Makalah IMS
Transcript of Makalah IMS
i
Rezha Muhabid Shofian (MTR0212/S1/NG/0297)Ardhyan Fajar Kristantya (YGY0312/DS/S1/NG/0064)
Installment Management System
Olimpiade Sains dan Teknologi
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan Alhamdulillah dan memanjatkan puja dan puji syukur
kami kepada Allah SWT. Karena telah memberikan kemudahan dan kelancaran
kepada kami dalam membuat dan menyelesaikan sebuah karya inovasi yang bisa
dimanfaatkan oleh perusahaan tempat kami bekerja yaitu PT PLN (persero).
Ucapan terima kasih juga tidak lupa kami sampaikan kepada bapak Giovany,
bapak Syahrianto, dan rekan-rekan pegawai PT PLN di Rayon Muntok yang telah
membantu kami dan memberikan kemudahan kepada kami dalam menyelesaikan
karya inovasi yang telah diwajibkan kepada kami untuk dapat mengikuti evaluasi
siswa OJT angkatan 31 di PT PLN (persero). Kami berharap semoga karya
inovasi yang telah kami ciptakan ini bisa bermanfaat banyak kepada perusahaan
dan bisa membantu menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang ada di
perusahaan.
Jika ada masukan dan saran untuk dapat memperbaiki karya inovasi ini
menjadi lebih baik, kami akan menerima dengan senang hati.
Pangkalpinang, 10 November 2012
Penyusun
ii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL................................................................................................i
KATA PENGANTAR ...........................................................................................ii
DAFTAR ISI... .....................................................................................................iii
DAFTAR GAMBAR... .........................................................................................iv
DAFTAR TABEL ..................................................................................................v
I. PENDAHULUAN...........................................................................................1
II. ISU STRATEGIS............................................................................................3
III. PERUMUSAN OFI.........................................................................................6
IV. USULAN AFI..................................................................................................9
V. PENUTUP......................................................................................................14
LAMPIRAN...........................................................................................................15
iii
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Kebutuhan terhadap energi listrik saat ini telah menjadi suatu kebutuhan
pokok yang tidak terbantahkan. Dengan adanya listrik, perekonomian di enegeri
ini akan berjalan lebih baik dan akan meningkatkan kualitas kehidupan
masyarakat. Hal ini sesuai dengan salah satu misi PT. PLN (Persero) yaitu
“Menjadikan temaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas
kehidupan masyarakat” dan slogan “Listrik untuk kehidupan yang lebih baik”. PT.
PLN (Persero), sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di
dalam bidang pengelolaan listrik, terus berusaha untuk meningkatkan elektrifikasi
di seluruh Indonesia agar semua lapisan masyarakat dapat menikmati listrik. PT.
PLN (Persero) juga terus-menerus berusaha meningkatkan profesionalisme dan
menjadikan kepuasan pelayanan terhadap pelanggan sebagai acuan.
Perkembangan teknologi di Indonesia saat ini mengalami banyak kemajuan,
hal ini dapat terlihat dari penggunaan teknologi-teknologi terbaru di setiap
perusahaan dalam rangka peningkatan kinerja yang lebih baik sehingga
perusahaan tersebut dapat bersaing di era globalisasi saat ini. Penggunaan
teknologi-teknologi terbaru menjadi tren di kalangan perusahaan dalam rangka
meningkatkan gengsi perusahaan. Sesuai dengan visi perusahaan yaitu “Diakui
sebagai Perusahaan kelas Dunia yang Bertumbuh kembang, Unggul dan
Terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani”, salah satu kriteria yang harus
dipenuhi adalah pemanfaatan teknologi. PT. PLN(Persero) saat ini terus
mengembangkan dan memanfaatkan teknologi-teknologi terbaru untuk
meningkatkan mutu dan kinerja perusahaan. Dalam program transformasi PT.
PLN (Persero), dikemukakan bahwa pada tahun 2012 ini merupakan tahun untuk
melakukan optimalisasi TI (Teknologi Informasi) sebagai pondasi dari program
World Class Service yang dicanangkan pada tahun 2014 nanti. Untuk mencapai
itu semua, PT. PLN(Persero) juga bersiap untuk menghadapi tantangan dengan
1
mempersiapkan insan-insan terbaik yang dilatih dan dibina menggunakan konsep
Human Capital Management System.
Seiring dengan perkembangan teknologi, kualitas pelayanan juga menjadi hal
penting yang perlu dilakukan. Untuk menciptakan pelayanan yang memuaskan
dan memberikan kemudahan pelanggan telah banyak inovasi-inovasi dan
terobosan baru diciptakan oleh karyawan-karyawan PLN, contohnya website PLN
agar dapat memudahkan pelanggan yang berada dimanapun bisa melakukan
proses pendaftaran tenaga listrik dan call centre 123 untuk melayani pelanggan
yang menggunakan saluran telepon.
2. Tujuan Pembuatan Makalah
a) Karya Inovasi sebagai solusi dari permasalahan yang dihadapi perusahaan
dimana siswa OJT ditempatkan.
b) Peningkatan kinerja perusahaan dimana siswa OJT ditempatkan.
2
BAB II
ISU STRATEGIS
1. Analisis Permasalahan
Setelah kami tiba di daerah penempatan On the Job Training (OJT) di
Muntok, kami mencoba untuk melakukan identifikasi terhadap beberapa
permasalahan yang terdapat di PLN Rayon Muntok. Dari pengamatan yang kami
lakukan di Rayon Muntok, kami menyimpulkan bahwa permasalahan-
permasalahan yang ada bukan hanya berasal pihak eksternal tetapi juga dari pihak
internal. Beberapa masalah timbul karena tidak dipatuhinya SOP dan beberapa
lagi timbul karena tidak adanya sistem aplikasi yang memudahkan proses bisnis.
Bebarapa masalah yang kami dapatkan selama OJT di Rayon Muntok antara lain:
1. Kurang tersedianya sumber daya manusia untuk menangani beberapa
pekerjaan yang ada.
2. Arsip pelanggan yang tercecer dan tidak tersusun rapi sehingga sulit dalam
pencarian data pelanggan.
3. Pelayanan yang lama oleh petugas PLN misalnya untuk pemasangan baru.
4. Terbatasnya KWH Meter Listrik Prabayar sehingga banyak daftar antri
bagi pelanggan baru yang akan mamasang listrik.
5. Kurangnya kontrol terhadap pemasangan listrik baru dan migrasi.
6. Banyak pelanggan yang tidak memiliki alamat yang jelas.
7. Data survey gardu pelanggan tidak tepat, sehingga menghambat pencarian
alamat pelanggan.
8. Kesulitan pemasangan baru dan migrasi listrik bagi masyarakat di daerah
yang terpencil.
Dari beberapa permasalah di atas kami menyoroti tentang pelayanan pasang
baru maupun migrasi yang lama. Pelayanan terhadap calon pelanggan yang ingin
pasang baru dan pelanggan yang melakukan migrasi dari listrik pascabayar
menjadi prabayar masih kurang dalam hal waktu pelayanan. Rentang waktu dari
permohonan pasang baru hingga pemasangan kWh lama, sehingga pelanggan
sering mengeluh terhadapa lamanya pelayanan untuk pasang baru maupun
3
migrasi. Apabila permasalahan tersebut tidak segera diatasi akan menimbulkan
citra buruk terhadap PLN. Meskipun sudah ada standar mengenai standar Tingkat
Mutu Pelayanan (TMP), seringkali proses pelayanan melebihi standar TMP yang
telah ditetapkan.
Untuk lebih memudahkan dan mempercepat respon yang akan diberikan
kepada calon pelanggan yang ingin melakukan proses pemasangan baru, maka
kami membuat sebuah inovasi yang dapat memantau proses pemasangan baru
kepada calon pelanggan. Sehingga sejak calon pelanggan mendaftar untuk
mendapatkan aliran listrik dari PLN sampai calon dinyatakan layak pasang dan
pada akhirnya listrik dialirkan ke rumah pelanggan dapat dipantau melalui inovasi
ini, oleh karena itu kami menyebut inovasi ini dengan nama Installment
Management System atau Aplikasi Pemantauan Pasang Baru. Melalui aplikasi ini
juga kita dapat memantau kinerja dari karyawan yang ada di kantor ataupun di
lapangan.
Grafik Pertumbuhan Pelanggan PLN Rayon Muntok
2. Batasan Masalah
Dalam makalah ini, permasalahan hanya dibatasi pada pemantauan proses
pasang baru calon pelanggan PLN Rayon Muntok. Karena pada implementasinya
4
nanti manajer rayon dapat memantau kinerja karyawan dalam pelayanan
pelanggan khususnya dalam hal proses permohonan pasang baru.
5
BAB III
PERUMUSAN OFI (OPORTUNITY FOR IMPROVEMENT)
DAN PEMBAHASAN
Permasalahan-permasalahan yang kami temukan selama OJT di PLN
Rayon Muntok sangatlah bermacam-macam. Untuk itu, kami mencoba untuk
menyoroti masalah mengenai pemantauan pemasangan baru calon pelanggan di
PLN Rayon Muntok. Permasalahannya sangat sederhana, namun apabila
dibiarkan akan menimbulkan dampak yang besar terhadap kinerja dan pencitraan
bagi PLN Rayon Muntok. Masalahnya adalah ketika calon pelanggan telah
mendaftar untuk menjadi pelanggan, respon time yang diberikan oleh karyawan
PT PLN Rayon Muntok masih lambat, kurang terkoordinasi, sehingga calon
pelanggan hanya menunggu dan menunggu tanpa ada kepastian apakah mereka
bisa menjadi pelanggan atau tidak. Dari hal diatas dapat kami simpulkan bahwa
permasalahan pemantauan pemasangan tenaga listrik untuk pelanggan baru yang
kami temukan selama OJT di PLN Rayon Muntok adalah :
1. Pelayanan pasang baru yang tidak dapat diawasi dengan baik.
2. Respon time yang lama diberikan kepada pelanggan
3. Berkas calon pelanggan baru yang terkadang hilang atau terselip.
4. Banyaknya pelanggan yang complain karena belum terlayani dengan
baik.
Kami melihat bahwa permasalahan mengenai proses pemasangan baru dan
respon yang diberikan kepada calon pelanggan sangat tidak diperhatikan oleh
PLN Rayon Muntok. Walaupun sangat sederhana, tetapi permasalahan ini bisa
menciptakan citra yang buruk kepada perusahaan apabila tidak diberikan
perhatian dan penanganan yang serius, karena calon pelanggan akan terus
bertanya-tanya sampai kapan mereka harus menunggu jawaban dari pihak PLN.
Kami menyimpulkan bahwa hal seperti ini perlu mendapatkan perhatian khusus,
untuk itulah kelompok kami mencoba untuk membuat sebuah aplikasi yang
berfungsi agar manager rayon bisa mengetahui kinerja proses pasang baru calon
pelanggan mulai dari permohonan hingga pemasangan di rumah pelanggan.
6
Sehingga pemantauan bisa dilakukan dengan mudah. Nama aplikasi kami ini
adalah Installment Management System (IMS).
Aplikasi ini diharapkan dapat diterapkan diseluruh kantor PLN Wilayah
Babel untuk jangka panjang, agar kedepannya dapat membantu kinerja
perusahaan dalam mengatasi permasalahan mengenai pemantauan terhadap
pelayanan proses pasang baru.
Analisa SWOT
Dari permasalahan yang ada dapat dirumuskan SWOT guna mengatasi
permasalahan proses pelayanan pasang baru yaitu sebagai berikut:
Strenght ( Kekuatan )
1. Dukungan Manajemen PT. PLN(Persero) Area Bangka Rayon Muntok
terhadap perbaikan sistem dan pelayanan proses pasang baru.
2. Dukungan sistem IT yang sudah digunakan di Kantor PLN Rayon Muntok.
Weaknesses ( Kelemahan )
1. Pelayanan proses pasang baru yang kurang baik.
2. Respon time yang lama diberikan kepada pelanggan.
3. Banyaknya pelanggan yang complain karena belum terlayani dengan baik.
Opportunities ( Peluang )
1. Penurunan jumlah calon pelanggan yang komplain karena belum terlayani.
2. Jumlah calon pelanggan baru yang terus bertambah.
3. Perkembangan teknologi yang semakin memberi kemudahan kepada petugas
lapangan dan administrasi dalam memberi laporan.
Threats ( Ancaman )
1. Calon pelanggan masih berpikir bahwa proses pasang baru itu membutuhkan
waktu lama.
2. Adanya keterlibatan oknum calo dalam proses pasang baru.
3. Masih tingginya kepercayaan masyarakat terhadap calo daripada langsung
datang ke kantor PLN dalam hal permohonan pasang baru.
7
Dari analisis SWOT di atas, strategi yang dapat direncanakan adalah:
Strategi SO:
Dukungan Manajemen PT. PLN(Persero) Area Bangka Rayon Muntok
terhadap perbaikan sistem dan pelayanan proses pasang baru serta kemajuan
sistem IT maka penurunan jumlah calon pelanggan yang komplain karena
belum terlayani akan tercapai serta memudahkan petugas dalam memantau
proses pasang baru.
Strategi ST:
Dukungan Manajemen terhadap perbaikan sistem dan pelayanan proses
pasang baru serta kemajuan sistem IT keterlibatan oknum calo akan
dihilangkan.
Strategi WO:
Pengembangan aplikasi akan memberikan manfaat terhadap proses pelayanan
pasang baru dan akan mempersingkat respon time pelayanan.
Strategi WT:
Pengembangan aplikasi akan memberikan informasi yang jelas kepada
pelanggan mengenai proses pasang baru dan menghilangkan keterlibatan
oknum calo.
8
BAB IV
USULAN AFI
(ACTION FOR IMPROVEMENT)
4.1 Tahap Analisis dan Perancangan Sistem
Setelah ditentukan Opportunity for Improvement (OFI) maka dapat dibuat
usulan dan langkah kerja Improvement (AFI untuk Action for). Pada tahap ini
dilakukan penentuan konsep yang meliputi fitur, menu dan desain tampilan yang
akan diimplementasikan ke dalam aplikasi. Fitur yang akan dimasukkan ke dalam
aplikasi adalah:
1. Administrasi Pelanggan
Dalam administrasi pelanggan terdapat fasilitas input permohonan, daftar
permohonan, daftar pelanggan yang diregistrasi, daftar pelanggan yang
sudah dikonfirmasi, daftar pelanggan sudah bayar, dan daftar pelanggan
sudah dimutasi.
2. Pelayanan Teknik
Pada pelayanan teknik terdapat daftar pelanggan yang akan disurvey dan
sudah disurvey, serta daftar pelanggan yang sudah dipasang.
3. Administrasi users
Pada administrasi users terdapat fasilitas untuk membuat user baru yang
akan digunakan untuk masuk ke dalam aplikasi dan admin user bisa
menghapus daftar permohonan yang salah input ke dalam aplikasi.
Menu yang akan diimplementasikan ke dalam aplikasi adalah:
1. Transaksi
Pada halaman transaksi ini terdapat menu input permohonan yang
fungsinya untuk menambahkan permohonan baru, daftar permohonan sedang
disurvey, sudah disurvey, sudah diregistrasi, sudah dikonfirmasi, sudah
dibayar, sudah dimutasi, dan sudah dipasang.
9
2. Semua Transaksi
Halaman Semua Transaksi digunakan untuk melihat semua transaksi
beserta statusnya yang telah diinput ke dalam aplikasi IMS. Pada halaman
ini juga terdapat menu untuk melihat transaksi berdasarkan bulan
permohonan diajukan dan juga menu untuk mencetak daftar transaksi.
3. Cari Transaksi
Halaman ini memuat daftar pelanggan yang telah diinput untuk
permohonan pasang barunya dan sampai mana sejauh ini status dari calon
pelanggan tersebut.
4. Daftar Tunggu
Halaman ini memuat daftar calon pelanggan yang tidak layak untuk
dipasang sementara waktu ini dan masuk dalam daftar tunggu permohonan
calon pelanggan.
5. Users
Halaman ini memuat daftar user yang menggunakan aplikasi ini dan halaman
untuk membuat user baru sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing.
Desain tampilan dibuat sesederhana mungkin agar mudah dimengerti oleh
pengguna.
Gambar 4.1
10
4.2 Tahap Implementasi
Agar penggunaan aplikasi dapat berjalan dengan baik, maka dibuat Standard
Operasional Procedure (SOP) sebagai berikut:
1. Pada saat pertama kali Installment Management System diinstall, pengguna
harus melakukan setting sebagai berikut:
1. Melakukan installasi web server kemudian menjalankannya.
2. Mengkopi seluruh source code aplikasi dan database ke dalam web server.
3. Setting nama database dalam file konfigurasi database.
4. Menjalankan aplikasi lewat browser dengan alamat
http://localhost/ail/admin.
2. Pada saat memasukkan data pelanggan ke dalam aplikasi
1. Menginput identitas pelanggan dengan lengkap ke dalam permohonan.
2. Jika user ingin melihat jumlah permohonan dapat langsung ke menu daftar
permohonan.
3. Pelanggan yang telah disurvey bisa dilihat di menu daftar telah di survey.
4. Apabila pengguna ingin melihat daftar pelanggan yang telah di registrasi
dan telah membayar dapat langsung melihat di daftar sudah bayar.
5. Apabila pengguna ingin melihat daftar permohonan yang sudah terpasang
dapat melihat langsung di daftar sudah pasang.
6. Pelanggan yang masuk di daftar tunggu karena belum layak untuk
terpasang listrik bisa dilihat di daftar tunggu.
7. Jika pengguna ingin mencetak daftar dari masing-masing sub menu bisa
dicetak melalui symbol print yang ada di setiap menu.
4.3 Tahap Pemrograman atau Coding
Pada tahap ini dilakukan pembuatan sistem secara keseluruhan menggunakan
bahasa pemrograman PHP. Untuk melakukan tahap coding, digunakan software
dan hardware dengan spesifikasi:
11
Software:
1. Macromedia Dreamweaver 8
2. Adobe Photoshop CS3
Hardware:
1. Laptop Thosiba Core i3, Ram 2Ghz
4.4 Program Jangka Pendek dan Jangka Panjang
Program Jangka Pendek
1. Digunakan untuk memonitor kegiatan pasang baru
Dengan mulai digunakannya aplikasi ini dalam kegiatan operasional
pemasangan baru maka akan memudahkan manager atau pihak yang
berkepentingan untuk memonitor kegiatan pasang baru yang ada di rayon
Muntok.
Target :
Program pemasangan baru bisa dilakukan dengan waktu yang telah
ditentukan dan termonitor dengan baik.
2. Merubah system pelayanan pasang baru
Dengan menerapkan aplikasi ini maka system pelayanan yang akan
dilakukan oleh setiap orang yang bertanggung jawab dalam proses pasang
baru akan selalu di update dalam aplikasi ini.
Target :
System pelayanan pasang baru menjadi jelas alurnya.
Program Jangka Panjang.
1. Memonitor kinerja pegawai yang bertanggung jawab dalam proses
pemasangan baru di rayon Muntok, sehingga bisa diketahui kendala apa
saja yang dihadapi dalam proses yang dijalankan baik di lapangan maupun
di kantor rayon Muntok.
12
Target :
Kendala-kendala dalam proses pasang baru pelanggan dapat diketahui dan
kinerja pegawai bisa dikontrol..
2. Membuat SOP yang mengatur pengoperasian aplikasi IMS.
Membuat SOP (Standart Operation Procedure) yang mengatur mengenai
input data seluruh pelanggan kedalam aplikasi IMS yang kemudian
diajukan kepada Manager Rayon.
Target :
Penerapan aplikasi IMS secara terpadu dan adanya control system yang
mengatur mengenai proses input data pelanggan sehingga dapat diterapkan
secara konsisten oleh pegawai PLN yang diberikan tanggung jawab
tersebut.
4.5 Benefit
Installment Management System ini bermanfaat untuk memudahkan user
dalam memonitor kegiatan pasang baru yang diajukan pelanggan kepada PLN dari
saat pengajuan sampai kwh meter terpasang di rumah pelanggan. Aplikasi ini juga
dapat digunakan untuk menilai kinerja pegawai rayon dalam hal pelayanan
pelanggan.
13
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan tentang Installment Management System pada
makalah ini, aplikasi ini dapat membantu PLN dalam hal:
1. Memonitor kegiatan pasang baru yang diajukan calon pelanggan
2. Memonitor kinerja pegawai di rayon oleh manager rayon
5.2 Saran
Saran yang dapat kami berikan untuk aplikasi ini adalah :
1. Fitur keamanan lebih ditingkatkan sehingga mengurangi risiko cracking
oleh pihak luar.
2. Integrasi aplikasi dengan aplikasi lain yang sudah diterapkan di PLN
misalnya AP2T.
3. Penerapan Installment Management System secara konsisten pada Rayon
Muntok,
4. Selalu memonitor admin yang dipercayakan untuk menjalankan aplikasi
ini agar terhindar dari hal-hal yang tidak bertanggung jawab.
5. Aplikasi ini bisa dikembangkan untuk bisa dimonitor secara online dan
langsung dari kantor wilayah ataupun kantor pusat.
14
LAMPIRAN
Flowchart IMANES
15
Halaman awal
Input permohonan
16
Input data survey
Input registrasi AP2T
17
Konfirmasi ke pelanggan
18
Siap mutasi
Sudah dipasang
19