .................................................. 45 2.3.5.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ........................................................................................ 45
2.3.6 PESANAN TEMPATAN MANUAL..................................................................................................46 2.3.6.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU.................................................................................................. 49 2.3.6.2 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 49 2.3.6.3 PROSES MENCETAK REKOD ................................................................................................................. 50 2.3.6.4 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 50 2.3.6.5 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................ 51
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 iv SPEKS
2.3.6.6 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 51 2.3.6.7 PROSES SEMAKAN PESANAN TEMPATAN MANUAL ..................................................................... 51 2.3.6.8 PROSES MELULUSKAN PESANAN TEMPATAN MANUAL ............................................................. 51 2.3.6.9 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ....................................................................................... 52
2.3.7 SKRIN PENDAFTARAN INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN .......................................53 2.3.7.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU.................................................................................................. 56 2.3.7.2 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 57 2.3.7.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 58 2.3.7.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................ 58 2.3.7.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 58 2.3.7.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR INVOIS DENGAN PT.......................................................................... 59 2.3.7.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR INVOIS DENGAN PT................................................................... 59 2.3.7.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ....................................................................................... 59
2.3.8 SKRIN PENDAFTARAN BAYARAN TANPA PESANAN TEMPATAN.....................................60 2.3.8.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU.................................................................................................. 63 2.3.8.2 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 64 2.3.8.3 PINDAAN PADA REKOD YANG DISIMPAN ........................................................................................ 65 2.3.8.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIM[PAN ........................................................................... 65 2.3.8.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 65 2.3.8.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR BAYARAN TANPA PT ........................................................................ 66 2.3.8.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR BAYARAN TANPA PT ................................................................ 66 2.3.8.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ........................................................................................ 66
2.3.9 BAUCAR BAYARAN ........................................................................................................................67 2.3.9.1 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 70 2.3.9. PROSES MENCETAK REKOD ................................................................................................................... 71 2.3.9.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 71 2.3.9.4 PEMBATALN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................... 71 2.3.9.5 PROSES SEMAKAN BAUCAR BAYARAN............................................................................................ 71 2.3.9.6 PROSES MELULUSKAN BAUCAR BAYARAN.................................................................................... 71 2.3.9.7 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ....................................................................................... 72
2.3.10 BAUCAR JURNAL...........................................................................................................................73 2.3.10.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU................................................................................................ 76 2.3.10.2 PROSES PERTANYAAN ......................................................................................................................... 76 2.3.10.3 MENCETAK REKOD ............................................................................................................................... 77 2.3.10.4 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN........................................................................ 77 2.3.10.5 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN .......................................................................... 78 2.3.10.6 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI........................................................... 78 2.3.10.7 PROSES PENYEMAKAN BAUCAR JURNAL...................................................................................... 78 2.3.10.8 PROSES MELULUSKAN BAUCAR JURNAL ...................................................................................... 78 2.3.10.9 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ..................................................................................... 79
2.3.11 PENYATA PEMUNGUT..................................................................................................................80 2.3.11.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU................................................................................................ 82 2.3.11.2 PROSES PERTANYAAN ......................................................................................................................... 83 2.3.11.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN........................................................................ 84 2.3.11.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN .......................................................................... 84 2.3.11.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI........................................................... 84 2.3.11.6 PROSES PENYEMAKAN PENYATA PEMUNGUT............................................................................. 84 2.3.11.7 PROSES MELULUSKAN PENYATA PEMUNGUT ............................................................................. 85 2.3.11.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ..................................................................................... 85
2.4 MENU PERTANYAAN ................................................................................................86 2.4.1 NOTA MINTA / LPO / INVOIS.........................................................................................................86 2.4.2 STATUS KEMASUKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK.........................................................88 2.4.3 PESANAN TEMPATAN ....................................................................................................................90 2.4.4 BAUCAR BAYARAN ........................................................................................................................92 2.4.6 BAUCAR JURNAL.............................................................................................................................94 2.4.6 DOKUMEN KUIRI .............................................................................................................................96
2.5 MENU PROSESAN.......................................................................................................97 2.5.1 TAHUN .................................................................................................................................................97
BAHAGIAN 3 – LAPORAN ................................................................................................98
3.1 BORANG/SURAT.........................................................................................................98 3.1.1 SURAT PERLANJUTAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN .................................................................. 98 3.1.2 SURAT PENAMATAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN ................................................................... 100 3.1.3 BORANG PERMOHONANAN BELIAN ................................................................................................... 102
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 v SPEKS
3.1.4 BORANG PESANANAN TEMPATAN...................................................................................................... 103 3.1.5 BORANG BAUCAR BAYARAN................................................................................................................ 105 3.1.6 BORANG BAUCAR JURNAL .................................................................................................................... 106 3.1.7 BORANG INDEN......................................................................................................................................... 107
3.2 LAPORAN EDIT.........................................................................................................108 3.2.1 LAPORAN EDIT NOTA MINTA................................................................................................................ 108 3.2.2 LAPORAN EDIT DAFTAR BAYARAN TANPA PT / PENYATA TUNTUTAN................................... 110 3.2.3 LAPORAN EDIT BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN ....................................................... 112 3.2.4 LAPORAN EDIT PESANAN TEMPATAN................................................................................................ 114 3.2.5 DAFTAR BIL INVOIS ................................................................................................................................. 116 3.2.6 SENARAI NOTA DEBIT /KREDIT /DISKAUN........................................................................................ 118 3.2.7 LAPORAN RINGKASAN SENARAI BIL BIL PEMBEKAL TERLEWAT BAYAR ............................. 120 3.2.8 LAPORAN SENARAI BAUCAR JURNAL DIKELUARKAN................................................................ 122 3.2.9 LAPORAN BAUCAR BAYARAN YANG DISEDIAKAN /DIKELUARKAN ....................................... 124
3.3 LAPORAN URUSNIAGA ..........................................................................................126 3.3.1 LAPORAN HARIAN BUKU VOT.............................................................................................................. 126 3.3.2 SENARAI URUSNIAGA HARIAN BUKU VOT....................................................................................... 128 3.3.3 LAPORAN RINGKASAN BULANAN AKAUN VOT.............................................................................. 130 3.3.4 LAPORAN BULANAN VOT MENGURUS............................................................................................... 132 3.3.5 LAPORAN BULANAN VOT PEMBANGUNAN...................................................................................... 134 3.3.6 LAPORAN PERBELANJAAN VOT MENGIKUT OBJEK SEBAGAI .................................................... 136 3.3.7 LAPORAN TANGGUNGAN BELUM SELESAI ...................................................................................... 138 3.3.8 LAPORAN BAYARAN KEMAJUAN KONTRAK ................................................................................... 140 3.3.9 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A .................................................................... 142 3.3.10 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A1 ................................................................. 144 3.3.11 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A2 ................................................................. 146
3.4 LAPORAN LEJAR AM...............................................................................................148 3.4.1 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN PERBELANJAAN VOT (L201) ...................................................... 148 3.4.2 PENYATA RINGKASAN PERBELANJAAN MENGURUS MENGIKUT VOT/JAB/OSOL/AKT/PROJ
(L203) .......................................................................................................................................................... 150 3.4.3 PENYATA PRESTASI PERBELANJAAN PEMBANGUNAN MENGIKUT VOT/PROJ/BUTIRAN
RML (L204)................................................................................................................................................. 152 3.4.4 PENYATA PERBELANJAAN AKAUN MENGURUS (L205)................................................................. 154 3.4.5 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN HASIL (L300)................................................................................... 156 3.4.6 PENYATA AKAUN HASIL MENGIKUT JABATAN/P TJ (L303) ......................................................... 158 3.4.7 PENYATA AKAUN AMANAH MENGIKUT JABATAN/PTJ (L405) .................................................... 160 3.4.8 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN AMANAH (L400) ............................................................................ 162 3.4.4 LAPORAN PERBELANJAAN PEMBANGUNAN BERAKHIR (L608)................................................... 164
APPENDIKS 1 – CARTALIR ASAS PROSES BUKU VOT ........................................166
APPENDIKS 2 – MESEJ RALAT PROGRAM ..............................................................167
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 1 SPEKS
BAHAGIAN 1 – PENGENALAN 1.0 OBJEKTIF
Manual pengguna Sistem Buku Vot ini adalah sebagai panduan kepada pengguna untuk melakukan proses-proses pengoperasian dan juga menerangkan fungsi-fungsi yang terdapat di dalam sistem ini di mana ianya merangkumi perkara-perkara seperti berikut:
Kemasukan data.
Semak dan Lulus data.
Proses data.
Laporan-laporan berkaitan Buku Vot. Pengguna boleh rujuk Appendiks 1 untuk mendapat gambaran secara menyeluruh mengenai proses-proses yang terdapat di dalam Sistem Buku Vot.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 2 SPEKS
1.1 STRUKTUR SISTEM
Di Menu Sistem Buku Vot ini terdapat 4 fungsi utama yang mengandungi 44 aktiviti membolehkan pengguna melakukan penyelenggaraan terhadap rekod-rekod baru atau yang sedia ada. Bahagian-bahagian yang dimaksudkan adalah seperti berikut:
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 3 SPEKS
1.2 PANDUAN AM PENGGUNA
i. Setiap pengguna dikehendaki memahami beberapa panduan am untuk mengendalikan Sistem Buku Vot dengan lancar dan berkesan. Panduan berkenaan adalah seperti berikut:
Standad untuk kemasukan data tarikh adalah DDMMYYYY.
Kod Pembekal merupakan gabungan beberapa jenis kod yang lain. Format bagi Kod
Pembekal adalah 1_6_5, rujuk jadual di bawah;
6 1 2 2 2 5
Alphanumerik Kod Negeri
Kod Daerah
Kod Bandar
Nombor Siri (Dijana oleh sistem)
Untuk melihat mesej ralat program yang digunakan di dalam Sistem Buku Vot, sila
rujuk Bahagian 4 Panduan Pengguna ini.
Perhatian: Bagi semua medan Kod Kegunaan Pejabat pada beberapa skrin di dalam Sistem Buku Vot bertujuan untuk kegunaan di masa hadapan. Sebarang perkembangan mengenai perkara ini akan dimaklumkan kepada pengguna oleh pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab.
Perhatian: Bagi semua butang , ianya masih belum digunapakai sehingga tarikh Panduan Pengguna ini dikeluarkan. Sebarang perkembangan mengenai perkara ini akan dimaklumkan kepada pengguna oleh pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 4 SPEKS
BAHAGIAN 2 – MENU SISTEM BUKU VOT 2.1 PERMULAAN SISTEM
2.1.1 MEMASUKI SISTEM BUKU VOT ( SPEKS )
i. Pengguna akan dibekalkan oleh Pentadbir Sistem atau pegawai yang bertanggungjawab untuk
Sistem Perakaunan Berkomputer Standad Untuk Kerajaan Negeri (SPEKS) dengan 3 maklumat penting iaitu: Alamat URL Kod Pengguna Kata Laluan.
ii. Untuk memulakan sistem, pengguna dikehendaki “double-click” ikon “Internet Explorer” dan taipkan alamat URL untuk SPEKS seperti yang dibekalkan. Contoh alamat adalah seperti berikut; http://10.1.1.1:7777/dev60cgi/f60cgi?config=speks_prod dan kemudian tekan kunci Enter pada papan kekunci . SKRIN LOGIN akan dipaparkan seperti di Rajah 1.0
Rajah 1.0 : Skrin Login
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 5 SPEKS
2.1.2 LOGIN KE SISTEM BUKU VOT ( SPEKS
Rajah 1.1 : Skrin Login (Zoom in)
i. Pada skrin ini terdapat 3 butang arahan iaitu:
Login
Untuk masuk ke Menu Utama SPEKS. Kemudahan kunci-pintas Alt-L disediakan.
Tukar Kata Laluan
Untuk proses penukaran kata laluan pengguna.
Keluar
Untuk keluar dari Skrin Login Kemudahan kunci-pintas Alt-K disediakan.
ii. Butang : Langkah 1 – Apabila SKRIN LOGIN dipaparkan, kursor secara automatik berada di
medan Kod Pengguna. Masukkan maklumat Kod Pengguna (seperti yang dibekalkan oleh pentadbir sistem) di medan yang disediakan. Kemudian tekan kunci Tab atau gunakan tetikus untuk menggerakkan kursor ke medan Kata Laluan dan left-click tetikus berkenaan. Teruskan dengan memasukkan maklumat Kata Laluan (seperti yang dibekalkan oleh pentadbir sistem). Input Kata Laluan yang dimasukkan oleh pengguna tidak akan dipaparkan di skrin dan di ganti dengan simbol ‘*’ sebagai langkah-langkah keselamatan.
Langkah 2 – Seterusnya pengguna mempunyai pilihan sama ada menggunakan
tetikus (left-click) untuk klik pada butang arahan Login atau pengguna boleh terus menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci-pintas Alt-L. Sekiranya pengguna gagal memasuki skrin Menu Utama SPEKS dan mesej seperti “Kod Pengguna Tidak Wujud” dan “Kata Laluan Tidak Sah” dipaparkan, pengguna hendaklah merujuk perkara tersebut dengan Pentadbir Sistem atau Pegawai yang bertanggungjawab dengan SPEKS.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 6 SPEKS
iii. Butang : Langkah 1 – Pengguna mempunyai pilihan sama ada menggunakan tetikus (left-click)
untuk klik pada butang arahan Tukar Kata. Skrin Kata Laluan akan dipaparkan. Rujuk Rajah 1.2.
Rajah 1.2 : Skrin Kata Laluan
Langkah 2 – Masukkan maklumat Kod Pengguna dan Kata Laluan Lama (seperti yang dibekalkan oleh pentadbir sistem) dan kemudian masukkan maklumat Kata Laluan Baru serta Pengesahan Kata Laluan yang dikehendaki oleh pengguna (kedua-dua medan ini mesti mengandungi data yang sama). Input Kata Laluan Lama, Kata Laluan Baru dan Pengesahan Kata Laluan yang dimasukkan oleh pengguna tidak akan dipaparkan di skrin dan di ganti dengan simbol ‘*’ sebagai langkah-langkah keselamatan.
Langkah 3 – Kemudian klik butang dan jika semua maklumat yang dimasukkan tidak mempunyai masalah, mesej “Kata Laluan Telah Dipinda” akan dipaparkan. Jika pengguna menghadapi sebarang masalah sila ulangi Langkah 2 semula.
Langkah 4 – Setelah selesai proses penukaran kata laluan, pengguna boleh menekan
butang untuk kembali ke SKRIN LOGIN.
Peringatan: Jangan dedahkan maklumat Kata Laluan pengguna kepada individu yang lain. Jika pengguna menghadapi sebarang masalah berhubung perkara ini, sila rujuk kepada pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab.
iv. Butang : Langkah 1 – Tiada sebarang input data diperlukan untuk proses ini. Pengguna hanya
perlu menekan butang arahan Keluar sama ada dengan menggunakan tetikus (left-click) atau papan kekunci iaitu dengan menekan kunci-pintas Alt-K dan dalam beberapa saat pengguna tidak lagi berada dicapaian alamat URL sistem. Sekiranya pengguna menghadapi sebarang masalah, sila rujuk dengan Pentadbir Sistem atau Pegawai yang bertanggungjawab dengan SPEKS.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 7 SPEKS
2.1.3 LANGKAH PERMULAAN SEBELUM OPERASI BUKU VOT
Rajah 2.0 : Skrin Menu Utama SPEKS
i. Setelah pengguna berjaya memasuki sistem, skrin di atas akan dipaparkan.
ii. Capaian ke Sistem Buku Vot adalah sama ada menggunakan kunci Tab dan kunci Enter
atau tetikus (left-click). Paparan skrin berikut seperti Rajah 2.1:
Rajah 2.1 : Skrin Menu Utama Sistem Buku Vot
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 8 SPEKS
2.1.3.1 SISTEM PARAMETER
Untuk memulakan pengoperasian Sistem Buku Vot, setiap Jabatan atau Pusat Tanggungjawab (PTJ) perlu memasukkan data parameter masing-masing. Kemasukan data ke skrin Sistem Parameter hanya perlu dilakukan sekali sahaja. Ia akan dikemaskini secara automatik apabila proses bulanan dan tahunan dilaksanakan (rujuk 2.5). Capaian skrin kemasukan parameter adalah seperti cartalir di bawah:
Cartalir ke skrin Sistem Parameter:
Rajah 3.1 : Skrin Sistem Parameter
Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Sistem Parameter adalah seperti berikut:
Nama Nota Keterangan Medan
Tahun Kewangan ** Tahun perakauanan pengguna. Bulan Kewangan ** Bulan sistem perakaunan pengguna. Jabatan ** Jabatan pengguna. PTJ ** PTJ pengguna. Bulan AKB
@ Maksimum bilangan bulan AKB. Data boleh dipinda pada bila-bila masa jika perlu bergantung kepada tempoh AKB.
Status Parameter @ Sama ada pusingan perakaunan ini aktif atau tidak. Nota:
** Data di medan ini dijana oleh sistem. @ Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.
Rujuk Rajah 2.0
Rujuk Rajah 2.1
Rujuk Rajah.3.1
Menu Utama SPEKS
BUKU VOT – Sistem Buku Vot
Sistem Parameter
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 9 SPEKS
Butang 1: Butang ini berfungsi untuk pengguna memaparkan rekod parameter yang berkenaan dengan Jabatan/PTJ pengguna sahaja.
Gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci Tab diikuti kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click).
Kemudian, jika rekod wujud, pengguna akan melihat paparan rekod berkenaan pada skrin Sistem Parameter. Jika rekod tidak wujud pengguna hendaklah memaklumkan kepada pegawai yang berkenaan untuk memasukkan rekod sistem parameter seperti keterangan Butang 2.
Butang 2: Peringatan: Hanya pengguna yang dibenarkan sahaja yang boleh melakukan proses ini. Ia bertujuan untuk pengguna menambah rekod baru sistem parameter yang mana proses ini hanya dilaksanakan sekali sahaja iaitu di awal permulaan sebelum operasi SistemBuku Vot dilaksanakan.
Gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci Tab diikuti kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click).
Kemudian, secara automatik beberapa medan akan diisi dengan data yang telah dijana oleh sistem. Pengguna dikehendaki mengisikan data ke dalam medan yang wajib diisi dan lain-lain medan jika perlu.
Selesai sahaja proses kemasukan data, pengguna hendaklah menyimpan data tersebut ke dalam
pangkalan data dengan menekan/klik butang arahan . Rujuk keterangan Butang 5. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (kedua-dua kunci ditekan pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
Butang 3: Peringatan: Hanya pengguna yang dibenarkan sahaja yang boleh melakukan proses ini. Ia disediakan kepada pengguna untuk membuat sebarang pindaan kepada rekod semasa sahaja. Sebelum proses ini, pengguna hendaklah memaparkan rekod yang hendak dipinda dengan menekan/klik butang arahan Pertanyaan. Rujuk Butang 1.
Kemudian gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci Tab diikuti kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click).
Gerakkan kursor ke medan yang ingin dipinda dan pengguna boleh mula meminda data lama ke data yang baru.
Selesai sahaja proses pindaan data, pengguna hendaklah menyimpan data tersebut ke dalam
pangkalan data dengan menekan/klik butang arahan . Rujuk Butang 5. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
Butang 4: Ia berfungsi supaya pengguna boleh membatalkan rekod di dalam pangkalan data. Peringatan: Hanya pengguna yang dibenarkan sahaja yang boleh melakukan proses ini. Sebelum proses ini dilaksanakan, pengguna hendaklah memaparkan rekod yang hendak dibatalkan dengan menekan/klik butang arahan Pertanyaan. Rujuk Butang 1.
Kemudian gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci Tab diikuti kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click).
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 10 SPEKS
AMARAN: Rekod Sistem Parameter sangat penting dalam pengoperasian sistem. Pembatalan rekod boleh melumpuhkan Sistem Buku Vot.
Butang 5: Ia berfungsi kepada pengguna yang ingin menyimpan rekod baru atau rekod lama yang di buat pindaan.
Proses ini akan mengarahkan sistem untuk menyimpan rekod baru atau rekod yang dipinda ke dalam pangkalan data sistem.
Gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci Tab diikuti kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click).
Butang 6: Ia bertujuan untuk memudah pengguna mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya. Gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci Tab diikuti kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click).
Kemudian semua medan akan dikosongkan bagi pengguna meneruskan proses berikutnya.
Butang 7: Ia berfungsi untuk menutup skrin Sistem Parameter dan kembali ke skrin Menu Kemasukan. Gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci Tab diikuti kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click).
Pengguna akan kembali ke skrin Menu Kemasukan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 11 SPEKS
2.1.3.2 KOD BARANG & KOD PEMBEKAL
Bagi kemasukan data untuk Kod Barang dan Kod Pembekal, ianya mesti dilaksanakan terlebih dahulu sebelum mula menggunakan Sistem Buku Vot. Kemasukan kod-kod ini hanya boleh dilakukan oleh pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab di Bendahari Negeri.
Ia bertujuan untuk memudahkan pengguna dan menjadikan sistem berjalan dengan lancar dan berkesan.
Pengguna boleh memeriksa sama ada kod yang ingin digunakan telah disimpan di dalam pangkalan data melalui skrin pertanyaan di modul Sistem Kawalan Data.
Sebagai contoh; cara-cara untuk memeriksa rekod Kod Pembekal. Rujuk Rajah 2.0 iaitu
Menu Utama SPEKS, terdapat butang yang mana mencapai ke Sistem Kawalan Data. Klik butang tersebut, dan paparan Skrin Menu Utama Sistem Kawalan Data seperti rajah berikut:
Rajah 2.2 : Menu Utama Sistem Kawalan Data
Pada skrin di Rajah 2.2, terdapat Butang untuk capaian ke Skrin Kod Pembekal. Pengguna dikehendaki menekan/klik butang tersebut untuk paparan skrin seterusnya.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 12 SPEKS
Rajah 2.2.1 : Skrin Kod Pembekal
Apabila skrin di atas dipaparkan, pengguna dikehendaki klik Butang dan paparan Skrin Pertanyaan Pembekal akan dikeluarkan. Rujuk Rajah 2.2.2
Rajah 2.2.2 : Skrin Pertanyaan Pembekal
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 13 SPEKS
Dari sini boleh pengguna memastikan sama ada Kod Pembekal yang perlu diguna-pakai terdapat di dalam pangkalan data atau tidak.
Jika rekod tidak terdapat di dalam senarai yang dikeluarkan, pengguna hendaklah memaklumkan kepada pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab. Ini kerana hanya pengguna yang mempunyai kebenaran sahaja yang boleh melakukan proses kemasukan rekod baru .
Pertambahan rekod mungkin berlaku pada bila-bila masa diperlukan mengikut kepada keperluan pengguna. Jika perkara tersebut berlaku, pengguna hendaklah melaporkan kepada pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas sistem ini di Bendahari Negeri.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 14 SPEKS
2.1.4 ALIRAN PROSES SISTEM BUKU VOT
i. Cartalir Proses Daftar Kontrak
Daftar Kontrak
Daftar Bayaran Kontrak
Bayaran Tanpa
PT
Baucar Bayaran
Baucar Bayaran Di
Lejer Am (GL)
Rujuk 2.3.2
Rujuk 2.3.3
Rujuk 2.3.8
Rujuk 2.3.9
Tanggungjawab di Bendahari Negeri
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 15 SPEKS
ii. Cartalir Proses Nota Minta
iii. Cartalir Proses Pesanan Tempatan Manual
Nota Minta
Pesanan Tempatan Nota
Minta
Pendaftaran Invois Dgn PT
Baucar Bayaran
Rujuk 2.3.4
Rujuk 2.3.5
Rujuk 2.3.7
Rujuk 2.3.9
Baucar Bayaran Di
Lejer Am (GL) Tanggungjawab di Bendahari Negeri
Pesanan Tempatan Manual
Pendaftaran Invois Dgn PT
Baucar Bayaran
Baucar Bayaran Di Lejer Am (GL)
Rujuk 2.3.6
Rujuk 2.3.7
Rujuk 2.3.9
Tanggungjawab di Bendahari Negeri
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 16 SPEKS
iv. Cartalir Proses Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan
v. Cartalir Proses Jurnal Baucar
vi. Cartalit Proses Penyata Pemungut
Tanggungjawab di Bendahari Negeri
Daftar Bayaran Tanpa PT
Baucar Bayaran
Baucar Bayaran Di Lejer Am (GL)
Rujuk 2.3.8
Rujuk 2.3.9
Tanggungjawab di Bendahari Negeri
Jurnal Baucar
Jurnal Baucar Di Lejer Am (GL)
Penyata Pemungut
Penyata Pemungut Lejer Am (GL)
Tanggungjawab di Bendahari Negeri
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 17 SPEKS
2.2 SKRIN MENU UTAMA SISTEM BUKU VOT
i. Rajah-rajah yang dipaparkan di bawah adalah skrin Menu Utama Sistem Buku Vot dan bahagian-bahagian serta aktiviti-aktiviti yang terkandung di dalamnya.
ii. Dari Menu Utam SPEKS (Rujuk Rajah 2.0) gerakan kursor ke butang sama ada dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau tetikus (left-click). Paparan skrin Menu Kemasukan akan dipaparkan seperti Rajah 3.0.
iii. Selain Menu Kemasukan, terdapat 3 skrin menu yang lain iaitu Menu Pertanyaan (Rajah 4.0
/ rujuk perkara 2.4), Menu Proses (Rajah 5.0 / rujuk perkara 2.5) dan Menu Laporan (Rajah 6.0 dan Rajah 6.1 / rujuk Bahagian 3)
Rajah 3.0 : Menu Kemasukan
Rajah 4.0 : Menu Pertanyaan
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 18 SPEKS
Rajah 5.0 : Menu Proses
Rajah 6.0 : Menu Laporan
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 19 SPEKS
Rajah 6.1 : Menu Laporan
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 20 SPEKS
2.3 MENU KEMASUKKAN 2.3.1 SISTEM PARAMETER
Sila rujuk perkara 2.1.3
2.3.2 DAFTAR KONTRAK
i. Cartalir ke skrin Daftar Kontrak:
ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai Kontrak atau Sebutharga yang telah diberikan kepada Pembekal.
Rajah 3.2 : Skrin Daftar Kontrak
iii. Skrin Daftar Kontrak terbahagi kepada 2 seksyen:
“Header”. Maklumat terperinci.
Menu Utama SPEKS
BUKU VOT – Sistem Buku Vot
Daftar Kontrak
Bahagian Menu Kemasukan
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 21 SPEKS
Rajah 3.2.1 : Seksyen Maklumat Terperinci Skrin Daftar Kontrak (Zoom in)
iv. Lingkaran hitam pada Rajah 3.2.1 merujuk kepada simbol scroll bar yang mana digunakan untuk melihat rekod-rekod seterusnya. Dalam kes rajah di atas, hanya 2 rekod pertama yang dipaparkan. Jika terdapat lebih dari 2 rekod, pengguna boleh menarik scroll bar untuk melihat rekod-rekod seterusnya
v. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Daftar Kontrak adalah seperti berikut:
Nama Nota Keterangan Medan
“Header” Tahun Kewangan ** Tahun perakaunan pengguna. No. Kontrak/Sebutharga @ Nombor rujukan Kontrak/Sebutharga. Kod Pembekal @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Pembekal. Tarikh
** Tarikh pendaftaran kontrak. Tarikh semasa sistem akan dijanakan sebagai nilai default. Nilai boleh dipinda.
Jenis Kontrak/Sebutharga @ Jenis suatu kontark/sebutharga. Peringkat @ Peringkat suatu kontrak/sebutharga sama ada Pusat
atau Jabatan. Perihal Kontrak/Sebutharga @ Catatan mengenai kontrak. Tarikh Kontrak Mula @ Tarikh kontrak akan bermula. Tamat @ Tarikh kontrak akan tamat. No. Rujukan Pekeliling Kontrak Perbendaharaan @ Nombor rujukan Pekeliling Kontrak Perbendaharaan
bagi kontrak yang dimasukkan. Kod Bank @ Ctrl-L untuk mendapat senarai Kod Bank. Akaun Bank @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Akaun Bank. Amaun Kontrak @ Amaun kontrak yang diberikan. Nama dan Alamat Bank ** Medan ini secara automatik diisi apabila pengguna
memilih Akaun Bank. Data ini tidak boleh dipinda. Maklumat Terperinci Bil ** Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod
disimpan ke pangkalan data. Kod Barang @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Barang. Perihal @ Medan ini secara automatik diisi apabila pengguna
memilih Kod Barang. Data ini tidak boleh dipinda. Nota:
** Data di medan ini dijana oleh sistem. @ Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 22 SPEKS
vi. Pada skrin ini terdapat 9 butang arahan iaitu:
Pertanyaan
Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud dan memaparkan maklumat pada skrin.
Tambah Untuk menambah rekod baru Daftar Kontrak.
Edit
Untuk pindaan ke atas rekod yang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan.
Batal Untuk membatalkan suatu rekod yang wujud.
Batal Line
Untuk membatalkan rekod pada seksyen Maklumat Terperinci.
Simpan
Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda.
Sub Kontraktor
Untuk melihat/menambah/pindaan rekod suatu Sub Kontraktor bagi Kontrak yang dipaparkan.
Kosongkan
Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya.
Keluar Untuk keluar ke Menu Kemasukan.
2.3.2.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU
Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click)
Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan dan Tarikh dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya.
Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke
dalam pangkalan data dengan klik butang menggunakan tetikus (left-click).
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci.
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan
kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 23 SPEKS
2.3.2.2 PROSES PERTANYAAN Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan
skrin seperti berikut akan diperolehi:
Rajah 3.2.2 : Skrin Senarai Dokumen Daftar Kontrak
Langkah 2: Masukkan Tarikh jika pengguna mempunyai tujuan untuk melihat rekod Daftar Kontrak suatu tarikh tertentu atau kosongkan medan Tarikh dan semua rekod Daftar Kontrak akan dipaparkan. Klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.
Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih sebelum
menekan butang atau pegguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Daftar Kontrak yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.
Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Daftar Kontrak tanpa memilih
sebarang rekod, klik butang .
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 24 SPEKS
2.3.2.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN
Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.2.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang
dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan.
Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan
rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada
baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci.
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.2.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN
Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki
memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.2.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang
dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.
2.3.2.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI
Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci
dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.2.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan baris rekod berkenaan.
Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci.
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 25 SPEKS
2.3.2.6 MAKLUMAT SUB KONTRAKTOR
Langkah 1: Sebelum klik butang sub kontraktor, pengguna dikehendaki memilih rekod kontraktor mana akan atau sudah mempunyai maklumat sub kontraktor. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.2.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod kontraktor berkenaan, klik butang
untuk proses pada skrin sub kontraktor. Skrin seperti Rajah 3.2.3 akan dipaparkan jika kontrak belum mempunyai maklumat sub kontraktor. Tetapi jika kontrak telah mempunyai rekod sub kontraktor, maklumat sub kontraktor yang pertama akan dipaparkan. Jika terdapt lebih dari satu sub kontraktor, untuk melihat maklumat sub kontraktor yang lain, pengguna dikehendaki klik butang . Sila rujuk Keterangan proses pertanyaan di 2.3.2.2.
Rajah 3.2.3 : Skrin Daftar Sub Kontraktor
Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Daftar Sub Kontrak adalah seperti berikut:
Nama Nota Keterangan Medan
Tahun Kewangan ** Tahun perakaunan pengguna. No. Kontrak/Sebutharga @ Nombor Kontrak/Sebutharga rekod yang
dimasukkan. Kod Pembekal @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Pembekal. Kod Bank @ Ctrl-L untuk mendapat senarai Kod Bank. Akaun Bank @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Akaun Bank. Nama dan Alamat Bank ** Medan ini secara automatik diisi apabila pengguna
memilih Akaun Bank. Data ini tidak boleh dipinda. Amaun Kontrak/Sebutharga @ Nilai kontrak yang diberikan.
Nota:
** Data di medan ini dijana oleh sistem. @ Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 26 SPEKS
Langkah 3: Jika pengguna ingin menambah rekod baru, klik butang dan masukkan data ke medan yang disediakan. Akhir sekali klik butang untuk menyimpan rekod baru tadi ke dalam pangkalan data.
Langkah 4: Jika pengguna ingin meminda rekod lama, klik butang dan
pengguna boleh mula meminda mana-mana data yang perlu di buat pindaan. Akhir sekali klik butang untuk mengemaskini rekod yang dipinda tadi.
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris
kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci.
Langkah 5: Jika ingin membatalan rekod lama, klik butang dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.
Langkah 6: Untuk mengosongkan semua medan, sila klik butang
Langkah 7: Untuk kembali ke skrin Daftar Kontrak, sila klik butang .
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan
kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 27 SPEKS
2.3.3 DAFTAR BAYARAN KONTRAK
i. Cartalir ke skrin Daftar Bayaran Kontrak:
ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai jadual pendaftaran pembayaran ke atas kontrak/sebutharga untuk tahun tertentu bagi tempoh 1 tahun.
Rajah 3.3 Skrin Daftar Bayaran Kontrak
iii. Skrin Daftar Bayaran Kontrak terbahagi kepada 2 seksyen :
“Header”. Maklumat terperinci.
iv. Sila rujuk keterangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di
bahagian 2.3.2 (iv).
Menu Utama SPEKS
BUKU VOT – Sistem Buku Vot
Daftar Bayaran Kontrak Bahagian Menu Kemasukan
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 28 SPEKS
v. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Daftar Bayaran Kontrak adalah seperti berikut:
Nama Nota Keterangan Medan
“Header” Tahun Kewangan ** Tahun perakaunan pengguna. Jenis Urusniaga ** Automatik nilai = 203 untuk usrusniaga Daftar
Bayaran Kontrak. No Daftar Bayaran Kontrak/Sebutharga @ Nombor rujukan untuk Daftar Bayaran
Kontrak/Sebutharga yang di masukkan. Tarikh
** Tarikh pendaftaran bayaran kontrak/sebutharga. Tarikh semasa sistem akan dijanakan sebagai nilai default. Nilai boleh dipinda.
Jabatan Pembayar @ PTJ Pembayar @ No Kontrak/Sebutharga @ Nombor Kontrak/Sebutharga yang ingin di daftar
untuk pembayaran. Kod Pembekal
** Medan ini secara automatik diisi apabila pengguna memasukkan No Kontrak/Sebutharga. Data ini tidak boleh dipinda.
Bekal Kepada PTJ Maklumat terperinci Bil ** Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod
disimpan ke pangkalan data. Vot
Jika medan Vot diisi, kursor akan automatik ke medan Prog/Aktiviti untuk kemasukan data. Manakala jika medan Vot tidak diisi, kursor akan automatik ke medan Amanah untuk kemasukan data.
Jabatan @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Jabatan. PTJ/PK @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod PTJ/PK. Prog/Aktiviti Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod
Prog/Aktvt. Amanah Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Amanah. Projek Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Projek. Setia Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Setia. CP Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran
secara langsung dan P untuk secara kredit. Kod Barang @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Barang. Kuantiti @ Kuantiti barangan. Harga Seunit @ Harga seunit barangan Harga Bersih ** Jumlah harga barangan mengikut kuantiti
barangan. Di kira secara automatik oleh sistem. Kod Kegunaan Pejabat Untuk kegunaan di masa hadapan. Jumlah ** Jumlah besar harga semua barangan yang
dimasukkan. Di kira secara automatik oleh sistem. Nota:
** Data di medan ini dijana oleh sistem. @ Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 29 SPEKS
vi. Pada skrin ini terdapat 13 butang arahan iaitu: Pertanyaan
Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud dan memaparkan maklumat pada skrin.
Tambah Untuk menambah rekod baru Daftar Kontrak.
Edit
Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan.
Batal Untuk membatalkan suatu rekod yang wujud.
Batal Line
Untuk membatalkan rekod pada seksyen Maklumat Terperinci.
Tolak
Untuk penolakan dokumen selepas proses Semak atau Lulus. * Suatu dokumen yang ditolak boleh di edit.
Simpan
Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda.
Notis Untuk kegunaan di masa hadapan.
Info Untuk maklumat checklist.
Semak
Untuk penyemakan dokumen.
Lulus
Untuk mengesahkan kelulusan dokumen dengan had. * Proses Lulus hanya dibenarkan selepas proses Semak dilaksanakan ke atas dokumen tersebut.
Kosongkan
Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya.
Keluar Untuk keluar ke Menu Kemasukan.
2.3.3.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU
Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click)
Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jenis Urusniaga dan Tarikh dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya.
Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke dalam
pangkalan data dengan klik butang menggunakan tetikus (left-click).
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 30 SPEKS
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci.
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan
kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.3.2 PROSES PERTANYAAN Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan
skrin seperti berikut akan diperolehi:
Rajah 3.3.1 : Skrin Senarai Dokumen
Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu. Medan Jab dan PTJ adalah berpandukan pengguna dari Jabatan atau PTJ berkenaan. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang berkenaan.
Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih sebelum menekan butang atau pegguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Daftar Bayaran Kontrak yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.
Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Daftar Bayaran Kontrak tanpa
memilih sebarang rekod, klik butang .
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 31 SPEKS
2.3.3.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN
Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.3.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang
dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan.
Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan
rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada
baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci.
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.3.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN
Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki
memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.3.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang
dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.
2.3.3.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI
Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci
dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.3.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan baris rekod berkenaan.
Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci.
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci
Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 32 SPEKS
2.3.3.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK
Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.3.2.
Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .
2.3.3.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna
dikehendaki memilih rekod mana yang hendak diluluskan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.3.2.
Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .
2.3.3.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN
Apabila Daftar Bayaran Kontrak diluluskan; o Tolak Baki Sebenar, Baki Bayang o Tambah Tanggungan
Apabila Daftar Bayaran Kontrak dibatalkan selepas diluluskan; o Tambah Baki Sebenar, Baki Bayang o Tolak Tanggungan
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 33 SPEKS
2.3.4 NOTA MINTA
i. Cartalir ke skrin Nota Minta:
ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai permintaan barang sekaligus menghasilkan Pesanan Tempatan setelah proses Lulus berlaku.
Rajah 3.4 : Skrin Nota Minta
iii. Skrin Nota Minta terbahagi kepada 2 seksyen:
“Header”. Maklumat terperinci.
iv. Sila rujuk keterangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di
bahagian 2.3.2 (iv).
Menu Utama SPEKS
BUKU VOT – Sistem Buku Vot
Nota Minta
Bahagian Menu Kemasukan
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 34 SPEKS
v. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Nota Minta adalah seperti berikut:
Nama Nota Keterangan Medan “Header” Tahun Kewangan ** Tahun perakaunan pengguna. Jenis Urusniaga ** Automatik nilai = 201 untuk urusniaga Nota Minta. No. Nota Minta ** Nilai akan dijana secara automatik selepas rekod
disimpan ke pangkalan data. Tarikh Nota Minta
** Tarikh kemasukan rekod Nota Minta. Tarikh semasa sistem akan dijana sebagai nilai default. Nilai boleh dipinda.
Jab. Membayar ** Dijana oleh sistem. Data tidak boleh dipinda. PTJ Membayar ** Dijana oleh sistem. Data tidak boleh dipinda. Jab. Mohon ** Dijana oleh sistem. Data tidak boleh dipinda. PTJ Mohon @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai PTJ Mohon. Kod Pembekal @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Pembekal. No Kontrak/Sebutharga Ctrl-L untuk mendapatkan senarai No Kontrak/
Sebutharga. Bekal Kepada PTJ @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Bekal Kepada PTJ. Maklumat terperinci Bil ** Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod
disimpan ke pangkalan data. Vot/Maksud
Jika medan Vot diisi, kursor akan automatik ke medan Prog/Aktiviti untuk kemasukan data. Manakala jika medan Vot tidak diisi, kursor akan automatik ke medan Amanah untuk kemasukan data.
Jabatan @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Jabatan. PTJ/PK @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod PTJ/PK. Program/Akt Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Prog/Aktvt. Amanah Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Amanah. Projek Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Projek. Setia Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Setia. CP Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran secara
langsung dan P untuk secara kredit. Kod Barang @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Barang. Kuantiti @ Kuantiti barangan. Harga Seunit @ Harga seunit barangan Harga Bersih ** Jumlah harga barangan mengikut kuantiti barangan. Di
kira secara automatik oleh sistem. Kod Kegunaan Pejabat Untuk kegunaan di masa hadapan. Jumlah ** Jumlah besar harga semua barangan yang dimasukkan.
Di kira secara automatik oleh sistem. Nota:
** Data di medan ini dijana oleh sistem. @ Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 35 SPEKS
vi. Pada skrin ini terdapat 14 butang arahan iaitu:
Pertanyaan
Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud dan memaparkan maklumat pada skrin.
Tambah Untuk menambah rekod baru Daftar Kontrak.
Edit
Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan.
Batal Untuk membatalkan suatu rekod yang wujud.
Batal Line
Untuk membatalkan rekod pada seksyen Maklumat Terperinci.
Tolak
Untuk penolakan dokumen selepas proses Semak atau Lulus. * Suatu dokumen yang ditolak boleh di edit.
Simpan
Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda.
Notis Untuk kegunaan di masa hadapan.
Info Untuk maklumat checklist.
Semak
Untuk penyemakan dokumen.
Lulus
Untuk mengesahkan kelulusan dokumen dengan had. * Proses Lulus hanya dibenarkan selepas proses Semak dilaksanakan ke atas dokumen tersebut.
Kosongkan
Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya.
Keluar Untuk keluar ke Menu Kemasukan.
Cetak
Untuk mencetak rekod dokumen. Tanpa paparan rekod butang Cetak akan disabled. Ia akan aktif apabila rekod dipaparkan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 36 SPEKS
2.3.4.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click)
Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jenis Urusniaga, Tarikh Nota Minta,
Jab. Membayar, PTJ Membayar dan Jab. Mohon dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya.
Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke dalam
pangkalan data dengan klik butang menggunakan tetikus (left-click).
Langkah 4: Panggil semula rekod yang disimpan tadi. Untuk memanggil rekod rujuk
arahan proses 2.3.4.2(viii).
Langkah 5: Setelah memperolehi paparan rekod tersebut, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan proses checklist rekod berkenaan dilaksanakan. Skrin berikut akan dipaparkan:
Rajah 3.4.1 : Skrin Nota Minta – Info
Langkah 6: Pengguna dikehendaki menanda ‘Ya’ pada kotak Perkara yang berkaitan dengan rekod Nota Minta. Untuk menanda ‘Ya’ pengguna perlu menggunakan tetikus untuk membawa kursor ke dan left-click untuk
menghasilkan grafik tanda ‘Ya’ seperti ini dan sebaliknya untuk ‘Tidak’. Langkah 7: Setelah selesai proses checklist, pastikan pengguna klik butang
supaya rekod dikemaskini di dalam pangkalan data. Kemudian pengguna boleh klik butang untuk kembali ke skrin Nota Minta
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 37 SPEKS
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci.
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan
kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.4.2 PROSES PERTANYAAN
Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan skrin seperti berikut akan diperolehi:
Rajah 3.4.2 : Skrin Senarai Dokumen
Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu. Medan Jab dan PTJ adalah berpandukan pengguna dari Jabatan atau PTJ berkenaan. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud dan memenuhi kriteria yang berkenaan.
Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih
sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Nota Minta yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.
Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Nota Minta tanpa memilih sebarang
rekod, klik butang .
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 38 SPEKS
2.3.3.3 MENCETAK REKOD
Langkah 1: Sebelum proses mencetak dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di cetak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.4.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di cetak, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan dokumen.
2.3.4.4 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN
Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod
mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.4.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan
pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan.
Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci.
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan
kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.4.5 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN
Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki
memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.4.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan
untuk makluman pengguna.
2.3.4.6 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI
Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.4.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor
pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan baris rekod berkenaan.
Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod
berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 39 SPEKS
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci.
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan
menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.4.7 PROSES PENYEMAKAN NOTA MINTA
Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna
dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.4.2.
Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .
2.3.4.8 PROSES MELULUSKAN NOTA MINTA
Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dilulus. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.4.2.
Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .
2.3.4.9 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN
Apabila Nota Minta diluluskan; o Tolak Baki Bayang o Tambah Baki Rizab
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 40 SPEKS
2.3.5 PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA
i. Cartalir ke skrin Pesanan Tempatan Nota Minta:
ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan data ke medan Tarikh Sah Laku dan Tarikh Terima Barang sahaja semasa proses pindaan rekod hendak dilaksanakan. Skrin ini tidak membenarkan sebarang proses kemasukan rekod dilaksanakan oleh pengguna kerana proses tersebut dilaksanakan secara automatik oleh sistem apabila suatu Nota Minta diluluskan oleh pegawai yang bertanggungjawab.
Rajah 3.5 : Skrin Pesanan Tempatan Nota Minta
iii. Skrin Pesanan Tempatan Nota Minta terbahagi kepada 2 seksyen:
“Header”. Maklumat terperinci.
iv. Sila rujuk keterangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di
bahagian 2.3.2 (iv).
Menu Utama SPEKS
BUKU VOT – Sistem Buku Vot
Pesanan Tempatan Nota Minta
Bahagian Menu Kemasukan
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 41 SPEKS
v. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pesanan Tempatan Nota Minta adalah seperti berikut:
Nama Nota Keterangan Medan
“Header” Tahun Kewangan ** Dijana oleh sistem. Jenis Urusniaga ** Dijana oleh sistem. No. Pesanan ** Dijana oleh sistem. Tarikh ** Dijana oleh sistem. Tarikh semasa. No. Nota Minta ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Tarikh Nota Minta ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Tarikh Sah Laku Hingga @ Data boleh dipinda. Jabatan Pembayar ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. PTJ Pembayar ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Jab. Mohon ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. PTJ Mohon ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Kod Pembekal ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Kod Kontrak ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Bekal Kepada PTJ ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Tarikh Terima Barang Data boleh dipinda. Maklumat terperinci Bil ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Vot ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Jabatan ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. PTJ/PK ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Prog/Aktiviti ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Amanah ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Projek ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Setia ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. CP ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Kod Barang ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Kuantiti ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Harga Seunit ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Harga Bersih ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Kod Kegunaan Pejabat ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Jumlah ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.
Nota:
** Data di medan ini dijana oleh sistem. @ Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 42 SPEKS
vi. Pada skrin ini terdapat 14 butang arahan iaitu: Pertanyaan
Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud dan memaparkan maklumat pada skrin.
Tambah Untuk menambah rekod baru Daftar Kontrak.
Edit
Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan.
Batal Disabled.
Batal Line Disabled.
Tolak Disabled.
Simpan
Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda.
Notis Untuk kegunaan di masa hadapan.
Info Untuk maklumat checklist.
Semak
Untuk penyemakan dokumen.
Lulus
Untuk mengesahkan kelulusan dokumen dengan had. * Proses Lulus hanya dibenarkan selepas proses Semak dilaksanakan ke atas dokumen tersebut.
Kosongkan
Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya.
Keluar Untuk keluar ke Menu Kemasukan.
Cetak
Untuk mencetak rekod dokumen. Tanpa paparan rekod butang Cetak akan disabled. Ia akan aktif apabila rekod dipaparkan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 43 SPEKS
2.3.5.1 PROSES PERTANYAAN Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan
skrin seperti berikut akan diperolehi:
Rajah 3.5.1 : Skrin Senarai Dokumen
Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu. Medan Jab dan PTJ adalah berpandukan pengguna dari Jabatan atau PTJ berkenaan. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang berkenaan
Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih
sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Pesanan Tempatan Nota Minta yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.
Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Pesanan Tempatan Nota Minta tanpa
memilih sebarang rekod, klik butang .
2.3.5.2 PROSES MENCETAK RECORD
Langkah 1: Sebelum proses mencetak dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di cetak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.5.1.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di cetak, klik butang
dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan dokumen.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 44 SPEKS
2.3.5.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN
Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod
mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.5.1.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang
dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan. Hanya medan Tarikh Sah Laku dan Tarikh Terima Barang sahaja yang dibenarkan untuk pindaan.
Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan
rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan
menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.5.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN
Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki
memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.5.1.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang
dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.
2.3.5.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI
Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci
dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.5.1.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor
pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan baris rekod berkenaan.
Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod
berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada
baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan
menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 45 SPEKS
2.3.5.6 PROSES SEMAKAN PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA
Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.5.1.
Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .
2.3.5.7 PROSES MELULUSKAN PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA
Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna
dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.5.1.
Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .
2.3.5.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN
Apabila Pesanan Tempatan Nota Minta diluluskan; o Tolak Baki Sebenar, Baki Rizab o Tambah Tanggungan
Apabila Pesanan Tempatan Nota Minta dibatalkan sebelum lulus; o Tambah Baki Bayang o Tolak Baki Rizab
Apabila Pesanan Tempatan Nota Minta dibatalkan selepas lulus; o Tambah Baki Sebenar, Baki Bayang o Tolak Tanggungan
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 46 SPEKS
2.3.6 PESANAN TEMPATAN MANUAL
i. Cartalir ke skrin Pesanan Tempatan Manual:
ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai Pesanan Tempatan
secara manual. Ia dilaksanakan secara manual apabila Pesanan Tempatan yang ingin di buat tidak mempunyai Nota Minta. Pengguna mempunyai pilihan sama ada hendak menghasilkan nombor yang tertera di medan No. Pesanan secara manual atau membiarkan sistem menjanakan nombor tersebut secara automatik semasa proses menyimpan rekod.
Rajah 3.6 : Skrin Pesanan Tempatan Manual
iii. Skrin Pesanan Tempatan Manual terbahagi kepada 2 seksyen:
“Header”. Maklumat terperinci.
Sila rujuk keterangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di bahagian 2.3.2 (iv).
Menu Utama SPEKS
BUKU VOT – Sistem Buku Vot
Pesanan Tempatan Manual Bahagian Menu Kemasukan
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 47 SPEKS
iv. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pesanan Tempatan Manual adalah seperti berikut:
Nama Nota Keterangan Medan
“Header” Tahun Kewangan ** Tahun perakaunan pengguna. Jenis Urusniaga ** Automatik nilai = 206 untuk urusniaga Pesanan
Tempatan Manual. No. Pesanan @ Nombor rujukan untuk pesanan yang dimasukkan. Tarikh
** Tarikh pesanan tempatan di buat. Tarikh semasa sistem akan dijanakan sebagai nilai default. Nilai boleh dipinda.
Jabatan Pembayar ** Data dijana oleh sistem mengikut jabatan pengguna. PTJ Pembayar ** Data dijana oleh sistem mengikut Ptj pengguna. Jab. Mohon @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Jabatan. PTJ Mohon @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai PTJ. Kod Pembekal @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Pembekal. Kod Kontrak Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Kontrak. Bekal Kepada PTJ @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai PTJ. Tarikh Sah Laku Hingga @ Data boleh dipinda. Tarikh Terima Barang @ Data boleh dipinda. Maklumat terperinci Bil ** Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod
disimpan ke pangkalan data. Vot
Jika medan Vot diisi, kursor akan automatik ke medan Prog/Aktiviti untuk kemasukan data. Manakala jika medan Vot tidak diisi, kursor akan automatik ke medan Amanah untuk kemasukan data.
Jabatan @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Jabatan. PTJ/PK @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod PTJ/PK. Prog/Aktiviti Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Prog/Aktvt. Amanah Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Amanah. Projek Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Projek. Setia Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Setia. CP Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran
secara langsung dan P untuk secara kredit. Kod Barang @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Barang. Kuantiti @ Kuantiti barangan. Harga Seunit Harga seunit barangan Harga Bersih ** Jumlah harga barangan mengikut kuantiti barangan.
Di kira secara automatik oleh sistem. Kod Kegunaan Pejabat Untuk kegunaan di masa hadapan. Jumlah ** Jumlah besar harga semua barangan yang
dimasukkan. Di kira secara automatik oleh sistem. Nota:
** Data di medan ini dijana oleh sistem. @ Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 48 SPEKS
v. Pada skrin ini terdapat 14 butang arahan iaitu:
Pertanyaan
Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud dan memaparkan maklumat pada skrin.
Tambah Untuk menambah rekod baru Daftar Kontrak.
Edit
Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan.
Batal Untuk membatalkan suatu rekod yang wujud.
Batal Line
Untuk membatalkan rekod pada seksyen Maklumat Terperinci.
Tolak
Untuk penolakan dokumen selepas proses Semak atau Lulus. * Suatu dokumen yang ditolak boleh di edit.
Simpan
Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda.
Notis Untuk kegunaan di masa hadapan.
Info Untuk maklumat checklist.
Semak
Untuk penyemakan dokumen.
Lulus
Untuk mengesahkan kelulusan dokumen dengan had. * Proses Lulus hanya dibenarkan selepas proses Semak dilaksanakan ke atas dokumen tersebut.
Kosongkan
Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya.
Keluar Untuk keluar ke Menu Kemasukan.
Cetak
Untuk mencetak rekod dokumen. Tanpa paparan rekod butang Cetak akan disabled. Ia akan aktif apabila rekod dipaparkan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 49 SPEKS
2.3.6.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU
Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jenis Urusniaga, Tarikh, Jabatan
Pembayar dan PTJ Pembayar dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya.
Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke
dalam pangkalan data dengan klik butang menggunakan tetikus (left-click).
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada
baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan
menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.6.2 PROSES PERTANYAAN
Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan skrin seperti berikut akan diperolehi:
Rajah 3.6.1 : Skrin Senarai Dokumen
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 50 SPEKS
Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih
untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu. Medan Jab dan PTJ adalah berpandukan pengguna dari Jabatan atau PTJ berkenaan. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang berkenaan.
Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih
sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Pesanan Tempatan Manual yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.
Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Pesanan Tempatan Manual tanpa
memilih sebarang rekod, klik butang .
2.3.6.3 PROSES MENCETAK REKOD
Langkah 1: Sebelum proses mencetak dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di cetak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.6.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di cetak, klik butang
dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan dokumen.
2.3.6.4 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN
Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.6.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang
dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan. Hanya medan Tarikh Sah Laku dan Tarikh Terima Barang sahaja yang dibenarkan untuk pindaan.
Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan
rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan
menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 51 SPEKS
2.3.6.5 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN
Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.6.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang
dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.
2.3.6.6 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI
Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci
dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.6.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor
pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan baris rekod berkenaan.
Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod
berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada
baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan
kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.6.7 PROSES SEMAKAN PESANAN TEMPATAN MANUAL
Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.6.2.
Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .
2.3.6.8 PROSES MELULUSKAN PESANAN TEMPATAN MANUAL
Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna
dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.6.2.
Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 52 SPEKS
2.3.6.9 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN
Apabila Pesanan Tempatan Manual diluluskan; o Tolak Baki Sebenar, Baki Bayang o Tambah Tanggungan
Apabila Pesanan Tempatan Manual dibatalkan selepas lulus; o Tambah Baki Sebenar, Baki Bayang o Tolak Tanggungan
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 53 SPEKS
2.3.7 SKRIN PENDAFTARAN INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN
i. Cartalir ke skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan:
ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai pendaftaran bayaran yang berkaitan dengan proses Pesanan Tempatan. Transaksi yang terlibat adalah untuk menjanakan baucar sama ada baucar automatik atau baucar manual.
Rajah 3.7 : Skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan
iii. Skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan terbahagi kepada 3 seksyen:
“Header”. Maklumat Terperinci 1.
Maklumat Terperinci 2
Menu Utama SPEKS
BUKU VOT – Sistem Buku Vot
Skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan Bahagian Menu Kemasukan
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 54 SPEKS
iv. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan adalah seperti berikut:
Nama Nota Keterangan Medan
“Header” Tahun Kewangan ** Tahun perakaunan pegguna. Nilai default adalah
tahun semasa system. Nilai boleh dipinda. Jenis Urusniaga ** Automatik nilai = 210 Tarikh
** Tarikh pendaftaran invois. Tarikh semasa system akan dijanakan sebagai nilai default. Nilai noleh dipinda.
No. Pesanan Tempatan @ Nombor rujukan pesanan tempatan berkenaan. Tarikh PT/WPU/Kontrak No. Invois/Tuntutan @ Nombor rujukan invois/tuntutan. Tarikh Invois
** Tarikh invois. Tarikh semasa system akan dijanakan sebagai nilai default. Nilai noleh dipinda.
Tarikh Terima Invois Di PTJ @ Tarikh invois diterima di PTJ
Amaun (RM) @ Amaun invois. Tarikh Invois Disahkan @ Tarikh pengesahan invois. AP58 (+) Tarikh Terima Invois Unit Kew PTJ @ Tarikh invois diterima di Unit Kewangan PTJ.
Tahun AP 58 @ Perihal Baucar @ Perkara baucar. Rujukan Nota DT/KT/DK Nombor rujukan.
Bentuk Bayaran @ Cara pembayaran dilakukan. Dengan Pemfaktoran @ Faktor yang digunakan. Maklumat Terperinci 1 Nama Pemfaktor @ Nama pemfaktor. No. Daftar Syarikat Pemfaktor @ Nombpr pengenalan syarikat pemfaktor.
No. Akaun Bank Pemfaktor @ Nombor akaun bank pemfaktor.
Kod Bank @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Bank. Nama/Alamat ** Data akan dijana secara automatik apabila Kod
Bank dipilih. Rujukan Perjanjian @ Nombor rujukan perjanjian. Tarikh Perjanjian @ Tarikh perjanjian. Perihal Cek @ Jenis Cek
Nota:
** Data di medan ini dijana oleh sistem. @ Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 55 SPEKS
vii. Klik butang untuk paparan seksyen Maklumat Terperinci 2. Rujuk Rajah 3.7.1.
Rajah 3.7.1 : Skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan – Maklumat Terperinci
viii. Sila rujuk keterangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat terperinci 2 di
bahagian 2.3.2 (iv).
ix. Untuk kembali ke paparan skrin asal, klik butang pada skrin Maklumat Terperinci (seksyen Maklumat terperinci 2).
x. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan
Tempatan adalah seperti berikut:
Nama Nota Keterangan Medan Maklumat Terperinci 2 Bil ** Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod
disimpan ke pangkalan data. Vot/Maksud
Jika medan Vot diisi, kursor akan automatik ke medan Prog/Aktiviti untuk kemasukan data. Manakala jika medan Vot tidak diisi, kursor akan automatik ke medan Amanah untuk kemasukan data.
Jabatan Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Jabatan. PTJ/PK Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod PTJ/PK. Program/Akivitit Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Prog/Aktvt. Amanah Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Amanah. Projek Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Projek. Setia Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Setia. CP Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran
secara langsung dan P untuk secara kredit. Objek Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Sodo. Kuantiti Invois @ Kuantiti invois. Harga Seunit @ Harga seunit. Amaun Invois Jumlah nilai invois. Amaun Pesanan Jumlah nilai pesanan. Baki Perbezaan Perbezaan nilai antara Amaun Invois dan Pesanan. Kod Kegunaan Pejabat Untuk kegunaan di masa hadapan.
Nota:
** Data di medan ini dijana oleh sistem. @ Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 56 SPEKS
v. Pada skrin ini terdapat 13 butang arahan iaitu: Pertanyaan
Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud dan memaparkan maklumat pada skrin.
Tambah
Untuk menambah rekod baru Daftar Kontrak.
Edit
Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan.
Batal Untuk membatalkan suatu rekod yang wujud.
Batal Line
Untuk membatalkan rekod pada seksyen Maklumat Terperinci.
Tolak
Untuk penolakan dokumen selepas proses Semak atau Lulus. * Suatu dokumen yang ditolak boleh di edit.
Simpan Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda.
Notis
Untuk kegunaan di masa hadapan.
Semak
Untuk penyemakan dokumen.
Info
Untuk maklumat checklist.
Lulus
Untuk mengesahkan kelulusan dokumen dengan had. * Proses Lulus hanya dibenarkan selepas proses Semak dilaksanakan ke atas dokumen tersebut.
Kosongkan
Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya.
Keluar
Untuk keluar ke Menu Kemasukan.
2.3.7.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU
Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click)
Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jenis Urusniaga, Tarikh dan Tarikh Invois dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya.
Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke dalam pangkalan data dengan klik butang menggunakan tetikus (left-click).
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci.
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 57 SPEKS
2.3.7.2 PROSES PERTANYAAN Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan
skrin seperti berikut akan diperolehi:
Rajah 3.7.2 : Skrin Senarai Dokumen
Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu, suatu jabatan tertentu dan suatu Ptj tertentu. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang berkenaan.
Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih
sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.
Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan
Tempatan tanpa memilih sebarang rekod, klik butang .
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 58 SPEKS
2.3.7.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN
Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.7.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang
dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan.
Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki
menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada
baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci.
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.7.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN
Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki
memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.7.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang
dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.
2.3.7.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI
Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci
dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.7.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor
pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan rekod berkenaan.
Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod
berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada
baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci
Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 59 SPEKS
2.3.7.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR INVOIS DENGAN PT Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna
dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.7.2.
Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .
2.3.7.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR INVOIS DENGAN PT
Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.7.2.
Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .
2.3.7.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN
Apabila Daftar Invois Dengan PT diluluskan o Tolak Tanggungan o Tambah Liabiliti
Apabila Daftar Invois Dengan PT dibatalkan setelah diluluskan o Tambah Tanggungan o Tolak Liabiliti
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 60 SPEKS
2.3.8 SKRIN PENDAFTARAN BAYARAN TANPA PESANAN TEMPATAN
i. Cartalir ke skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan:
ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai daftar bayaran yang tiada kaitan dengan proses Pesanan Tempatan, termasuklah baucar yang dijana secara auto ataupun manual.
Rajah 3.8 : Skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan
iii. Skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan terbahagi kepada 2 seksyen:
“Header”. Maklumat terperinci. Butir Cek.
iv. Sila rujuk penerangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di
bahagian 2.3.2 (iv).
Menu Utama SPEKS
BUKU VOT – Sistem Buku Vot
Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan
Bahagian Menu Kemasukan
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 61 SPEKS
v. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan adalah seperti berikut:
Nama Nota Keterangan Medan
“Header” Tahun Kewangan ** Tahun perakaunan pegguna. Nilai default adalah tahun
semasa system. Nilai boleh dipinda. Jenis Urusniaga @ Automatik nilai = 210 Tarikh ** Tarikh pendaftaran invois. Tarikh semasa system akan
dijanakan sebagai nilai default. Nilai noleh dipinda. No. Invois/Penyata Tuntutan @ Nombor rujukan Invois/Penyata Tuntutan.
Tarikh Invois @ Tarikh Invois Jabatan ** Data dijana oleh sistem mengkut Jabatan pengguna. PTJ ** Data dijana oleh sistem mengikut PTJ pemgguna. Tarikh Terima Invois Di PTJ @ Tarikh menerima Invois Di PTJ.
Amaun (RM) @ Amaun invois. Tarikh Invois Disahkan @ Tarikh pengesahan invois. + AP58 AP96 Tarikh Terima Invois Unit Kew PTJ @ Tarikh menerima Invois di Unit Kew PTJ
Tahun AP58 (a) Daftar Kontrak Bayaran Nombor rujukan daftar kontrak bayaran. Kod Pembekal Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Pembekal. No. Kad Pengenalan/No. Daftar Syarikat Nombor Kad Pengenalan atau Daftar Syarikat.
Bil Cek Bilangan cek yang dikeluarkan. Bentuk Bayaran @ Bentuk bayaran yang di buat. Perihal @ Perkara atau catatan. Maklumat terperinci Bil Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod
disimpan ke pangkalan data. Vot
Jika medan Vot diisi, kursor akan automatik ke medan Prog/Aktiviti untuk kemasukan data. Manakala jika medan Vot tidak diisi, kursor akan automatik ke medan Amanah untuk kemasukan data.
Jabatan @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Jabatan. PTJ/PK @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod PTJ/PK. Prog/Aktiviti Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Prog/Aktvt. Amanah Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Amanah. Projek Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Projek. Setia Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Setia. CP Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran secara
langsung dan P untuk secara kredit. Objek @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Sodo. Amaun @ Amaun bayaran yang di buat. Kod Kegunaan Pejabat Untuk kegunaan di masa hadapan.
Nota :
** Data di medan ini dijana oleh sistem. @ Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 62 SPEKS
vi. Klik butang membolehkan pengguna melihat maklumat lanjut berkaitan rekod yang dipilih. Skrin berikut akan dipaparkan:
Rajah 3.8.1: Skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan – Butir Cek
vii. Klik untuk kembali seperti Rajah 3.8 viii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin tersebut adalah seperti berikut:
Nama Nota Keterangan Medan Bilangan Cek ** Nombor siri untuk mengira bilangan cek. Nama Penerima @ Nama penerima cek berkaitan. Amaun (RM) @ Amaun cek yang dikeluarkan. Kod Bank @ Kod bank bagi cek. No. Kad Pengenalan/Akaun Bank @ Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank.
Alamat/Nama Bank @ Alamat/Nama bank berkenaan. Perihal Perkara pengeluaran cek. Perihal Cek/EFT Perkara Cek/EFT Akaun Penerima/Terbuka Jenis Cek
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 63 SPEKS
ix. Pada skrin ini terdapat 13 butang arahan iaitu:
Pertanyaan
Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud dan memaparkan maklumat pada skrin.
Tambah Untuk menambah rekod baru Daftar Kontrak.
Edit
Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan.
Batal Untuk membatalkan suatu rekod yang wujud.
Batal Line
Untuk membatalkan rekod pada seksyen Maklumat Terperinci.
Tolak
Untuk penolakan dokumen selepas proses Semak atau Lulus. * Suatu dokumen yang ditolak boleh di edit.
Simpan
Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda.
Notis Untuk kegunaan di masa hadapan.
Info Untuk maklumat checklist.
Semak
Untuk penyemakan dokumen.
Lulus
Untuk mengesahkan kelulusan dokumen dengan had. * Proses Lulus hanya dibenarkan selepas proses Semak dilaksanakan ke atas dokumen tersebut.
Kosongkan
Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya.
Keluar Untuk keluar ke Menu Kemasukan.
2.3.8.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU
Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jenis Urusniaga, Tarikh dan Tarikh
Invois dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya.
Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke dalam
pangkalan data dengan klik butang menggunakan tetikus (left-click).
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 64 SPEKS
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci.
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan
kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.8.2 PROSES PERTANYAAN
Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan skrin seperti berikut akan diperolehi:
Rajah 3.8.2 : Skrin Senarai Dokumen
Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu. Medan Jab dan PTJ adalah berpandukan pengguna dari Jabatan atau PTJ berkenaan. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang berkenaan.
Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih
sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.
Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa
Pesanan Tempatan tanpa memilih sebarang rekod, klik butang .
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 65 SPEKS
2.3.8.3 PINDAAN PADA REKOD YANG DISIMPAN
Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.8.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang
dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan.
Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki
menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan
kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.8.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIM[PAN
Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki
memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.8.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang
dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.
2.3.8.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI
Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci
dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.8.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor
pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan baris rekod berkenaan.
Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod
berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada
baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci.
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 66 SPEKS
2.3.8.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR BAYARAN TANPA PT
Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.8.2.
Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .
2.3.8.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR BAYARAN TANPA PT
Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna
dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.8.2.
Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .
2.3.8.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN
Apabila Daftar Bayaran Tanpa PT diluluskan; o Tolak Baki Bayang, Baki Sebenar o Tambah Liabiliti
Apabila Daftar Bayaran Tanpa PT dibatalkan selepas lulus; o Tambah Baki Bayang, Baki Sebenar o Tolak Liabiliti
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 67 SPEKS
2.3.9 BAUCAR BAYARAN
i. Cartalir ke skrin Baucar Bayaran:
ii. Skrin ini membenarkan pengguna melihat maklumat-maklumat yang telah dijana selepas proses LULUS sama ada Daftar Invois Dengan Pesanan Tempatan atau Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan.
Rajah 3.9: Skrin Baucar Bayaran
iii. Skrin Baucar Bayaran terbahagi kepada 2 seksyen:
“Header”. Maklumat terperinci.
Sila rujuk penerangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di bahagian 2.3.2 (iv).
Menu Utama SPEKS
BUKU VOT – Sistem Buku Vot
Baucar Bayaran Bahagian Menu Kemasukan
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 68 SPEKS
iv. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Baucar Bayaran adalah seperti berikut:
Nama Nota Keterangan Medan
“Header” Tahun Kewangan ** Dijana oleh sistem. Jenis ** Dijana oleh sistem. + AP96 (a) ** + AP58 (a) ** No. Baucar ** Dijana oleh sistem. Tarikh Baucar ** Dijana oleh sistem. Tarikh semasa sistem. Kod Jab. ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Kod PTJ ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Bentuk Bayaran ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. No. Bank ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Berganda (Bil. Cek) ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Kod Pindah Catat ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Nama Penerima/Syarikat ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Amaun ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. No. KP/No. Daftar Syarikat ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Bil. Cek ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. No. Akaun Bank ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Kod Bank ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Nama/Alamat Bank ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Perihal ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Maklumat Terperinci Bil ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Vot ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Jab ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Ptj/Pk ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Prog/Aktiviti ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Amanah ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Projek ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Setia ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. CP ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Objek ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Amaun ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Kod Kegunaan Pejabat ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Jumlah ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.
Nota :
** Data di medan ini dijana oleh sistem. @ Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 69 SPEKS
Pada skrin ini terdapat 12 butang arahan iaitu:
Pertanyaan
Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud dan memaparkan maklumat pada skrin.
Edit
Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan.
Tolak Disabled.
Simpan
Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda.
Batal Untuk membatalkan suatu rekod yang wujud.
Notis Untuk kegunaan di masa hadapan.
Semak
Untuk penyemakan dokumen.
Lulus
Untuk mengesahkan kelulusan dokumen dengan had. * Proses Lulus hanya dibenarkan selepas proses Semak dilaksanakan ke atas dokumen tersebut.
Kosongkan
Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya.
Keluar Untuk keluar ke Menu Kemasukan.
Invois Untuk merujuk kepada invois yang berkenaan dengan rekod.
Cetak
Untuk mencetak rekod dokumen. Tanpa paparan rekod butang Cetak akan disabled. Ia akan aktif apabila rekod dipaparkan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 70 SPEKS
2.3.9.1 PROSES PERTANYAAN
Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan skrin seperti berikut akan diperolehi:
Rajah 3.9.1 : Skrin Senarai Dokumen
Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu. Medan Jab dan PTJ adalah berpandukan pengguna dari Jabatan atau PTJ berkenaan. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang berkenaan.
Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih
sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Baucar Bayaran yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.
Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Baucar Bayaran tanpa memilih
sebarang rekod, klik butang .
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 71 SPEKS
2.3.9. PROSES MENCETAK REKOD Langkah 1: Sebelum proses mencetak dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih
rekod mana yang hendak di cetak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.9.1.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di cetak, klik butang
dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan dokumen.
2.3.9.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod
mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.9.1.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang
dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan. Hanya medan No. Bank sahaja yang dibenarkan untuk pindaan.
Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan
rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
2.3.9.4 PEMBATALN REKOD YANG TELAH DISIMPAN
Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki
memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.9.1.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang
dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.
2.3.9.5 PROSES SEMAKAN BAUCAR BAYARAN
Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna
dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.9.1.
Langkah 2 : Proses ini melibatkan butang .
2.3.9.6 PROSES MELULUSKAN BAUCAR BAYARAN
Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna
dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.9.1.
Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 72 SPEKS
2.3.9.7 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN
Apabila Baucar Bayaran diluluskan; o Tolak Liabiliti o Tambah Belanja
Apabila Baucar Bayaran dibatalkan/ditolak selepas diluluskan; (untuk Pesanan Tempatan dan Daftar Bayaran Kontrak) o Tambah Tanggungan o Tolak Belanja
Apabila Baucar Bayaran dibatalkan/ditolak selepas diluluskan; (selain dari pada Pesanan Tempatan dan Daftar Bayaran Kontrak) o Tambah Baki Bayang, Baki Sebenar o Tolak Belanja
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 73 SPEKS
2.3.10 BAUCAR JURNAL
i. Cartalir ke skrin Baucar Jurnal: ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai baucar jurnal yang
dimasukkan ke dalam sistem.
Rajah 3.10 : Skrin Baucar Jurnal
iii. Skrin Baucar Jurnal terbahagi kepada 2 seksyen:
“Header”. Maklumat terperinci.
Sila rujuk penerangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di bahagian 2.3.2 (iv).
Menu Utama SPEKS
BUKU VOT – Sistem Buku Vot
Baucar Jurnal Bahagian Menu Harian
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 74 SPEKS
iv. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Baucar Jurnal adalah seperti berikut:
Nama Nota Keterangan Medan “Header” Tahun Kewangan ** Tahun semasa pusingan perakaunan pengguna. Jenis Urusniaga @ Jenis urusniaga. No. Baucar Jurnal ** Dijana semasa proses meyimpan rekod dilaksana. Tarikh ** Tarikh semasa.. Jabatan Penyedia ** Bergantung kepada pengguna. PTJ Penyedia ** Bergantung kepada pengguna. Perihal Perkara. Maklumat terperinci Bil ** Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod
disimpan ke pangkalan data. Vot
Jika medan Vot diisi, kursor akan automatik ke medan Prog/Aktiviti untuk kemasukan data. Manakala jika medan Vot tidak diisi, kursor akan automatik ke medan Amanah untuk kemasukan data.
Jabatan @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Jabatan. PTJ/PK @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod PTJ/PK. Prog/Aktiviti Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Prog/Aktvt. Amanah Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Amanah. Projek Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Projek. Setia Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Setia. CP Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran
secara langsung dan P untuk secara kredit. Objek/Kod Hasil @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Sodo/Hasil. Amaun DT @ Amaun debit.. Amaun KT @ Amaun kredit Jab. Membayar @ Jabatan yang membayar. PTJ Membayar @ PTJ yang membayar. Kod Kegunaan Pejabat Untuk kegunaan di masa hadapan.
Nota :
** Data di medan ini dijana oleh sistem. @ Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 75 SPEKS
v. Pada skrin ini terdapat 14 butang arahan iaitu:
Pertanyaan
Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud dan memaparkan maklumat pada skrin.
Tambah Disabled.
Edit
Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan.
Batal Untuk membatalkan suatu rekod yang wujud.
Batal Line Disabled.
Tolak Disabled.
Simpan
Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda.
Notis Untuk kegunaan di masa hadapan.
Semak
Untuk penyemakan dokumen.
Info Untuk maklumat checklist.
Lulus
Untuk mengesahkan kelulusan dokumen dengan had. * Proses Lulus hanya dibenarkan selepas proses Semak dilaksanakan ke atas dokumen tersebut.
Kosongkan
Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya.
Keluar Untuk keluar ke Menu Kemasukan.
Cetak
Untuk mencetak rekod dokumen. Tanpa paparan rekod butang Cetak akan disabled. Ia akan aktif apabila rekod dipaparkan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 76 SPEKS
2.3.10.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU
Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jabatan Penyedia, PTJ Penyedia dan
Tarikh dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya.
Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke dalam
pangkalan data dengan klik butang menggunakan tetikus (left-click).
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada
baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan
menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.10.2 PROSES PERTANYAAN
Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan skrin seperti berikut akan diperolehi:
Rajah 3.10.1 : Skrin Senarai Dokumen
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 77 SPEKS
Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu. Medan Jab dan PTJ adalah berpandukan pengguna dari Jabatan atau PTJ berkenaan. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang berkenaan.
Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih
sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Baucar Jurnal yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.
Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Baucar Jurnal tanpa memilih
sebarang rekod, klik butang .
2.3.10.3 MENCETAK REKOD Langkah 1: Sebelum proses mencetak dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih
rekod mana yang hendak di cetak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.10.2.
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di cetak, klik butang
dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan dokumen.
2.3.10.4 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod
mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.10.2
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang
dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan. Hanya medan Tarikh Sah Laku dan Tarikh Terima Barang sahaja yang dibenarkan untuk pindaan.
Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan
rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan
kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 78 SPEKS
2.3.10.5 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih
rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.10.2
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang dan
mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.
2.3.10.6 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci
dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.10.2
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor
pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan baris rekod berkenaan.
Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod
berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada
baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan
kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.10.7 PROSES PENYEMAKAN BAUCAR JURNAL
Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna
dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.10.2
Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .
2.3.10.8 PROSES MELULUSKAN BAUCAR JURNAL
Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna
dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.10.2
Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 79 SPEKS
2.3.10.9 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN
Apabila Baucar Jurnal diluluskan; o Tolak alloc_vot.Baki Bayang, alloc_vot.Baki_Sebenar , Tambah Belanja ( Untuk
Debit) o Tambah alloc_vot.Baki Bayang, alloc_vot.Baki_Sebenar , Tolak Belanja ( Untuk
Kredit)
Apabila Baucar Jurnal dibatalkan selepas lulus o Tambah alloc_vot.Baki Bayang, alloc_vot.Baki_Sebenar , Tolak Belanja ( Untuk
Debit) o Tolak alloc_vot.Baki Bayang, alloc_vot.Baki_Sebenar , Tambah Belanja ( Untuk
Kredit)
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 80 SPEKS
2.3.11 PENYATA PEMUNGUT
i. Cartalir ke skrin Penyata Pemungut:
ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai transaksi yang berkaitan dengan Penyata Pemungut.
Rajah 3.11 : Skrin Penyata Pemungut
iii. PERHATIAN: Skrin kemasukan Penyata Pemungut yang wujud adalah untuk kemasukkan data secara keseleluruhan .
Menu Utama SPEKS
BUKU VOT – Sistem Buku Vot
Penyata Pemungut Bahagian Menu Harian
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 81 SPEKS
vi. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Penyata Pemungut adalah seperti berikut:
Nama Nota Keterangan Medan
“Header” Tahun Kewangan ** Tahun semasa pusingan perakaunan pengguna. Jenis Urusniaga @ Jenis urusniaga. No. Penyata Pemungut ** Dijana semasa proses meyimpan rekod dilaksana. Tarikh ** Tarikh semasa.. Jabatan Pembayar ** Bergantung kepada pengguna. PTJ Pembayar ** Bergantung kepada pengguna. Tempoh Pungutan Dari/Hingga Julat Tempoh (Tarikh) pungutan Dari / Hingga
Bank AN/BN Bergantung kepada No Kod Bank Penerima Bendahari Negeri
Amaun Resit Jumlah Amaun bagi resit setiap pungutan Tarikh Di Bank No. Slip Bank Perihal Perkara. Maklumat terperinci Bil ** Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod
disimpan ke pangkalan data. Vot
Jika medan Vot diisi, kursor akan automatik ke medan Prog/Aktiviti untuk kemasukan data. Manakala jika medan Vot tidak diisi, kursor akan automatik ke medan Amanah untuk kemasukan data.
Jabatan @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Jabatan. PTJ/PK @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod PTJ/PK. Prog/Aktiviti Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Prog/Aktvt. Amanah Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Amanah. Projek Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Projek. Setia Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Setia. CP Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran
secara langsung dan P untuk secara kredit. Objek/Kod Hasil @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Sodo/Hasil. Amaun DT @ Amaun debit.. Amaun KT @ Amaun kredit Jab. Membayar @ Jabatan yang membayar. PTJ Membayar @ PTJ yang membayar. Kod Kegunaan Pejabat Untuk kegunaan di masa hadapan.
Nota :
** Data di medan ini dijana oleh sistem. @ Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 82 SPEKS
vii. Pada skrin ini terdapat 14 butang arahan iaitu:
Pertanyaan
Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud dan memaparkan maklumat pada skrin.
Tambah Disabled.
Edit
Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan.
Batal Untuk membatalkan suatu rekod yang wujud.
Batal Line Disabled.
Tolak Disabled.
Simpan
Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda.
Notis Untuk kegunaan di masa hadapan.
Semak
Untuk penyemakan dokumen.
Info Untuk maklumat checklist.
Lulus
Untuk mengesahkan kelulusan dokumen dengan had. * Proses Lulus hanya dibenarkan selepas proses Semak dilaksanakan ke atas dokumen tersebut.
Kosongkan
Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya.
Keluar Untuk keluar ke Menu Kemasukan.
2.3.11.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU
Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jabatan Pembayar, PTJ Pembayar dan
Tarikh dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya.
Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke dalam
pangkalan data dengan klik butang menggunakan tetikus (left-click).
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 83 SPEKS
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci.
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan
menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.11.2 PROSES PERTANYAAN
Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan skrin seperti berikut akan diperolehi:
Rajah 3.10.1 : Skrin Senarai Dokumen
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 84 SPEKS
2.3.11.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod
mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.11.2
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang
dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan. Hanya medan Tarikh Sah Laku dan Tarikh Terima Barang sahaja yang dibenarkan untuk pindaan.
Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan
rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan
kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.11.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih
rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.11.2
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang dan
mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.
2.3.11.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci
dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.11.2
Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor
pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan baris rekod berkenaan.
Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod
berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.
Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada
baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan
kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).
2.3.11.6 PROSES PENYEMAKAN PENYATA PEMUNGUT
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 85 SPEKS
Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.11.2
Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .
2.3.11.7 PROSES MELULUSKAN PENYATA PEMUNGUT
Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna
dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.11.2
Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .
2.3.11.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN
Apabila Penyata Pemungut diluluskan; o Tambah alloc_vot.baki_bayang, alloc_vot.baki_sebenar,alloc_vot.terimaan_mtd
Apabila Penyata Pemungut dibatalkan selepas lulus; o Tolak alloc_vot.baki_bayang, alloc_vot.baki_sebenar,alloc_vot.terimaan_mtd
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 86 SPEKS
2.4 MENU PERTANYAAN 2.4.1 NOTA MINTA / LPO / INVOIS
i. Cartalir ke skrin pertanyaan Nota Minta/LPO/Invois:
ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan mengenai rekod berkaitan Nota Minta/Pesanan Tempatan/Invois (Daftar Bil) melalui pilihan kriteria tertentu.
Rajah 4.1 : Skrin Pertanyaan Nota Minta/LPO/Invois
iii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pertanyaan Nota Minta / LPO / Invois adalah seperti berikut:
Nama Keterangan Medan
CARIAN MENGIKUT Kategori yang disediakan. BERSTATUS Status dokumen. RUJUKAN DOKUMEN: DARI Nombor rujukan dokumen bermula. RUJUKAN DOKUMEN: HINGGA Nombor rujukan dokumen berakhir.
TARIKH: DARI Tarikh dokumen bermula. TARIKH: HINGGA Tarikh dokumen berakhir.
Menu Utama SPEKS
BUKU VOT – Sistem Buku Vot
Nota Minta/LPO/Invois Bahagian Menu Pertanyaan
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 87 SPEKS
iv. Pada skrin ini terdapat 2 butang arahan iaitu:
Senaraikan Untuk menyenaraikan rekod-rekod yang wujud.
Keluar Untuk keluar ke Menu Pertanyaan.
v. Untuk membuat pertanyaan, pengguna dikehendaki mengikuti langkah-langkah berikut:
Langkah 1: Pilih jenis dokumen (CARIAN MENGIKUT) yang hendak disenaraikan sama
ada Nota Minta, Pesanan Tempatan, Daftar Invois Dengan PT atau Daftar Invois Tanpa PT.
Langkah 2: Pilih status dokumen (BERSTATUS) atau biarkan pilihan default Semua
Rekod untuk sistem menyenaraikan semua rekod yang wujud. Langkah 3: Jika pengguna mempunyai nombor rujukan yang tertentu untuk dicari,
masukkan nombor rujukan dokumen terbabit (RUJUKAN DOKUMEN: DARI dan HINGGA). Nombor rujukan mestilah dari nombor yang terendah hingga tertinggi atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan.
Langkah 4: Jika pengguna mempunyai tarikh dokumen yang tertentu untuk dicari,
masukkan tarikh tersebut (TARIKH: DARI dan HINGGA). Tarikh mestilah dari tarikh terdahulu hingga tarikh terkini atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan.
Langkah 5: Klik butang untuk penyenaraian rekod yang dikehendaki.
Langkah 6: Klik butang untuk keluar ke Menu Pertanyaan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 88 SPEKS
2.4.2 STATUS KEMASUKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK
i. Cartalir ke skrin pertanyaan Status Kemasukan Daftar Bayaran Kontrak: ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan terhadap status kemasukan
daftar bayaran kontrak melalui pilihan kriteria tertentu. Rajah 4.2 : Skrin Pertanyaan Status Kemasukan Daftar Bayaran Kontrak
iii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pertanyaan Status Kemasukan Daftar Bayaran Kontrak adalah seperti berikut:
Nama Keterangan Medan Status Dokumen Status dokumen. RUJUKAN DOKUMEN: DARI Nombor rujukan dokumen bermula. RUJUKAN DOKUMEN: HINGGA Nombor rujukan dokumen berakhir. TARIKH: DARI Tarikh dokumen bermula. TARIKH: HINGGA Tarikh dokumen berakhir.
Menu Utama SPEKS
BUKU VOT – Sistem Buku Vot
Status Kemasukan Daftar Bayaran KontrakBahagian Menu Pertanyaan
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 89 SPEKS
iv. Pada skrin ini terdapat 2 butang arahan iaitu:
Senaraikan Untuk menyenaraikan rekod-rekod yang wujud.
Keluar Untuk keluar ke Menu Pertanyaan.
v. Untuk membuat pertanyaan, pengguna dikehendaki mengikuti langkah-langkah berikut:
Langkah 1: Pilih status dokumen yang hendak disenaraikan sama ada Semua Rekod, Belum Disahkan, Telah Disahkan, Telah Diluluskan atau Dibatalkan.
Langkah 2: Jika pengguna mempunyai nombor rujukan yang tertentu untuk dicari,
masukkan nombor rujukan dokumen terbabit (RUJUKAN DOKUMEN: DARI dan HINGGA). Nombor rujukan mestilah dari nombor yang terendah hingga tertinggi atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan.
Langkah 3: Jika pengguna mempunyai tarikh dokumen yang tertentu untuk dicari,
masukkan tarikh tersebut (TARIKH: DARI dan HINGGA). Tarikh mestilah dari tarikh terdahulu hingga tarikh terkini atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan.
Langkah 4: Klik butang untuk penyenaraian rekod yang dikehendaki.
Langkah 5: Klik butang untuk keluar ke Menu Pertanyaan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 90 SPEKS
2.4.3 PESANAN TEMPATAN
i. Cartalir ke skrin pertanyaan Pesanan Tempatan:
ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan rekod berkaitan status pesanan tempatan melalui pilihan kriteria tertentu.
Rajah 4.3 : Skrin Pertanyaan Pesanan Tempatan
iii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pertanyaan Pesanan Tempatan adalah seperti berikut:
Nama Keterangan Medan Status Dokumen Status dokumen. RUJUKAN DOKUMEN: DARI Nombor rujukan dokumen bermula. RUJUKAN DOKUMEN: HINGGA Nombor rujukan dokumen berakhir. TARIKH: DARI Tarikh dokumen bermula. TARIKH: HINGGA Tarikh dokumen berakhir.
Menu Utama SPEKS
BUKU VOT – Sistem Buku Vot
Pesanan Tempatan Bahagian Menu Pertanyaan
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 91 SPEKS
iv. Pada skrin ini terdapat 2 butang arahan iaitu:
Senaraikan Untuk menyenaraikan rekod-rekod yang wujud.
Keluar Untuk keluar ke Menu Pertanyaan.
v. Untuk membuat pertanyaan, pengguna dikehendaki mengikuti langkah-langkah berikut:
Langkah 1: Pilih status dokumen yang hendak disenaraikan sama ada Semua Rekod,
Belum Disahkan, Telah Disahkan, Telah Diluluskan atau Dibatalkan.
Langkah 2: Jika pengguna mempunyai nombor rujukan yang tertentu untuk dicari, masukkan nombor rujukan dokumen terbabit (RUJUKAN DOKUMEN: DARI dan HINGGA). Nombor rujukan mestilah dari nombor yang terendah hingga tertinggi atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan.
Langkah 3: Jika pengguna mempunyai tarikh dokumen yang tertentu untuk dicari,
masukkan tarikh tersebut (TARIKH: DARI dan HINGGA). Tarikh mestilah dari tarikh terdahulu hingga tarikh terkini atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan.
Langkah 4: Klik butang untuk penyenaraian rekod yang dikehendaki.
Langkah 5: Klik butang untuk keluar ke Menu Pertanyaan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 92 SPEKS
2.4.4 BAUCAR BAYARAN
i. Cartalir ke skrin pertanyaan Baucar Bayaran:
ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan rekod berkaitan status Baucar Bayaran melalui pilihan kriteria tertentu.
Rajah 4.4 : Skrin Pertanyaan Baucar Bayaran
iii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pertanyaan Baucar Bayaran adalah seperti berikut:
Nama Keterangan Medan Status Dokumen Status dokumen. RUJUKAN DOKUMEN: DARI Nombor rujukan dokumen bermula. RUJUKAN DOKUMEN: HINGGA Nombor rujukan dokumen berakhir. TARIKH: DARI Tarikh dokumen bermula. TARIKH: HINGGA Tarikh dokumen berakhir.
Menu Utama SPEKS
BUKU VOT – Sistem Buku Vot
Baucar BayaranBahagian Menu Pertanyaan
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 93 SPEKS
iv. Pada skrin ini terdapat 2 butang arahan iaitu: Senaraikan
Untuk menyenaraikan rekod-rekod yang wujud.
Keluar Untuk keluar ke Menu Pertanyaan.
v. Untuk membuat pertanyaan, pengguna dikehendaki mengikuti langkah-langkah berikut:
Langkah 1: Pilih status dokumen yang hendak disenaraikan sama ada Semua Rekod,
Belum Disahkan, Telah Disahkan, Telah Diluluskan atau Dibatalkan.
Langkah 2: Jika pengguna mempunyai nombor rujukan yang tertentu untuk dicari, masukkan nombor rujukan dokumen terbabit (RUJUKAN DOKUMEN: DARI dan HINGGA). Nombor rujukan mestilah dari nombor yang terendah hingga tertinggi atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan.
Langkah 3: Jika pengguna mempunyai tarikh dokumen yang tertentu untuk dicari,
masukkan tarikh tersebut (TARIKH: DARI dan HINGGA). Tarikh mestilah dari tarikh terdahulu hingga tarikh terkini atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan.
Langkah 4: Klik butang untuk penyenaraian rekod yang dikehendaki.
Langkah 5 : Klik butang untuk keluar ke Menu Pertanyaan
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 94 SPEKS
2.4.6 BAUCAR JURNAL
i. Cartalir ke skrin pertanyaan Baucar Jurnal:
ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan rekod berkaitan status Baucar Jurnal melalui pilihan kriteria tertentu.
Rajah 4.5 : Skrin Pertanyaan Baucar Jurnal
iii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pertanyaan Baucar Jurnal adalah seperti berikut:
Nama Keterangan Medan
Status Dokumen Status dokumen. RUJUKAN DOKUMEN: DARI Nombor rujukan dokumen bermula. RUJUKAN DOKUMEN: HINGGA Nombor rujukan dokumen berakhir.
TARIKH: DARI Tarikh dokumen bermula. TARIKH: HINGGA Tarikh dokumen berakhir.
Menu Utama SPEKS
BUKU VOT – Sistem Buku Vot
Baucar Jurnal Bahagian Menu Pertanyaan
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 95 SPEKS
iv. Pada skrin ini terdapat 2 butang arahan iaitu:
Senaraikan Untuk menyenaraikan rekod-rekod yang wujud.
Keluar Untuk keluar ke Menu Pertanyaan.
v. Untuk membuat pertanyaan, pengguna dikehendaki mengikuti langkah-langkah berikut:
Langkah 1: Pilih status dokumen yang hendak disenaraikan sama ada Semua Rekod,
Belum Disahkan, Telah Disahkan, Telah Diluluskan atau Dibatalkan.
Langkah 2: Jika pengguna mempunyai nombor rujukan yang tertentu untuk dicari, masukkan nombor rujukan dokumen terbabit (RUJUKAN DOKUMEN: DARI dan HINGGA). Nombor rujukan mestilah dari nombor yang terendah hingga tertinggi atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan.
Langkah 3: Jika pengguna mempunyai tarikh dokumen yang tertentu untuk dicari,
masukkan tarikh tersebut (TARIKH: DARI dan HINGGA). Tarikh mestilah dari tarikh terdahulu hingga tarikh terkini atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan.
Langkah 4: Klik butang untuk penyenaraian rekod yang dikehendaki.
Langkah 5: Klik butang untuk keluar ke Menu Pertanyaan.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 96 SPEKS
2.4.6 DOKUMEN KUIRI
i. Cartalir ke skrin pertanyaan Baucar Jurnal:
ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan rekod berkaitan status transaksi yang telah di kuiri di Lejar Am melalui pilihan kriteria tertentu.
Rajah 4.6 : Skrin Dokumen Kuiri
iii. Pada skrin ini terdapat 2 butang arahan iaitu:
Senaraikan Untuk menyenaraikan rekod-rekod yang wujud.
Keluar Untuk keluar ke Menu Pertanyaan.
Pilih Untuk memilih rekod
Menu Utama SPEKS
BUKU VOT – Sistem Buku Vot
Dokumen Kuiri Bahagian Menu Pertanyaan
Pilih
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 97 SPEKS
2.5 MENU PROSESAN 2.5.1 TAHUN
i. Cartalir ke skrin Proses Tahun:
ii. Proses ini adalah untuk aktiviti-aktiviti “housekeeping” dan juga proses penukaran parameter bulan semasa kepada parameter bulan seterusnya.
iii. Proses Tahunan dilaksanakan pada setiap tahun apabila pengoperasian Sistem Buku Vot
pada tahun tersebut telah selesai.
iv. Rujuk Rajah 5.0, pengguna dikehendaki klik butang untuk melaksanakan proses tahunan pada setiap penghujung tahun bagi memastikan setiap transaksi Sistem Buku Vot pada tahun tersebut di proses.
v. Pengguna boleh menyemak transaksi tahunan Buku Vot melalui beberapa laporan tertentu
(rujuk Bahagian3).
Menu Utama SPEKS
BUKU VOT – Sistem Buku Vot
Tahun Bahagian Menu Prosesan
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 98 SPEKS
BAHAGIAN 3 – LAPORAN
i. Terdapat 3 kategori laporan iaitu Borang/Surat, Laporan Edit dan Laporan Urusniaga. Pengguna boleh merujuk kepada Rajah 6.0 dan 6.1 untuk melihat Menu Laporan Sistem Buku Vot.
ii. Selepas menekan mana-mana butang arahan pada skrin Menu Laporan, paparan skrin
seterusnya akan mengandungi medan-medan berikut: Jenis Destinasi - memilih cara untuk mencetak laporan. Nama Destinasi - memilih saluran untuk laporan dihantar untuk dicetak.
3.1 BORANG/SURAT
3.1.1 SURAT PERLANJUTAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN
Rajah 6.2 Skrin Surat Perlanjutan Tempoh Pesanan Tempatan
Laporan ini akan dicetak jika pembekal tidak dapat menghantar pesanan pada tarikh yang ditetapkan.
Dari Menu Laporan, tekan butang Surat Perlanjutan Tempoh Pesanan Tempatan akan memaparkan skrin di atas. Pengguna dikehendaki memasukkan input di medan yang disediakan.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 99 SPEKS
SURAT PERLANJUTAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 100 SPEKS
3.1.2 SURAT PENAMATAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN
Rajah 6.3 Skrin Surat Penamatan Tempoh Pesanan Tempatan
Laporan ini akan dicetak sekiranya pembekal gagal menghantar pesanan setelah tamat tempoh lanjutan yang diberikan.
Dari Menu Laporan, tekan butang Surat Penamatan Tempoh Pesanan Tempatan akan memaparkan skrin di atas. Pengguna dikehendaki memasukkan input di medan yang disediakan.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 101 SPEKS
SURAT PENAMATAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 102 SPEKS
3.1.3 BORANG PERMOHONANAN BELIAN
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 103 SPEKS
3.1.4 BORANG PESANANAN TEMPATAN
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 104 SPEKS
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 105 SPEKS
3.1.5 BORANG BAUCAR BAYARAN
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 106 SPEKS
3.1.6 BORANG BAUCAR JURNAL
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 107 SPEKS
3.1.7 BORANG INDEN
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , Versi 1.2 108 SPEKS
3.2 LAPORAN EDIT
3.2.1 LAPORAN EDIT NOTA MINTA
Rajah 6.4 Skrin Laporan Edit Nota Minta
Laporan ini dikeluarkan untuk memudahkan pengguna menyemak senarai input Nota Minta yang telah dimasukkan oleh pengguna berkenaan. Laporan hanya memaparkan data yang belum dikemaskini dan ia juga hanya memaparkan data yang berkaitan dengan Jabatan dan Ptj yang berkaitan pengguna berkenaan sahaja. Laporan edit ini hanya akan di cetak jika perlu.
Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Edit Nota Minta akan memaparkan skrin di atas.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, Versi 1.2 109 SPEKS
LAPORAN EDIT NOTA MINTA
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 110 SPEKS
3.2.2 LAPORAN EDIT DAFTAR BAYARAN TANPA PT / PENYATA TUNTUTAN
Rajah 6.5 Skrin Laporan Edit Daftar Bayaran Tanpa PT/Penyata Tuntutan
Laporan ini dikeluarkan untuk memudahkan pengguna menyemak senarai input Daftar Bayaran yang telah dimasukkan pengguna berkenaan. Laporan hanya memaparkan data yang belum dikemaskini dan ia juga hanya memaparkan data yang berkaitan dengan Jabatan dan Ptj yang berkaitan pengguna berkenaan sahaja. Laporan edit ini akan hanya di cetak jika perlu.
Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Edit Daftar Bayaran Tanpa PT/Penyata Tuntutan akan memaparkan skrin di atas.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002 , versi 1.2 111 SPEKS
LAPORAN EDIT DAFTAR BAYARAN TANPA PT/PENYATA TUNTUTAN
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 112 SPEKS
3.2.3 LAPORAN EDIT BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN
Rajah 6.6 Skrin Laporan Edit Bil Invois Dengan Pesanan Tempatan
Laporan ini dikeluarkan untuk memudahkan pengguna menyemak senarai input Bil Invois yang telah dimasukkan pengguna berkenaan. Laporan hanya memaparkan data yang belum dikemaskini dan ia juga hanya memaparkan data yang berkaitan dengan Jabatan dan Ptj yang berkaitan pengguna berkenaan sahaja. Laporan edit ini akan hanya di cetak jika perlu.
Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Edit Bil Invois Pesanan Tempatan akan memaparkan skrin di atas.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 113 SPEKS
LAPORAN EDIT BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 114 SPEKS
3.2.4 LAPORAN EDIT PESANAN TEMPATAN
Rajah 6.7 Skrin Laporan Edit Pesanan Tempatan
Laporan ini dikeluarkan untuk memudahkan pengguna menyemak senarai input Pesanan Tempatan yang telah dimasukkan oleh pengguna berkenaan. Laporan hanya memaparkan data yang belum dikemaskini dan ia juga hanya memaparkan data yang berkaitan dengan Jabatan dan Ptj yang berkaitan pengguna berkenaan sahaja. Laporan edit ini akan hanya di cetak jika perlu.
Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Edit Pesanan Tempatan akan memaparkan skrin di atas.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 115 SPEKS
LAPORAN EDIT PESANAN TEMPATAN
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 116 SPEKS
3.2.5 DAFTAR BIL INVOIS
Rajah 6.8 Skrin Daftar Bil Invois
Laporan ini adalah berkenaan senarai bil invois yang dikeluarkan. Dari Menu Laporan, tekan butang Daftar Bil Invois akan memaparkan skrin di atas. Medan
Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 117 SPEKS
DAFTAR BIL INVOIS
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 118 SPEKS
3.2.6 SENARAI NOTA DEBIT /KREDIT /DISKAUN
Rajah 6.9 Skrin Senarai Nota Debit/Kredit/Diskaun
Laporan ini berkenaan urusniaga bayaran dengan Pesanan Tempatan yang melibatkan Nota Debit/Kredit/Diskaun. Ia boleh dicetak pada setiap bulan berakhir. Dari Menu Laporan, tekan butang Senarai Nota Debit/Kredit/Diskaun akan memaparkan skrin di atas. Medan Bulan dan Tahun hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 119 SPEKS
SENARAI NOTA DEBIT/KREDIT/DISKAUN
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 120 SPEKS
3.2.7 LAPORAN RINGKASAN SENARAI BIL BIL PEMBEKAL TERLEWAT BAYAR
Rajah 6.10 Skrin Laporan Ringkasan Senarai Bil-bil Pembekal Terlewat Bayar
Laporan ini adalah berkenaan senarai pembekal yang tidak dibayar oleh pejabat pembayar mengikut tempoh yang ditetapkan.
Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Ringkasan Senarai Pembekal Terlewat Dibayar akan memaparkan skrin di atas. Medan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 121 SPEKS
LAPORAN RINGKASAN SENARAI BIL-BIL PEMBEKAL TERLEWAT DIBAYAR TARIKH : 06/05/2002 MASA : 10:10:AM KERAJAAN NEGERI PERLIS MUKA SURAT : 1/1 SISTEM PERAKAUNAN BUKU VOT
RINGKASAN SENARAI BIL-BIL PEMBEKAL TERLEWAT DIBAYAR BAGI TEMPOH 01/05/2002 HINGGA 31/05/2002 JABATAN MEMBAYAR : 0230 JABATAN PERHUTANAN PTJ MEMBAYAR : 02000100 JABATAN PERHUTANAN BIL BAUCER CEK TEMPOH
NO. RUJUKAN TARIKH DITERIMA AMAUN NOMBOR TARIKH DISEDIAKAN TARIKH DITERIMA AMAUN NOMBOR TARIKH TARIKH POS AMAUN
INV0001 01/05/2002 01/05/2002 500.00 V000001 05/05/2002 05/05/2002 500.00 12345678 10/05/2002 12/05/2002 500.00 12 INV0002 01/05/2002 01/05/2002 500.00 V000002 05/05/2002 05/05/2002 500.00 12345678 10/05/2002 12/05/2002 500.00 12 INV0003 01/05/2002 01/05/2002 500.00 V000003 05/05/2002 05/05/2002 500.00 12345678 10/05/2002 12/05/2002 500.00 12 INV0004 01/05/2002 01/05/2002 500.00 V000004 05/05/2002 05/05/2002 500.00 12345678 10/05/2002 12/05/2002 500.00 12 INV0005 01/05/2002 01/05/2002 500.00 V000005 05/05/2002 05/05/2002 500.00 12345678 10/05/2002 12/05/2002 500.00 12 INV0006 01/05/2002 01/05/2002 500.00 V000006 05/05/2002 05/05/2002 500.00 12345678 10/05/2002 12/05/2002 500.00 12 JUMLAH BAUCAR DISEDIAKAN KURANG 10 HARI DARI TARIKH BIL DITERIMA 999 JUMLAH BAUCAR DISEDIAKAN MELEBIHI 10 HARI DARI TARIKH BIL DITERIMA 999 JUMLAH CEK DISEDIAKAN KURANG 5 HARI DARI TARIKH BAUCAR DISEDIAKAN 999 JUMLAH CEK DISEDIAKAN MELEBIHI 5 HARI DARI TARIKH BAUCAR DISEDIAKAN 999
JUMLAH CEK DIPOSKAN KURANG 15 HARI DARI TARIKH BIL DITERIMA 999 JUMLAH CEK DIPOSKAN MELEBIHI 15 HARI DARI TARIKH BIL DITERIMA 999
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 122 SPEKS
3.2.8 LAPORAN SENARAI BAUCAR JURNAL DIKELUARKAN
Rajah 6.11 Skrin Laporan Senarai Baucar Jurnal Dikeluarkan
Laporan ini bertujuan untuk menyemak senarai baucar jurnal yang telah dikeluarkan kepada individu/badan tertentu pada jangka masa tertentu.
Dari Menu Laporan, tekan butang Senarai Baucar Jurnal Dikeluarkan akan memaparkan skrin di atas. Medan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 123 SPEKS
SENARAI BAUCAR JURNAL DIKELUARKAN TARIKH : 06/05/2002 MASA : 10:10:AM KERAJAAN NEGERI PERLIS MUKA SURAT : 1/1 SISTEM PERAKAUNAN BUKU VOT
SENARAI BAUCAR JURNAL YANG DIKELUARKAN BAGI TEMPOH 01/05/2002 HINGGA 15/05/2002
------------- Baucar ----------- ----------------------------------------- Pindahan/Pelarasan Di Masukira ----------------------------------------- Amaun(DT) (RM) Amaun (KT) (RM) --------------------- Membayar --------------------- No. Tarikh Vot Jab Ptj/Pk Prog/Akt Amanah Projek Setia Cp Objek Jab Ptj/Pk Pej.Perakaunan J00001 01/05/2002 B23 0230 02000100 200000 21101 500.00 500.00 0230 02000100 J00002 01/05/2002 B23 0230 02000100 200000 21101 550.00 550.00 0230 02000100 J00003 01/05/2002 B23 0230 02000100 200000 21101 600.00 600.00 0230 02000100 ---------------------------------------------------------- Jumlah Besar 2150.00 2150.00 -------------------------------------------
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 124 SPEKS
3.2.9 LAPORAN BAUCAR BAYARAN YANG DISEDIAKAN /DIKELUARKAN
Rajah 6.12 Skrin Laporan Baucar Bayaran Yang Disediakan Dikeluarkan
Laporan ini bertujuan untuk menyemak senarai baucar bayaran yang disediakan yang mana telah dikeluarkan kepada individu/badan tertentu.
Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Baucar Bayaran Yang Disediakan/Dikeluarkan akan memaparkan skrin di atas. Medan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 125 SPEKS
LAPORAN BAUCAR BAYARAN YANG DISEDIAKAN/DIKELUARKAN
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 126 SPEKS
3.3 LAPORAN URUSNIAGA
3.3.1 LAPORAN HARIAN BUKU VOT
Rajah 6.13 Skrin Laporan Harian Buku Vot
Ini merupakan laporan yang paling penting dalam transaksi harian sistem buku vot kerana ia memaparkan semua transaksi yang melibatkan perubahan dalam buku vot sesuatu PTJ. Ia biasanya dicetak setelah semua proses bagi hari yang berkenaan selesai dilaksanakan.
Laporan harian ini mempunyai 2 jenis format cetak iaitu: Normal – Bagi laporan yang pertama kali dicetak. Tidak perlu masukkan data di medan-
medan tarikh. Cetak Semula – Bagi laporan yang pernah dicetak. Pengguna diminta untuk mengisi data
di medan tarikh mula dan tarikh akhir Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Harian Buku Vot akan memaparkan skrin di atas.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 127 SPEKS
LAPORAN HARIAN BUKU VOT
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 128 SPEKS
3.3.2 SENARAI URUSNIAGA HARIAN BUKU VOT
Rajah 6.14 Skrin Senarau Urusniaga Harian Buku Vot
Laporan ini dikeluarkan untuk menyemak senarai transaksi yang dilaksanakan bagi tempoh yang ditentukan oleh pengguna berkenaan.
Dari Menu Laporan, tekan butang Senarai Urusniaga Harian Buku Vot akan memaparkan skrin di atas. Pengguna perlu memasukkan tarikh mula dan tarikh akhir yang dikehendaki.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 129 SPEKS
SENARAI URUSNIAGA HARIAN BUKU VOT
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 130 SPEKS
3.3.3 LAPORAN RINGKASAN BULANAN AKAUN VOT
Rajah 6.15 Skrin Laporan Ringkasan Bulanan Akaun Vot
Laporan ini dicetak untuk menyemak ringkasan perbelanjaan bagi Jabatan yang berkenaan. Ia boleh dicetak pada bila-bila masa diperlukan.
Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Ringkasan Bulan Akaun Vot akan memaparkan skrin di atas. Medan Bulan dan Tahun hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 131 SPEKS
LAPORAN RINGKASAN BULANAN BUKU VOT
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 132 SPEKS
3.3.4 LAPORAN BULANAN VOT MENGURUS
Rajah 6.16 Skrin Laporan Bulanan Vot Mengurus
Laporan bulanan ini bertujuan untuk menyemak perbelanjaan mengurus bagi Jabatan dan PTJ yang berkenaan. Ia boleh dicetak pada bila-bila masa diperlukan. Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Bulanan Vot Mengurus akan memaparkan skrin di atas. Medan Bulan dan Tahun hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 133 SPEKS
LAPORAN BULANAN VOT MENGURUS
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 134 SPEKS
3.3.5 LAPORAN BULANAN VOT PEMBANGUNAN
Rajah 6.17 Skrin Laporan Laporan Bulanan Vot Pembangunan
Laporan ini bertujuan untuk menyemak perbelanjaan pembangunan bagi Jabatan dan PTJ yang berkenaan. Ia boleh dicetak pada bila-bila masa diperlukan.
Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Bulanan Vot Pembangunan akan memaparkan skrin di atas. Medan Bulan dan Tahun hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 135 SPEKS
LAPORAN BULANAN VOT PEMBANGUNAN TARIKH : 06/05/2002 MASA : 10:10:AM KERAJAAN NEGERI PERLIS MUKA SURAT : 1/1 SISTEM PERAKAUNAN BUKU VOT
Laporan Bulanan Vot Pembangunan Bagi Bulan Berakhir APRIL 2002 Seperti Pada 06/05/2002 Membayar Kod Perihal Dipertanggungkan Kod Perihal Jabatan : 0230 JABATAN PERHUTANAN Nombor Vot : P23 Agensi : 0230 JABATAN PERHUTANAN PTJ/PK : 02000100 JABATAN PERHUTANAN Ptj/Pk : 02000000 JABATAN PERHUTANAN
Projek : 01002 PENGUKURAN SEMPADAN SIMPAN KEKAL
Setia : 10000 CP : Butiran Perbelanjaan Peruntukan Asal Peruntukan Kemaskini Perbelanjaan Kemaskini Peratus Rizab Tanggungan Kemaskini Liabiliti Kemaskini Baki Sebenar Peratus (RM) (RM) (RM) (%) (RM) (RM) (RM) (RM) (%) Cara Langsung 20,000,000.00 20,000,000.00 5,000,000.00 0.00 1,000,000.00 0.00 14,000,000.00 Cara Pinjaman 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Jumlah Projek : 01002 20,000,000.00 20,000,000.00 5,000,000.00 0.00 1,000,000.00 0.00 14,000,000.00 Jumlah Besar Vot Pembangunan : P23 20,000,000.00 20,000,000.00 5,000,000.00 0.00 1,000,000.00 0.00 14,000,000.00
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 136 SPEKS
3.3.6 LAPORAN PERBELANJAAN VOT MENGIKUT OBJEK SEBAGAI
Rajah 6.18 Skrin Laporan Bulanan Vot Mengurus Mengikut Objek Sebagai
Laporan bulanan bertujuan menyemak perbelanjaan mengurus mengikut Objek Sebagai bagi Jabatan berkenaan. Ia boleh dicetak pada bila-bila masa diperlukan.
Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Bulanan Vot Mengurus Mengikut Objek Sebagai akan memaparkan skrin di atas. Medan Bulan dan Tahun hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 137 SPEKS
LAPORAN PERBELANJAAN VOT MENGIKUT OBJEK SEBAGAI
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 138 SPEKS
3.3.7 LAPORAN TANGGUNGAN BELUM SELESAI
Rajah 6.19 Skrin Laporan Tanggungan Belum Selesai
Laporan ini adalah berkenaan urusniaga Pesanan Tempatan yang belum selesai. Ia boleh dicetak pada bila-bila masa diperlukan.
Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Tanggungan Belum Selesai akan memaparkan skrin di atas. Medan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 139 SPEKS
LAPORAN TANGGUNGAN BELUM SELESAI
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 140 SPEKS
3.3.8 LAPORAN BAYARAN KEMAJUAN KONTRAK
Rajah 6.20 Skrin Laporan Bayaran Kemajuan Kontrak
Laporan ini adalah berkenaan rekod bayaran yang dikeluarkan oleh PTJ kepada Kontraktor berkenaan.
Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Bayaran Kemajuan Kontrak akan memaparkan skrin di atas. Medan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 141 SPEKS
LAPORAN BAYARAN KEMAJUAN KONTRAK TARIKH : 06/05/2002 MASA : 10:10:AM KERAJAAN NEGERI PERLIS MUKA SURAT : 1/1 SISTEM PERAKAUNAN BUKU VOT
LAPOTAN BAYARAN KEMAJUAN KONTRAK BAGI TEMPOH 03/05/2002 HINGGA 06/05/2002 Jab. Bayar : 0230 JABATAN PERHUTANAN Ptj/Pk Bayar : 020001 JABATAN PERHUTANAN
TEMPOH KONTRAK BAUCAR BAYARAN INVOIS EFT/CEK BIL NO.
KONTRAK MULA AKHIR
JUMLAH KONTRAK (RM) NO. TARIKH AMAUN (RM) NO. TARIKH
BAKI SEMASA (RM) NO TARIKH
1 P01/2002 01/01/2002 01/01/2003 200,000.00 V0070007 03/05/2002 500.00 INV0001 03/05/2002 150,000.00 12345678 03/05/2002
2 P02/2002 01/01/2002 01/01/2003 500,000,00 V0070010 03/05/2002 100,000.00 INV0002 03/05/2002 300,000.00 12345679 03/05/2002
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 142 SPEKS
3.3.9 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A
Rajah 6.21 Skrin Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A)
Tujuan laporan ini adalah untuk menyemak penyesuaian akaun perbelanjaan di dalam Format A.
Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A) akan memaparkan skrin di atas.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 143 SPEKS
LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT (FORMAT A)
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 144 SPEKS
3.3.10 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A1
Rajah 6.22 Skrin Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A1)
Tujuan laporan ini adalah untuk menyemak penyesuaian akaun perbelanjaan di dalam Format A1.
Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A1) akan memaparkan skrin di atas.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 145 SPEKS
LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT (FORMAT A1)
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 146 SPEKS
3.3.11 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A2
Rajah 6.23 Skrin Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A2)
Tujuan laporan ini adalah untuk menyemak penyesuaian akaun perbelanjaan di dalam Format A2.
Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A2) akan memaparkan skrin di atas.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 147 SPEKS
LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT (FORMAT A2) TARIKH : 06/05/2002 MASA : 10:10:AM KERAJAAN NEGERI PERLIS MUKA SURAT : 1/1 SISTEM PERAKAUNAN BUKU VOT
FORMAT A2 URUSNIAGA DI AKAUN VOT YANG TIDAK TERDAPAT DI LAPORAN TERPERINCI PERBELANJAAN BAGI BULAN MMMMMMMMM MEMBAYAR KOD PERIHAL JABATAN : XXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX PUSAT TANGGUNGJAWAB /PUSAT KOS : XXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX VOT : XXX JAB : XXX PTJ/PK : XXXXXX PROG/AKT/PROJ/AMANAH : XXXXXX OBJEK : XXXXX BIL NO.RUJUKAN TARIKH JENIS PTJ/PK PROG/AKT AMANAH PROJ/SETIA CP OBJEK DEBIT KREDIT 999 XXXXXXXXXX DD/MM/YYYY XXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX X XXXXX 999999999.99 999999999.99 999 XXXXXXXXXX DD/MM/YYYY XXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX X XXXXX 999999999.99 999999999.99 999 XXXXXXXXXX DD/MM/YYYY XXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX X XXXXX 999999999.99 999999999.99 999 XXXXXXXXXX DD/MM/YYYY XXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX X XXXXX 999999999.99 999999999.99 999 XXXXXXXXXX DD/MM/YYYY XXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX X XXXXX 999999999.99 999999999.99 -------------------------------------------- JUMLAH 999999999.99 999999999.99 --------------------------------------------
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 148 SPEKS
3.4 LAPORAN LEJAR AM
3.4.1 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN PERBELANJAAN VOT (L201)
Rajah 6.24 Skrin Laporan Urusniaga Akaun Perbelanjaan VOT (L201)
Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Laporan Urusniaga Akaun Perbelanjaan VOT akan memaparkan skrin di atas.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 149 SPEKS
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 150 SPEKS
3.4.2 PENYATA RINGKASAN PERBELANJAAN MENGURUS MENGIKUT VOT/JAB/OSOL/AKT/PROJ (L203)
Rajah 6.25 Skrin Penyata Perbelanjaan Mengurus Mengikut Vot/Jab/Osol/Akt/Proj
Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Penyata Perbelanjaan Mengurus Mengikut Vot/Jab/Osol/Akt/Proj akan memaparkan skrin di atas.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 151 SPEKS
TARIKH : DD/MM/YYYY MASA: SS:MM:HH LAPORAN : L303 MUKASURAT : 999
PENYATA AKAUN HASIL MENGIKUT JABATAN/ PUSAT TANGGUNGJAWAB PADA BULAN MM YYYY
JAB. DIPERTANGGUNGKAN : XXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX PTJ. DIPERTANGGUNGKAN : XXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX KOD PERIHAL BELANJAWAN BULAN SEMASA KEMASKINI BERISH VARIAN % HASIL ASAL DISEMAK DEBIT/KREDIT DEBIT/KREDIT XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99999999.99 9999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 999 9999999999.99 9999999999.99 XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99999999.99 9999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 999 9999999999.99 9999999999.99 XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99999999.99 9999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 999 9999999999.99 9999999999.99 XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99999999.99 9999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 999 9999999999.99 9999999999.99 JUMLAH 99999999.99 9999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 999 9999999999.99 9999999999.99
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 152 SPEKS
3.4.3 PENYATA PRESTASI PERBELANJAAN PEMBANGUNAN MENGIKUT VOT/PROJ/BUTIRAN RML (L204)
Rajah 6.26 Skrin Penyata Prestasi Perbelanjaan Pembangunan Mengikut
Vot/Proj/Butiran RML
Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Skrin Penyata Prestasi Perbelanjaan Pembangunan Mengikut Vot/Proj/Butiran RML akan memaparkan skrin di atas.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 153 SPEKS
TARIKH : DD/MM/YYYY MASA: SS:MM:HH LAPORAN : L204 MUKASURAT : 999
PENYATA PRESTASI BELANJA PEMBANGUNAN MENGIKUT VOT/PROJ/BUTIRAN RML PADA BULAN MM YYYY
VOT : XXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX JAB. DIPERTANGGUNGKAN : XXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX PTJ. DIPERTANGGUNGKAN : XXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
HARGA JUMLAH ------PERBELANJAAN------- BAKI % PROJEK PROJEK SETIA CP PERIHAL OSOL PERUNTUKAN SEMASA KEMASKINI PERUNTUKAN PERBELLANJAAN XXXXX 99999999.99 XXXXX X XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 JUMLAH PROJEK XXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 XXXXX 99999999.99 XXXXX X XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 JUMLAH PROJEK XXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 JUMLAH PROJEK XXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 JUMLAH PROJEK XXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 JUMLAH PROJEK XXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 154 SPEKS
3.4.4 PENYATA PERBELANJAAN AKAUN MENGURUS (L205)
Rajah 6.27 Skrin Penyata Perbelanjaan Akaun Mengurus
Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Penyata Perbelanjaan Akaun Mengurus akan memaparkan skrin di atas.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 155 SPEKS
TARIKH : DD/MM/YYYY MASA: SS:MM:HH LAPORAN : L205 MUKASURAT : 999
PENYATA PRESTASI BELANJA MENGURUS MENGIKUT AKT/OBJEK/OBJEK AM PADA BULAN MM YYYY
VOT : XXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX JAB. DIPERTANGGUNGKAN : XXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX PTJ. DIPERTANGGUNGKAN : XXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
KOD OBJEK JUMLAH ------------------PERBELANJAAN-------------- BAKI OS PERIHAL LANJUT PERUNTUKAN SEMASA KEMASKINI PERUNTUKAN PROG/AKT : XXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 JUMLAH OBJEK SEBAGAI XXXXX 999999999,99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 JUMLAH OBJEK SEBAGAI XXXXX 999999999,99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 JUMLAH OBJEK AM XXXXX 999999999,99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 JUMLAH PROG/AKT XXXXX 999999999,99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 JUMLAH PTJ XXXXX 999999999,99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 JUMLAH VOT XXXXX 999999999,99 999999999.99 999999999.99 999999999.99
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 156 SPEKS
3.4.5 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN HASIL (L300)
Rajah 6.28 Skrin Laporan Urusniaga Akaun Hasil ( L300)
Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Laporan Urusniaga Akaun Hasil ( L300) akan memaparkan skrin di atas.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 157 SPEKS
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 158 SPEKS
3.4.6 PENYATA AKAUN HASIL MENGIKUT JABATAN/P TJ (L303)
Rajah 6.29 Penyata Akaun Hasil Mengikut Jabatan/Pusat Tanggungjawab
Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Penyata Akaun Hasil Mengikut Jabatan/Pusat Tanggungjawab akan memaparkan skrin di atas.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 159 SPEKS
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 160 SPEKS
3.4.7 PENYATA AKAUN AMANAH MENGIKUT JABATAN/PTJ (L405)
Rajah 6.30 Skrin Penyata Akaun Amanah Mengikut Jabatan/Ptj
Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Penyata Akaun Amanah Mengikut Jabatan/Ptj akan memaparkan skrin di atas.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 161 SPEKS
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 162 SPEKS
3.4.8 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN AMANAH (L400)
Rajah 6.31 Skrin Laporan Urusniaga Akaun Amanah
Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Laporan Urusniaga Akaun Amanah akan memaparkan skrin di atas.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 163 SPEKS
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 164 SPEKS
3.4.4 LAPORAN PERBELANJAAN PEMBANGUNAN BERAKHIR (L608)
Rajah 6.32 Skrin Laporan Perbelanjaan Pembangunan Berakhir
Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Laporan Perbelanjaan Pembangunan Berakhir akan memaparkan skrin di atas.
Contoh laporan pada mukasurat sebelah.
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 165 SPEKS
TARIKH : DD/MM/YYYY MASA: SS:MM:HH LAPORAN : L608 MUKASURAT : 999
PEJABAT PEMBANGUNAN PADA YYYY TAHUN YYYY (DALAM RM) VOT JABATAN DIPERTANGGUNGKANPERUNTUKAN PERUNTUKAN PERBELANJAAN BAKI % TAHUNAN KEMASKINI SEHINGGA PERUNTUKAN BELANJA XXX XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 9999999999.99 999999999.99 XXX XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 9999999999.99 999999999.99 XXX XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 9999999999.99 999999999.99 XXX XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 9999999999.99 999999999.99 XXX XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 9999999999.99 999999999.99 XXX XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 9999999999.99 999999999.99 XXX XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 9999999999.99 999999999.99 JUMLAH PERBELANJAAN
PEMBANGUNAN YYYY 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999.99
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 166 SPEKS
APPENDIKS 1 – CARTALIR ASAS PROSES BUKU VOT
PPaarraammeetteerr SSiisstteemm
NNoottaa PPeerrmmiinnttaaaann
PPeessaannaann TTeemmppaattaann
DDaaffttaarr BBiill DDeennggaann PPeessaannaann TTeemmppaattaann BBaauuccaarr BBaayyaarraann
DDaaffttaarr BBiill TTaannppaa PPeessaannaann TTeemmppaattaann
DDaaffttaarr KKoonnttrraakk
DDaaffttaarr BBaayyaarraannKKoonnttrraakk
BBaauuccaarr JJuurrnnaall
LLEEJJAARRAAMM
LLuulluuss
LLuulluuss
LLuulluuss
LLuulluuss
LLuulluuss
LLuulluuss
LLuulluuss
BBUUKKUUVVOOTT
HHaarriiaann BBuullaannaann TTaahhuunnaann
PPeennyyaattaa PPeemmuunngguutt
LLuulluuss
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 167 SPEKS
APPENDIKS 2 – MESEJ RALAT PROGRAM
Kod Ralat Program Perihal Bahasa Melayu Perihal Bahasa Inggeris
A00003 AMAUN CEK MELEBIHI AMAUN DI “CHARGE LINE”
CHEQUE AMOUNT MORE THAN TOTAL AMOUNT
A00031 KOD BANK DARI DAN KOD BANK KEPADA TIDAK BOLEH SAMA
BANK FROM AND BANK TO CANNOT BE THE SAME
A00088 TARIKH TIDAK BOLEH MELEBIHI TARIKH SEMASA
CANNOT ACCEPT FUTURE DATES
A00135 AMAUN DEBIT ATAU KREDIT DIPERLUKAN
DEBIT OR CREDIT AMOUNT REQUIRED
A00141 AMAUN TAMBAH DAN AMAUN KURANG TIDAK SAMA
TAMBAH AMOUNT AND KURANG AMOUNT NOT EQUAL
A00143 AKAUN AMANAH TIDAK WUJUD BAGI BANK DARI
RECORD NOT FOUND IN TRUST TABLE FOR (DARI BANK)
A00144 AKAUN AMANAH TIDAK WUJUD BAGI BANK KEPADA
RECORD NOT FOUND IN TRUST TABLE FOR (KE BANK)
A00146 TAHUN MESTI TAHUN PERAKAUNAN SEMASA
YEAR MUST BE THE CURRENT ACCOUNTING YEAR
A00222 AMAUN CEK DIPERLUKAN CHEQUE AMOUNT REQUIRED A00245 REKOD TELAH WUJUD DALAM
TAHUN HADAPAN RECORD ALREADY EXISTS FOR NEXT YEAR
D00001 PERIHAL KOD JABATAN PERLU DIISI DEPARTMENT DESCRIPTION REQUIRED
D00002 STATUS REKOD PERLU DIPILIH RECORD STATUS NOT SELECTED D00003 PERIHAL KOD PTJ PERLU DIISI PTJ DESCRIPTION REQUIRED D00004 PERIHAL KOD PROG/AKT PERLU DIISI PROG/ACTV DESCRIPTION
REQUIRED D00005 PERIHAL KOD OSOL PERLU DIISI OSOL DESCRIPTION REQUIRED D00006 PERIHAL KOD AM PERLU DIISI AM CODE DESCRIPTION
REQUIRED D00007 PERIHAL KOD SEBAGAI PERLU DIISI SEBAGAI CODE DESCRIPTION
REQUIRED D00008 PERIHAL KOD KUMPULAN OBJEK
LANJUT PERLU DIISI KUMPULAN OBJEK LANJUT CODE DESCRIPTION REQUIRED
D00009 PERIHAL KOD VOT PERLU DIISI VOTE CODE DESCRIPTION REQUIRED
D00010 PERIHAL KOD AMANAH PERLU DIISI AMANAH CODE DESCRIPTION REQUIRED
D00011 AMAUN CEK UNTUK T/TANGAN CEK KETIGA TIDAK SAH
D00012 PERIHAL BARANG PERLU DIISI
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 168 SPEKS
Kod Ralat Program Perihal Bahasa Melayu Perihal Bahasa Inggeris
D00013 NAMA KERAJAAN NEGERI PERLU DIISI D00014 NAMA PEJABAT AKAUNTAN NEGERI
PERLU DIISI
D00015 NAMA AKAUNTAN NEGERI PERLU DIISI
D00016 NAMA PEGAWAI KEWANGAN NEGERI PERLU DIISI
D00017 PERIHAL GRED PERJAWATAN PERLU DIISI
D00018 KUMPULAN GRED PERJAWATAN PERLU DIISI
D00019 KUMPULAN SKIM PERJAWATAN PERLU DIISI
D00020 PERIHAL SKIM PERJAWATAN PERLU DIISI
D00021 PERIHAL KOD SEKTOR PERLU DIISI D00022 PERIHAL URUSNIAGA PERLU DIISI D00023 NAMA PEMBEKAL BARANG PERLU
DIISI
EL0001 AKAUN AMANAH TIDAK WUJUD BAGI PTJ INI
TRUST RECORD FOR PTJ NOT FOUND
EL0002 AKAUN HASIL TIDAK WUJUD BAGI PTJ INI
REVENUE RECORD FOR PTJ NOT FOUND
EL0003 BAKI PERUNTUKAN TIDAK MENCUKUPI
BUDGET BALANCE NOT SUFFICIENT
EL0004 PERUNTUKAN TELAH WUJUD BUDGET RECORD ALREADY EXISTS
EL0005 REKOD PERUNTUKAN TIDAK WUJUD BUDGET RECORD NOT FOUND EL0006 TAMBAH AMOUNT AND KURANG
AMOUNT MUST BE EQUAL TAMBAH AMOUNT AND KURANG AMOUNT MUST BE EQUAL
EL0007 JUMLAH TRANSAKSI (DT) TIDAK SAMA DENGAN JUMLAH CEK/TT/DERAF BANK
TOTAL CHEQUE AMOUNT AND DETAIL AMOUNT NOT EQUAL
U00017 KOD JABATAN TELAH WUJUD DEPARTMENT CODE ALREADY EXISTS
U00018 KOD AKTIVITI TELAH WUJUD ACTIVITY CODE ALREADY EXISTS
U00019 KOD PTJ TELAH WUJUD PTJ CODE ALREADY EXISTS U00027 KOD OBJEK LANJUT TIDAK WUJUD DETAIL OBJECT CODE NOT
FOUND U00047 KOD BANK TELAH WUJUD BANK CODE ALREADY EXISTS U00048 KOD OBJEK AM TELAH WUJUD GENERAL OBJECT CODE
ALREADY EXISTS U00052 KOD OBJEK SEBAGAI MESTI DIAKHIRI
DENGAN 000 STANDARD OBJECT CODE MUST START WITH 000
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 169 SPEKS
Kod Ralat Program Perihal Bahasa Melayu Perihal Bahasa Inggeris
U00053 KOD OBJEK MESTILAH BAGI KOD OBJEK SEBAGAI
DETAIL OBJECT CODE MUST MATCH WITH STANDARD OBJECT CODE
U00054 KOD OBJEK SEBAGAI TIDAK WUJUD STANDARD OBJECT CODE NOT FOUND
U00055 NOMBOR BANK TELAH WUJUD BANK NO ALREADY EXISTS U00057 KOD PROJEK TELAH WUJUD PROJECT CODE ALREADY
EXISTS U00059 KOD OBJEK MESTI 5 DIGIT U00063 KOD OBJEK LANJUT TIDAK BOLEH
DIAKHIRI DENGAN 000 OBJEK LANJUT MUST NOT BE 000
U00073 KOD JABATAN BERMULA DENGAN 0100 DEPARTMENT CODE START WITH 0100
U00074 KOD VOT TELAH WUJUD VOTE CODE ALREADY EXISTS U00075 KOD VOT MESTI DIMULAI DENGAN B, T,
ATAU P VOTE CODE MUST START WITH B, T OR P
U00077 KOD JABATAN TIDAK WUJUD DEPARTMENT CODE NOT FOUND
U00078 KOD PTJ TIDAK WUJUD DI DALAM JADUAL PTJ
PTJ CODE NOT FOUND
U00079 KOD AMANAH TIDAK WUJUD TRUST CODE NOT FOUND U00080 TARIKH TIDAK SAH INVALID DATA ENTERED U00081 KOD AKTIVITI PERLU DIISI ACTIVITY CODE REQUIRED U00082 KOD PTJ PERLU DIISI PTJ CODE REQUIRED U00084 JENIS TRANSAKSI TELAH WUJUD TRANSACTION TYPE ALREADY
EXISTS U00085 JENIS TRANSAKSI TIDAK SAH TRANSACTION TYPE NOT IN
THE VALID RANGE U00147 KOD AMANAH TELAH WUJUD TRUST CODE ALREADY EXISTS U00148 KOD HASIL TELAH WUJUD REVENUE CODE ALREADY
EXISTS U00159 KOD HASIL TIDAK WUJUD REVENUE CODE NOT FOUND U00160 KOD OBJEK TIDAK WUJUD OBJEK NOT FOUND U00161 KOD OBJEK ATAU KOD AMANAH/HASIL
PERLU DIKUNCI MASUK EITHER OBJEK OR TRUST/REVENUE CODE MUST BE ENTERED
U00164 TAHUN HADAPAN TIDAK SAH FUTURE DATES NOT ACCEPTED U00170 KOD JABATAN TIDAK SAMA DENGAN
FAIL INDUK DEPARTMENT CODE NOT SAME AS IN PAY MASTER
U00182 KOD BANK TIDAK SAH INVALID BANK U00183 KOD JABATAN TIDAH SAH UNTUK KOD
VOT INI DEPARTMENT CODE NOT FOUND FOR THIS VOTE
U00194 REKOD SUDAH WUJUD RECORD ALREADY EXISTS U00201 KOD JABATAN TIDAK SAH DEPARTMENT CODE INVALID U00230 TAHUN MESTI TAHUN SEMASA TAHUN MUST BE CURRENT
YEAR U00231 TAHUN MESTI TAHUN SEBELUM TAHUN MUST BE PREVIOUS
YEAR
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 170 SPEKS
Kod Ralat Program Perihal Bahasa Melayu Perihal Bahasa Inggeris
U00239 TAHUN PERLU DIMASUKKAN TAHUN REQUIRED U00240 PROFIL PTJ PERLU DIISI U00241 PROFIL PROG/AKT PERLU DIISI U00242 PROFIL SODO PERLU DIISI U00243 TAHAP KAWALAN PTJ PERLU DIISI U00244 TAHAP KAWALAN PROG/AKT PERLU
DIISI
U00245 TAHAP KAWALAN SODO PERLU DIISI U00246 JUMLAH KOMBINASI PROFIL PTJ TIDAK
SAH. FORMAT SAH ANTARA 1 HINGGA 8
U00247 TAHUN TIDAK SAH INVALID YEAR U00248 JUMLAH KOMBINASI PROFIL PROG/AKT
TIDAK SAH. FORMAT SAH ANTARA 1 HINGGA 5
U00249 JUMLAH KOMBINASI PROFIL SODO TIDAK SAH. FORMAT SAH ANTARA 1 HINGGA 5
U00250 TAHAP KAWALAN PTJ TIDAK SAH. FORMAT SAH > 0 DAN < 9
U00251 TAHAP KAWALAN PROG/AKT TIDAK SAH. FORMAT SAH > 0 DAN < 7
U00252 TAHAP KAWALAN SODO TIDAK SAH. FORMAT SAH > 0 DAN < 6
U00303 REKOD TAHUN HADAPAN HANYA BOLEH DIKEMASKINI MASUK
U00304 KOD PTJ TIDAK SAH INVALID PTJ CODE U00305 KOD JABATAN PERLU DIISI DEPTCODE CODE REQUIRED U00306 TIADA DATA/REKOD DIJUMPAI NO RECORD FOUND U00307 TIADA REKOD UNTUK DIEDIT NO RECORD TO EDIT U00308 TIADA REKOD UNTUK DIBATAL NO RECORD TO DELETE U00309 KOD VOT PERLU DIISI VOT CODE REQUIRED U00310 KOD VOT TIDAK SAH VOTE CODE INVALID U00311 KOD VOT PERLU MULA DENGAN ABJAD
'T' / 'B' / 'P' VOTE CODE START WITH 'T' / 'B' / 'P'
U00312 KOMBINASI TIDAK SAH UNTUK KOD VOT DAN JABATAN
COMBINATION IS INVALID FOR VOTE AND DEPARTMENT
U00313 KOD PROG/AKT TIDAK SAH PROG/ACTV CODE INVALID U00314 KOD SEKTOR TIDAK WUJUD DI DALAM
JADUAL SEKTOR SECTOR CODE NOT EXIST IN SECTOR FILE
U00315 KOD SEKTOR TIDAK SAH SECTOR CODE INVALID U00316 KOD OSOL PERLU DIISI OSOL CODE REQUIRED U00317 KOD OSOL TIDAK SAH OSOL CODE INVALID U00318 KOD JABATAN UNTUK HASIL PERLU
DIISI DEPARTMENT CODE FOR REVN REQUIRED
U00319 KOD JABATAN UNTUK HASIL TIDAK PERLU DIISI
DEPARTMENT CODE FOR REVN NOT REQUIRED
U00320 KOD PROJEK PERLU DIISI PROJECT CODE REQUIRED U00321 KOD PROJEK TIDAK SAH PROJECT CODE INVALID
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 171 SPEKS
Kod Ralat Program Perihal Bahasa Melayu Perihal Bahasa Inggeris
U00322 CARA PEMBIAYAAN PERLU DIPILIH FUNDING SOURCE TYPE REQUIRED
U00323 KOD SETIA TIDAK SAH SETIA CODE INVALID U00324 KOD SETIA TIDAK WUJUD SETIA CODE NOT FOUND U00325 KOD AMANAH PERLU DIISI AMANAH CODE REQUIRED U00326 KOD AMANAH TIDAK SAH AMANAH CODE INVALID U00327 JENIS AMANAH PERLU DIPILIH AMANAH TYPE REQUIRED U00328 AKAUN PERUNTUKAN TIDAK PERLU DIISI AKAUN PERUNTUKAN NOT
REQUIRED U00329 AKAUN KAWALAN TIDAK PERLU DIISI AKAUN KAWALAN NOT
REQUIRED U00330 AKAUN PERUNTUKAN PERLU DIISI AKAUN PERUNTUKAN
REQUIRED U00331 AKAUN KAWALAN PERLU DIISI AKAUN KAWALAN REQUIRED U00332 AKAUN KAWALAN TIDAK SAH AKAUN KAWALAN INVALID U00333 AKAUN PERUNTUKAN TIDAK SAH AKAUN PERUNTUKAN INVALID U00334 DEBIT/KREDIT AKAUN PERLU DIPILIH DEBIT/CREDIT REQUIRED U00335 REKOD TIDAK AKTIF UNTUK
DIBATALKAN RECORD NOT ACTIVE FOR DELETION
U00336 KOMBINASI TIDAK SAH UNTUK KOD JABATAN DAN PTJ
COMBINATION IS INVALID FOR DEPARTMENT AND PTJ
U00337 REKOD BELUM WUJUD RECORD NOT EXIST U00338 REKOD TELAH WUJUD, HANYA BOLEH
EDIT RECORD EXIST, ONLY CAN EDIT
U00339 HANYA NUMERIK SAHAJA DIBENARKAN ACCEPT NUMERIC ONLY U00340 KOD PROGRAM/AKTIVITI TIDAK SAH PROGRAM/ACTIVITY INVALID U00341 RMK TIDAK SAH RMK NOT INVALID U00342 KOD KUIRI PERLU DIISI QUERY CODE REQUIRED U00343 PERIHAL KOD KUIRI PERLU DIISI QUERY CODE DESCRIPTION
REQUIRED U00344 KOD KUIRI TIDAK SAH QUERY CODE INVALID U00345 KOD HASIL TIDAK SAH REVENUE CODE INVALID U00346 KOD OBJEK LANJUT TIDAK SAH KOD OBJEK LANJUT INVALID U00347 TARIKH TIDAK SAH. FORMAT TARIIKH :
DD-MM-YYYY INVALID DATE. DATE FORMAT : DD-MM-YYYY
U00348 JENIS PERLU DIPILIH U00349 NO AKAUN PERLU DIISI U00350 JENIS PEMBAYARAN PERLU DIISI U00351 NAMA BANK PERLU DIISI U00352 KOD SODO BARANG PERLU DIISI U00353 KOD BIDANG BARANG PERLU DIISI U00354 KOD DETAIL BARANG PERLU DIISI U00355 SUMBER DATA PERLU DIISI U00356 KOD BANK AN/BN PERLU DIISI
Panduan Pengguna Sistem Buku Vot
06hb September 2002, versi 1.2 172 SPEKS
Kod Ralat Program Perihal Bahasa Melayu Perihal Bahasa Inggeris
U00357 KOD SODO TIDAK SAH SODO CODE INVALID U00358 KOD BIDANG TIDAK SAH BIDANG CODE INVALID U00359 DETAIL TIDAK SAH INVALID DETAIL CODE U00360 TAHUN PERALIHAN MESTI > TAHUN SEMASA U00361 KOD JABATAN LAMA PERLU DIISI UNTUK
PROSES PERALIHAN
U00362 KOD JABATAN LAMA TIDAK SAH U00363 KOD JABATAN LAMA BERMULA DENGAN 0100 U00364 KOD JABATAN LAMA TIDAK WUJUD U00365 KOD JABATAN BARU PERLU DIISI UNTUK
PROSES PERALIHAN
U00366 KOD JABATAN BARU TIDAK SAH U00367 KOD JABATAN BARU TIDAK WUJUD U00368 TAHUN LAMA PERLU DIISI U00369 TAHUN PERALIHAN MESTI >= TAHUN SEMASA U00370 TAHUN BARU UNTUK KOD PERALIHAN PERLU
DIISI
U00371 KOD JENIS DOKUMEN PERLU DIISI U00372 PERIHAL JENIS DOKUMEN PERLU DIISI U00373 KOMBINASI REKOD TIDAK WUJUD DI DALAM
JADUAL VOT
U00374 KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL VOT TIDAK AKTIF
U00375 GRED PERJAWATAN PERLU DIISI U00376 KOD RALAT PROGRAM PERLU DIISI U00377 PERIHAL KOD RALAT PROGRAM PERLU DIISI U00378 KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL PUSAT
TANGGUNGJAWAB TIDAK AKTIF
U00379 KOMBINASI REKOD TIDAK WUJUD DI DALAM JADUAL PUSAT TANGGUNGJAWAB
U00380 KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL JABATAN TIDAK AKTIF
U00381 KOMBINASI REKOD TIDAK WUJUD DI DALAM JADUAL JABATAN
U00382 KOD PTJ BARU PERLU DIISI U00383 KOD PTJ BARU TIDAK SAH U00384 KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL
PROJEK TIDAK AKTIF
U00385 KOMBINASI REKOD TIDAK WUJUD DI DALAM JADUAL PROJEK
U00386 KOD BANK PERLU DIISI U00387 KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL
DOKUMEN TIDAK AKTIF
U00388 KOMBINASI REKOD TIDAK WUJUD DI DALAM JADUAL DOKUMEN
U00389 KOD HASIL LAMA PERLU DIISI U00390 KOD HASIL BARU PERLU DIISI U00391 SKIM PERJAWATAN PERLU DIISI U00392 KOD SEKTOR PERLU DIISI U00393 KOD JENIS URUSNIAGA PERLU DIISI U00394 KOD DOKUMEN PERLU DIISI U00395 KOD PEMBEKAL BARANG PERLU DIISI U00396 KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL PTJ
TIDAK AKTIF