MANDATS, RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES COMITÉS · Société de généalogie de Québec...
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SociétédegénéalogiedeQuébec
MANDATS,RÔLESETRESPONSABILITÉS
DESCOMITÉS
adoptéle9novembre2010reviséle15novembre2017,adoptéle9janvier2018
AdoptéparleCAle9novembre2010,révisé15novembre2017adoptéle9janvier2018 2.
Tabledesmatières
PageObjectifdudocument…………………………………………………………………………………………………………….3
RAPPELDESPRINCIPALESRESPONSABILITÉSDÉFINIESPARLESSTATUTSDELASGQ…………..3ORGANIGRAMEDELASGQ………………………………………………………………………………………………………………………..4
OBJECTIFDUDOCUMENT
Ø DéfiniretdocumenterlastructureorganisationnelledelaSGQ ;
Ø Décrirelesrôlesetlesresponsabilitésdechacun ;
Ø Faciliterlacompréhensiondel’organisationetdufonctionnementde
MANDATS,RÔLESETRESPONSABILITÉSDESCOMITÉS……………………………………………………. 5
1. L’Ancêtre……………………………………………………………………………………………………….. 5
2. Bibliothèque…………………………………………………………………………………………………… 6
3. Formation…………………………………………………………………………………………………….... 7
4. Registraire………………………………………………………………………………………………………. 8
5. Servieàlaclientèle…………………………………………………………………………………………. 9
6. Conférences…………………………………………………………………………………………………… 10
7. Centrevirtueldocumentation………………………………………………………………………… 11
8. Rechercheetentraide…………………………………………………………………………………… 12
9. Éditionetpublication…………………………………………………………………………………….. 13
10. Informatique…………………………………………………………………………………………………. 14
11. Héraldique…………………………………………………………………………………………………….. 15
12. Communicationsetpublicité…………….………………………………………………………….. 16
PROJETSETMANDATSSPÉCIAUX…………………………………………………………………………………... 17
ANNEXE1…………………………………………………………………………………………………………….. 18
Directeurdecomité………………………………………………………………………………… 18
DéléguéduCA…………………………………………………………………………………………. 18
ANNEXE2…………………………………………………………………………………………………….......... 19
GUIDEDERÉFÉRENCEPOURLAGESTIONDEPROJET……………………………….. 19
1. Définitionduprojet………………………………………………………………………………. 19
2. Organisationetdémarrageduprojet…………………………………………………… 19
3. Réalisationetsuividudéroulementduprojet…………………………………….. 20
4. Livraisondesrésultatsetfermetureduprojet…………………………………….. 20
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RAPPELDESPRINCIPALESRESPONSABILITÉSDÉFINIESPARLESSTATUTSDELASGQ
Lelecteurestinvitéàprendreconnaissanceparticulièrementdesarticlessuivantsconcernant
Article7.01 Lacompositiondel’administrationdelaSGQ
Article8.01 LespouvoirsduCA
Article8.02 Laformationdescomités
Article8.03 Lanominationdesmembresdescomités
LedirecteurdescomitésestnomméparrésolutionduCA.LesmembresdescomitéssontnommésparrésolutionduCAsurrecommandationdudirecteurducomité.
Article10.01 Lacompositionducomitéexécutif(CE)
Article10.02 LespouvoirsduCE
Article11. LesresponsabilitésduCE
entresautressontdesaresponsabilité:
–L’attributiondesprivilèges:clé,porte-document,accèsaulocalderangement,signatairesdespermisdesortie ;
–L’aménagementdeslocauxduCentrededocumentationRoland-J.Auger,incluantlelocal4277 ;
–Lesrelationsd’affairesavecl’extérieuretlespartenaires,dontlesvisitesetlesexcursions ;
–Lademandedefinancementoudesubvention ;
–Lagestiondesplaintes ;
–LapréparationdubudgetannueldelaSGQpourapprobationparleCA.
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StructureorganisationnelledelaSGQ
(1) :Définirlesorientations,politiques,prioritésetplansstratégiques:déterminelesorientationsetles
prioritésannuelles,planificationannuelle,intégrationdespolitiquesetprocéduresdegestion
(2) :Gestiondesressourceshumaines(membresetbénévoles),financièresetmatérielles—traitementdelacorrespondance,servicesexternes
(3):Relationspubliquesetcommunications:publicationdesévènementsimportants,sollicitationdesubventionsetcommandites—participationdelalaSGQàdifférents
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MANDATS,RÔLESETRESPONSABILITÉSDESCOMITÉS
LaSGQfonctionneavecdescomitéspermanents.Lesmodesdefonctionnementinternesdescomitéssontduressortdechacundescomitésquilessoumettentauconseild’administrationpourapprobation.
D’autrepart,leConseild’administrationnommeunadministrateursurchacundescomités.LesresponsabilitésdudéléguéduCAparrapportauxresponsabilitésdudirecteurdecomitésontdéfiniesàl’annexe1.
1. L’Ancêtre
Lemandatdececomitéestd’assurerlapublicationdelarevuedanslesdélaisrequisetd’assurerlaqualitédesoncontenu.Ildoitégalementveilleràl’évolutiondelarevueenformatpapierversunformatnumériquecompatibleaveclestablettesoudenouvellestechnologiesselonl’évolutiondumarché.
Principalesresponsabilités
• ÉlaboreretrecommanderauCElesorientationsetlesnormesrequisespourlacompositionetlapublicationdelarevue ;
• Assurerl’évolutiondelarevueentenantcomptedesdéveloppementstechnologiques ;• Élaborerlecalendrierdeparutiondelarevue ;
• Solliciterdenouveauxcommanditaires ;
• Solliciteretrecueillirlesarticlesetleschroniquesd’intérêtpourleslecteursdelarevuedelaSGQ,analyserlestextesfournis,s’assurerdeleurqualitéetcommuniqueraveclesauteurs ;
• Coordonnerlesactivitésrequisespourlapréparationetl’assemblageducontenudelarevue,ainsiquepourlacomposition,l’impressionetl’envoiauxabonnés ;
• ProposerauConseild’administrationlesnomsdescandidatsauxpostesdemembresdujuryduPrixdel’Ancêtre ;
• OrganiserleconcoursduPrixdeL’AncêtreetenrendrecompteauCE ;
• S’assurerdel’évolutiondeL’Ancêtre+ etdupassagedelarevuedumodepapierà un mode numérique compatible avec les nouvelles technologies ( enparticulierlestablettes) ;
• FaireapprouverparleCElesprévisionsbudgétairespourlefonctionnementducomitéetrédigerlesrapportspériodiquesetannuelsrequis.
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2. Bibliothèque
Mandat
Lemandatdececomitéestdegérerl’ensembledeslivres,revuesetautresdocumentsmanuscrit)delabibliothèqueetdedévelopperdesoutilsderecherchepourfaciliterlaconsultation.Ilassurelamiseenvaleurdescollectionsetleurdiffusionauprèsdesbénévolesetdeschercheurs.
Principalesresponsabilités
• Établiretmaintenirunsystèmedeclassement(catalogueRené-Bureau) ;
• Contrôlerl’inventairedelabibliothèqueainsiquelescritèresetlesdélaisdeconservation ;
• Acquérirdenouveauxlivres,revuesetdocumentsd’intérêtgénéalogiquepourlaSGQ,lesclasserconformémentausystèmeétabli ;
• Recevoirlesvolumes,livresetautresdocuments(incluantlesfondsprivésetdocumentsinformatisés),endéterminerl’intérêt,lesclasserconformémentausystèmeétabli ;
• Validerleséchangesdepériodiquesencollaborationavecleregistraire ;
• Appliquerlaprocédured’estimationdelavaleurmarchandedesdonsreçusselondescritèresétablis ;
• RemettrelematérielinformatiséauCentrevirtueldedocumentationpourfind’analyseetdediffusion ;
• Voiràl’entretienetàlaréparationdeslivres,revuesetdocuments ;
• OrganiserencollaborationaveclecomitédespublicationslaliquidationdeslivresetdocumentsquinesontplusutilesàlaSGQ,soumettreleprojetdumarchéauxpucesauCE ;
• MainteniràjourlecatalogueRené-Bureau ;
• Appliquerunmécanismeappropriéd’assurancequalitéducontenugénéalogiquedelabibliothèque ;
• FaireapprouverparleCElesprévisionsbudgétairespourlefonctionnementducomitéetrédigerlesrapportspériodiquesetannuelsrequis.
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3. Formation
Mandat
Lemandatdececomitéestd’organiserdesactivitésdeformationetdesateliersdegénéalogiedestinésauxmembresdelaSGQetauxnon-membresmoyennantunetarificationappropriée.
Principalesresponsabilités
• RecueilliretanalyserlesbesoinsdeformationdelaSGQetdesesmembres ;
• Élaborerunprogrammedeformationetdesateliers,évaluerlescoûts,ledéposerauCEpourapprobation,puisenassurerladiffusion ;
• Recruterdesformateurs,desanimateursetnégocierdesententesdeservicesaveclesintéressés ;
• Assurerlalogistiquedechaqueactivitédeformation:salles,accueil,équipementsetautres ;
• Évaluerlasatisfactiondesparticipantsauxactivitésetréviserleprogrammedeformationenconséquence ;
• Assister,sirequis,lemembredanslaprésentationdesademandedereconnaissancedecompétenceauBQACG ;
• FaireapprouverparleCElesprévisionsbudgétairespourlefonctionnementducomitéetrédigerlesrapportspériodiquesetannuelsrequis.
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4. Registraire
Mandat
TeniràjourleregistreinformatisédesmembresetproduirelalisteofficielledesmembresdelaSGQ.
Principalesresponsabilités:
• Teniràjourlafiched’adhésiondesmembres ;
• Établiretmainteniràjourlalistedesmembres,leurscoordonnées,leursprofils ;
• TraiterlescotisationsreçusparchèquedanslelogicielcomptableAcomba ;
• Émettrelescartesdemembres ;
• Établirleslistesettableauxstatistiquesrequis ;
• Donnersuiteàlacorrespondancerelativeàsesfonctions ;
• Préparerleguided’accueildesnouveauxmembres ;
• FourniràlacoordonnatricedelarevueL’Ancêtrelalistedesnouveauxmembrespourpublication,lalistedesmembresindividuelsàjour,etlalistedesmembresetleuradressepourorganiserlepostagedelarevue ;
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5. Serviceàlaclientèle
Mandat
LemandatdececomitéestderendredisponibleauxchercheursleCentrededocumentation,d’engéreretcontrôlerl’accèsetl’usage,etd’assisterlesutilisateursdansl’emploidesoutilsderecherchemisàleurdisposition.
Principalesresponsabilités
•Organiseretdirigerleservicedegarde(heuresd’ouverture,visites,horairesdesbénévoles) ;
•Recruteretformerlesbénévolespourleservicedegarde ;
•AccueilliretassisterlesutilisateursdansleCentrededocumentation ;
•Gérerlafacturationetlepaiementdesservicestarifés—utilisationducentrepardesnon-membres,utilisationdesimprimantes,etc. ;
•Recueillirlepaiementdescotisationsdesmembrespendantlesheuresd’ouvertureduCentrededocumentation ;
•GérerlaventedespublicationsetautresproduitsdelaSGQpendantlesheuresd’ouvertureduCentrededocumentation ;
•Définir,faireapprouveretfaireappliquerlesrèglementsd’utilisationduCentrededocumentationainsiquelagrilledetarifsdesservicesmonnayables ;
•S’assurerdubonfonctionnementdeséquipementsmisàladispositiondesutilisateursetdefournituresenquantitésuffisante(ex:papierpourphotocopiesetimprimantes) ;
•VeilleraurespectdesbiensdelaSGQetdelapropretédeslieuxpendantlesheuresd’ouvertureduCentrededocumentation ;
• Rédigeretgérerlesententesdebénévolat ;
• Garantirlerespectdesprivilèges(clé,porte-document,accèsaulocalderangement) ;
• Traitertoutedemandeoudossierenrelationaveclesbénévoles ;
• OrganiserdesvisitesduCentrededocumentation ;
• OrganiserlaprésencedelaSGQàdiversévénements(FêtesdelaNouvelle-France,Salondesfamillessouches,etautres) ;
• Organiserlesactivitésdereconnaissance ;
• FaireapprouverparleCElesprévisionsbudgétairespourlefonctionnementducomitéetrédigerlesrapportspériodiquesetannuelsrequis.
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6. Conférences
Mandat
Lemandatdececomitéestd’organiserdesconférencesdestinéesauxmembresdelaSGQetauxnon-membresmoyennantunetarificationappropriée.
Principalesresponsabilités
• RecueilliretanalyserlesbesoinsdelaSGQetdesesmembres ;
• Recruterdesconférenciersetnégocierdesententesdeservicesaveclespersonnesintéressées ;
• DéposerauCEpourapprobationetdiffuserleprogrammedesconférences ;
• Assurerlalogistiquedechaqueactivité—salles,accueiletprésentationsdesparticipants,photocopies,équipementsetautres ;
• FaireapprouverparleCElesprévisionsbudgétairespourlefonctionnementducomitéetrédigerlesrapportspériodiquesetannuelsrequis.
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7. Centrevirtueldedocumentation
Mandat
LemandatdececomitéestdegéreretfaireévoluerleCentrevirtuelderessourcesdocumentairesaccessibleauCentreRoland-JAuger.Ildoitétabliretproposerunpland’actionafind’accroîtreladisponibilitédedocumentsnumériques,banquesdedonnéesgénéalogiquesoutoutautreoutilfacilitantlarechercheetlaconsultation.Ilassurelamiseenvaleurdescollectionsnumériquesetleurdiffusionauprèsdesbénévolesetdesmembresainsiquelabonificationducontenudespostesderecherche.
Principalesresponsabilités
• Analyseretproposerunpland’actionpermettantlabonificationdel’offrenumériquedisponiblesurlespostesderecherches,fixesoumobiles:outilsderecherches,banquesdedonnées,livres,documents..etc…
• Analyseretproposerunplandemiseenvaleurdespostesderecherches,fixesoumobiles
• Êtreaufaitdesnouvellesversions,desnouvellesfonctionnalitésoudesmisesàjourdesbanquesdedonnéesgénéalogiquesdisponiblesauCentrevirtueldedocumentationetenassurerlapromotionauprèsdesmembres.
• AnalyserlapertinencederendreaccessibledesélémentsduCentrevirtueldedocumentationsurlesiteWebdelaSociétéetce,encollaborationavecleComitéduWeb
• Analyserlapertinenceetrendredisponibles’ilylieu,lesdocuments,livres,revuesnumériséesproposéesparlabibliothèque.
• Remettrelematérielnumériséaucomitéinformatiqueauxfinsd’installationetd’archivage
• FaireapprouverparleCElepland’actionoutouteautrepropositionainsiquelesprévisionsbudgétairespourlefonctionnementducomitéetrédigerlesrapportspériodiquesetannuelsrequis.
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8. Servicederechercheetd’entraide
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Lemandatdececomitéestdefournirunservicepersonnaliséderecherchesgénéalogiquesselonlatarificationenvigueurainsiqu’unserviced’entraidedédiéauxmembres.Ildoitproposerdenouveauxproduitsafindedemeurercompétitifenplusdefairelagestiondesdemandesdetranscriptionsdedocumentsanciens.
Principalesresponsabilités
• MainteniràjourlanormeofficielledelaSGQpourlaprésentationdeslignéesascendantes
• Recevoirlesdemandesderecherche,lesanalyser,enévaluerlescoûtsenfonctiondestarifsétablis,etfaireunepropositiondeserviceaudemandeur ;
• Fairelesrecherchesenconformitéaveclapropositiondeserviceacceptéeparledemandeur ;
• Fourniraudemandeurlesrésultatsdesrecherchesetétablirlafacturationconvenue,encollaborationavecletrésorierdelaSGQ ;
• Prépareretmainteniràjourunindexetdestableauxstatistiquesdesdemandesreçuesettraitées ;
• RéviserpériodiquementlagrilledestarifsetfairelesrecommandationsappropriéesauCE ;
• FaireapprouverparleCElesprévisionsbudgétairespourlefonctionnementducomitéetrédigerlesrapportspériodiquesetannuelsrequis.
• PermettreauxmembresdepartagerleursconnaissancesgénéalogiquessousformedequestionsetréponsesrépertoriéesetdisponiblessurlesitewebdelaSociété
• Proposeretfairelagestiondeprojetsspéciauxpourlaremisedeparchemins
• Fairelagestiondesdemandesdetranscriptiondedocumentsanciens:analyser,factureretassurerlatranscription
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9. Éditionetpublication
Mandat
Lemandatdececomitéestd’éditeretdepublierlesproduitsd’intérêtgénéalogiqueetdefournirauxauteurslesservicesd’aideàlapréparationetàl’éditiondeleurstravaux.Ilveilleégalementàlaréalisationdel’éditiondumatérielnumériséetdesbasesdedonnées.Ildoitdeplusveilleràl’évolutiondessupportsnumériquesenlienaveclesnouvellestechnologiesafind’enassurerlapérennité
Principalesresponsabilités
• Recevoirlesprojetsetautresproduitsdepublication,lesanalyser ;
• FaireapprouverparleCElestravauxàréaliser ;
• S’assurerdelarentabilitéetdelapérennitédespublications(produits)offertesaupublic
• Évaluerlescoûtsd’éditiondesouvragesetautresproduitsafind’endéterminerlesprixderevientetdeventeetévaluerlarentabilitédesprojets ;
• Prépareretnégocierlesprotocolesd’ententeentrelaSGQetlesintervenantspourfinsdepublicationimpriméeetnumérique ;
• Dirigerlesactivitésrequisespourlaréalisationdesprojets ;
• Élaborerunprocessusdeventedespublications ;
• Contrôlereteffectuerlesuividel’inventairedespublicationsetautresproduits,mainteniràjouretdiffuserlalistedumatérielàvendre ;
• Assisterlesauteursdanslapréparationdeleurmatérieletdansladémarcheàsuivrepourl’éditionetlapublicationdeleurstravaux ;
• Développerdesbasesdedonnéesd’intérêtgénéalogiquenotamment:productiondecédéroms,DVDetoutilsderecherches ;
• Participeretfournirl’expertisenécessaireauxprojetsetauxéchangesdedonnéesentrelesdifférentessociétésdegénéalogieetautrespartenaireslecaséchéant ;
• Seteniraufaitdesnouvellesversionsoudesmisesàjourdesbanquesdedonnéesoufichiersdedonnéesgénéalogiquesacquisd’autresorganismesousociétés,lesobteniretlesrendreopérationnels ;
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10. Informatique
Mandat
Lemandatdececomitéestd’organiserleserviceinformatiquedelaSGQ,devoiràl’entretienduparcinformatiqueetdemainteniràjoursafonctionnalité.Ildoitaussiveilleràlapérennitédesinfrastructurestechnologiquesphysiquesetdessystèmesd’exploitation.
Principalesresponsabilités
• Recueilliretanalyserlesbesoins,développeretrendreopérationnelleslesapplicationsinformatiquesnécessairesaufonctionnementetàl’administrationdelaSGQ ;
• HarmoniserlesoutilsinformatiquesdegestiondelaSGQ ;
• Contrôlerl’utilisationdesbanquesdedonnéesinformatisées(disponibilité,confidentialité,sécurité,archivage,normalisation,moyensdeconsultation) ;
• GérerlesabonnementsdelaSGQauxsitesenligneenfournissantdesdonnéesnominatives
• Réaliserlesétudestechniquespourleschoixd’équipementsetdelogiciels,évaluerlescoûts,obtenirdessoumissionsetrecommanderlesachatsappropriésauCE ;
• Effectuerlesactivitésnécessairespourassurerlebonfonctionnement,entreteniretfaireévoluerleséquipementsinformatiquesdelaSGQ ;
• Effectuerlesactivitésnécessairespourassurerlebonfonctionnement,entreteniretfaireévoluerlesapplicationsetsystèmesenvigueuràlaSGQ :Siteweb,Acomba,intranetetautressystèmesutilisésparlaSGQ
• Contacterlesfournisseursdeserviceslorsdebrisoud’arrêtdeservicedesapplicationsoud’équipements:intranet,web,diverssystèmesetapplications.,téléphonie…etc…
• RecommanderauCEunfournisseurpourhébergerlessitesdelaSGQainsiquelesiteweb ;négocieruneentented’hébergementaveclefournisseursélectionnéetenfairelesuivi
• FaireapprouverparleCElepland’actionoutouteautrepropositionainsiquelesprévisionsbudgétairespourlefonctionnementducomitéetrédigerlesrapportspériodiquesetannuelsrequis.
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11.Héraldique
Mandat
Lemandatdececomitéestd’étudier,dediffuseretdepromouvoirlesconnaissancesdansledomainedel’héraldique.
Principalesresponsabilités:
• Faireconnaîtrel’héraldiqueauQuébec ;
• Effectuerdesrecherchesetdesétudessurl’héraldiqueauQuébec,sonhistoire,sonévolution,sonutilisationetendiffuserlesrésultats ;
• Proposerdesateliersdeformationetdesconférences ;
• Oorganiserdesactivitésd’informationetdesportesouvertesaupublicencollaborationétroiteaveclescomitésdelaSGQquisontconcernés ;
• Développeretdiffuserdumatérielpédagogiqueenhéraldique ;
• Offrirunsupportauxmembresetaupublicdansleurdémarchedecréationd’armoiriespersonnellesouassociatives ;
• Recruterdesbénévolespourréaliserlemandatducomité ;
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12.Communicationsetpublicité
Mandat
§ LemandatdececomitéconsisteàgérerlesactivitésreliéesàlavisibilitéglobaledelaSGQafindelafairerayonner,degérerégalementlesinformationsauxmembresainsiquelesplacementspublicitairesreliésàlamission
Principalesresponsabilités
• Élaboreretfairelesuividuplandirecteur—VisibilitéetPublicité—approuvéparleCAetd’enévaluerlesrésultats
• Prendreenchargeetoptimiserlecontenucorporatifdusitewebi.e.information,visibilitéetpublicité,toutentravaillantenétroitecollaborationaveclesdirecteursdecomité
• S’assuredubonfonctionnementdusitewebencollaborationavecleServiceinformatiqueetlegestionnairedusite
• Planifieretcoordonnerlesactivitésconcernantlesinformationsdevisibilitéetdepublicitéàdiffusersurleportail(web),surFacebook,dansl’infolettredelaSGQ,lesrevues,journauxetautresmédias
• Concevoir,actualiserlespublicitésetmoderniserlesconceptspublicitaires…Textesdynamiquesetaccrocheurs,nouveauxvéhiculesdecommunication,etc.
• S’assurerdelaqualitédel’esthétiquevisuelle(infographie)despublicités
• Identifierlaclientèlecibleetaxerlespublicitéspayantesverscetteclientèle
• Danslebutd’intensifiernotreprésencepouraccueillirdenouveauxmembresbénévoles,établirdescontactsavecd’autresorganismespouranimerdesmini-conférencessurlagénéalogie.Ex.:FADOQ,lesRetraitésFlyésQuébec,etc.
• Identifierdesmoyenspouraccroitrelavisibilitélorsd’évènementsspéciauxetendiscuteraveclesdirecteursdecomitéconcernés
• SurapprobationduCEetCA,établiretmaintenirdescontactspourrecruterdescommanditairesoudessubventionspourfinancerlesprojets
• Mettreenplacedesstatistiquesdegestionpourmesurerlaperformancedenosinterventionsdevisibilitéetdenosplacementspublicitaires
• EncollaborationavecleC.E.etleschargésdedifférentsprojetsspéciaux:organiseretcoordonnerlesprojetsdediffusiondesévènementsimportantsdelaSGQ—préparationdestextes,communiquésouautrescontenusrequis,contactsaveclesdiffuseurs,évaluationdescouts,logistique,etc. ;
• Avecl’accordduC.EetduC.Apeuts’adjoindreuneouunrelationnistepourréaliserdesmandatsparticuliersadhoc.
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PROJETSETMANDATSSPÉCIAUX
Outrelescomitéspermanents,leconseild’administrationpeutcréerd’autrescomitésadhocpourrépondreàdesbesoinsponctuelsoustratégiquespourlaSGQ.
Cesprojetsserontgérésselonuneméthodologieconventionnelledegestiondeprojet(voirguidederéférenceàl’annexe2)etserontcoordonnésdirectementparleCE.
Chaqueprojetaunresponsableetuneéquipedetravailselonl’ampleurdesactivitésàréaliser.
Lesprojetsspéciauxsontdécritsdanslesprocès-verbauxduCA.
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ANNEXE1
PARTAGEDESRESPONSABILITÉSENTRELEDIRECTEURDECOMITÉETLEDÉLÉGUÉDUCA
Directeurdecomité
RéponddirectementauCA ;
Établitlemodedefonctionnementducomité ;
Planifie,organiseetdirigelestravauxducomité ;
FaitapprouverparleCEl’orientationannuelleetlaplanificationgénéraledestravauxducomitéainsiquesonmodedefonctionnement ;
Évalue les besoins budgétaires pour les travaux ducomitéetobtientlesautorisationsdedépenses ;
S’assurequelestravauxeffectuéssontenconformitéaveclesorientationsetleslimitesapprouvéesparleCA ;
ProduitlesétatsdesituationsurlestravauxducomitéetlesprésentepériodiquementauCA ;
ProduitlerapportannueldesactivitésducomitéauCA puis le présente à l’assemblée générale desmembres.
DéléguéduCA
ReprésenteleCAsurlecomité ;
Agit comme porte-parole du CA concernant lesorientationsetpolitiquesdelaSGQetleursimpactssurlestravauxducomité ;
Représente le comitéauprèsduCAconcernant lesimpacts que pourraient avoir sur lemandat et lesactivitésducomitélesorientationsetdécisionsprisesparleCA ;
Informe le CA sur l’évolution du fonctionnementgénéral du comité et des besoins particuliers enrapportaveclesorientationsetleslimitesdumandat ;
S’assurequelesorientationsduCAsontrespectéesen regard du mandat du comité, des limitesbudgétairesetdurespectdesmécanismesdegestiondelastructuredelaSGQ ;
InformeledirecteurducomitédesdemandesduCA ;
Assiste au besoin le directeur de comité dans sesfonctions ;
Participeauxtravauxducomitéaumêmetitrequelesautresmembresdel’équipe ;
Assurelacontinuitédesactivitésducomité,surunebase intérimaire, si le poste de directeur devientvacant.
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ANNEXE2
GUIDEDERÉFÉRENCEPOURLAGESTIONDESPROJETS
Ceguidederéférences’inspiredeméthodologiesconventionnellesetreconnuesdegestiondeprojet.IldéfinitlesprincipalesétapesàsuivreainsiquelesélémentsàprendreenconsidérationàchacunedecesétapespourgérerefficacementlaréalisationdesprojetsdelaSGQ.
Ils’adresseenpremierlieuauxprojetsquin’ontpasunliendirectévidentaveclesmandatsdescomitéspermanentsenplaceoupourlesquelsleconseild’administrationadécidédeformeruncomitéadhocpourenassurerlaréalisation.
Ladémarchepréconiséepourlagestiond’unprojetsediviseenquatre(4)étapes:
1—Définitionduprojet ;
2—Organisationetdémarrageduprojet ;
3—Réalisationetsuividudéroulementduprojet ;
4—Livraisondesrésultatsetfermetureduprojet.
1.Définitionduprojet
Toutprojetdébuteparuneidée,unedemande,unbesoinàsatisfaireouuneproblématiqueàrésoudre.Ilimportedebiencirconscrirecesélémentsavantd’allertroploinpouréviterd’avoiràrecommencerouàmodifierleprojetencoursderoute,oudes’apercevoiraprèscoupquelesrésultatsnecorrespondentpastoutàfaitàcequiétaitattenduaudépart.
Cetteétapeestréaliséeconjointementd’unepart,parleporteurdel’idée,dubesoin,delademandeoudelaproblématique ;d’autrepart,parleCEouledirecteurdecomitésil’origineduprojetestàl’intérieurdescomitéspermanents.
Lesélémentssuivantssontprécisésdurantcetteétape:
–L’énoncéduprojetquidéfinitlesobjectifs,lesrésultatset/oulesproduitsattendus ;
–Laportéeetl’ampleurduprojet—cequiestinclus,cequiestexclu,laduréeprobable,uneprojectiondel’ampleurdesressources,revenusetdépensesimpliqués ;
–Lanécessitéounond’uneétudepréalabledefaisabilitésilanatureduprojetlejustifie ;
–Lesexigencesetlescontraintesderéalisation ;
-Lastratégiegénéralederéalisation(démarche,étapesourésultatsintermédiaires,échéances,etc.).
Lesélémentsprécisésàcettepremièreétapesontconsignésdansundocumentsommairepoursupporterlaprisededécision,informerlesintervenantsconcernésetservirderéférencedurantlaréalisationduprojet.
Avecunteldocument,leCEpuisleconseild’administrationsontenmesuredeprendreunedécisioneuégardauprojet.
Société de généalogie de Québec Description des mandats, rôles et responsabilités des comités
AdoptéparleCAle9novembre2010réviséle15janvier2017,adoptéle9janvier2018 20.
2.Organisationetdémarrageduprojet
Unefoisleprojetapprouvé,l’étapesuivanteconsisteessentiellementàdétermineretplanifierlesactivitésàréaliser,constitueruneéquipeetorganiserlesmodalitésderéalisationduprojet.
LeCEouledirecteurducomitéconcerné,lecaséchéant,procèdeàl’identificationd’unchargédeprojet,luiexpliqueleprojet,lemandatetsesresponsabilités.
LechargédeprojetpeutalorsprocéderaveclestâchessuivantesaveclesupportduCEoududirecteurducomitéconcerné,sinécessaire:
-déterminerlesactivitésrequisespourréaliserleprojet ;
-produirelepland’exécutiondestravaux ;
-recruterdesbénévolesetmettreenplacel’équipe ;
-répartirlestâchesetlesresponsabilitésparmilesmembresdel’équipe ;
-établirlescontactsaveclesdirecteursdescomitéspouvantêtreappelésàintervenirdanslecadreduprojet ;
-réunirl’équipeetlancerlestravaux.
3.Réalisationetsuividudéroulementduprojet
Pendantlaréalisation:
–lechargédeprojetcoordonnelestravauxeteneffectuelesuivi ;
–iltientaubesoindesréunionsd’équipe,analyselesévénements,lesbesoinsouproblématiquesimprévus,etprocèdeauxajustementsrequis ;
–ilanalyselesécartsquipourraientsurvenir ;ileninformeleCE,fournitlesrecommandationsappropriéesetobtientlesdécisionsappropriées ;
–ilmaintient,s’ilyalieu,lescontactsaveclesautresintervenants ;
–IlinformepériodiquementleCEdel’étatd’avancementdestravaux.
4.Livraisondesrésultatsetfermetureduprojet
Sileprojetseréaliseparétapes,lechargédeprojet:
–présentelesrésultatsdel’étape ;
–ajusteleplandestravauxdesétapessubséquentes ;
–ajustel’organisationdel’équipesinécessaire ;
-enclenchelapoursuitedestravaux.
Lorsquetouteslesétapesduprojetsontterminées,lechargédeprojet:
-présentelesrésultatsfinaux ;
-remetpourclassementladocumentationduprojet ;
-produitunrapportfinalauCE etfermeleprojet