Manejo de bienes

MANEJO DE BIENES

AB-mb-01 Vigente a partir de

Septiembre de 2012 2a. Actualización

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 1. OBJETIVO Y ALCANCE

1.1 OBJETIVO 1.2 ALCANCE

2. MARCO LEGAL 3. DEFINICIONES 4. CLASIFICACIÓN DE BIENES

4.1 BIENES Y MATERIALES DE CONSUMO 4.2 BIENES DEVOLUTIVOS (PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO) 4.3 OTROS ACTIVOS

5. RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO Y CONTROL GENERAL DE BIENES DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS

6. ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO DE BIENES

DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO 7. UTILIZACIÓN Y MANEJO DE LOS ACTIVOS POR LOS USUARIOS 8. IDENTIFICACIÓN DE BIENES

8.1 PLAQUETEO 8.2 CODIFICACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS

8.2.1 Procedimiento administrativo para codificación y plaquetización de bienes devolutivos

8.3 CODIFICACIÓN DE BIENES DE CONSUMO 8.3.1 Procedimiento administrativo para la codificación de bienes de consumo

9. INGRESOS O ALTAS DE ALMACÉN 9.1 ADQUISICIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO 9.2 INGRESOS DE BIENES AL ALMACÉN

9.2.1 Procedimiento administrativo 9.3 CONCEPTOS QUE GENERAN PROCESOS DE INGRESO AL ALMACÉN

10. PERMANENCIA DE LOS BIENES EN LA ENTIDAD 10.1 TRASLADO DE BODEGA A BIENES EN SERVICIO Y SALIDAS DE

CONSUMO

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10.1.1 Procedimiento administrativo para la salida de bienes en bodega o inventarios 10.1.2 Traslado entre dependencias o usuarios (Bienes devolutivos) 10.1.3 Actualización de software

10.2 TOMA FÍSICA O INVENTARIO 10.2.1Inventario de bienes devolutivos 10.2.1.1 Procedimiento administrativo para el inventario de bienes devolutivos 10.2.2 Inventario de bienes de consumo 10.2.2.1 Procedimiento administrativo para el inventario de bienes de consumo 10.2.3 Acta o informe final de la toma física en el almacén 10.2.4 Informe a emitir para formalizar el proceso de toma física en la Entidad (bienes devolutivos) 10.2.5 Inventario para entrega de almacenes 10.2.6 Control para el manejo de los bienes en servicio

10.3 ASEGURAMIENTO DE BIENES 10.3.1 Pólizas de seguros para bienes devolutivos y otros 10.3.2 Procedimiento para asegurar bienes devolutivos 10.3.3 Procedimiento en el caso de siniestros y reclamaciones ante la compañía de seguros 11. EGRESO O SALIDA DE LOS BIENES DE LA ENTIDAD

11.1 SALIDA DE PRENDAS CORRESPONDIENTES A DOTACIONES O UNIFORMES

11.2 SALIDA POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR 11.3 EGRESO O SALIDA DEFINITIVA BIENES POR BAJA

11.3.1 Acta de baja 11.3.2 Procedimiento para baja de bienes

11.4 DESTINO FINAL DE BIENES DADOS DE BAJA 11.4.1 Venta 11.4.2 Donación 11.4.3 Destrucción 11.4.4 Casos particulares – baja de bienes (Software tipificados como inservibles)

12. CONTROL DE CAMBIOS 13. ANEXOS 13.1 PAZ Y SALVO DE INVENTARIOS, (AB-fr-01) 13.2 MODELO DE NOTA DE ENTRADA DE ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO 13.3 MODELO DE NOTA DE ENTRADA DE ALMACÉN DE BIENES DEVOLUTIVOS 13.4 MODELO DE NOTA DE SALIDA DE BIENES DE CONSUMO 13.5 MODELO DE NOTA DE SALIDA DE BIENES DEVOLUTIVOS 13.6 COMPROBANTE DE ENTREGA DE DOTACIÓN DE CALZADO (AB-fr-02) 13.7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES – CAPITULO X 13.8 REQUISICIONES (AB-fr-03)

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INTRODUCCIÓN

Este Manual constituye un instrumento orientador de las actividades relacionadas con la administración de bienes, particularmente los referidos a los elementos de consumo y devolutivos y por lo tanto, los principios, normas y procedimientos aquí establecidos serán conocidos y aplicados obligatoriamente por los funcionarios responsables de dichas actividades y demás tareas que le son inherentes Cada vez que sea necesario será evaluado y actualizado formalmente conforme lo establecido en el procedimiento de Control de documentos.

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1. OBJETIVO Y ALCANCE 1.1 OBJETIVO Dotar al personal de la entidad de una herramienta para el registro, manejo, custodia, conservación, administración, protección, recibo, traslado y salida definitiva de los bienes e inventarios de la Entidad, como mecanismo de control y gestión de los recursos públicos. 1.2 ALCANCE El presente manual aplica al COPNIA Nacional y todos los Seccionales. 2. MARCO LEGAL

Tipo Número Titulo Fecha

Ley 57 Por la cual se expide el Código Civil Colombiano Mayo 26 de 1873

Ley 80 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública

Octubre 28 de 1993

Ley 610 Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías.

Agosto 15 de 2000

Ley 222 Por la cual se modifica el Libro II del Código de Comercio, se expide un nuevo régimen de procesos concursales y se dictan otras disposiciones.

Diciembre 20 de 1995

Resolución 354 Por la cual se adopta al reglamento de contabilidad pública, se establece su conformación y se define el ámbito de aplicación

Septiembre 5 de 2007

Resolución 355 Por el cual se adopta el Plan General de Contabilidad Pública Septiembre 5 de 2007

Resolución 356 Por el cual se adopta el manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública

Septiembre 5 de 2007

3. DEFINICIONES 3.1 BIENES

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Los bienes consisten en cosas corporales o incorporales. Corporales son las que tiene un ser real y pueden ser percibidas por los sentidos, como una casa, una mesa o un libro. Incorporales, las que consisten en simples derechos, como las líneas telefónicas, el software y las servidumbres activas. Las cosas corporales se dividen en muebles e inmuebles. 3.2 NOTA DE ENTRADA DE ALMACÉN Documento que acredita la entrada real de un bien o elemento a la entidad, siendo el único soporte administrativo para el movimiento de los registros en el almacén y contabilidad. 3.3 NOTA DE SALIDA DE ALMACÉN Documento legal probatorio en donde se identifica clara y detalladamente la salida física y real del almacén o bodega de bienes, y el traslado de la responsabilidad de su uso, conservación y custodia del responsable de almacén e inventarios al funcionario que los recibe. 3.4 MUEBLES Muebles son los que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellos a sí mismos, como los animales (que por eso se llaman semovientes), sea que sólo se muevan por una fuerza externa, como las cosas inanimadas. Se exceptúan las que siendo muebles por su naturaleza se reputan inmuebles por su destino, según el artículo 658 del Código Civil Colombiano. 4. CLASIFICACIÓN DE BIENES Todos los bienes corporales muebles e inmuebles que la entidad adquiera para el desarrollo de su cometido estatal, deberán clasificarse como bienes devolutivos o como bienes de consumo. Esta clasificación obedecerá necesariamente a las características propias de cada bien, guardando consistencia con las normas de contabilidad pública vigentes para las entidades de naturaleza pública.

Para el efecto del desarrollo de sus funciones y de este manual, la entidad debe acatar la clasificación contable establecida por el Contador General de la Nación de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública y por los procedimientos señalados en el mismo.

4.1 BIENES Y MATERIALES DE CONSUMO Corresponden a todo aquellos bienes adquiridos o recibidos en donación que cumplen con cualquiera de las condiciones a continuación expuestas:

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§ Todos aquellos que se consumen o extinguen por el primer uso que se hace de ellos y van contabilizados directamente contra cuentas del grupo de costos o gastos. Ej. Útiles de papelería y oficina, papelería impresa o elementos de aseo y cafetería.

§ Los que al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen y

entran a formar parte constitutiva de otros. (Ejemplo: Repuestos, mouse, teclado).

§ Todos aquellos bienes que se extinguen en el desarrollo de un proceso administrativo. Ej. Matrices plásticas para la elaboración de tarjetas profesionales.

§ Todos aquellos bienes muebles o inmuebles cuya vida útil es menor a un año.

§ Todos aquellos adquiridos en procesos de remodelación de inmuebles que no

incluyan prolongaciones, ampliaciones y aumento en volumen de las antiguas unidades.

§ Materiales para la prestación de servicios son aquellos adquiridos a cualquier titulo por la Entidad, que tiene la característica de ser temporales y cuya finalidad es ser consumidos en forma directa por parte del ente público, en el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal

4.2 BIENES DEVOLUTIVOS (PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO) El grupo lo integran los bienes tangibles adquiridos, construidos o en tránsito de importación, construcción y montaje, con la intención de emplearlos en forma permanente para la producción o suministro de otros bienes y servicios o utilizarlos en la administración del ente público y que no estén destinados para la venta, siempre que su vida útil probable exceda de un año.

Estos bienes deben reconocerse por su costo histórico o de adquisición y reexpresarse aplicando métodos de reconocido valor técnico.

El valor de los bienes recibidos en permuta, traspaso, cambio, o donación corresponderá al valor convenido por las partes o en forma alternativa, el estimado mediante avalúo técnico de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

El costo de las adiciones, mejoras y reparaciones que aumenten la vida útil del bien o amplíen la capacidad constituye un mayor valor al activo. Las restantes erogaciones deberán ser reconocidas contablemente como gastos.

§ Activos fijos de menor cuantía Son los bienes, que con base en su valor de adquisición o incorporación, pueden ser depreciados en el mismo año en que se adquiere o incorpora teniendo en cuenta los montos

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que anualmente defina la Contaduría General de la Nación. La depreciación total de estos bienes debe registrarse en el mismo mes de la adquisición o incorporación del activo. § Depreciaciones y amortizaciones La depreciación o amortización debe reconocerse mediante la distribución racional y sistemática del costo de los bienes durante su vida útil estimada, con el fin asociar la contribución de este activo al desarrollo de las funciones de la entidad. Por regla general el reconocimiento de la depreciación o amortización afecta el gasto o costo según corresponda, no obstante tratándose de entidades contables públicas del gobierno general, como es el caso del COPNIA, dicho reconocimiento afecta directamente el patrimonio (Ver Régimen de Contabilidad Pública). Las propiedades planta y equipo son objeto de depreciación mientras que los derechos o intangibles lo son de amortización. La depreciación o amortización deben siempre calcularse para cada activo individualmente considerado. El área Contable hará las depreciaciones o amortizaciones de los activos utilizando el método de línea recta en forma coherente al uso o deterioro del activo, pero de manera uniforme y teniendo en cuenta la vida útil de cada línea de activos tal como lo establecen las normas contables. Al utilizar el método de línea recta se pueden considerar como referencia las siguientes vidas útiles:

BIEN VIDA ÚTIL

Edificaciones 50 años Máquinas y equipos 15 años Muebles, enseres y equipos de oficina 10 años Equipo comedor cocina 10 años Equipo comunicación 10 años Equipo cómputo 5 años

Para el caso de derechos se deben tomar como referencia los siguientes periodos de amortización:

DERECHOS/INTANGIBLES TIEMPO DE EXTINCIÓN

Líneas telefónicas 25 años Software 5 años Seguros Duración

del contrato

Los activos nuevos que se encuentren en bodega no son susceptibles de depreciación o amortización hasta tanto no entren en operación.

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En caso de adquirirse activos fijos usados, deberá calcularse la vida útil restante del bien teniendo en cuenta la vida estimada y el tiempo que llevaba de uso el activo al momento de su adquisición.

§ Valorizaciones El valor de las propiedades, planta y equipos es objeto de actualizaciones periódicas mediante la comparación entre el valor de mercado del bien y su valor registrado en libros. Las actualizaciones de las propiedades, planta y equipo deben efectuarse con una periodicidad de tres años a partir de la última realizada, y el registro debe quedar incorporado en el periodo contable respectivo. No obstante, si con anterioridad al cumplimiento de este plazo, el valor en libros de las propiedades planta y equipos presentan cambios representativos con respecto al costo de reposición o valor de realización debe hacerse una actualización. Se exceptuaran de actualización los bienes muebles cuyo costo histórico individualmente considerado sea inferior a 35 S.M.M. L.V. y de aquellos ubicados en zona de alto riesgo. § Bienes muebles en bodega De acuerdo con el estado y características de los bienes, pueden ser susceptibles de afectarse las siguientes cuentas

- 1620 Maquinaria, planta y equipos en montaje:

Para el registro de los bienes que requiere de una instalación previa para ponerlos en condición de utilización.

- 1635 Bienes muebles en bodega: En esta cuenta se registran los valores de los bienes muebles, adquiridos a cualquier título, que tienen la característica de permanentes y cuya finalidad es ser utilizados en el futuro, en actividades de producción o administración, por parte del ente público, en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. En esta cuenta no se deben registrar los bienes que se retiran del servicio, temporal o definitivamente.

§ Bienes devolutivos en servicio Bajo esta denominación se agrupan las cuentas que registran los bienes de propiedad del ente público, que se encuentran en uso de dependencias, funcionarios y terceros, para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal.

- 1605 Terrenos - 1640 Edificaciones - 1655 Maquinaria y equipos - 1665 Muebles y enseres y equipos de oficina - 1670 Equipos de comunicación y computación

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- 1680 Equipos de comedor, despensas y hotelería § Casos particulares - Propiedad, planta y equipo

- Bienes inmuebles sin legalizar Cuando por cualquier circunstancia externa o interna, no se tenga la evidencia documental que garantice la veracidad de algunas operaciones que deben ser objeto de incorporación como el caso de los bienes o inmuebles o la existencia de derechos y obligaciones, de los cuales se tengan indicios sobre su propiedad o afectación de la situación patrimonial del ente público, y por ende la de la Nación, deberán registrarse en Cuentas de Orden, hasta tanto se disponga de los documentos que lo acrediten. Una vez se tenga los documentos que acrediten la titularidad de los inmuebles, se cancelarán las Cuentas de Orden, y se registrará el bien en el grupo de Propiedad, Planta y Equipos.

- El equipo completo como unidad contable

Se registra la máquina como un todo, que incluye los componentes básicos indispensables para su funcionamiento, C.P.U, monitor, mouse, teclado, tarjetas de memoria, unidad de cd room, fax, software OEM entre otros. Administrativamente y para los registros de almacén se asignara un código o placa principal y en el programa de control de bienes se relacionarán las series o códigos de identificación de dichos componentes. Físicamente la placa se adhiere al equipo y una copia en cada uno de sus componentes.

4.3 OTROS ACTIVOS § Libros Para la clasificación de los libros se debe tener claridad si son del tipo colecciones especializadas, como enciclopedias, las cuales deben registrarse en la cuenta de BIENES DE ARTE Y CULTURA. Si se trata de libros de tipo código de suscripción renovable anualmente, manuales, instructivos, revistas y cartillas, estos se deben registrar en la cuenta del GASTO a que corresponda de acuerdo con la materialidad del mismo. § Software Conjunto de programas de computador utilizados para el control, clasificación y manejo de datos con propósito general o especifico, almacenados y distribuidos en cualquier medio físico. El Régimen de Contabilidad Pública contempla la cuenta de intangibles y la sub cuenta SOFTWARE para su registro contable. Este tipo de bien se amortiza de acuerdo con la tabla establecida en este procedimiento.

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§ Líneas telefónicas Representan los derechos adquiridos por la entidad para la utilización de un número telefónico asignado por una empresa de telecomunicaciones prestadora del servicio.

5. RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO Y CONTROL GENERAL DE BIENES DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS

Los bienes de consumo y devolutivos como componentes de la posición financiera reflejada en los Estados Financieros, requieren un manejo y control riguroso en forma permanente ya que constituyen un componente básico del patrimonio, que periódicamente es sujeto de evaluación por parte de los entes que dictaminan dichos estados.

El enfoque de control debe estar orientado a: § Que los inventarios físicos estén correctamente valorizados. § Que la información contable en pesos sea equivalente al inventario físico. § Que los activos asignados a cada seccional o área queden bajo la responsabilidad de

los funcionarios, no solo en cuanto a su custodia, sino también en cuanto al manejo y conservación.

§ Que los aplicativos permanezcan conciliados mes a mes entre si, y con las existencias físicas.

§ Que la codificación de control físico esté unificada, controlada permanentemente y debidamente sistematizada.

§ Que exista un control riguroso en cuanto a transferencias y movimientos de activos dentro y fuera de la entidad, en todos los seccionales que se encuentren funcionando.

§ Que los responsables del manejo y control actúen coordinadamente en cuanto a las funciones que les compete para el manejo de los activos fijos.

Los conteos periódicos programados, en coordinación con las áreas responsables, deben reportarse oportunamente a contabilidad con el propósito de actualizar permanentemente los registros contables en el aplicativo contable.

6. ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO La Entidad tendrá un área o funcionario, encargado de mantener actualizadas las novedades, movimientos y saldos de bienes en inventario, en bodega, servicio o en poder de terceros, debidamente clasificados por cuenta, dependencias y responsables.

El funcionario encargado del área será responsable por la recepción, organización, custodia, manejo, conservación, administración y suministro de los bienes de propiedad a cargo de la Entidad. Igualmente también será responsable de:

§ Coordinar las actividades que en desarrollo de sus funciones tengan relación con las áreas de compras y de contabilidad.

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§ Recibir, revisar, codificar, plaquetear e ingresar bienes a bodega, previa confrontación de sus características, marcas, modelos, series tamaños y cantidades, contra los soportes que ordenan o sustenta las operaciones de ingreso

§ Almacenar y embarcar o despachar bienes en forma técnica y oportuna, además de proteger los elementos bajo su custodia contra hurto, daño o deterioro.

§ Atender con prontitud los requerimientos de bienes de las diferentes dependencias, de acuerdo con los procedimientos y normas establecidas.

§ Llevar un sistema de registro que permita controles actualizados y exactos de las existencias de bienes en el almacén y bodegas.

§ Elaborar informes y rendir cuentas trimestralmente para Contabilidad o cuando lo requieran los organismos de control fiscal y administrativo, sustentados con los soportes de los movimientos realizados durante el periodo.

§ Reportar oportuna y adecuadamente al área de Contabilidad, los resúmenes de los saldos y movimientos y la documentación relacionada con las novedades del Almacén y Bodega.

§ Informar y adelantar los procedimientos establecidos para dar de baja los bienes inservibles y los no útiles u obsoletos; de conformidad con los procedimientos señalados en este manual.

§ Realizar conteos selectivos de autocontrol para confrontar las existencias físicas contra los registros de los sistemas de kárdex y contables.

§ Planear, coordinar y realizar el inventario físico total, en forma anual o en el periodo fijado por la administración y conciliar el resultado con las cifras contables.

§ Informar de manera oportuna a la aseguradora sobre la entrada de nuevos bienes, los movimientos que los mismos presentan al interior de la entidad y la baja de los mismos para que sean descargados de las pólizas.

El manejo de los bienes del COPNIA esta centralizado en la Sede Nacional en el área Administrativa, que responderá por la ejecución y coordinación de todas las actividades referentes a las políticas adoptadas en este documento y demás procesos que se implementen referentes al tema.

Así mismo, las diferentes áreas y Seccionales deben asumir la responsabilidad directa del manejo y control físico para apoyar los requerimientos de control exigidos por la Entidad en cuanto a movimientos, transferencias, salidas, reingresos y demás situaciones que se puedan presentar.

Servicios Generales y Almacén es el encargado de mantener actualizado el inventario de bienes de consumo y de bienes devolutivos, mediante la ejecución oportuna de las actividades de recepción, registro, almacenaje y de despacho de dichos elementos, dentro de un marco de control que garantice la debida custodia y conservación. La labor de Servicios Generales y Almacén se apoyará con la utilización de los medios informáticos dispuestos por la Entidad, y así mismo, en las recomendaciones que el área Contable

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llegare a proponer para mejorar la gestión administrativa o disipar dudas acerca de procedimientos para la administración y control de bienes corporales muebles e inmuebles.

7. UTILIZACIÓN Y MANEJO DE LOS ACTIVOS POR LOS USUARIOS El adecuado manejo de todos los bienes del COPNIA, sean estos de consumo o devolutivos, es responsabilidad de todos los funcionarios de la Entidad en la medida en que los mismos hagan parte de su cuenta personal o les hayan sido entregados como suministros de los procesos que tiene a su cargo. En caso de establecerse responsabilidades por daño o pérdida, se procederá a descontar por nómina el valor que contabilidad establezca para el activo afectado.

Cada funcionario conocerá la relación de activos que se encuentran a su cargo, la cual debe estar registrada en los diferentes sistemas utilizados por la Entidad para el control y registro de bienes.

El funcionario al tomar posesión de su cargo recibe de parte del responsable del área Administrativa, un listado con la relación de bienes que conforman su nuevo puesto de trabajo. Al momento del retiro de la Entidad, el funcionario se pondrá en contacto con el encargado del área Administrativa, a fin de legalizar la entrega de los bienes que estaban a su cargo. Verificada la información por el encargado de Servicios Generales y Almacén y la conformidad con el inventario, se entrega al funcionario su “Paz y salvo de inventarios” AB-fr-01 (ver anexo 13.1)

Cabe resaltar que el funcionario al que se entrega un determinado inventario de bienes, asume la responsabilidad de su cuidado y por ello, se obliga a entregar el mismo al finalizar la relación laboral con la Entidad. Si lo anterior no se cumple, el COPNIA suspenderá temporalmente el proceso de pago de la liquidación de prestaciones sociales hasta tanto no haya constancia de que esta situación ha sido subsanada por el funcionario que entrega el cargo. La expedición de dicha constancia siempre estará en cabeza del funcionario encargado de almacén o quien cumpla sus funciones.

8. IDENTIFICACIÓN DE BIENES Tanto los bienes de consumo como los bienes devolutivos, sean estos de mayor o menor cuantía, deben tener asignado un código de identificación que permita ingresar la información sobre el mismo en los diferentes programas para el registro y control de activos, y además, realizar un seguimiento detallado en cuanto a su ubicación y funcionario responsable de su uso, custodia y cuidado.

Este proceso de identificación permite además, para el caso de bienes devolutivos, abrir una ficha de historial sistematizada de cada uno de los bienes en uso al interior de la Entidad, que permita su plaquetización y seguimiento de actividades de mantenimiento realizadas en él.

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8.1 PLAQUETEO Es un procedimiento exclusivo de almacén y se realiza al recibir el bien o activo. Este procedimiento debe realizarse antes de entregar cualquier bien devolutivo a las áreas o Seccionales responsables. Todos los activos fijos que ingresan deben tener su registro de inventario (plaqueta) en un lugar visible. Es procedente que a partir de un inventario físico total, plaquetear todos los activos, sistematizar el control numérico y así unificar la numeración.

8.2 CODIFICACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS Para crear un activo en SIIGO, el programa exige un código de 9 posiciones numéricas conformado así: Primera parte Segunda parte X X X X - X X X X X (4 dígitos) (5 dígitos)

La primera parte del código corresponde al CÓDIGO DE GRUPO, o divisiones necesarias de los activos fijos de acuerdo a sus características físicas. Se pueden crear hasta 9.999 grupos. Ejemplo: muebles, vehículos, equipo de cómputo.

Cada grupo tiene asignadas todas las cuentas que el activo puede requerir para realizar movimientos contables con el mismo.

La segunda parte del código corresponde al consecutivo de elementos, en donde por cada grupo se pueden crear hasta 99.999 activos.

CÓDIGO DE BARRAS: SIIGO permite ingresar dentro de la ficha de identificación del activo un código de 20 posiciones numéricas para identificar mediante el sistema de barras cada uno de los activos.

PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE CÓDIGO DE GRUPO CONSECUTIVO

GRUPO CLASE CONSECUTIVO 2 dígitos 2 dígitos 5 dígitos

XX X X X X X X X Equipo de comunicación Teléfono Teléfono No. Xx

PRIMERA PARTE DEL CÓDIGO Grupo: Código que indica el grupo de la Propiedad Planta y Equipo al cual se hace referencia. Ej. Muebles, Equipo de Oficina, Equipo de Comunicación, etc.

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Clase: Código que agrupa elementos con características físicas similares, dentro de un grupo de propiedad Planta y Equipo.

SEGUNDA PARTE DEL CÓDIGO Consecutivo: Número consecutivo que identifica un elemento en particular dentro de cualquiera de los grupos que componen la Propiedad Planta y Equipo.

DETALLE DE GRUPOS

Código Nombre 11 Oficinas 12 Parqueaderos 13 Muebles y Enseres 14 Equipo de Oficina 15 Equipo de Comunicación 16 Equipo de Cómputo 17 Equipo de Cafetería 18 Libros 19 Intangibles

DETALLE DE GRUPOS Y CLASES Grupo Clase Nombre

11 Oficinas 01 Oficinas

12 Parqueaderos 01 Parqueaderos o garajes

13 Muebles y Enseres 01 Silla giratoria - Profesionales 02 Silla giratoria - Auxiliares 03 Silla fija interlocutora 04 Silla tándem 05 Silla cafetería 06 Poltronas y sofás 07 Estantes 08 Archivadores rodantes y fijos 09 Bibliotecas 10 Mesa circular 11 Mesa sala de juntas 12 Mesa cafetería 13 Escritorios 14 Mueble para computador

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15 Mesas auxiliares 16 Puesto de trabajo - Gerencial 17 Puesto de trabajo - Operativo con panel 18 Puesto de trabajo - Operativo sin panel 19 Puesto de trabajo - Profesionales 20 Puesto de trabajo - Secretarial 21 Cartelera 22 Cortinas y persiana 23 Cuadros y objetos decorativos (incluye lámparas) 24 Mueble de cocina, tipo C y cafetería 25 Mesón de atención al público 26 Percheros 27 Papeleras y basureras 28 Dispensadores de agua 99 Otros enseres

14 Equipo de Oficina 01 Maquinas de escribir 02 Calculadoras 03 Fotocopiadoras y accesorios 04 UPS, reguladores y estabilizadores 05 Aires acondicionado 06 Cajas de seguridad 07 Protectores y sellos de cheques

08 Equipo de archivos (Destructoras de papel -

cosedoras grandes y perforadoras industriales 09 Alarma 10 Extintores 11 Equipo de limpieza y aseo 12 Equipo audiovisual

15 Equipo de comunicación 01 Teléfono 02 Telefax 03 Planta telefónica 04 Correo de Voz 05 Auriculares y diademas 06 Citófonos

07 Equipo de comunicación para redes e Internet (concentradores, switches, hubs)

16 Equipo de cómputo 01 Servidores 02 Computadores

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03 Portátiles 04 Impresoras 05 Scanner 06 Lector de código de barras 07 Monitores

17 Equipo de cafetería 01 Hornos 02 Greca 03 Nevera 04 Cafeteras 05 Estufas

18 Libros 01 Libros generales

19 Intangibles 01 Líneas 02 Software y adiciones

8.2.1 Procedimiento administrativo para codificación y plaquetización de bienes devolutivos:

1. Con la confirmación de la compra, el encargado de Servicios Generales y Almacén verifica en el módulo de activos fijos del programa SIIGO la existencia de grupo y clase para codificar el bien. En caso de no existir, solicita al administrador del sistema en contabilidad la creación del grupo y/o clase a través de e-mail o memorando interno.

2. Contabilidad responde al encargado de Servicios Generales y Almacén sobre la creación del grupo y/o clase por medio de e- mail indicando la asignación

3. Si el tipo de bien se encuentra creado en el programa SIIGO, el encargado del almacén procede a crear el elemento en el sistema siguiendo la numeración consecutiva para elementos del mismo grupo y clase. Dado que la creación de bienes en el programa SIIGO afectará directamente los procesos contables de depreciación, el encargado de Servicios Generales y Almacén debe imprimir un pantallazo con los datos de los bienes creados y anexarlo a la nota de entrada para posterior revisión por parte del área Contable.

4. Cada elemento debe crearse de manera individual en el programa SIIGO

5. Paralelamente, el encargado de Servicios Generales y Almacén abre la hoja de vida del elemento en el programa de control para mantenimiento, utilizando el código consecutivo generado por el programa SIIGO.

6. Genera impresión de la plaqueta de identificación.

7. Coloca la placa de identificación sobre el elemento de acuerdo con las instrucciones contenidas en este manual.

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8. Para los elementos recibidos directamente en otros Seccionales, el encargado de Servicios Generales y Almacén proyecta memorando dirigido al Secretario Seccional con indicaciones precisas para plaquetizar y envía las placas de identificación que se deben adherir a cada uno.

8.3 CODIFICACIÓN DE BIENES DE CONSUMO

Para crear un activo en SIIGO, el programa exige un código de 13 posiciones numéricas conformado así:

Primera parte Segunda parte Tercera parte X X X - X X X X - X X X X X X (3 dígitos) (4 dígitos) (6 dígitos)

PRIMERA PARTE DEL CÓDIGO Línea: Conformado por tres dígitos, en los cuales se agrupan elementos de consumo con características y usos relacionados.

SEGUNDA PARTE DEL CÓDIGO Grupo: Conformado por cuatro dígitos, especifica un grupo de productos con características similares dentro de una misma línea.

TERCERA PARTE DEL CÓDIGO Consecutivo: Conformado por seis dígitos, consecutivo que identifica un elemento en particular.

LÍNEAS Y GRUPOS Línea: 011 Matrices PVC Grupo: 0001 Tarjetas VIS

Línea: 012 Útiles y papelería Grupo: 0001 Elementos de oficina

0002 Fólderes y carpetas

0003 Papelería sin membrete

0004 Cartuchos, cintas y toner

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Línea: 013 Mantenimiento Grupo: 0001 Tubos

Línea: 014 Aseo y cafetería Grupo: 0001 Papel, paños toallas

0002 Limpiadores y jabones

0003 Escobas, traperos y otros

0004 Café, azúcar, sal, etc.

0005 Drogas botiquín

Línea: 015 Dotaciones Grupo: 0001 Dotaciones

Línea: 016 Papelería impresa Grupo: 0001Papelería impresa

8.3.1 Procedimiento administrativo para la codificación de bienes de consumo 1 Con la información de la compra, el encargado del almacén verifica en el módulo de

inventarios del programa SIIGO la existencia del código para el bien al que se pretende dar entrada, y en caso de no existir solicita su creación al administrador del programa.

2 Contabilidad responde sobre creación del código para el bien por medio de correo electrónico o memorando interno.

3 El encargado de Servicios Generales y Almacén procede al ingreso de los bienes por código según producto.

4 Cada elemento de consumo debe crearse individualmente en el sistema SIIGO para ingresar la información referente al bien.

9. INGRESOS O ALTAS DE ALMACÉN

9.1 ADQUISICIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO Como regla general esta función está centralizada en la Sede Nacional por lo que ninguna dependencia o Seccional se encuentra autorizado para adquirir este tipo de bienes, a

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excepción de los casos en que los directivos del COPNIA autoricen la adquisición particular de recursos de la caja menor.

En el caso de la adquisición de bienes de consumo con recursos de Caja Menor, correspondientes a papelería y elementos de aseo y cafetería, estos deben contar con la correspondiente autorización por parte del COPNIA Nacional, si los mismos no se encuentran en el listado de bienes de consumo aprobados para adquirir por caja menor.

9.2 INGRESOS DE BIENES AL ALMACÉN El ingreso o entrada de bienes según su origen, puede producirse por adquisiciones, donaciones, bienes recibidos en comodato, leasing con opción de compra, reposición, recuperación, sentencias y por traspaso entre entidades, entre otros.

El ingreso material y real de los bienes al almacén se considera perfeccionado cuando el encargado de almacén recibe los bienes y firma la nota de entrada, documento oficial válido como soporte para valorizar y legalizar los registros en el almacén y efectuar los registros en contabilidad.

9.2.1 Procedimiento administrativo La recepción de bienes es realizada por el funcionario responsable del manejo del almacén e inventarios o por un funcionario debidamente autorizado, en el sitio en donde se haya pactado la entrega según el contrato o la orden de compra.

1. Previa a la entrega del bien por parte del proveedor, el encargado de almacén e inventarios recibe la orden de compra, copia del contrato y demás soportes necesarios de parte del área de Compras y Presupuesto, para enterarse sobre el origen, volúmenes, especificaciones técnicas, plazos de entrega por parte del proveedor y otras especificaciones a tener en cuenta durante la entrega de los bienes.

2. El Supervisor del Contrato o de la Adquisición y el encargado de Servicios Generales y Almacén reciben físicamente los bienes de parte del proveedor, verifican contra lo especificado en la orden de compra o contrato y comprueban que la calidad, cantidad, estado, y demás especificaciones técnicas, pólizas y garantías, entre otras, se ajusten estrictamente a lo previsto en la negociación.

3. En el caso de necesitarse concepto de funcionarios de las áreas que tengan conocimiento del uso y operación técnica específica del bien, el contrato lo establecerá, o con la debida antelación el responsable del almacén los solicita por escrito a los funcionarios competentes. La certificación o memorando por ellos expedida quedará anexa a la nota de entrada.

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4. De comprobarse diferencias en las características, cantidades o plazos de entrega, entre lo físico y lo estipulado en el contrato que autoriza la transacción, se suspenderá transitoriamente el proceso de recepción y el encargado del almacén e inventarios informará del evento al área que generó el contrato u orden de compra, en procura de la correspondiente solución; de no darse, el responsable del almacén no recibirá los bienes hasta que se solucione la situación observada. En el caso de autorizarse recibir parcialmente los bienes por parte de la administración del COPNIA, el responsable de almacén e inventarios deja evidencia de los bienes que recibe y de cuales quedan pendientes de entrega

5. El responsable del almacén e inventarios solicita al Profesional de Gestión de Compras y Presupuesto una copia de la factura radicada por el proveedor y verifica el contenido de la misma contra el contrato o la orden de compra, a fin de establecer que los valores facturados y la descripción de los bienes corresponda con lo señalado en el contrato.

6. Una vez el responsable de almacén e inventarios recibe los bienes a satisfacción y firma la factura de venta en señal de aceptación de los mismos, procede a ingresar al programa SIIGO para iniciar los procesos de codificación y registro de los bienes adquiridos y de esta forma poder elaborar la respectiva “Nota de entrada de almacén” (ver anexos 13.2 y 13.3), mediante la cual se entiende perfeccionado el ingreso de los productos a la bodega o inventarios del COPNIA. Nota: Facturas de venta que tengan fecha previa a la entrega de los bienes o servicios en el COPNIA, no tienen ninguna validez fiscal de acuerdo con la legislación tributaria vigente.

7. En el caso de los bienes de consumo, el responsable de almacén y de Inventarios debe primero verificar la existencia del código del bien en el sistema contable del COPNIA, y de ser necesario, solicitar al área de Contabilidad la creación de los códigos para los nuevos productos. Tratándose de bienes devolutivos, el responsable del almacén aplica las actividades del procedimiento de creación de activos descrito en el numeral 8.2 de este manual, y asigna un código numérico secuencial y único para el bien que facilite el control dentro y fuera de la Entidad. Dicho código debe ser impreso en una placa de identificación y adherido al bien según las siguientes instrucciones:

Antes de fijar el rótulo se debe limpiar muy bien la superficie donde se va a pegar, sin cubrir los números seriales de identificación del activo. • Para muebles y enseres:

Escritorios, CPU, porta CPU, impresoras, hornos, gabinetes de cocina, fotocopiadoras, neveras: Se fija en la pared lateral izquierda en la parte superior. Sillas, sillones o poltronas: Se fija en el espaldar centrado en la parte inferior.

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Biblioteca: En la pared derecha parte superior. Archivadores: En el lado derecho, parte superior. Estantes, folderamas, armarios, carteleras: En el lado derecho, parte superior.

• Para los muebles, enseres y demás elementos devolutivos diferentes de los anteriores que se levanten fácilmente (mouse, teclado, porta teclado, teléfono, diademas): El rótulo de identificación se fija en la base del elemento. Diadema: En la parte inferior de la tapa. Perchero: Parte inferior del tubo. Cortinas: En la parte superior de la marca del proveedor Mesas circulares y ovaladas, de junta: En la parte superior soporte central Mesas Cuadradas y butacas: En la parte inferior de la base en el centro. Cuadros: Al respaldo del cuadro ángulo inferior derecho. Monitores: El rótulo se debe fijar en la parte trasera central.

La identificación de los equipos de cómputo se toma como una unidad, con las partes que lo conforman, la CPU, monitor, teclado y mouse identificando cada parte con su respectivo número serial.

Nota: Las tareas de codificación aplican tanto para bienes de consumo como devolutivos, con la diferencia que los bienes de consumo no se les genera placa de identificación.

8. Codificados los bienes se procede a su organización dentro de las instalaciones del almacén. Esta debe realizarse de acuerdo con la naturaleza y características de los mismos, por la necesidad de garantizar seguridad, preservar del deterioro o contaminación además de permitir rapidez y agilidad en las entregas y manejo, entre otros.

9. Creados los códigos e impresas las placas de identificación, el encargado de Servicios Generales y Almacén elabora la nota de entrada de almacén, con lo cual los registros de contabilidad se actualizan automáticamente. Para la entrada de elementos de consumo se debe utilizar el documento E1-Nota de entrada de bienes de consumo y para el caso de bienes devolutivos se debe utilizar el documento E-2 Nota de entrada bienes devolutivos. Elaborada la nota de entrada, esta debe ser firmada por el responsable de almacén de Inventarios. (ver manual de usuario de SIIGO, CB-ms-01)

10. Firmada la nota de entrada, esta es remitida en original y copia al área contable para la aprobación de los registros financieros contenidos en ella y su posterior traslado para pago. En el caso de bienes devolutivos se debe anexar una impresión de la hoja de registro de los activos en SIIGO, a fin de comprobar que los mismos se crearon

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guardando coherencia con las normas contables aplicables (depreciaciones, vidas útiles, cuentas utilizadas), y el consecutivo de bienes ya cargado en el sistema.

11. Por último el encargado de Servicios Generales y Almacén prepara un oficio con destino al Intermediario de seguros y anexa la relación completa de los nuevos bienes a asegurar junto con copia de las notas de entrada y copia de las facturas de adquisición de los elementos, para firma de la Subdirección Administrativa y Financiera.

12. Paralelamente al registro de los bienes en el programa SIIGO, el encargado de Servicios Generales y Almacén debe hacer la apertura de la hoja de vida de la máquina o equipo en el programa de control de mantenimiento de bienes.

Notas: 1. Cuando se trate de la recepción de bienes a titulo gratuito o permuta, el recibo se realizará de conformidad con lo establecido en el respectivo convenio, contrato, acuerdo entre las partes, se dejará constancia expresa del estado en que son recibidos.

2. Para efectos de control en lo aplicable a contabilidad, independientemente de que el recibo del bien se haga por parte del responsable del Almacén o por un funcionario autorizado en un Seccional, la entrada del bien afectará en primera instancia las cuentas de bienes muebles en bodega si se trata de bienes devolutivos, o las cuentas de inventarios en el caso de bienes de consumo.

3. Los registros de bienes generados por almacén y contabilidad referentes a la adquisición de bienes inmuebles se harán directamente en la cuenta de Propiedad planta y equipos - 1640 - con cargo al funcionario de mayor jerarquía en el Seccional o en el COPNIA Nacional.

9.3 CONCEPTOS QUE GENERAN PROCESOS DE INGRESO AL ALMACÉN

§ Compras generales Son aquellas operaciones mercantiles mediante las cuales la Entidad adquiere bienes a través de un contrato u orden de compras en el desarrollo de los planes, programas y políticas de compras de acuerdo con las necesidades de la Entidad; es decir, obedecen al resultado del proceso de contratación con o sin formalidades plenas de conformidad con las disposiciones vigentes por ley y procedimientos aplicables.

Los elementos adquiridos deben ser entregados en su totalidad por parte del proveedor en la sede donde esté localizado el almacén del COPNIA o, en el lugar que estipule el contrato o la orden de compra. En el evento de presentarse entregas parciales en razón de las características del producto; especificaciones técnicas, entre otras; ello deberá quedar estipulado en el contrato o la orden de compra.

El responsable del almacén no podrá recibir bienes a proveedores, sin que exista contrato autorizado por la Entidad, el cual podrá consultar en la intranet o en el área de

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Compras y Presupuesto para controlar fechas de entregas pactadas y acondicionar los espacios físicos y los elementos o equipos necesarios para hacer la recepción.

Si la entrega de los bienes está de acuerdo con las especificaciones estipuladas en el contrato de adquisición, el encargado de Servicios Generales y Almacén o personal encargado firma la factura o documento equivalente presentado por el vendedor o su representante, como constancia de haber recibido a satisfacción y de haber elaborado el documento oficial de ingreso, agotando el procedimiento estipulado en el numeral anterior.

§ Ingreso por recuperación de bienes Se entiende por recuperación, la reaparición de bienes que han sido descargados de los registros contables y de inventarios por pérdida.

A los bienes recuperados se les dará nueva entrada al almacén. El responsable deberá producir el nota de entrada, en donde se detallen las características y especificaciones completas en los documentos de entrada y salida iniciales, salvo que hayan sufrido disminución de su condición física por daño o depreciación o se determine aumento de valor. En tal caso el valor de reincorporación será fijado por funcionarios facultados para ello, de lo cual se dejará constancia en la nota de entrada.

Solamente se le dará ingreso al Almacén a aquellos bienes recuperados que hayan sido descargados de los registros de propiedad, planta y equipo, en bodega o servicio.

Si los bienes recuperados han sufrido un desgaste mayor al normal (base de la depreciación), el ingreso al almacén se registrará con base en el acta que autoriza el hecho, firmado por el responsable del Almacén, por la Subdirección Administrativa y Financiera y por el funcionario implicado, dejando constancia del hecho e incorporando el bien por el valor reconocido mediante avalúo comercial o técnico. Dicha acta formará parte de la documentación requerida para tramitar ante la instancia correspondiente la terminación de responsabilidad que hubiere originado la perdida del bien objeto de incorporación. Para el efecto será el responsable del almacén de la Entidad quien informe la novedad a las autoridades respectivas de acuerdo con el procedimiento seguido por responsabilidades.

§ Ingreso por sobrantes De determinarse a través del responsable del almacén o por información de un funcionario o ente de control, que existen sobrantes de bienes o elementos en almacén o en alguna dependencia, identificados en la realización de tomas físicas, inventarios o revisiones periódicas, se procederá a levantar informe correspondiente como soporte para realizar el registro de ingresos al almacén y a la contabilidad, el soporte será el acta respectiva:

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Para este procedimiento el encargado de Servicios Generales y Almacén deberá:

- Efectuar una revisión para comprobar que no se trata de elementos que están bajo responsabilidad de otro funcionario, o que pertenecen al inventario de otra oficina o entidad.

- Si los bienes encontrados se encuentran en la bodega, áreas o Seccionales y se determina que son sobrantes, se debe efectuar la entrada correspondiente a cargo del responsable de la bodega; pero si dichos sobrantes se encuentran en uso, simultáneamente al ingreso se emitirá la salida directamente a las cuentas propiedad, planta y equipo en bienes en servicio a cargo de quien lo está utilizando.

- Los sobrantes se valorizan teniendo en cuenta su estado, el valor del mercado, o el que fije el funcionario designado para tal fin o por perito conocedor de la materia.

§ Ingreso por reposición Consiste en reemplazar por otros iguales o de similares características, los bienes faltantes o los que han sufrido daño por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, que han sido descargados de los registros y se ha constituido la responsabilidad al funcionario que los tuviera a cargo.

Para la entrada de bienes por reposición, cuando el responsable los entregue en condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, clase, medida y estado de los que falten, se deberá dar cumplimiento a los siguientes requisitos

- El responsable de los faltantes emitirá solicitud escrita, dirigida al responsable del almacén, a la Subdirección Administrativa y Finanaciera, o a quien ella delegue, ofreciendo los bienes que va a reponer, indicando el detalle de estos.

- Mediante concepto técnico del responsable del almacén, de considerarse persona idónea para llevar a cabo la evaluación, o de funcionario administrativo designado por la administración, teniendo en cuenta los aspectos técnicos, uso, estado y conveniencia, acreditará que los bienes ofrecidos reúnen o no las mismas características de los faltantes, y en consecuencia se acepta o se rechaza la solicitud.

- Aceptada la solicitud se suscribirá acta entre el responsable de almacén y quien entrega, para proceder a dar ingreso al almacén, donde se dejará constancia del valor de factura de compra o el que resulte a partir de reconocido evalúo técnico. El acta y demás documentos tenidos en cuenta en el proceso se deberán anexar a la nota de entrada, simultáneamente se elaboran los registros contables y de almacén correspondientes al bien.

El responsable del almacén de la Entidad informa de la novedad a las autoridades disciplinarias o fiscales los efectos legales correspondientes.

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§ Ingreso a partir de contratos de comodato Cuando una persona o entidad de derecho público o privado entrega bienes en comodato a entidades del sector público, éstos se ingresan al almacén registrándose en cuentas de orden denominadas Bienes Recibidos de Terceros, por cuanto se recibe o entrega el uso y no la propiedad, especificando el término de duración del comodato

El nota de entrada deberá contener todos los requisitos establecidos en el contrato referente a las especificaciones técnicas y físicas del bien, condiciones, términos y valores, entre otras.

§ Ingreso de bienes entregados en el lugar de utilización Para el ingreso de bienes o materiales de difícil movilización o que por necesidad de servicio requieran ser entregados o puestos en el lugar de su utilización, la recepción podrá realizarse directamente en el lugar a través del funcionario responsable de la dependencia o de quien tiene el control de ejecución del contrato o su delegado, quien deberá contar de manera anticipada con copia del contrato o documento donde se especifican los requisitos y las características de los bienes adquiridos.

Para legalizar el recibo de los bienes que físicamente no ingresan al almacén, en el lugar donde sean colocados por el proveedor, deberá levantarse un acta de recibo firmada por el proveedor y por el funcionario responsable del área o de quien tenga a cargo el control de ejercicio del contrato. Si el representante del almacén o su delegado no puede estar presente, quien recibe, al siguiente día hábil deberá enviar la documentación al responsable del almacén para que se elabore y perfeccione de forma inmediata el ingreso en los registros de la entidad.

Por efecto de control administrativo los registros de almacén y de contabilidad de los bienes recibidos en el lugar de utilización en el momento de perfeccionar el ingreso a la Entidad se harán directamente en la cuenta de bienes en bodega previa recepción del acto administrativo donde el responsable de la recepción del bien indique el recibo a satisfacción. Una vez recibida y verificada la información de recepción del bien, se elabora la nota de entrada de manera individual e inmediatamente se procesa la nota de salida a cargo del funcionario que corresponda o que recibió los bienes objeto de compra.

Para aceptar entregas parciales que haga el proveedor, estas deben estar expresamente establecidas en el contrato que perfecciona el negocio.

Para el caso de los elementos de consumo inmediato – Inventario de suministros – como son los útiles de oficina o elementos de cocina, etc., cuya compra sea realizada por caja menor y que no van a formar parte del inventario del almacén de la Entidad, el registro se podrá realizar directamente en las cuentas contables correspondientes al gasto, sin que la entrada de los mismos deba pasar por el almacén, en razón de la eficacia y productividad en los procesos. El control estará a cargo de la oficina generadora del gasto y del responsable de la caja menor.

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Los soportes para registrar la realidad económica en contabilidad y para realizar los procesos de pago, deberán ser expedidos por el funcionario autorizado para tal fin, para estos casos, el acto administrativo (nota de entrada o certificado de recibo) de recibo a satisfacción que no sea emitido por el encargado del almacén , deberá ser expedido por la oficina que recibe a satisfacción el trabajo y/o por quien tenga a cargo el control de ejecución del contrato.

§ Ingreso de software La Entidad podrá obtener el software que requiere para el desarrollo de sus actividades, mediante un proceso normal de compra o de adquisición a través de proveedores que lo tenga desarrollado y pueda ser ajustado a las necesidades, contratando su desarrollo de acuerdo con las necesidades y parámetros que la Entidad especifique, en cuyo caso igualmente entregará las licencias correspondientes. La otra modalidad de adquisición será desarrollándolo al interior de la Entidad con personas, insumos y logística propia.

- Software adquirido: El ingreso se registrará al interior del almacén atendiendo los pasos establecidos en el presente documento para el ingreso de bienes; la clasificación se realizará de acuerdo con lo establecido por el catálogo interno de clasificación (Software o intangibles). Contablemente la entrada de software deberá registrarse directamente en el grupo Otros Activos - Intangibles – software- y no en bodega, ya que se trata de un derecho inmaterial. Para aquellas adquisiciones cuyo valor esté por debajo del valor establecido como mínima cuantía, monto establecido anualmente por la Contaduría General de la Nación, podrán ser diferidos en el mismo año en que se adquieran. Si el valor es superior se difiere como regla general a cinco años.

10. PERMANENCIA DE LOS BIENES EN LA ENTIDAD El periodo de permanencia se define como el tiempo transcurrido entre el ingreso y la salida definitiva, tanto física como contable, de los bienes de la Entidad, sin que se modifique el título de propiedad adquirido inicialmente.

Durante este tiempo los bienes pueden estar en la bodega de la Entidad bajo la custodia del responsable de almacén e inventarios, o en servicio y en funcionamiento en una dependencia a cargo de un funcionario quien debe aceptar su responsabilidad en aras del cumplimiento de sus funciones. Quien entrega los bienes para su uso debe aplicar un control administrativo que permita mantener actualizada una base de datos orientada a la preservación y conservación de bienes, dicha base está bajo la responsabilidad del encargado de Servicios Generales y Almacén.

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10.1 TRASLADO DE BODEGA A BIENES EN SERVICIO Y SALIDAS DE CONSUMO Son egresos de bienes que salen de almacén o bodega con destino a las dependencias y funcionarios de la Entidad para el desarrollo de sus funciones, estos bienes pueden ser nuevos o usados, en el caso de bienes devolutivos que sean devueltos a bodega.

Egreso es la salida física de un bien del almacén acompañada con la expedición de la nota de salida, cesando de esta manera la responsabilidad directa por la custodia, protección y conservación por parte del responsable del almacén e inventarios y quedando bajo la responsabilidad del jefe de la dependencia o funcionario a quien se entrega.

Toda salida o traslado de elementos de consumo o devolutivos, con destino a las dependencias o funcionarios de la Entidad, se realiza a través del almacén, previo pedido por parte del funcionario autorizado.

Simultáneamente con la entrega de los bienes, el responsable del almacén expide la nota de salida y exige la firma por parte de la persona que recibe los bienes, con lo que queda legalizada la operación.

10.1.1 Procedimiento administrativo para la salida de bienes en bodega o inventarios 1. El funcionario responsable del manejo del almacén e inventarios, recibe las

solicitudes de bienes de parte de los funcionarios autorizados en cada dependencia de la Entidad, siguiendo para tal fin con los procedimientos de correspondencia que sean aplicables, y atendiendo el hecho de que dichas solicitudes deben ser consistentes con la programación establecida en el Plan Anual de Compras de la Entidad. En caso de ingreso de nuevo personal, es el Profesional de Gestión Administrativa quien solicita al responsable del almacén la dotación de elementos devolutivos y de consumo para el nuevo funcionario. Cuando se trate de solicitudes de elementos de consumo de parte de los funcionarios del COPNIA Nacional, estos pueden ser tramitados por el responsable del almacén e inventarios sin necesidad del envío de memorando escrito, pero en todo caso, llevando el control de los elementos entregados a cada funcionario. Si es el responsable de almacén e inventarios quien requiere para su labor bienes de consumo, este debe estar siempre autorizado por el Profesional de Gestión Administrativa.

2. Con las solicitudes recibidas, el encargado de Servicios Generales y Almacén verifica las existencias en bodega y sistema, y programa la entrega de los bienes según su disponibilidad, realizando un alistamiento que comprende: conteo, confrontación de las denominaciones, descripción, especificaciones, cantidades y operaciones aritméticas, entre otras, con las aprobadas en la solicitud de bienes. Esta información debe ser igual a la registrada en la nota de salida de almacén y en los movimientos contables que la misma posea.

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De no existir el elemento solicitado, se le comunica al solicitante mediante memorando que no hay disponibilidad en el momento.

3. Con base en las solicitudes de los funcionarios (ver anexo 13.8), el encargado de Servicios Generales y Almacén elabora la “Nota de salida de bienes” (ver anexos 13.4 y 13.5), teniendo en cuenta que para el caso de bienes de consumo se utiliza el comprobante H1 y para los bienes devolutivos el H2. En dichos comprobantes se relaciona uno a uno los elementos que se entregan, registrando el código de inventario o placa de identificación según el sistema adoptado y el tipo de bien. (ver manual de usuario SIIGO CB-ms-01)

4. La nota de salida es registrada en el sistema SIIGO en la misma fecha de la entrega de los bienes, con el fin de mantener actualizados los movimientos y saldos.

5. El responsable de almacén e inventarios efectúa la entrega de los elementos a los respectivos funcionarios o a los responsables de área. Tratándose de elementos que son enviados a un Seccional desde el COPNIA Nacional, el responsable de almacén organiza el despacho de los mismos y del nota de salida respectivo.

6. Cuando por factores inherentes al proceso de compra, el COPNIA ordena a sus proveedores entregar los bienes directamente en uno o varios de sus Seccionales, el responsable de almacén e inventarios, una vez concluye el procedimiento de ingresos o entrada de los mismos, procede a realizar la salida o egresos del bien teniendo como soporte el memorando o acta enviada por parte del funcionario que recibió los bienes en el Seccional, en donde este último manifiesta que los mismos fueron entregados e instalados satisfactoriamente por el proveedor.

7. A su recibo, el destinatario del bien, verifica las características y cantidades contra lo contemplado en el nota de salida. Si lo encuentra conforme firma dicho comprobante y registra el número de documento de identidad, como prueba de recibo a satisfacción. Una vez firmado el comprobante es enviado de nuevo al COPNIA Nacional para su archivo por parte del responsable de almacén e inventarios.

8. La requisición o solicitud de elementos se anexa a la nota de salida para cotejar y verificar la correlación entre lo entregado y lo solicitado.

9. Cuando se produzcan solicitudes que la bodega no pueda satisfacer totalmente, la nota de salida se hace por los elementos efectivamente despachados. Se deja constancia del motivo por el cual no se pudo cumplir a cabalidad con la solicitud de la requisición.

10. El responsable del almacén e inventarios no tiene facultades para decidir el cambio de destinatario que figure en la solicitud, ni para cambiar o reemplazar los elementos por otros similares.

11. La entrega de los bienes a los funcionarios para el cumplimiento de sus funciones, se hará directamente a la persona indicada en la nota de salida, quien con su firma y número de identificación, se hace responsable y legaliza el recibo de los bienes o elementos.

12. La entrega de los bienes con destino a la dependencia o Seccional, para el uso general del equipo de trabajo, se hace directamente a la persona responsable de la dependencia o área.

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13. No es permitido a los responsables de almacén mantener en depósito, bienes o elementos cuya salida ha sido perfeccionada

14. Copia de la nota de salida se le entrega al destinatario de los bienes. Para el caso de elementos devolutivos, la nota de salida se constituye en el documento base para incluir los bienes en los inventarios individuales.

15. En caso de existir objeciones para firmar el comprobante en señal de aceptación, éstas deben presentarse de manera inmediata y por escrito a fin de gestionar con prontitud la legalización definitiva.

16. Legalizada la operación, la nota de salida debidamente firmada es señal de aceptación de entrega y recibo.

17. La nota de salida es archivada consecutiva y cronológicamente en AZ, distinguiendo entre salidas de consumo y salidas de bienes devolutivos.

§ Comprobante de traslado o salida de bienes del almacén al servicio El nota de salida o traslado de almacén con destino a las dependencias, funcionario o a terceros, es un documento legal probatorio en donde se identifica clara y detalladamente la salida física y real del bien del almacén, cesando de esta manera la responsabilidad fiscal y legal por la custodia y conservación por parte del responsable del almacén, transfiriéndola al funcionario o dependencia destinataria.

Los registros de control que permitan hacer seguimiento a los bienes propiedad de la entidad y que suministren información en procura de la preservación, custodia y coordinación de mantenimiento, entre otros, están a cargo del responsable del almacén y del funcionario o área de control de inventarios

10.1.2 Traslado entre dependencias o usuarios (Bienes Devolutivos)

Procedimiento mediante el cual se modifica la ubicación física del bien y/o responsable de su uso o custodia, para lo cual se debe seguir según el procedimiento descrito a continuación:

1. El responsable del área o dependencia requiere a la Subdirección Administrativa y Financiera del COPNIA, mediante memorando interno, el traslado del bien o elemento.

2. Recibida la solicitud la Subdirección Administrativa y Financiera procede a solicitar al responsable de almacén e inventarios realizar un análisis en cuanto a la conveniencia de la solicitud, la disponibilidad de bienes y la economía en los traslados, a fin de poder decidir sobre la viabilidad o no de la misma.

3. Soportada la viabilidad del trámite la Secretaría General autoriza el traslado de los bienes devolutivos e informa al responsable del almacén para que este último organice y ejecute la transferencia de los mismos. En caso de que la solicitud de traslado no sea aprobada, el responsable de almacén e inventarios proyecta un

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memorando para firma de la Secretaría General en donde se informa al solicitante del traslado las razones por la cuales el mismo no fue aprobado.

4. Los traslados entre funcionarios y dependencias deben efectuarse a través del responsable de almacén e inventarios, quien actualiza la información únicamente de los registros de almacén, sobre responsables, centros de costo y cuentas personales, pues los de contabilidad sobre costos históricos y depreciación seguirán figurando en las cuentas correspondientes a bienes en servicio.

5. Con la autorización el encargado del almacén e inventarios procede a la elaboración de la nota de salida o traslado actualizando el registro del responsable del bien y el correspondiente despacho al responsable.

6. Remite nota de salida al funcionario para firma, al ser recibida la archiva en el AZ de notas de salida correspondiente.

7. El almacén es el encargado de actualizar las novedades de traslados y los Auditores de efectuar periódica y sistemáticamente, las pruebas y seguimiento necesarios para el debido control del inventario de los bienes de servicio; también verifica su estado de conservación y mantenimiento

Formalizados los registros administrativos a partir de los comprobantes de traslado de inventarios se reemplaza y actualiza la relación de los bienes a cargo del funcionario o dependencia, incluyendo los nuevos movimientos.

• Casos especiales para el manejo de bienes en servicio 1. Por retiro del funcionario: Son las devoluciones al almacén realizadas por los

funcionarios de los bienes que no se requieren para el cumplimiento de los objetivos para los cuales fueron destinados, por retiro del funcionario, por suspensión de la dependencia, o entre otros factores, por inservibilidad u obsolescencia, bienes sobre los cuales la administración pueda optar por su reparación, redistribución o baja definida como destino final especifico.

2. Reingreso al almacén por solicitud de Secretaría General: Son devoluciones ordenadas perentoriamente por los directivos del COPNIA en virtud de labores de reorganización administrativa.

10.1.3 Actualización de software El software queda actualizado en la medida en que se desarrollen y apliquen nuevas versiones que den mayor vida útil, contablemente este evento se registra como un mayor valor al costo histórico que se trae en libros; el nuevo valor se amortiza durante el periodo adicional de utilización.

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10.2 TOMA FÍSICA O INVENTARIO

Es la verificación física de los bienes o elementos en el almacén o bodega, dependencias, a cargo de usuarios, etc., con el fin de confrontar las existencia reales o físicas, contra los saldos registrados en el almacén y cuentas contables.

Los inventarios o tomas físicas deben realizarse con el propósito de verificar, clasificar, analizar y valorizar los bienes propiedad de la Entidad, en cumplimiento de lo establecido por los Organismos de Control y la Contaduría General de la Nación, que disponen velar por el registro permanente y valorizado de los bienes devolutivos y de consumo, servibles o inservibles, en servicio o en bodega, recibidos y entregados a terceros, que conforman el patrimonio de la Entidad.

Adicionalmente al inventario anual obligatorio, la Entidad puede realizar inventarios rotativos o de verificación de forma periódica que le permitan mantener actualizadas las cifras que componen su patrimonio y controlar los bienes en especial los que se encuentran en servicio.

§ Responsables: Durante la realización de las auditarías programadas a los Seccionales del COPNIA, el o los funcionario(s) designado(s) por la Secretaría General, realizan el inventario anual en cada sede para lo cual se apoyan en los listados de inventario proporcionados por el responsable del almacén e inventarios del COPNIA.

Para el caso de la sede Nacional, tanto el inventario de bienes de consumo como el de bienes devolutivos es realizado conjuntamente entre el Encargado de Servicios Generales y Almacén y un funcionario del área Contable o de la revisoría fiscal de la Entidad, quienes avalan los conteos realizados y verifican que haya correspondencia entre los bienes asignados y los registrados en el sistema.

En el evento que el COPNIA no pueda delegar un funcionario para llevar a cabo el inventario en cualquiera de sus sedes Seccionales, la responsabilidad del mismo recaerá sobre el Secretario Seccional responsable de la sede, quien adelantará la tarea de acuerdo con las instrucciones y listados de verificación enviados por el responsable de almacén e inventarios.

§ Fechas de realización En el COPNIA como mínimo se realiza un inventario físico de bienes devolutivos en cada una de sus sedes para presentar a 31 de diciembre de cada año, una relación detallada, ordenada y valorizada de los bienes bajo su propiedad y a cargo.

Adicional al inventario físico anual de bienes devolutivos, debe realizarse trimestralmente un inventario físico de elementos de consumo en almacén y de las matrices de tarjetas que se encuentren en custodia por parte del proveedor de las mismas. Tanto el inventario trimestral de almacén como las visitas a la planta del proveedor para el conteo de matrices bajo su custodia, deben ser programadas

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teniendo en cuenta las fechas de corte para reportes de información a la Contaduría General de la Nación y demás entes de control. Dicha programación debe ser concertada con el área de Contabilidad del COPNIA y posteriormente oficializada.

§ Resultado de la toma física El objetivo de una toma física es obtener y mantener una base de datos contable y administrativa veraz y confiable de la cantidad de bienes que posee la Entidad, la ubicación, el estado, el responsable de su custodia, su costo histórico o de adquisición o su determinación de no existir y las actualización y depreciación; base que será alimentada con la información que arroje el proceso de toma física; estos informes deben contener y estar clasificados como mínimo en los siguientes reportes:

- Bienes de consumo en almacén,

- Bienes devolutivos en bodega

- Bienes devolutivos en servicio.

Es responsabilidad del funcionario encargado de Servicios Generales y Almacén la elaboración de cada informe, especificando en cada uno por separado el estado de los bienes. Dichos informes deben estar firmados por quienes participaron en el inventario.

§ Toma física o verificación Una toma física es la verificación entre lo registrado previamente en un listado y lo que se encuentra físicamente en el recorrido de conteo, aunque es un mecanismo aceptado para realizar el inventario, se debe tener en cuenta que una toma física real consiste en registrar en los listados generados por el sistema de control de bienes devolutivos y de consumo, lo que se constata físicamente, detallando en cada caso las diferencias que se puedan presentar haciendo las observaciones necesarias y las diferentes variables que caracterizan los elementos objeto del inventario.

10.2.1 Inventario de bienes devolutivos

Es la verificación física del conjunto de elementos o bienes en uso y a cargo de las diferentes áreas o dependencias de la Entidad y funcionarios que se desempeñan en ellas. Incluye también el inventario de bienes registrados en las cuentas de la bodega a cargo del encargado de Servicios Generales y Almacén, los cuales son nuevos y no han sido asignados aún a ningún funcionario.

El inventario de bienes en servicio se puede efectuar de dos formas, bienes a cargo de las dependencias y/o a partir de los inventarios a cargo de los responsables, cuyo desarrollo puede ser conjunto o por separado.

10.2.1.1 Procedimiento administrativo para el inventario de bienes devolutivos 1. El responsable del almacén prepara e imprime el listado a la fecha del inventario de

los bienes devolutivos a cargo de los funcionarios que laboran en el Seccional o el COPNIA Nacional, a solicitud de la Secretaría General o del funcionario encargado

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de coordinar las auditorías internas. Este listado debe contener como mínimo el código del bien, descripción, valor, número de componentes y responsables.

2. Con los reportes generados por el sistema y estando en el sitio de ubicación física de los bienes, el encargado del levantamiento de inventarios procede a efectuar la confrontación del inventario individual registrado en el sistema contra cada uno de los bienes a cargo que conforman el puesto o área de trabajo del funcionario. En caso de existir faltantes se le requerirá al funcionario responsable de los bienes ubicarlos para realizar la actualización correspondiente y poder así firmar el inventario individual asignado.

3. Durante el proceso de inventario debe verificarse la existencia real y material del bien, que se encuentren las plaquetas de identificación, que el elemento este asignado al responsable registrado y el estado del mismo para determinar cuales deben ser objeto de mantenimiento o presentan estado de obsolescencia o deterioro.

También se verifica los bienes que tiene bajo su responsabilidad el almacén (nuevos que no han sido puestos en servicio o que han reingresado al almacén).

4. Una vez confrontada la información del inventario individual se procede a la firma del listado por parte del funcionario responsable de los bienes como del que levantó el inventario, como forma de evidenciar la labor realizada.

5. El resultado del conteo realizado y las novedades encontradas se registran en el listado entregado por el encargado del almacén e inventarios, el cual se anexa al informe auditoría, señalando en dicho informe bienes inexistentes o que existen y no están registrados.

6. Dicha información es entregada al encargado del almacén para su análisis, verificación y ajustes, con el fin de consolidar el inventario general de bienes devolutivos de la Entidad.

7. El Encargado de Servicios Generales y Almacén entrega un informe para estudio de la Secretaría General y Contabilidad, en donde se valoriza y especifica sobrantes o faltantes detectados de bienes devolutivos y las sugerencias o recomendaciones de las acciones a seguir con dichos elementos, en cuanto a la viabilidad de su incorporación, retiro o inicio de los proceso de acción disciplinaria y de responsabilidad fiscal.

8. De acuerdo con las observaciones realizadas por la Secretaría General, el encargado de Servicios Generales y Almacén procede a proyectar el acta de baja o el acto administrativo de incorporación de bienes y a realizar en coordinación con el área de Contabilidad, los ajustes necesarios en el programa SIIGO mediante notas de entradas o salidas de los bienes

9. El responsable de almacén e inventarios genera el listado soporte que incluya los ajustes realizados al cierre del periodo para evidenciar las modificaciones hechas por incorporaciones, retiros o traslados de bienes consecuencia del levantamiento de

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inventarios. Al final del año se listan los bienes devolutivos por Seccional cuyo valor debe corresponder con el registro en el balance general a 31 de diciembre.

10. El responsable de almacén e inventarios genera los reportes de inventarios individuales por triplicado y envía mediante memorando para que los reportes sean firmados por el funcionario responsable de los bienes. Dos copias firmadas deben ser devueltas por el funcionario al COPNIA Nacional, una para el folder de nómina y otra para el archivo soporte del levantamiento anual del inventario físico. La tercera copia está destinada al funcionario que tiene los bienes bajo su custodia y uso.

10.2.2 Inventario de bienes de consumo Es la verificación cuantitativa de los bienes de consumo que se encuentran en el almacén de la Entidad para ser utilizados en el futuro.

10.2.2.1 Procedimiento administrativo para el inventario de bienes de consumo 1. Finalizado el trimestre, Contabilidad imprime el listado general de saldos de

elementos de consumo en bodega para la realización del conteo físico.

2. Coordina con el Profesional de Gestión Administrativa para realizar el conteo de matrices de tarjetas en las instalaciones del proveedor, quien las mantiene bajo su custodia.

3. Se procede a hacer el conteo y verificación física elemento a elemento de los que se encuentran en la bodega conjuntamente entre el revisor fiscal, personal del área de Contabilidad y encargado del almacén.

4. El conteo se registra con un visto bueno de aprobación en el listado de elementos, o corrección al margen si hay diferencias entre las cantidades registradas y las reales. Adicionalmente registra posibles sobrantes o faltantes.

5. Para las tarjetas, el responsable del almacén concilia la información generada por el programa SIIGO, con las cantidades existentes en la bodega del proveedor y de existir diferencias, informa a través de memorando al Profesional de Gestión Administrativa, anexando inventario realizado en bodega del proveedor y las explicaciones y soportes referentes a las diferencias que se presentaron.

6. Si las diferencias están debidamente soportadas, la Subdirección Administrativa y Financiera del COPNIA autoriza la realización de ajustes al inventario de bienes en almacén, mediante la elaboración de notas de entrada o salida de bienes de consumo por ajustes, las cuales son elaboradas por el responsable de almacén e inventarios y firmadas en señal de autorización por parte de la Subdirección Administrativa y Financiera.

En caso de presentarse faltantes no justificados el responsable del levantamiento de inventarios de bienes de consumo informa a la Subdirección Administrativa y Financiera a fin de que se ordene la respectiva investigación administrativa.

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7. El inventario realizado a bienes de consumo es firmado por las partes que intervinieron en la actividad (almacén, contabilidad o revisoría fiscal), como evidencia de la realización del mismo.

8. Trimestralmente se genera un listado de inventarios de bienes de consumo valorizado que debe corresponder en cifras al balance general al cierre del trimestre.

10.2.3 Acta o informe final de la toma física en el almacén En el desarrollo del proceso de inventarios se levanta un acta en la cual deben quedar consignados todos los pormenores de la toma física o comprobación dentro de los datos que debe contener el acta están:

- Lugar y fecha - Nombre de la Entidad - Dependencia o lugar donde se encuentra el bien - Datos del funcionario o responsable del uso o custodia - Información de funcionarios que acompañan el proceso

Las relaciones (listados) que permiten el comparativo de los bienes verificados anexas al acta, deben contener como mínimo:

- Descripción o nombre del bien - Codificación o número de placa - Unidad de medida - Saldo según registros en kárdex o en el sistema - Existencia física reales - Diferencias faltantes - Diferencias sobrantes

De existir diferencias, se consigna en el acta las razones expresadas por el responsable del almacén o responsable de la administración de los bienes, sobre el particular.

En caso de autorizarse por parte de la Subdirección Administrativa y Financiera ajustes al inventario de bienes de consumo, se registran estas decisiones en el acta. Para los ajustes al inventario de bienes devolutivos siempre se necesita la elaboración de actos administrativos como resolución para la incorporación e ingreso de bienes o un acta de baja para la salida de los mismos.

La diligencia de inventarios se aprovecha para analizar las condiciones físicas de los bienes y de las instalaciones para el adecuado bodegaje de los mismos, y de ser relevantes las conclusiones de esta revisión, estas se consignan igualmente en el acta.

El acta debe contener recomendaciones, comentarios, análisis y firma de los actuantes.

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10.2.4 Informe a emitir para formalizar el proceso de toma física en la Entidad (bienes devolutivos)

En los informes quedan relacionados todos los elementos de consumo y devolutivos que se tengan en bodega y los bienes devolutivos en servicio, de propiedad y a cargo de la Entidad con corte a la fecha de realizada la toma física o a 31 de diciembre de cada año como lo contemplan las normas.

La relación debe estar ordenada por dependencia y responsables de su uso o custodia y seguir los parámetros de clasificación y codificación contable de los bienes, atendiendo la clase, grupo, cuenta, sub-cuenta, auxiliar y denominación.

- Detalle por bien:

§ Fecha y precio de adquisición o costo histórico; sino es posible, entonces el valor de reposición técnicamente establecido

§ Número de placa o código asignado § Descripción o nombre del bien § Fechas de activación o puesta en servicio § Vida útil § Costo ajustado § Depreciación acumulada § Valor actual

- Resumen de los saldos de cada una de las cuentas contables y el total de su

sumatoria § Valores actualizados a 31 de diciembre de cada año

- Actualización de código de cada uno de los bienes que tienen existencias al momento de la toma física, de acuerdo con el catálogo establecido por el Plan General de Contabilidad Pública

- Entre otros informe se presentan aquellos que permitan recoger transacciones,

datos y sucesos observados al momento de la realizar la toma física

§ Traslados realizados entre dependencias y funcionarios § Listado definitivo de bienes inservibles, servibles no utilizables obsoletos

y de aquellos que requieren reparación § Listado definitivo de sobrantes y faltantes para que la Secretaría General

ordene se inicie investigación administrativa o el proceso de responsabilidad a que haya lugar, informe que debe pasar inmediatamente al responsable de Contabilidad

§ Conciliación final, la que se realiza con el apoyo del área de Contabilidad, a partir del resultado de la toma física y su confrontación con la información de almacén y bodega (kardex, inventarios individuales) y los registros contables.

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10.2.5 Inventario para entrega de almacenes Son aquellos inventarios físicos levantados con el propósito de entregar los bienes y transferir la responsabilidad de su registro, manejo y custodia por cambio del responsable del manejo del almacén e inventarios.

Cuando por cualquier motivo (traslado, separación del cargo, etc.) un empleado de manejo deba hacer entrega del almacén y bodega, que esté bajo su responsabilidad, deberá hacerse un inventario físico, el cual incluirá en forma separada tanto los bienes que tenga para su uso como los que custodia.

Al momento de la entrega de su cargo, el funcionario responsable del manejo de almacén e inventarios debe entregar toda la documentación a su cargo, relacionada con el control y mantenimiento de los bienes de la Entidad, debidamente actualizada y clasificada por tipo de comprobantes, dependencias y responsables.

En el evento de que este funcionario fuese el responsable de llevar la cuenta por valores de los inmuebles, bastará con verificar los saldos que figuren en ella.

Si el empelado saliente, demora o dilata la entrega, el jefe o superior inmediato deberá designar un funcionario administrativo que realice el inventario físico y entregue los bienes existentes al nuevo empleado de manejo. Para este efecto notificará al funcionario saliente del procedimiento que se va a emplear, indicando lugar, fecha y hora de iniciación del mismo.

De todo el proceso se dejará constancia en acta indicando las novedades que se presenten.

Como registro de este tipo de inventarios queda como constancia los listados de los bienes de consumo y devolutivos en bodega a la fecha del inventario con la firma de quienes participaron en el procedimiento de inventarios. Si en el proceso se llegan a presentar inconsistencias entre lo registrado y lo real o faltantes en la documentación soporte de los procesos de control y administración de bienes del COPNIA, se entenderá suspendido el proceso de entrega hasta tanto el responsable no subsane dichas inconsistencias, sin perjuicio de las acciones disciplinarias y administrativas a que hubiere lugar.

10.2.6 Control para el manejo de los bienes en servicio El funcionario del almacén que debe ejercer el control de los bienes en servicio, llevará un registro actualizado de las novedades y traslados, de tal forma que permitan determinar en cualquier momento la relación de bienes a cargo de todos y cada una de las dependencias y a cargo de todos y cada uno de los responsables que los usen o custodien.

El responsable de almacén e inventarios envía a las dependencias y funcionarios de la Entidad, por lo menos una vez al año, la relación de los bienes en servicio para que,

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previa confrontación física, cada responsable certifique su conformidad en un plazo no mayor a cinco días hábiles siguientes.

Si el funcionario responsable de los bienes, encuentra inconsistencias al confrontar la relación o acta de bienes que tiene a cargo contra el inventario físico realizado de los bienes que le han sido suministrados para su servicio, comunicará por escrito dentro del plazo antes estipulado, al funcionario de almacén sobre las diferencias detectadas (faltantes, sobrantes) para que efectué las verificaciones y correcciones a que hubiere lugar.

Si se presenta pérdida o daño grave de los bienes, de los cuales se presume alguna responsabilidad del funcionario, al recibirlos el responsable del almacén e inventarios los clasificará físicamente en la bodega hasta que se resuelva la solicitud de investigación disciplinaria o fiscal a que haya lugar, el valor será cargado a la cuenta del responsable, notificando al responsable de su inclusión con el fin que los restituya, repare o pague a la mayor brevedad, o se resuelva de acuerdo con el fallo de la investigación. El valor que se carga es el mismo que tenga el bien en el acta de avalúo.

Cuando en la dependencia existan bienes de uso común, estos son cargados al jefe respectivo y no a sus subalternos. Será a este a quien se le apoye con el respectivo control.

En caso de presentarse el retiro de un funcionario de una dependencia o de la Entidad, y con el fin de salvar cualquier responsabilidad futura, este debe presentarse ante el responsable de almacén e inventarios o quien se haya delegado, para legalizar mediante un documento previamente establecido, la entrega de los bienes que tenía a su cargo y así obtener la autorización o el documento que de acuerdo con el procedimiento le permite quedar en paz y salvo con el COPNIA. (Ver anexo 13.1)

Si el funcionario no lo hiciere desconociendo un acto de responsabilidad, es deber del jefe inmediato informar al responsable del almacén e inventarios. Con propósito de mantener los registros actualizados en esta materia, el Profesional de Gestión Administrativa debe cruzar información periódica con el almacén de las novedades de personal que se presenten.

10.3 ASEGURAMIENTO DE BIENES 10.3.1 Pólizas de seguros para bienes devolutivos y otros

Es responsabilidad del funcionario encargado de Servicios Generales y Almacén que todo bien que adquiera el COPNIA para su operación, sea debidamente cubierto por las pólizas de seguro que la Entidad tiene contratadas. Consistente con los reportes de nuevos bienes, el funcionario tendrá a su cargo la labor de reportar cualquier novedad o siniestro que llegare a afectar el patrimonio del COPNIA o la integridad física de un tercero.

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Por lo anterior, el encargado de Servicios Generales y Almacén canaliza entre el Intermediario de seguros todas las comunicaciones relacionadas exclusivamente con las siguientes pólizas:

1. Manejo global comercial

2. Responsabilidad civil extracontractual

3. Todo riesgo daño material que incluye

§ Sustracción

§ Incendio y terremoto

§ Corriente débil (equipos electrónicos)

§ Rotura de maquinaria y equipo

§ Equipos portátiles

§ Contenidos

Por regla general, la vigencia de las pólizas de seguro en el COPNIA es de un año y su renovación se hace de acuerdo con los procedimientos de contratación aplicables. El Encargado de Servicios Generales y Almacén debe informar a Presupuesto cuatro meses antes de que se venzan las pólizas para iniciar el proceso de contratación correspondiente

10.3.2 Procedimiento para asegurar bienes devolutivos 1. Realizado el ingreso de bienes a la bodega del COPNIA, el responsable de

almacén e inventarios toma copia de la nota de entrada y de la factura de adquisición de los bienes y proyecta una comunicación dirigida al Intermediario donde se relacionan los nuevos bienes a incluir en las pólizas vigentes.

Igualmente, si se han tramitado bajas de bienes devolutivos que se encontraban asegurados, estos también deben ser relacionados en la comunicación para que se realicen los ajustes pertinentes en las pólizas del COPNIA.

La información mínima necesaria que debe ser reportada al Intermediario de Seguros es: Descripción del activo, número de placa de inventario asignada, fecha de adquisición, valor asegurado y valor de depreciación acumulada para el caso de bienes dados de baja. Para que envíen la cotización correspondiente a la modificación de la póliza base para obtener el certificado de disponibilidad presupuestal CDP.

2. El responsable de almacén e inventarios recibe del intermediario de seguros la cotización correspondiente al aseguramiento de los nuevos bienes, y procede a cotejarla en cuanto a montos asegurados, porcentaje de la prima cobrada y las condiciones de aseguramiento frente a las contratadas en las pólizas existentes. En caso de que la cotización se ajuste a lo requerido por el COPNIA, la misma se

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envía al área de Compras y Presupuesto para iniciar el correspondiente proceso de contratación.

Si por el contrario la cotización no se ajusta a las condiciones requeridas por el COPNIA, el responsable de almacén e inventarios debe proyectar un oficio para devolverla al Intermediario a fin de que corrija de acuerdo con las instrucciones dadas en el oficio que se envía.

3. Una vez pagada la póliza y firmada por parte del Presidente del COPNIA, el responsable de almacén e inventarios archiva el original de la misma en el folder correspondiente.

10.3.3 Procedimiento en el caso de siniestros y reclamaciones ante la compañía de seguros

• El funcionario que detecta el siniestro debe emplear todos los medios de que disponga para evitar la propagación y extensión del mismo, salvar y conservar los bienes asegurados.

• Dicho funcionario deberá instaurar la denuncia penal ante la autoridad respectiva en caso de pérdidas o daño debido a hurto o hurto calificado, según las definiciones del código penal y la orientación del Intermediario de seguros.

• El encargado del Seccional o del área afectada por el siniestro, debe comunicar inmediatamente sobre el mismo al responsable de almacén e inventarios, y enviar a más tardar al día siguiente de la fecha en que se haya conocido la ocurrencia del siniestro, un memorando que contenga información detallada de los hechos sucedidos, posibles causas y elementos afectados

Este informe debe contener como mínimo la siguiente información:

Ø Fecha y hora de ocurrencia de los hechos.

Ø Lugar donde se produjeron los hechos.

Ø Bienes o personal afectados

Ø Descripción detallada sobre la ocurrencia de los hechos

Ø Y debe contener copias de las denuncias e informes a que haya lugar (bomberos, informe de expertos técnicos, de la oficina regional de la aseguradora, etc.), así como pruebas fílmicas si las hubiere y testimonios de testigos.

• El responsable de almacén e inventarios junto con el Profesional de Gestión Administrativa, analizan la información recibida, y si es el caso, solicitan la ampliación de la misma para poder determinar el impacto y grado del siniestro.

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• El responsable de almacén e inventarios proyecta oficio para informar del siniestro a la aseguradora y el Intermediario de seguros, máximo al día hábil siguiente a los hechos, con lo cual se inicia la reclamación. (anexa pruebas y demás material fotos, testimonios, material fílmico).

• El responsable de almacén e inventarios efectúa el seguimiento al reclamo y atiende de manera inmediata las solicitudes que el intermediario de seguros pueda realizar sobre los hechos, con el fin de que la compañía de seguros envíe su personal (ajustador) para que inspeccione el sitio del siniestro y genere su informe final.

• El responsable de almacén e inventarios recibe el informe y analiza su consistencia y ajuste a lo contratado en las pólizas del COPNIA, revisa la liquidación y proyecta el oficio informando a la aseguradora y al Intermediario de seguros, si la Entidad está de acuerdo o no con la misma.

• El encargado de Servicios Generales y Almacén recibe respuesta de la aseguradora y la remite al Intermediario de seguros para calcular el valor estimado del bien afectado, adicionalmente adjunta toda la información de reparaciones, impedimentos a la propagación del siniestro, mantenimientos que se realizaron para determinar una cuenta total del daño • Con base en la liquidación del Intermediario de seguros Contabilidad genera la cuenta de cobro para la aseguradora.

Notas Adicional a las recomendaciones relacionadas en las instrucciones generales, el responsable debe tener en cuenta algunos aspectos que son específicos para cada ramo de seguros:

• Detalle del ramo o Póliza todo riesgo – Incendio y/o rayo

• No remover u ordenar la remoción de los escombros que haya dejado el siniestro, sin autorización escrita de la aseguradora.

• Solicitar el informe a los bomberos o a la autoridad competente, en donde se establezcan las posibles causas del incendio.

• Elaboración de un inventario de los bienes afectados.

o Póliza todo riesgo – sustracción • Elaboración de un inventario de los bienes sustraídos.

o Póliza todo riesgo – rotura de maquinaria y corriente débil • Conservar las partes dañadas o defectuosas y tenerlas a disposición

de la aseguradora

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• Solicitar informe técnico por los daños y causas del siniestro, elaborado por la firma encargada contratada para tal fin.

o Póliza responsabilidad civil extracontractual • Informar de manera inmediata al COPNIA Nacional sobre toda

reclamación, demanda, citación o notificación que le sea informada con ocasión de la reclamación por accidente en los que se involucre a terceros.

• Informa detalladamente por escrito al COPNIA Nacional a más tardar el día siguiente al hecho, sobre las causas, naturaleza y gravedad del siniestro y la prueba de la pérdida.

• No incurrir en gasto alguno, ni hacer pagos, ni celebrar arreglos, aceptar responsabilidades, desistir, transigir, hacer cesión de derechos hasta tanto el COPNIA Nacional, bajo la asesoría de su corredor de seguros, lo autorice.

o Manejo global • Instaurar denuncia penal contra el empleado o empleador que haya

incurrido en el delito

• Relación de los valores, dineros o mercancías afectados por el siniestro.

Garantías a mantener por parte del asegurado La aseguradora en cada una de las pólizas de seguros establece una serie de compromisos (garantías) que debe cumplir la entidad, so pena de llegar a perder el derecho a la indemnización y dar lugar a la nulidad o terminación del contrato de seguros en caso de incumplir de alguna o algunas de tales garantías.

Para el caso, las garantías o compromisos que debe observar los funcionarios de la Entidad en torno al tema de seguros son los siguientes:

• Cualquier funcionario de la Entidad está obligado a declarar sinceramente y de manera exacta, los hechos o las circunstancias en torno a la ocurrencia de cualquier siniestro.

• Cualquier funcionario de la Entidad está obligado a informar de hechos o circunstancias que impliquen la agravación objetiva de un riesgo.

• Ningún funcionario de la Entidad mantendrá en el sitio de trabajo elementos azarosos, inflamables o explosivos, aparte de los que sean indispensables para el correcto funcionamiento de los bienes.

• Respecto a los equipos electrónicos, los mismos se deben mantener en buen estado de conservación y funcionamiento.

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• No se deben sobrecargar los equipos electrónicos ni emplearlos en trabajos o bajo condiciones para los cuales no fueron diseñados.

• Se debe cumplir con los reglamentos administrativos, técnicos y de ingeniería, así como las especificaciones de los fabricantes respecto de la instalación, operación, funcionamiento y mantenimiento de equipos electrónicos.

• Respecto a los equipos de climatización y aire acondicionado, se le debe hacer revisión y mantenimiento regular, como máximo cada seis meses, el cual deberá estar a cargo de personal calificado.

11. EGRESO O SALIDA DE LOS BIENES DE LA ENTIDAD

Se origina con el retiro físico definitivo del bien, el descargue del inventario y de los registros contables, previo cumplimiento estricto de los requisitos establecidos para cada caso según el hecho que le da origen

El responsable del almacén, elabora el correspondiente nota de salida, soportando con el documento oficial que autoriza la salida definitiva de los bienes de la Entidad de acuerdo con cada una de las situaciones que la originan.

11.1 SALIDA DE PRENDAS CORRESPONDIENTES A DOTACIONES O UNIFORMES La salida de dotaciones o uniformes del almacén, se realiza de acuerdo a lo establecido en un informe enviado al área por parte del Profesional de Gestión Administrativa, en donde se relacionan el nombre de los funcionarios que se autorizan legalmente para hacer el retiro de prendas, así como las asignaciones que por concepto de calzado les correspondan. Los pasos mínimos a seguir son los siguientes:

1. El Profesional de Gestión Administrativa, emite la autorización con el objeto de que el encargado de Servicios Generales y Almacén realice la entrega oficial de los elementos de dotación.

2. Las camisas, vestidos, blusas, botas, calzados, etc., que por determinación de la ley deban suministrarse periódicamente, se descargan en forma definitiva de los registros de existencias del almacén y de los registros contables, una vez sean entregados a los funcionarios que tengan derecho.

En el caso del calzado, se debe registrar en el programa SIIGO una entrada por dotación general al momento de realizarse la consignación en la cuenta de nómina del funcionario, del dinero que el área Administrativa ha estimado requerirá para la compra de su calzado de dotación. Una vez el funcionario adquiere el calzado y presenta ante su jefe inmediato los bienes, las facturas de compra de los mismos y el “Comprobante de entrega de dotación de calzado” AB-fr-02 (ver anexo 13.4), el cual debe estar firmado por ambos

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funcionarios, el responsable de almacén e inventarios podrá descargar el registro inicial de entrada realizado al momento de la entrega del dinero.

3. El documento soporte para descargar las dotaciones o uniformes del almacén, es el comprobante o nota de salida.

4. En las observaciones de dicho comprobante, deberá indicarse que el suministro corresponde a dotaciones de ley, dejando constancia del periodo al cual corresponde la dotación, con el fin de evitar que se autorice o efectué doble entrega.

5. En el nota de salida se debe identificar el funcionario a quien se le hace entrega de la dotación de quien se exigirá su firma con el número de identificación, como constancia de recibido. En el caso de los comprobantes de salida que correspondan a entrega de calzado, se debe anexar siempre una copia del comprobante de entrega de dotación de calzado debidamente firmado por el jefe y el funcionario que recibe. El original del comprobante de entrega de dotación de calzado y las facturas soportes deberán ser enviadas a Contabilidad como soporte de la trasferencia realizada a cada uno de los funcionarios por este concepto.

6. Por su parte el responsable de almacén e inventarios debe llevar control para que las nuevas entregas correspondan al siguiente periodo legal.

Contablemente, las dotaciones, uniformes, deben contabilizarse a su salida como gastos.

11.2 SALIDA POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR Esta modalidad de salida se origina cuando aquellos bienes que habiendo estado en servicio o en el almacén han desaparecido y se ha declarado la imposibilidad de su recuperación, caso en el cual se debe gestionar los aspectos legales, administrativos y contables a que haya lugar. En cualquiera de los casos comprobados de hurto, pérdida o por caso fortuito o fuerza mayor, se debe realizar la baja definitiva en los correspondientes registros administrativos y contables.

Las siguientes personas tienen el deber de informar a las autoridades competentes los hechos que dieron origen a la pérdida, daño o hurto, tan pronto han tenido conocimiento del hecho, allegando los correspondientes documentos probatorios: Funcionarios o personas a cuyo cargo figuren los bienes; Jefes de área, si no hubiere entregado a persona alguna o hubiere omitido hacerle firmar el correspondiente inventario; Funcionario responsable del área, si se trata de bienes en bodega; cualquier otra persona o funcionario que tenga conocimiento de los hechos.

Dentro del procedimiento a seguir se tendrán en cuenta los siguientes pasos

1. En el caso de hurto, una vez confirmado el hecho, el funcionario a quien le ocurrió el evento o aquel a cuyo cargo estaban lo bienes, procederá a informar

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por escrito al encargado de Servicios Generales y Almacén, anexando denuncia respectiva elevada ante la autoridad competente para efectos de las investigaciones pertinentes y reclamaciones ante las firmas aseguradoras.

2. Cuando la pérdida o daño definitivo suceda por caso fortuito o fuerza mayor, quien tenía en uso el bien en el momento del evento o aquella persona que lo tiene a su cargo, presenta por escrito informe pormenorizado al responsable del almacén e inventarios quien procede de forma inmediata a tramitar la reclamación ante la firma aseguradora e intermediario de seguros por el valor asegurado.

3. El responsable del almacén e inventarios elabora el documento o acta de pérdida o daño de bienes y la respectiva acta de baja, donde se resuma la información completa respecto al bien, entre otras: Costo histórico, valor neto en libros, depreciación, nombre del funcionario a cargo de quien aparece el bien, valor de reposición o asegurado, y concepto técnico o de experto si a ello hubiera lugar. El documento es firmado previa conciliación con la información contable.

4. Con base en el acta de baja se elabora la Nota de Salida H-3 en donde se evidencia el hecho, y se procede a descargar el valor de los bienes de los registros de la cuenta contable correspondiente y se dará traslado a la cuenta de responsabilidad en proceso interno, si el hecho no fue claramente esclarecido por quien tenía bajo su responsabilidad los bienes.

5. En caso de que se hagan traslados a las cuentas de responsabilidades internas en proceso, el responsable del almacén envía copias de los documentos al funcionario competente, quien solicita al área Administrativa adelantar el proceso correspondiente a la investigación interna relacionada con la responsabilidad administrativa sobre los hechos ocurridos.

6. Transcurrido el tiempo establecido en los procedimientos internos, el Profesional de Gestión Administrativa informa el resultado a la Subdirección Administrativa y Financiera, quien de acuerdo con el informe podrá autorizar el retiro de la responsabilidad o el traslado del caso a la Subdirección Jurídica para las acciones disciplinarias a que haya lugar.

7. Para el caso en que se identifique el funcionario responsable por daño, pérdida o hurto, el registro será por el valor presente o de recuperación

8. Para efectos de los procesos internos o administrativos, la restitución o pago en efectivo podrá ser efecto de una conciliación o el resultado del fallo definitivo emitido por la oficina de investigaciones disciplinarias o quien haga sus veces.

9. Para el caso de las responsabilidades fiscales, de llegarse a un arreglo con el responsable del bien a través de pago o reposición, tal hecho se informará al organismo de control fiscal que adelante el proceso.

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10. Si la pérdida ocurre estando los bienes en poder de transportadores o personas particulares que legalmente los hayan recibido, su valor se lleva a la cuenta de otros deudores, Sub-cuenta otras reclamaciones, mientras se surten los trámites de indemnización, para lo cual la Entidad a través de un funcionario autorizado procede a las reclamaciones y demás acciones legales pertinentes.

11. Las actuaciones administrativas en lo relacionado con el proceso de Responsabilidad Fiscal, deben ser consideradas atendiendo lo dispuesto en la Ley 610 del 2000, mientras que los registros y fundamentos contables para cada una de las etapas del proceso, deben ajustarse a lo expuesto por la Contaduría General de la Nación en el Régimen de Contabilidad Pública, Manual de Procedimientos - Capitulo X (ver anexo 13.7)

- Responsabilidades administrativas en proceso – Internas. Reflejan el valor de los procesos de responsabilidad tipificadas de acuerdo con la Ley 610 de 2000 en la categoría de “En los demás eventos de pérdida, daño o deterioro de los bienes”, entendiéndose por esto casos en los cuales el bien público se pierde, daña o deteriora, en cabeza de un servidor público cuyas funciones sean distintas a las de manejo o administración de recursos o fondos públicos y a la recaudación, manejo o inversión de las rentas del Estado.

Los hechos acaecidos y que se tipifiquen dentro de la categoría “En los demás eventos”, no serán objeto de investigación y/o responsabilidad fiscal. No obstante, debe informarse a la oficina encargada de investigaciones disciplinarias o a la que haga sus veces en la Entidad, para que adelante la investigación administrativa o disciplinaria a que haya lugar. - Responsabilidades en proceso – Autoridad competente Refleja el valor de los procesos originados en la pérdida, daño o deterioro por causas distintas al desgaste natural, cuando el hecho tenga relación directa con el ejercicio de actos propios de la gestión fiscal por parte de los presuntos responsables, los cuales deben informarse de inmediato al Organismo de Control Fiscal, quien es el ente competente para efectuar las investigaciones fiscales a que haya lugar. La gestión fiscal está definida en el artículo 3 de la Ley 610 de 2000, así (…) se entiende por gestión fiscal el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan los servidores públicos y las personal de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y

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disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia publicidad y valoración de los costos.

11.3 EGRESO O SALIDA DEFINITIVA BIENES POR BAJA Es el proceso mediante el cual la administración decide retirar definitivamente un bien, tanto físicamente, como de los registros contables y de inventarios que forman parte del patrimonio de la Entidad, ya sea por hurto o pérdida del mismo debido a caso fortuito o fuerza mayor, por no estar en condiciones de prestar servicio alguno debido a su obsolescencia tecnológica, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentra, o por no ser necesario su uso o por circunstancias, necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan, tales como haber sido entregado a otra entidad en calidad de traspaso, vendido o permutado, entre otros, de acuerdo con la tipificación que se le haya dado.

Razones como las anteriores determinan al interior de la Entidad, tres subtipos de condiciones para dar salida por baja de los bienes de su propiedad, a saber:.

Baja de bienes servibles no utilizables

En esta categoría se agrupan aquellos bienes que ya han cumplido con la función principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para la Entidad, siendo susceptibles de traspaso o traslado a otras entidades, aprovechamiento por desmantelamiento, venta, permuta, dación en pago o destrucción.

Las razones por las cuales un bien se convierte en no útil para la Entidad, se originan en una o varias de las siguientes circunstancias:

• Bienes tipificados como no utilizados en condiciones de prestar un servicio: Bienes que aún estando en buenas condiciones físicas y técnicas no son requeridos por la Entidad para su funcionamiento

• Inútiles por obsolescencia: Bienes que aún estando en buen estado físico, mecánico y técnico, han quedado en desuso debido a los adelantos científicos y tecnológicos. Además sus especificaciones técnicas son insuficientes para el volumen, velocidad y complejidad que la labor exige.

• No útiles por cambio o renovación de equipos: Elementos que ya no le son útiles a la Entidad, en razón de la implementación de nuevas políticas en materia de adquisiciones para renovación y cambio del equipo.

• No útiles por cambios institucionales: Elementos que han quedado fuera de servicio en razón de los cambios originados en el cometido estatal de la Entidad, o porque se ha decretado la liquidación, fusión o transformación de entidades originales por modificaciones en normas políticas, planes, programas, proyectos o directrices generales de obligatorio cumplimiento.

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Baja de bienes inservibles En esta categoría se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico, mecánico o que esa inversión resultaría ineficiente y antieconómica para la Entidad.

Las razones por las cuales un bien se convierte en inservible, se origina en una o varias de las siguientes razones:

• Inservibles por daño total o parcial: Elementos que ante su daño o destrucción parcial o total, su reparación o reconstrucción resulta en extremo onerosa para la Entidad

• Inservibles por deterioro histórico: Bienes que han cumplido su ciclo de vida útil, y debido a su desgaste, deterioro y mal estado físico originado por su uso, no le sirven a la Entidad.

• Inservibles por salubridad; son aquellos bienes que deben destruirse por generar riesgo para la salud humana.

Baja de bienes inmuebles Para dar de baja bienes inmuebles, se requiere acto administrativo del Representante legal o del funcionario que se delegue para tal fin, debidamente sustentado por la Constitución Política, la Ley y demás normas que rigen la materia. Igualmente debe estar motivado, justificando claramente las razones que tiene la administración para proceder a su destino final.

11.3.1 Acta de baja El acta de baja es el acto administrativo a través del cual se autoriza el descargue de inventarios y de los registros contables del COPNIA, de aquellos bienes que han sido hurtados, afectados por siniestros, servibles no utilizables o que se encuentran inservibles, de acuerdo con la información recopilada en los levantamientos de inventarios físicos y en los informes previos presentados por el responsable de almacén e inventarios.

En el acta se debe relacionar los bienes a dar de baja, los motivos y argumentos para dar de baja los bienes, la información sobre el Seccional o Sede y funcionarios a quienes estaban asignados los bienes, la fecha de adquisición, el valor en libros, así como el destino sugerido para los mismos una vez sea aprobada la baja.

Todo retiro de activos de la operación normal del COPNIA debe estar plenamente justificada y avalada mediante acta de baja suscrita por el Secretario General de acuerdo con lo dispuesto por el Consejo en el Acta No. 4 de 2004.

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Los siguientes son los conceptos válidos para dar autorización de baja de un bien.

Mal estado

Desuso

Obsolescencia

Pérdida o robo

11.3.2 Procedimiento para baja de bienes En términos generales el procedimiento a seguir es el siguiente:

1. A partir del levantamiento de inventario físico y los reportes de diferente áreas o Seccionales, se obtiene la información sobre aquellos elementos que podrían ser susceptibles de baja.

2. El responsable de almacén e inventarios se encarga de consolidar la información recibida y elabora un informe con destino a la Subdirección Administrativa y Financiera del COPNIA, en donde relaciona los bienes susceptibles de ser dados de baja. En esta relación detalla uno a uno los bienes que en su concepto o por conceptos técnicos recibidos de otras fuentes, deben ser considerados para baja. Sobre cada uno de los bienes se deberá detallar el Seccional y funcionario que lo tiene asignado, el número de placa de identificación del bien, la descripción del mismo, cantidad, valor neto unitario, valor total por grupo de inventarios cuando sean varios bienes del mismo grupo, conceptos técnicos y posible destino final de los bienes después de ser aprobada la baja.

3. La administración solicita a los funcionarios competentes los informes, denuncias, conceptos adicionales o inspecciones oculares que requiere para soportar la baja.

4. Con base en los análisis y resultados, el encargado de Servicios Generales y Almacén proyecta el acta de baja para revisión y aprobación de la Secretaría General y Contabilidad del COPNIA.

5. El encargado de Servicios Generales y Almacén proyecta comunicación e informa a los responsables de los bienes sobre la baja realizada para que procedan a destruirlos, como es el caso de los bienes inservibles, o donarlos, traspasarlos o venderlos en caso de que los mismos presten alguna funcionalidad y sean de interés para otra entidad pública.

6. Si los bienes dados de baja son totalmente inservibles y obsoletos, se procede a su destrucción, dejando constancia de la misma mediante la elaboración de un acta de destrucción.

7. Una vez destruidos los bienes estos deben ser retirados de las instalaciones de la Entidad. En caso de que la destrucción de los bienes sea realizada en un

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Seccional, la responsabilidad sobre esta actividad recae sobre el Secretario Seccional y en el COPNIA Nacional recaerá sobre el responsable de almacén e inventarios.

8. Suscrita el acta de baja, el responsable de almacén procede a descargar el saldo que corresponda al costo histórico y valor de depreciación acumulada mediante la respectiva nota de salida de bienes. Igualmente verifica las hojas de vida de los bienes que se encuentran creadas en los programas de control de inventarios, y procede a inactivar dichos elementos en los dos sistemas.

Contablemente los retiros deben estar plenamente justificados, soportados con el acta respectiva, soportes técnicos del estado del activo y con el visto bueno y aprobación de la Secretaría General y Contabilidad.

9. Contabilidad se encarga de verificar la correcta contabilización de los registros correspondientes a la baja de acuerdo con la información soporte presentada.

11.4 DESTINO FINAL DE BIENES DADOS DE BAJA Dentro de las modalidades para dar salida definitiva a los bienes que la Entidad ha tipificado como bienes servibles no útiles u obsoletos o como bienes inservibles, se encuentran:

11.4.1 Venta La venta se define como la operación mercantil consistente en el traspaso o transferencia del dominio de un bien servible o inservible, que una persona natural o jurídica hace a otra, a cambio de un precio representado en dinero.

Este procedimiento podrá ser aplicado siempre mediante la autorización de la Junta de Consejeros y se sigue la normatividad vigente para este tipo de transacciones.

Es de aclarar, que de acuerdo con lo establecido por la Ley 734 de 2002, en los artículos 39 y 48, ningún funcionario público podrá intervenir directa o indirectamente en remates o ventas de bienes que se efectúen en la Entidad donde labore o en cualquier otra sobre la cual se ejerza control jerárquico o de tutela o funciones de inspección, control y vigilancia. Esta prohibición se extiende aun encontrándose en uso de l icencia.

• Venta de bienes muebles

Ordenado y definido como destino final la venta, esta deberá efectuarse de conformidad con la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, teniendo en cuenta:

Venta mediante contratación directa: Se tipifica cuando el valor de los bienes dados de baja, cuyo valor propuesto para la venta corresponden a

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valores definidos como menor cuantía para la Entidad conforme al literal a) del artículo 24 de la Ley 80 de 1993.

Venta por mayor cuantía: Esta opción se realiza mediante la selección de contratistas a través de oferta o remate; se realiza cuando la cuantía supere lo establecido por la ley para contratación directa. Para la celebración del contrato con formalidades plenas se considera lo establecido en el parágrafo del artículo 39 de la Ley 80 de 1993.

Cuando la venta de bienes se realice por el sistema martillo, mayor o menor cuantía -, se hará a través del procedimiento de subasta que realice las entidades financieras debidamente autorizadas para el efecto y vigiladas por la Superintendencia Bancaria.

La selección de la entidad financiera la hará la respectiva Entidad, de acuerdo con los principios de transparencia, economía, responsabilidad y selección objetiva y teniendo en cuenta la capacidad administrativa que pueda emplear cada entidad financiera para realizar los remates.

El representante legal de la Entidad envía a dicha entidad financiera solicitud de cotización de los servicios de martillo, anexando para ello una relación detallada de los bienes a vender con su respectiva base de remate, que es inicialmente el precio mínimo de venta aceptable por la Entidad, sitios de almacenamiento o ubicación para su respetiva exhibición y copia del acto administrativo que hubiere autorizado la baja para venta de los bienes.

Los precios fijados para la venta de este tipo de bienes es lo que determine la Entidad según criterios objetivos respecto a su estado de conservación y demás especificaciones técnicas.

Los programas de las visitas para la inspección de los elementos, la determinación de los lotes, la eventual modificación del precio base de remate y demás eventos necesarios para llevar a cabo el procedimiento, se establece conjuntamente entre la Entidad y el organismo financiero.

• Venta de bienes inmuebles

El precio de venta de un bien inmueble es establecido mediante avalúo practicado por el Instituto Agustín Codazzi y el procedimiento a seguir se determina de acuerdo al artículo 15 del Decreto 855 de 1994, reglamentado por la Ley 80 de 1993

El procedimiento de venta será el que fije la Ley, los acuerdos y demás normas vigentes que reglamentan la materia. Si el bien inmueble se vende por el sistema de martillo debe dársele aplicación a los enunciados en el artículo 14 del Decreto 855 de 1994 y demás normas vigentes.

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Registro contable de la venta Si la venta corresponde a bienes servibles no útiles u obsoletos, el registro contable afecta las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo inherentes al activo objeto de la venta, el efectivo recibido y el ingreso o el gasto por venta de activos, dependiendo si el valor de venta es mayor o menor al valor en libros.

Si por el contrario la venta corresponde a bienes inservibles, el registro afecta el efectivo y el ingreso por recuperación y la reversión de las cuentas de orden inicialmente registrada cuando se declaró y autorizó la baja y su destino final.

11.4.2 Donación Surtido el proceso de baja de activos, estos pueden ser donados a una entidad pública, entidad sin ánimo de lucro o entidades no gubernamentales de apoyo a programas sociales, si los mismos son de interés para dichas entidades.

Para el caso, el procedimiento es el siguiente:

1. El COPNIA realiza un ofrecimiento mediante documento escrito a aquellas entidades que de acuerdo con su conocimiento o base de datos, puedan estar interesadas en los bienes previamente dados de baja. El ofrecimiento puede ser realizado por los Secretarios Seccionales para los bienes que han sido dados de baja y se encuentran aún bajo su custodia. Para bienes en custodia del encargado de Servicios Generales y Almacén en el COPNIA Nacional, es esta persona quien proyecta la comunicación de ofrecimiento para firma de la Secretaría General.

2. El representante legal de la entidad interesada dirige una solicitud de donación al COPNIA, en donde indica claramente el número y tipo de bienes en que está interesado. Esta solicitud debe venir acompañada del RUT actualizado, copia de la cédula del representante legal, copia del acto administrativo o Resolución del nombramiento del mismo, copia del acta de posesión o de delegación y certificado de existencia y representación legal para el caso de entidades sin ánimo de lucro o entidades no gubernamentales (ONG’s).

3. Dependiendo de donde se reciba la solicitud, la Secretaría General o el Secretario Seccional estudia la misma y la aprueba o la rechaza, respondiendo en cualquiera de los dos casos a la entidad solicitante mediante oficio.

4. En el caso de ser aprobada la solicitud de donación por parte del COPNIA, se debe coordinar la fecha, hora, lugar y responsables para la entrega y recibo de los bienes. Los Secretarios Seccionales deben poner al tanto al responsable de almacén e inventario en el COPNIA Nacional sobre dicha situación.

5. El Secretario Seccional o el responsable de almacén e inventarios, preparan el acta que autoriza la donación de los bienes, dejando constancia en la misma

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sobre la autorización de baja del bien o de los bienes, la solicitud de la entidad beneficiaria y el listado pormenorizado de los bienes por grupos de inventarios, con las indicaciones de descripción, cantidad, especificaciones y valores con que figuraban en los registros contables de la Entidad hasta el momento de su baja.

6. Como constancia de la entrega de los bienes, se firma el acta de donación por los representantes del COPNIA y de la entidad beneficiaria. Esta última puede ser hecha directamente por el representante de la entidad beneficiaría o por el responsable del almacén y/o bienes de dicha entidad, para lo cual se deben solicitar los documentos que lo acrediten como tal y la autorización firmada por el Representante Legal para que haga el retiro de los bienes en el COPNIA.

7. Surtida la entrega, el Secretario Seccional debe enviar a COPNIA Nacional el acta de donación y todos los demás documentos que se solicitaron o generaron en desarrollo del presente procedimiento.

8. El responsable de almacén e inventario archiva la documentación recibida y actualiza los respectivos registros de bienes de la Entidad.

11.4.3 Destrucción Este procedimiento es aplicado únicamente a los bienes devolutivos tipificados como inservibles, obsoletos o en desuso, y los de consumo que deban destruirse por motivos de vencimiento, desuso, por merma, rotura, etc. La destrucción se da en cumplimiento de lo autorizado en el acta y resolución de baja de acuerdo con lo aquí estipulado.

1. Emitir el acto administrativo que autoriza la baja y el destino final, indicando las causas que originan la destrucción del bien.

2. Elaborar el acta de destrucción en el momento de ejecutar la acción; en la cual se indica la causa de la destrucción, fecha, disposición final de los desechos, personal que participó, etc.

Esta acta es suscrita por los funcionarios que intervienen en la destrucción física de los elementos.

Para aquellos bienes que requieran un procedimiento especial para su destrucción, como la incineración, la Entidad debe gestionar la autorización ante las entidades responsables para velar por la conservación del medio ambiente y la salubridad pública.

11.4.4 Casos particulares – baja de bienes (Software tipificados como inservibles) Este proceso surte los mismos pasos establecidos en el presente manual para la baja definitiva de bienes

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Se define inservible un software cuando posee características y especificaciones cuyo objeto fue satisfacer necesidades propias de la Entidad, que previo análisis técnico se ha determinado que el ente no lo utilizará en el futuro, ni podrá ser usado por otra entidad y/o existe reserva sobre el mismo.

Definido lo anterior, se procede a la baja del mismo y posterior eliminación del original y de todas sus copias, incluidas las licencias que acreditan su propiedad. Este procedimiento surte los pasos definidos en el presente manual para la baja de inservibles.

Los registros de salida del almacén y la afectación contable se soportan con el acta de baja. 12. CONTROL DE CAMBIOS

No. Fecha Descripción del cambio o modificación

1 Enero /09 Primera emisión

2 Septiembre/12 Actualización

DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNÁNDEZ LUZ MARINA RESTREPO TREJOS Profesional de Gestión Administrativa Subdirectora Administrativa y Financiera

ACTUALIZÓ APROBÓ

ANEXO 13.1AB-mb-01

Documento de Identidad Nº

Documento de Identidad Nº

Cargo:

Fecha Revisión Dia Mes Año

Firma

ALMACÉN

Apellidos y Nombres:

I. INFORMACIÓN GENERAL

Fecha Vinculación o de legalización Contrato

Expedida en:

PAZ Y SALVO DE INVENTARIOS

Expedida en:

SERVIDOR PÚBLICO

Tipo de vinculación

Desde: Hasta:

Cargo

Dependencia:

Como funcionario encargado de recibir inventarios en el COPNIA, certifico que el funcionario arriba identificado, entregó en buen estado todos los bienes devolutivos que se encontraban registrados a su nombre.

II. DETALLE DE LOS BIENES DEVUELTOS

Apellidos y Nombres:

Dia Mes Año

Firma Funcionario Responsable de Recibir el inventario Firma Funcionario que entrega

CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN DESCRIPCIÓN

II. DETALLE DE LOS BIENES DEVUELTOS

FECHA DE ENTREGA

ESTADO DEL BIEN

AB-fr-01

v.1 Ene.09

inventario Firma Funcionario que entrega

ANEXO 13.6AB-mb-01

PERÍODO:

FECHA:

PROVEEDOR No. FACT CANTIDAD VALOR

Valor totalTransferenciaExcedente aportado por el funcionario -

" Como (Secretaria General o Secretario Seccional) doy fe que el calzado adquirido corresponden con las facturas de compra y son convenientes para el desempeño y buena presentación del trabajo que se realiza en este despacho"

Entregó RecibióNombre NombreCargo Cargo

AB-fr-02

v.1 Ene.09

COMPROBANTE DE ENTREGA DE DOTACIÓN DE CALZADO

CONCEPTO

ANEXO 13.8

AB-mb-01

Fecha de solicitud:

REFERENCIA

REQUISICIÓN DE ALMACÉN

DESCRIPCIÓN CANTIDAD

Dependencia o área solicitante:

Funcionario solicitante:

Firma del solicitante:

AB-fr-03

v.1 Ene.09

Manejo de bienes

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