LOGO 1 Sauvegarde, archivage et sécurisation des fichiers.
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LOGO
Sauvegarde, archivage Sauvegarde, archivage
etet
sécurisation des fichierssécurisation des fichiers
Sauvegarde, archivage Sauvegarde, archivage
etet
sécurisation des fichierssécurisation des fichiers
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LOGODifférence entre les termes
enregistrement – sauvegarde - archivageDifférence entre les termes
enregistrement – sauvegarde - archivage
Enregistrement : mise en mémoire (perte du travail en cas de coupure de courant)
Sauvegarde : duplication et mise en sécurité des données pour restaurer en cas de problème
(copie temporaire)
Archivage : procédé de conservation des données fiable et fidèle dans le temps
(copie permanente)
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LOGOQu’est-ce que la gestion électronique
des documents ?
Ensemble de techniques permettant d’Ensemble de techniques permettant d’organiser, de , de
gérer et de et de distribuerdistribuer sous forme électronique sous forme électronique
l'ensemble des documents et informations INTERNES l'ensemble des documents et informations INTERNES
et/ou EXTERNES de l’entreprise.et/ou EXTERNES de l’entreprise.
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LOGOQuelles sont les sources de documents ?
Les documents peuvent être :
Des documents électroniques par nature.
Des documents papier transformés par numérisation en documents électroniques.
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LOGOIntégrer des documents
électroniques dans le système
Intégrer des documents dans le système GED
On peut intégrer dans le système de
GED des documents électroniques par
nature issus des applications
informatiques de l’entreprise :
sous format texte
sous toutes les autres formes de
fichier électronique (vidéo, son,
image…)
audio
textuels
vidéo
images
courriels
Internet
Disque
dur
multimédia
compression
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LOGOLes formats de fichiers Les formats de fichiers
Types de
documents Extensions Applications Remarques
DOC Tout traitement de texte (ex : Word)
Représente de nombreux formats texte
HTML Microsoft Internet Explorer
Utilisé pour la rédaction de pages Web
PDF Acrobate Reader
Répandu pour la diffusion de documents sur Internet (visualiseur gratuit)
RTF Tout traitement de texte Favorise l’échange entre différents logiciels
textuels
XLS Tout tableur (ex : Excel)
Textes au sens large (tableau, graphique)
multimédia PPT Logiciel de PréAO tel que Powerpoint ou visionneuse
Présentation de diaporamas (textes, images, sons, vidéos)
J PG ou J PEG
Fichier très compact, fréquent sur Internet
images TIFF
Tout navigateur Internet ou logiciel de traitement d’image
Utilisé pour l’archivage d’images de qualité
MP3 Nombreuses applications : le plus connu sur PC est Windows Media Player
Bonne qualité audio et faible encombrement du fichier
audio
WMA Nombreuses applications dont Windows Media Player
Format utilisé par Windows Possibilité de crypter la musique (gestion des droits d’auteur)
AVI Nombreuses applications dont Windows Media Player
Format utilisé par Windows.
vidéo MPEG ou
MPG
Nombreuses applications dont Windows Media Player
Répandu sur Internet Format utilisé pour diffusion de CD et DVD
ZIP Format très utilisé sur Internet pour envoyer des fichiers volumineux
compression archivage encodage
RAR
Ex : WinZip Format pour l’archivage. Permet de compresser de très gros fichiers
courriels internet
EML
HTM
Logiciel de messagerie Logiciel de navigation
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LOGOEntrer des documents non
électroniques dans le système
Entrer des documents dans le système GED
Il s’agit de tous les documents
que l’entreprise utilise et qui ne
sont pas des documents
électroniques.
Ils sont numérisés et
dématérialisés.
Acquérir par
numérisation
Acquérir par
numérisation
Acquérir par
numérisation
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LOGOOrganiser l’accès aux documents du système
On doit pouvoir trouver facilement et
rapidement les documents pour les utiliser
en fonction des besoins de l’entreprise.
MétadonnéesPlan de
classement ou arborescence
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LOGOLes métadonnéesLes métadonnées
Ensemble structuré d’informations servant à décrire une ressource
ex : date, auteur, titre, mots clés…
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LOGOExemple de métadonnées dans MS Office
Renseignement des métadonnées par le menu :
Fichier – Propriétés
Possibilité de demander lors de l’enregistrement du document :
Outils – Options – Enregistrement /Général– Demander les propriétés du document
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LOGOExemple de métadonnées dans un logiciel photo
Caractéristiques de l’appareil photo et de la prise de vue (marque, objectif, focale, vitesse, date, heure…)
Données non modifiables
Mots clés à saisir par l’utilisateur
Données modifiables
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LOGOBien nommer les fichiersBien nommer les fichiers
choisir un nom suffisamment explicite
éviter les caractères accentués, les signes de ponctuation, les espaces (préférer _ )
si dates, utiliser la date américaine4 mars 2008 20080304
identifier clairement les différentes versions d’un même document
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LOGOClasser les documents dans une arborescence
Classer dans une arborescenceIl faut ensuite classer les
documents dans une
organisation de dossiers
informatiques qui constitue
l’arborescence des dossiers
et fichiers.
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LOGO
Exemple de l’archivage du courrier départ et arrivée dans une communauté de communes
Classer les documents dans une arborescence
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LOGOStocker les documents et les protéger
Les documents indexés et classés sont stockés dans des
serveurs de stockage qui doivent être protégés des virus,
des erreurs de manipulation, etc.
Stocker et protéger les documents
Entreprise spécialisée en stockage
Ou dans l’entreprise
Parefeu
Anti virus
Serveur avec mot de passe
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LOGOLes supports de stockage (1-2)
CD / DVD / BluRay (Sony, Philips) ou HD DVD (Toshiba – support
abandonné)
Capacité : CD 700 Mo DVD 4 à 16 Go Blu Ray 54 GoHVD (futur) > 1 ToDurée de vie : CD et DVD gravés 2 à 5 ansBlu Ray 50 ans
Disque dur
Capacité : 40 Go à 1 ToDurée de vie : 100 ans en théorie20 ans maximum en pratique
Cartouche / Bande
Capacité : en moyenne de 400 Go à 1,6 ToDurée de vie : environ 30 ans
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LOGO
Sauvegarde en ligne
Capacité : illimitéeDurée de vie : limitée à la durée de l’abonnement
Clé USB
Capacité : de 64 Mo à 12 GoDurée de vie : en théorie 10 ans mais support peu fiable
Autres critères de choix :. vitesse de sauvegarde. fiabilité du support. coût. facilité d’accès aux données
Unités de mesure de la capacité (en caractères) :1 Ko = environ 1 millier1 Mo = environ 1 million1 Go = environ 1 milliard1 To = environ mille milliards
Les supports de stockage (2-2)
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LOGOLa conservation des supports
Vérification, à intervalles réguliers, de l’état des
informations
Nécessité de double sauvegarde (le disque dur
externe est actuellement le support le plus fiable)
Renouvellement régulier des sauvegardes
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LOGOAlimenter les bases de données de l’entreprise
« Alimenter » les bases de données de l’entreprise
Tous les documents indexés, classés et
stockés enrichissent les bases de données
des applications logicielles administratives,
techniques, commerciales et comptables de
l’entreprise.
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LOGOUtiliser des documents dans l’entreprise
Pour pouvoir utiliser le système GED, les salariés de l’entreprise doivent
pouvoir chercher, trouver facilement et rapidement les différents documents
électroniques en utilisant
des moteurs de recherche.
Mots clés Opérateurs
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LOGOExemple : Recherche de mots clés dans MS Office
Par le menu :
Fichier – Rechercher – Recherche avancée
- Propriétés : mots clés, nom du fichier, sujet…
- Condition : mot exact ou contient le mot
- Valeur : une à plusieurs
- Opérateurs et/ou
- Emplacement
- Types de fichiers
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LOGOLe travail collaboratif
Accès aux données et sécurisation
Entreprise spécialisée en stockage
L’accès aux données
est sécurisé par des
mots de passe et des
droits ou restrictions
particulièresDroit d’écriture &
de lecture
Données protégées
Droit
de lecture
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LOGOUn format sécurisé : le PDF
Le logiciel adobe acrobat édite les
textes au format PDF sécurisé à
des fins d’archivage en apposant
une signature numérique aux
documents
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LOGONorme NF Z42-013
sur l’archivage électronique
Garanties :
Pérennité conservation très longue
Intégrité contenu non altéré ou modifié
Sécurité confidentialité, absence de danger
Traçabilité localisation, historique
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LOGONorme NF Z42-013
sur l’archivage électronique
Buts de la norme
Parer aux risques d’obsolescence (support
détérioré, logiciel ou matériel de lecture disparu…)
Parer aux risques de contentieux
Créer un état en matière d’archivage électronique
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LOGOLa durée de conservation des supports
Documents sociaux Délai légal Délai réel
Registre des Titres 30 ans Illimité
Registre de Présence 30 ans Illimité
Registre des Procès-Verbaux 30 ans Illimité
Rapport des Gérants 30 ans Illimité
Rapport des Commissaires 30 ans Illimité
Rapport du Conseil 30 ans Illimité
Bilans 30 ans Illimité
Comptes d’Exploitation 30 ans Illimité
Comptes de Pertes/Profits 30 ans Illimité
Présence AG et Pouvoirs 30 ans 30ans
Documents comptables Délai légal Délai réel
Livre journal 10ans Illimité
Grand Livre 10ans Illimité
Journal auxiliaires 10ans Illimité
Comptes auxiliaires 10ans Illimité
Journal centralisateur 10ans Illimité
Livre des inventaires 10ans Illimité
Balance générale 10ans Illimité
Balances auxiliaires 10ans Illimité
Pièces comptables Délai légal Délai réel
Contrats d’acquisition 10ans Illimité
Participation (pièces) 10ans 15 ans
Contrats de Prêts 10ans 15 ans
Contrats de Leasing 10ans 15 ans
Marchés 10ans 15 ans
Factures Fournisseurs 10ans 15 ans
Factures Clients 10ans 15 ans
Bons de Livraison E/R 10ans 15 ans
Bons de Commande E/R 10ans 15 ans
Justificatifs TVA 10ans 15 ans
Documents Bancaires 10ans 15 ans
Documents commerciaux Délai légal Délai réel
Correspondance 10ans 11 ans
Contrats 10ans Durée + 5
ans
Transport, Douanes 10ans
Documents relatifs au personnel Délai légal Délai réel
Livres de Paie 5 ans Illimité
Registres 5 ans Illimité
Accidents du travail Illimité Illimité
Pièces relatives au salaire 5 ans 10 ans
Bulletins 5 ans 10 ans
Soldes PTC/Certificats 5 ans 6 ans
Bordereaux de cotisations 5 ans 6 ans
Récap Charges sociales 5 ans 6 ans
Fiches fiscales par salarié 5 ans 10 ans
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LOGOExemple d’un logiciel de GED
Sourcehttp://www.novaxel.tm.fr/
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LOGOA voir sur le web
http://www.formulary-france.com/details_formarchives.html
http://www.xamance.fr/