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INDICE

1 Introducción .......................................................................................................... 3

2 Novedades del nuevo visor ................................................................................. 3

3 Protección de Datos ............................................................................................. 3

4 Tipos de Documentos .......................................................................................... 4

5 Acceso a documentos desde AIRE .................................................................... 8

5.1 Pólizas ......................................................................................................................... 8

5.2 Siniestros ................................................................................................................... 10

5.3 Administración de cartera .......................................................................................... 11

6 Consulta de documentos - Visor ...................................................................... 13

6.1 Árbol de documentos ................................................................................................. 13

6.2 Propiedades del documento ...................................................................................... 14

6.3 Zona de visualización ................................................................................................ 15

7 Inserción de documentos desde el Visor ........................................................ 16

8 Nuevas funcionalidades del Visor .................................................................... 18

8.1 Posibilidad de insertar varios documentos de forma simultánea. .............................. 18

8.2 Posibilidad de insertar documentos arrastrando........................................................ 19

8.3 Posibilidad de expandir y reducir el árbol de documentos ......................................... 19

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1 Introducción

En el presente manual se explica el uso del nuevo visor de la Gestión Documental en los Sistemas de Información de Reale Seguros, su integración con AIRE, así como las nuevas funcionalidades del nuevo visor de documentos con respecto al visor del gestor documental implantado en 2008.

Entendemos por Gestión Documental al tratamiento informatizado de documentos de cualquier tipo, ya sean imágenes escaneadas de documentos en papel, como archivos incluidos en el sistema en su formato original (pdf, e-mails, Word, Excel, fotografías, vídeos, etc).

En esta primera fase, todos los documentos podrán visualizarse e insertarse a través de los propios Sistemas de Información (AIRE, Airper, Realemed, etc), por todos los usuarios con acceso a los mismos (empleados, mediadores, peritos y médicos).

En posteriores fases se implementarán métodos alternativos para la inserción de documentos desde el correo electrónico, así como la digitalización masiva de papel.

2 Novedades del nuevo visor

El nuevo visor documental incorpora nuevas funcionalidades, de las cuales las más significativas son las siguientes:

Indexar varios documentos de forma simultánea.

Indexar documentación arrastrando archivos desde el explorador.

Posibilidad de expandir y reducir el árbol de documentos.

La explicación de estas nuevas funcionalidades se detalla en el punto 8 Nuevas funcionalidades del visor de este documento.

3 Protección de Datos

En cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, que aprueba el Reglamento de desarrollo de la ley anterior, le recordamos los siguientes aspectos:

Los documentos incluidos en el sistema de Gestión Documental están sometidos a la misma regulación de seguridad que los datos que figuran en los Sistemas de Información (AIRE, Airper, etc), y por lo tanto deberán observarse las mismas precauciones y restricciones que para dichos datos.

Todos los accesos a documentos incluidos en este sistema de Gestión Documental quedarán registrados con la fecha, hora, documento y usuario que ha consultado o insertado el documento. Esta información podrá ser auditada por la propia entidad u organismo externo autorizado.

Los documentos que requieran extraerse del sistema de Gestión Documental mediante impresión, copia temporal a disco o envío por correo electrónico, deberán ser borrados o destruidos una vez que hayan dejado de ser necesarios para los fines que motivaron su extracción del sistema.

Algunos tipos de documentos no podrán ser consultados dependiendo del perfil de acceso del usuario.

Los documentos incluidos en el sistema de Gestión Documental sólo podrán ser borrados o reindexados por usuarios debidamente autorizados. Incluso en estos casos, el sistema guardará el registro de la ubicación original del documento, así como una copia de seguridad de dicho documento.

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4 Tipos de Documentos

Los documentos que pueden asociarse en AIRE, se subdividen en las siguientes clases documentales:

Pólizas.

o Documentos asociados a pólizas y suplementos, relacionados con la emisión, anulación, etc. Los documentos pueden adjuntarse a la póliza completa, o a alguno de sus suplementos.

Siniestros

o Documentos asociados a siniestros y expedientes, relacionados con la tramitación de dicho siniestro. Los documentos pueden asociarse al siniestro completo, o a alguno de sus expedientes.

Recibo

o Documentos asociados al mediador, relacionados con la gestión de recibos, anulaciones, comisiones, etc

Asiento

o Documentos de soporte asociados a asientos contables.

Ficha mediador

o Documentos asociados a mediadores (contratos, etc).

Persona

o Documentos asociados a una persona dada de alta en AIRE (proveedor, empleado, perito, etc).

Proyecto

o Documentos asociados a proyectos, relacionados con la emisión, anulación, etc.

SAC

o Documentos asociados a reclamaciones

Tarificación

o Documentos asociados a tarificaciones.

Recibos

o Documentos de recibos

Protocolo

Submediador

o Documentos asociados a submediadores

En el siguiente cuadro se muestran los tipos documentales para cada una de las clases, así como el tipo de acceso permitido:

Clase documental Tipo documento Tipo acceso mediador

Póliza Proyectos/Propuestas/Solicitudes/Suplementos Consultar

Póliza Informe Verificación Riesgo Consultar

Póliza Permiso de Circulación Total

Póliza Ficha Técnica del Vehículo Total

Póliza Carné de conducir Total

Póliza ITV Total

Póliza Tarjeta Transportes Total

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Póliza DNI Total

Póliza Justificante de Bonificación Total

Póliza Acreditación Objetos Valor/Joyas Total

Póliza Acreditación Reformas Edificio/Viviendas Total

Póliza Anulación/Baja/Suspension garantías Consultar

Póliza Carta certificada/Burofax/Acuse recibo Consultar

Póliza Devuelto Comunicación Asegurado/Mediador Consultar

Póliza Contestación carta Regularización Total

Póliza Reclamaciones asegurado Consultar

Póliza Justificante agrícola Total

Póliza TC2 Total

Póliza Declaración Patrimonial Total

Póliza Justificante comisión Total

Póliza Oferta Competencia / Traspaso Cartera Total

Póliza Documentacion Detector Total

Póliza Traspaso de Cartera (Cambio de Mediador) Consultar

Póliza Declaración de Salud Insertar

Póliza Parte asistencia hospitalaria Insertar

Siniestro Declaración siniestro Total

Siniestro Atestado / Actuaciones Total

Siniestro Denuncia Robo Total

Siniestro Facturas Total

Siniestro Minutas Total

Siniestro Doc. Asegurado / Vehículo Total

Siniestro Doc. Compañías / Contrario Total

Siniestro Doc. Judicial Insertar

Siniestro Doc. Póliza Total

Siniestro Informe Técnico Consultar

Siniestro Doc. Organismos oficiales Insertar

Siniestro Fotografías Total

Siniestro Doc. TIREA (CICOS, SDM, CAS) Consultar

Siniestro Otros Consultar

Siniestro Inexistencia de siniestro Total

Siniestro Titularidad Vehículo Tráfico Total

Siniestro Documentación SAS Insertar

Recibo Relación de pólizas a anular Total

Recibo Solicitud de rehabilitación Total

Recibo Relación de polizas/recibos a abonar Total

Recibo Solicitud de pagos Total

Recibo Regularizaciones/Pagos de Comisiones Total

Recibo Solicitud de modificaciones Total

Recibo Otros Total

Ficha mediador Contrato de agencia Consultar

Ficha mediador Contrato de airnet Consultar

Ficha mediador Contrato de alquiler Consultar

Ficha mediador Contrato de mediación Consultar

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Ficha mediador Anexos de comisiones Consultar

Ficha mediador Autorización DGS Consultar

Ficha mediador Escrituras de sociedad Consultar

Ficha mediador Incentivos Consultar

Persona Documentación proveedores Consultar

Persona Contrato Consultar

Persona Comunicación enviada Consultar

Persona Comunicación recibida Consultar

Persona Documentación personal Consultar

Persona Otros Consultar

Proyecto Proyectos/Propuestas/Solicitudes/Suplementos Consultar

Proyecto Informe Verificación Riesgo Consultar

Proyecto Permiso de Circulación Total

Proyecto Ficha Técnica del Vehículo Total

Proyecto Carné de conducir Total

Proyecto ITV Total

Proyecto Tarjeta Transportes Total

Proyecto DNI Total

Proyecto Justificante de Bonificación Total

Proyecto Acreditación Objetos Valor/Joyas Total

Proyecto Acreditación Reformas Edificio/Viviendas Total

Proyecto Anulación/Baja/Suspension garantías Consultar

Proyecto Carta certificada/Burofax/Acuse recibo Consultar

Proyecto Devuelto Comunicación Asegurado/Mediador Consultar

Proyecto Contestación carta Regularización Total

Proyecto Reclamaciones asegurado Consultar

Proyecto Justificante agrícola Total

Proyecto TC2 Total

Proyecto Declaración Patrimonial Total

Proyecto Justificante comisión Total

Proyecto Oferta Competencia / Traspaso Cartera Total

Proyecto Documentacion Detector Total

Proyecto Traspaso de Cartera (Cambio de Mediador) Consultar

Proyecto Declaración de Salud Insertar

SAC Reclamaciones SAC Consultar

SAC Reclamaciones DA Total

SAC Reclamaciones DGS Insertar

SAC Reclamaciones Segundas Reclamaciones SAC Total

SAC Peticion de Datos Total

SAC Acuses de Recibo SAC Insertar

SAC Acuses de Recibos OMICS Consultar

SAC Alegaciones de Centros de Siniestros Consultar

SAC Alegaciones Sucursales Consultar

SAC Alegaciones del SAC a DA Consultar

SAC Alegaciones del SAC a DGS Consultar

SAC Resoluciones DGS Total

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SAC Resoluciones Segundas Reclamaciones SAC Total

SAC Carta Agradecimiento Total

SAC Otros documentos Total

SAC Correos Electronicos Total

Tarificación Proyectos/Propuestas/Solicitudes/Suplementos Consultar

Tarificación Informe Verificación Riesgo Consultar

Tarificación Permiso de Circulación Total

Tarificación Ficha Técnica del Vehículo Total

Tarificación Carné de conducir Total

Tarificación ITV Total

Tarificación Tarjeta Transportes Total

Tarificación DNI Total

Tarificación Justificante de Bonificación Total

Tarificación Acreditación Objetos Valor/Joyas Total

Tarificación Acreditación Reformas Edificio/Viviendas Total

Tarificación Anulación/Baja/Suspension garantías Consultar

Tarificación Carta certificada/Burofax/Acuse recibo Consultar

Tarificación Devuelto Comunicación Asegurado/Mediador Consultar

Tarificación Contestación carta Regularización Total

Tarificación Reclamaciones asegurado Consultar

Tarificación Justificante agrícola Total

Tarificación TC2 Total

Tarificación Declaración Patrimonial Total

Tarificación Oferta Competencia / Traspaso Cartera Total

Tarificación Documentacion Detector Total

Tarificación Traspaso de Cartera Consultar

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5 Acceso a documentos desde AIRE

Se han modificado varias pantallas de AIRE para permitir el acceso a los documentos asociados e insertar nuevos.

De forma general, el acceso a la gestión documental de cualquier elemento se realiza pulsando en los

botones ó , tanto para consultar como para insertar un nuevo documento. El color verde indica que ya existe algún documento asociado.

5.1 Pólizas

5.1.1 Consulta de pólizas

Desde la pantalla de consulta de pólizas se realiza tanto la consulta de documentos asociados, como la inserción de nuevos documentos.

5.1.2 Emisión de pólizas o suplementos

Al finalizar la emisión de una póliza o suplemento se ha incluido un acceso para incorporar documentos.

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5.1.3 Controles Técnicos

Desde la pantalla de mensajes de autorización de un Control Técnico, se puede acceder a los documentos del suplemento retenido, así como adjuntar un documento nuevo.

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5.2 Siniestros

INDEXACIÓN.- Se puede realizar desde consultas, modificación de expedientes, o después de la apertura rápida.

Cualquier documento indexado a nivel de expediente, sólo podrá verse desde ese expediente.

5.2.1 Consulta de siniestros

Desde la pantalla de consulta de siniestros se realiza tanto la consulta de documentos asociados, como la inserción de nuevos documentos.

5.2.2 Apertura y modificación de expedientes

Desde cada pantalla de modificación de expedientes, se puede acceder a los documentos de dicho expediente, así como a los del siniestro en general.

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5.2.3 Apertura rápida

Tras la apertura del siniestro por la opción “Apertura rápida”, pueden insertarse documentos desde el acceso de la pantalla siguiente.

Posteriormente, también insertarse nuevos documentos desde la pantalla de consulta general de siniestros.

5.2.4 Inserción en función del Documento

TIPO DOCUMENTAL A NIVEL DE SINIESTRO

A NIVEL DE EXPEDIENTE

Informe Médico X

Parte Asistencia Hospitalaria X

Declaración Siniestro X

Atestado / Actuaciones X

Denuncia Robo X

Facturas X

Minutas X

Doc. Asegurado/Vehiculo X

Doc. Cias / Contrario X

Doc. Judicial X

Doc. Póliza X

Informe Tecnico X

Doc. Organismos Oficiales X

Justificantes de Pago/Consignaciones X

Documentación interna X

Fotografias X

Doc. Tirea (CICOS-SDM, etc) X

Otros X

Informe Técnico Interno X

5.3 Administración de cartera

5.3.1 Ficha del Mediador

Los documentos correspondientes a “liquidaciones de recibos”, “listados de anulaciones”, etc, pueden consultarse e insertarse desde la propia ficha del mediador, en la opción “Comercial Consulta Mediadores”.

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5.3.2 Cobro de recibos en bloque

Desde el módulo “Cartera Gestión Recibos Cobro Bloque Recibos” se puede también acceder a los documentos del mediador, así como insertar nuevos documentos utilizados en la liquidación de recibos.

Al pulsar sobre el acceso a la Gestión Documental se obtienen los documentos del mediador al que pertenece el recibo seleccionado.

Si el usuario es el propio mediador, accederá exclusivamente a sus propios documentos, sin necesidad de seleccionar previamente un recibo.

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6 Consulta de documentos - Visor

La consulta de documentos se realiza desde un Visor común a todas las clases documentales.

Este visor está dividido en tres apartados:

6.1 Árbol de documentos

En esta zona se muestra la lista de documentos que contiene el elemento seleccionado (póliza y suplemento, siniestro y expediente, código de mediador, etc).

Los documentos se encuentran agrupados por Tipos, y en el caso de que sean muy numerosos, se agrupan a su vez por años.

En cada documento, además de su fecha de entrada, figuran dos iconos que informan visualmente del usuario que ha insertado el documento, y del origen por el que se ha insertado.

Usuarios Origen

Empleado Fichero

Mediador e-mail

Colaborador externo (perito, médico, proveedor, etc) Escáner

Al pasar el cursor sobre cada documento, se muestra una ventana que explica éstos y otros datos adicionales del documento, tal y como se muestra en la siguiente figura:

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6.2 Propiedades del documento

Pulse en el botón para desplegar las propiedades del documento:

Tipo Documento: depende de la clase documental (pólizas, siniestros, etc) y es seleccionado por el usuario que ha inserta el documento.

Medio de entrada: indica el medio por el que ha sido insertado el documento, pudiendo ser:

o Fichero: el documento ha sido insertado directamente en AIRE, Airper, etc por un usuario que previamente ha creado o digitalizado el documento.

o e-mail: el documento se envió por correo electrónico al Sistema de Gestión Documental, y ha sido insertado por dicho sistema de forma automática. Esta funcionalidad está en desarrollo y por el momento no está operativa.

o Escáner: el documento existía originariamente en papel y se envió al Centro de Digitalización para su escaneo. Esta funcionalidad está en desarrollo y por el momento no está operativa.

Formato (Tamaño): descripción del formato del archivo (pdf, tif, Word, etc) y tamaño.

Original archivado: se informa si existe el documento físico archivado correspondiente a la imagen, o si ha sido retirado por otro usuario

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Notificar entrada: este valor indica si cuando se insertó el documento, se generó un aviso para que fuera tratado por un usuario. Esta opción sólo se utiliza para pólizas, siniestros y documentos de cartera. Además de la marca de aviso, se informará si es Manual (el usuario decidió avisar o no), o Automática (el sistema selecciono el aviso sin permitir decidir al usuario).

Datos de entrada: podrá aparecer la dirección de correo electrónico del remitente, o información de la ubicación del documento físico archivado.

Fecha: fecha de inserción del documento.

Usuario: código de usuario de AIRE de la persona que insertó el documento.

Actividad: actividad con la que está dado de alta en AIRE.

Baja: Indica si el documento está dado de baja

Observaciones: esta es la información que el remitente rellena cuando inserta el documento.

6.3 Zona de visualización

En esta zona se muestra el documento seleccionado. Dependiendo del formato del documento, puede visualizarse de diferente forma:

Con los siguientes formatos de documentos (Pdf, richtext, plain, html, xml, bmp, gif, jpg, jpeg, pjpeg y tiff) aparecerá un visor con la siguiente barra de botones.

Documentos en otros formatos (Excel, Word, email Outlook (msg), vídeo (avi), mp3, etc). Estos documentos no se mostrarán directamente, sino que aparecerá un link sobre el que se deberá pulsar para abrirlo:

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7 Inserción de documentos desde el Visor

En la opción “Insertar documentos en:” pulse la opción “Ir…” tras seleccionar el elemento o subelemento donde quiere indexar el documento.

Si no aparecen estos botones, significa que no pueden insertarse documentos desde esta pantalla, ya sea porque el acceso sólo permite la consulta, o porque el elemento no lo permite (siniestros terminados, etc).

Al pulsar el botón “Ir…”, se desplegara la columna que se muestra en la siguiente pantalla:

Pulsando en el botón “Agregar documentos” se abre el explorador para seleccionar los documentos a insertar en el gestor documental

Una vez se seleccionado el documento, al darle a “abrir” aparecerá en la columna de inserción de documentos donde se seleccionara el “tipo de documento”, si ha de generar “Aviso de entrada” y observaciones. Para finalizar con la indexación se debe pulsar el botón “Confirmar 1 documento”.

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Tipo documento. Seleccione un tipo de documento.

Observaciones: Escriba una breve descripción del documento, si lo considera necesario.

Avisar entrada de documento: Si marca esta casilla, se avisará al gestor correspondiente de la inserción del documento. En caso contrario, el documento quedará insertado pero no se avisará a nadie. Dependiendo del usuario, y del tipo de documento, el sistema determinará de forma automática si debe notificarse la entrada, en cuyo caso este campo aparecerá desactivado y no podrá modificarse.

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8 Nuevas funcionalidades del Visor

8.1 Posibilidad de insertar varios documentos de forma simultánea.

Como nueva funcionalidad se da la posibilidad de insertar de forma simultánea varios documentos (max. 5 documentos).

Los pasos a seguir en la indexación son exactamente los mismos que si indexamos un solo documento, salvo cuando hay que seleccionar los archivos a través del explorador.

Marcamos dichos archivos y en la pantalla se abrirán tantas ventanas como archivos seleccionados tengamos. Después se clasifica cada uno de ellos por el tipo que le corresponda y se presiona “Confirmar Documentos”.

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8.2 Posibilidad de insertar documentos arrastrando

Existe la posibilidad de indexar arrastrando archivos. Esta nueva funcionalidad consiste en seleccionar del explorador de Windows un documento y depositarlo en la zona de inserción (espacio debajo de agregar documentos).

Al depositarlo en esa zona, automáticamente quedara agregado para su posterior indexación (como se muestra en la siguiente figura) seleccionando previamente el tipo de documento y pulsando el botón de “Confirmar documentos”.

8.3 Posibilidad de expandir y reducir el árbol de documentos

Como nueva funcionalidad, se va a poder expandir el árbol pulsando el botón “Ver árbol extendido” (siempre y cuando existan subelementos con documentos insertados) y reducir el árbol pulsando el botón “Ver árbol reducido”.

Por ejemplo, si se accede al gestor documental a los documentos insertados a nivel de póliza y se quieren ver todos los documentos que hay indexados en todos los suplementos, pulsando en el botón “Ver árbol extendido” de la siguiente figura, se extiende el árbol.

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En la siguiente figura se puede ver el árbol extendido tras pulsar en el botón “Ver árbol extendido”