LISTAS ADP

PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL FINANCIADO POR EL FONDO MINERO ANTAMINA LÍNEA DE ACCIÓN: GERENCIA DE PROYECTOS

______________________________________________________________________________________________ Governa S.A.C. Febrero 2009 Definición y supervisión del producto: María Inés Celle Desarrollo del Producto: Bárbara Lem. Actualizado por Lilian López. 1

DOCUMENTO TECNICO LISTAS DE VERIFICACIÓN PARA EL CONTENIDO DE LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN

DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN (DESDE ETAPA PREPARATORIA HASTA LA FORMALIZACIÓN CONTRACTUAL)

ADJUDICACIÓN DIRECTA PÚBLICA

Nro Documento Estado

1.

Requerimiento debidamente visado por el usuario (incluye características, condiciones de cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras, sin alusión a marcas, fabricantes o tipo de producto específico). Para el caso de obras, debe incluir el expediente técnico original, y cuando corresponda, la declaratoria de viabilidad conforme al SNIP – ya contiene el estudio de posibilidades de mercado.

2. El documento de requerimiento debe hacer referencia al código del POI (si corresponde), código de PAC(copia parte pertinente del PAC) o de inclusión en el PAC (copia de Resolución de inclusión)

3.

Determinación del valor referencial – informe de evaluación de posibilidades que ofrece el mercado (Medios: mínimo dos cotizaciones actualizadas, investigación en internet, catálogos, SEACE, para tomar en cuenta precios históricos, estructura de costos, alternativas existentes según nivel de comercialización, disponibilidad, descuento por volúmenes, garantías y vigencia tecnológica, etc.). Contiene: Valor referencial, existencia de pluralidad de marcas y postores, posibilidades de distribuir la buena pro, información para determinación de factores de evaluación, pertinencia de realizar ajustes de lo que se a adquirir o contratar, y otros aspectos que tengan incidencia en la eficiencia de la contratación)

4.

Disponibilidad presupuestal para la contratación, según sea el caso, de acuerdo a los resultados del estudio de posibilidades de mercado. Este trámite puede ser realizado a través de un formato o sello donde el funcionario competente de conformidad a la disponibilidad presupuestal (deberá señalar la fuente de financiamiento, cadena funcional programática y del gasto y el monto).

5.

Documento del Órgano Encargado de las Contrataciones‐OEC de la entidad solicitando la aprobación del expediente al funcionario competente según las reglas de organización interna de la institución. El expediente incluye los numerales del 1 al 4, además de tipo de proceso o modalidad de selección, sistema o modalidad de contratación y formula de reajuste de ser el caso.

6. Documento de aprobación del expediente de contratación

7. Resolución o documento equivalente de designación del comité especial (puede ser permanente ad‐hoc, solo tres miembros)

8. Documento o proveído de la entidad remitiendo el expediente completo y debidamente aprobado al comité especial para que asuma sus




funciones, junto con la resolución de su designación.

9. Documento del presidente del comité especial citando a los miembros de dicho órgano colegiado para la instalación pertinente(a mas tardar al día siguiente hábil de su designación).

10.

Acta de instalación del comité especial donde consta la recepción del expediente y acuerdo para elaborar bases y remitirlas para aprobación. Se utilizarán obligatoriamente Bases estandarizadas publicadas por la OSCE en el SEACE.

11. Documento del comité especial solicitando la aprobación de las bases elaboradas a la autoridad competente de acuerdo a la organización interna de la entidad.

12. Documento de aprobación de bases y remisión al comité especial de las bases aprobadas (documento o proveído).

13.

Acta del comité especial donde toman conocimiento de la aprobación de Bases, elaboran calendario del proceso de acuerdo a ley, incluyendo la prepublicación de bases previa a la convocatoria y encargan al OEC (o realizan ellos mismos), el registro de la convocatoria en el SEACE. Presidente del Comité dispone el envío de las Bases a los miembros y un cronograma de reuniones para desarrollo de sus funciones.

14. Bases originales con el visto bueno del comité especial. 15. Impresión de registro de proceso y de la convocatoria en el SEACE.

16.

Cartas comunicando al Órgano de Control del calendario del proceso, remitiendo las bases y solicitando la presencia de un veedor para los actos públicos de presentación de propuestas y buena pro; y carta solicitando notario o juez de paz para los actos públicos.

17. Acta de reunión donde se toma conocimiento de la presentación de consultas y observaciones donde se procede con elaborar el pliego de absolución

18.

De ser el caso, cartas del comité especial a las diversas áreas técnicas de la entidad, solicitando su apoyo, de acuerdo a sus competencias, para la absolución de consultas y observaciones: especificaciones técnicas – área usuaria. Estudio de posibilidades de mercado – OEC

19. Pliego de absolución de consultas y observaciones en original y debidamente visado por todos los miembros del comité especial

20. Hoja de impresión del SEACE con el registro de la absolución de consultas y observaciones en la fecha programada en el calendario

21.

Acta de reunión del comité especial para la integración de bases. En caso se haya solicitado elevación de observaciones (Valor Ref. menor a 300 UIT‐Entidad y mayor a 300 UIT‐OSCE), el comité especial deberá reunirse y elaborar un informe técnico para su remisión y esperar a la emisión del pronunciamiento para la integración de bases y reanudación del proceso.

22. Bases integradas en original y debidamente visadas por todos los miembros del comité especial.

23. Hoja de impresión de registro en el SEACE de la integración de bases. Es




obligatorio aun cuando no haya ni consultas ni observaciones

24. Formato de registro de participantes desde el día siguiente de la convocatoria hasta el día siguiente de la notificación de la integración de bases

25. Hoja de impresión de verificación de RNP vigente y no estar inhabilitados de los postores inscritos en el registro de participantes.

26. Acta notarial del acto público de presentación de propuestas y apertura de sobres técnicos.

27.

Sobres de propuestas debidamente recibidas según la fecha programada para su presentación; Una vez abiertos los sobres técnicos, deben ser debidamente firmados y sellados en cada hoja por el notario público o juez de paz, según sea el caso. Las propuestas económicas quedan bajo su custodia.

28. Acta de evaluación técnica, cuadros de determinación de puntajes de evaluación técnica y motivos de desaprobación de propuestas que no alcancen puntaje mínimo, de ser el caso.

29.

Acta del acto público de evaluación económica y otorgamiento de la Buena Pro. Cuadros de evaluación económica y motivos de desaprobación, de ser el caso. Cuadros de evaluación técnica –económica, puntaje final y otorgamiento de buena pro

30. Impresión de registro de Buena Pro en el SEACE del mismo día de ocurrido el acto. Se registra en el SEACE el cuadro comparativo y el acta de Buena Pro.

31.

Impresión de consentimiento de la Buena Pro en el SEACE. El registro en el SEACE debe efectuarse, en el caso de postor único, al día siguiente de la notificación de la Buena Pro; en el caso de varios postores al sexto día de la notificación de la Buena Pro en el SEACE. El consentimiento de la Buena Pro se registran en el SEACE al día siguiente de producidos.

32. Carta del comité especial remitiendo el expediente del proceso al OEC de la entidad para que proceda a la formalización del contrato.

33.

Cargo de citación a firma de contrato al postor ganador solicitando documentos siguientes(obligatorios): constancia de no estar inhabilitado para contratar con el estado, garantías y contrato de consorcio(de ser el caso)

34. Contrato original debidamente firmado.

35. Cargos de comunicación entregando al contratista contrato original y orden de compra/servicio.

36.

Cargo de remisión entregando al área técnica copia de contrato y orden de compra/servicio para seguimiento contractual (Incluye Bases integradas y propuesta ganadora). En el caso especifico de bienes, copia de contrato y orden de compra al área de almacén para el seguimiento del cumplimiento contractual correspondiente.



Para el caso de procesos con postergación de calendario


1. Acta del comité especial para la toma de la decisión de postergar el calendario y los motivos que lo sustentan sin conducir al desabastecimiento.

2. Carta de comunicación a los participantes sobre la postergación y el nuevo calendario

3. Impresión del registro en el SEACE de la postergación efectuada

4. Informe del comité especial al titular de la entidad sustentando la decisión de postergar el calendario.

Para el caso de procesos con propuesta económica mayor al valor referencial hasta el 110%(Solo aplicable a ejecución de obras)


1.

Acta del comité especial donde se suspende el otorgamiento de la Buena Pro para solicitar la autorización al titular de la entidad, salvo que el postor acepte reducir su oferta hasta el monto del valor referencial, lo cual constará en acta y se adjudicará la Buena Pro.

2.

Informe del comité especial al titular de la entidad en el que se sustenta la postergación y se solicita la autorización para el otorgamiento de la Buena Pro por encima del valor referencial hasta el 110% de acuerdo a ley.

3. Comunicación a los participantes sobre la postergación del acto de otorgamiento de Buena Pro indicando nueva fecha (máximo diez días hábiles posteriores).

4. Impresión del registro en el SEACE de la postergación efectuada

5. Resolución del titular de la entidad autorizando el otorgamiento de la Buena Pro

6. Acta del comité especial donde se toma conocimiento de lo autorizado y se reinicia el proceso de selección

Para el caso de procesos con recursos de impugnación con valor referencial menor a 600UIT


1. Registro en el SEACE del recurso de apelación presentado, lo cual suspende el proceso. Registro debe ser el mismo día de la presentación

2. Remisión del informe técnico del comité especial dirigido al área competente para resolver el recurso de impugnación interpuesto, en original.

3. Copia del informe legal emitido por el Área de Asesoría Jurídica para la resolución del recurso.



4. Copia de la resolución que resuelve el recurso interpuesto.

5. Acta del comité especial en donde se toma conocimiento de la resolución del recurso y se adoptan las acciones para su cumplimiento.

Notas:

• Los expedientes deben contener obligatoriamente copia de las actas donde consten las decisiones o acuerdos del comité especial, los originales deberán consta en el libro de actas correspondiente, puede emitirse dos juegos de originales en el caso que el comité especial decida mantener originales en los expedientes del proceso de selección.

• Los resultados del proceso deben darse a conocer en acto público y a través del registro en el SEACE. Debe incluirse el cuadro comparativo con el orden de prelación y los puntajes técnico ‐ económico y totales de cada postor.

• En las actas de evaluación, pueden consignarse los acuerdos para solicitar subsanaciones de ser el caso.

• Para el caso de declaratoria de desiertos, se debe elaborar un informe indicando los motivos. El registro del desierto en el SEACE es dentro del día siguiente de producida.

• La verificación de la situación de inhabilitados en el RNP, debe realizarse en tres momentos: en la presentación de propuestas, en el otorgamiento de la Buena Pro y antes de la suscripción de contrato.

• Los comités especiales deben trabajar estrechamente con la OEC de la entidad, quien deberá brindar el apoyo administrativo al mismo. Es recomendable que los expedientes de los procesos de selección se encuentren en un ambiente seguro dentro de la OEC, donde los comités especiales puedan trabajar tranquilamente y tengan acceso a la infraestructura necesaria para el cumplimiento de sus funciones.

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