M ission au sein de la Croix-Rouge française de Paris
description
Transcript of M ission au sein de la Croix-Rouge française de Paris
Construction de deux outils de gestion permettant de réaliser le bilan d’activité de l’Action Sociale
à ParisMission au sein de la Croix-Rouge française de Paris
Emilie BROSSEAU + Catherine VAN + Katia KECHIT + Sébastien GRACIA
DUT GEA2 – PMO 1 Equipe G
Stage du 2 avril au 17 mai 2013
Une mission au sein de l’Action Sociale à Paris
2Organigramme de la Délégation Départementale de Paris
3
Délégation Départementale de ParisXavier Guyot
Besoin deEtablir un suivi régulier des activités
Renforcer les liens avec les unitésRéaliser un bilan d’activité
Mission confiée
Création d’outils de gestion- Feuilles de données- Rapports d’activité- Trame de bilan
R
Moyens nécessaires
- Systèmes d’informations SIORD et EDAS75
- Tableau de suivi du projet GOOGLE DOCS: lien à distance avec le tuteur
- Rencontres avec les directeurs d’UL et référents d’activité
Résultats obtenus
- 2 outils sur 3 réalisés Feuilles et rapports
- Création d’un logiciel - Réalisation d’un nouvel outil
Fiche d’activité
Des systèmes d’informations propres à la Croix-Rouge française
• Planning en ligne• Diffusion d’informations• Annuaire
• Descriptif des activités• Chiffres importants• Organigrammes
• Dossiers• Articles
4
La rencontre avec les acteurs concernés : une source d’informations indispensable
Directeurs contactésOnglet de prise de rendez-vous
5
La rencontre avec les acteurs concernés : une source d’informations indispensable
Suivi des rencontres et des immersions dans les activitésOnglet de synthèse des rendez-vous
6
La rencontre avec les acteurs concernés : une source d’informations indispensable
Suivi du projetOnglet déterminant le statut des outils
Réalisés
En cours
Annulés
Statut des outils : Buts :
Informer notre tuteur Faire une mise au point Se répartir les activités 7
La rencontre avec les acteurs concernés : une source d’informations indispensable
Référents contactés
Délégation Départementale
Responsable Départemental de l’Action Sociale
Référents d’activités
Directeur Local de l’Action Sociale
Bénévoles
Rappel de la hiérarchie :
Chaque activité a un unique référent
8
Feuilles de données et rapports d’activités,deux outils construits
Feuille de donnéesRapport d’activité
VERSION PAPIER: un premier essai avant la mise en ligne
Rapport d’activité
Compte rendu annuel :
- Responsables et référents d’activités : acteurs concernés
- Pour chaque UL puis pour chaque activité
- Données chiffrées
Compte rendu journalier :
- Bénévoles et RLAS : acteurs concernés
- Outils attractifs et rapides- Données chiffrées
9
Création d’un logiciel de coordination sociale permettant d’automatiser les outils
Un logiciel créé par le tuteur et alimenté par le groupe de stagiaires
Version en ligne
10
« Gestion des questionnaires », une rubrique réservée à notre projet
Système de codage des données dont le but est d’obtenir des statistiques d’activité
Permet de :
• Créer un identifiant à chaque donnée stockée
• Réaliser la compilation des données pour automatiser le remplissage d’autres formulaires
• Rassembler les informations chiffrées collectées automatiquement afin d’obtenir des statistiques d’activité
Gestion des « codes données »
11
Simulation de recherche de données statistiques
« Je veux le nombre de bénévoles actifs dans l’activité FLE entre le 2 avril et le 26 mai 2013 » 12
Exemple de rapport pour l’activité Apprentissage de la langue en PDF
13
Mise en place de fiches d’activités : processus pour faciliter la saisie d’informations
Fiche activité :
• Permet un gain de temps• Disponible seulement en ligne• Effectue des comparaisons
Exemple de fiche d’activité à remplir dans la base de données
14
Les outils réalisés doivent être utilisablessur le long terme
Une évolution des outils à l’échelle nationale :- Développer des outils attractifs- Remplir tous les outils via la base de données- Permettre un bilan d’activité complet et précis au niveau de Paris
Deux alternatives à notre base de données- Validée par la direction de l’Action Sociale et UTILISEE
NON UTILISEE
15
Une mission remplie malgré certains obstacles
Des motifs de refus : restructuration des locaux et manque de temps
Un échec : pas de participation à toutes les activités prévues
Les outils de gestion suscitent quelques réserves
Un nouveau logiciel : problèmes de sauvegarde
16
17
Délégation Départementale de ParisXavier Guyot
Besoin deEtablir un suivi régulier des activités
Renforcer les liens avec les unitésRéaliser un bilan d’activité
Mission confiée
Création d’outils de gestion- Feuilles de données- Rapports d’activité- Trame de bilan
R
Moyens nécessaires
- Systèmes d’informations SIORD et EDAS75
- Tableau de suivi du projet GOOGLE DOCS: lien à distance avec le tuteur
- Rencontres avec les directeurs d’UL et référents d’activité
Résultats obtenus
- 2 outils sur 3 réalisés Feuilles et rapports
- Création d’un logiciel - Réalisation d’un nouvel outil
Fiche d’activité