“Mantenimiento y Seguimiento del SGC (Estrategias 2005)” Mantenimiento y Seguimiento del SGC...
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“Mantenimiento y Seguimiento del SGC
(Estrategias 2005)”
Mantenimiento y Seguimiento del SGC (estrategias 2005)
Dirección de Desarrollo Administrativo
Fecha: 04/02/05
Universidad Autónoma del Estado de México
Sistema de Gestión de la Calidad
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Antecedentes
Para la construcción del Sistema de Gestión de la Calidad de la UAEM se crearon 5 Comisiones de Trabajo encargadas de llevar a cabo las actividades planificadas para el desarrollo de los procesos y del sistema.
Cada una de éstas Comisiones tuvo la tarea de desarrollar las actividades de manera específica, razón por la cual se crearon las siguientes comisiones:
Comisión de Recursos Humanos.Comisión de Recursos Financieros y Control
Presupuestal.Comisión de Servicios de Cómputo.Comisión de Recursos Materiales.Comisión de Obras y Servicios Generales.
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Para la integración de las Comisiones participaron: 21 Organismos Académicos, 8 Planteles de la Escuela Preparatoria, 10 Unidades Académicas Profesionales, 7 Direcciones de la Secretaría Administrativa y 2 Direcciones Generales.
El trabajo de las Comisiones era especializado, es decir, trabajaban en la revisión, actualización y mejora de la estructura funcional de los procesos de la dependencia integrante de cada Comisión.
Se creó la figura del Representante del SGC de los espacios académicos y dependencias participantes, conformando un total de 111 representantes.
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Se logró motivar un cambio de actitud enfocada hacia la satisfacción de las necesidades y requisitos de los usuarios; y la integración y participación en conjunto de los espacios académicos y dependencias participantes.
Logros
Desafíos
El principal desafío lo constituye la consolidación del SGC, a través del mantenimiento, seguimiento y mejora del mismo.
Se logró la certificación de 34 procesos administrativos.
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Nueva Conformación del SGC
a) Integración de las nuevas Comisiones de Trabajo del SGC de la UAEM.
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b) Creación de los Comités del Sistema de Gestión de la Calidad de la UAEM.
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¡MUCHAS GRACIAS!
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“Integración de las nuevas Comisiones de Trabajo del SGC
de la UAEM”
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¿Por qué?
La creación de nuevas Comisiones obedece a la necesidad de mantener y consolidar el SGC, así como dar solución a las observaciones derivadas de la auditoria de certificación.
¿Para qué?
Profundizar en el intercambio de comentarios y sugerencias que enriquezcan la actividad de las Comisiones y todos los documentos del SGC.
Continuar con el enfoque de integración y participación conjunta de los espacios académicos y dependencias.
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¿Cómo?
La nueva integración de las Comisiones se realizará mediante un sorteo, es decir, seleccionando de manera aleatoria a los integrantes de cada Comisión.
Aumentar la toma de conciencia en un nivel mayor a través de una Red de la Calidad que llegue a todos los niveles del personal que forma parte del SGC.
Retomar el trabajo que se realizó durante 2004 en el SGC.
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¿Cuáles son las funciones de los representantes del SGC?
Establecer un canal de comunicación entre las Comisiones de Trabajo, los Comités del SGC de los Espacios Académicos y Dependencias participantes, así como con la Alta Dirección del SGC.
Trabajar conjuntamente con los demás representantes que integran las Comisiones del SGC para el mantenimiento y mejora de todos los procesos del SGC.
Informar a Alta Dirección sobre el desempeño y eficacia del SGC.
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Realimentar a los Comités del SGC de los Espacios Académicos y Dependencias participantes, sobre los avances y trabajos del SGC que se emitan en las Comisiones.
Facilitar los trabajos de organización y enlace con los Espacios Académicos y Dependencias participantes.
Realimentar a las Comisiones, a los Responsables de los procesos y a la Alta Dirección, sobre las observaciones de mejora que emitan los Comités del SGC de los Espacios Académicos y Dependencias participantes.
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Comisión A: el líder de la CRH + el representante de la Fac. de Ciencias de la Conducta + 4 espacios académicos.
¿Cómo quedarán integradas las Comisiones?
Las Comisiones quedarán integradas de la siguiente manera:
Comisión B: el líder de la CRFyCP + el representante de la Fac. de Medicina + 5 espacios académicos.
Comisión C: el líder de la CSC + el representante de la Fac. de Arquitectura y Diseño + 5 espacios académicos.
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Comisión D: el líder de la CRM + el representante de la Fac. de Antropología + 4 espacios académicos.
Comisión E: el líder de la COySG + el representante de la Fac. de Humanidades + 5 espacios académicos.
Comisión F:el representante de la DGPyDI + el representante de Espacio académico + 5 espacios académicos.
Comisión G: el representante de la DGEyVU + el representante del Plantel “Ignacio Ramírez Calzada” + 4 espacios académicos.
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“Creación de los Comités del Sistema de Gestión de la
Calidad de la UAEM”
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¿Qué es el Comité del Sistema Gestion de la Calidad de la UAEM?
Es el grupo de personas encargadas de organizar, actualizar, difundir, mantener y dar seguimiento a todo lo relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad de la UAEM en su espacio académico o dependencia de la Universidad.
El Comité es el responsable de cumplir con los requerimientos del SGC y con las actividades correspondientes para lograr los objetivos.
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¿Cómo está integrado?El Comité de los espacios académicos está integrado por:
El Comité deberá elegir a sus representantes ante el SGC. Se recomienda que los representantes sean el Subdirector Administrativo y los responsables de las áreas de Becas, Planeación y Cómputo.**En caso de contar con un representante ante el SGC ajeno a las áreas citadas anteriormente, es importante que se integre al Comité del Espacio Académico, debido a su participación y conocimiento sobre el sistema.
Presidente: Director o Coordinador del espacio académico.Secretario Técnico: Subdirector Administrativo.Primer Vocal: responsable del área de Becas.Segundo Vocal: responsable del área de Planeación.Tercer Vocal: responsable del área Cómputo. Cuarto Vocal: un profesor.Quinto Vocal: un trabajador operativo.Sexto Vocal: un alumno.
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El Comité de las dependencias está integrado por:
Presidente: Director de la dependencia. (ó Secretario en su caso)
Secretario Técnico: representante de la dependencia ante el SGC.Vocales: responsables de los procesos.
El Comité elegirá a sus representantes ante el SGC. Se recomienda ratificar a los actuales representantes de las dependencias.
Los Comités se reunirán al menos dos veces al mes para coordinar las actividades correspondientes.
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¿Cuál es su misión?
Contribuir a mejorar los canales de comunicación y de retroalimentación entre los usuarios, directivos, los responsables de los procesos y la Alta Dirección del SGC de la UAEM.
¿Cuál es su visión?
Poder consolidarse como el enlace principal entre la Alta Dirección, los procesos, los participantes y los usuarios del SGC.
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¿Cuáles son sus funciones?
Mejorar los canales de comunicación entre los directivos y el personal operativo de los espacios académicos y dependencias participantes.
Realimentar a las Comisiones de Trabajo, a los responsables de los procesos y a la Alta Dirección para el mejoramiento y actualización de los servicios que presta la Universidad con respecto a su espacio académico o dependencia.
Facilitar los trabajos de organización y enlace del sistema con los espacios académicos y dependencias participantes.
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Involucrar de manera participativa a los directivos.
Difundir los avances del sistema al interior de sus espacios académicos o dependencias, y brindar asesoría en su caso.
Coordinar la organización, actualización y seguimiento de los productos derivados del sistema al interior de su espacio académico o dependencia participante.
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