Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx
Transcript of Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx
MAKALAH MANAJEMEN KONSTRUKSI 3
Pemicu 2
Disusun oleh :
3 Sipil 1 Siang – Kelompok 2
Anisa Triana
Asnansyahbudin Harahap
Kananda Gusta Prawira
Riskha Indah Pratiwi
POLITEKNIK NEGERI JAKARTA
2014
1
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta
karunia-Nya kepada kami sehingga kami berhasil menyelesaikan Makalah Manajemen
Konstruksi 3 ini tepat pada waktunya.
Tujuan penyusunan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah
Manajemen Konstruksi 3. Pemicu 2 mengenai tugas Manajemen Konstruksi 3 ini berisikan
tentang parameter-parameter yang dibutuhkan dalam pengorganisasian
Dalam penyusunan makalah ini tentunya kami tidak terlepas dari pihak-pihak yang
turut membantu. Untuk itu kami mengucapkan terimakasih kepada :
Ibu Fajar Susilowati, ST. MT. selaku dosen pengajar mata kuliah Manajemen
Konstruksi 3 yang telah membimbing kami dalam menyusun tugas ini,
Orangtua yang tidak ada hentinya memberikan semangat dan dukungan penuh,
Pihak-pihak lain yang turut membantu memberikan saran, dan kritiknya dalam
penyusunan tugas ini.
Kami menyadari bahwa tugas ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan
saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan
makalah ini.
Semoga Allah SWT senantiasa meridhai segala usaha kita. Amin.
Depok, 10 September 2014
Penyusun
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ..........................................................................................……………ii
DAFTAR ISI ........................................................................................................…………...iii
BAB I. PENDAHULUAN ...................................................................................……………1
BAB II. STUDI PUSTAKA .................................................................................……………2
BAB III. SOLUSI PERMASALAHAN ...............................................................…………..20
DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................…………..25
iii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Manajemen proyek merupakan suatu tata cara mengorganisir dan mengelola sumber
penghasilan yang penting untuk menyelesaikan proyek dari awal hingga akhir.
Manajemen proyek dapat ditetapkan pada jenis proyek apapun, dan dipakai secara luas
dalam menyelesaikan proyek yang besar dan kompleks. Fokus utama manajemen proyek
adalah pencapaian semua tujuan proyek dengan segala batasan yang ada, waktu, dan dana
yang tersedia. Maka dari itu pada makalah ini akan dianngkat beberapa aspek penting
dalam penyelesaian proyek konstruksi seperti ciri-ciri pemimpin yang ideal dalam
memimpin sebuah proyek, struktur organisasi yang benar, serta siklus administrasi proyek
yang tepat agar semua prosedur dalam pelaksaaan pekerjaan dapat terlaksana dengan
baik.
1.2. Definisi Masalah
Susunan organisasi proyek konstruksi dibawah suatu kepemimpinan untuk memotivasi
karyawan dan administrasi proyek yang diperlukan oleh PT. Bangun Persada.
1.3. Tujuan
a. Mengetahui tipe kemimpinan yang baik dalam sebuah organisasi.
b. Mengetahui cara memotivasi karyawan.
c. Mengetahui struktur organisasi yang tepat dalam sebuah proyek.
d. Mengetahui siklus administrasi proyek yang benar.
1
BAB II
STUDI PUSTAKA
2.1Definisi Organisasi Konstruksi
Struktur organisasi proyek secara umum dapat diartikan dua orang atau lebih yang
melaksanakan suatu ruang lingkup pekerjaan secara bersama – sama dengan kemampuan dan
keahlianya masing – masing untuk mencapai suatu tujuan sesuai yang direncanakan. Dengan adanya
organisasi kerja yang baik diharapkan akan memberikan hasil efisien, tepat waktu serta dengan
kualitas tinggi.
Suatu proyek konstruksi yaitu proyek fisik yang dicapai dengan kegiatan konstruksi
merupakan suatu sistem. Sedangkan sistem itu sendiri secara konseptual berpengertian adanya
perangkat atau kelompok yang menyangkut beberapa usur yang saling berinteraksi untuk mencapai
tujuan bersama.
Proyek konstruksi yang mempunyai tujuan menghasilkan suatu bangunan fisik yang
memenuhi dan persyaratan melalui suatu ruang lingkup pekerjaan tertentu yang dilakukan beberapa
orang atau beberapa kelompok orang. Untuk proyek proyek besar yang harus di laksanakan oleh
beberapa kontraktor, maka pemilik proyek dapat memberikan kepercayaan yang penuh pada suatu
badan yang disebut manajemen konstruksi ( MK ) yang bertindak dan atas nama pemilik sebagai
manajer.
Dalam sebuah proyek konstruksi, bagian – bagian manajemen dari struktur organisasi yang ada
didalamnya antara lain:
1. Pemilik proyek atau owner
2. konsultan perencana
3. konsultan pengawas
4. kontraktor
5. Project manajer
6. Site Enginer
7. Pengedali operasional proyek
8. logistik proyek
9. arsitek atau drafter gambar kerja
10. Quantity surveyor
11. Quality Qontrol.
2
12. Safety atau K3
13. Pelaksana proyek
14. Surveyor
15. administrasi proyek
16. Perpajakan
17. Akutansi
18. Teknik informatika proyek
19. mekanikal elektrikal
20. mandor
21. tukang bangunan
22. kepala tukang
23. pekerja bangunan
24. satpam
25. warung makan
26. preman setempat
27. pemerintah daerah
28. aparat kepolisian
29. dll
Masing – masing dari bagian struktur organisasi harus berfungsi dengan baik agar pekerjaan
konstruksi dapat selesai dengan tepat waktu, efisien serta dengan kualitas yang memuaskan.
seluruh bagian dalam organisasi proyek adalah satu kesatuan secara utuh yang apabila salah satu
tidak bekerja dengan baik maka dapat mempengaruhi kelancaran proses pelaksanaan proyek,
misalnya apabila bagian administrasi tidak terampil dalam mengatur arus keluar masuk keuangan
proyek maka dapat menyebabkan kendala dalam pengadaan pembelian material atau
keterlambatan upah pekerja sehingga mengurangi motivasi dan semangat dalam bekerja
2.2 Penjelasan Tentang Bagan Administrasi Proyek Konstruksi Beserta Personil yang
ada didalamnya
Pihak-pihak yang terlibat dalam penyusunan administrasi proyek
• Arsitek/ahlidarikonsultanperencana
• KontraktorUtama
• Direksi (wakil owner)
3
• KonsultanPengawas/MK
• Perwakilan CQC (Contractor Quality Control)
• Sub kontraktor
• Suplayer
Personil yang terlibat dalam penyusunan administrasi proyek
1.Project Manager
• Setiaporganisasipadaproyekmemiliki PM
• PM dapatwakildari owner, konsultanperencana, kontraktor, konsultanpengawas/MK
• PM biasanya bertanggung jawab secara perorangan untuk mengelola seluruh tahap proyek
untuk organisasinya
• Untuk konsultan perencana PM mengendalikan waktu, anggaran, koordinasi pengendalian
biaya untuk desain dan konstruksi, menyusun kontrak dan biasanya sebagai wakil perencana
yang berhubungan dengan owner
2.Professional Construction Manager
Jasa yang diberikan dalam industri konstruksi oleh profesional manajer meliputi suatu
jangkauan luas dari aktivitas sampai taraf tertentu, biasanya tumpang-tindih antara A/E dan
kontraktor, atau melibatkan kedua-duanya pada tahap disain dan konstruksi dari suatu proyek.
Kontrak manajemen konstruksi yang menyeluruh dapat meliputi semua tugas tersebut di dalam enam
kategori berikut
3.Quality Control Respresentative
• Dalam CE, NFEC, NASA, dan lain-lain konseppemeriksaandikenalsebagai Contractor
Quality Control (CQC)
• Dalam system ini QCR harus mengorganisasi dan menjaga sistem pemeriksaan agar hasil
kerja kontraktor dan sub kontraktor sesuai dengan kontrak.
• Secaramayoritas, sepertiditerapkanolehmasing-masingperwakilanmereka,
suatuwakilpemerintahditempatkansebagai Quality Assurance Inspection.
4.Resident Project Representative
4
• Resident Project Representative : Resident Engineer; Resident Inspector; Resident Manager;
Project Representative
• Jabatan ini biasanya wakil owner atau konsultan perencana yang bekerja full time di
lapanganyang memiliki wewenang dan tanggung jawab administrasi.
• Dalambeberapahaluntukinspeksiproyekdiperlukan RPR yang berkualitassebagai register
professional engineer, dalamkasus lain bisasaja non register professional engineer
dengankualifikasi yang tinggidigunakan.
• Seorangnonregister professional engineer
diijinkanditerimakarenamemilikipengalamansebagaiinspekturkonstruksiuntukproyek yang
sama.
5.Inspector
• Inspector : Field Engineer; Quality Assurance Supervisor
• Biasanya jabatan tingkat staf yang dapat berupa: wakil owner, perencana, atau wakil kantor
pusat kontraktor di lapangan
• Merupakan Tenaga Kerja yang berkualitas tinggi dengan memiliki pengalaman dan
pengetahuan dalam pekerjaan konstruksi
• Lebih khusus mengamati masalah mutu pekerjaan
• Mengamatidanmendengarkeluhantenagakerjalapangan
• Mampumengevaluasipersoalanlapangandankompetenmemberikanrekomendasikepadasupervis
ornya
5
StrukturOrganisasiProyek
2.3 Pendefinisian motivasi beserta penjelasan cara membangun motivasi
Salah satu tantangan yang dihadapi oleh pimpinan dalam organisasi adalah bagaimana
pemimpin dapat menggerakkan para bawahan agar mau dan bersedia mengerahkan
kemampuan terbaiknya untuk kepentingan organisasi. Secara taksonomi, “motivasi” berasal
dari kata latin “movere (bergerak)”. Untuk itu pemimpin harus selalu dapat memelihara
semangat, kesadaran, dan kesungguhan dari bawahannya untuk terus menunjukkan kinerja
6
yang optimal. Dengan kata lain, salah satu tantangan berat bagi organisasi adalah “bagaimana
motivasi dapat tumbuh dan terbina dengan baik?”
A. Definisi Motivasi
a. Motivasi adalah proses yang mengarahkan dan mempertahankan perilaku. (Berry,
1998)
b. Motivasi adalah proses pengembangan dan pengarahan perilaku atau kelompok itu
menghasilkan keluaran (output) yang diharapkan, sesuai dengan sasaran atau tujuan
yang ingin dicapai organisasi. (Ensiklopedi Manajemen, Ekonomi dan Bisnis, 1993 :
432-433)
c. Motivasi adalah suatu proses dimana kebutuhan-kebutuhan mendorong seseorang
untuk melakukan serangkaian kegiatan yang mengarah ke tercapainya tujuan tertentu.
(Munandar, 2001)
d. Motivasi adalah pandangan mengenai proses yang menjelaskan intensitas, arah, dan
persistensi dari usaha mencapai tujuan. (Robbins, 2003)
e. Motivasi merupakan hal-hal yang berkaitan dengan keinginan, kebutuhan, dan
harapan seseorang untuk mencapai tujuan. (Spector, 2001)
Berdasarkan beberapa definisi diatas, maka motivasi dapat didefinisikan sebagai suatu
proses yang memunculkan, mengarahkan, dan mempertahankan perilaku pada individu yang
didasari keinginan, kebutuhan, dan harapan untuk mencapai tujuan tertentu.
Kesimpulan dari definisi motivasi tersebut, motivasi mengandung tiga komponen yang
saling berkaitan erat, yaitu :
a. Kebutuhan
Kebutuhan timbul dalam diri individu apabila si-individu merasa adanya kekurangan
dalam dirinya (ada ketidakseimbangan antara apa yang dimiliki dengan apa yang
menurut persepsi si-individu harus dimiliki).
b. Dorongan
7
Untuk mengatasi ketidakseimbangan tersebut, dalam diri si-individu akan timbul
dorongan berupa usaha pemenuhan kebutuhan secara terarah. Maka, dorongan
biasanya berorientasi pada tindakan tertentu yang secara sadar dilakukan oleh
seseorang/individu, dan inilah yang merupakan inti dari motivasi.
c. Tujuan
Pencapaian tujuan berarti mengembangkan keseimbangan dalam diri seseorang/si-
individu.
B. Cara-cara Membangun Motivasi
1. Menilai Sikap
Kita perlu mengenali sikap kita sendiri terhadap orang lain, serta bagaimana kita
melakukan tugas dan membagi tugas. Sikap kita terhadap orang lain memiliki pengaruh
terhadap motivasi orang lain dalam bekerja.
a. Buat anggota tahu peran mereka dalam organisasi.
b. Tunjukkan kompetensi pada setiap kesempatan.
2. Kepemimpinan yang Baik
Dengan kepemimpinan yang baik diharapkan dapat menciptakan iklim lingkungan
yang positif
a. Jangan hanya merasa, tapi pastikan kita “terlihat”.
b. Jangan terlalu banyak berasumsi tapi gunakan sebanyak mungkin fakta.
c. Bila hasil kurang memuaskan, nilai motivasi kita terlebih dulu setelah itu baru
anggota lainnya.
d. Hargailah setiap usaha atau tindakan anggota.
3. Meningkatkan Komunikasi
a. Pertegas pesan dengan berbagai komunikasi.
8
b. Sampaikan berita intern secepatnya.
c. Ajak anggota berperan dalam mengambil keputusan.
d. Kurangi ketidakpastian dan beri sebanyak mungkin informasi kepada anggota.
e. Sediakan waktu untuk berbicara tidak sekedar menyapa.
f. Minta tanggapan anggota mengenai keputusan yang menyangkut kepentingan
bersama.
4. Meningkatkan Budaya tidak menyalahkan
a. Jangan spekulasi, gabungkan risiko dengan rencana yang matang.
b. Beri pujian dan penghargaan yang baik, walaupun ada target atau rencana yang
meleset.
c. Bahas kesalahan atau kegagalan secara tegas tapi pantas, dan jangan salahkan
orang.
5. Membangun Kerjasama
a. Unsur dasar motivasional adalah kerjasama.
b. Selalu pastikan keinginan atau harapan kita dimengerti oleh anggota lainnya.
c. Berikan dukungan terhadap tugas dan tanggung jawab anggota lainnya.
d. Bila ada masalah, jangan menegur, tapi cari kemungkinan penyelesaiannya.
e. Perlu alasan dan penjelasan yang pantas untuk menolak ide atau permintaan.
6. Mendorong Inisiatif
Motivasi yang tinggi ditandai dengan banyaknya inisiatif.
a. Beri kesempatan pada semua anggota untuk menggunakan inisiatif sendiri bila
memungkinkan.
b. Tanggapi semua ide dan saran dengan segera dan tangani penolakan dengan taktis.
c. Berikan target yang realistis kepada anggota.
d. Jangan cepat menerima “tidak” sebagai jawaban.
9
e. Kaji ulang sistem kerja dan ajak anggota untuk memberikan suaranya
2.4. Menjelaskan definisi dan tipe-tipe kepemimpinan
A.Definisi Kepemimpinan
Hasibuan (2001) merumuskan definisi kepemimpinan sebagai berikut :
a. Kepemimpinan menekankan adanya hubungan antara dua pihak, yaitu pemimpin dan
yang dipimpin atau pengikut.
b. Terjadi pola interaksi antara pemimpin dengan pengikut.
c. Dalam pola interaksi yang terjadi diantara pemimpin dengan pengikut, pemimpin
mempengaruhi perilaku para pengikut.
d. Proses pemimpin mempengaruhi para pengikutnya ini dilakukan agar pengikut
melakukan tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh pemimpin
atau tujuan yang telah disepakati bersama oleh pemimpin dan para pengikutnya.
e. Tujuan yang ingin dicapai oleh pemimpin dan pengikutnya adalah tujuan organisasi.
Berdasarkan kelima hal diatas, definisi kempemimpinan dapat disimpulkan sebagai
pola interaksi antara pemimpin dengan para pengikutnya atau bawahannya untuk
melakukan tindakan-tindakan dalam mencapai tujuan kelompok yang diinginkan
pemimpin atau yang disepakati bersama antara pemimpin dengan bawahannya.
B.Tipe-tipe Kepemimpinan
Tipe-tipe kepemimpinan dan ciri-cirinya menurut Sondang P. Siagian digolongkan ke
dalam 5 tipe, yaitu :
1. Tipe Otokratis
a. Mengandalkan kepada kekuatan/kekuasaan.
b. Menganggap dirinya paling berkuasa.
c. Keras dalam mempertahankan prinsip, tidak mau menerima kritik, saran dan
pendapat.
d. Jauh dari para bawahan, menganggap bawahan sebagai alat semata-mata.
e. Perintah diberikan secara paksa.
2. Tipe Paternalistis
a. Memperlakukan bawahan sebagai orang yang belum dewasa.
10
b. Bersikap selalu melindungi.
c. Jarang memberi kesempatan kepada bawahannya untuk mengembangkan daya
kreasi dan fantasinya.
d. Keputusan ada ditangan pemimpin.
e. Sering bersifat maha tahu.
3. Tipe Laissez Faire
a. Memberikebebasankepada para bawahan.
b. Pimpinan tidak terlibat dalam kegiatan.
c. Semua pekerjaan dan tanggung jawab dilimpahkan kepada bawahan.
d. Tidak mempunyai wibawa.
e. Tidak ada koordinasi dan pengawasan yang baik.
4. Tipe Militeristis
a. Dalam komunikasi menggunakan saluran formal.
b. Dalam penggerakan bawahannya lebih sering menggunakan sistem
komando/perintah.
c. Segala sesuatu bersifat formal, senang pada formalitas yang berlebih-lebihan.
d. Menuntut disiplin yang tinggi, kadang bersifatkaku.
e. Sukar menerima kritik dari bawahannya.
5. Tipe Demokratis
a. Dalam proses penggerakan bawahan selalu bertitik tolak pada manusia sebagai
makhluk termulia di dunia.
b. Berpartisipasi aktif dalam kegiatan organisasi.
c. Selalu berusaha mensinkronisasi antara kepentingan tujuan organisasi dan
kepentingan tujuan pribadi bawahannya.
d. Senang menerima saran dan pendapat, bahkan kritik dari bawahannya.
e. Selalu berusaha mengutamakan kerja sama dan teman kerja dalam usaha
mencapai tujuan.
f. Selalu berusaha agar bawahannya selalu berhasil.
11
g. Berusaha mengembangkan kapasitas dirinya sebagai pemimpin.
h. Dalam pengambilan keputusan mengutamakan musyawarah untuk mufakat
2.5 Cara penyampaian komunikasi yang efektif antar rekan kerja
Komunikasi adalah upaya untuk membuat pendapat, menyatakan perasaan,
menyampaikan informasi dan lain sebagainya, agar diketahui atau di pahami orang
lain. Anda akan berkomunikasi dengan rekan kerja, bawahan ataupun atasan anda.
Namun bila komunikasi tidak berjalan dengan baik, pekerjaan pun bisa jadi
berantakan. Ada beberapa cara berkomunikasi yang bisa di terapkan agar komunikasi
berjalan dengan baik dan lancar.
1. Hindari instruksi verbal
Untuk mengingatkan sesuatu ke teman kerja baiknya tuliskan pada sebuah memo
yang berwarna cerah, karena jika tidak hal tersebut bisa saja terlupakan suatu jam
kemudian.
2. Meningkatkan team building
Sering berkembangnya teknologi untuk menyampaikan pesan pada rekan kerja,
menggunakan fitur pesan singkat jadi solusinya. Jikankita sering melakukan hal
ini, akibatnya komunikasi jadi jarang terjadi kesenjangan antara anda dan rekan
kerja.
3. Mengadakan team building
Untuk meningkatkan komunikasi langsung dikantor anda dapat melakukannya
lewat team building. Dalam team building pesserta akan mendapatkan
pembelajaran yang lebih menyenangkan dan meningkatkan kedekatan antara
peserta.
4. Menyelesaikan masalah yang ada dengan baik-baik
Konflik yang terjadi di tempat kerja mungkin adalah hal yang tidak dapat
dihindari konflik biasanya dimulai dari hal-hal kecil yang kemudian membesar.
Cara mengatasinya, kita dapat memulai mengkomunikasikan permasalahan
sekecil apapun pada manager agar tidak membesar.
12
5. Memahami dan menghargai perbedaan budaya
Di kantor tentunya ada rekan kerja yang berasal dari berbagai suku, oleh
karenanya perbedaan budaya bisa jadi timbul. Dalam kasus ini dibutuhkan
komunikasi yang baik antara individu. Jangan sampai perbedaan latar belakang
budaya memicu konflik karena permasalahan perbedaan persepsi karena di
budaya A seperti ini di budaya B seperti ini.
Lebih jauh lagi, proses komunikasi merupakan sesuatu keterampilan atau
kemampuan untuk mengungkapkan keinginan, ide, perasaan, fikiran atau
pendapat seseorang sehingga tidak dapat disangkal bahwa komunikasi yang
efektif di tempat kerja sangat penting, mengingatkan bahwa dalam sebuah
perusahaan terdapat banyak orang dengan berbagai latar belakang sosial dan
pendidikan serta karakter berbeda yang berkerja dengan tujuan yang sama. Secara
umum manfaat manfaat komunikasi di tempat kerja bagi karyawan antara lain :
1. Dapat memperolah keterangan atau informasi yang di perlukan dalam
melaksanakan pekerjaan.
2. Dapat mewujudkan kerjasama antara personil di tempat kerja dalam rangka
pelaksanaan/ pekerjaan
3. Dapat memudahkan dalam pengambilan keputusan
4. Dapat memudahkan dalam penyampaian kebijakan, peraturan, ataupun
ketentuan yang berlaku di tempat kerja
5. Dapat meningkatkan nilai-nilai kebersamaan dan kekeluargaan di tempat kerja
6. Menciptakan kepuasan kerja antara sesama anggota perusahaan tersebut
7. Menyelesaikan konflik dan masalah yang terjadi
8. Meningkatkan produktivitas perusahaan
KONTEKS KOMUNIKASI
1. Komunitas intrapersonal
Merupakan komunikasi dengan diri sendiri, baik kira sadari atau tidak contohnya
berpikir. Komunikasi ini merupakan landasan komunikasi interpersonal (antar
pribadi) dan komunikasi dalam konteks-konteks lainnya. Komunikasi interpersonal
13
ini dalam komunikasi dua ataupun tiga orang dan seterusnya karena sebelum
berkomunikasi dengan orang lain
2. Komunikasi interpersonel
Merupakan komunikasi antar orang-orang secara tatap muka yang memungkinkan
setiap pesertanya menangkap reaksi orang lain secara langsung baik secara verbal
maupun non verbal. Bentuk khusus dan komunikasi interpersonal ini adalah
komunikasi diadik yang hanya melibatkan dua orang
3. Komunikasi kelompok
Dimana kelompok adalah sekumpulan orang yang mempunyai tujuan yang sama yang
berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama, mengenal satu sama
lainnya dan memandang mereka sebagai bagian dan kelompok tersebut
4. Komunikasi publik
Merupakan komunikasi antara seseorang pembicara dengan sejumlah besar orang
yang tidak bisa dikenali satu persatu komunikasi demikian sering juga disebut pidato
ceramah atau kuliah
5. Komunikasi organisasi
Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu organisasi bersifat formal dan juga
informal dan berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih besar dan komunikasi
kelompok. Komunikasi organisasi seringkali melibatkan juga kelompok diadik
6. Komunikasi massa
Komunikasi yang menggunakan media massa, baik cetak ( majalah, surat kabar )
ataupun elektronik (radio, televisi) yang dikelola oleh suatu lembaga atau orang yang
di lembagakan yang diajukan kepada sejumlah orang yang tersebar di banyak
tempat,anonim, dan keterangan
2.6 Definisi administrasi proyek beserta penjelasan pihak yang terkait dalam
penyusunan administrasi proyek tersebut
Tanpa program dan pencatatan yang baik, suatu kegiatan akan kacau dan tidak
sesuai tepat waktu serta tidak akan terjalin koordinasi baik antar bidangnya. Disinilah,
dibutuhkan administrasi bila kegiatan tersebut merupakan kegiatan dibidang
pembangunan sebuah proyek, yang dibutuhkan adalah administrasi proyek.
Administrasi proyek sangat dibutuhkan agar mempermudah segala hal
berhubungan dengan suksesnya proyek yang sedang dilakukan. Misalnya ada rencana
14
pembangunan pabrik disebuah daerah maka pengkoordinasian berbagai pihak terkait
sudah harus dilakukan sejak awal perencanaannya mulai administrasi proyek
bangunan sipil, bangunan mechanical, hingga pemasangan mesin.
A. Administrasi proyek bangunan sipil meliputi hal-hal berikut ini
1. Persiapan gudang sementara
Gudang merupakan perangkat yang sangan penting disebuah lokasi
pembangunan, tanpa gudang yang difungsikan sebagai tempat penyimpanan
material, akan sulitlah proses pembangunan tersebut.
2. Kantor dan mess sementara
Terkadang lokasi pembangunan jauh dari pusat kota tempat kantor pusat
perusahaan berada. Pembangunan kantor sementara bertujuan untuk
mempermudah koordinasi antara pimpinan proyek dengan pimpinan yang ada
di kantor pusat.
Selain itu kantor sementara akan mempermudah fungsi pengawasan dan
penyelidikan semua aktifitas yang ada dilokasi pembangunan. Sementara
pembangunan mess sementara diperuntukan bagi para pekerja. Hal ini akan
memperlancar penyelesaian proyek karena para pekerja sudah berada di lokasi
pembangunan.
3. Mobilisasi material dan distributor kelokasi pembangunan
Tanpa koordinasi yang baik mobilisasi material bangunan dari distributor
kelokasi pembangunan dapat tersendat. Bila hal ini terjadi, terganggulah
penyelesaian proyek pembangunan tersebut
Setelah proses pembangunan bangunan sipil selesai, tahap selanjutnay adalah
pengerjaan bangunan mechanikal administrasi bangunan mechanical meliputi
pemasangan berbagai alat kelistrikan, boiler, genset, turbin, atap, internet, dan
instalasi pemesanan.
B. Pihak-pihak yang terlibat pada administrasi proyek
1. Arsitek/ ahli dari konsultan perencana
2. Kontraktor utama
3. Direksi/ wakil owner
15
4. Konsultan pengawas/ MK
5. Perwakilan CQC
6. Subkontraktor
7. Supplyer
2.7. Penjelasan tentang siklus administrasi proyek dan cara pengendaliannya
16
17
a. Tahap Konseptual
Pada tahap ini, kegiatan yang banyak dilakukan adalah pengambilan keputusan yang berkaitan dengan
mengembangkan dan memformulasikan gagasan. Deliverable akhir tahap konseptual adalah paket
atau dokumen hasil studi kelayakan. Dokumen tersebut umumnya berisi analisis berbagai aspek
kelayakan seperti pemasaran, permintaan, teknik, produksi, manajemen, dan organisasi, serta untuk
membuat simulasi atau menghitung skenario bermacam kemungkinan (what if analysis). Dokumen
tersebut juga berisi perkiraan garis besar biaya dan jadwal proyek.
b. Tahap Perencanaan dan Pengembangan PP/Definisi
Pada tahap ini dipakai sebagai prasarana untuk mendukung kegiatan-kegiatan perencanaan,
melakukan analisis pemantapan baik biaya, jadwal, maupun lingkup proyek, menyiapkan rancangan
kontrak, dokumen lelang dan membuat laporan. Bila identifikasi lingkup kerja proyek sudah
diselesaikan dan ditetapkan secara definitif, maka mulai mengadakan langkah berikutnya yaitu
menyusun paket kerja dan mengkaji sumber daya yang diperlukan. Mengenai jadwal, digunakan
perangkat lunak komputer untuk membuat bagan balok dan jaringan kerja (CPM/PERT/PDM),
analisis ketergantungan, float, dan jalur kritis. Lebih lanjut digunakan untuk menganalisis dampak
interaksi berbagai unsur, seperti antara jadwal dengan biaya, metode pertukaran biaya dengan jadwal
(cost and schedule trade off), efektifitas pemakaian sumber daya dengan metode meratakan sumber
daya (resource leveling), jadwal dengan sumber daya atau waktu terbatas. Adapun paket kerja
disusun berdasarkan SRK, kemudian dilengkapi dengan kode akuntansi biaya. Pada tahap PP/Definisi
ini juga meliputi penyusunan program pengendalian termasuk sistem laporan, kode akuntansi,
memantau/mengikuti (tracking) pengadaan material, dan peralatan, inventori, dan lain-lain. Demikian
pula bahan-bahan presentasi (grafik) untuk rapat dan laporan kepada pemimpin perusahaan/proyek.
Langkah penting dalam menyiapkan program pengendalian tahap ini adalah menentukan garis dasar
(base line), seperti anggaran per paket kerja, tonggak kemajuan (milestone), dan lain-lain.
c. Tahap Implementasi
Komponen kegiatan utama pada tahap ini berbeda dari proyek ke proyek. Umumnya terdiri dari
kegiatan design engineering terinci fasilitas yang hendak dibangun, desain engineering produk,
pengadaan material dan peralatan, manufaktur atau fabrikasi dan instalasi atau konstruksi. Deliverabe
tahap ini adalah produk atau instalasi proyek yang telah selesai secara mekanis. Dari segi contractual
ini ditandai dengan penyerahan serifikat mechanical completion dari pemilik proyek kepada
organisasi pelaksanaan dan kontraktor.
18
2.8. Penjelasan evaluasi terhadap proyek tersebut
1. Pengertian evaluasi proyek
Evaluasi proyek juga dikenal sebagai studi kelayakan proyek, merupakan pengkajian suatu
usulan proyek, apakah dapat dilaksanakan (go project) atau tidak (no go project), dengan berdasarkan
berbagai aspek kajian. Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah suatu proyek dapat dilaksanakan
dengan berhasil, sehingga dapat menghindari keterlanjuran investasi modal yang terlalu besar untuk
keegiatan yang ternyata tidak menguntungkan.
2. Tahapan-tahapan evaluasi proyek
Evaluasi proyek dapat dibagi menjadi beberapa tahap:
a. Tahap penemuan ide, yakni penelitian terhadap kebutuhan pasar dan jenis produk dari proyek.
Jika terdapat lebih dari satu ide, maka biasanya pengambilan keputusan akan dipengaruhi oleh tiga
faktor: (1)intuisi bisnis dari pengambil keputusan; (2) pengambil keputusan memahami teknis dari
proyek; (3) keyakinan bahwa proyek akan menghasilkan laba.
b. Tahapan penelitian, yakni meneliti beberapa alternatif proyek dengan berbagai metode ilmiah.
Dimulai dengan mengumpulkan data, mengolah data berdasarkan metode yang relevan, menganalisis
dan menginterpretasikan hasil pengolahan data dengan alat-alat analisis yang sesuai; menyimpulkan
hasil sampai pada pekerjaan membuat laporan hasil penelitian.
c. Tahap evaluasi. Evaluasi berarti membandingkan sesuatu berdasarkan satu atau lebih standar
atau kriteria dimana standar atau kriteria ini dapat bersifat kualitatif maupun kuantitatif. Hal yang
diperbandingkan dalam evaluasi kelayakan proyek biasanya adalah manfaat dengan seluruh biaya
yang akan timbul.
d. Tahap pengurutan usulan yang layak, apabila terdapat lebih dari satu rencana usulan proyek
yang dianggap layak, dan bila manajemen memiliki keterbatasan dalam menjalankan proyek-proyek
tersebut, maka manajemen dapat menentukan prioritas usulan yang layak berdasarkan kriteria-kriteria
pengurutan yang telah ditentukan.
e. Tahap rencana pelaksanaan. Setelah ditentukan rencana proyek mana yang akan dijalankan,
perlu dibuat rencana kerja pelaksanaan pembangunan (konstruksi) proyek; mulai dari penentuan jenis
pekerjaan; waktu yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan; jumlah dan kualifkasi tenaga pelaksana;
ketersediaan dana dan sumber daya lainnya; kesiapan manajemen; dll.
f. Tahap pelaksanaan, yakni tahap merealisasikan konstruksi proyek tersebut. Jika proyek
selesai dikonstruksi, maka proyek dioperasionalisasikan. Dalam operasionalisasi ini, diperlukan juga
19
kajian-kajian untuk mengevaluasi operasionalisasi proyek. Hasil evaluasi ini dapat dijadikan sebagai
feedback bagi perusahaan untuk terus mengkaji ulang proyek secara terus-menerus.
20
BAB III
SOLUSI PERMASALAHAN
Daridefinisimasalah yang ada, dapatdisimpulkanbeberapasolusipermasalahan.
Diantaranya:
A. Dalam solusi permasalahan mengenai tipe kepemimpinan yang baik dalam sebuah
organisasi adalah tipe demokratis. Pertimbangannya adalah sebagai berikut;
a. Dalam proses penggerakan bawahan selalu bertitik tolak pada manusia sebagai
makhluk termulia di dunia.
b. Berpartisipasi aktif dalam kegiatan organisasi.
c. Selalu berusaha mensinkronisasi antara kepentingan tujuan organisasi dan
kepentingan tujuan pribadi bawahannya.
d. Senang menerima saran dan pendapat, bahkan kritik dari bawahannya.
e. Selalu berusaha mengutamakan kerja sama dan teman kerja dalam usaha mencapai
tujuan.
f. Selalu berusaha agar bawahannya selalu berhasil.
g. Berusaha mengembangkan kapasitas dirinya sebagai pemimpin.
h. Dalam pengambilan keputusan mengutamakan musyawarah untuk mufakat
B. Poin dalam pembahasan solusi permasalahan ini adalah cara memotivasi karyawan. Pada
bab 2 sudah dijelaskan bahwa cara memotivasi karyawan yang baik adalah
a. Menilai Sikap
Kita perlu mengenali sikap kita sendiri terhadap orang lain, serta bagaimana kita
melakukan tugas dan membagi tugas. Sikap kita terhadap orang lain memiliki pengaruh
terhadap motivasi orang lain dalam bekerja.
b. Kepemimpinan yang Baik
Dengan kepemimpinan yang baik diharapkan dapat menciptakan iklim lingkungan
yang positif
- Jangan hanya merasa, tapi pastikan kita “terlihat”.
- Jangan terlalu banyak berasumsi tapi gunakan sebanyak mungkin fakta.
21
- Bila hasil kurang memuaskan, nilai motivasi kita terlebih dulu setelah itu baru
anggota lainnya.
- Hargailah setiap usaha atau tindakan anggota.
c. Meningkatkan Komunikasi
- Pertegas pesan dengan berbagai komunikasi.
- Sampaikan berita intern secepatnya.
- Ajak anggota berperan dalam mengambil keputusan.
- Kurangi ketidakpastian dan beri sebanyak mungkin informasi kepada anggota.
- Sediakan waktu untuk berbicara tidak sekedar menyapa.
- Minta tanggapan anggota mengenai keputusan yang menyangkut kepentingan
bersama.
d. Meningkatkan Budaya tidak menyalahkan
- Jangan spekulasi, gabungkan risiko dengan rencana yang matang.
- Beri pujian dan penghargaan yang baik, walaupun ada target atau rencana yang
meleset.
- Bahas kesalahan atau kegagalan secara tegas tapi pantas, dan jangan salahkan
orang.
e. Membangun Kerjasama
- Unsur dasar motivasional adalah kerjasama.
- Selalu pastikan keinginan atau harapan kita dimengerti oleh anggota lainnya.
- Berikan dukungan terhadap tugas dan tanggung jawab anggota lainnya.
- Bila ada masalah, jangan menegur, tapi cari kemungkinan penyelesaiannya.
- Perlu alasan dan penjelasan yang pantas untuk menolak ide atau permintaan.
f. Mendorong Inisiatif
Motivasi yang tinggi ditandai dengan banyaknya inisiatif.
- Beri kesempatan pada semua anggota untuk menggunakan inisiatif sendiri bila
memungkinkan.
- Tanggapi semua ide dan saran dengan segera dan tangani penolakan dengan taktis.
- Berikan target yang realistis kepada anggota.
22
- Jangan cepat menerima “tidak” sebagai jawaban.
- Kaji ulang sistem kerja dan ajak anggota untuk memberikan suaranya
C. Struktur organisasi yang tepat dalam pembuatan proyek yang ideal adalahterdiri dari:
• Arsitek/ahlidarikonsultanperencana
• KontraktorUtama
• Direksi (wakil owner)
• KonsultanPengawas/MK
• Perwakilan CQC (Contractor Quality Control)
• Sub kontraktor
• Suplayer
StrukturOrganisasiProyek
D. Pada akhirnya setiap proyek memerlukan siklus administrasi untuk menunjang
23
D. Pada akhirnya setiap proyek memerlukan siklus administrasi untuk menunjang
terselenggaranya proyek tersebut sesuai dengan prosedur yang benar. Adapun
siklus administrasi proyek yang baik adalah sebagai berikut:
24
DAFTAR PUSTAKA
Analisis Interaksi Motivasi, Puji Lestari, FPsi UI, 2009
Fungsi Kepemimpinan (Actuating), Diana Andriani, MM., MT.
http://herwanparwiyanto.staff.uns.ac.id (Diakses pada Sabtu, 20 September 2014)
Hubungan Antara Kepemimpinan Formal dalam Organisasi, Ria Agustina, FE UI, 2009
Kepemimpinan, Drs. H. Husain Jusuf, M. Pd
Power Point “Motivasi dalam Organisasi”, Agung Budibroto, Politeknik Negeri Jakarta
25