Makalah TQM jadi
Transcript of Makalah TQM jadi
Pengertian TOTAL QUALITY MANAGEMENT
Total Quality Management adalah suatu pendekatan manajemen untuk suatu organisasi yang terpusat
pada kualitas, berdasarkan partisipasi semua anggotanya dan bertujuan untuk kesuksesan jangka panjang
melalui kepuasan pelanggan serta memberi keuntungan untuk semua anggota dalam organisasi serta
masyarakat.
Pengertian TQM secara rinci
1. Pengertian Total
Menunjukkan bahwa TQM merupakan strategi organisasional menyeluruh yang melibatkan
semua jenjang dan jajaran manajemen dan karyawan. Setiap orang terlibat dalam proses TQM.
2. Pengertian Kualitas
Bukan berarti sekedar produk bebas cacat, tetapi TQM lebih menekankan pelayanan kualitas.
Kualitas didefinisikan oleh pelanggan, bukan organisasi atau manajer departemen pengendalian
kualitas.
3. Pengertian Manajemen
Mengandung arti bahwa TQM merupakan pendekatan manajemen, Pendekatan TQM sangat
berorientasi pada manajemen orang.
Unsur unsur Filosofi Total Quality Management
1. Standar Mutu Yang Memperhatikan Pelanggan
2. Hubungan Pemasok Pelanggan
3. Orientasi pencegahan
4. Mutu pada sumber (quality at the source)
5. Perbaikan yang berkesinambungan (continous improvement/CI)
1. Standar Mutu yang Memperhatikan Pelanggan
Permintaan mutu pelanggan yang harus secara tepat diterjemahkan ke dalam spesifikasi yang
diperlukan pemasaran atau pengembangan produk.
Dalam prakteknya, diperlukan suatu definisi yang operasional mengenai mutu, suatu pemahaman
dari dimensi mutu, dan metodologi untuk memasukkan suara pelanggan pada spesifikasi tersebut.
Mutu suatu produk atau jasa dapat didefinisikan dalam mutu desainnya dan mutu dari
kesesuaiannya terhadap desain tersebut. Baik “quality of design” maupun “quality of
conformance” harus memberikan produk yang memenuhi tujuan pelanggan atas produk tersebut.
Ini sering dinamakan kemampuan produk dipakai (the product’s fitness for use), dan ia perlu
mengidentifikasi dimensi-dimensi produk (jasa) yang pelanggan inginkan dan mengembangkan
suatu program pengendalian mutu untuk memastikan dimensi-dimensi ini dipenuhi.
2. Hubungan Antara Pemasok-Pelanggan
Hubungan antara pemasok-pelanggan merupakan fakta bahwa setiap orang dalam organisasi
mempunyai seorang pelanggan. Pelanggan demikian dapat internal (seperti pekerja berikut atau
departemen berikut dalam proses produksi) dan juga eksternal (distributor, pengecer dan pemakai
akhir). Setiap dari pelanggan-pelanggan ini mempunyai persyaratan mutu yang berhubungan
dengan satu atau lebih dimensi. Beberapa orang berargumentasi bahwa pelanggan yang benar-
benar dipermasalahkan adalah orang yang membeli produk dan jasa. Adalah penting untuk
memperhatikan kepada siapa organisasi melakukan pelayanan. Sebaliknya, suatu organisasi
adalah suatu jaringan kerja dari hubungan antara orang-orang yang satu sama lain, secara
independen bekerja sama untuk menciptakan produk dan jasa.
3. Orientasi Pencegahan
“Pencegahan adalah lebih baik dari pada penyembuhan.” Peribahasa ini merupakan inti dari
orientasi pencegahan, dan sesungguhnya, merupakan filosofi kontemporer dari TQM. Mantra
yang lain adalah “DIRTFT (do it right the first time)” dan “you can’t inspect quality.”
4. Mutu Pada Sumber
“Buah jatuh tidak jauh dari pohonnya” merupakan sebuah ungkapan inti di dalam Mutu pada
sebuah sumber. Suatu yang memiliki mutu sumber yang baik maka akan menghasilkan mutu
yang baik pula.
5. Perbaikan Yang Berkesinambungan
Setiap poduk atau jasa dihasilkan dengan memanfaatkan proses-proses tertentu di dalam suatu
sistem atau lingkungan. Oleh karena itu, sistem yang sudah ada perlu diperbaiki secara terus
menerus agar kualitas yang dihasilkannya dapat meningkat.
Karakteristik total quality manajemen
Berdasarkan definisi-defini tentang TQM seperti di atas, Goetsch dan Davis mengungkapkan sepuluh
unsur utama (karakteristik) total quality management, sebagai berikut:
1. Fokus Pada Pelanggan
Dalam TQM, baik pelanggan internal maupun pelanggan eksternal merupakan driver. Pelanggan
eksternal menentukan kualitas produk atau jasa yang disampaikan kepada mereka, sedangkan
pelanggan internal berperan besar dalam menentukan kualitas manusia, proses, dan lingkungan
yang berhubungan dengan produk atau jasa.
2. Obsesi Terhadap Kualitas
Dalam organisasi yang menerapkan TQM, penentu akhir kualitas pelanggan internal dan eksternal.
Dengan kualitas yang ditetapkan tersebut, organisasi harus terobsesi untuk memenuhi atau
melebihi apa yang ditentukan tersebut.
3. Pendekatan Ilmiah
Pendekatan ilmiah sangat diperlukan dalam penerapan TQM, terutama untuk mendesain pekerjaan
dan dalam proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang berkaitan dengan
pekerjaan yang didesain tersebut. Dengan demikian data diperlukan dan dipergunakan dalam
menyusun patok duga (benchmark), memantau prestasi, dan melaksanakan perbaikan.
4. Komitmen jangka Panjang
TQM merupakan paradigma baru dalam melaksanakan bisnis. Untuk itu dibutuhkan budaya
perusahaan yang baru pula. Oleh karena itu komitmen jangka panjang sangat penting guna
mengadakan perubahan budaya agar penerapan TQM dapat berjalan dengan sukses.
5. Kerja sama Team (Teamwork)
Dalam organisasi yang menerapkan TQM, kerja sama tim, kemitraan dan hubungan dijalin dan
dibina baik antar karyawan perusahaan maupun dengan pemasok lembaga-lembaga pemerintah,
dan masyarakat sekitarnya.
6. Perbaikan Sistem Secara Berkesinambungan
Setiap poduk atau jasa dihasilkan dengan memanfaatkan proses-proses tertentu di dalam suatu
sistem atau lingkungan. Oleh karena itu, sistem yang sudah ada perlu diperbaiki secara terus
menerus agar kualitas yang dihasilkannya dapat meningkat.
7. Pendidikan dan Pelatihan
Dalam organisasi yang menerapkan TQM, pendidikan dan pelatihan merupakan faktor yang
fundamental. Setiap orang diharapkan dan didorong untuk terus belajar, yang tidak ada akhirnya
dan tidak mengenal batas usia. Dengan belajar, setiap orang dalam perusahaan dapat
meningkatkan keterampilan teknis dan keahlian profesionalnya.
8. Kebebasan Yang Terkendali
Dalam TQM, keterlibatan dan pemberdayaan karyawan dalam pengambilan keputusan dan
pemecahan masalah merupakan unsur yang sangat penting. Hal ini dikarenakan unsur tersebut
dapat meningkatkan "rasa memiliki" dan tanggung jawab karyawan terhadap keputusan yang
dibuat. Selain itu unsur ini juga dapat memperkaya wawasan dan pandangan dalam suatu
keputusan yang diambil, karena pihak yang terlibat lebih banyak. Meskipun demikian, kebebasan
yang timbul karena keterlibatan tersebut merupakan hasil dari pengendalian yang terencana dan
terlaksana dengan baik.
9. Kesatuan Tujuan
Agar TQM dapat diterapkan dengan baik, maka perusahaan harus memiliki kesatuan tujuan.
Dengan demikian setiap usaha dapat diarahkan pada tujuan yang sama. Namun hal ini tidak berarti
bahwa harus selalu ada persetujuan atau kesepakatan antara pihak manajemen dan karyawan
mengenai upah dan kondisi kerja.
10. Adanya Keterlibatan dan Pemberdayaan Karyawan
Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan merupakan hal yang penting dalam penerapan TQM.
Pemberdayaan bukan sekedar melibatkan karyawan tetapi juga melibatkan mereka dengan
memberikan pengaruh yang sungguh berarti.
8 prinsip-prinsip manajemen mutu
1. Fokus pada pelanggan
Manfaat penting yang diperoleh pada organisasi dengan menerapkan prinsip focus pada pelanggan
dapat disebutkan sebagai berikut:
Meningkatnya keuntungan dan mendapat perolehan pangsa pasar yang cepat.
Meningkatnya penggunaan sumberdaya organisasi yang efektif untuk mempertinggi kepuasan
pelanggan.
Meningkatnya loyalitas pelanggan.
Penerapan prinsip pertama ini secara optimal nantinya akan mengarah pada hal-hal sebagai berikut :
Menyelidiki dan memahami kebutuhan dan harapan pelanggan.
Memastikan bahwasasaran organisasi berhubungan dengan kebutuhan dan
harapan pelanggan.
Mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan dengan organisasi
secara keseluruhan.
Menyelaraskan pendekatan dalam memuaskan pelanggan dan pihak yang
berkepentingan serta mengambil tindakan atas hasil yang didapatkan.
Memastikan keseimbangan antara kepuasan pelanggan dengan pihak lain
yang berkepentingan, seperti pemilik, karyawan, pemasok, pemodal,
masyarakat, dan negara.
2. Kepemimpinan
Manfaat penting yang diperoleh pada organisasi dengan menerapkan prinsip kepemimpinan dapat
disebutkan sebagai berikut:
Karyawan akan paham dan termotivasi atas pentingnya tujuan dan sasaran organisasi.
Pengevaluasian, pembetulan, dan penerapan aktivitas dilakukan dalam satu kesatuan.
Salah komunikasi (miscommunication) antar tingkatan pada organisasi dapat dikurangi.
Pegawai dapat diandalkan kinerjanya.
Timbulnya keinginan untuk berpartisipasi dan berkontribusi untuk perbaikan yang
berkelanjutan.
Penerapan prinsip kepemimpinan ini nantinya akan mengarah pada:
Pertimbangan semua kebutuhan pihak terkait sebagai suatu kesatuan.
Menciptakan visi yang jelas untuk masa depan organisasi.
Menetapkan target, tujuan, atau sasaran yang menantang.
Menyediakan sumber daya dan pelatihan.
Kebebasan untuk bertindak dengan tanggung jawab dan akuntabilitas.
Menjadi contoh dalam hal kejujuran, moral, dan penciptaan budaya.
Penciptaan kepercayaan.
Menghilangkan kekhawatiran diantara sesame karyawan.
3. Keterlibatan Personal
Para karyawan harus dilibatkan pada setiap proses untuk menyusunarah dan tujuan serta perlatan
yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan mutu, sehingga setiap individu akan terlibat dan punya
tanggung jawab untuk mencari perbaikan yang terus menerust erhadap proses yang berada pada
lingkup ugasnya.
4. Pendekatan Proses
Pendekatan proses ialah suatu pendekatan untuk perencanaan, pengendalian, dan peningkatan
proses-proses utama dalam perusahaan (trilogi proses mutu) dengan menekankan pada keinginan
pelanggan daripada keinginan fungsional.Manfaat penting yang diperoleh pada organisasi dengan
menerapkan prinsip pendekatan proses dapat disebutkan sebagai berikut :
Turunnya biaya dan waktu putaran yang lebih pendek karena penggunaan sumber daya yang
lebih efektif.
Hasil yang diperoleh dapat diperkirakan, konsisten, dan ditingkatkan.
Peningkatan kesempatan dapat lebih difokuskan dan diprioritaskan.
Langkah-langkah Penerapan Pendekatan Proses:
Mendefinisikan aktivitas yang diperlukan dan diterapkan pada organisasi secara sistematis
Mendefinisikan urutan dan interaksi proses
Menentukan kriteria dan metode yang disyaratkan untuk memastikan operasi dan pengendalian
proses ini agar efektif
Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung
pengoperasian dan pemantauan proses
Mengukur, memantau, dan menganalisis proses
Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan
meningkatkan proses ini secara berkelanjutan
5. Pendekatan Sistem untuk Pengelolaan
Keuntungan yang diperoleh dari pendekatan sistem:
Integrasidan. Penjajaran proses akan mencapai hasil terbaik dari yang diinginkan.
Kemampuan untuk memfokuskan usaha dalam proses kunci.
Memberikan kepercayaan pada interestedparties, seperti konsistensi, keefektifan, dan efisiensi
organisasi.
Penerapan prinsip ini nantinya akan mengarah pada:
Menstrukturkan system menuju pencapaian sasaran dengan lebih efisien dan
efektif.
Memahami keterkaitan proses dengan sistem.
Pendekatan terstruktur yang dapat mengharmoniskan dan mengintegrasikan
proses-proses.
Memahami kapabilitas organisasi dan terlebih dahulu membuat sumber daya
terbatas untuk ditindak lanjuti.
Menargetkan dan mendefinisikan bagaimana aktivitas yang sesuai dengan
system yang harus dioperasikan.
Peningkatan berkelanjutan secara terus menerus melalui pengukuran dan
evaluasi.
6. Peningkatan Berkesinambungan
Keuntungan pokok dari penerapan prinsip ini antara lain:
Adanya kinerja yang menguntungkan dalam meningkatkan kapabilitas organisasi.
Fleksibel dan cepat dalam merespons hubungan untuk mengubah pasar atau kebutuhan dan
harapan pelanggan.
Mengoptimalkan biaya dan sumber data
Penerapan prinsip kepemimpinan ini nantinya akan mengarah pada:
Mengkaryakan pendekatan organisasi secara konsisten untuk menerapkan continual
improvement pada kinerja organisasi.
Menyediakan pelatihan dan pendidikan dalam metode maupun alat yang digunakan.
Membuat continual improvement pada produk, proses, dan sistem sebagai sasaran untuk setiap
individu dalam organisasi.
Membuat tujuan sebagai pedoman dan pengukuran untuk track continual improvement.
Memberikan penghargaan pada improvement.
7. Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta
Langkah-langkah yang digunakan dalam menerapkan prinsip ini adalah:
Melakukan pengujian serta pengumpulan data dan informasi yang berhubungan dengan
sasaran.
Memastikan data dan informasi yang akurat, dapat dipercaya, dan mudah diakses.
Menganalisis data dan informasi dengan menggunakan metode yang benar.
Memahami penggunaan teknik statistik.
Membuat keputusan dan menindaklanjutinya berdasarkan hasil analisis dan pengalaman.
8. Hubungan Saling Menguntungkan Dengan Pemasok
Langkah-langkah yang dilakukan untuk implementasi prinsip ini antara lain:
mengidentifikasi dan menyeleksi pemasok yang penting.
melibatkan pemasok dalam mengidentifikasi kebutuhan perusahaan.
melibatkan pemasok dalam proses pengembangan strategi perusahaan.
membina hubungan dengan pemasok dan memperlakukan pemasok sebagai mitra kerja.
menetapkan hubungan jangka pendek dan jangka panjang yang seimbang.
berkomunikasi dan berbagi informasi dengan pemasok.
memastikan bahwa output dari pemasok sesuai dengan persyaratan perusahaan.
membuat aktivitas bersama dalam pengembangan dan peningkatan.
mengilhami, menganjurkan, dan menghargai peningkatan dan suatu prestasi oleh para
pemasok.
MODEL TQMSalah satu kerangka model TQM:
1. Ethics / etika
2. Integrity / integritas
3. Trust / kepercayaan
4. Training /diklat
5. Teamwork / kerja sama
6. Leadership / kepemimpinan
7. Recognition / akredibilitas
8. Communication / komunikasi
Elemen Kunci TQM
Model TQM di atas menunjukkan suatu philosophy bahwa mutu yang diinginkan didapat dari kekuatan
kepemimpinan, perencanaan, design, dan peningkatan inisiatif. Kedelapan elemen kunci tersebut dapat
dikelompokkan menjadi empat bagian, yaitu sebagai berikut.
1. Foundation, termasuk di dalamnya ethics, integrity, and trust.
2. Building Bricks, termasuk di dalamnya training, teamwork, and leadership.
3. Binding Mortar, termasuk di dalamnya adalah communication.
4. Roof adalah recognition.
1. Foundation
TQM dibangun di atas suatu fondasi yang terdiri atas ethics, integrity, dan trust. Ini akan
menumbuhkan keterbukaan, keadilan, ketulusan dan memberikan peluang bagi semua orang
untuk ikut serta dalam proses pelaksanaannya.
a. Ethics adalah suatu bentuk kedisiplinan akan menjalankan hal- hal yang dianggap baik
oleh perusahaan dan menghindarkan diri dari tindakan-tindakan yang dianggap buruk. Ada dua
jenis etika perusahaan, yaitu yang berkaitan dengan etika bisnis dan etika personal, etika dari
individual SDM terhadap perusahaan dan sesama SDM.
b. Integrity termasuk di dalamnuya adalah kejujuran, moralitas, nilai, keadilan, dan
ketulusan. Semuanya harus terwujud dalam hubungan antara komponen perusahaan terhadap
konsumen. Suatu perusahaan hendaknya mampu menilai apa yang konsumen harapkan dan apa
yang pantas diberikan kepada konsumen berdasarkan nilai-nilai tersebut.
c. Trust kepercayaan di antara karyawan dan pihak-pihak terkait dengan perusahaan akan
memudahkan proses pengambilan keputusan dan pelaksanaan. Jadi, kepercayaan akan
mendatangkan lingkungan yang kooperatif terhadap TQM.
2. Bricks
Setelah memiliki fondasi yang kuat, maka pilar penyangga akan lebih kuat lagi dalam mencapai
“atap“ yang menjadi tujuan TQM, yaitu recognition. Bricks terdiri atas hal-hal berikut.
a. Training
Diklat sangat penting bagi karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya. Tugas diklat
biasanya dibebankan padasupervisor atau badan tersendiri dari Human Resources Departement.
Pada dasarnya diklat yang dibutuhkan karyawan diantaranya keahlian personal sesuai dengan
pekerjaan masing-masing, kemampuan untuk bekerja aktif dalam tim, pemecahan masalah,
pembuatan keputusan, ekonomi dan bisnis, dan keahlian teknis lainnya sehingga akan mampu
mendapatkan karyawan yang efektif.
b. Teamwork
Kekuatan tim akan lebih hebat dari individu. Dengan tim permasalahan akan lebih cepat
diselesaiakan dengan lebih banyak solusi yang dapat saling mengisi. Tim juga akan mampu
mingimprovisasi proses dan pelaksanaan TQM. Ada tiga tipe tim yang disarankan dalam TQM,
yaitu sebagai berikut.
i. Quality Improvement Teams or Excellence Teams (QITS)
ii. Problem Solving Teams (PSTs).
iii. Natural Work Teams (NWTs)
c. Leadership
Bisa dikatakan sebagai kunci utama dalam TQM. Sosok kepemimpinan dalam TQM hendaknya
yang memiliki visi ke depan dan mampu menginspirasi anggotanya. Pemimpin di sini juga berarti
mampu membuat arah strategi yang dapat dipahami oleh semua komponen yang ada dengan
nilai-nilai yang mewakili seluruh kepentingan. Sosok kepemimpinan ini biasanya dipegang oleh
seorang manajer. Dalam TQM juga dibutuhkan supervisor yang berkomitmen untuk memimpin
karyawan. Seorang supervisor harus paham betul. TQM dengan seperangkat nilai dan philosophy
yang terkandung di dalamnya dan mampu mengkomunikasikannya ke seluruh elemen yang
berada di bawahnya. Intinya keseluruhan TQM harus dipahami, dipegang, dan dipimpin oleh
perangkat top management yang harus memiliki komitmen tinggi terhadap hal tersebut. Nilai
obyektivitas harus dijunjung tinggi karena top management bertindak dari planer sampai
measurement.
3. Binding Mortar
Binding Mortar merupakan elemen kunci yang melingkupi keseluruhan model dari TQM.
Communication
Komunikasi adalah suatu jembatan yang menentukan keberhasilan TQM. Komunikasi yang tidak
tepat dan tidak tertuju ke sasaran akan mengakibatkan rubuhnya model TQM. Kesatuan dari
keseluruhan elemen kunci ini disatukan dengan suatu komunikasi yang tepat, yang tepat sasaran
dan tepat ide. Komunikasi yang baik dalam TQM diperlukan antara seluruh elemen organisasi,
supplier, dan konsumen. Dalam kondisi apa pun seorang supervisor harus peka terhadap aliran
informasi yang ada di sekitarnya yang kemudian disampaikan ke manajemen untuk diolah
sedemikian rupa menjadi suatu keputusan terhadap suatu kondisi berupa informasi untuk
kemudian disampaikan ke pihak-pihak yang terkait. Ada beberapa macam komunikasi, yaitu
sebagai berikut.
i. Downward communication
ii. Upward communication
iii. Sideways communication
4. Roof
Recognition
Recognition adalah elemen terakhir dari TQM. Seharusnya elemen ini mampu memberikan
sugesti dan achivement bagi tim dan karyawan individual. Dengan seseorang memperoleh suatu
pengakuan, akredibilitas, maka secara otomatis akan terjadi perubahan yang luar biasa dalam
kepercayaan diri, self esteem, produktivitas, dan kualitas kerja yang sesuai dengan mutu yang
diharapkan perusahaan. Secara tidak langsung hal inilah yang pada akhirnya akan memberikan
kepuasan kepada konsumen berupa produk dengan mutu yang tinggi sebagai hasil dari
pemberdayaan SDM yang berkualitas. Pengakuan atau kredibilitas dapat terjadi dengan cara,
terjadi pada tempat serta terjadi pada waktu, antara lain sebagai berikut.
Cara: Berupa sertifikat penghargaan, trofi, plakat, dan sebagainya.
Tempat: Penampilan yang baik dapat dilihat dari kondisi kerja departemen, panitia, tim,
dan top manajemen. Pengakuan di sini terjadi di kalangan departemen, top manajemen,
ataupun di kalangan karyawan
Waktu: Pengakuan dapat diberikan pada waktu tertentu, seperti rapat staf, penghargaan
yang sifatnya rutin, dan sebagainya.
Manfaat dan Tujuan TQM
Manfaat:
a. TQM membuat perusahaan berfokus pada keinginan pasar
b. TQM menguinspirasi pekerja untuk memberikan mutu terbaik dalam setiap aktifitas.
c. TQM menyalurkan prosedur yang penting untuk memperoleh hasil yang unggul.
d. TQM membantu untuk secara kontinyu menguji semua proses untuk membuang hal yang
tidak diperlukan dan hal yang tidak produktif.
e. TQM mendukung perusahaan untuk benar-benar mengerti persaingan yang ada dan untuk
membangun strategi perang yang efektif.
f. TQM membantu untuk membangun prosedur yang baik untuk komunikasi dan menghargai
kerja yang baik.TQM membantu untuk mengulas proses apa yang diperlukan untuk
membangun strategi perkembangan secara kontinyu.
Keuntungan secara konkrit Keuntungan secara abstrak
Kualitas produk yang lebih baik
Perkembangan hasil produk
Peningkatan hasil penjualan
Peningkatan keuntungan
Mengurangi keluhan karyawan
Kerja tim yang efektif
Perbaikan minat kerja
Perbaikan hubungan sesama pekerja
dan tern pat kerja
Budaya partisipatif
Kepuasan konsumen
Perbaikan komunikasi
Memperbaiki kapasitas pemecahan
masalah
Mempertinggi kesehatan badan
hukum dan karakter perusahaan
o ♦ Image perusahaan yang lebih
baik
Tujuan utama TQM adalah untuk dapat bersaing dan unggul dalam persaingan global dengan
mengoptimalkan kemampuan dan sumber-sumber yang dimiliki perusahaan secara
berkesinambungan, sehingga dapat memperbaiki kualitas barang dan jasa. Secara umum TQM
merupakan suatu sistem manajemen dengan tujuan untuk dapat meningkatkan produktivitas
karyawan, atau dengan kata lain TQM dimaksudkan untuk dapat memproduksi barang dan atau
jasa yang berkualitas tinggi dengan metode yang memadukan keterampilan manajerial dan
operasional secara efektif dan efisien, sehingga dapat menimbulkan kepuasan bagi semua pihak
yaitu tenaga kerja, perusahaan, dan pelanggan.
PENERAPAN TQM
Total Quality Management (TQM) merupakan paradigma baru dalam menjalankan bisnis, yang berupaya
untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan secara berkesinambungan atas kualitas
produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan organisasi. TQM merupakan pendekatan yang seharusnya
dilakukan organisasi masa kini untuk memperbaiki kualitas produknya, menekan biaya produksi dan
meningkatkan produktivitasnya. Sukses tidaknya implementasi TQM sangat ditentukan oleh kompetensi
SDM perusahaan untuk merealisasikannya. Penerapan manajemen sumber daya manusia tidak berdiri
sendiri tetapi terikat dengan paket TQM dan harus selaras dengan perubahan proses.
PENGARUH PERUBAHAN LINGKUNGAN TERHADAP TQMDalam era globalisasi dan liberalisasi perdagangan, terjadi berbagai perubahan dalam hampir semua
aspek, misalnya dalam aspek ekonomi, politik, sosial budaya, teknologi, hukum, hankam, dan aspek
lainnya. Berbagai tren baru dalam lingkungan manufaktur membawa dampak terhadap kualitas.
Kelangsungan hidup perusahaan sangat tergantung pada kemampuan untuk memberi respons terhadap
perubahan-perubahan tersebut secara efektif. Umumnya perubahan yang terjadi disebabkan oleh berbagai
kekuatan yang ada, baik internal maupun eksternal.
TQM lebih berfokus pada tujuan perusahaan untuk melayani kebutuhan pelanggan dengan
memasok barang dan jasa yang memiliki kualitas setinggi mungkin. Kehadiran TQM sebagai paradigma
baru menurut komitmen jangka panjang dan perubahan total atas paradigma manajemen tradisional.
Perlunya perubahan total dikarenakan cara menjalankan bisnis dengan TQM berbeda sekali dengan cara
tradisional. Perbedaan pokok adalah berupa karakteristik yang tercakup dalam unsur-unsur TQM.
Munculnya TQM juga dikarenakan adanya kekurangan atau kesalahan dalam menjalankan bisnis
dengan mengunakan pendekatan tradisional. Beberapa kekurangan atau kesalahan tersebut (Fandy,
1995:329), antara lain sebagai berikut:
1) Berfokus pada jangka pendek
2) Cenderung bersifat arogan, tidak berfokus pada pelanggan
3) Memandang rendah kontribusi potensial karyawan
4) Menganggap bahwa mutu yang lebih baik hanya dapat dicapai dengan biaya yang tinggi
5) Mengutamakan bossmanship bukan leadership
PERSYARATAN IMPLEMENTASI TQM
Untuk melakukan suatu perubahan sering kali tidak mudah, apalagi bila menyangkut perubahan yang
bersifat fundamental dan menyeluruh. Berkaitan dengan perubahan tersebut, ada beberapa hal yang harus
diperhatikan, yaitu berikut ini:
Perubahan sulit berhasil bila manajemen puncak tidak menginformasikan proses perubahan
secara terus-menerus kepada para karyawannya.
Persepsi karyawan terhadap perubahan sangat mempengaruhi penolakan perubahan. Karyawan
akan mendukung perubahan bila mereka merasa bahwa manfaat perubahan akan lebih besar
daripada biaya yang ditimbulkan terutama biaya karyawan.
Ada beberapa persyaratan untuk melaksanakan TQM (Goetsch, 1997:264) (Fandy, 1995:332) yaitu :
a. Komitmen manajemen puncak
b. Komitmen atas sumber daya yang dibutuhkan
c. Organization wide steering committee
d. Perencanaan dan publikasi
e. Infrastruktur yang mendukung penyebarluasan dan perbaikan terus menerus
Keseluruhan persyaratan diatas merupakan tugas awal yang harus dilakukan dalam memulai
implementasi TQM. Selain tugas-tugas tersebut, masih ada beberapa tugas lainnya yang harus dilakukan,
yaitu sbb:
Melatih steering committee
Identifikasi kekuatan dan kelemahan organisasi
Identifikasi pendukung potensial TQM
Identifikasi pelanggan eksternal dan internal
PERANAN MANAJEMEN DALAM IMPLEMENTASI TQM
TQM merupakan transformasi budaya yang didorong oleh definisi ulang (reengineering) terhadap
peranan manajemen. Pihak manajemen harus mebubah dirinya terlebih dahulu, baik aspek nilai,
keyakinan, asumsi, maupun cara mereka menjalankan bisnis. Peranan merupakan tanggung jawab,
perilaku, atau prestasi kinerja yang diharapkan dari seseorang yang memiliki posisi khusus (Bounds, et al,
1994:1334). Selain melaksanakan kepemimpinan yang diharapkan dapat memotivasi dan mengarahkan
para karyawan untuk mencapai tujuan organisasi, manajemen puncak juga bertanggung jawab dalam
mengatasi setiap penolakan terhadap perubahan ke arah manajemen baru.
FASE-FASE IMPLEMENTASI
Menurut Goetsch dan Davis (1997:584-589) memberikan klasifikasi fase implementasi yang lebih rinci
dan sistematis. Fase implementasi TQM dikelompokkan menjadi tiga fase yaitu :
1. Fase Persiapan
Langkah A: Membentuk Total Quality Steering Committee
Langkah B: Membentuk Tim
Langkah C: Pelatihan TQM
Langkah D: Menyusun Pernyataan Visi dan Prinsip sebagai Pedoman
Langkah E: Menyusun tujuan umum
Langkah F: Komunikasi dan Publikasi
Langkah G: Identifikasi Kekuatan dan Kelemahan
Langkah H: Identifikasi Pendukung dan Penolak
Langkah I: Memperkirakan Sikap Karyawan
Langkah J: Mengukur Kepuasan Pelanggan
2. Fase Perencanaan
Langkah K: Merencanakan pendekatan Impelementasi, kemudian menggunakan siklus PDCA (Plan, Do,
Check and Adjust)
Langkah L: Identifikasi Proyek
Langkah M: komposisi Tim
Langkah N: Pelatihan Tim
3. Fase Pelaksanaan
Langkah P: Penggiatan Tim
Langkah Q: Umpan Balik kepada Steering Committee
Langkah R: Umpan Balik dari Pelanggan
Langkah S: Umpan Balik dari karyawan
Langkah T: Memodifikasi Infrastruktur
PENGARUH IMPLEMENTASI TQM PADA KINERJA ORGANISASI.Pengaruh penerapan TQM pada kinerja organisasi (Hessel, 2003:84) meliputi atas berikut ini.
Proses desain produk.
Manajemen arus proses.
Statistical quality control.
Hubungan jangka panjang dengan pelanggan.
Sikap kerja pekerja
Kinerja organisai pada keunggulan kompetitif.
HAMBATAN IMPLEMENTASI TQM DI INDONESIAHasil analisis implementasi TQM di Indonesia menunjukkan ketidaksempurnaan implementasi TQM dan
kurangnya infrastruktur yang mendukung implementasi TQM. Secara umum, terdapat beberapa faktor
penyebab yang memungkinkan keadaan tersebut (Hessel, 2003:98) yaitu sbb:
1. Kurangnya komitmen manajemen puncak.
2. Kurangnya dukungan infrastruktur untuk implementtasi TQM.
3. Partial quality management
4. Kurangnya pengetahuan tentang kkosep TQM yang akan mempersulit karyawan untuk menerima
dan menerapkan kosep TQM.
5. Budaya organisasi kurang mendukung implementasi TQM, dimana belum sepenuhnya berfokus
pada kepuasan pelanggan.
PENGERTIAN SISTEM INFORMASI
Sistem Informasi merupakan kumpulan dari komponen – komponen (Perangkat keras, perangkat lunak ,
data/informasi, prosedur, komunikasi dan user) yang saling berhubungan untuk menangkap,
memproses , menyimpan m memelihara dan menyampaikan informasi. Sistem Informasi dapat
merupakan suatu organisasi sendiri di samping juga umumnya sebagai bagian dari suatu organisasi .
Sistem Informasi manajemen terdiri dari beberapa sub system antara lain system informasi akuntansi ,
Sistem infprmasi Personalia , Sistem informasi pemasaran , system informasi pembelian , Sistem
Informasi persediaan , Sistem informasi terdistribusi dll. Siklus pengembangan system informasi terdiri
dari : perencanaan , pengembangan system, dan evaluasi . Siklus hidup pengembangan sistem terdiri
dari survey, analisis , desain , pembuatan , implementasi , pemeliharaan.
HUBUNGAN SISTEM INFORMASI DENGAN TQM
Media penyimpanan barang dan jasa berkualitas adalah melalui perbaikan proses. Perbaikan proses
secara terus menerus merupakan prinsip penerapan TQM. Salah satu faktor yang penting dalam
penerapan TQM adalah peranan Teknologi Informasi , khususnya dalam pengurangan waktu siklus .
Oleh karena itu efektifitas kinerja penerapan TQM semakin tergantung pada penerapan Teknologi
Informasi untuk mendukung secara efisien kerja sama semua fungsi manajemen untuk memberikan
barang atau jasa yang memuaskan.
MANFAAT PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI DALAM TQM DI PERUSAHAAN
Pada umunya seseorang meraih manfaat ini dengan cara menjamin bahwa semua usaha perbaikan
proses signifikan mencakup suatu penilaian tentang bagaimana memanfaatkan teknologi informasi dan
kemudian dengan cara merancang aplikasi agar menghasilkan manfaat – manfaat tersebut.
1. Komputer memperpendek jalur komunikasi , contoh adalah surat elektronik dan pembuatan
laporan , dimana jarak atau letak gegrafis sudah tidak menjadi masalah lagi dalam komunikasi
antar unit organisasi.
2. Aplikasi berbagai computer dapat dirancang untuk memastikan bahwa informasi yang benar
tersedia pada tempat dan waktu yang tepat, manfaatnya memberikan pengurangan waktu silkus
dan pelayanan yang lebih cepat.
3. Komputer dapat mengumpulkan data transaksi dan data mengenai bagaimana proses dikerjakan
kemudian melakukan analisis statistik dasar untuk kepentingan user.
4. Komputer membantu meningkatkan kepedulian terhadap lingkungan . Aplikasi pertama dan
yang sampai sekarang masih berkembang berfungsi melakukan analisis kuantitatif dan
memasuki database yang dimiliki perusahaan – perusahaan lain guna belajar lebih banyak
tentang pesaing dan pelanggan.
5. Komputer memungkinkan pemberian jasa baru untuk mencapai keunggulan kompetitif atas
para pesaing. Komputer dasar dihubungkan dengan bank sehingga para pelanggan dapat
membayar barang – barang dan jasa yang mereka beli.
6. Komputer dapat memberikan pandangan yang lebih luas tentang pelanggan dan penambahan
client. Ketika mengembangkan jumlah dan kompleksitas sistem computer melalui penambahan
database dan pemrosesan bertingkat (misalnya pada tingkat mikro kemudian mainframe)
semakin besar pula kemungkinan untuk menggabungkan sistem – sistem computer tersebut
guna menyediakan hubungan yang menghasilkan pandangan yang lebih lengkap tentang
pelanggan dan proses.
7. Komputer meningkatkan pelayanan dan operasi . Pelayanan perbaikan dewasa ini sering di
awasi dan di kelola melalui computer paket – paket disampaikan dengan disertai barcode yang
berfungsi sebagai mekanisme pelacakan.
Kesimpulan
1. Penerapan TQM semakin banyak oleh semua tipe organisasi dalam dunia industri. Sistem
informasi merupakan kunci keberhasilan penerapan TQM pada organisasi apapun . Oleh karena
itu sistem informasi diharapkan sebagai pendukung dan juga diharapakn untuk menerapkan
strategi TQM dalam departemennya sendiri oleh karena alas an – alas an yang sama , Teknik
manajemen proses yang teratur yang terlihat disekeliling kita tidak lain merupakan pergeseran
fundamental dalam praktek menajemen . Hal ini menunjukkan sama signifikannya dengan
penerapan Teknologi Informasi itu sendiri dalam era informasi sekarang ini.
2. Sistem Informasi harus dan telah menjadi pusat transformasi mutu yang sedang beralngsung
bukanlah suatu pemikran yang sia – sia . Survei terakhir ini menunjukan bahwa 59 % responden
sistem informasi sedang melaksanakan strategi perbaikan proses . Sebagaian besar eksekutif
sistem informasi juga melaporkan bahwa mereka mengharapkan manfaat yang signifikan dari
pendekatan tersebut dalam organisasi sistem informasi.
3. Pada sisi lain banyak penolakan terhadap penerapan TQM dalam sistem informasi yang
disebabkan oleh karena kurangnya pengetahuan tentang TQM , enggan menerapkan kebiasaan
– kebiasaan baru dan cara – cara baru serta tidak ter[adunya sistem informasi suatu
perusahaan . Masalah lain adalah tidak adanya software pengendalian mutu secara statistic yang
benar – benar baik agar dapat berfungsi sebagai alat bagi sistem informasi dalam menerapkan
TQM.
DAFTAR PUSTAKA :
1. Cortado, J.W. 1993. Implementation of Total Quality Management, PT. Gramadia Pustaka Utama Jakarta.
2. John S. 1989. Oakland, Total Quality Management, PT. Gramadia Pustaka Utama Jakarta.
3. G. Vincent. 2003. Total Quality Management, Manajemen Bisnis, PT. Gramadia Pustaka Utama Jakarta.
4. Juran, J.M.,1995. Merancang Mutu; Ancangan Baru Mewujudkan Mutu Ke Dalam Barang Dan Jasa,
(terjemahan) PPM., Jakarta.
5. Tjiptono, Fdan Diana Anastasia, 2003. Total Quality Management, Edisi Revisi, Andi Yogjakarta.
6. Nasution, M.N. 2004. Manajemen Mutu Terpadu; Total Quality Manajemen, Ghalia Indonesia.